Bestyrelsesreferat Bestyrelsesmøde den 8. januar 2015 kl

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Bestyrelsesreferat Bestyrelsesmøde den 8. januar 2015 kl"

Astrid Brandt
7 år siden
Visninger:

1 Bestyrelsesreferat Bestyrelsesmøde den 8. januar 2015 kl Til stede: Jane Brøndum (JB), Lisa Vogel (LV), Dan Olvhøj (DO) og Henrik Hougaard (Hou) Fravær: Anders Gadkjær (AG) Referent: Julie Hejndorf (JuH) Forkortelser: O: Orientering D: Debat B: Beslutning Punkt Dagsorden Hvem O/D/B Konklusion 1. Færre tilskud til 1866 Vi modtager færre og færre tilskud ( 18) til døveforeningen. Hvad gør vi fremadrettet? Hou D/B Tilskuddene fra kommunerne falder hvert år. Det er en uholdbar løsning på lang sigt. Vi kan ikke overleve uden tilskud, hvis ikke vi finder en anden løsning. Vi er nødt til at tænke i nye baner, f.eks. at fokusere på etablering af nye projekter. Måske er det nemmere at få tilskud til nye projekter. Konklusion: Bestyrelsen er enstemmigt enige om at flytte fokus til nye projekter. Vi venter med at kigge på det til efter generalforsamlingen, hvor den nye bestyrelsessammensætning er klar. Vi vil også tage kontakt til kommunerne for at høre, hvorfor tilskuddene er faldende. Måske er der en grund til det. 2. Café 17 Hvordan kan vi være bedre til at bruge Café 17? Der har været for få besøgende grundet lav aktivitetsniveau. Hvordan kan vi gøre caféen mere attraktiv? Hou D/B Forslag: Caféen skal have en ny stil med nye møbler. F.eks. retro-stil med genbrugs-møbler, det vil give en hyggelig stemning. Det kan gøre caféen mere attraktiv, når der er ægte caféstemning. Men konsekvensen er, at vi kan risikere at miste udlejere, da caféen ikke kan udlejes møbleret. Konklusion: Bestyrelsen synes at idéen er rigtig god. Caféen skal gøres hyggelig. LV er tovholder. Der skal oprettes et udvalg. 1

2 3. Sprogbrug/forventning Hvad forventer bestyrelsen af sekretariatet? Hvilke opgaver skal prioriteres? 4. Bestyrelsesforsikring Forsikringen beskytter frivillige mod konkurs. JuH D Sekretariatet er presset med mange arbejdsopgaver, og vil gerne vide, hvorledes de skal prioritere opgaverne. Bestyrelsen beder om en oversigt over opgaverne, så de kan få et overblik, således de kan vurdere om sekretariatet kan aflastes for nogle af opgaverne. Hou O For at kunne tegne en bestyrelsesforsikring kræver forsikringsselskabet Topdanmark vores generalforsamlingsreferat, årsregnskab, regnskabsinstruks, vedtægter og forretningsorden i underskrevet stand. Forsikringen bliver tegnet efter generalforsamlingen 2016, når den nye bestyrelsessammensætning er på plads. 5. Podio Podio er et program, der giver struktur af mails og arbejdsopgaver. Podio indeholder også flere smarte funktioner, som kan lette kommunikation mellem bestyrelsen. DDL bruger Podio og kan anbefale det. 6. Forretningsorden Spørgsmål om habilitet skal det inddrages i forretningsordenen? Og overholder vi ordenen? Er der behov for ændringer? 7. Jubilæumsbudget Overblik over budgettet. Hou D/B Lige nu er der ingen overblik over mails m.m. Det kunne være rart med et system, der giver et godt overblik og nem kommunikation. Konklusion: Vi hører om mulighederne og priserne hos DDL. LV undersøger sagen, mens JuH undersøger om det er muligt med Google som alternativ. DO D/B DO har lavet et forslag om habilitet i starten af Skal det inddrages? Forslaget blev kigget gennem. Konklusion: Det skal inddrages. Det skal sættes som punkt nr. 1.7, mens det nuværende 1.7 flyttes som punkt 1.8. DO/JuH D/B JuH har udarbejdet et budget over jubilæet. Budgettet fremlægges. Det er lykkedes os at skaffe ca kr., men vi mangler stadig ca kr. til at kunne dække resten af jubilæet. 2

3 Der blev diskuteret indtjeningsmuligheder, idet det kan være svært at skaffe midler hos fonde, når det gælder jubilæumsfesten. Dog har DDL søgt støtte hos Kulturministeriet i forbindelse med jubilæet. Hou prøver at kontakte DDL s sekretariatschef, Per Fruerlund, for at høre mere om det. Konklusion: Bestyrelsen beslutter at billetten til festen om lørdagen skal stige til kr. pga. uforudsete udgifter. På den måde kan vi skaffe kr. mere til jubilæumskassen. JuH og LV prøver at kigge på indtjeningsmuligheder. Der skal også arrangeres en velgørenhedsauktion og fest d. 27. august JB søger for at skaffe en prøvetrykt T- shirt for at se, hvor stor efterspørgslen er. Hvis flere viser interesse for at købe T-shirten, sættes den i produktion. 8. Økonomi Likviditet pr. 8. januar DO/Hou O/D/B Hou orienterer at foreningens likviditet pr. 8. januar 2016 lyder på kr. Vi har også fået bevilget kr. af Fundation Juchum. Der diskuteres hvad midlet skal gå til. Vi mangler kr. til supplerende materialer til Fase 2. Indtil videre er det ikke lykkedes os at skaffe pengene. Materialerne er en væsentlig del af hovedansøgningen, derfor er det vigtigt, at vi finder pengene. Konklusion: De kr. vil blive fordelt til 50 døve medlemmer, som er trængende og ikke har råd til at købe billet til 150 års jubilæet. LV og Hou sørger for det praktiske mht. ansøgning m.m. Ansøgningsfrist bliver den 15. februar

4 I forbindelse med supplerende materialer til Fase 2 giver bestyrelsen grønt lys til, at bruge af foreningens egen pengekasse, selvom det giver underskud i regnskabet. 9. Indkomne post Hvordan plejer vi at gøre? DO D DO er nysgerrig om hvordan vi på sekretariatet plejer at opbevare brevene? Hou orienterer at de fleste breve primært er til økonomiafdelingen. De andre er primært breve fra kommunerne og reklamer. JuH opbevarer brevene fra kommunerne. 10. Arkivering af 1866 s korrespondance DO D Man arkiverer ikke korrespondancerne nu til dags. De fleste findes elektronisk. Ellers kan svaret ses under punkt Ændring af dagsorden DO D DO savner flere oplysninger ved hvert punkt på dagsordenen. DO ønsker lidt mere beskrivelse, så der spares tid på bestyrelsesmødet, idet det giver bedre forberedelsesmuligheder. Bestyrelsen og sekretariatet tager det til efterretning. 12. Kandidater til ny bestyrelse Vi skal finde nye kandidater til generalforsamlingen. Hou D/B Det blev diskuteret, hvem der kan være kandidater. Bestyrelsen prøver at kontakte nogle for at høre om de er interesserede. Der blev også snakket om de praktiske ting i forbindelse med generalforsamlingen. Der vil være fest efterfølgende. Flere oplysninger kommer. 13. Filmprojekt Hvordan går det? Kan vi bruge frivillige? JB D/B Det lykkedes os ikke at skaffe midler til filmprojektet i forbindelse med 150 års jubilæet. Kan vi bruge frivillige i stedet for? Vi skal også være opmærksomme på, hvad vi skal gøre, hvis der alligevel kommer midler til projektet? 4

5 Konklusion: JB prøver at spørge nogle, om de er interesserede i at være frivillig i projektet. Hvis ja, så tager vi det derfra. 14. Evt. Alle O 5

Relaterede dokumenter

Referat til bestyrelsesmøde den 2. december 2014

Referat til bestyrelsesmøde den 2. december 2014 Til stede: Jane Brøndum (JB), Jeppe Vestenaa (JV), Lisa Vogel (LV), Jannick Jakobsen (JJ), Dan Olvhøj (DO), Anders Gadkjær (AG), Coilin Jeritslev (CJ),