1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt.

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET HEALTH Møde den: 01. oktober 2013, kl Mødelokale: 121B, bygning 1611 Fakultetets samarbejdsudvalg REFERAT Deltagere: Allan Flyvbjerg, Anne Marie Bundsgaard, Peter Holm-Nielsen, Jens Heidmann, Bertha Beck Mortensen, Lene Hee Christensen, Diana Gyldenløve, Kim Sørensen, Thomas G. Jensen, Annette Kudahl Jensen, Søren K. Kjærgaard, Steen Harrit Jakobsen, Birgit Honoré. Afbud fra: Steffen Junker, Kristjar Skajaa, Karin Borup Jensen, Hanne Mohr Referent: Annett Bülow Aagaard. Liselotte Westerby deltog under punkt 5-7. Marianne Hokland deltog under punkt 10. Dato: 4. november 2013 Sagsnr.: SUN Ref: BH/aba Side 1/7 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet d. 20. juni 2013 Referatet fra mødet den 20. juni 2013 blev godkendt. 3. Økonomi Dekanen orienterede kort om fakultetets økonomi jf. Health kvartalsrapport for 2. kvartal. Første halvår 2013 viser et underskud på 3 mio. kr., hvilket skyldes periodiseringer på såvel indtægts- som omkostningssiden, som forventes udlignet i andet halvår af 2013, og derfor fastholdes forventningen til årets resultat på minus 10 mio. kr. Desuagtet, at der kan forventes et godt resultat for Health under ét betragtet, står det samlede Aarhus Universitet overfor økonomiske udfordringer, der kan få afsmittende effekt på budgettet for Health. Det må forventes, at der også på Health vil skulle ske tilpasninger af fakultetets drift givet den samlede økonomiske ramme for universitetet dekanens forventning er for nuværende, at tilpasninger fx vil kunne ske ved naturlig afgang. Frem til 1. november 2013 melder institutlederne på Health deres økonomi ind til forretningscontrollerne i Økonomi, som derefter udarbejder dekanens budgetforslag for Peter Holm-Nielsen bemærkede, at økonomiske ubalancer som udgangspunkt bør oprettes dér, hvor de er opstået. Bertha Beck Mortensen spurgte, om det var korrekt forstået, at selv om resultatet år til dato kun viser et underskud på 3 mio. kr., skal der fortsat forventes et underskud på 10 mio. kr. for hele året. Dekanen bekræftede, at dette for nuværende er forventningen. Health Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard Aarhus C Tlf.: sun@au.dk

2 Side 2/7 Peter Holm-Nielsen spurgte til, hvad de yderligere 10 mio. kr. i STÅ indtægter i forhold til 1. halvår 2012 dækker over. Dekanen svarede til dette, at det skyldes et meroptag på medicinuddannelsen, idræt og kandidatuddannelsen i sygeplejevidenskab. Dekanen konkluderede, at det nu er ved at slå igennem, at der er flere studerende, der gennemfører deres uddannelse. Annette Kudahl Jensen spurgte til, hvad dispositionsbegrænsningen for Health på 2,6 mio. kr. dækker over. Dekanen oplyste, at dette blandt andet vedrører budgetregulering og en negativ lønregulering. 4. Temadrøftelse om økonomimodellen på Health Administrationschef Steen Harrit Jakobsen gav et oplæg omkring økonomimodellen på Health, der er i implementeringsfasen. Den nye model skal sikre gennemsigtighed og medfører, at stort set alle indtægter og dermed også alle udgifter føres ubeskåret ud til institutterne. I forhold til rapporteringen medfører det, at der er to processer én for kvartalsrapporterne, som er uændret, og én for budgetprocessen, som er delvis ny. Budgetprocessen kommer fremadrettet til at indeholde dialogmøder, som kan give dekanen et beslutningsgrundlag for at fordele midlerne til institutterne og herunder en ny pulje kaldet dialogpulje, som udgør en andel af basisforskningsmidlerne. Dialogpuljen betyder, at 30 mio. kr. er holdt tilbage i institutternes økonomi og disse fordeles igen ud på baggrund af dialogmøder mellem dekanen og institutterne. Årsager til uddeling af midler kan være: Økonomisk behov i forbindelse med tilpasninger, der tager tid at gennemføre Behov for investeringer her og nu, som først giver afkast senere (f.eks. oprettelse af en ny uddannelse) På dialogmøderne drøfter dekanen og institutlederne ønsker og muligheder for fordeling af de 30 mio. kr. Det er målet med dialogpuljen, at der kan flyttes midler i forhold til den oprindelige fordeling, afhængig af forskellige strategiske satsninger og/eller økonomiske udfordringer. Dekanen spurgte de øvrige FSU medlemmer, hvilke problemstillinger de kan se ved den nye økonomimodel. Peter Holm Nielsen stillede spørgsmålstegn ved, hvad der sker, hvis studentertallet er nedadgående. Bertha Beck Mortensen spurgte til, hvad man gør med centre, der dækker flere institutter. Dekanen kunne på trods at disse væsentlige problemstillinger konkludere, at han ser flere muligheder fremfor risici ved den nye økonomimodel.

3 Side 3/7 5. Orientering om ny stillingsstruktur Dekanen orienterede om den nye stillingsstruktur 2013 for videnskabeligt personale ved Universiteter. Stillingsstrukturen indeholder en række indholdsmæssige ændringer. Der er primært tre nye tiltag, som dekanen skitserede som værende adskillelse af postdoc- og adjunkt/forsker stillingerne, mulighed for ansættelse i tenure-track forløb, og at man nu kan ansættes som professor mso i op til otte år. Peter Holm-Nielsen bemærkede, at der i bilaget omkring orienteringsbrev til universiteterne om stillingsstrukturdrøftelserne står, at indførelsen af et tenure-track forløb er med henblik på at tiltrække de bedste danske og udenlandske medarbejdere. Dekanen understregede, at formålet med et tenure-track forløb er at tiltrække den bedste arbejdskraft og det være sig både udenlandske som danske medarbejdere. Peter Holm-Nielsen spurgte til, hvorfor udenlandske post doc ansættelser ikke tæller med i antallet af ansættelsesperioder som post doc, men at det modsatte gør sig gældende for udenlandske adjunkt ansættelser. Liselotte Westerby ville undersøge, hvad årsagen til dette er. Udenlandske post doc ansættelser tæller ikke med, da tidsgrænsen i stillingsstrukturen gælder for ansættelser ved samme universitet. Derfor kan man godt være post doc i flere år i udlandet og sidenhen blive ansat i op til 4 år som post doc ved AU. Adjunktstillingen derimod har et maksimum på 8 år og det gælder generelt og ikke kun for stillinger ved AU. Det vil sige, at hvis man har været adjunkt på KU eller på et udenlandsk universitet, så tæller det med i de 8 år (red.). Dekanen oplyste, at der i dekanatet og institutlederkredsen er indledt drøftelser af, hvorledes institut og forskningsledere kan medvirke til at løfte ansvaret for videnskabelige medarbejderes karriereudvikling, eksempelvis ved et systematisk arbejde med karriesamtaler og planer (og dermed lever op til henstillingen fra styrelsen). Dekanen tilkendegav, at der arbejdes mod at gøre det obligatorisk at vedlægge en karrieplan, når et institut ønsker en forlængelse af en videnskabelig stilling på adjunktniveau (post.doc, adjunkt og forsker). 6. Bedømmelsesudvalg Dekanen orienterede om sammensætning af bedømmelsesudvalg på Health i henhold til Aarhus Universitets aftalte interne ramme og de deraf afledte retningslinjer for Health: Sammensætning af bedømmelsesudvalg Godkendelse af bedømmelsesudvalg Inddragelse af Akademisk Råd Skærpede habilitetskrav

4 Side 4/7 Dekanen konkluderede, at disse nye retningslinjer er et kvalitetsløft og et værktøj for institutlederne i deres arbejde med at sammensætte et validt bedømmelsesudvalg. 7. Revision af lønkatalog Dekanen orienterede om, at vi på Health -ifølge VIP lønkataloget - skal indlede evaluering og revision af kataloget, således at revisionen kan træde i kraft 1. april kommende år. Revisionen af det nye lønkatalog samt forhåndsaftale vil ligeledes omfatte TAP området. Liselotte Westerby oplyste, at revisionen af lønkataloget indledes med et møde i sparringsgruppen i løbet af efteråret. Det bliver ikke primo oktober som først udmeldt grundet forskellige personrelaterede årsager, men det samlede lønkatalog samt forhåndsaftale for VIP og TAP vil fortsat være klar til den nye lønforhandlingsrunde 1. april Tilbagemelding vedr. MUS som følge af høring Dekanen gav en tilbagemelding om ændringer i MUS-konceptet som følge af høring. De overordnede kommentarer i tilbagemeldingerne er opsummeret i nedenstående 5 kategorier: Paradigme og tilgang Fortrolighed og adgang i AUHRA Samtaleguide Aftaleskema Evaluering Thomas G. Jensen orienterede om, at der på Institut for Biomedicin, som anvender Aarhus Universitets nye MUS koncept, er tilfredshed med konceptet. 9. Forskningslederuddannelsen Dekanen orienterede kort om, at Aarhus Universitet prioriterer lederuddannelse højt. Således er der på Universitetet et skræddersyet forløb målrettet forskere, der leder en større eller mindre gruppe af medarbejdere, VIP og/eller TAP. Lederudviklingsforløbet sætter deltagerne i stand til at reflektere over og bedrive moderne professionel forskningsledelse i praksis. 10. Opfølgning på psykisk APV på Health Marianne Hokland orienterede om handleplanen for den psykiske APV på Health. Det blev pointeret, at det er vigtigt at få identificeret de forhold, der fungerer godt, så disse kan fastholdes og styrkes. Overordnet set viste undersøgelsen, at ansatte på Health trives godt og er dybt engagerede i deres arbejdsopgaver og ligeledes føler sig kompetente og

5 Side 5/7 dygtige. På trods af dette viser undersøgelsen dog også, at der er en del ansatte på Health, der føler sig usikre på fremtiden og stressede. Usikkerheden begrundes hovedsageligt i reorganiseringen, men Thomas G. Jensen pointerede, at han specielt blandt de fastansatte VIP ere oplever, at usikkerheden tager afsæt i en øget konkurrence om forskningsmidlerne, og Thomas G. Jensen foreslog derfor, at dette indarbejdes i handleplanen. Marianne Hokland er enig i disse betragtninger og vil sørge for at få det skrevet ind. Marianne Hokland orienterede desuden om, at et fælles tiltag på Health er at tage hånd om problemstillingen stress, som var et kritisk punkt fra undersøgelsen. Den primære begrundelse for, at ansatte ved Health føler sig stressede er en øget administrativ byrde samt en øget undervisningsbyrde grundet større studenterindtag. Der er skitseret en række initiativer, der har til formål både at begrænse omfanget af stress men også bedre at kunne håndtere det. Bertha Beck Mortensen bemærkede, at det er vigtigt, at der sørges for, at der er handling bag initiativerne, så det ikke blot fremstår som tomme ord. Bertha Beck Mortensen foreslog derfor, at det kommer til at fremgå af handlingsplanen, hvem der gør hvad og hvordan. Til dette svarede Marianne Hokland, at der er udarbejdet en projektoversigt i tilknytning til handleplanen, hvor det blandt andet fremgår, hvem der er ansvarlig, hvad tidshorisonten er og hvordan projektet gennemføres. 11. Opfølgning på strategidag på Sandbjerg Den samlede ledelse er netop vendt hjem fra Sandbjerg efter en dag med fuld fokus på universitetets nye strategi for Formålet med seminaret var at prioritere de aktiviteter, som hovedområderne og administrationen skal arbejde videre med i 2013 og Dekanen orienterede om, at strategiprocessen på Health skal evalueres i De overordnede overskrifter blev følgende: Forskning: Rekruttering af forskertalenter og topforskere, forskernetværk og forskningssamarbejde og eksterne bevillinger. Uddannelse: Institutionsakkreditering, digitale læringsmiljøer, internationalisering og interdisciplinære uddannelser. Talentudvikling: Strategiske partnerskaber, ph.d.-evaluering og talentforløb. Videnudveksling: Intensivere erhvervssamarbejdet, myndighedsbetjening og efter- og videreuddannelse. Til hver overskrift blev der på seminaret defineret indsatsområder. Det videre forløb er, at dekanerne nu følger op på arbejdet med handleplaner og prioritering af aktiviteterne med medarbejderne på hovedområderne og i de tværgående bånd.

6 Side 6/7 Det er planen, at strategiarbejdet skal ind i en årlig rutine med prioritering af kerneaktiviteter, udarbejdelse af handleplaner m.v. med opfølgning i universitetsledelsen og orientering af bestyrelsen i løbet af efteråret. 12. Rygepolitik Dekanen oplyste, at det lokale samarbejdsudvalg på Skolen for Klinikassistenter, Tandplejere og Kliniske Tandteknikere (SKT) er kommet med et forslag til ny rygepolitik for Health. Dekanen lagde op til en drøftelse af, om FSU skal bære en skærpelse af Aarhus Universitets rygepolitik videre til HSU med afsæt i, at Aarhus Universitet ikke ønsker en differentieret rygepolitik. FSU bemærkede, at flere andre offentlige instanser, som eksempelvis Aarhus Kommune og Aarhus Universitetshospital, har foretaget en indskærpelse af deres respektive rygepolitikker. Derfor har et enigt FSU Health besluttet at opfordre til, at der i HSU sker en drøftelse af, om der er behov for at revidere rygepolitikken for Aarhus Universitet. 13. Orientering om LR 38 Dekanen orienterede om universitetsledelsens beslutning om en vejledende fordeling af den fælles pulje på 58 LR 38 professorstillinger, som anvendes i tæt dialog med institutlederen. Ved ansættelse i en LR 38 professorstilling kan der - ud over stillingsstrukturens kriterier for professorstillinger eksempelvis lægges vægt på stor erfaring på professorniveau med en nærmere bestemt fagdisciplin eller med nye interdisciplinære satsninger i overensstemmelse med Health strategiske målsætninger. Dekanatet arbejder på en konkretisering af kriterierne for ansættelse af en LR 38 professor. 14. Særlig kommunikationsindsats På sidste møde blev det besluttet at iværksætte en særlig kommunikationsindsats omkring ekstern forskningsfinansiering. Det har udmøntet sig i en artikel i Healths nyhedsbrev Inside Health den 1. oktober 2013, hvor Steffen Junker og dekanen har udtalt sig omkring de udfordringer, institutterne står over for i forhold til eksterne forskningsbevillinger. Dekanen orienterede kort om indholdet af artiklen, hvor der blandt andet gøres opmærksom på, at der ofte ikke medregnes de afledte omkostninger ved hjemsøgning af eksterne forskningsbevillinger. Derfor skal forskerne nu forbi institutlederen med budgettet, inden en projektansøgning sendes af sted. Dekanen pointerede, at dette på ingen måde har til formål at kontrollere eller på anden måde forhindre eksterne bevillinger, da disse er afgørende for øgning i Healths økonomiske-, og dermed videnskabelige- og uddannelsesmæssige råderum. Dette har blot til formål at sikre, at der ikke sker en utilsigtet belastning af værtsinstituttets driftsbudget.

7 Side 7/7 FSU tilsluttede sig Anne-Marie Bundsgaards forslag om, at det næste emne, der iværksættes en særlig kommunikationsindsats omkring er karriereforløb. Lene Hee Christensen stillede sig til rådighed som FSU s kontaktperson for udarbejdelse af artikel til Inside Health. 15. Emner til temadrøftelse FSU besluttede på sidste møde den 20. juni 2013, at dekanen inviterer centerleder Børge Obel til at holde et oplæg om Matrixorganisationen til næste FSU møde den 18. december Eventuelt Dekanen orienterede om den nye institutleder ved Institut for Retsmedicin, der tiltrådte per 1. oktober 2013, Christian Lindholst. Christian har en ph.d.- grad i biologi og kemi fra Syddansk Universitet fra 2003, han kom til instituttet i 2005, hvor han efter to år blev leder af instituttets narkotikasektion og siden 2012 har han fungeret som viceinstitutleder med ansvar for instituttets strategi på området med videnudveksling.