Opsætning af mappe- og filstruktur

Transkript

1 Opsætning af mappe- og filstruktur 5. februar 2016 Indhold 1 Gamle kundelister Kundenummer Strukturering af kundefiler Filplacering Mappeopsætning Eksempler på opsætningsmuligheder Eksempel 1, kundefiler i årsmapper Eksempel 2, alle års kundefiler i én kundemappe Eksempel 3, kundefil placeret i kundemappe med andre filer og arbejdspapirer Anvendelse af opsætningen Personligt regnskab Oprettelse 1. år, eksempel 1 og Oprettelse 1. år, eksempel Oprettelse efterfølgende år

2 1 Gamle kundelister I henholdsvis Skat Classic og Revisoft var det muligt at have alle kunderne i en kundeliste. Herfra kunne den enkelte kunde vælges. De gamle skatteprogrammer fandt selv kunden frem i det skatteår man ønskede at arbejde i. Kundeliste i Skat Classic: Kundeliste i Revisoft: Denne kundeliste eksisterer ikke længere på samme måde i Skat Nova. I Skat Nova arbejdes der med åben filstruktur. Dette betyder, at kundefilerne kan placeres helt efter eget valg. Lige som når man gemmer en Excel eller Word fil

3 Det er dog muligt at få hjælp af Skat Nova til at lave en form for struktur over alle kunderne og kundefilerne. 1.1 Kundenummer I henholdsvis Skat Classic og Revisoft indgik der i kundelisten, vist i foregående afsnit, et kundenummer/kendetegn. I Skat Nova kan du efter konverteringen eller ved opstart af ny kunde angive kundenummer under basisoplysninger. Det kan være en fordel at angive kundenummer. Skat Nova kan ved gem af kundefilen hjælpe på vej til at skabe struktur over kundefilerne. Det er i den forbindelse, at kundenummer kan være vigtigt for denne struktur, alt afhængig af den valgte opsætning. 2 Strukturering af kundefiler I forbindelse med installationen af Skat Nova er det muligt, at angive hvor kundefilerne skal placeres. Stihenvisningen kan også rettes efterfølgende. Det er muligt at låse stihenvisningerne, således at brugerne ikke kan ændre i disse. Låsning af indstillingen fremgår af installationsvejledningen. Der henvises til denne for låsning af stihenvisningerne. 2.1 Filplacering Under installationen af Skat Nova eller efter Skat Nova er installeret, kan vi angive hvor vi gerne vil have vores kundefiler placeret. Opsætning af denne placering sker fra menuen Værktøj og Indstillinger. Her fra vælges fanen Stier. Under stier angives hvor indeværende års og sidste års kundefiler skal placeres

4 2.2 Mappeopsætning Efter vi har angivet hvor vi ønsker kundefilerne placeret, kan der foretages 2 yderligere indstillinger, som vil kunne hjælpe med til at skabe struktur over kundefilerne. Fra fanen Generelt kan følgende 2 opsætninger til vælges: Postfix til sti krydses af såfremt der ønskes oprettet en kundemappe hvor i den/de enkelte kundefiler skal gemmes. Præfix til filnavn anvendes såfremt Skat Nova skal angive et forslag til hvad navnet på filen skal være. Nederst ses resultatet af den valgte opsætning. Der er i ovenstående eksempel anvendt Kundenummer Fornavn, person 1 i opsætningen. Der er mulighed for flere valgmuligheder i ovenstående kombinationer. Ved anvendelse af fornavn, medtages kun fornavn ikke fornavn og efternavn. I nedenstående eksempler i afsnit 3 er anvendt samme kombination af opsætning. Anvendes anden kombination, vil nedenstående muligheder bliver der efter

5 3 Eksempler på opsætningsmuligheder Nedenfor er vist 3 eksempler på hvordan opsætningen kan foretages med hensyn til struktur og filplacering 3.1 Eksempel 1, kundefiler i årsmapper I dette eksempel er kundefilerne opdelt med en mappe for hver kunde. Kundemappen er her ud over opdelt på år, således at alle kunder har en mappe for hvert år. Ønskes denne opsætning skal følgende 2 indstillinger aktiveret: I og med kundenummer indgår som en del af henholdsvis postfix og præfix, så skal kundenummer udfyldes under Basisoplysninger 1. Fanen stier skal henvise til mappen for det enkelte skatteår. 1 Anvendes anden kombination i opsætningen, som fx fornavn og efternavn, bliver opsætningen ikke som vist i eksemplet. Kundenummer vil der med heller ikke være påkrævet under Basisoplysninger - 5 -

6 3.2 Eksempel 2, alle års kundefiler i én kundemappe I dette eksempel er den enkelte kundes filer samlet i én mappe for alle indkomstårene. Ønskes denne opsætning, skal følgende 2 indstillinger sættes op således. Det er vigtigt at denne opsætning er fuldstændig identisk år for år, ellers bliver de enkelte skattefiler ikke gemt i den samme mappe. I og med kundenummer indgår som en del af henholdsvis postfix og præfix, så skal kundenummer udfyldes under Basisoplysninger 2. 2 Anvendes anden kombination i opsætningen, som fx fornavn og efternavn, bliver opsætningen ikke som vist i eksemplet. Kundenummer vil der med heller ikke være påkrævet under Basisoplysninger - 6 -

7 3.3 Eksempel 3, kundefil placeret i kundemappe med andre filer og arbejdspapirer. I dette her eksempel bliver den enkeltes kundefil placeret i den kundemappe 3, som anvendes til alle andre typer arbejdspapirer mv. Det kan også være, der er undermapper i den enkelte kundemappe. Dette er dog uden betydning for opsætningen. I dette her tilfælde, skal stier se således ud. Når der trykkes på gem, vil Skat Nova foreslå at kundefilen gemmes i mappen Kunder. Det er så herefter muligt at klikke sig direkte ned i den specifikke kundemappe og trykke på gem. På fanen Generelt vil der med fordel kunne foretages følgende opsætning. 3 Kundemappen er allerede oprettet og anvendt - 7 -

8 Skat Nova fremkommer derved med et forslag til hvad kundefilen kan hedde. Det er altid muligt at give kundefilen et andet navn

9 4 Anvendelse af opsætningen De gamle kundelister som vi kender fra Skat Classic og Revisoft eksisterer som nævnt ikke længere. Til trods for dette er stadig muligt at udsøge den enkelte kunde der ønskes arbejdet med. Fra Skat Nova aktiveres Åben eksisterende kunde. Her fra vil det være muligt at søge sig frem til den enkelte kunde/kundefil alt afhængig af den valgte opsætning ovenfor i afsnit 3. I øverste højre hjørne kan der ske søgning af kunden/kundefilen. Hvis der fx søges på kundenr 4. så vil resultatet i form af den enkelte kundes mapper med tilhørende kundefiler kunne ses, hvor kundenummer indgår som henholdsvis mappenavn (præfix) og filnavn (postfix). Søgningen er sat således op, at Skat Nova kun søger på filer for det pågældende skatteår vi befinder os i. I dette her tilfælde Resultatet af en søgning på 111 er at jeg kan se både en kundemappe hvor 111 indgår som en del af mappenavnet samt én kundefil, hvor 111 indgår som en del af filnavnet. PÅ den måde kan kunder/kundefiler hurtigt søges frem. 4 I dette her eksempel er anvendt opsætning fra punkt

10 5 Personligt regnskab Arbejder der med personligt regnskab, så dannes der ud over skattefilen også en fil med rapporten. Filen med det personlige regnskab dannes i Årsafslutning. Filen fra Skat Nova og filen fra Årsafslutning skal hænge sammen. Sammenkoblingen af de 2 filer sker i Skat Nova under Basisoplysninger. Alt afhængig af hvilken af opsætningerne der er valgt ovenfor, med hensyn til placering af skatteberegningsfilen, så skal følgende iagttages. 5.1 Oprettelse 1. år, eksempel 1 og 2 I forbindelse med oprettelse af det personlige regnskab første gang, er det muligt at få Skat Nova og Årsafslutning til at danne ovenstående link fuldautomatisk. Du skal som bruger ikke foretage dig noget som helst. Dannelse af det fuldautomatiske link kan kun ske, såfremt der gøres brug af opsætningen i ovenstående eksempel 1 og 2. Dannelsen af det fuldautomatiske link sker ved under Værktøj og Indstillinger at vælge fanen Stier. Her skal der sættes flueben i boksen Årsafslutningsfil dannes samme sted som fil med Skat Nova data

11 5.2 Oprettelse 1. år, eksempel 3 Anvendes opsætningen i eksempel 3, så skal linket imellem de 2 filer skabes af brugeren selv. Ved anvendelse af eksempel 3 er det vigtigt, at der efter dannelsen af det personlige regnskab i Årsafslutning, sker en manuelt gem af kundefilen. Fra menuen Fil vælges Gem som. Placeringen af kundefilen 5 bestemmer bruger selv. Årsafslutning afsluttes og der vendes tilbage til Skat Nova. Det er nu meget vigtigt, at der skabes forbindelse imellem den netop gemte Årsafslutningsfil og Skat Nova. Forbindelsen skabes i Skat Nova under Basisoplysninger. Her rettes til den fil, der netop er gemt i kundemappen. Tryk på den gule mappe og udpeg den netop gemte rapporteringsfil. 5 Årsafslutningsfilen med det personlige regnskab

12 5.3 Oprettelse efterfølgende år Efter 1. år, skal der uanset hvilken af opsætningerne, der er anvendt ovenfor, ske manuel oplinkning af rapporteringsfilen i Skat Nova. Årsrulning af kundefiler og oplinkning sker på følgende måde. 1) Skat Nova åbnes for det nye år. Her efter åbnes Skat Nova filen fra sidste år. Efter filen er åbnet op, så er skattefilen årsrullet og kan straks gemmes. 2) Årsafslutning åbnes uden om Skat Nova og rapporteringsfilen åbnes. Årsskifte sker ved at trykke på Når årsskiftet er foretaget, gemmes filen ved at trykke gem. Placeringen af kundefilen sker manuelt af bruger. Årsafslutning lukkes. 3) I Skat Nova under Basisoplysninger skal den nye Årsafslutningsfil udpeges. Tryk på den gule mappe udpeg den netop årsrullede rapporteringsfil fra punkt 2. 4) Skat Nova filen gemmes og årsrulningen er fuldført og der kan arbejdes videre