Kursusmateriale standard brugerkursus TS 3.0

Transkript

1 Kursusmateriale standard brugerkursus TS 3.0 Copyright Lector ApS. All rights reserved

2 Revision log Dato Forfatter Version KFH KFH JWW JWW JWW 5.00 Lector Uddannelse Side 2 af 71

3 Introduktion... 5 Med TeamShare udføres typisk disse former for aktiviteter:... 5 Sags orienteret videns styring... 5 TS Web eller Outlook... 6 TS Web... 8 Arbejdsområde/Sag Oprettelse af arbejdsområde Egenskaber - Adgangskontrol Notifikation Referencer til andre arbejdsområder/sager Dokumenter Åbne et dokument Oprettelse af mappe Opret nyt dokument Lås dokument Slette og gendanne dokumenter Dokument Egenskaber Kontakter Mine Kontakter Opgaver Faser Notater Historik Søgninger Outlook Visning af information om specifik s afsender s Arkiver en indgående i Outlook ved simpel træk og slip Opret ny og samtidigt journaliser på sag /arbejdsområde Besvar i Outlook og Journaliser Vedhæft dokument som er arkiveret i TS Vedhæft i Zip format Send med link til dokument Arbejdsområde/Sag Oprettelse af arbejdsområde Mine arbejdsrum og mapper i Outlook Begrænset visning af arbejdsområder Egenskaber Dokumenter Åbne dokument Opret nyt dokument Oprettelse af undermappe Egenskaber Kontakter Mine TeamShare Kontakter Opgaver Noter Faser Lector Uddannelse Side 3 af 71

4 Opgaver Opgaver Introduktion... 7 Opgaver - Dokumenter Opgaver - Arbejdsområde Opgaver - Søgninger Opgaver - Outlook Bilag Bilag A - Word integration Opret nyt dokument i TS fra Word Opret nyt arbejdsområde/sag fra Word Versionsstyring og redigering Brevflet til mange modtagere Bilag B Tastaturgenveje Bilag C - Konfigurering af TS agenten Dette undervisningsmateriale er skrevet til Office version 2010, og der er anvendt en dansk standardopsætning af TS 3.0. Der kan forekomme mindre forskelle i forhold til den opsætning, du finder i din virksomhed Lector Uddannelse Side 4 af 71

5 Introduktion TS 3.0 er et webbaseret ESDH system som er udviklet med en tæt integration til Office pakkens programmer Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Visio, Publisher, InfoPath + Project. De fleste af de funktioner du har behov for at udføre, vil du både kunne udføre i web klienten (TS web klient) eller i et af Offices pakkens programmer. Med TeamShare udføres typisk disse former for aktiviteter: Oprettelse og vedligeholdelse af Sager/Arbejdsområder Tilknytning af s til Sager/arbejdsområder Tilknytning, Åbning, Oprettelse, og versionering af dokumenter Tildeling af opgaver til sig selv og andre Oprettelse og vedligeholdelse af kontakter og parter Processer og Faser Søgning Rapporter Sags orienteret videns styring TeamShare arbejder ud fra en sags orienteret tankegang. En sag kan være tilknyttet en lang række af objekter som dokumenter, s, kontakter, noter etc. Men det er sagen der er omdrejningspunkt. Alle sager får et unikt ID nummer. Dokumenter Processer & Faser Sag/ Arbejdsområde s Noter Kontakter Lector Uddannelse Side 5 af 71

6 TS Web eller Outlook TeamShare benyttes primært enten fra webbrowser Internet Explorer som har en version højere end 6.0 eller fra Office applikationen Outlook. Det er op til den enkelte at vælge, hvad man synes er det nemmeste program at arbejde med, når der skrives breve eller arbejdes med sager i TS 3.0. Nedenfor vises en brugers tilgængelige arbejdsområder fra enten Web eller Outlook. Web Outlook Lector Uddannelse Side 6 af 71

7 Opgaver Introduktion Følg instruktørens instruktioner. I. Stå på startsiden i enten TS Web eller Outlook og undersøg hvor mange arbejdsområder der findes i din genvej Mine arbejdsområder Til- og fravælg et par af kolonnerne via knappen Indstillinger, Vælg felter. Ryk evt. rundt på dem, så de passer til dit behov Sorter på titel (både stigende og faldene) II. III. IV. Åbn et af dine arbejdsområder. Vis et af de tilknyttet Word dokumenter (højreklik på dokumentlisten). Check dokumentets detaljer. Hvilken version er der tale om? Stil dig igen på TS 3.0 s startside. Lav en søgning via Søg arbejdsområde/sag på et arbejdsområde/sag, som du ved eksisterer i arkivet. Finder du det forventede? V. Rediger lidt i metadata på det arbejdsområde/sag du netop har fremsøgt og gem VI. Vis et dokument fra Outlook ved at stille dig på et arbejdsområde/sag eller en mappe Lector Uddannelse Side 7 af 71

8 TS Web Du åbner TS 3.0 ved at indtaste URL adressen i Explorers adressefelt (udleveres af superbruger i din virksomhed). Startvinduet i TS 3.0 web klient ses nedenfor. Bemærk dog, at der kan være forskel i forhold til den opsætning som din virksomhed har valgt at anvende. Dette kan eksempelvis dreje sig om forskellige typer af Genveje (mere om dette nedenfor) eller de begreber som er anvendt i brugergrænsefladen. Et arbejdsområde, som er en slags mappe der indeholder relevante dokumenter, s og kontakter om et emne eller en aktivitet, kan eksempelvis hedde en sag eller et projekt. Dette afhænger af den opsætning af TS 3.0 som er valgt. I dette undervisningsmateriale vil vi anvende begrebet arbejdsområde. 2 1 Startvinduet er opbygget af et navigationsvindue og et visningsvindue. Derudover er der Eksplorers kendte menuer og adressefelt til indtastning af internetadresse, som du kan tilpasse, hvis du ønsker dette. Startvinduet viser altid genvejen Mine arbejdsområder ved opstart. Denne genvej finder alle de åbne arbejdsområder, som den påloggede bruger har ansvaret for, eller som en kollega har givet påloggede bruger adgangskontrol til. Desuden vises arbejdsområder, som du abonnerer på i denne liste. 1 Navigationsvinduet indeholder, udover Mine Arbejdsområder, genvejene: Mine opgaver, Mine kontakter, Mine dokumenter og Mine udcheckede dokumenter. Der kan desuden være opsat andre genveje, men dette afhænger af den opsætning som din virksomhed har valgt. Desuden er der via Søgning mulighed for at søge efter arbejdsområder, dokumenter eller kontakter. Arkivet, som der arbejdes i, kan også ses i navigationsvinduet. Er der såkaldte historiske arkiver, vil de kunne ses under Arkiver. 2 Hvis du har valgt en af genvejene i navigationsvinduet, vil visningsvinduet vise resultatet af listen. I ovenstående skærmbillede, står brugeren på Mine arbejdsområder, og man kan se, at resultatet er 5 arbejdsområder (sager/projekter). Ikonet ud for et arbejdsområde, giver information om, hvilket forhold du har til arbejdsområdet. Følgende ikon viser, at du er ansvarlig for arbejdsområdet, og ikonet viser, at du abonnerer på arbejdsområdet. Hvis du har valgt Søg arbejdsområde i navigationsvinduet vil visningsvinduet vise indtastningsfelter til at søge efter arbejdsområder. Lector Uddannelse Side 8 af 71

9 Her er vist en lille del af søgefelterne for arbejdsområder som vises, hvis du står på Søg arbejdsområde: Kort og godt at vide Hvis der er flere poster i visningsvinduet, end det er muligt at vise på en side, kan du bladre mellem de enkelte sider, ved brug af bladringsfunktionaliteten, som er vist øverst på startvinduet. Du kan også blot indtaste sidenummer og klik Enter. Hvis du har markeret et arbejdsområde i resultatlisten, kan du bruge piletaster til at bevæge op og ned i listen Du kan udskrive rapporter for arbejdsområder, dokumenter og kontakter via søgeknapperne Søg arbejdsområde, Søg dokument eller Søg kontakt. Dette kræver dog at din virksomhed har købt dette tillægsmodul. Fremsøg eksempelvis et antal dokumenter via Søg dokument og klik på knappen Udskriv. Der vil derefter dannes en rapport som kan udskrives eller eksporteres eksempelvis til Excel. Du har adgang til TS 3.0 s on-line hjælp alle steder i systemet via ikonet. Hjælpen er contextsensitiv, hvilket vil sige at den finder frem til lige præcis den hjælp, du har brug for i den situation, du står i Bemærk, at hvis du står på en af genvejene på startvinduet, så vil knapperne på TS 3.0 s værktøjslinie tilpasse sig efter, hvilken liste du har valgt. Vælges eksempelvis Mine Arbejdsområder, vil du kunne oprette et arbejdsområde via knappen Nyt arbejdsområde (som nu er synlig), vælges Mine dokumenter, vil du kunne oprette et nyt dokument via knappen Opret -> Ny (som nu er synlig) Du kan til- eller fravælge kolonner via knappen Vælg felter med følgende ikon. Der er også mulighed for at flytte rundt på kolonnerne (ved klik og træk), så de passer præcist til dit behov I visningsvinduet er det er muligt at ændre rækkefølgen af kolonner samt bredden blot ved at trække og slippe med musen. Disse ændringer bliver automatisk gemt og husket. Lector Uddannelse Side 9 af 71

10 Arbejdsområde/Sag I TS 3.0 anvendes begrebet Arbejdsområde, som er identisk med et projekt eller en sag. Din virksomhed kan, som før beskrevet, selv bestemme hvad begrebet skal hedde, idet det er konfigurerbart. Du har mulighed for at oprette mapper inden for et arbejdsområde, hvilket er med til at give ekstra struktur, når du skal skabe overblik over dine dokumenter. Hvis man fra startvinduets visningsliste klikker på arbejdsområdets nummer, vil området åbnes (eller markér og klik på knappen Åbn arbejdsområde ). Når arbejdsområdet åbnes, kan du bl.a. se, hvilke dokumenter, kontakter og opgaver som er tilknyttet arbejdsområdet. Du kan også se de detailoplysninger, der er registreret på arbejdsområdet Skærmbilledet ovenfor viser et åbent arbejdsområde med tilknyttede dokumenter. Det er altid arbejdsområdets tilknyttede dokumenter som vises default, når området åbnes. Bemærk, at arbejdsområdets nummer og titel vises øverst i skærmbilledet (i venstre side). Lector Uddannelse Side 10 af 71

11 1 Et arbejdsområde indeholder fanebladene Arbejdsområde, Dokumenter, Kontakter, Opgaver, Faser, Notater og Historik: Arbejdsområde indeholder detailoplysninger om området, eksempelvis Titel og Status. Det er også her, at du redigerer i arbejdsområdets metadata Dokumenter, viser de tilknyttede dokumenter til arbejdsområdet. Det kan eksempelvis være Word og Excel dokumenter - men også indscannede dokumenter Kontakter, viser de tilknyttede kontakter til arbejdsområdet. Det kan eksempelvis være en person, firma eller offentlig institution. Kontakter er oprettet i adressebøger Opgaver, viser de tilknyttede opgaver til arbejdsområdet. Fx er der opgaver på arbejdsområdet som skal udføres af forskellige medarbejdere? Faser, viser et defineret fase og procesforløb tilknyttet området. Det er muligt at tilknytte opgaver og dokumenter på faser. Notater, viser de tilknyttede notat tekster til arbejdsområdet. Kan evt. benyttes til at beskrive sagsgangen. Historik, her logges bl.a., hvem der har set arbejdsområdet, eller lavet ajourføring på området 2 Der kan tilknyttes mapper til et arbejdsområde, hvor dokumenter kan gemmes. Derved kan du nemt skabe struktur i dine dokumenter. 3 Her vises en liste over de tilknyttede dokumenter (dokumentlisten). Er der mange dokumenter tilknyttede, er der mulighed for at få dem sorteret ved at klikke på en af kolonnerne (både stigende og faldende sortering). Kort og godt at vide Hvis du står på en af fanerne, og ønsker at komme tilbage til TS 3.0 s startside, eksempelvis for at søge, kan du altid klikke på TS 3.0 ikonet øverst i venstre side Lector Uddannelse Side 11 af 71

12 Oprettelse af arbejdsområde Ønsker du at oprette et nyt arbejdsområde, kan dette gøres fra Outlook, Offices pakkens programmer eller fra TS 3.0 s startside. I nedenstående eksempel skal du stå på TS 3.0 s startside. Hvis du ikke gør det, så kan du klikke på TS 3.0 ikonet 1) Klik på knappen Nyt arbejdsområde og udfyld forregistreringen. Bemærk, at arkiv og type er tvungne felter. Afslut registreringen med at klikke på knappen Frem. 2) Der fremkommer et pop-up vindue som viser emneplanen Bemærk, at der kan søges i emneplanen via fanen Søg emne. Hvis følgende ikon vises ud fra et emne i ovenstående vindue, vil der være oprettet særlige rettigheder på dette emne. Det betyder, at sager som oprettes under sådan et emne, vil have særlige rettigheder. Dette kan eksempelvis være personalesager eller mødesager for bestyrelsen. 3) Vælg et relevant emne og klik på Opret 4) Arbejdsområdet er nu oprettet og klar. Bemærk, at området efter oprettelsen åbnes med fanen Dokumenter i fokus. Er der behov for at registrere yderligere metadata på arbejdsområdet, skal dette ske via fanen Arbejdsområde. Lector Uddannelse Side 12 af 71

13 Kort og godt at vide Det er ikke muligt at slette et arbejdsområde. I stedet afslutter man sine arbejdsområder og de vil herefter forsvinde fra Mine arbejdsområder etc. De er dog fortsat søgbare. Afhængig af den opsætning som er valgt i din virksomhed, så kan der være tilknyttet kundespecifikke metadata til et arbejdsområdes type ( Øvrige informationer ). Kundespecifikke metadata kan eksempelvis være påloggede brugers afdeling, som automatisk tilbydes brugeren ifm. oprettelse af arbejdsområdet, men det kan også være data som synkroniseres til TS 3.0 og vises under Øvrige informationer for brugeren. Er der tilknyttet kundespecifikke metadata til et arbejdsområdets type, vil du se dette via en pop-up ifm. oprettelsen. Der kan være følgende ikoner i denne pop-up: Påkrævet og ikke udfyldt, Påkrævet og udfyldt, Låst Egenskaber - Adgangskontrol På alle arbejdsområder er det muligt at se Egenskaber. Her sættes hvilke personer der skal have adgang til området samt med hvilken rolle. Lector Uddannelse Side 13 af 71

14 Er der behov for at registrere særlige rettigheder på et arbejdsområde, skal dette ske via Adgangskontrol, som er et metadatafelt der findes, når du står på fanen Arbejdsområde. Rettigheder, som er registreret på et arbejdsområde nedarves automatisk til mapper og dokumenter. I TeamShare 3.0 Administration er der mulighed for at oprette roller med prædefinerede rettigheder. Dette gøres af superbrugerne i din virksomhed, og du kan så anvende disse roller i TS 3.0, når du har behov for at styre rettigheder til et arbejdsområde. Det kan eksempelvis være, at man i din virksomhed har brug for, at kun bestemte medarbejdere må se eller redigerere i særlige arbejdsområder. Ved at tilknytte medarbejdere (eller sikkerhedsgrupper) til disse særlige arbejdsområder, og give dem en prædefineret rolle, kan du på en nem måde styre rettigheder. Som udgangspunkt vil rettigheder, der er sat på arkivet, automatisk nedarves til arbejdsområder (og derved videre til mapper og dokumenter). Ønsker du at fravige dette, skal du afklikke Rettigheder fra arkivet er også gældende på arbejdsområdet, som findes på fanen Arbejdsområder. Derefter skal du tildele nye rettigheder via Adgangskontrol. Eksempel Du ønsker at fjerne de rettigheder der automatisk nedarves fra arkivet og tildele helt nye rettigheder til et arbejdsområde, som du selv har oprettet. Når du selv har oprettet et arbejdsområde får du automatisk systemrollen CaseOwner på arbejdsområdet. Denne rolle giver fuld adgang til arbejdsområdet. Udover dig selv, er det kun Direktionen i dit firma, som må kunne se dette arbejdsområde. Direktionen skal, ligesom dig, have fuld adgang til arbejdsområdet (CaseOwner). 1) Stå på fanen Arbejdsområde og klik på knappen Rediger 2) Klik Checkboks Rettigheder fra arkivet er også gældende på arbejdsområdet fra. 3) Klik på linket Tilføj deltager. Her har du mulighed for at fremsøge den medarbejder eller den sikkerhedsgruppe, som du vil give rettigheder til (og derved også mapper og dokumenter) 4) Fremsøg Direktionen via knappen Adressebog eller indtast direkte i feltet Bruger Følgende pop-up vises 5) Vælg en rolle som passer til de rettigheder, du ønsker og klik Tilføj Lector Uddannelse Side 14 af 71

15 Du har nu fået sat følgende rettigheder på dit arbejdsområde: Kun Direktionen og dig selv kan se arbejdsområdet samt mapper og tilknyttede dokumenter. I har systemrollen CaseOwner, som giver fuld adgang. Hvis du har brug for at vide mere om TS 3.0 sikkerhedsstruktur, og hvorledes roller kan oprettes, kan du finde en udførlig beskrivelse i kursusmaterialet til TS 3.0 Administration. Adskillelse af deltager og rettigheder Det er muligt at tildele rettigheder til et arbejdsområde, uden at brugeren eller gruppen bliver deltagere. Dermed kan man detaljeret styre hvem der har arbejdsområdet medtaget i Mine Arbejdsområder, og hvem der blot har adgang. I ovenstående eksempel har både Test3 & Test4 fået tildelt læse rettigheder på arbejdsområdet. Men det er kun Test3 der får arbejdsområdet vist i Mine arbejdsområder. Bemærk at Dette betyder nemlig værdierne for Rolle og Adgang bliver benyttet. ikke er valgt. Kort og godt at vide Funktionelle rolle Når en bruger eller en gruppe tilføjes et arbejdsområde, så skal de tildeles en funktionel rolle. En funktionel rolle har implicit en tilhørende sikkerhedsmæssig rolle, som styre sikkerheden. Den funktionelle rolle giver mulighed for at automatisere ejerskab af opgaver og dokumenter. Eksempler på sikkerhedsmæssige roller: Fuld Adgang Brugere der har alle rettigheder Læse adgang Kun adgang til at læs Eksempler på funktionelle roller: Projektleder den person der har det overordnede ansvar for et projekt Sagsbehandler den person der varetager behandlingen af en sag En funktionel rolle får en tilknyttet sikkerhedsmæssig rolle. I ovenstående eksempel kan den funktionelle rolle Projektleder, få den rettighedsmæssige rolle Fuld Adgang knyttet til. Dermed vi de personer der har rollen Projektleder, automatisk have rettighederne fra Fuld Adgang. Dvs at man kan have flere funktionelle roller, der har samme rettighedsmæssige rolle. Ideen med den funktionelle roller er ikke blot at give en funktionel navngivning til rollen en bruger eller en gruppe skal have. Det er at gøre det nemmere at styre ansvar for opgaver og dokumenter i større projektforløb. Lector Uddannelse Side 15 af 71

16 Notifikation Du kan oprette notifikation på et arbejdsområde, således at du orienteres via en , når der sker hændelser på området. Hændelser kan eksempelvis være, at en af dine kollegaer opretter et nyt dokument eller redigerer i et allerede eksisterende dokument. Det kan også være, at der er ændret status eller fristdato på arbejdsområdet, og hvis du har oprettet notifikation på arbejdsområdet, vil du automatisk modtage en med oplysninger om ændringerne. Du kan selv opsætte notifikationen, således at du modtager den øjeblikkeligt, når hændelsen er sket, eller du kan vælge at få den dagligt (sidst på dagen og i en samlet ) eller ugentlig (sidst på ugen og i en samlet ). 1) Stå på fanen Arbejdsområde 2) Klik på knappen Notifikation Følgende dialogbillede fremkommer: 3) Vælg hvor ofte du vil notificeres via en og klik på OK Notifikationer kan også opsættes på mapper eller dokumenter. Kort og godt at vide Ligesom du har muligheder for at registrere rettigheder på et arbejdsområde, har du også mulighed for at gøre dette specifikt på en mappe. Højreklik på mappen og vælg Egenskaber. Du kan afslutte/lukke et arbejdsområde ved at stå på fanen Arbejdsområde og vælge Afslut arbejdsområde. Derved vil alle dokumenter som er tilknyttet arbejdsområdet automatisk blive låst Du har mulighed for at oprette et nyt arbejdsområde via Word eller Outlook. Du behøver altså ikke at gøre dette fra TS 3.0. Hvis du klikker på Gem eller Gem som i Word, vil du via TS 3.0 knappen Nyt arbejdsområde få mulighed for at oprette et nyt arbejdsområde Lector Uddannelse Side 16 af 71

17 Referencer til andre arbejdsområder/sager Ofte er der arbejdsområder/sager man har behov for refererer til hinanden. Dvs. over/under/sidestillede sager hvorfra man hurtigt ønsker at tilgå hinandens dokumenter og metadata. 1. Stå på ønsket arbejdsområde og vælg knappen Rediger. 2. Klik på knappen Ny Reference. 3. Søgeformular åbnes 4. Fremsøg et ønsket arbejdsområde og klik 5. Arbejdsområdets reference er nu tilføjet som et link. Lector Uddannelse Side 17 af 71

18 Dokumenter Åbne et dokument Ønsker du, at læse et dokument, når du står på et arbejdsområdes dokumentfane, skal du blot højreklikke på dokumentlisten og vælge Vis i menuen. Derved åbnes dokumentet i read-only mode. Ønsker du, at redigere et eksisterende dokument, vælger du Åbn i menuen. Bemærk i øvrigt, at hvis du højreklikker på et dokument i dokumentlisten, så sættes der automatisk et flueben i afkrydsningsboksen. I listen med dokumenter, har du mulighed for at få et overblik over dokumentets detaljer ved at klikke på venstre for Dokument detaljer. Her kan du bl.a. se versionen af dokumentet, samt hvem der sidst har opdateret det. Bemærk, at der skal være flueben i checkboksen, ved det dokument som du ønsker at se detaljer for. Lector Uddannelse Side 18 af 71

19 Kort og godt at vide Når du står på fanen Dokumenter, har du mulighed for at søge specifikt på de dokumenter, som et arbejdsområde har tilknyttet. Dette gøres via Søg dokumenter med følgende ikon (se øverst i navigationsvinduet, Genveje ) Du kan markere alle dokumenter på en side ved at højre-klikke på dokumentlisten og vælge Vælg alt på siden i menuen. Du kan også fjerne markeringen igen ved at vælge Fravælg alt på siden i samme menu Der er steder, hvor der er mulighed for at få adgang til flere metadata ved at klappe-ud eller eventuelt klappe-ind for at opnå det modsatte. Dette gælder eksempelvis, når du står på fanen Arbejdsområder. Klap ind Klap ud Lector Uddannelse Side 19 af 71

20 Oprettelse af mappe Det er muligt at oprette en mappestruktur, hvor der kan gemmes dokumenter. Dette kan være med til at give mere struktur på arbejdsområder, hvis der arbejdes med mange dokumenter. 1) Højreklik på rodmappen (den øverste mappe) i navigationsvinduet (stå på fanen Dokumenter) 2) Navngiv mappen og klik OK Kort og godt at vide Du kan oprette lige så mange mapper, som du har brug for. Har du brug for at opdele en mappe i et hierarki, skal du stå på den mappe, som skal være over-mappe, når du opretter en undermappe Du har mulighed for at registrere rettigheder på mapper, og disse rettigheder arves videre til de tilknyttede dokumenter (se afsnit nedenfor om rettigheder) Hvis du registrerer søgeord på en mappe, vil disse nedarves til dokumenter der placeres i mappen, således at de kan fremsøges via dokumentsøgesidens Brug nedarvning af data ved Søgning (dette er en checkboks på søgesiden som skal klikkes i) Lector Uddannelse Side 20 af 71

21 Opret nyt dokument 1) Fremsøg dit arbejdsområde, som du netop har oprettet, og stå på fanen Dokumenter 2) Hvis du ønsker at placere dokumentet i en bestemt mappe, skal du nu stå på denne mappe 3) Klik på knappen Opret -> Ny, Opret Dokument pop-up formular åbnes. 4) Indtast Titel på dokumentet, vælg en skabelon, og klik Opret Pop-up til registrering af metadata åbnes 5) Indtast Titel (krævet felt), og eventuelt Retning og Fristdato og afslut med Ok Dokumentet er nu klar til at blive skrevet, og er der flettefelter i brevskabelonen, vil de automatisk blive flettet ind i brevet Lector Uddannelse Side 21 af 71

22 6) Når dokumentet er færdigt, klikker du på knappen Gem i TS 3.0 værktøjslinie og lukker derefter Word (Words gem knap eller Ctrl+S kan også anvendes) 7) Du vil derefter blive spurgt, om du ønsker at checke dit dokument ind i TS 3.0. Dette skal ske, før dine kollegaer kan se dit dokument 8) Klik på Yes 9) Til sidst vil du blive bedt om at give en versionstype og evt. versionskommentar. 10) For mere dybdegående information vedr. versionering se Bilag A Integration med Word. Lector Uddannelse Side 22 af 71

23 Kort og godt at vide Har du brug for at vedhæfte et bilag til et dokument, kan dette gøres meget enkelt. Stå på fanen Dokumenter og højreklik på det dokument, som bilaget skal vedhæftes til. Vælg Opret -> Vedhæft fil og angiv, hvor bilaget er placeret på din harddisk eller eksternt drev. Du kan også vælge at oprette og skrive bilaget direkte på et dokument (kan være at din virksomhed har særlige skabeloner til bilag). Dette gøres på samme måde som Vedhæft fil, men her skal vælges Opret vedhæftet fil Har du brug for at indlæse et dokument (importere), kan du gøre det på følgende måde: Stå på fanen Dokumenter og klik på knappen Opret og vælg Indlæs. Angiv, hvor filen er placeret på din harddisk eller eksternt drev. Bemærk, at Titel automatisk udfyldes med filnavn (Kan naturligvis ændres). Har du brug for, at flytte et dokument, skal du stille dig på dokumentet, højreklik og vælg Flyt. Angiv i den pop-up som åbnes, hvortil du ønsker at flytte dit dokument. Dette kan også gøres på det enkelte arbejdsområde ved drag and drop af dokumenter mellem mapper Har du brug for, at kopiere et dokument, skal du stille dig på dokumentet, højreklik og vælg Kopier. Angiv i den pop-up som åbnes, hvortil du ønsker at kopiere dit dokument Har du brug for at lave Genvej (reference) til et dokument fra et arbejdsområde, kan du gøre det på følgende måde. Stå på det arbejdsområde eller den mappe, hvor du vil have dokumentetgenvejen placeret. Klik på knappen Opret og vælg Genvej. Derefter fremsøger du dokumentet, markerer det, og klikker Ok Har du brug for at tilføje en reference fra et dokument til et andet dokument, kan du gøre det fra fanen Dokumenter ved at højreklikke på dokumentet i dokumentlisten og vælge Egenskaber. Klik på knappen Tilføj reference. Derefter fremsøger du dokumentet, markerer det, og klikker Ok. Du kan registrere specifikke rettigheder på et dokument, men det skal gøres fra fanen Dokumenter ved at højreklikke på dokumentet i dokumentlisten og vælge Egenskaber Lector Uddannelse Side 23 af 71

24 Lås dokument Er du færdig med dokumentet, kan du låse det fra TS 3.0, således at det ikke mere er muligt at redigere i det. Det vil heller ikke være muligt at redigere i dokumentets metadata. Er et dokument låst, vil det ikke fremgå af genvejen Mine dokumenter. Når et arbejdsområde afsluttes, låses alle dokumenter automatisk på området. 1) Stå på dokumentets arbejdsområde, højreklik på dokumentet og vælg Lås Nu er der ingen som kan redigere i dokumentet eller i dokumentets metadata. Slette og gendanne dokumenter Dokumenter slettes fra TS 3.0 på følgende måde. 1) Stå på dokumentets arbejdsområde, højreklik på dokumentet og vælg Slet. 2) Dokumentet er ikke slettet men derimod flyttet til TS 3.0 papirkurv, samme metodik som kendt fra Windows og derfor muligt at genskabe. Dette gøres ved at vælge Vis slettede dokumenter i dette arbejdsområde, højreklikke på dokumentet og vælge Gendan. Efter et nærmere fastsat tidsrum flyttes dokumentet til en system papirkurv, som kan tilgås via administratormodulet. Her kan en system administrator genskabe dokumentet. Lector Uddannelse Side 24 af 71

25 Dokument Egenskaber For et valgt dokument er det muligt ligesom på et arbejdsområde at se Egenskaber. 1. Marker dokument og find knappen Egenskaber enten ved et højreklik eller fra menuen. 2. Egenskabsformularen åbnes og det er nu muligt at tilknytte ekstra metadata på dokumentet samt opgaver, notifikationer, sætte rettigheder etc. Endvidere kan Referencer til andre arbejdsområder ses, tilføjes og redigeres. Adresser (parter) tilføjes og redigeres Opgaver og Noter ses og tilføjes Rettigheder sættes Versioner Historik ses Ovenstående typer af punkter bliver uddybet yderligere senere i materialet. Lector Uddannelse Side 25 af 71

26 Opgaver - Dokumenter I. Fremsøg det arbejdsområde som du tidligere har oprettet og stå på fanen Dokumenter i TS 3.0 Opret et nyt Word dokument og vælg en relevant skabelon Skriv dit brev og Gem. Luk Word II. Åbn dit netop oprettede dokument og rediger lidt i brevet Luk Word og Lås brevet Check at der ikke kan redigeres i dokumentet III. Anvend samme arbejdsområde som ovenfor Indlæs Flyt Kopier et Excel dokument til en af de understående mapper det netop oprettede dokument til en anden mappe (evt. drag and drop) det netop oprettet dokument til en anden mappe Opret en vedhæftet fil til det netop oprettede dokument IV. Opret et nyt dokument via Word, ud fra en skabelon. Skriv dit brev og arkiver det i TS 3.0 V. Opret et nyt dokument via Word, ud fra en skabelon) Placer tekstmarkøren der hvor ny tekst skal indsættes. Vælg knappen og naviger frem til det netop oprettede dokument. Vælg Åben og konstater at dokumentets tekst bliver indsat i det aktuelle dokument. Lector Uddannelse Side 26 af 71

27 Kontakter Det er muligt at oprette kontakter i TeamShare. Disse kontakter bliver gemt i en global adressebog og kan efterfølgende tilknyttes til arbejdsområder/sager. Det er smart at tilknytte de kontakter som man efterfølgende vil sende breve til. Tilknytning af kontakter til et arbejdsområde 1) Klik på fanen Kontakter 2) Klik på knappen 3) Nu åbnes en pop-up, hvor du har mulighed for at søge og vælge en kontakt som allerede er oprettet i en af adressebøgerne (via knappen Vælg ), eller du kan oprette en helt ny kontakt (via knappen Opret ). Bemærk, at Type er et tvunget felt. Mine Kontakter På forsiden af TeamShare findes visningen Mine kontakter. Her er alle de kontakter som den aktive bruger er kontakt ejer på. Man bliver kontakt ejer hvis man enten opretter kontakten eller tilknytter kontakten til et arbejdsområde. Lector Uddannelse Side 27 af 71

28 Opgaver I TS 3.0 er det nemt for flere medarbejdere, at arbejde sammen på et arbejdsområde. Der kan oprettes opgaver med frister til dette formål, og disse opgaver kan automatisk knyttes til området, så du hele tiden bevarer overblikket. Der skal registreres en ansvarlig på opgaven. Den person som bliver ansvarlig for opgaven, vil automatisk modtage en notifikation i form af en , hvor der er et link til opgaven. Opret en opgave på et arbejdsområde med notifikation 1) Fremsøg et arbejdsområde og klik på fanen Opgaver 2) Klik på Ny opgave 3) Giv opgaven en sigende titel og beskriv opgaven 4) Registrer Fristdato og Ansvarlig 5) Klik på Gem Opgaven vil nu ligge i den ansvarliges genvej Mine opgaver, og denne medarbejder vil også automatisk modtage en med et link til opgaven. Dog sendes der ikke en , hvis den opgaveansvarlige er dig selv (altså påloggede bruger). Hvis opgaven får en ny ansvarlig medarbejder eller fristen overskrides, vil der automatisk fremsendes en til den opgaveansvarlige. Du kan holde styr på opgaverne og deres frister, idet opgavelisten som listes op, når du står på fanen Opgaver, vil være røde, når en frist er overskredet. Synkronisering af opgaver Opgaver der oprettes i TeamShare bliver automatisk synkroniseret til brugerens Outlook. Brugeren kan så ændre i opgaverne både i TeamShare og i Outlook, og få dem synkroniseret hver vej. Brugeren får endvidere mulighed for at tage en Outlook opgave, der ikke er oprettet i TeamShare, og så knytte denne til et dokument i TeamShare. Dermed oprettes der en kopi af opgaven i TeamShare, og der foretages synkronisering mellem de to opgaver. Web Outlook Lector Uddannelse Side 28 af 71

29 Faser Det er muligt at definere procesforløb for arbejdsområder, og oprette faser der skal gennemløbes, samt knytte dokumenter og opgaver til faserne. Faserne vises i et flowchart, hvor fremdriften tydeliggøres. Har man en procesbeskrivelse på sit Intranet, kan hver fase linkes til den relevante procesbeskrivelse, således at brugerne har reference ved hånden. Opret og start fase 1. Vælg faneblad Faser på et arbejdsområde 2. Vælg Ny fase, giv fasen et navn, vælg position i rækken og klik på Gem. 3. Marker fasen og klik på Start fase 4. Klik for at oprette opgave på fasen. Opgaver der oprettes på arbejdsområdet eller dets dokumenter, kan knyttes til den relevante fase. Dermed får man hurtigt et overblik over de opgaver der skal løses i fasen, og man får en Tjekliste over fremdriften på fasen. Dokumenter der oprettes på arbejdsområder kan knyttes til en eller flere faser. Dermed kan man inden for den enkelte fase, nemt se hvilke dokumenter der berør den aktuelle fase. Lector Uddannelse Side 29 af 71

30 Notater Det er muligt at skrive notater til et arbejdsområde. Dette benyttes typisk til at løbende beskrive den sagsgang der måtte være. 1. Klik på Nyt notat og formularen åbnes 2. Skriv selve notatet i feltet beskrivelse 3. Klik på 4. Noten tilføjes med Dato. Notaterne fra listen kan skjules/vises ved klik på knappen + og - Lector Uddannelse Side 30 af 71

31 Historik Der bliver løbende logget alle de handlinger som bliver udført på et arbejdsområde. Disse placeres under fanen Historik. Her er det muligt at f.eks. at se hvem der har oprettet, slettet, omdøbt, set på Sagen samt tilføjet/slettet dokumenter. Opgaver - Arbejdsområde I. Opret et nyt arbejdsområde i TS 3.0 web. For registrer metadata på arbejdsområdet efter eget valg II. III. IV. Tilknyt et par kontakter til dit arbejdsområde Stå på fanen Arbejdsområde og giv adgangskontrol til en af dine kollegaer. Check, at han kan se dit netop oprettet arbejdsområde Opret et mappehierarki under arbejdsområdet V. Opret et nyt arbejdsområde via Word og registrer metadata efter eget valg VI. Opret en ny opgave på et af dine arbejdsområder og registrer dig selv som ansvarlig VII. Check at den netop oprettede opgave kan genfindes i genvejen Mine opgaver på startsiden Lector Uddannelse Side 31 af 71

32 Søgninger Søgninger udføres fra startsidens navigationsvindue. Der er forskellige muligheder for søgninger: Der er faste søgninger eller genveje, hvor søgekriterierne allerede er givet på forhånd (eksempelvis Mine arbejdsområder) Søgninger på eksempelvis et arbejdsområdets metadata Fritekstsøgninger kombineret med metadata på dokumenter Avanceret søgninger du selv opretter og gemmer til senere brug (kan deles i din virksomhed, hvis du har rettigheder til det) Faste søgninger/genveje De faste søgninger/genveje er Mine arbejdsområder, Mine opgaver, Mine kontakter, Mine dokumenter og Mine udcheckede dokumenter. Bemærk, at der kan være opsat flere genveje i din virksomhed end dem som er nævnt ovenfor. Nedenfor vises genvejene Afd. Indbakke og Afd. Sager der er eksempler på genveje som er opsat til en specifik kunde. Afd. Indbakke, som altså er en særlig genvej der skal opsættes af Lector, viser indskannede dokumenter til påloggede brugers afdeling, der endnu ikke er tilknyttet en sag. Afd. sager er en særlig genvej, viser påloggede afdelings åbne sager. Tabel II (faste søgninger/genveje). Standard opsætning, som også Fast søgning/genvej Mine arbejdsområder Finder Alle de arbejdsområder, hvor påloggede bruger er: Ansvarlig Har fået adgangskontrol til Har oprettet abonnement til Fjernes fra listen, når arbejdsområdet afsluttes Mine opgaver Alle de opgaver som påloggede bruger er ansvarlig for Fjernes fra listen, når opgaven lukkes Mine kontakter Mine dokumenter Alle de kontakter som påloggede bruger har adgangskontrol til Alle de ikke låste dokumenter som påloggede bruger er forfatter til Fjernes fra listen, når dokumentet låses s vises ikke i denne liste Mine udcheckede dokumenter Alle påloggede brugers udcheckede dokumenter Lector Uddannelse Side 32 af 71

33 Søg arbejdsområder Du ønsker, at finde et åbent arbejdsområde, som er oprettet i indeværende år, med en bestemt kontaktperson tilknyttet, og du har et bud på en titel. Du er i dog tvivl om, hvorledes fornavnet på kontaktpersonen som er tilknyttet arbejdsområdet staves. Hedder hun Kristina Hansen eller Kristine Hansen? Du er også i tvivl om titlen på arbejdsområdet. Er det Bestyrelsesmøde angående personalerekrutering, eller er det Bestyrelsesmøde angående medarbejderrekrutering Eksempel 1) Stå på startsiden og klik på Søg arbejdsområde i navigationsvinduet (under Søgning) 2) Indtast følgende i søgevinduet: Titel: Bestyrelsesmøde angående %rekrutering Oprettet fra: Oprettet til: her skal ikke indtastes, idet der søges frem til dags dato Kontakt: Kristin_ Hansen Kun åbne arbejdsområder: Flueben Procent tegnet (%) er et wildcard (trunkering), som kan være godt at anvende, når man ikke kender den eksakte søgeværdi inde i en søgestreng. En søgestreng er eksempelvis følgende indtastet i titelfeltet: Bestyrelsesmøde angående %rekrutering. Underscore tegnet (_) kan bruges som et wildcard for et enkelt tegn, eksempelvis Kristin_, som anvendt ovenfor, som både vil finde Kristina og Kristine. Hvis der er behov for det, kan der anvendes flere underscore tegn (et for hvert tegn). Ovenstående søgning vil eksempelvis finde Bestyrelsesmøde angående personalerekrutering og Bestyrelsesmøde angående medarbejderrekrutering. Felter som eksempelvis titel, nummer og kontakt, søger med automatisk højre og venstre trunkering i forhold til den streng, som du har indtastet. Har du eksempelvis indtastet møde angående rekrutering i titelfeltet findes Bestyrelsesmøde angående rekruteringsstrategi. Der sættes automatisk højre og venstre trunkering i din søgestreng. Denne form for søgning vil vi i det følgende kalde automatisk trunkering. Bemærk, at hvis du indsætter trunkering inde i en søgestreng, så fjernes den automatiske trunkering. Hvis du eksempelvis indtaster møde angående %arbejder i titelfeltet, så findes ikke Bestyrelsesmøde angående medarbejderrekrutering. Hvis du ønsker trunkering inde i en søgestreng og samtidig også ønsker automatisk trunkering, skal du indtaste % eksplicit således: %møde angående %arbejder% Nedenstående tabel forklares udvalgte felter, når du søger efter arbejdsområder: Lector Uddannelse Side 33 af 71

34 Tabel III (udvalgte søgefelter, arbejdsområder) Søgefelt Nummer Titel Beskrivelse Oprettet fra Oprettet til Ansvarlig Afdeling Søgeord Søg i Kontakt Reference Kun åbne arbejdsområder Notat Forklaring Dette er nummer på arbejdsområdet (sags- eller projektnummer). Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Eksempel, hvis der indtastes finders Titel på arbejdsområdet Skelner ikke mellem store og små bokstaver Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Du kan anvende trunkering (%) i titelsøgning, hvis du har brug for dette inde i en søgestreng Beskrivelse/note på et arbejdsområde Skelner ikke mellem store og små bogstaver Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Periode hvor arbejdsområdet er oprettet Initialer på arbejdsområdets kan indtastes eller fremsøges via knappen Adressebog Søgeord som er registret på arbejdsområdet Der kan søges i specifikke arkiver, eksempelvis historiske, eller der kan søges på tværs af alle arkiver Her kan der søges på en kontakt som er knyttet til et arbejdsområde Skelner ikke mellem store og små bokstaver Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Du kan eksempelvis indtaste fornavn, efternavn, firma i nævnte rækkefølge Eksempelvis Jens Jensen Lector Eksempelvis finder k%re Jensen både arbejdsområde med kontakterne Kaare Jensen og Kåre Jensen tilknyttet Der kan søges på en kontakt med partsref. registreret og som er knyttet til arbejdsområdet Skelner ikke mellem store og små bokstaver Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Arbejdsområder der ikke er afsluttet Det kan søges i de notater der oprettes på et arbejdsområde Skelner ikke mellem store og små bokstaver Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Lector Uddannelse Side 34 af 71

35 Søg dokumenter Du ønsker, at finde alle dokumenter i indeværende år, som er fremsendt til en bestemt modtager. Dokumenterne er forfattet af en af dine kollegaer og har status af at være godkendt. Eksempel Forfatter: KFH Oprettet fra: Status: Godkendt Oprettet til: her skal ikke indtastes, idet der søges frem til dags dato Kontakt: Thomas Bargholz Nedenfor finder du en oversigt over udvalgte søgefelter, når du søger efter dokumenter: Tabel IV (udvalgte søgefelter, dokumenter) Søgefelt Arbejdsområdenr. Dokumentnr. Titel Søg i Fritekst Kontakt Søg kun i åbne arbejdsområder Forklaring Dette er nummer på det arbejdsområde (sagsnummer) som dokumentet er knyttet til Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Princippet er det samme som beskrevet ovenfor under arbejdsområdenr. Virker som beskrevet i afsnittet Søg på arbejdsområde Du har mulighed for at søge i forskellige arkiver. Er der eksempelvis historiske arkiver der ønskes at søges i, kan arkivet vælges her Du kan søge på dokumenter som er indexeret og samtidig kombinere dem med metadatasøgning Se uddybende forklaring nedenfor i afsnittet Kort og godt at vide Kan søges efter en kontakt der er tilknyttet dokumentet som afsender, modtager (Til) eller kopi Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Søger kun på dokumenter som er tilknyttede åbne arbejdsområder Hvis man i din virksomhed bruger søgeord på arbejdsområder, så bemærk, at du har mulighed for at anvende disse som søgekriterie Du har mulighed for at gemme dine søgninger ved at klikke på knappen Gem søgning. Du genfinder dine egne private søgninger i mappen Private søgninger. Har du rettigheder til det, kan du også dele disse søgninger med andre i din virksomhed. Fælles søgninger der deles i virksomheden, findes i mappen Fælles søgninger. Lector Uddannelse Side 35 af 71

36 Avanceret søgning Under Avanceret søgning har du mulighed for at søge på alle felter for arbejdsområder, dokumenter og navne. Du ønsker at finde alle afsluttede arbejdsområder i indeværende år, som har søgeordet Teknologier og produkter registreret. Det er en vigtig søgning for hele virksomheden, så den skal gemmes og deles med resten af din virksomhed (og du har rettigheder til dette). 1) Stå på Avanceret søgning 2) I drop-down Søg efter vælger du Arbejdsområder 3) I drop-down Søgefelt vælger du Arbejdsområde lukket Bemærk, at dette søgefelt automatisk henter de muligheder der er for Arbejdsområde lukket, hvilket i dette tilfælde vil sige Ja/Nej (i Værdifeltet). 4) I Søgeområde vælger du Er lig med 5) Så vælges Ja i Værdi 6) Derefter vælges Og i drop-down med Og/Eller 7) Du afslutter dette søgetrin med at klikke på knappen Tilføj 8) Du starter et nyt søgetrin og vælger Sag oprettet dato i Søgefelt 9) Dernæst vælges Efter dato i Søgeområde Bemærk, at der automatisk fremkommer et datofelt i Værdifeltet 10) Vælg i Værdifeltet 11) Derefter vælges Og i drop-down med Og/Eller 12) Tilsidst klikker du på Tilføj 13) Så vælges Søgeord i Søgefelt 14) I Søgeområde vælger du Er lig med 15) Vælg søgeordet Teknologier og produkter i Værdi 16) Derefter vælges Og i drop-down med Og/Eller 17) Til sidst klikker du på Tilføj Nu er søgningen klar til at blive udført. Se nedenstående skærmbillede. Lector Uddannelse Side 36 af 71

37 18) Klik på Søg og derefter på Gem søgning Der fremkommer nu følgende pop-up, hvor du indtaster titlen på søgningen. Ved at klikke på knappen Tilføj kan du tilføje den sikkerhedsgruppe, som hele virksomheden er medlemmer af (kræver at du har rettigheder til det). 19) Klik på Ok Nu kan alle i din virksomhed se søgningen. I bilag I, finder du en oversigt over alle søgefelter, som der er adgang til via avanceret søgning. Lector Uddannelse Side 37 af 71

38 Kort og godt at vide En fritekstsøgning søger både indhold i dokumentet samt alle tilgængelig informationer, fx titel, afsender, beskrivelse, type, søgeord osv. Hvis du indtaster flere søgeord i fritekst søgefeltet, vil TeamShare opfatte søgningen som om, at der står eller mellem søgeordene, eksempelvis: æbler bananer Ved søgning efter en frase skrives frasen i anførselstegn i fritekst søgefeltet, eksempelvis æbler og appelsiner Ord der skal være med i en fritekstsøgning, skal der være plus foran, fx +æble Ord der ikke skal være med i en fritekstsøgning, skal der være minus foran, fx citron Det er ikke muligt, at anvende wildcards i en SharePoint fritekstsøgning, så det understøtter TeamShare desværre ikke Bemærk også at SharePoint (og derved TeamShare) betragter visse ord som støj, dvs. ord der optræder meget ofte. Det er ord som Og, En, og lign. Du kan anvende fritekst ifm. avanceret søgning, hvor du kan kombinere med søgeoperatorer Opgaver - Søgninger I. Undersøg hvor mange arbejdsområder som er oprettet i indeværende måned, og som du er Ansvarlig for II. III. IV. Fremsøg det arbejdsområde som du tidligere har oprettet og tilknyttet kontakter til. Du skal gøre det via søgefeltet Kontakt Fremsøg et par af dine oprettede arbejdssområder via søgefeltet Titel. Fremsøg et af dine oprettede dokumenter via søgefeltet Fritekst. Kombiner denne søgning med metadatasøgning V. Check op på hvor mange arbejdsområder din sidemand i alt har oprettet på kurset (hint: Avanceret søgning, søgefelt= Sag oprettet af) Lector Uddannelse Side 38 af 71

39 Outlook Det er særdeles nemt at arkivere s og dokumenter i TS 3.0. En af de helt store styrker er, at du kan trække og slippe disse over et af dine Mine arbejdsområder direkte fra Outlook eller Windows. Det kan næsten ikke være nemmere. Udover at arbejde og arkivere s i Outlook kan du foretage de fleste af dine almindelige arbejdsopgaver direkte fra Outlook. Det gælder eksempelvis oprettelse af nye sager, mapper og dokumenter og visning af disse De TeamShare specifikke knapper er placeret i øverste højre hjørne. Disse er beskrevet mere dybdegående på næste side. 2 3 I Outlooks navigationsvindue kan du se genvejen Mine arbejdsområder samt de mapper som er oprettet under et arbejdsområde. Hvis et arbejdsområde afsluttes, vil det automatisk fjernes i Outlooks navigationsvindue. En lang række af informationer og funktionaliteter vedrørende afsender på aktuelt valgt i indbakken bliver vist i TeamShare Information området. Hvis man har tildelt de korrekte rettigheder kan man herfra se seneste arbejdsområder og dokumenter som afsender har arbejdet med. Dette bliver yderligere beskrevet på næste side. Lector Uddannelse Side 39 af 71

40 TS 3.0 knapper tilføjet til Outlook Knap Betydning Link til TS 3.0 web klient Med knappen Journaliser kan s og dokumenter let gemmes på arbejdsområder, kontakter og i tilknyttede Arkiver. Med knappen Åbn dokument er det muligt at navigere sig frem til eller fremsøge dokumenter der placeret på arbejdsområder, kontakter og arkiver. Med Opdater knappen kan man for henholdsvis mapper, kontakter og opgaver sikre sig at man får vist det korrekte aktuelle indhold fra TeamShare. Visning af information om specifik s afsender TeamShare Information panelet er som standard placeret i bunden til højre og viser information om aktuel valgte s afsender. Hvis man klapper panelet sammen ved klik på så kun overskriften er synlig, udfører den ikke noget arbejde, og belaster dermed hverken Outlook eller TeamShare. Hvis valgt er journaliseret på et arbejdsområde vises dette med et link og arbejdsområdet kan åbnes direkte i Web. Se link her nedenfor Hvis afsenderen er kendt af TeamShare (findes i en af adressebøgerene), vises to lister med hhv. De seneste 25 dokumenter man har sendt eller modtaget fra kontakten, samt de seneste 25 arbejdsområder hvor afsenderen er part på. Dermed får man hurtigt overblik på afsenderen i relation til TeamShare. Lector Uddannelse Side 40 af 71

41 s Arkiver en indgående i Outlook ved simpel træk og slip Hvis du ikke har behov for at fremsøge et arbejdsområde, som en skal arkiveres på, men kan se arbejdsområdet i Outlooks navigationsvindue (svarer til den faste liste Mine arbejdsområder), er den nemmeste måde at gemme en , ved simpel træk og slip. 1) Markér en, og træk den over på det arbejdsområde eller den mappe (navigationsvinduet), hvor den skal arkiveres en er nu gemt i arkivet på arbejdsområdet sammen med defaultoplysninger som eksempelvis: Modtaget dato, Afsender, Til, CC, titel (emne) samt retning. Ønsker du, at registrere yderligere metadata på dokumentet, kan du markere en og klikke på knappen Egenskaber kan du registrere yderligere metadata.. Via det vindue som fremkommer, når du klikker på denne knap, Hvis du blot ønsker, at gemme en vedhæftet fil som sendes med , kan du også anvende træk og slip. Derved opnår du, at det kun er den vedhæftet fil som arkiveres og ikke en. Bemærk, at en blev slettet fra Outlooks indboks, da du arkiverede den i TeamShare. Der anbringes dog et kopi i mappen Journalized items. Her vil din ligge i en periode inden den slettes (perioden kan opsættes i din virksomhed så spørg superbrugeren i din virksomhed, hvor lang perioden er sat til). Hvis du ikke ønsker, at en skal slettes, når træk og slip anvendes, skal du vælge Outlooks Kopier til folder og i den fremkomne dialogboks angive, hvilket arbejdsområde en skal gemmes på. Denne funktionalitet findes eksempelvis i Outlook menuen Edit. Endelig kan bruge almindelig Windows genveje CONTROL + C og CONTROL + V. Opret ny og samtidigt journaliser på sag /arbejdsområde Du ønsker at sende en ny og samtidig arkivere den på et bestemt arbejdsområde/sag i TS 3.0. I stedet for at bruge Outlooks standard Ny knap øverst til venstre benyttes funktionen under OpretNy . Sørg for at stå det i ønskede arbejdsområde/sag som en skal journaliseres på. Lector Uddannelse Side 41 af 71

42 Besvar i Outlook og Journaliser Du ønsker at besvare en og samtidig arkivere den på et bestemt arbejdsområde i TS ) Skriv din og klik på feltet 2) Fremsøg og vælg dit arbejdsområde eller mappe 3) Klik på Outlooks Send knap og din er nu arkiveret på det fremsøgte arbejdsområde eller mappe 4) Du har naturligvis altid mulighed for at arkivere den ved træk og slip, efter du har sendt e- mailen. Du skal blot gå ud i Outlooks Send bakke og markére en og derefter slippe den over det arbejdsområde eller mappe, som du ønsker at arkivere den i. Lector Uddannelse Side 42 af 71

43 Vedhæft dokument som er arkiveret i TS Klik på knappen Vedhæft fil 2. Derved fremkommer følgende søgebillede 3. Fremsøg dokumentet 4. Markér dokumentet og klik på Åbn 5. Dokumentet overføres til din . Lector Uddannelse Side 43 af 71

44 Vedhæft i Zip format Hvis man skal sende diverse dokumenter som vedhæftede dokumenter i en , er der risiko for, at disse ikke kommer frem. Dette kan være fordi modtagerens system ikke tillader dokument typen, eller hvis der sendes flere samtidige dokumenter som overskrider tilladte antal og størrelse hos modtager. TS3.0 tilbyder derfor mulighed for at sende sine vedhæftninger som en samlet komprimeret Zip-fil. Bemærk muligheden for at tilknytte Password på dokumenterne i Zip-filen. Vedhæft i PDF format Hvis TeamShare er installeret inklusiv modulet Dokument format er det muligt også at konvertere og vedhæfte dokumenter som PDF filer. Lector Uddannelse Side 44 af 71

45 Send med link til dokument Du ønsker, at fremsende en med et link til et dokument som allerede er oprettet i TS 3.0 arkivet. I er flere kollegaer som skal redigere i det samme dokumentet, og ved at sende et link sikrer du, at I arbejder med det samme dokument. Dette kan gøres fra både TS Web og Outlook. Outlook: 1. Vælg et arbejdsområde og marker et dokument. 2. Vælg knappen Send, Send som link 3. Der oprettes nu en ny med 2 links til dokumentet. Et link til en redigerbar version (svarer til Åbn ) og et link til en skrivebeskyttet version (svarer til Vis ). TS Web: 1) Stå på fanen Dokumenter og højreklik på det dokument, som du gerne vil sende et link til. 2) Vælg Send som link og afvent at Outlook åbnes med link til dokumentet Hvis du ønsker, at sende dokumentet som en vedhæftet fil fra TS 3.0, kan du gøre dette efter samme fremgangsmåde som ovenfor, men du skal blot vælge Send med i stedet for Send som link Lector Uddannelse Side 45 af 71

46 Kort og godt at vide Alternativt kan benyttes funktionen. Med denne metode kopieres dokumentet og bliver vedhæftet en . Ved brug internt i en organisation er dette ikke anbefalelsesværdigt, da en kopi version af dokumentet nu er oprettet uden for TeamShare. s der er blevet journaliseret på et arbejdsområde inkl. vedhæftede dokumenter bliver vist med en træstruktur hvor man skal åbne via et [+] for at tilgå de vedhæftede dokumenter. Det er muligt at ændre rækkefølgen af kolonner samt bredden blot ved at trække og slippe med musen. Disse ændringer bliver automatisk gemt og husket. Du kan besvare en fra TS web som allerede er arkiveret. Du skal blot højreklikke på e- mailen og vælge Åbn og derefter Besvar. Hvis du i denne arbejdsgang også ønsker at arkivere din besvarelse, skal du fremfinde arbejdsområdet som en skal gemmes på via Journaliser i. Når du så er færdig med at skrive og klikker på Outlooks Send vil en blive gemt på dit fremfundne arbejdsområde Knappen Opdater listen opdaterer mappernes lister manuelt. Lector Uddannelse Side 46 af 71

47 Arbejdsområde/Sag Oprettelse af arbejdsområde 1. Stå på TeamShare folderen, bemærk at Mine arbejdsområder er valgt. 2. Klik på knappen Nyt arbejdsområde 3. Udfyld formular med Titel, Type, Arkiv, Emne. Bemærk at Ansvarlig er udfyldt, og altid med eget brugernavn. 4. Klik Ok og arbejdsområdet bliver oprettet og har fået tildelt et ID-nr. Lector Uddannelse Side 47 af 71

48 Mine arbejdsrum og mapper i Outlook Arbejdsområder der indeholder undermapper har en lille mappen der indikerer at træstrukturen kan udfoldes. pil ud for Ønsker du at åbne dit arbejdsområde for at se indhold, skal du blot klikke på området. For at være sikker på at korrekte arbejdsområder vises klik på Begrænset visning af arbejdsområder Det er muligt selv at vælge hvilke arbejdsområder der skal vises som mapper i Outlook træstrukturen til venstre. For mange mapper resulterer i lange svartider ved synkronisering og et generelt manglende overblik. Den enkelte bruger har mulighed for at vælge hvilke af arbejdsområderne der ønskes oprettet som mapper i Outlook. De arbejdsområder der ønskes oprettet markeres, og der højreklikkes og vælges Skift markering for visning i Outlook. Efterfølgende vil TeamShare selv detektere ændringer i mappestrukturen, dvs nye mapper, ændrede navne, slettede mapper, og vil automatisk odpatere mappestrukturen for de valgte arbejdsområder. Lector Uddannelse Side 48 af 71

49 Egenskaber For at se og vedligeholde et arbejdsområdes egenskaber gøres følgende: 1. Vælg mappen TeamShare og højreklik efterfølgende på et arbejdsområde fra Mine arbejdsområder. 2. Formularen åbnes. Bemærk der er faneblade også for Adresser, Opgaver, Noter og Faser. Lector Uddannelse Side 49 af 71

50 For arbejdsområder: Deltager og rettigheder kan ses, tilføjes og redigeres. Referencer til andre arbejdsområder kan ses, tilføjes og redigeres. Adresser (parter) kan tilføjes og redigeres Noter kan ses og tilføjes Faser kan ses, og tilhørende opgaver kan ses Lector Uddannelse Side 50 af 71

51 Dokumenter Åbne dokument Du ønsker, at redigere i et dokument som allerede er arkiveret på et af dine arbejdsområder 1) Klik på det arbejdsområde eller den mappe som dokumentet befinder sig i 2) Marker dokumentet som du ønsker at redigere. Se skærmbillede nedenfor. 3) Højreklik og vælg Åbn dokument 4) Rediger dit dokument og gem Visninger Vælges folderen vises nedenstående menulinie som giver adgang til forskellige former for visninger af dokumenter. Mine dokumenter: Indeholder listen over alle de dokumenter som man er forfatter/ejer på. Mine seneste dokumenter: Liste over de seneste dokumenter der er blevet arbejdet med. Dog maksimal visning på 25 styk af hver dokument type, 25 Word, 25 Excel, 25 Powerpoint etc. Søg dokument: Det er muligt at søge efter dokumenter på tværs af alle arbejdsområder med denne funktionalitet. Mine udcheckede dok.: Hvis andre ikke kan se dokumenter som du har arbejdet på skyldes dette måske at de fortsat er tjekket ud. Et hurtig overblik over ens ud tjekkede dokumenter vises på denne liste. Lector Uddannelse Side 51 af 71

52 Opret nyt dokument 1. Vælg og marker det arbejdsområde som skal have tilføjet det nye dokument. 2. Vælg fra knappen Opret, Nyt dokument 3. Giv dokumentet en titel, vælg dokumenttype og klik på Næste Bemærk at skabeloner kan være placeret og grupperet under flere navngivne faner. 4. Egenskabsformularen åbnes. Tilføj evt. ekstra metadata og klik ok. 5. Den valgte Office applikation vil nu åbnes med dokumentet klar til redigering med samme metoder som beskrevet i afsnit 3-Dokumenter. Lector Uddannelse Side 52 af 71

53 Oprettelse af undermappe 1. Marker det arbejdsområde som skal have oprettet undermappe. 2. I menu vælg Opret, Ny mappe 3. Give mappen et navn og klik OK 4. Bemærk ny undermappe Egenskaber Deltager og rettigheder kan ses, tilføjes og redigeres. Referencer til andre arbejdsområder kan ses, tilføjes og redigeres. Adresser (parter) kan tilføjes og redigeres Lector Uddannelse Side 53 af 71

54 Kontakter Det er muligt at oprette kontakter i TeamShare. Disse kontakter bliver gemt i en global adressebog og kan efterfølgende tilknyttes til arbejdsområder/sager. Det er smart at tilknytte de kontakter som man efterfølgende vil sende breve til. Tilknytning af kontakter til et arbejdsområde 1) Klik på fanen Adresser 2) Klik på link Tilføj Adresse 3) Nu åbnes en pop-up, hvor du har mulighed for at søge og vælge en kontakt som allerede er oprettet i en af adressebøgerne. Bemærk, at Rolle er et tvunget felt. Mine TeamShare Kontakter I Outlook under Kontaktpersoner findes visningen Mine TeamShare kontakter. Her er alle de kontakter som den aktive bruger er kontakt ejer på. Man bliver kontakt ejer hvis man enten opretter kontakten eller tilknytter kontakten til et arbejdsområde. Lector Uddannelse Side 54 af 71

55 Opgaver Det er muligt at gemme opgaver på et arbejdsområde som er stillet til sig selv og andre. Disse bliver listet på fanen Opgaver. 1. Klik på linket Opret ny opgave og nedenstående formular åbnes. Opgaver har typisk en frist/forfaldsdato på hvornår opgaven skal være løst. Opgaver har altid kun 1 ansvarlig. Bemærk at, i en opgaves standard visning i Outlook er der tilføjet links til TeamShare i bunden. Synkronisering af opgaver Opgaver der oprettes i TeamShare bliver automatisk synkroniseret til brugerens Outlook. Brugeren kan så ændre i opgaverne både i TeamShare og i Outlook, og få dem synkroniseret hver vej. Brugeren får endvidere mulighed for at tage en Outlook opgave, der ikke er oprettet i TeamShare, og så knytte denne til et dokument i TeamShare. Dermed oprettes der en kopi af opgaven i TeamShare, og der foretages synkronisering mellem de to opgaver. TS3.0 Outlook Lector Uddannelse Side 55 af 71

56 Noter Det er muligt at skrive noter til et arbejdsområde. Dette benyttes typisk til at løbende beskrive den sagsgang der måtte være. 5. Skriv Noten i indtastningsfeltet 6. Klik Tilføj 7. Noten tilføjes med Dato, klokkeslæt og bruger. NB! Noter kan ikke slettes igen. Smart visning af noter Klikkes på forsvinder fanen Noter som i stedet bliver tilknyttet højre side af formularen Egenskaber. Skriftstørrelsen kan ændres ved klik på Zoom. Lector Uddannelse Side 56 af 71

57 Faser I Outlook vil man kunne se faserne og deres status på oversigten i mapperne, og på arbejdsområdets egenskaber kan man se faserne, og hvilke opgaver der er knyttet til. Det er ikke muligt at oprette, starte eller afslutte faser fra Office integrationen. Her skal man benytte Web grænsefladen. Dette vil dog blive muligt i en kommende version. Lector Uddannelse Side 57 af 71

58 Opgaver - Outlook I. Arkiver en på et af dine arbejdsområder ved drag and drop metoden Check, hvilke defaultoplysninger der er registreret, da du gemte en II. III. IV. Send og arkiver en hvor du først henter et dokument fra TS 3.0 via TS 3.0 knappen Vedhæft Arkiver en på et arbejdsområde, som du ikke er ansvarlig for eller har fået adgang til via adgangskontrol (brug TS 3.0 knappen Journaliser) Send en med et link til et dokument til en kollega og check linket V. Opret et nyt arbejdsområde fra Outlook og tilknyt et antal mapper VI. Opret et nyt dokument i Outlook i en af de mapper du netop har oprettet Lector Uddannelse Side 58 af 71

59 Bilag A - Word integration Det er muligt, at oprette eller fremsøge dokumenter fra Word, Excel, PowerPoint etc. uden at åbne TS 3.0. Hvis du åbner Word 2010, vil du se følgende TS 3.0 specifikke knapper (i venstre side) på fanen Startside : Nedenfor ses en oversigt over samtlige værktøjsknapper som er tilføjet til Word TS 3.0 knapper tilføjet til Word Knap Betydning Link til TS 3.0 web klient Giver mulighed for at oprette et nyt dokument ud fra en af virksomhedens egne skabeloner. Gemmer dokumentet på et forud valgt arbejdsområde, mappe eller kontakt i TS 3.0. Du kan også bruge Microsofts gem knap eller Ctrl+S. Hvis du har behov for at åbne et andet dokument end det, som du arbejder på. Giver også mulighed for at oprette en ny sag Giver mulighed for at gemme dokumentet på en anden (end det forudvalgte) arbejdsområde, mappe eller kontakt i TS 3.0. Giver også mulighed for at oprette en ny sag Giver mulighed for at se eller registrere metadata på dokumentet. Giver også mulighed for at hvilken version der arbejdes på. Det er også muligt at oprette en opgave herfra Opdaterer, hvis du ønsker at flette igen (evt. nye data) Fra fanen Indsæt og knappen indsæt fra TeamShare øverst til højre, er det muligt at indsætte og tilføje fra TeamShare eksisterende Word dokumenters indhold ind i aktuelt dokument. Fra fanen Forsendelser er der tilføjet 3 knapper til Brevfletning. Det er muligt at brevflette til kontakter oprettet i TeamShare både dokument specifikke og globale kontakter. Læs mere om disse funktionaliteter i Bilag C. Lector Uddannelse Side 59 af 71

60 Opret nyt dokument i TS fra Word 1) Åbn Word og klik på TS 3.0 knappen Ny 2) Vælg en relevant skabelon 3) Skriv dokumentet og klik på TS 3.0 knappen Gem Følgende Windows dialog fremkommer: 4) Vælg eller fremsøg det arbejdsområde, som dokumentet skal gemmes på. Er der mapper oprettet under et arbejdsområde, vælger du den relevante mappe. Du har også mulighed for at gemme dit dokument på en kontakt eller direkte på arkivet (uden tilknytning til et arbejdsområde). 5) Klik på Gem. Dokumentet, som er skrevet ud fra en skabelon, er nu gemt i arkivet på det arbejdsområde, mappe eller kontakt du har valgt. Kort og godt at vide Pdf filer som er signerede med gyldig digital signatur vil blive genkendt i TS 3.0 og automatisk låst. Samtidig vil dokumentets metadata samt ikonet vise, at der er tale om en pdf fil med gyldig signatur. Hvis dit Office program er sat op til at kunne gemme i pdf format, vil du kunne gemme din Word fil (eller Excel/PowerPoint) direkte i TS arkivet, når du klikker på TS knappen Gem. Du skal blot vælge filtypen pdf i Windows dialog boks som fremkommer, når du klikker på Gem Via TS 3.0 knappen Åbn har du mulighed at navigere i TeamShare direkte fra Office programmet. Dialogen er opbygget som en standard Office dialog, blot med nem adgang til brugerens arbejdsområder og dokumenter Lector Uddannelse Side 60 af 71

61 Opret nyt arbejdsområde/sag fra Word Det er muligt at oprette nye sager i TeamShare direkte fra Word. 1) Åbn Word og opret et dokument 2) Klik på TS 3.0 knappen Gem Følgende Windows dialog fremkommer: 3) Klik på 4) Standard formular til at oprette sag åbner. 5) Udfyld felter Titel, Type, Rolle, Arkiv, Emne, Klik OK og arbejdsområdet/sagen bliver oprettet. Lector Uddannelse Side 61 af 71

62 Versionsstyring og redigering TS 3.0 er underlagt Sharepoints versionsstyring, så bemærk, at når et dokument åbnes for redigering, så opfatter TS 3.0 det som checket ud, og TS 3.0 vil generere en ny version af dokumentet. Det vil sige, at hvis der er andre, som ønsker at åbne det samme dokument, så vil de få en besked om, at det er checket ud. De kan derfor ikke redigere i det samme dokument. De vil kunne se følgende ikon i Dokument detaljer og i dokumentlisten tilknyttet et arbejdsområde, som viser at dokumentet er checket ud. Det er derfor vigtigt, når man er færdig med at skrive i et dokument, at man husker at checke det ind. 1) Stå på fanen Dokumenter og højreklik på det dokument, som du ønsker at redigere i (i dokumentlisten) 2) Vælg Åbn i menuen 3) Når du færdig med din redigering, gemmer du på sædvanlig vis. Der vil komme følgende meddelse, som du kan svare Ja til 4) Til sidst vil du blive bedt om at give en versionstype og evt. versionskommentar. Nu kan andre brugere i virksomheden se dine ændringer, og dokumentet er tjekket ind. Du kan se hvilken version et dokument er under Dokument detaljer. Alle tidligere versioner af et dokument kan vises og genskabes. Dette gør du fra fanen Versioner (højreklik på dokumentlisten og vælg Egenskaber). Hvis du vælger at genskabe en tidligere version af et dokument, hvilket betyder at du ønsker, at det skal være denne version som der skal arbejdes på, skal du vide, at alle ældre versioner end den du genskaber slettes. Så her skal man virkelig tænke sig om. Lector Uddannelse Side 62 af 71

63 Indlæs ny version af eksisterende dokument Du kan indlæse (overskrive) en ny version af et eksisterende dokument. Hvis du eksempelvis sender et dokument til ekstern redigering, kan du få det læst ind som en ny version af det originale dokument. Dermed fastholdes historikken for dokument redigeringen. 1) Højreklik på dokumentet og vælg Indlæs ny version 2) Fremfind det dokument som skal indlæses som ny version og giv evt. en beskrivelse Bemærk, der kan ikke indlæses nye versioner på dokumenter som er tjekket ud. For at opdatere et dokument der i forvejen er tjekket ud, skal det tjekkes ind, eller udtjekningen skal fortrydes. Udvidet versionering Vælges det at køre med udvidet versionering skelnes der mellem udgivne versioner eller kladder. Reglen er simpel, ender et versions nummer på.0 er det en Overordnet udgivet version f.eks Kladder derimod tælles op med 0.1 for hver ny version etc. Kort og godt at vide Med TS 3.0 er det muligt at arbejde med delt redigering af dokumenter, dvs. redigering hvor flere personer arbejder i samme dokument samtidig. Dette kræver dog flg.: Brugerne skal benytte Office 2010 (Word og PowerPoint), og man skal benytte SharePoint 2010 platformen. Hvis dette er opfyldt, så håndteres flere personers samtidige redigering automatisk. Hvis flere personer har samme dokument åben samtidig, kan man direkte i programmet, fx Word, se hvilke andre personer der arbejder med dokumentet, samt se hvilke områder de arbejder på. Når man gemmer dokumentet, så publiceres ens egne ændringer til serveren, og man henter automatisk de andre brugeres ændringer ned. Der indstilles på de enkelte dokument typer, om de må åbnes til delt redigering, således at både adgang til funktionen, samt hvilke typer af dokumenter kan styre. Man skal dog være opmærksom på, at når man benytter delt redigering, så vil der automatisk blive oprettet en ny versioner (eller revisioner, afhængig af versionsindtillingen), hver gang en bruger gemmer dokumentet. For et dokument med flere der redigerer, og med mange opdateringer, så vil det hurtigt blive til rigtig mange versioner. Her vil en begrænsning af antal gemte versioner være en fordel, blot skal man sikre sig, at der er versioner nok til en omfattende redigering. Da denne funktionalitet er ny til både SharePoint of Office, så er der endnu ikke så mange erfaringer med indstillinger, så skulle der opstår problemer med den valgte indstilling må man forsøge at udvide den. Lector Uddannelse Side 63 af 71

64 Brevflet til mange modtagere I Word er der flere muligheder for brevfletning med data der kommer fra TeamShare: Guiden ovenfor startes ved at vælge Vælg TeamShare flettekilde fra fanebladet TeamShare. Alternativt kan knapperne være placeret på fanen Forsendelser. Hvis dette er valgt i TS Agenten beskrevet i Bilag B. Lector Uddannelse Side 64 af 71

65 I den første variant flettes der fra de kontakter der er blevet tilklnyttet dokumentet i TeamShare under dokument egenskaber. Derved sættes modtagere op i flettekilde og de knyttes til dit Word dokument 1) Marker de steder i dit Word dokument, hvor modtagerne skal indflettes og klik på knappen Insert Merge Field i Word. Se skærmbillede nedenfor: 2) Klik afslutningsvis på Word knappen Preview Results. Dine modtagere flettes ind i brevene. Du kan bladre i brevene via Lector Uddannelse Side 65 af 71

66 I de 2 andre varianter navigeres der frem til flettekilde der er oprettet/journaliseret i TeamShare. 1. Følgende formular åbnes for at finde flettekilde. Standard Flettekilde kan være Word tabeller, Excel dokumenter, komma separerede filer etc. 2. Endvidere er det muligt at Indsætte en enkelt adresse i dokumentet. Her kan man søge i TeamShare s adressebøger, og indsætte en enkelt adresse. Der er mulighed for at definere faste adresseformat, både globale og egne, og så benytte disse. Lector Uddannelse Side 66 af 71

67 Bilag B Tastaturgenveje Med TeamShare følger en række genvejstaster som er defineret i samarbejde med Danske Handicaporganisationer og Dansk Blindesamfund. TS - Web Vindue Tastetur Funktion Arbejdsområde SHIFT + F2 SHIFT + F3 SHIFT + F4 SHIFT + F5 SHIFT + F6 SHIFT + F7 SHIFT + F8 Gå til Arbejdsområde fanebladet Gå til Dokumenter fanebladet Gå til Kontakter fanebladet Gå til Opgaver fanebladet Gå til Notat fanebladet Gå til Historik fanebladet Gå til Faser fanebladet Mine Arbejdsområder Alt+N Alt+O Opret nyt arbejdsområde Åbn valgte arbejdsområde Søgesider ENTER Start søgning Dokumenter Ctrl+Shift+B Ctrl+Shift+V Ctrl+Shift+N Ctrl+U Rediger dokument Vis dokument Nyt Document Indlæs dokument Lister Pil op/pil ned Bladrer mellem poster i en liste Andre Ctrl+R Opdaterer TeamShare Lector Uddannelse Side 67 af 71

68 Outlook - Hovedvindue Ctrl+Shift+B Ctrl+Shift+C Ctrl+Shift+J Ctrl+Shift+L Ctrl+Shift+N Ctrl+Shift+M Ctrl+Shift+P Ctrl+Shift+S Ctrl+Shift+T Ctrl+Shift+U Ctrl+Shift+V Ctrl+Shift+Z Ctrl+Mellemrum Ctrl+M Åbn dokument via dialog til valg af dokument Checkind af valgte dokumenter når man står på en TeamShare mappe Journaliser den valgte mail (viser dialog til valg af sag) Lås valgte dokumenter når man står på en TeamShare mappe Send valgte dokumenter per mail som attachment Send valgte dokumenter/sager per mail som link Egenskaber for den valgte sag/dokument Åbn valgte dokument på en TeamShare mappe, eller valgte sag fra Mine Sager Åbn TeamShare Web Opdater listen med dokumenter/sager på en TeamShare mappe Opret nyt TeamShare dokument fra TeamShare sag, eller Sag fra Mine Sager Opret ny mappe på TeamShare sag Skift fokus mellem menu og dokumentliste på en TeamShare mappe Vis højreklik popup menu i en dokument-/sagsliste i en TeamShare mappe Øvrige Office Outlook TeamShare mappen Ctrl+Shift+F1 Ctrl+Shift+F2 Ctrl+Shift+F3 Ctrl+Shift+F4 Ctrl+Shift+F5 Vis "Mine Arbejdsområder" Vis "Mine Dokumenter" Vis "Søg Dokument" Vis "Mine Seneste Dokumenter" Vis "Mine Udtjekkede Dokumenter" Øvrige Office Ctrl-Shift-A Ctrl+Shift+B Ctrl+Shift+P Ctrl+Shift+T Ctrl+Shift+V Gem Som i TeamShare Åbn TeamShare dokument Egenskaber for det aktive dokument Åbn TeamShare Web Opret nyt TeamShare dokument Lector Uddannelse Side 68 af 71

69 Bilag C - Konfigurering af TS agenten På den enkelte PC kan der indstilles hvordan TeamShare arbejder med data og især med Outlook. Du åbner TS agenten her: 1) Højreklik på TS ikonet nederst på din proceslinie 2) Vælg Vis i den menu som fremkommer og derefter fanen Indstillinger Der vil her blive gennemgået hvad udvalgte indstillingerne betyder, samt anbefalinger til indstillingerne. Generelle indstillinger o o Sprog sætter sprog til Dansk eller Engelsk. Gælder for alle Office programmerne. Indstilling afhænger af kundens og/eller brugerens præferencer. Vis Notifikationer om popup notifikationer vises i nederste højre hjørne, når der sker noget i TeamShare agenten. Har man et langsomt netværk, kan det være en fordel at slå dette fra. Indstillinger for lokalt data o o Automatisk hent ny kopi af data ved start om TeamShare agenten skal hente alt brugerens data ned på Pc en ved start. Hvis sat til ja, så har det fordelen, at data er helt opdateret, men ulempen, at TeamShare serveren og netværket er belastet ved start, hvor alle typisk logger på inden for kort tid. Hvis sat til Nej er fordelen at TeamShare server og netværk ikke belastes, men den ulempe, at brugerens data kan risikere ikke at passe 100 % med serveren. Normal indstilling er Ja. Lokalt data, niveau af data der opbevares lokalt. Alle data refererer til at alt vedr. arbejdsområder, mapper, dokumenter samt stamdata gemmes lokalt. Dette betyder at kontakten til serveren mindskes og er at foretrække hvis man arbejder på et langsomt netværk. Lector Uddannelse Side 69 af 71