Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE 2008 VEDRØRENDE SKADEDYRSBEKÆMPELSE NYBORG KOMMUNE

Transkript

1 Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE 2008 VEDRØRENDE SKADEDYRSBEKÆMPELSE NYBORG KOMMUNE 1

2 Indholdsfortegnelse Punkt Side 1.0 Indledende bemærkninger Disposition af tilbud Udbudsform Ministeriel myndighed Tilbud sendes til Spørgsmål sidste frist Tildelingskriterier Hovedregler Lovgrundlag m.v Ændret lovgrundlag Tvivlsspørgsmål Misligholdelse af kontrakt Ophør af kontrakt Force majeure Ydelser Bekæmpelsesmidler, fælder, foderkasser m.v Bekæmpelse Personale Kontrolbøger Besøgskort Anmeldelser Påbud Arbejdets tilrettelæggelse Diverse bestemmelser Information Indberetning Ansvarsforsikring Økonomisk grundlag Indgået kontrakts løbetid Regulering på grundlag af antal anmeldelser Regulering på grundlag af antal ejendomme Regulering i øvrigt Dispensationer for halvårlige rotteeftersyn Ejendomme hvor der skal foretages halvårlige eftersyn Betaling Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Sikkerhedsstillelse Kontraktoverdragelse IT 10 Bilag 1: Antal ejendomme, hvor der skal foretages halvårlige eftersyn, fordelt efter postnumre Bilag 2: Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Bilag 3: Tilbudsliste 2

3 1.0 Indledende bemærkninger Nyborg Kommune som ordregivende myndighed og Fællesindkøb Fyn som sekretariat udbyder herved skadedyrsbekæmpelse (rotter, mosegrise og muldvarp) i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag 1 til 3. Kontraktgrundlaget er vort udbudsmateriale samt den vindende tilbudsgivers tilbud. 1.1 Disposition af tilbud. Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og/eller accepteres. Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå. Udbudsmateriale kan evt. rekvireres som Word fil på mail: bp@faaborgmidtfyn.dk besvarelsen kan herefter skrives direkte i udbudsmaterialet med rød skrift. 1.2 Udbudsform Offentligt nationalt udbud som IIB tjenesteydelse. 1.3 Ministeriel myndighed Opmærksomheden henledes på, at den ministerielle forvaltning af rottebekæmpelsen er flyttet fra Miljøstyrelsen til den nye By- og Landskabsstyrelse, med virkning fra 1. oktober Tilbud sendes til Tilbud sendes i lukket kuvert, mærket Fortroligt - Tilbud skadedyrsbekæmpelse må ikke åbnes ved postmodtagelse til: Fællesindkøb Fyn Att.: Bjarne S. Petersen Graabjergvej 3 A 5856 Ryslinge Tilbud skal være Fællesindkøb Fyn i hænde senest fredag, den 4. juli, 2008 kl. 12,00 Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, men kan efterfølgende få oplyst navn og antal firmaer, der har afgivet tilbud rettidigt. Resultatet af dette udbud forventes offentliggjort i uge Sidste frist spørgsmål Sidste frist for skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet er mandag, den 30. juni 2008 kl

4 Eventuelle afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet skal være skriftlige og skal sendes pr. til Såvel spørgsmål som svar vil blive tilstillet alle firmaer i anonym form, som har rekvireret udbudsmaterialet. Spørgsmål modtaget efter sidste frist vil ikke blive besvaret. 1.6 Tildelingskriterier Ordren tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til nedennævnte vægtede underkriterier: % Økonomi % IT løsning Hovedregler Opgaven omfatter effektiv bekæmpelse af rotter, muldvarper og mosegrise i Nyborg Kommune i overensstemmelse med: Reglerne i 17 og 18 i Miljøbeskyttelsesloven. Miljø- og Energiministeriets Bekendtgørelse om bekæmpelse af rotter m.v., af 13. december Kemikalielovgivningen. De af Miljøstyrelsen udarbejdede retningslinier, herunder Vejledning nr. 1 / 2005 med titlen Rotter. Fødevareministeriets Lov om drift af landbrugsjorder, af 9. juni Hvis nye regler ændrer ovennævnte lovgrundlag m.v. væsentligt, optages forhandling mellem parterne om ændringer eller eventuelt ophør af indgået kontrakt. Tvivlsspørgsmål om en indgået kontrakts overholdelse på det faglige område afgøres af By- og Landskabsstyrelsens konsulent. Indgået kontrakt kan opsiges ved misligholdelse. Vedrørende misligholdelse gælder dansk rets almindelige bestemmelser. Ved væsentlige misligholdelser af aftalen, der ikke rettes efter påkrav, er ordregiver berettiget til at opsige hele aftalen med 1 måneds varsel. Som væsentlig misligholdelse betragtes bl.a. At de til enhver tid gældende lovbestemmelser og myndighedskrav, herunder Eu-direktiver og standarder ikke overholdes. At indgået kontrakt med Nyborg Kommune ikke overholdes. Manglende overholdelse af leveringstider/servicetider. 4

5 Klager fra borgere, der ikke rettes efter skriftlig påtale. Manglende mulighed for elektronisk/telefonisk bestilling Hvis bekæmpelsesfirmaet ophører i den indgåede kontraktperiode, går konkurs, træder i likvidation, eller ikke mere har personer, der er autoriserede til rottebekæmpelse, ophører den indgåede kontrakt automatisk. Til force majeure henregnes kun følgende forhold: Strejke, lockout, krig, naturkatastrofer samt brand hos bekæmpelsesfirma. Ydelser Bekæmpelsesmidler, fælder, foderkasser m.v. Bekæmpelsesfirmaet skal stille de fornødne mængder fælder, foderkasser og godkendte bekæmpelsesmidler (vederlagsfrit) til rådighed i skadedyrsbekæmpelsen. Bekæmpelsesfirmaet skal råde over et så alsidigt sortiment af bekæmpelsesmidler, at enhver form for rottetilhold kan bekæmpes, også i resistensområder. Bekæmpelsesfirmaet skal i resistensområder anvende alternative bekæmpelsesmidler efter aftale med By- og Landskabsstyrelsens konsulent. 3.2 Bekæmpelse Alle faste ejendomme i landzone samt landbrugsejendomme i byzone skal undersøges for rotter to gange årligt og efter anmeldelse. Der foreligger dog dispensation, meddelt af Miljøstyrelsen, for de halvårlige eftersyn af ejendomme i landzone i nærmere beskrevne områder. Ejendomme i landzone er ikke omfattet af bekæmpelse af mosegrise og muldvarp. I byzoner og sommerhusområder foretages bekæmpelsen efter anmeldelse. Dette gælder også anmeldelse af mosegrise og muldvarp. Rottebekæmpelsen skal foretages effektivt. Dette indebærer, at ét besøg på en ejendom, hvor der er konstateret rotter, ikke er tilstrækkeligt. Bekæmperen skal følge op på det første besøg og vurdere, om der er behov for yderligere bekæmpelse. Bekæmpelsen skal fortsætte, indtil bekæmperen anser ejendommen for at være rottefri. Bekæmperen skal indsamle fælder, døde rotter og eventuelle giftrester, der skal bortskaffes på lovlig og forsvarlig vis. Ovennævnte gælder også for de ejendomme i byzoner og sommerhusområder, der er omfattet af bekæmpelse af mosegrise og muldvarp. Tilsyn og bekæmpelse på ejendomme skal ske på arbejdsdage i tidsrummet fra kl til kl , eller efter aftale med ejer, lejer eller bruger af pågældende ejendom. Rottebekæmpelse ved skoler, daginstitutioner og lignende skal finde sted og planlægges i samarbejde med den pågældende leder på stedet. 5

6 I tilfælde af berettiget klage i forbindelse med bekæmpelsesarbejdet skal bekæmpelsesfirmaet hurtigst muligt bringe forholdet i orden. Landzone Ved anmeldelse om rotter eller i forbindelse med de halvårlige eftersyn skal bekæmperen gennemgå ejendommen om muligt i følgeskab med grundejeren eller brugeren af ejendommen. Bekæmperen skal skriftligt notere fundne fødemuligheder eller gemmesteder for rotter. Kopi af notatet afleveres til grundejeren eller brugeren. Bekæmperen skal samtidig informere grundejeren eller brugeren om bekæmpelse af og forebyggelse mod rotter. Byzone Ved anmeldelse om rotter skal bekæmperen gennemgå ejendommen om muligt i følgeskab med grundejeren eller brugeren. Hvis ingen personer er til stede, skal det sikres, at bekæmperen har adgang til ejendommen på anden vis. Bekæmperen skal gennemgå ejendommen visuelt og ved mistanke om kloakbrud, skal der foretages røgprøve. Ved konstateret kloakbrud skal bekæmperen informere grundejeren om, at kloakbruddet skal repareres af autoriseret kloakmester / VVS installatør. Bekæmperen skal orientere Nyborg Kommune, Afdelingen for Miljø & Natur, med henblik på, at kommunen kan udstede skriftligt varsel om påbud til grundejeren. Er der rotter på ejendommen i forbindelse med konstatering af kloakbrud, skal bekæmperen foretage bekæmpelse af rotterne med smækfælder. Bekæmperen skal samtidig orientere grundejeren om bekæmpelse af og forebyggelse mod rotter. 3.3 Personale Bekæmpelsesfirmaet skal lade bekæmpelsen udføre af kvalificeret arbejdskraft, der enten selv har erhvervet autorisation eller er undergivet en autoriseret persons instruktion, under hvis ansvar vedkommende arbejder. Bekæmpelsesfirmaet skal med omhu undervise bekæmperne med hensyn til præparaternes virkemåde. Der skal oplæres i korrekt omgang med og udlægning af midlerne. Enhver giftudlægning skal meddeles ejer, lejer eller bruger af aktuelle ejendomme, og bekæmperne skal kunne rådgive samme i forbindelse med fejlagtig indtagen af rottegift, rottebid og lignende. Bekæmpelsesfirmaet skal give bekæmperne fornøden viden om rottearterne og deres biologi, adfærd og vaner m.m. Formålet er, at bekæmperne med rimelig sikkerhed skal kunne vurdere, om en ejendom har rotter eller ej, samt hvilke bekæmpelsesmetoder der skal tages i brug og i hvilket omfang. Bekæmpelsesfirmaet skal på kvalificeret måde (dog ikke med kloakfjernsyn) kunne spore og påvise defekter i kloak- og afløbssystemerne ved hjælp af røgapparat, farvestoffer eller lignende og skal desuden yde vejledning til grundejer og entreprenør i forbindelse med reparationsarbejde. 6

7 Bekæmperne skal være iført en ensartet og let genkendelig beklædning med firmanavn under arbejdet. Af hensyn til kontakten med borgerne skal bekæmperne kunne tale og skrive dansk. Bekæmperne har tavshedspligt om borgernes forhold, også efter kontraktens ophør. I tilfælde af berettiget klage over en bekæmper skal vedkommende fjernes fra opgaven, hvis kommunen forlanger dette. 3.4 Kontrolbøger - elektroniske Bekæmpelsesfirmaet skal levere kontrolbøger elektronisk, der skal føres af bekæmpelsesfirmaets medarbejdere. Bøgerne skal vise alle besøgte ejendommes rottemæssige tilstand på besøgstidspunktet og skal om muligt være underskrevet af ejendommens ejer eller bruger. Bøgerne skal udleveres elektronisk til kommunen minimum hvert år og til enhver tid være tilgængelige for kommunen og Byog Landskabsstyrelsen efter anmodning. Bøgerne skal opbevares i mindst 5 år (elektronisk). 3.5 Besøgskort Bekæmpelsesfirmaet skal levere besøgskort, som firmaets medarbejdere skal aflevere, hvis de i forbindelse med deres besøgsrunde ikke træffer nogen hjemme. 3.6 Anmeldelser Bekæmpelsesfirmaet skal tage direkte imod anmeldelser om forekomst af rotter i Nyborg Kommune samt af anmeldelser af mosegrise og muldvarp i byzone og sommerhusområde. Telefoniske anmeldelser skal kunne modtages på arbejdsdage fra kl til kl , på fredage dog fra kl til kl Anmeldelser skal ligeledes kunne modtages elektronisk via link fra Nyborg Kommunes hjemmeside direkte til bekæmpelsesfirmaets egnede elektroniske web baserede anmelder side. (Løsningen er en del af tildelingskriteriet for kontrakt og skal beskrives i tilbuddet. Ligeledes skal løsningen præsenteres for kommunen på anmodning - forinden valg af leverandør). Ved anmeldelse om konstateret forekomst af rotter i beboelser, børnehaver, fødevarevirksomheder og lignende skal bekæmpelsesfirmaet omgående foretage effektiv rottebekæmpelse. I øvrigt skal bekæmpelsesfirmaet så vidt muligt omgående og senest 8 dage efter modtagen anmeldelse om forekomst af rotter iværksætte undersøgelse og foretage effektiv rottebekæmpelse. Bekæmpelsesfirmaet skal månedligt sende rapport om modtagne anmeldelser til Nyborg Kommune, Natur og Miljø. Rapporten skal for hver enkelt anmeldelse indeholde oplysninger om anmelders navn. adresse, dato for modtagelse, dato for tilsyn og, hvis det er relevant, dato for påbegyndt bekæmpelse og dato for afsluttet bekæmpelse. Dette gælder også for anmeldelser af mosegrise og muldvarp i byzone og sommerhusområde. 3.7 Påbud 7

8 Hvis en ejendoms manglende renholdelse og rottesikring, efter bekæmpelsesfirmaets opfattelse, nødvendiggør et påbud tilkaldes assistance fra Nyborg Kommune, Natur og Miljø, til besigtigelse. Anser kommunen det ligeledes for påkrævet, meddeles påbudet af kommunen efter reglerne i 75 i Miljøbeskyttelsesloven. 3.8 Arbejdets tilrettelæggelse Snarest efter indgåelse af kontrakt skal bekæmpelsesfirmaet udarbejde en plan for tilsyns- og bekæmpelsesarbejdet omfattende ruter, fast besøgs- / bekæmpelsesdag i de enkelte områder m.v. Planen skal forelægges kommunen og ajourføres efter behov og efter aftale med kommunen Diverse bestemmelser Information Bekæmpelsesfirmaet skal rådgive borgerne om foranstaltninger m.m. mod rottetilhold og informere om rettigheder og forpligtelser i henhold til reglerne om rottebekæmpelse. 4.2 Indberetning Senest, den 1. februar hvert år, skal bekæmpelsesfirmaet elektronisk tilsende Nyborg Kommune, Afdelingen for Natur og Miljø, de oplysninger, som er relevante for kommunens indberetning til Byog Landskabsstyrelsen vedrørende det foregående år. 4.3 Ansvarsforsikring Bekæmpelsesfirmaet skal holde sine medarbejdere forsikret mod uheld, som forårsages af disse eller firmaets ledelse ved uforsigtig udførelse af arbejdet og / eller uforsigtig omgang med bekæmpelsesmidler. Ligeledes er bekæmpelsesfirmaet pligtig til at holde sig forsikret mod enhver ansvarsskade som bekæmpelsesfirmaet vil være pligtig til at erstatte i henhold til Dansk Ret, ved udførsel af bekæmpelse for Nyborg Kommune Økonomisk grundlag Indgået kontrakts løbetid Indgået kontrakt vil løbe fra, den 1. september 2008 til den 31. august 2012 (4 år). Tilbudet er bindende for tilbudsgiver i 90 dage fra dato for sidste frist for modtagelse af tilbud. 5.2 Regulering på grundlag af antal anmeldelser Kontrakt vil blive indgået på grundlag af 2150 rotter og 200 muldvarpe/mosegrise anmeldelser pr. år (ca. gennemsnit for de sidste 5 års anmeldelser). Ved overskridelse af 2150 rotter og 200 muldvarpe/mosegrise anmeldelser med mere eller mindre end 10 % pr. år. Reguleres prisen i henhold til yderligere anmeldelser/færre anmeldelser jf. indgået kontraktpris. 8

9 5.3 Regulering på grundlag af antal ejendomme Kontrakt vil blive indgået på grundlag af følgende antal ejendomme: Ejendomme med parcelhuse i landzone Ejendomme med landbrug i land- og byzone Ejendomme med virksomheder i landzone Øvrige ejendomme i landzone 2) ) Typisk ejendomme med fritidshuse i landzone, kommunale ejendomme i landzone, selvstændigt matrikulerede bygninger i landzone, og ejendomme i landzone hvor anvendelsen ikke er nærmere angivet. Ved stigning eller fald i ovennævnte antal ejendomme afregnes for det større eller mindre antal jf. indgået kontraktpris. Jf. punkt 5.6 foreligger der dispensation for de halvårlige rotteeftersyn på en del af ovennævnte ejendomme. 5.4 Regulering på grundlag af antal giftblokke i kloakbrønde Kontrakt vil blive indgået på grundlag af udlægning af 400 giftblokke i kommunale kloakbrønde pr. år. Ved stigning eller fald i ovennævnte antal giftblokke afregnes for det større eller mindre antal jf. indgået kontraktpris. 5.5 Regulering i øvrigt Bortset fra reguleringer nævnt under punkt 5.2, 5.3 og 5,4 vil prisregulering ikke finde sted. 5.6 Dispensationer for halvårlige rotteeftersyn By- og Landskabsstyrelsens konsulent i rottebekæmpelse har meddelt dispensationer for de halvårlige rotteeftersyn for visse ejendomme i landzone, som er placeret i parcelhusområder eller i områder med bymæssig karakter. Dispensationerne omfatter dog ikke landbrugsejendomme. Dispensationerne omfatter 1424 ejendomme i landzone, primært parcelhuse og sommerhuse. 5.7 Ejendomme hvor der skal foretages halvårlige eftersyn Jf. punkt 5.3 og 5.6 skal der således foretages halvårlige rotteeftersyn på følgende antal ejendomme: Ejendomme med parcelhuse i landzone

10 Ejendomme med landbrug i land- og byzone Ejendomme med virksomheder i landzone Øvrige ejendomme i landzone Liste over de ejendomme, hvorpå der skal foretages halvårlige rotteeftersyn, vil foreligge som bilag til indgået kontrakt. Se også Bilag 1: Antal ejendomme, hvor der skal foretages halvårlige eftersyn, fordelt efter postnumre. 5.8 Betaling Betaling vil blive erlagt månedsvis bagud efter modtagelse af elektronisk faktura. Ean- nr. oplyses ved tildeling af kontrakt. 5.9 Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Udfyldt tilbudsliste skal være vedlagt underskrevet erklæring om, at tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter, betaling til sociale sikringsordninger og / eller afgifter til det offentlige. Erklæringsformular er vedlagt som Bilag Sikkerhedsstillelse Ved kontraktindgåelse skal foreligge en sikkerhedsgaranti på DKK. i form af anfordringsgaranti i en bank eller lign. Garantien skal være i kraft i hele kontraktperioden og forfalder på anfordring til dækning af erstatningskrav, der tilkommer Nyborg Kommune som følge af mislighold af kontrakten. Garantien frigives i forbindelse med kontraktudløb, når der er udfærdiget og godkendt endelig opgørelse af alle økonomiske forpligtelser Kontraktoverdragelse 6.0 IT Indgået kontrakt kan ikke helt eller delvis overdrages til andre uden Nyborg Kommunes skriftlige samtykke. Nyborg Kommune ønsker IT- teknologi anvendt. Derfor er det som minimum nødvendigt, at tilbudsgiver råder over software/hardware der muliggør opsamling og modtagelse af data således borgere kan anmelde rotter elektronisk, at relevante data kan tilsendes Nyborg Kommunen samt at borgere kan vejledes om rottebekæmpelse mv. (IT- løsningen er en del af tildelingskriteriet for kontrakt og skal beskrives i tilbuddet. Ligeledes skal løsningen præsenteres for kommunen - på anmodning - forinden valg af leverandør). Bjarne S. Petersen, Indkøbskonsulent 10

11 Bilag 1 Antal ejendomme, hvor der skal foretages halvårlige eftersyn, fordelt efter postnumre Postnr By Ejendomme Ejendomme Ejendomme med Andet i landzone med med parcelhuse i landbrug i virksomheder (f.eks. Sommerhuse, landzone landzone i landzone ubebyggede grunde) 5871 Frørup Hesselager Langeskov Nyborg Ullerslev Ørbæk i alt

12 Bilag 2 Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige ERKLÆRING PÅ TRO OG LOVE om ubetalt forfalden gæld til det offentlige I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede herved ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. overstigende kr. Virksomhedens navn og adresse samt CVR nr. Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Dato og underskrift 12

13 Bekæmpelse af rotter i Nyborg Kommune, udbud 2008 Bilag 3. Tilbudsliste 1. Jf. Vort udbudsmateriale med Opgavebeskrivelse og betingelser m.v., af 2008, tilbyder undertegnede at foretage bekæmpelse af rotter i Nyborg Kommune til følgende pris pr. år: punkt 5.2:. kr. Ved under eller overskridelse af 2150 rotter og 200 muldvarpe/mosegrise anmeldelser med mere/mindre end 10 % pr. år. tilbydes de yderligere/mindre anmeldelser reguleret til en pris af kr. pr. anmeldelse. 1) Eksempelvis 300 yderligere anmeldelser tilbydes således reguleret med (ovennævnte enhedspris x 300): 2. Jf. Vort udbudsmateriale med Opgavebeskrivelse og betingelser m.v., af 2008, tilbyder undertegnede at foretage bekæmpelse af rotter i Nyborg Kommune til følgende pris pr. år: punkt 5.3: kr.. kr. Ved stigning eller fald i nævnte antal ejendomme tilbydes en reguleringspris på kr. pr. ejendom, gældende for alle ejendomstyper. 1) Eksempelvis 300 flere ejendomme tilbydes således afregnet med (ovennævnte enhedspris x 300): 3. Jf. Vort udbudsmateriale med Opgavebeskrivelse og betingelser m.v., af 2008, tilbyder undertegnede at udlægge 400 giftblokke i kloakbrønde til bekæmpelse af rotter i Nyborg Kommune til følgende pris pr. år: punkt 5.4: kr.. kr. Ved anvendelse af flere eller færre giftblokke i kloakbrønde end 400 stk. tilbydes en reguleringspris på kr. pr giftblok. 1) Eksempelvis 300 flere giftblokke tilbydes således afregnet med (ovennævnte enhedspris x 300): Samlet pris ( ): kr. kr. 1) : Nævnte eksempler er anført, for at indkomne tilbud umiddelbart kan sammenlignes. Alle beløb er ekskl. moms Dato og underskrift: 13