Rapport. - Forslag til forenklinger af administrative arbejdsopgaver

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Rapport. - Forslag til forenklinger af administrative arbejdsopgaver"

Transkript

1 Rapport - Forslag til forenklinger af administrative arbejdsopgaver Version 5, d. 26. maj, 2008

2 Indholdsfortegnelse: 1. Indledning Formål Rapportens tilrettelæggelse Datagrundlag Rapportens indhold Forslag og ideer til forenklinger Samarbejde og rollefordeling Organisering Kommunikation og information Personaleområdet Opfølgning og kontrol Økonomiområdet Uddannelse Support...36 Bilag 1: Projektbeskrivelse...40 Bilag 2: Projektgruppens medlemmer...44 Bilag 3: Oversigt over forslag til forenklinger...45 Bilag 4: Forslag til ny lønseddel

3 1. Indledning Det skal være lettere at være decentral leder i Randers Kommune. Derfor igangsatte Direktionen i 2007 projektet forenkling af administrative arbejdsopgaver, hvis mål er at forenkle de administrative arbejdsopgaver for de decentrale ledere mest muligt. Projektbeskrivelsen fremgår af bilag 1. Baggrunden for projektet er, at i forbindelse med vedtagelsen af den nye styring af de decentrale aftaleenheder i Randersmodellen, blev det besluttet, at Randers Kommune indtil videre anvender den administrative praksis, som Gl. Randers Kommune hidtil har anvendt. Beslutningen blev truffet for at sikre sikker drift og for at begrænse omfanget af ændringer ved overgangen til den nye kommune. Det blev samtidig bestemt, at den administrative praksis skal vurderes nærmere i løbet af Byrådet har ved andre lejligheder forholdt sig til løsningen af administrative arbejdsopgaver. Det indgår således som en del af Vision 2016, at: institutionsområdet udvikles organisatorisk, så der sikres central varetagelse af administrative opgaver og tværgående udnyttelse af de pædagogiske og administrative ressourcer og kompetencer på institutionsniveau. Og i forbindelse med Byrådets behandling af Helhedsplan for skoleområdet i foråret 2008 indgik organiseringen af det administrative arbejde også som en del af debatten. Til at forestå arbejdet er der nedsat en projektgruppe (jf. bilag 2) bestående af repræsentanter for de decentrale ledere inden for skole-, ældre- og daginstitutionsområderne samt de sociale institutioner. Derudover er der repræsentanter fra Økonomi, Personale & HR samt sekretariaterne. Projektet er gennemført i perioden fra september 2007 til maj Projektgruppens forslag til forenklinger vil indgå i en høringsfase, hvor de decentrale ledere vil få mulighed for at kommentere undersøgelsens resultater og de opstillede forslag til forenklinger, inden der træffes endelig beslutning. 1.1 Formål Projektet har for det første til formål at undersøge, hvilke administrative arbejdsopgaver og procedurer, der er særligt udfordrende for de decentrale ledere, herunder en vurdering af arbejdsdelingen mellem de decentrale enheder og de centrale stabe og sekretariaterne. Decentrale ledere omfatter i denne sammenhæng alle, der er leder for en decentral aftaleenhed. For det andet har projektet til formål at opstille konkrete forslag til forenklinger af arbejdsgange samt give ideer til tilrettelæggelsen af nye procedurer. Projektet er tilrettelagt, så der er sikret bred involvering af de decentrale ledere. 3

4 1.2 Rapportens tilrettelæggelse Rapporteringen af projektets resultater sker i to dele. Første del er en datarapport, der indeholder en undersøgelse af, hvilke administrative arbejdsopgaver og procedurer, der opleves som udfordrende for de decentrale ledere samt forslag til forenklinger, som de decentrale ledere selv er fremkommet med (jf. datarapporten). Anden del er nærværende rapport. Rapporten består af projektgruppens forslag og ideer til forenklinger af det administrative arbejde for de decentrale ledere og administrative medarbejdere. Rapporten er udarbejdet med udgangspunkt i, at: der ikke ændres ved den udstrakte beslutningskompetence, som er vedtaget i Randersmodellen. forslagene tager afsæt i de decentrale lederes egne forslag til forenklinger, som er oplistet i datarapporten, samt de udfordringer, som belyses heri. de opstillede forslag til forenklinger ikke behøver at være ens for alle aftaleenheder. Fra projektgruppens side opfordres til, at forslagene modtages i en positiv ånd, og at forslagenes muligheder for gennemførelse vurderes tilbundsgående, før de afvises eller vedtages. Samtidig gøres opmærksom på, at arbejdet med forslagene er en løbende proces. Der er forslag som umiddelbart kan gennemføres, mens andre forslag kræver grundigere bearbejdning eller investering i nye IT-systemer. 1.3 Datagrundlag Datagrundlaget for projektgruppens arbejde består af 4 fokusgruppeinterviews med decentrale ledere og administrative medarbejdere samt en spørgeskemaundersøgelse, der er rundsendt til alle kommunens decentrale ledere. Resultaterne samt en nærmere beskrivelse af de enkelte metoder fremgår af datarapporten. Hvert afsnit i nærværende rapport vil dog starte med et kort oprids af resultaterne fra datarapporten. 1.4 Rapportens indhold Rapporten er opdelt i 8 emneafsnit: 1) Samarbejde og rollefordeling, 2) Organisering, 3) Kommunikation og information, 4) Personaleområdet, 5) Opfølgning og kontrol, 6) Økonomiområdet, 7) Udannelse samt 8) Support. Hvert emneafsnit indeholder først en kort beskrivelse af, hvilke udfordringer de decentrale ledere oplever jf. datarapporten. Dernæst er projektgruppens forslag til forenklinger oplistet, herunder argumenter for forslaget, samt forslag til, hvem der er ansvarlig for udførelsen af arbejdet. Til sidst i rapporten er der oplistet en tabel, der giver overblik over forslagene (bilag 3). 4

5 2. Forslag og ideer til forenklinger Projektgruppens forslag og ideer til forenklinger er som før omtalt udarbejdet på baggrund af datarapportens resultater. Indledningsvist er det derfor vigtigt at påpege, at resultaterne fra datarapporten samt projektgruppens arbejde med forslagene har vist, at der generelt mangler viden om, hvad IT-systemerne kan, samt et stort behov for flere informationer om ændringer og nye tiltag. Derudover har arbejdet også tydeliggjort, at der er manglende overblik over organisationen i forhold til roller og ansvar, samt hvor man kan indhente diverse informationer. Projektgruppens arbejde har således klarlagt et åbenlyst behov for mere information samt uddannelse. Derudover ønsker projektgruppen at understrege, at medarbejdere på Laksetorvet og ledere og medarbejdere i marken er en vigtig forudsætning for hinanden. Set i lyset heraf, er det derfor også vigtigt, at samarbejdet fungerer, og at kommunikationen er god. De efterfølgende afsnit omhandler de 8 emner, inden for hvilke der er stillet forslag til forenklinger. Først behandles emnet samarbejde og rollefordeling. 2.1 Samarbejde og rollefordeling Dette afsnit indeholder forslag til forenklinger inden for emnet samarbejde og rollefordeling. Det vil blandt andet sige samarbejdet og rollefordelingen mellem de decentrale aftaleenheder og sekretariaterne/stabene samt forslag til beskrivelser af arbejdsgange mv. Først skitserer afsnittet kort de udfordringer, som de decentrale ledere oplever ift. samarbejde og rollefordeling (jf. datarapporten), og dernæst opstilles projektgruppens forslag til forenklinger, herunder hvem er ansvarlig for opgaven. De øvrige afsnit i rapporten vil være opbygget på tilsvarende måde. Baggrund Datarapportens resultater vidner om, at lederne oplever et behov for at få tydeliggjort, hvad formålet er med især nye opgaver samt overblik over, hvem der løser hvilke opgaver. Derudover udtrykker lederne et behov for at få flere informationer om ændringer og beslutninger, samt et stort ønske om i højere grad at blive inddraget, når vigtige beslutninger træffes. En leder har således udtrykt ønske om: at man fremover arbejder efter princippet hinandens bedste venner. Projektgruppens forslag til forenklinger ift. samarbejde og rollefordeling Projektgruppen har peget på følgende 6 forslag inden for emnet samarbejde og rollefordeling: 5

6 Forslag 1: Udarbejdelse af arbejdsgangsbeskrivelser Der skal udarbejdes arbejdsgangsbeskrivelser for væsentlige tværgående administrative arbejdsgange. Hensigten er at effektivisere arbejdsgangene samt få udarbejdet beskrivelser af proceduren for det administrative arbejde. Først skal de nuværende arbejdsgange kortlægges, og dernæst hvilke arbejdsgange, der skal benyttes fremover. I projekt administrativ styring, som har til formål at sikre implementeringen af det nye økonomi og personalesystem (KMD Opus), skal følgende arbejdsgange beskrives i foråret og efteråret 2008: ansættelsesprocessen, Lokal Løndannelse, økonomi- og lønsumsstyring, bilagshåndtering fra bestilling til betaling. Derudover skal der udvælges to processer yderligere. Forslag 2: Tydeliggørelse af rollefordeling samt formål med de administrative arbejdsopgaver I forlængelse af ovenstående forslag kan der udarbejdes et samlet notat, der viser placeringen af alle væsentlige administrative opgaver mellem decentrale aftaleenheder, sekretariaterne og de centrale stabe. I notatet skal opgavernes formål tydeliggøres samt gives en skriftlig begrundelse for opgavernes placering. I udarbejdelsen kan der bl.a. tages udgangspunkt i de arbejdsgangsbeskrivelser, der er nævnt i forslag 1. Det skal inden sommerferien 2008 besluttes, hvilke opgaver, der skal beskrives samt hvem, der er ansvarlig for formuleringen. Det samlede notat skal godkendes i Økonomigruppen senest december Forslag 3: Udarbejdelse af principper for udlægning af nye opgaver og tiltag Flere ledere tilkendegiver utilfredshed med måden nye opgaver udlægges på. Derfor skal der udarbejdes overordnede principper for proceduren ved udlægning af nye opgaver eller nye tiltag. Principperne kunne indeholde følgende: Når nye opgaver lægges ud, skal de forberedes godt. Det vil sige, at opgaverne skal være mulige at løse for de decentrale ledere. Derudover skal de decentrale ledere inddrages i beslutningen. Det betyder, at lederne skal vide formålet med opgaven, hvorfor den lægges ud samt få sparring på, hvordan opgaven kan løses efter et holde i hånd princip. Derudover skal der i denne proces være god kommunikation både mundtligt og skriftligt. Et andet princip kunne være indførelsen af et DUT princip ift. udlægningen af nye opgaver. DUTprincippet står for det udvidede totalbalance-princip. Princippet går ud på, at de decentrale aftaleenheder modtager økonomisk kompensation for de opgaver, der pålægges aftaleenhederne i forlængelse af en 6

7 ny opgave. Tilsvarende skal aftaleenhederne aflevere midler tilbage i det omfang opgaver fratages dem eller reduceres. Både de decentrale ledere og medarbejdere, Direktionen, den øvrige ledelse samt medarbejdere fra stabene og sekretariaterne er ansvarlige for overholdelsen af principperne. Økonomiafdelingen udfører det praktiske arbejde, som herefter skal behandles i Direktionen. Forslag 4: Overblik over organisationen - Organisationsdiagram Der skal udarbejdes et organisationsdiagram for hele Randers Kommune. Diagrammet skal indeholde en oversigt over ledere af de enkelte afdelinger og aftaleenheder, direktører, chefer samt aftaleenhedernes placering ift. resten af organisationen Oversigten skal placeres på Broen, så alle har adgang. Der skal udnævnes en ansvarlig for vedligeholdelsen. Byråds- og direktionssekretariatet i samarbejde med de enkelte sekretariater. Forslag 5: Overblik over netværksgrupper Kommunen har allerede eksisterende netværk for decentrale ledere og medarbejdere, hvor der kan hentes sparring, men der er behov for overblik. Projektgruppen foreslår derfor, at man udarbejder en oversigt over eksisterende netværk. En oversigt vil give ledere og medarbejdere overblik over, hvor de kan hente sparring samt synliggøre, hvis der er behov for oprettelse af flere grupper. Oversigten skal placeres på Broen, så alle har adgang til det. Derudover skal der udpeges en ansvarlig for vedligeholdelsen. Fagchefer i samarbejde med de enkelte sekretariater. Forslag 6: Fokuspanel af decentrale ledere og medarbejdere Der foreslås oprettet et fast panel bestående af både centrale og decentrale ledere og administrative medarbejdere. Deltagerne skal være i løbende dialog omkring løsningen af de administrative opgaver inden for personale, økonomi og IT samt være forum for drøftelse af nye opgaver og beslutninger. Forummet skal give de decentrale ledere mulighed for at stille spørgsmålstegn ved nye opgaver samt 7

8 opgaveløsningen. Derudover kan forummet være med til at skabe bedre dialog og forståelse for hinandens arbejde samt underbygge kulturen om, at alle har ret og pligt til at stille spørgsmål til nuværende arbejdsgange. Mødeaktiviteten foreslås at være to gange årligt. Det skal afklares, hvem der skal sekretariatsbetjene gruppen. Økonomigruppen er ansvarlig for, at fokuspanelet bliver nedsat. 8

9 2.2 Organisering Dette afsnit omhandler organisering. Det vil mere specifikt sige forslag til ændringer af opgaveløsningens placering samt ændring af varetagelsen af opgaveløsningen. Baggrund Flere ledere har i datarapporten peget på uhensigtsmæssigheder i forhold til opgaveløsningens organisatoriske placering. Der er således et flertal, der mener, at arbejdsdelingen mellem de centrale stabe/sekretariaterne og de decentrale aftaleenheder er uhensigtsmæssig, samt at de decentrale ledere bliver pålagt unødvendige arbejdsopgaver. Mange ledere føler, at de bruger for meget tid på det administrative arbejde og ikke har tid til andre ledelsesopgaver. Derudover opleves problemer med bemanding ved sygefravær, samt at lederne ikke har de nødvendige ressourcer og viden til at udføre de administrative opgaver. Flere leder har således peget på, at organiseringen af udførelsen af visse administrative arbejdsopgaver bør genovervejes. Projektgruppens forslag inden for emnet organisering Projektgruppen har stillet nedenstående forslag under emnet organisering. Projektgruppen understreger, at inden, der træffes beslutning om en eventuel organisatorisk ændring af udførelsen af opgaverne, skal det overvejes, om de decentrale lederes udfordringer kan løses gennem bedre dialog og information om, hvordan opgaverne skal udføres. Forslag 7: Udførelse af fælles administrative arbejdsopgaver Projektgruppen har opstillet forskellige modeller for, hvordan administrative opgaver kan løses i fællesskab. Der skal gøres opmærksom på, at forslagenes indhold ikke behøver at være ens for alle aftaleenheder, og at forslagene kan indføres i varierende grad alt efter behov. Model 1: Ansættelse af fælles administrativ medarbejder for aftaleenheder Projektgruppen foreslår, at de decentrale aftaleenheder kan gå sammen om at ansætte en eller flere fælles administrative medarbejdere. Den fælles administrative medarbejder skal løse de administrative opgaver, som i dag tager meget af de decentrale lederes tid. Hvis der ansættes to medarbejdere, der dækker flere aftaleenheder i et geografisk område efter en bestemt turnus (f.eks. 1 dag i hver institution), vil man samtidig kunne imødegå problemer ved ferie og sygdom. 9

10 For at teste om løsningen er holdbar, kunne man lave en forsøgsperiode, hvor 3-5 daginstitutioner, inden for samme geografiske område, går sammen om at ansætte en fælles administrativ medarbejder. Finansieringen skal de enkelte institutioner selv stå for. Der gøres opmærksom på, at i henhold til Randersmodellen er det op til den enkelte aftaleenhed, hvordan man ønsker at organisere udførelsen af det administrative arbejde. Der er derfor allerede i dag enkelte aftaleenheder, der i fællesskab, har ansat administrative medarbejdere. Model 2: Fælles områdeadministration En anden model er fælles områdeadministration fx inden for daginstitutioner og skoler. Områdeadministrationen vil normalt være lokaliseret på en skole og betjene de omkringliggende daginstitutioner med det administrative arbejde for aftaleenhederne, der hører under området. Der vil være fordele ved at placere administrationen på en skole, da der i forvejen er administrativt personale på skolerne. Områdeadministrationen vil medvirke til at aflaste de decentrale ledere og giver dem mere tid til ledelse. Derudover kan der eventuelt opnås en effektiviseringsgevinst ved, at administrative medarbejdere, der har stor rutine, ofte kan udføre opgaverne hurtigere end lederne. Model 3: Central udførelse af opgaveløsningen Udførelsen af administrative opgaver, som eksempelvis ansættelsesbreve eller opgaver i forbindelse med Lokal Løndannelse, kan være en kompliceret for nogle ledere, især de ledere, der ikke har de fornødne administrative ressourcer og kompetencer. Det bør derfor overvejes om visse administrative arbejdsopgaver skal udføres centralt - eventuelt for udvalgte aftaleenheder. Det er dog vigtigt at påpege, at lederen stadig har kompetencen og stadig skal udfylde skemaer samt indsamle de nødvendige oplysninger som eksempelvis cpr.nr., navn, adresse, ansættelsesdato, evt. slutdato m.v. samt underskrift. Det er også fortsat lederens ansvar at forhandle eventuelle løntillæg. Dette følger af Randersmodellen, hvor det er bestemt, at kompetencen i meget vid udstrækning er uddelegeret til lederne af de enkelte aftaleenheder. Det betyder, at det er lederen i samarbejde med aftaleenhedens MED-udvalg og eventuelle bestyrelse som i meget vid udstrækning bestemmer, hvorledes det tildelte budget skal anvendes, hvilke anskaffelser, der skal foretages, hvilke medarbejdere, der skal ansættes samt ledelsen af aftaleenheden i øvrigt. Disse opgaver medfører, at lederen af aftaleenheden vil skulle varetage administrative opgaver. Dette kan ikke undgås. Det vil derfor kun være udvalgte administrative opgaver, der vil kunne centraliseres. I en vurdering af, hvorvidt visse administrative arbejdsopgaver skal centraliseres, bør en nærmere undersøgelse afklare mere præcist på hvilke områder og hvilke ledere, der føler, at opgaven er stor, 10

11 hvad de synes er komplekst, samt tidsforbruget ift. den nuværende praksis. I en sådan undersøgelse bør indgå en vurdering af det samlede ressourceforbrug set for kommunen som helhed. Model 4: Sygevikar for decentrale aftaleenheder aftale om opgaveløsning ved fravær Der kan oprettes tilbud om en sygevikar ved langtidsfravær. Her kan peges på forskellige løsningsmuligheder. For det første kan sygevikaren være en central medarbejder, der tager ud til aftaleenheden ved langtidssygdom med det formål at løse de administrative arbejdsopgaver. For det andet kunne det være en medarbejder inden for samme fagområde, der har viden om området i forvejen. Hvis aftaleenhederne går sammen i administrative fællesskaber (jf. model 1) kan den fælles administrative medarbejder også fungere som sygevikar i et konkret område samt have vikarfunktion ved de større institutioner i tilfælde af sygdom m.v. Det skal afgøres, hvordan tilbuddet om sygevikaren skal finansieres. Model 5: Køb af administrativ bistand Det skal være muligt at købe administrativ bistand i stabene eller sekretariaterne. Hvis et sådant tiltag sættes i værk, skal det afklares, hvilke administrative ydelser, man i dag får support på, og hvilke man i fremtiden skal betale for. Ligeledes skal det afklares, hvor opgaven mest hensigtsmæssigt kan placeres: i sekretariaterne, i Personale & HR eller hos en administrativ medarbejder, der udfører administrative opgaver for aftaleenheder i et område. I afklaringen af en eventuel placering af opgaven - i stabe eller sekretariater - indgår en vurdering af, hvordan personalenormeringen mest fleksibel kan tilpasses/udnyttes uden, at der opstår flaskehalse. Der er således vigtigt, at planlægningen er langsigtet, da man ikke kan ansætte/afskedige efter skiftende behov. Projektgruppens anbefaling Projektgruppen anbefaler, at der informeres bedre om mulighederne for ansættelse af fælles administrative medarbejdere (model 1). Projektgruppen anbefaler desuden, at der gennemføres et konkret forsøg med fælles områdeadministration (model 2). På baggrund af de indhøstede erfaringer i forbindelse med forsøget, vil der kunne træffes endelig beslutning om større udbredelse af modellen. Det foreslås, at Børn og Skole udarbejder forslag til, hvordan et konkret forsøg kan iværksættes på frivillig basis. 11

12 Forslag 8: Forenkling af MED system MED-systemet opleves af de decentrale ledere, som et meget tungt system, der består af mange led, hvorfor høringsvejen er en tung proces. Derudover finder flere det uhensigtsmæssigt, at de samme emner, behandles flere gange på forskellige niveauer i MED-systemet. Der stilles forslag om, at ovenstående betragtninger samt datarapportens resultater inddrages i arbejdet, når MED-systemet skal evalueres. Ansvarlige for evaluering af MED-systemet i 4. kvartal af

13 2.3 Kommunikation og information Afsnittet behandler emner inden for kommunikation og information. Det vil sige forslag til, hvordan man kan forbedre kommunikationen og informationsgangen ml. det centrale og det decentrale led. Baggrund I datarapporten er der et flertal af ledere, der mener, at de ikke får tilstrækkeligt med informationer om vigtige beslutninger og ændringer. Generelt peges der på, at dialogen og informationen skal forbedres, at informationerne gøres mere tilgængelige, og at man får en fælles forståelse af informationsvejene. Projektgruppens forslag til forenklinger inden for kommunikation og information Projektgruppen foreslår følgende 10 forslag for at forbedre kommunikationen og informationen: Forslag 9: Nyhedsbreve med administrativ information Der stilles forslag om, at stabene udsender nyhedsbreve med aktuelle administrative problemstillinger og opgaver, der er målrettet de decentrale ledere og administrative medarbejdere. Nyhedsbrevet skal udarbejdes i et let forståeligt sprog og udsendes efter behov. Det kan overvejes at sende særlige nyhedsbreve ud eksempelvis ved overenskomstændringer, der beskriver, hvad ændringerne indebærer, hvad man særligt skal være opmærksom på, og hvem man kan kontakte for mere information. Udarbejdelsen af indholdet kan ske i samarbejde med de enkelte sekretariater. Personale & HR, IT samt Økonomi er ansvarlig. Det skal afklares mere præcist, hvad indholdet i nyhedsbrevene skal bestå af, samt hvem der er målgruppen for informationerne. Forslag 10: Informationsmøder For at de decentrale ledere og medarbejdere kan føle sig bedre orienterede om de administrative opgaver generelt foreslås, at sekretariaterne og/eller stabene løbende anvender orienteringsmøder, hvor både ledere og de administrative medarbejdere kan deltage. Det er vigtigt, at ikke kun lederne men også de administrative medarbejdere, der i dagligdagen har den praktiske opgave, får samme information og deltager. På møderne er der mulighed for direkte information og formidling af beslutninger om nye tiltag, samt mulighed for at stille undrende spørgsmål. Direkte information face to face giver bedre mulighed for at tilpasse formidlingen efter den enkelte målgruppe og kan have den sidegevinst, at det ofte fremmer den fremtidige kommunikation og dialog, hvis den enkelte leder og medarbejder har fået sat ansigt på samarbejdspartnere og modsat. 13

14 Informationsmøderne kan ske efter en fast mødestruktur eller aftales efter behov/ønske fra begge parter og kan have varierende længde. Alternativt kan informationsmøderne ligge i forbindelse med ledermøder i øvrigt. Projektgruppen opfordrer dog til, at man har fokus på deltagelse af de administrative medarbejdere. De enkelte fagchefer skal i samarbejde med stabene og sekretariaterne undersøge mulighederne for informationsmøder samt lægge en tidsplan herfor. Forslag 11: Formidling af vigtige mødebeslutninger Resultaterne af projektgruppens arbejde viser, at det ikke er tilstrækkeligt, at man kan finde oplysninger i referater på Broen. Kun få decentrale ledere har tid og overskud til at søge efter informationer, og det opleves som meget tidskrævende at finde de informationer, der er relevante. Formidling af vigtige mødebeslutninger (direktion, chefmøder, MED-møder m.v.) skal derfor sendes direkte til de relevante decentrale ledere efter hvert møde i et let forståeligt sprog. Hvert møde afsluttes med aftale om, hvilke beslutninger, der skal formidles direkte og til hvem, samt hvem der er ansvarlig for formidlingsopgaven. Direktion og fagchefer. Forslag 12: Forenkling af Personaleportalen - Pakker med relevante dokumenter I dag opleves Personaleportalen ikke brugervenlig, da det er svært og tidskrævende for de decentrale medarbejdere at finde relevante dokumenter. Projektgruppen foreslår, at man ved udarbejdelsen af en ny personaleportal korrigerer for de nuværende mangler. Her er det især vigtigt, at søgefunktionen virker optimalt, og at Personaleportalen er opbygget overskueligt. Projektgruppen foreslår, at alle informationer og skemaer i forbindelse med eksempelvis ansættelser samles ét sted i pakker/emner. Det kunne være pakker om: ændringer i ansættelser, lokal løn, afgang, stillingsopslag, valg af TR, barsel, orlov og sygefravær. Pakkerne sammensættes efter indhold og kan indeholde samme dokumenter. Pakkerne kan også indeholde tjeklister. Fordelen ved emneopdelingen er, at mængden af information begrænses, så det bliver mere overskueligt, hvad der er relevant, samt at lederen ikke skal indhente information forskellige steder. 14

15 Derudover vurderes arbejdsopgaven at være overskuelig, da alle blanketter er lavet. Arbejdet består derfor udelukkende i at få informationerne grupperet. Man kunne også overveje at udvide pakkerne med vejledninger og tips og tricks til, hvordan opgaven løses. Der er nedsat en arbejdsgruppe under Personale & HR, som udarbejder en ny personaleportal. Projektgruppen foreslår, at ovenstående betragtninger inddrages i arbejdet. Forslag 13: Forenkling af Broen I datarapporten er der mange ledere, der nævner Broen, som et område, der med fordel kan forbedres. Flere nævner, at Broen ikke er brugervenligt, at man ikke kan tegne abonnement, og at søgemulighederne er meget begrænsede. Projektgruppen foreslår derfor, at der igangsættes et arbejde, der skal se på mulighederne for at forbedre Broen. Kommunikationsafdelingen. Forslag 14: Pixibøger med vejledninger til arbejdsgange Der er stort behov for bedre og flere vejledninger til arbejdsgange. Projektgruppen foreslår, at man udarbejder pixibøger, der beskriver arbejdsgangen, hvad man skal være opmærksom på samt tips og tricks. Dette kan medføre, at behovet for support mindskes, samt at de administrative opgaver bliver lettere at løse for de decentrale medarbejdere og ledere. Forbedring af vejledningerne er særlig relevant ift. opgaver som Lokal Løn og ansættelsesbreve samt økonomiopgaver vedrørende betaling af regninger, kontoplan mv. Det foreslås at samle vejledninger til arbejdsgange på Personaleportalen i pakker jf. forslag 12 sammen med øvrige dokumenter, der beskriver de administrative arbejdsopgaver inden for samme emne. De ansvarlige for de enkelte fagområder. I praksis vil det ofte sige, de fagområder, der også yder support på opgaven. 15

16 Forslag 15: Vedligeholdelse af distributionslister i outlook Distributionslisterne i outlook er ikke vedligeholdt. Eksempelvis er listen over decentrale ledere misvisende. Da det er meget tidskrævende, at alle skal indhente oplysninger om mailadresser, hver gang de skal sende en mail, skal det afklares, hvem der er ansvarlig for vedligeholdelsen af e- mailadresserne i outlook samt ajourføre listerne. Dette arbejde er også nødvendigt for at sikre, at alle ledere og administrative medarbejdere får relevant information. Personale & HR udarbejder klar beskrivelse af arbejdsgangen for vedligeholdelsen af distributionslisterne samt ajourfører listerne i samarbejde med sekretariaterne. Forslag 16: Medarbejderdatabase Der stilles forslag om at oprette en medarbejderdatabase, hvor oplysninger om alle medarbejdere i Randers Kommune er placeret. Databasen skal indeholde, hvor medarbejderen er ansat, hvilke medarbejdere, der arbejder i en bestemt afdeling og hvilket arbejdsområde, de har. Under Find medarbejder på Broen kan man allerede i dag søge både på medarbejdere og på afdelinger. Find medarbejder skal udbygges, så også de decentrale ledere og medarbejdere fremgår af listen. Find medarbejder bør i fremtiden også indeholde arbejdsområde. Det skal afklares, hvem der er ansvarlig for vedligeholdelsen. Kommunikationsafdelingen. Forslag 17: Klubber på Broen, hvor relevante emner kan diskuteres Der kan oprettes klubber på Broen, hvor relevante emner kan diskuteres og informationer deles. Eventuelt kunne man oprette en klub for decentrale ledere, hvor man kunne skrive spørgsmål og debattere med hinanden. Et sådan forum medfører, at man ikke behøves at mødes face to face, men kan føre dialogen virtuelt. Kommunikationsafdelingen. Forslag 18: Abonnement (tvungen) på relevante informationer Det skal være muligt at tegne abonnement, så man får tilsendt en mail, når der er relevant information på et givent område. Eksempelvis nyheder om opgaver, tidsfrister etc. Det kunne overvejes at gøre 16

17 abonnementet tvungen på udvalgte områder, så man som følge af, at man er leder for en aftaleenhed eller administrativ medarbejder får relevante mails om ændringer og nye tiltag mv. Det kunne også overvejes, at informationen, som man har abonneret på automatisk ligger på skrivebordet på PCén, når den startes. Kommunikationsafdelingen afklarer, om abonnementsordningen er teknisk mulig, samt hvordan og hvornår løsningen kan indføres. 17

18 2.4 Personaleområdet Afsnittet omhandler forslag til forenklinger inden for personaleområdet. Projektgruppen har valgt at fokusere på administrative arbejdsopgaver i forbindelse med ansættelsesbreve, Lokal Løn, skemaer generelt og lønsedler. Som nævnt i indledningen vidner datarapportens resultater om manglende viden og information om, hvordan man udfører administrative arbejdsopgaver. Dette medfører, at de administrative arbejdsopgaver bliver meget tidskrævende, og at der sker fejl. Udover de opstillede forslag henstiller projektgruppen derfor til, at man fremadrettet er mere fokuseret på uddannelse og information omkring udførelsen af især de opgaver, der er relateret til personaleområdet. Baggrund Mange ledere peger på, at udarbejdelsen af ansættelsesbreve er tidskrævende, fordi proceduren opleves som tung og uklar. Det lederne oplever som særligt udfordrende er formentlig lønindplaceringen samt afklaring af pensionsordning, men generelt er der mange, der peger på, at skemaerne er svære at udfylde. Derudover er der et flertal af ledere, der mener, at arbejdsprocessen omkring Lokal Løn er meget tidskrævende og uklar, hvor især lønforbedringsskemaet og proceduren, der volder problemer herunder særligt den korte tid mellem tildeling af lønsum og indberetning, samt at kommunikationen mangler. Projektgruppens forslag til forenklinger inden for personaleområdet Projektgruppen har opstillet følgende 12 forslag: Forslag 19: Liste over hvem de decentrale ledere kan udarbejde ansættelsesbreve for Der opleves usikkerhed omkring, hvilke faggrupper de decentrale ledere selv kan udarbejde ansættelsesbreve for. Dette medfører dobbeltarbejde, når lederne først efter arbejdet er udført bliver gjort opmærksom på problemstillingen. Det skal understreges, at problemstillingen ikke handler om, hvorvidt lederne har kompetencen eller ej, men udelukkende drejer sig om teknik. Der er allerede i dag udarbejdet en liste over, hvem lederne må lave ansættelser for. De faggrupper, som ikke fremgår af listen, er de faggrupper som de decentrale ledere ikke kan lave ansættelsesbreve for. Der er i dag ikke en separat liste for disse faggrupper. Projektgruppen opfordrer til, at der enten informeres om, hvad listen indeholder og ikke indeholder eller, at der udarbejdes en separat liste for de faggrupper, som lederne ikke selv kan lave ansættelsesbreve 18

19 for. Listen skal i så fald placeres på Personaleportalen og kan evt. indgå i pakken vedr. ansættelser jf. forslag 12. Personale & HR. Forslag 20: Placering af forhandlingskompetencen hos de faglige organisationer Det opleves som tidskrævende, at de faglige organisationer skal sende en repræsentant centralt fra, der ikke har det lokale kendskab. Derudover er det en tung proces at sende dokumenter frem og tilbage mellem den faglige organisation, aftaleenheden samt Personale & HR eksempelvis for at få lønskemaet underskrevet. Ligeledes er der ikke altid klarhed over, hvem der sender til hvem. Projektgruppen foreslår, at Randers Kommune indgår i dialog med de faglige organisationer omkring problemstillingen vedrørende, hvor forhandlingskompetencen placeres. Herunder foreslås, at der indføres område FTR med fuld kompetence til at indgå aftaler omkring fx Lokal Løn. Processen med at få underskrevet lønskemaer bliver ift. nogle organisationer betydelig lettere fremover, idet flere organisationer allerede har udlagt kompetencen til tillidsrepræsentanter eller fællestillidsrepræsentanter. Internt i Randers Kommune skal proceduren for, hvem sender til hvem, klarlægges. Ansvarlig Personale & HR. Forslag 21: link til afsnit i overenskomsten Mange ledere har peget på, at de mangler overblik og indsigt i de gældende regler i overenskomsterne, og at informationerne skal findes flere forskellige steder, når de skal udfylde ansættelsesbreve. Projektgruppen foreslår, at der indsættes link i selve ansættelsesskemaet til Schultz lovportal. Eksempelvis kunne der ud for feltet pension i ansættelsesskemaet være et link til overenskomstens afsnit om pensionsberegning, og på samme måde ved lønindplacering være et link til overenskomstens afsnit om funktions- og kvalifikationsløn. Der er dog udfordringer i forbindelse med vedligeholdelsen af et sådant link, når overenskomsterne opdateres. Disse skal undersøges nærmere. Personale & HR og IT- afdelingen 19

20 Forslag 22: Vejledninger til lønindplacering samt udfyldning af skema til ansættelsesbreve Der skal udarbejdes vejledninger til lønindplacering af nye medarbejdere samt vejledninger til udfyldelsen af skemaer til ansættelsesbreve. Vejledningen skal indeholde en generel tjekliste over, hvilke forhold en leder skal være opmærksom på og tage stilling til - ved ansættelse af en ny medarbejder samt selve arbejdsgangen. Derudover kan der på de enkelte overenskomstområder udarbejdes pixi-udgaver med overenskomstmæssig løn, forhåndsaftaler, pensionsordning mv. Dette kan medvirke til at gøre det lettere at være leder i hverdagen, da lederen ikke ved hver ansættelse skal slå op i overenskomster m.v. Når en leder skal lave ansættelsesbreve og lønindplacering skal ovennævnte generelle vejledning kunne læses/printes i forbindelse med udfyldelsen af skemaerne. For eksempel kunne vejledningen indsættes som en ekstra side i skemaet. Personale & HR. Derudover kan vejledningerne udarbejdes i forlængelse af afholdelsen af de effektive processer omkring Lokal Løn samt ansættelsesprocessen, der foregår under projekt administrativ styring. Se også forslag 27 og 28. Forslag 23: Automatisk tilknytning af skemaer, der hører til ansættelser Alle skemaer, som hører til en ansættelse, skal komme automatisk sammen med ansættelsesbrevet og lønaftaleskemaet. Dette kunne eksempelvis være indhentelse af straffeattest, attester på børneområdet og udregning af pensionsanciennitet for visse overenskomster, hvis der ikke kan dokumenteres pension fra tidligere ansættelse. Der skal foregå en teknisk afklaring. IT og Personale & HR er ansvarlig. Forslag 24: Tekst på lønforbedringsskema Det er ønskeligt, at lønforbedringsskemaet opbygges mere enkelt og fleksibelt, således at der bliver mulighed for at skrive tekst i felterne ud for de enkelte trin/tillæg. Det skal således være muligt at skrive begrundelse for lønforbedring ud for de enkelte poster, så der ikke opstår tvivl om, hvad lønforbedringen er givet for, og hvornår den er givet. Det foreslås, at opgaven indgår i den effektive proces vedrørende Lokal løndannelse. 20

21 Forslag 25: Flytning af arbejdet med revidering af lønforbedringsskema til Personale & HR Lønforbedringsskemaet revideres så snart overenskomsterne er underskrevet, men da opgaven i dag varetages af IT tager det længere tid, end hvis Personale & HR selv tilretter dem. En hurtigere og smidigere arbejdsgang kunne være, hvis en medarbejder i Personale & HR var uddannet til at kunne rette ansættelsesbrevene, lønforbedringsskemaerne m.fl. IT og Personale & HR. Forslag 26: Effektivisering af lønforbedringsskemaer til Lokal Løn I dag er skemaet udformet således, at man både udfylder nuværende lønoplysninger i venstre side, i form af trin eller tillæg, og udfylder højre siden, hvor man indsætter lønforbedring i form af trin eller tillæg. Det foreslås, at de data, der i forvejen ligger i lønberegneren dvs. navn, stilling, cpr.nr. beskæftigelsesgrad, pensionsforhold mv. automatisk skal fremgå af skemaet, således at det kun er lønforbedringen, som lederen selv skal indtaste. Herved lettes arbejdsgangen betydeligt, og der er langt færre fejlkilder. Personale & HR har flere gange gennem de senere år, forelagt KMD dette ønske, men har hidtil fået oplyst af KMD, at denne mulighed ikke p.t. findes i systemet. Det vil være relevant at undersøge mulighederne i det nye KMD OPUS system. Forslaget medtages til effektiv proces for Lokal Løn. Forslag 27: Kortlægning og tydeliggørelse af proces for Lokal Løn Processen for lokal løndannelse i 2007 har for mange ledere virket administrativ tung og tidskrævende. Der opleves problemer med at gennemskue lønrammen. Ligeledes efterlyses bedre kommunikation og simplere skemaer. Processen for Lokal Løn skal derfor tydeliggøres og forenkles. Projektgruppen påpeger, at det er vigtigt med direkte information til lederne hvert år, da processen er meget forskellig alt afhængig af, om der foregår overenskomstforhandlinger eller ej. Projektgruppen foreslår, at der i den effektive proces omkring Lokal Løn under projekt administrativ styring arbejdes videre med emnet. 21

22 Forslag 28: Kortlægning af ansættelsesprocessen Der er tale om en meget lang proces, der involverer mange personer, skemaer og indtastninger. Processen opleves ikke optimal i dag på grund af manglende indsigt, samt at man på visse aftaleenheder ikke har tilstrækkelig rutine i udfærdigelsen af ansættelsesbreve. Dette medfører, at lederen eller den administrative medarbejder skal bruge uforholdsmæssig meget tid på at sætte sig ind i love og regler, samt i hvordan ansættelsesbrevene skal udfærdiges. Projektgruppen foreslår, at der i den effektive proces omkring ansættelser under projekt administrativ styring arbejdes videre med emnet. Derudover henvises til forslag 7 og 14. Forslag 29: Udbetaling a conto til nye medarbejdere I dag er der en skrap deadline for indberetning af løn hos Personale & HR, da de decentrales indberetning ofte forgik for sent. Dette har medført, at nogle nyansatte ikke har fået udbetalt løn, hvis de blev ansat efter deadline. Derudover har der ikke været mulighed for at kompensere for dette ved a conto udbetalinger. På baggrund af ovenstående foreslås, at der informeres til lederne om nødvendigheden af, at deadlines overholdes, så den nuværende regel om a conto udbetaling kan ændres. Hvis der ved dialog kan opnås respekt og forståelse for andres opgaver/deadlines, vil det ikke være et problem, at der undtagelsesvis er behov for at udbetale a conto løn. Personale & HR. Forslag 30: Letlæselige lønsedler Lønsedlerne bør være letlæselige, så det bliver muligt for medarbejderne at gennemskue de enkelte løndele. Derfor har projektgruppen fremsat forslag til, hvad en lønseddel skal indeholde. Forslaget ses af bilag 4. Forslaget viderebringes til projekt administrativ styring, hvor lønsedlerne revurderes ved indførelsen af den nye lønberegner. 22

23 2.5 Opfølgning og kontrol Afsnittet opfølgning og kontrol omhandler de administrative opgaver de decentrale ledere og medarbejdere har i forbindelse med opfølgning og kontrol. Her tænkes på opgaver, der udføres som kontrol af arbejdet, men også de kontrolforanstaltninger, der skitserer, hvordan opgaveudførelsen skal foregå. Baggrund Datarapporten viser, at et flertal af de decentrale ledere føler, at de bruger for meget tid på indberetningsopgaver, og at mange af kontrollerne såsom dokumentspecifikationer opleves som overflødige. Derudover er der også usikkerhed omkring, hvornår man kan bruge skannet underskrift og sikker mail. Samtidig oplever flere ledere uhensigtsmæssigheder i attesterings- og anvisningspraksis i dag. Samlet set er der således stor efterspørgsel på at gøre arbejdsgangene mere digitale samt at revidere kasse- og regnskabsregulativet. Projektgruppens forslag til forenklinger ift. opfølgning og kontrol Projektgruppen har stillet følgende 6 forslag inden for emnet opfølgning og kontrol: Forslag 31: Status på e-dag 2 samt øget brug af digital signatur Det er tidskrævende at sende dokumenter, der skal underskrives, med post. Her tænkes eksempelvis skemaer til kørselsgodtgørelse samt ansættelsesbreve. Projektgruppen foreslår, at der gøres status på indførelsen af e-dag 2 i Randers Kommune ift. hvor langt er vi kommet, og hvordan kommer vi videre. E- dag 2 handler om, at fra 1. februar 2005 har alle offentlige myndigheder i stat, region og kommune som udgangspunkt ret til at sende breve og dokumenter med følsomme og fortrolige oplysninger fuldt elektronisk til andre myndigheder og droppe papirversionen. Tilsvarende har de også ret til at kræve, at andre myndigheder sender fuldt elektronisk til dem. Efter e-dag 2 bør det kun i undtagelsestilfælde ske, at myndigheder kommunikerer med hinanden via almindelig papirpost. Projektgruppen opfordrer til, at der sættes fokus på øget brug af sikker mail herunder digital signatur gennem kurser og information om emnet. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe, der kortlægger status for E-dag 2. Gruppen skal kortlægge arbejdsgange og processer, der stiller krav om underskrift med det formål at øge brugen af digital 23

24 signatur, så man undgår for mange postgange. Samtidig skal kendskabet til emnet øges. Dernæst skal der findes en konkret dato for, hvornår post skal sendes elektronisk. Det foreslås, at arbejdsgruppen skal have repræsentation af Økonomi, Personale & HR, det digitale Randers samt IT. Forslag 32: Øget anvendelse af integreret anvisning Det skal afklares, hvordan man ønsker at benytte integreret anvisning fremover. I dag er der sat lighedstegn mellem, hvem der anviser og hvem, der har budgetansvaret. Ved integreret anvisning er det stadig lederen, der har budgetansvaret, selvom medarbejderne betaler regningerne. Lederen skal dog kunne dokumentere, at man udøver tiltag for at sikre, at medarbejderne betaler regningerne rigtigt. Dette kan foregå på forskellige måder. Projektgruppen foreslår, at man eksempelvis udarbejder 3 modeller for anvisning, hvor det er op til den enkelte leder, hvilken model vedkommende vælger. Kontrollen kunne ske gennem den løbende budgetkontrol eller gennem tilfældig udtagning af stikprøver, hvor man kan optage kontrollen i IT systemet frem for, at printe ud. Projektgruppen opfordrer til, at der indføres stikprøvekontrol frem for løbende kontroller. Kasse- og regnskabsregulativet er under revidering i Økonomiafdelingen. Det foreslås, at Økonomiafdelingen inddrager projektgruppens forslag samt resultater fra datarapporten i arbejdet med det nye kasse- og regnskabsregulativ. Økonomiafdelingen er også ansvarlig for at afklare, hvilke muligheder for stikprøvekontrol, der ligger i KMD OPUS. Webbetaling giver mulighed for at foretage stikprøvevis kontrol. Det er dog et tilkøbsmodul, som Randers Kommune ikke har pt. Forslag 33: Ikke altid anvisning af nærmeste leder for ledere Som anvisningsreglerne er i dag, har den budgetansvarlige mulighed for at udpege andre medarbejdere end den nærmeste leder til at foretage de nødvendige gennemgange og kontroller for anvisningen. Derfor behøver det ikke nødvendigvis at være den nærmeste leder, der anviser for nærmeste leder. Økonomiafdelingen har allerede indføjet forslaget i arbejdet med det nye kasse- og regnskabsregulativ. Det skal sikres, at dette fortsat er en mulighed i KMD Opus. 24

25 Forslag 34: Elektronisk indberetning Medarbejdere skal fremover kunne indberette kørsel, fravær (ferie), elevrefusioner, tillæg for vejledningsfunktion elektronisk. Derudover skal alle lønskemaer kunne indberettes samt godkendes elektronisk. I KMD Opus er elektronisk indberetning muligt via modulet medarbejderportalen. Dette er dog et modul, som Randers Kommune ikke har købt. Det skal undersøges nærmere, om det er en funktionalitet, som Randers Kommune ønsker at købe. Dette afventer dog implementeringen af det nuværende KMD Opus. Forslag 35: Tilpasning af rapporter Udtræk af rapporter fra eksempelvis lønsystemet skal kunne tilpasses de enkelte aftaleenheders behov. Derudover skal rapporterne være letlæselige. Afventer implementeringen af KMD Opus. Forslag 36: Let adgang til at flytte budgetmidler I dag er der forskellig praksis inden for de forskellige fagområder i forhold til, hvem der udfører det praktiske arbejde med at flytte budgetmidler. Der skal dog fremadrettet sikres adgang til at flytte budgetmidler inden for eget budget og lønsum for aftaleenhederne i KMD Opus. Sekretariaterne. 25

26 2.6 Økonomiområdet Afsnittet indeholder projektgruppens forslag til forenklinger inden for økonomiområdet. Her tænkes på forslag inden for emnerne: overblik over økonomi, konteringspraksis, refusioner, indkøb og autorisationer. Baggrund Datarapporten vidner om, at mange ledere mangler overblik over økonomien. Mange har således peget på, at der mangler klarhed omkring, hvilke parametre, der ligger til grund for lønsummen og budgettet samt manglende uddannelse i IT systemerne samt økonomistyring generelt. Flere har også nævnt refusioner som en stor udfordring, samt at det skal være lettere at få overblik via IT systemerne. Derudover har mange ledere svært ved at overskue indkøbsaftalernes indhold, og nævner også autorisationsproceduren som et vigtigt emne for forenkling. Projektgruppens forslag til forenklinger ift. økonomiområdet Projektgruppen har stillet følgende forslag til forenklinger: Forslag 37: Tydeliggørelse af budget og budgetforudsætninger samt lønsum Det skal være tydeligt for de enkelte ledere og administrative medarbejdere, hvad budgettet og lønsummen består af og hvilke forudsætninger, der ligger til grund herfor har været et særligt år, idet det har været det første år efter kommunesammenlægningen. Det har betydet, at budgetter mv. er blevet meldt ud for sent til de decentrale aftaleenheder. Derfor har der også været stort fokus på at forbedre budgetudmeldingen til 2008, som for alle aftaleenhedernes vedkommende er sket inden årsskiftet. Udmeldingen af budgettet, budgetforudsætningerne mv. har således haft et helt andet forløb i 2008 end i Der er endvidere blevet gennemført kurser for repræsentanter i MED-systemet i Randersmodellen og i den økonomiske styring i Randers Kommune. Pr. 1. januar 2009 ibrugtages et nyt økonomisystem (KMD Opus). I den forbindelse vil processen omkring decentral økonomi- og lønsumsstyring, herunder roller og ansvar blive kortlagt. 26

27 Forslag 38: Dialog omkring opbygning af kontoplan De decentrale ledere mangler ofte viden omkring, hvordan kontoplanen oprettes mest hensigtsmæssigt. Det foreslås, at Økonomiafdelingen og sekretariaterne vejleder aftaleenhederne omkring opbygning af kontoplanen, så den tilgodeser aftaleenhedens behov. Økonomiafdelingen og sekretariaterne indgår i dialog med aftaleenhederne om, hvem der skal varetage denne opgave fremover. Hvem der er ansvarlig for opgaven afhænger også af, hvem der skal vedligeholde stamdata i KMD Opus. Dette afklares i projekt administrativ styring. Forslag 39: Ændring af navne og tekst i kontoplanen Kontoplanen er i dag ikke opdateret ift. aftaleenhedernes navne. På grund af den bagvedliggende struktur i kontoplanen, skal det overvejes om det er hensigtsmæssigt, at de decentrale enheder selv ændrer i kontoplanen, eller om ændringerne skal foretages af sekretariaterne eller Økonomi. Indtil videre kan aftaleenhederne indsende ønsker om ændringer til sekretariaterne. Der skal igangsættes et afklaringsarbejde af, hvordan stamdata vedligeholdes i KMD Opus. Projektledelsen for administrativ styring sikrer dette. Forslag 40: Gennemskuelig kontoplan I den nuværende kommuneautoriserede kontoplan står den decentrale enheds udgifter på én gruppering, mens eventuelle tilhørende indtægter står sammen med øvrige indtægter på en helt anden gruppering (grp. 900). Dette er især et problem, når man skal sælge ydelser, hvor man skal dele indtægter og udgifter ud på forskellige grupper. Kontoplanen ønskes derfor opbygget mere overskueligt, så samhørende indtægter og udgifter er samlet ét sted. Det vil ikke være muligt at rette i den nuværende kontoplan, men i den nye KMD Opus-kontoplan vil delområder, hvorpå der er indtægter, blive samlet. Hermed vil samhørende udgifter og indtægter indgå samlet, og udtræk vil også kunne vise summen af indtægter og udgifter. Forslaget behandles i kontoplangruppen under projekt administrativ styring. 27

28 Forslag 41: Løbende overførsel af refusioner I dag overføres refusioner ved eksempelvis fleksjobs kun én gang årligt. Dermed er det svært for lederne at have tilstrækkeligt med overblik over økonomien. Det foreslås, at der sker løbende overførsel af refusioner. I forbindelse med implementering af den nye lønberegner vil problematikken blive genovervejet ift. modulets funktionalitet. Personale & HR er ansvarlig for, at det finder sted. Forslag 42: Tydeliggørelse af regninger Regninger fra leverandører er ikke altid tilstrækkeligt præcise, og derfor er regningerne vanskelige at kontrollere. Projektgruppen foreslår, at Indkøbskontoret, ved indgåelse af indkøbsaftalerne, stiller krav til leverandøren om, at regninger skal tydeliggøres og hvordan. Indkøbsafdelingen. Forslag 43: Flere indkøbsaftaler men fleksible Indkøbsaftalerne skal indeholde et vareudvalg fra forskellige leverandører, der i højere grad tilgodeser de decentrale aftaleenheders behov. Der skal ske en behovsafklaring hos de decentrale ledere, og lederne skal inddrages i arbejdet med udvælgelse af, hvilke aftaler kommunen har behov for. For eksempel kan der inden for de forskellige indkøbsaftaler nedsættes bruger/indkøbsgrupper. Der er fortsat pligt til at benytte indkøbsaftalerne. Hvis aftalerne ikke benyttes opnås ingen besparelse, da det kun er muligt at indgå fordelagtige aftaler, hvis indkøbsaftalerne benyttes i stort omfang. Indkøbsafdelingen. Forslag 44: Lettere tilgængelige og opdaterede indkøbsaftaler, så kendskabet øges Der stilles forslag om, at indkøbsaftalerne skal være elektronisk tilgængelige og opdaterede, så det bliver nemmere at få overblik over, hvilke indkøbsaftaler kommunen har. Derudover foreslår projektgruppen, at indkøbsaftalerne grupperes ift. fagområder, så aftalerne bliver lettere at overskue for de decentrale ledere og medarbejdere. 28

Projekt administrativ forenkling - status på de 62 delprojekter, maj 2009

Projekt administrativ forenkling - status på de 62 delprojekter, maj 2009 forenkling - status på de 62 delprojekter, maj 2009 Samarbejde og rollefordeling Organisering Kommunikation & information Nr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Udarbejdelse af arbejdsgangsbeskrivelser (1) Tydeliggørelse

Læs mere

Datarapport. - Undersøgelse af de decentrale lederes oplevelse af administrative arbejdsopgaver samt deres forslag til forenklinger

Datarapport. - Undersøgelse af de decentrale lederes oplevelse af administrative arbejdsopgaver samt deres forslag til forenklinger Datarapport - Undersøgelse af de decentrale lederes oplevelse af administrative arbejdsopgaver samt deres forslag til forenklinger Version 4, d. 14. maj, 2008 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 1.1

Læs mere

1 af 28. Velkommen til spørgeskemaet. 2 af 28. Hvilket forvaltningsområde hører din aftaleenhed under? * Sundhed og Ældre. Social og Arbejdsmarked

1 af 28. Velkommen til spørgeskemaet. 2 af 28. Hvilket forvaltningsområde hører din aftaleenhed under? * Sundhed og Ældre. Social og Arbejdsmarked 1 af 28. Velkommen til spørgeskemaet. I det følgende vil du blive stillet en række spørgsmål om, hvordan du oplever en række administrative arbejdsopgaver primært inden for økonomi - og personaleområdet.

Læs mere

Oversigt over de 62 forenklingsforslag i projekt administrativ forenkling

Oversigt over de 62 forenklingsforslag i projekt administrativ forenkling Oversigt over de 62 forenklingsforslag i projekt administrativ forenkling Emne Nr Forslag Tovholder Status Udarbejdelse af arbejdsgangsbeskrivelser. Arbejdsgangsbeskrivelser og procedurer om budget, regnskab

Læs mere

Evaluering af projekt administrativ forenkling for decentrale ledere

Evaluering af projekt administrativ forenkling for decentrale ledere Evaluering af projekt administrativ forenkling for decentrale ledere Indhold Forord... 3 Indledning... 4 Udvalgte portrætter af projektets resultater... 5 Projektets resultater - Er det blevet lettere

Læs mere

Notat. Omstilling til edag - handlingsplan. Projektets formål og succeskriterier. edag arbejdsgruppen. IT-Kontoret. edag i Aalborg Kommune

Notat. Omstilling til edag - handlingsplan. Projektets formål og succeskriterier. edag arbejdsgruppen. IT-Kontoret. edag i Aalborg Kommune Notat Til: edag arbejdsgruppen Kopi til: Fra: IT- Dato: 28.04.2003 Vedr.: edag i Aalborg Kommune Mandag d. 1. september 2003 er fastsat som edag for alle offentlige myndigheder. edag er aftalt mellem regeringen,

Læs mere

Indstilling. Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling

Indstilling. Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 30. august 2006 Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere i Århus Kommune Århus Kommune Personaleafdelingen

Læs mere

Digitaliseringsstrategi 2011-2015

Digitaliseringsstrategi 2011-2015 Digitaliseringsstrategi 2011-2015 Dokumentnr.: 727-2011-34784 side 1 Dokumentnr.: 727-2011-34784 side 2 Resume: Digitaliseringsstrategien for Odder Kommune 2011-2015 er en revidering af Odder Kommunes

Læs mere

Notat. Emne Bemærkninger til Revision af årsregnskabet for 2005 Direktøren Kopi til. Den 28. august 2006. Århus Kommune

Notat. Emne Bemærkninger til Revision af årsregnskabet for 2005 Direktøren Kopi til. Den 28. august 2006. Århus Kommune Notat Emne Til Direktøren Kopi til Den 28. august 2006 Det skal indledningsvis bemærkes, at der i revisionsberetningen ikke er forhold vedr. Magistratens 5. afdeling, som Byrådet skal tage stilling til,

Læs mere

Drejebog for administrative opgaver ved organisationsændringer

Drejebog for administrative opgaver ved organisationsændringer Drejebog for administrative opgaver ved organisationsændringer Sag 13-15072; dokument 160375-13; revideret 4. februar 2014 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE 1 1 FORMÅL MED DREJEBOGEN 2 1.1 Fra idé

Læs mere

Roller og ansvar Grundlaget for ledelse i en ny organisationsstruktur

Roller og ansvar Grundlaget for ledelse i en ny organisationsstruktur Roller og ansvar Grundlaget for ledelse i en ny organisationsstruktur NOTAT HR-stab Arbejdet med en mere klar og tydelig ledelse er med dette oplæg påbegyndt. Oplægget definerer de generelle rammer i relation

Læs mere

Rammeaftale om personalepolitiske samarbejdsprojekter i amterne

Rammeaftale om personalepolitiske samarbejdsprojekter i amterne AMTSRÅDSFORENINGEN 11.16.1 Side 1 KOMMUNALE TJENESTEMÆND OG OVERENSKOMSTANSATTE Rammeaftale om personalepolitiske samarbejdsprojekter i amterne 2002 Side 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. OMRÅDE... 3 2. FORMÅL...

Læs mere

Organisering i Vordingborg Kommune

Organisering i Vordingborg Kommune Organisering i Vordingborg Kommune Indledning Vordingborg Kommunes nuværende organisation blev dannet ved kommunesammenlægningen i 2007. I 2008 medvirkede Lundgaard konsulenterne i en evaluering af den

Læs mere

Udkast til forløb for de Lokale lønforhandlinger 2013 2015

Udkast til forløb for de Lokale lønforhandlinger 2013 2015 Bilag Udkast til forløb for de Lokale lønforhandlinger 2013 2015 1. Direktionens strategi for Lokal løndannelse uden forlodsfinansiering: Ved overenskomstforhandlingerne i 2013 er der fortsat lokal løndannelse,

Læs mere

Løn øvelse øvelse øvelse evt. walk and talk

Løn øvelse øvelse øvelse evt. walk and talk Løn i kommunen Løn Emner Hvad er 100 kr.? Reguleringsordning samt med/uden pension Hvad er centralt aftalt løn? Kend din OK øvelse Hvad er lokalt aftalt løn? Lønsedlen Kend din lønseddel / tjek af lønseddel

Læs mere

5. Forenkling på økonomiområdet

5. Forenkling på økonomiområdet 5. Forenkling på økonomiområdet Kommunerne er i helt overvejende grad kendetegnet ved en meget decentral struktur på økonomiområdet, hvor institutionerne både har det økonomiske ansvar for opgaveløsningen

Læs mere

Projektbeskrivelse for Fremfærd Bruger Projekt Teknologi og tillid

Projektbeskrivelse for Fremfærd Bruger Projekt Teknologi og tillid Projektbeskrivelse for Fremfærd Bruger Projekt Teknologi og tillid Baggrund for projektet Teknologiske løsninger og digitaliseringen udvikler sig eksponentielt og eksplosivt nu og i fremtiden. Vi ser med

Læs mere

Fælles afsæt fælles udvikling

Fælles afsæt fælles udvikling Projektplan Fælles afsæt fælles udvikling - Strategisk udviklingsproces på skole og dagtilbudsområdet Allerød Kommune Direktionen Allerød Rådhus Bjarkesvej 2 3450 Allerød Tlf: 48 100 100 kommunen@alleroed.dk

Læs mere

Madservice. Drifts- og udviklingsaftale 2015. Gyldigheden af aftalen bekræftes herved:

Madservice. Drifts- og udviklingsaftale 2015. Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Madservice Drifts- og Kirsten Dyrholm Hansen Afdelingschef Gitte Larsen Institutionsleder Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Egon Fræhr Borgmester Sonja Miltersen Direktør 1. Drifts- og udviklingsaftaler

Læs mere

KMD Opus Rollebaseret Indgang

KMD Opus Rollebaseret Indgang Januar 2013 KMD Opus Rollebaseret Indgang Minivejledning - løn Version 2.2 1 Indhold Forord... 3 01. Mine medarbejdere -> Medarbejderprofil Teamoversigten... 4 02. Mine medarbejdere -> Oversigt... 4 03.

Læs mere

Kvalitetskontrol af indberetning til lønsystemet decentrale enheder

Kvalitetskontrol af indberetning til lønsystemet decentrale enheder Kvalitetskontrol af indberetning til lønsystemet decentrale enheder Generelt Om indberetningsmateriale Alle indberetninger skal ske på grundlag af attesteret indberetningsmateriale. Indberetningsmaterialet

Læs mere

Projekthåndbog - for opsøgende konsulenter

Projekthåndbog - for opsøgende konsulenter Projekthåndbog - for opsøgende konsulenter Indledning Formålet med at udgive Projekthåndbog - for opsøgende konsulenter er at sikre skolernes opsøgende konsulenter en ensartet information om aktiviteter

Læs mere

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling.

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. Bilag 10 Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag Elektronisk fakturering: 1. Anvendelsesområde Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. En regning defineres som

Læs mere

Struer Kommune Udvikling af organisationen

Struer Kommune Udvikling af organisationen Projektbeskrivelse Indholdsfortegnelse 1. Baggrund... 1 2. Formål med opgaven... 2 3. Indhold af projektet... 2 4. Organisering af opgaven... 3 5. Resultat af projektet... 4 6. Tidsplan... 4 BILAG 1...

Læs mere

Indstilling. Evaluering af Fælles Service 2015 og fremadrettet. Magistraten. Dato 22. juni 2015

Indstilling. Evaluering af Fælles Service 2015 og fremadrettet. Magistraten. Dato 22. juni 2015 Indstilling Til Magistraten Dato 22. juni 2015 Evaluering af Fælles Service 2015 og fremadrettet 1. Resume I henhold til indstillingen Evaluering af Fælles Service 2015, vedtaget af Magistraten den 9.

Læs mere

NOTAT. Forenklet model for tilskud til BPA

NOTAT. Forenklet model for tilskud til BPA NOTAT Forenklet model for tilskud til BPA Indledning Kommunerne har administrative byrder ved sagsbehandling i sager vedr. borgerstyret personlig assistance (BPA). Tilsvarende oplever borgerne, der modtager

Læs mere

SAMMENLÆGNING DET FÆLLES BEREDSKAB

SAMMENLÆGNING DET FÆLLES BEREDSKAB Velkommen til nyhedsbrev nr. 2 om det fælles forberedelsesarbejde. Siden første nyhedsbrev udkom, har arbejdsgrupperne arbejdet på højtryk, ligesom der har været afholdt møde i den Administrative Forberedelsesgruppe

Læs mere

Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011

Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011 Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011 Dok.nr: 727-2011-5834 2 Indledning. I årets løb anvendes de afsatte midler i overensstemmelse med det vedtagne budget og dets forudsætninger. Midlerne

Læs mere

Principper for stillingsbesættelse

Principper for stillingsbesættelse Principper for stillingsbesættelse Principperne gælder for alle medarbejdere der berøres af sammenlægningen. Som udgangspunkt følger alle medarbejdere opgaven. Tager udgangspunkt i nuværende arbejdsopgaver

Læs mere

Partneraftale. Formålet med partnerskabsaftalen vil derfor være at skabe en it-governancemodel der kan:

Partneraftale. Formålet med partnerskabsaftalen vil derfor være at skabe en it-governancemodel der kan: Partneraftale Randers Kommune og KMD indgår nærværende partneraftale der, gennem et tæt samarbejde om optimal anvendelse af IT-løsninger, skal bidrage til at effektivisere kommunens ressourceudnyttelse.

Læs mere

1. Hvad er intern forenkling?

1. Hvad er intern forenkling? Hvad er intern forenkling? Det er vigtigt, at kommunen har et fælles svar på dette spørgsmål, når de går i gang med at forenkle egne regler og procedurer. Ellers risikerer man, at arbejdet trækker i forskellige

Læs mere

Lokallønsdannelse i Kommuner, Regioner og Staten

Lokallønsdannelse i Kommuner, Regioner og Staten Lokallønsdannelse i Kommuner, Regioner og Staten Vejledning og retningslinjer for tillidsrepræsentanter og sekretariat 1) Retningslinjer til tillidsrepræsentant (TR) og konsulenter i sekretariatet 2) Vejledning

Læs mere

Vejledning og Retningslinjer for tillidsrepræsentanter og sekretariat. omkring lokalløndannelse i. Kommuner, Regioner og Staten

Vejledning og Retningslinjer for tillidsrepræsentanter og sekretariat. omkring lokalløndannelse i. Kommuner, Regioner og Staten Vejledning og Retningslinjer for tillidsrepræsentanter og sekretariat omkring lokalløndannelse i Kommuner, Regioner og Staten 1/ Retningslinjer til Tillidsrepræsentant og konsulenter i sekretariat: 2/

Læs mere

Kvalitetssikring af myndighedsprojekter

Kvalitetssikring af myndighedsprojekter NOTAT Kvalitetssikring af myndighedsprojekter Dette notat beskriver kvalitetssikringen af myndighedsprojekter, der gennemføres i samarbejde mellem Energistyrelsen og SBi i regi af aftalen mellem Energistyrelsen

Læs mere

Proces for etablering af kommunale samarbejder

Proces for etablering af kommunale samarbejder Proces for etablering af kommunale samarbejder Fra idé til etableret samarbejde Version 1.0 Den 10. april 2016 1 Contents 1 Vejledning og anvendelse 3 2 Etablering af kommunale samarbejder 4 2.1 Sondering

Læs mere

SAMARBEJDSAFTALE. mellem. Silkeborg Kommune/Jobcenter Silkeborg

SAMARBEJDSAFTALE. mellem. Silkeborg Kommune/Jobcenter Silkeborg SAMARBEJDSAFTALE mellem Silkeborg Kommune/Jobcenter Silkeborg og Dansk Metal Silkeborg-Favrskov FOA Silkeborg-Skanderborg FTF-A HK Østjylland 3F Silkeborg om én indgang for ledige a-kasse medlemmer i første

Læs mere

Partneraftale. Formålet med partnerskabsaftalen vil derfor være at skabe en it-governancemodel der kan:

Partneraftale. Formålet med partnerskabsaftalen vil derfor være at skabe en it-governancemodel der kan: Partneraftale Randers Kommune og KMD har pr. 15.01.07 indgået nærværende partneraftale der, gennem et tæt samarbejde om optimal anvendelse af IT- løsninger, skal bidrage til at effektivisere kommunens

Læs mere

I dette korte notat præciseres selskabets formål, kerneopgaver; organisering og samspillet med kommuner samt principper for finansiering og styring.

I dette korte notat præciseres selskabets formål, kerneopgaver; organisering og samspillet med kommuner samt principper for finansiering og styring. N O T A T Etablering af kommunernes fælles itsamarbejde Kommunerne kan efter salget af KMD ikke længere øve indflydelse på itudviklingen gennem ejerskabet, men alene ved at optræde som samlet stor aktør

Læs mere

Afrapportering fra arbejdsgruppen for behandlingsredskaber og hjælpemidler.

Afrapportering fra arbejdsgruppen for behandlingsredskaber og hjælpemidler. Afrapportering fra arbejdsgruppen for behandlingsredskaber og hjælpemidler. Indstilling til styregruppen for grundaftaler Arbejdsgruppen for behandlingsredskaber og hjælpemidler indstiller til styregruppen

Læs mere

Regler om ansættelse

Regler om ansættelse Regler om ansættelse 2010 Holdning Det er holdningen i Ringsted Kommune, at der skal arbejdes professionelt med rekruttering Rekrutteringsprocessen afspejler, at der i Ringsted Kommune arbejdes efter værdierne

Læs mere

Omstilling, effektivisering og innovation

Omstilling, effektivisering og innovation Nr. 38 Område: Indsatsområde: Emne: Fagudvalg: Funktion: Forslagsstiller: Omstilling, effektivisering og innovation Administration/stabe Strukturtilpasning Engangsbesparelse - Fællessekretariatet Økonomiudvalg

Læs mere

Overblik over opgaver - organisation og styring

Overblik over opgaver - organisation og styring Sagsnr.: 2014/0004936 Dato: 23. juni 2014 Titel: Overblik over opgaver - organisation og styring Sagsbehandler: Pia Lægaard Andersen, Direktionskonsulent 1. Indledning Dette notat har til formål at skabe

Læs mere

Fælles planlægningsramme for skolerne i Frederikshavn Kommune

Fælles planlægningsramme for skolerne i Frederikshavn Kommune Fælles planlægningsramme for skolerne i Frederikshavn Kommune Fælles planlægningsramme mellem Lærerkreds Nord og Frederikshavn Kommune om udmøntningen af arbejdstidsbestemmelserne, Lov 409, gældende for

Læs mere

Den overordnede nationale mission for BAR FOKA s mission fremgår af Arbejdsmiljølovens 14 a:

Den overordnede nationale mission for BAR FOKA s mission fremgår af Arbejdsmiljølovens 14 a: 1. MISSION Den overordnede nationale mission for BAR FOKA s mission fremgår af Arbejdsmiljølovens 14 a: Det enkelte branchearbejdsmiljøråd skal inden for rådets område bistå branchens virksomheder med

Læs mere

2. Såfremt dette er tilfældet, inden for hvilke områder forventer Naalakkersuisut at kunne reducere omkostningerne?

2. Såfremt dette er tilfældet, inden for hvilke områder forventer Naalakkersuisut at kunne reducere omkostningerne? Aningaasaqamermut Aatsitassanullu Naalakkersuisoq Naalakkersulsoq for Finanser og Råstoffer NAALAKKERSU I SUT GOVERNMENT OF GREENLAND Anthon Frederiksen (Partii Nalaraq) Medlem af Inatsisartut IH er Svar

Læs mere

Vejledning til standardvedtægter for fællesklubber i HK-Kommunal og Dansk Socialrådgiverforening. (sprogligt revideret april 2004 og 2010)

Vejledning til standardvedtægter for fællesklubber i HK-Kommunal og Dansk Socialrådgiverforening. (sprogligt revideret april 2004 og 2010) Vejledning til standardvedtægter for fællesklubber i HK-Kommunal og Dansk Socialrådgiverforening. (sprogligt revideret april 2004 og 2010) Forord Samarbejdet mellem Dansk Socialrådgiverforening og HK-Kommunal

Læs mere

01-01-2013 31-12-2013 Politisk udvalg: Økonomiudvalg

01-01-2013 31-12-2013 Politisk udvalg: Økonomiudvalg App camp 01-01-2013 31-12-2013 Politisk udvalg: Økonomiudvalg Med introduktionen af smartphones og tablets er det muligt at udvikle små programmer, Apps (applikationer), som kan forenkle arbejdsgange for

Læs mere

Forretningsorden for. samarbejdsudvalget (SU) i. Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark

Forretningsorden for. samarbejdsudvalget (SU) i. Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark Forretningsorden for samarbejdsudvalget (SU) i Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark Side 0 af 11 sider 1. Målsætning for samarbejdet hos Esbjerg Idrætspark / Svømmestadion Danmark... 2 2. Information...

Læs mere

Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår.

Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår. Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår. 1. Indledning.... 3 2. Overordnede retningslinjer for indgåelse af aftaler.... 3 2.1 Hvilke aftaler er omfattet.... 4

Læs mere

Spørgsmål/svar vedr. EU-udbud nr. 2009/S 118-171261. Vedr. personalegoder og fleksible lønpakker. Region Midtjylland

Spørgsmål/svar vedr. EU-udbud nr. 2009/S 118-171261. Vedr. personalegoder og fleksible lønpakker. Region Midtjylland Spørgsmål/svar vedr. EU-udbud nr. 2009/S 118-171261 Vedr. personalegoder og fleksible lønpakker Region Midtjylland Spørgsmål 1 Svar 1 Spørgsmål 2 Svar 2 Spørgsmål 3 Svar 3 Spørgsmål 4 I blandt kravene

Læs mere

FORRETNINGSORDEN DANMARKS INNOVATIONSFOND

FORRETNINGSORDEN DANMARKS INNOVATIONSFOND CVR Nr. 29 03 5695 Forretningsordenen er udfærdiget af bestyrelsen for Danmarks Innovationsfond (i det følgende kaldet Fonden ) med hjemmel i 11, stk. 1 i lov nr. 306 af 29. marts 2014 om Danmarks Innovationsfond

Læs mere

Notat til Statsrevisorerne om beretning om fejludbetalinger af sociale ydelser. Juni 2014

Notat til Statsrevisorerne om beretning om fejludbetalinger af sociale ydelser. Juni 2014 Notat til Statsrevisorerne om beretning om fejludbetalinger af sociale ydelser Juni 2014 18, STK. 4-NOTAT TIL STATSREVISORERNE 1 Vedrører: Statsrevisorernes beretning nr. 10/2013 om fejludbetalinger af

Læs mere

Økonomi årsberetning 2007

Økonomi årsberetning 2007 Økonomi årsberetning 2007 Formål med årsberetningen Såfremt Faaborg-Midtfyn Kommune skal forsætte den positive kvalitetsudvikling via dialog, mål og aftaler, kræver det løbende opfølgning, evaluering og

Læs mere

Delpolitik om Lønpolitik i Gentofte Kommune

Delpolitik om Lønpolitik i Gentofte Kommune Delpolitik om Lønpolitik i Gentofte Kommune 1. Indledning Lønpolitikken er den overordnede beskrivelse af, hvordan vi ønsker at bruge løn i samspil med de øvrige personalepolitiske værktøjer til at indfri

Læs mere

Model for økonomisk decentralisering i Randers Kommune

Model for økonomisk decentralisering i Randers Kommune Model for økonomisk decentralisering i Randers Kommune 23. november 2006 1. Indledning Notatet omhandler model for økonomisk decentralisering i Randers Kommune fra 1. januar 2007. Skolerne er dog først

Læs mere

Dagtilbud Højvangens udviklingskontrakt 2015

Dagtilbud Højvangens udviklingskontrakt 2015 Dagtilbud Højvangens udviklingskontrakt 2015 1. Virkeliggørelse og koordinering af politisk besluttede forandringer Kommunens samlede ledelse arbejder målrettet på, at Byrådets visioner, politikker og

Læs mere

Notat. Opsamling på høring vedrørende udmøntning af effektiviseringskrav. Den 1. september 2014

Notat. Opsamling på høring vedrørende udmøntning af effektiviseringskrav. Den 1. september 2014 Notat Den 1. september 2014 Opsamling på høring vedrørende udmøntning af effektiviseringskrav i Børn og Unge (0,7 pct.) Med vedtagelsen af budgettet for 2013 og 2014 blev det besluttet, at Aarhus Kommune

Læs mere

Oversigt over anbefalinger fra Produktivitetskommissionens rapport Styring, ledelse og motivation i den offentlige sektor

Oversigt over anbefalinger fra Produktivitetskommissionens rapport Styring, ledelse og motivation i den offentlige sektor Oversigt over anbefalinger fra Produktivitetskommissionens rapport Styring, ledelse og motivation i den offentlige sektor For at styrke det politiske fokus på at skabe resultater for borgerne anbefaler

Læs mere

Vejledning til ansøgning til pulje til medicingennemgang

Vejledning til ansøgning til pulje til medicingennemgang Vejledning til ansøgning til pulje til medicingennemgang Hvilke oplysninger skal ansøgningen indeholde? Vedlagte ansøgningsskema, projektbeskrivelsesskema og budgetskemaer udfyldes elektronisk ved indskrivning

Læs mere

Opfølgningsplan efter intern audit gennemført 4. kvartal 2015

Opfølgningsplan efter intern audit gennemført 4. kvartal 2015 Opfølgningsplan efter intern audit gennemført 4. kvartal 2015 Interviewmetode anvendt i alle tilfælde. Respondenter var bekendt med emne på forhånd. TABEL 1: Generelt vedrørende arbejdsmiljøledelsessystemet

Læs mere

Skovbos udviklingskontrakt 2014

Skovbos udviklingskontrakt 2014 Skovbos udviklingskontrakt 2014 1. Virkeliggørelse og koordinering af politisk besluttede forandringer Kommunens samlede ledelse arbejder målrettet på, at Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede

Læs mere

Den 8. marts efter høringsrunden. Til MED-udvalg, Hovedudvalget, bestyrelser, handicapråd og ældreråd

Den 8. marts efter høringsrunden. Til MED-udvalg, Hovedudvalget, bestyrelser, handicapråd og ældreråd Den 8. marts 2010 TID TIL STRATEGISK TÆNKNING OG HANDLING - efter høringsrunden Til MED-udvalg, Hovedudvalget, bestyrelser, handicapråd og ældreråd Den 19. februar 2010 sluttede høringsperioden vedr. vores

Læs mere

Handlingsplan for området digital borgerbetjening.

Handlingsplan for området digital borgerbetjening. Handlingsplan for området digital borgerbetjening. Indledning Den ny handlingsplan for (2011-2015) samt en ny fællesoffentlig (2011-2015) indeholder over 20 projekter på området for digital borgerbetjening.

Læs mere

Sammenfatning af høringssvarene vedr. resursemodellen på Daginstitutionsområdet.

Sammenfatning af høringssvarene vedr. resursemodellen på Daginstitutionsområdet. 8.maj 2007. Sammenfatning af høringssvarene vedr. resursemodellen på Daginstitutionsområdet. Dagpasningsgruppen har på sit møde den 9.maj sammenfattet høringssvarene. Der er indkommet høringssvar fra 25

Læs mere

De årlige lokale lønforhandlinger for ledere

De årlige lokale lønforhandlinger for ledere De årlige lokale lønforhandlinger for ledere Der er ved de seneste mange overenskomstrunder afsat specifikke midler til lokal løndannelse med en forpligtelse til udmøntning. Både i 2011 og 2013 blev det

Læs mere

KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1

KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1 KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1 1. Formål og baggrund Fredensborg Kommunes kanalstrategi er en tværgående strategi, der angiver målsætninger for, hvilke kanaler 1 vi benytter og hvordan vi

Læs mere

PARATHEDSMÅLING. Bedre brug af hjælpemidler

PARATHEDSMÅLING. Bedre brug af hjælpemidler PARATHEDSMÅLING Bedre brug af hjælpemidler Indhold Introduktion til anvendelse af dokumentet 3 Resume af parathedsmålingen 4 Fælles og konkrete mål med implementeringen 6 Organisering og ledelse 9 Medarbejdere

Læs mere

STATUSRAPPORTERING FOR DIREKTIONENS STARTEGISKE FOKUSOMRÅDE 8 ØKONOMI OG STYRINGSKONCEPT

STATUSRAPPORTERING FOR DIREKTIONENS STARTEGISKE FOKUSOMRÅDE 8 ØKONOMI OG STYRINGSKONCEPT STATUSRAPPORTERING FOR DIREKTIONENS STARTEGISKE FOKUSOMRÅDE 8 ØKONOMI OG STYRINGSKONCEPT Dato 04.12.2009 I forbindelse med fokusområdet blev der i juni måned udarbejdet kommissorium for arbejdet (bilag

Læs mere

FILADELFIA OG DANSK LÆGESEKRETÆRFORENING/HK

FILADELFIA OG DANSK LÆGESEKRETÆRFORENING/HK FORHÅNDSAFTALE FOR LÆGESEKRETÆRERNE INDGÅET MELLEM: FILADELFIA OG DANSK LÆGESEKRETÆRFORENING/HK IKRAFTTRÆDELSESDATO: 01.04.09 Omfattet af udmøntningsgarantien pr. 01.04.09 Alt indføjet med kursivskrift

Læs mere

Herning. Uarbejdsdygtig på grund af egen sygdom. side 1

Herning. Uarbejdsdygtig på grund af egen sygdom. side 1 Herning Uarbejdsdygtig på grund af egen sygdom side 1 Forord Denne pjece giver borgere, der modtager sygedagpenge eller løn under sygdom et indblik i, hvordan Jobcenter Herning arbejder med en sygedagpengesag.

Læs mere

Aftale mellem Staben i Job og Borgerservice og Job- og Borgerservicechef Michael Maaløe

Aftale mellem Staben i Job og Borgerservice og Job- og Borgerservicechef Michael Maaløe Aftale mellem Staben i Job og Borgerservice og Job- og Borgerservicechef Michael Maaløe 1. Indhold Styringsmodellen i Silkeborg Kommune baserer sig på gensidige aftaler mellem institutionslederne og den

Læs mere

TRIN FOR TRIN. Gennemgang af de overvejelser og konkrete opgaver, der er forbundet med ansættelse i løntilskudsjob trin for trin

TRIN FOR TRIN. Gennemgang af de overvejelser og konkrete opgaver, der er forbundet med ansættelse i løntilskudsjob trin for trin april 2011 TRIN FOR TRIN F O A F A G O G A R B E J D E Gennemgang af de overvejelser og konkrete opgaver, der er forbundet med ansættelse i løntilskudsjob trin for trin Få mere information om løntilskudsjob

Læs mere

Kvalitetssikring i BBR-arbejdet

Kvalitetssikring i BBR-arbejdet Kvalitetssikring i BBR-arbejdet En sammenfattende vejledning om hvordan datakvaliteten i BBR kan forbedres Maj 2006 I medfør af lov om bygnings- og boligregistrering påhviler det kommunalbestyrelsen at

Læs mere

August 2013 (version 1.1) Tilslutningsguide. Opgaver, der skal løses på vej mod NemKonto. NemKonto hører under Økonomistyrelsen.

August 2013 (version 1.1) Tilslutningsguide. Opgaver, der skal løses på vej mod NemKonto. NemKonto hører under Økonomistyrelsen. August 2013 (version 1.1) Tilslutningsguide Opgaver, der skal løses på vej mod NemKonto NemKonto hører under Økonomistyrelsen Side 0 Tilslutningsguide til NemKonto August 2013 (version 1.1) Tilslutningsguide...

Læs mere

PARTNERINGAFTALE FOR VEDLIGEHOLD AF KOMMUNALE VEJE

PARTNERINGAFTALE FOR VEDLIGEHOLD AF KOMMUNALE VEJE SVENDBORG KOMMUNE, TRAFIK OG INFRASTRUKTUR PARTNERINGAFTALE FOR VEDLIGEHOLD AF KOMMUNALE VEJE Udbud September 2016 1. Aftalens baggrund og overordnede formål Partneringaftalens formål er at skabe de bedst

Læs mere

Intern kommunikation i Faxe Kommune - et oplæg til dialog Indhold: Kommunikation & Kvalitet, august 2009

Intern kommunikation i Faxe Kommune - et oplæg til dialog Indhold: Kommunikation & Kvalitet, august 2009 Intern kommunikation i Faxe Kommune - et oplæg til dialog Indhold: Udgangspunkt og definition Status og udfordringer Løsning og fremtid Åbne spørgsmål Kommunikation & Kvalitet, august 2009 Del 1: Udgangspunkt

Læs mere

Generelle principper for forhandlingsforløbet og aftaleindgåelse

Generelle principper for forhandlingsforløbet og aftaleindgåelse Bilag 7e Retningsline for løntillæg på Viby Gymnasium og HF Formålet med retningslinjen er at konkretisere skolens lønpolitik, som vedtaget af bestyrelsen ved Viby Gymnasium og HF den 23. maj 2007. Løndannelsen

Læs mere

Referat. Administrative styregruppe fælles beredskab

Referat. Administrative styregruppe fælles beredskab Administrative styregruppe fælles beredskab Møde vedr.: Referat 26102015 - administrative styregruppe Mødested: Laksetorvet Randers Mødedato: 26-10-2015 Sendes til: Hjemmesiden Beredskab & Sikkerhed Deltagere:

Læs mere

FORHÅNDSAFTALE FOR LÆGESEKRETÆRERNE INDGÅET MELLEM: FILADELFIA OG DANSK LÆGESEKRETÆRFORENING/HK

FORHÅNDSAFTALE FOR LÆGESEKRETÆRERNE INDGÅET MELLEM: FILADELFIA OG DANSK LÆGESEKRETÆRFORENING/HK FORHÅNDSAFTALE FOR LÆGESEKRETÆRERNE INDGÅET MELLEM: FILADELFIA OG DANSK LÆGESEKRETÆRFORENING/HK IKRAFTTRÆDELSESDATO: 01.04.10 Omfattet af udmøntningsgarantien pr. 01.04.10 Alt indføjet med kursivskrift

Læs mere

IF/MI HANDLINGSPLAN FOR LOKALE UDDANNELSESUDVALG. Mere samarbejde

IF/MI HANDLINGSPLAN FOR LOKALE UDDANNELSESUDVALG. Mere samarbejde IF/MI HANDLINGSPLAN FOR LOKALE UDDANNELSESUDVALG Mere samarbejde 2011-2013 IF/MI handlingsplan for lokale uddannelsesudvalg 2011-2013 Handlingsplanens formål og målsætninger Den fælles IF/MI LUU-handlingsplan

Læs mere

Bilag: Fra høringsmaterialet, juni 2014 samt opsamling på høringssvar, sept. 2014

Bilag: Fra høringsmaterialet, juni 2014 samt opsamling på høringssvar, sept. 2014 Bilag: Fra høringsmaterialet, juni 2014 samt opsamling på høringssvar, sept. 2014 Administrative fællesskaber lokalt Der foretages en budgetreduktion på 4,8 mio. kr. årligt. Administrative fællesskaber

Læs mere

Frivillighåndbog Bestyrelsesarbejde

Frivillighåndbog Bestyrelsesarbejde Frivillighåndbog Bestyrelsesarbejde 1 Indhold Bestyrelsens arbejde... 3 Generalforsamling og bestyrelse... 3 Bestyrelse... 3 Formandsposten... 4 Næstformandsposten... 4 Kassereren... 5 Sekretæren... 5

Læs mere

Notat. Projekt vedrørende etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion. Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og

Notat. Projekt vedrørende etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion. Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og Notat Emne: Til: Kopi: til: Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og Tværgående visitation Udvalget for Sundhed og Omsorg Den 29. november 2010 Århus Kommune Økonomi og Personale Sundhed og

Læs mere

Børn og Unge Nyt nyhedsbrev til medarbejdere i Børn og Unge

Børn og Unge Nyt nyhedsbrev til medarbejdere i Børn og Unge Børn og Unge Nyt nyhedsbrev til medarbejdere i Børn og Unge Byrådet vedtog onsdag den 26. januar en samlet plan for at sikre Aarhus Kommunes økonomi. Beslutningen betyder samtidig en række ændringer i

Læs mere

Hjælpemiddelservice Vejen

Hjælpemiddelservice Vejen Vejen Drifts- og Kirsten Dyrholm Hansen Afdelingschef Rene Sigvartsen Afdelingsleder Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Egon fræhr Borgmester Sonja Miltersen Direktør 1. Drifts- og udviklingsaftaler

Læs mere

MASTERPLAN proces for etablering af et nyt kommunalt museum Langeland Kommune.

MASTERPLAN proces for etablering af et nyt kommunalt museum Langeland Kommune. , version 1.0 - august 2014 MASTERPLAN proces for etablering et nyt kommunalt museum. Aktivitet Opgave Startdato Slutdato Kommentar: Hvem gør det? 1.0 Fastsættelse dato for ophør den nuværende samdriftstale

Læs mere

FORHÅNDSAFTALE FOR PERSONALEGRUPPER HVOR SL HAR FORHANDLINGSRETTEN. AFTALEN ER INDGÅET MELLEM:

FORHÅNDSAFTALE FOR PERSONALEGRUPPER HVOR SL HAR FORHANDLINGSRETTEN. AFTALEN ER INDGÅET MELLEM: FORHÅNDSAFTALE FOR PERSONALEGRUPPER HVOR SL HAR FORHANDLINGSRETTEN. AFTALEN ER INDGÅET MELLEM: FILADELFIA, BROMMEPARKEN OG SOCIALPÆDAGOGERNES LANDSFORBUND IKRAFTTRÆDELSESDATO: 01.04.10 Omfattet af udmøntningsgarantien

Læs mere

De to vedlagte notater lægges på aflæggerbordet ved Økonomiudvalgets møde d. 25. februar 2014.

De to vedlagte notater lægges på aflæggerbordet ved Økonomiudvalgets møde d. 25. februar 2014. NOTAT Til Overborgmesteren De to vedlagte notater lægges på aflæggerbordet ved Økonomiudvalgets møde d. 25. februar 2014. 1. Samling af administrative opgaver i Københavns Kommune. 2. s virksomhedskontrakt

Læs mere

Målsætning. Se hovedmål for scenariet og hovedmål for færdighedslæring her. Økonomi

Målsætning. Se hovedmål for scenariet og hovedmål for færdighedslæring her. Økonomi Målsætning Økonomiske beregninger som baggrund for vurdering af konkrete problemstillinger. Målsætningen for temaet Hvordan får jeg råd? er, at eleverne gennem arbejde med scenariet udvikler matematiske

Læs mere

Kommunikationsstrategi for Brugerklubben SBSYS WWW.SBSYS.DK SBSYS@RM.DK

Kommunikationsstrategi for Brugerklubben SBSYS WWW.SBSYS.DK SBSYS@RM.DK Kommunikationsstrategi for Brugerklubben SBSYS WWW.SBSYS.DK SBSYS@RM.DK Indholdsfortegnelse Ekstern Kommunikation... 3 Eksempler på kommunikation med eksterne interessenter... 4 Intern Kommunikation...

Læs mere

Eventsekretariatet AFTALE NOVEMBER 2014

Eventsekretariatet AFTALE NOVEMBER 2014 Eventsekretariatet AFTALE 2015 2016 NOVEMBER 2014 1 1. Indledning Randers Byråd har besluttet, at der fra 1. januar 2007 skal indgås aftaler med alle arbejdspladser i Randers Kommune. De overordnede mål

Læs mere

Bilag 1. Tværgående. OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser

Bilag 1. Tværgående. OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser Bilag 1 Tværgående OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser indenfor ges efter CØP udarbejder forretningsgangene Revisionen indra- Evt. honorarer til revision

Læs mere

Systematiseret tilgang til Virksomhedskontakt - executive summary

Systematiseret tilgang til Virksomhedskontakt - executive summary Systematiseret tilgang til Virksomhedskontakt - executive summary Jobcenter Randers PricewaterhouseCoopers, CVR-nr. 16 99 42 94, Gentofte 1. Baggrund for projektet Hvert år gør Jobcenter Randers en stor

Læs mere

Lidt om en forretningsorden

Lidt om en forretningsorden Lidt om en forretningsorden Tanken bag en forretningsorden er, at der skal være et sæt etablerede og anerkendte spilleregler for arbejdet i bestyrelsen. Spillereglerne kan blandt andet sige noget om: -

Læs mere

Direktionen. Aftale 2008. Rev. 7/1-08

Direktionen. Aftale 2008. Rev. 7/1-08 Direktionen Aftale 2008 Rev. 7/1-08 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE... 2 1.0 INDLEDNING... 2 2.0 DEN POLITISKE RAMME... 3 3.0 DEN FAGLIGE RAMME... 4 4.0 EGEN RAMME... 4 5.0 DEN ADMINISTRATIVE RAMME...

Læs mere

ET GODT PSYKISK ARBEJDSMILJØ NÅR KOLLEGAER SKAL INKLUDERES PÅ ARBEJDSPLADSEN

ET GODT PSYKISK ARBEJDSMILJØ NÅR KOLLEGAER SKAL INKLUDERES PÅ ARBEJDSPLADSEN ET GODT PSYKISK ARBEJDSMILJØ NÅR KOLLEGAER SKAL INKLUDERES PÅ ARBEJDSPLADSEN UDGIVET MAJ 2013 2 Nedslidningen som følge af et dårligt psykisk arbejdsmiljø er et væsentligt tema for både samfund, virksomheder

Læs mere

KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGI 2011 2015. Januar 2011

KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGI 2011 2015. Januar 2011 KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGI 2011 2015 Januar 2011 Indhold 1 INDLEDNING 2 STRATEGIGRUNDLAGET 2.1 DET STRATEGISKE GRUNDLAG FOR KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGIEN 3 VISION - 2015 4 KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGIEN

Læs mere

Opsamling på gruppedrøftelser fra møde om lokal løndannelse den 23. september 2015

Opsamling på gruppedrøftelser fra møde om lokal løndannelse den 23. september 2015 Opsamling på gruppedrøftelser fra møde om lokal løndannelse den 23. september 2015 På temamøde om lokal løndannelse blev der gennemført drøftelser af 4 emner (forhandlingsprocessen, økonomien, lønpolitikken

Læs mere

Lederudvikling. Randers Kommune

Lederudvikling. Randers Kommune Lederudvikling 2010 2011 2012 Randers Kommune Pjece om lederudvikling Pjece om lederudvikling Pjecen om lederudvikling i Randers Kommune er udarbejdet af Personale og HR, december 2009. Pjecen er udsendt

Læs mere

Oplæg til budgettering af løn i Langeland Kommune

Oplæg til budgettering af løn i Langeland Kommune Løn budgettering 2007 Notat fra arbejdsgruppen vedr. Ledelse og Budget. BILAG 3 Oplæg til budgettering af løn i Langeland Kommune INDLEDNING...2 PROCEDURE 2007...2 SÆRLIGE OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER i 2006 vedr.

Læs mere