Udbudsbetingelser. for. offentligt udbud af Rammeaftale vedrørende indkøb af Flytteydelser (Flytteaftalen)

Transkript

1 Udbudsbetingelser for offentligt udbud af Rammeaftale vedrørende indkøb af Flytteydelser (Flytteaftalen)

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Side 2 af DE RETLIGE RAMMER DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED GENERELT Ydelsen UDBUDSMATERIALE Udbudsmaterialets bestanddele ELEKTRONISK AFGIVELSE AF TILBUD It-support vedrørende udbudshjemmesiden AKTINDSIGT UDARBEJDELSE AF TILBUD Betingelser for deltagelse Tilbuddets disposition Forbehold, alternative bud og terminologi Forbehold og alternative bud Terminologi Spørgsmål Spørgsmål Tilbudsfrist, underretning, vedståelse mv Forhandlingsforbud ORDREGIVERS VURDERING AF EGNETHED ESPD - det fælles europæiske udbudsdokument Obligatoriske udelukkelsesgrunde Frivillige udelukkelsesgrunde Self-cleaning Krav til økonomisk- og finansiel kapacitet Økonomisk og finansiel kapacitet Vedrørende støttende enheder ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD Tilbudsåbning mv Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Tildelingskriterium og evaluering Tildelingskriterium Evalueringsmodel Der beregnes en samlet tilbudspris for hvert tilbud på baggrund af de af Tilbudsgiver afgivne priser i underbilag 4A Vægtningen af de forskellige priser fremgår af underbilag 4A

3 Side 3 af 22 Beregningen af den samlede tilbudssum sker som angivet i vejledningen til underbilag 4A Tilbuddet med den laveste Samlet tilbudssum er det økonomisk mest fordelagtige tilbud Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument TILDELING AF RAMMEAFTALE VEJLEDENDE TIDSPLAN FOR UDBUDDET... 21

4 0. DE RETLIGE RAMMER Side 4 af 22 Dette udbud afholdes som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Afgivelse af tilbud kan kun ske elektronisk på ndocument, jf. punkt 4. Udbuddet omfatter følgende stadier og milepæle: 1. Udarbejdelse af tilbud - tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud på baggrund af udbudsmaterialet og afgiver tilbud inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt 6.6. Tilbudsgiver har mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt Ordregivers vurdering af egnethed - efter åbning af tilbuddene vurderer Ordregiver som det første, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder forhold, der kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet. 3. Ordregivers vurdering af tilbud- Ordregiver påbegynder derefter vurderingen af tilbuddene i overensstemmelse med det i punkt 8.3 angivne tildelingskriterium. Før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal Ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdok u- ment (ESPD). 4. Tildeling af Rammeaftalen - Ordregiver træffer beslutning om tildeling af Rammeaftalen, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutni n- gen. Rammeaftalen anses for indgået, når Rammeaftalen er underskrevet. Rammeaftalen underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter Rammeaftalens underskrift sender Ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentli g- gørelse på TED, hvorved udbuddet afsluttes. Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i tilbudsfasen.

5 Side 5 af DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den Danske Stat v/moderniseringsstyrelsen (Ordregiver) Landgreven København K Kontaktpersoner: Moderniseringsstyrelsen Att.: Rikke Skovgård Hansen Telefon: (45) Telefax: (45) flytteydelser@modst.dk It-support vedrørende elektronisk tilbudsafgivelse Inno:vasion Tlf.: (45) GENERELT Som en del af Statens Indkøbsprogram er det besluttet at effektivisere statslige myndigheders indkøb af flytteydelser. Effektiviseringen medfører, at indkøbet på tværs af stat s- lige myndigheder standardiseres, koordineres og forpligtes. Det er hensigten med u d- buddet af denne Rammeaftale at opnå besparelser på området. Der indgås fem delaftaler, som dækker institutioner beliggende inden for henholdsvis Nordjylland og den nordlige del af Midtjylland (delaftale 1), Sydjylland og den sydlige del af Midtjylland (delaftale 2), Fyn (delaftale 3), Sjælland og Bornholm (minus Hovedstaden og den nordlige del af Sjælland) (delaftale 4) og Hovedstaden og den nordlige del af Sjælland (delaftale 5). En oversigt over hvilke kommuner, der er omfattet i delaftale r- ne, fremgår af Bilag 1 til Bilag 1B Kravspecifikation. Moderniseringsstyrelsen indgår Rammeaftalen på vegne af hele staten i medfør af cirkulære nr af 20. marts 2012 om indkøb i staten (cirkulæret kan hentes på og Statslige institutioner bliver ved Rammeaftalens ikrafttræden forpligtet til at anvende Rammeaftalen i forbindelse med indkøb af flytteydelser, jf. cirkulære om indkøb i staten. Rammeaftalen indebærer, at statslige institutioner i henhold til cirkulære om indkøb i staten vil blive forpligtet til at købe de af Rammeaftalen omfattede flytteydelser hos de på Rammeaftalen valgte leverandører.

6 Side 6 af 22 Såfremt Forsvarsministeriet i Rammeaftalens løbetid indgår egne facility managementa f- taler, der dækker samme område som Rammeaftalen, bortfalder forpligtelsen til frema d- rettet at gøre brug af Rammeaftalen for så vidt angår Forsvarsministeriets etablisseme n- ter. De statslige institutioner vil fortsat have mulighed for egenproduktion af flytteydelser inden for Rammeaftalens område, og der vil være yderligere undtagelser fra forpligte l- sen, f.eks. er privatflytninger (bohaveflytninger) og flytninger til og fra udlandet undt a- get. Omfanget af forpligtelsen er nærmere specificeret i Rammeaftalen. Rammeaftalen gælder kun for flytteydelser i Danmark. En række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, er o p- rindelige parter i Rammeaftalen og kan derfor gøre brug af Rammeaftalen, jf. tekstanmærkning nr. 110 på finansloven 7. Partsstatussen medfører alene en ret, men ikke en pligt til at anvende Rammeaftalen. De omfattede selvejende institutioner mv. er angivet på og i Bilag 3A. Endelig er Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for Internationale studier, Institut for Menneskerettigheder samt Færøernes Hjemmestyre (for lokationer i Danmark) oprindelige parter i Rammeaftalen og kan derfor gøre brug af Rammeaftalen. Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for Internationale studier, Institut for Menneskerettigheder samt Færøernes Hjemmestyre (for lokationer i Danmark) har således alene en ret, men ikke en pligt til at anvende Rammeaftalen. Med hensyn til de i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.5) og II.2.6) anførte beløb bemærkes, at disse er anslået ud fra historiske forbrugsmønstre i staten for Rammeaftalens løbetid inklusive eventuelle forlængelser. Det vil sige for i alt 4 år. Der forventes besparelser som følge af det fællesstatslige indkøb. Det er derfor forventningen, at Rammeaftalens samlede værdi for så vidt angår de statslige institutioner vil være lavere end det i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.5) og II.2.6) anførte. I praksis vil statens forbrug på Rammeaftalen fremover kunne være såvel mindre som større end det angivne spænd over værdien af ydelserne i løbet af Rammeaftalens løbetid. I relation til punkt. II.1.5) og II.2.6) kan volumen endvidere blive væsentlig forøget, i det omfang selvejende institutioner, Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for Internationale studier, Institut for Menneskerettigheder samt Færøernes Hjemmestyre (for lokationer i Danmark) gør brug af Rammeaftalen. Det skal understreges, at det er selvejende institutioner, Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for

7 Side 7 af 22 Internationale studier, Institut for Menneskerettigheder samt Færøernes Hjemmestyre(for lokationer i Danmark), som selv beslutter om denne tilslutter sig retten til at gøre brug af Rammeaftalen. Moderniseringsstyrelsen forventer at indgå Rammeaftaler med 16 Leverandører fordelt på følgende delaftaler: På delaftale 1, Område Nordjylland og den nordlige del af Midtjylland, forventer M o- derniseringsstyrelsen at indgå Rammeaftaler med tre Leverandører. På delaftale 2, Område Sydjylland og den sydlige del af Midtjylland, forventer Modern i- seringsstyrelsen at indgå Rammeaftaler med tre Leverandører. På delaftale 3, Område Fyn, forventer Moderniseringsstyrelsen at indgå Rammeaftaler med tre Leverandører. På delaftale 4, Område Sjælland og Bornholm (minus hovedstaden og den nordlige del af Sjælland), forventer Moderniseringsstyrelsen at indgå Rammeaft aler med tre Leverandører. På delaftale 5, Område Hovedstaden og den nordlige del af Sjælland, forventer Mode r- niseringsstyrelsen at indgå Rammeaftaler med fire Leverandører. En leverandør kan tildeles Rammeaftaler vedrørende flere forskellige delaftale r, såfremt Leverandøren har afgivet tilbud på de pågældende delaftaler, og Leverandøren opfylder mindstekravene til økonomi- og finansiel kapacitet. Tildeling af kontrakter baseret på en Rammeaftale vil enten ske på baggrund af de vilkår, der er fastsat i Rammeaftalen, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence (køb direkte på Rammeaftalen), eller efter at der er iværksat fornyet konkurrence mellem de aktører med hvem, der er indgået Rammeaftale(miniudbud). De nærmere vilkår for køb under Rammeaftalen fremgår af Rammeaftalen. 2.1 Ydelsen Rammeaftalen omfatter følgende flytteydelser indenfor følgende områder: Flytteservice bestående af: Kontorflytning fra en lokation til en anden lokation, internt såvel som eksternt. Dette indbefatter flytning af foruddefinerede standard- og nettoarbejdspladser og foruddefineret supplerende kontorinventar og udstyr, derunder nødvendig a d-

8 Side 8 af 22 skillelse og samling af skriveborde og inventar, op- og nedpakning, samt mere kompleks kontorflytning. Flytning af arkiv, hovedsageligt i relation til en kontorflytning fra en lokation til en anden lokation, internt såvel som eksternt. Flyttestyring herunder planlægning og udformning af flyttelogistik og mærkning s- materiale. Flytterelaterede ydelser bestående af: Fra- og tilkobling af it- og teleudstyr vedrørende PC/skærme/tastatur/bordlampe/telefon. Rømning og oprydning af fraflyttede lokaler. Flytning af tunge effekter, eksempelvis brand- og pengeskabe. Færdigjustering efter endt flytteopgave. Midlertidig bufferopmagasinering af flyttegods i direkte relation til den enkelte flytteopgave. Leje/køb af flyttekasser, hvor disse ikke allerede indgår i flytteopgaven og leje af flyttebure. Leje af containere til brug ved rømning/oprydning. Ekstra forsikringsdækning. Ovennævnte udgør alene en overordnet beskrivelse af ydelsen. Ydelsens nærmere indhold fremgår af Rammeaftalen og de dertilhørende bilag. 3. UDBUDSMATERIALE 3.1 Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbekendtgørelse 2016/S Nærværende udbudsbetingelser o Bilag 1 til Udbudsbetingelser o Bilag 2 til Udbudsbetingelser o Bilag 3 til Udbudsbetingelser Udkast til Rammeaftale og bilag, herunder bilag, der skal udfyldes af Tilbudsgiverne, er tilgængelige for Tilbudsgiverne på udbudshjemmesiden. ESPD - det fælles europæiske dokument - der skal udfyldes af Tilbudsgiverne. ESPD en gøres tilgængelig for Tilbudsgiverne via

9 Side 9 af 22 Skabelon til brug for støtteerklæringer, som kan anvendes af Tilbudsgiver. Skabelonen er tilgængelig for Tilbudsgiverne på udbudshjemmesiden. De vejledende tekstafsnit, der forefindes på udbudshjemmesiden. Følgebrev, der skal signeres elektronisk af Tilbudsgiver. 4. ELEKTRONISK AFGIVELSE AF TILBUD Tilbud afgives elektronisk via den særlige hjemmeside (udbudshjemmesiden). Adressen til hjemmesiden er: ndocument På udbudshjemmesiden skal Tilbudsgiver anvende det login, som Tilbudsgiver får tildelt i forbindelse med oprettelse på udbudshjemmesiden. Der vil ikke være adgang til at afgive tilbud på anden måde, eksempelvis skriftligt pr. brev. For at kunne afgive tilbud elektronisk er det en forudsætning, at Tilbudsgiver har en computer med internetopkobling og har installeret programmet Adobe Reader (version eller nyere version) eller Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). For at kunne læse og udfylde dokumenter i Word og/eller Excel format er det derudover nø d- vendigt, at Tilbudsgiver har de relevante programmer installeret på computeren. På udbudshjemmesiden findes der vejledende tekstafsnit til brug for den elektroniske tilbudsafgivelse. 4.1 It-support vedrørende udbudshjemmesiden Såfremt Tilbudsgiver måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af udbudshjemmes i- den, kan Tilbudsgiver i dagtimerne (kl. 8:30-16:30) på arbejdsdage (se definition i Rammeaftalen) rette telefonisk henvendelse til it-support på telefonnummeret angivet i punkt 1, der herefter vil vejlede Tilbudsgiver om mulige løsninger på problemet. S å- fremt et teknisk problem antages at ville berøre flere Tilbudsgivere, vil der blive offen t- liggjort information herom på udbudshjemmesiden. 5. AKTINDSIGT Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af regler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om ak t- indsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af Ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver

10 Side 10 af 22 et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige he n- syn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes Tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 6. UDARBEJDELSE AF TILBUD Tilbud skal afgives elektronisk via udbudshjemmesiden. Det fremgår af udbudsmateri a- let i øvrigt herunder tekstafsnittene på udbudshjemmesiden hvilke oplysninger der skal afgives i tilbuddet. 6.1 Betingelser for deltagelse Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens 148, stk. 1, nr. 1-2 nævnte forhold. Der er tale om et foreløbigt bevis for: 1) at Tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. nærmere nedenfor i punkt og og, 2) at Tilbudsgiveren opfylder de mindstekrav til egnethed (økonomisk og finansiel kapacitet), der er fastsat i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument. Tilbudsgiver, der baserer sig på andre enheders formåen skal fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation jf. punkt 7.3, der godtgør, at tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen, og at den pågældende enhed er juridisk forpligtet overfor Tilbudsgiveren. Bemærk, at såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, vil Tilbudsgiver og den pågældende enhed hæfter solidarisk for kontra k- tens gennemførelse jf. Rammeaftalens punkt 8.3. Det bemærkes, at hver Tilbudsgiver alene kan afgive ét tilbud pr. delaftale.

11 6.2 Tilbuddets disposition Side 11 af 22 Tilbud skal afgives elektronisk via udbudshjemmesiden, jf. punkt 4. Det fremgår af udbudsmaterialet i øvrigt herunder tekstafsnittene på udbudshjemmesiden hvilke oplysninger der skal afgives i tilbuddet. Alle Tilbudsgivere skal uanset om der afgives tilbud på én eller flere delaftaler - uploade ét følgebrev, jf. udbudshjemmesiden, samt ét behørigt udfyldt ESPD og evt. støtteerklæringer, jf. punkt III.1.2) i udbudsbekendtgørelsen. Bemærk at det i følgebrevet skal afkrydses, hvilke dokumenter Ordregiver skal se som en del af tilbuddet. Det er alene dokumenter, der er krydset af i følgebrevet, som betragtes som indsendt. Bemærk at det skal anføres i ESPD et, hvilke aftaler der afgives tilbud på. Er en delaftale ikke nævnt i ESPD et, betragtes det som om, Tilbudsgiver ikke har afgivet tilbud på denne delaftale. Endelig skal Tilbudsgiver for hver delaftale, som Tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på, uploade et udfyldt prisskema udarbejdet i overensstemmelse med Bilag 4A. Bemærk at såfremt Tilbudsgiver ikke har indsendt et Bilag 4A for en delaftale, betragtes det som om, Tilbudsgiver ikke har afgivet tilbud på denne delaftale. Tilbudsgivere må selv påse, at deres tilbud i den medsendte prisbilag (Bilag 4A) for hver delaftale indeholder de nødvendige oplysninger mv. Ordregiver vil ikke tage bilagsmateriale eller andet materiale vedhæftet prisbilaget ( Bilag 4A) i betragtning ved vurderingen af tilbuddene. Tilbuddet skal være på dansk, norsk eller svensk. Tilbudsgiver skal angive, hvorvidt, der afgives tilbud på delaftale 1, 2, 3, 4 eller 5 eller flere i ESPD et Del II, afsnit A: Delkontrakter. Vurderingen tilbuddene til delaftalerne vil foregå uafhængigt af hinanden. En tilbudsgiver kan således få tildelt kontrakt på en delaftale uden nødvendigvis også at blive tildelt kontrakt til en anden delaftale. Hver

12 Side 12 af 22 tilbudsgiver kan alene indgive ét tilbud pr. delaftale. De nærmere betingelser for tilbudsgivning fremgår af udbudsmaterialet. Afgiver en virksomhed tilbud til flere delaftaler, kræves en bruttofortjeneste, der min i- mum svarer til den samlede sum af de krævede bruttofortjenester for de pågælde nde delaftaler, der afgives tilbud til. Hvis en virksomhed afgiver tilbud på flere delaftaler, og virksomhedens samlede årlige bruttofortjeneste IKKE som minimum svarer til den sa m- lede sum af de krævede bruttofortjenester for de pågældende delaftaler, følger Modern i- seringsstyrelsen følgende fremgangsmåde: a) Først fastlægges det, hvor mange delaftaler virksomheden kan afgive tilbud på i forhold til virksomhedens årlige samlede bruttofortjeneste. Har virksomheden eksempelvis en samlet årlig bruttofortjeneste på DKK, gælder virksomhedens tilbud til tre delaftaler, hvortil der kræves en samlet årlig bruttofortjeneste, der minimum svarer til DKK. b) Dernæst vil virksomhedens tilbud blive taget i betragtning for den eller de delaftaler, som har den laveste nummerering. Har virksomheden eksempelvis en samlet årlig bruttofortjeneste på DKK., men afgivet tilbud til delaftale 1, 3, 4 og 5, vil virksomhedens tilbud alene blive taget i betragtning for delaftale 1, 3 og 4. c) Virksomhedens tilbud for den eller de resterende delaftaler med højest nummerering tages herefter ikke i betragtning. Tilbudsgiver, der har baseret sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen skal fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation jf. punkt 7.3, der godtgør, at Tilbudsgiver faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen og at den pågældende enhed er juridisk forpligtet overfor Tilbudsgiveren. Bemærk, at Tilbudsgiver og den pågældende enhed hæfter solidarisk for Rammeaftalens opfyldelse. 6.3 Forbehold, alternative bud og terminologi Forbehold og alternative bud Hver Tilbudsgiver er alene berettiget til at afgive ét tilbud pr. delaftale. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.

13 Side 13 af 22 Ved udarbejdelsen af Rammeaftalen og bilagene har Ordregiver søgt at nå frem til formålstjenlige og rimelige bestemmelser og krav i forhold til de efterspurgte ydelsers karakter. Da Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiverne skal afgive tilbud på ens vilkår, er der ikke ved tilbudsafgivelsen mulighed for at tage forbehold for Rammeaftalen eller ufravigelige dele af bilagene. Såfremt Tilbudsgiver opfatter elementer i Rammeaftalen og/eller bilagene som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, opfordres Tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål herom, jf. punkt 6.5.1, inden tilbuddet afgives. I sådanne spørgsmål bedes Tilbudsgiver så vidt muligt angive, hvilke konkrete formuleringer Tilbudsgiver vil foreslå som erstatning i stedet for. Disse formuleringer skal angives på dansk, svensk eller norsk. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om Ordregiver vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som ændringer af grundlæggende elementer i det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer af mindstekrav vil således også kun kunne ske, hvis ændringen ikke vil kunne påvirke potentielle Tilbudsgiveres deltagelse i udbuddet og ikke fordreje konkurrencen mellem Tilbud s- giverne. Eventuelle ændringer vil samtidigt blive meddelt alle Tilbudsgivere, der herefter vil afgive tilbud på ens vilkår. Bilag 4A skal udfyldes af Tilbudsgiver for hver delaftale, som der afgives tilbud på. Det bemærkes i den forbindelse, at Tilbudsgivers udfyldelse af bilaget ikke betragtes som forbehold, når dette sker i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af u d- budsmaterialet i øvrigt. Det er vigtigt, at Tilbudsgiver sikrer sig, at bilaget udfyldes i overensstemmelse med de anførte retningslinjer, dvs., at Tilbudsgiver alene udfylder de relevante punkter og sikrer sig, at alle mindstekrav opfyldes. Ordregiver forbeholder sig adgangen til at udelukke tilbud, som indeholder forbehold, jf. ovenfor, som grundet tilbuddets indhold ikke lader sig bedømme efter de opstillede kriterier, eller som må anses for uegnede bedømt i forhold til Ordregivers behov, sål e- des som disse afspejles i det foreliggende udbudsmateriale og kriterierne. 6.4 Terminologi Ordregivers krav består i udbuddet af nærværende Rammeaftale med bilag udelukkende af mindstekrav (MK).

14 Side 14 af 22 Disse mindstekrav (MK) skal opfyldes af Tilbudsgiver og skal indgå i tilbuddet. Ti l- budsgiver kan således ikke i sit tilbud fravige det i mindstekravene (MK) anførte. Tilbudsgiveren er dog, hvor ingen begrænsning er nævnt, berettiget til at overopfylde de angivne mindstekrav (MK), herunder ved at tilbyde bedre kvalitet, mv. end de angivne mindstekrav (MK). Mindstekrav skal ikke besvares i prisbilaget (Bilag 4A). 6.5 Spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger ved fremsættelse af skriftl i- ge spørgsmål Spørgsmål Tilbudsgiver kan afklare eventuelle spørgsmål/uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger (skriftlige spørgsmål), ligesom Tilbudsgiver kan stille forslag til ændringer af udbudsmaterialet (se punkt 6.3), inden for det nedenfor angivne tidspunkt. Alle spørgsmål bør indeholde en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i u d- budsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål skal afgives på dansk, svensk eller norsk. Spørgsmål/forslag til ændringer skal indtil den 26. oktober 2016, kl. 12:00 fremsendes via udbudshjemmesiden. Spørgsmål, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Efter dette tidspunkt kan spørgsmål kun fremsendes pr. til kontaktpersonen, jf. punkt 1. Spørgsmål, modtaget efter den 26. oktober 2016, kl. 12:00 vil også blive besvaret, hvis spørgsmålet er kommet frem til Ordregiver i tide, således at Ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svaret senest seks dage inden u d- løbet af tilbudsfristen. Ved vurderingen af i tide skal medregnes oplysningernes o m- fang og kompleksitet. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret, jf. dog Udbudslovens 93, stk. 4, nr. 1. Spørgsmål og besvarelser heraf vil, i anonymiseret form, løbende blive gjort tilgængelige for alle Tilbudsgivere via udbudshjemmesiden.

15 6.6 Tilbudsfrist, underretning, vedståelse mv Side 15 af 22 Sidste frist for modtagelse af tilbud er 11. november 2016, kl. 10:00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Ordregiver henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudshjemmesiden (der vises online på hjemmesiden) er den gældende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Ordregiver vil hurtigst muligt og samtidigt underrette Tilbudsgiverne om Ordregivers beslutning om tildeling af Rammeaftale. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for den trufne beslutning jf. nærmere herom i punkt 9. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks måneder fra tilbudsfristens udløb. Vedståelsen gælder i den fulde periode, også uanset Ordregiver tildeler og indgår Rammeaftalen med en Tilbudsgiver i vedståelsesperioden. Ordregiver kan aftale en længere vedståelsesperiode med Tilbudsgiverne. 6.7 Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør Tilbudsgiver være opmærksom på, at Ordregiver ikke kan forhandle med Tilbudsgiver om de afgivne tilbud. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor Tilbudsgiver bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at Rammeaftalen vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem Tilbudsgiver og Ordregiver. Tilbudsgiver bør derfor tilsikre, at tilbuddet er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter og lignende), og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. De vejledende tekstafsnit Bilag 4A har netop til formål at forsøge at forhindre, at Tilbudsgiver kommer til at glemme at medtage forhold i tilbuddet. 7. ORDREGIVERS VURDERING AF EGNETHED Indledningsvis foretager Ordregiver en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der er anført i ESPD et (ESPD erne, såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) samt de eventuelt medsendte støtteerklæringer og ESPD er fra støttende enheder.

16 7.1 ESPD - det fælles europæiske udbudsdokument Side 16 af 22 Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument, jf. punkt 6.1. Det vil som udgangspunkt alene være den Tilbudsgiver, som Ordregiveren har til hensigt at tildele kontrakt, der skal fremsende fuld dokumentation for oplysningerne angivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. punkt 8.5. Ordregiveren kan dog på ethvert tidspunkt under proceduren bede Tilbudsgiver om at indsende dele af eller hele dokumentationen, hvis det er nødvendigt for at sikre en korrekt afvikling af proceduren Obligatoriske udelukkelsesgrunde Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudslovens 135 samt 136, er i medfør af udbudsloven udelukket fra at deltage i udbuddet. Oplysningerne herom anføres i det fælles europæiske udbudsdokument Del III, afsnit A, B og C. Der gøres særligt opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet er gjort obligatoriske i udbudsloven 136. Der henvises ti l Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument om korrekt udfyldelse af formularen. De obligatoriske udelukkelsesgrunde omfatter tilbudsgivere med endelig dom eller ve d- taget bødeforlæg for deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger eller handlinger med forbindelse til terror, hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, samt børnearbejde og andre former for menneskehandel. Det samme gælder, hvis en person, der er medlem af tilbudsgivers bestyrelse, direktion eller tilsynsråd er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for sådanne aktiviteter, eller hvis en person med beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgivers bestyrelse, direktion eller tilsynsråd er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for sådanne aktiviteter. Disse udelukkelsesgrunde gælder i fire år fra datoen for do m- men eller bødeforlægget. De obligatoriske udelukkelsesgrunde omfatter desuden tilbudsgivere som har ubetalt forfalden gæld på kr eller derover til det offentlige for skatter, afgifter eller sociale bidragsordninger.

17 Side 17 af 22 De obligatoriske udelukkelsesgrunde omfatter også tilbudsgivere, for hvem Ordregiver i forhold til dette udbud kan påvise, at en interessekonflikt eller en konkurrencefordrejning ikke kan afhjælpes ved mindre indgribende foranstaltninger. Endelig omfatter de obligatoriske udelukkelsesgrunde tilbudsgivere, for hvem Ordregiver i forhold til dette udbud kan påvise, at de har afgivet groft urigtige oplysninger, har tilbageholdt oplysninger eller er ude af stand til at fremsende supplerende dokumentat i- on vedrørende endelig dom eller vedtaget bødeforlæg, ubetalt forfalden gæld til det o f- fentlige for skatter, afgifter eller sociale bidragsordninger. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af bestemmelserne Frivillige udelukkelsesgrunde Ordregiver vil desuden udelukke de tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2) Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller under insolvensbehandling, og nr. 6) Ordregiver kan påvise, at Tilbudsgiver har forsøgt at påvirke Ordregivers beslutningsproces. Tilbudsgiver skal anføre oplysningerne herom i det fælleseuropæiske udbudsdokument, del III, afsnit C. Der henvises til Konkurrenceog Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument om de frivillige udelukkelsesgrunde. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af bestemmelserne Self-cleaning Ordregiver forbeholder sig mulighed for at iværksætte en procedure om self -cleaning, såfremt dette måtte være relevant, jf. udbudslovens 138. Self-cleaning angår muligheden for, at tilbudsgivere kan dokumentere deres pålidelighed, selvom de er omfattet af en udelukkelsesgrund. 7.2 Krav til økonomisk- og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument, jf. punkt Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument med angivelse af de oplysninger, der fremgår af. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2). De anførte mindstekrav skal være opfyldt.

18 7.3 Vedrørende støttende enheder Side 18 af 22 Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske kapacitet (fx et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt VI.3. Støtteerklæringen eller dokumentationen skal godtgøre, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for Tilbudsgiveren, jf. udbudslovens 144, stk. 2. Derudover skal den eller de andre enheder, som Tilbudsgiver støtter sig på afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdok u- ment, jf. udbudsbekendtgørelsens VI.3. Ordregiver har udarbejdet en skabelon for en støtteerklæring, som kan hentes på den særlige udbudshjemmeside, og som Tilbudsgiver kan benytte i forbindelse med afgivelse af tilbud. 8. ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD 8.1 Tilbudsåbning mv. Tilbudsgiver har ikke adgang til at være til stede ved åbningen af de elektroniske tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Ordregiver har ikke pligt til at tilbagelevere tilbuddet til Tilbudsgiveren eller slette dette. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Rammeaftalen er underskrevet. 8.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil Ordregiver vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder Ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af 159 i udbudsloven. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne.

19 Side 19 af 22 Endelig forbeholder Ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 8.3 Tildelingskriterium og evaluering Tildelingskriterium Tildeling af Rammeaftalen vil ske på grundlag af pris. 8.4 Evalueringsmodel Der beregnes en samlet tilbudspris for hvert tilbud på baggrund af de af Tilbudsgiver afgivne priser i underbilag 4A. Vægtningen af de forskellige priser fremgår af underbilag 4A. Beregningen af den samlede tilbudssum sker som angivet i vejledningen til underbilag 4A. Tilbuddet med den laveste Samlet tilbudssum er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 8.5 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument Før Ordregivers beslutning om tildeling af Rammeaftalen, skal Ordregiver kræve, at de tilbudsgivere, som Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold samt økonomiske formåen. Dokumentationen skal fremlægges indenfor en af Ordregiver fastsat passende frist på ikke under to og en halv uge (18 kalenderdage), regnet fra modtagelsen af forespørgslen. For Tilbudsgivere, der er hjemhørende i Danmark og udelukkende har danske statsbo r- gere i sine ledelsesorganer kan dokumentationen vedrørende Tilbudsgiverens personlige forhold udgøres af en serviceattest, der udstedes af Erhvervsstyrelsen efter anmodning. I forbindelse med fremsendelsen af anmodning om en serviceattest til Erhvervsstyre l- sen, skal Tilbudsgiver være særligt opmærksom på, at medlemmer af Tilbudsgivers bestyrelse, direktion, tilsynsråd eller personer, som har beføjelse til at repræsentere, ko n- trollere eller træffe beslutninger i Tilbudsgivers bestyrelse, direktion eller tilsynsråd afgiver en samtykkeerklæring vedr. indhentning af straffeattest til offentlig brug i henhold til udbudslovens 153, stk. 1, nr. 2 samt en erklæring på tro og love vedr. forhold der

20 Side 20 af 22 ikke er dækket af straffeattesten til offentlig brug i henhold til udbudslovens 153, stk. 2. Yderligere oplysninger om erklæringer og proceduren for anmodning om en servicea t- test kan findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside: For Tilbudsgivere, der er hjemmehørende i udlandet og/eller har udenlandske statsbo r- gere i sine ledelsesorganer, kan dokumentationen for så vidt angår de strafbare forhold i udbudslovens 135, stk. 1 og stk. 2 udgøres af uddrag fra strafferegisteret i det lan d, hvor Tilbudsgiver er hjemmehørende, samt fra strafferegisteret i de lande, hvor event u- elle udenlandske medlemmer af Tilbudsgivers ledelsesorganer, er statsborgere. Såfremt ledelsesmedlemmet ikke er bosiddende i det land, hvor vedkommende er statsborger, kan Tilbudsgiver alternativt levere dokumentation for strafbare forhold fra det land, hvor ledelsesmedlemmet er bosiddende. I det omfang uddrag af udenlandske straffer e- gistre ikke omfatter samtlige ovennævnte udelukkelsesgrunde og/eller ikke omfatter 4 år jf. udbudslovens 138, stk. 5, skal de pågældende uddrag suppleres med en erklæring under ed (eller en tro og love erklæring, i de tilfælde hvor edsaflæggelse ikke anvendes i de relevante lande jf. udbudslovens 152, stk. 2), om at oplysningerne i ESPD om strafbare forhold fortsat er retvisende. Hvilken dokumentation, der i øvrigt skal afgives for udenlandske tilbudsgivere og udenlandske virksomheder, som tilbudsgiver baserer sig på, beror på den dokumentation, der kan indhentes i de relevante lande. Som dokumentation for, at de i udbudsbekendtgørelsens III.1.2) anførte mindstekrav til soliditetsgrad og omsætning er opfyldt, skal den pågældende Tilbudsgiver indenfor den ovenfor anførte frist fremlægge en erklæring om, at de i ESPD anførte oplysninger i Del IV, afsnit B Økonomisk og Finansiel formåen Øvrige økonomiske og finansielle krav er korrekte. Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at fremlægge denne erklæring, når ordregiver kan ska f- fe de relevante regnskabsmæssige oplysninger direkte gennem adgang til en national database, jf. udbudslovens 151, stk. 5. Dette forudsætter dog, at tilbudsgiver i ESPD, Del IV og Del V har oplyst, hvilken database ordregiver kan opnå kendskab til de nø d- vendige oplysninger eller relevant dokumentation, jf. udbudslovens 148, stk. 2, nr TILDELING AF RAMMEAFTALE Når Ordregiver har vurderet, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med på baggrund af de i punkt 8.3 anførte kriterium, (pris) og gennemført den i punkt 8.5 anførte verificering af oplysningerne i det fælleseuropæiske udbudsdokument, træffer Ordregiver beslutning om tildeling af Rammeaftalen.

21 Side 21 af 22 Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige Tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de Tilbudsgivere, der ikke tildeles Rammeaftalen, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for det vindende tilbuds karakteristika og fordele, samt hvornår standstill-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele Rammeaftalen og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen, herunder for en, flere eller samtlige delaftaler. Uanset om Rammeaftalen tildeles en anden Tilbudsgiver, er Tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfr i- sten, jf. punkt 6.6. Underretningen af Tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at Rammeaftalen er indgået. Rammeaftalen anses først for indgået, når Rammeaftalen er underskrevet. Rammeaftalen kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Ordregiver uvedkommende, herunder også hvis Ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af Rammeaftale. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til Tilbudsgiver. Efter Rammeaftalen er underskrevet vil Ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. 10. VEJLEDENDE TIDSPLAN FOR UDBUDDET Dato, Klokkeslæt Aktivitet 26/10/2016, kl. 12:00 Spørgsmål, jf. punkt 6.5.1, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato kl. 12:00, vil også blive besvaret, hvis spørgsmålet er kommet frem til Ordregiver i tide, således at Ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svaret senest seks dage inden udløbet af tilbudsfristen. Ved vurderingen af i tide skal medregnes oplysnin-

22 Side 22 af 22 gernes omfang og kompleksitet. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret, jf. dog Udbudslovens 93, stk. 4, nr /11/2016, kl. 10:00 Sidste frist for modtagelse af tilbud. November 2016 Forventet tildeling af Rammeaftalen. November 2016 Indhentelse af dokumentation for oplysninger anført i ESPD et. Primo december 2016 Forventet Rammeaftaleindgåelse. Rammeaftalen vil tidligst blive underskrevet efter udløbet af en standstillperiode på 10 dage regnet fra dagen efter den dag, hvor Moderniseringsstyrelsen har afsendt underretning (pr. ) om tildeling af Rammeaftalen. 1. januar 2017 Forventet Rammeaftalestart.