EDS Lokaleudlån - Processer, regler og information

Transkript

1 EDS Lokaleudlån - Processer, regler og information Indhold 1 Kontekst... 2 Kontekst as is... 2 Livssituationer foreninger... 3 Private Vision og mål... 3 Bedre service... 5 Effektivitet Regler Informationsbehov Processer... 8 Sæsonbooking forretningsproces - As is... 9 Sæsonbooking forretningsproces - As is med Hotspots... 9 Enkeltstående bookninger Applikationsarkitektur To-Be Migrering

2 1 Kontekst Det er primært foreninger og aftensskoler der under Folkeoplysningsloven anmoder om lokaler, fodboldbaner m.v. Under Kommunalfuldmagten udlånes/udlejes desuden til private typisk privat personer, små foreninger uden vedtægter og virksomheder. Det er grundlæggende det samme der foregår og derfor bør løsningerne kunne håndtere alle typer Kontekst as is Diagrammet viser at der er tre hovedtyper af aktører der booker. Foreninger (Folkeoplysende, sport m.fl.). De er kendetegnet ved at have vedtægter der er godkendt af kommunen og er omfattet af folkeoplysningsloven). De booker typisk for hele sæsoner såvel som ad hoc. I foreningerne kan der være flere der booker, men de fleste kommuner forlanger at foreningen udpeger en bookningsansvarlige, for at forhindre flere bookninger af det samme Private. Det kan være enkeltpersoner eller ikke godkendte foreninger, der booker ad hoc Kommercielle, der booker ad hoc. Selvbetjeningsløsningerne hænger i dag snævert sammen med det bagvedliggende fagsystem. Mange kommuner tilbyder endvidere samme fagsystem til foreningerne. Udover at løse bookninger bruges fagsystemet til medlemsregistrering, medlemstal m.v. Sagsbehandlerne henter data fra fagsystemet. I forbindelse med sæsonbookning er det almindeligt at beregning og fordeling sker i regneark eller andre lignende systemer. I nogle kommuner søger man om sæsontider via regneark. Det tekniske personale henter bookninger fra fagsystemet. Endelig skrives regninger til private og kommercielle via økonomisystemet. 2

3 Livssituationer foreninger For foreningerne er der flere behov for kontakt til kommunen/myndighederne: Hvert år: Sæsonansøgning om faciliteter Afgivelse af oplysninger om formand, tegningsberettigede, vedtægter, bookningsbemyndigede, overholdelse af procedure vedr. børneattester m.v. Medlemsoplysninger til medlemstilskud Indsende oplysninger til andre tilskud Løbende: Ad hoc bookninger ifm generalforsamlinger, fester, arrangementer m.v. Ansøgning om større arrangementer, som kræver tilladelser fra f.eks. politi, vejvæsen, brandvæsen Aflysninger og andre ændringsønsker Ad hoc ændringer i formand, tegningsberettigede m.v. Indsende oplysninger til andre tilskud Private Her er det typisk mere engangsbookninger, end sæson. Svarer derfor til de situationer der er beskrevet ovenfor for foreningernes løbende kontakter. 2. Vision og mål For det første understøtter bookning og ansøgning om faciliteter (lokaler, anlæg m.v.) hele den frivillige sektor i landet, og er derfor overordentlig vigtig i de frivillighedsstrategier kommunerne opererer med. Det skal være let og transparant for foreninger og private at finde og anvende faciliteter. Visionerne for lokalebooking og ønsker er, at det foregår ligeså smidigt og effektivt som booking af flybilletter. Man skal kunne påbegynde og afslutte sin booking på én gang. Det skal være transparent for brugeren hvad der er mulighed for, hvad der er ønsker om, og hvem der har fået tildelt ressourcerne. For det andet er kommunerne optaget af ikke at have for megen kapacitet at lokaler, haller etc. Det er væsentligt at der ikke bygges og vedligeholdes unødvendig kapacitet. Udfordringen ved sæsonbookninger er kampen om de knappe ressourcer. Det er særlig tydeligt for svømmehaller, kunststofbaner til fodbold m.v. Det er her der opstår konflikter, dvs. flere samtidig og uforenelige ønsker om anvendelse. Hvis det var muligt at flytte brugernes ønsker over på mindre ønskede anlæg, ydretider eller helt andre faciliteter, ville der opstå færre konflikter om de knappe ressourcer og højere anvendelsesgrad for de rigelige ressourcer. Det er egentlig den samme opgave Mærsk, Flyselskaber, Restauranter m.v. har med at få udnyttet kapaciteten bedst muligt. Rapporten fremlægger en løsning hvor brugernes ansøgninger synliggøres for andre brugere, sammen med tildelingskriterier, således at brugerne tidligt inden kommunen bliver involveret, selv kan bidrage til at løse konflikter om knappe ressourcer. 3

4 For det tredje udgør de faciliteter som lokalebookning anvender, i en række andre processer. Kommunens ejendomsservice vil planlægge og udføre rengøring og vedligeholdelse enten efter faste skemaer eller efter konkret planlægning. Forskellige brugere internt i kommunen vil ligeledes booke faciliteterne. Det er derfor hensigtsmæssigt, at den systemmæssige vedligeholdelse af informationer om faciliteterne vedligeholdes ét sted, og at ændringer er synlige for alle brugere. Målhierarkiet ser ud som følger: Genbrug tidligere ønsker/bookninger Nemt Klar det hele på en gang - også ekstraydelser, udstyr m.v. Søge bredt og åbent såvel som specifikt Bedre service Genbrug af data mellem foreningers løsninger og kommunen Åbent hvem der ønsker og har hvilke faciliteter Smartere lokaleudlån Transparent Effektive arbejdsgange Regler og kriterier skal være dynamisk synlige Nemt at få overblik, få klik Sammenhæng til back end og til teknisk personale - herunder ikke mindst låsesystemer Tildelingskriterier ind i løsningen - synligt og operativt Effektivitet Synliggør ubrugte faciliteter Udnyt vores ressourcer bedst mulig Tællinger og overvågning af udnyttelse Aflysning og "last call" muligheder Sammenhæng til alle lokaler - også skolernes 4

5 Bedre service Stort set alle kommuner arbejde intensiveret med at fremme frivillighed. Det skal være nemt for de frivillige at få hjælp af kommunen. Fra målhierarkiet Genbrug tidligere ønsker/bookninger Klare det hele på en gang - også ekstraydelser, udstyr m.v. Søge bredt og åbent såvel som specifikt Genbrug af data mellem foreningers løsninger og kommunen Åbent hvem der ønsker og har hvilke faciliteter Regler og kriterier skal være dynamisk synlige Nemt at få overblik, få klik Uddybning Mange foreninger, men også private, har brug for at kunne ønske det de ønskede sidste år eller sidste gang. Det er mere reglen end undtagelsen at der er brug for ændringer. Derfor er det ønskeligt at løsningerne kan præsentere brugeren for hans/hendes tidligere ønsker/bookninger og gøre det muligt for brugeren at genbruge Når der ønskes en facilitet er det væsentligt at brugeren kan ansøge om eller booke de ekstraydelser/faciliteter der er brug for. Ved et møde f.eks. en bordopstilling, projektor, tavler m.v. I forbindelse med sport f.eks. udstyr. I forbindelse med arrangementer måske forplejning o.lign. For brugerne medfører det i dag ofte en ekstra runde, at få de ting på plads, og for kommunen ekstra arbejde med at modtage bestillinger og matche med ansøgninger/bookninger Nogle ansøgere ønsker en bestemt facilitet på et bestemt tidspunkt. De skal have mulighed for at søge specifikt. Andre er åbne overfor sted, tid og måske endda også aktivitet f.eks. 5 venner der kunne tænke sig at prøve en eller anden sportsgren en aften i februar. Forskellige grader af åben/specifik søgning muliggør også sæsonbookninger. Når foreningen har fået tildelt sine faciliteter, har de brug for at kunne videreformidle tiderne til hold i foreningen, ligesom det er relevant for kommunen at vide hvilke hold der bruger hvilke faciliteter. Det har også betydning for aflysninger. Det vil spare tid og øge træfsikkerhed i koordination. Punktet opfyldes mest effektivt ved at løsningerne anvender samme standarder til kommunikation om ressourcetildeling. Når en bruger ansøger om/booker en facilitetet skal det være synligt hvem ellers der ansøger/har booket faciliteten. Det skal være åbent for alle hvem det offentlige har allokeret ressourcer til. Det skal også muliggøre at brugerne kan kontakte hinanden for eventuelt at kunne overtage hinandens tider. Og det skal endelig fremme, at man ønsker andre faciliteter og tidspunkter end de mest populære ifm sæsonønsker, altså mange ønsker på en særlig facilitetet på et særligt tidspunkt vil kunne fremme, at brugeren ønsker andre faciliteter. Særligt hvis tildelingskriterierne samtidig er synlige. På moderne dansk kaldes det nudging altså små venlig puf der påvirker ansøgernes adfærd. Vi kan også kalde det en proaktiv konfliktløsning. Som det fremgår ovenfor skal tildelingskriterier være åbne og synlige, og vises dynamisk. Altså når brugeren ønsker en bestemt facilitet kl , som tildelingskriterierne prioriterer til en lokal folkeskole, så skal det fremgå i den kontekst, at brugerens ønske kunne imødekommes, hvis ikke skolen skal bruge faciliteten. Løsningen skal kunne give brugeren overblik ud fra ethvert behov: Hvilke faciliteter kan bruges til denne aktivitet? 5

6 Hvilke faciliteter er ønskede/tildelte i denne periode, på disse ugedage, på dette tidspunkt? Hhv. hvilke faciliteter er frie? Hvilke ønsker har vi fremsat? Hvad har vi fået tildelt? Hvad havde vi sidste år? Det er væsentligt at brugergrænsefladen ikke bygges op efter den underliggende database, med mange klik og detaljer, men kan identificere brugeren ved log in og stille de typiske behov hurtigt til rådighed, samt de søgninger/opgaver brugeren de forrige gange har anvendt. Effektivitet Effektivitet har to ben effektive arbejdsgange og effektiv ressourceudnyttelse, altså udnyttelse af faciliteter. De sidste ben udfordres af, at brugerne tenderer imod at ønske mere tid og flere faciliteter end de i praksis har brug for. Ofte skal ønsker for en sæson indsendes 3-6 måneder før sæsonen. På det tidspunkt ved brugeren ikke hvor mange hold og aktiviteter de i praksis vil få brug for. De ønsker sig derfor mere så de er sikker på at kunne afvikle deres aktiviteter. Fra målhierarkiet Sammenhæng til back end og til teknisk personale herunder ikke mindst låsesystemer Tildelingskriterier ind i løsningen - synligt og operativt Uddybning I back end hos sagsbehandlere og teknisk personale arbejdes med en række andre redskaber. Fra fagsystemer, til kalendersystemer, papirmapper m.v. Snitfladerne mellem de forskellige systemer og selvbetjeningsløsningerne er enten indlejret i fagsystemerne, eller sker gennem indtastning, indskrivning, samtaler m.v. Altså manuel koordinering af data og hændelser. Et meget konkret område er låsesystemer, når en bruger skal have adgang til en facilitet, der enten er ubemandet eller det er uden for åbningstid. Hvis der skal udleveres fysisk nøgle, er der arbejde med dels udlevering og tilbagelevering. Hvis der skal åbnes døre, skal kommunen sende en mand. Derfor arbejdes med at snitflader til elektroniske låsesystemer (fx baseret på sygesikringskort eller indtastning af koder) og til alarmsystemer. Alle kommuner har tildelingskriterier, der f.eks. prioriterer visse brugere eller brugergrupper til bestemte faciliteter højere end andre. Det kan være at børn har fortrinsret frem til kl , eller skoler indtil kl osv. Disse regler regulerer hvordan lokaler fordeles for sæsonen, når der er konfliktende ønsker. For at sikre en effektiv og transparent fordeling skal reglerne kunne anvendes af selvbetjeningsløsningen og vises dynamisk. Hvis der f.eks. er tre brugere der ønsker samme facilitet på samme tidspunkt er det ønskeligt at systemet selv vejleder brugerne om hvordan deres ønsker vil blive prioriteret. 6

7 Synliggør ubrugte faciliteter Tællinger og overvågning af udnyttelse Aflysninger og last call muligheder Sammenhæng til alle lokaler også skolernes Det skal naturligvis være muligt for kommunerne selv at indskrive og rette deres tildelingskriterier, som ikke er ens på tværs af kommunerne. Det skal være synligt for både brugerne og kommunen hvilke faciliteter der ikke bruges. Det vil dels kunne fremme at faciliteterne bruges i ydertidspunkterne. Dels fremme at kommunen kan optimere sin anvendelse af faciliteterne og dimensionere korrekt. En haludbygning kan måske undgås, ved at øge anvendelse af andre haller end de mest populære. Kommunerne udfører alle stikprøver, overvågninger o.lign. der fortæller om den faktiske anvendelse af faciliteter. I København har man f.eks. touchscreens hvor brugerne skal registrere den faktiske brug. Disse informationer har betydning for tildeling. Hvis en forening, der har fået tildelt faciliteter til f.eks. 40 brugere, i praksis kun har 20 aktive brugere, bør det have betydning for såvel den aktuelle tildeling, såvel som kommende. Det vil derfor fremme ressourceudnyttelsen, hvis der er integration mellem overvågning af faktisk brug, og tildelingsprocessen. Aflysninger og neddrosling af aktivitet skal kunne indrapporteres via selvbetjeningsløsningen af brugerne, såvel som myndigheden. Et godt designet system, vil sørge for at advisere brugerne automatisk om de aflysningerne kommunen står for f.eks. ved Folketingsvalg, vandskader etc. Er det omvendt brugerne der aflyser, vil det fremme facilitetsudnyttelsen hvis den aflyste tid kan stilles til rådighed for andre brugere f.eks. som en slags last call eller afbudsrejser I stort set alle kommuner administreres skolernes lokaler af skolerne. Det betyder at store og specialiserede faciliteter ikke anvendes optimalt f.eks. haller, sløjdlokaler, musiklokaler m.v. De bør være en del af denne proces. Hvis kommunerne kan lave aftaler med selvejende institutioner og for den sags skyld andre myndigheder/private om at benytte deres faciliteter skal det også være muligt at tilføje dem. 3. Regler Der er 4 hovedelementer der er nødvendige for at matche en facilitet med en forenings/privats behov: 7

8 Aktivitet F.eks. undervisning, fodbold... Inkl. undertyper og ønsker til udstyr Brugere Hvor mange, alder og køn Sted Fra specifik facilitet til uspecificeret Hvornår Varighed, tidspunkter, gentagelse/en gang Kombineret med oplysning om hvem brugeren er (f.eks. en forening med et specifikt formål), kan faciliteter tildeles ud fra ovenstående beskrivelse af aktiviteter. 4. Informationsbehov For at kunne lave en god lokaleudlånsproces skal: 1. Brugeren kunne se sine igangværende bookninger og typiske bookninger. Det er ikke mindst vigtigt ifm sæsonbookninger, hvor det for mange foreninger blot er en gentagelse af sidste års bookninger. 2. For at adressere optimal ressourceudnyttelse, skal brugeren kunne se hvor stor udnyttelsesgrad han/hun er registreret til at bruge sine tider i igangværende år. Samt oplyste medlemstal 3. Beskrivelse og systematik for lokaler og faciliteter vedligeholdes i dag som minimum både af kulturog fritidsforvaltningerne ifm lokaleudlån, kommunens ejendomsservice og skolerne. Det er muligt at flere vedligeholder data. I Rammearkitekturen arbejdes med en forretningsservice kaldet Ressourcetildeling. Meningen med denne er at alle ressourcer beskrives med en standard, således at data kan deles og synkroniseres. Det vil reducere vedligeholdelsesarbejdet. 5. Processer Der er forskel på den grundlæggende forretningsproces for den årlige sæsonbooking (folkeoplysningsloven) og ad hoc enkeltstående bookninger, som både kommer fra foreninger og private 8

9 Sæsonbooking forretningsproces - As is 1. Brugeren identificerer sig. I praksis kan det godt ske efter at brugeren har beskrevet sine ønsker. Sagsbehandleren/systemet godkender brugeren som en person der kan ansøge om lokaler/faciliteter. 2. Brugeren beskriver sit behov og ønske for næste sæson. Forud har kommunen på forskellige vis informeret om, at ønsker skal være indgivet inden en bestemt dato. Kommunen modtager og journaliserer ansøgningen (kan være i sagssystem og fagsystem) og returnerer en kvittering med ønskerne. Det kan foregå fuldautomatisk, såvel som helt analogt 3. Kommunen modtager løbende ønskerne frem til deadline, hvorefter der udarbejder et forslag til fordeling 4. Ved konflikter dvs mange ønsker på samme facilitet i samme tidsrum afvikles en dialogfase med foreningerne og teknisk personale. Herefter fastsættes den endelige fordeling der formidles til foreningerne og teknisk personale. 5. Da der er flere måneder fra ansøgning til tildeling, til holdstart - kan det være at foreningen ikke får brug for lige så mange timer som først ansøgt. I det tilfælde meddeler nogle brugere at behovet har vist sig mindre. Kommunen registrerer det ændrede behov og genfordeler evt. 6. Foreningerne har herefter en opgave med at fordele tider internt. 7. Hvis der er gebyr eller betaling forbundet med at brugeren får tildelt en facilitet faktureres det og brugeren betaler. 8. Teknisk personale stiller faciliteter til rådighed løbende og de anvendes løbende. Ind i mellem registreres den faktiske anvendelse. Sæsonbooking forretningsproces - As is med Hotspots Løser kun delvist behov. Ikke transparent Lavt incitament til realistisk/faktisk forhold mellem ønsker og anvendelse Tildeling i regneark eller andre modeller Låsesystemer uden for åbningstid. Anvendelsesgrad er ubelyst/ikke-gyldig 9

10 De centrale udfordringer er: Bookingløsningerne løser kun delvist behovet. De er ikke transparente mht tildelingskriterier, sidste års bookinger, sammenhæng mellem ønsker og sidste års registrerede anvendelse eller medlemstal Selve tildelingen styres ofte via regnemodeller. Hvor faciliteternes kapacitet sammenholdes med ønskerne. Der er lav incitament for foreningerne til kun at ønske det man faktisk har behov for. Det betyder at faciliteterne ikke udnyttes godt nok og at andre brugere ikke får deres ønsker opfyldt på trods af der faktisk er ledig kapacitet. Det tekniske personale er dyrt hvis der skal åbnes faciliteter uden for normal åbningstid. Anvendelsesgraden af faciliteter er ubelyst, eller hvis den registreres, ofte tvivlsom. F.eks. ved at der er talt i en periode. 10

11 Enkeltstående bookninger Enkeltstående bookinger er anderledes. Foreningen eller den private aktører booker. Herefter tildeles facilitet hvis den er ledig. 11

12 Applikationsarkitektur To-Be Figur 1 Applikationsarkitaktur for administration af foreninger og lokaleudlån Den fremtidige applikationsarkitektur for området omhandler både foreningsadministration og lokaleadministration. Ovenstående diagram viser at det kan deles op i to systemer, der understøtter både selvbetjening og administration af de to områder. I det følgende beskriver vi hver af de 4 processer mere detaljeret og viser hvordan de kan understøttes af logiske applikationer og hvordan de deler oplysninger via logiske applikationsservices 1. 1 En applikationsservice er en logisk afgrænsning, der indkapsler processer, information og regler for en afgrænset del af forretningen og stiller den til rådighed for applikationer via en eller flere publicerede grænseflader. Applikationsservicen kan afvikle sine processer via et servicekald (SOA) fra applikationer. En implementering skal understøtte den logiske grænseflade herunder at give besked om ændringer i de informationer, den har ansvar for. En applikationsservice skal kunne implementeres som en distribueret service (proxy-service, central service og lokal service og udveksle information mellem disse). En applikation er en logisk afgrænsning, der anvender en eller flere applikationsservices til at udføre procestrin og den koordinerer deres anvendelse f.eks. via en brugerdialog eller en automatisk udførelse (EDA). Den har et koordinationsansvar, men ikke noget informationsansvar (gemmer ingen information).. Applikationer og applikationsservices er uafhængige af teknologi og kan udvikles og implementeres helt eller delvist som en del af et fysisk system eller som et selvstændigt fysisk system. 12

13 Vi forestiller os selvbetjeningsapplikationer: Forening (applikation) og Facilitetsudlån (applikation) det kan være den samme men grundlæggende to forskellige ting. Sammenhængen mellem en forening og dens udlån af faciliteter skal findes i aktiviteten Visiterer forening til faciliteter som sagsbehandleren udfører. Det er gennem denne aktivitet at foreningen og dens egenskaber bliver kendt overfor facilitetsudlån. Sagsbehandleren benytter også applikationer: Foreningsadministration (applikation) og Facilitet (Applikation). Applikationerne bruger applikationsservices. Sammenhængen mellem selvbetjeningsapplikationerne og sagsbehandlingsapplikationer fremkommer ved at de benytter fælles applikationsservices. Foreninger registreres i Organisationsservice som interessefællesskaber, fordi den har alle de egenskaber som et foreningsregister har behov for relationer til medlemmer, bestyrelse og deres tegningsret, adresser og virksomhed hvoraf cvr-nummer fremgår. Kommunikation foregår via dokument som relaterer til sag som udfører automatisk journalisering. Udgående dokumenter går via Digital Post til foreningerne. Faciliteter registreres i en (ny) Facilitetstyring (Service). Faciliteterne har tilknyttet en kalender og er klassificeret efter deres forskellige egenskaber. Foreningerne kan registrere deres aktiviteter i en aktivitetskalender, og de er tilsvarende klassificeret efter aktivitetens egenskaber (behov for faciliteter). Foreningerne får visiteret deres grundlæggende aktiviteter til facilitetsstyring (service) af sagsbehandleren. Denne visitation er med til at opsætte det søgefilter, der bevirker at foreningen kun fremsøger relevante faciliteter. Når en facilitet er registreret vil dens kalender afspejle hvilke foreningsaktiviteter, der har relationer dertil. Relationerne kan være at de ønsker at benytte faciliteten til en foreningsaktivitet og hvilken prioritet faciliteten har i forhold til andre tilsvarende faciliteter eller andre perioder. Faciliteter disponeres (fordeles) efter gennemsigtige fordelingskriterier. Hvis en forening ser, at en facilitet er ønsket af en anden forening der har højere rang, giver servicen mulighed for at finde en anden mulig facilitet eller et andet tidspunkt. Det vil også være muligt, at foreningen kontakter den anden forening med henblik på at bytte tider eller facilitet. Facilitetsstyringen vil både kunne administrere ad hoc og sæson administration. 13

14 Figur 2 Selvbetjener foreningsoplysninger Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Vedligeholder foreningsoplysninger Procestrinnet registrerer foreningen, dens navn, formål og hjemsted. Foreningen klassificeres. Dens bestyrelse og deres roller (tegningsret), samt bestyrelsen vedtægter. Foreningen kan løbende ændre oplysningerne og søge efter historiske oplysninger. Når foreningsoplysningerne er ændret får sagsbehandleren mulighed for at godkende foreningen til tilskud mv. Forening (Applikation) er en webapplikation, der understøttes af en række services: Organisation (Service) kan registrere foreninger og interessefælleskaber. Klassifikation (service) bruges til at opmærke foreningerne med forskellige oplysninger. Dokument (Service) kan registrere indgående og udgående dokumenter: Ansøgninger, bevillinger, afgørelser, vejledninger, vedtægter osv. 14

15 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Ansøger om foreningstilskud Indhenter børneattest Modtager DigitalPost og advis Procestrinnet giver mulighed for at foreningen kan søge forskellige former for medlems- og lokaletilskud. Dette procestrin giver mulighed for løbende at indsende erklæring om inhentelse af børne attest, hvis foreningen har behov herfor. Foreningen kan modtage alle breve og dokumenter fra myndighederne via Digital Post. Forudsætningen er, at foreningen har et cvr-nummer. Forening (Applikation) understøtter ansøgningen med skabeloner og giver mulighed for at se tidligere ansøgninger. Den understøttes af Organisation (Service) der bruges til at læse alle relevante oplysninger, der skal anvendes i ansøgningerne. Dokument (Service) registrerer den formelle ansøgning. Forening (Applikation) understøtter ansøgningen med skabeloner og giver mulighed for at se tidligere erklæringer. Den understøttes af Organisation (Service) der bruges til at læse alle relevante oplysninger, der skal anvendes i erklæringen. Dokument (Service) registrerer den formelle erklæring. Det bør overvejes at kalde rigspolitiets børneattestservice direkte DigitalPost (System) bliver obligatorisk i 2013 for virksomheder. Alle formelle dokumenter til foreningen kan tilgå foreningerne med cvr-nummer og dermed behøver myndigheden ikke at have mange forskellige kontaktkanaler. Dokument (Service) vil kunne sende til Digital Post med en agent. 15

16 Figur 3 Administrerer foreninger 16

17 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Administrerer foreninger - Godkender forening formål, hjemsted, tegningsret mv. - Administrerer medlemstilskud - Administrerer udviklingstilskud - Administrerer lokaletilskud Benytter foreningsadministration (Applikation) som understøttes af følgende services: Organisation (Service) som primær registrering af oplysninger om foreninger Dokument (Service) til at finde formelle ansøgninger, vedtægter og gemmer afgørelser Økonomi (System) til at udbetale foreningstilskud. Sag (service) kan foretage automatisk journalisering af alle dokumenter i dokument (service). Digital Post (system) leverer al udgående post via dokument (service). 17

18 Figur 4 Selvbetjener lokaleudlån Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Modtager DigitalPost og advis Foreningen kan modtage alle breve og dokumenter fra myndighederne via Digital Post. Forudsætningen er, at foreningen har et cvr-nummer. Giver mulighed for at skrive til foreninger uden at holde styr på hvem der er kontaktperson - formand eller kasserer. Foreningen kan selv sætte advisering (mail eller SMS) op. Man kan også bruge Nem SMS fra kommunen til at advisere om evt. aflysninger eller ændringer DigitalPost (System) bliver obligatorisk i 2013 for virksomheder. Alle formelle dokumenter til foreningen kan tilgå foreningerne med cvr-nummer og dermed behøver myndigheden ikke at have mange forskellige kontaktkanaler. Dokument (Service) vil kunne sende til Digital Post med en agent. 18

19 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Udvælger og prioriterer faciliteter Kontakter konfliktende forening (ad hoc) Dette procestrin er det centrale i selvbetjeningen. Det kan understøtte sæson og ad hoc ansøgninger. Foreningen indlægger sine aktiviteter i applikationens aktivitetskalender som lagrer disse i servicen. Med aktiviteterne og deres behov for faciliteter søges efter faciliteter, der opfylder behovet. Faciliteterne prioriteres. Det fremgår hvis der er andre foreninger, der har disponeret over faciliteterne eller også har ønsket dem. Når sagsbehandleren har fordelt faciliteterne, vil de stå som til disposition for foreningen. Den interne fordeling i foreningen på hold osv. Foregår også via dette procestrin. Hvis en forening ikke har behov for at disponere over faciliteten foregår det også via dette procestrin. Det vil være muligt at udsøge tidligere brug af faciliteter via dette procestrin. Applikationer giver mulighed for at kontakte en konfliktende forening eller sagsbehandlere af andre anlæg, så de indbyrdes kan løse deres ønsker. Facilitetsudlån (Applikation) understøtter brugeren i søgning af faciliteter og i at indlægge aktivitetskalender. Formelle ansøgninger registreres i Dokument (Service). Facilitetsstyring (Service) er det sted hvor alle registreringer af faciliteter og aktiviteter og deres status skal foretages. Dokument (service) og Digital Post (System) kan advisere om kontakt den enkelte forening kan sætte mail-advisering eller smsservice op i Digital Post. 19

20 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Melder afbud Hvis en forening ikke kan udnytte de faciliteter de har fået stillet til rådighed kan de ophæve disponeringen via dette procestrin, hvormed faciliteten kan disponeres til anden side. Hvis en anden forening har ønsket denne facilitet med en højere prioritet, vil de modtage advisering om at faciliteten er til disposition. Facilitetsudlån (Applikation) Bruger Digital post advisering af anden forening. 20

21 Figur 5 Administrerer udlån af faciliteter Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Visiterer forening til faciliteter Visiterer forening til faciliteter er det procestrin, der opsætter søgekriterier for foreningens facilitetssøgning. Facilitet (applikation) Organisation(service) til at læse foreningsoplysningerne. Facilitetsstyring (service) til at modtage foreningens søgekriterier vedrørende faciliteter. 21

22 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Fastsætter endelig fordeling Administrerer adgang til faciliteter Det procestrin der løser konfliktende ønsker om lokaleudlån Er tænkt som en automatisk proces, der sender stregkode o.l. til foreningen som adgangsbillet til faciliteten. Denne proces udarbejder også den formelle lånekontrakt. Facilitet (applikation) Facilitetsstyring (service) til at udsøge konflikter og fastsætte hvilken forening der skal tilgodeses. Dokument (service) til at læse de formelle ansøgninger om lokaleudlån. Facilitet (applikation) Fremfinder udnyttelse af faciliteter Registrerer adgang og anvendelse Vedligeholder facilitetsoplysninger Er det procestrin, der understøtter administrationen med statistik om udnyttelse af faciliteter mv. Er tænkt som en automatisk proces, der opdaterer oplysningerne direkte i falitetsstyring på baggrund af foreningens anvendelse af stregkode, nøglekort o.l. Oprettelse, vedligeholdelse og opmærkning af faciliteter. Facilitet (applikation) Facilitetsstyring (service) til at udsøge udnyttelse af faciliteter. Facilitetsstyring (service) til at registrere anvendelsen af facilitet. Understøttes primært af Facilitet (applikation) som igen trækker på nedenstående services: Facilitetsstyring (service) der holder alle faciliteter og foreningsaktiviteter. Den understøttes af Organisation (Service) hvor både foreningerne findes men også med oplysninger om afdelinger og tilknyttede virksomheder, der administrerer og vedligeholder faciliteterne. Klassifikation (Service) der kan medvirke til at opmærke faciliteterne på forskellig vis. 22

23 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrinnet Disponerer facilitet til vedligeholdelse Fastlægger regler til fordeling af faciliteter Disponerer rengøring mv Stiller faciliteter til rådighed (ad hoc) Procestrin der gør, at en facilitet ikke kan udlånes. Hvis det allerede er udlånt kan der gives besked til den forening, der bliver berørt. Det er disse regler, der afgør graden af automatisk konfliktløsning. De skal udtrykkes som facilitetsudsøgning og point eller lignende. Procestrin, der tildeler rengøringstid til rengøringspersonale og indlægger dette i facilitetskalenderen. Men det kan også være scenepersonale til et teater m.v. Er tænkt som at facilitetens tilsyn åbner og lukker når det er nødvendigt. Kan også benyttes af regøringspersonale. Understøttes primært af Facilitet (applikation) som igen trækker på nedenstående services: Facilitetsstyring (service) der holder alle faciliteter og foreningsaktiviteter. Facilitet (Applikation) Facilitetsstyring (service) der holder alle faciliteter og foreningsaktiviteter. Facilitetsstyring (service) der holder alle faciliteter og foreningsaktiviteter. Manuel proces men personen vil kunne se oplysninger om hvile faciliteter der skal åbnes og lukkes via en app der læser direkte på Facilitetsstyring (service). 6. Migrering På kort sigt vil det ikke være muligt at basere selvbetjeningsløsningen på to-be situationen, fordi det ikke kan påregnes at alle applikationsservices vil være udviklet og tilgængelige. Forudsætning for at anvende en logisk applikationsservice, er at den er defineret og implementeret. Nedenfor prøver vi at redegøre for hvilke muligheder vi ser. Applikationsservice Status Handling Klassifikation (service) og Organisation (Service) som tilgængelig service for selvbetjeningsløsning. De to services er specificeret som en del af sag- og dokumentstandarderne og findes implementeret Selvbetjeningsleverandørerne kan udvikle en service selv eller købe brugsret fra Axapoint. Organisation som selvstændig service findes som Open Source. KOMBIT anskaffer Klassifikation og Organisations service som også vil kunne bruges. De forventes klar i

24 Applikationsservice Status Handling Organisation (service) Det er kun 5 kommuner der har APOS2. Der findes en Open source udgave af Organisation (service) der vil kunne indgå i lokaleudlånssystemer. Dokument (service) Klassifikation (service) Sag (service) Facilitetsstyring (service) Findes som Open Source, men i en ældre udgave. Flere leverandører har en implementering af dokument (Service). Selvbetjeningsleverandørerne har en interesse i at udstille oplysninger med dokument standarderne. Dokument (service) kan rumme metadata om både almindelige dokumenter og om xmldokumenter. De fysiske dokumenter vil aldrig være gemt i dokumentservicen men være gemt et filsystem eller et cms-system. Dokument (service) indeholder en reference til det fysiske dokument. Findes ikke som Open Source. Den findes som specifikation (standard). Er implementeret i flere ESDHsystemer Er ikke specificeret eller udviklet. Men vi går ud fra, at der findes mange forskellige standardsystemer, der kan løse opgaven. Selvbetjeningsleverandøren vil kunne tilbyde de tilsluttede kommuner at bruge en organisationsservice. Det skal sikres, at der findes en dokument(service) der kan anvendes og at den kan integrere til ESDH-leverandørernes løsning. KOMBIT stiller en Dokument (Service) til rådighed i løbet af Er ikke en del af selvbetjeningssystemerne. Leverandører af facility managment systemer eller lokaleudlånssystemer inviteres til at medvirke til at udvikle en standard, som kan anvendes. 24