MED-AFTALE (GODKENDT AF HOVEDMED ) BESKÆFTIGELSES- OG INTEGRATIONSFORVALTNINGEN

Transkript

1 MED-AFTALE (GODKENDT AF HOVEDMED ) BESKÆFTIGELSES- OG INTEGRATIONSFORVALTNINGEN

2 INDHOLD KAPITEL 1 FORMÅL... 2 KAPITEL 2 INFORMATION, MEDINDFLYDELSE OG MEDBESTEMMELSE... 3 Informationspligt... 3 Graden af inddragelse... 3 Retningslinjer (medbestemmelse)... 4 KAPITEL 3 MED-UDVALG... 6 Principper for sammensætning og valgperiode... 6 MED på det øverste niveau... 6 HovedMEDs opgaver... 7 MED på det enkelte center og i Centralforvaltningen... 8 MED-uddannelse... 9 Kontaktudvalg... 9 Supplering af MED i forbindelse med forhandling... 9 KAPITEL 4 ARBEJDSMILJØ Arbejdsmiljø i BIF - målsætninger Hvad omfatter arbejdsmiljøarbejdet? Ansvar og opgaver Arbejdsmiljøgruppen Valg af arbejdsledere Uddannelse og kompetenceudvikling KAPITEL 5 - MØDEVIRKSOMHED I MED-UDVALG Indkaldelse af sagkyndige Underudvalg KAPITEL 6 MEDARBEJDERREPRÆSENTANTER Tillidsrepræsentantens ansvar, opgaver og rolle KAPITEL 7 - UOVERENSTEMMELSER BILAGSLISTE

3 KAPITEL 1 FORMÅL Formålet med BIFs MED-aftale 1 er at skabe rammerne for et tillidsfuldt samarbejde mellem forvaltningens ledere og medarbejdere. Et stærkt og tillidsfuldt samarbejde er en forudsætning for, at BIF kan levere ydelser af høj kvalitet til byens borgere og virksomheder. MED-aftalen skal konkret bidrage til: at der er fokus på vores kerneopgave at fremme gode drøftelser mellem ledelse og medarbejdere, så ledelsens beslutningsgrundlag kvalificeres at sikre en attraktiv arbejdsplads at styrke og udvikle et godt arbejdsmiljøarbejde, som understøtter den daglige opgaveløsning MED-samarbejdet bygger på BIFs værdigrundlag og tager udgangspunkt i tillid og medansvar. Det indebærer respekt for hinandens roller og interesser og en fælles forpligtelse til at formidle og arbejde for beslutninger truffet i MED-samarbejdet. Der er en gensidig forpligtelse til at informere om og reagere på væsentlige forhold, der har betydning for samarbejdet mellem ledere og medarbejdere i centret eller forvaltningen. For at medarbejdersiden kan være en aktiv medspiller i MED-samarbejdet er det vigtigt, at de får den nødvendige information til den rette tid om beslutninger, der træffes af det politiske niveau (BR og BIU) og af forvaltningens ledelse med betydning for BIFs arbejdsforhold. Vigtige pejlemærker i samarbejdet er: At der er åbenhed og gennemsigtighed om alle beslutningsprocesser. Det gælder for både det faktuelle beslutningsgrundlag og for præmisserne og motiverne for beslutningerne. At alle i BIF oplever, at ledelsen ønsker medarbejdernes aktive medvirken ved løsning af problemer, og at medarbejderne tager ansvar og ønsker at bidrage konstruktivt At alle medarbejdere opnår tillid til, at medarbejdere og ledelse står sammen om at forebygge og/eller fjerne trusler mod den psykiske og fysiske sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen At grundlaget for drøftelserne baserer sig på saglig information og data fra anerkendte data kilder At information gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse, så medarbejdersidens synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller det politiske udvalgs beslutninger. 1 BIFs MED-aftale gælder for samtlige ansatte i forvaltningen. Aftalen er den lokale udmøntning af Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse mellem KL og KTO i det følgende blot omtalt som Rammeaftalen. 2

4 KAPITEL 2 INFORMATION, MEDINDFLYDELSE OG MEDBESTEMMELSE Medindflydelse og medbestemmelse i BIF handler om at inddrage medarbejderne i de beslutninger ledelsen træffer med betydning for: Arbejdsforhold Personaleforhold Samarbejdsforhold Arbejdsmiljøforhold Sigtet er at kvalificere ledelsens beslutningsgrundlag og skabe fælles bæredygtige løsninger på arbejdspladsen. Inddragelsen skal desuden bidrage til, at MED-udvalgene bliver aktive medspillere, når beslutninger skal udmøntes i organisationen til gavn for borgere og virksomheder. Sager, der behandles i MED-systemet, skal ske i udvalget på det niveau, hvor ledelsen har kompetencen til at træffe beslutning. Sager, der vedrører alle centre i BIF vil altid skulle drøftes i HovedMED. Hvis der opstår tvivl om rækkevidden af ledelseskompetencen, skal ledelsen klargøre grænserne herfor. Informationspligt MED-aftalen bygger på, at der er gensidig informationspligt på og mellem alle niveauer i MEDorganisationen. Informationspligten omfatter alle forhold, der har betydning for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Alle forhold, som er omfattet af informationspligten, skal tages op til drøftelse, hvis én af parterne ønsker det. Graden af inddragelse I henhold til rammeaftalen kan graden af inddragelse ift. sager, der behandles i MED-udvalgene opdeles i tre niveauer: 1. Information indebærer, at ledelsen giver information om beslutninger med betydning for arbejdspladsen. Det kan være til orientering og evt. drøftelse. 2. Medindflydelse indebærer, at ledelsen indbyder medarbejdersiden til åbne og grundige drøftelser for at høre deres synspunkter, inden der træffes beslutning. 3. Medbestemmelse indebærer, at ledelsen efter åbne og grundige drøftelser bestræber sig på at opnå enighed med medarbejdersiden, inden der træffes beslutning. Der er muligheder for forhandling og indgåelse af aftaler. Ifølge rammeaftalen er MED-udvalget medbestemmende i forhold til fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelse af arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold (Se uddybning i næste afsnit). 3

5 Derudover påhviler det ledelsen at informere og drøfte: a) den seneste udvikling og den forventede udvikling i virksomhedens eller forretningsstedets aktiviteter og økonomiske situation b) situationen og den forventede udvikling i beskæftigelsen på arbejdspladsen, samt alle planlagte foranstaltninger, navnlig når beskæftigelsen er truet c) de beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse d) budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i tilknytning til budgetbehandlingen e) fremkomne forslag og trufne beslutninger i det politiske udvalg For punkt c gælder yderligere (jf. rammeaftalen 7 stk. 5), at beslutningerne først kan træffes af det politiske udvalg efter en forudgående forhandling med medarbejdernes repræsentanter i MED-udvalget på centeret eller i forvaltningen. For alle øvrige sager, der bliver forelagt MED-udvalget, er det op til formanden efter drøftelse med næstformanden at afgøre, hvorvidt punktet er til information, medindflydelse eller medbestemmelse afhængig af, hvilken form for inddragelse der ønskes. Retningslinjer (medbestemmelse) En retningslinje i MED-aftalens forstand er en bindende aftale mellem medarbejder- og ledelsesside, som begge er forpligtet til at følge og forsvare. En retningslinje beskriver en overordnet fremgangsmåde eller principper for, hvordan et konkret emne indenfor MED-aftalens område skal håndteres eller en måde man ønsker noget skal foregå på. Når én af parterne ønsker det, skal der snarest muligt indledes drøftelser med henblik på fastlæggelse af retningslinjer. Der skal fra begge parters side udvises positiv forhandlingsvilje, og det skal tilstræbes at opnå enighed. Aftaler om retningslinjer kan opsiges i henhold til den aftalte opsigelsesbestemmelse eller med tre måneders varsel, hvis ikke andet er aftalt. Ifølge rammeaftalen skal der aftales procedureretningslinjer indenfor nedenstående tre områder. I procedureretningslinjerne fastlægges proceduren for, hvornår og hvordan forvaltningens ledelse og medarbejdere vil drøfte: a) Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold b) Større effektiviserings- og omstillingsprojekter 2 c) Forvaltningens personalepolitik f.eks. ift. ligestilling, kompetenceudvikling, trivsel og sundhed mm. Ad a) og c) se bilag 1, der beskriver HovedMED og CenterMEDs opgaver 3 bl.a. i forbindelse med de årlige budgetforhandlinger og budgetvedtagelse samt den løbende budgetopfølgning i BIF, herunder principper for gennemførsel af evt. personaleprocesser. 2 Se bilag 6a med procedureretningslinje for drøftelse af større effektiviserings- og omstillingsprojekter i Københavns Kommune vedtaget af CSO i Vær her opmærksom på, at beslutninger som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene træffes efter forudgående forhandling i MED-systemet. 3 Herunder HovedMEDs obligatoriske opgaver jf. rammeaftalens bilag 2 4

6 Som øvrige eksempler på retningslinjer kan iht. rammeaftalen nævnes: Personalepolitiske principper herunder arbejdsmiljø-, ligestillings-, familie- og seniorpolitik Principper for ansættelser, afskedigelser og forfremmelser Efteruddannelsesaktiviteter for medarbejdere herunder efteruddannelsesplanlægning Tryghedsforanstaltninger ved bl.a. personalereduktioner ifm. omorganiseringer 5

7 KAPITEL 3 MED-UDVALG Principper for sammensætning og valgperiode Sammensætningen af BIFs MEDudvalg bygger på tre overordnede principper: - Repræsentativitet: Udvalget skal være repræsenteret ved hovedorganisationerne (LO, AC, FTF ). Udvalget skal afspejle personalesammensætningen indenfor de pågældende hovedorganisationer for det område (center/centralforvaltning/forvaltning), udvalget dækker. Udvalget skal sammensættes så repræsentativt som muligt, så alle personalegruppers (overenskomstgrupper) synspunkter så vidt muligt er repræsenteret. De enkelte personalegruppers størrelse inddrages ved vurdering af sammensætning af udvalget på medarbejdersiden. - Proportionalitet: Der skal være proportionalitet mellem antallet af medarbejder- og ledelsesrepræsentanter i udvalget. Der er ikke krav om paritet, dog kan antallet af ledelsesrepræsentanter i udvalget ikke overstige antallet af medarbejderrepræsentanter. - Effektivitet: Antallet af medlemmer af udvalget skal stå i forhold til det samlede antal af ansatte på det område (center/centralforvaltning/forvaltning), som udvalget dækker. Som hovedregel baserer sammensætningen af udvalgene på medarbejdersiden sig på valgte tillidsrepræsentanter. Hvis de ikke kan besætte alle pladser, kan der vælges andre medarbejderrepræsentanter. Disse sidestilles i forhold til vilkår med tillidsrepræsentanter. Da udvalget også varetager arbejdsmiljø- og sundhedsopgaver, skal mindst en af medarbejderrepræsentanterne være arbejdsmiljørepræsentant. Tilsvarende skal mindst en af ledelsesrepræsentanterne være medlem af en arbejdsmiljøgruppe. Næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne. I praksis er det oftest den tillidsrepræsentant, der repræsenterer den største medarbejdergruppe. Formanden udpeger en sekretær efter aftale med næstformanden. Suppleanter for repræsentanterne i udvalget udpeges efter samme retningslinjer som for repræsentanterne. Suppleanterne indtræder i udvalget ved de ordinære medlemmers fravær. Medlemmer og suppleanter udpeges for to år ad gangen. Hvervet ophører, hvis en ledelsesrepræsentant forlader den stilling eller en medarbejderrepræsentant forlader det område, hvorfra han/hun er udpeget. MED på det øverste niveau Der etableres et HovedMedUdvalg HovedMED sammensat af ledelses- og medarbejderrepræsentanter dækkende hele BIF. HovedMED er det øverste udvalg for udøvelse af medindflydelse og medbestemmelse i BIF. HovedMED er også øverste udvalg på arbejdsmiljø- og sundhedsområdet. HovedMED varetager således både samarbejds- og arbejdsmiljøspørgsmål. Se uddybning af HovedMEDs opgaver i bilag 1. Ledelsen repræsenteres i udvalget af otte medlemmer udpeget af direktionen. 6

8 Medarbejderne repræsenteres med i alt otte repræsentanter. Seks af pladserne besættes med tillidsrepræsentanter og fordeles på de tre hovedorganisationsområder med fire fra LO-området, en fra FTFområdet og en fra AC-området. Fællestillidsrepræsentanter indenfor de respektive områder har fortrinsret til pladserne. De to sidste pladser besættes af to arbejdsmiljørepræsentanter udpeget af organisationerne i fællesskab efter indstilling foretaget af og blandt forvaltningens arbejdsmiljørepræsentanter. Den administrerende direktør er formand for udvalget. Næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne. HovedMEDs arbejdsform er fastlagt i forretningsorden (se bilag 3). Der skal indkaldes til møder i HovedMED efter behov. På årets næstsidste ordinære møde fastsættes en mødeplan for de ordinære møder det kommende år. HovedMEDs mødeplan sendes til center- MED erne. Udvalget holder derudover møder, når formanden og/eller næstformanden finder det nødvendigt, eller hvis mindst en tredjedel af udvalgets medlemmer anmoder om det og angiver de emner, der ønskes behandlet. Dagsorden godkendes af formand og næstformand. HovedMEDs opgaver HovedMED forhandler og indgår aftaler om udfyldning af generelle rammeaftaler og overenskomster i henhold til bestemmelserne heri. HovedMED varetager endvidere opgaver ift. arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, der har betydning for hele forvaltningen. De obligatoriske opgaver omfatter drøftelser, fastsættelse af retningslinjer og personalepolitiske principper samt formulering af eventuelle indsatser og opfølgning indenfor følgende hovedtemaer: Det sociale kapitel Mangfoldighed og ligestilling Kompetenceudvikling Trivsel og sundhed Håndtering af sygefravær Den overordnede lønpolitik Det aftales i slutningen af året, hvilke temaer, der skal drøftes i det kommende år. Herudover skal HovedMED afholde: en årlig arbejdsmiljødrøftelse, og herunder; o Fastsætte mål for arbejdsmiljøindsatsen o Inddrage sygefravær 7

9 En uddybet liste over opgaver i HovedMED og minimumskrav til håndtering af hovedtemaerne findes i bilag 1 4 HovedMED mødes med forvaltningens borgmester 1-2 gange om året med mindre andet aftales. HovedMED har yderligere kompetencen til: at vejlede om udmøntning af forvaltningens MED-aftale, herunder om nedsættelse af udvalg m.v., at fortolke aftalte retningslinjer og forvaltningens MED-aftale samt behandle uoverensstemmelser herom at indbringe uoverensstemmelser, fortolkningsspørgsmål vedrørende rammeaftalen m.v. for de centrale forhandlingsparter. MED på det enkelte center og i Centralforvaltningen I hvert center og i Centralforvaltningen oprettes et CenterMED med repræsentanter for ledelsen og repræsentanter for centrets/centralforvaltningens medarbejdere. Disse MED-udvalg er placeret under HovedMED i MED-systemets hierarki. Ledelsen udpeger/vælger selv repræsentanter til udvalget. Centerchefen for det center udvalget dækker, er formand for udvalget. Et direktionsmedlem er formand for Centralforvaltningens MEDudvalg. Principperne for sammensætningen i Center MED-udvalgene uddybes i bilag 2. Det er det enkelte MED-udvalgs ansvar at sørge for, at sammensætningen bygger på de tre overordnede principper. Det indebærer bl.a. at der i forbindelse med større omstruktureringer oa. med betydning for medarbejdersammensætningen på det område (center/centralforvaltningen), som udvalget dækker, sker en tilpasning i sammensætningen. Såfremt der ikke kan opnås enighed lokalt, er det HovedMEDs kompetence at afgøre sagen. CenterMED varetager opgaver ift. arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, der har betydning for centeret. CenterMEDs obligatoriske opgaver omfatter drøftelse og aftale af lokale retningslinjer for; Trivsel og sundhed Håndtering af sygefravær Lokal lønpolitik Samt gennemføre; Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Derudover kan CenterMED også hvor det vurderes relevant og under hensyntagen til HovedMEDs opgavevaretagelse drøfte og fastsætte lokale retningslinjer og personalepolitiske principper samt for- 4 HovedMED skal hvert andet år som led i den strategiske planlægning af MED-arbejdet gennemføre en strategisk drøftelse af, hvilke indsatsområder og opgaver, som de lokale parter er enige om er særligt væsentlige at fokusere på se yderligere uddybet liste over opgaver i HovedMED i bilag 1) 8

10 mulere eventuelle indsatser og opfølgning indenfor MED-aftalens område (beskrevet i kapitel 2). Det gælder også ift. de nævnte hovedtemaer, som varetages af HovedMED. CenterMED har desuden ansvaret for det strategiske arbejdsmiljøarbejde på det enkelte center. Opgaveløsningen sker under hensyntagen til HovedMEDs varetagelse af disse opgaver. Det strategiske arbejdsmiljøarbejde indebærer bl.a. at opstille principper for kompetenceudvikling og uddannelse af arbejdsmiljøgrupperne, udarbejde oversigt over arbejdsulykker mv. En uddybet liste over opgaverne i CenterMED findes i bilag 1. MED-uddannelse Ledere og medarbejdere i MED-systemet skal deltage i MED-uddannelsen. MED-uddannelsen er bygget op over et grundmodul og et antal opfølgningsmoduler. BIFs MED-uddannelse skal sætte fokus på MED-samarbejdet som en aktivitet, der skal skabe værdi for samarbejdet om kerneopgaven og understøtte trivsel på arbejdspladsen. Kontaktudvalg Såfremt ikke samtlige personalegrupper på området opnår repræsentation i MED-udvalget, kan medarbejdersiden oprette et kontaktudvalg bestående af MED-udvalgets medarbejderrepræsentanter samt en repræsentant for hver af de personalegrupper, der ikke er repræsenteret i udvalget. Kontaktudvalgets opgaver er at virke vejledende og rådgivende for medarbejderrepræsentanterne i MED-udvalget. Kontaktudvalget indkaldes forud for møder i MED-udvalget. Supplering af MED i forbindelse med forhandling Yderligere gælder det, at for information og forhandling omkring beslutninger, der indebærer betydelige ændringer for en personalegruppes arbejds- og personaleforhold (og denne personalegruppe ikke er repræsenteret i MED-udvalget) kan medarbejdersiden eller denne gruppe inden forhandlingen fremsætte krav om, at de suppleres med en tillidsrepræsentant for denne personalegruppe. Et sådant krav skal fremsættes i forlængelse af, at medarbejdersiden bliver bekendt med, at der skal ske en forhandling. 9

11 KAPITEL 4 ARBEJDSMILJØ Arbejdsmiljø i BIF - målsætninger Arbejdsmiljøarbejdet skal understøtte løsningen af kerneopgaven. BIF skal være en sund arbejdsplads, hvor de ansatte kan gå på arbejde uden at blive udsat for arbejdsmiljømæssige risici, og hvor trivsel og arbejdsglæde bidrager til en god og effektiv opgaveløsning. MED-aftalen skal tydeliggøre de funktioner og opgaver, som MED-udvalg, arbejdsmiljøledere og arbejdsmiljørepræsentanter skal varetage samt de redskaber og tilbud, som de kan benytte sig af for at skabe en sund arbejdsplads. Hvad omfatter arbejdsmiljøarbejdet? BIF fokuserer på nedenstående elementer i arbejdsmiljøarbejdet; Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Årlige arbejdsmiljøgennemgange Forebyggelse og håndtering af vold og trusler Identificering, forebyggelse og håndtering af stress Forebyggelse og håndtering af arbejdsulykker Fremme af psykisk velbefindende og fysisk sundhed Overbelastning af bevægeapparatet Kompetenceudvikling Dokumentation og formidling Ansvar og opgaver Alle har et ansvar for arbejdsmiljøet fra HovedMED til den enkelte leder og medarbejder. Det formelle ansvar ligger hos BIF som arbejdsgiver, og det er medlemmerne af arbejdsmiljøorganisationen, der er udførende ift. det daglige arbejdsmiljøarbejde Ansvarsfordelingen for arbejdsmiljøarbejdet er yderligere beskrevet i kapitel 3, under henholdsvis HovedMED og CenterMED samt i bilag 1. Arbejdsmiljøgruppen Arbejdsmiljøarbejdet lokalt varetages af arbejdsmiljøgruppen. En arbejdsmiljøgruppe består typisk af en udpeget arbejdsmiljøleder (AML) og en valgt arbejdsmiljørepræsentant (AMR). Der kan også være flere arbejdsmiljørepræsentanter eller en tillidsrepræsentant i arbejdsmiljøgruppen. For nærmere beskrivelse af valg af AMR se bilag 4. Arbejdsmiljøgruppen refererer til centermed og tager sig af de daglige arbejdsmiljøopgaver inden for det område, de er valgt. Arbejdsmiljøgruppen oprettes inden for velafgrænsede afdelinger/teams/kontorer uanset hvilke og hvor mange faggrupper, der er repræsenterede i afdelingen/teamet/kontoret. Arbejdsmiljøgruppen nedsættes i henhold til nærhedsprincippet, hvor hensyntagen til ressourcer, lokale forhold, arbejdets karakter mv. regulerer antallet af grupper og medlemmer. MED-organisationen fremgår af bilag 5. 10

12 Det aftales i CenterMED eller den enkelte arbejdsmiljøgruppe, hvor tit eller hvordan der afholdes møder. Møder kan afholdes efter ønske fra både AMR og AML. Arbejdsmiljøgruppen har til opgave, at; Gennemføre arbejdsmiljøgennemgang og lave opfølgning på trivselsundersøgelsens resultater Virke som kontaktled mellem de ansatte og CenterMED Holde sig orienteret om lovgivning om beskyttelse af de ansatte mod sikkerheds- og sundhedsrisici Varetage og deltage i aktiviteter til at beskytte de ansatte og forebygge risici Kontrollere, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige Undersøge, håndtere og forebyggelse arbejdsulykker Sikre og kontrollere, at arbejde udført af andre fx håndværkere - gennemføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt Sikre, at de ansatte oplæres og instrueres om arbejdsmiljøforhold Det er ligeledes vigtigt, at arbejdsmiljøgruppen løbende inspirerer de øvrige ansatte til en adfærd, der fremmer en god arbejdsmiljøpraksis. Valg af arbejdsledere Arbejdslederen vil normalt være den leder, der har det direkte tilsyn og ledelse af arbejdet på stedet eller arbejdsområdet, der skal indgå i arbejdsmiljøgruppen. Hvis flere ledere kan komme i betragtning til samme arbejdsmiljøgruppe, aftaler de imellem sig, hvem der indgår i gruppen. Hvor arbejdslederen eller arbejdsmiljørepræsentanten ikke samtidig er til stede, varetages gruppens opgaver og pligter af den, der er til stede. Uddannelse og kompetenceudvikling Alle nyvalgte og nyudpegede skal gennemføre en obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse på 3 dage. Den skal være gennemført inden for 3 måneder. Herudover skal de have tilbud om og være påbegyndt supplerende arbejdsmiljøuddannelse på 2 dage inden 9 måneder. Endelig har alle arbejdsmiljørepræsentanter ret til at få, men ikke pligt til at modtage et tilbud om, 1½ dags supplerende arbejdsmiljøuddannelse inden for hvert funktionsår. Arbejdsmiljørepræsentanterne skal have mulighed for at deltage i relevante netværk i forvaltningen fx netværket for arbejdsmiljørepræsentanter, der sidder i CenterMED. 11

13 KAPITEL 5 - MØDEVIRKSOMHED I MED-UDVALG Møderne i BIFs MED-udvalg skal være effektive og kendetegnet ved en kultur præget af tillid og respekt for hinandens roller og interesser. Møderne skal tilrettelægges, så der er mulighed for inddragelse og involvering af medarbejdere og ledere på det center, MED-udvalget dækker. I det enkelte MED-udvalg fastlægges en forretningsorden for mødeafholdelsen, der som minimum skal angive: Hvornår, der skal vedtages en mødeplan for de ordinære møder. For centermed gælder, at møderne skal tilrettelægges under hensyntagen til mødeplanen for HovedMED. Hvem der kan tage initiativ til afholdelse af ekstraordinære møder Frister for indkaldelse til møde og indgivelse af forslag til mødepunkter Frister for udsendelse af dagsorden og bilag (skal udsendes med passende frist) Mulighed for fravigelse af frister Retningslinjer for udarbejdelse af dagsorden Retningslinjer for udarbejdelse af referat, herunder godkendelse og udsendelse Hvordan de øvrige medarbejdere involveres i udvalgets arbejde Forretningsordenen revideres efter behov. Den gode effektive mødekultur skal fremmes i MED-organisationen. Det indebærer: At der er klarhed om mødets forskellige punkter, så det er tydeligt for alle, hvilken rolle MEDorganisationen skal spille i den aktuelle sammenhæng f.eks. om der er tale om information eller medbestemmelse/medindflydelse At møder tilrettelægges, så der skabes tid til og fokus på de vigtigste punkter At der samles op og konkluderes på de forskellige punkter under mødet Omkostninger til møder i MED-udvalgene afholdes af centret/forvaltningen, som også er pligtig at stille passende lokaler til rådighed for møderne. Møderne afholdes fortrinsvis inden for normal arbejdstid. Medlemmer af et MED-udvalg kan få befordringsgodtgørelse efter gældende regler i forvaltningen. Det er MED-udvalgets opgave at sørge for, at samtlige medarbejdere, inden for det område som MEDudvalget dækker, løbende informeres om udvalgets arbejde bl.a. ved, at dagsordner og referater gøres tilgængelige på KK-intra og center-intra. 12

14 Indkaldelse af sagkyndige Ved behandlingen af specielle spørgsmål kan MED-udvalget, hvis én af parterne ønsker det, tilkalde en eller flere sagkyndige. Underudvalg MED-udvalget kan, når der er enighed om det, nedsætte underudvalg, arbejdsgrupper og referencegrupper til behandling af bestemte opgaver. Disse udvalg kan sammensættes af medlemmer af MEDudvalget eller suppleres med eller sammensættes af andre medarbejdere fra pågældende område. Ved behandling af specielle spørgsmål kan underudvalget ligesom MED-udvalget tilkalde særlige sagkyndige. Underudvalgene skal holde MED-udvalget løbende orienteret om deres arbejde. 13

15 KAPITEL 6 MEDARBEJDERREPRÆSENTANTER Medarbejderrepræsentanter er en samlet betegnelse for både tillidsrepræsentanter, medlemmer af MED-udvalg, som ikke er tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. Følgende er en beskrivelse af tillidsrepræsentantens virksomhed og vilkårene for medarbejderrepræsentanterne. Reglerne om valg af medarbejderrepræsentant, valgbarhed, valgenes gyldighed og medarbejderrepræsentantens beskyttelse følger rammeaftalens bestemmelser omkring tillidshvervet, jf. Rammeaftalens kapitel 3. I bilag 4 beskrives valg, vilkår og tjenestefrihed af medarbejderrepræsentanter. Tillidsrepræsentantens ansvar, opgaver og rolle MED-aftalen er bygget op om tillidsrepræsentantinstitutionen. Det indebærer, at arbejdsgiveren anerkender tillidsrepræsentanten som den legale interessebærer for medarbejderne på arbejdspladsen. Aftalen pålægger ligeledes både ledelse og medarbejdere en forpligtelse til at samarbejde samtidig med, at de angiver rammerne for og indholdet i samarbejdet. Det er tillidsrepræsentantens pligt såvel over for sin organisation som over for forvaltningen at gøre sit bedste for at fremme og vedligeholde rolige og gode arbejdsforhold. Tilsvarende pligt påhviler forvaltningens ledelse og dennes repræsentant. Tillidsrepræsentanten fungerer i øvrigt som talsmand for de medarbejdere, tillidsrepræsentanten er valgt iblandt, og kan som sådan over for centrets ledelse forelægge forslag, henstillinger og klager fra medarbejdere samt optage forhandlinger om lokale spørgsmål. Tillidsrepræsentanten skal holdes bedst muligt orienteret ved forestående ansættelser og afskedigelser inden for pågældende medarbejdergruppe. Tillidsrepræsentanten skal have mulighed for at få alle relevante oplysninger om løn- og ansættelsesforhold for de personer, som pågældende repræsenterer, herunder en liste over de ansatte. Såfremt oplysningerne ikke automatisk tilgår tillidsrepræsentanten, skal oplysningerne udleveres på dennes begæring. Hvis arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentantarbejdet varetages af samme person, har tillidsrepræsentanten også de beføjelser, som følger af arbejdsmiljølovgivningen m.v. Valg skal dog foregå særskilt, så alle ansatte, der ikke er ledere, er sikret valgret og er valgbare til funktionen som arbejdsmiljørepræsentant. Der kan ikke gives en udtømmende oplistning af tillidsrepræsentantens arbejde og opgaver i forhold til MED-aftalen, men hovedparten af opgaverne vil have karakter af: modtagelse og videregivelse af information fra og til ledelsen modtagelse og videregivelse af information fra og til de medlemmer, som tillidsrepræsentanten repræsenterer forhandlinger og drøftelser med ledelsen aftaler med ledelsen på de områder, hvor tillidsrepræsentanten er tillagt en aftalekompetence 14

16 samtaler og drøftelser med de ansatte, som tillidsrepræsentanten repræsenterer nødvendig kontakt og koordinering med andre tillidsrepræsentanter inden for samme organisation i BIF nødvendig indsamling og formidling af information forberedelse og opfølgning på de udvalg og møder, tillidsrepræsentanten deltager i. 15

17 KAPITEL 7 - UOVERENSTEMMELSER Sager, der behandles i MED-systemet, skal altid ske i det udvalg, der giver mening i forhold til ledelsens kompetence jf. kapitel 2. Desuden gælder nærhedsprincippet om, at sager så vidt muligt behandles på det lavest mulige MED-niveau. Sager hæves opad i MED-organisation, når der er behov for at træffe beslutninger af principiel karakter, eller hvis der opstår uoverensstemmelser i de lokale centermed f.eks. i forhold til fortolkning af aftalte retningslinjer og forvaltningens MED-aftale. Eventuelle problemer eller tvister forsøges altid løst internt i MED-organisationen før eksterne parter inddrages. Skulle der alligevel opstå uoverensstemmelser, som der ikke kan findes en løsning på efter, at de har været behandlet af BIFs HovedMED, henvises til rammeaftalens kapitel 3 og 4 vedr. inddragelse af de centrale parter samt håndtering af uoverensstemmelser om fortolkning af bl.a. valg, virksomhed og vilkår for tillidshvervet. 16

18 BILAGSLISTE 1. MED-organisationens obligatoriske opgaver 2. Principper for sammensætning af MED-udvalg 3. HovedMEDs forretningsorden 4. Medarbejderrepræsentanter valg og vilkår 5. Organisationsplan MED-udvalg og arbejdsmiljøgrupper 6. Procedureretningslinjer for drøftelse af: a) Større rationaliserings- og omstillingsprojekter (eksisterer allerede - CSO) b) Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold [håndteres i forbindelse med forenkling og evt. revidering af eksisterende politikker og retningslinjer] c) Forvaltningens personalepolitikker herunder eksempelvis ligestillings, kompetenceudvikling mv. [håndteres i forbindelse med forenkling og evt. revidering af eksisterende politikker og retningslinjer] 17

19

20 BILAG 1 MED-ORGANISATIONENS OPGAVER HovedMEDs opgaver HovedMEDs obligatoriske opgaver følger af en række generelle (ramme)aftaler, som ikke kan afviges ved lokale aftaler. Derudover varetager Hoved- MED også opgaver, som er bestemt af Københavns Kommune eller af BIF. Nedenfor beskrives HovedMEDs obligatoriske opgaver. [BIFs eksisterende retningslinjer vil senere blive gennemgået og opdateret mhp. at gøre dem mere enkle. Det kan f.eks. være ift. krav til hyppigheden for drøftelser, evalueringer, opfølgninger og revisioner, f.eks. at de skal revideres efter behov og ikke årligt] A Beskrivelse af opgaven ifølge aftalegrundlag Udmøntning i BIF Regel- og aftalegrundlag Trivselsmåling Aftale retningslinjer for indhold og opfølgning på trivselsmålinger Når der afholdes trivselsundersøgelser i BIF er det Hoved- MEDs opgave og ansvar: at beslutte de forvaltningsspecifikke spørgsmål at deltage i planlægning og udrulning af undersøgelsen i BIF at beslutte proces for opfølgning på undersøgelsens resultater i BIF at følge op på BIFs samlede resultater Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne 3, stk 2 (2011) Ifølge aftalen skal kommunerne mindst hvert tredje år gennemføre en måling af medarbejdernes tilfredshed og trivsel, herunder det psykiske arbejdsmiljø. Der er metodefrihed. Københavns Kommune har besluttet at gennemføre en fælles trivselsundersøgelse hvert andet år. Indholdet af undersøgelsen fastlægges i samarbejde med de øvrige forvaltninger (BR432/6). Formulering af retningslinjer kan afviges ved lokal aftale. Københavns kommune har dog besluttet, at det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) skal inddrages ifb. med formuleringen af konceptet for de fælles trivselsundersøgelser. CSO inddrager forvaltningernes HovedMED, hvis de finder det nødvendigt. Retningslinjer for BIFs systematiske arbejdsmiljøarbejde og herunder principper for opfølgningen på trivselsundersøgelsen. ( ) 1 Opdateret

21 B C Beskrivelse af opgaven ifølge aftalegrundlag Udmøntning i BIF Regel- og aftalegrundlag Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold I tilknytning til kommunens budgetbehandling skal ledelsen redegøre for budgettets konsekvenser for arbejdsog personaleforhold herunder eventuelle konsekvenser for sammenhængen mellem ressourcer og arbejdsmængde. Sygefraværssamtaler Aftale retningslinjer for sygefraværssamtaler Hvert år inden udgangen af maj drøfter HovedMED det kommende års budget inden Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets (BIU s) vedtager budgetbidrag for det efterfølgende år. Drøftelsen har til formål at sikre, at medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for den politiske behandling af budgettet. Når budgettet er vedtaget af Borgerrepræsentationen (BR) inddrages HovedMED ifb. med budgettets konsekvenser for arbejds-, personale-, samarbejds- og Arbejdsmiljøforhold. HovedMED har vedtaget retningslinjer for sygefraværssamtaler. Retningslinjerne implementeres lokalt via CenterMED. Ifølge retningslinjerne er det HovedMEDs ansvar: at følge op på udviklingen i sygefraværet i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse efter behov at reviderer retningslinjerne og iværksætte indsatser på området Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne 5. (2011) 1. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne 7 stk. 4 (2011) 2. Lov om arbejdsmiljø (2010) hvor det fremgår at håndtering af sygefravær skal håndteres ifm. den lovpligtige arbejdspladsvurdering, som skal gennemføres hvert 3. år. I KK indgår spørgsmål om fravær i trivselsundersøgelsen. 3. Årlig sygefraværsstatistik: Kommunerne skal på institutionsplan årligt fremlægge en sygefraværsstatistik for det lokale MED jf. Aftale om Trivsel og Sundhed 6, stk.1. (2011) 4. BIFs retningslinjer for håndtering af sygefravær ( ) D Håndtering og forebyggelse af arbejdsrelateret stress Sikring af, at der i kommunen aftales retningslinjer for arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsrelateret stress. HovedMED har vedtaget retningslinjer som implementeres lokalt via CenterMED. Retningslinjerne revideres efter behov. Ifølge retningslinjerne er det HovedMEDs opgave at vurdere, om der er forhold f.eks. i trivselsundersøgelsens resultater, der giver anledning til yderligere indsatser på området. [i BIFs aktuelle retningslinjer står der, at det skal ske årligt ifb. med den lovpligtige arbejdsmiljødrøftelse] 1. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne (2011) 2. Retningslinjer for håndtering og forebyggelse af stress i BIF ( ) 2 Opdateret

22 E F Beskrivelse af opgaven ifølge aftalegrundlag Udmøntning i BIF Regel- og aftalegrundlag Håndtering og forebyggelse af vold, mobning og chikane Sikring af at der aftales retningslinjer for den samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til forekomsten af vold, mobning og chikane på arbejdspladsen (også fra 3. person), dvs. drøfte og fastlægge i hvilket omfang retningslinjer skal fastsættes lokalt i det enkelte MED-udvalg eller centralt af Hovedudvalget. Overvågning vold, mobning og chikane Overvågning og revidering af de vedtagne retningslinjer med henblik på at sikre at retningslinjerne er effektive både i forhold til at forebygge problemer og til at håndtere sagerne, når de opstår. HovedMED har vedtaget politik og retningslinjer for at forebygge, identificere og håndtere problemer med vold, trusler, mobning, chikane og diskrimination på arbejdspladsen. Retningslinjerne revideres efter behov. Ifølge retningslinjerne har HovedMED ansvaret for: At kortlægge omfang ifb. med den årlige trivselsundersøgelse At vurdere udviklingen og opstille mål ifb. med den årlige arbejdsmiljødrøftelse At følge op på målene og evaluere politik/retningslinjer i forvaltningen og vurdere om den samlede indsats skal justeres [ifølge BIF s aktuelle retningslinjer skal det ske en gang om året] Efter behov at iværksætte yderligere foranstaltninger som følge af evalueringen Se retningslinjerne for uddybning af HovedMED s opgaver på området. 1. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne 10, og vejledning om indsats mod vold, mobning og chikane. (2011) 2. Politik og retningslinjer for en samlet indsats i Københavns Kommune for at forebygge, identificere og håndtere problemer med vold, mobning og chikane på arbejdspladsen ( ). 3. BIF's politik og retningslinjer for at forebygge, identificere og håndtere problemer med vold, trusler, mobning, chikane og diskrimination på arbejdspladsen (jan. 2014). 4. Protokollat til aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne om indsats mod vold, mobning og chikane på arbejdspladsen (2011) G Socialt kapitel Aftale retningslinjer for beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne og ledige samt en drøftelse med henblik på at fremme en fælles forståelse af og holdning til beskæftigelse på særlige vilkår og at sikre at fortrængning eller udstødelse af allerede ansatte ikke sker. CSO drøfter årligt kommunens samlede indsats ift. det sociale kapitel og herunder fastsætter og følger op målene på området. HovedMED har ansvaret for at følge op på BIFs målopfyldelse ift.: kommunens udmeldte kvoter og initiativer under det sociale kapitel eventuelle egne mål og indsatser på området 1. Rammeaftale om socialt kapitel (2011) 3 Ifølge rammeaftalen om socialt kapitel 3, stk. 1 skal der ske en drøftelse i det øverste medindflydelsesorgan. Drøftelsen bør tage udgangspunkt i rammeaftalens 2 og 3, herunder om forebyggelse, fastholdelse og integration. Sigtet med drøftelsen er, at skabe rummelighed på kommunale arbejdspladser bl.a. ved at fastlægge retningslinjer for beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne og ledige. 2. København Kommunes kvoter og udmeldinger på området via BR og CSO. H MUS og kompetenceudvikling HovedMED har ansvaret for at følge op på og evaluere 1. Aftale om kompetenceudvikling, 4, stk Opdateret

23 I J Beskrivelse af opgaven ifølge aftalegrundlag Udmøntning i BIF Regel- og aftalegrundlag Regelmæssigt evaluere anvendelsen af MUS-samtaler [kan afviges ved lokal aftale i HovedMED] Sundhedsfremme Aftale retningslinje for sundhed. Retningslinjerne skal indeholde konkrete sundhedsfremme initiativer. Lokale AKUT-midler Anvendelse af de lokalt afsatte AKUT-midler sker efter aftale ml. kommunens Tr ere og kommunens ledelse i hovedudvalget. anvendelsen af MUS. (2013) HovedMED har vedtaget, at Københavns Kommunes sundhedsfremmepolitik skal implementeres lokalt i BIF via CenterMED. En del af puljen til lokale TR-aktiviteter er øremærket til BIF. Rammerne for anvendelse af puljen er fastlagt i administrationsaftale mellem Københavns Kommune og Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation (KFF). HovedMED kan efter enighed mellem ledelses- og medarbejderside iværksætte aktiviteter for det øremærkede beløb til BIF. K Lønpolitik og proces for lønforhandlinger HovedMED fastlægger processen for de årlige lønforhandlinger samt evaluerer og justerer lønpolitikken efter behov. 2. BIFs personale- og ledelsespolitik (2007) 1. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne 4, stk. 1 (2011) 2. Københavns Kommunes sundhedsfremmepolitik ( ) 1. Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse (2013) 2. Administrationsaftale mellem Københavns Kommune og Københavns Kommunes Fællesrepræsentation vedr. midler til lokale TRaktiviteter 1. Overenskomster mellem KL og relevante faglige organisationer 2. BIFs procedureaftale 4 Opdateret

24 CenterMEDs opgaver CenterMEDs opgaver følger en række generelle (ramme)aftaler, som ikke kan afviges ved lokale aftaler. Derudover er varetager CenterMED også opgaver, som er bestemt af HovedMED. Nedenfor beskrives CenterMEDs obligatoriske opgaver. Beskrivelse af ansvar og opgave Arbejdsmiljø Ansvar for det strategiske arbejdsmiljøarbejde Gennemføre den lovpligtige arbejdsmiljødrøftelse (årligt) Deltage i udarbejdelsen af centerets Arbejdspladsvurdering (APV) Beslutte overordnede retningslinjer for arbejdsmiljøgennemgange herunder fokusområde, tilbagemelding til centermed mv. Drøfte resultaterne af arbejdsmiljøgennemgangene pba. de rapporterede forhold Deltage i tilrettelæggelsen af trivselsundersøgelsen på centeret og følge op på resultaterne Sundhedsfremme Udmønte og følge op på Københavns kommunes sundhedsfremmepolitik Drøfte sundhedsfremme i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse Sygefravær Jævnligt drøfte udviklingen i fraværet samt behov for at justere initiativer for at kunne nå målsætningen. Evaluere centerets handleplan [ifølge BIFs aktuelle retningslinjer skal det ske hvert år ifb. med arbejdsmiljødrøftelsen] Arbejdsrelateret stress Implementere BIFs retningslinjer for håndtering af stress 5 Regel- og aftalegrundlag 1. Aftale om trivsel og sundhed (2011) 2. Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed (2013) 1. Københavns kommunes sundhedsfremmepolitik ( ) 1. Lov om arbejdsmiljø (2010) og regler ifb. ifm. den lovpligtige arbejdspladsvurdering, som skal gennemføres hvert tredje år. I KK indgår spørgsmål om fravær i trivselsundersøgelsen. 2. Årlig sygefraværsstatistik: Kommunerne skal på institutionsplan årligt fremlægge en sygefraværsstatistik for det lokale MED jf. Aftale om Trivsel og Sundhed 6, stk.1. (2011) 3. BIFs retningslinjer for håndtering af sygefravær ( ) 4. Centerets sygefraværshandleplan 1. Aftale om trivsel og sundhed 9 (KL/KTO) (2011) 2. Retningslinjer for håndtering og forebyggelse af stress i BIF ( ) Opdateret

25 Beskrivelse af ansvar og opgave Identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress Evt. aftale lokale retningslinjer og udarbejde handleplaner for centerets stressindsats Håndtering og forebyggelse af vold, mobning og chikane Udmønte BIF's politik og retningslinjer for at forebygge, identificere og håndtere problemer med vold, trusler, mobning, chikane og diskrimination på arbejdspladsen Følge op på målene og evaluere retningslinjer i centret og vurdere om den samlede indsats skal justeres [ifølge BIFs aktuelle retningslinjer skal det ske én gang om året ifb. med arbejdsmiljødrøftelsen] Ved behov iværksætte yderligere foranstaltninger som følge af evalueringen Regel- og aftalegrundlag 1. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne 10, og vejledning om indsats mod vold, mobning og chikane. (2011) 2. Politik og retningslinjer for en samlet indsats i Københavns Kommune for at forebygge, identificere og håndtere problemer med vold, mobning og chikane på arbejdspladsen ( ). 3. BIF's politik og retningslinjer for at forebygge, identificere og håndtere problemer med vold, trusler, mobning, chikane og diskrimination på arbejdspladsen (jan. 2014). 4. Protokollat til aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne om indsats mod vold, mobning og chikane på arbejdspladsen (2011) MUS og Kompetenceudvikling Ifølge BIFs personale- og ledelsespolitik skal CenterMED på de enkelte arbejdspladser indgå aftaler om planer og retningslinjer for udvikling af videns- og læringsmiljøer (kompetenceudviklingspolitik). Ifølge aftale om kompetenceudvikling skal centermed [med mindre at udvalget i enighed har aftalt andet]: Drøfte de overordnede mål for kompetenceudviklingsindsatsen på arbejdspladsen Drøfte sammenhængen mellem arbejdspladsens mål/strategier og kompetenceudvikling Drøfte hvordan arbejdet med kompetenceudvikling evalueres Mangfoldighed, seniorpolitik og ligestilling Udarbejde handleplan og følge op på mål for kønsligestilling, seniorpolitik og etnisk mangfoldighed. Evaluere og evt. justere mål og indsats i handleplan [Ifølge BIFs aktuelle politik skal det ske én gang årligt] 6 1. Aftale om kompetenceudvikling, 4, stk. 2. (2013) 2. BIFs personale og ledelsespolitik (2007) Københavns kommunes måltal vedtaget af BR BIFs mangfoldighedspolitik (herunder ligestillings- og seniorpolitik) ( ) Opdateret

26 Beskrivelse af ansvar og opgave Lokal lønpolitik Fastsætte og evaluere den lokale lønpolitik. Justeres efter behov. Personalegoder (sund mad, motion og fysioterapi) Prioritere, hvordan centerets budget til personalegoder skal anvendes Øvrige retningslinjer og personalepolitiske principper Fastsætte lokale retningslinjer og personalepolitiske principper samt formulere eventuelle indsatser og opfølgning indenfor MED-aftalens område f.eks. tryghedsforanstaltninger mv. Regel- og aftalegrundlag Overenskomster mellem KL og relevante faglige organisationer BIFs lønpolitik ( ) BIFs model for personalegoder (2007) Rammeaftale for medindflydelse og medbestemmelse (2013) 7 Opdateret

27 BILAG 2 - PRINCIPPER FOR SAMMENSÆTNING AF MED-UDVALG Antallet af repræsentanter i et MED-udvalg fastsættes ved aftale mellem ledelsen på området og personaleorganisationernes stedlige repræsentanter. Udvalget skal være repræsenteret ved hovedorganisationerne (LO, AC og FTF). Yderligere skal mindst 1 af medarbejderrepræsentanterne være arbejdsmiljørepræsentant. Med forankring i principperne om effektivitet, repræsentativitet og proportionalitet i MED-udvalgenes sammensætning, skal der være et rimeligt forhold mellem antallet af medarbejdere pr. center og repræsentanter i MED. Antallet af repræsentanter fra hver side kan ikke være færre end 3 og normalt ikke flere end 7. Er alle hovedorganisationerne repræsenteret på det enkelte center ved en TR kan der som hovedregel ikke være færre end 4 repræsentanter fra medarbejdersiden. Antallet af medarbejderrepræsentanter i CenterMED erne kan reguleres som følger 1 : FORDELINGSTAL Et center, der har: medarbejdere kan maksimalt have 3 repræsentanter på hver side* medarbejdere - kan maksimalt have 4 repræsentanter på hver side medarbejdere kan maksimalt have 5 repræsentanter på hver side medarbejdere kan maksimalt have 6 repræsentanter på hver side. 231 medarbejdere eller derover kan maksimalt have 7 repræsentanter på hver side Mindst 1 af medarbejderrepræsentanterne skal være arbejdsmiljørepræsentant. *4 repræsentanter såfremt, alle hovedorganisationer er repræsenteret ved en TR på det enkelte center. Såfremt der er behov for en mere alsidig repræsentation i et udvalg, og der i udvalget er enighed herom, kan fordelingstallene fraviges, og antallet af repræsentanter undtagelsesvis forøges, dog højst til 9 fra hver side.. HovedMED skal orienteres, hvis antallet af medlemmer forøges udover det normale på 3-7 medlemmer fra hver side. 1 Oversigten er baseret på en beregning med udgangspunkt i, at medarbejderrepræsentanterne i CenterMED repræsenterer cirka 35 medarbejdere. Godkendt af HovedMED (med præcisering)

28 BILAG 3 - FORRETNINGSORDEN FOR BIFs HOVEDMED Formandskab Mødeledelse: Indkaldelse til møder: Dagsorden: Sekretariatsbistand Referat: Publicering: Faste punkter: Aflysning af møder: Den administrerende direktør er formand for udvalget. Næstformand vælges af og blandt udvalgets medarbejderrepræsentanter. Formanden leder møderne. I formandens fravær ledes møderne af næstformanden. Umiddelbart efter, at HovedMED har fastsat mødedage og tidspunkter for det kommende år indkalder sekretariatet medlemmerne til møderne. Ved ekstraordinære møder, aftales fristen for fremsendelse af dagsorden og bilagsmateriale af formandskabet. Dagsorden til ordinære møder fremsendes til medlemmerne senest 1 uge før mødets afholdelse. Emner, der ønskes behandlet, skal sendes til sekretariatet senest 14 dage inden mødets afholdelse. Dagsorden til ordinære møder fremsendes til medlemmerne senest 1 uge før mødets afholdelse. Ved ekstraordinære møder, aftales fristen for fremsendelse af dagsorden og bilagsmateriale af formandskabet. Udvalget bliver bistået med sekretariatsbistand fra Enheden for HR og Service. Der tages referat fra møderne, hvor konklusionerne fra mødet tydeligt fremgår. Mødereferat fremsendes til godkendelse blandt udvalgets medlemmer senest 8 dage efter mødets afholdelse. Mødereferatet opslås på KK-net senest 3 uger efter mødets afholdelse. - Godkendelse af dagsorden - Meddelelser - Mødepunkter iht. årsplan - Øvrige mødepunkter - Kommunikation fra mødet - Eventuelt - Det kommende møde Såfremt der ikke er nogen punkter kan formandskabet aflyse mødet.

29 BILAG 4 MEDARBEJDERREPRÆSENTANTER (VALG OG VILKÅR) Indledning... 1 Valg af tillidsrepræsentanter... 1 Valg af suppleant (stedfortræder)... 2 Valg af FTR... 2 Valg til Arbejdsmiljøorganisation (AMO)... 2 Medarbejderrepræsentanternes vilkår... 2 Frikøb af medarbejderrepræsentanter: HovedMED, FTR og TR, der fungerer som FTR... 3 Indledning Medarbejderrepræsentanter er en samlet betegnelse for både tillidsrepræsentanter, medlemmer af MED-udvalg, som ikke er tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. Reglerne om valg af medarbejderrepræsentant, valgbarhed, valgenes gyldighed og medarbejderrepræsentantens beskyttelse følger rammeaftalens bestemmelser omkring tillidshvervet, jf. Rammeaftalens kapitel 3. Hvor intet andet er anført henvises til Rammeaftalens ordlyd. I nedenstående beskrives valg af medarbejderrepræsentanter og arbejdsmiljøorganisation. Valg af tillidsrepræsentanter På hvert center og i Centralforvaltningen kan der vælges en tillidsrepræsentant pr. medarbejdergruppe, hvis den pågældende repræsenterer mindst fem medarbejdere. Hvis medarbejderne ønsker det, og centrets ledelse er enig heri, kan der vælges flere end en tillidsrepræsentant pr. medarbejdergruppe pr. center og i Centralforvaltningen. Udgør antallet af medarbejdere i en medarbejdergruppe mindre end fem, kan den pågældende gruppe udgøre enten et valgfællesskab med en tilsvarende gruppe på et andet center i forvaltningen eller søge bistand hos en tillidsrepræsentant for en anden medarbejdergruppe på centret. To eller flere medarbejdergrupper kan indgå i valgforbund og tilsammen vælge en tillidsrepræsentant, som repræsenterer mindst fem medarbejdere. Tillidsrepræsentanten vælges blandt medarbejdere med mindst ½ års ansættelse i kommunen. Elever og lærlinge er ikke valgbare. Valget anmeldes af personaleorganisationen over for Enhed for HR og Service. Kontoret bekræfter anmeldelsen over for organisationen inden 14 dage og underretter den lokale ledelse om det anmeldte tillidsrepræsentantvalg, idet der under særlige forhold kan optages drøftelse af valget mellem forvaltningen og organisationen. Dette kan gøres inden for en frist på tre uger efter organisationens anmeldelse. Det bør tilstræbes, at tillidsrepræsentanterne vælges for mindst to år ad gangen for at styrkes deres mulighed for at udføre deres tillidsrepræsentantarbejde. 1