Adm. budgetvejledning og program for første budgetseminar (D) v/ Søren Lenau

Transkript

1 CHEFGRUPPEN Ullasvej Rønne Tlf.: Fax: Referat, møde nr. 71. Chefgruppens møde den kl , Restaurant Fyrtøjet, St. Torvegade 22, Rønne Fraværende: Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) 2. Adm. budgetvejledning og program for første budgetseminar (D) v/ Søren Lenau 3. Betaling for administration af kommunes el-biler (B) v/ Henrik Eybye Nielsen 4. Tilbud om medie- og markedsovervågning af Bornholm/BRK (D) v/ Kenth Ferning 5. Den åbne postliste (O) v/ Kenth Ferning 6. Kvalificeret ansættelsesstop og fortrinsret til ledige stillinger (D/B) v/ Torben Munch 7. Samling af administrationen (D/B) v/martin Petersen og Kenth Ferning 8. Gensidig orientering (O) 9. Evt. J.nr.: B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse

2 Side 2/9 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) Godkendt. 2. Adm. budgetvejledning og program for første budgetseminar (D) Resumé Den administrative budgetvejledning og programudkast inkl. forberedelsen for budgetseminaret den 14. februar ønskes drøftet. Den administrative budgetvejledning blev drøftet på forrige møde. Der er efterfølgende indarbejdet en præcisering af direktionens rolle i budgetprocessen. Ændringer i teksten er fremhævet. Der er udarbejdet et forslag til program for budgetseminaret den 14. februar. For at sikre det bedste udfald af budgetseminaret bør både programmet og chefgruppens forberedelse frem til seminaret drøftes og planlægges allerede nu. ØA indstiller - at den administrative vejledning drøftes - at programmet for budgetseminar 1 drøftes - at chefgruppen lægger en plan for sin forberedelse frem til budgetseminar 1 Bilag Bilag 1: Administrativ budgetvejledning Bilag 2: Program for BS1 Chefgruppen drøftede og godkendte den administrative budgetvejledning. Økonomi- og Erhvervsudvalget har godkendt den politiske budgetvejledning med få ændringer (i tidsplanen). Programmet for kommunalbestyrelsens budgettemadag 1 blev godkendt. De oplæg, som chefgruppens medlemmer skal holde om formiddagen, vil være udgangspunkt for gruppedrøftelser om eftermiddagen. Oplæggene skal koordineres. ØA udarbejder en plan herfor, der forelægges chefgruppen. BDOs oplæg sendes til chefgruppen, så snart det foreligger. Referatet fra budgetseminaret vil blive forelagt Økonomi- og Erhvervsudvalget til godkendelse. 3. Betaling for administration af kommunes el-biler (B) Resumé

3 Side 3/9 Administrationen af kommunens 3 el-biler har hidtil været betalt via projektet Grøn Innovation i Energi netværk, (GEIN), men dette projekt ophører pr. 31. december 2011, hvorfor betalingen for administrationen af de tre elbiler skal fordeles blandt stabe og sekretariater Kommunen indgik aftale om leasing af tre el-biler, hvoraf de to biler er placeret i PAS og en bil i Jobcenteret. Såvel ansøgning om leasing af de tre biler samt bidrag fra de enkelte stabe og sekretariater har tidligere være behandlet i Chefgruppen. Selve driften og leasingaftalen er i orden, dog er der til stadighed problemer med teknikken, mens selve administrationen i form af afrapportering, kontakter til leverandør og servicemontør, m.v. har været varetaget senest af Kell Hansen fra PAS med et årligt beløb på kr. Disse kr. har vi hidtil fået finansieret via kommunens projekt GEIN, men da dette projekt ophører pr 31. december 2011, skal der findes en ny finansieringsmodel til aflønning af den administrative del på de kr. Følgende finansieringsmodel forslås med fordeling og finansiering pr år: RU Kr. PAS Kr. ØA Kr. Løn og personale Kr. Børn og Skole sekr Kr. Social og Sundhed sekr Kr. Teknik og Forsyning/Fri Kr. Tid og Kultur Borger og beskæftigelse Kr. I alt Kr. RU indstiller, at ovenstående fordeling og finansiering tiltrædes. Chefgruppen drøftede problematikken. Beløbet skal kun betales én gang, da projektet stopper i 2012, hvorefter der skal ske en evaluering. Chefgruppen besluttede, at finansiere beløbet som ovenfor beskrevet. 4. Tilbud om medie- og markedsovervågning af Bornholm/BRK (D) Resumé BRK har fået en henvendelse fra mediebureauet Meltwater, som hjælper en lang række kommuner og andre offentlige instanser med medie- og markedsovervågning, med en speciel kommuneløsning. BRK tilbydes samme mulighed.

4 Side 4/9 Meltwater servicerer en række kommuner og andre offentlige instanser med medie- og markedsovervågning. Den består i udgangspunktet af følgende: Op til 5 brugere/søgeprofiler, som kan udnyttes på individuel- eller afdelingsbasis Op til 10 søgeagenter/interesseområder o En søgeagent / et interesseområde kan være Børn og unge hvorunder vi kan skrive alle de projekter, skoler, børnehaver samt andre relevante nøgleord og relateret til byerne i kommunen. Det er ikke noget problem at få tilføjet nogle flere søgeord (f.eks. nye projekter/tiltag/institutioner) hverken nu eller i løbet af aftaleperioden. Det er en naturlig del af den omkostningsfrie konsulentbistand 1 newsfeed til hjemmeside eller intranet o Eksempler på newsfeed kan ses her jeg sender gerne flere referencer, hvis I ønsker det Relevansen af et sådan abonnement kunne være at få et billede af, hvordan temperaturen er på Bornholm/BRK s omdømme i medierne, hvilket kan være interessant i det kommende arbejde med bosætning, som skal iværksættes i sammenhæng med markedsføringen af Bornholm for at øge bosætningen på Bornholm. Der skal gøres opmærksom på, at det typisk er en kommunikationsafdeling / medarbejder, der følger disse søgeresultater og videreformidler til relevante personer. Dette bl.a. for at slippe for, at flere end nødvendigt, bruger arbejdstid på irrelevante informationer Referencer i kommuneregi: Vallensbæk, Kalundborg, Hvidovre, Frederikshavn og Horsens for at nævne nogle stykker, med både national og international medieovervågning samt enkelte individuelle projekter. Der henvises til bilaget for yderligere oplysninger. Økonomi: kr. pr år, minimum binding er to år. Kommunaldirektøren indstiller sagen til drøftelse. Bilag Meltwater produktinformation

5 Side 5/9 Chefgruppen drøftede henvendelsen og besluttede ikke at benytte sig af det fremsendte tilbud. 5. Den åbne postliste (O) Kommunalbestyrelsen har truffet beslutning om åbne postlister for at sikre offentlighedens indblik i indgående post til BRK. I oktober måned 2011 blev det konstateret, at vi langt fra lever op til retningslinjerne, som er besluttet af kommunalbestyrelsen. Dette blev derfor indskærpet over for de relevante virksomheder, stabe og fagsekretariater. Umiddelbart ser det ud til, at det i den forløbne periode har hjulpet på antallet af post på postlisten, men det kan stadig blive bedre. Derfor opfordres de relevante virksomheder, stabe og fagsekretariater endnu engang til at følge retningslinjerne og sætte den indgående post på postlisten. En kontrol af de åbne postlister viser, at der i perioden 11. november 2011 til og med 17. januar 2012 er registreret følgende antal: 147 stk. fra Politisk & Administrativt Sekretariat 22 stk. fra Regional Udvikling 58 stk. fra Social- og Sundhedssekretariatet 11 stk. fra Børne- og Skolesekretariatet 17 stk. fra Økonomi og Analyse 5 stk. fra Løn og Personale 1148 stk. fra Teknik & Miljø Ialt i perioden stk. Kommunaldirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Chefgruppen tog orienteringen til efterretning. Der vil blive fulgt op på aktiviteten på de åbne postlister igen på et senere tidspunkt. Der har været tvivl om fortolkningen af retningslinjerne for brugen af de åbne postlister. En præcisering af fortolkningen vil derfor blive udarbejdet og forelagt chefgruppen. 6. Kvalificeret ansættelsesstop og fortrinsret til ledige stillinger (D/B) Resumé Den politiske beslutning om budgetreduktion med henholdsvis 3 mio. kr. i 2012, 9 mio. kr. i 2013 og 10 mio. kr og kommende år som følge af organisationstilpasningen ved samlingen af administrationen i BRK indebærer, at der skal ske nedlæggelse af stillinger. En måde at søge at reducere antallet af afskedigelser på er indførelse af et kvalificeret ansættelsesstop.

6 Side 6/9 Dette har været til drøftelse i ad hoc MED den 12. januar 2012: Ad hoc MED anbefaler et kvalificeret ansættelsesstop for de enheder, der kan blive omfattet af besparelser. Der er dog behov for en afklaring af, hvilke enheder, der kan blive tale om. Direktionen skal kunne dispensere. B-siden ønsker at MED-organisationen inddrages ved behov for dispensation jf. mødereferat. Ad hoc MED s anbefaling blev drøftet på chefmødet den 17. januar Chefgruppen ønskede et forslag et modereret/kvalificeret ansættelsesstop. I det følgende beskrives en model for et kvalificeret ansættelsesstop kombineret med fortrinsret til ledige stillinger. Vurdering af stillingsopslag Når en administrativ stilling i BRK bliver ledig, skal områdechefen i dialog med virksomhedslederen eller stabschefen vurdere, om det er nødvendigt at genbesætte stillingen eller om stillingen kan forblive ledig indtil videre. Dette gælder samtlige administrative stillinger i alle enheder i BRK. Såfremt stillingen forbliver ledig, skal områdechefen henholdsvis stabschefen give meddelelse til Løn og Personale med henblik på at sikre et overblik over antal vakante stillinger. Dette sker via mail til:lp@brk.dk. Internt opslag Hvis det er nødvendigt at genbesætte stillingen, skal stillingen opslås internt på Dragenettet med en frist på 8 arbejdsdage til at tilkendegive interesse for stillingen. Fortrinsret Medarbejdere i BRK har således fortrinsret til den ledige stilling. Fortrinsretten gælder ved en tilsvarende ledig stilling. Det vil sige, at der som minimum skal være tale om en stilling på samme niveau og inden for samme overenskomst. Interessetilkendegivelse Medarbejderen sender en interessetilkendegivelse samt cv pr. mail eller brev til virksomheden med den ledige stilling. Virksomheden, der har en ledig stilling, udvælger på baggrund af evt. tilkendegivelser medarbejdere til en nærmere vurdering af kompetencer i forhold til stillingen. På tilsvarende vis som ved eksternt stillingsopslag kan lederen udvælge de bedst kvalificerede til samtale. Vurdering af medarbejdernes kvalifikationer Der skal foretages en konkret vurdering af, om hver enkelt af de udvalgte medarbejdere er kvalificeret til stillingen. Lederen i virksomheden med den ledige stilling skal sammen med medarbejderens nuværende leder vurdere, om medarbejderen er kvalificeret. Herudover skal den modtagende leder som tidligere nævnt holde en samtale med medarbejderen.

7 Side 7/9 Vurderingen kan resultere i: A. Èn eller flere medarbejdere er kvalificeret til at bestride stillingen B. Der er ikke umiddelbart enighed mellem nuværende leder og den modtagende leder C. Ingen af medarbejderne er kvalificeret til at bestride stillingen Ad A. Én eller flere medarbejdere er kvalificeret til at bestride stillingen Såfremt flere medarbejdere er kvalificeret til stillingen, udvælger den modtagende leder dén medarbejder, der matcher stillingen bedst. Medarbejderen bliver overført til den anden virksomhed. Den modtagende virksomhed sender et tillæg til ansættelsesbrev til medarbejderen med oplysning om, at den pågældende skifter tjenestested. Tidspunktet for ansættelsen i den modtagende virksomhed aftales konkret i hvert enkelt tilfælde. Ad B. Der er ikke umiddelbart enighed mellem lederne Hvis lederne ikke er enige om, hvorvidt der skal ske omplacering, inddrages Personalechefen. Ad C. Medarbejderen er ikke kvalificeret til at bestride stillingen I denne forbindelse er det vigtigt at være opmærksomme på, at en sådan vurdering, skal være velbegrundet. Hvis virksomheden for eksempel stiller krav om særlige kvalifikationer for varetagelsen af den ledige stilling, bør det fremgå af det interne jobopslag eller jobbeskrivelsen. Vilkår ved omplacering Såvel tjenestemænd som overenskomstansatte kan tilkendegive interesse for ledige stillinger. Tjenestemænd bibeholder deres tjenestemandsstatus ved eventuel overgang til en anden stilling. En interessetilkendegivelse i forhold til en anden stilling anses samtidig for en tilkendegivelse om, at tjenestemanden betragter stillingen som passende og at tjenestemanden ønsker ansættelse på vilkårene i stillingen, for eksempel nedsat timetal. Eventuelle vilkårsændringer bliver varslet med 3 måneders varsel. De overenskomstansatte medarbejdere gives ved stillingsændringer et passende varsel alt efter ændringens karakter. Hvis omplaceringen indebærer en væsentlig stillingsændring, bliver ændringen varslet med medarbejderens individuelle opsigelsesvarsel. Bemærkning Regionskommunen kan til enhver tid omplacere overtallige medarbejdere til en anden stilling i kommunen efter gældende regler herom. Eksternt opslag Såfremt stillingen ikke bliver besat ved internt opslag, kan stillingen opslås eksternt.

8 Side 8/9 Varighed Kvalificeret ansættelsesstop gælder fra den 24. januar 2012 til den 30. juni Løn og Personale indstiller ovenstående til godkendelse Chefgruppen godkendte ovenstående model for et kvalificeret ansættelsesstop kombineret med fortrinsret til ledige stillinger på det administrative område, idet chefgruppen præciserede, at ansættelsesstop og fortrinsret gælder såvel rent administrative stillinger som ikke-administrative stillinger, der ligger i forbindelse med administrationen. en gælder både centralt og decentralt og omfatter således også virksomhedernes administrative stillinger. 7. Samling af administrationen (D/B) Chefgruppen vil modtage en orientering om status. Kommunaldirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Chefgruppen havde en temadrøftelse af samlingen af administrationen. Byggeproces og processen for ændring af organisationen er adskilt i to projekter; Bornholms Rådhus og Ny Organisation. Status på byggeproces Udbudsprocessen er i gang. 26 konsortier har henvendt sig mhp. at blive prækvalificerede. Heraf vil 5 blive udvalgt til at kunne afgive bud. Status på organisationsproces Projekt Ny Organisation er opdelt i to delprojekter, hvor det ene omhandler de ændringer, der skal ske her og nu (første halvdel 2012), og det andet omhandler de tilpasninger, der skal ske på lang sigt. Tidsplanen er revideret. Den forventes kommunalbestyrelsen at godkende den ny organisation samt igangsættelse af den langsigtede plan for organisationen. Primo juni vil den fremtidige bemanding af BRKs administration være afklaret.

9 Side 9/9 Bemandingen af projektorganisationen er ændret i forhold til den tidligere organisering. Økonomi- og Erhvervsudvalget fungerer som organisationsudvalg, og styregruppen udgøres af chefgruppen. Organisationsgruppens oprindelige bemanding annulleres og vil i stedet komme til at bestå af projektchefen (der er sekretær for gruppen) samt to områdechefer, to stabschefer og et medlem af direktionen. Organisationsgruppens rolle vil være at fungere som mellemled mellem arbejdsgrupperne og chefgruppen. Gruppens første opgave vil være at udarbejde et oplæg til det videre arbejde. De tidligere nedsatte arbejdsgrupper fortsætter uændret bortset fra arbejdsgruppen for vision for ny organisation, der nedlægges. Opgaven fra denne gruppe placeres i chefgruppen. Visionen for Ny Organisation vil tage sit udgangspunkt i kommunalbestyrelsens vision for Bornholm og den i Drejebogen præsenterede vision for samling af administrationen samt den virkelighed og fremtid BRK og kommunerne som helhed befinder sig i. De emner, der skal behandles i forb. m. projekt Ny Organisation, vil først skulle behandles i chefgruppen, dernæst i ad hoc MED-udvalget og endeligt i ØKE. Der vil blive udarbejdet en drejebog for processen omkring Ny Organisation. Såvel denne som de reviderede tidsplaner mm. vil blive lagt på Dragenettet snarest muligt. Chefgruppen vil løbende afholde en række temadrøftelser vedr. samling af administrationen. 8. Gensidig orientering (O) Intet. 9. Evt. Intet.