Referat Økonomiudvalget tirsdag den 25. januar Kl. 15:00 i Mødelokale 1,Lyndby

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget tirsdag den 25. januar 2011 Kl. 15:00 i Mødelokale 1,Lyndby

2 Indholdsfortegnelse 1. ØU - Godkendelse af dagsorden ØU - Orientering ØU - Direktionens forslag til høringsmateriale vedr. ny ledelses- og organisationsstruktur ØU - Indføjelse af borgerrådgiver i styrelsesvedtægt ØU - Job- og funktionsbeskrivelse for borgerrådgiver ØU - Etablering af fundraisingfunktion ØU - IT-Revision ØU - Langsigtet Effektiviseringsstrategi Lejre Kommune ØU - Budgetproces ØU - Tidsplan budgetopfølgninger januar ØU - Forventet Regnskab JA - Aftale om danskuddannelse for voksne udlændinge JA - Uddelegering af kompetence i forhold til Ungepakke 2 vedrørende unge mellem år KF - Ansøgning om tilskud fra pulje til andre kulturelle opgaver - Fortællefestival SSÆ - Godkendelse af Sundhedsaftale 2.0 med høringssvar TM - Nordvestbanen og rekreative stier TM - Udkast til regulativ for afbrænding af haveaffald Lukket - ØU - Køb af ejendom Lukket - ØU - Tilbagekøb af parcelhusgrund Lukket - ØU - Salg af parcelhusgrunde i Osted Person - ØU - Lukket personsag ØU - Organisering af det kommende folketingsvalg...47

3 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 1 1. ØU - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: 11/2 Resumé: Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Indstilling: Beslutning Økonomiudvalget den : Borgmesteren orienterede om, at Steen Ballegaard, KL deltager ved behandlingen af dagsordenens punkt 3 fra kl Dagsordenen blev herefter godkendt.

4 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 2 2. ØU - Orientering Sagsnr.: 11/1 Resumé: A. Byggekredit til finansiering af 31 plejeboliger på Bøgebakken. Byggekredit hos KommuneKredit nr på 50 mio. kr. til mellemfinansiering af Byggeriet af 38 plejeboliger på Bøgebakken og 24 ældreboliger i Osted er blevet forlænget til 31. oktober Den vil hermed også kunne bruges til mellemfinansiering af byggeri af de nye 31 plejeboliger på Bøgebakken. B. Leasing af kopiudstyr. Kommunalbestyrelsen besluttede den 25. august 2008, punkt 9, at der kunne leasingfinansieres kopiudstyr indenfor en ramme af 4,0 mio. kr. I 2008 er finansieret kr. og afholdt ,49 kr. vedr. indfrielse af kontrakter vedr. Osted skole, i 2009 er finansieret og i kr. Samlet udnyttet herefter ,49 kr. Ikke alt kopiudstyr er endnu udskriftet, bl.a. fordi gamle leasingkontrakter skal udløbe, før der er økonomi i at skifte til nyt udstyr. Rent praktisk er der indgået en leasingkontrakt for hvert år. For 2011 bliver indgået en rammeaftale mellem KommuneLeasing og Lejre Kommune på 0,5 mio. kr. C. I henhold til tidligere skrivelse anmodes Lejre Kommune om løbende at orientere (tidligere Velfærdsministeriet) om likvidationens gennemførelse. DAB har i skrivelse/mail af 5. januar 2011 oplyst, at - Den selvejende institution Kirke Hyllinge Ungdomsboligers ejendom har været forsøgt solgt - endog med tab - uden held. - Den selvejende institution Kirke Hyllinge Ungdomsboligers ejendom fra den 5/ ikke længere er i stand til at betale sine kreditorer. Skrivelsen er fremsendt til samtlige af den selvejende institutions kreditorer. Lejre Kommune har forespurgt DAB til den videre proces i behandling af konkursboet. Kommunen har endnu ikke modtaget svar. Siden sidste Økonomiudvalgsmøde er følgende publiceret på PolitikerPortalen under: Økonomiudvalget - Post/Orientering: a) Underskrevet støtteerklæring til ansøgning om tilskud til forsøgsprojekt i landdistrikterne b) Ansøgning om tilskud til forsøgsprojekter i Landdistrikterne Økonomiudvalget - Dokumenter: a) Naturklagenævnsafgørelse (1) b) Oversigt over kommende sager i Økonomiudvalget

5 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 3 Økonomiudvalget - Økonomi - Budgetopfølgning: a) Forventet Regnskab b) Forbrugsrapport December 2010 c) Kassekreditreglen - December 2010 Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Indstilling: Beslutning Økonomiudvalget den : Orienteringen blev taget til efterretning.

6 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 4 3. ØU - Direktionens forslag til høringsmateriale vedr. ny ledelses- og organisationsstruktur Sagsnr.: 10/8376 Resumé: På Økonomiudvalgets initiativ har Direktionen siden foråret 2010 drøftet og udviklet et forslag til ny ledelses- og organisationsstruktur i Lejre Kommune i projekt Ledelse & Organisation. Projektet har taget udgangspunkt i Økonomiudvalgets retningsgivende målsætninger om: En mere strategisk arbejdende Direktion. Klarere ledelse og større ledelsesspænd. Stærkere og mere bæredygtig virksomhedsledelse. Direktionen præsenterer hermed sit forslag til ny ledelses- og organisationsstruktur. Direktionen anbefaler oplægget sendt i høring i februar måned 2011, med henblik på endelig politisk stillingtagen i marts Sagsfremstilling: På Økonomiudvalgets møde den 17. maj 2010 bad Økonomiudvalget Direktionen om at udarbejde et projektoplæg om en ændret ledelses- og organisationsstruktur for Lejre Kommune. Direktionens overvejelser i forbindelse med kvalificering af projektoplægget har været drøftet på temamøder i Økonomiudvalget i december 2010 og januar Den bærende idé bag Direktionens forslag til ny ledelses- og organisationsstruktur er professionalisering af ledelsen og skabelsen af økonomisk og fagligt bæredygtige, kommunale enheder. Professionalisering af ledelsen indebærer øget ledelsesspænd, tid til ledelse samt lederudvikling og lederuddannelse. Mens faglig og økonomisk bæredygtighed indebærer samling af relaterede funktioner i større enheder med fælles fokus og mål. Direktionens oplæg tager afsæt i et princip om, at Lejre Kommune organiseres efter en koncernmodel med en organisatorisk centerstruktur. Koncern- og centermodellen indebærer, at kommunens organisation betragtes som en samlet koncern med en række afgrænsede og sammenhængende aktiviteter organiseret i centre. Modellen indebærer konkret en Koncerndirektion, der betjenes af et Koncernsekretariat og en række fagligt og økonomisk bæredygtige centre. Centrene dækker såvel rådhuspersonale som decentrale virksomheder, og betjenes af et administrativt og udviklingsmæssigt orienteret Servicecenter. Koncerndirektionen og centercheferne udgør tilsammen Koncernledelsen. Den foreslåede organisationsstruktur bygger i en vis udstrækning på den eksisterende fagstruktur, men med fokus på centeretablering omkring meningsfuldt sammenhørende opgaver og aktiviteter og øget opmærksomhed på snitfladehåndtering. Modellen kan også betegnes som en divisionaliseret organisationsform med en ensartet ledelsesstruktur bestående af maksimalt 4 ledelsesniveauer: Koncerndirektion Centerchefer Virksomhedsledere

7 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 5 Afdelingsledere Ikke alle ledelsesniveauer vil dog figurere i alle dele af den kommunale organisation. Dette beror på den nødvendige dybde af det enkelte centers struktur set i forhold til centerets opgaveportefølje. Den foreslåede koncern- og centermodel medfører en række grundlæggende konsekvenser: Ledelsesstrukturen tilpasses med henblik på færre direktør-, chef- og virksomhedslederstillinger o o o De nuværende 5 direktørstillinger (heraf en vakant stilling) reduceres til 3. De nuværende 18 chefstillinger (heraf en vakant personalechefstilling) reduceres til 12. De nuværende ca. 40 virksomhedslederstillinger reduceres i antal, i og med at en række af disse fremadrettet omdannes til afdelingslederstillinger. Organisationsstrukturen tilpasses med henblik på færre og større enheder, idet nuværende rådhusafdelinger samles i færre centre. Og plejecentre, dagtilbud og skoler samles i færre enheder. Dog med flere afdelinger og fortsat på flere geografiske lokaliteter. Bevillingsstrukturen tilpasses med henblik på oprettelse af en samlet bevilling pr. center, et samlet budget pr. virksomhed og evt. uddelegering af delementer til afdelingsleder efter aftale mellem centerchef, virksomhedsleder og afdelingsleder. Forudsætningerne for en ny bevillingsstruktur vil blive forelagt til særskilt politisk behandling med henblik på effektuering pr. 1. januar Administrationens vurdering: Der kan i forbindelse med konkretisering af ny ledelses- og organisationsstruktur i Lejre Kommune drages gode erfaringer fra reorganiseringen af kommunens ældreområde, hvor der siden 2008 er arbejdet med at indføre en lignende ledelses- og organisationsstruktur. Økonomi og finansiering: Projekt Ledelse & Organisation har et konkret økonomisk sigte, da det med vedtagelsen af Budget 2011 blev besluttet, at projektet skal afføde effektiviseringer svarende til 2,5 mio. kr. fra 2012 og frem. Finansieringen af projekt Ledelse & Organisation, og mulighederne for realisering af den budgetlagte forudsætning om rationalisering på 2,5 mio. kr. fra 2012 og frem, baserer sig i vid udstrækning på den strukturelle økonomi forbundet med nedlæggelsen eller konverteringen af en række chefstillinger og oprettelsen af en række centerchefstillinger.

8 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 6 Direktionen vurderer, at forslaget til ny ledelses- og organisationsstruktur vil kunne realisere budgetkravet om rationalisering på 2,5 mio. kr. i 2012 og frem - bl.a. i kraft af at Direktionen reduceres fra 5 til 3 stillinger, og ved at de hidtidige 18 chefstillinger reduceres til 12 centerchefstillinger. Direktionen vurderer ligeledes, at der behov for at afsætte en ramme på ca. 0,75 mio. kr. til ledelsesudviklingstiltag i 2011, som finansieres af uforbrugte lønmidler vedrørende den vakante direktørstilling. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at det fremlagte forslag til ny ledelses- og organisationsstruktur i Lejre Kommune godkendes til at blive udsendt i høring i februar måned 2011, med henblik på endelig politisk behandling og vedtagelse i marts Bilag: 1. Forslag til høringsmateriale vedr. ny ledelse og organisation til høring Beslutning Økonomiudvalget den : Steen Ballegaard, KL deltog under sagens behandling. Venstre stiller forslag om: 1. at der indgår en Økonomidirektør i koncerndirektionen, 2. at Center for Børn og familie og Center for skole slås sammen Et flertal bestående af Socialdemokratiets, Det radikale Venstres, Det konservative Folkepartis og SF s medlemmer kan ikke støtte forslagene. Økonomiudvalget besluttede at udsætte sagen til fornyet behandling på ekstraordinært Økonomiudvalgsmøde mandag den 31. januar 2011 kl Direktionen udarbejder revideret oplæg til ny ledelse og organisation på baggrund af de på mødet faldne bemærkninger, der udsendes til Økonomiudvalget fredag den 28. januar 2011.

9 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 7 4. ØU - Indføjelse af borgerrådgiver i styrelsesvedtægt Sagsnr.: 10/25738 Resumé: Kommunalbestyrelsen vedtog den 14. oktober 2010 budgettet for perioden I budgetaftalen blev der afsat midler til oprettelse af en "borgerombudsmand". Da betegnelsen "ombudsmand" er en beskyttet titel, vil der i det nedenstående blive anvendt begrebet borgerrådgiver. Oprettelsen af en borgerrådgiverfunktion kræver ændring af Styrelsesvedtægten, jfr. 65 e i kommunestyrelsesloven og det anbefales derfor, at Styrelsesvedtægten ændres i overensstemmelse med budgetbeslutningen. Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen har besluttet at afsætte penge i budgettet for til oprettelsen af en borgerrådgiverfunktion. Oprettelsen af en borgerrådgiverfunktion i henhold til kommunestyrelseslovens 65 e kræver, at funktionen skrives ind i Styrelsesvedtægten. Det fremgår af Styrelsesvedtægtens 21, stk. 2, at ændringer af Styrelsesvedtægten kræver to behandlinger i Kommunalbestyrelsen med mindst 6 dage imellem. En borgerrådgiver er ansat direkte under Kommunalbestyrelsen. En borgerrådgiver kan - i henhold til lovens 65 e, stk. 4 - kun varetage opgaver vedrørende rådgivning og vejledning af borgerne og vedrørende tilsyn med kommunens administration. I praksis vil denne beskrivelse typisk blive uddybet med en nærmere funktionsbeskrivelse, som blandt andet går i dybden med, hvilke opgaver borgerrådgiveren forventes at fokusere særligt på, hvilke metoder der skal anvendes og hvordan og hvor ofte der skal rapporteres til kommunalbestyrelsen. Vælger man at lave beskrivelsen i Styrelsesvedtægten mere uddybende end lovens tekst, skal man være opmærksom på, at en ændring igen vil kræve to behandlinger. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at det er vigtigt, at borgerrådgiverens funktion gøres så fleksibel som muligt, således at Kommunalbestyrelsen hurtigt vil kunne tilpasse indsatsområderne i forhold til de afrapporteringer som borgerrådgiveren kommer med. Det vil derfor være en fordel at lade beskrivelsen i Styrelsesvedtægten være så kortfattet som muligt. Den mere uddybende beskrivelse af funktionens indhold kan så besluttes af Kommunalbestyrelsen som en særskilt sag. Det betyder, at ændringer i funktionsbeskrivelse kan ske ved en enkelt beslutning i Kommunalbestyrelsen. Fastsættes funktionsbeskrivelsen i Styrelsesvedtægten vil det være nødvendigt med 2 behandlinger for at gennemføre en ændring. Det anbefales derfor, at styrelsesvedtægten tilføjes et nyt kapitel VII og 21 hvoraf det fremgår: Kapitel VII Borgerrådgiver 21. Borgerrådgiveren varetager opgaver vedrørende rådgivning og vejledning af borgerne og vedrørende tilsyn med kommunens administration Det nuværende kapitel VII konsekvensrettes som en følge heraf. Økonomi og finansiering: Der er i budget 2011 afsat 0,7 mio. kr. til borgerrådgiver og fundraising. Hovedparten af budgetbeløbet forventes anvendt på borgerrådgiverfunktionen.

10 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 8 Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Indstilling: Direktionen indstiller, 1. at styrelsesvedtægten suppleres med den anbefalede formulering vedrørende borgerrådgiver, 2. at de nødvendige konsekvensændringer foretages i Styrelsesvedtægten, 3. at sagen videregives til 2. behandling. Bilag: 1. Styrelsesvedtægt med tilføjelse af borgerrådgiver 2. notat om borgerrådgiver Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen anbefales. Venstre kan ikke anbefale indstillingen. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : Indstillingen blev sat til afstemning. For stemte 15 (liste A, B, C og F) Imod stemte 9 (liste V) Indstillingen er herefter tiltrådt. Afbud: Richard Bentzen (Fokus) Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen anbefales til Kommunalbestyrelsens 2. behandling. Venstres medlemmer af Økonomiudvalget kan ikke anbefale indstillingen.

11 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 9 5. ØU - Job- og funktionsbeskrivelse for borgerrådgiver Sagsnr.: 10/25738 Resumé: Ved godkendelsen af budgettet for blev det besluttet at ansætte en borgerrådgiver i kommunen. Den 20. december 2010 besluttede Kommunalbestyrelsen, at Økonomiudvalget skal fungere som ansættelsesudvalg og indstille passende kandidat(er) til Kommunalbestyrelsen. Til brug for ansættelsesudvalgets arbejde er der udarbejdet forslag til job- og funktionsbeskrivelse, der forelægges til politisk behandling. Sagsfremstilling: Som led i det forberedende arbejde med ansættelse af en borgerrådgiver er der udarbejdet forslag til job- og funktionsbeskrivelse. Job- og funktionsbeskrivelsen er udarbejdet således, at den udgør en uddybende beskrivelse af de opgaver borgerrådgiveren skal varetage indenfor rammerne af styrelseslovens 65 e. Der er i beskrivelsen lagt vægt på, at borgerrådgiveren skal arbejde for at fremme kommunikation mellem borgere og kommune og samtidigt sikre, at administrationen yder god og korrekt service overfor borgerne. Derudover har borgerrådgiveren det som væsentligt ansvarsområde at sikre, at Kommunalbestyrelsens mål og visioner efterleves i praksis. En borgerrådgiver refererer direkte til Kommunalbestyrelsen. I mange kommuner har man dog af praktiske årsager valgt at lade den daglige ledelse uddelegere til borgmester eller kommunaldirektør. I job- og funktionsbeskrivelsen foreslås det, at den daglige ledelse i forhold til underskrift af kørselsregnskaber, afholdelse af ferie o.lign. uddelegeres til kommunaldirektøren. Alle beslutninger om arbejdets indhold og udførelse træffes fortsat af Kommunalbestyrelsen. For at sikre at der kan ansættes kvalificerede ansøgere indenfor det afsatte budget, er stillingen nomineret til 32 timer ugentligt. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at det er mest hensigtsmæssigt at lade den daglige ledelse uddelegere til kommunaldirektøren således, at Kommunalbestyrelsen ikke skal underskrive kørselsregnskaber, godkende ferie og lignende. Administrationen vurderer, at stillingen bør normeres til 32 timer ugentligt, således at kvalificerede ansøgere kan aflønnes indenfor det vedtagne budget. I lyset af kommunens størrelse vurderer administrationen, at arbejdsopgaven realistisk kan løftes indenfor denne normering. Økonomi og finansiering: Der vil være udgifter i forbindelse med rekrutteringen. Udgifterne kan afholdes indenfor det budget, der er afsat til borgerrådgiverfunktionen i Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at job- og funktionsbeskrivelse for borgerrådgiverfunktionen godkendes,

12 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side at der udarbejdes stillingsopslag på baggrund heraf, 3. at ansættelsesprocessen opstartes. Bilag: 1. Job- og Funktionsbeskrivelse - borgerrådgiver - 2. (Lukket bilag) Beslutning Økonomiudvalget den : Punktet blev udsat til behandling på det ordinære møde den 25. januar Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen blev tiltrådt. Der åbnes mulighed for at alle økonomiudvalgsmedlemmer får mulighed til at læse alle ansøgninger igennem med henblik på udpegning af ansøgere til samtale med Økonomiudvalget og kommunaldirektøren.

13 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side ØU - Etablering af fundraisingfunktion Sagsnr.: 11/235 Resumé: Ved godkendelse af budgettet for blev det besluttet, at etablere en fundraisingfunktion i Lejre Kommune. Forslag til håndtering af opgaven gennem indgåelse af aftale med ekstern konsulentbistand forelægges til politisk behandling. Sagsfremstilling: I forbindelse med vedtagelsen af budget besluttede Kommunalbestyrelsen at etablere en fundraisingfunktion. I budgetaftalen for fremgår det, at "Fundraising optimeres med henblik på at øge finansieringssmuligheder. Administrationen skal komme med et oplæg til varetagelse af opgaven." Det foreslås, at opgaven varetages gennem ekstern bistand. På baggrund af den politiske behandling vil der blive taget skridt til indgåelse af aftale om ekstern konsulentbistand eller fælleskommunalt samarbejde om screening og monitorering af relevante puljer og fonde mv. - herunder tid til løbende samarbejdsmøder. Aftalen foreslås endvidere at omfatte en pulje til ekstern bistand, der efter nærmere aftale kan trækkes på i forbindelse med udarbejdelse af konkrete fonds- og puljeansøgninger. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at fundraisingfunktionen gennem aftaleindgåelse med eksterne konsulenter eller gennem fælleskommunalt samarbejde vil kunne optimeres i forhold til såvel sreening og monitorering, som til bistand ved udarbejdelse af konkrete fonds- og puljeansøgninger. Økonomi og finansiering: Etableringen af fundraisingfunktionen afholdes inden for det afsatte budget. Der er i alt afsat 0,7 mio. kr. til henholdsvis fundraisingfunktionen og borgerrådgiverfunktionen. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at fundraisingfunktionen etableres gennem aftale om ekstern bistand til screening og monitorering af relevante fonde og puljer samt om bistand i forbindelse med konkrete fonds- og puljeansøgninger, 2. at kommunaldirektøren bemyndiges til at indgå aftale med ekstern konsulentvirksomhed eller som et fælleskommunalt samarbejde inden for det afsatte budget. Bilag: 1. (Lukket bilag) Beslutning Økonomiudvalget den : Punktet blev udsat til behandling på det ordinære møde den 25. januar 2011.

14 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 12 Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingens 1. at blev tiltrådt. Indstillingens 2. at udsættes med henblik på indhentning af erfaringer fra andre kommuner, eventuel som temapunkt på et Økonomiudvalgsmøde. Der udarbejdes oplæg til liste over emner, som kan forelægges for mulige fundraisingprojekter.

15 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side ØU - IT-Revision 2010 Sagsnr.: 10/9639 Resumé: Deloitte har foretaget it-revision i april - maj Rapporten konkluderer, at de generelle it-kontroller ikke på alle områder har været hensigtsmæssigt udformet og opretholdt i perioden. Rapporten har udpeget områder, som IT-afdelingen efterfølgende har arbejdet videre med. Sagsfremstilling: Deloitte har revideret de generelle it-kontroller hos Lejre Kommune i april - maj De generelle it-kontroller er de kontroller, der er etableret i og omkring kommunens væsentlige it-platforme med henblik på at opnå en velkontrolleret og sikker itanvendelse, og dermed også understøtte kontroller i it-baserede økonomiprocesser. Deloitte anbefaler Lejre Kommune at arbejde videre med områderne a) Udarbejdelse af en it-risikoanalyse b) Sikkerhed på Windows Server 2003 c) Forbedret brugeradministration d) Formalisering af procedurer og forretningsgange. Områderne kommenteres i det følgende. Ad a) Udarbejdelse af en it-risikoanalyse Risikoanalysen skal afdække, hvilke fagsystemer, der er kritiske for områdets sagsbehandling, samt prioritering af det kritiske niveau. Et fagsystem vil f.eks. blive kategoriseret som meget kritisk, hvis der på baggrund af systemets data foretages udbetalinger til borgere. Risikoanalysen skal beskrive, hvordan sagsbehandlingen og udbetalingen skal håndteres, hvis der i en given periode ikke kan skaffes adgang til systemet. Området blev også nævnt i it-revisionsrapporten for Området blev derfor i februar 2010 koblet til arbejdet med kommunens beredskabsplan, og fik således tilført ressourcer til videreførelse. Status på arbejdet er, at IT-afdelingen er godt i gang med udarbejdelsen, og forventer at kunne afslutte projektet i løbet af foråret Ad b) Den logiske sikkerhed på Windows Server 2003 bør styrkes Området blev også nævnt i it-revisionsrapporten for Sikkerheden omkring adgang til serverne er løbende forbedret i løbet af Rapporten peger imidlertid på områder, der skal have yderligere opmærksomhed. Disse områder arbejder IT-afdelingen videre med. Det bemærkes, at Windows serverne i løbet af 2011 bliver opgraderet til Windows Server Herved vil sikkerheden leve op til det ønskede niveau. Ad c) Forbedret brugeradministration Korrekt administration af brugere med fokus på høj it-sikkerhed kan kun udføres i et samarbejde med hele organisationen. IT-afdelingen har udformet retningslinjer for oprettelse, vedligehold og inaktivering af medarbejdere, men for at kunne efterleve

16 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 14 retningslinjerne er vi afhængige af at modtage informationer om indtrufne ændringer fra fagområderne. IT-afdelingen arbejder løbende på at forbedre samarbejdet og sikre, at medarbejderne kun har de rettigheder til fagsystemerne, der er nødvendige for at kunne udføre deres opgaver. Ad d) Formalisering af procedurer og forretningsgange IT-afdelingen har opprioriteret dokumentation af procedurer og forretningsgange. Desværre må opgaven ind imellem nedprioriteres på grund af andre indkommende opgaver med højere prioritet. Vi er derfor ikke nået så langt som ønsket. Deloitte gør afsluttende opmærksom på, at det inden for rammerne af styrelsesloven mv. er op til Lejre kommune selv at fastlægge niveauet og omfanget af de enkelte itkontroller, og kommunen kan have organisatoriske eller forretningsmæssige begrundelser for ikke at imødekomme alle de nævnte anbefalinger. IT-afdelingen har udarbejdet en handleplan til opfølgning på it-revisionsrapporten for Handleplanen er forelagt Deloitte, der finder den tilfredsstillende. Administrationens vurdering: Direktionen vurderer, at der er arbejdet tilfredsstillende med sidste års anbefalinger til forbedringer. Direktionen vurderer ligeledes, at den udarbejdede handleplan for efterlevelse af itrevisionsrapportens anbefalinger vil højne it-sikkerheden på de væsentligste områder. Økonomi og finansiering: Der er ikke økonomiske konsekvenser af det foreslåede aktionsniveau. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at It-revisionsrapporten tages til efterretning, 2. at Aktionsniveauet på de udpegede indsatsområder godkendes. Bilag: 1. IT-revisionsrapport 2010.pdf 2. IT-revision - IT-handleplan Vurdering af udarbejdet IT-handleplan Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen tiltrådt.

17 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side ØU - Langsigtet Effektiviseringsstrategi Lejre Kommune Sagsnr.: 10/8986 Resumé: Lejre Kommune står p.t. overfor en række økonomiske udfordringer og deraf afledte besparelseskrav på en lang række kommunale opgaveområder. De økonomiske præmisser har været medvirkende til at tydeliggøre et politisk ønske om løbende effektivisering af arbejdsgange og -metoder, med henblik på at sikre borgerne den bedst mulige service indenfor de budgetmæssige rammer. På denne baggrund iværksættes den langsigtede effektiviseringsstrategi som en ramme for arbejdet med effektivisering på kommunens forskellige niveauer og områder. Oplæg til strategipapir samt uddybende notater vedr. form, indhold og proces for den langsigtede effektiviseringsstrategi lægges hermed frem for Økonomiudvalget til endelig behandling i sammenhæng med sag om budgetproces. Sagsfremstilling: Den langsigtede effektiviseringsstrategi skal bidrage til at synliggøre effektiviseringsarbejdet i Lejre Kommunes organisation og skabe en struktur for operationalisering af konkrete effektiviseringsidéer, som kan bidrage til at realisere effektiviserings- og besparelsespotentialer på tværs af Lejre Kommunes organisation. Den langsigtede effektiviseringsstrategi skal endvidere underbygge udviklingen af en positiv forbedringskultur blandt ledere og medarbejdere. Effektiviseringsarbejdet bidrager på forskellig vis til to forskellige former for effektivisering: Effektiviseringer lig med serviceniveauforbedringer. Projekter og initiativer der på forskellig vis bidrager til, at serviceniveau og eventuelt arbejdsvilkår forbedres uden ressourcemæssigt merforbrug. Effektiviseringer lig med øget organisatorisk robusthed. Projekter og initiativer der på forskellig vis ruster (dele af) organisationen til forventede fremtidige rammebesparelser og sikrer driftssikkerhed, kvalitet og service trods budgetreduktioner. Effektiviseringsindsatserne, som synliggøres i den langsigtede effektiviseringsstrategi, er i større og mindre skala: Lokale effektiviseringsinitiativer, der har til formål at forbedre ressourceudnyttelsen og arbejdstilrettelæggelsen på enkelte virksomheder. Tværorganisatoriske effektiviseringsprojekter, der har til formål at realisere tværgående effektiviserings- og besparelsespotentialer. Ligeledes opererer visse effektiviseringsinitiativer med en kort tidshorisont, mens andre projekter strækker sig over flere budgetår. Overblik over igangværende og planlagte effektiviseringsprojekter og -tiltag er vedlagt i bilag. Oversigten er på nuværende tidspunkt en indledende og foreløbig råskitse. Der vil løbende blive arbejdet på at udbygge og kvalificere projektoverblikket med uddybende oplysninger om projekterne. Projektoverblikket vil blive anvendt som basis for resultatopfølgning på de konkrete effektiviseringsprojekter tilbagevendende ved hvert budgetårs afslutning med henblik på at synliggøre effekterne af årets effektiviseringsarbejde. Den langsigtede effektiviseringsstrategi vil løbende have fokus på: At synliggøre det effektiviseringsarbejde, der allerede pågår i den kommunale organisation At tydeliggøre effektiviseringsprojekternes resultater

18 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 16 At fremme og understøtte fremkomsten af nye effektiviseringsinitiativer At bidrage til en organisationskultur, der er karakteriseret ved et konstant, naturligt fokus i alle kommunale virksomheder på effektivisering og udvikling af strukturer, arbejdsmetoder og ressourceforbrug For at skabe en tæt kobling til det politiske niveau og de politiske målsætninger for Lejre kommune, planlægges effektiviseringsstrategien sat på dagsordenen ved 1. budgetseminar i Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at den langsigtede effektiviseringsstrategi vil bidrage til, at Lejre Kommunes fagområder og virksomheder kan udmønte budgetkravene; herunder forudsætningerne i statens/kommunernes gensidighedsaftale samt de planlagte rammebesparelser i Budget 2012 og overslagsårene, med mindst mulig negativ påvirkning af serviceniveau og arbejdsvilkår. Økonomi og finansiering: I det vedtagne Budget 2011 er der indlagt en række budgetforudsætninger koblet til konkrete effektiviseringstiltag. I 2012 og 2013 opereres der desuden med rammebesparelser samt udmøntning af besparelseskrav knyttet til statens og kommunernes gensidighedsaftale. Disse indlagte, økonomiske præmisser i det kommunale budget ses som rammen for det effektiviseringsarbejde, der igangsættes som en del af den ledelsesopgave, der består i at arbejde metodisk med håndtering af de økonomiske præmisser. Effektiviseringsinitiativerne skal således bidrage til at udmønte budgetkravene. Hermed understøtter effektiviseringsstrategien de politiske bevæggrunde bag beslutningen om at udlægge nødvendige besparelseskrav som rammebesparelser; nemlig ønsket om at lægge initiativet og ansvaret for udmøntning og operationalisering ud til de enkelte kommunale virksomheder. Koblingen mellem den langsigtede effektiviseringsstrategi og det kommunale budget er uddybet i bilagt notat. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget Indstilling: Direktionen indstiller, 1. at oplæg til strategipapir samt uddybende notater om form, indhold og proces for den langsigtede effektiviseringsstrategi godkendes. Bilag: 1. Langsigtet Effektiviseringsstrategi ver Kobling mellem effektiviseringsstrategi og budget ver Oversigt over igangværende effektiviseringsprojekter 4. Tids- og aktivitetsplan for effektiviseringsstrategiproces i ver Beslutning Økonomiudvalget den : Punktet udsat til behandling på ekstraordinært møde den 10. januar 2011 kl Beslutning Økonomiudvalget den :

19 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 17 Punktet blev udsat til behandling på det ordinære møde den 25. januar Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen tiltrådt.

20 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side ØU - Budgetproces Sagsnr.: 10/24485 Resumé: Administrationen har udarbejdet forslag til budgetproces for og fremskrivningsmetode for budget Sagsfremstilling: Administrationen foreslår, at Økonomiudvalget udarbejder budgetrammer for de enkelte fagudvalg. Budgetrammerne består af vedtaget budgetoverslagsår 2012, korrigeret som følge af Økonomiudvalgets vedtagne fremskrivningsmetoder for budget 2012 (se bilag) og fordeling af besparelse, som forelægges Økonomiudvalget den 15. februar Fagudvalgene prioriterer derefter indenfor deres respektive ramme, og udarbejder et budgetoplæg med 0-vækst som præsenteres på 2. Budgetseminar den 17. juni 2011, og som går til politisk behandling i Økonomiudvalget den 21. juni 2011 og Kommunalbestyrelsen den 27. juni Direktionen anbefaler, at der udarbejdes en plan for effektueringen af besparelser besluttet i "Budgetaftale Lejre Kommune ". Direktionens forslag til fordeling af besparelser forelægges Økonomiudvalget den 15. februar Efterfølgende bliver besparelserne indarbejdet i fagudvalgenes budgetrammer, der sendes til behandling i fagudvalgene i maj og juni. Besparelserne indgår således i fagudvalgenes budgetoplæg som godkendes i Økonomiudvalget den 21. juni Kommunalbestyrelsen den 27. juni Efter godkendelse i Kommunalbestyrelsen kan besparelserne effektueres med virkning fra 1. januar Hvis fagudvalgene har udvidelsesforslag eller ønsker til budget 2012 skal fagudvalgene omprioritere indenfor den udmeldte budgetramme. Der bliver i løbet af 2011 afholdt tre budgetseminarer. 1. Budgetseminar afholdes fredag den 18. marts 2011 med følgende emner: o strukturtilpasninger, jf. "Budgetaftale Lejre Kommune ". Direktionen kommer med mulige/relevante strukturtilpasninger, politikker og investeringsplaner. o Økonomisk politik og styring, herunder forventninger til Fagudvalgenes arbejde med prioritering og ansvar for budgetoplæg o Effektiviseringsstrategi 2. Budgetseminar afholdes fredag den 17. juni 2011 med følgende emner: o Præsentation af Økonomiaftalen mellem Regeringen og KL o Fagudvalgenes Budgetoplæg o Investeringsoversigten HU deltager sammen med Kommunalbestyrelsen på seminaret. 3. Budgetseminar afholdes fredag den 26. august 2011 med følgende emner: o o o Resultat af halvårsregnskabet Konsekvenser for Lejre Kommunes budget for , som følge af dels Økonomiaftalen, DUT kompensation og halvårsregnskabet Langsigtede politisk prioritering af budgettet

21 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 19 Budgettet 1. behandles i Økonomiudvalget den 6. september og i Kommunalbestyrelsen den 14. september Budgettet er i høring fra den 7. september til den 22. september Budgettet 2. behandles i Økonomiudvalget den 5. oktober og i Kommunalbestyrelsen den 13. oktober Der tages udgangspunkt i nedenstående overordnet tidsplan for udarbejdelsen af budget 2012 og overslagsårene. Tid Opgave 25. januar Økonomiudvalget behandler og godkender budgetproces februar Direktionen forelægger forslag til fordeling af besparelser til Økonomiudvalget. Beslutningen indarbejdes i fagudvalgenes budgetrammer. 18. marts 1. Budgetseminar - Emnerne på seminaret er politikker, strukturovervejelser og investeringsplaner 3. maj Borgmestermøde i KL 17.juni 2. Budgetseminar - Emnerne er rammer for overslagsår, Fagudvalgenes budgetoplæg, den økonomiske situation, hovedlinjerne i Økonomiaftalen mellem KL og Regeringen og anlægsinvesteringer HU deltager i seminaret. 21. juni Økonomiudvalget behandler fagudvalgenes budgetoplæg, effektuering af besparelser, indkøbsbesparelser og Gensidighedsaftalen. ØU behandler eventuelle budgettilretninger fremkommet siden rammeudmeldingen. 27. juni Kommunalbestyrelsen beslutter effektuering af besparelser og fagudvalgenes budgetoplæg. Medio juli Budgetmaterialet, indeholdende såvel udgift som indtægtssiden af Lejre Kommunes samlede budget indtil nu, udsendes til Kommunalbestyrelsen 26. august Budgetseminar 3 - Temaet for seminaret er udarbejdelse af det endelig budget 31. august Borgmestermøde i KL - den store budgetlægning 6. september Økonomiudvalgets 1. behandling af budget og sender det i høring sept. Høring af Budget sept. Kommunalbestyrelsen 1. behandling det samlede budgetoplæg sept. Borgermøde om budget sept. Borgmestermøde i KL - den store budgetlægning 5. oktober Økonomiudvalgets 2. behandling af budgettet, ØU fremsender budgetoplæg til KB s 2. behandling

22 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side oktober Kommunalbestyrelsens 2. behandling af budget 2012 Administrationens vurdering: Økonomi og finansiering: Ingen. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget. Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at budgetproces samt fremskrivningsmetode godkendes. Bilag: 1. Budgetproces til ØU docx 2. Fremskrivningsmetode Budget 2012 Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen tiltrådt.

23 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side ØU - Tidsplan budgetopfølgninger januar Sagsnr.: 10/26116 Resumé: Økonomiudvalget behandlede den 10. januar 2011 sagen "ØU - Tidsplan for budgetopfølgninger i 2011" med følgende beslutning: "Økonomiudvalget anmoder om en revideret tidsplan for kvartalsregnskaberne, således at sagen starter i økonomiudvalget." Administrationen har indarbejdet dette hensyn i denne sag. Administrationen har udarbejdet et forslag til tidsplan for budgetopfølgning i 2011, som i henhold til kommunens økonomistyringsprincipper forelægges til politisk behandling i Økonomiudvalget. Endvidere redegøres for de forskellige typer af budgetopfølgninger, der er indarbejdet i tidsplanen. Sagsfremstilling: Formålet med budgetopfølgningerne er at sikre økonomistyring og budgetoverholdelse, samt at skabe beslutningsgrundlag og overblik for både det administrative og politiske ledelsesniveau. Budgetopfølgningen i Lejre Kommune indeholder en række forskellige opfølgninger og produkter, som fremgår herunder. Forventet Regnskab Administrationen udarbejder 4 gange om året Forventet Regnskab, som er en dybdegående økonomiopfølgning, der vurderer tværgående sammenhænge og tendenser på kommunens drift, anlæg og finansiering. Fokus i Forventet Regnskab er at give politikkerne det strategiske overblik over udviklingen i økonomien, så der kan tages styringsinitiativer. Opfølgningen har stærkt fokus på de forskellige udgiftstyper herunder udgifterne inden for serviceudgiftsrammen ligesom der er øget fokus på udviklingen på det mål og rammestyrede område. Fra 2011 er kommunerne underlagt en sanktionslovgivning, som nødvendiggør denne tættere opfølgning på særligt serviceudgifterne. Administrationen vil udarbejde Forventet Regnskab ud fra en forudsætning om, at der ikke gives ufinansierede tillægsbevillinger og i hvert enkelt tilfælde hvor der tegner sig en risiko for at der opstår merudgifter, komme med forslag til finansieringsmulighed fra andre konti eller hvis dette ikke er muligt en beskrivelse af de initiativer, der er nødvendige for at overholde budgettet, samt de konsekvenser dette måtte have for serviceniveauet. I forbindelse med Forventet Regnskab håndteres også omplaceringer mellem bevillingerne, ændringer som følge af DUT og der kan teoretisk set søges tillægsbevillinger (Muligheden for at give tillægsbevillinger i Forventet regnskab, skal ses i sammenhæng med styrelseslovens 40, stk. 2 at der ikke må afholdes udgifter uden kommunalbestyrelsen har givet bevilling). Den politiske behandling af Forventet Regnskab skal begynde i Økonomiudvalget efterfulgt af behandling i fagudvalgene, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Forudsætningen for at dette kan lade sig gøre er, at der afholdes ekstraordinært Økonomiudvalgsmøde den 26. april og den 29. august, begge datoer umiddelbart før Kommunalbestyrelsesmødet. Politisk tidsplan:

24 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 22 Fagudvalg Økonomiudvalget Kommunalbestyrelsen Forventet Regnskab pr. 1/ Forventet Regnskab pr. 31/ Forventet Regnskab / Halvårsregnskab pr. 30/ Forventet Regnskab pr. 30/ / / / / / / / samt 24/ / / samt 20/ / samt 26/ / samt 22/ / Yderligere beskrivelse af udarbejdelsen af Forventet Regnskab fremgår af bilag 1. Halvårsregnskab /Forventet Regnskab I økonomiaftalen, som blev indgået mellem KL og Regeringen i juni 2010, indgik formuleringer om at kommunerne skal udarbejde halvårsregnskaber. Regeringen har fremsat forslag til "Lov om ændring af lov om kommunernes styrelse (halvårsregnskaber). Der er forventning om ikrafttrædelse pr. 1. marts. Lovforslaget medfører en række formkrav herunder krav om udarbejdelse af bestemte opgørelser og oversigter og det er endvidere et krav at halvårsregnskabet er godkendt i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen inden 1. september Administrationen foreslår, at aflæggelsen af halvårsregnskabet i august måned foregår med en sag direkte på Økonomiudvalget (ekstraordinært møde den 29. august umiddelbart før KB) og videre til Kommunalbestyrelsen. Det foreslås at sagen efter godkendelsen den 29. august sendes til behandling i fagudvalgene, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i septembermøderne. Likviditetsoversigter Der udarbejdes månedlige likviditetsoversigter med opgørelse af dag til dag likviditeten samt den gennemsnitlige likviditet set over 365 dage (kassekreditreglen). Likviditetsoversigterne offentliggøres på politikerportalen. Likviditetstallene indberettes kvartalsvist til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Kvartalsoversigter på det specialiserede socialområde Udgiftsvæksten på det specialiserede socialområde var et centralt emne i forhandlingerne om kommunernes økonomi for For at bidrage til en opbremsning af den hidtidige udgiftsvækst på området aftalte KL og regeringen, at der fremadrettet skal udarbejdes kvartalsvise oversigter over udgiftsudviklingen på området. De kvartalsvise oversigter over udgiftsudviklingen på det specialiserede socialområde skal dels drøftes af Kommunalbestyrelsen indenfor en måned og dels indberettes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Administrationens vurdering: I tillæg til de beskrevne budgetopfølgninger forelægges udvalgene løbende relevant ledelsesinformation.

25 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 23 I tilfælde af at der i løbet af 2011 opstår konkrete økonomiske problemstillinger vil direktionen tage initiativ til, at de bliver forelagt særskilt med henblik på at iværksætte modgående initiativer. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Økonomiudvalget Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at tidsplanen for udarbejdelsen af budgetopfølgninger i 2011 godkendes, 2. at der afholdes ekstraordinære ØU-møder hhv. den 26. april og den 29. august Bilag: 1. Tidsplan og indhold i budgetopfølgning 2011 af 13. januar 2. Lovforslag halvårsregnskab.pdf Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen tiltrådt. De ekstraordinære Økonomiudvalgsmøder afholdes kl

26 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side ØU - Forventet Regnskab Sagsnr.: 11/234 Resumé: Administrationen har udarbejdet Forventet Regnskab pr. 1. januar Der er ikke tale om en budgetopfølgning som foretages på baggrund af et forbrug, men en risikovurdering i forhold til budget Forventet Regnskab konkluderer, at budgettet samlet set kan overholdes. Der er en række områder med risiko for merudgifter, der vil kunne resultere i en overskridelse af servicerammen og et kassetræk. På andre områder er der muligheder, der kan bidrage til den samlede budgetoverholdelse. De bevillingsansvarlige vil arbejde med hvert enkelt risikoområde med henblik på at overholde budgettet. Det vil i denne forbindelse kunne blive nødvendigt at fremlægge forslag til politisk godkendelse om ændret service på udgiftsområder, hvor det ikke vil være muligt at overholde budgettet ved anvendelse af effektivitetstiltag. På denne baggrund foreslås der ikke iværksat yderligere initiativer til imødegåelse af uforudsete situationer. Sagsfremstilling: Budgetaftalen Lejre Kommune indeholder principper for styring af Lejre Kommunes økonomi. Under disse principper fremgår det, at kassemålsætningen skal overholdes, og at der ikke gives tillægsbevillinger uden anvist finansiering. Endvidere indgår det i budgetaftalen, at første budgetrevision forekommer pr. 1. januar i hvert nyt budgetår. Forventet Regnskab er udarbejdet ud fra disse forudsætninger. Der er to overordnede fokuspunkter i økonomistyringen i Lejre Kommune i Det første er på kasseforbruget. Det skal sikres, at der opretholdes en stram økonomistyring, og at der ikke gives kassefinansierede tillægsbevillinger. Der er budgetteret med et kasseforbrug på 25,4 mio. kr. i Det er således målsætningen, at kasseforbruget ikke overstiger dette beløb. Det andet overordnede fokuspunkt er serviceudgifterne. I budgettet for 2011 er Lejre Kommunes serviceudgifter budgetteret til mio. kr. Det er målsætningen, at denne serviceudgiftsramme ikke overskrides. Årsagen til det kraftige fokus på udviklingen i serviceudgifterne er den af Folketinget indførte sanktionslovgivning, som indebærer, at en overskridelse af servicerammen kan medføre en tilbagebetaling af bloktilskud til staten. Det skal bemærkes, at der udestår en afklaring af opgørelsesmetoden for sanktionsberegningen for eventuel overskridelse af serviceudgiftsrammen. Lejre Kommune vil kunne risikere at skulle betale for andre kommuners overskridelser af serviceudgiftsrammen, da der både er individuelle og kollektive sanktioner. Det afventes særligt, hvorvidt servicerammen tager udgangspunkt i de faktisk vedtagne budgetter eller den aftalte ramme, idet det kan oplyses, at kommunernes budgetterne ligger ca. 1,2 mia. kr. under rammen. Der er en række områder, hvor der er risiko for merudgifter, der vil kunne resultere i en overskridelse af servicerammen og et kassetræk: Tilbagebetaling af ejendomsskat, jf. Folketingets vedtagelse af lov om ændring af bestemmelserne om loft over grundlaget for beregning af kommunal grundskyld Udmøntning af sparepuljer

27 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 25 Udsatte børn og unge, anbringelser, forebyggende foranstaltninger, specialundervisning, egen specialundervisning samt transport Dagplejen, tilpasning til faldende børnetal samt konsekvenser af oprettelse af flexpladser i dagsinstitutioner Vejvedligeholdelse, udgifter til Lejre Forsyning i form af afvandingsbidrag Vintervedligeholdelse Genoptræning, transport og vederlagsfri fysioterapi Aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsudgifter Tilbud til personer med særlige sociale vanskeligheder Sociale ydelser og førtidspension. De beskrevne risikoområder er nærmere beskrevet i bilaget. De bevillingsansvarlige vil arbejde med hvert enkelt risikoområde med henblik på at overholde budgettet. Der er dog også nogle elementer, som giver et vist råderum i forhold til overholdelse af serviceudgiftsrammen og kassemålsætningen. Tilbagekøb af skolerne skaber isoleret set et råderum på knap 9 mio. kr. i forhold til serviceudgiftsrammen, men det skal bemærkes, at tilbagekøbet samlet set ikke forbedrer likviditeten. For det andet så vil finansieringsreformen på beskæftigelsesområdet kunne forbedre likviditeten. Det nøjagtige beløb kan ikke opgøres endeligt på nuværende tidspunkt, men Indenrigs- og Sundhedsministeriet har opgjort Lejre kommunes gevinst til knap 9 mio. kr. Beløbet må pt. tages med forbehold. På denne baggrund foreslås der ikke iværksat yderligere initiativer til imødegåelse af uforudsete situationer. Alt andet lige giver institutionernes mulighed for at overføre budgetbeløb mellem årene risiko for, at serviceudgiftsrammen overskrides. Ud fra en samlet vurdering finder direktionen imidlertid, at det kan forudsættes, at overførslerne mellem årene neutraliserer hinanden. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at budget 2011 kan overholdes samlet set. Dette gælder både i forhold til serviceudgiftsrammen og i forhold til det budgetterede kassetræk. Budgetoverholdelsen kræver en vedvarende indsats for at nedbringe risikoen for merudgifter, og det vil i denne forbindelse kunne blive nødvendigt at fremlægge forslag til politisk godkendelse om ændret service på udgiftsområder, hvor det ikke vil være muligt at overholde budgettet ved anvendelse af effektivitetstiltag. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at forventet Regnskab godkendes som grundlag for det videre budgetarbejde i Bilag:

28 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side Notat af 4. januar 2010 om Forventet regnskab risikovurdering Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den : Udvalget anbefaler det, der vedrører eget område. Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den : Udvalget anbefaler indstillingen for det der vedrører Social, Sundhed & Ældre. Afbud fra: Richard Bentzen Martin Stokholm Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den : Udvalget anbefaler indstillingen på udvalgets område. Beslutning Udvalget for Teknik & Miljø den : Indstilling anbefales for de bevillinger der vedrører Teknik & Miljø.. Ved de kommende forventet regnskab, skal der være mulighed for at tage stilling til budgetkonsekvenser, så udvalget kan omplacering de nødvendige bevillinger. Afbud: Birger Prahl Ole Reinholdt Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Taget til efterretning. Afbud: Connie B. Jensen (A) Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen fra Udvalget for Job & Arbejdsmarked, Udvalget for Social, Sundhed & Ældre, Udvalget for Børn & Ungdom, Udvalget for Teknik & Miljø og Udvalget for Kultur & Fritid anbefales.

29 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side JA - Aftale om danskuddannelse for voksne udlændinge Sagsnr.: 10/26231 Resumé: Lejre Kommune varetager sin forpligtelse efter 1 i Lov om danskuddannelse for voksne udlændinge m.fl., til at tilbyde danskuddannelse via en samarbejdsaftale med Roskilde Kommune. Den hidtidige aftale udløber med udgangen af Roskilde Kommune har på baggrund af en udbudsrunde i 2010 indgået aftale med en ny leverandør, og Lejre Kommune tilbydes en ny samarbejdsaftale i f. t. denne, gældende fra 1. januar Sagsfremstilling: I henhold til Lov om danskuddannelse for voksne udlændinge m.fl. skal Kommunalbestyrelsen tilbyde danskuddannelse til voksne udlændinge. Kommunalbestyrelsen kan efter 11 træffe aftale med en anden kommunalbestyrelse om at opfylde sin forpligtelse. Lejre Kommune har hidtil via samarbejde med Roskilde Kommune opfyldt sin forpligtelse, idet Roskilde har haft en driftsaftale med en udbyder, der hidtil har været Roskilde Sprogcenter. I løbet af 2010 har Roskilde Kommune gennemført en udbudsrunde, der betyder, at der er indgået aftale med en ny udbyder, CLAVIS sprog & Kompetence, Greve. Denne aftale er gældende i tre år med mulighed for forlængelse i yderligere 12 måneder. Lejre Kommune kan opsige samarbejdsaftalen med Roskilde med 8 måneders varsel, hvilket i givet fald vil indebære, at man enten skal finde en ny samarbejdspartner eller selv indgå aftale med en udbyder. Den foreliggende aftale, der i meget vid udstrækning er identisk med de hidtidige aftaler, indebærer, at Lejre Kommune er forpligtet til hovedsagelig at visitere kursister til CLAVIS på tilsvarende vis, som det foregår aktuelt. I kraft af at Lejre ikke egenhændigt indgår aftale med udbyder, varetages tilsynsforpligtelsen i forhold til det danskuddannelsernes pædagogiske, administrative og økonomiske gennemførelse af driftskommunen, det vil sige Roskilde Kommune. Samlet set er den foreliggende aftale udtryk for en fortsættelse af et allerede eksisterende samarbejde. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at det med udgangspunkt i det behov der faktisk er blandt borgere i Lejre Kommune, er en klar fordel ved at være samarbejdspartner med en større kommune, der kan påtage sig forpligtelsen til at indgå en driftsaftale med en udbyder. Den fysiske beliggenhed af undervisningsstedet vil fortsat være Maglehøjen, Roskilde, og det er infrastrukturelt fuldt tilfredsstillende. Økonomi og finansiering: I henhold til lovens 13 afholder Kommunalbestyrelsen udgifterne til danskuddannelse af voksne udlændinge, der bor i kommunen. Den konkrete afregning finder sted i forhold til Roskilde Kommune på baggrund af de takster, der aftales mellem driftskommune og udbyder, således som det også foregår aktuelt. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen. Indstilling: Direktionen indstiller,

30 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side at Lejre Kommune indgår samarbejdsaftale med Roskilde Kommune om danskuddannelse af voksne udlændinge. Bilag: 1. Udkast til samarbejdsaftale om danskuddannelse med Roskilde Kommune Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den : Indstillingen anbefales. Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen fra Udvalget for Job & Arbejdsmarked anbefales.

31 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side JA - Uddelegering af kompetence i forhold til Ungepakke 2 vedrørende unge mellem år. Sagsnr.: 10/26228 Resumé: Ungepakke 2, som blev vedtaget i Folketinget i foråret 2010, indeholder krav til alle unge mellem år om at følge en uddannelsesplan. Ikke alle unge er parate til uddannelse, og nogen skal fritages eksempelvis grundet sygdom. Der stilles nu krav til kommunen om at visitere unge til uddannelsesfremmende tilbud, såfremt de unge ikke vurderes at være uddannelsesparate, eller er i risiko for ikke at starte på den valgte uddannelse. Dette er en ny kommunal opgave, som skal sikre en bedre overgang fra ung til voksen samt, at så mange unge som muligt opnår en ungdomsuddannelse. Der skal tages stilling til uddelegering af kompetence til fritagelse for uddannelsespligt, for tilsyn med de unge, for fratagelse eller omlægning af ungeydelse samt til visitering til beskæftigelses-/uddannelsesfremmende tilbud. Sagen forelægges Udvalget for Børn & Ungdom samt Udvalget for Job & Arbejdsmarked. Sagsfremstilling: Folketinget vedtog før sommerferien en samlet ungepakke "Flere unge i uddannelse og job", der består af en række initiativer for såvel unge mellem år (Ungepakke 1) som unge mellem år (Ungepakke 2). Med ungepakke 2 er der indført en række initiativer, der skal være med til at sikre, at flere unge kommer videre efter grundskolen. Med de nye regler har kommunerne fået flere redskaber til at hjælpe de unge i gang, og sikre en bedre overgang mellem grundskole og ungdomsuddannelserne. Det bliver et krav for unge mellem år at overholde den uddannelsesplan, der lægges i slutningen af grundskolen. Uddannelsesplanen kommer til gengæld til at kunne rumme aktiviteter, som kan være af både uddannelsesmæssig, beskæftigelsesmæssig eller almen karakter. Kommunen skal holde øje med, om den unge følger uddannelsesplanen. Hvis det ikke sker, skal kommunen kontakte den unge og forældrene og eventuelt justere planen. Ungdommens Uddannelsesvejledning får en særlig forpligtelse til at følge de unge, der vurderes at være i risiko for ikke at påbegynde den valgte uddannelse efter sommerferien. Det sker gennem vejledning og i et tæt samarbejde med ungdomsuddannelsesinstitutionerne og gennem en række aktiviteter, som skal sikre en sikker overgang, indtil den unge er på plads i sin ungdomsuddannelse. For at få de unge mellem år til at over holde deres uddannelsesplan er der tilknyttet en sanktionsmulighed for kommunen. Parallelt med Ungepakken er børnefamilieydelsen for unge mellem15-17 år ændret til en ungeydelse. Et af redskaberne i ungepakke 2 er muligheden for at stoppe udbetalingen af ungeydelsen for unge mellem år, hvis ikke den unge følger sin uddannelsesplan. I Lov om en børne- og ungeydelse beskrives kommunalbestyrelsens kompetencer (vejledningslovens 2 a og lov om en børne- og ungeydelse 5,1) til fritagelse for uddannelsespligten, tilsyn med at pligten overholdes samt sanktionering.

32 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 30 Fritagelse for uddannelsespligt: Kommunalbestyrelsen kan efter inddragelse af forældremyndighedens indehaver fritage den unge for pligten til at være i uddannelse, beskæftigelse eller anden aktivitet, der sigter imod, at den unge gennemfører en uddannelse. Dette på baggrund af den unges handicap, sygdom eller væsentlige sociale problemer. Tilsyn med unge mellem år Kommunalbestyrelsen skal føre tilsyn med, at unge mellem år følger deres uddannelsesplan og sikre, at forældremyndighedens indehaver løbende inddrages i indsatsen for, at pligten overholdes. Sanktion i form af træk eller stop i ungeydelsen: Kommunalbestyrelsen træffer afgørelse om, hvorvidt unge mellem år overholder pligten. Såfremt pligten ikke overholdes, kan Kommunalbestyrelsen træffe afgørelse om, at ungeydelsen ikke skal udbetales. Kommunalbestyrelsen kan endvidere uden ansøgning bestemme, at udbetaling af ungeydelsen skal overgå til barnet selv. Muligheden for at stoppe/omlægge udbetalingen af ungeydelsen skal ses som et redskab til at få forældrene i tale, og fastholde både de unge og deres forældre i at nå det endelige mål for uddannelsesplanen. Det konkrete valg af sanktion vil afhænge af den konkrete situation. Afgørelsen kan indbringes for Det sociale nævn. Aktiviteter af beskæftigelsesmæssig eller almen karakter til unge, som vurderes at være i risiko for ikke at påbegynde uddannelse: Nogle unge vurderes ikke umiddelbart parate til at gennemføre en ungdomsuddannelse og har brug for et særligt uddannelsesfremmende tilbud. Et eksempel kunne være særligt pædagogisk tilbud, et højskoleophold eller en virksomhedspraktik med mentor. Målgruppen for disse nye tilbud er især unge med psykiske problemstillinger, misbrugsproblemer, adfærdsmæssige problemer, bogligt svage eller unge med sociale problemer. Problemerne er ikke af en sådan art, at de berettiger til tilbud efter specialundervisningsloven eller foranstaltninger efter Service loven. Der er tale om tilbud til unge som skal sikre, at alle unge mellem år er i en form for beskæftigelse eller aktivitetstilbud, som fremmer deres mulighed for at gennemføre en ungdomsuddannelse. Administrationens vurdering: Der er tale om en ny lovgivning, som kræver sagsbehandlerressourcer i forhold til en ny målgruppe, samt et styrket tværgående samarbejde mellem Ungdommens Uddannelsesvejledning, PPR, BU og Jobcentret. Vedrørende fritagelse for uddannelsespligt: Administrationen foreslår, at kompetencen for fritagelse overføres til Jobcenterchefen, der træffer beslutning på baggrund af begrundet indstilling fra Ungdommens Uddannelsesvejledning. Vedrørende tilsyn med de unge mellem år: Kommunalbestyrelsens kompetence til tilsyn med, at den unge overholder pligten til at være i uddannelse, beskæftigelse eller i anden aktivitet, der sigter mod, at de unge gennemfører en uddannelse, foreslås overført til Ungdommens Uddannelsesvejledning. Sanktion i form af træk eller stop i ungeydelsen: Kommunalbestyrelsens kompetence til at kunne fratage eller omlægge ungeydelse (fra forældrene til den unge) foreslås overført til chefen for Borgerservice, da denne

33 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 31 administrerer ungeydelsen. Beslutningen træffes på baggrund af begrundet indstilling fra Ungdommens Uddannelsesvejledning. Administrationen vurderer, at der vil være tale om 0-2 tilfælde årligt. Visitering til anden aktivitet for de ikke uddannelsesparate i henhold til Beskæftigelseslovgivningen: Kompetencen foreslås overført til Jobcenterchefen, som træffer beslutning efter begrundet indstilling fra Ungdommens Uddannelsesvejledning, samt efter anbefaling fra BU afdelingen. Økonomi og finansiering: Som følge af det nye krav til kommunen om tilbud til de unge mellem år, der ikke umiddelbart er uddannelsesparate eller er i risiko for ikke at følge uddannelsesvalget, er kommunen tilført midler over DUT på kr. i år Det er uvist hvor mange unge, der vil være i målgruppen, som har brug for særlige tilbud, og priserne på tilbuddene er meget differentieret og afhænger af den unges problematik. Det kan således ikke på nuværende tidspunkt vurderes, hvorvidt budgettet vil kunne overholdes. Jobcenter Lejre har sammen med Jobcenter Roskilde, Børne- og ungdomsafdelingerne i henholdsvis Roskilde og Lejre, Ungdomsskolerne samt Produktionsskolen i Roskilde indgivet ansøgning til den nyoprettede Nationale Ungeenhed om midler til oprettelse af særlige tilbud til nogle unge fra målgruppen. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen. Såfremt der ikke opnås enighed mellem Udvalget for Job & Arbejdsmarked og Udvalget for Børn & Ungdom afholdes et fællesmøde mellem udvalgene. Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at kompetence til at fritage for uddannelsespligten overføres til jobcenterchefen. 2. at kompetence til at føre tilsyn med, at uddannelsespligten overholdes overføres til Ungdommens Uddannelsesvejledning. 3. at kompetence til at kunne fratage eller omlægge ungeydelse (fra forældre til den unge) overføres til Borgerservicechefen. 4. at kompetence til at bevilge tilbud efter Beskæftigelsesloven til unge mellem år til ikke-uddannelsesparate overføres til jobcenterchefen. Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den : Indstillingerne anbefales med den tilføjelse, at Udvalget ønsker en evaluering af erfaringer med ordningen efter seks måneder. Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den : Indstillingerne anbefales med den tilføjelse, at Udvalget ønsker en evaluering af erfaringer med ordningen efter seks måneder.

34 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 32 Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen fra Udvalget for Job & Arbejdsmarked og Udvalget for Børn & Ungdom anbefales.

35 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side KF - Ansøgning om tilskud fra pulje til andre kulturelle opgaver - Fortællefestival 2011 Sagsnr.: 10/26267 Resumé: Foreningen "Fortællerforum", tidligere "Fortællinger i Lejre", søger om tilskud på kr. til medfinansiering af Fortællefestival i Sagnlandet Lejre, i pinsen Sagsfremstilling: Fortællerforum er en frivillig folkeoplysende forening, der vil arrangere en tre dages fortællefestival i samarbejde med Sagnlandet. Foreningens formål er at medvirke til at udvikle dansk fortællekunst og udbrede kendskabet til historiefortællingen, at virke som netværk for udøvende historiefortællere og andre der interesserer sig for historiefortælling, og at medvirke til at samle praktiske og økonomiske ressourcer til afvikling af Fortællefestival i Sagnlandet Lejre hvert år i pinsen, samt andre fortællearrangementer. Gennem de seneste 13 år er der hver pinse blevet afholdt fortællefestival i Sagnlandet Lejre. Den tilbagevendende begivenhed har vokset sig større med årene fra 10 til 120 fortællere, og fra at være et lille arrangement til at strække sig over tre dage med mere end ti forskellige scener, over forskellige optrædener for omkring 2500 besøgende gæster i Sagnlandet Lejre. Alle fortællerne optræder gratis på festivalen og publikum betaler en let forhøjet entre på Sagnlandet. Derfor er festivalen afhængig af den støtte der kan findes ud over foreningens og Sagnlandets indskud. Det er den frivillige forenings bestyrelse der står som ansvarlig arrangør og afvikler af festivalen i samarbejde med Sagnlandet. Fortællefestivallen i Lejre er den offentlige synlige spydspids i det regionale projekt "Fortællingernes Tid", som med støtte ( kr.) fra Kulturministeriet og Kulturregion Midt- og Vestsjælland afvikles i 2011 og Der er ikke ydet specifik støtte til festivalen. Kulturregionen behandlede ansøgningen den 8. december. Her blev det besluttet ikke at støtte festivalen, idet den ikke umiddelbart involverer flere kommuner. Administrationens vurdering: Administrationen gør opmærksom på, at ansøgningen opfylder kriterierne for at kunne ansøge om tilskud fra "Pulje til andre kulturelle opgaver". Det vil sige, at arrangementet er lokalt forankret, tilbuddet er åbent og ikke kommercielt. Økonomi og finansiering: Fortællerforum søger om tilskud på kr. Foreningens regnskab er vedlagt. Der forventes udgifter på i alt ca kr. Der forventes indtægter: Sagnlandet Lejre, billet Foreningen Fortællinger Diverse salg Kulturregionen kr kr kr kr.

36 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 34 Private fonde Lejre Kommune I alt kr kr kr. I 2009 bevilgede Udvalget for Kultur & Fritid kr. fra Pulje til andre kulturelle opgaver. I 2010 fik Fortællinger i Lejre bevilget kr. fra Oplevelsespuljen. Administrationen oplyser, at der i budget til "Pulje til andre kulturelle opgaver" for 2011 er kr., og der er pt. intet forbrug. Endvidere oplyser administrationen, at der i budget til Oplevelsespuljen for 2011 er kr., og der er pt. intet forbrug. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at sagen drøftes. Bilag: 1. Ansøgning 2. Budget 3. Foreningens regnskab 4. Økonomisk oversigt - oplevelsespuljen 5. Økonomisk oversigt, puljen Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Der anbefales et tilskud på kr. fra Oplevelsespuljen. Afbud: Connie B. Jensen (A) Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen fra Udvalget for Kultur & Fritid anbefales.

37 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side SSÆ - Godkendelse af Sundhedsaftale 2.0 med høringssvar Sagsnr.: 10/13477 Resumé: Der skal i hver valgperiode indgås en sundhedsaftale mellem kommunerne og Region Sjælland. Sundhedskoordinationsudvalget har godkendt det endelige udkast til en sundhedsaftale den 17. november Aftalen skal herefter godkendes af kommunalbestyrelsen i de enkelte kommuner og i Regionsrådet. Aftalerne skal sendes til godkendelse i Sundhedsstyrelsen den 31. januar Aftalen skal gælde for valgperioden Sagsfremstilling: En ny sundhedsaftale er blevet udarbejdet og skal fremsendes til Sundhedsstyrelsen ultimo januar Aftalen omfatter den såkaldte "politiske overligger" som udstikker de politiske intentioner på samspillet mellem det kommunale og regionale sundhedsvæsen. Endelig er der i aftalen de seks obligatoriske delaftaler som fremgår af lovgivningen. De seks aftaler beskriver specifikt, hvordan kommune og region skal samarbejde på områderne. Den 29. april 2010 blev arbejdet med sundhedsaftalen version 2.0 sat i gang ved et fælles politikerseminar arrangeret af Sundhedskoordinationsudvalget, hvor der deltog politikere og embedsmænd fra samtlige 17 kommuner og Regionsrådet. På baggrund heraf har Sundhedskoordinationsudvalget drøftet forslaget til sundhedsaftale den 23. juni, 22. september og den 17. november 2010, hvor udvalget godkendte det endelige udkast. KKR Sjælland har på møder den 24. august og den 9. november behandlet sagen og anbefaler, at kommunerne tilslutter sig forslaget. Den 5. november 2010 har der været afholdt informationsmøde om aftalen for politikere og embedsmænd, hvor der var opbakning til indholdet i aftalen. Sundhedsaftale 2.0 består af en politisk aftale indeholdende beskrivelse af vision, mål og indsatser. Den politiske del af sundhedsaftalen følges op af en implementeringsdel, som er de administrative aftaler der skal understøtte, at de politiske mål nås, og at de formelle lovgivningsmæssige krav til sundhedsaftalen opfyldes. Endelig indeholder sundhedsaftalen en værktøjskasse, som er en yderligere konkretisering af arbejdsdelingen mellem region, kommune og praksissektor. Den politiske aftale Den fælles vision for oplægget er "Et sammenhængende sundhedsvæsen med borgeren i centrum". Visionen understøttes af en række målsætninger, der bliver retningsgivende for det fælles arbejde mellem kommuner, region og almen praksis. Hovedoverskrifterne i oplægget er følgende målsætninger: Styrkelse og udvikling af den tværsektorielle indsats Det borgernære sundhedsvæsen indsatsen i kommuner og praksissektor er en forudsætning for, at den øgede specialisering kan gennemføres i sygehusvæsenet. Der er derfor behov for at sikre, at de nødvendige strukturer og kompetencer er til stede i både kommuner, på sygehuse og almen praksis. Gennemsigtighed i opgavedelingen Sundhedslovens nye opgavedeling og udviklingen i sygehusenes behandlingsformer betyder, at kommunerne i stigende grad overtager opgaver, der tidligere har ligget i sygehusregi. Sundhedsaftalen skal under hensynstagen til fleksibilitet og faglig udvikling sikre, at overdragelse af opgaver fra sygehus til kommuner og praksissektor finder sted planlagt, aftalt og styret.

38 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 36 Et forpligtende samarbejde Almen praksis, sygehuse og kommuner indgår i et ligeværdigt og forpligtende samarbejde om den eksisterende og fremtidige sundhedsindsats. Dokumentation og kommunikation Et sammenhængende og borgernært sundhedsvæsen forudsætter hurtig præcis kommunikation mellem de forskellige aktører. Målsætningen i sundhedsaftalen er, at kommunikationen mellem sygehuse, kommune og almen praksis i videst muligt omfang skal være elektronisk. Hertil kommer et ønske om at kunne følge og udvikle nye tiltag på baggrund af den nødvendige dokumentation. Samarbejde om fælles målgrupper Der skal sikres fælles indsats for følgende målgrupper: - Børn - Borgere med længerevarende sygdomme - Ældre sårbare patienter - Mennesker med sindslidelser - Borgere med komplekse og sammensatte sundhedsproblemer. Implementeringen Implementeringsdelen er de administrative aftaler, der skal understøtte, at de politiske målsætninger nås, og at de formelle krav til sundhedsaftalen opfyldes. Implementeringsdelen indeholder beskrivelse af de 6 obligatoriske indsatsområder som; Indlæggelse og udskrivning, Mennesker med sindslidelser, Træning, Hjælpemidler, Sundhedsfremme og forebyggelse samt Utilsigtede hændelser. Værktøjskassen Indeholder konkretiseringer i forhold til arbejdsdelingen på de enkelte områder. Dette suppleres med de skemaer mv., der anvendes i samarbejdet på sundhedsområdet. Herudover er en række områder, der erfaringsmæssigt giver anledning til spørgsmål i samarbejdet beskrevet. Beskrivelserne kan ses som fortolkningsbidrag, der kan bidrage til at understøtte samarbejdet i hverdagen. Indholdet i værktøjskassen understøtter og supplerer den administrative udmøntning. De to afsnit skal altså ses i en sammenhæng. Udtalelser: Handicaprådets høringssvar: Handicaprådet har ingen bemærkninger til oplægget til sundhedsaftale for perioden Handicaprådet har vedlagt kommentarer fra DH-Lejre som bilag til rådets høringssvar. Ældrerådets høringssvar: Det er Ældrerådets opfattelse, at sundhedsaftalen indeholder masser af gode intentioner, og gode retningslinjer vedrørende fastlæggelse af ansvar osv. Også retningslinjer for kommunikation mellem de forskellige led i behandling, hjemsendelse, genoptræning og vedligeholdende genoptræning m.m., ser lovende ud. Desværre kan vi have vores tvivl om, hvorvidt de gode intentioner kan føres ud i livet - eller om det bare er hensigtserklæringer der, f.eks. af mangel på penge eller personale, manglende oplæring eller gnidninger i samarbejde, ikke kommer til at ændre virkeligheden. Ældrerådet er i øvrigt af den opfattelse, at arbejdet med implementering af Sundhedsaftale 2, i Lejre Kommune, er grebet ganske fornuftigt an, og at vi vil være i stand til at håndtere vores del af aftalen. Ældrerådet tager Sundhedsaftale 2 til efterretning, og ser frem til at følge det videre forløb.

39 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 37 Endvidere har sundhedsaftalen været sendt ud til høring hos relevante ledere i Lejre Kommune. Lederne skulle give en tilbagemelding såfremt de havde bemærkninger til aftalen. Der har ingen bemærkninger været fra lederne. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at høringssvarene ikke giver anledning til, at Lejre Kommune kommer med bemærkninger eller fremsætter krav om ændringer eller tilføjelser til sundhedsaftale 2.0. Det skal bemærkes, at sundhedsaftale 2.0 har været sendt ud til faglig kommentering hen over sommeren Tilbagemeldingerne fra de relevante fagområder i Lejre Kommune har været overvejende positive. Sundhedsaftalen bliver således på en lang række faglige områder allerede håndteret efter forskrifterne, men der er naturligvis også mange udfordringer og udviklingsområder for Lejre Kommune, som der skal arbejdes med i perioden frem til 2014, ikke mindst i relation til de politiske målsætninger. Økonomi og finansiering: Som udgangspunkt skal opgaverne kunne løses inden for de nuværende rammer. Men de økonomiske konsekvenser af aftalen kendes ikke fuldt ud og vil derfor blive fulgt løbende. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at høringssvarene fra Handicaprådet og Ældrerådet tages til efterretning 2. at Kommunalbestyrelsen godkender sundhedsaftale 2.0. Bilag: 1. Handicaprådets høringssvar - Sundhedsaftale 2.0.DOC 2. DH-Lejre - kommentarer vedrørende sundhedsaftale 2.0.doc 3. VS: Høringssvar vedr. Sundhedsaftale 2.doc ældrerådet 4. VS: Sundhedsaftale 2.0 til høring - Sundhedsaftalen pdf Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den : Indstillingerne anbefales. Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den : Indstillingerne anbefales. Afbud fra: Richard Bentzen Martin Stokholm Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den : Indstillingerne anbefales. Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen fra Udvalget for Job & Arbejdsmarked, Udvalget for Social, Sundhed & Ældre samt Udvalget for Børn & Ungdom anbefales.

40 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side TM - Nordvestbanen og rekreative stier Sagsnr.: 10/24050 Resumé: Lejre Kommune har af Banedanmark fået en frist til den 17. januar 2011 til at komme med forslag projekter, som kan sikre skæring til overordnede regionale rekreative stier, under forudsætning af, at Lejre Kommune finansierer projekterne. Lejre Kommune har siden 2007 gjort Trafikstyrelsen opmærksom på en række problemstillinger ved Nordvestbanens udvidelse i Lejre Kommune. 9 broer eller skæringer i Lejre Kommune berøres på strækningen mellem Lejre og Elverdamsdalen, hvilket berører regionale rekreative stier og offentlighedens adgang til naturen. Trafikministeriet har ikke taget højde for Lejre Kommunes tidligere høringssvar og har i anlægsloven ikke taget højde for sikring af skæring til alle overordnede regionale rekreative stier. Sagsfremstilling: Nordvestbanens udvidelse i Lejre Kommune betyder, at 9 broer eller skæringer i Lejre Kommune berøres på strækningen mellem Lejre og Elverdamsdalen. I 6 ud af de 9 steder vil udvidelsen komme i konflikt med regionale rekreative stier og offentlighedens adgang til naturen som helhed, jf. vedlagte notat af 29. september Lejre Kommune har siden 2007 gjort Trafikstyrelsen opmærksom på disse problemer, og at styrelsen har tilsidesat Regionplan 2005 s retningslinjer om, at der ved nye statslige baneanlæg skal indarbejdes sikret skæring til overordnede regionale rekreative stier. Det drejer sig om den nationale cykelrute 6 s passage ved Dellinge Mølle og Elverdamsstiens krydsning af banen vest for Hvalsø. Se bilag med kronologist oversigt over sagsforløb siden I Udkast til anlægsloven var den nationale cykelrute indarbejdet med sikret skæring, mens Elverdamsstien ikke var indarbejdet. I Lejre Kommunes høringssvar 8. oktober 2009 til udkastet gjorde Lejre Kommune opmærksom herpå og på kommunens forslag til anvendelse af arbejdsarealerne til en senere etablering af sti langs Nordvestbanen, jf. notat af 29. september På baggrund af en opfølgende telefonsamtale med Trafikstyrelsen fremsendte Lejre Kommune et kort, der viste detaljering af et stiforløb ved anvendelse af vejtunnelen ved Kildegården. I Forslag til anlægslov 8. december 2009 (efter afsluttet høring af udkastet) fremgik det, at Lejre Kommune fik en frist frem til 1. februar 2010 til at projektere Elverdamsstiens krydsning ved Kildegården, under forudsætning af, at kommunen afholder alle udgifter til projektering og anlæg. Lejre Kommune blev som part i sagen ikke oplyst herom. Baneudvidelsen hindrer også en sikker passage for Skjoldungestien ved Hule Mølle, Skjoldungestien er ikke en overordnet rekreativ sti i regionplanmæssig sammenhæng og kan derfor ikke kræves indarbejdet i anlægsloven. Lejre Kommunes afholdt møde den 1. november 2010 med Banedanmark om de omtalte stiskæringer. Banedanmark oplyste, at der ikke må være radikale ændringer til anlægget eller ske ændringer i tidsplan og anlægsomkostninger. Lejre Kommune har en frist frem til 17. januar 2011 til eventuelle mindre ændringer og på vilkår af, at Lejre Kommune giver en bindende accept af, at kommunen afholder alle direkte og indirekte afledte omkostninger. Lejre Kommune har indhentet priser på ændringer af baneanlægget til stipassager ved Hule Mølle og Kildegården, jf. Økonomi og finansiering.

41 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 39 Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at Nordvestbanens udvidelse får store negative konsekvenser for offentlighedens adgang til landskabet og oplevelsesværdierne i Lejre Kommune. Nordvestbanen deler kommunen over i en sydlig og nordlig del, idet 2 broer nedrives og muligheder for passage 4 steder fjernes. Dette vil også konflikte med de bestræbelser, som kommunen, andre myndigheder og organisationer arbejder på for at sikre dele af Lejre og Roskilde Kommuner som nationalpark. Såfremt det i anlægsprojektet indarbejdes, at Elverdamsstien og Skjoldungestien sikres skæringer med baneanlægget, og arbejdsarealerne kan anvendes til cykelsti, vil der kunne opretholdes vigtige passager og stier, som forventes at blive af stor værdi for borgernes muligheder for bedre adgang til oplevelser, frisk luft og sikker færdsel i det åben land samt sundhedsfremmende initiativer. Transportministeriet har ved vedtagelsen af anlægsloven ikke orienteret Lejre Kommune om kommunens mulighed for at fremsende et projekt for stiunderføring ved Kildegården. Som part i sagen skal kommunen oplyses herom. Administrationen finder fortsat, at der er blevet begået en fejl ved, at Trafiksstyrelsen ikke inden anlægslovens vedtagelse har indarbejdet en sikret skæring for Elverdamsstien, ligesom det er sket for den nationale cykelrute. Det må være Statens ansvar at sikre, at de overholder de plangrundlag, som de skal sikre indarbejdet ved vedtagelse af anlægsloven, herunder sikring af overordnede regionale stier. Administrationen vurderer, at Transportministeriet med henvisning til Regionplan 2005 bør afholde alle udgifter og sikre de skæringer, som ved baneudvidelsen berører overordnede rekreative stier. Disse omfatter som nævnt ikke kun den nu indarbejdede nationale cykelrute, som krydser ved Dellinge Mølle, men også Elverdamsstiens forløb ved Kildegården. Lejre Kommune har den 17. december 2010 meddelt Banedanmark, at vi først kan give endelig tilbagemelding efter politisk behandling den 31. januar Banedanmark har den 21. december 2010 telefonisk accepteret dette. Administrationen foreslår: at Lejre Kommune/Skjoldungelandet betaler for projektering og anlæg til Skjoldungestiens passage ved Hule Mølle. at der optages fornyet drøftelse med Transportministeriet om ministeriets økonomiske ansvar for sikret skæring af Elverdamsstien som overordnet rekreativ sti. Udvidelse af stipassage ved Kildegården udføres som ny banebro og skønnes at koste kr eksklusiv moms. Hertil kommer projekteringsudgifter på kr. at Lejre Kommune kontakter Kommissarius for statslige ekspropriationer for at afklare processen med anvendelse af arbejdsarealer til den planlagte Banesti og således undgå, at kommunen efter Banedanmarks fjernelse af arbejdsarealerne skal ud i en ny ekspropriation til anlæg en grussti på samme arealer. Økonomi og finansiering:

42 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 40 Projektering og anlæg af stipassage under den planlagte banebro ved Hule Mølle skønnes at beløbe sig til kr. ekskl. moms, afhængig af broløsningen, jf. bilag 6. Udgifter til projektering og anlæg afholdes over Puljen til cykel- og gangstier og skal søges frigivet i en senere sag, hvis indstillingen godkendes. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at Lejre Kommune giver bindende tilsagn til Banedanmark om, at udgifter til projektering og anlæg af stipassage under den nye banebro ved Hule Mølle på kr. ekskl. moms, afholdes af Lejre Kommune, og søges frigivet ved ny sag om frigivelse af midler fra Puljen til cykel- og gangstier 2. at Lejre Kommune anmoder om fornyet forhandling med Transportministeriet med henblik på at gøre ministeriet ansvarlig for tilsidesættelse af Regionplan 2005, og som konsekvens heraf sørger for en sikret skæring for Elverdamsstiens linjeføring ved anlæg af ny vejtunnel ved Kildegården, herunder afholdelse af alle udgifter til projektering og anlæg 3. at Lejre Kommune kontakter Kommissarius for statslige ekspropriationer for at afklare processen med anvendelse af arbejdsarealer til den planlagte Banesti Bilag: 1. Notat af , rev , om konflikt mellem baneanlæg, adgang og plante-dyreliv 2. Kortbilag Nordvestbanen og Elverdamsstien.pdf 3. Kortbilag 2 - Nordvestbanen og detailkort af stiforløb Kildegården.pdf 4. Kortbilag 3- Nordvestbanen og skjoldungelandets stier.pdf 5. Skitse til passage ved bro og tunnel 6. Overslag på ændringer i baneanlæg (COWI) 7. Sagsoversigt Beslutning Udvalget for Teknik & Miljø den : Indstilling anbefales Afbud: Birger Prahl Ole Reinholdt Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen fra Udvalget for Teknik & Miljø anbefales.

43 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side TM - Udkast til regulativ for afbrænding af haveaffald Sagsnr.: 10/26163 Resumé: Den nye affaldsbekendtgørelse af 13. januar 2010 fastlægger, at afbrænding af haveaffald for private husstande og erhverv ikke længere er tilladt, med mindre kommunalbestyrelsen vedtager bestemmelser herfor i et regulativ. Administrationen fremlægger hermed udkast til Regulativ for afbrænding. Udkastet skal sendes i offentlig høring i 4 uger efter godkendelse af udkastet. Sagsfremstilling: Miljøministeriet udsendte den 13. januar 2010 en ny affaldsbekendtgørelse, der bl.a. pålægger kommunerne at udarbejde et standardregulativ for husholdningsaffald og et standardregulativ for erhvervsaffald, der skulle træde i kraft den 1. januar Miljøministeren har dog netop udsat tidsfristen for vedtagelse af regulativerne til den 1. juli 2011, da en revision af affaldsbekendtgørelsen er på vej. De gamle regulativer er således fortsat gældende. Affaldsbekendtgørelsen fastlægger dog, at afbrænding af haveaffald i byzone og i sommerhusområder nu er forbudt hele året. I landzoneområder kan kommunalbestyrelsen i et regulativ tillade afbrænding i perioden fra 1. december til 1. marts. Som følge af bestemmelserne er der også udarbejdet regler for Sankt Hans bål og mindre lejrbål. Tilsvarende kan kommunalbestyrelsen fastsætte bestemmelser i regulativ for erhvervsaffald, at det er tilladt at afbrænde haveaffald, parkaffald og haveaffaldslignende affald fra gartnerier, naturplejeaktiviteter m.v. Dette regulativ skal således regulere afbrændingsreglerne i perioden, indtil de nye regulativer for henholdsvis husholdningsaffald og erhvervsaffald bliver vedtaget. Afbrændingsregulativet vil efterfølgende blive indarbejdet i de nye regulativer. Regulativet er vedlagt i udkast. Administrationens vurdering: Administrationen har udarbejdet regulativet ud fra affaldsbekendtgørelsens bestemmelser med mulighed for afbrænding af haveaffald for private husstande beliggende i landzone i perioden den 1. december - 1. marts. Det er således ikke tilladt at afbrænde haveaffald for private i resten af året, jf. affaldsbekendtgørelsens 45. Administrationen vurderer, at tilladelse til afbrænding i vintermånederne er rimelig i forhold til de generelle skærpede krav for afbrænding, og at afbrænding af haveaffald i landzone sjældent giver anledning til naboklager over røggener. På samme måde vil der være behov for erhverv at kunne afbrænde afskåret og afklippet materiale fra skov- og landbrug, naturplejeaktiviteter m.v. Regulativet åbner således mulighed for afbrænding af erhvervsrelateret have- og parkaffald hele året gældende for erhvervsejendomme beliggende i landzone. Afbrænding for erhverv i sommerhusområder og i byzone kræver en dispensation fra Lejre Kommune som en forebyggende foranstaltning. Økonomi og finansiering: Regulativet har ingen økonomiske konsekvenser for Lejre Kommune. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen.

44 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 42 Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at udkast til Regulativ for afbrænding af haveaffald, indeholdende tilladelse til afbrænding af haveaffald i perioden 1. december til 1. marts gældende for private husstande beliggende i landzone, samt erhvervsmæssig afbrænding hele året, godkendes og sendes i offentlig høring i 4 uger. Bilag: 1. Udkast til regulativ for afbrænding af haveaffald Beslutning Udvalget for Teknik & Miljø den : Indstilling anbefales Afbud: Birger Prahl Ole Reinholdt Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen fra Udvalget for Teknik & Miljø anbefales.

45 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side Lukket - ØU - Køb af ejendom Sagsnr.: 11/1416

46 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side Lukket - ØU - Tilbagekøb af parcelhusgrund Sagsnr.: 10/13584

47 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side Lukket - ØU - Salg af parcelhusgrunde i Osted Sagsnr.: 07/2549

48 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side Person - ØU - Lukket personsag Sagsnr.: 11/2137

49 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side ØU - Organisering af det kommende folketingsvalg Sagsnr.: 11/1621 Resumé: Der skal afholdes valg senest november Statsministeren kan vælge at udskrive valg med 21 dages varsel. Jfr. Lov 536 af 8. juni 2006, er Lejre kommune en del af Køge-kredsen (2 kommuner) i Sjællands Storkreds. Administrationen anmoder om, at de enkelte partier meddeler hvor mange valgstyrere og tilforordnede de hver især skal udpege, og til hvilke valgsteder de skal udpeges. Sagsfremstilling: Valgbestyrelsen for opstillingskredse består af 8 medlemmer og hver kommune er repræsenteret med 4 medlemmer. Borgmesteren i Køge kommune er født formand og borgmesteren i Lejre kommune er født medlem af Valgbestyrelsen. På kommunalbestyrelsens konstituerende møde den 7. december 2009 er følgende valgt til Køge-kredsens valgbestyrelse: Medlemmer: Stedfortrædere: Mette Touborg (F) Asta Rasmussen (B) Hans Olsen (A) Rikke Zwisler Grøndal (A) Jan Vedel Heine (V) Flemming Jensen (V) Bjørn Lykke Sørensen (C) Grethe N. Saabye (C) Senest når valget udskrives, vælger kommunalbestyrelsen for hvert afstemningsområde mindst 5 og højst 9 valgstyrere til at forestå afstemningen og stemmeoptællingen på afstemningsstedet. Valgstyrerne vælges ved forholdstalsvalg under ét blandt de vælgere, der har bopæl i kommunen. En vælger, der er opstillet som kandidat til valget, kan vælges som valgstyrer. Blandt valgstyrerne vælger kommunalbestyrelsen en formand for valgstyrerne for hvert afstemningsområde. Formændene vælges ved forholdstalsvalg. Ud over valgstyrerne vælger kommunalbestyrelsen et antal tilforordnede vælgere til at bistå ved valget. De tilforordnede vælgere vælges ved forholdstalsvalg under ét blandt de vælgere, der har bopæl i kommunen. En vælger, der er opstillet som kandidat til valget, kan vælges som tilforordnet vælger. Lejre kommune har 10 valgsteder.

50 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 48 Administrationens vurdering: I forbindelse med afholdelse af kommunalbestyrelsesvalget i 2009 overgik Lejre kommune til digitale valglister og herunder, at der kun var ét valgbord på hvert valgsted, idet KMD havde anbefalet 1 valgbord på vælgere. Erfaringerne med dette valg (reelt 2 valg) var, at det gik rigtig hurtigt med registrering og udlevering af stemmesedler, og at man ved fremtidige valg kunne nedsætte bemandingen på valgstederne. Administrationen foreslår derfor, at der til hvert afstemningssted til det næste folketingsvalg udpeges 5 valgstyrere og at én af de udpegede samtidig udpeges til formand for valgstedet. Derudover suppleres med et antal tilforordnede vælgere til hvert valgsted, f.eks. 1 pr vælgere. Valgstyrerformændene udpeges efter forholdstalsvalg under ét blandt de partier, der er repræsenteret i kommunalbestyrelsen. Valgstyrerne og de tilforordnede vælgere udpeges efter forholdstalsvalg efter stemmeantallet ved sidste folketingsvalg under ét blandt de partier der er opstillet til folketinget i Køge-kredsen. Kommunalbestyrelsen skal udpege 10 valgstyrerformænd, og dette sker efter forholdstalsvalg under et efter de valggrupper der blev anmeldt til kommunalbestyrelsens konstituerende møde. Det betyder at A, B og F vælger i alt 5 (A vælger 3, B ingen og F vælger 2), og V, C og O vælger i alt 5 (V vælger 4, C vælger 1 og O ingen) valgstyrerformænd. Administrationen meddeler partierne hvor mange valgstyrere og tilforordnede de skal udpege og til hvilket valgsted de skal udpeges. Kommunaldirektøren udpeger 1 valgsekretær til hvert afstemningssted. Økonomi og finansiering: Der er afsat penge i budgettet til afholdelse af folketingsvalget. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget, som er valgbestyrelse. Indstilling: Direktionen indstiller: 1. at administrationen meddeler de enkelte partier hvor mange valgstyrerere og tilforordnede de hver især skal udpege og til hvilke valgsteder de skal udpeges. Bilag: 1. Fordeling af valgstyrere og tilforordnede vælgere Beslutning Økonomiudvalget den : Indstillingen tiltrådt.

51 Lejre Kommune Økonomiudvalget Side 49

52 Bilag: 3.1. Forslag til høringsmateriale vedr. ny ledelse og organisation til høring Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 6989/11

53 Ledelse & Organisation Ledelse & Organisation MATERIALE TIL HØRING Januar 2011

54 Indholdsfortegnelse 1 BAGGRUND OG FORMÅL MÅLSÆTNINGER OG METODER TIL REALISERING NY ORGANISATIONSSTRUKTUR: KONCERN- OG CENTERMODEL ORGANISATORISKE KONSEKVENSER AF OMORGANISERINGEN LEDELSESSTRUKTUR Koncerndirektionen Centerchefer Virksomhedsledere Afdelingsledere POLITISK BETJENING MED-STRUKTUR CENTERPROFILER FAGCENTRE Center for Skoletilbud Center for Dagtilbud Center for Børn & Familie Center for Socialområdet Center for Ejendomsmyndighed Center for Vej & Park Jobcenter Center for Velfærd & Omsorg Center for Kultur & Digital Borgerservice TVÆRGÅENDE CENTRE Center for IT & Kommunale ejendomme Servicecenter KONCERNSEKRETARIAT SKITSE TIL ORGANISATIONSDIAGRAM SNITFLADEHÅNDTERING SNITFLADEHÅNDTERING GENNEM PROJEKTORGANISERING OG PORTEFØLJESTYRING SNITFLADEHÅNDTERING GENNEM NETVÆRK SNITFLADEHÅNDTERING VIA ETABLERING AF MØDEFORA SUPPLERENDE SNITFLADEANALYSER NY BEVILLINGSSTRUKTUR FORBEREDELSE AF SPARE- OG EFFEKTIVISERINGSKRAV I STYRINGSFORMER PLANSKITSE FOR IMPLEMENTERING PERSONALEPOLITIK ØKONOMI I FORBINDELSE MED PROJEKTET FYSISK PLACERING/ORGANISERING KOMMUNIKATION OG INDDRAGELSE HØRING SAMMENHÆNGE TIL ØVRIGE VITALE PROJEKTER LEDELSESUDVIKLING...39 Side 2 af 39

55 1 Baggrund og formål Lejre Kommune blev i 2007 etableret under overskriften "Sikker drift". Strukturreformen og kommunesammenlægningen indebar så betydelige og omfattende ændringer, at der var et stort behov for at indrette organisationen efter et velkendt og driftssikkert princip, der ville sikre den kommunale opgaveløsning trods de organisatoriske omvæltninger. Den grundlæggende organisation har nu eksisteret i over 4 år og selv om den løbende er blevet justeret i forhold til de konkrete udfordringer, direktøransvar, indskudt ledelseslag samt økonomi- og sekretariatsfunktioner i direktørområderne, har organisationen ikke været genstand for en dybere diskussion. Det udtalte fokus på sikker drift som primær målsætning er siden 2007 i stigende grad blevet udfordret af økonomiske krav om nulvækst samtidig med fortsat efterspørgsel efter velfærdsydelser. Landets kommuner finder forskellige svar på udfordringerne. Fællestræk er imidlertid: Større enheder gennem sammenlægninger, Smallere direktioner og færre topchefer Strømlining af centralforvaltningen Recentralisering Institutionsnedlæggelser og -sammenlægninger Områdeledelse og distriktsledelse I Lejre Kommune er tiden nu ligeledes kommet til at gøre sig overvejelser om, hvorvidt organisationens struktur er hensigtsmæssig, som afsæt til de nødvendige, kontinuerlige bestræbelser på at indfri de krav, Lejre Kommune mødes af fra borgere, Regeringen og den øvrige omverden. Organisatorisk såvel som ledelsesmæssigt er Lejre Kommune nødt til at forholde sig til den vanskelige udfordring,det er at skulle yde mere indenfor de samme eller endog strammere økonomiske rammer. Det retter fokus mod behovet for en proces, hvor organisationen geares til fremtidens udfordringer. Opmærksomheden på sikker drift er stadig nødvendig, og de løbende tilpasninger af organisations- og ledelsesstruktur har både været nødvendige og givtige. Men for at kunne håndtere stigende servicekrav og fortsat pres på den kommunale økonomi må selve grundstrukturen i Lejre Kommunes organisation og ledelse nu gentænkes og reorganiseres. Dette er afsættet for projekt Ledelse & Organisation, som skal beskrive og tilvejebringe en ny ledelses- og organisationsstruktur i Lejre Kommune. Den konkrete anledning til projektets igangsættelse var en vakant direktørstilling, der opstod i foråret Som resultat af de drøftelser, denne situation naturligt affødte, besluttede Økonomiudvalget, at der udarbejdes et Side 3 af 39

56 oplæg vedr. et ledelses- og organisationsudviklingsprojekt med afsæt i mål om: - En mere strategisk arbejdende Direktion, - Klarere ledelse og større ledelsesspænd - Stærkere og mere bæredygtig virksomhedsledelse. Projektet har et konkret økonomisk sigte i og med, at det med vedtagelsen af Budget 2011 blev besluttet, at projektet Ledelse & Organisation skal medføre effektiviseringer svarende til 2,5 mio. kr. fra 2012 og frem. Dertil kommer, at projektet om samling af administrationen på to rådhuse i tilknytning til den justerede organisation skal bidrage med yderligere effektiviseringer på 2 mio. kr. på administrationen fra 2012 og frem samt yderligere 2 mio. kr. på rådhusdrift fra 2013 og frem. Endvidere er Skoleplan 2011 sendt i høring blandt andet med henblik på, gennem strukturtilpasninger og ændring af ledelsesforhold, at styrke skolernes faglige og økonomiske bæredygtighed og derigennem at styrke udviklingsmulighederne og tage hånd om skolernes økonomiske merforbrug. Endelig indeholder budget krav om effektiviseringer for 15 mio. kr. i 2012 og frem. Med andre ord er udvikling, effektivisering, struktur og organisation sat tydeligt på dagsordenen - og professionel ledelse er både midlet og målet. Direktionen har siden foråret 2010 løbende drøftet og udviklet forslag til ny Ledelse & Organisation, der præsenteres i nærværende publikation. Det bærende mål for forslaget er professionalisering af ledelsen og skabelsen af økonomisk og fagligt bæredygtige centre og virksomheder. Professionalisering af ledelsen indebærer øget ledelsesspænd, tid til ledelse samt lederudvikling og lederuddannelse. Mens faglig og økonomisk bæredygtighed indebærer samling af relaterede funktioner i større enheder med fælles fokus og mål. På Lejre Kommunes ældreområde er en omstruktureringsproces med lignende mål og pejlemærker blevet skudt i gang allerede i Fra denne fortsatte reorganiseringsproces internt i kommunen, kan der drages vigtige erfaringer til gavn for det samlede projekt Ledelse & organisation. Ligesom en række af de strukturerende principper og bærende logikker i Direktionens forslag til ny ledelses- og organisationsstruktur således er blevet "pilottestet" på forhånd - endda indenfor kommunens egne rammer. Blandt andet understreger erfaringerne fra reorganiseringen af ældreområdet vigtigheden af at tænke bredt og langsigtet, når kommunens organisation og ledelsesstruktur tegnes på ny. Så suboptimering med fokus på optimal Side 4 af 39

57 udnyttelse af driftsressourcer i hver af organisationens enkeltdele bliver suppleret og udfordret af et tydeligt fokus på helhedstænkende ledelse på alle niveauer og organisatorisk sammenhængskraft på tværs af alle opgaveområder. 2 Målsætninger og metoder til realisering Forslag til ny Ledelse & Organisation tager, som nævnt, afsæt i Økonomiudvalgets målsætninger om: 1. En mere strategisk arbejdende Direktion. 2. Klarere ledelse og større ledelsesspænd. 3. Stærkere og mere bæredygtig virksomhedsledelse. 1. En mere strategisk arbejdende Direktion Omorganiseringen skal sikre: - at Direktionen, ved overgang til fungerende Koncerndirektion, gives mulighed for at kombinere sit ansvar for den overordnede drift og styring af Lejre Kommune med et mere udpræget fokus på strategisk ledelse for organisationen som helhed. Dette i bestræbelserne på at understøtte og realisere Kommunalbestyrelsens beslutninger, politikker og mål. Dette realiseres ved: - at etablere en række stærke centre med ansvar for drift og udvikling, økonomi og personale inden for egne fagområder. Ved at samle ansvaret for drift og udvikling på kommunens opgaveområder i stærke centre, kan Koncerndirektionens driftsopgaver nedtones, samtidig med at centercheferne sikres mulighed for at tilpasse centrets opgaveløsning til borgernes og brugernes behov. - at etablere et Servicecenter placeret på to geografiske lokaliteter med ansvar for at understøtte centrenes opgaveløsning vedr. betalinger, bogføring, løn, personaleadministration, budget, budgetopfølgning, afstemninger og kontrol, regnskab, analyser og udviklingsprojekter. Ved at samle kompetencer til understøttelse af centrenes opgaveløsning i et servicecenter organiseret på flere lokaliteter sikres en nærhed i serviceringen af de centerchefer og virksomhedsledere, der varetager opgaveløsningen for kommunens borgere og virksomheder. Samtidig understøttes fleksibilitet og indbyrdes afhængighed i forhold til prioritering af servicecenterets ressourcer. - at etablere et smallere Koncernsekretariat med ansvar for at understøtte Koncerndirektionen i forhold politisk betjening, styring og udvikling af Lejre Kommune som helhed vedr. overordnede styringskoncepter, analyser, dagsordensproduktion, juridisk rådgivning, Kommunikation, HR og udviklingsprojekter. Ved at samle de overordnede koncernsekretariatsfunktioner sikres et klart snit til det driftsunderstøttende Servicecenter, samtidig med at Side 5 af 39

58 Koncerndirektionen bistås i den strategiske styring og udvikling af kommunen. - at tildele Koncerndirektionen et fælles, samlet ansvar for betjening af Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelsen samt for koordinering og samordning af sager i og på tværs af fagudvalgene. Ved at samle ansvaret for betjening af Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i Koncerndirektionen, sikres et fælles strategisk og helhedsorienteret fokus i forhold til den overordnede og tværgående styring af kommunens centre. - at reducere størrelsen på Koncerndirektionen fra de nuværende 5 direktører. Ved at reducere antallet af direktører fokuseres fleksibilitet og beslutningskraft, samtidig med at ledelseskraft ift. centercheferne opprioriteres. 2. Klarere ledelse og større ledelsesspænd Omorganiseringen skal sikre: - at der skabes en række stærke og fagligt bæredygtige centre, hvor centerchefen tildeles entydigt ledelsesansvar for drift og udvikling af området. Dette matches af tilsvarende tydeligt ledelses- og råderum og bæredygtigt ledelsesspænd på de øvrige ledelsesniveauer. Dette realiseres ved: - at sammenlægge afdelinger og chefområder til færre centre med hver en centerchef. Ved at samle afdelinger og områder til færre centre, sikres større bæredygtighed og volumen i forhold til personaleledelse, økonomistyring, udvikling og drift. Der vil på sigt være et effektiviseringsrationale. - at tilpasse bevillingsstrukturen, så der oprettes en bevilling pr. center med centerchefen som bevillingsansvarlig. Omdisponering mellem centre behandles politisk. Ved oprettelsen af en bevilling pr. center skabes synlig sammenhæng og prioriteringsmuligheder mellem kommunens udgifter og aktiviteter fordelt på centrenes fagområder og aktiviteter. - at tilpasse ledelsesstrukturen, så centerchefen tildeles entydig ledelseskompetence for de medarbejdere og virksomheder, der knytter sig til centrets fagområde. Ved at forankre ledelsesansvaret hos centerchefer sikres en ledelsesstruktur, der i højere grad er ensartet, hvad angår krav og forventninger til kompetencer og resultater. Side 6 af 39

59 - at etablere et servicecenter fordelt på to geografiske lokaliteter, der sikrer understøttelse af centercheferne vedr. administration, økonomi og udvikling, så cheferne kan fokusere på ledelsen af centrene - herunder af centrenes administration, økonomi og udvikling. Servicecenteret bemandes fra nuværende stabe (Økonomi og Løn), nuværende sekretariater i direktørområderne (Børn, Unge & Kultur, Teknik & Miljø samt Social & Arbejdsmarked) samt til dels fra nuværende virksomheder (plejecentre, skoler, Vej & Park, Jobcenter mv.) Ved at samle administration, økonomi og udvikling i et servicecenter sikres der, foruden nærhed og gensidighed til de øvrige centre, økonomisk og faglig bæredygtighed i opgaveløsningen. - at tildele centerchefen ansvar for faglig rådgivning og betjening af fagudvalgene i forhold til behandling af sager inden for centrets fagområder. Ved at placere ansvaret for faglig rådgivning og betjening af fagudvalgene hos centercheferne sikres nærhed mellem centrene og udvalgene samt entydighed i centerchefernes ansvar og kompetence. 3. Stærkere og mere bæredygtig virksomhedsledelse Omorganiseringen skal sikre: - at virksomhedslederne sikres mulighed for at udøve stærk ledelse af virksomhedens drift og udvikling. Dette realiseres ved: - at skabe større og mere bæredygtige virksomheder gennem reorganisering og strukturændringer med henblik på at skabe færre virksomheder med flere afdelinger på flere geografiske lokaliteter. Ved at samle institutioner til færre virksomheder sikres større bæredygtighed og volumen i forhold til personaleledelse, økonomistyring, udvikling og drift. Der vil på sigt være et effektiviseringsrationale. - at tilpasse budgetstrukturen, så der oprettes et samlet budget pr. virksomhed med virksomhedslederen som budgetansvarlig. Centerchefen kan foretage omdisponeringer mellem virksomhedsbudgetter i dialog med de berørte virksomhedsledere. Ved oprettelsen af en budget pr. virksomhed skabes synlig sammenhæng og prioriteringsmuligheder mellem virksomhedens udgifter og aktiviteter. - at tilpasse ledelsesstrukturen, så virksomhedslederen tildeles entydig ledelseskompetence for de medarbejdere og evt. afdelingsledere, der er omfattet af virksomheden. Ved at forankre ledelsesansvaret hos virksomhedslederne sikres en ledelsesstruktur, der i højere grad er ensartet, hvad angår krav og forventninger til kompetencer og resultater. Side 7 af 39

60 - at sikre virksomhedslederes fokus på ledelse gennem administrativ bistand og udviklingsbistand til virksomhedslederne ved træk på servicecenteret efter aftale med centercheferne samt til dels ved lokale sekretærer. Ved at understøtte virksomhedslederne i forhold til administration, økonomi og udvikling i et servicecenter sikres fokus på ledelsesopgaven i virksomhederne. - at tildele virksomhedslederen ansvar for betjening af tilknyttede brugerbestyrelser og råd. 3 Ny organisationsstruktur: Koncern- og centermodel Direktionens oplæg til ny ledelses- og organisationsstruktur i Lejre Kommune tager afsæt i et princip om, at Lejre Kommune organiseres efter en koncernmodel med en organisatorisk centerstruktur. Modellen indebærer en koncerndirektion, der betjenes af et koncernsekretariat og en række fagligt og økonomisk bæredygtige centre, der dækker såvel rådhuspersonale som decentrale virksomheder, og som betjenes af et administrativt og udviklingsmæssigt orienteret Servicecenter geografisk fordelt på to lokaliteter. Direktionen og centercheferne udgør tilsammen koncernledelsen. Koncern- og centermodellen indebærer, at kommunens organisation betragtes som en samlet koncern med en række afgrænsede og sammenhængende aktiviteter organiseret i centre. Organisationsstrukturen bygger i en vis udstrækning på den eksisterende fagstruktur, men med fokus på centeretablering omkring meningsfuldt sammenhørende opgaver og aktiviteter og øget opmærksomhed på snitfladehåndtering. Modellen, der også kan betegnes som en divisionaliseret organisationsform, tager udgangspunkt i en erkendelse af, at kommunen udgør en kompleks og facetteret organisation, hvorfor fokus på drift og udvikling af opgaveløsningen forskydes i retning af brugerne og modtagerne af ydelserne ved etablering af centre. Der kan i den forbindelse drages erfaringer fra den gennemførte reorganisering af Lejre Kommunes ældreområde, hvor der siden 2008 er arbejdet med at indføre en lignende ledelses- og organisationsstruktur. Målsætningen har her også været at ensarte og tydeliggøre ledelses- og bevillingsansvaret samt at skabe en organisations- og ledelsesstruktur, der baserer sig på enheder med en bæredygtig volumen. Der arbejdes fortsat med reorganisering af ældreområdet bl.a. ved sammenlægning af ledelsen af kommunens plejecentre. Side 8 af 39

61 3.1 Organisatoriske konsekvenser af omorganiseringen Omorganiseringen af Lejre Kommunes ledelses- og organisationsstruktur får en række organisatoriske konsekvenser i forhold til i dag: - Ledelsesstrukturen tilpasses med henblik på færre direktørstillinger (pt. 5 direktører - heraf en vakant stilling), færre chefstillinger (pt. 18 chefer - heraf en vakant personalechefstilling), færre virksomhedsledere (pt. ca. 40 virksomhedsledere) og flere afdelingsledere (i og med at nuværende institutionsleder-/virksomhedslederstillinger fremadrettet omdannes til afdelingslederstillinger). - Organisationsstrukturen tilpasses medhenblik på færre og større enheder, idet nuværende rådhusafdelinger samles i færre centre og plejecentre, dagtilbud og skoler samles i færre enheder. Dog med flere afdelinger og fortsat på flere geografiske lokaliteter. - Bevillingsstrukturen tilpasses med henblik på oprettelse af en samlet bevilling pr. center, et samlet budget pr. virksomhed og evt. uddelegering af delementer til afdelingsleder efter aftale mellem centerchef, virksomhedsleder og afdelingsleder. - Styringsdokumenter tilpasses (herunder økonomistyringsprincipper, budgetprocesser og budgetopfølgninger, årsaftalekoncept, principper for brug af kontrakt-/åremålsansættelser mm.) Det beskrives, hvad direktionen, centercheferne, virksomhedslederne og afdelingslederne skal og kan, samt hvad der fortsat forudsætter politisk behandling. - Ansvar/kompetencer til håndtering af specialistopgaver og kompliceret sagsbehandling, som i dag er en del af den enkelte chefs/leders opgaveportefølje, placeres organisatorisk i et servicecenter 3.2 Ledelsesstruktur Der etableres en ensartet ledelsesstruktur bestående af maksimalt 4 ledelsesniveauer: 1. Koncerndirektion 2. Centerchefer 3. Virksomhedsledere 4. Afdelingsledere Den ensartede ledelsesstruktur skal muliggøre en tydelig ansvarsfordeling mellem ledelseslagene og tydelige krav og forventninger til ledelsen. Endvidere vil den ensartede ledelsesstruktur muliggøre et mere entydigt fokus på ledelsesudvikling og ledernetværk målrettet de enkelte ledelseslag. Da den kommunale organisation løser meget forskelligartede opgaver, vil ledelsesstrukturen ikke se ens ud på alle områder. Ledelsesniveauerne 3 og 4 vil således ikke nødvendigvis være tilstede i alle dele af organisationen efter omstruktureringen. Side 9 af 39

62 3.2.1 Koncerndirektionen Koncern- og centermodellen indebærer ændringer i Koncerndirektionens organisering og arbejdsform og muliggør en smallere Koncerndirektion end de nuværende 5 direktørstillinger. Fremadrettet vil Koncerndirektionen bestå af 3 direktører. Dette nødvendiggør samarbejde i Koncernledelsen omkring den politiske betjening. I den nye ledelses- og organisationsstruktur vil centerchefernes spille en aktiv rolle i forhold til faglig rådgivning af fagudvalgene og politisk betjening. Dette muliggør Koncerndirektionens fortsatte tovholderansvar for koordinering af fagudvalgenes sager, trods det faktum at hver direktør fremadrettet får ansvar for flere fagudvalg end i dag. I den nye centerstruktur bliver Koncerndirektionens udfordringer, gennem den samlede koncernledelse, at sikre helheder og sammenhænge på tværs af centrene, at sikre bæredygtighed i den samlede kommunale økonomi, at videreformidle de politiske visioner og mål samt at udstikke de strategiske pejlemærker for den fortsatte udvikling af kommunen. Derudover vil de enkelte direktører hver især udøve den umiddelbare personaleledelse for en række centerchefer. Koncerndirektionens ansvarsområder: - Ansvarlig for Lejre Kommune som helhed. - Ansvarlig for kommunens økonomi som helhed og evt. tilpasninger på tværs af kommunens centerbevillinger. - Personaleansvarlig for ledelse af chefer for centre - herunder for ansættelser og afskedigelser, MUS/GRUS/LUS, lønforhandlinger mv. - Ansvarlig for kommunens HU - herunder for indkaldelse og gennemførelse af møder, udarbejdelse af rammesættende retningslinjer for Lokaludvalgene i centrene - og for møder i Koncernledelsen. - Ansvarlig for udvikling af kommunen som helhed - herunder kommunens overordnede organisation, styrings- og ledelseskoncepter mv. - Ansvarlig for politisk betjening af Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen samt for koordinering og samordning af sager til fagudvalg Centerchefer Centercheferne udfylder en central funktion i den nye centerstruktur som parter i den samlede koncernledelse med et fælles ansvar for den tværgående og helhedsorienterede udvikling af Lejre Kommune og med selvstændigt ledelsesansvar for drift, udvikling og styring af centrene. Centerchefernes ansvarsområder: - Ansvarlig for centret som helhed. - Ansvar for centrets bevilling - herunder budgetudarbejdelse, budgetopfølgning, regnskab, omdisponering inden for bevillingen. Side 10 af 39

63 - Ansvarlig for centrets personale og virksomhedsledere - herunder for ansættelser og afskedigelser, MUS/GRUS/LUS, lønforhandlinger mv. - Ansvarlig for centrets LU - herunder for indkaldelse og gennemførelse af møder, udarbejdelse af præciserende oplæg inden for rammerne af HU mv. - og for centrets leder- og personalemøder. - Ansvarlig for drift og udvikling af centrets fagområder og organisation. - Ansvarlig for politisk betjening af fagudvalg inden for egne fagområder Virksomhedsledere Virksomhedslederne kommer i den nye struktur i højere grad end i dag til at have ansvar for tværgående koordinering og styring på tværs af afdelinger fordelt på forskellige geografiske lokaliteter. Virksomhedslederne vil desuden komme til at spille en central rolle i forhold til at sikre forudsætningerne for optimeret drift, udvikling og styring på centerniveau. Virksomhedsledernes ansvarsområder: - Ansvarlig for virksomheden som helhed. - Ansvar for virksomhedens budget - herunder indspil til centerchefens budgetudarbejdelse, budgetopfølgning og regnskab. - Ansvarlig for virksomhedens personale og afdelingsledere - herunder for ansættelser og afskedigelser, MUS/GRUS/LUS, lønforhandlinger mv. - Ansvarlig for virksomhedens afdelingsledermøder og personaleledermøder. - Ansvarlig for drift og udvikling af virksomhedens faglige opgaveløsning og organisation Afdelingsledere Afdelingslederne vil i den nye ledelsesstruktur få en væsentlig rolle at spille som ansvarlige for sammenhæng i den daglige drift af de kommunale afdelinger. Den primære udfordring på afdelingslederniveauet bliver at sikre den daglige drift og personaleledelse og holde fokus på daglig ressourceprioritering på afdelingsniveau. Dette skal dog ske med samtidigt fokus på afdelingens bidrag til forudsætningerne for optimeret drift, udvikling og styring på virksomhedsniveau. En række af de kommende afdelingslederne vil overgå fra nuværende ansættelse som virksomhedsledere med selvstændigt bevillingsansvar. Afdelingerne vil være meget forskelligartede både i opbygning og størrelse. Således kan der være behov for at organisere visse afdelinger med fagkoordinatorer, specialistfunktioner, teamopdeling el.lign. alt efter om det giver mening i i forhold til opgaveløsningen. Afdelingsledernes ansvarsområder: - Ansvarlig for den daglige drift af afdelingen. - Ansvarlig for den daglige personaleledelse. Side 11 af 39

64 - Ansvar for prioritering og styring af afdelingens ressourceforbrug indenfor rammerne af virksomhedens budget i tæt dialog med virksomhedslederen. Herunder indspil til virksomhedslederens budgetudarbejdelse, budgetopfølgning og regnskab - Ansvarlig for personalemøder indenfor afdelingen. - Ansvarlig ledelsesrepræsentant for virksomheden ved direkte borgerkontakt. 3.3 Politisk betjening Principperne for den foreslåede koncern- og centermodel er udgangspunktet for forslagene til ændret politisk betjening. Koncerndirektionen er fortsat ansvarlig for politisk betjening af Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen og bibeholder en koordinerende tovholderrolle med ansvar for koordinering og samordning af sager til fagudvalg herunder deltagelse i fagudvalgsmøder. Den enkelte centerchef har ansvaret for faglig rådgivning og konkret betjening af fagudvalgene i forbindelse med behandling af sager indenfor centerets område. Herunder ansvaret for sagsfremstilling og præsentation/fremlæggelse af egne sager ved fagudvalgsmøder. Centerchefernes fremtrædende rolle i fagudvalgsbetjeningen bringer de politiske prioriterings- og beslutningsprocesser tættere på kerneområdet, og muliggør Koncerndirektionens fortsatte koordinering af fagudvalgenes sagsbehandling trods Koncerndirektionens reducerede størrelse. Centerchefernes involvering i betjeningen af det politiske niveau fjerner dog ikke politikernes adgang til Koncerndirektionen. Direktørernes tovholderansvar sikrer sammenhængende i den politiske betjening, ligesom tovholderfunktionen indebærer, at direktørerne fortsat vil være fagudvalgsformændenes indgang til den administrative organisation. Ydermere vil det være en central opgave i den samlede koncernledelse at sikre ensartethed, retning og helhedssyn i den politiske betjening gennem løbende koordinering. 3.4 MED-struktur Med afsæt i reorganiseringen af ledelses- og organisationsstrukturen ændres MED-strukturen tilsvarende. Dette vil ske ud fra et fastholdt princip om, at MED-strukturen fortsat har to lag. Principperne for en ændret MED-struktur vil være udgangspunkt for en genforhandling af Lejre Kommunes MED-aftale. MED-strukturen tilpasses med udgangspunkt i principperne for koncern- og centermodellen, således - at HU understøttes af Direktionen - bistået af Koncernsekretariatet. - at LU organiseres med centerchefen som ansvarlig for LU indenfor centerets område - evt. bistået af Servicecenteret. - at TR- og sikkerhedsrepræsentantfunktioner sammentænkes. Side 12 af 39

65 Reorganiseringen af MED-strukturen gennemføres med henblik på at sikre udgangspunktet for en smidigere MED-struktur og mere strategisk arbejdende HU/LU, der matcher den ledelsesmæssige og organisatoriske struktur. Direktionen lægger i forslaget til ny ledelses- og organisationsstruktur op til, at LU kan organiseres forskelligt under hensyntagen til de enkelte centres struktur. Det vil sige at det i visse centre kan give mening at organisere LU på centerniveau som fælles LU for alle centerets medarbejdere. Mens det i andre centre vil være relevant at organisere LU på virksomhedsniveau. Der vil dog ikke være centre med LU på både center- og virksomhedsniveau jf. princippet om to lag i MED-strukturen. Ingen MED-udvalg erstattes af personalemøder med MED-status. Og det vil i alle tilfælde være centerchefernes ansvar at sikre, at alle medarbejdere er dækket af et LU, uanset hvilket niveau, LU placeret på. 4 Centerprofiler I nærværende afsnit beskrives de enkelte centre i forhold til de bærende logikker for deres organisering - herunder deres overordnede opgaveområder. Der er i centerprofilerne en indledende skitsering af deres volumen i forhold til samlet personale i hele centret og deres organisering. Skitseringen af centrenes volumen udgør alene et indledende bud, idet de endelige afgrænsninger forudsætter en række nærmere analyser mv. Centrenes bemanding og opgaveportefølje vil blive yderligere beskrevet frem til Kommunalbestyrelsens endelige behandling i marts Centerprofilerne er udarbejdet i henhold til de overordnede organisationsprincipper for Lejre Kommune. - En koncern med en centermodel, - Direktørerne danner en Koncerndirektion der betjenes af et koncernsekretariat, - En række fagligt og økonomisk bæredygtige fagcentre med rådhuspersonale og decentrale virksomheder, der betjenes af et servicecenter på to rådhuse. 4.1 Fagcentre Der oprettes 9 fagcentre, der alle kendetegnes ved, at deres bærende logikker samler primært fagorienterede aktiviteter og opgaver i selvstændige centre. Neden for skitseres de enkelte fagcentres profiler Center for Skoletilbud Der oprettes et Center for Skoletilbud som beskrevet i Skoleplan 2011, hvor der fra 1. august 2012 oprettes 3 skoledistrikter med 3 skoler og en række undervisningssteder med afdelingsledere. Centrets samlede volumen er Side 13 af 39

66 udtrykt ved antal medarbejdere i centret og dets virksomheder anslået ca i alt. Centrets bærende logik er at skabe et samlet og sammenhængende skolevæsen i Lejre Kommune med udgangspunkt i den inkluderende, digitaliserede og bæredygtige skole med fokus på alle elevers læring og trivsel (jf. Skoleplan 2011). Skoleområdets aktuelle økonomiske udfordringer, spørgsmål om strukturændringer og volumen tilsiger, at det organiseres som et selvstændigt center. De økonomiske effekter af ændringerne i ledelsesstrukturen på skoleområdet indregnes i dette projekt, mens de økonomiske effekter af skoleplanens ændringer af skolestruktur, undervisningssteder og klassedannelse indregnes i skoleområdets samlede økonomi. Den fremtidige centerchef får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at implementere den nye ledelsesstruktur på området med afsæt i Kommunalbestyrelsens endelige beslutning om skolestruktur i forbindelse med Skoleplan Centerchefens ansvarsområde vil omfatte: - 10 skoler inkl. SFO frem til 1. august herefter 3 skoler som beskrevet i Skoleplan 2011: o Bramsnæs Skoles skoledistrikt omfatter Bramsnæsvigskolen, Kirke Sonnerup Skole, Kirke Hyllinge Skole og Sæby-Gershøj Skole. o Lejre Skoles skoledistrikt omfatter Allerslev Skole, Glim Skole, Osted Skole og Trællerupskolen samt Tolstrup-området fra Hvalsø Skoles nuværende skoledistrikt. o Hvalsø Skoles skoledistrikt omfatter Kirke Saaby Skole og Hvalsø Skole, dog uden Tolstrupområdet fra Hvalsø Skoles nuværende skoledistrikt, der overføres til Lejre Skoles skoledistrikt. - Firkløverskolen - Ungdomsskolen Centerchefens bevillingsansvar omfatter en samlet driftsbevilling bestående af de eksisterende skolebevillinger på konto 3. Der foretages en nærmere beskrivelse af afdelingslederstrukturen - herunder organiseringen af SFO området på baggrund af den vedtagne skolestruktur. Der kan blive foretaget justeringer i bevillingsstruktur og organisation som følge af den eksterne konsulentanalyse af inklusion i skole- og dagtilbud. Analysen skal bl.a. afdække niveauet for udskilning til specialtilbud samt incitamenter i forbindelse med visitations- og budgetmodeller. Resultaterne af analysen forventes endvidere at bidrage til konkretiseringen af skole- og dagtilbudsområdet. Side 14 af 39

67 Opgavesnittet mellem de administrative funktioner på skolerne og Servicecentret afklares nærmere i forbindelse med etableringen af den nye skolestruktur Center for Dagtilbud Center for Dagtilbud oprettes med afsæt i de eksisterende dagtilbud. Institutionsstrukturen ændres ved oprettelsen af færre økonomisk og fagligt bæredygtige geografisk baserede virksomheder, hvor de eksisterende institutioner omdannes til afdelinger. Virksomhederne oprettes som udgangspunkt med en parallelitet i forhold til den kommende skolestruktur og vil hver bestå af en række afdelinger inden for virksomhedens geografiske område. Etableringen af ny daginstitutionsstruktur - herunder antallet af dagtilbudsvirksomheder mv. - konkretiseres nærmere. Centrets samlede volumen er udtrykt ved antal medarbejdere i centret og dets virksomheder anslået ca i alt. Centrets bærende logik er at skabe et samlet og sammenhængende dagtilbudsområde med færre og mere fagligt og økonomisk bæredygtige virksomheder. Ved at etablere de nye dagtilbudsvirksomheder i geografisk afgrænsede områder, der kobles til de kommende skoledistrikter, skabes muligheder for et tæt samarbejde med skolerne om overgange. Dagtilbudsområdet aktuelle økonomiske udfordringer, spørgsmål om strukturændringer og volumen tilsiger, at det organiseres som et selvstændigt center. Den fremtidige centerchef får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at etablere en ensartet ledelsesstruktur på området bestående af færre dagtilbudsvirksomheder med flere lokaliteter. Centerchefens ansvarsområde vil omfatte: - Birken (børnehave), - Bøgen (børnehave), - Hyllebjerget (børnehave og vuggestue), - Egebjerget og Egedalen (børnehave og vuggestue) og Lærkereden (børnehave), - Lejre Naturbørnehave (børnehave) og Røglebakken (børnehave og vuggestue/småbørnsgruppe), - Osted Børnehave (børnehave) - Myretuen (børnehave) og Solsikken (børnehave og vuggestue), - Avnstrup Børnegård (børnehave), - Børnehaven Remisen (børnehave), - Møllebjerghave (børnehave og vuggestue), - Møllehuset (børnehave), - Fuglemarken (børnehave), - Søhus Børnehave (børnehave), Side 15 af 39

68 - Søpavillonen (børnehave og vuggestue), - Dagplejen, - Sundhedsplejen, - Tandplejen, - Pladsanvisning til dagtilbud. Derudover har centerchefen aftaleansvar for: - 3 private institutioner: Abbetved Børnegård, Agersøgård Naturbørnehave - herunder Hjortespringshuset, Børnehaven Fristedet - 5 puljeinstitutioner: Bondegårdsbørnehaven Lejregård, Børnehuset Ammershøj, Gårdbørnehaven Højen, Lindholm Skovbørnehave, Rudolf Steinerbørnehaven Fuglereden - 3 selvejende institutioner: Rollingen (børnehave), Hyllinge Lyndby Børnehave (børnehave), Saaby Børnehave (børnehave) Centerchefens bevillingsansvar omfatter en samlet driftsbevilling bestående af de eksisterende bevillinger vedr. dagtilbud på konto 5. Der kan blive foretaget justeringer i bevillingsstruktur og organisation som følge af den eksterne konsulentanalyse af inklusion i skole- og dagtilbud. Analysen skal bl.a. afdække niveauet for udskilning til specialtilbud samt incitamenter i forbindelse med visitations- og budgetmodeller. Resultaterne af analysen forventes endvidere at bidrage til konkretiseringen af skole- og dagtilbudsområdet. Dagplejen fastholdes i udgangspunktet som en virksomhed, men i forbindelse med forberedelsen af den nye virksomhedsstruktur overvejes fordele og ulemper ved inddragelse af dagplejetilbud i de geografisk afgrænsede virksomheder Center for Børn & Familie Center for Børn & Familie oprettes med afsæt i den eksisterende afdeling med en centerchef, PPR, Familiehuset, Støttepædagogkorpset samt sagsbehandlere på børne- og ungeområdet. Centrets samlede volumen er udtrykt ved antal medarbejdere i centret og dets afdelinger er anslået ca i alt. Centrets bærende logik er at samle indsatsen til udsatte børn og unge i et center med henblik på at sikre tidlig og sammenhængende indsatser i forhold til de enkelte børn og deres familier. Områdets økonomiske volumen og udfordringer i forhold til udgiftspres, budgetoverholdelse, tilvejebringelse af nye løsninger og revisitationer mv. tilsiger, at området udgør et selvstændigt center. Side 16 af 39

69 Den fremtidige centerchef får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at etablere en ensartet ledelsesstruktur på området under hensyntagen til de overordnede principper for ledelsesstruktur og organisation vedr. virksomheds- og evt. afdelingsledere, hensyn til det økonomiske rationale samt til et afbalanceret ledelsesspænd i lyset af de krav der i øvrigt stilles til centerchefer om strategisk og udviklingsmæssigt fokus. Centerchefens ansvarsområde vil omfatte: - PPR, - Familiehuset - Støttepædagogkorpset, - Sagsbehandlere. Centerchefens bevillingsansvar omfatter en samlet driftsbevilling bestående af de eksisterende bevillinger. Der kan blive foretaget justeringer i bevillingsstruktur og organisation som følge af den eksterne konsulentanalyse af inklusion i skole- og dagtilbud. Analysen skal bl.a. afdække niveauet for udskilning til specialtilbud samt incitamenter i forbindelse med visitations- og budgetmodeller. Resultaterne af analysen forventes endvidere at bidrage til konkretiseringen af skole- og dagtilbudsområdet. I forlængelse af Inklusionsprojektet kan Center for Børn & Unge og Center for Socialområdet på sigt tænkes knyttet sammen i et center. Den bærende logik for etableringen af et sådan center ville være at samle hovedparten af den sociale indsats i kommunen - uanset alder og familieforhold Center for Socialområdet Center for Socialområdet etableres med afsæt i afdelingen Social Drift & Behandling og virksomheder på socialområdet, der hidtil har refereret til sekretariats- og sundhedschefen. Centrets samlede volumen er udtrykt ved antal medarbejdere i centret og dets virksomhed/afdelinger anslået ca i alt. Centrets bærende logik er skabelsen af en samlet og sammenhængende organisatorisk ramme for den sociale indsats til voksne - herunder udbetaling af sociale ydelser, visitation til sociale behandlingstilbud samt kommunale sociale behandlingstilbud. Etableringen af centret skaber derved en samlet indgang for voksne borgere med komplekse og sammensatte behov på socialområdet. Områdets økonomiske udfordringer og volumen tilsiger, at det organiseres som et selvstændigt center. Bramsnæsvig og Solvangs takstfinansiering og salg af pladser til andre kommuner tilsiger, at de fastholdes som særskilte virksomheder. Endvidere foreslås Horseager samt Bofællesskaber og væresteder tænkt samme som en virksomhed. Side 17 af 39

70 Den fremtidige centerchef får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at etablere en ensartet ledelsesstruktur på området under hensyntagen til de overordnede principper for ledelsesstruktur og organisation vedr. virksomheds- og evt. afdelingsledere i lyset af de krav, der i øvrigt stilles til centerchefer om strategisk og udviklingsmæssigt fokus. Centerchefens ansvarsområde vil omfatte: - Horseager samt Bofællesskaber og væresteder, - Bramsnæsvig, - Solvang, - visitation og udbetalinger. Centerchefens bevillingsansvar omfatter en samlet bevilling bestående af de eksisterende bevillinger. I forlængelse af Inklusionsprojektet kan Center for Børn & Unge og Center for Socialområdet på sigt tænkes knyttet sammen i et center. Den bærende logik for etableringen af et sådan center ville være at samle hovedparten af den sociale indsats i kommunen - uanset alder og familieforhold. Ved etableringen af et sådan center ville udbetalinger enten kunne forankres i Kultur & Digital Borgerservice eller i Servicecentret Center for Ejendomsmyndighed Center for Ejendomsmyndighed etableres som et center med afsæt i afdelingerne Byg & Plan samt Natur & Miljø. Centrets samlede volumen er udtrykt ved antal medarbejdere i centret anslået ca i alt. Centrets bærende logik er at skabe en samlet indgang til myndighedsfunktioner vedr. ejendomsforhold for borgere og virksomheder. Centret skal indeholde alle de opgaver som er relateret til Lejre Kommunes rolle som myndighed overfor borgere med fast ejendom f.eks. byggelovgivning, fysisk planlægning, miljølovgivning, naturbeskyttelse, registrering af ejendomme, ejendomsskat. En samling af myndighedsfunktionerne i et center vil skabe nye rammer for en samlet og sammenhængende håndtering af henvendelser fra borgere og virksomheder. Centret får ansvar for udarbejdelse og realisering af kommunens Klimastrategi - herunder for inddragelse af de øvrige centre i forbindelse med indsatsen. Centrets volumen i forhold til antal rådhusmedarbejdere vil styrke muligheden for øget faglig og økonomisk bæredygtighed. Den fremtidige centerchef får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at etablere en underliggende organisation i forhold til specialistfunktioner eller en afdelingslederfunktion, der muliggør håndtering af den direkte personaleledelse og de krav, der i øvrigt stilles til centerchefer om strategisk og udviklingsmæssigt fokus. Centerchefens ansvarsområde vil omfatte medarbejdere i det hidtidige Byg & Plan og i Natur & Miljø. Side 18 af 39

71 Centerchefens bevillingsansvar omfatter: - Driftsbudget til personale, - Nuværende bevilling vedr. systemer, drift og faglig udvikling af sagsområder Center for Vej & Park Center for Vej & Park etableres med afsæt i virksomheden Vej & Park, vejmyndighedsopgaver samt renovationsopgaver og kollektiv trafik. Centrets samlede volumen er udtrykt ved antal medarbejdere i centret og dets afdelinger anslået ca i alt. Centrets bærende logik er fortsat sikringen af et opgavefællesskab omkring en samlet indgang til drift og vedligeholdelse af kommunens veje og rekreative arealer. Centret skal varetage Lejre Kommunes ansvar som ejer af infrastruktur, veje og broer, naturområder og rekreative områder mv., der anvendes af borgerne. Centret skal have ansvaret for drift og vedligeholdelse, herunder de serviceopgaver, der knytter sig til driften. Centret skal varetage Lejre Kommunes ansvar for kollektive forsyningsopgaver (bl.a. renovation, rottebekæmpelse, kollektiv trafik), herunder drift, planlægning og udvikling af områderne samt udføre entreprenørydelser (salg til kommunale parter - vedligeholdelse af grønne områder). Den fremtidige centerchef får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at vurdere den underliggende organisation og ledelsesstruktur i lyset af de overordnede principper og de krav, der i øvrigt stilles til centerchefer om strategisk og udviklingsmæssigt fokus. Centerchefens ansvarsområde vil omfatte: - Materielgårde og Grønne områder i Vej & Park, - administrative medarbejdere vedr. sekretærer, vejmyndighed, renovation og kollektiv trafik. Opgavesnittet mellem de administrative sekretærfunktioner i Vej & Park og Servicecentret afklares nærmere. Centerchefens bevillingsansvar omfatter en samlet bevilling bestående af de eksisterende bevillinger og bevillinger vedr. kollektiv trafik og renovation - herunder driftsbudgetter for infrastruktur, vedligeholdelse, anlægsbudgetter, drift af kollektive forsyningsopgaver Jobcenter Jobcenter oprettes med afsæt i det hidtidige Jobcenter. Centrets samlede volumen er udtrykt ved antal medarbejdere i centret og dets teams anslået ca i alt. Side 19 af 39

72 Centrets bærende logik er fortsat sikringen af et opgavefællesskab omkring en samlet indgang for arbejdsledige borgere og arbejdstagende virksomheder i kommunen. Centerchefen får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at etablere en ensartet ledelsesstruktur på området under hensyntagen til de overordnede principper for ledelsesstruktur og organisation, hensyn til det økonomiske rationale samt til et afbalanceret ledelsesspænd i lyset af de krav, der i øvrigt stilles til centerchefer om strategisk og udviklingsmæssigt fokus. Centerchefens ansvarsområde vil omfatte: - jobservice, - virksomhedsservice, - sygedagpenge og - afklaring. Opgavesnittet mellem de administrative sekretær og økonomifunktioner i Center for Jobservice og Servicecentret afklares nærmere. Centerchefens bevillingsansvar omfatter en samlet bevilling bestående af de eksisterende bevillinger Center for Velfærd & Omsorg Center for Velfærd & Omsorg etableres med afsæt i den eksisterende struktur på ældreområdet, der tilføres ansvar for sundhed og træning, der hidtidigt har været organiseret under Sekretariat & Sundhed. Centrets samlede volumen er udtrykt ved antal medarbejdere i centret og dets virksomheder anslået ca i alt. Centrets bærende logik er forsat at fastholde det samlede ansvar for visitation til og udførelse af pleje og praktisk bistand mv. Dertil tilføjes ansvar for sundhedsområdet og træningsområdet for at styrke sammenhængende - blandt andet i forbindelse med samarbejde med sygehuse om udskrivning af borgere mv. Centerchefen får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at etablere en ensartet ledelsesstruktur på området i overensstemmelse med beslutningen i forbindelse med budget 2011 og under hensyntagen til de overordnede principper for ledelsesstruktur og organisation, hensyn til det økonomiske rationale samt til et afbalanceret ledelsesspænd i lyset af de krav der i øvrigt stilles til centerchefer om strategisk og udviklingsmæssigt fokus. Centerchefens ansvarsområde vil omfatte: - Frit Valg, - Plejecentre, der etableres som ny virksomhed bestående af følgende institutioner, der ændrer status til afdelinger: Side 20 af 39

73 o Ammershøj, o Bøgebakken, o Hvalsø Ældrecenter. - Træning, - Visitation & Bestiller, - Sundhed & Forebyggelse Centerchefens bevillingsansvar omfatter en samlet bevilling bestående af de eksisterende bevillinger. Opgavesnittet mellem de administrative funktioner på plejecentrene og Servicecentret afklares nærmere Center for Kultur & Digital Borgerservice Center for Kultur & Digital Borgerservice etableres med afsæt i chefområderne Kultur & Fritid og Borgerservice samt ansvar for hjemmeside og intranet samt dele af Finans & Opkrævning. Centrets samlede volumen er udtrykt ved antal medarbejdere i centret og dets virksomheder anslået ca i alt. Centrets bærende logik er at tildele henholdsvis Kultur og Digital Borgerservice en særlig organisatorisk opmærksomhed gennem oprettelsen af et selvstændigt center. Kultur har siden kommunens etablering i 2007 haft en central placering i kommunens vision, og Digital Borgerservice, er bl.a. med vedtagelsen af Kanalstrategien et hovedindsatsområde i udviklingen af kommunens borgerbetjening. Ved at samle Kultur og Digital Borgerservice er det ambitionen, at de to verdener kan berige hinanden gennem skabelsen af nye rammer og sammenhænge, hvor kulturen bliver et samlet bærende element i kommunens møde med borgerne, og hvor understøttelse af fritid, frivillighed og digital selvbetjening for borgerne bliver et særligt indsatsområde. Særligt kan bibliotekerne og borgerservice mødes i bestræbelserne på at etablere og udbrede kendskabet til digitale selvbetjeningsmuligheder, hvilket styrkes ved sammenhængende til hjemmeside og intranet.. Det er dog også ambitionen, at Kultur & Digital Borgerservice kan berige hinanden med engagement, opbakning til frivillige, digitalisering mv. og derved bidrage til Kultur & Fritidspolitikkens vision om at skabe nye tilbud og fællesskaber - fysiske såvel som digitale. Centerchefen får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at etablere en ensartet ledelsesstruktur på området i overensstemmelse med beslutningen i forbindelse med budget 2011 og under hensyntagen til de overordnede principper for ledelsesstruktur og organisation, hensyn til det økonomiske rationale samt til et afbalanceret ledelsesspænd i lyset af de krav der i øvrigt Side 21 af 39

74 stilles til centerchefer om strategisk og udviklingsmæssigt fokus. Centerchefens ansvarsområde vil omfatte: - Musikskolen, - Bibliotek & Arkiv (som en virksomhed), - Hallerne, - Borgerservice, - Hjemmeside og intranet, - Opkrævning, - Forenings- og frivillighedsområdet. Der gennemføres en analyse af opgavesnitflader i forhold til forberedelse af sagsbehandling og evt. lettere sagsbehandlingsopgaver mellem fagcentrene og Center for Kultur & Digital Borgerservice. Der gennemføres en nærmere analyse af viceværts- og pedelfunktionerne samt Lejremodellen vedr. halorganisering. Der gennemføres en analyse af den organisatoriske forankring af erhvervs- og turismeområdet. Den organisatoriske forankring af Musikskolen afklares nærmere med henblik på organisering i Center for Kultur & Digital Borgerservice eller under Center for Skoletilbud. Centerchefens bevillingsansvar omfatter en samlet bevilling bestående af de eksisterende bevillinger samt dele af IT budgettet. 4.2 Tværgående centre Der oprette to tværgående centre, hvis bærende logikker består i tværgående opgaveløsning af henholdsvis kommunens IT og kommunale ejendomsforhold samt som støttefunktion vedr. administration, løn, økonomi og udvikling mv Center for IT & Kommunale ejendomme Center for IT & Kommunale Ejendomme etableres med afsæt i Kommunale Ejendomme, IT, Finans & Opkrævning, Samordnet Rengøring, Lejre Brandvæsen. Centrets samlede volumen er udtrykt ved antal medarbejdere i centret og dets virksomheder anslået ca i alt. Centrets bærende logik er at skabe et opgavefællesskab med det fælles opgavefokus på optimering af driften vedr. kommunens bygninger - herunder IT struktur, el og varme, vedligeholdelse, rengøring, brandsikkerhed og intern rådhusservice. Centret skal varetage Lejre Kommunes ansvar som ejer af bygninger, der anvendes til kommunale formål. Centret skal have ansvaret for drift og Side 22 af 39

75 vedligeholdelse, herunder de serviceopgaver der knytter sig til driften af bygningerne. Centret skal have ansvar for drift af kommunale udlejningsboliger. Centret skal have ansvar for køb og salg af kommunale arealer og ejendomme. Ved etableringen af centret skabes der mulighed for opbygning, deling og udnyttelse af centrets forskellige funktioners viden om de kommunale ejendomme med henblik på en yderligere optimering af drift og vedligeholdelse. Den fremtidige centerchef får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at etablere en ensartet ledelsesstruktur på området under hensyntagen til de overordnede principper for ledelsesstruktur og organisation vedr. virksomheds- og evt. afdelingsledere, hensyn til det økonomiske rationale samt til et afbalanceret ledelsesspænd i lyset af de krav der i øvrigt stilles til centerchefer om strategisk og udviklingsmæssigt fokus. Centerchefens ansvarsområde vil omfatte: - Samordnet Rengøring - herunder Intern Rådhusservice, - Lejre Brandvæsen, - Kommunale Ejendomme, Bygherrerådgivning (vedligeholdelse / nybyggeri) - IT drift - Huslejeopkrævning, boligudlejning og administration, - Køb og salg af arealer og ejendomme. Der gennemføres en nærmere analyse af viceværts- og pedelfunktionerne samt Lejremodellen vedr. halorganisering. Endvidere analyseres hensigtsmæssige snitflader til kommunale institutioner, herunder vedr. samarbejdsrelationer og afbalancering af lokal indflydelse og hensyn til stordrift og professionalisering af bygningsdriften. Centerchefens bevillingsansvar omfatter: - Bevillinger vedr. det hidtidige Kommunale Ejendomme, - Driftsbudgetter for bygninger (energi, rengøring m.v.), vedligeholdelse (alt eller delvist), anlægsbudgetter, - Dele af IT budgettet, - Energi, - Lejre Brandvæsen, - Bygningsforsikringer, - Salg af kommunal jord og ejendomme Servicecenter Servicecentret etableres som et center, men på to fysiske lokaliteter med afsæt i sekretariaterne i Børn, Unge & Kultur, Teknik & Miljø og Social & Sundhed, Løn & Personale samt Budget & Analyse. Endvidere kan konsekvenserne af den nye centerstruktur indebære, at administrative ressourcer fra skolerne, plejecentrene, Børn & Familier, Jobcentret samt Vej & Side 23 af 39

76 Park evt. overflyttes til servicecentret. Centrets samlede volumen er udtrykt ved antal medarbejdere i centret anslået ca i alt. Centrets bærende logik er at samle alle de relevante støttefunktioner for centrene og derigennem sikre et entydigt opgavefokus om at betjene de øvrige centre i forhold til løn, personaleadministration, økonomistyring, administration og udviklingsprojekter mv. Ved at samle støttefunktionerne i et center på to lokaliteter skabes mulighed for tættere sammenhænge og samarbejde mellem de relevante støttefunktioner med udgangspunkt i de enkelte centre. Samtidig sikres mulighed for læring og udveksling af god praksis på tværs af de centre, som Servicecentret betjener og på tværs af medarbejderne i Servicecentret. Fordelingen af centrets ressourcer på de to tilbageværende rådhuse sker som udgangspunkt i en matchning af støttefunktioner til behovene hos de centre, der er lokaliseret på det pågældende rådhus. Specialistfunktioner vil dog som udgangspunkt blive koncentreret på et af rådhusene, hvorfor opgaveløsningen på centrets to rådhuslokaliteter ikke vil være identisk. Det er et særligt ledelsesansvar for servicecenterchefen i samarbejde med Koncernledelsen at prioritere Servicecentrets ressourcer løbende og fleksibelt i forhold til opgaveløsningen for de enkelte centre med afsæt i forudgående aftaler om retningslinjer mv. Den fremtidige centerchef får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at etablere en tydeligt grundlag for samarbejdet med de øvrige centre og deres underliggende virksomheder. Centerchefens ansvarsområde vil omfatte: - Sekretariatet i Børn, Unge & Kultur, - Sekretariatet i Teknik & Miljø, - Sekretariat & Sundhed i Social & Arbejdsmarked, - Budget & Analyse, - Løn & Personale, - Finans. På baggrund af nærmere analyser og beskrivelser afklares det nærmere opgavesnit mellem Servicecentret og administrative ressourcer i skolerne, plejecentrene, Børn & Familier, Jobcentret samt Vej & Park. Centerchefens bevillingsansvar omfatter en samlet bevilling bestående af de eksisterende bevillinger under sekretariaterne samt dele af bevillingerne under Budget & Analyse og Løn & Personale. 4.3 Koncernsekretariat Koncernsekretariat etableres med afsæt i HR, Budget & Analyse, Løn & Personale, Sekretariaterne i direktørområderne og Ledelsessekretariatet. Side 24 af 39

77 Centrets samlede volumen er udtrykt ved antal medarbejdere i Koncernsekretariatet anslået ca i alt. Koncernsekretariatets bærende logik er at samle overordnede, tværgående analyse-, udviklings- og koordinerende funktioner i et samlet sekretariat, med et fælles opgavefokus på betjening af Kommunalbestyrelsen og Koncerndirektionen i forhold til strategisk opgaveløsning for Lejre Kommune som helhed - herunder analyser og udviklingsprojekter, strategisk kommunikation og juridisk rådgivning, samlede budget- og regnskabsopgaver, risikovurderinger, prognoser, aftalestyring og opfølgning, møder i de politiske udvalg, Koncerndirektionen, Koncernledelsen og HU. Ved at samle de relevante støttefunktioner for Koncerndirektionen og Kommunalbestyrelsen sikres et fælles og entydig opgavefokus. Den fremtidige koncernsekretariatschef får til opgave i dialog med Koncerndirektionen at etablere en tydeligt grundlag for samarbejdet med Koncerndirektionen og relationerne til de 9 fagcentre og de to tværgående centre. Det er et særskilt ledelsesansvar for koncernsekretariatschefen at sikre den tværgående strategiske udvikling og koordination gennem brug af projektarbejdsform i samarbejde med Koncernledelsen, Servicecentret og de øvrige centre. Den nærmere bemanding afklares gennem uddybende analyser og beskrivelser og vil omfatte: - Udvalgsdagsordener (fra sekretariaterne i Børn, Unge & Kultur, Teknik & Miljø samt Sekretariat & Sundhed i Social & Arbejdsmarked), - Betjening af borgmester, kommunalbestyrelsen og Koncerndirektion og Koncernledelsen (fra Ledelsessekretariatet, HR og Personalejura) - Budget & Analyse Centerchefens bevillingsansvar omfatter en samlet bevilling bestående af dele af eksisterende bevillinger under Ledelsessekretariatet, Budget & Analyse og Løn & Personale. Side 25 af 39

78 4.4 Skitse til organisationsdiagram 18. januar 2011 Tor be n Gaar skær 1 5 Snitfladehåndtering Snitflader mellem opgaveområder, centre og virksomheder er et afgørende fokuspunkt i projekt Ledelse & Organisation. Den nye ledelses- og organisationsstruktur tager hånd om en række snitfladeproblematikker ved den eksisterende struktur i form af nye organisatoriske rammer for opgaveløsningen. Organisering i faste strukturer kan imidlertid kun bringe organisationen en del af vejen. Der vil fortsat være vitale snitflader mellem centre, virksomheder mm. Snitfladehåndtering vil derfor fremadrettet være en central ledelsesopgave og en central del af organisationskulturen på alle niveauer. Forslagets indledende beskrivelse af de nye centre indeholder en række spørgsmål vedr. organisatorisk forankring og opgavesnitflader, som skal belyses via supplerende, konkretiserende analyser og beskrivelser (jf. afsnit 5.3). Uanset valg af organisation og udfaldet af de konkretiserende snitfladeanalyser vil der dog fortsat være behov for metoder til tværgående koordinering og samarbejde med henblik på at bygge bro over snitfladerne: - Projektorganisering og porteføljestyring Side 26 af 39

79 - Netværk - Mødefora 5.1 Snitfladehåndtering gennem projektorganisering og porteføljestyring På tværs af organisationsstruktur, linjeledelse og driftsmæssig opgaveløsning vil der sideløbende være et behov for at håndtere særligt strategiske og tværgående indsatser ved hjælp af projektorganisering. Projektorganisering giver mulighed for etablering af midlertidige, tværgående projektstrukturer, der kan håndtere opgaveudfordringer, der går ud over eller på tværs af den formelle organisation. Den samlede strategiske projektindsats koordineres og styres via overordnet porteføljestyring på koncernledelsesniveau med Koncerndirektionen som ansvarlig tovholder. 5.2 Snitfladehåndtering gennem netværk Som supplement til såvel den faste driftsorganisation og de midlertidige projektstrukturer vil der være behov for at etablere faste tværgående netværk på tværs af centre, virksomheder m.m. med tydelige, daglige snitflader. Der kan oprettes to typer af netværk til håndtering af snitfladeproblematikker i den nye organisation: Visitationsnetværk og Vidensnetværk: Visitationsnetværk Der oprettes visitationsnetværk til sikring af tværgående sammenhænge og samarbejde om tildeling af ydelser i komplekse sager. Visitationsnetværk oprettes i tilfælde, hvor sagers kompleksitet eller udvikling (overgange) tilsiger, at flere centres faglige kompetencer og ydelser bringes i spil. Som eksempel på centre, der kan indgå i visitationsnetværk kan nævnes; Center for Børn & Familier, Center for Socialområdet, Jobcenter, Center for Velfærd & Omsorg og Center for Dagtilbud og Center for Skoletilbud. Vidensnetværk Der oprettes vidensnetværk til sikring af tværgående sammenhænge og samarbejde om processer, metoder og indsatser, der vedrører opgaveløsning i flere centre. Som eksempel på opgaveområder, der kan indgå i vidensnetværk kan nævnes: - Digitale selvbetjeningsløsninger og samarbejde mellem Digital Borgerservice og øvrige centre, - publicering og kommunikation på hjemmeside og intranet mellem webmaster og webredaktører, - Sundhed, - Klimastrategi, - Erhvervssamarbejde og turisme, - Budgetprocesser og økonomistyring, - Løn og personaleadministration, - Udviklingsprojekter, evalueringer, Lean mv. Side 27 af 39

80 Form, indhold og mødehyppighed afklares i forbindelse med etableringen af centrene. 5.3 Snitfladehåndtering via etablering af mødefora Der udarbejdes en nærmere beskrivelse af, hvordan den tværgående ledelse faciliteres og bindes sammen ved hjælp af fast etablerede mødefora. Beskrivelsen vil tage afsæt i følgende overordnede mødestruktur: - Koncerndirektionen - med henblik på drøftelse af omsætning af de politiske mål og beslutninger til operationelle mål og indsatser, udmelding af tværgående retning og pejlemærker, igangsætning af og opfølgning på strategiske projekter mm. - Koncernledelsen - for Koncerndirektionen og centercheferne med henblik på udøvelse af ledelse på tværs med fokus på sammenhænge og helheder. - Centerledelse - for centerchefen og respektive virksomheds- eller afdelingsledere - afhængig af det enkelte centers struktur - Centermøder - for medarbejdere med direkte reference til centercheferne - afhængig af det enkelte centers struktur. Derudover afholdes individuelle møder mellem koncerndirektører og centerchefer med henblik på udøvelse af direkte personaleledelse. 5.4 Supplerende snitfladeanalyser Som angivet i beskrivelserne af centerprofilerne i afsnit 4 er der en række nærmere opgavesnitflader, der analyseres og beskrives nærmere. Overordnede analyser: Der gennemføres en ekstern konsulentanalyse af inklusion i skole- og dagtilbud. Analysen skal bl.a. afdække niveauet for udskilning til specialtilbud samt incitamenter i forbindelse med visitations- og budgetmodeller. Resultaterne af analysen forventes endvidere at bidrage til konkretiseringen af skole- og dagtilbudsområdet. Der gennemføres en nærmere analyse af viceværts- og pedelfunktionerne samt Lejremodellen vedr. halorganisering. Endvidere analyseres hensigtsmæssige snitflader til kommunale institutioner, herunder vedr. samarbejdsrelationer og afbalancering af lokal indflydelse og hensyn til stordrift og professionalisering af bygningsdriften. Afklaring af ledelsesstruktur: - Afklaring af ledelsesstruktur under Børn & Familier: PPR, Støttepædagogkorpset, Familiehuset, sagsbehandlere samt evt. Sundhedsplejen og Tandplejen - Nærmere beskrivelse af etablering af dagtilbudsstruktur med færre virksomheder med flere afdelinger samt dagplejen. (økonomisk princip?) Side 28 af 39

81 - Vurdere ledelsesstruktur i Jobcenteret. - Vurdere ledelsesstruktur i Center for Vej & Park. - Vurdere ledelsesstruktur/specialistfunktion i Center for Ejendomsmyndighed - Den organisatoriske forankring af Musikskolen afklares nærmere med henblik på organisering i Center for Kultur & Digital Borgerservice eller under Center for Skoletilbud Afklaring af opgavesnit - Der gennemføres en analyse af opgavesnitflader i forhold til forberedelse af sagsbehandling og evt. lettere sagsbehandlingsopgaver mellem fagcentrene og Center for Kultur & Digital Borgerservice. - Der gennemføres en analyse af den organisatoriske forankring af erhvervs- og turismeområdet. - Opgavesnittet mellem de administrative sekretær- og økonomifunktioner i Jobcenteret, Vej & Park, plejecentrene. skolerne og evt. Børn & Familier i forhold til Servicecentret afklares nærmere. - Snitflader, samarbejds- og prioriteringsovervejelser mellem de tværgående centre, fagcentrene og Koncernsekretariatet afklares - Den nærmere bemanding af Koncernsekretariatet afklares gennem uddybende analyser og beskrivelser og vil omfatte udvalgsdagsordener (fra sekretariaterne i Børn, Unge & Kultur, Teknik & Miljø samt Sekretariat & Sundhed i Social & Arbejdsmarked), betjening af borgmester, Kommunalbestyrelsen og Koncerndirektion og Koncernledelsen (fra Ledelsessekretariatet, HR og Personalejura og Budget & Analyse) De supplerende analyser og beskrivelser af opgavesnitflader udarbejdes løbende. 6 Ny Bevillingsstruktur Forslag til ny Ledelse og Organisation omhandler øget professionalisering af ledelse og større økonomisk og faglig bæredygtighed. Forslaget indebærer, at bevillingsstrukturen tilpasses den ny organisation, således, at de eksisterende 33 niveau 2 bevillinger og 146 niveau 3 bevillinger sammenfattes i ca. 15 driftsbevillinger med et mere entydigt bevillingsansvar placeret hos centerchefen. Driftsbevillingerne omfatter udgifter til løn samt alle øvrige udgifter - eksklusiv anlægsbevillinger. Der vil dog være bevillinger, der rent teknisk skal holdes adskilt fra den samlede driftsbevilling, hvilket konkretiseres i forbindelse med udarbejdelse af det administrative budget Ved at samle driftsbevillingerne omkring centercheferne vil ansvaret tydeliggøres og der vil blive mulighed for øget ledelsesrum med henblik på at optimere ressourceudnyttelsen i forhold til optimal målopfølgning. Side 29 af 39

82 Etableringen af driftscenterbevillinger vil endvidere understøtte udarbejdelse af niveauinddelt ledelsesinformation - og dermed til koblingen mellem styring af økonomi, mål og aktiviteter. Hver af de ca. 15 driftsbevillinger vil indeholde en række budgetter knyttet op på centrenes aktiviteter. Virksomheder under centerchefer tildeles eget budget med ansvar for budgetoverholdelse og handlerum til at optimere ressourceudnyttelsen. Dog har centerchefen i kraft af sit ansvar for centerdriftsbevillingen det endelige ansvar, såfremt forbrugsudgifterne i centret gør tilpasninger påkrævet. Der udarbejdes efterfølgende et konkretiserende oplæg til ny bevillingsstruktur i forbindelse med udarbejdelse af det administrative budgetoplæg til budget Parallelt hermed udarbejdes forslag til retningslinjer for bevillingsstyring med afsæt i: - Kommunalbestyrelsen godkender det samlede budget samt frigiver anlægsbevillinger. - Økonomiudvalget behandler omflytning mellem udvalgsbevillinger - Fagudvalg behandler omflytning mellem centerbevillinger inden for eget udvalgsområde - Centerchefer har kompetencen til omflytning mellem budgetter inden for bevillingsrammen. - Budgetansvarlige har kompetencen til afholdelse af udgifter inden for budgetrammen. 6.1 Forberedelse af spare- og effektiviseringskrav i 2012 Budget indeholder dels specifikke besparelser og effektiviseringer, dels rammebesparelser som skal udmøntes fra 2012 og frem. Forslag til ny Ledelse og Organisation vil med etablering af centre og justering af ledelsesstrukturen på bl.a. pleje-, dagtilbuds- og skoleområdet styrke områdernes muligheder for at realisere budgetkravene gennem større enheder og dermed bedre muligheder for stordriftsfordele og gennem større ledelsesmæssigt handlerum i forhold til udmøntning af effektiviseringer og besparelser. Samtidig fastholdes muligheden for, at budgetkrav om effektiviseringer og besparelser realiseres af de ledere og medarbejdere, der har det bedste kendskab til opgaveløsningen - og dermed de bedste forudsætninger for at optimere driften, så brugerne og borgerne oplever mindst mulige konsekvenser. Når budgetkravene og ansvaret for realiseringen placeres hos centerchefen i samarbejde med dennes virksomhedsledere må chefen og lederne tildeles udstrakt grad af ledelsesrum - i form af metodefrihed og tillid - til at finde de bedste veje til at indarbejde rammebesparelsen. Side 30 af 39

83 Det anbefales dog, at de enkelte centerchefer og virksomhedsledere gives flere muligheder for at realisere hele eller dele af budgetkravene - herunder - ved egne initiativer til at reducere omfanget af øvrige udgifter inden for centrets bevilling med tilknyttede virksomheders budgetter. - ved fælles initiativer til at reducere omfanget af lønudgifter eller øvrige udgifter på tværs af flere centre efter nærmere dialog - ved fælles initiativer for hele kommunen til at reducere omfanget af lønudgifter eller øvrige udgifter inden for centrets bevilling og virksomhedernes budgetter, som fx nye indkøbsaftaler o.l. Ved at centercheferne tildeles kompetence til at foretage omprioriteringer og omdisponeringer indenfor centerdriftsbevillingerne kan reaktionstiden endvidere nedbringes for at agere i forhold til pludselige forbrugsafvigelser og i forhold til et driftsområdes samlede økonomi. Ledelsesansvaret og ledelsesrummet kan betegnes som en form for 'udmøntningsret og -pligt', som skal sikre, at budgetkrav om effektiviseringer og rammebesparelser realiseres. Udfordringen består i at øge produktiviteten eller - hvis det ikke er muligt - på anden vis reducere omkostningerne. Som udgangspunkt skal budgetkravene realiseres med mindst mulige konsekvenser for servicetilbuddene for borgerne og brugerne. Der kan dog komme situationer, hvor centercheferne og virksomhedslederne kan blive nødsaget til at reducere i det, som borgere eller brugere oplever som serviceniveau. Her forudsætter forslaget, at centercheferne og virksomhedslederne skal respektere det politiske niveaus rolle i fastsættelsen af overordnede mål og rammer - på samme måde som det politiske niveau anerkender nødvendigheden af at reducere omkostningerne. Forholdet mellem spørgsmål til politisk behandling og administrationens ledelseskompetence skal gøres til genstand for en nærmere afklaring i dialog med det politiske niveau. Koncerndirektionens, centerchefernes og virksomhedsledernes ansvar og kompetencer beskrives mere udtømmende i særskilte kompetenceplaner. 7 Styringsformer Forslag til ny Ledelse & Organisation lægger op til en styreform, der bygger på: - Årsaftaler - Mål,- ramme- og resultatstyring - Ledelsesmæssige incitamenter Side 31 af 39

84 Årsaftaler Aftalestyringen tager afsæt i udarbejdelse af årsaftaler mellem Kommunalbestyrelsen og Koncerndirektionen, Koncerndirektionen og centercheferne og mellem centercheferne og virksomhedslederne. Forslag til ny Ledelse & Organisation lægger op til en efterfølgende tilpasning og udbygning af aftalekonceptet i forhold til - sammentænkning af mål, politikker, planer og strategier og bevillingsstyring. - Opfølgende ledelsesinformation og benchmarking (også med fokus på effekt). - Evt. kobling af resultatløn til målopfyldelse på sigt. Mål,- ramme- og resultatstyring Målstyringen tager afsæt i et målhierarki fra den bærende vision, via politikker, planer og strategier, til operationaliseringen og prioriteringen gennem Kommunalbestyrelsens årsaftale med Koncerndirektionen, Koncerndirektionens aftale med centercheferne og centerchefernes aftale med virksomhedslederne. Rammestyringen tager afsæt i de økonomiske rammer, der etableres med centrenes driftsbevillinger og virksomhedernes driftsbudgetter. Ansvaret for overholdelse af centerbevillingerne placeres entydigt hos centercheferne, ligesom overholdelse af driftsbudgetterne placeres entydigt hos virksomhedslederne. Resultatstyring taget afsæt i et øget fokus på resultater af målene, indsatserne og rammerne. Der rettes i højere grad fokus mod effekter og output af den faglige indsats, og effekter søges tydeliggjort gennem dokumentation, selvevaluering, evaluering, benchmarking og brugerundersøgelser. Formålet med et tydeligt effektfokus er at fokusere evaluerings- og målingsindsatsen på det, der skaber værdi for borgerne og undgå ressourcespild ved måling på ikke værdiskabende parametre. De økonomiske resultater søges tydeliggjort gennem forventede regnskaber, regnskaber og benchmarking. Ledelsesmæssige og medarbejderresultater søges tydeliggjort gennem lederevalueringer og målinger af APV/Medarbejdertilfredshed. Ledelsesmæssige incitamenter Forslag til ny Ledelse & Organisation lægger op til en tydeliggørelse af ledelsesmæssige incitamenter - herunder incitamenter vedr. - bevillingsstyring - overholdelse af den samlede økonomiske ramme på centrets driftsbevilling - faglige resultater gennem driftsoptimering og udvikling - herunder tilskyndelse til brugerorientering (bl.a. gennem brug af Side 32 af 39

85 brugerundersøgelser og fokus på effektmål) tilskyndelse til udsyn (inspiration til gode ideer og god praksis gennem benchmarking og sammenligninger) og tilskyndelse til indblik (gennem evalueringer og selvevalueringer af faglige processer og effekter) - mål- og resultatopfølgning - gennem opfølgning på de aftalebestemte mål i årsaftalerne. - ledelsesmæssige resultater - den ensartede ledelsesstruktur lægger op til tydeligere krav og forventninger til ledelse - både i forhold til centerfokus og i forhold til tværgående ledelse. Lederadfærd kan udvikles gennem feedback og opfølgninger - bl.a. gennem undersøgelser af APV/medarbejdertrivsel og lederevalueringer. - evt. kobling af resultatløn på sigt. Ovenstående skitsering af styreformen lægges til grund for en yderligere konkretisering og præcisering ved en efterfølgende gennemskrivning af de politisk vedtagne styringsdokumenter - herunder vedr. mål- og rammestyring, økonomistyring, model for årsaftaler mv. 8 Planskitse for implementering Forslag til ny Ledelse og Organisation som skal sendes i høring præsenteres den 19. januar 2011 på et møde for samtlige ledere og et møde for HU. Herefter publiceres forslaget på intranettet og udsendes til politisk behandling i Økonomiudvalget den 25. januar og Kommunalbestyrelsen den 31. januar Afhængig af den politiske behandling udsendes forslaget i høring til høringsberettigede parter i februar Som nævnt i forslaget vil der parallelt hermed blive foretaget nogle konkretiserende analyser med henblik på nærmere afklaring af centrenes præcise opgaveportefølje, snitflader og medarbejdere mv. Der vil endvidere blive udarbejdet nye job- og funktionsbeskrivelser i overensstemmelse med den nye centerstruktur samt udkast til jobopslag vedrørende de stillinger, der skal slås op. Efter høringsfristens udløb forelægges høringssvar samt resultater af konkretiserende analyser mv. til endelig politisk behandling i Økonomiudvalget den 22. marts og i Kommunalbestyrelsen den 28. marts Afhængig af den politiske behandling påbegyndes implementeringen umiddelbart efter - startende med Koncerndirektionen og centercheferne. Den efterfølgende fysiske etablering af centrene kan foregå i flere tempi afhængig af behovet for afklarende analyser, fysiske omflytninger mv. Centercheferne vil ved tiltrædelsen få en aktiv rolle i de konkretiserende analyser og beskrivelser i forbindelse med centrenes etablering - herunder i Side 33 af 39

86 forhold til den endelige bemanding, opgaveportefølje, fysiske placering samt navngivning af centrene. Der udarbejdes mere detaljerede tids- og handleplaner med tilhørende særskilte kommunikationsplaner for de enkelte elementer i implementeringen med afsæt i nedenstående oversigt. De detaljerede tids- og handleplaner justeres ved centerchefernes tiltrædelse. Tids- og handleplan for overordnet beslutnings- og implementeringsproces Tid Aktiviteter vedr. Ledelse & organisation Jan Politisk behandling af forslag til høring i Kommunalbestyrelsen den 31/1 Feb Høring Feb Konsekvensbeskrivelser: - Centerprofiler: opgaver, medarbejdere og snitflader i centrene - Job- og funktionsbeskrivelser for Direktion/centerchefer - Budgetberegninger af rationaliseringsgevinster i Budget Mar Endelig politisk behandling af forslag til ny Ledelse & Organisation: - i Økonomiudvalget den 22/3 og - i Kommunalbestyrelsen den 28/3 Apr Konkretisering og implementering - Opslag af stillinger vedr. centerchefer og rekruttering - Job- og funktionsbeskrivelser for ledere/afdelingsledere - Igangsættelse af ny bevillingsstruktur og administrativt budget Afklaring af ansvar og kompetence vedr Kommunikation om indplacering af medarbejdere i centre Maj opslag af stillinger vedr. ledere/afdelingsledere og rekruttering - Etablering af 'glatte' centre - Afklaring af 'ru centre' - evt. etablering ved medarbejderoverflytning i flere tempi (skoler, plejecentre, servicecentre). Opgave- og tidsanalyser Jun Centerchefer tiltræder (evt. 1/5 ved interne kandidater) - Forslag til budget inkl. ny bevillingsstruktur Aug Tilretning af økonomisystem, lønsystem, webbetaling osv. - jan. - Flytning af medarbejdere til nye kontorer (på 2 rådhuse?) IT relevante ændringer: LOS, mail, telefoner, Acadre - Hjemmeside og Intranet 8.1 Personalepolitik Reorganiseringen af Lejre Kommunes ledelses- og organisationsstruktur kan få konsekvenser for en lang række ansatte på alle organisatoriske niveauer. Da koncern- og centermodellen indebærer reduktioner af antallet af stillinger på såvel direktør som chef- og virksomhedslederniveau, vil det i første omgang være ansatte på disse niveauer, der berøres af ændringerne. Personalepolitiske principper Side 34 af 39

87 Implementeringsprocessen vil blive håndteret med afsæt i følgende personalepolitiske principper: - Det vil blive konkret vurderet, hvilke af de nuværende direktør-, chef- og lederstillinger, der skal nedlægges som følge af omstruktureringen. - Det vil blive konkret vurderet, hvilke af de nuværende chef- og lederstillinger, der ændrer stillingsindhold i væsentlig grad som følge af omstruktureringen. - Nyoprettede chef- og lederstillinger samt chef- og lederstillinger med væsentligt ændret stillingsindhold vil blive opslået eksternt og dermed internt. - Chef-/lederstillinger uden væsentligt ændret stillingsindhold opslås ikke, idet der skal være tale om en saglig vurdering. - Reduktionen af direktionens størrelse vurderes ikke at medføre væsentligt ændret stillingsindhold for de resterende direktørstillinger. - Med udgangspunkt i koncern- og centermodellen vil et antal nye chef- og lederstillinger blive oprettet. - Chefer/ledere ansat på tjenestemandsvilkår tilbydes passende stillinger i den nye organisation. - Overenskomstansatte eller reglementsansatte chefer og ledere, der ikke kan tilbydes lignende eller nye stillinger i forbindelse med omstruktureringen afskediges. - For så vidt, at der i reorganiseringsperioden opstår vakante stillinger, som i kompetenceprofil matcher allerede ansatte, vil disse stillinger blive søgt besat via intern rekruttering. - For så vidt som det vurderes at være relevant kan der efter konkret vurdering oprettes specialiststillinger, aftaler om fratrædelsesordninger, seniorordninger el.lign.. - Fra det tidspunkt Kommunalbestyrelsen beslutter at sende forslaget i høring vurderes vakante stillinger som led i reorganiseringen. Alle berørte chefer og ledere tilbydes samtaler med relevante direktør. Kaskademodel Nye stillinger og stillinger med væsentligt ændret stillingsindhold besættes i udgangspunktet efter et kaskadeprincip, hvor stillinger på overliggende lederniveauer besættes først, således at de nyansatte ledere kan deltage i rekrutteringen af ledere på de underliggende niveauer. Hvorvidt kaskadeprincippet kan gennemføres konsekvent på alle områder og niveauer vil bero på en konkret vurdering. 8.2 Økonomi i forbindelse med projektet Finansieringen af projekt Ledelse & Organisation, og mulighederne for realisering af den budgetlagte forudsætning om rationalisering på 2,5 mio. kr. fra 2012 og frem, baserer sig i vid udstrækning på den strukturelle økonomi forbundet med nedlæggelsen eller konverteringen af en række chefstillinger og oprettelsen af en række centerchefstillinger. Side 35 af 39

88 Direktionen vurderer, at forslaget til ny Ledelse & Organisation vil kunne realisere budgetkravet om rationalisering på 2,5 mio. kr. i 2012 og frem - bl.a. i kraft af at Direktionen reduceres fra 5 til 3 stillinger og ved at de hidtidige 18 chefstillinger reduceres til 12 centerchefstillinger. Direktionen vurderer, at der behov for at afsætte en ramme på ca. 0,75 mio. kr. til ledelsesudviklingstiltag i 2011, som finansieres af uforbrugte lønmidler vedr. den vakante direktørstilling. 8.3 Fysisk placering/organisering Reorganiseringen af ledelses- og organisationsstrukturen fordrer en række overvejelser vedr. fysisk placering af centre og ansatte - primært men ikke udelukkende med fokus på de rådhusbaserede dele af organisationen. Som overordnet princip placeres hvert center - med undtagelse af Servicecentret - på ét rådhus i sammenhæng med de øvrige centre, centeret har tydeligst snitflader til, og desuden sammen med den del af Servicecenteret, som understøtter centeret. Samlingen af administrationen på to rådhuse - herunder evt. nødvendige bygningsændringer - vurderes og konkretiseres i et særskilt projekt på baggrund af input om organisering fra nærværende projekt. Så vidt muligt går tankerne vedr. den mest hensigtsmæssige organisering forud som afsæt for den fysiske placering. Imidlertid er der naturligvis behov for at vurdere de fysiske rammer og muligheder. I den forbindelse sigter projektet vedr. samling af administrationen på to rådhuse bl.a. mod at definere principper for rådhusfunktioner og på denne baggrund vurdere de fysiske muligheder for at samle disse på hhv. Hvalsø og Allerslev rådhuse med så få bygningsmæssige ændringer som muligt. Herunder vurdering af muligheder for anvendelse af pavillonløsninger i stil med de allerede anvendte i tilknytning til alle tre nuværende rådhuse. I projektet vedr. vurderes flere mulige perspektiver for den fremadrettede fysiske organisering af administrationen: 1. En løsningsmodel med fokus på udnyttelse af de eksisterende, fysiske rammer uden nævneværdige bygningsmæssige forandringer. o Overblik over antal nuværende kontorpladser ift. antallet af ansatte. På basis heraf en vurdering af behovet for udflytning af visse af de funktioner, der i dag er rådhusbaserede, samt behovet for evt. anvendelse af yderligere pavillonløsninger. 2. En løsningsmodel med fokus på optimering af arealanvendelsen på Hvalsø og Allerslev rådhuse via indvendige bygningsmæssige ændringer med henblik på at undgå udflytning af funktioner, der i dag er rådhusbaserede. o Overblik over det samlede antal kontorpladser, der teoretisk kan indrettes på Hvalsø og Allerslev rådhuse, såfremt alle indvendige, ikke-bærende vægge flyttes/nedrives. Side 36 af 39

89 3. En løsningsmodel med fokus på tilvejebringelse af et tilstrækkeligt antal kontorpladser på Hvalsø og Allerslev rådhuse ved kombination af metoder. o Vurdering af mulighederne for kombination af mindre omfattende bygningsmæssige ændringer, anvendelse af yderligere pavillonløsninger og udflytning af visse af de funktioner, der i dag er rådhusbaserede. Den fysiske placering på rådhusene konkretiseres yderligere i det videre implementeringsforløb. Der afklares specifikt i forhold til faktiske pladsforhold, udbygningsmuligheder og økonomiske muligheder, som gøres til genstand for en konkret prioritering. 8.4 Kommunikation og inddragelse Lejre Kommunes intranet anvendes som udgangspunkt for deling af information og materiale om projekt Ledelse & Organisation. Der tages løbende stilling til behovet for at understøtte projektprocessen med kommunikation og dialog i eksisterende politiske og administrative mødefora. Herudover afvikles særskilte temamøder med fokus på afklaring, kvalificering og præsentation af projektet. Der har i inddragelsesfasen været nedsat en referencegruppe bestående af medarbejderrepræsentanter, valgt af medarbejdersiden i HU, og lederrepræsentanter. Lederrepræsentanterne er blevet udvalgt med henblik på at sikre organisatorisk bredde og dybde i referencegruppen, hvad angår input fra alle direktørområder og fra så mange forskellige ledelsesmæssige niveauer som muligt. Referencegruppen har været samlet ved tre heldagsmøder og har drøftet og kvalificeret direktionens projektoplæg på basis af tematiserede dilemmaoplæg. Referencegruppens involvering på inddragende møder sideløbende med udarbejdelse af oplægget har været et værdifuldt afsæt for Direktionens overvejelser om tematisering, vinkling og fremstilling af oplæggets indhold. Den inddragende proces, forud for at Direktionens oplæg til en ny ledelses- og organisationsstruktur sendes til politisk behandling som høringsmateriale, har været første skridt i retning af en grundlæggende kulturpåvirkning. De omfattende forandringer i ansvarsfordeling, arbejdsformer og organisering, som forslaget indebærer, forudsætter en forandring af Lejre Kommunes organisationskultur på alle niveauer. 8.5 Høring På baggrund Kommunalbestyrelsens behandling sendes forslag til ny ledelsesstruktur og organisation i høring fra 1. februar 2011 til 1. marts Side 37 af 39

90 Forslaget sendes i høring i Lokaludvalgene, der fremsender høringssvar til HU, som herefter udarbejder eget høringssvar. Derudover sendes forslaget i høring i henhold til tjenestemandsregulativet og hos de berørte chefers og lederes faglige organisationer. Høringssvarene vil efter endt høringsperiode indgå som en del af grundlaget for Økonomiudvalgets og Kommunalbestyrelsens endelige behandling af projektoplægget. 8.6 Sammenhænge til øvrige vitale projekter Forslag til ny Ledelse & Organisation er forbundet med en række, øvrige strategisk vigtige strukturprojekter i Lejre Kommune. De øvrige projekter omfatter Skoleplan 2011, Inklusionsanalyse, Dagtilbudsplan, ældreområdet, samling af administrationen på to rådhuse Skoleplan 2011 Den overordnede struktur og tidsplan er beskrevet i Skoleplan 2011, der på baggrund af Kommunalbestyrelsens behandling den 20. december 2010 er sendt i høring. Skoleplanen inkl. høringssvar forelægges til endelig politisk behandling i Udvalget for Børn & Ungdom den 8. marts, i Økonomiudvalget den 22. marts og i Kommunalbestyrelsen den 28. marts - parallelt med Kommunalbestyrelsens behandling af forslag til ny Ledelse & Organisation. I forlængelse af Kommunalbestyrelsens behandling af Skoleplan 2011 og af forslag til ny Ledelse & Organisation kan skolechefstillingen opslås samtidig med øvrige centerchefstillinger, der skal i opslag. Den nærmere proces og tidsplan for besættelse af skolelederstillinger eller afdelingslederstillinger beskrives nærmere frem til den politiske behandling i marts Ved tiltrædelsen af ny skolecenterchef konkretiseres det videre forløb i tidsog handleplaner vedr. etablering af ny skolestruktur - herunder skolelelederstillinger, afdelingslederstillinger, valg af skolebestyrelser mv. Inklusionsanalyse Som angivet i budgetaftalen for iværksættes en ekstern konsulentanalyse af inklusion i skole- og dagtilbud. Analysen skal bl.a. afdække niveauet for udskilning til specialtilbud samt incitamenter i forbindelse med visitations- og budgetmodeller. De nærmere forhold vedr. den eksterne konsulentanalyse aftales i samarbejde med de eksterne konsulenter i januar og februar Resultaterne af analysen forventes at foreligge i juni 2011 og vil bidrage til konkretiseringen af Center for Børn & Familier, Center for Skoletilbud og Center for Dagtilbud. Dagtilbudsplan Der udarbejdes en plan for etablering af dagtilbudsvirksomheder med afsæt i den skitserede centerprofil i forslaget. Det indebærer, at forudsætningerne og Side 38 af 39

91 kriterierne for etablering af dagtilbudsvirksomheder beskrives nærmere, at der udarbejdes forslag til, hvordan de konkrete dagtilbudsvirksomheder sammensættes geografisk samt at budgetmodel, forældrebestyrelser og jobog funktionsbeskrivelser mv. beskrives nærmere i en Dagtilbudsplan. Dagtilbudsplanen forelægges til politisk behandling inden den udsendes i høring forud for den endelige politiske behandling. På baggrund af den vedtagne dagtilbudsplan etableres de specifikke dagtilbudsvirksomheder i forhold til lederrekruttering og valg til forældrebestyrelser mv. Ældreområdet I forbindelse med budget er der igangsat et strategiarbejde vedr. Længst muligt i eget liv. Som led i dette arbejde ændres ledelsesstrukturen på plejecenterområdet, således at de tre nuværende centre fusioneres til en virksomhed med en leder, bistået af en række afdelingsledere. Plejecenterstrukturen gennemføres parallelt med etableringen af ny Ledelse & Organisation - og i overensstemmelse med de beskrevne principper. Samling af administrationen på to rådhuse Som led i budgetaftalen for 2011 samles administrationen på to rådhuse. Der er i efteråret 2010 gennemført et forberedende analysearbejde vedr. muligheder for samling af administrationen på to rådhus. Udarbejdelse af nærmere forslag til principper for samlingen på to rådhuse udarbejdes med afsæt i det beskrevne forslag til ledelsesstruktur og organisation. Der udarbejdes i forlængelse her en nærmere tidsplan for samlingen og eventuelle forudsatte ændringer af rådhusenes indretning mv, Herefter kan det nærmere planlægning af bygningsændringer og evt. tilbygninger samt planlægning af medarbejderlokalisering afhænger af en mere detaljeret organisationsstruktur med angivelse af antal af medarbejdere i de nye centre mv. 8.7 Ledelsesudvikling På baggrund af etableringen af Koncernledelsen igangsættes ledelsesudviklingstiltag, der kan bidrage til at integrere ledelsessystemet og til at støtte op om den ønskelige lederadfærd i den nye ledelsesstruktur - herunder bl.a.: - Hvordan centerchefer kan/skal agere i den nye organisation - Hvordan samspillet mellem Servicecentret og øvrige centre samt underliggende virksomheder kan/skal fungere. Herunder samspillet i forhold til Koncerndirektion og koncernsekretariatet. - Hvordan Koncerndirektionen kan/skal agere i den nye organisation. - Hvordan Koncernledelsen og virksomhedslederne kan arbejde med at udvikle kommunikationskompetencer. Side 39 af 39

92 Bilag: 4.1. Styrelsesvedtægt med tilføjelse af borgerrådgiver Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 4082/11

93 STYRELSESVEDTÆGT FOR LEJRE KOMMUNE 1

94 Kapitel I. Kommunalbestyrelse. 1. Lejre Kommunalbestyrelse består af 25 medlemmer. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen vælger en borgmester og en første og anden viceborgmester, jfr. 6 i lov om kommunernes styrelse (i det følgende kaldet styrelsesloven). 2. De nærmere regler om forberedelse, indkaldelse og afholdelse af kommunalbestyrelsens møder fastsættes i kommunalbestyrelsens forretningsorden (i det følgende benævnt forretningsordenen), jfr. styrelseslovens 2. Stk. 2. Medlemmer skal så vidt mulig give formanden meddelelse om forfald. Kapitel II. Borgmesteren. 3. De nærmere regler om borgmesterens opgaver i forbindelse med kommunalbestyrelsens møder fastsættes i forretningsordenen, jfr. styrelseslovens 8 og Borgmesteren varetager de funktioner som øverste daglige leder af kommunens samlede administration, der fremgår af styrelseslovens kapitel IV. Stk. 2. Borgmesteren drager omsorg for, at der om sager, der hører under et udvalgs område, indhentes de nødvendige erklæringer fra udvalget, inden kommunalbestyrelsen træffer beslutning i sagen. Stk. 3. Borgmesteren påser sagernes ekspedition, herunder at de ekspederes uden unødvendig forsinkelse. Borgmesteren kan af udvalgene og de ansatte forlange enhver oplysning om sager, der er underlagt dem, og om sagernes ekspedition. 5. Borgmesteren drager omsorg for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden fornøden bevilling, og at udgifter og indtægter bogføres i overensstemmelse med de af Indenrigs- og Sundhedsministeriet og kommunalbestyrelsen fastsatte regler. Finder borgmesteren, at en disposition ikke har haft bevillingsmæssig hjemmel, forelægges spørgsmålet for kommunalbestyrelsen. Kapitel III. Udvalg og almindelige regler om disses virksomhed m.v. 6. Følgende udvalg nedsættes: 1. Økonomiudvalget. 2. Udvalget for Teknik & Miljø. 3. Udvalget for Børn & Ungdom. 4. Udvalget for Social, Sundhed & Ældre. 5. Udvalget for Job & Arbejdsmarked. 6. Udvalget for Kultur & Fritid. 7. Kommunalbestyrelsen kan her ud over nedsætte særlige udvalg til varetagelse af bestemte hverv eller til udførelse af forberedende eller rådgivende funktioner for kommunalbestyrelsen, økonomiudvalget eller de stående udvalg. Kommunalbestyrelsen bestemmer de særlige udvalgs sammensætning og fastsætter regler for deres virksomhed. 2

95 8. For hvert udvalg føres en beslutningsprotokol, hvori udvalgets beslutninger indføres. Beslutningsprotokollen underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Ethvert af disse medlemmer kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der af udvalget skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Det pågældende medlem kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt. 9. Hvis et stående udvalg agter at foretage dispositioner, der berører et andet udvalgs område, skal der inden iværksættelsen forhandles med dette udvalg, i fornødent omfang med inddragelse af Økonomiudvalget og borgmesteren, jfr. styrelseslovens 18 og 31a. 10. De stående udvalg drager omsorg for, at bevillinger og rådighedsbeløb, der er tildelt udvalget, ikke overskrides. Udvalgene foretager indstilling til Kommunalbestyrelsen gennem Økonomiudvalget, hvis yderligere bevillinger er ønskelige eller nødvendige. Kapitel IV. Økonomiudvalget. 11. Økonomiudvalget består af borgmesteren, der er formand for udvalget, samt 6 af kommunalbestyrelsens øvrige medlemmer. Stk. 2. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning af de anliggender, der er underlagt det i medfør af styrelseslovens 18, 21 og kapitel V. Stk. 3. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning af løn og personaleforhold inden for ethvert af kommunens administrationsområder. Udvalget fastsætter regler for borgmesterens og administrationens behandling af personalesager. Stk. 4. Udvalget varetager kommunens økonomiske planlægning og har ansvaret for den overordnede kommuneplanlægning herunder samordning af løsninger af kommunens planlægningsopgaver. Udvalget fastlægger de fælles planforudsætninger og bistår de stående udvalg med tilvejebringelse af det nødvendige grundlag for udvalgenes planlægningsopgaver. Udvalget fastsætter generelle forskrifter for planernes tilvejebringelse. Udvalget drager omsorg for udarbejdelse af økonomiske konsekvensvurderinger af de udarbejdede planforslag og foretager indstilling til kommunalbestyrelsen om planforslagene. Udvalgets erklæring indhentes om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, inden sagen forelægges kommunalbestyrelsen til beslutning. Stk. 5. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning af sager vedrørende overordnede økonomi-, strategi- og plangrundlag samt organisations- og personalemæssige spørgsmål, herunder køb, salg, pantsætning, leje og udleje af fast ejendom i det omfang dette ikke er overladt til de stående udvalg, spørgsmål om forsikring af kommunens værdier drift og vedligeholdelse samt bygge- og anlægsarbejder vedrørende kommunens rådhuse, samordning af kommunens indkøbsfunktioner kommunens arkivmæssige hensyn, jfr. arkivlovens 8, stk. 1. kommunens redningsberedskab samarbejde med andre myndigheder samt private og selvejende institutioner inden for udvalgets område sektorplaner indenfor udvalgets område 3

96 anlægsplaner indenfor udvalgets område projektforslag, forprojekter og hovedprojekter samt udførelse af bygge- og anlægsarbejder under udvalgets område. Stk. 6. Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til kommunalbestyrelsen om kommunens kasse- og regnskabsregulativ, jfr. styrelseslovens 42, og revisionsregulativ, kommunens byggeregulativ, kommunens organisation og styrelsesvedtægt samt kommunalbestyrelsens forretningsorden, anlægsplaner og projekter til bygge- og anlægsarbejder vedrørende kommunens rådhuse medmindre der for disse i Lejre kommunes årsbudget eller på anden måde er givet en rammestyring i overensstemmelse med budget- og regnskabssystemets regler herfor. stk. 7. Udvalget fører dialog med stående udvalg vedr. eventuelle foranstaltninger af væsentlig betydning for det pågældende udvalg stk. 8. Udvalget kan varetage den umiddelbare forvaltning af andre kommunale anliggender, der ikke hører under et stående udvalgs område. 12. Udvalget fastsætter regler om indberetninger fra den kommunale administration med henblik på udvalgets udøvelse af budget- og bevillingskontrol, jfr. 13, i hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres, samordning af kommunens indkøbsfunktioner, arkivmæssige forhold, hvis dette findes ønskeligt. 13. Udvalget fører tilsyn med, at forvaltningen af økonomiske midler sker i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger og i øvrigt på forsvarlig måde, at forvaltningen af kommunens kasser og kommunens regnskabsføring er forsvarlig, at de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides uden kommunalbestyrelsens samtykke, at kommunens arkivalier opbevares på betryggende måde, jfr. 8, stk. 1, i arkivloven, løn- og ansættelsesforhold for personale i selvejende institutioner, jfr. styrelseslovens 67. Kapitel V. De stående udvalg. 14. Udvalget for Teknik & Miljø består af 5 medlemmer. Stk. 2. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning af sager på det tekniske, forsyningsmæssige og miljømæssige område og på arealanvendelsesområdet, herunder opgaver vedrørende administration af kommuneplanlovgivningen, indbefattet lokalplaner bygge- og boligforhold miljøbeskyttelse, naturbeskyttelse, råstoffer og rottebekæmpelse, kollektiv trafik, hyre-, rute- og fragtbilskørsel renovationsvæsen administration af vandforsyningslovgivningen og varmeforsyningslovgivningen spildevandsanlæg, 4

97 vandløb, veje projektforslag, forprojekt og hovedprojekt samt udførelse af bygge- og anlægsarbejder, som ikke er henlagt under noget andet udvalgsområde, sektorplaner indenfor udvalgets område anlægsplaner under udvalgets område udlån og udleje af lokaler i de af udvalget administrerede kommunale ejendomme til foreninger m.v., samarbejde med offentlige myndigheder samt private og selvejende institutioner inden for udvalgets område, Stk. 3. Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til kommunalbestyrelsen om kommunens planlægningsopgaver inden for udvalgets område i samarbejde med Økonomiudvalget i henhold til 10, anlægsplaner og projekter til bygge- og anlægsarbejder under udvalgets område, medmindre der for disse i Lejre Kommunes årsbudget eller på anden måde er givet en rammestyring i overensstemmelse med budget- og regnskabssystemets regler herfor, takster for forsyningsvirksomheder, jf. 41 a i styrelsesloven, 15. Udvalget for Børn & Ungdom består af 5 medlemmer. Stk. 2. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning i sager om undervisningsrelaterede samt sociale og sundhedsmæssige tilbud og ydelser vedrørende børn og unge herunder opgaver vedr. dagpleje vuggestuer, børnehaver, integrerede institutioner, selvejende institutioner, puljeinstitutioner mm. fritidshjem og skolefritidsordninger skoler, herunder opgaver i relation til private skoler og efterskoler tilskud til efterskoler 10. klasses tilbud tilsyn med hjemmeunderviste børn ungdomsskoler ungdomsklubber, juniorklubber mm. pædagogisk, psykologisk rådgivning og familierådgivning specialundervisning og øvrige specialforanstaltninger heldagsklasser, heldagsundervisning mm. forebyggende foranstaltninger mm. vedr. udsatte børn og unge anbringelser og støtteforanstaltninger til udsatte børn og unge tilsyn med plejefamilier SSP-samarbejde støttepædagoger og andre støtteforanstaltninger tandpleje, sundhedspleje og sociale foranstaltninger for børn og unge samarbejde med andre myndigheder samt private og selvejende institutioner indenfor udvalgets område sektorplaner indenfor udvalgets område anlægsplaner indenfor udvalgets område udlån og udleje af lokaler i de af udvalget administrerede kommunale ejendomme til foreninger m.v., projektforslag, forprojekt og hovedprojekt samt bygge- og anlægsarbejder under udvalgets område. Stk. 3. Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til kommunalbestyrelsen om 5

98 kommunens planlægningsopgaver inden for udvalgets område, herunder det undervisningsmæssige område, i samarbejde med Økonomiudvalget i henhold til 10, betaling for benyttelse af sociale institutioner og ordninger m.v. inden for udvalgets område samt skolefritidsordninger, jf. 41 a i lov om kommunernes styrelse, hvis betaling ønskes, anlægsplaner og projekter til bygge- og anlægsarbejder vedrørende institutioner og andre anlæg under udvalgets område, medmindre der for disse i Lejre Kommunes årsbudget eller på anden måde er givet en rammestyring i overensstemmelse med budget- og regnskabssystemets regler herfor. 16. Udvalget for Social, Sundhed & Ældre består af 5 medlemmer. Stk. 2. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning i sager på det sociale og sundhedsmæssige område samt ældreområdet undtaget sager inden for beskæftigelsesog arbejdsmarkedsområdet samt børne- og ungeområdet, herunder forebyggelse og sundhedsfremme, sundhedsaftaler med Region Sjælland sundhedsøkonomi socialpædagogik og socialpsykiatri social behandling modtagelse og repatriering af flygtninge/udlændinge boligsociale forhold adfærdskorrigerende og psykologbehandling førtidspension, folkepension, boligstøtte og enkeltydelser mm. betjening af ældre- og handicapråd merudgiftsydelser herunder funktionsvurdering sygepleje praktisk hjælp og personlig pleje til ældre ældreboliger og plejeboliger hjælpemidler demens madservice til ældre opgaver vedrørende kommunens sociale institutioner og private og selvejende institutioner, som kommunalbestyrelsen har indgået overenskomst med for at opfylde kommunens forpligtelser efter social- og sundhedslovgivningen, samarbejde med offentlige myndigheder inden for udvalgets område, frivilligt socialt arbejde inden for udvalgets område, visitation af omsorgstandpleje og specialtandpleje, jævnfør dog 15 stk. 2, drift og vedligeholdelse af bygninger, anlæg og arealer under udvalgets område, udlån og udleje af lokaler i de af udvalget administrerede kommunale ejendomme til foreninger m.v., anvisning til almennyttige ældreboliger, beskyttede boliger og almene ældreboliger, administration af beskyttede boliger og almene ældreboliger, bygge- og anlægsarbejder vedrørende institutioner og andre anlæg under udvalgets område. Stk. 3. Udvalget har ansvaret for opgaver vedrørende boligsikring og beboerindskud. Stk. 4. Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til kommunalbestyrelsen om kommunens planlægningsopgaver inden for udvalgets område i samarbejde med Økonomiudvalget i henhold til 10, 6

99 betaling for benyttelse af sociale institutioner og ordninger m.v. indenfor udvalgets område, jf. 41 a i lov om kommunernes styrelse, hvis betaling ønskes, regler for anvisning til ældreboliger og beskyttede boliger, anlægsplaner og projekter til bygge- og anlægsarbejder vedrørende institutioner og andre anlæg under udvalgets område, medmindre der for disse i Lejre Kommunes årsbudget eller på anden måde er givet en rammestyring i overensstemmelse med budget- og regnskabssystemets regler herfor. 17. Udvalget for Job & Arbejdsmarked består af 5 medlemmer. Stk. 2. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning i sager vedrørende beskæftigelses- og arbejdsmarkedsområdet samt sager i medfør af Lov om integration af udlændinge i Danmark undtaget 35-39, herunder beskæftigelsesfremmende foranstaltninger kontanthjælp og starthjælp sygedagpenge, barselsdagpenge ledighedsydelse integration af flygtninge og indvandrere, jobcenter, aktivering revalidering Ungdommens Uddannelsesvejledning kommunens institutioner og private og selvejende institutioner, som kommunalbestyrelsen har indgået overenskomst med for at opfylde kommunens forpligtelser efter lovgivningen inden for udvalgets område, samarbejde med offentlige myndigheder samt private og selvejende institutioner inden for udvalgets område, drift og vedligeholdelse af bygninger, anlæg og arealer under udvalgets område, udlån og udleje af lokaler i de af udvalget administrerede kommunale ejendomme til foreninger m.v., projektforslag, forprojekt og hovedprojekt samt udførelse af bygge- og anlægsarbejder under udvalgets område. sektorplaner indenfor udvalgets område anlægsplaner indenfor udvalgets område Stk. 3. Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til kommunalbestyrelsen om kommunens planlægningsopgaver inden for udvalgets område i samarbejde med Økonomiudvalget i henhold til 10, regler for udlån og udleje af lokaler i de af udvalget administrerede kommunale ejendomme til foreninger m.v., anlægsplaner og projekter til bygge- og anlægsarbejder vedrørende institutioner og andre anlæg under udvalgets område, medmindre der for disse i Lejre Kommunes årsbudget eller på anden måde er givet en rammestyring i overensstemmelse med budget - og regnskabssystemets regler herfor. 18. Udvalget for Kultur & Fritid består af 5 medlemmer. Stk. 2. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning i sager vedrørende kultur- og fritidsområdet samt idrætsområdet, herunder folkeoplysning idræt 7

100 biblioteksvæsen museer og lokalarkiver musikskoler og andre musikaktiviteter kulturaktiviteter og kulturtilbud kunstanliggender og indkøb teaterforhold og biografforhold lokalradio- og lokal-tv-forhold tilskud til højskoleophold turisme og turistpolitik kultur- og aktivitetshuse bygningsbevaring og bygningsfredning pleje og tilsyn med fortidsminder beskyttede sten- og jorddiger mm. rekreative områder herunder badepladser og offentligt tilgængelige legepladser idrætsanlæg og andre fritidsfaciliteter samarbejde med offentlige myndigheder samt private og selvejende institutioner inden for udvalgets område, f.eks. Borrevejle Kursus- og Idrætscenter og Sagnlandet Lejre udlån og udleje af lokaler i ejendomme og udendørsanlæg under udvalgets område til foreninger m.v., sektorplaner indenfor udvalgets område anlægsplaner under udvalgets område projektforslag, forprojekt og hovedprojekt samt udførelse af bygge- og anlægsarbejder under udvalgets område. Stk. 3. Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til kommunalbestyrelsen om kommunens planlægningsopgaver inden for det kulturelle område og fritidsområdet i samarbejde med Økonomiudvalget i henhold til 10, kommunens planlægningsopgaver for idrætsanlæg m.v. i samarbejde med Økonomiudvalget i henhold til 10, regler for udlån og udleje af lokaler i de af udvalget administrerede kommunale ejendomme, og for tilskud til foreninger m.v., anlægsplaner og projekter til bygge- og anlægsarbejder vedrørende institutioner og andre anlæg under udvalgets område, medmindre der for disse i Lejre Kommunes årsbudget eller på anden måde er givet en rammestyring i overensstemmelse med budget- og regnskabssystemets regler herfor. Kapitel VI. Vederlag m.v. 19. Formanden for Udvalget for Teknik & Miljø oppebærer et vederlag, som udgør 25 % af borgmesterens vederlag. Stk. 2. Formanden for Udvalget for Børn & Ungdom oppebærer et vederlag, som udgør 25 % af borgmesterens vederlag. Stk. 3. Formanden for Udvalget for Social, Sundhed og Ældre oppebærer et vederlag, som udgør 25 % af borgmesterens vederlag. Stk. 4. Formanden for Udvalget for Job & Arbejdsmarked oppebærer et vederlag, som udgør 25 % af borgmesterens vederlag. Stk. 5. Formanden for Udvalget for Kultur & Fritid oppebærer et vederlag, som udgør 25 % af borgmesterens vederlag. Stk. 6. Til formanden for børn- og ungeudvalget (Lov om Retssikkerhed og Administration på det Sociale Område) udbetales der ikke vederlag. 8

101 Stk. 7. Den i stk. 1-6 nævnte vederlæggelse ophører, når formanden på grund af forfald i en uafbrudt periode på 6 måneder har været forhindret i at varetage formandshvervet. 20. Når et medlem af et stående udvalg m.v. på grund af formandens sygdom, ferie eller fravær af anden årsag af udvalget er konstitueret som formand i en periode på mindst 2 uger, modtager medlemmet i funktionsperioden vederlag efter samme regler som formanden, jfr. 19, stk Stk. 2. Funktionsvederlag kan højst oppebæres i en uafbrudt periode på 6 måneder. Kapitel VII. Borgerrådgiver 21. Borgerrådgiveren varetager opgaver vedrørende rådgivning og vejledning af borgerne og vedrørende tilsyn med kommunens administration. Kapitel VIII. Ændringer i vedtægten Denne vedtægt træder i kraft den 1. januar Stk. 2. Forslag til ændringer i vedtægten skal undergives to behandlinger i kommunalbestyrelsen med mindst 6 dages mellemrum. Således vedtaget af Sammenlægningsudvalget i møder den 2. maj 2006 og 12 juni 2006 Vedtægten er tilrettet ved Kommunalbestyrelsens beslutning af 26. april og maj Kommunalbestyrelsen, den 25. maj januar 2011 Mette Touborg Borgmester Torben Gaarskær Kommunaldirektør 9

102 Bilag: 4.2. notat om borgerrådgiver Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 4074/11

103 NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Stine R. Hansen Ledelsessekretariat Dato: 18. november 2010 J.nr.: Borgerrådgiver I forbindelse med vedtagelsen af det nye budget blev det besluttet politisk at indføre en borgerrådgiverfunktion. Borgerrådgiverfunktionen er beskrevet og defineret i kommunestyrelseslovens 65 e. Ønsker man en Borgerrådgiver som beskrevet i 65 e skal de rammer, der er beskrevet her, overholdes. Ønsker man derimod en form for "tovholder" for borgerne der ansættelsesmæssigt er forankret i administrationen, har man derimod mere frie rammer. I det nedenstående er en gennemgang af borgerrådgiverfunktionen sådan som den kan se ud indenfor rammerne af 65 e - herunder vedr.: Retlige rammer Indholdet af borgerrådgiverfunktionen Organisatorisk placering Retlige rammer Kommunalbestyrelsen skal træffe beslutning om at oprette en borgerrådgiverfunktion. Denne beslutning skal fremgå af styrelsesvedtægten og det vil derfor være nødvendigt at følge de formelle regler, der gælder for ændring af styrelsesvedtægten - herunder kravet om, at forslaget skal gennem to behandlinger. Lederen af borgerrådgiverfunktionen - i Lejres tilfælde formentlig bare borgerrådgiveren - skal ansættes direkte af Kommunalbestyrelsen og kan kun afskediges af denne. Denne kompetence kan ikke delegeres. Derimod kan konkrete sager eller administrationen af visse spørgsmål delegeres til et udvalg eller til administrationen. Delegationen skal ikke fremgå af styrelsesvedtægten, da den til enhver tid skal kunne tilbagekaldes af Kommunalbestyrelsen. Visse lovbundne opgaver ligger dog stadig under Økonomiudvalget.

104 Forberedelsen af ansættelsessagen kan henlægges til administrationen, som herefter indstiller til, at Kommunalbestyrelsen tager stilling til funktions- og stillingsbeskrivelse samt sammensætningen af ansættelsesudvalget. Da borgerrådgiveren som udgangspunkt er ansat direkte af Kommunalbestyrelsen betyder dette også, at funktionen ikke hører under borgmesterens daglige ledelse af kommunens administration. Borgerrådgiveren er i den forstand løsrevet fra administrationen og har som udgangspunkt Kommunalbestyrelsen som øverste daglige leder. Der er dog muligt at delegere ledelsesbeføjelserne til enten lederen for borgerrådgiverfunktionen eller til andre kommunale chefer. Det er dog ikke muligt at give instruktionsbeføjelser for så vidt angår indholdet af borgerrådgiverfunktionens sager. En sådan delegation skal fremgå af en beslutning fra Kommunalbestyrelsen, men må ikke skrives ind i styrelsesvedtægten, idet den skal kunne tilbagekaldes. Borgerrådgiveren kan kun varetage opgaver vedrørende rådgivning og vejledning af borgerne og vedrørende tilsyn med kommunens administration. Borgerrådgiveren vil ikke kunne varetage opgaver, der er henlagt til anden myndighed (fx rekursmyndighed) eller efter styrelsesvedtægten er henlagt til et stående udvalg. Borgerrådgiveren kan ikke træffe afgørelser eller ændre tidligere trufne afgørelser, men alene vejlede og henvise borgeren. Indenfor disse rammer kan funktionerne beskrives nærmere enten i Styrelsesvedtægten eller i stillingsbeskrivelsen. Vælger man at definere funktionen mere præcist i Styrelsesvedtægten skal man være opmærksom på, at dette vil være meget statisk, idet ændringsforslag til Styrelsesvedtægten kræver to behandlinger. Sagerne fra borgerrådgiveren skal ikke forberedes af et udvalg, idet udgangspunktet er, at borgerrådgiveren refererer direkte til Kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen har dog mulighed for at beslutte, at sagsforberedelsen skal henlægges til et af de stående udvalg eller til administrationen. Ved oprettelsen af en borgerrådgiverfunktion som beskrevet i 65 e, vil der således være en række punkter som Kommunalbestyrelsen vil skulle tage stilling til. Indholdet af borgerrådgiverfunktionen Den generelle tanke med at give kommunerne adgang til at oprette en borgerrådgiverfunktion har været at give kommunalbestyrelserne hjælp til at Side 2 af 4

105 påse, at den kommunale administration fungerer i overensstemmelse med lovgivningen, med god forvaltningsskik og med de retningslinjer som kommunalbestyrelsen har fastsat. Der er en række forhold, der skal overvejes i forhold til stillingens indhold og de snitflader, der vil være til både den politiske ledelse og til administrationen. Det skal overvejes hvilke opgaver, som borgerrådgiveren skal beskæftige sig med. I de kommuner som enten har eller har haft en borgerrådgiver, har denne udført dele af eller alle nedenstående opgaver: Udtaler kritik eller henstiller til fornyet vurdering af sager. Formulerer ankeskrivelser for borgerne Foretage mægling mellem administration og borger Udarbejder pjecer og andet vejledende materiale til borgere eller administration Afholder kurser i forvaltningsreglerne og offentlighedsloven Foretager løbende orientering af politikere og ledelse Har løbende dialog med afdelingerne af forebyggende art Vedligeholdelse af informationer på intranettet Udbredelse af viden om funktionen Årsberetning Borgerrådgiveren udarbejder sædvanligvis en årsberetning. Denne kan indeholde både statistik, men også generelle udtalelser om sagsbehandlingsproblematikker, konkrete sager eller andet. Rapporten vil være offentlig, idet den vil blive aflagt til Kommunalbestyrelsen. I forbindelse med overvejelserne omkring hvilke opgaver, der hører under funktionen, skal det overvejes, hvorvidt man ønsker en mere "udadrettet" borgerrådgiver med fokus på pjecer, ankeskrivelser og borgerkontakt eller en mere "pædagogisk" funktion, med vægt på intern undervisning og tilsyn. Herunder skal det overvejes, i hvor høj grad der ønskes fokus på henholdsvist intern og ekstern kommunikation. Alt efter hvilke opgaver man vælger at lægge under borgerrådgiveren, vil det være aktuelt at tilknytte adgang til et sekretariat og kommunikationskompetencer. Behovet for bistand vil skulle afklares, når det er besluttet, hvilke opgaver borgerrådgiveren forventes at udføre. Det skal overvejes, om der skal ske sagsforberedelse hos borgerrådgiveren selv, eller om denne skal henlægges til et stående udvalg eller administrationen. Dette vil være en politisk beslutning. Side 3 af 4

106 Der bør udarbejdes en oversigt over hvilke sager borgerrådgiveren kan beskæftige sig med, og hvilke der vil ligge uden for ansvarsområdet. Herunder en beskrivelse af hvor i sagsforløbet sagen skal være (har den fx først været påklaget til administrationen). Organisatorisk placering Det skal overvejes om ledelsesbeføjelserne skal delegeres og i så fald i hvilket omfang og hvorhen. Nogle kommuner har delegeret til borgmesteren andre til kommunaldirektøren. Det vil formentlig være en fordel at lade borgerrådgiveren referere så højt oppe i systemet som muligt, for at undgå at der sker en - i hvert fald fra borgernes synsvinkel - sammenblanding mellem administrationen og borgerrådgiveren. I den forbindelse skal det også beskrives hvor snitfladen er mellem den daglige ledelse og den ledelse Kommunalbestyrelsen udøver i form af konkrete ønsker til initiativer mv. Det skal overvejes, hvordan man påtænker, at det daglige samarbejde med administrationen skal forløbe - herunder hvilke krav der kan stilles til administrationen. Det vil skulle overvejes, hvordan og i hvilket omfang man forventer, at administrationen stiller ressourcer til rådighed i forbindelse med sagsoplysning, kommunikation, genbehandlinger og lignende. Anbefalinger Det anbefales, at borgerrådgiverfunktionen oprettes i henhold til kommunestyrelseslovens 65 e. Hermed sikres, at borgerrådgiveren formelt adskilles fra administrationen og at funktionen forankres i Styrelsesvedtægten. Det anbefales, at en del af ledelseskompetencen delegeres fra Kommunalbestyrelsen til kommunaldirektøren, således at denne kan varetage den daglige ledelse. Borgerrådgiveren afrapporterer fortsat til Kommunalbestyrelsen og det vil således fortsat være Kommunalbestyrelsen, der har kompetence til at rådgive borgerrådgiveren om, hvilke områder der skal fokuseres på fremadrettet og hvordan. I forlængelse af dette anbefales det, at borgerrådgiveren indstiller sager direkte til Kommunalbestyrelsen. Det anbefales, at funktionens indhold beskrives i en stillings- og funktionsbeskrivelse, således at indholdet kan ændres efter en enkelt behandling i Kommunalbestyrelsen. Side 4 af 4

107 Bilag: 5.1. Job- og Funktionsbeskrivelse - borgerrådgiver - Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 4518/11

108 Stillingsbetegnelse Job - og funktionsbeskrivelse for Borgerrådgiver Borgerrådgiver Ansættelsessted Rådhuset i Lyndby Øvrige ansættelsesvilkår Fastansættelse med flekstid. 32 timers ugentlig arbejdstid. Indplacering lønmæssigt efter gældende overenskomst. Arbejdsområdet omfatter opgaver omfattet af kommunestyrelseslovens 65 e. Organisatorisk placering Refererer til: Kommunalbestyrelsen. Daglig leder: Kommunaldirektøren fungerer som daglig leder i forhold til fx underskrift af kørselsregnskab, afholdelse af ferie og andre praktiske forhold. Beslutninger om arbejdets indhold og udførelse træffes af Kommunalbestyrelsen. Samspil med administrationen: Borgerrådgiveren bistås i rimeligt omfang af den øvrige organisation i forbindelse med sekretariatsbetjening, kommunikationsopgaver og lignende. Bevillinger: Borgerrådgiveren er ansvarlig for, at driftsbudget for kursusvirksomhed og aktivitetsbestemte udgifter overholdes. Tværgående samarbejde: Borgerrådgiveren deltager i samarbejdsfora med andre kommuners borgerrådgivere/- vejledere. Borgerrådgiveren deltager efter invitation i relevante samarbejdsfora med kommunens medarbejdere. Borgerrådgiveren har også mulighed for selv at tage initiativ til etablering af relevante samarbejder. Kvalifikationer Formelle: Relevant erfaring fra det kommunale system kombineret med bred juridisk indsigt og erfaring med kommunikation 1

109 Personlige: Erfaring fra det kommunale system Evner som mægler/mediator Evne til at formulere sig klart og forståeligt - både mundtligt og skriftligt Evne til at skabe tillid Forståelse for samspillet mellem borgeren og sagsbehandleren Forståelse for den rolle en borgerrådgiver indtager i forhold til Kommunalbestyrelsen, borgerne og administrationen Vilje til at tage ansvar for løbende at udvikle strategi for arbejdet og prioritere indsatsområderne Ansvarsområder Overordnede ansvar Borgerrådgiveren er ansvarlig for at Kommunalbestyrelsens visioner og mål efterleves i praksis af kommunen. Borgerrådgiveren er ansvarlig for at påse, at administrationen yder god og korrekt service overfor borgerne og at principperne om god forvaltningsskik overholdes. Driftsmæssige ansvarsområder: Ansvarlig for kurser og aktivitetsbestemte opgaver på eget område Arbejdsopgaver Opgaver i forhold til borgerne Borgerrådgiverens opgave er at styrke dialogen mellem borgeren og administrationen og derved styrke respekten for kommunens afgørelser. Derudover skal borgerrådgiveren understøtte, at borgerne bliver hørt. Borgerrådgiveren skal behandle klager over sagsbehandlingen i konkrete sager og afgive udtalelse (se begrænsninger nedenfor) samt vejlede borgerne om klagemuligheder indenfor det offentlige system. Kommunikationsopgaver Borgerrådgiveren skal sikre vedligeholdelse af informationer knyttet til funktionen på intranet og internet. Borgerrådgiveren er ligeledes ansvarlig for at udarbejde informationsmateriale til borgere og medarbejdere. Borgerrådgiveren skal udarbejde rapporter og analyser indenfor sit arbejde til Kommunalbestyrelsen efter Kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelser til brug for både det politiske og det administrative arbejde med at forbedre borgerbetjeningen. Borgerrådgiveren er ansvarlig for at gennemføre relevant uddannelse af medarbejderne i form af oplæg eller vejledninger. 2

110 Opgaver i forhold til administrationen Borgerrådgiveren forventes at påtage sig mediatorrollen i konfliktsituationer mellem borgeren og administrationen. For at undgå konfliktsituationer er borgerrådgiveren ansvarlig for løbende rådgivning af administrationen med henblik på at forbedre sagsgange og kvalitet i forhold til brugervenlighed og juridisk indhold. Borgerrådgiveren er ansvarlig for udarbejdelse af udtalelser i klagesager og om fornødent udtale kritik af sagsbehandlingen. Borgerrådgiveren vil kunne tage sager op af egen drift. Dokumentationsopgaver Borgerrådgiveren er ansvarlig for at der føres statistik over antallet af klager samt for at kvalificere dette i rapporter til Kommunalbestyrelsen. Der vil skulle ske udarbejdelse af kvartalsrapporter samt en årsrapport til Kommunalbestyrelsen og den administrative ledelse. Antallet af rapporter og omfanget af disse kan justeres af Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra Borgerrådgiveren. Borgerrådgiveren har til opgave at tilrettelægge et velfungerende registrerings- og tilbagemeldingssystem samt samarbejde med og vejlede administrationen i hvordan klageregistreringen i eksisterende ESDH-system skal foregå. Der vil i rimeligt omfang kunne indhentes bistand fra administrationen i forbindelse med ovennævnte opgaver. Afgrænsninger: Kompetencen er begrænset til kommunale forhold hvor Kommunalbestyrelsen (eller et stående udvalg) ifølge lovgivningen er tillagt kompetence til at træffe konkrete eller generelle afgørelser, I sager hvor der er selvstændig klageinstans, kan borgerrådgiveren alene henvise til denne. Ved klager over den materielle afgørelse i sager, kan der alene henvises til klageinstansen. Sager om ansættelsesforhold kan ikke behandles. Sager der er indbragt for Ombudsmanden, det kommunale Tilsyn eller domstolene kan ikke behandles. Privatretlige spørgsmål kan ikke behandles. Klager over politiske vedtagelser kan ikke behandles. 3

111 Som udgangspunkt behandles sager ikke, hvis de er mere end 1 år gamle. Borgerrådgiveren kan dog dispensere for dette hvis særlige omstændigheder foreligger. Klager skal - som udgangspunkt - have været administrativt behandlet før borgerrådgiveren kan behandle dem. 4. januar 2011, Lejre Kommune 4

112 Bilag: 8.1. IT-revisionsrapport 2010.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

113 Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr Weidekampsgade 6 Postboks København C Telefon Telefax Lejre Kommune Revision af generelle it-kontroller for 2010 Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited

114 Deloitte Indholdsfortegnelse Side Indledning 1 Formål 1 Konklusion 2 Afsluttende bemærkninger 2 Vurderingskriterier 3 Revisionens indhold og omfang 3 Kontrolmålsoversigt og detailvurderinger 4

115 Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr Weidekampsgade 6 Postboks København C Telefon Telefax Lejre Kommune Att.: It-chef Lotte Mikkelsen Lejrevej Lejre Revision af generelle it-kontroller Indledning Deloitte har som et led i revisionen af årsrapporten revideret de generelle it-kontroller hos Lejre Kommune i april Nærværende rapport indeholder vores observationer, vurderinger og anbefalinger. Formål Generelle it-kontroller er de kontroller, som er etableret i og omkring kommunens væsentlige itplatforme med henblik på at opnå en velkontrolleret og sikker it-anvendelse, og dermed også understøtte kontroller i it-baserede økonomiprocesser. Formålet med revisionen har været at vurdere, om de generelle it-kontroller dels er udformet på en hensigtsmæssig måde og dels opretholdes og dokumenteres som tilsigtet i den periode, som revisionen omfatter. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited

116

117 Deloitte 3 Vurderingskriterier Vores vurdering af de generelle it-kontroller tager udgangspunkt i omfanget, kompleksitet og afhængighed af it-baserede økonomiprocesser. Revisionens indhold og omfang Vi anvender følgende opdeling af de generelle it-kontroller i kontrolområder: A. It-strategi og -planlægning B. It-drift C. It-outsourcing D. It-sikkerhed E. Nødberedskab F. Implementering og vedligeholdelse af brugersystemer G. Implementering og support af databaser H. Support af it-infrastruktur Vores revision planlægges dog således, at de kontrolområder, som ikke vurderes relevante i relation til revisionen af kommunens it-anvendelse, ikke bliver revideret. Område A er i den forbindelse ikke vurderet relevant for vores revision. Område F samt G, der varetages af KMD, afdækkes af den modtagende revisionserklæring fra KMD. Revisionen er fokuseret på den del af de generelle it-kontroller, som er væsentlige i forhold til de brugersystemer og tilhørende tekniske platforme, som vi vurderer som væsentlige og risikofyldte i revisionsmæssig henseende. Revisionen er udført ved interview af personale hos kommunen samt ved observation, gennemgang af materiale samt stikprøvevis gennemgang af tekniske sikkerhedsopsætninger på Windows AD, og er derfor ikke at betragte som en gennemgang og vurdering af alle it-sikkerhedsforhold, der kan være relevante for kommunen. De stikprøver, som vi har udvalgt til at teste kontrollernes operationelle effektivitet, dækker perioden januar 2010 til april Der vil ultimo 2010 blive foretaget revision af restperioden frem til

118 Deloitte 4 Kontrolmålsoversigt og detailvurderinger I skemaet på side 5 er i oversigtsform angivet vores vurderinger af faktiske forhold imod kontrolmål for de kontrolområder, som vi har revideret i indeværende år. Skemaet indeholder tillige vores vurderinger for de kontrolområder, som er revideret i tidligere år, såfremt der er blevet fulgt op på disse. I skemaet er resultatet for hvert kontrolmål angivet ved anvendelse af følgende symboler: Symbol Betydning Kontrolniveauet vurderes som ikke betryggende, og der er behov for flere meget væsentlige forbedringer. Kontrolniveauet vurderes som mindre betryggende, og der er behov for forbedringer, hvoraf enkelte kan være væsentlige. Kontrolniveauet vurderes som relativt højt, og der er alene behov for forbedringer af mindre væsentlig karakter. Revisionen af kontrolmålet har ikke givet anledning til bemærkninger. Skemaet fungerer som en indholdsfortegnelse til de detaljerede observationer og anbefalinger, og det er ud for kontrolmålet angivet, på hvilken side i den detaljerede rapport de pågældende forhold er nærmere beskrevet. Såfremt revisionen af et kontrolmål ikke har givet anledning til bemærkninger, er en detaljeret beskrivelse af kontrolmålet således ikke medtaget. For de detaljerede observationer og tilhørende anbefalinger er der angivet en prioritet, baseret på følgende opdeling: Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt. Resultatet for kontrolmålene skal i øvrigt ses i tæt sammenhæng med revisionens indhold og omfang angivet på side 3.

119 Deloitte 5 Ref. Kontrolmål Vurdering Side B1 B2 D1 D2 D3 D4 Alle nødvendige jobs og kørsler, såvel online som batch, afvikles rettidigt og korrekt, og kommunen kontrollerer, at dette sker til normal fuldførelse og med forventet resultat. Data sikkerhedskopieres, opbevares og kan fremskaffes i overensstemmelse med gældende lovgivning og kommunens behov. En ledelsesgodkendt it-sikkerhedspolitik er udarbejdet med udgangspunkt i en itrisikoanalyse, og kommunikeret til hele kommunen. Adgang til systemer, data og andre it-ressourcer administreres, vedligeholdes og overvåges i overensstemmelse med kommunens behov. Den logiske adgang til systemer, data og andre it-ressourcer er begrænset og tilrettelagt i overensstemmelse med kommunens behov. Den fysiske adgang til systemer, data og andre it-ressourcer er begrænset og tilrettelagt i overensstemmelse med kommunens behov. D5 It-ressourcerne er beskyttet mod strømsvigt, brand, vandskade mv D6 Systemer, data og andre it-ressourcer er beskyttet mod virus. 15 E1 F1 F2 F3 G1 G2 H1 H2 En plan for genoptagelse af kommunens primære it-baserede forretningsprocesser efter en katastrofe er udarbejdet, afprøvet og ledelsesgodkendt og vedligeholdes løbende. Tilretninger til applikationer er tilfredsstillende testet, godkendt og implementeret, og de tilrettede funktioner i applikationen er i overensstemmelse med ledelsens og brugernes forventninger. Væsentlige applikationer kan vedligeholdes og supporteres. Nye applikationer udvikles/indkøbes og implementeres i overensstemmelse med ledelsens forventninger og brugernes behov. Tilretninger til databaser er tilfredsstillende testet og implementeret, og databaser fungerer i overensstemmelse med ledelsens forventninger. Databaser kan vedligeholdes og supporteres. Netværks- og kommunikationssoftware kan vedligeholdes og supporteres, og ledelsen sikrer, at ændringer eller nyanskaffelser sker i overensstemmelse med kommunens behov, samt at ændringer testes og dokumenteres på tilfredsstillende vis. Systemsoftware kan vedligeholdes og supporteres, og ledelsen sikrer, at ændringer eller nyanskaffelser sker i overensstemmelse med kommunens behov, samt at ændringer testes og dokumenteres på tilfredsstillende vis

120 Deloitte 6 B. It-drift Kontrolmål B1 Alle nødvendige jobs og kørsler, såvel online som batch, afvikles rettidigt og korrekt, og kommunen kontrollerer, at dette sker til normal fuldførelse og med forventet resultat. Risiko Manglende formalisering af driftsafviklingen øger risikoen for, at ikke alle nødvendige jobs og kørsler afvikles rettidigt, i den rette rækkefølge, samt med det forventede resultat, hvilket kan medføre fejl i systemer og data. Pkt. Observation Anbefaling Pri. Jobschedulering efterkontrol af afvikling Vi har fået oplyst, at der som led i de daglige driftsrutiner gennemføres efterkontrol af, at backup jobs er afviklet som forventet, og at eventuelle fejl håndteres med det samme. Såvel efterkontrollen som registreringen og udbedringen af fejl dokumenteres efter det oplyste ikke. Vi anbefaler, at såvel den udførte kontrol som eventuelle opståede fejl registreres - f.eks. i en driftslog - og at det tillige registreres, hvorledes fejlen efterfølgende er håndteret/udbedret. Disse registreringer bør endvidere regelmæssigt gennemgås og godkendes Status april 2010 Vi har konstateret, at der automatisk bliver genereret en alert til Helpdesken, når et backupjob fejler. Helpdesken kanaliserer herefter alerten videre til den backupansvarlige person i it-driften. Punktet lukkes. 2 Manglende eller utilstrækkelig kontrol med afviklingen af automatiske jobs medfører risiko for, at jobs ikke afvikles rettidigt og med et tilfredsstillende resultat, med fejl i data til følge Skriftlige driftsprocedurer Vi har konstateret, at der ikke er udarbejdet beskrivelser af udvalgte driftsopgaver. Status april 2010 Vi har konstateret, at der f.eks. er udarbejdet en driftsprocedure vedr. brugerhåndtering, men at der stadig ikke er udarbejdet skriftlige driftsprocedurer for alle væsentlige driftsopgaver, herunder for sikkerhedskopiering. Vi anbefaler, at der udarbejdes en samlet oversigt over driftsrelaterede opgaver i it-afdelingen, og at det sikres, at der for disse forefindes beskrivelser af, hvorledes opgaven skal udføres, af hvem den udføres, samt hvorledes udførelsen af opgaven skal dokumenteres. Endvidere anbefales det, at der periodisk tages stilling til, hvorvidt beskrivelserne er opdaterede og tilstrækkelige. 2 Manglende eller utilstrækkelige beskrivelser af væsentlige driftsopgaver medfører risiko for, at sådanne driftsopgaver enten ikke udføres eller ikke udføres konsistent, samt at ansvaret for udførelsen af opgaverne ikke er klart placeret. Kontrolmål B2 Data sikkerhedskopieres, opbevares og kan fremskaffes i overensstemmelse med gældende lovgivning og kommunens behov. Risiko Utilstrækkelige backupprocedurer øger risikoen for, at kommunen lider unødige økonomiske tab, som følge af, at data ikke kan retableres efter et nedbrud, eller at gældende lovgivning på området ikke overholdes. Pkt. Observation Anbefaling Pri. Sikkerhedskopiering konfiguration Vi har fået oplyst, at der i forbindelse med implementering af nye systemer eller ændringer til eksisterende systemer, servere og tilsvarende komponenter tages stilling til, hvorvidt disse er omfattet af den etablerede backupløsning. Vi har dog konstateret, at den etablerede backupløsning ikke omfatter Adm-oms-(01+02), som burde være inkluderet. Vi anbefaler, at den etablerede kontrol af konfigurationen af backup i forbindelse med nye eller ændrede løsninger dokumenteres og godkendes. Endvidere anbefaler vi, at der periodisk gennemføres en dokumenteret kontrol af, at den etablerede backupløsning fortsat omfatter alle relevante systemer og data Status april 2010 Vi har konstateret, at udvalgte systemer, servere og tilsvarende er underlagt den etablerede backupløsning. Punktet lukkes. Manglende eller utilstrækkelig kontrol af konfigurationen af backup medfører risiko for, at denne med tiden bliver utilstrækkelig i forhold til de anvendte systemer, data, infrastruktur og tilsvarende. 2 Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

121 Deloitte 7 B. It-drift Pkt. Observation Anbefaling Pri. Sikkerhedskopiering test Vi har fået oplyst, at der ofte foretages retablering af enkelte filer og tilsvarende til brugere. Vi har dog fået oplyst, at der ikke periodisk tages stilling til, om der er gennemført retableringer af data i tilfredsstillende omfang til at underbygge formodningen om, at backup kan anvendes som forventet. Endvidere har vi fået oplyst, at der ikke gennemføres test af fuld recovery, med retablering af hele systemer og data. Vi anbefaler, at det periodisk kontrolleres og dokumenteres, at der er gennemført tilstrækkelige og tilfredsstillende retableringer af data til at underbygge formodningen om, at backupløsningen understøtter ledelses- og lovkrav. Endvidere anbefales det, at der periodisk gennemføres en fuld dokumenteret recovery af udvalgte systemer, data og servere, med henblik på at kontrollere, at dette kan lade sig gøre som forventet Status april 2010 Vi har konstateret, at der ikke gennemføres test af fuld recovery, med retablering af hele systemer og data. Vi har dog fået oplyst, at kommunen medio 2011 vil benytte en ny backup/restore-løsning, hvorfor forholdet forventes udbedret fremover. Manglende eller utilstrækkelig kontrol af mulighederne for at anvende den etablerede backupløsning medfører risiko for, at backupløsningen ikke kan anvendes som forventet. 2 Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

122 Deloitte 8 D. It-sikkerhed Kontrolmål D1 En ledelsesgodkendt it-sikkerhedspolitik er udarbejdet med udgangspunkt i en it-risikoanalyse, og kommunikeret til hele kommunen. Risiko Manglende overordnet it-sikkerhedspolitik, udarbejdet med udgangspunkt i en it-risikoanalyse og kommunikeret til medarbejderne, medfører risiko for, at den etablerede sikkerhed i forbindelse med it-anvendelsen ikke i tilstrækkelig grad opfylder kommunens behov. Pkt. Observation Anbefaling Pri. It-risikoanalyse Vi har fået oplyst, at der på nuværende tidspunkt ikke er udarbejdet en overordnet og ledelsesgodkendt itrisikoanalyse for Lejre Kommune. Der er endvidere oplyst, at udarbejdelse af itrisikoanalyse, er et målepunkt i it-afdelingens årsaftale for Vi anbefaler, at der udarbejdes en it-risikoanalyse med henblik på at fastlægge det it-sikkerhedsniveau, som ledelsen ønsker for kommunen. Endvidere anbefaler vi, at itrisikoanalysen opdateres periodisk - minimum én gang årligt - samt når andre faktorer indikerer nødvendigheden heraf, f.eks. større planlagte ændringer eller uventede hændelser af it-sikkerhedsmæssig karakter Status april 2010 Vi har fået oplyst, at der på nuværende tidspunkt ikke er udarbejdet en overordnet og ledelsesgodkendt itrisikoanalyse for Lejre Kommune. 1 Vi har dog fået oplyst, at kommunen har indgået et samarbejde med et konsulenthus om etableringen af en itrisikoanalyse. Denne forventes udarbejdet primo En manglende eller utilstrækkelig it-risikoanalyse medfører risiko for, at det etablerede it-sikkerhedsniveau ikke i tilstrækkeligt omfang imødegår de risici, som vurderes som relevante. Kontrolmål D2 Adgang til systemer, data og andre it-ressourcer administreres, vedligeholdes og overvåges i overensstemmelse med kommunens behov. Risiko Manglende eller svage procedurer vedrørende administration, overvågning og vedligeholdelse af adgang til systemer, data og andre it-ressourcer medfører øget risiko for uautoriseret adgang til disse og dermed risiko for, at it-sikkerheden ikke er i overensstemmelse med kommunens behov. Pkt. Observation Anbefaling Pri. Brugerrettigheder nedlæggelser Vi har konstateret, at en af de fratrådte brugere fortsat var aktiv i systemerne. Vi har fået oplyst, at proceduren mht. deaktivering af brugere ved fratrædelse ikke i alle tilfælde overholdes, eftersom det er op til den enkelte afdelingsleder at meddele it-afdelingen om medarbejderens fratrædelse. Vi har endvidere fået oplyst, at kommunen er bekendt med problemet og har iværksat tiltag, som skal udbedre forholdet. Vi anbefaler, at der i forbindelse med brugeres fratrædelser - såvel medarbejdernes egne opsigelser som afskedigelser - gennemføres en konkret risikovurdering af, hvorledes brugerens rettigheder til systemer, data og netværk skal håndteres, og at rettighederne fratages brugeren på baggrund heraf Status april 2010 Vi har konstateret, at flere af de fratrådte brugere fortsat er aktive i systemerne. Vi har endvidere fået oplyst, at proceduren mht. deaktivering af brugere ved fratrædelse ikke i alle tilfælde overholdes, eftersom det er op til den enkelte afdelingsleder at meddele it-afdelingen om medarbejderens fratrædelse. Punktet genåbnes. Manglende eller utilstrækkelig kontrol med fratagelse af brugeres rettigheder medfører øget risiko for, at brugere misbruger disse rettigheder f.eks. efter en afskedigelse. 2 Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

123 Deloitte 9 D. It-sikkerhed Pkt. Observation Anbefaling Pri. Brugerrettigheder periodisk revurdering Vi har fået oplyst, at der ikke periodisk foretages en revurdering af tildelte rettigheder til brugere, omfattende relevante systemer og platforme. Vi anbefaler, at der periodisk foretages en dokumenteret revurdering af tildelte rettigheder til brugere for relevante systemer og platforme Status april 2010 Vi har fået oplyst, at kommunen stadig ikke periodisk foretager en revurdering af tildelte rettigheder til brugere, omfattende relevante systemer og platforme. Manglende eller utilstrækkelig periodisk revurdering af tildelte rettigheder til brugere medfører risiko for, at brugeres rettigheder bliver utidssvarende, og ikke afspejler deres arbejdsmæssigt betingede behov. 2 Overholdelse af lovkrav, herunder persondataloven Vi har fået oplyst, at der som led i it-sikkerhedspolitikken er defineret roller og ansvar i relation til itsikkerhedsopgaver i it-organisationen, men at roller i forbindelse med opfølgning og ansvar relateret til overholdelse af specifikke lovkrav, såsom overholdelse af persondataloven, ikke formelt er fastlagt og implementeret. Vi anbefaler, at der etableres kontroller, som sikrer, at kommunen efterlever relevante lovkrav. Endvidere anbefaler vi, at ansvarsfordelingen kommunikeres til medarbejdere i organisationen, samt at det sikres, at medarbejdere er bekendte med deres ansvar Yderligere har vi fået oplyst, at der på nuværende tidspunkt ikke formelt følges op på, om kommunens systemer og brugere håndterer data i overensstemmelse med de specifikke krav der stilles, jf. Bekendtgørelsen om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning. Status april 2010 Vi har fået oplyst, at kommunen har udarbejdet retningslinjer angående håndtering af personfølsomme oplysninger. Vi har endvidere fået oplyst, at visse medarbejdere fra økonomiafdelingen er udvalgt til at have fokus på forhold relateret til persondataloven. Yderligere har vi fået oplyst, at der på nuværende tidspunkt ikke formelt følges op på, om kommunens systemer og brugere håndterer data i overensstemmelse med de specifikke krav, der stilles, jf. Bekendtgørelsen om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning. Manglende eller utilstrækkelig definition af roller og ansvar i relation til it-sikkerhed og lovkrav medfører risiko for, at it-sikkerhedsmæssige opgaver ikke løses i det omfang, dette forventes. 2 Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

124 Deloitte 10 D. It-sikkerhed Windows Server 2003 it-sikkerhedslogning Pkt. Observation Anbefaling Pri. It-sikkerhedslogning Vi anbefaler, at der udarbejdes formelle krav til logning af Vi har konstateret, at der ikke formelt er stillet krav til sikkerhedsmæssige hændelser og at der efterfølgende etableres logning af brugeres handlinger med henblik på at opdage kontroller, der sikrer, at krav til sikkerhedsmæssig forsøg på uautoriserede handlinger, herunder forsøg på logning på relevante platforme og systemer implementeres uautoriseret tilgang til systemer. Endvidere har vi fået og overholdes, samt at der gennemføres en dokumenteret oplyst, at der ikke periodisk sker gennemgang af relevante periodisk gennemgang af relevante logs fra disse platforme logs eller alarmer på baggrund af disse. og systemer Vi har yderligere konstateret følgende: Logning af Policy Change er implementeret således, at kun gennemførte ændringer registreres. Logning af System Events er implementeret således, at kun gennemførte ændringer registreres. Logning af Account management er implementeret således, at kun gennemførte ændringer til brugere, grupper, password og tilsvarende registreres. Logning af Account Logon Events er implementeret således, at kun gennemførte login-forsøg på både servere og klienter registreres. Logning af Logon Events kun forekommer ved succesfulde login-forsøg. Logning af Directory Service Access er implementeret således, at kun succesfulde forsøg på adgang registreres. Logning af Object Access er ikke implementeret. Logning af Privilege Use er ikke implementeret. Vi anbefaler ligeledes, at logning af hændelser på Windows etableres som følger: Policy Changes (success, failure) System Events (success, failure) Account Management (success, failure) Account Logon Events (success, failure) Logon Events (failure) Directory Service Access (failure) Object Access (failure) Privilege Use (failure) 2 Status april 2010 Vi har konstateret, at logning af hændelser på Windows ikke er etableret efter vores tidligere anbefaling. Dette er gældende på alle områder. Endvidere har vi fået oplyst, at der ikke periodisk sker gennemgang af relevante logs eller alarmer på baggrund af disse. Manglende eller utilstrækkelig sikkerhedsmæssig logning medfører risiko for, at forsøg på uautoriserede handlinger ikke opdages og imødegås i tilstrækkeligt omfang. Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

125 Deloitte 11 D. It-sikkerhed Kontrolmål D3 Den logiske adgang til systemer, data og andre it-ressourcer er begrænset og tilrettelagt i overensstemmelse med kommunens behov. Risiko Svagheder i den logiske sikkerhed øger risikoen for, at interne eller eksterne personer får uautoriseret adgang til it-ressourcerne og dermed mulighed for at slette, ændre eller kopiere programmer eller data eller i øvrigt kompromittere kommunens itanvendelse. Endvidere øger svagheder risikoen for, at adgangen til itsystemerne ikke understøtter den i kommunen etablerede organisatoriske funktionsadskillelse. Pkt. Observation Anbefaling Pri. Anvendelse af brugerprofiler Vi har konstateret, at der anvendes en del servicekonti og fællesbrugerkonti på Windows. Vi har endvidere fået oplyst, at anvendelsen af disse profiler - herunder hvem der har kendskab til passwordet for disse - ikke er dokumenteret og godkendt. Vi har yderligere konstateret, at medarbejdere i itafdelingen anvender fællesbrugeren "Administrator" til administrativt arbejde på servere. Vi anbefaler, at etablerede service- og fællesbrugerprofiler dokumenteres - herunder med angivelse af hvilke medarbejdere, som har kendskab til passwordet for disse - samt at anvendelsen af de dokumenterede profiler godkendes. Yderligere anbefaler vi, at medarbejdere i it-afdelingen anvender personhenførbare administratorprofiler, og at password for administrator-profilen ændres og evt. opbevares i forseglet kuvert i pengeskab i tilfælde af nødsituationer Det er oplyst, at fællesadministratorkontoen ikke længere anvendes, samt at password ligeledes er ændret. Status april 2010 Vi har fået oplyst, at anvendelsen af fællesbrugerkonti - herunder hvem der har kendskab til passwordet for disse stadig ikke er dokumenteret og godkendt. Udokumenteret anvendelse af serviceprofiler og fællesbrugerprofiler medfører øget risiko for, at handlinger gennemført på systemet ikke kan henføres til en fysisk person. Anvendelse af screensavere Vi har konstateret, at der ikke er etableret tvungen brug af screensavers. Status april 2010 Vi har konstateret, at brugere er underlagt tvungen brug af screensaver, hvor intervallet er sat til 10 minutter. Punktet lukkes. Manglende eller utilstrækkelig anvendelse af screensavere medfører risiko for, at brugeres autoriserede sessioner kan misbruges, såfremt brugere forlader deres arbejdsstationer i længere tid. Vi anbefaler, at samtlige pc'er implementeres med screensavers, som sikrer, at pc'er beskyttes med password ved længere tids inaktivitet. Yderligere anbefaler vi, at konfigurationen implementeres således, at den ikke kan disables af brugere, og at der periodisk gennemføres en dokumenteret kontrol af, at konfigurationen af screensavers er gældende for alle relevante brugere. 3 2 Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

126 Deloitte 12 D. It-sikkerhed Windows Server 2003 it-sikkerhedskonfiguration Pkt. Observation Anbefaling Pri. Vi har konstateret, at Account Lockout Threshold er implementeret Vi anbefaler, at Account Lockout Threshold sættes til 3, således, at der tillades 5 fejlslagne loginfor- hvormed brugerprofiler spærres, såfremt der angives for- søg. kert password 3 på hinanden følgende gange. Status april 2010 Vi har konstateret, at forholdet er uændret Vi har dog fået oplyst, at dette er et bevidst valg fra kommunens side. Punktet lukkes Manglende eller utilstrækkelig brug af Account Lockout Threshold medfører øget risiko for, at forsøg på at gætte passwords ikke forhindres i tilstrækkeligt omfang, ved låsning af brugerprofilen efter et nærmere defineret antal fejlslagne login-forsøg. Vi har ved gennemgang af brugerkonti i Windows konstateret følgende: et større antal konti, som aldrig har været logget på Windows, hvilket betyder, at de fortsat er forsynet med standardpasswordet, som tildeles ved oprettelse. et større antal konti, som ikke har været logget på Windows i et længere tidsrum. et større antal konti, som ikke har fået skiftet password i lang tid. Aktive (ikke-disablede) konti, som ikke anvendes, medfører en øget risiko for misbrug af disse, og dermed risiko for, at sikkerheden på systemet kan blive kompromitteret. Vi anbefaler, at aktive (ikke-disablede) brugerprofiler gennemgås nærmere, og at brugerprofiler, som ikke er nødvendige, som minimum disables. 1 Status april 2010 Vi har konstateret, at forholdet på alle punkter er uændret fra forrige revisionsgennemgang. Manglende ændring af passwords medfører øget risiko for, at disse med tiden bliver kendte af andre. Vi har konstateret, at 14 brugerprofiler er tildelt Administratorrettigheder på Windows. Forholdet er gennemgået med kommunen og vi har konstateret, at enkelte ikke længere anvendes. Vi anbefaler, at antallet af brugerprofiler med administrative privilegier revurderes og nedbringes såfremt muligt. Samtidig anbefaler vi, at konti med udvidede rettigheder formelt godkendes og dokumenteres Status april 2010 Vi har konstateret, at administratoren amjoh stadig er aktiv på systemet, selv om denne burde være disablet. Vi har fået oplyst, at brugeren efterfølgende er blevet disablet Tildeling af administrative privilegier til for mange brugerprofiler, samt fælles anvendelse af disse, medfører risiko for, at sikkerheden ikke kan opretholdes på systemet. Vi har konstateret, at et større antal konti (som ikke er disablet) er konfigureret således, at deres password ikke udløber, og således ikke kræves skiftet periodisk. Dette omfatter bl.a. Administrator, admin, lohv og lije. Status april 2010 Vi har konstateret, at brugeren Xahera (som ikke er disablet) er konfigureret således, at dennes passwords ikke udløber, og således ikke kræves skiftet periodisk. Vi har fået oplyst, at brugeren efterfølgende er blevet disablet. Vi anbefaler, at alle personlige brugerprofiler underlægges det overordnede krav om periodisk skift af password. For serviceprofiler - for hvilke det vurderes, at automatisk krav om skift af passwords ikke er anvendeligt - anbefales det, at sådanne profiler for det første tildeles meget stærke passwords, samt at der etableres en manuel kontrol til at sikre, at sådanne passwords skiftes periodisk. 3 Manglende krav om periodisk skifte af password for brugerprofiler medfører øget risiko for, at sådanne passwords med tiden bliver kendte af andre, hvormed sikkerheden på systemet kan blive kompromitteret. Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

127 Deloitte 13 D. It-sikkerhed Pkt. Observation Anbefaling Pri. Vi har konstateret et uhensigtsmæssigt stort antal kørende services på Windows Server Status april 2010 Vi har konstateret, at nogle services, der efter vores opfattelse er uhensigtsmæssige, er kørende på Windows 2003, herunder bl.a.: Vi anbefaler, at der som led i systemdokumentationen etableres den nødvendige dokumentation for kørende services på systemet Remote Access Connection Manager Wireless Configuration Remote Registry Print Spooler Endvidere har vi konstateret, at der ikke er etableret den nødvendige dokumentation for kørende services på systemet. 2 Ingen eller utilstrækkelig dokumentation for kørende services på systemet medfører øget risiko for, at uautoriserede services - f.eks. som følge af installation af uautoriserede programmer - ikke opdages og fjernes. Kontrolmål D4 Den fysiske adgang til systemer, data og andre it-ressourcer er begrænset og tilrettelagt i overensstemmelse med kommunens behov. Risiko Svagheder i den fysiske sikkerhed kan forøge risikoen for, at interne eller eksterne personer får uautoriseret adgang til itressourcerne og dermed får mulighed for potentielt at kompromittere kommunens it-anvendelse. Pkt. Observation Anbefaling Pri Adgang til kritiske lokationer Vi har konstateret, at adgang til serverrummet er tildelt et større antal medarbejdere, heraf medarbejdere uden arbejdsbetinget behov herfor. Vi har dog fået oplyst, at adgang til serverrummet udenfor rådhusets arbejdstid ligeledes kræver kode, tildelt medarbejdere i it. Vi har også fået oplyst, at der ikke er etableret en kontrol, som sikrer, at tildelingen af adgang til serverrummet periodisk revurderes og dokumenteres. Vi anbefaler, at antallet af adgange revurderes, samt at adgang til serverrum kun tildeles på baggrund af formelle dokumenterede autorisationer. Endvidere anbefales det, at der periodisk foretages en revurdering af tildelte adgange til kritiske lokationer. Status april 2010 Vi har konstateret, at et større antal personer har adgang til serverrummet uden at have et arbejdsbetinget behov herfor. Manglende eller utilstrækkelig kontrol med tildelingen af adgange til centrale it-ressourcer - herunder serverrum - medfører risiko for, at for mange adgange tildeles og dermed risiko for misbrug af adgange. 2 Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

128 Deloitte 14 D. It-sikkerhed Kontrolmål D5 It-ressourcerne er beskyttet mod strømsvigt, brand, vandskade mv. Risiko Manglende sikring mod strømsvigt, brand, vandskade mv. øger risikoen for økonomiske tab som følge af nedbrud i itanvendelsen eller tab af data. Pkt. Observation Anbefaling Pri Fysisk sikring - Brandsikring Vi har fået oplyst, at der ikke er installeret et automatiseret brandslukningssystem i serverrummet, men udelukkende en manuel brandslukker, placeret inde i serverrummet. Status april 2010 Vi har konstateret, at der pt. ikke er installeret automatisk brandslukning. Manglende eller utilstrækkelig kontrol af brandbekæmpelsesløsning medfører risiko for, at den etablerede løsning ikke fungerer i overensstemmelse med forventningerne. Vi anbefaler, at det overvejes at etablere automatisk brandslukning i serverrummet, således at skaderne ved brand uden for kommunens åbningstid minimeres. Yderligere anbefaler vi, at den etablerede brandbekæmpelsesløsning serviceres og testes regelmæssigt, samt at der etableres dokumentation herfor. 2 Fysisk sikring - Klimaovervågning Vi har fået oplyst, at der ikke er installeret nogen form for alarmering ved temperaturstigning i serverrummet. Vi anbefaler, at der etableres klimaovervågning i serverrummet, som kan udsende alarm i tilfælde af temperaturstigning over det normale Status april 2010 Vi har konstateret, at der er etableret køling i serverrummet, men at der fortsat ikke er installeret nogen form for alarmering ved temperaturstigning i serverrummet. Vi har dog fået oplyst, at kommunen arbejder på at finde en løsning. 2 Manglende eller utilstrækkelig kontrol af kølingsløsning medfører risiko for, at den etablerede løsning ikke fungerer i overensstemmelse med forventningerne. Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

129 Deloitte 15 D. It-sikkerhed Kontrolmål D6 Systemer, data og andre it-ressourcer er beskyttet mod virus. Risiko Utilstrækkelig virusbeskyttelse øger risikoen for økonomiske tab som følge af nedbrud i it-anvendelsen eller tab af data. Pkt. Observation Anbefaling Pri. Virusbeskyttelse installation og opdatering Vi har fået oplyst, at der på nuværende tidspunkt er etableret antivirusbeskyttelse på udvalgte servere og klienter. Vi har dog konstateret, at flere kritiske servere ikke er omfattet af antivirusbeskyttelsen eller omfattet af den automatiske opdatering af antivirusprogrammel som signaturfiler. Endvidere har vi konstateret, at brugere har mulighed for at deaktivere antivirusbeskyttelsen på klienten. Vi har yderligere konstateret, at der ikke periodisk tages stilling til, om alle relevante servere og klienter er tilstrækkeligt beskyttet, samt hvorvidt den automatiske opdatering fungerer som forventet. Vi anbefaler, at anvendelsen af antivirusprogrammer på servere og klienter dokumenteres, herunder at fravalg af antivirusprogrammer på forskellige typer af servere og klienter dokumenteres og godkendes. Endvidere anbefales det, at der periodisk tages stilling til, om alle relevante servere - herunder nyimplementerede servere er tilstrækkeligt beskyttet. Vi anbefaler ligeledes, at der etableres en dokumenteret periodisk kontrol af, at opdateringer af såvel antivirusprogrammer som signaturfiler fungerer som forventet Vi har fået oplyst, at kommunen er opmærksom på problemet og snarest vil iværksætte tiltag, der skal sikre, at relevante klienter og servere bliver tilstrækkeligt sikret. 2 Status april 2010 Vi har konstateret, at flere kritiske servere ikke er omfattet af antivirusbeskyttelsen eller af den automatiske opdatering af antivirusprogrammel som signaturfiler. Vi har yderligere konstateret, at der ikke periodisk tages stilling til, om alle relevante servere og klienter er tilstrækkeligt beskyttet, samt hvorvidt den automatiske opdatering fungerer som forventet. Manglende eller utilstrækkelig kontrol med den implementerede antivirusløsning medfører risiko for, at løsningen ikke fungerer i overensstemmelse med forventningerne hertil. Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

130 Deloitte 16 E. Nødberedskab Kontrolmål E1 En plan for genoptagelse af kommunens primære it-baserede forretningsprocesser efter en katastrofe er udarbejdet, afprøvet og ledelsesgodkendt og vedligeholdes løbende. Risiko Utilstrækkelige, uafprøvede eller ikke-godkendte nødplaner for håndtering af større nedbrud i it-anvendelsen øger risikoen for, at retablering tager længere tid, end ledelsen forventer, og at kommunen som følge heraf lider ikke kalkulerede eller unødige økonomiske tab. Pkt. Observation Anbefaling Pri. Beredskabsplaner planlægning Vi har fået oplyst, at der på nuværende tidspunkt ikke er udarbejdet en beredskabsplan for Lejre Kommune. Vi har dog fået oplyst, at forholdet forventes udbedret som led i implementeringen af it-sikkerhedspolitikken. Vi anbefaler, at grundlaget for og formålet med beredskabsplanlægningen fastlægges og godkendes formelt af ledelsen, samt at opfyldelsen af kravene pr. system og platform efterfølgende dokumenteres og rapporteres til ledelsen Status april 2010 Vi har fået oplyst, at kommunen ikke har udarbejdet en it-beredskabsplan. Vi har dog fået oplyst, at forholdet forventes udbedret som led i udarbejdelsen af en itrisikoanalyse. Manglende eller utilstrækkelig fastlæggelse og godkendelse af omfanget af beredskabsplanlægningen (systemer, platforme, acceptable retableringstider og lignende) medfører risiko for, at retableringsforanstaltninger ikke er i overensstemmelse med ledelsens forventninger hertil. Endvidere anbefaler vi, at der som minimum gennemføres skrivebordstest af kritiske forudsætninger i beredskabsplanlægningen, samt at kritiske delelementer i denne - f.eks. retablering via backupmedier - tillige afprøves og vurderes. Gennemførte test bør dokumenteres og godkendes, og identificerede ændringsbehov på baggrund af testen bør indarbejdes i beredskabsplanlægningen. 2 Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

131 Deloitte 17 H. Support af it-infrastruktur Kontrolmål H1 Netværks- og kommunikationssoftware kan vedligeholdes og supporteres, og ledelsen sikrer, at ændringer eller nyanskaffelser sker i overensstemmelse med virksomhedens behov, samt at ændringer testes og dokumenteres på tilfredsstillende vis. Risiko Utilstrækkelige eller svage procedurer i relation til vedligeholdelse og support af netværks- og kommunikationssoftware medfører risiko for, at dette ikke sker i overensstemmelse med virksomhedens behov. Pkt. Observation Anbefaling Pri Dokumentation af netværk Vi har konstateret, at der foreligger dokumentation for anvendte netværk, men har tillige fået oplyst, at dokumentationen ikke er fuldt opdateret, og således ikke afspejler den nuværende netværkstopologi. Manglende eller utilstrækkelig dokumentation for anvendte netværk, herunder særligt for adgangsgivende komponenter i dette, medfører risiko for, at vedligeholdelse og ændringer til netværket gennemføres på et forkert grundlag, og dermed risiko for, at sikkerheden på netværket ikke kan opretholdes i overensstemmelse med forventningerne. Kontrolmål H2 Systemsoftware kan vedligeholdes og supporteres, og ledelsen sikrer, at ændringer eller nyanskaffelser sker i overensstemmelse med kommunens behov, samt at ændringer testes og dokumenteres på tilfredsstillende vis. Vi anbefaler, at den eksisterende dokumentation opdateres og godkendes, samt at der etableres en dokumenteret periodisk kontrol af, at dokumentationen er opdateret i tilstrækkeligt omfang. Risiko Utilstrækkelige eller svage procedurer i relation til vedligeholdelse og support af systemsoftware medfører risiko for, at dette ikke sker i overensstemmelse med kommunens behov. Pkt. Observation Anbefaling Pri. Nyudvikling/anskaffelse beslutninger Vi anbefaler, at der etableres overordnede krav og retningslinjer Vi har fået oplyst, at der ikke er etableret krav og retningslinjer for hvilke forhold, som skal indgå i overvejelser om- i relation til, hvorledes beslutninger om indkøb kring, hvorvidt der skal ske udvikling eller anskaffelse af af nye eller udvikling af nye applikationer skal ske. applikationer. Vi har dog fået oplyst, at disse er under udarbejdelse Status april 2010 Vi har fået oplyst, at kommunen har opstillet krav og retningslinjer for anskaffelse af nye systemer. Vi har endvidere fået oplyst, at kommunen har oprettet et tværgående Digitaliseringsforum, som ved anskaffelse af nye systemer foretager en vurdering af den konkrete ansøgning. Punktet lukkes. 3 Manglende eller utilstrækkelige krav og retningslinjer for nyindkøb og/eller nyudvikling medfører risiko for, at beslutninger om indkøb eller udvikling tages på et utilstrækkeligt grundlag. Dokumentation af systemprogrammel Vi har konstateret, at der ikke foreligger dokumentation for kritisk systemprogrammel. Vi har dog fået oplyst, at kommunen er opmærksom på problemet, og vil iværksætte tiltag, der skal udbedre forholdet. Vi anbefaler, at der etableres dokumentation for kritisk systemprogrammel, samt at der etableres en dokumenteret periodisk kontrol af, at dokumentationen er opdateret i tilstrækkeligt omfang Status april 2010 Forholdet er uændret. Manglende eller utilstrækkelig dokumentation for konfiguration af kritisk systemprogrammel medfører risiko for, at vedligeholdelse og ændringer til systemprogrammel gennemføres på et forkert grundlag, og dermed at systemerne efter ændringen ikke fungerer i overensstemmelse med forventningerne. 2 Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

132 Deloitte 18 H. Support af it-infrastruktur Pkt. Observation Anbefaling Pri. Ændringskontrol test Vi har fået oplyst, at der i forbindelse med gennemførelsen af ændringer til systemprogrammel uformelt tages stilling til om og hvorledes test af ændringen skal gennemføres, samt at ændringer ikke konsistent bliver godkendt. Vi anbefaler, at der etableres faste og formelle kontroller omkring test og godkendelse i forbindelse med implementering eller ændringer til systemsoftware, således at det sikres, at systemer, som er afhængige af velfungerende systemsoftware, også fungerer som forventet efter de gennemførte ændringer Status april 2010 Vi har konstateret, at kommunen har indført et testmiljø, hvor klientopdateringer testes i 21 dage, inden de automatisk udrulles til produktionsmiljøet. 2 Vi har dog fået oplyst, at ændringer til systemprogrammel på servere ikke testes, inden de implementeres i produktionsmiljøet. Manglende eller utilstrækkelig kontrol med test af ændringer til systemprogrammel medfører risiko for, at ændringer ikke i tilstrækkeligt omfang testes eller overvåges nærmere efter implementering, og at der således kan opstå fejl, som medfører, at systemerne ikke fungerer i overensstemmelse med forventningerne Ændringskontrol patch management Vi har konstateret, at der i en længere periode ikke har været installeret kritiske sikkerhedsopdateringer til enkelte servere. Yderligere har vi konstateret, at der ikke er etableret en kontrol, der sikrer, at relevante opdateringer til servere implementeres, såfremt dette vurderes nødvendigt. Det anbefales deslige, at beslutningen om tileller fravalg af patches godkendes og dokumenteres. Vi har dog fået oplyst, at kommunen er ved at implementere en centraliseret opdateringsløsning, som skal udbedre forholdet. Status april 2010 Vi har fået oplyst, at servere er konfigureret således, at de selv henter opdateringer og installerer disse, og at der derfor ikke foreligger dokumentation for godkendelse af ændringer/opdateringer. Vi anbefaler, at kommunen hurtigst muligt sikrer, at relevante sikkerhedsopdateringer vurderes og implementeres, såfremt dette findes nødvendigt for opretholdelse af sikkerheden på systemerne. Yderligere anbefaler vi, at vurderinger af frigivne patches og opgraderinger dokumenteres og godkendes formelt, således at det sikres, at ændringer til systemprogrammel, f.eks. opdateringer fra leverandører, implementeres, såfremt det vurderes hensigtsmæssigt. 3 Manglende eller utilstrækkelig kontrol med vurderingen og efterfølgende implementering af patches og opgraderinger, som vurderes nødvendige, medfører risiko for, at der ikke i tilstrækkelig grad implementeres patches, som f.eks. imødegår opståede sikkerhedsmæssige problemer for kritisk systemprogrammel. Leb/LLLA T:\Afd1180\142296\1050\ Lejre Kommune Gik Rapport 2010 END.docx Prioritet 1: Anbefalinger til udbedring af væsentlige svagheder i den interne kontrol. Prioritet 2: Anbefalinger til udbedring af svagheder i den interne kontrol. Prioritet 3: Anbefalinger til forbedring af den interne kontrol i øvrigt.

133 Bilag: 8.2. IT-revision - IT-handleplan 2010 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

134 NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Lotte Mikkelsen IT-afdelingen D E lomi@lejre.dk Rapport: Revision af generelle it-kontroller 2010 Dato: 4. november 2010 J.nr.: Rapporten vurderer fire ud af i alt otte kontrolområder: Afsnit B: IT-drift Afsnit D: IT-sikkerhed Afsnit E: Nødberedskab Afsnit H: Support af IT-infrastruktur Observationerne inden for de enkelte områder nummereres efter syntaksen år-x, punkt er således oprettet i 2008 som punkt 10. Observationerne prioriteres 1, 2 eller 3, hvor prioritet 1 er en væsentlig svaghed. Rapporten indeholder 2 observationer med prioritet 1. Når en observation er skraveret, er det ensbetydende med at punktet er opfyldt tilfredsstillende, og dermed er lukket. I forhold til sidste års IT-revision, er der lukket 4 observationer med prioritet 2. Rapporten konkluderer, at de generelle it-kontroller ikke på alle områder er hensigtsmæssigt udformet og opretholdt, og det anbefales derfor at arbejde videre med områderne IT-risikoanalyse, sikkerhed på Windows Server 2003, brugeradministration, samt formalisering af procedurer og forretningsgange. IT-afdelingen har udarbejdet en handleplan til opfølgning på rapporten. I forhold til afsnit B: IT-drift vil IT-afdelingen arbejde med: Pkt. Pri. Observation Handleplan Sikkerhedskopiering - test Gennemføre test af fuld recovery, hvor et helt system med data reetableres

135 I forhold til afsnit D: IT-sikkerhed vil IT-afdelingen arbejde med: Pkt. Pri. Observation Handleplan IT-risikoanalyse I forbindelse med færdiggørelsen af ITnødberedskabsplanen udarbejdes der en risikoanalyse i forhold til kommunens væsentligste fagsystemer. Det er et omfattende arbejde, der vil inddrage de systemansvarlige i fagområderne Brugeradministration De fire punkter vedrører brugeradministration. Vi er siden sidste revision blevet bedre til at sikre, at fratrådte brugere inaktiveres og nedlægges, men vores procedurer er endnu ikke gode nok. Dette område har højest prioritet for forbedring Fællebruger konti IT-afdelingen ønsker ikke anvendelse af fællesbruger konti, men på nogen fagområder er de nødvendige. Vi går i gang med en dokumentation af anvendelsen som foreslået af revisionen Tildeling af administrator Der er udarbejdet retningslinje for tildeling af administrator rettigheder. rettigheder Adgang til kritiske lokationer Låsen til serverrum og øvrige IT-rum udskiftes med en lås, hvor man skal taste en adgangskode for at åbne døren Brandsikring Brandsikring af serverrum iværksættes, når det er besluttet, at Allerslev rådhus ikke skal nedlægges Klima overvågning Et overvågningsværktøj er taget i brug i løbet af sommeren. Ved for høj temperatur i serverrum sendes SMS til IT-driftschefen Servere - virusbeskyttelse Der er installeret antivirus på flere servere i løbet af 2010, og vi forventer, at alle relevante servere er beskyttet inden næste IT-revision. Side 2 af 3

136 I forhold til afsnit E: Nødberedskab vil IT-afdelingen arbejde med: Pkt. Pri. Observation Handleplan Beredskabsplaner IT-afdelingen har i løbet af q2 og q3 udarbejdet en overordnet beredskabsplan i samarbejde med Beredskabet og ekstern konsulent. Der udestår nu en udarbejdelse af et antal konkrete retningslinjer i forhold til bestemte hændelser, ligesom den tidligere nævnte IT-risikoanalyse skal udarbejdes. Der vil løbende blive arbejdet med projektet i det omfang, der findes tid til. I forhold til afsnit H: IT-infrastruktur vil IT-afdelingen arbejde med: Pkt. Pri. Observation Handleplan Dokumentation af netværk Punktet er kommet til, fordi vi i forbindelse med skole-it projektet står midt i en større netværksomlægning, og dokumentationen heraf er ikke afsluttet Indstilling: Direktør for Teknik og Miljø indstiller a) at den udarbejdede handlingsplan godkendes Bilag: I. Revisionsrapport: Revision af generelle it-kontroller for 2010 Side 3 af 3

137 Bilag: 8.3. Vurdering af udarbejdet IT-handleplan Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 4865/11

138 From:Soerensen, Jacob Engedal (DK - Aarhus) To:Lotte Mikkelsen Subject:RE: Lejre Kommune, deltagelse i møde Økonomiudvalg Hej Lotte, Jeg har gennemgået jeres handlingsplaner, og vurderer umiddelbart (såfremt planerne effektueres) at disse vil styrke Lejre Kommunes it-sikkerhedsniveau væsentligt. Såfremt I under implementeringen af ovenstående ønske sparring, review eller lignende, står vi naturligvis gerne til rådighed. Med venlig hilsen Jacob Engedal Sørensen Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR no.: Arosgården, Åboulevarden 31, 8000 Aarhus C, Denmark Phone: Fax: Mobile: jasoerensen@deloitte.dk Please consider the environment before printing. From: Lotte Mikkelsen [mailto:lomi@lejre.dk] Sent: 11. januar :20 To: Soerensen, Jacob Engedal (DK - Aarhus) Subject: Lejre Kommune, deltagelse i møde Økonomiudvalg Importance: High Hej Jacob Vi talte før jul om du kunne deltage i Økonomiudvalgets behandling af den udarbejdede IT-revisionsrapport.

139 Kommunaldirektøren foreslår, at Deloitte i stedet vurderer den af IT-afdelingen udarbejdede handleplan for forbedring af IT-sikkerheden. Handleplanen vedlægges. Hvis muligt vil jeg gerne have svar i denne uge. Kan det ikke lade sig gøre, må du gerne give besked om forventet svartid. mvh Lotte Mikkelsen Lotte Mikkelsen IT-chef T M E lomi@lejre.dk Rådhuset i Allerslev Lejrevej Lejre T Deloitte Disclaimer This message (including any attachments) contains confidential information intended for a specific individual and purpose, and is protected by law. If you are not the intended recipient, you should delete this message and are hereby notified that any disclosure, copying, or distribution of this message, or the taking of any action based on it, is strictly prohibited Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms.

140 Bilag: 8.1. Langsigtet Effektiviseringsstrategi ver Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

141 Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H J.nr.: 10/8986 Langsigtet effektiviseringsstrategi Nu og på sigt vil Lejre Kommune, på lige fod med resten af den kommunale verden, være præget af ressourceknaphed koblet med voksende forventninger fra borgernes side til den offentlige service. I øjeblikket befinder Lejre Kommune sig i en brydningstid præget af disse store udfordringer. Det kræver en fokuseret indsats at håndtere disse udfordringer. Innovation, afbureaukratisering, effektive arbejdsmetoder og videndeling om best practice bliver vigtige fokuspunkter nu og i fremtiden. Der er behov for et opgør med traditionelle samarbejdsformer, klassiske opfattelser af offentlige servicetilbud, fastlåste syn på den kommunale organisationsstruktur, nul-fejlskultur og traditionelle procedurer. Med den langsigtede effektiviseringsstrategi ønsker Lejre Kommune at skabe øget robusthed gennem fleksibilitet og kreativitet. Med effektiviseringsstrategien stiller Lejre Kommune skarpt på, hvordan vi fremmer en positiv udvikling på de kommunale serviceområder, som kan mærkes af både borgere og medarbejdere. Vi kan vinde meget gennem videndeling, ny organisering og åbenhed overfor kreative idéer. Kun herigennem kan vi ruste organisationen til at tackle tidens udfordringer og møde borgernes krav. Strategiens formål Det overordnede sigte med den langsigtede effektiviseringsstrategi er at medvirke til at geare organisationen til at imødekomme aktuelle og fremtidige krav ikke mindst af økonomisk art. Det kommunale budget definerer en konkret, økonomisk ramme for de kommunale virksomheder. For at understøtte en langsigtet, bæredygtig udvikling af kommunens organisation og modvirke tendensen til at tænke i kortsigtede besparelser, der belaster serviceniveauet og begrænser de borgerrettede ydelser, vil Lejre Kommune gå målrettet efter at omsætte de økonomiske krav via effektiviseringer frem for besparelser, der rammer serviceniveauet. Det kan ikke undgås, at borgerne mærker effekterne af det vedvarende pres på det kommunale budget. Men den langsigtede effektiviseringsstrategi skal medvirke til at mindske de negative konsekvenser ved at opprioritere et positivt

142 fokus på en naturlig forbedringskultur, der udfordrer forestillingen om, at der kan sættes lighedstegn mellem effektivisering og besparelser. Effektiviseringsstrategien understøtter Kommunalbestyrelsens og direktionens målsætning om, at der på alle organisatoriske niveauer arbejdes med at se og skabe muligheder for udvikling - også indenfor de til tider stramme rammer, som udgør præmisserne for den kommunale opgaveløsning. Strategiens succeskriterium Den langsigtede effektiviseringsstrategi omsættes i form af en række effektiviseringstiltag. Tilsammen skal tiltagene realisere langsigtede og tværgående effektiviseringspotentialer og herigennem bidrage til, at der i videst muligt omfang undgås afledte serviceforringelser eller forringede arbejdsvilkår som følge af nødvendige, fremtidige reduktioner af det kommunale budget. Hvad er effektivisering? Den langsigtede effektiviseringsstrategi skaber overblik over de mange, konkrete effektiviseringstiltag i Lejre Kommunes organisation, som på forskellig vis bidrager til to forskellige former for effektivisering: 1. Effektiviseringer lig med serviceniveauforbedringer. Projekter og initiativer der på forskellig vis bidrager til, at serviceniveau og eventuelt arbejdsvilkår forbedres uden ressourcemæssigt merforbrug. 2. Effektiviseringer lig med øget organisatorisk robusthed. Projekter og initiativer der på forskellig vis ruster (dele af) organisationen til nødvendige besparelser og sikrer driftssikkerhed, kvalitet og service trods sparekrav. Ligesom projekterne bidrager til forskellige typer af effektivisering, ligger de enkelte effektiviseringstiltags potentialer forskellige steder: o Nogle projekter sigter til at nedbringe ressourceforbruget på bestemte områder eller til bestemte opgaver, så der frigøres økonomi til en ændret og mere hensigtsmæssig ressourceanvendelse. o Andre indsatser handler om at frigøre arbejdstimer, så bemanding og opgaveportefølje hænger bedre sammen fremadrettet. o Atter andre projekter fokuserer på de overordnede strukturer i den kommunale organisation og har til formål at skabe effektiviseringsgevinster på flere fronter på én gang. Visse initiativer har en kort tidshorisont, mens andre strækker sig over flere budgetår. I den forbindelse koncentreres opfølgningsindsatsen omkring de effektiviseringsinitiativer, der har en skala, der gør det relevant og hensigtsmæssigt at projektgøre dem. For initiativer i mindre skala, vil fokus Side 2 af 4

143 primært rettes mod synliggørelse, procesbistand og tværgående videndeling af erfaringer. Strategiens elementer For at indfri så bredt et formål og understøtte så forskelligartede indsatser må effektiviseringsstrategien nødvendigvis bestå af andet og mere end dette strategipapir. For skabe udvikling og robusthed gennem effektivisering, skal der mere til end ord på et stykke papir. Effektiviseringsstrategiens "krop" er naturligvis de mange, konkrete initiativer og projekter, der er forankret i kommunens forskellige dele, på forskellige organisatoriske niveauer. Det er ude i virksomhederne, i de enkelte teams, blandt medarbejdere og ledere, at løsningerne på kommunens udfordringer skal findes. For at det løbende effektiviseringsarbejde ikke skal leve godt men skjult, bliver det derfor synliggjort i den langsigtede effektiviseringsstrategi - på tværs af den kommunale organisation. Med samme formål vil effektiviseringsprojekternes resultater blive opsamlet og formidlet opad og udad. Dette er et vigtigt element i effektiviseringsstrategien, fordi det giver borgere, politikere, ledere og medarbejdere syn for sagen og indblik i de effekter, som de mange forskelligartede effektiviseringsindsatser, der gennemføres i Lejre Kommune, samlet set munder ud i. Styrket forbedringskultur Et andet centralt element i effektiviseringsstrategien er det kontinuerlige arbejde med at påvirke Lejre Kommunes organisationskultur i retning af nytænkning, kreativitet og løbende udvikling. Opmærksomheden på at videreudvikle organisationen og opgaveløsningen og gøre tingene lettere og smartere, skal ideelt set gennemsyre alle niveauer og områder i kommunen. Effektiviseringsstrategien er ikke den eneste vej til en styrket forbedringskultur. Men den skal bidrage til at sikre, at en mulighedssøgende og udviklingsorienteret tænkning præger alle organisatoriske snitflader, samarbejdet mellem administration og politikere, dialogen mellem ledere og medarbejdere og ikke mindst de ansattes møde med borgerne. Denne udvikling skal drives via: o Gennemførelse og synliggørelse af konkrete projekter. o Workshops og dialog med politikere, medarbejdere og ledere. o Italesættelse af behovet for nytænkning og effektivisering i eksisterende fora. Veje til effektivisering I Lejre Kommune arbejdes der med at udvikle og effektivisere arbejdsmetoder, ressourceudnyttelse, kommunikation og samarbejdsformer på et væld af Side 3 af 4

144 forskellige måder og med vidt forskellige omdrejningspunkter. Dette er blot nogle af de konkrete indsatsområder og metoder: o Benchmarking af ressourceforbrug. o Strukturændringer på administrativt såvel som decentralt niveau. o Optimeret anvendelse af tidsmæssige og økonomiske ressourcer. o Tydeliggørelse af kommunikationskanaler og snitflader. o Simplificering af borgernes møde med kommunen. o Arbejdsgangsanalyser og LEAN. o Borger- og brugerundersøgelser o Digitalisering og øget borgerselvbetjening. o Investeringer mhp. på fremtidige gevinster - eksempelvis på klima- og energiområdet og IT-området. o Udnyttelse af samarbejdsfordele og stordriftspotentialer. Den langsigtede effektiviseringsstrategi skaber overblik over de forskellige initiativer og stiller skarpt på de enkelte projekters realiserede potentiale for at nedbringe ressourceforbrug, optimere besparelses-/indtjeningspotentialer, frigøre arbejdstimer el.lign. Derigennem ruster vi Lejre Kommunes organisation til at møde fremtidens udfordringer. Side 4 af 4

145 Bilag: 8.2. Kobling mellem effektiviseringsstrategi og budget ver Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

146 NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Marie Lindholt Andersen D E mlan@lejre.dk Dato: 2. december 2010 Kobling mellem langsigtet effektiviseringsstrategi og budget De økonomiske vilkår, det kommunale budget specificerer, danner rammen for det effektiviseringsarbejde, der initieres og gennemføres i organisationen. Effektiviseringsprojekterne og -tiltagene bidrager således til udmøntningen af budgettet. Den langsigtede effektiviseringsstrategi har derfor ikke en egen, økonomisk målsætning separat fra de generelle besparelses- og effektiviseringskrav, der er indlagt i budgettet. Formålet er tværtimod, at budgetudmøntningen, i så vid udstrækning som muligt, skal ske ved effektiviseringer frem for serviceniveauforringende besparelser. Budgetforudsætninger for effektiviseringsarbejdet Den langsigtede effektiviseringsstrategi omsættes i form af en række konkrete effektviseringsinitiativer. Flere af projekterne er defineret i budgettet som initiativer, der skal realisere konkrete, beløbssatte effektiviseringspotentialer. Samlet set er der i Budget 2011 på forhånd knyttet besparelseskrav til konkrete effektiviseringsprojekter initieret i 2010/2011 svarende til 12,5 mio. kr. På tilsvarende vis er der koblet konkrete sparekrav til nye effektiviseringsprojekter initieret i 2012 svarende til 19,5 mio. kr. Heri er medregnet de forventede vedtagne rammebesparelser samt de økonomiske konsekvenser af gensidighedsaftalen mellem stat og kommuner. Dette er den reelle økonomiske ramme og målsætning for effektiviseringsarbejdet i effektiviseringsstrategiens løbetid

147 Årlig effektvurdering af den langsigtede effektiviseringsstrategi Ved hvert budgetårs afslutning, gør programledelsen i dialog med projektleder/projektlejere for igangværende og afsluttede effektiviseringsprojekter, status over årets effektiviseringsarbejde. Det er målsætningen at synliggøre, hvordan og i hvilken størrelsesorden indsatserne under den langsigtede effektiviseringsstrategi har bidraget til budgetoverholdelsen. Sagt på en anden måde skal den langsigtede effektiviseringsstrategi samlet set hvert år bidrage til at reducere det behovet for at gennemføre serviceniveauforringende besparelser i de kommunale fagområder. Den langsigtede effektiviseringsstrategi understøtter således bevæggrundene bag den politiske beslutning om at realisere nødvendige besparelseskrav i form af rammebesparelser fra 2012 og frem; nemlig ønsket om at lægge initiativet og ansvaret for budgetudmøntning og operationalisering ud til de enkelte kommunale virksomheder med henblik på at sikre hensigtsmæssig udmøntning. Incitamentsstruktur Det er imidlertid ikke realistisk at sikre budgetoverholdelsen via effektiviseringer alene. Men det er, som nævnt, målsætningen, at den langsigtede effektiviseringsstrategi skal bringe organisationen så langt ad denne vej, som det lader sig gøre. Dog medfører erkendelsen af, at en budgetudmøntning baseret 100% på effektiviseringer ikke er realistisk, at det ikke er meningsfyldt at lave en incitamentsstruktur for effektiviseringsstrategien. Idet en incitamentsstruktur typisk ville definere, hvor stor en procentdel af effektiviseringsprojekternes gevinster, de enkelte virksomheder kunne få lov at beholde. Det incitament, der gælder for arbejdet med udmøntning af budgettet; at frigjorte ressourcer bliver på området, vil dog ligeledes være gældende for effektiviseringsarbejdet under den langsigtede effektiviseringsstrategi. Side 2 af 2

148 Bilag: 8.3. Oversigt over igangværende effektiviseringsprojekter Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

149 Projekt Projektleder Projektejer Tværgående: Spotanalyser (ekstern konsulentbistand fra KMD) Kanalstrategi (tiltag til effektivisering af borgerbetjening og kommunikation) Udmøntning af energiinvesteringer (Budget 2011) Klimastrategi Roar Andersen Lene Jensen Ledernetværk HR Thea Hass Rådhusreduktion - fra 3 til 2 rådhuse Christian Østeraas Lene Jensen Ledelse & Organisation - analyse og ændring af ledelses- og organisationsstruktur bredt set. Mikkel Solgaard Bojsen-Møller Direktionen LEAN på tværs af Borgerservicecenteret, Jobcenter og Social Drift vedr. kontanthjælp Janne Laursen/Anders Haarløv Lone Feddersen Kommunen og civilsamfundet Anders Haarløv/Marie Lindholt AndersenTorben Gaarskær Beredskabsplan (procedurer for krisehåndtering) Jan Boje Professionalisering af ledelse - diplomledelse Vurdering af kommunens forsikringsordning (selvrisiko) og forebyggelsesindsats Intranet - brugerfladeoptimering Richard Oddershede Kommunikation Indkøb - incitamentsmodel, løbende effektivisering af indkøbsaftaler m.m. Klagehåndtering - nye procedurer Stine Rich Hansen Opkvalificering af LEAN-ambassadører (ekstern konsulentbistand) Mikkel Solgaard Bojsen-Møller Lene Jensen Projektlederuddannelse (ekstern) mhp. at styrke projektledelseskompetencer hos interne konsulenter/ projektledere. SKI-rammeaftale projekt vedr. omlægning af institutionernes telefoni. Rydde op i telefoni, der ikke længere anvendes, via gennemgang af institutionernes nuværende telefoniudgifter, opsigelse af fastnettelefoni og omlægning til mobiltelefoni eller IP-scale løsning. Effektiv Projektstyring - udvikling af struktur, metoder og skabeloner til understøttelse af sammenhængende, ensartet og effektiv styring af projekter Janne Laursen/Anders Haarløv/Karin Poulsen/Marie Lindholt Andersen Steen Skovgaard Christian Østeraas

150 Projekt Projektleder Projektejer Stabe: Opkvalificering af personale i Pers.afd. med henblik på at mindske sårbarhed, øge faglighed og styrke serviceniveau. Omorganisering og ændret opgavefordeling i Personaleafd. Ansættelse af HR-jurist mhp. optimering af ressourceudnyttelse i Pers.afd. og styrkelse af faglighed i sagsbehandling. Automatisering af serverdriften i 2011 mhp. at øge driftsikkerhed og mindske tidsforbrug på driften Definition af roller, funktion og ansvar i økonomifunktionen Evaluering og optimering af budgetproces Forretningsgange - økonomistyring. Budget & Analyse udarbejder projektoplæg Strukturering og formidling af økonomisk information på intranet/politikerportalen Optimering og udvikling af eksisterende økonomiværktøjer for at lette anvendelsen for bevillingsansvarlige og økonomifunktionen Økonomisk kursuspakke for bevillingsansvarlige Uddannelsesforløb for alle bevillingsansvarlige og kommende nye ledere/bevillingsansvarlige FLIS - fælleskommunalt ledelsesinformationssystem Anja Svane Breum Anja Svane Breum Anja Svane Breum Lotte Mikkelsen Jens Christiansen Ulla Høyrup Mikkelsen/Ulrik Bech Edelbo John H.K. Jacobsen Ulla Høyrup Mikkelsen Birgitte Heby Torsten Hjort Hansen Birgitte Heby

151 Projekt Projektleder Projektejer BUK: Analyse af ressourceforbrug på området for udsatte børn og unge - Børn & Familie afd. Annette Larsen Thea Hass Web-indskrivning til skolerne Jan Winther Skoleplan Jan Winther/Mikkel Solgaard Bojsen-Møller Biblioteksplan Janne Laursen Kvalitetsrapport og årsaftaler Jan Winther/Margit Nørgaard Pædagogiske læreplaner, børnemiljøvurderinger og årsaftaler Marie Lindholt Andersen/Margit Nørgaard Vurdering af mulighederne for erstatning af KMDinstitution med billigere system Selvbetjening på Pladsanvisningsområdet via Digital Pladsanvisning eller IST Øget funktionalitetsanvendelse i KMD-institutions dagplejemodul i forb. m. kursusplanlægning Flerinstitutionsledelse Ændret struktur for nødpasning i dagtilbud Låsesystemer i haller, skoler og kulturhuse Stordrift haller Flekspladser - fleksibel kapacitetsstyring på børnehaveområdet Snitflader mellem PPR/Visitation og daginstitutionslederne Legepladstilsyn - ny skabelon og ændret procedure Evaluering af visitationskriterier mhp. at øge fleksibilitet ved indskrivning til børnehave. Evaluering af sammenhængen mellem dagpasningsog skoledistrikter mhp. at sikre borgerne adgang til dagpasningstilbud i eget lokalområde Skole IT Struktur for systematisk ledelsesinformation til politisk niveau vedr. børnetalsudviklingen på 0-6 års området Struktur for løbende økonomiopfølgning på virksomhedsniveau på dagpasningsområdet - månedlige udtræk af ressourceforbrug og belægning som lederne kan "abonnere" på Vurdering af organisering og opgavefordeling på tværs af Sekretariat og Pladsanvisning Anja Svane Breum/Marie Lindholt Andersen Majken Mønster/Marie Lindholt Andersen Anja Svane Breum/Marie Lindholt Andersen Marie Lindholt Andersen Margit Nørgaard Majken Mønster/Marie Lindholt Andersen Majken Mønster/Winnie Thiemke/Marie Lindholt Andersen Jan Winther Tina Rantzau Kristiansen Tina Rantzau Kristiansen Anja Svane Breum

152 Projekt Projektleder Projektejer TM: Arbejdsgangsbeskrivelse på udstykningssager Koordinering af myndighedsbehandling Registrering af grønne områder Arbejdsdeling vedr. flygtninge og lejeboliger GIS strategi Brugervenlig hjemmeside for Natur & Miljø Digital klagehåndtering vedr. affaldshåndtering Digitalisering af byggesagsarkiv Integration af GeoEnviron og Acadre Strategi for alléer Retningslinjer for administration af gadekær, skilte Trafiksikkerhedsplan Effektivisering af kommunikation omkring privat udledning af spildevand i åbent land Effektivisering af formidling af T&M s virkefelt og aktiviteter, herunder intranet Kontakt til private vandværker Oplysning og ajourføring af grundejerforeningsoplysninger Peter Østerbye & Henrik Bech Hjortbøl Bodil Nissen Henrik Bech Hjortbøl Ingen projektleder(deltagelse af chefer fra sekretariat T&M, Vej & Park, Finans & Opkrævning, Visitation & Bestiller og Social Drift) Ingen projektleder / IT Birgitte Norby Marianne Spang Bech Anja Harboe? / IT Dorthe T. Jensen Henrik Bech Hjortbøl Henrik Bech Hjortbøl Michael Wurm Pedersen Christian Østeraas + Iben Lund Vinnie Hansen Hanne Farlov Udarbejdelse af økonomistyringsværktøj til ejendomsvedligeholdelse Oprydning og digitalisering af ejendomskartotek Udarbejdelse af skabeloner, procedurer og forretningsgange på ejendomsvedligeholdelsen Snitfladepapir på ejendomsvedligeholdelse Ensartning af service- og driftsaftaler Synliggørelse af TKE i forhold til virksomheder/institutioner Christian Østeraas Susanne Aune Louise Marqvertsen Louise Marqvertsen Lisbeth Jacobsen Lisbeth Jacobsen

153 Projekt Projektleder Projektejer SA: LEAN i Visitation Pia Munk Lundgren Visitationsudvalg (ændret struktur for drøftelse af sager) Roar Andersen Længst muligt i eget liv (metaprojekt) Tina Frydensberg Nicolaisen Lone Feddersen Kulturforandring i hjemmeplejen - hverdagsrehabilitering Aase Sørensen / Tina Frydensberg Nicolaisen Lone Feddersen Øget indsats i genoptræning og rehabilitering - Træningshotel Gete Bjerring Markussen Lone Feddersen og træning i hjemmet Sygeplejeklinikker Aase Sørensen Lone Feddersen Seniorfitness Helle Martinsen Lone Feddersen Træning i aktivitetscentre Evy Johnsen Lone Feddersen Faldforebyggelse Vibeke Reiter Lone Feddersen Kostvejledning i forbindelse med træning Anne Andersen Lone Feddersen Her & Nu Service -hjælpemiddelområdet Pia Munk Lundgren Lone Feddersen Velfærdsteknologiteams - ældreområdet Pia Munk Lundgren Lone Feddersen Styring, prioritering og udvikling på det specialiserede Roar Lindholt Andersen Lone Feddersen voksensocialområde (metaprojekt) Indsatsgruppe for hjemtaget handlekompetence på Linda Brask / Torsten Hjort Hansen Lone Feddersen voksensocialområdet Individbaseret dispositionsregnskab på voksensocialområdetlinda Brask / Torsten Hjort Hansen Lone Feddersen Kvalitetsstandarder på ydelser på voksensocialområdet Linda Brask Lone Feddersen (myndighed) Fælles støttekontaktpersonkorps Pia Munk Lundgren / Bodil Langkilde Lone Feddersen Fuld implementering af tovholderfunktion Roar Lindholt Andersen Lone Feddersen Indsats vedrørende kvalitet i sagsbehandlingen på Linda Brask Lone Feddersen voksensocialområdet Effektiv sagsbehandling - LEAN i Visitation & Bestiller Pia Munk Lundgren Lone Feddersen Mellemkommunalrefusion - forretningsgange Esben Frederiksen / Torsten Hjort Lone Feddersen Hansen Forretningsgange vedr. betalingsopgaver på Social & Esben Frederiksen Lone Feddersen Arbejdsmarked Objektiv sagsbehandling Jessie Lynggaard / Anders Haarløv Lone Feddersen God Borgerservice Jessie Lynggaard Lone Feddersen Visitationsudvalg STU (Jobcenter) Lone Feddersen Sammenhængende indsats fra ung til voksen (Jobcenter) Lone Feddersen Skub i EGU (Jobcenter) Lone Feddersen Aktivering af sygemelde (Jobcenter) Lone Feddersen Virksomhedsnær aktivering (Jobcenter) Lone Feddersen Nedsættelse af sygefravær ( borgernes) (Jobcenter) Lone Feddersen Effektiv parallelindsats (Jobcenter) Lone Feddersen Integrationsindsatsen (Jobcenter) Lone Feddersen Håndtering af dobbelt så mange ledige og opnå opsætningshastighed på linie med sammenlignelige jobcentre. (metodeudvikling og brug af anden aktør) (Jobcenter) Lone Feddersen Kvalitet i arbejdet med match 2 ( projekt på rette vej) (Jobcenter) Lone Feddersen Samarbejde på tværs af job centre (Jobcenter) Lone Feddersen Fokus på langtidsledige. (Jobcenter) Lone Feddersen Centralisering af visitation til arbejdsredskaber (Jobcenter) Lone Feddersen

154 Samlet Projekt Projektleder Projektejer Tværgående: Spotanalyser (ekstern konsulentbistand fra KMD) 0 0 Kanalstrategi (tiltag til effektivisering af borgerbetjening og kommunikation) 0 0 Udmøntning af energiinvesteringer (Budget 2011) 0 0 Klimastrategi Roar Andersen Lene Jensen Ledernetværk HR Thea Hass Rådhusreduktion - fra 3 til 2 rådhuse Christian Østeraas Lene Jensen Ledelse & Organisation - analyse og ændring af ledelses- og organisationsstruktur bredt set. Mikkel Solgaard Bojsen-Møller Direktionen LEAN på tværs af Borgerservicecenteret, Jobcenter og Social Drift vedr. kontanthjælp Janne Laursen/Anders Haarløv Lone Feddersen Kommunen og civilsamfundet Anders Haarløv/Marie Lindholt Andersen Torben Gaarskær Beredskabsplan (procedurer for krisehåndtering) Jan Boje 0 Professionalisering af ledelse - diplomledelse 0 0 Vurdering af kommunens forsikringsordning (selvrisiko) og forebyggelsesindsats Richard Oddershede 0 Intranet - brugerfladeoptimering Kommunikation 0 Indkøb - incitamentsmodel, løbende effektivisering af indkøbsaftaler m.m. 0 0 Klagehåndtering - nye procedurer Stine Rich Hansen 0 Opkvalificering af LEAN-ambassadører (ekstern konsulentbistand) Mikkel Solgaard Bojsen-Møller Lene Jensen Projektlederuddannelse (ekstern) mhp. at styrke projektledelseskompetencer hos interne konsulenter/projektledere. Janne Laursen/Anders Haarløv/Karin Poulsen/Marie Lindholt Andersen 0 SKI-rammeaftale projekt vedr. omlægning af institutionernes telefoni. Rydde op i telefoni, der ikke længere anvendes, via gennemgang af institutionernes nuværende telefoniudgifter, opsigelse af fastnettelefoni og omlægning til mobiltelefoni eller IPscale løsning. Steen Skovgaard 0 Effektiv Projektstyring - udvikling af struktur, metoder og skabeloner til understøttelse af sammenhængende, ensartet og effektiv styring af projekter Christian Østeraas 0 Stabe: Opkvalificering af personale i Pers.afd. med henblik på at mindske sårbarhed, øge faglighed og styrke serviceniveau. Anja Svane Breum 0 Omorganisering og ændret opgavefordeling i Personaleafd. Anja Svane Breum 0 Ansættelse af HR-jurist mhp. optimering af ressourceudnyttelse i Pers.afd. og styrkelse af faglighed i sagsbehandling. Anja Svane Breum 0 Automatisering af serverdriften i 2011 mhp. at øge driftsikkerhed og mindske tidsforbrug på driften Lotte Mikkelsen 0 Definition af roller, funktion og ansvar i økonomifunktionen Jens Christiansen 0 Evaluering og optimering af budgetproces Ulla Høyrup Mikkelsen/Ulrik Bech Edelbo 0 Forretningsgange - økonomistyring. Budget & Analyse udarbejder projektoplæg John H.K. Jacobsen 0 Strukturering og formidling af økonomisk information på intranet/ politikerportalen Ulla Høyrup Mikkelsen 0 Optimering og udvikling af eksisterende økonomiværktøjer for at lette anvendelsen for bevillingsansvarlige og økonomifunktionen Birgitte Heby 0 Økonomisk kursuspakke for bevillingsansvarlige Torsten Hjort Hansen 0 Uddannelsesforløb for alle bevillingsansvarlige og kommende nye ledere/bevillingsansvarlige Birgitte Heby 0 FLIS - fælleskommunalt ledelsesinformationssystem 0 0

155 BUK: Analyse af ressourceforbrug på området for udsatte børn og unge - Børn & Familie afd. Annette Larsen Thea Hass Web-indskrivning til skolerne Jan Winther 0 Skoleplan Jan Winther/Mikkel Solgaard Bojsen- Møller 0 Biblioteksplan Janne Laursen 0 Kvalitetsrapport og årsaftaler Jan Winther/Margit Nørgaard 0 Pædagogiske læreplaner, børnemiljøvurderinger og årsaftaler Vurdering af mulighederne for erstatning af KMD-institution med billigere system Selvbetjening på Pladsanvisningsområdet via Digital Pladsanvisning eller IST Marie Lindholt Andersen/Margit Nørgaard 0 Anja Svane Breum/Marie Lindholt Andersen 0 Majken Mønster/Marie Lindholt Andersen 0 Øget funktionalitetsanvendelse i KMD-institutions dagplejemodul i forb. m. kursusplanlægning 0 0 Flerinstitutionsledelse Anja Svane Breum/Marie Lindholt Andersen 0 Ændret struktur for nødpasning i dagtilbud 0 0 Låsesystemer i haller, skoler og kulturhuse 0 0 Stordrift haller 0 0 Flekspladser - fleksibel kapacitetsstyring på børnehaveområdet Marie Lindholt Andersen 0 Snitflader mellem PPR/Visitation og daginstitutionslederne 0 0 Legepladstilsyn - ny skabelon og ændret procedure Margit Nørgaard 0 Evaluering af visitationskriterier mhp. at øge fleksibilitet ved indskrivning til børnehave. Evaluering af sammenhængen mellem dagpasnings- og skoledistrikter mhp. at sikre borgerne adgang til dagpasningstilbud i eget lokalområde Majken Mønster/Marie Lindholt Andersen 0 Majken Mønster/Winnie Thiemke/Marie Lindholt Andersen 0 Skole IT Jan Winther 0 Struktur for systematisk ledelsesinformation til politisk niveau vedr. børnetalsudviklingen på 0-6 års området Tina Rantzau Kristiansen 0 Struktur for løbende økonomiopfølgning på virksomhedsniveau på dagpasningsområdet - månedlige udtræk af ressourceforbrug og belægning som lederne kan "abonnere" på Tina Rantzau Kristiansen 0 Vurdering af organisering og opgavefordeling på tværs af Sekretariat og Pladsanvisning Anja Svane Breum 0 TM: Arbejdsgangsbeskrivelse på udstykningssager Peter Østerbye & Henrik Bech Hjortbøl 0 Koordinering af myndighedsbehandling Bodil Nissen 0 Registrering af grønne områder Henrik Bech Hjortbøl 0 Arbejdsdeling vedr. flygtninge og lejeboliger Ingen projektleder(deltagelse af chefer fra sekretariat T&M, Vej & Park, Finans & Opkrævning, Visitation & Bestiller og Social Drift) 0 GIS strategi Ingen projektleder / IT 0 Brugervenlig hjemmeside for Natur & Miljø Birgitte Norby 0 Digital klagehåndtering vedr. affaldshåndtering Marianne Spang Bech 0 Digitalisering af byggesagsarkiv Anja Harboe 0 Integration af GeoEnviron og Acadre? / IT 0 Strategi for alléer Dorthe T. Jensen 0 Retningslinjer for administration af gadekær, skilte Henrik Bech Hjortbøl 0 Trafiksikkerhedsplan Henrik Bech Hjortbøl 0 Effektivisering af kommunikation omkring privat udledning af spildevand i åbent land Michael Wurm Pedersen 0 Effektivisering af formidling af T&M s virkefelt og aktiviteter, herunder intranet Christian Østeraas + Iben Lund 0 Kontakt til private vandværker Vinnie Hansen 0 Oplysning og ajourføring af grundejerforeningsoplysninger Hanne Farlov 0 Udarbejdelse af økonomistyringsværktøj til ejendomsvedligeholdelse Christian Østeraas 0 Oprydning og digitalisering af ejendomskartotek Susanne Aune 0 Udarbejdelse af skabeloner, procedurer og forretningsgange på ejendomsvedligeholdelsen Louise Marqvertsen 0 Snitfladepapir på ejendomsvedligeholdelse Louise Marqvertsen 0 Ensartning af service- og driftsaftaler Lisbeth Jacobsen 0 Synliggørelse af TKE i forhold til virksomheder/institutioner Lisbeth Jacobsen 0

156 SA: LEAN i Visitation 0 Pia Munk Lundgren Visitationsudvalg (ændret struktur for drøftelse af sager) Roar Andersen 0 Længst muligt i eget liv (metaprojekt) Tina Frydensberg Nicolaisen Lone Feddersen Kulturforandring i hjemmeplejen - hverdagsrehabilitering Aase Sørensen / Tina Frydensberg Nicolaisen Lone Feddersen Øget indsats i genoptræning og rehabilitering - Træningshotel og træning i hjemmet Gete Bjerring Markussen Lone Feddersen Sygeplejeklinikker Aase Sørensen Lone Feddersen Seniorfitness Helle Martinsen Lone Feddersen Træning i aktivitetscentre Evy Johnsen Lone Feddersen Faldforebyggelse Vibeke Reiter Lone Feddersen Kostvejledning i forbindelse med træning Anne Andersen Lone Feddersen Her & Nu Service -hjælpemiddelområdet Pia Munk Lundgren Lone Feddersen Velfærdsteknologiteams - ældreområdet Pia Munk Lundgren Lone Feddersen Styring, prioritering og udvikling på det specialiserede voksensocialområde (metaprojekt) Roar Lindholt Andersen Lone Feddersen Indsatsgruppe for hjemtaget handlekompetence på voksensocialområdet Linda Brask / Torsten Hjort Hansen Lone Feddersen Individbaseret dispositionsregnskab på voksensocialområdet Linda Brask / Torsten Hjort Hansen Lone Feddersen Kvalitetsstandarder på ydelser på voksensocialområdet (myndighed) Linda Brask Lone Feddersen Fælles støttekontaktpersonkorps Pia Munk Lundgren / Bodil Langkilde Lone Feddersen Fuld implementering af tovholderfunktion Roar Lindholt Andersen Lone Feddersen Indsats vedrørende kvalitet i sagsbehandlingen på voksensocialområdet Linda Brask Lone Feddersen Effektiv sagsbehandling - LEAN i Visitation & Bestiller Pia Munk Lundgren Lone Feddersen Mellemkommunalrefusion - forretningsgange Esben Frederiksen / Torsten Hjort Hansen Lone Feddersen Forretningsgange vedr. betalingsopgaver på Social & Arbejdsmarked Esben Frederiksen Lone Feddersen Objektiv sagsbehandling Jessie Lynggaard / Anders Haarløv Lone Feddersen God Borgerservice Jessie Lynggaard Lone Feddersen Visitationsudvalg STU (Jobcenter) Lone Feddersen Sammenhængende indsats fra ung til voksen (Jobcenter) Lone Feddersen Skub i EGU (Jobcenter) Lone Feddersen Aktivering af sygemelde (Jobcenter) Lone Feddersen Virksomhedsnær aktivering (Jobcenter) Lone Feddersen Nedsættelse af sygefravær ( borgernes) (Jobcenter) Lone Feddersen Effektiv parallelindsats (Jobcenter) Lone Feddersen Integrationsindsatsen (Jobcenter) Lone Feddersen Håndtering af dobbelt så mange ledige og opnå opsætningshastighed på linie med sammenlignelige jobcentre. (metodeudvikling og brug af anden aktør) (Jobcenter) Lone Feddersen Kvalitet i arbejdet med match 2 ( projekt på rette vej) (Jobcenter) Lone Feddersen Samarbejde på tværs af job centre (Jobcenter) Lone Feddersen Fokus på langtidsledige. (Jobcenter) Lone Feddersen Centralisering af visitation til arbejdsredskaber (Jobcenter) Lone Feddersen

157 Bilag: 8.4. Tids- og aktivitetsplan for effektiviseringsstrategiproces i ver Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

158 Notat Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Anders Haarløv Udvikling D E anha@lejre.dk Dato: 2. december 2010 Tids- og aktivitetsplan for effektiviseringsstrategiproces i Fokus 2010: o Overblik over de allerede igangværende effektiviseringsprojekter. o Forventningsafstemning med direktion og politikere om den langsigtede effektiviseringsstrategis form og opbygning. Fokus 2011: o Udbygning og kvalificering af projektoverblik. o Synlighed og debat om effektivisering på alle organisatoriske niveauer bl.a. ved deltagelse på chefgruppe- og ledermøder, HU/LU, Strategisk Lederforum m.v. ("roadshow") o Afvikling af effektiviseringsworkshops med fokus på: o Tematisering af præmisserne og behovet for fortsat effektivisering. o Synliggørelse af allerede igangværende effektiviseringsarbejde. o Projektbeskrivelse og operationalisering af nye effektiviseringsidéer. o Udvælgelse og kvalificering af idéer og initiativer, der kan danne basis for nye effektiviseringsprojekter o Kobling til budgetproces via tematisering af effektiviseringsarbejdet i forbindelse med direktørområdernes/virksomhedernes drøftelser af budgetudmøntning. o Politikerinddragelse gennem budgetseminar primo 2011 med fokus på inddragelse og videreformidling af foreløbige resultater.

159 September Oktober November December Januar/februar Marts/Juni Beskrivelse af den Overblik over Forventningsafstemning Planlægning af Projektoverblik Roadshow afvikles. langsigtede effektiviserings- igangværende med direktion og forløb for workshops udbygges og Tematisering af effektiviseringstiltag politisk niveau om og "roadshow" forår kvalificeres. strategi effektiviserings- effektiviserings- '11 Roadshow forberedes. arbejdet i forbindelse strategiens indhold med budgetudmøntning

160 Bilag: 9.1. Budgetproces til ØU docx Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 4706/11

161 NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Budgetproces Ulla Høyrup Mikkelsen Økonomi D E ulmi@lejre.dk Dato: 11. januar 2011 J.nr.: 10/24485 Resume Budgetprocessen indeholder retningslinjerne for udarbejdelse af budget 2012 og overslagsårene I retningslinjerne defineres det materiale, de møder og seminarer, der tilsammen udgør en budgetproces. Materialet indeholder: 1. Politisk budgetproces o Generelt om processen for Budget 2012 o Budgetseminarer o Fagudvalgenes budgetoplæg o Effektuering af besparelser o Investeringsoversigt - anlæg o Politisk behandling af Budget o Budgettilretninger o Tidsplan for politisk budgetproces 2. Effektiviseringsstrategi 3. Høring af medarbejdere og borgere herunder tidsplan 4. Teknisk udarbejdelse af budget Ændringer i forhold til sidste års budgetproces Der er sket nogle ændringer i forhold til budgetproces for 2011: o Effektiviseringsstrategi på baggrund af budgetaftale o Budgettilretninger efter udarbejdelsen af fagudvalgenes budgetoplæg o Politisk vedtagelse af fagudvalgenes budgetoplæg, udmøntning af besparelser og principper for takstberegning før sommerferien

162 Budgettilretninger efter udarbejdelsen af fagudvalgenes budgetoplæg 1. Politisk budgetproces Den politiske budgetproces omfatter de økonomiske beregninger og de politiske drøftelser. Figur 1: Politisk budgetproces Formål: Fastlæggelse af kommunens budget Indhold: Tilvejebringe de grundlæggende forudsætninger for budgetlægning Tilvejebringe en grundlæggende forståelse af budgetforudsætninger Skabelse og vedtagelse af budgettet Input: Udvalgenes budgetramme (overslagsår fra budget 2011 fremskrevet med KL s p/l tillagt varige ændringer) Lejre Kommunes Befolkningsprognose Aftale om kommunernes økonomi (Kommuneaftalen) Effektuering af rammebesparelse Lovændringer Høringssvar Politiske ændringsforslag Medarbejder inddragelse gennem HU Output: Budgetrammer korrigeret med p/l, demografi og tekniske korrektioner Teknisk-Administrativt budget som består af fagudvalgenes budgetoplæg og budgettilretninger godkendt i Økonomiudvalget. Udmøntning af rammebesparelse fra budget 2011 og Gensidighedsaftalen med Staten Fagudvalgenes budgetoplæg Budgetseminarer Vedtaget Budget Indberetninger til KL, Indenrigs- og Sundhedsministeriet, Skat og Danmarks Statistik (DS) Roller og ansvar: Budget & Analyse koordinerer processen med direktørområderne og leder budgetprocessen Generelt om budgetprocessen for Budget Side 2 af 14

163 I den kommunale budgetlægning tales der om "den store budgetlægning" og "den lille budgetlægning". Den store budgetlægning er udtryk for at kommunerne under et arbejder for at overholde aftalen med Regeringen om den kommunale økonomi og den lille budgetlægning er budgetterne i den enkelte kommune. I den store budgetlægning koordineres arbejdet i KL regi og konkret er der indlagt borgmestermøder med henblik på at sikre den samlede aftaleoverholdelse. Lejre Kommunes Kommunalbestyrelse har den 24. juni 2008 godkendt spillereglerne fra KL om aftaleopfølgning. Det indgår i disse spilleregler, at Kommunalbestyrelsen i budgetproceduren skaber mulighed for, at budgettet umiddelbart inden vedtagelse kan korrigeres under indtryk af den samlede landsprognose. Dette aspekt er således indarbejdet i denne budgetproces. Udgangspunktet for Lejre Kommunes budget 2012 er "Budgetaftale Lejre Kommune ". Indeholdt ved overslagsårene fra budget 2011 korrigeret for varige konsekvenser af politiske beslutninger siden budgetvedtagelsen for 2011 fremskrevet med KL s skøn for pris og lønudgifter (p/l) og konsekvenserne af den demografiske udvikling. Administrationen udarbejder fagudvalgenes budgetrammer som er pris- og lønfremskrevet, suppleret med eventuelle tekniske korrektioner samt korrektioner for demografi. Eventuelle Kommunalbestyrelsesbeslutninger siden budgetvedtagelsen for budget 2011 har de enkelte fagudvalg ansvar for at inddrage i udarbejdelsen af deres budgetoplæg. I dialog med direktørområderne indarbejdes mængdefremskrivninger i budgettet på de enkelte fagområder. Før sommerferien beslutter Kommunalbestyrelsen effektuering af besparelser, således at administrationen kan gøre dem gældende pr. 1/1-2012, principper for takstberegning og fagudvalgenes budgetoplæg. Medio juli udsender Budget & Analyse en samlet oversigt til Kommunalbestyrelsen. Den indeholder en oversigt over budgetsituationen ud fra forudsætningerne i det tekniske administrative budget, investeringsoversigten/anlæg og i økonomiaftalen. Det tekniske administrative budget indeholder dels fagområdernes budgetoplæg, effektuering af besparelser, budgettilretninger besluttet i Økonomiudvalget den 21. juni og Lejre Kommunes indtægtsgrundlag beregnet ud fra KL s tilskudsmodel. Budgetseminarer Det afholdes 3 éndags budgetseminarer i løbet af 2011, hvor Kommunalbestyrelsen skal drøfte forskellige relevante emner som optakt til 1. og 2. behandlingen af Budget Side 3 af 14

164 1. Budgetseminar afholdes fredag den 18. marts Emnerne på seminaret er: o strukturtilpasninger, jf. "Budgetaftale Lejre Kommune ". Direktionen kommer med mulige/relevante strukturtilpasninger, politikker og investeringsplaner. o Økonomisk politik og styring, herunder forventninger til Fagudvalgenes arbejde med prioritering og ansvar for budgetoplæg o Effektiviseringsstrategi 2. Budgetseminar afholdes fredag den 17. juni Emnerne på seminaret er: o Præsentation af Økonomiaftalen mellem Regeringen og KL o Fagudvalgenes Budgetoplæg o Investeringsoversigten HU deltager sammen med Kommunalbestyrelsen på seminaret. 3. Budgetseminar afholdes fredag den 26. august Emnerne på seminaret er: o Resultat af halvårsregnskabet o Konsekvenser for Lejre Kommunes budget for , som følge af dels Økonomiaftalen, DUT kompensation og halvårsregnskabet o Langsigtede politisk prioritering af budgettet Administrationen gennemgår og besvarer spørgsmål til udgifts- og indtægtssiden. På det tidspunkt er resultatet af Økonomiaftalen indarbejdet i KL s tilskuds og udligningsmodel, der er foretaget en opsamlingsrunde på ændringer i budgettet som følge af konkret fordeling af Lov- og Cirkulæreprogram og forventet regnskab. Politikkerne kan drøfte konkrete prioriteringer, administrationen vil i den sammenhæng være behjælpelig med beregning af konkrete politiske forslag. De politiske partier får ligeledes mulighed for at præsentere og diskutere politiske forslag i grupper og plenum, og der vil være politiske drøftelser af effektiviseringsstrategi og Investeringsplanen. Side 4 af 14

165 Fristen for de politiske ændringsforlag er 28. september, men ønskes forslagene drøftet på 3. Budgetseminar den 26. august, er deadline 18. august til Budget & Analyse. Budgetmaterialet til 1. behandling udarbejdes som udløber af drøftelserne og konklusionerne fra 3. Budgetseminar. Fagudvalgenes budgetoplæg Administrationen udarbejder i marts/april måned fagudvalgenes budgetrammer, de vil være pris- og lønfremskrevet, indeholde ændringer som følge af demografi og tekniske korrektioner jævnfør vedlagte bilag. Budgetrammerne for de enkelte fagområder er færdige 15. april. Fagudvalgene arbejder med omprioriteringer indenfor deres respektive rammer i perioden maj/juni. Effektuering af besparelser, indkøb og Gensidighedsaftalen som opsamles i effektiviseringsstrategien vil ligeledes indgå i fagudvalgenes prioritering. Der er afsat tid til at det kan drøftes på to fagudvalgsmøder. Opgaven er at fagudvalgene omprioriterer indenfor den udmeldte udvalgsramme. Alle udvidelsesforslag/ budgetønsker fra virksomheder, brugerbestyrelser eller foreninger skal indeholdes indenfor den udmeldte udvalgsramme. Det er en bunden opgave at fagudvalgene holder 0- vækst. Budgetoplægget skal bestå af en fordeling af udvalgenes rammer på bevillinger og der skal udarbejdes beskrivelser af den service og de aktiviteter, der er indeholdt i budgettet på de enkelte bevillinger. Fagudvalgene fremsender deres budgetoplæg for til 2. budgetseminar 17. juni. Afleveringsfrist til Budget & Analyse er 9. juni derefter fremsendes det til 2. budgetseminar den 17. juni og Økonomiudvalget 20. juni og Kommunalbestyrelsen 27. juni. Effektuering af besparelser Direktionen udarbejder forslag til fordeling af besparelser, herunder rammebesparelse, indkøb og Gensidighedsaftalen, mellem udvalg. I forslaget fra direktionen indgår den forholdsmæssige fordeling af besparelsen mellem udvalgene. Økonomiudvalget træffer beslutning om fordelingen mellem udvalg den 15. februar Den politiske beslutning indgår i det videre budgetarbejde. Effektuering af besparelser indgår i fagudvalgenes budgetrammer og dermed til konkret udmøntning på de enkelte fagområder. Fagudvalgene medtager effektueringen af besparelser i omprioriteringen indenfor budgetrammen og kommer med fagudvalgenes budgetoplæg. Side 5 af 14

166 Før sommerferien beslutter Kommunalbestyrelsen effektuering af besparelser, således at administrationen kan gøre dem gældende pr. 1/ Investeringsoversigt - anlæg Der arbejdes med en 4-årig anlægsplanlægning, som følger budget 2012 og de følgende tre overslagsår. Direktørområderne foretager de nødvendige sektoranalyser, bl.a. i forhold til befolkningsprognosen, af anlægsbehov og udarbejder projektbeskrivelse og budgetoverslag. De enkelte direktørområder er ansvarlige for at etablere dialog med Teknik & Miljø i forhold til i fællesskab at prisfastsætte et skøn over anlægsudgiften på de enkelte anlæg. Nye forslag, der ligger udover de forslag, som allerede er indeholdt i årene skal indeholder en beskrivelse af anlægsprojektet, den estimerede anlægsudgift og et estimat for eventuelle afledte driftsudgifter ved anlægget. Direktionen udarbejder på baggrund af direktørområdernes forslag et samlet oplæg til anlægsinvesteringsplan Investeringsoversigten forelægges for Økonomiudvalget den 6. juni 2011 med henblik på forelæggelse på 2. Budgetseminar den 17. juni 2011, hvor der vil være mulighed for politisk prioritering af investeringsoversigten ud fra hvilke der understøtter effektivisering og strukturtilpasninger. Politisk behandling af Budget Det samlede budget for skal politisk behandles 2 gange i henholdsvis Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Før sommerferien forelægges fagudvalgenes budgetrammer og effektuering af besparelser for budget til politisk behandling i Økonomiudvalget den 21. juni og Kommunalbestyrelsen den 27. juni De politiske beslutninger indgår i det videre budgetarbejde. Økonomiudvalget 1. behandler budgettet den 5. september 2011 og sender det videre til Kommunalbestyrelsens 1. behandling den 14. september. Økonomiudvalget sender også budgettet i høring fra den 6. september til den 22. september Økonomiudvalget 2. behandler budget den 5. oktober 2011 og udarbejder indstilling til Kommunalbestyrelsens 2. behandling den 13. oktober Side 6 af 14

167 Budgettet for bliver endeligt vedtaget ved Kommunalbestyrelsens 2. behandling. Budgettilretninger Budgettilretninger er udtryk for ændringer af budget 2012 som følge af forventet regnskab 2011, fejlretninger, nye udmeldinger fra ministerier, konkretisering af indgåede aftaler med staten, ændrede bekendtgørelser eller ændringer på indtægtssiden som følge af nye prognoser på f.eks. skatteindtægter eller ledighedsudvikling mv. Budgettilretningerne samles op i løbet af budgetprocessen og forelægges til særskilt politisk beslutning i Økonomiudvalget den 21. juni eller den 23. august Såfremt der senere i processen opstår behov for budgettilretninger vil de blive fremsat til politisk vedtagelse sammen med resten af budgettet. Tidsplan for politisk budgetproces Tabel 1: Tidsplan Tid Opgave 25. januar Økonomiudvalget behandler og godkender budgetproces Februar-april Administrationen udarbejder den tekniske budgetberegning med korrektion for demografi, politiske beslutninger mv. Udvalgenes rammer meldes ud medio april. 15. februar Direktionen forelægger forslag til fordeling af besparelser til Økonomiudvalget. Beslutningen indarbejdes i fagudvalgenes budgetrammer. 18. marts 1. Budgetseminar - Emnerne på seminaret er politikker, strukturovervejelser og investeringsplaner Marts-juni Investeringsoversigt - anlæg for Direktørområderne foretager sektoranalyser og beskriver anlægsforslag i dialog med Teknik & Miljø. 15. april Administrationen udsender fagudvalgenes budgetrammer og "principper for takster for 2012". 3. maj Borgmestermøde i KL maj Fagudvalgene drøfter budgetrammer, effektuering af effektiviseringer sfa. besparelser, indkøbsbesparelser og Gensidighedsaftalen. Fagudvalgene igangsætter omprioriteringer indenfor udmeldte ramme. Fagudvalgene Side 7 af 14

168 drøfter "principper for takster for 2012" og fastlægger dem som er politisk bestemte juni Fagudvalgene beslutter effektuering af effektiviseringer sfa. besparelser, indkøbsbesparelser og Gensidighedsaftalen, omprioriteringer af fagudvalgenes budgetoplæg. Oplægget sendes videre til 2. budgetseminar, ØU og KB den 27. juni. 17.juni 2. Budgetseminar - Emnerne er rammer for overslagsår, Fagudvalgenes budgetoplæg, den økonomiske situation, hovedlinjerne i Økonomiaftalen mellem KL og Regeringen og anlægsinvesteringer HU deltager i seminaret. 21. juni Økonomiudvalget behandler fagudvalgenes budgetoplæg, effektuering af besparelser, indkøbsbesparelser og Gensidighedsaftalen. ØU behandler eventuelle budgettilretninger fremkommet siden rammeudmeldingen. 27. juni Kommunalbestyrelsen beslutter effektuering af besparelser og fagudvalgenes budgetoplæg. Medio juli Budgetmaterialet, indeholdende såvel udgift som indtægtssiden af Lejre Kommunes samlede budget indtil nu, udsendes til Kommunalbestyrelsen 26. august Budgetseminar 3 - Temaet for seminaret er udarbejdelse af det endelig budget 31. august Borgmestermøde i KL - den store budgetlægning 6. september Administrationen samler op på eventuelle budgettilretninger som er fremkommet siden rammeudmeldingen og forelægger dem Økonomiudvalget til politisk beslutning sammen med 1. behandlingen af budgettet, hvorefter de indgår i den videre budgetlægning. 6. september Økonomiudvalgets 1. behandling af budget og sender det i høring Høring af Budget september 14. september Kommunalbestyrelsen 1. behandling det samlede budgetoplæg september Borgermøde om budget september Borgmestermøde i KL - den store budgetlægning 28. september Deadline for politiske ændringsforlag 5. oktober Administrationen samler op på eventuelle budgettilretninger og forelægger dem politisk beslutning sammen med 2. behandlingen. 5. oktober Økonomiudvalgets 2. behandling af budgettet, ØU fremsender budgetoplæg Side 8 af 14

169 til KB's 2. behandling 13. oktober Kommunalbestyrelsens 2. behandling af budget oktober Lovpligtig deadline for vedtagelse af budget 2012 Efter 2. behandling Budget 2012 færdiggøres og offentliggøres til medarbejdere og borgere i Lejre Kommune Side 9 af 14

170 2. Effektiviseringsstrategi Rammerne for Budget 2012 er lagt i "Budgetaftale Lejre Kommune " vedtaget i Kommunalbestyrelsen 14. oktober Det betyder, at der i budgetprocessen for skal arbejdes med gennemførelsen af de vedtaget rammer for På baggrund af de økonomiske præmisser arbejdes der med en langsigtede effektiviseringsstrategi som skal understøtte arbejdet med en løbende effektivisering af arbejdsgange og -metoder, med henblik på at sikre borgerne den bedst mulige service indenfor de budgetmæssige rammer. Den langsigtede effektiviseringsstrategi skal understøtte budgetoverholdelse og effektuering af besparelser. På 1. budgetseminar præsenteres effektiviseringsstrategien for Kommunalbestyrelsen. Side 10 af 14

171 3. Høring af medarbejdere og borgere Høringsproces for budgetprocessen omfatter høring af og dialog med medarbejdere (HU) og borgere. Figur 2: Høring af medarbejdere og borgere Formål: At skabe lydhørhed overfor ønsker, behov og ideer fra brugerbestyrelser, råd og nævn At skabe gensidig forståelse for dilemmaer bag effektiviseringsstrategien, herunder de givne økonomiske og politiske rammer At give indblik i de dilemmaer og udfordringer politikkerne oplever, når der skal prioriteres i forhold til helheden. Indhold: Teamdrøftelse i HU om budget 2012 i september Budgettet sendes i høring efter 1. behandling af budget i september Borgermøde 21. september med udgangspunkt i høringsmaterialet. Her søges det at kvalificere de høringssvar, som der efterfølgende er deadline for Input: Information om budgetramme for området Oplæg til budget og status på den økonomiske situation i Lejre Kommune Output: Direktørområderne er ansvarlige for involvering og høringsproces af relevante interessenter Indkomne høringssvar Tilbagemelding vedr. budget og budgetdialog Roller og ansvar: Direktørområderne styrer processen på de respektive fagområder for medarbejde og brugere Udsendelse til HU varetages af Budget og Analyse Tabel 2: Tidsplan for høring af medarbejdere og borgere Tid Opgave 8. december HU præsenteres for budgetproces juni HU deltager på 2. budgetseminar som observatør 31. august HU drøfter Budget september Budgetforslag sendes i høring efter Økonomiudvalgets 1. behandling. 21. september Borgermøde om Budget september Høringsfase slutter 13. oktober Kommunalbestyrelsen forventes at vedtage Budget Oktober Umiddelbart efter Kommunalbestyrelses vedtagelse af Budget Side 11 af 14

172 offentliggøres budgetaftalen på internet og i lokal avisen. December Budget 2012 med budgetbemærkninger offentliggøres på Lejre Kommunes internet. Side 12 af 14

173 4. Teknisk udarbejdelse af budget Budgetlægningen på de forskellige områder håndteres administrativt på nedenstående måde: Udgiftssiden De budgetterede udgifter fra overslagsårene i budget 2011 fremskrives og udgør udgangspunktet for Lejre Kommunes budget Der foretages konkrete skøn ud fra de fremskrivningsparametre, som defineres i vedlagte bilag. Serviceudgifternes fremskrivning følger i høj grad den demografiske udvikling i befolkningsprognosen. Indkomstoverførslerne budgetteres fladt, således at budgetårene i den 4-årige periode er ens. Ændringerne i forhold til indkomstoverførslerne foretages konkret fra år til år. På det budgetgaranteret område skal det sikres en parallelitet i forhold til indtægtssiden. Indtægt / finansiering (skatter, udligning, renter, afdrag, låneoptagelse og forskydninger) De budgetterede udgifter/indtægter fra overslagsårene i budget 2011 udgør udgangspunktet for Lejre Kommunes budget indtil forudsætningerne for en ny beregning af finansieringssidens elementer er tilgængelige. I juli 2011 forventes de endelige forudsætninger for beregning af skatter og udligning for 2012 at foreligge, i forlængelse af kommuneaftalen for Renter, afdrag og låneoptagelse for baseres på kommunens gæld og likviditet og forventede låneramme i Lov og cirkulæreprogram KL udarbejder efter indgåelse af økonomiaftalen med regeringen et notat om Lov og cirkulæreprogrammet. Notatet omhandler de kommunerelevante dele af regeringens lovprogram og har karakter af en kommenteret udgave af lovkataloget. Konsekvenserne af Lov og cirkulæreprogrammet +/ kr. indarbejdes som en teknisk korrektion til Lejre Kommunes budget og forventes færdigt til 3. budgetseminar 26. august. Fremskrivning af budgettet Budgettet bliver fremskrevet på bevillingsniveau, konsekvenser af fremskrivningen fremgår af bilag. Alle fremskrivninger indarbejdes i fagudvalgenes budgetrammer. Det er fagudvalgenes opgave at omprioritere indenfor egne budgetramme. Kommer der ændringer til budget efter fagudvalgene har færdiggjort deres budgetoplæg, bliver ændringerne forelagt til særskilt politisk Side 13 af 14

174 beslutning samtidigt med 1. eller 2. behandling af budgettet. Dernæst indgår de i det videre budgetarbejde. Takster Administrationen udarbejder "principper for takster for 2012", herunder hvilke takster der er politisk bestemte og hvilke der er lovgivningsmæssigt fastsatte. Taksterne forelægges behandling i fagudvalgene samtidigt med fagudvalgenes budgetrammer i maj-juni. Dernæst udarbejder administrationen takster som vil indgår i 1. behandlingsmaterialet, der udsendes til Kommunalbestyrelsen primo september. Efter budgetvedtagelsen korrigeres taksterne for vedtagne ændringsforslag. Information om budgettet Det endeligt vedtagne årsbudget og de flerårige budgetoverslag gøres tilgængelige for kommunens beboere på Lejre Kommunes hjemmeside. En kort redegørelse for indholdet af årsbudgettet og budgetoverslagene gøres tilgængeligt på intranettet inden det kommende regnskabsårs begyndelse (31. december). Side 14 af 14

175 Bilag: 9.2. Fremskrivningsmetode Budget 2012 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 4753/11

176 Oversigt over fremskrivningsmetoder anvendt på budget 2011 og forslag til ændring for budget 2012 og overslagsår. Fremskrivningsmetode: På alle bevillinger baseres fremskrivningen af budget 2012 på overslagsårene fra det vedtagne Budget Dette grundlag fremskrives med KL s pris- og lønskøn (PL) til 2012 priser. Der korrigeres for politiske beslutninger med varige konsekvenser siden budgetvedtagelsen. Endelig korrigeres for lovændringer (DUT) når økonomiaftalen mellem kommunerne og Regeringen foreligger. Udgangspunktet for korrektionerne i forbindelse med lovændringer er at DUT-kompensationer over +/ kr. fordeles på områderne dog med en konkret vurdering af konskvenserne af lovændringen for Lejre Kommune. På de områder, hvor der arbejdes med yderligere fremskrivningsfaktorer er de eksplicit beskrevet. Nr. Over førs el 1 ØKONOMIUDVALG 01 UDLEJNING Bevillingsnavn Funktion Funktion 3. niveau Fremskrivning af teknisk administrative budget tom. budget UO 10 UDLEJNINGSBOLIGER Pris- og lønfremskrivning samt evt. ændringer ved køb/salg UO 11 ÆLDREBOLIGER Pris- og lønfremskrivning samt evt. nyopførelser UO 12 STØTTET BOLIGBYGGERI Pris- og lønfremskrivning UO 13 FORPAGTNINGSAFGIFTER M.V Pris- og lønfremskrivning samt evt. arealændringer Forslag til ændring for budget 2012 (revideret dec. 2010) Pris- og lønfremskrivning samt evt. ændringer ved køb/salg Pris- og lønfremskrivning samt evt. nyopførelser Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning samt evt. arealændringer 02 POLITISK ORGANISATION VEDERLAG M.V Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 21 ØVRIG POLITISK ORGANISATION Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 1 Folketingsvalg Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 1 Folketingsvalg UO 22 ØKONOMIUDVALG Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 23 UDVALGET FOR TEKNIK OG MILJØ Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 24 UDVALGET FOR KULTUR OG FRITID Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 25 UDVALGET FOR BØRN OG UNGDOM Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 26 UDVALGET FOR JOB OG ARBEJDSMARKED Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 27 UDVALGET FOR SOCIAL,SUNDHED OG ÆLDRE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 03 ADMINISTRATIV ORGANISATION MR 30 PERSONALEUDGIFTER M.V MR 31 FÆLLES FUNKTIONER MR 32 FÆLLES ADMINISTRATION M.V Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivnign Pris- og lønfremskrivning + kendte ændringer i antal af tjenestemænd Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivnign Pris- og lønfremskrivning + kendte ændringer i antal af tjenestemænd Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 33 BUDGETRAMME TEKNIK OG MILJØ Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 34 BUDGETRAMME JOB OG ARBEJDSMARKED Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 35 BUDGETRAMME BØRN, UNGE OG KULTUR Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 37 BUDGETRAMME STABSFUNKTIONER Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 04 IT OG KOMMUNIKATION Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 05 BEREDSKAB Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning INTERN SERVICE M.V UO 60 ARBEJDSSKADEFORSIKRINGER Diverse omk.steder MR 61 ØVRIGE FORSIKRINGER Diverse omk.steder Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 62 FÆLLES VIKARPULJE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 63 ADMINISTRATIONSOMKOSTNINGER M.V Pris- og lønfremskrivning MR 07 GEBYRER Forbrug i tiden 1/1-30/ omregnet til årsforbrug + overslagsår Pris- og lønfremskrivning Forbrug i tiden 1/1-30/ omregnet til årsforbrug + overslagsår 10 PULJER TIL SPAREMÅL MR 01 INDKØBSPOLITIK OG KONKURRENCEUDBUD Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 2 UDVALGET FOR KULTUR OG FRITID 01 FRITIDSFACILITETER MR 10 FÆLLES FACILITETER , , , , , , , Sognegården i Ny Tolstrup, Legepladser Andre fritidsfaciliteter Pleje og tilsyn m. fortidsmind. Stadion, idræts.& svøm.bad Folkebibliotek, ledelse Musikskolen, ledelse Lejre arkiverne, ledelse Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 11 IDRÆTSHAL HVALSØ Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 12 IDRÆTSHAL SÅBY Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 13 IDRÆTSHAL BRAMSNÆSVIG Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 14 IDRÆTSHAL KIRKE HYLLINGE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 02 KULTUREL VIRKSOMHED MR 20 FOLKEBIBLIOTEKET Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 21 MUSIKSKOLEN Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 22 TILSKUD TIL KULTURELLE OPGAVER, MUSEER M.V , Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 23 OPLEVELSESKOMMUNEN Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 24 LEJRE ARKIVERNE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 03 FOLKEOPLYSNING OG FRITIDSAKTIVITETER UO 30 FRITIDSAKTIVITETER M.V. UNDER FOLKEOPLYSNINGSLOVEN , , , Fælles formål Folkeoplysende voksenunderv. Frivilligt folkeoplys.voks.unde. Lokaletilskud Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 31 FRITIDSAKTIVITETER M.V. UDEN FOR FOLKEOPLYSNINGSLOVEN , Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning XLS B

177 Nr. Over førs el 3 UDVALGET FOR BØRN OG UNGDOM 01 FOLKESKOLEN M.V.** Bevillingsnavn Funktion Funktion 3. niveau Fremskrivning af teknisk administrative budget tom. budget UO 10 FÆLLES UDGIFTER OG INDTÆGTER SKOLER Fællesudgifter for kommunens samlede skolevæsen Udviklingen i antallet af skolesøgende børn i befolkningsprognosen ganges med det nøgletallet til øvrig drift og lægges ind som en demografipulje der udmøntes ifm. klassedannelsen i foråret vedr. skoleår 2011/2011. Ændringer ift. befolkningsprognose i overslagsårene lægges ind som en gennemsnitlig pris pr. barn, både løn og drift. Frit valg budgettet vurderes i forhold til sidste regnskab. Forslag til ændring for budget 2012 (revideret dec. 2010) Udviklingen i antallet af skolesøgende børn i befolkningsprognosen ganges med det nøgletallet til øvrig drift og lægges ind som en demografipulje der udmøntes ifm. klassedannelsen i foråret vedr. skoleår 2011/2011. Ændringer ift. befolkningsprognose i overslagsårene lægges ind som en gennemsnitlig pris pr. barn, både løn og drift. Frit valg budgettet vurderes i forhold til sidste regnskab Folkeskoler Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Skolefritidsordninger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Ungdomsskolevirksomhed Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 11 FÆLLES UDGIFTER OG INDTÆGTER SFO Skolefritidsordninger Omfatter børn i 0-8kl. Pladsbehovet beregnes ud fra elevtal i klasserne på og kendte dækningsgrader, på hver enkelt SFO. Resultatet heraf sammenholdes med antallet af SFOpladser i budget Korrektion i opeller nedadgående retning sker ud fra en gennemsnitspris for den enkelte pladstyper. Basisbudgettet rettes i forhold til sidst kendte regnskabsår. Omfatter børn i 0-8kl. Pladsbehovet beregnes ud fra elevtal i klasserne på og kendte dækningsgrader, på hver enkelt SFO. Resultatet heraf sammenholdes med antallet af SFOpladser i budget Korrektion i op- eller nedadgående retning sker ud fra en gennemsnitspris for den enkelte pladstyper. Basisbudgettet rettes i forhold til sidst kendte regnskabsår MR 12 ALLERSLEV SKOLE Folkeskoler Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/ 2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele. Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele Skolefritidsordninger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 13 BRAMSNÆSVIG SKOLE Folkeskoler Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/ 2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele. Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele Skolefritidsordninger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 14 GLIM SKOLE Folkeskoler Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/ 2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele. Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele Skolefritidsordninger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 15 HVALSØ SKOLE Folkeskoler Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/ 2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele. Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele Skolefritidsordninger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning XLS B

178 Nr. Over førs el Bevillingsnavn Funktion Funktion 3. niveau Fremskrivning af teknisk administrative budget tom. budget MR 16 KIRKE SAABY SKOLE Folkeskoler Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/ 2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele. Forslag til ændring for budget 2012 (revideret dec. 2010) Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele Skolefritidsordninger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 17 KIRKE HYLLINGE SKOLE Folkeskoler Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/ 2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele. Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele Skolefritidsordninger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 18 KIRKE SONNERUP SKOLE Folkeskoler Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/ 2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele. Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele Skolefritidsordninger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 19 OSTED SKOLE Folkeskoler Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/ 2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele. Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele Skolefritidsordninger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 20 SÆBY-GERSHØJ SKOLE Folkeskoler Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/ 2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele. Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele Skolefritidsordninger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 21 TRÆLLERUPSKOLEN Folkeskoler Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/ 2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele. Klassedannelsen for skoleår 2010/ 2011 udgør 7/12 af budgettet, og den forventede klassedannelse for 2011/2011 (oprykning af skoleår 2010/2011, nye love og forventede 0. klasser) udgør de sidste 5/12 dele af budgettet. (kun løn) På driftsdelen udgør børnetallet vedr. skoleår 2010/2011 et basisbudget som reguleres når nye elevtal kendes v/ klassedannelsen. Overslagsår udgør skoleår 2011/ /12dele Skolefritidsordninger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning XLS B

179 Nr. Over førs el Bevillingsnavn Funktion Funktion 3. niveau Fremskrivning af teknisk administrative budget tom. budget 2011 Forslag til ændring for budget 2012 (revideret dec. 2010) 02 TILBUD TIL BØRN OG UNGE OI 24 KOMPENSATION LØN/MERUDGIFTER Sociale formål Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 25 STØTTEPÆDAGOGER SKOLER OG DAGINST Fælles formål Fællesudgifter for kommunens samlede skolevæsen Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 26 SÆRLIGE TILBUD Fællesudgifter for kommunens samlede skolevæsen Befordring af elever i grundskolen Kommunale specialskoler Sprogstimulering for tosprogede børn i førskolealderen Specialpædagogisk bistand for børn i førskolealderen Særlige dagtilbud og klubber Plejefamilier og opholdssteder mv. for børn og unge Forebyggende foranstaltninger for børn og unge Døgninstitutioner for børn og unge Sikrede daginstitutioner for børn og unge Sekraterial og forvaltning Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 27 SUNDHEDSUDGIFTER Kommunal sundhedstjeneste Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 28 PÆDAGOGISK PSYKOLOGISK RÅDGIVNING Pædagogisk psykologisk Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning rådbivning UO 29 FAMILIEHUSET Forebyggende foranstaltninger for børn og unge Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 30 HELTIDSKLASSEN Kommunale specialskoler Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 03 UNDERVISNING UDENFOR FOLKESKOLEN MR 29 FÆLLESUDGIFTER Kommunal tandpleje Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 30 UNGDOMSSKOLEN UO 31 BIDRAG TIL ØVRIGE SKOLER Skolefritidsordninger Ungdomsskolevirksomhed Bidrag til statslige og private skoler Efterskoler og ungdomsskoler Produktionsskoler Kommunale tilskud til statslig finaniserede selvejedne Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 32 TANDPLEJEN Kommunal tandpleje Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 04 FORÆLDREBETALING M.V UO 40 FORÆLDREBETALING , , , , UO 41 FRIPLADSER, SØSKENDERABAT M.V , , , , DRIFT DAGTILBUD UO 50 FÆLLESUDGIFTER DAGINSTITUTIONER , , Skolefritidsordninger Dagplejen Børnehaver Integrerede institutioner Tilskud til privatinstitutioner Skolefritidsordninger Fælles formål Børnehaver Integrerede daginstitutioner Særlige dagtilbud og særlige klubber Fælles formål Dagplejen Børnehaver Budgetoverslagsår overslagsår Herudover beregnes på baggrund af ændringerne i bevilling og Budgetoverslagsår overslagsår Herudover beregnes på baggrund af ændringerne i bevilling og Udviklingen i antallet af 3-6 årige børn i befolkningsprognosen ganges med det nøgletallet til øvrig drift og løn og lægges ind som en demografipulje der udmøntes ved årets udgang.. Ændringer ift. befolkningsprognose i overslagsårene lægges ind som en gennemsnitlig pris pr. barn, både løn og drift. Budgetoverslagsår overslagsår Herudover beregnes på baggrund af ændringerne i bevilling og Budgetoverslagsår overslagsår Herudover beregnes på baggrund af ændringerne i bevilling og Udviklingen i antallet af 3-6 årige børn i befolkningsprognosen ganges med det nøgletallet til øvrig drift og løn og lægges ind som en demografipulje der udmøntes ved årets udgang.. Ændringer ift. befolkningsprognose i overslagsårene lægges ind som en gennemsnitlig pris pr. barn, både løn og drift UO 51 BIDRAG TIL PULJEINSTITUTIONER M.V Tilskud til privatinstitutioner Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 52 DAGPLEJEN Dagplejen Budgetoverslagsår overslagsår. Dagplejen fremskrives derudover ifht. til ændringerne i børnetallet jf. den nyeste befolkningsprognose Budgetoverslagsår overslagsår. Dagplejen fremskrives derudover ifht. til ændringerne i børnetallet jf. den nyeste befolkningsprognose MR 53 ABBETVED BØRNEGÅRD Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 57 BØGEN Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 58 BIRKEN Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 59 EGEBJERGET Integrerede daginstitutioner Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 60 FUGLEMARKEN Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 61 HYLLEBJERGET OG NATURSKOVBH. I EJBY Integrerede daginstitutioner Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 63 LÆRKEREDEN Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 64 MYRETUEN + SOLSIKKEN , Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 65 MØLLEBJERGHAVE Integrerede daginstitutioner Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 66 MØLLEHUSET Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 67 OSTED BØRNEHAVE Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 68 RØGLEBAKKEN , Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 69 SKOVVEJENS BØRNEHAVE Integrerede Børnehaver daginstitutioner Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 70 SØHUS Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 71 SØPAVILLONEN Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 72 TØLLØSEVEJENS BØRNEHAVE Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 74 HYLLINGE LYNDBY BØRNEHAVE Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 75 BØRNEHAVEN ROLLINGEN Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 76 SÅBY BØRNEHAVE Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning XLS B

180 Nr. Over førs el 4 UDVALGET FOR TEKNIK OG MILJØ 01 MILJØFORANTALTNINGER Bevillingsnavn Funktion Funktion 3. niveau Fremskrivning af teknisk administrative budget tom. budget MR 10 VANDLØB, VEDLIGEHOLDELSE M.V Naturforvaltningsprojekter Vedligeholdelse af vandløb Bidrag for vedligeholdelsesarb Jordforurening Miljøtilsyn Øvrige planlægning, undersøg Pris- og lønfremskrivning Forslag til ændring for budget 2012 (revideret dec. 2010) Pris- og lønfremskrivning MR 13 SKADEDYRSBEKÆMPELSE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 02 FORSYNINGSVIRKSOMHED MR 24 RENOVATION Fælles formål Ordning for dagrenovation Ord. storskrald & haveaffald Ordning for glas, papir & pap Ordning for farligt affald 03 TEKNISK DRIFT Pris- og lønfremskrivning Mellemværende med kommunen forrentes med Nationalbankens rente for udlån MR 30 GRØNNE AREALER Grønne områder & naturplads. Pris- og lønfremskrivning Vejvedligeholdelse MR 31 MATERIELGÅRDEN Fælles formål Arb. for fremmed regning Driftsbygninger og - pladser Pris- og lønfremskrivning MR 32 VEJVEDLIGEHOLDELSE Pris- og lønfremskrivning Vejafvandingsbidrag beregnes som 8% af anlægsudgifter til nye kloaker. Pris- og lønfremskrivning Mellemværende med kommunen forrentes med Nationalbankens rente for udlån Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Pris- og Lønfremskrivning Vejafvandingsbidrag beregnes som 8% af anlægsudgifter til nye kloaker UO 34 VINTERVEDLIGEHOLDELSE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 04 KOLLEKTIV TRAFIK Indstilling fra fagudvalg af budgetforslag fra MOVIA Indstilling fra fagudvalg af budgetforslag fra MOVIA 05 ADMINISTRATION M.V MR 50 IT-FAGSYSTEMER, GIS Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 51 AGENDA Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 52 BYFORNYELSE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 06 EJENDOMSADMINISTRATION MR 60 EJENDOMSVEDLIGEHOLDELSE - EGNE & LEJE Fælles formål Beboelse Andre faste ejendomme Folkeskoler Fællesudg. kom. skolevæsen Folkebiblioteker Fælles formål Børnehaver Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 62 ENERGIFORBRUG OG -MÆRKNING Alle kommunens bygninger excl. lejeboliger Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 63 SAMORDNET RENGØRING Alle kommunens institutioner m.fl Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 64 ADMINISTRATIONSBYGNINGER DRIFT Jfr. kontrakt Pris- og lønfremskrivning MR 65 ENERGISTYRING OG ENERGIMÆRKNING Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 5 UDVALGET FOR JOB OG ARBEJDSMARKED UO 01 UNGDOMSVEJLEDNINGEN M.V. Pris- og lønfremskrivning + Pris- og lønfremskrivning Ungdommens uddannelsesvejledning helårsvirkning af mentorordning og tidlig indsats (jf.lovgivning pr. 1/8-09) Samarbejde med Roskilde forventes at Erhvervsgrunduddannelser fortsætte Faktisk antal som helårspersoner hidtil. baseret Pris- og lønfremskrivning Ungdomsuddanelse for unge med særlige behov på de seneste 12 måneder Pris- og lønfremskrivning UO 02 ARBEJDSMARKEDSFORANSTALTNINGER Specialpædagogisk bistand til voksne Pris- og lønfremskrivning Beskæftigelsesregionens nyeste Kontanthjælp prognose for helårspersoner på kontanthjælp sammenholdt med Aktiverede kontanthjælpsmodtagere objektiv vurderet aktiveringsgrad Revalidering Pris- og lønfremskrivning Løntilskud mv til personer i skåne- og flexjobs Pris- og lønfremskrivning Beskæftigelsesindsats for forsikrede ledige Løntilskud til ledige ansat i kommuner Beskæftigelsesordninger UO 03 INTRODUKTIONSPROGRAM FOR UDLÆNDINGE Introduktionsprogram Introduktionsydelse UO 04 ØVRIGE SOCIALE FORMÅL Sygedagpenge Faktisk forbrug seneste 12 mdr. + KL budgetvejledning + lokal skøn om udviklingen i arbejdsløsheden i Lejre kommune + takstreguleringen. Budgetoverslagsår overslagsår Budgetoverslagsår overslagsår Budgetoverslagsår overslagsår + KL budgetvejl. + lokal skøn om udvikl. i sygedagpenge Lejre kom. Beskæftigelsesregionens nyeste prognose for antal forsikrede ledige helårspersoner på dagpenge sammenholdt med objektiv vurderet aktiveringsgrad Indenrigsministeriet udmelder kvote for Lejre Kommune Korrigeres for ændringer sfa. Beskæftigelsesregionens nyeste prognose sammenholdt med objektiv vurderet aktiveringsgrad Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Fremskrives jf. en objektiv vurdering fra den lokale område ekspertise om udviklingen i sygedagpenge og aktiveringgrad XLS B

181 Nr. Over førs el Bevillingsnavn Funktion Funktion 3. niveau Fremskrivning af teknisk administrative budget tom. budget 2011 Dagpenge til forsikrede ledige Budgetoverslagsår overslagsår + KL budgetvejl. + lokal skøn om udvikl. i forsikrede ledige i Lejre kom. Forslag til ændring for budget 2012 (revideret dec. 2010) Beskæftigelsesregionens nyeste prognose for antal forsikrede ledige helårspersoner på dagpenge sammenholdt med objektiv vurderet aktiveringsgrad XLS B

182 Nr. Over førs el 6 UDVALGET FOR SOCIAL,SUNDHED OG ÆLDRE 10 PLEJE OG OMSORG Bevillingsnavn Funktion Funktion 3. niveau Fremskrivning af teknisk administrative budget tom. budget 2011 Forslag til ændring for budget 2012 (revideret dec. 2010) MR 10 BØGEBAKKEN Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 11 AMMERSHØJPARKEN Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 12 HVALSØ ÆLDRECENTER Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 13 FRIT VALG ORDNINGEN - BESTILLER Madservice, køb af visiterede timer af kommunal og privat leverandør tilrettes ud fra 50% af udvikling i demografi i antal 65+ årige, gange modtagefrekvens for varig hjemmehjælp og gennemsnitlig antal timer pr. uge pr. hjemmehjælps-modtager, gange med prisfemskrevet Madservice tilrettes ud fra 50% af udvikling i demografi i antal 65+ årige. Hjemmeplejens budget tilrettes jf. regnskab inkl. evt. vedtagne effektiviseringer, serviceændringer og mængder, jf. regler om takstberegning (SM fælles pjece). gennemsnitlig intern timepris budgetår - Hjemmeplejens budget for 1. Ny model overvejes. demografitilpasning tilrettes i ht. KL's seneste anbetaling i budgetvejledning (pt. K.5-10/2011), ud fra en aldersopdelt demografimodel (helårsvirkning) ift. opgørelse af visiterede timer trukket i kommunens omsorgssystem (serviceniveau) gange fremskrevet timepris jf. regnskab UO 15 MELLEMKOMMUNAL AFREGNING FOR PLEJE I PLEJEBOLIG MV Øvrige konti budgetoverslagsår overslagsår, dog checkes udvikling, hvor markante ændringer undersøges og evt. tilrettes Plejevederlag og hjælp ved pasning af døende. Udvikling checkes, og markante ændringer undersøges og tilrettes eventuelt Teknisk tilretning ud fra områdets forventning om pladser. Pris- og lønfremskrivning for alle øvrige konti på bevillingsområdet. Pris- og lønfremskrivning Teknisk tilretning ud fra faktisk forventning om antal pladser, idet der ikke er mulighed for påvirkning af udgiftsniveau MR 17 ÆLDREDRIFT - FÆLLES Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Sosu- og ssa-elver. Teknisk tilretning ud fra dimentioneringsaftale mellem KL og Undervisningsministeriet om antal elever. Sosu- og ssa-elver. Teknisk tilretning ud fra dimentioneringsaftale mellem KL og Undervisningsministeriet om antal elever MR 18 HJEMMEPLEJE - UDFØRER Tilrettes ud fra demografi, jf Tilrettes ud fra demografi, jf MR 19 SYGEPLEJE Tilrettes ud fra 50% af udvikling i demografi i antal 65+ årige. Ny model overvejes MR 20 AKTIVITET OG SAMVÆR Pris- og lønfremskrivning MR 21 NATTEVAGT Tilrettes ud fra 50% af udvikling i demografi i antal 65+ årige. Ny model overvejes. Tilrettes ud fra 50% af udvikling i demografi i antal 65+ årige. Pris- og lønfremskrivning Tilrettes ud fra 50% af udvikling i demografi i antal 65+ årige. 20 HJÆLPEMIDLER, TRÆNING OG FOREBYGGENE AKTIVITET UO 21 HJÆLPEMIDLER OG TILSKUD M.V Hjælpemidler Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Merudgifter Tilrettes ud fra opgørelse for særligt dyre sager.teknisk tilretning vedr. merudgifter Pris- og lønfremskrivning UO 22 GENOPTRÆNING OG VEDLIGEHOLD.TRÆNING Træning efter hhv. service- og sundhedslov samt egen varretagelse af vederlagsfri fysioterapi mm. Budgetoverslagsår overslags.år. Der ses nærmere på antal handleplaner i forrige år og der korrigeres Sundhedstræning tilrettes ud fra demografi + 65 årige. Resten tilrettes ud fra pris- og lønfremskrivning Vederlagsfri fysioterapi Nyt fra Tilrettes ift. udmelding fra KL og SST Tilrettes ud fra demografi +18 årige UO 23 FOREBYGGENDE INDSATS FOR ÆLDRE OG HANDICAPPEDE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 24 STØTTE TIL FRIVILLIG SOCIALT ARBEJDE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 25 AKTIVITETSCENTRE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 30 SUNDHEDSUDGIFTER OI 30 AKTIVITETSBESTEMT MEDFINANSIERING AF SUNDHEDSVÆSEN Tilrettes ud fra demografi samt udmelding fra KL og SST Tilrettes ud fra demografi + 0 årige samt udmelding fra KL UO 31 OMSORGS- OG SPECIALTANDPLEJE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 32 SUNDHEDSFREMME OG FOREBYGGELSE Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 33 ANDRE SUNDHEDSUDGIFTER Handicapkørsel Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Hospice og færdigbehandlede Pris- og lønfremskrivning samt tilrettes ud fra udmelding fra KL og SST Pris- og lønfremskrivning 40 SÆRLIGE FORANSTALTNINGER TIL VOKSNE UO 39 KONTAKTPERSONER OG LEDSAGERORDNING Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 40 SOCIALPSYKIATRISK CENTER Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning MR 41 SOLVANG Pris- og lønfremskrivning, samt korrektion for over/underskud iht. rammeaftele mellem Region Sjælland og de 17 kommuneer MR 42 BRAMSNÆSVIG Pris- og lønfremskrivning, samt korrektion for over/underskud iht. rammeaftele mellem Region Sjælland og de 17 kommuner Pris- og lønfremskrivning, samt korrektion vedr. takstindtægter iht. til rammeaftale mellem Region Sjælland og de 17 kommuner. Der henvises desuden til sag nr. 10/ vedtaget i KB 21/ Pris- og lønfremskrivning, samt korrektion vedr. takstindtægter iht. til rammeaftale mellem Region Sjælland og de 17 kommuner. Der henvises desuden til sag nr. 10/ vedtaget i KB 21/ MR 43 BOFÆLLESSKABER Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning UO 47 TILBUD PERSONER MED SÆRLIGE SOCIALE VANSKELIGHEDER Specialkompenserende voksenundervisning Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning XLS B

183 Nr. Over Bevillingsnavn Funktion Funktion 3. niveau Fremskrivning af teknisk førs UO 47 TILBUD PERSONER MED SÆRLIGE SOCIALE administrative budget tom. el VANSKELIGHEDER budget 2011 UO Afløsning, aflastning og hjælp, Pris- og lønfremskrivning, samt generel 85 udvikling Botilbud 108 Ledsageordning 45, Botilbud 107 Beskyttet beskæftigelse Aktivitets- og samværstilbud 104 Pris- og lønfremskrivning, samt generel udvikling. Pris- og lønfremskrivning, samt generel udvikling. Pris- og lønfremskrivning, samt generel udvikling. Pris- og lønfremskrivning, samt generel udvikling. Forslag til ændring for budget 2012 (revideret dec. 2010) Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning 50 SOCIALE YDELSER UO 01 ALKOHOL-/STOFMISBRUG+SOCIALT UDSATTE Forebyggelse Kombination af pris- og Pris- og lønfremskrivning Kvindekrise-centre lønfremskrivning, regnskabsresultat Pris- og lønfremskrivning Alkohol-behandling 2009 samt aktuelle boplacerede Pris- og lønfremskrivning Stofmisbrug borgere. Pris- og lønfremskrivning Boophold Pris- og lønfremskrivning OI 02 SOCIALE YDELSER Udgifter flygtninge Antallet af aktuelle borgere i januar Pris- og lønfremskrivning Hjælp særlig tilfælde 2010 justeret med skøn over og til- og Pris- og lønfremskrivning personlige tillæg pensionister afgang. Pris- og lønfremskrivning Førtidspension Danmarks statistiks udvikling i Førtidspension Førtidspension OI 03 KONTANTE YDELSER Div. hjælp Regnskabsresultat Boligydelse pensionister Boligydelse: Antal aktive sager i januar 2010 x procentvise andel af årige borgere + Befolkningsprognose OI 04 ØVRIGE SOCIALE YDELSER Personlige tillæg pensionister Pris- og lønfremskrivning Regnskabsresultat OI 04 ØVRIGE SOCIALE YDELSER Boligsikring Pris- og lønfremskrivning + Regnskabsresultat Befolkningsprognosen modtagere af førtidspension på landsplan Pris- og lønfremskrivning Demografifremskrivning for de + 65 årige Pris- og lønfremskrivning Pris- og lønfremskrivning XLS B

184 Bilag: Tidsplan og indhold i budgetopfølgning 2011 af 13. januar Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 4560/11

185 NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Ulrik Bech Edelbo Økonomi D E uled@lejre.dk Budgetopfølgninger 2011 Dato: 13. januar 2011 J.nr.: 10/26116 Formålet med budgetopfølgningerne er at sikre økonomistyring og budgetoverholdelse, dokumentere bevillingsansvarliges egen budgetopfølgning, samt skabe beslutningsgrundlag og overblik for både det administrative og politiske ledelsesniveau. Budgetopfølgningen i Lejre kommune sker på flere forskellige detaljeringsniveauer og såfremt der opstår konkrete økonomiske problemstillinger vil direktionen tage initiativ til at de bliver forelagt særskilt med henblik på at iværksætte modgående aktiviteter. I tillæg til dette forelægges udvalgene løbende relevant ledelsesinformation. Forventet Regnskab Administrationen udarbejder fire gange om året Forventet Regnskab, som er en dybdegående økonomiopfølgning, der vurderer tværgående sammenhænge og tendenser på kommunens drift, anlæg og finansiering. Fokus for Forventet Regnskab er at give politikerne det strategiske overblik over udviklingen i økonomien, så der kan tages styringsinitiativer. Forventet Regnskab retter sig mod det politiske niveau. Opfølgningerne vil beskæftige sig med udgiftsudviklingen inden for servicerammen, overførselsudgifter, anlæg, finansiering og kassebeholdning. Altså opfølgning på udviklingen inden for og imellem de udgiftstyper som er væsentlige for at have det politiske helhedsbillede. Endvidere vil der være stærkere opfølgning på det rammestyrede område, hvor store over-/underskud forventes i løbet af året, følges handleplaner og er der brug for nye handleplaner. Fra 2011 bliver kommunerne underlagt en sanktionslovgivning, som nødvendiggør denne tættere opfølgning på især serviceudgiftsrammen. Administrationen vil udarbejde Forventet Regnskab ud fra en forudsætning om at der ikke gives ufinansierede tillægsbevillinger og i hvert enkelt tilfælde hvor der tegner sig en risiko for at der opstår merudgifter komme med forslag til finansieringsmulighed fra andre konti eller hvis dette ikke er muligt en beskrivelse af de initiativer, der er nødvendige for at overholde budgettet, samt de konsekvenser dette måtte have for serviceniveauet.

186 I forbindelse med Forventet Regnskab håndteres også omplaceringer mellem bevillingerne, ændringer som følge af DUT og der kan teoretisk set søges tillægsbevillinger (Muligheden for at give tillægsbevillinger i Forventet regnskab, skal ses i sammenhæng med styrelseslovens 40, stk. 2 at der ikke må afholdes udgifter uden kommunalbestyrelsen har givet bevilling). Den politiske behandling af Forventet Regnskab skal begynde i Økonomiudvalget efterfulgt af behandling i fagudvalgene, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Forudsætningen for at dette kan lade sig gøre er, at der afholdes ekstraordinært Økonomiudvalgsmøde den 26. april og den 29. august, begge datoer umiddelbart før Kommunalbestyrelsesmødet. Denne første Økonomiudvalgsbehandling gør at der administrativt bliver tale om en meget presset proces, hvor de bevillingsansvarlige løbende skal have et stærkt fokus på økonomistyringen. Det er af afgørende betydning at alle bevillingsansvarlige straks iværksætter initiativer, der sikrer budgetoverholdelse, hvis der viser sig risiko for merudgifter. De bevillingsansvarlige skal om nødvendigt sørge for at involvere direktøren og evt. fagudvalget, hvis sådanne risici viser sig med anvisning af nødvendige handlinger for at overholde budgettet. Direktion Direktion Fagudvalg Økonomiudvalget Kommunalbestyrelsen Forventet Regnskab pr. 1/ Forventet Regnskab pr. 31/ / / / / / / / samt Forventet Regnskab pr. 30/ /Halvårsregnskab Forventet Regnskab pr. 30/ / / / / / / / / / samt samt 20/ / / samt 7.-9./ / / Af hensyn til at få yderligere procestid til at kvalificere indholdet i Forventet Regnskab vil administrationen påbegynde udarbejdelsen i måneden op til skæringsdatoen. De bevillingsansvarlige skal besvare spørgeskemaerne om udviklingen i budgetoverholdelsen måneden før kvartalsudløb, så der er et godt grundlag for dialogen omkring udarbejdelsen af Forventet Regnskab. Side 2 af 4

187 Dialogen mellem direktørområderne, de bevillingsansvarlige samt budget og analyse foregår på denne måde løbende op til hvert kvartal. På områder hvor der viser sig risiko for at budgettet ikke kan overholdes vil der blive gået tættere på problematikkerne og løsningsmulighederne i den egentlige udarbejdelse af Forventet Regnskab. Ved kvartalets udløb vil de endelige økonomidata blive stillet op, og det vurderes om der er forhold som skal genoptages i forhold til den dialog, der allerede har været med de bevillingsansvarlige, som selvfølgelig også selv har ansvaret for at følge op på om forbruget svarer overens med deres forventninger. Forventet Regnskab har en lidt anden karakter. Der sigtes efter en politisk behandling i januar og der vil pr. 1/ endnu ikke være et forbrug at foretage en økonomiopfølgning på. Forventet Regnskab vil være en risikovurdering i forhold til budget Er der områder, hvor det allerede på dette tidlige tidspunkt vurderes, at der vil være en udvikling, der vanskeliggør budgetoverholdelsen. Det er væsentligt at kende en sådan risiko tidligst muligt, så er der bedre mulighed for at iværksætte initiativer, der imødegår udviklingen. Der vil ikke blive sendt spørgeskemaer ud til de bevillingsansvarlige. Risikoområderne vil blive beskrevet i samarbejde mellem Budget og analyse, direktørområderne og bevillingsansvarlige. Udarbejdelsen af Forventet Regnskab skal også være et halvårsregnskab. Årsagen til dette er at Regeringen har fremsat forslag til "Lov om ændring af lov om kommunernes styrelse (halvårsregnskaber). Der er forventning om ikrafttrædelse pr. 1. marts. Lovforslaget medfører en række formkrav herunder krav om udarbejdelse af bestemte opgørelser og oversigter og det er endvidere et krav at halvårsregnskabet er godkendt i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen inden 1. september Denne tidsfaktor gør at halvårsregnskabet får et andet forløb gennem de politiske udvalg end et normalt Forventet Regnskab. Administrationen foreslår at aflæggelsen af halvårsregnskabet i august måned foregår med en sag direkte på Økonomiudvalget (ekstraordinært møde den 29. august umiddelbart før KB) og videre til Kommunalbestyrelsen. Sagen vil være et fuldt Forventet Regnskab, hvor såvel problematikker som anvisning af løsningsmuligheder er en del af sagen. Det foreslås at sagen efter godkendelsen den 29. august sendes til behandling i fagudvalgene, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i septembermøderne. Det er ikke muligt at have en fuldt bearbejdet sag klar på et tidligere tidspunkt. Likviditetsoversigter Der udarbejdes månedlige likviditetsoversigter med opgørelse af dag til dag likviditeten samt den gennemsnitlige likviditet set over 365 dage (kassekreditreglen). Likviditetsoversigterne offentliggøres på politikerportalen. Side 3 af 4

188 Likviditetstallene indberettes kvartalsvist til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Kvartalsoversigter på det specialiserede socialområde Udgiftsvæksten på det specialiserede socialområde var et centralt emne i forhandlingerne om kommunernes økonomi for For at bidrage til en opbremsning af den hidtidige udgiftsvækst på området aftalte KL og regeringen, at der fremadrettet skal udarbejdes kvartalsvise oversigter over udgiftsudviklingen på området. De kvartalsvise oversigter over udgiftsudviklingen på det specialiserede socialområde skal dels drøftes af Kommunalbestyrelsen indenfor en måned og indberettes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Side 4 af 4

189 Bilag: Lovforslag halvårsregnskab.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 4577/11

190 Indenrigs- og Sundhedsministeriet Enhed: KOMOK Sagsbeh.: DEPHEN Sags nr.: Dok. Nr.: Dato: 22. november 2010 Forslag til Lov om ændring af lov om kommunernes styrelse (halvårsregnskaber) 1 I lov om kommunernes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009 som ændret ved 1 i lov nr. 510 af 6. juni 2007 og 1 i lov nr af 27. december 2009, foretages følgende ændringer: 1. I 46, stk. 1, ændres årsregnskabet, om revision og om afgørelse af bemærkninger til: årsregnskabet og halvårsregnskabet, om revision, om afgørelse af bemærkninger og om offentliggørelse af halvårsregnskabet , stk. 1, ændres "årsbudget, flerårige budgetoverslag og regnskab" til: "årsbudget, flerårige budgetoverslag, årsregnskab og halvårsregnskab." Stk. 1. Loven træder i kraft 1. marts Stk. 2. Indenrigs- og sundhedsministeren kan i medfør af loven fastsætte regler for halvårsregnskabet for Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Bemærkninger til lovforslaget Almindelige bemærkninger 1.Lovforslagets baggrund og formål Lovforslaget er et led i udmøntningen af aftalen af 25. maj 2010 mellem regeringen og Dansk Folkeparti om genopretning af dansk økonomi og regeringens og KL's aftale fra 2010 om kommunernes økonomi for Lovforslaget sigter primært mod at understøtte en god regnskabsmæssig adfærd i kommunerne, såvel på det administrative som på det politiske niveau. Regeringen og KL har drøftet resultatet af de kommunale regnskaber for 2009, der indebar en overskridelse af de budgetterede serviceudgifter på godt 5 mia. kr. Det fremgår af økonomiaftalen, at KL har angivet, at den store budgetoverskridelse i

191 Side primært skyldes engangsforhold som følge af institutionernes anvendelse af decentralt opsparede midler samt udgifter til det specialiserede socialområde. KL har endvidere tilkendegivet, at kommunerne allerede har iværksat en stor indsats for at tilpasse aktiviteten med henblik på at overholde budgetterne for Regeringen og KL er enige om, at der skal ske en styrket lokal økonomiopfølgning i kommunerne. Samtidig er der enighed om, at kommunernes gode erfaringer med at samarbejde om budgetlægningen med fordel kan udbredes til også at omfatte budgetopfølgningen. Kommunerne skal således fremover udarbejde halvårsregnskaber, der sikrer en bedre opfølgning i forhold til udgiftsudviklingen og samtidig giver en prognose for regnskabsresultatet. Endvidere styrkes grundlaget for budgetlægningen i den enkelte kommune. Halvårsregnskaber skal også understøtte en stærkere dialog mellem kommunerne med henblik på at sikre overholdelse af budgetterne. Endvidere kan halvårsregnskaber indgå i drøftelser mellem regeringen og KL. Det fremgår af økonomiaftalen, at budget- og regnskabsudvalget i regi af Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastlægger den konkrete udformning med henblik på at indføre halvårsregnskaber fra Videre fremgår det af aftalen, at regeringen og KL vil drøfte et samlet oplæg til ændringer i kommunernes budget- og regnskabsregler i efteråret 2010, og regeringen vil søge tilslutning til den nødvendige ændring af styrelsesloven. Gældende ret Der findes i dag ikke centralt fastsatte regler for kommunernes løbende budgetopfølgning. Disse fastsættes af de enkelte kommunalbestyrelser. Kommunerne har typisk en løbende budgetopfølgning baseret bl.a. på månedlige og kvartalsvise regnskabsopgørelser. Men anvendelsen af disse opgørelser varierer mellem kommunerne og har erfaringsmæssigt ikke tilstrækkelig præcision som prognoseredskab for kommunerne under ét. Den manglende præcision i de eksisterende kvartalsvise opgørelser skyldes bl.a., at disse opgørelser ikke afsluttes som et årsregnskab. Det indebærer, at der kan være forskelle i registreringen af en række poster omkring kvartalsskiftet. Lovforslagets indhold Med lovforslaget bemyndiges indenrigs- og sundhedsministeren til at fastsætte nærmere regler om formen for og aflæggelsen af kommunernes halvårsregnskab samt om offentliggørelse af dette regnskab. Det vil blive fastlagt, at halvårsregnskabet skal godkendes af kommunalbestyrelsen og offentliggøres. I tilknytning til lovforslaget vil det eksisterende regelsæt om god bogføringsskik blive præciseret overfor kommunerne, således at der løbende foretages en kontrol og afstemning af regnskabet. Herved vil såvel kommunerne som staten få et prognoseværktøj, der hviler på et mere sikkert grundlag end de eksisterende kvartalsvise opgørelser.

192 Side 3 Et halvårsregnskab - opgjort efter ensartede principper - kan sikre et større fokus på budgetoverholdelse i den enkelte kommune og kan samtidig understøtte en dialog om de forventede regnskaber kommunerne imellem. Herudover kan halvårsregnskaber ligge til grund for drøftelser mellem regeringen og KL om kommunernes budgetoverholdelse. Endelig vil halvårsregnskabet kunne anvendes af kommunerne i forbindelse med budgetlægningen for det følgende budgetår. Det fremgår af økonomiaftalen, at Budget- og regnskabsudvalget i regi af Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastlægger den konkrete udformning med henblik på at indføre halvårsregnskaber fra Udvalget er rådgivende for indenrigs- og sundhedsministeren i spørgsmål om kommunernes og regionernes budget og regnskab. I Budget- og regnskabsudvalget deltager ud over Indenrigs- og Sundhedsministeriet, der har formandskabet, KL, Danske Regioner, Foreningen af Statsautoriserede Revisorer (FSR), BDO Kommunernes Revision A/S, Finansministeriet og Økonomi- og Erhvervsministeriet. Lovforslaget afspejler de overordnede konklusioner på de drøftelser, der har fundet sted i udvalget. De foreslåede regler er fastlagt under hensyntagen til de administrative konsekvenser, og samtidig har udvalget vurderet muligheden for forenkling af reglerne vedrørende omkostningsregnskaber. Disse forenklinger vil blive gennemført administrativt ved en ændring af "Budget- og regnskabssystem for kommuner", der er bilag til bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Retningslinjerne for aflæggelsen og indholdet af halvårsregnskabet fremgår af bemærkningerne til lovforslagets enkelte bestemmelser. 4. Økonomiske og administrative konsekvenser for det offentlige Indførelsen af halvårsregnskaber vil være en ny aktivitet for kommunerne, men vurderes dog at være forbundet med begrænsede meromkostninger i lyset af den løbende budgetopfølgning, som allerede foregår i dag, og som halvårsregnskabet vil kunne integreres i. Som det fremgår af aftalen mellem regeringen og KL om den kommunale økonomi for 2011 vil reglerne til halvårsregnskabet blive fastlagt under hensyntagen til de administrative konsekvenser. Samtidig skal muligheden for forenkling af reglerne vedrørende omkostningsregnskaber vurderes. På den baggrund er det ikke forventningen, at der samlet set vil blive tale om merudgifter for kommunerne. Det fremgår endvidere af økonomiaftalen, at halvårsregnskaberne kan indgå i drøftelserne mellem regeringen og KL. Det indebærer, at halvårsregnskaberne skal rapporteres til staten. Dette skønnes ikke at have økonomiske konsekvenser for staten, da staten allerede i dag modtager kvartalsvise regnskaber fra kommunerne. Disse er dog ikke afsluttede og godkendt af kommunalbestyrelsen i modsætning til de kommende halvårsregnskaber.

193 Side 4 5. Økonomiske konsekvenser for erhvervslivet Lovforslaget har ingen økonomiske konsekvenser for erhvervslivet. 6. Administrative konsekvenser for erhvervslivet Lovforslaget har ingen administrative konsekvenser for erhvervslivet. 7. Administrative konsekvenser for borgerne Lovforslaget har ingen administrative konsekvenser for borgerne. 8. Miljømæssige konsekvenser Lovforslaget har ingen miljømæssige konsekvenser. 9. Forholdet til EU-retten Lovforslaget indeholder ikke EU-retlige aspekter. 9. Hørte myndigheder og organisationer Lovforslaget har været i høring hos KL, Foreningen af Statsautoriserede Revisorer, BDO Kommunernes Revision A/S og Statsforvaltningerne. 10. Sammenfattende skema Økonomiske konsekvenser for stat, kommuner og regioner Administrative konsekvenser for stat, kommuner og regioner Økonomiske konsekvenser for erhvervslivet Administrative konsekvenser for erhvervslivet Miljømæssige konsekvenser Administrative konsekvenser for borgerne Forholdet til EU-retten Positive konsekvenser/ mindreudgifter Ingen Halvårsregnskaber medvirker til at give kommunerne et bedre redskab til budgetopfølgningen. Ingen Ingen Ingen Ingen Negative konsekvenser/ merudgifter Ingen Halvårsregnskaber er en ny aktivitet i kommunerne, men de administrative konsekvenser heraf modsvares af en forenkling af det omkostningsbaserede regnskab Ingen Ingen Ingen Ingen Lovforslaget indeholder ikke EU-retlige aspekter Bemærkninger til de enkelte bestemmelser Til 1

194 Side 5 Til nr. 1 Forslaget indebærer, at indenrigs- og sundhedsministeren bemyndiges til at fastsætte nærmere regler om aflæggelsen af kommunernes halvårsregnskab, der skal omfatte de første 6 måneder af hvert regnskabsår. Det svarer til den samme tidsperiode, som gælder for aflæggelse af halvårsrapport efter årsregnskabsloven. Halvårsregnskabet vil ligesom årsregnskabet omfatte de under kommunalbestyrelsen henhørende regnskabsområder, jf. den kommunale styrelseslovs 42, stk. 2, 1. pkt. Bemyndigelsen vil blive udnyttet til at fastsætte, at halvårsregnskabet skal aflægges af økonomiudvalget til kommunalbestyrelsen, ligesom det gælder for kommunens årsregnskab, jf. den kommunale styrelseslovs 45, stk. 1. Endvidere vil det blive fastsat, at kommunalbestyrelsen skal godkende halvårsregnskabet. Herudover vil det blive fastsat, at kommunalbestyrelsen skal godkende halvårsregnskabet inden 1. september samme år og, at halvårsregnskabet skal aflægges af økonomiudvalget til kommunalbestyrelsen, inden økonomiudvalget udarbejder forslag til næste års budget til kommunalbestyrelsen. Den fastsatte frist for kommunalbestyrelsens godkendelse af halvårsregnskabet vil senere kunne justeres, såfremt opnåede erfaringer måtte vise, at et andet tidspunkt vil være mere hensigtsmæssigt. Eventuelle initiativer til at sikre overholdelse af budgettet vil kunne drøftes i økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen, ligesom halvårsregnskabet vil kunne indgå i den politiske behandling af budgettet for det kommende år. En sådan procedure vil indebære en opstramning af budgetopfølgningen og må forventes at medføre et betydelig større fokus på budgetoverholdelsen sammenlignet med i dag. Det gælder på det administrative såvel som det politiske plan. Halvårsregnskabet kan således sikre et større fokus på budgetoverholdelse i den enkelte kommune og kan samtidig understøtte en dialog om de forventede regnskaber kommunerne imellem i regi af KL. Herudover kan halvårsregnskaber lægges til grund for drøftelser mellem regeringen og KL om kommunernes budgetoverholdelse. Det bemærkes, at budgettet må anses som kommunernes væsentligste styringsredskab, men at dette redskabs styringsmæssige værdi på den anden side er helt afhængig af en god regnskabskultur. Halvårsregnskabet skal efter nærmere bestemmelser indberettes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet, når kommunalbestyrelsen har godkendt dette. Der vurderes ikke at være behov for, at halvårsregnskaberne undergives ekstern revision ligesom årsregnskabet, jf. den kommunale styrelseslovs 42, stk. 4, 1. pkt. Den usikkerhed, som en manglende revision vil medføre, er begrænset set i lyset af, at formålet først og fremmest er at få en prognose for det forventede årsresultat. For virksomheder omfattet af årsregnskabsloven er der heller ikke krav om, at halvårsregnskaber skal være revideret. Kommunens eksterne revisor er dog fortsat berettiget til i medfør af 42, stk. 4, 2.

195 Side 6 pkt., at afgive en delberetning, hvis revisor skønner dette hensigtsmæssigt. Og revisor kan forlange at få halvårsregnskabet udleveret i medfør af 42, stk. 5. Revisionen kan endvidere foretage undersøgelser af halvårsregnskabet, såfremt revisionen finder det nødvendigt, og kommunalbestyrelsen skal sørge for, at revisionen i øvrigt får den bistand, som revisionen anser for påkrævet. Revisionens evt. undersøgelser må dog ikke forsinke den politiske behandling af halvårsregnskabet i økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen samt den efter efterfølgende indrapportering til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Det forhold, at halvårsregnskabet ikke skal revideres af den eksterne revision, indebærer, at kommunalbestyrelsen i modsætning til, hvad der gælder ved årsregnskabet, ikke (medmindre revisionen vælger at afgive delberetning) skal træffe afgørelse om revisionens bemærkninger eller indsende en sådan afgørelse til tilsynsmyndigheden. Endvidere skal halvårsregnskabet ikke indsendes til tilsynsmyndigheden, men tilsynsmyndigheden kan til hver en tid i medfør af 49, stk. 1, i den kommunale styrelseslov forlange at få tilsendt halvårsregnskabet. Der vil henset til kommunernes samfundsøkonomiske betydning med hjemmel i den foreslåede bestemmelse blive fastsat regler om, at halvårsregnskabet skal offentliggøres, ligesom det er tilfældet for årsregnskabet, jf. den kommunale styrelseslovs 45, stk. 3. Offentliggørelse på kommunens hjemmeside vil opfylde kravet om offentliggørelse. Borgere, presse og andre interessenter får herved let adgang til halvårsregnskabet. Til nr. 2 Forslaget indebærer, at indenrigs- og sundhedsministeren bemyndiges til at foreskrive formen for kommunernes halvårsregnskab. Regler om formen for kommunernes halvårsregnskab vil blive fastsat i "Budget- og regnskabssystem for kommuner", der er bilag til bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Reguleringen af formen for kommunernes halvårsregnskab vil bestå i, at dette skal indeholde en række oplysninger, oversigter og bemærkninger. Det forventede årsregnskab Halvårsregnskabet vil skulle indeholde oplysninger om det forventede årsregnskab opgjort efter udløbet af første halvår af regnskabsåret. Formålet hermed er at sikre, at der kommer fokus på budgetoverholdelse i den enkelte kommune og, at der ud fra et ensartet grundlag kan iværksættes en dialog om de forventede regnskaber kommunerne imellem i regi af KL. Herudover kan det forventede årsregnskab i halvårsregnskabet lægges til grund for drøftelser mellem regeringen og KL om kommunernes overholdelse af de økonomiske forudsætninger, der er indeholdt i de årlige økonomiaftaler mellem regeringen og KL.

196 Side 7 I de senere års aftaler om kommunernes økonomi er der således aftalt rammer for henholdsvis nettoserviceudgifterne og bruttoanlægsudgifterne. Nettoserviceudgifterne omfatter kommunernes driftsudgifter på de kommunale serviceområder, herunder dagtilbud, folkeskole, ældrepleje, socialområdet mv. I nettoserviceudgifterne indgår ikke kommunernes overførselsudgifter samt driftsudgifter på de kommunale forsyningsområder. Bruttoanlægsudgifterne omfatter kommunernes anlægsinvesteringer på samtlige kommunale udgiftsområder, dog ikke forsyningsområdet samt kommunalt ejede ældreboliger. Halvårsregnskab opgjort pr. 30. juni Halvårsregnskabet vil endvidere skulle indeholde oplysninger om regnskabet opgjort pr. 30. juni. Der vil være et krav, at kommunerne skal fastsætte en supplementsperiode, ligesom det kendes fra årsregnskabet. Det såkaldte transaktionsprincip vil gælde for regnskabsføringen i supplementsperioden, dvs. at en regning skal henføres til det halvår, hvori transaktionen har fundet sted. Transaktionen finder sted på det tidspunkt, hvor en vare eller tjenesteydelse bliver leveret. Formålet med supplementsperioden er at sikre, at der sker en korrekt periodisering af udgifterne, ligesom det kendes fra årsregnskabet. Kravet om periodisering i halvårsregnskabet vil understøtte udarbejdelsen af det forventede årsregnskab, da der i dette regnskab også vil skulle tages højde for udgifter, der er disponeret, men som ikke betales i regnskabsåret. Efter gældende bestemmelser i "Budget- og regnskabssystem for kommuner" skal kommunernes bogføring foretages i overensstemmelse med god bogføringsskik. Dette indebærer bl.a., at alle transaktioner skal registreres nøjagtigt og snarest muligt efter, at de forhold, der ligger til grund for registreringerne, foreligger. Endvidere skal der foretages regelmæssige afstemninger mellem registreringer og kasse- og likviditetsbeholdningen samt øvrige beholdningskonti. Afstemningen sikrer, at registreringerne er aktuelle, og at der ikke er transaktioner, som ikke er registreret. Dette regelsæt vil blive præciseret overfor kommunerne, således at det sikres, at halvårsregnskaberne bliver retvisende. Det vil alene være det udgiftsbaserede driftsregnskab, der løbende skal kontrolleres og afstemmes. I halvårsregnskabet vil der kun skulle være en opgørelse af de kommunale driftsudgifter og -indtægter samt anlægsudgifter og -indtægter, da fokus er på budget- og bevillingsoverholdelse. Det vil ikke være et krav - som det kendes fra private virksomheder, der skal udarbejde et halvårsregnskab - at der foreligger en fuldstændig afstemt balance med oplysning om aktiver og passiver. Regnskabsopgørelse og regnskabsoversigt Det vil blive fastsat, at halvårsregnskabet som minimum skal indeholde en regnskabsopgørelse og en regnskabsoversigt, som det kendes fra kommunernes årsregnskab:

197 Side 8 Regnskabsopgørelsen skal i kortfattet form vise kommunens udgifter og indtægter og give en overordnet præsentation af det forventede resultat sammenholdt med budgettet. Endvidere skal opgørelsen indeholde en kort analyse og vurdering af det forventede resultat på del- og helårsbasis samt forklaring af årsager til afvigelser fra det budgetterede helårsbudget. Regnskabsoversigten skal vise det forventede regnskab på bevillingsniveau. Regnskabsoversigten skal gøre det muligt at sammenholde årsbudgettets bevillingsposter og de i årets løb afgivne tillægsbevillinger med de forventede helårsregnskabstal og de faktiske regnskabstal for 1. halvår. Regnskabsoversigten skal indeholde følgende kolonner: 1. Bevillingerne afgivet ved budgettets vedtagelse 2. Tillægsbevillinger afgivet i løbet af det 1. halvår 3. Forventet årsregnskab 4. Halvårsregnskab opgjort pr. 30. juni Ud over det anførte vil der ikke blive fastsat bestemte formkrav til den enkelte kommunes opstilling af regnskabsoversigten. Regnskabsoversigten skal i fornødent omfang være ledsaget af bemærkninger, navnlig vedrørende forventede afvigelser mellem bevillingerne afgivet ved budgettets vedtagelse og det forventede årsregnskab. Såfremt senere opnåede erfaringer måtte vise, at det vil være hensigtsmæssigt, at justere indholdet af oversigterne eller at der måtte være behov for andre oversigter, vil dette kunne gennemføres administrativt. Periodebudget Det er frivilligt for den enkelte kommunalbestyrelse, om den vil udarbejde et periodebudget, dvs. foretage en opsplitning af helårsbudgettet i et budget for henholdsvis 1. og 2. halvår. Et periodebudget udarbejdes typisk med udgangspunkt i tilgængelig historik og evt. bedste skøn for, hvordan udgifterne forventes at falde. Et periodebudget kan medvirke til at gøre økonomistyringen mere effektiv og skærpe budgetoverholdelsen, da det er muligt at sammenholde budget og regnskab for en afgrænset periode. Da det er indtrykket, at der i dag alene er et antal kommuner, der arbejder med periodebudgetter, og der er en vis administration forbundet med udarbejdelsen af disse, gøres det ikke obligatorisk for kommunerne at anvende periodebudgetter. Der vil dog i tilknytning til "Budget- og regnskabssystem for kommuner" blive udarbejdet vejledningsmateriale som vil kunne understøtte, at også de kommuner, som ikke i dag anvender periodiserede budgetter, får nemmere herved. Indberetning af halvårsregnskabet Da formålet med halvårsregnskabet bl.a. er at understøtte en dialog om de forventede regnskaber kommunerne imellem samt drøftelser mellem regeringen og KL

198 Side 9 om kommunernes budgetoverholdelse, skal de overordnede halvårsregnskabstal og forventede helårsregnskabstal indsendes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet med henblik på den overordnede vurdering på makroplan. Detaljeringsgraden i indberetningen vil blive fastlagt, således at det kan afdækkes, om de aftalte niveauer mellem regeringen og KL for overholdelse af serviceudgifter og bruttoanlægsudgifter kan forventes at blive overholdt. Endvidere skal det specificerede halvårsregnskab opgjort efter den autoriserede kontoplan for kommuner rapporteres til Danmarks Statistik. Dette er i overensstemmelse med gældende praksis, hvor kommunerne rapporterer kvartalsregnskaber til Danmarks Statistik. Til 2 Loven træder i kraft den 1. marts I henhold til regeringens og KL's aftale fra 2010 om kommunernes økonomi for 2011 skal halvårsregnskaber indføres med virkning fra Det er således hensigten at fastsætte regler om aflæggelse af halvårsregnskaber for perioden fra den 1. januar 2011, dvs. før ikrafttræden af lovforslaget. Halvårsregnskabet i 2011 vil komme til at omfatte et regnskab for perioden 1. januar juni 2011 samt et forventet årsregnskab for 2011.

199 Side 10 Bilag 1 Lovforslaget sammenholdt med gældende lov Gældende formulering Lovforslaget 1 I lov om kommunernes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009 som ændret ved 1 i lov nr. 510 af 6. juni 2007 og 1 i lov nr af 27. december 2009, foretages følgende ændringer: 46. Indenrigs- og sundhedsministeren kan fastsætte nærmere regler om bestyrelsen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen, om aflæggelse af årsregnskabet, om revision og om afgørelse af bemærkninger." 57. Indenrigs- og sundhedsministeren foreskriver formen for kommunernes årsbudget, flerårige budgetoverslag og regnskab , stk. 1, affattes således: "Indenrigs- og sundhedsministeren kan fastsætte nærmere regler om bestyrelsen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen, om aflæggelse af årsregnskabet og halvårsregnskabet, om revision, om afgørelse af bemærkninger og om offentliggørelse af halvårsregnskabet." 2. 57, stk. 1, affattes således: "Indenrigs- og sundhedsministeren foreskriver formen for kommunernes årsbudget, flerårige budgetoverslag, årsregnskab og halvårsregnskab." 2 Stk. 1. Loven træder i kraft 1. marts Stk. 2. Indenrigs- og sundhedsministeren kan i medfør af loven fastsætte regler for halvårsregnskabet for Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland.

200 Bilag: Notat af 4. januar 2010 om Forventet regnskab risikovurdering Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 1063/11

201 NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Ulrik Bech Edelbo Økonomi D E uled@lejre.dk Forventet Regnskab risikovurdering Dato: 4. januar 2011 J.nr.: 11/ Generel indledning Budgetaftalen Lejre Kommune indeholder principper for styring af Lejre kommunes økonomi. Under disse principper fremgår, at kassemålsætningen skal overholdes, og at der ikke gives tillægsbevillinger uden anvist finansiering. Endvidere indgår det i budgetaftalen, at første budgetrevision forekommer pr. 1. januar i hvert nye budgetår. Forventet Regnskab er udarbejdet ud fra disse forudsætninger. Forventet Regnskab udarbejdes ikke på baggrund af et forbrug. Forventet Regnskab er en risikovurdering i forhold til budget Er der områder, hvor det allerede på nuværende tidspunkt vurderes, at udviklingen vanskeliggør budgetoverholdelse. Det er væsentligt at kende en sådan risiko tidligst muligt, så er der bedre mulighed for at iværksætte ledelsesmæssige initiativer, der imødegår udviklingen. Administrationen vil arbejde med muligheder for at imødegå de beskrevne risikoområder. Der er to fokuspunkter i økonomistyringen i Lejre Kommune i Det første fokus er på kasseforbruget. Det skal sikres, at der opretholdes en stram økonomistyring, og at der ikke gives kassefinansierede tillægsbevillinger. Der er budgetteret med et kasseforbrug på 25,4 mio. kr. i Det er således målsætningen, at kasseforbruget ikke overstiger dette beløb. Det andet fokuspunkt er serviceudgifterne. I budgettet for 2011 er Lejre Kommunes serviceudgifter budgetteret til mio. kr. Det er målsætningen at denne serviceudgiftsramme ikke overskrides. Årsagen til det kraftige fokus på udviklingen i serviceudgifterne er den af Folketinget indførte sanktionslovgivning, som indebærer, at en overskridelse af servicerammen kan medføre en tilbagebetaling af bloktilskud til staten. Lovgivningsmæssigt er der lagt op til at kommunerne vil blive målt ud fra oprindeligt budget. Sanktionerne træder i kraft, hvis kommunerne under et

202 overskrider serviceudgifterne. Sanktionen er tilrettelagt sådan, at den enkelte kommune skal tilbage betale 60 % af en overskridelse som individuel straf og kommunerne rammes kollektivt med 40 % af tilbagebetalingen. Der er altså risiko for, at Lejre Kommune rammes af sanktioner uanset om kommunens eget budget overholdes. Folketinget har endnu ikke fastlagt retningslinjerne for beregning af den enkelte kommunes eventuelle sanktion. Det afventes særligt, hvorvidt servicerammen tager udgangspunkt i de faktisk vedtagne budgetter eller den aftalte ramme, idet det kan oplyses, at kommunernes budgetterne ligger ca. 1,2 mia. kr. under rammen. Konklusion og indstilling Der skal styres efter, at kasseforbruget ikke overstiger 25,4 mio. kr. i 2011, og at serviceudgifterne ikke overstiger mio. kr. i Der er som nævnt i notatet en række områder, hvor der er risiko for merudgifter, der vil kunne resultere i en overskridelse af servicerammen og et kassetræk. De bevillingsansvarlige vil arbejde med hvert enkelt risikoområde med henblik på at overholde budgettet. Det vil i denne forbindelse kunne blive nødvendigt at fremlægge forslag til politisk godkendelse om ændret service på udgiftsområder, hvor det ikke vil være muligt at overholde budgettet ved anvendelse af effektivitetstiltag. Der er dog nogle elementer, som giver et vist råderum. Der er således for det første tale om, at tilbagekøbet af skolerne isoleret set skaber et råderum på knap 9 mio. kr. i forhold til serviceudgiftsrammen, men det skal bemærkes, at tilbagekøbet samlet set ikke forbedrer likviditeten. For det andet så vil finansieringsreformen på beskæftigelsesområdet kunne forbedre likviditeten. Det nøjagtige beløb kan ikke opgøres endeligt på nuværende tidspunkt, men det kan oplyses, at Indenrigs- og Sundhedsministeriet har opgjort Lejre kommunes likviditetsgevinst til knap 9 mio. kr. Beløbet må pt. taget med forbehold. Ligeledes vil eventuelle indtægter fra salg grunde og ejendomme kunne reserveres til kassehenlæggelse. Alt andet lige så vil der være en risiko for, at institutionernes muligheder for at overføre budgetbeløb mellem årene kan resultere i, at serviceudgiftsrammen overskrides. Ud fra en samlet vurdering finder direktionen imidlertid, at det kan forudsættes, at overførslerne mellem årene neutraliserer hinanden. Det skal endeligt bemærkes, at der udestår en afklaring af opgørelsesmetoden for sanktionsberegningen for eventuel overskridelse af serviceudgiftsrammen. Lejre kommune vil således kunne risikere at skulle betale for andre kommuners overskridelser af serviceudgiftsrammen. Side 2 af 8

203 2. Særlige risikoområder Økonomiudvalget Tilbagebetaling af ejendomsskatter På skattesiden er der et risikoområde vedrørende ejendomsskatter, tilbagebetaling af opkrævet skat. Indenrigs- og Sundhedsministeriets udmeldte tilbage i juli 2010, at der var fejl i beregningen af skatteloftet vedrørende ejendomme, der har fået ændret fradrag for forbedringer. Folketinget har efterfølgende den 17. december 2010 vedtaget en lov om ændring af bestemmelserne om loft over grundlaget for beregning af kommunal grundskyld, for så vidt angår fradrag for forbedringer. I praksis kommer kommunerne til at tilbagebetale for meget opkrævet ejendomsskat til boligejerne. Regeringen har tilkendegivet, at de økonomiske konsekvenser for kommunerne vil blive forhandlet med KL. Konklusion og indstilling Der vil snarest muligt blive udarbejdet overslag over lovens økonomiske konsekvenser, der vil blive fremlagt senest i forbindelse med Forventet regnskab Sparepuljer Der er i budget 2011 afsat sparepuljer på budgettet - dels uudmøntede rester fra gensidighedsaftalen 2010 på 0,5 mio. kr. (indkøb og digitalisering) samt ny indkøbsbesparelse på 1 mio. kr. Konklusion og indstilling Administrationen arbejder på et konkret oplæg til udmøntning af sparekravene. Tilbagekøb af skoleleasingprojektet Afslutningen af skole leasing projektet kommer til at påvirke serviceudgifterne på Økonomiudvalgets område. Husleje betalingen ligger som en udgift inden for servicerammen og denne betaling vil bortfalde, når tilbagekøbet af skolerne er gennemført. De fulde konsekvenser af tilbagekøbet kan endnu ikke opgøres, men det skønnes at tilbagekøbet vil være likviditetsmæssig neutral, men det vil indebære en reduktion af serviceudgifterne i 2011 på knap 9 mio. kr. Tilbagekøbet af skolerne har også konsekvenser på renter og finansforskydninger. Side 3 af 8

204 Konklusion og indstilling Der fremlægges en sag om de økonomiske konsekvenser af tilbagekøbet af skolerne senest i forbindelse med Forventet regnskab Udvalget for Børn og Ungdom Udsatte børn og unge Der er foretaget en gennemgang af det samlede område, hvilket viser, at der med udgangspunkt i det kendte forbrug (de nuværende kendte børn i de nuværende kendte foranstaltninger) er der risiko for merudgifter på området i Der arbejdes på at alle bevillinger overholdes. Dette forudsætter især: At antallet af anbringelser er konstant At behovet for specialundervisning ikke stiger yderligere At transportudgifterne ikke stiger yderligere At der gennemføres de 5%-reduktioner, som var indeholdt i budgetforslaget for 2011 Der er følgende risikoområder: Anbringelser To nye anbringelsessager fra slutningen af 2010 vil påvirke det samlede forbrug i 2011, heraf er den ene sag særlig udgiftstung. Begge sager har været behandlet i UBU. Forebyggende foranstaltninger Der forventes et relativt højt forbrug i 2011 på grund af et usædvanligt højt antal unge mødre og misbrugsmødre, hvor det er nødvendigt at sætte ind med en indsats for at afprøve eller styrke forældreevnen. Disse sager kan senere resultere i egentlige anbringelser. Specialundervisning Der må forventes et øget pres som følge af vedtagelsen af "Unge Pakke 2", idet det kan forventes, at der i større omfang end tidligere vil blive stillet forslag om foranstaltninger for at holde især svage unge længere i uddannelsessystemet. Det kan f.eks. sætte pres på den nuværende beslutning om ikke at tilbyde 10. klasse på dagbehandlingstilbud. Job & Arbejdsmarkedsområdet er "DUT'et" som følge af den ændrede lovgivning, men det må forventes, at den også har en afsmittende virkning på børne- og ungeområdet, i form af ønske om "modningsforløb" mm. i forlængelse af igangværende tilbud, dvs. et ønske om at der iværksættes Side 4 af 8

205 foranstaltninger i en længere periode i forhold til tidligere praksis, med tilsvarende forøgede udgifter til følge. Egen specialundervisning Den samlede udgift stiger, idet der ved budgetlægningen var anvendt for lave gennemsnitspriser på lønnen. Transport Der er igangsat en analyse af området, som forventes færdig primo I risikoanalysen er der indeholdt en budgetteret "rammebesparelse" på kr., som skal gennemføres på området til erstatning af forslagene fra budgetbehandlingen om reduktion af familiehuset og SSP-konsulenterne. Der er udarbejdet en handleplan for at sikre budgetoverholdelse på de nævnte områder, der vil blive forelagt til orientering i Udvalget for Børn & Ungdom. Konklusion og indstilling De nævnte bevillinger vil blive fuldt tæt gennem hele 2011, og der vil blive rapporteret ved forventet regnskaber eller hvis det skønnes nødvendigt ved særskilt sag til politisk behandling. Der arbejdes på, at alle bevillingsansvarlige overholder deres budget i Dagplejen Budgettet til dagplejen blev i forbindelse med budgetvedtagelsen nedskrevet med 5,1 mio. kr. som følge af faldende børnetal. Der blev i samme forbindelse afsat en pulje på 2 mio. kr. til imødegåelse af engangsudgifter i forbindelse med realiseringen af personaletilpasningen. Der er således tale om betydelige personaletilpasninger, hvorfor der er nedsat en arbejdsgruppe, som skal sikre de fornødne initiativer til budgetoverholdelse. Kommunalbestyrelsen har vedtaget, at der skal oprettes flexpladser i to daginstitutioner. Det betyder, at for hver vuggestueplads, der oprettes, skal der overføres lønmidler fra dagplejens budget til dækning af driften, hvilket vil sætte dagplejen under yderligere pres. Der er ved at blive udarbejdet to konkrete projekter for flexpladser i hhv. Øm og Kirke Sonnerup, og når disse foreligger, kan der samtidig tages stilling til antallet af flexpladser i de to berørte institutioner. Et foreløbigt bud er, at der i alt oprettes 20 flexpladser, hvilket vil betyde at yderligere 5 dagplejere skal afskediges. Side 5 af 8

206 Samlet set forventes det, at dagplejens budget kan overholdes med de fornødne initiativer til personaletilpasning, men det vil være nødvendigt at følge udviklingen tæt. Desuden skal der tidsmæssigt ske en tilpasning mellem dagplejens personalereduktion og etableringen af flexpladserne. Konklusion og indstilling Der udarbejdes en sag vedr. dagplejens økonomi og konsekvenserne for dagplejen af etablering af flexpladser til politiske behandling senest i forbindelse med Forventet regnskab Skolerne Underskuddet på de skoler, som har merforbrug, må forventes at blive mindre i 2011 end i 2010, men hastigheden på gældsafviklingen afhænger af, hvorvidt skolerne får godkendt de nye, foreliggende handleplaner, hvor underskuddene afvikles over en 3-årig periode. Handleplanerne er sendt til høring sammen med Skoleplanen, og kan behandles politisk i februar Konklusion og indstilling Skolernes økonomi afventer den politiske behandling af skoleplanen og handleplanerne Udvalget for Teknik & Miljø Vejvedligeholdelse Budgettet til afvandingsbidrag er fremkommet ved at prisfremskrive budgettet for 2010 til Den 15. november 2010 har bestyrelsen for Lejre Forsyning vedtaget et anlægsprogram på 28 mio. kr. i 2011 og et tilsvarende beløb i efterfølgende år. Da afvandingsbidraget udgør 8 % af anlægsbudgettet (undtaget projekter vedr. transport af spildevand) er der i 2011 en risiko for merudgifter, idet det af bestyrelsen for Lejre Forsyning er højere end det i budgettet indeholdte. Såfremt Lejre Forsyning gennemfører det vedtagne anlægsprogram, så kan der forventes en merudgift på op til 0,5 mio. kr. Vintervedligeholdelse Kommunalbestyrelsen har vedtaget en rammebesparelse på kr. i budget Udvalget for Teknik & Miljø har den 11. august 2010 behandlet en sag om serviceforringelser på vintervedligeholdelsen. Udvalget for Teknik & Miljø traf beslutning om at afvente med evt. serviceforringelser til 2012, hvor de nuværende kontrakter udløber. Med baggrund i de kontraktlige bindinger som følge af EU udbud i 2008 vurderes det, at det kan blive vanskeligt at udmønte den vedtagne besparelse i budget 2011 (og i 2012). Side 6 af 8

207 Budgettet er fastsat med udgangspunkt i, at vi får en gennemsnitlig vinter i 2010/2011 og 2011/2012. Konklusion og indstilling De nævnte bevillinger vil blive fuldt tæt gennem hele 2011, og der vil blive rapporteret ved forventet regnskaber eller hvis det skønnes nødvendigt ved særskilt sag til politisk behandling. Der arbejdes på, at alle bevillingsansvarlige overholder deres budget i Udvalget for Social- Sundhed & Ældre Genoptræning Denne bevilling har to udfordringer. Dels er budgettet vedrørende transport lavere i 2011 end i Dette forventes at kunne indhentes, når kørslen har været i udbud. Dels er der udgifterne til vederlagsfri fysioterapi, som er vanskelig at forudsige, da aktiviteten styres af de praktiserende læger, der henviser til private fysioterapier og kommunen der betaler. Der planlægges kommunale tilbud til disse borgere. Aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsudgifter Denne bevilling er afhængig af aktiviteten på bl.a. sygehuse og almen praksis, hvorfor der vil være risiko for merudgifter, hvis der sker en yderligere stigning i borgernes forbrug af sundheds- og behandlingsydelser. Tilbud personer med særlige sociale vanskeligheder Der forventes i 2010 en overskridelse på 8 mio. kr. (beskrevet i forventet regnskab ). Budgettet er ikke opskrevet i 2011 i forhold til 2010, hvorfor der vil være en stor udfordring i For at imødekomme dette er der i 2010 udarbejdet en handleplan til at imødegå dette, som blev fremlagt på Udvalget for Social, Sundhed og Ældre den 29. november Sociale ydelser Der ses en tendens til stigning i antal førtidspensioner. Vi har typisk ligget på 5 førtidspensioner pr. måned. De to sidste kvartaler har det været mellem 9 og 10 pr. måned. En del af dem er fleksjobbere, der er blevet så dårlige at de ikke længere kan varetage et fleksjob. Konklusion og indstilling for Udvalget for Social, Sundhed og Ældre Side 7 af 8

208 Disse fire bevillinger vil blive fuldt tæt gennem hele 2011, og der vil blive rapporteret ved forventet regnskaber eller hvis det skønnes nødvendigt ved særskilt sag til politisk behandling. Der arbejdes på at alle bevillingsansvarlige overholder deres budget i Udvalget for Job og Arbejdsmarked Regeringen har den 5. november 2010 indgået to politiske aftaler om væsentlige ændringer primært af finansieringen af aktiveringsindsatsen: en aftale om sygefraværsindsatsen med Dansk Folkeparti, Radikale Venstre og Liberal Alliance, samt en aftale om den øvrige aktiveringsindsats med Dansk Folkeparti, Liberal Alliance og Kristendemokraterne. Aftalerne er indgået efter at de kommunale budgetter for beskæftigelsesindsatsen er vedtaget. Et væsentligt element i aftalerne er omlægning af refusionssatserne for aktive og passive borgere. Indenrigs- og socialministeriet har beregnet de byrdefordelingsmæssige konsekvenser af finansieringsomlægningen på beskæftigelsesområdet. Af disse fremgår det, at Lejre kommune via reguleringer i de generelle tilskud og beskæftigelsestilskuddet opnår et samlet overskud på ca. 8,5 mio. kr. Der er igangsat er arbejde med at beregne det de økonomiske konsekvenser for finansieringsreformen på beskæftigelsesområdet, som vil blive fremlagt snarest muligt til politisk behandling. Regeringen har endvidere fremlagt forslag til reformer på førtidspensionsområdet og fleksjobområdet. Konsekvenserne af dette er pt. uklare, men kan betyde yderligere kommunale udgifter. Konklusion og indstilling De økonomiske konsekvenser for finansieringsreformen på beskæftigelsesområdet vil blive fremlagt snarest muligt til politisk behandling. Side 8 af 8

209 Bilag: Udkast til samarbejdsaftale om danskuddannelse med Roskilde Kommune Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

210 Aftale om danskuddannelse for voksne udlændinge mellem Roskilde Kommune (driftskommune) og Lejre Kommune 1. Formål Denne aftale sikrer, at udlændinge bosat i Roskilde og Lejre kommuner i medfør af Lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. tilbydes undervisning i dansk som andetsprog mv. Nærværende samarbejdsaftale er indgået i henhold til lovens 11 og er gældende for danskuddannelse efter 2 og arbejdsmarkedsrettet danskundervisning efter 16 b. 2. Målgruppe Undervisningen tilbydes voksne udlændinge over 18 år som defineret i lovens Driftskommunens forpligtelse Roskilde Kommune forpligter sig til gennem driftsaftale med CLAVIS sprog & kompetence at tilbyde og gennemføre den undervisning, som bopælskommunen er forpligtet til at udføre i henhold til lov om danskuddannelse for voksne udlændinge m.fl. samt tilhørende bekendtgørelser. CLAVIS sprog & kompetence skal vejlede kursisterne om uddannelsernes gennemførelse 6 stk Driftskommunens tilsyn Roskilde Kommune har som driftskommune tilsyn med danskuddannelsernes pædagogiske, administrative og økonomiske gennemførelse. I henhold til lovens 11, stk. 2 har Lejre Kommune med denne aftale overdraget ansvaret for danskuddannelsernes gennemførelse efter regler i lovgivningen til Roskilde Kommune. Det indebærer, at Roskilde Kommune skal holde sig orienteret om regelgrundlaget og om, hvordan sprogcentret efterlever de gældende regler, der regulerer sprogcentrenes organisation og virksomhed samt undervisningens tilrettelæggelse bl.a. om undervisningstilbuddet, fravær, optagelsesprocedurer, frister for undervisningens påbegyndelse. Driftskommunen er klageinstans i forbindelse med klager over CLAVIS sprog & kompetence afgørelser. Tilsynet omfatter endvidere medvirken ved udarbejdelse af CLAVIS sprog & kompetence udviklingsplaner og en initierende rolle i forhold til hhv. forsøgs- og udviklingsarbejde og samarbejdet mellem CLAVIS og øvrige samarbejdspartnere. Hertil kommer koordineringsopgaver af samarbejdet mellem CLAVIS og øvrige voksenuddannelsesinstitutioner, integrations- og aktiveringsmyndigheder. Driftskommunen er ansvarlig for samarbejdet omkring danskuddannelserne på sprogcentre beliggende i tilgrænsende kommuner og driftskommunen. 5. Undervisningens omfang og indhold

211 Side 2 Danskuddannelserne tilrettelægges, så det er muligt at gennemføre uddannelsen inden for en tidsramme på tre år. Arbejdsmarkedsrettet danskundervisning (intro-dansk) skal tilrettelægges således at den har højst 1år og 6 måneder varighed, efter det tidspunkt, hvor kursisten for første gang kunne påbegynder dansk. Forud for undervisningens start foretager CLAVIS en visitering af kursisterne. CLAVIS vil endvidere foretage evalueringer af kursisternes standpunkt. I samråd mellem CLAVI og Lejre Kommunes sociale myndigheder kan danskundervisningen for kursister under Integrationsloven kombineres med aktivering (med et samlet timetal på minimum 30 timer om ugen) i henhold til kursistens individuelle kontrakt. CLAVIS indberetter løbende til de kommuner, som henviser kursister til CLAVIS, information om kursisternes aktuelle niveauplacering, udbytte af undervisningen og fravær og indgår i samarbejdet omkring den enkelte kursists individuelle kontrakt eller handlingsplan. Der er mulighed for, at danskuddannelserne og intro-dansk kan afvikles i et lokalområde, hvis forholdene taler herfor, eksempelvis, at undervisningen tager udgangspunkt i et ensartet behov for danskundervisning hos en bestemt gruppe aktiverede i en virksomhed. 6. Lejre Kommunes forpligtelse Lejre Kommune skal sørge for, at personer inden for målgruppen informeres om undervisningstilbuddet. Lejre Kommune skal give de relevante og korrekte oplysninger i forbindelse med henvisning af kursister til CLAVIS (herunder cpr-nummer, behov for tolk, børnepasning, aktivering, praktik og arbejde). I forbindelse med behovet for koordinering mellem danskundervisning og aktivering for kursister under integrationsloven skal der etableres et samarbejde omkring udarbejdelse af den individuelle kontrakt. Denne aftale indebærer, at Lejre Kommune som hovedregel sender sine udenlandske borgere til undervisning i dansk som andetsprog på CLAVIS. Der kan imidlertid af forskellige grunde være behov for at give en borger betalingstilsagn til at gå til andre sprogcentre. Forvaltningen anser følgende forhold som værende gyldige grunde: 1) Arbejde, der umuliggør deltagelse i sprogcentrets kursustilbud 2) Længerevarende ophold i andre kommuner pga. sygdom, og ønske om at modtage sprogundervisning der 3) Et ønske og et behov for specielle tilbud, der kun findes på et andet sprogcenter 4) Personlige årsager der konfereres i denne forbindelse med driftskommunen

212 Side 3 om dispensationen til at gå på et andet sprogcenter Selvforsørgende udlændinge, der ikke modtager et aktiveringstilbud fra det offentlige, kan selv bestemme, hvor danskuddannelsen skal aflægges, jf. lovens 6, stk Samarbejdsrelationer Repræsentanter fra Lejre Kommunes administration, sagsbehandlere og afdelingsledere deltager i info-erfa møder 4 gange om året med henblik for erfaringsudveksling, gensidig orientering om aktiviteter og nye tiltag, samt sikring af en fornuftig daglig forretningsgang mellem kommunerne og CLAVIS, herunder eventuel justering af praksis. CLAVIS varetager alle sekretariatsfunktioner i forbindelse med møderne. 8. Økonomi Roskilde Kommune afregner direkte med Lejre Kommune på grundlag af forhandlede start og slut takster mellem Roskilde Kommune og CLAVIS jf. 13 stk. 3. Afregning for intro-dansk ske efter Ministeriets for Flygtninge, Indvandrere og Integrations fastsat takst. Modultaksterne er omkostningsbestemt og fastsættes af Roskilde Kommune. Taksten inkluderer selve undervisningen, undervisningsmaterialer, prøver, tilbagemelding, lokaler, administration og tilsyn. Desuden pædagogisk vejledning, tolkebistand og udgifter til bestyrelsen for sprogcentret. Betalingen sker kvartårlig bagud på basis af start og slut takster for moduler i danskuddannelse samt takster for intro-dansk. Der tages forbehold for fremtidige fastsatte retningslinjer fastsat ved aftaler eller med hjemmel i lov. I takt med, at der fastsættes sådanne regler, suppleres denne samarbejdsaftale i fornødent omfang med aftaler, der vedføjes som tillæg. 9. Varighed Denne samarbejdsaftale er gældende fra 1. januar 2011 og løber frem til 31. december Samarbejdsaftalen kan forlænges med op til 12 måneder, altså maksimalt indtil den 31. december 2015 såfremt Roskilde Kommune vælger at forlænge driftsoverenskomsten med CLAVIS. Ønsker Lejre Kommune at udnytte denne option skal det meddeles til Roskilde Kommune sendes den 1. januar Samarbejdsaftale kan af hver af parterne opsiges med 8 måneders varsel. Ved væsentlige misligholdelse af aftalen er hver af parterne dog berettiget til at opsige samarbejdsaftalen med øjeblikkelig virkning.

213 Side 4 For Roskilde Kommune For Lejre Kommune Dato: Dato:

214 Bilag: Ansøgning Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

215

216

217

218 Bilag: Budget Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

219

220 Bilag: Foreningens regnskab Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

221 Årsregnskab Foreningen Fortællinger i Lejre xls R E S U L T A T O P G Ø R E L S E Omsætning Eksterne honorarer total DÆKNINGSBIDRAG II Øvrige omkostninger Resultat før afskrivninger Renteindtægter mv Resultat S T A T U S AKTIVER Omsætningsaktiver Aktiver PASSIVER Egenkapital Passiver Specifikationer til regnskabet R E S U L T A T O P G Ø R E L S E OMSÆTNING Kontigenter Tilskud fra Lejre kommune Tilskud fra Forsøgscenter Andre tilskud Betaling for gæster Depositum for work-shops salg af drikkevarer Omsætning HONORARER Honorar internat.fortællere Praktisk hjælp Eksterne honorarer total DÆKNINGSBIDRAG II Side 1 af 3

222 Årsregnskab Foreningen Fortællinger i Lejre xls ØVRIGE UDGIFTER Madvarer Drikkevarer Diverse udgifter Tilbagebetaling af depositum REJSEUDGIFTER Refusion bestyrelsesrejser Refusion medlemsrejser Refusion eksterne Rejseudgifter total OMKOSTNINGER TIL SYNLIGGØRELSE PR Hjemmeside Skiltning; dekoration Porto Markedsføring Repræsentation Repræsentation; gaver og blomster Omkostninger til synliggørelse total LOKALEOMKOSTNINGER Leje af telte Leje af ekstern overnatning Lokaleomkostninger Refusionsomkostninger Workshop deposita retur Udligning med Sagnlandet Kontingent retur ADMINISTRATION Bestyrelse; rejseudgifter Bestyrelsesmøder; mad Konsulentbistand Kontorartikler & tryksager 67 0 Privat andel telefon mv Registrede kassedifferencer 91 0 Administration Side 2 af 3

223 Årsregnskab Foreningen Fortællinger i Lejre xls KØRSEL TransportTilsk. til fortællere Leje af bil Øvrig personbefordring Kørsel total Øvrige omkostninger Resultat før afskrivninger RENTEINDTÆGTER MV. Bankrenter; indtægt Renteindtægter mv RENTEUDGIFTER MV. Resultat S T A T U S AKTIVER LIKVIDE BEHOLDNINGER Bank Likvide beholdninger Omsætningsaktiver Aktiver PASSIVER EGENKAPITAL Egenkapitalkonto primo Årets resultat Egenkapital Passiver total Side 3 af 3

224 Bilag: Økonomisk oversigt - oplevelsespuljen Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

225 Oplevelsespuljen registreringskontonr Budget 2011 netto kr Momsandel 8,70% Forventede ansøgninger Ansøger: Arrangement Acadrenr. Ansøgt beløb Bevilget beløb: Nettoudgift Saldo Kram Kamelen kr kr Skjoldungelandet, projektlederandel kr ,00 kr /ASH

226 Bilag: Økonomisk oversigt, puljen Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

227

228 Bilag: Handicaprådets høringssvar - Sundhedsaftale 2.0.DOC Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

229 HØRINGSSVAR LEJRE KOMMUNES HANDICAPRÅD Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Esben Frederiksen Handicaprådet D E esfr@lejre.dk Sundhedsaftale 2.0 Lejre Kommunes Handicapråd indgiver hermed høringssvar angående Sundhedsaftale 2.0 mellem Lejre Kommune og Region Sjælland. Dato: 17. december 2010 J.nr.: 10/1594 Handicaprådet har ingen bemærkninger til oplægget til sundhedsaftale for perioden Handicaprådet har vedlagt kommentarer fra DH-Lejre som bilag til rådets høringssvar.

230 Bilag: DH-Lejre - kommentarer vedrørende sundhedsaftale 2.0.doc Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

231 Danske Handicaporganisationer Lejre v/ formand Susan Wiingaard, Byager 8a, 4330 Hvalsø Telefon: Hjemmeside: Supplerende Kommentar Til høring i handicaprådet vedr. Sundhedsaftalen med regionen Generelle bemærkninger: Vi foreslår at kommunalbestyrelsen afklarer hvordan kommunen vil følge op på sundhedsaftalen. Vi henviser til at Sundhedsstyrelsen i sin rapport fra september 2010, Evaluering af Sundhedsaftalerne, Implement Consulting Group, anbefaler nidkær opfølgning på implementeringen. %2029%20%20september%20Endelig%20udgave.ashx Vi foreslår at aftalen snarest vil blive fulgt op af udarbejdelsen af konkrete retningslinier for Lejre Kommune og at disse gøres tilgængelige for borgerne. Vi foreslår at Handicaprådet løbende orienteres om dette arbejde. Specifikke bemærkninger til de enkelte indsatsområder: Indsatsområdet Mennesker med sindslidelse: Unge med selvskade/selvmordsrisiko Der mangler en frist for kommunens opfølgning ved selvskadende adfærd/selvmordsrisiko for unge. Vi foreslår at sikre de unge mod et behandlingshul ved at indsætte en meget kort frist: Er en kommune blevet orienteret af børne- og ungdomspsykiatrien om selvskadende adfærd eller selvmordsrisiko, påhviler det kommunen at foretage den socialfaglige undersøgelse og at iværksætte de nødvendige støtteforanstaltninger. (s. 100). Sygehuspsykiatrien Vi ønsker præcisering og uddybning af sygehuspsykiatriens opgaver med henblik på at sikre at ingen med behandlingsbehov falder i et gråzone-hul mellem sektorerne: Det er sygehuspsykiatriens opgave at varetage den behandling, hvor patientens behandlingsbehov er kompliceret, og/eller der er behov for en tværfaglig indsats. (Afsnit 3.1, Generelt s. 24) Inddragelse af pårørende Vi ønsker understreget, at alle distrikter og afdelinger arbejder på at implementere Team Holbæks tiltag til pårørendesamarbejde fra gennembrudsprojektet Det Nationale Kvalitetsprojekt. ( ). Vi foreslår at slette i det omfang brugeren ønsker det. Brugeren af sygehuspsykiatrien skal sikres afgørende bestemmelse over sit behandlingsforløb, og pårørende skal inddrages i det omfang, brugeren ønsker det. (Afsnit 3.1, Generelt s.24)

232 Vi foreslår, at slette samt ved samtykke og indsætte og : Dialogen med patienten samt ved samtykke også de pårørende foregår som hovedregel både på sygehus og i kommunen via den primære behandler/tovholder, som patienten/borgeren har fået tilknyttet. (Værktøjskassen, afsnit 4, underpunkt 2.1, s. 103) Vi savner fokus på søskende som en nær pårørendegruppe. Tværsektorielle socialrådgivere - Samfinansiering Vi forslår at overveje muligheden for tværsektorielle socialrådgivere. Det kan være hensigtsmæssigt at samfinansiere nogle tilbud inden for distriktpsykiatri/opsøgende psykoseteams. F.eks. vil der i forbindelse med ny lovgivning om førtidspension blive brug for tværsektorielle socialrådgivere i jobcentre. Befordring til/fra indlæggelse i sygehuspsykiatri og ambulant psykiatrisk behandling Vi foreslår at befordringsmulighederne til/fra indlæggelse og ambulant behandling præciseres. Mange psykisk sårbare har vanskeligt ved at bruge offentlig transport. Der mangler en aftale om, hvor akutpatienter kan henvende sig uden for åbningstid og hvordan der sørges for transport til skadestuen. Manglende sengepladser Der bør ikke nedlægges sengepladser, før alternativer er etableret i kommunerne. Kommunens opgaver Vi ønsker politisk bevågenhed på kommunens ansvar, og foreslår at der udarbejdes retningslinier/beskrivelser herfor : Kommunen skal sikre en klar og enkel adgang til det offentlige system, idet det alene er kommunen, der har myndigheds- og finansieringsansvaret for de kommunale tilbud. Det betyder, at kommunen er forpligtet til at udføre opgaver vedrørende etablering, drift og udvikling af sociale støtteordninger, bo-, aktivitets- og træningstilbud, beskæftigelse, uddannelse, omsorg, pleje, sygdomsforebyggelse, sundhedsfremme, netværksdannelse, rehabilitering og lignende i henhold til gældende lovgivning for området. (Afsnit 4.1, Generelt, s ) Indsatsområdet: Opfølgning på utilsigtede hændelser (UTH) Vi ønsker at det understreges at borgere og pårørende også kan rapportere utilsigtede hændelser, og at det må specificeres hvordan dette gøres. Vi ønsker at det fremhæves, at uth-forpligtelsen nu er udvidet til at omfatte botilbud og behandlingstilbud m.v. på det sociale område, og at kommunen bør udarbejde retningslinier herfor. Godkendt af bestyrelsen

233 Bilag: VS: Høringssvar vedr. Sundhedsaftale 2.doc ældrerådet Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

234 Ældrerådet Lejre Kommune Til: Lejre Kommune Social og Arbejdsmarked Gevninge den 19. december 2010 Høringssvar vedrørende: Sundhedsaftale 2. Det er Ældrerådets opfattelse, at sundhedsaftalen indeholder masser af gode intentioner, og gode retningslinjer vedrørende fastlæggelse af ansvar osv.. Også retningslinjer for kommunikation mellem de forskellige led i behandling, hjemsendelse, genoptræning og vedligeholdende genoptræning m.m., ser lovende ud. Desværre kan vi have vores tvivl om hvorvidt de gode intentioner kan føres ud i livet - eller om det bare er hensigtserklæringer der, f.eks. af mangel på penge eller personale, manglende oplæring eller gnidninger i samarbejde, ikke kommer til at ændre virkeligheden. Ældrerådet er i øvrigt af den opfattelse, at arbejdet med implementering af Sundhedsaftale 2, i Lejre Kommune, er grebet ganske fornuftigt an, og at vi vil være i stand til at håndtere vores del af aftalen. Ældrerådet tager Sundhedsaftale 2 til efterretning, og ser frem til at følge det videre forløb. Ældrerådet i Lejre Kommune Keld Mortensen Formand KELD MORTENSEN SKOVAGER 19, GEVNINGE 4000 ROSKILDE TLF.: MOBIL: MORTENSENS@MAIL.DK

235 Bilag: VS: Sundhedsaftale 2.0 til høring - Sundhedsaftalen pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

236

237

238 Indholdsfortegnelse Samspil og sammenhæng... 5 Sundhed en fælles opgave... 6 Læsevejledning Det generelle Målgruppe Synliggørelse Borger-/patientrettet information og rådgivning Befordring Kompetenceudvikling Forskning Udviklings- og samarbejdsorganisationen Indsatsområdet indlæggelse og udskrivning Målgrupper Formål Mål Værdier for samarbejdet Udfordringer Indsatser Aktører Fortolkning...22 Indsatsområdet Mennesker med sindslidelse Udfordringer Mål Handling - Sygehuspsykiatrien Handling Kommune Handling praksissektoren Fælles forpligtigelser...27 Indsatsområdet Træning Målgruppe Formål Mål: Indsatsen Arbejdsdeling Kommunikation mellem sektorerne Vejledning om det frie valg af genoptræningssted Løbende planlægning og styring af kapaciteten Opfølgning på aftalen Opfølgning...35 Indsatsområdet Behandlingsredskaber og hjælpemidler Målgrupper Formål Værdier for samarbejdet Ansvar og arbejdsdeling mellem region og kommuner Tvivlsspørgsmål...37 Indsatsområdet Sundhedsfremme og forebyggelse Udfordringer Mål Handling Fokusområder...39 a. Sundheds- og Forebyggelsestilbud...39 b. Lighed i sundhed c. Børn og unge

239 d. Ældre e. Mennesker med kronisk sygdom...43 f. Styrket indsats på kræftområdet...43 Videndeling og kommunikation...45 Forebyggelsesgruppen...46 Opfølgning på Indsatsområdet Begreber og definitioner Indsatsområdet - Opfølgning på utilsigtede hændelser Formål Definition Arbejdsdeling og opgavebeskrivelse Sagsbehandling af utilsigtede hændelser i sektorovergange Analyse af UTH i sektorovergange Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe Monitorering af samarbejdet Fokusområder...53 Lovgivningsmæssige rammer og referencer...55 Værktøjskassen

240 Samspil og sammenhæng Et sammenhængende sundhedsvæsen med borgeren i centrum! Denne vision er Sundhedskoordinationsudvalgets guideline. Sundhedsaftalen er et stort skridt mod et styrket samspil på sundhedsområdet mellem de 17 kommuner og Region Sjælland. For at borgeren skal kunne opleve et sammenhængende sundhedsvæsen, kræves et samspil med gensidige forpligtelser mellem sundhedsområdets mange aktører. Rammerne og målsætningerne for dette samspil er beskrevet i denne sundhedsaftale. Sundhedsaftalen virker i spændingsfeltet mellem det kommunale sundhedsvæsen, dele af det sociale område, patienternes egne praktiserende læger og et stadigt mere specialiseret sygehusvæsen med hurtige patientforløb og mere ambulant behandling. Visionen om et sammenhængende sundhedsvæsen med borgeren i centrum følges i denne sundhedsaftale op af konkrete målsætninger inden for 5 hovedområder: Styrke og udvikle den tværsektorielle indsats Gennemsigtighed i opgavedelingen Forpligtende samarbejde Dokumentation og kommunikation Samarbejde om fælles målgrupper, som er - Børn - Borgere med længerevarende sygdomme - Ældre sårbare patienter. - Mennesker med sindslidelser - Borgere med komplekse og sammensatte sundhedsproblemer Fælles løsninger til de særlige udfordringer på disse områder er beskrevet i Sundhedsaftalens implementeringsdel, der også giver konkret inspiration og vejledning i en såkaldt værktøjskasse. Med Sundhedsaftalen ønsker Sundhedskoordinationsudvalget at understøtte parternes fælles arbejde for, at borgeren i mødet med det samlede sundhedsvæsen oplever sammenhæng og kvalitet. Nicolai Nicolaisen Regionsrådet Formand for Sundhedskoordinationsudvalget Marie Stærke Køge kommune Medlem af Sundhedskoordinationsudvalget

241 Sundhed en fælles opgave Sundhedsaftalen Indledning Kommunalbestyrelserne i de 17 kommuner og Region Sjælland ønsker med denne aftale at sætte sundhed som en fælles opgave på dagsordenen i såvel kommuner som region. Det politiske lederskab fra kommuner og region står centralt i den sundhedsmæssige indsats i aftaleperioden. Borgere med sygdom skal tilbydes en sammenhængende sundhedsindsats kendetegnet ved høj faglig kvalitet, patientsikkerhed samt effektiv kommunikation. Særlig opmærksomhed rettes mod borgere med længerevarende sygdom, psykisk syge, ældre og/eller sårbare personer og børn. Sundhedsaftalen understøtter koordineret arbejdsdeling, opgaveløsning og opgaveudvikling i det samlede sundhedsvæsen og er i den sammenhæng et vigtigt redskab. Sundhedsaftalen 2.0 fremhæver med denne aftale det politiske samarbejde mellem kommunalbestyrelser og regionsråd. Ligeledes fremhæver sundhedsaftalen inddragelsen af almen praksis i løsningen af de sammenhængende sundhedsopgaver. Sundhedsaftalen skal understøtte, at borgeren oplever sammenhæng og kvalitet i det samlede sundhedsvæsen. Sundhedsaftalen virker i spændingsfeltet mellem et stadigt mere specialiseret sygehusvæsen med vægt på hurtige accelererede forløb og mere ambulant behandling, den kommunale del af sundhedsvæsenet, de tilgrænsende dele af det sociale område og almen praksissektoren. Derfor skal parternes gensidige forpligtelser og samspil aftales. Sundhedsaftale 2.0 bygger på de opnåede resultater med version 1.1 og frivillige sundhedsaftaler, som yderligere skal forankres og følges, samtidig med at der skal igangsættes nye udviklingsopgaver. Den fælles vision for samarbejdet er: Et sammenhængende sundhedsvæsen med borgeren i centrum Det politiske samarbejde om sundhedsaftalerne er forankret i Sundhedskoordinationsudvalget, der beslutter den generelle del af sundhedsaftale og følger implementering og opfølgning af aftalen. Mål: Løbende politisk drøftelse i Sundhedskoordinationsudvalget af relevante temaer i Sundhedsaftale. Sundhedskoordinationsudvalget afholder en konference medio 2012 for regionsråd, kommunalbestyrelser og praksissektor med afsæt i status for arbejdet med sundhedsaftalen og med nye fælles perspektiver for øje. Der arbejdes tematiseret med målsætningerne for aftalen beskrevet i en handleplan for hele perioden. Visionen understøttes af en række målsætninger, der bliver retningsgivende for det fælles arbejde. For hver målsætning aftales en række konkrete indsatser, der gør det muligt at følge udviklingen i arbejdet. 6

242 Styrkelse og udvikling af den tværsektorielle indsats Indsats Klare aftaler med mål og opfølgning Opgaverne løses på laveste effektive omkostningsniveau Tidlig dialog i planforløb, hvor tværsektoriel indsats er central Fælles ramme for tværsektorielt samarbejde om rehabilitering Udfordringer: Det borgernære sundhedsvæsen indsatsen i kommuner og praksissektor er en forudsætning for, at den øgede specialisering kan gennemføres i sygehusvæsenet. Der er derfor behov for at sikre, at de nødvendige strukturer og kompetencer er til stede i både kommuner, på sygehuse og almen praksis. Den ændrede struktur i sundhedsvæsenet med kommuner, sygehus og praksis som ligeværdige aktører, samt kommunernes stadigt voksende sundhedsopgaver nødvendiggør, at der sættes yderligere fokus på den tværsektorielle indsats. Det gælder i forhold til fælles planlægning af bl.a. kapacitet, opgaveudvikling og kompetenceudvikling således, at borgerne oplever deres møde med sundhedsvæsenet som et hele. Kommunerne, regionen og praksissektoren skal derfor tidligt inddrage hinanden som samarbejdsparter i relation til den planlægning, der har betydning for den tværsektorielle opgaveløsning. Herved opnås, at der allerede i planlægningen inddrages viden og erfaring fra hele sundhedsområdet og, at den efterfølgende implementering er godt forankret hos parterne. Gennemsigtighed i opgavedelingen Indsats Ramme for opgaveoverdragelse aftales Konkrete projekter afprøves Kapacitetsudviklingen på henholdsvis sygehuse og i kommuner drøftes mindst én gang årligt i Sundhedskoordinationsudvalget, Den administrative Styregruppe vedrørende sundhedsaftaler, og de lokale samarbejdsfora. Udfordringer: Sundhedslovens nye opgavedeling og udviklingen i sygehusenes behandlingsformer med pakkeforløb, hurtigere forløb og mere ambulant behandling betyder, at kommunerne i stigende grad overtager opgaver, der tidligere har ligget i sygehusregi. Sundhedsaftalen skal under hensynstagen til fleksibilitet og faglig udvikling sikre, at overdragelse af opgaver fra sygehus til kommuner og praksissektor finder sted planlagt, aftalt og styret. Et forpligtende samarbejde Almen praksis, sygehuse og kommuner indgår i et ligeværdigt og forpligtende samarbejde om den eksisterende og fremtidige sundhedsindsats 1. Indsats Fælles principper for sikring af kvalitet i indlæggelse og udskrivning Formaliseret samarbejde med de praktiserende læger om implementering af sundhedsaftalen Fælles kompetenceudviklingsprogrammer 1 Almen praksis forpligtes i henhold til gældende overenskomst. 7

243 Aftaler om adgang til regional specialistviden Ramme for samarbejdet om håndtering af utilsigtede hændelser ved sektorovergange. Udfordringer: Udfordringen er at sikre klare prioriterede mål, opfølgning og incitamenter, der understøtter dialogen og samarbejdet mellem alle aktørerne. De gensidige forpligtelser på de prioriterede områder, herunder opfølgning på resultaterne af monitorering, skal aftales. Der er behov for en intensiveret inddragelse af de praktiserende læger i sundhedsaftalens implementering. Dokumentation og kommunikation Indsats Tydelig og fælles planlægning og implementering på IT-området I 2014 foregår kommunikationen mellem sygehuse, psykiatri, kommuner og praksissektoren helt overvejende elektronisk, bl.a. ved brug af Medcom-standarder. Kommunikation om koordinering af behandling foregår direkte mellem fagpersoner Der gennemføres forsøg med anvendelse af nye teknologiske løsninger, herunder telemedicin. Etablering af fælles phd-stipendiat Udfordringer: Et sammenhængende og borgernært sundhedsvæsen forudsætter hurtig præcis kommunikation mellem de forskellige aktører. Målsætningen i sundhedsaftalen er, at kommunikationen mellem kommune og almen praksis i videst muligt omfang skal være elektronisk. Den elektroniske kommunikation omfatter alle patientgrupper, men vil især være af afgørende betydning for oplevelsen af sammenhæng i forhold til patienter, hvis forløb er kendetegnet ved gentagne indlæggelser. Det gælder f.eks. mennesker med længerevarende eller livslang sygdom og ældre patienter. Elektronisk dokumentation er væsentlig for kommunikationen. Hertil kommer et ønske om at kunne følge og udvikle nye tiltag på baggrund af den nødvendige dokumentation. Et fælles forskningsprojekt med udspring i de fælles udfordringer er en af vejene. Samarbejde om fælles målgrupper Via sundhedsaftalen sikres indsatsen omkring en række fælles målgrupper: Børn Børn Borgere med længerevarende sygdomme Ældre sårbare patienter. Mennesker med sindslidelser Borgere med komplekse og sammensatte sundhedsproblemer Indsats Samarbejdsaftale om koordination i forbindelse med tidlig udskrivelse efter fødsel Koordineret indsats mellem sygehuse, almen praksis og kommuner i forbindelse med indlæggelser og udskrivninger af børn herunder genoptræning Udfordringer: 8

244 Der er behov for en videreudvikling af det tværsektorielle samarbejde i forhold til børns sundhedstilstand - herunder særligt i relation til nyfødte, indlæggelser/udskrivninger af børn og børn med særlige sundhedsmæssige trivselsproblemer, f.eks. stærkt overvægtige børn. Borgere med længerevarende sygdomme Indsats Udmøntning af kronikermodellen for Region Sjælland, herunder udvikling af forløbsprogrammer vedrørende KOL, diabetes, hjerte-karsygdomme og muskel skeletsygdomme inden udgangen af Implementering af programmerne inden udgangen af aftaleperioden. Forløbsprogrammerne understøttes fra Kronikerportalen i takt med, at denne udvikles. Implementering af Styrket indsats på kræftområdet et sundhedsfagligt oplæg 2010, afhængigt af planens endelige vedtagelse og udformning. Udfordringer: Størstedelen af indsatsen for mennesker med længerevarende sygdom skal løses i et samarbejde mellem kommunerne og almen praksis, og kun en lille del i det specialiserede sundhedsvæsen på sygehusene. Forløbsprogrammer beskriver den samlede tværfaglige, tværsektorielle og koordinerende indsats over for en specifik sygdom. Indsatsen skal være af en høj faglig kvalitet, baseret på vidensbaserede anbefalinger. Samtidig skal programmerne sikre, at arbejdsdelingen mellem de forskellige sektorer og faggrupper er klart beskrevet. Den ældre sårbare patient. Indsats Med afsæt i igangsatte projekter udarbejdes og etableres fælles aftaler for, hvordan indlæggelser og genindlæggelser forebygges ved tidlig opsporing samt ved etablering af opfølgningsordninger Udfordringer En sammenhængende og effektiv indsats i forhold til den ældre sårbare patient forudsætter en yderligere intensivering og koordinering af det tværsektorielle samarbejde, idet den ældre sårbare patient som oftest har behov for sundhedsydelser fra både kommune, almen praksis og sygehus. Der er iværksat projekter, der understøtter en koordineret indsats, herunder følgehjem-ordninger mv. Udfordringen består i at sikre implementering af og samarbejde omkring udbredelse af de nye tiltag. Mennesker med sindslidelser Indsats Styrket samarbejde, dialog og kompetenceudvikling mellem sygehuspsykiatrien og socialpsykiatrien Forpligtende samarbejde mellem region og kommuner om rehabilitering af borgere med psykiatriske lidelser Forpligtende samarbejde omkring tidlig udredning og opfølgning af børn med klare aftaler om opgavedeling Udfordringer. Indsatsen for mennesker med sindslidelser skal løses i et samarbejde mellem kommunerne og almen praksis, og det specialiserede sundhedsvæsen. Der er også på dette område involveret en lang række aktører, der er underlagt forskellig lovgivning mv. Der er derfor behov for i samarbejde at beskrive den samlede tværfaglige, tværsektorielle og koordinerende indsats 9

245 overfor mennesker med sindslidelser. Arbejdsdelingen mellem de forskellige sektorer og faggrupper skal være klart beskrevet og sikre, at der er sammenhæng i opgavevaretagelse omkring den enkelte patient og dennes pårørende. Et særligt indsatområde er børn med sindslidelser eller med risiko for at udvikle samme. Her kan en stor del af udredningen foregå før kontakten med det specialiserede psykiatriske tilbud. Tilsvarende sker en stor del af behandling og opfølgning i et tæt samarbejde mellem aktørerne, men sjældent inden for psykiatriens rammer. IT-understøttelse, der understøtter det samlede forløb for børn, eksempelvis DUBU - en fællesoffentlig it-løsning, der skal fremme effektivitet og kvalitet på området Udsatte Børn/Unge kan tænkes ind som værktøj. Borgere med komplekse og sammensatte sundhedsproblemer Indsats Samarbejde om effektiv diagnosticering, så der på kort tid kan stilles en diagnose og igangsættes en konkret handling og behandling. Udfordringer: Borgere med komplekse og sammensatte sundhedsproblemer oplever ofte en langvarig og kompliceret udredningsproces, inden der stilles en diagnose og indledes en behandling. Det kan betyde forlængelse af sygedagpengeperioder og forsinke tilbagevenden til arbejdsmarkedet. Udfordringen er her, at få praksissektor, sygehus og kommuner til at arbejde effektivt sammen, og sikre, at der sker en fælles udvikling og opfølgning med inspiration fra projekter andre steder eks. projekt, der har været afviklet i samarbejde med det tidligere Fyns Amt og Ringe kommune. Fælles indsats for lighed i sundhed Indsats Lighed i adgangen til og brugen af de sundheds- og serviceydelser, der leveres af såvel region som kommune Udfordring Mennesker med kort uddannelse og lav indkomst er mere udsat for sundhedsrisici og sygdom og har udsigt til færre gode leveår end højtuddannede og velstillede. Det er derfor ofte nødvendigt at behandle folk forskelligt for at sikre lighed i sundhed. Personer med komplicerede længerevarende sygdom, sindslidelser eller få ressourcer er særligt sårbare grupper. Der skal tilbydes en tilrettelagt indsats til de borgere, som har særlig vanskeligt ved at tage vare på deres eget helbred. Indsatserne skal bygge på de ressourcer, borgeren selv besidder og skal rette sig mod at styrke de personlige ressourcer og egenomsorgen, samtidig med at andre helbredsproblemer søges løst. 10

246 Læsevejledning Denne del af aftalen indeholder de administrative aftaler, der dels skal understøtte, at de politiske målsætninger nås, dels at de formelle krav til sundhedsaftalen opfyldes. Som det fremgår af de indledende afsnit, hvor visioner og målsætninger bliver præsenteret skal der mere end én indsats til at opnå de ønskede mål. For at se målopfyldelsen for de enkelte områder i visionsafsnittet er det derfor nødvendigt at se på konkrete indsatser på tværs af indsatsområderne, som de præsenteres i det følgende. Implementeringsdelen Dette afsnit indledes med generelle forhold vedrørende sundhedsaftalen. Herefter følger aftaleteksten, der beskriver samarbejdet vedr. henholdsvis det somatiske sundhedsvæsen Indsatsen vedrørende indlæggelse og udskrivelse og det psykiatriske sundhedsvæsen Indsatsen for mennesker med sindslidelser. Herefter følger aftaleteksten vedrørende indsatsområderne træning, hjælpemidler, forebyggelse og sundhedsfremme samt utilsigtede hændelser. Disse dele af aftalen er gældende både for borgere i kontakt med det somatiske og det psykiatriske sundhedsvæsen. De enkelte indsatsområder er markeret med hver deres farve. Farverne går igen i værktøjskassen. Værktøjskassen Indeholder konkretiseringer i forhold til arbejdsdelingen på de enkelte områder. Dette er suppleret med de skemaer mv., der anvendes i samarbejdet på sundhedsområdet. Herudover er en række områder, der erfaringsmæssigt giver anledning til spørgsmål i samarbejdet beskrevet. Beskrivelserne kan ses som fortolkningsbidrag, der kan bidrage til at understøtte samarbejdet i hverdagen. Værktøjskassen er inddelt i områder svarende til afsnittene i implementeringsdelen, og de farvede faner på de enkelte sider svarer til farverne her. Indholdet i værktøjskassen understøtter og supplerer implementeringsdelen. De to afsnit skal altså ses i en sammenhæng. 11

247 Sundhed en fælles opgave Sundhedsaftalen Det generelle En række forhold er fælles for hele sundhedsaftalens område. Målgruppe Sundhedsaftalen omfatter alle borgere, der har behov for en indsats, der involverer flere sektorer. På en række områder er der iværksat særlige tiltag for grupper af borgere. Det fremgår under de enkelte indsatsområder, hvor dette er tilfældet. Synliggørelse Udfordringer Sundhedsaftalen dækker over et stort og kompliceret område. Mange aktører fra mange forskellige organisatoriske enheder er påvirket af aftalen, og det er vigtigt, at de får information om, hvad der står i sundhedsaftalen. Hertil kommer alle borgerne og patienterne, der også påvirkes af sundhedsaftalen. Nogle har behov for et detaljeret kendskab til den samlede aftale med mulighed for gennemgang af baggrundskilder. Andre har behov for at kunne foretage præcise nedslag indenfor deres fagområde. Mål Sundhedsaftalen er let tilgængelig for alle relevante aktører i en form, der passer til deres behov. Handling Region Regionen lægger sundhedsaftalen ud på sin hjemmeside med følgende features: Aktiv indholdsfortegnelse. Linkbase med link til værktøjskassens elementer og andre relevante sider eller dokumenter Direkte links fra det enkelte indsatsområdes indholdstekstside til relevante sider, dokumenter og værktøjskasseindhold. Afgrænsede områder, hvor de tværsektorielle arbejdsgrupper for de enkelte indsatsområder kan lægge arbejdspapirer, rapporter mv. til internt brug. Regionen trykker sundhedsaftalen i følgende formater: Samlet udgave med politisk og administrativt indhold samt værktøjskasse Pixiudgave for personale, hvor de vigtigste konklusioner hurtigt kan overskues. Pixiudgave for borgerne, hvor den vigtigste borgerrettede information præsenteres i en læsevenlig udgave. Regionen formidler information om sundhedsaftalen på nettet, den samlede sundhedsaftale og pixibogsudgaverne i egen organisation, samt gør borgernes pixiudgave tilgængelig for patienter i kontakt med sygehusvæsenet. 12

248 Praktiserende læge Holder sig orienteret om indholdet i sundhedsaftalen, samt gør borgernes pixiudgave tilgængelig for patienter i sin praksis. Kommune Formidler information om sundhedsaftalen på nettet, den samlede sundhedsaftale og pixibogsudgaverne i egen organisation, samt gør borgernes pixiudgave tilgængelig i relevante kommunale institutioner. Borger-/patientrettet information og rådgivning Regionens Patientvejledere Patienter, pårørende og sundhedsfaglige kan få svar om patientens rettigheder i forhold til sygehusenes andel af sundhedsloven. Læs mere her: Henvendelse kan rettes til patientvejlederne man-fre kl. 9-13, telefon: PsykInfo Psykiatrisk Informationscenter Region Sjælland tilbyder information og rådgivning om sindslidelse og psykiatri. PsykInfo har løbende en række offentlige arrangementer og særlige tilbud til patienter, pårørende, fagpersoner, uddannelsesinstitutioner m.m. Telefonrådgivning mandag-torsdag fra kl og fredag fra på telefon: Se også Psykiatrien/PsykInfo. Borgerservice/borgerrådgivning i kommunen Kommunernes borgere kan henvende sig til borgerservice/borgerrådgivere med spørgsmål angående den kommunale indsats. Befordring Reglerne for betaling af transport til og fra Indlæggelse, Ambulant behandling og træning afhænger af, hvilken myndighed, der har ansvaret for den ydelse, borgeren skal modtage. Region Har ansvaret og betalingsforpligtelsen i en række situationer vedr. indlæggelse, udskrivelse og ambulant behandling, hvor borgeren er berettiget til transportgodtgørelse. Bestemmelserne er uddybet i pjecen Kørsel til og fra sygehuset (se værktøjskassen) Kommune Har myndighedsansvaret for genoptræning og således også betalingsforpligtelsen. Jf. Sundhedsloven af 13/7/2010 Kap. 53 og 80;Vejledning om træning i kommuner og regioner 2009 Kap. 10. Ved behov for transport til specialiseret genoptræning meddeler sygehuset tid og sted til kommunens kontaktsted, der sørger for bestilling. Kompetenceudvikling 13

249 Udfordring I takt med, at der udvikles nye tiltag på sundhedsområdet, opgaver flyttes mellem sektorer, eller der generelt identificeres behov for videndeling, vil der være behov for, at der iværksætte fælles kompetenceudviklingsinitiativer. Formål At sikre et fælles højt vidensniveau, der kommer borgere i hele regionen til gavn. Indsatser Erfaret behov for tværsektoriel kompetenceudvikling behandles via samarbejdsorganisationen I forbindelse med initiativer under Puljen til en forstærket indsats for borgere med kronisk sygdom afholdes: Nøglepersonuddannelse i forhold til KOL, Hjerte, Diabetes, muskel/skelet Temadage om KOL, Hjerte, Diabetes, muskel/skelet - fælles Nøglepersonuddannelse i forhold til Skizofreni. Temadag om Skizofreni. Herudover afvikles Temadage på træningsområdet Forskning 1. Målgrupper På baggrund af de sundhedsprofildata, som bliver offentliggjort ultimo januar 2011, kan der udpeges målgrupper, som det vil være hensigtsmæssigt at iværksætte en målrettet tværsektoriel indsats overfor. 2. Formål Ifølge Sundhedslovens 194 skal regionen sikre udviklings- og forskningsarbejde på sundhedsområdet, mens kommunerne skal medvirke til udviklings- og forskningsarbejde. Sundhedsloven om forskning: Formålet er derfor, at dette sker på de områder, hvor man kan blive enige om at lave en målrettet tværsektoriel indsats. 3. Mål Målet er, at der tværsektorielt opbygges en forsknings- og evalueringskultur i forhold til tværsektorielle indsatser, så der sikres: kvalitet i tilbuddene til borgerne forsat udvikling at virkningen dokumenteres af de indsatser, der iværksættes at prioriteringerne i det tværsektorielle samarbejde baseres på viden 4. Værdier for samarbejdet Samarbejdet om fælles forskningsindsatser skal hvile på en kultur, hvor man ser hinanden som ligeværdige samarbejdsparter, der respekterer hinanden, og hver især bidrager med ressourcer og ekspertiser. 5. Udfordringer 14

250 Både region og kommunerne i regionen står over for store sundhedsmæssige udfordringer med en befolkning, der på mange måder har nogle mere usunde vaner end gennemsnittet for befolkningen på landsplan, et stigende antal borgere med kroniske sygdomme samt en befolkning, hvor gennemsnitsalderen er stigende. Samtidig er regionen karakteriseret ved stor ulighed i sundhed og store forskelle på de socio-økonomiske forhold, der er geografisk ulige fordelt. 6. Indsatser Det afdækkes, hvordan region og kommuner i praksis kan samarbejde om forskning, hvordan samarbejdet skal organiseres og finansieres. På baggrund af resultaterne fra sundhedsprofilerne afdækkes inden for hvilke områder, der vil være behov for at lave en tværsektoriel forskningsindsats. Det afdækkes, hvordan det kan sikres, at der sker forskning inden for de områder, hvor der er behov for at iværksætte en tværsektoriel forskningsindsats. 7. Aktører Kommuner, regionen, almen praksis og efter behov forskningsmiljøer på universiteterne. Udviklings- og samarbejdsorganisationen Udviklings- og samarbejdsorganisationen dækker hele sundhedsaftaleområdet. Der vil derfor blive henvist til dette afsnit i afsnittene om de enkelte indsatsområder. Udviklings- og samarbejdsorganisationen skal sikre, at der sker en opfølgning på den gældende sundhedsaftale, men også at der sker en videreudvikling, således at 3. generation af sundhedsaftalen kan udarbejdes i perioden. Udviklings- og samarbejdsorganisationen er dynamisk og skal tage højde for, at der sker ændringer i sygehusenes organisering, der gør, at den enkelte kommune har kontakt til mange sygehuse, men også at det enkelte sygehus kan have kontakt til alle kommuner i regionen. Organisationen indeholder 3 dele: En udviklingsdel, en samarbejdsdel og en administrativ del. De tre dele er indbyrdes afhængige. Udviklingsdelen og den administrativ del dækker hele regionen, mens samarbejdsdelen er lokalt forankret. Samlet set refererer organisationen til Den administrative styregruppe. En oversigt over organisationen er afbilledet i figuren Sundhedsaftalen udviklings- og samarbejdsorganisationen. De enkelte dele af organisationen herunder de forskellige gruppers opgave mere overordnet er uddybet i afsnittet udviklings- og samarbejdsorganisationen i Værktøjskassen. I aftaleteksten er gruppernes opgaveportefølje yderligere udfoldet under de enkelte indsatsområder. 15

251 Indsatsområdet indlæggelse og udskrivning Dette afsnit er den administrative udmøntning af vejledningen om sundhedsaftalens krav vedrørende indlæggelse og udskrivning på det somatiske område. I forhold til en række sårbare grupper af borgere omfatter aftaleteksten både det somatiske og det psykiatriske område, da der i forhold til disse grupper ofte er et samarbejde mellem somatik og psykiatri. 1. Målgrupper Indsatsområdet omfatter patienter/borgere i alle aldersgrupper, hvor der er et tæt tværsektorielt samarbejde omkring indlæggelse og udskrivning. Herunder et eventuelt samarbejde før en planlagt indlæggelse. Indsatsområdet omfatter desuden patienter/borgere, der modtager ambulant behandling med det formål at forebygge en uhensigtsmæssig indlæggelse. Aftalen omfatter patienter behandlet på sygehuse i Region Sjælland samt patienter, der er behandlet efter reglerne om udvidet frit valg. Også nyfødte og voksne, der modtager ydelser fra hjemme-/sygeplejen i kommunerne, og hvor der generelt er et tæt tværsektorielt samarbejde, er omfattet. I aftalen er der herudover et særligt fokus på udvalgte sårbare grupper, nemlig borgere med demens, sårbare gravide og sårbare familier samt mennesker med misbrug, hvor samarbejdsparter i kommunen er f.eks. demenskonsulenterne, sundhedsplejen og misbrugsenheden. 2. Formål At sikre sammenhængende patientforløb af høj faglig kvalitet på tværs af sektorerne samt at forebygge uhensigtsmæssige indlæggelser. 3. Mål Målene for indsatsområdet er: At alle patienter udskrives, så snart de er færdigbehandlet. At alle patienter oplever kvalitet i udskrivningen. Det betyder også, at patienterne efter udskrivning kommer tilbage til eget hjem, midlertidig bolig eller en plejebolig på en forberedt måde, hvor de umiddelbare behov for især pleje og hjælpemidler er på plads. At andelen af patienter, der ved den Landsdækkende Patienttilfredshedsundersøgelse (LUP): Føler, at der bliver taget hensyn til deres behov ved udskrivningen, stiger. Andelen var i 2009 på 83 procent. Føler sig trygge ved udskrivningen, stiger. Andelen var i 2009 på 85 procent. Vurderer, at samarbejdet mellem afdelingen og den kommunale hjemme(syge)pleje stiger. Andelen var i 2009 på 80 procent. Vurderer, at deres praktiserende læge er orienteret, stiger. Andelen var i 2009 på 75 procent. Angiver, at de har viden om henvendelsesmuligheder efter udskrivningen, stiger. Andelen var i 2009 på 83 procent. 4. Værdier for samarbejdet Borgeren/patienten skal sættes i centrum, og borgeren/patienten skal opleve sundhedsvæsenet som et sammenhængende virke uanset hvilken sektor, de befinder sig i. Samarbejdet mellem sektorerne skal være baseret på høj faglighed. 16

252 Samarbejdet skal være kendetegnet ved respekt for hinandens faglige kompetencer, gensidig smidighed i forhold til opgaveløsningen til borgernes/patienternes bedste samt ved forståelse for hinandens vilkår. 5. Udfordringer Der er følgende udfordringer i det tværsektorielle samarbejde: At ingen patienter venter unødigt på at komme tilbage i eget hjem efter endt sygehusbehandling. At udvise smidighed i fortolkningen af sundhedsaftalens ordlyd. Sundhedsaftalen skal opfattes som en ramme for samarbejdet og må aldrig være en barriere for det gode tværsektorielle samarbejde. At levere præcis og rettidig kommunikation tværsektorielt. At sikre effektive og sikre kommunikationsveje både på kort og langt sigt. At opnå tilstrækkeligt kendskab til potentielle fælles patienter med henblik på sektoroverdragelse. At sikre, at patienter og pårørende er velinformerede, og uden at den enkelte sektor lover noget på den anden sektors vegne. At alle sektorer i samarbejdet arbejder hen imod lighed i sundhed ved at sætte fokus på patienter/borgere med særlige behov. At sundhedsvæsenet har mulighed for at udvikle sig kontinuerligt; en udvikling der går i retning af kortere og kortere indlæggelsestider og mere og mere ambulant behandling. 6. Indsatser Generelt for indlæggelse og udskrivning For uddybning af Definitioner, Samtykke, Henvisning fra almen praksis til sygehus Indlæggelse, Udskrivning, Planlægningskonference, Værgemål og Patienter der bor i sociale botilbud efter Servicelovens 108 henvises til værktøjskassen Sygehusets ansvar Sygehuset sender ved indlæggelsen et elektronisk indlæggelsesadvis til kommunen. Udover det elektroniske indlæggelsesadvis skal sygehuset tidligt i forløbet kontakte kommunen pr. telefon eller elektronisk, hvis der er behov for oplysninger fra kommunen. Det er vigtigt, at sygehuset allerede ved indlæggelsen vurderer, om der vil blive tale om en kompliceret eller ukompliceret udskrivning. Sygehuset har ansvaret for, at patienten inden 48 timer efter indlæggelse får en eller to kontaktpersoner på sygehuset samt, at patienten vurderes af en læge, og der udarbejdes en behandlingsplan. For borgere/patienter indlagt fra sociale institutioner efter Servicelovens 108 gælder, at hvis sygehuset har behov for, at der følger socialpædagogisk personale med fra institutionen, og at dette aftales, så skal sygehuset betale for det benyttede antal timer. (se afsnit 8. Indlæggelse af patienter fra 108 sociale botilbud i værktøjskassen) Sygehuset meddeler kommunen, når patienten er færdigbehandlet. Der arbejdes videre med etablering af elektronisk advis til kommunen, når patienten registreres færdigbehandlet på sygehuset. I flg. Sundhedsstyrelsens vejledning er en patient færdigbehandlet, hvis behandlingen efter en lægelig vurdering er afsluttet, eller hvis indlæggelse ikke længere er en forudsætning for den 17

253 videre behandling. Sygehusets administrative opgaver skal desuden være udført i et sådant omfang, at disse ikke er til hinder for, at kommunen kan hjemtage patienten. Dokumenter, der i øvrigt anvendes i samarbejdet aftales lokalt. Ukomplicerede udskrivninger Ved ukomplicerede udskrivninger skal kommunen kontaktes inden kl. 13, hvis patienten skal udskrives førstkommende dag. Sygehuset skal planlægge arbejdet, så patienter, hvor det kan forudses, at patienten er klar til udskrivning næste dag, ses først på stuegang eller ved gennemgang af patienten, så kommunen kan kontaktes så tidligt som muligt på dagen af hensyn til den kommunale planlægning. Ved en ukompliceret udskrivning af stærkt plejekrævende patienter skal udskrivningstidspunktet fastlægges efter en dialog mellem sygehuset og visitationsenheden. Formålet er at undgå, at plejekrævende patienter ikke udskrives uden den nødvendige plejeindsats er reetableret. Ved planlagte indlæggelser, hvor sygehuset allerede før indlæggelsen eks. ved en forundersøgelse kan forudse, at en patient vil få et plejebehov efter udskrivningen, kontaktes kommunen allerede før indlæggelsen. Formålet er, at kommunen så tidligt som muligt sikrer, at den nødvendige hjælp, hjælpemidler mv. er klar, når borgeren er klar til udskrivelse. Komplicerede udskrivninger Ved en kompliceret udskrivning, hvor der er tale om en patient, der har behov for nye kommunale ydelser eller har behov for mange forskellige ydelser og ændringer i disse allerede tildelte kommunale ydelser efter udskrivningen, er det vigtigt, at sygehuset på et så tidligt tidspunkt, som det er muligt, udfærdiger en faglig vurdering af patientens forventede funktionsniveau ved udskrivningen. Efter den faglige vurdering er udfærdiget, kontakter sygehuset kommunen, og der aftales plankonference ved fremmøde, videokonference eller en telefonkonference. Plan-, video- eller telefonkonferencen skal afholdes senest 5 hverdage før forventet udskrivning. Formålet med konferencen er så tidligt som muligt at indlede en dialog med patient og kommune om behov for hjælp og pleje efter udskrivning, så kommunen kan forberede denne bedst muligt. Ved konferencen oplyses den forventede dato for udskrivning af patienten. Viser det sig, at patienten alligevel ikke er klar til udskrivning på denne dato, skal sygehuset oplyse kommunen herom, ændre patientens status i registreringssystemet samt meddele en fornyet forventet udskrivningsdato til kommunen hurtigst muligt. Aftaler med sygehuset i forbindelse med almindelige aftaler om patientforløb sker primært hverdage mellem kl Ved udskrivningen skal patienten have oplysning om, hvem der er den kommunale kontaktperson efter udskrivningen. For børn kan det enten være den kommunale sundhedstjeneste eller den kommunale visitationsenhed afhængigt af opgaven. Sygehuset sender inden for tre hverdage udskrivningsbrev til egen læge. Ved udskrivningen medgives patienten udskrift af medicinstatus ved udskrivningen og tid til eventuel ambulant kontrol. Hvis patienten udskrives op til en weekend eller helligdage medgives patienten ny medicin, der er ordineret under indlæggelsen, så det sikres, at der ikke sker et brud i patientens medicinering. Herudover udskrives elektronisk recept på receptpligtig medicin, som er ordineret under indlæggelsen. For patienter, der ikke selv er i stand til at administrere egen medicin, eller hvis patienten sædvanligvis får dosispakket medicin, skal det sikres, at der ikke er risiko for fejlmedicinering eller slip i medicinindtag ved udskrivningen. 18

254 Ved udskrivning af voksne, der har behov for ydelser fra den kommunale hjemmepleje eller kommunale sygepleje, informeres ved udskrivningen om pleje- og behandlingsplan og om eventuelle behov for genoptræning og hjælpemidler samt hvilke aftaler, der foreligger i forhold til indsatsområderne for henholdsvis genoptræning og hjælpemidler. Hvis patienterne behandles efter reglerne om udvidet frit sygehusvalg, skal de private aktører følge sundhedsaftalen indgået mellem Region Sjælland og kommunerne i regionen. Kommunens ansvar Hvis kommunen medvirker ved indlæggelse af patienten, skal kommunen medsende opdaterede oplysninger om patientens funktionsniveau, tildelt hjemmepleje, hjælpemidler, træning, medicin og kontaktoplysninger på pårørende, hvis patienten ikke selv er i stand til at oplyse dette. Herudover oplyses om andre forhold, der er relevante for at kunne bedømme patientens aktuelle tilstand. For borgere/patienter fra sociale institutioner gælder, at hvis kommunen skønner, at der af hensyn til borgeren er behov for, at der følger personale fra institutionen med på sygehuset under indlæggelsen, skal kommunen betale udgifterne til dette. Der skal være let adgang til at få kontakt med den kommunale visitationsenhed alle hverdage mellem 8 og 15. Hver kommune oplyser herudover, hvordan sygehuset kan kontakte kommunen på øvrige tidspunkter. Kommunen aftaler i samarbejdet med sygehuset, hvornår både komplicerede og ukomplicerede udskrivninger skal foregå, så patienterne ikke er indlagt i længere tid end højst nødvendigt. Kommunen skal opretholde hjælpen til patienterne inden for de første 24 timer efter, at patienten er blevet indlagt, så patienterne kan udskrives umiddelbart, hvis en indlæggelse varer under 24 timer, og patienten udskrives med samme hjælp som før indlæggelsen. Ved ukomplicerede udskrivninger skal kommunen kunne hjemtage patienten næste dag, hvis kommunen er blevet kontaktet inden kl. 13 dagen før udskrivningen. Kontaktoplysninger på kommunale kontaktsteder findes på sundhed.dk: Kommunale kontaktsteder Hvis patienten sædvanligvis får dosispakket medicin, aftales med sygehuset i forbindelse med udskrivning, hvordan kommunen tager over på medicineringen, så der ikke er risiko for fejlmedicinering eller slip i medicinindtag ved udskrivningen. Ansvaret for almen praksis Ved henvisning af en patient til sygehuset skal almen praksis følge retningslinjen for henvisninger, som den er beskrevet i Den Danske Kvalitets Model. Almen praksis fungerer som patientens tovholder og skal følge op på de anbefalinger, der eventuelt er anført i udskrivningsbrevet. Det betyder bl.a., at almen praksis skal støtte patienten i eventuelle forebyggelsestiltag, der er foreslået patienten under indlæggelsen samt henvise til kommunal vedligeholdelsestræning, hvis det anbefales i udskrivningsbrevet. Forebyggelse af uhensigtsmæssige akutte indlæggelser hos voksne Kommunale tilbud 19

255 Kommunen skal ved behov kunne tage sig af en dement ægtefælle, hvis en syg ægtefælle bliver indlagt. Kommunen skal kunne stille aflastningspladser/korttidspladser/midlertidigt døgnophold til rådighed til borgere, som udskrives fra sygehuset efter endt specialiseret behandling, hvis kommunen vurderer, at borgeren ikke kan klare sig i hjemmet på forsvarlig vis med kommunale hjælpemiddelforanstaltninger. Når hjemmeplejen observerer, at en borger har ændret adfærd, eller hvis funktionsniveauet langsomt er blevet dårligere, er hjemmeplejen forpligtet til at opfordre borgeren til at få et forebyggende hjemmebesøg fra almen praksis. Formålet er, at allerede iværksat behandling kan justeres, eller at borgerens helbredstilstand bliver gennemgået med henblik på, at ubehandlede sygdomme opdages, og borgeren kan sættes i behandling, så en akut indlæggelse måske kan undgås. Regionale tilbud Udgående teams af specialister inden for geriatrien fra Roskilde, Næstved, Nykøbing F. og Slagelse. Besøg af iltsygeplejerske til hjemme-iltbehandlede KOL-patienter. Iltsygeplejersken giver vejledning og undervisning i hjemmet. Dette skaber tryghed hos patienten og er med til at forebygge genindlæggelser. Regionens sygehuse skal imødegå genindlæggelser. Det sker blandet andet ved at stille relevante hjælpemidler til rådighed under indlæggelse og ved at mobilisere patienterne hurtigst muligt, så funktionstab undgås/minimeres. Endvidere ved at identificere risiko -udskrivninger og i samarbejde med kommunen igangsætte forebyggende indsatser. Tilbud fra almen praksis Forebyggende hjemmebesøg hos skrøbelige ældre. Forebyggende konsultationer i forhold til livsstilsændringer Forløbsydelse hos patienter med diabetes. kommunikation mellem praktiserende læge og personale i hjemmepleje/plejehjem. Hos skrøbelige ældre, der er i behandling med mere end fem medicinpræparater, aftales et forebyggende hjemmebesøg med almen praksis med henblik på gennemgang af medicinlisten. Denne gennemgang skal gentages, når borgeren får ny medicin samt rutinemæssigt hvert halve år. Forebyggelse af uhensigtsmæssige indlæggelser hos børn Kommunale tilbud Sundhedsplejerskernes telefonrådgivning er åben for børnefamilier i hele Region Sjælland. Familierne har mulighed for at få råd og vejledning om f.eks. barnets kost, amning, søvn eller trivsel. Rådgivningen kan endvidere informere forældrene om, hvad de skal have gjort før eventuel kontakt til vagtlæge. Telefonrådgivningen har åben fredag, lørdag, søndag samt helligdage fra Telefonnummer: Se mere på Regionale tilbud Akut vurdering af pædiatriske patienter i et pædiatrisk afsnit efter henvisning fra læge. Rådgivning af forældre ved enten personligt fremmøde eller telefonisk henvendelse til forældre inden for de første 24 timer efter udskrivning. 20

256 Indsats i forhold til sårbare gravide Som udgangspunkt er sårbare gravide ikke indlagt. Det er dog nødvendigt, at der er et tæt samarbejde mellem sygehus/jordemoder, praktiserende læge og kommunen for at forhindre uhensigtsmæssige indlæggelser både før og efter fødslen. For uddybning se Aftale om sårbare gravide og familier i værktøjskassen. Den praktiserende læges rolle Den praktiserende læge skal identificere de sårbare gravide kvinder og via svangrejournalen gøre sygehuset opmærksom på, hvis der i den gravides livshistorie er problemer, der kan medføre, at den gravide hører ind under målgruppen. Den praktiserende læge skal endvidere oplyse, om der er foretaget en underretning til kommunen. Ved misbrug, fornægtelse af graviditet, ved tvangsfjernelse af ældre børn samt ved betydelig mental retardering skal der altid ske en underretning til kommunen. Jordemoderens rolle Ved mistanke om, at det drejer sig om en sårbar gravid, skal jordemoderen udfærdige en underretning til kommunen også selv om egen læge allerede har lavet en underretning. Ved misbrug, fornægtelse af graviditet, ved tvangsfjernelse af ældre børn samt ved betydelig mental retardering skal jordemoderen altid lave en underretning til kommunen. Kommunens opgaver Når kommunen modtager en underretning om en sårbar gravid, skal kommunen meddele den praktiserende læge og jordemoderen, hvem der er den kommunale sagsbehandler. Koordinerende møde Kontaktpersonen på henholdsvis sygehus og i kommunen aftaler indbyrdes, om der er behov for et møde. Mødet afholdes, hvis blot en af parterne finder, at mødet er nødvendigt. Forældrene skal give samtykke til, at mødet afholdes. Relevante parter inviteres med til mødet. Familieambulatorium Familieambulatoriet er den centrale enhed i forhold til at sikre et sammenhængende tilbud til gravide kvinder med problemer med alkohol og/eller andre rusmidler og/eller afhængighedsskabende medikamenter. I famillieambulatoriet modtages herudover familier med børn i alderen 0-7 år, som i fostertilværelsen har været udsat for rusmidler og, hvor der er en mistanke om, at barnet kan have taget skade. Familieambulatoriet kan også tage sig af gravide uden for den primære målgruppe, hvor der potentielt kan være svære problemer. Målgruppen er nøjere beskrevet i afsnit 9. Aftale om sårbare gravide og familier i værktøjskassen. Gravide kvinder og familier i målgruppen kan komme i behandling uden lægehenvisning. I forhold til samarbejdet omkring målgruppen for behandling i familieambulatoriet er det vigtigt, at der er et tæt samarbejde mellem de kommunale misbrugsenheder, de praktiserende læger, den kommunale sundhedstjeneste, de lokale sygehusafdelinger og familieambulatoriet. Indsats i forhold til mennesker med misbrug For uddybning se afsnit 10. Aftale om mennesker med misbrug i værktøjskassen. Målgruppen Borgere over 15 år, der: har et erkendt misbrug er i behandling for misbrug 21

257 får abstinenser i løbet af en indlæggelse/under kontakt med psykiatrien eller det somatiske sundhedsvæsen Det regionale sundhedsvæsen møder mennesker med misbrug mange steder både i forbindelse med ambulant og stationær behandling. Behandlingen af stof- og alkoholmisbrug kan i visse situationer foregå i både kommuner, almen praksis og i det sekundære sundhedsvæsen, og det er vigtigt, at de forskellige aktører ved, hvem der behandler patienten, under hvilke kriterier og hvornår. Arbejdsdelingen beskrives i Aftale om mennesker med misbrug. Indsats i forhold til mennesker med demens For uddybning se afsnit 11. Aftale om mennesker med demens i værktøjskassen. Målgruppe borgere henvist til udredning for demens borgere med demens indlagt med anden somatisk sygdom under indlæggelser hvor der rejses mistanke om demens Den primære demensudredning varetages af almen praksis og gerne med inddragelse af den kommunale demenskonsulent i forbindelse med udfærdigelse af en adfærds- og funktionsvurdering. Den tværspecialiserede demensudredning foregår i et samarbejde mellem geriatrien, psykiatrien og neurologien. Henvisningen til den specialiserede demensudredning sker via henvisning til en visitationsenhed, hvor alle tre specialer er med til at visitere patienterne til det rette speciale. Når den specifikke diagnose er stillet, og patienten eventuelt er sat i medicinsk behandling, kan patienten afsluttes til almen praksis. Den medicinske og sociale opfølgning skal foregå efter de retningslinjer, der er opstillet i DSAM s vejledning og kræver et tæt samarbejde med kommunerne. I kommunerne er visitationsenheden indgangsporten. Visitationsenheden formidler kontakten til demenskonsulenten. Det er demenskonsulentens opgave at sikre formidling af alle forhold i forhold til borgere med demens. Demenskonsulenten medvirker desuden ved udredning, opfølgning og etablering af tilbud til borgeren med demens. 7. Aktører Indlæggelse og udskrivning berører mange instanser, og der er derfor mange aktører på området. De udgør følgende: De enkelte sygehusenheder, Psykiatrien, de kommunale visitationsenheder, de kommunale sundhedsplejer, de kommunale demenskonsulenter, kommunale sociale institutioner, kommunale misbrugsenheder, almen praksis og privathospitaler i forhold til patienter, der er behandlet efter reglerne om udvidet frit valg. 8. Fortolkning Der nedsættes senest ved ikrafttrædelse af sundhedsaftalen et tværsektorielt afklaringsudvalg bestående af en regional og en kommunal repræsentant. Udvalgets opgave er at afgøre tvister om eventuelle uenigheder i fortolkning af aftalens ordlyd i forhold til indsatsområdet indlæggelser og udskrivninger. Hvis der ikke kan opnås enighed mellem de to parter, skal der søges ekstern bistand (se afsnit 12. Kommissorium for afklaringsudvalg i forhold til indsatsområdet Indlæggelse og udskrivning ) 22

258 Indsatsområdet Mennesker med sindslidelse 1. Udfordringer Personer med sindslidelser er sårbare, og sundhedsvæsenet har en forpligtelse til at tilbyde en tilrettelagt indsats til de borgere, som har særligt vanskeligt ved at tage vare på deres eget helbred. Indsatserne skal bygge på de ressourcer, borgeren selv besidder og skal rette sig mod at styrke de personlige ressourcer og egenomsorgen, samtidig med at andre helbredsproblemer søges løst. Som fælles værdier arbejdes ud fra grundlaget i Respekt, Faglighed og Ansvar (udgivet af Sundheds- og Indenrigs- og Socialministeriet 2005) Indsatsen for en række mennesker med komplekse sindslidelser skal løses i et samarbejde mellem kommunerne, almen praksis og det specialiserede sundhedsvæsen. Der er på dette område involveret en lang række aktører, der er underlagt forskellig lovgivning mv. Der er derfor behov for i samarbejde at beskrive den samlede tværfaglige, tværsektorielle og koordinerende indsats over for mennesker med sindslidelser. En beskrivelse, der skal sikre, at arbejdsdelingen mellem de forskellige sektorer og faggrupper er tydelig, og som sikrer, at der er sammenhæng i opgavevaretagelse omkring den enkelte sindslidende borger og dennes pårørende. Et af udgangspunkterne for samarbejdet er at undgå uhensigtsmæssige indlæggelser og overflødige indlæggelsesdage. Et særligt indsatområde er børn med sindslidelser eller med risiko for at udvikle samme. Her vil en stor del af den socialfaglige, pædagogiske og psykologiske udredning foregå før kontakten med det specialiserede psykiatriske tilbud. Tilsvarende sker en stor del af indsatsen over for barnet/den unge og dennes familie i et tæt samarbejde mellem aktørerne, men sjældent inden for psykiatriens fysiske rammer. Gruppen af personer med både længerevarende og forbigående sindslidelse ændrer sig konstant i forhold til størrelse, diagnoser og samfundssyn/forventninger. Tilsvarende udvikles der løbende nye behandlings- og støtteformer. Samarbejdet skal derfor kunne tilpasses en virkelighed i forandring. 2. Mål Borgere med psykiatrisk sygdom skal afhængigt af deres behov opleve at få en sammenhængende sundheds- og socialfaglig indsats, kendetegnet ved høj faglig kvalitet, borgerens medindflydelse, patientsikkerhed samt effektiv kommunikation. Dette skal ske ved, at parterne er gensidigt forpligtiget til at sikre: Klare aftaler med mål og opfølgning Opgaverne løses på laveste effektive omkostningsniveau Tidlig dialog i planforløb, hvor tværsektoriel indsats er central Fælles ramme for tværsektorielt samarbejde om rehabilitering Samarbejde omkring tidlig udredning og opfølgning af børn Overvejende elektronisk kommunikation mellem sygehuse, psykiatri, kommuner og praksissektoren fra 2014 Konkret følges området på følgende parametre: At alle patienter udskrives, når de er færdigbehandlede 23

259 Specielt for voksenpsykiatrien At der er lavet aftaler om tiden efter udskrivning. Der opnås en stigende målopfyldelse (spørgsmål 22 i den Landsdækkende patienttilfredshedsundersøgelse) (hvis ja til spm. 22) At patienten er tilfreds med de aftaler, der er lavet om tiden efter udskrivning. Der opnås en stigende målopfyldelse (spørgsmål 22 A i den Landsdækkende patienttilfredshedsundersøgelse) At der er samarbejde mellem de forskellige steder, som patienten har kontakt med om sin sygdom. Der opnås en stigende målopfyldelse (spørgsmål 25 i den Landsdækkende patienttilfredshedsundersøgelse) (hvis ja til spm. 25). At patienten er tilfreds med samarbejdet mellem stederne. Der opnås en målopfyldelse (spørgsmål 25 A i den Landsdækkende patienttilfredshedsundersøgelse) Specielt for børne- og ungdomspsykiatrien At patienter behandlet i ambulatorier var tilfredse med netværksmøder/konferencer, hvor der var flere tilstede ud over personalet, f.eks. fra skole, PPR, sagsbehandler, praktiserende læge m.v.?" Der opnås en stigende målopfyldelse (spørgsmål 11 i den Landsdækkende patienttilfredshedsundersøgelse) At patienter i dag- og døgnafsnit var tilfredse med netværksmøder/konferencer, hvor der var flere tilstede ud over personalet, f.eks. fra skole, PPR, sagsbehandler, praktiserende læge m.v.?" Der opnås en stigende målopfyldelse (spørgsmål 14 i den Landsdækkende patienttilfredshedsundersøgelse) At forældre til patienter behandlet i ambulatorier var tilfredse med samarbejdet mellem de forskellige offentlige steder. Der opnås en stigende målopfyldelse (spørgsmål 20 i den Landsdækkende pårørendetilfredshedsundersøgelse) At forældre til patienter i dag- og døgnafsnit var tilfredse med samarbejdet mellem de forskellige offentlige steder. Der opnås en stigende målopfyldelse (spørgsmål 21 i den Landsdækkende pårørendetilfredshedsundersøgelse) At forældre til patienter behandlet i ambulatorier oplever tilstrækkelige tilbud i det sociale system, skole/uddannelsessystemet, psykiatrien m.v. Der opnås en stigende målopfyldelse (spørgsmål 21 i den Landsdækkende pårørendetilfredshedsundersøgelse) At forældre til patienter i dag- og døgnafsnit oplever tilstrækkelige tilbud i det sociale system, skole/uddannelsessystemet, psykiatrien m.v. Der opnås en stigende målopfyldelse (spørgsmål 22 i den Landsdækkende pårørendetilfredshedsundersøgelse) 3. Handling - Sygehuspsykiatrien 3.1. Generelt Sygehuspsykiatrien skal varetage opgaver som udredning/undersøgelse, diagnostisk, behandling og pleje samt specialiseret forebyggelse og rehabilitering ved psykiatriske sygdomme. Behandlingen tilbydes både som ambulante ydelser i distriktspsykiatrien og skadestuen samt som indlæggelse på sengeafsnit. Det er sygehuspsykiatriens opgave at varetage den behandling, hvor patientens behandlingsbehov er kompliceret, og/eller der er behov for en tværfaglig indsats. Brugeren af sygehuspsykiatrien skal sikres afgørende bestemmelse over sit behandlingsforløb, og pårørende skal inddrages i det omfang, brugeren ønsker det. Den udvidede undersøgelses- og behandlingsret i både børne- og ungdomspsykiatrien samt voksenpsykiatrien giver borgere ret til at lade sig behandle på et privat sygehus eller klinik, som 24

260 Danske Regioner har en aftale med, hvis bopælsregionen ikke kan tilbyde behandling inden for 2 måneder efter henvisning. Den udvidede ret til undersøgelse og behandling bevirker, at en privat leverandør af sygehusydelser kan indgå som del af samarbejdet. Private leverandører er forpligtet af sundhedsaftalerne mellem patienters bopælskommune og bopælsregion. Herunder fx krav til udskrivnings- og koordinationsplaner. For en uddybende beskrivelse af den tværsektorielle opgavefordeling henvises til afsnit 1. Inddragelse af samarbejdsparterne i forbindelse med indlæggelsesforløb i værktøjskassen under Mennesker med sindslidelser Dobbeltdiagnosepatienter For dobbeltdiagnosepatienter med alkoholmisbrug varetages den samlede behandling mod alkoholmisbruget af behandlingspsykiatrien, når patienten er i psykiatrisk behandling. Alkoholmisbrugere afruses på somatisk afdeling, hvis afrusningen er somatisk kompliceret. For stofmisbrugere gælder samme regler som for patienter med alkoholmisbrug, idet stofmisbrugere uden dobbeltdiagnose behandles i det kommunale misbrugssystem, mens dobbeltdiagnosepatienter behandles i behandlingspsykiatrisk regi vedrørende misbrug i akutfase. For yderligere oplysninger vedrørende opgavefordeling i forhold til behandling af misbrug se Aftale om mennesker med misbrug i værktøjskassen under Indlæggelse og udskrivning Børn og unge Psykiatrien skal efter en konkret vurdering, underrette kommunen, hvis et barn/en ung har særlige behov. Dette skal ske enten telefonisk, i brevform, via speciallægeerklæring eller på et koordinerende møde. For specifikke forhold vedrørende børn og unge henvises til afsnit 2. Børne- og ungeområdet i værktøjskassen under Mennesker med sindslidelser Konsulentbistand/uddannelse/supervision I regionen er der iværksat konkrete aftaler mellem praktiserende læger og behandlingspsykiatrien om shared-care (delt omsorg) vedrørende behandling af ikke-psykotiske lidelser med henblik på at yde supervision, rådgivning og uddannelse, således at de praktiserende læger i større omfang kan varetage behandlingen af disse lidelser. Oplysning om shared-care sker via praksiskoordinatorer, samarbejdsmøder, Sundhedskoordinationsudvalg og de lokale samarbejdsfora Børn af psykisk syge For en beskrivelse af opgavefordelingen med hensyn til børn af psykisk syge henvises til afsnit 3. Indsatsen over for raske børn med psykisk syge forældre i værktøjskassen under Mennesker med sindslidelser. 4. Handling Kommune 4.1. Generelt Kommunen skal sikre en klar og enkel adgang til det offentlige system, idet det alene er kommunen, der har myndigheds- og finansieringsansvaret for de kommunale tilbud. Det betyder, at kommunen er forpligtet til at udføre opgaver vedrørende etablering, drift og udvikling af sociale støtteordninger, bo-, aktivitets- og træningstilbud, beskæftigelse, 25

261 uddannelse, omsorg, pleje, sygdomsforebyggelse, sundhedsfremme, netværksdannelse, rehabilitering og lignende i henhold til gældende lovgivning for området. Den kommunale behandling omfatter endvidere behandling i forhold til misbrugsproblematikker. Kommunerne skal sikre en målrettet undervisning af børn og voksne, jf. folkeskolelovens bestemmelser. For en uddybende beskrivelse af den tværsektorielle opgavefordeling henvises til afsnit 1. Inddragelse af samarbejdsparterne i forbindelse med indlæggelsesforløb i værktøjskassen under Mennesker med sindslidelser Børn og unge Kommunerne skal sikre en vurdering af behov for en særlig indsats i familier, hvor der er børn med særlige behov, og det er kommunerne, der har initiativpligt i forhold til at iværksætte indsatsen over for børnene. Det er en kommunal opgave at foretage en undersøgelse af familiens forhold, hvis der indkommer oplysninger, der peger i retning af, at der er behov for omsorg og støtte. Kommunen er ligeledes forpligtet til at iværksætte en foranstaltning over for barnet/den unge, hvis det skønnes nødvendigt. En sådan vurdering af mulige initiativer skal også finde sted sideløbende med en eventuel udredning i børne- og ungdomspsykiatrien. Kommunen har pligt til at tilbyde specialundervisning og specialpædagogisk bistand. Hvis kommunen er blevet informeret af sygehuspsykiatrien om, at der er henvist til et privat aftalesygehus er kommunen herefter forpligtet til at foretage den fornødne vurdering af barnets/den unges/familiens samlede ressourcer og behov. For yderligere forhold vedrørende børn og unge henvises til afsnit 2. Børne- og ungeområdet i værktøjskassen under Mennesker med sindslidelser Misbrugsbehandling Kommunen har både myndigheds-, forsynings- og finansieringsansvaret for at tilbyde vederlagsfri behandling for stof- og alkoholmisbrug. Det er kommunen, der har ansvaret for at varetage visitationen til disse behandlingstilbud. Kommunen har både ansvaret for den lægelige og den sociale behandling på begge misbrugsområder. For dobbeltdiagnosepatienter har kommunen ansvaret for behandling af alkohol- eller stofmisbrug efter, at en person har afsluttet sin behandling i psykiatrien Børn af psykisk syge For en beskrivelse af opgavefordelingen med hensyn til børn af psykisk syge henvises til afsnit 3. Indsatsen over for raske børn med psykisk syge forældre i værktøjskassen under Mennesker med sindslidelser. 5. Handling praksissektoren Privatpraktiserende læge har en gennemgående rolle overfor patienten/borgeren. Hvor patientens behandlingsbehov ikke er kompliceret, eller der ikke er behov for en tværfaglig indsats, varetages behandlingen i almen praksis af praktiserende læger, praktiserende psykiatere og praktiserende psykologer. 26

262 6. Fælles forpligtigelser 6.1. Rehabilitering I forbindelse med udskrivning skal konkrete behov for rehabilitering drøftes mellem sygehuspsykiatrien og kommunen. Konkrete behov skal indarbejdes i udskrivningsaftaler/koordinationaftaler/handle-behandlingsplaner. Der vil blive arbejdet videre med en konkretisering af samarbejdet til den fælles værktøjskasse Raske børn af psykisk syge forældre Ved kontakt med en psykisk syg person har både sygehuset, kommunen og praksissektoren pligt til at undersøge, om den pågældende person har børn i hjemmet og pligt til at iværksætte nødvendige initiativer, samt sikre nødvendig information til relevante samarbejdspartnere Oversigt over relevante tilbud Den enkelte kommune og regionen udarbejder en samlet beskrivelse af tilbuddene og ansvarsfordelingen, herunder drifts- og myndighedsansvar, på området. Formålet med beskrivelserne er at sikre et højt informationsniveau om hinandens tilbud og fagområder til forebyggelse af tvivl, samt at gøre det nemmere at etablere et kontinuerligt og helhedsorienteret forløb for personen med sindslidelse. De kommunale tilbud fremgår af den enkelte kommunes hjemmeside. Psykiatriens tilbud fremgår af regionens hjemmeside ( eller Relevante dele af informationen udgives i Sundhedsmagasinet. Psykiatriens og kommunernes tilbud vedrørende sundhedsfremme og forebyggelse skal fremgå af SOFT på Psykiatrisk Informationscenter (PsykInfo) Region Sjælland tilbyder information og rådgivning om sindslidelse og psykiatri. PsykInfo har løbende en række offentlige arrangementer og særlige tilbud til patienter, pårørende, fagpersoner, uddannelsesinstitutioner m.m. Tilbuddene kan findes på regionens hjemmeside: PsykInfo Det skal sikres, at patienten/borgeren kan få et print af de relevante oplysninger og får formidlet disse af vedkommendes tovholder i kommunen eller primærbehandler i regionen. Kvalitetsstandarderne for de kommunale tilbud er tilgængelig via de nævnte hjemmesider. Trykt informationsmateriale om forskellige tilbud, findes hos fx praktiserende læger, brugerorganisationer, Borger-information, på biblioteker og PsykInfo-steder. Sammenlignelig brugerinformation kan ses på Kommunale og regionale specialtilbud samt tilbud til ældre fremgår af tilbudsportalen, Der gennemføres forsøg med anvendelse af nye teknologiske løsninger, herunder telemedicin og telekonferencer Samarbejde med kriminalforsorgen Begge parter har et medansvar for at inddrage Kriminalforsorgen i opgaveløsningen, når det drejer sig om en person med sindslidelse, der er idømt en foranstaltning. 27

263 6.5. Psykoedukation Parterne skal sikre, at der foreligger en tydelig opgavefordeling i forhold til psykoedukation/ patientundervisning til patienter og pårørende, herunder social færdighedstræning. Ved behov for opfølgning på initiativer iværksat i Psykiatrien som led i behandlingen, skal der indgås konkrete aftaler med kommunen. Psykiatriens og kommunernes tilbud fremgår af SOFT (Sundheds- og forebyggelsestilbud) på (beskrevet under indsatsområdet Sundhedsfremme og forebyggelse ) 6.6 Konsulentstøtte, supervision, uddannelse I samarbejdsstrukturen på sundhedsaftaleområdet sikres et gensidigt kendskab til mulighed for konsulentstøtte, supervision, uddannelse og samarbejde mellem kommune, region og almen praksis. Et fokusområde for parterne i det tværsektorielle samarbejde er iværksættelse af initiativer, der styrker en fælles kompetenceudvikling. Parterne skal arbejde på at anvende erfaringer fra igangværende og planlagte projekter på tværs af regionen. 6.7 Information mellem social og sundhedsfaglige samarbejdsparter Det er af afgørende betydning, for det tværsektorielle samarbejde, at der er indgået klare aftaler om hvordan information mellem parterne skal formidles, herunder aftaler om procedurer, telefonnumre, træffetider, akutfunktioner og lignende. Se i værktøjskassen under Mennesker med sindslidelser afsnit 3. Indsatsen over for raske børn med psykisk syge forældre for de overordnede principper og afsnit 5 for Kontaktoplysninger. 6.8 Udviklingsprojekter Der er på en række områder iværksat udviklingsprojekter, hvor et væsentligt formål er at optimere og kvalitetsudvikle det tværsektorielle samarbejde. Det drejer sig fx om særlige indsatser i forhold til personer med sindslidelse i langvarige sygdomsforløb ( kronikerprojekter ), samarbejdet mellem politi, de sociale myndigheder og psykiatrien (PSPsamarbejdet), projekter vedrørende dobbeltdiagnosepatienter, medicineringsprocedurer og projekter på børne- og ungeområdet. Intentionen er, at projekterne skal understøtte videndeling og læring på tværs af regionen, og iværksættelse af nye projekter vil ske som en dynamisk proces tilpasset de konkrete behov. 28

264 Indsatsområdet Træning 1. Målgruppe Indsatsområdet omfatter alle patienter, både børn og voksne, der efter udskrivning fra hospital har et lægefagligt vurderet behov for genoptræning. Aftalen omfatter patienter, som har modtaget behandling på et offentligt sygehus, og patienter, som har modtaget offentligt finansieret behandling på privatklinik/privathospital, f.eks. som led i det udvidede frie sygehusvalg, samt patienter, der har modtaget behandling for egen regning og derefter er henvist til et offentligt sygehus til vurdering af genoptræningsbehov. 2. Formål Det overordnede formål er at sikre effektive og sammenhængende genoptræningsforløb af høj kvalitet og koordination af kapaciteten, så genoptræning kan ske uden unødig ventetid for patienter, som efter en hospitalsindlæggelse har et lægefagligt begrundet behov for genoptræning. Derudover skal borgerens frie valg af genoptræningssted sikres gennem vejledning om genoptræningstilbud, der kan benyttes. Aftalen medvirker til at sikre klarhed over, hvem der er ansvarlig for at levere genoptræningen. Etablering af sammenhængende genoptræningsforløb kræver en effektiv it-understøttet kommunikation mellem hospital, kommune og praksis, på tværs af sektorgrænser. Ligeledes skal patientens dialog med de forskellige aktører sikres gennem en kontaktpersonordning. Der er behov for at udvikle en fælles ramme for tværsektorielt samarbejde vedrørende rehabilitering i forhold til en række områder, primært målrettet kronikerindsats, kræft, psykisk syge og erhvervet hjerneskade. Rammen skal ud over sundhedsindsatser indtænke indsatser fra andre relevante områder, herunder socialområdet, beskæftigelse og specialundervisning. 3. Mål: At sikre klar og tydelig arbejdsdeling mellem region og kommuner i forhold til levering af genoptræning til patienter efter udskrivning fra sygehus At sikre korrekt og rettidig kommunikation mellem kommunen, almen praksis og hospitalet i forbindelse med udskrivning fra sygehus for patienter med et genoptræningsbehov, herunder fastlægge indholdet af en kontaktpersonordning At sikre tilvejebringelse af det nødvendige grundlag for kommunens vejledning om det frie valg af genoptræningssted At sikre en løbende planlægning og styring af kapaciteten af genoptræningstilbud i regionen og kommunerne, så genoptræningen kan påbegyndes hurtigst muligt efter udskrivning fra sygehuset At træningsområdet indgår i udviklingen af en bredere rehabiliteringsindsats 4. Indsatsen 1. Arbejdsdeling Kommunen varetager al ambulant genoptræning, som den efter sundhedsloven har myndighedsopgaven for. Eneste undtagelse er Specialiseret genoptræning, der ifølge loven skal varetages på et sygehus. 1.1 Afklaring af ambulant behandling/specialiseret genoptræning/almindelig genoptræning. 29

265 Der er udarbejdet vejledende katalog, hvor der er enighed mellem Region og Kommune om fordeling og om ventetider. Fælleskatalog over genoptræningsopgaver i kommune og region kan ses på regionens hjemmeside Kataloget revideres løbende af Genoptræningsgruppen. 1.2 Beskrivelse af genoptræningstilbud De bilaterale sundhedsaftaler skal indeholde en beskrivelse af den enkelte kommunes genoptræningstilbud. 1.3 Befordring Kommunen har myndighedsansvaret for genoptræning og således også betalingsforpligtelsen. Jf. Sundhedsloven af 13/7/2010 Kap. 53 og 80;Vejledning om træning i kommuner og regioner 2009 Kap. 10. Ved behov for transport til specialiseret genoptræning meddeler sygehuset tid og sted til kommunens kontaktsted, der sørger for bestilling. 1.4 Hjemmebesøg Hjemmebesøg som led i forberedelserne af udskrivning er som udgangspunkt alene kommunens opgave. Efter nærmere aftale kan sygehuset deltage i disse hjemmebesøg. Hjemmebesøg som led i udredningen eller den akutte genoptræning er en del af behandlingen under indlæggelse og alene sygehusets opgave. Efter aftale kan kommunerne deltage i disse hjemmebesøg. Den administrative styregruppe har udarbejdet Procedure for hjemmebesøg i forbindelse med udskrivning, som ligger på regionens hjemmeside og i værktøjskassen afsnit Tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser Der udarbejdes tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser, herunder evt. anbefaling af fælles test, til understøttelse af kataloget i det omfang der er behov. Forløbsbeskrivelserne vil indgå i de overordnede forløbsprogrammer, efterhånden som de udarbejdes. 2. Kommunikation mellem sektorerne 2.1 Genoptræningsplan Sygehuset har ansvar for at udarbejde genoptræningsplan på de patienter, der efter kontakt med sygehuset har et lægefagligt begrundet behov for genoptræning. Genoptræningsplanen skal udleveres til patienten ved udskrivelsen og samme dag sendes elektronisk eller faxes til kontaktstedet i kommunen. Ved specialiseret genoptræning sendes genoptræningsplanen også til sygehuset. Genoptræningsplanen sendes altid elektronisk til egen læge. Før videresendelse af genoptræningsplan indhentes accept fra patienten. Når en patient overgår fra specialiseret genoptræning på sygehuset til genoptræning i kommunen, skal der udarbejdes ny genoptræningsplan, der skal registreres med kode for kommunal genoptræning. Genoptræningsplanen består af et fortrykt skema med følgende punkter: 1. Type af genoptræningsplan. Det angives, om det er en: 30

266 Almindelig genoptræningsplan Specialiseret genoptræningsplan Egentræningsgenoptræningsplan (hvis der kun er tale om egentræning, sendes planen kun ud, hvis patienten modtager plejerelateret hjælp af kommunen). Patienten skal udstyres med nødvendig instruktion om egen træning. 2. En beskrivelse af patientens funktionsevne umiddelbart forud for den hændelse/sygdom, der førte til den aktuelle sygdomsbehandling. Herunder beskrivelse af patientens habituelle funktionsevne i relation til kropsfunktion, aktivitet og deltagelse. 3. En beskrivelse af patientens funktionsevne på udskrivelsestidspunktet. Herunder patientens aktuelle funktionsevne, i relation til kropsfunktion, aktivitet og deltagelse, der inddrager såvel patientens ressourcer som begrænsninger. 4. En beskrivelse af patientens genoptræningsbehov på udskrivelsestidspunktet. Beskrivelsen skal indeholde en præcisering af, hvilke begrænsninger i patientens funktionsevne, herunder hvilke funktionsnedsættelser samt aktivitet og deltagelsesbegrænsning, som genoptræningen skal rettes imod. 5. Angive det seneste tidspunkt for bopælskommunens første kontakt til patienten, med henblik på genoptræningsforløb. 6. Oplysning om hvordan bopælsregionen og bopælskommunen kan kontaktes. 7. Behandlingsdiagnose 8. Operationsbeskrivelse 9. Navn og kontaktoplysninger på henvisende læge 10. Navn og kontaktoplysninger på terapeut på sygehuset 11. Behandlende afdeling/ambulatoriums mailadresse 12. Angivelse af evt. behov for kørsel ved specialiseret genoptræning 13. Eventuelle specielle restriktioner 14. Eventuelt aftalt kontroltid. Hvis genoptræningsplanen er mangelfuldt udfyldt, kan genoptræningsplanen returneres til en af regionens 3 kontaktpersoner. Kontaktoplysninger findes på regionens hjemmeside. Sagen skal behandles umiddelbart. Elektronisk genoptræningsplan forventes at være udrullet primo Kontaktsted Kommunen skal have et kontaktsted, hvor henvendelser kan ske hverdage mellem kl Ambulatoriet har en mail, hvor kommunerne kan henvende sig uden for ambulatoriets telefontid med henblik på at blive kontaktet senest efterfølgende hverdag. Afdelingens/ambulatoriets mail angives på genoptræningsplanen. Mailens emne skal være: Genoptræningskontakt. 2.3 Ambulatorietider Terapeuter i kommunen, der behandler patienter efter genoptræningsplan, kan ved at kontakte ambulatoriet enten komme i kontakt med patientens henvisende læge eller booke ambulatorietider på sygehusene ved behov. Lægen kan efterfølgende kontakte terapeuten med henblik på yderligere afklaring. De kommunale terapeuter udarbejder statusnotat, og kontrolnotat sendes retur til kommunen. 31

267 2.4 Ambulatoriekontrol Ved de aftalte kontroller kan de kommunale terapeuter udarbejde statusnotat, som medgives patienten til kontrol. I disse tilfælde sendes kontrolnotat retur til kommunen. 2.5 Afslutningsnotat De kommunale terapeuter sender afslutningsnotat til den praktiserende læge. 2.6 Kontaktperson vedr. genoptræning Patienten informeres på sygehuset via patientens genoptræningsplan om kontaktpersonordningen vedr. genoptræning. I genoptræningsplanen står navn og telefonnummer på patientens kontaktperson vedr. genoptræningen på sygehuset samt et telefonnummer til det kontaktsted vedr. genoptræning i kommunen, som genoptræningsplanen skal sendes til. Ved første henvendelse fra kommunen til patienten skal patienten have udleveret navn og telefonnummer på sin kommunale kontaktperson vedr. genoptræning. Den effektive kommunikation og sundhedsfaglige dialog om det enkelte patientforløb på tværs af sektorer og institutioner varetages af de enkelte sundhedsfaglige personer, der er involverede i udarbejdelse af genoptræningsplanen og /eller i selve genoptræningen. Kontaktpersonordningen er beskrevet i en vejledning, som ligger på internettet og kan udskrives til patienten. Se: "Vejledning om kontaktpersonordning". Vejledningen kan ses i værktøjskassen afsnit Rehabiliteringskontakt Der arbejdes videre med dette punkt. 3. Vejledning om det frie valg af genoptræningssted 3.1 Sundhed.dk Der etableres fælles information fra Region Sjælland og Kommunerne på Sundhed.dk. 3.2 Hjemmesider De kommunale hjemmesider og Region Sjællands hjemmeside skal indeholde information om regler og muligheder. 3.3 Information ved udskrivelse Patienten skal ved udlevering af genoptræningsplan mundtligt og skriftligt informeres om, at genoptræning er omfattet af reglerne om frit valg. Er der jf. afsnit 2.1. tale om en plan for specialiseret genoptræning, skal sygehuset orientere om egne og andre sygehuses genoptræningstilbud. Herunder at: patienten har ret til frit valg mellem sygehusenes tilbud vedrørende specialiseret genoptræning andre sygehuses genoptræningsafdelinger kan af kapacitetsmæssige årsager afvise at modtage fritvalgspatienter Er der jf. afsnit 2.1. tale om en plan for almen genoptræning, skal sygehuset orientere om, at det påhviler bopælskommunen ved første kontakt at orientere om egne og andre kommuners genoptræningstilbud. Bopælskommunen orienterer herunder om at: 32

268 patienten har ret til at vælge mellem de tilbud, bopælskommunen har oprettet ved egne institutioner eller aftalt med tredje part patienten har ret til at vælge genoptræningstilbud på andre kommuners institutioner - dog ikke andre kommuners aftaler med tredjepart en kommunes genoptræningsinstitution kan af kapacitetsmæssige årsager afvise at modtage fritvalgspatienter 4. Løbende planlægning og styring af kapaciteten 4.1 Kontakt Senest 3 hverdage efter modtagelse af genoptræningsplanen kontaktes patienten af kommunen eller det sygehus, der har ansvaret for den videre genoptræning, med henblik på det videre forløb. 4.2 Genoptrænings start Starttidspunkt for genoptræning afhænger af diagnose og patientens funktionsevne i relation til kropsfunktion, aktivitet og deltagelse, der er beskrevet i genoptræningsplanen. De maksimale ventetider beskrevet i Fælleskataloget på diagnose/gruppe-niveau skal følges. Ventetiden starter fra kommunen kontakter patienten. 0 ugers ventetid betyder, at patientens genoptræning starter hurtigst muligt - senest igangsat på 5. hverdag efter kommunen kontakter patienten. I særlige tilfælde hvor sygehuset skønner, at genoptræningens start skal starte straks efter udskrivningen, kontakter sygehuset kommunen direkte pr. telefon, så genoptræningsstarttidspunkt er aftalt ved udskrivning. Funktionsevne i relation til kropsfunktion, aktivitet og deltagelse er beskrevet i genoptræningsplan. 4.3 Afklaring af akutte specifikke tvivlstilfælde Der udpeges en person fra det kommunale område og en person fra det regionale område, der sammen afklarer tvivlstilfælde. Se afsnit 3. Kommissorium for afklaringsudvalg for akutte specifikke tvivlstilfælde vedrørende genoptræning i værktøjskassen. I ikke-akutte men principielle tvivlstilfælde vedrørende genoptræningsplaner kan afklaringsudvalget kontaktes. Se regionens hjemmeside: "Afklaringsudvalg for akutte specifikke tvivlstilfælde vedr. genoptræning" 4.4 Faglig udvikling og planlægning Det er sygehusterapiernes ansvar at informere/videregive faglige ændringer/udviklinger inden for behandlingstilbud på sygehusene. Der arbejdes på mulighederne for samarbejde omkring praktik, uddannelse og kvalitetsudviklingsprojekter 4.5 Opfølgning og justering Der er etableret en træningsgruppe, som består af repræsentanter for kommuner, regionen og almen praksis. Gruppen skal bl.a. løbende drøfte behovet for og arbejde med kapacitetsjustering. Se det følgende afsnit 5. Opfølgning på aftalen 33

269 De regionale samarbejdsfora omkring geografisk opdelte kommuner og sygehuse arbejder ligeledes med opfølgning og justering af kapacitet (se afsnit 2 og 3 i værktøjskassen under Det generelle, Sundhedsaftalen udviklings- og samarbejdsorganisationen ) 5. Opfølgning på aftalen 5.1 Registrering Følgende punkter skal løbende registreres af den udførende institution: Obligatoriske grundoplysninger: Indberettende institution Patientens cpr. nr. Patientens bopælskommune Fritvalgspatient Ydelser: Dato for udførte genoptræningsydelser Procedurekode for den enkelte genoptræningsydelse De enkelte kommuner vælger selv, om de ønsker at anvende tillægskoder. Det anbefales, at kommunerne indberetter over eget omsorgssystem, alternativt via SEI. 5.2 Kvalitetssikring Den faglige udviklingsgruppe på træningsområdet overvåger og sikrer kvaliteten tværsektorielt. 5.3 Træningsgruppen Der er etableret en træningsgruppe, som består af repræsentanter for kommuner, regionen og almen praksis. Træningsgruppen refererer til den administrative styregruppe vedr. sundhedsaftaler. Gruppen har følgende opgaver: at sikre og udvikle det forsatte samarbejde mellem kommuner, region og almen praksis på træningsområdet, så borgerens tarv kommer i første række at følge implementeringen af sundhedsaftalen vedr. træningsområdet og evalueringen af samme at sikre lettilgængelig information på internettet om kontaktsteder i kommunerne og på sygehusene at sikre at samarbejde, koordinering og kvalitetsudvikling sker ud fra anerkendte nationale/ internationale standarder Træningsgruppen kan sende spørgsmål af principiel karakter til udtalelse/afklaring i de regionale samarbejdsfora for de tre somatiske sygehusområder samt psykiatrien. Via referater fra de regionale samarbejdsfora kan Træningsgruppen følge med i de lokale drøftelser. Træningsgruppen tager emner op af konkret og principiel betydning, drøfter dem med henblik på evt. forelæggelse for den administrative styregruppe til beslutning. Træningsgruppen skal orientere den administrative styregruppe omkring, hvordan aftalen vedrørende genoptræning fungerer, samt lave oplæg til næste generation af sundhedsaftale. 34

270 Gruppen skal desuden fungere som styregruppe i forhold til de efterfølgende emner, således at gruppen drøfter emnerne, aftaler eventuelle tiltag og nedsætter arbejdsgrupper, der arbejder med følgende: Metoder Logistik Kommunikation Kapacitet Jobudveksling Faglig udvikling Indikatorer Forløbsbeskrivelser Træningsgruppen fastsætter selv sin mødekadence, dog afholdes som minimum møder fire gange årligt. 6. Opfølgning Udviklingsgruppen følger med: Antallet af genoptræningsplaner Fordelingen mellem specialiserede og almene genoptræningsplaner Registrerede genoptræningsplaner i landspatientregistret sammenholdt med antallet registreret i kommunerne Implementering og udvikling af den elektroniske genoptræningsplan En del af opfølgningen på genoptræningsområdet foregår som led i den samlede opfølgning på sundhedsaftalen. Hertil kan anvendes for genoptræningen følgende parametre: Er der taget stilling til udarbejdelse af genoptræningsplan? Er borgeren kontaktet senest tre dage efter myndighedens modtagelse af genoptræningsplan? Er kriterierne for tildeling af specialiseret genoptræning opfyldt? Er genoptræningsplanen registreret korrekt? Ved hjemmebesøg, er proceduren vedr. hjemmebesøg da fulgt? Er der afsendt slutstatus til egen læge? Er genoptræningsplanen afsendt samme dag, som patienten blev udskrevet? Er genoptræningsplanen udleveret ved udskrivelsen? 35

271 Indsatsområdet Behandlingsredskaber og hjælpemidler Dette afsnit er den administrative udmøntning af vejledningens krav til indhold i sundhedsaftalen for behandlingsredskaber og hjælpemidler 1. Målgrupper Den primære målgruppe er borgere og patienter, såvel børn som voksne. Den sekundære målgruppe er samarbejdspartnere i region, kommune, private behandlingssteder og leverandører. 2. Formål Formålet med indsatsområdet for behandlingsredskaber og hjælpemidler er, at borgeren får det rette behandlingsredskab eller hjælpemiddel på det korrekte tidspunkt. Det er endvidere formålet, at samarbejdet fremmes gennem præcisering af arbejdsdeling og bedst mulig fælles forståelse af lovgivningen på området. 3. Værdier for samarbejdet Borgeren sættes i centrum. Borgeren skal opleve, at der er service og smidighed i formidlingen af behandlingsredskaber og hjælpemidler. Borgere i Region Sjælland skal opleve en ensartet formidling af behandlingsredskaber og hjælpemidler ved udskrivning fra sygehus. I samarbejdet skal der lægges vægt på borgere med særlige behov. Det kan f.eks. være patienter med hurtigt fremadskridende eller svære kroniske lidelser og børn, som har sygdom eller handicaps. Der skal gives information til borgeren om, hvilken service der kan forventes, herunder om der er egenbetaling samt regler for tilbagelevering af behandlingsredskaber og hjælpemidler. 4. Ansvar og arbejdsdeling mellem region og kommuner De overordnede principper for arbejdsdeling mellem region og kommuner vedr. behandlingsredskaber og hjælpemidler er følgende: Regionen har ansvar for: - Hjælpemidler til brug i en midlertidig periode. - Apparatur og behandlingsredskaber, som led i behandlingen. Kommunerne har ansvaret for: - Hjælpemidler til varigt brug. - Boligindretninger ved varigt behov. - Nødvendige arbejdsredskaber i hjemmet til brug for kommunalt ansatte og deres arbejdsmiljø. I Afklaringsskemaet, afsnit 1 i værktøjskassen gives en oversigt over arbejdsdelingen mellem region, kommune og egen læge/speciallæge. Skemaet beskriver, hvem der har ansvar for at vurdere og levere hjælpemidler, og behandlingsredskaber/ apparatur - og om borgeren selv skal afholde udgiften. Afklaringsskemaet er suppleret med en præcisering i punkterne

272 4.1. Instruktion m.m. og borgerens kontaktsted Den myndighed, som udleverer behandlingsredskaber og hjælpemidler har ansvar for, at borgeren er instrueret i korrekt anvendelse. Dette omfatter også afprøvning, tilpasning, reparation, transport og opfølgning. Ved udlån skal borgeren have udleveret oplysninger om, hvor man skal henvende sig vedr. anvendelse, reparation og returnering af det konkrete behandlingsredskab og/eller hjælpemiddel Levering og kapacitet Den myndighed, der er ansvarlig for at forsyne borgeren med behandlingsredskaber og hjælpemidler skal sikre, at kapaciteten på eget hjælpemiddeldepot er således, at disse er til rådighed for borgeren ved udskrivelsen. Oversigter over levering af behandlingsredskaber og hjælpemidler er nærmere beskrevet i følgende afsnit i værktøjskassen: I afsnit 2 Apparatur/behandlingsredskaber til varigt brug fra sygehus. I afsnit 3 Udlevering af hjælpemidler i en midlertidig periode fra sygehus. I afsnit 4 Udlån af hjælpemidler til varigt brug herunder arbejdsredskaber til kommunalt ansatte Samarbejde og dialog I afsnit 5 Rammer for samarbejde og dialog er beskrevet den dialog og de rammer, som er aftalt mellem kommuner, sygehus og almen praksis for, at borgeren oplever god service og sammenhæng i formidlingen af behandlingsredskaber og hjælpemidler. 5. Tvivlsspørgsmål Udgangspunktet ved tvivlsspørgsmål er: Borgeren sættes i centrum. Kommune og sygehus skal i dialog afklare tvivlsspørgsmål og tvister om betalingsspørgsmål uden at borgeren berøres, eks. i de lokale tværsektorielle samarbejdsfora. Såfremt man ikke kan blive enige kan der rettes henvendelse til afklaringsudvalget for området: mr@regionsjaelland.dk. Udvalget afgørelser kan findes på regionens hjemmeside: "Hjælpemiddelområdet 37

273 Indsatsområdet Sundhedsfremme og forebyggelse Udfordringerne omkring den patientrettede forebyggelse er sat meget højt på dagsordenen for samarbejdet mellem kommunerne, Region Sjælland og almen praksis. I den politiske del af sundhedsaftalen er derfor anført en række ambitiøse og konkrete mål for samarbejdet om den patientrettede forebyggelse i den kommende aftaleperiode. Dette afsnit er den administrative udmøntning af de politiske mål og bekendtgørelsens krav til indhold i sundhedsaftalen for indsatsområdet Forebyggelse og sundhedsfremme, herunder patientrettet forebyggelse. 1. Udfordringer Der forventes en stigning i antal borgere med kroniske sygdomme og sygdom relateret til livsstil og levevilkår. Region Sjælland har i denne sammenhæng særlige udfordringer. I de kommende år er der således lagt op til øget pres på hele sundhedsområdet - også på baggrund af den demografiske udvikling med flere ældre. 2. Mål At kommunen og Regionen leverer forebyggelsesindsatser, vi i dag ved har effekt overfor de otte folkesygdomme med størst indflydelse på borgernes helbred. Folkesygdommene er nævnt i Regeringens sundhedsprogram Sund hele livet. At borgere med forebyggelsesbehov identificeres og modtager sundheds- og forebyggelsestilbud, der lever op til nyeste viden og baseres på faglig evidens, såfremt denne er tilgængelig. At der på forebyggelsesområder, hvor metodeudvikling stadig er nødvendig, dokumenteres metoder og effekter. At sundhedsfremme- og forebyggelsesindsatserne er velkoordineret, så kommunen, region og praktiserende læger fungerer i et effektivt samarbejde med klare aftaler og sikker kommunikation. 3. Handling Region Sygehusene opsporer og identificerer patienter med forebyggelsesbehov og starter forebyggelsesindsatsen i det omfang, den har betydning for behandlingen. Patienterne oplyses om og motiveres til at deltage i relevante sundheds- og forebyggelsestilbud i kommunalt regi på det rette tidspunkt i deres behandlingsforløb. Regionen yder effektiv rådgivning til både kommunen og praktiserende læger i forbindelse med forebyggelses- og sundhedsfremmeindsatser. Praktiserende læge Lægen identificerer patienter med behov for forebyggelse og sundhedsfremme samt motiverer disse til videre forløb i kommunalt, regionalt eller privat regi på det rette tidspunkt i behandlingsforløbet. Kommune Kommunen fremmer sundhed og forebygger sygdom gennem tæt samarbejde internt i kommunen og med regionen samt de praktiserende læger. 38

274 Kommunen tilbyder borgere med behov for sundhedsfremme- og forebyggelse et tilbud, der kan hjælpe og motivere borgerne til et sundere liv. Eksterne aktører Der samarbejdes med patientforeninger, frivillige foreninger og private aktører i hverdagen og i forbindelse med kampagner på sundheds- og forebyggelsesområdet. Fokusområder På forebyggelsesområdet er der i denne periode særligt fokus på: a) Sundheds- og Forebyggelsestilbud b) Lighed i sundhed c) Børn og unge d) Ældre e) Mennesker med kronisk sygdom f) Styrket indsats på kræftområdet Disse områder er i det efterfølgende beskrevet med fokus på, hvem der gør hvad i snitfladerne mellem region, praktiserende læge og kommune. a. Sundheds- og Forebyggelsestilbud Udfordringer Det er mellem aftaleparterne en tværgående udfordring, at borgerne får relevante tilbud på det rigtige tidspunkt. Rettidige tilbud er af væsentlig betydning for opnåelse af maksimal effekt. Sammenhæng mellem de regionale og kommunale sundhedsfremme- og forebyggelsestilbud forudsætter fælles kendskab til og overblik over de indsatser, der foregår i henholdsvis kommune, praksissektor og sygehus. Unødige overlap skal undgås. Årsager til folkesygdommene er mange. En del skyldes levevilkår og risikoadfærd forbundet med eksempelvis rygning, usund kost, for stort alkoholforbrug og fysisk inaktivitet. Det er generelt forbundet med store udfordringer at hjælpe borgerne til at ændre adfærd. Mål At alle borgere, som har behov for sundhedsfremme- og forebyggelsestilbud får relevante tilbud. At alle regionale og kommunale Sundheds- Og ForebyggelsesTilbud ligger på sundhed.dk under navnet SOFT og kan printes ud ved patientens kontakt med sundhedspersoner på sygehuse, hos praktiserende læge og i kommunen. Informationerne er opdateret og nemt tilgængelige. At alle Sundhedsfaglige aktører på tværs af sektorer kender til sundhed.dk s SOFT-side. At alle borgere skal kunne finde information om relevante tilbud, der passer til dem på relevante medier. At borgerne ryger mindre, holder sig indenfor Sundhedsstyrelsens genstandsgrænser, spiser sundere og er mere fysisk aktive. Handling Handlinger, som aftaleparterne udfører m.h.p. målopfyldelse er nærmere beskrevet i afsnittet Handlinger på fokusområderne i værktøjskassen. 39

275 b. Lighed i sundhed Udfordringer Borgere med få ressourcer fx borgere, der har kort eller ingen uddannelse og lav indkomst har relativt flere sundhedsproblemer og sygdomstilstande end resten af befolkningen. I en socialt belastet hverdag kan sundhedsråd og livsstilsforandringer forekomme ligegyldige eller uoverskuelige. Den sociale ulighed i sundhed er et problem for den enkelte borger, der risikerer dårlig livskvalitet og kort levetid men uligheden er også et af de væsentligste sundhedsøkonomiske problemer på tværs af primær og sekundær sektor. Det er derfor nødvendigt med et stadigt fokus på borger- og patientrettet forebyggelse til socialt udsatte. Mål At der er lighed i adgangen til og brugen af de sundheds- og serviceydelser, der leveres af sygehus, praktiserende læge og kommune. At der er fokus på at udvikle tilbud, der er tilpasset borgere, der af sociale og biologiske årsager ikke kan profitere af de generelle tilbud. At indsatser medvirker til at styrke de personlige ressourcer og egenomsorg. At der er fokus på tidlig opsporing og på hurtig henvisning til relevant tilbud i regi af sygehus, praktiserende læge og/eller kommune. Handling Handlinger, som aftaleparterne udfører m.h.p. målopfyldelse er nærmere beskrevet i afsnittet Handlinger på fokusområderne i værktøjskassen. c. Børn og unge Udfordringer Generelt Indsatsen over for børn og unge er et led i kommunens og regionens generelle forebyggende arbejde. Tidligere havde børn og unges helbredsproblemer en anderledes karakter. I dag har især psykosomatiske sygdomme og trivselsmæssige problemer en mere fremtrædende plads. Blandt andet viser der sig behov for indsatser målrettet fysisk inaktivitet, overvægt, rygning, alkohol, stoffer, hudkræft og ulykker etc. Behovet for en sundhedspædagogisk indsats og for en tværsektoriel og tværfaglig indsats er øget betydelig. Med Sundhedslovens bestemmelser om forebyggende sundhedsydelser til børn og unge sættes der fokus på at få løst disse opgaver. Det er tvingende nødvendigt med tæt kommunikation mellem parterne i sektorerne og et godt kendskab til mulig kommunikation inden for gældende lovgivning. Underretningspligt I følge Serviceloven har offentligt ansatte pligt til at underrette kommunen, hvis man får mistanke om, at der er børn eller unge, der har behov for omsorg og støtte. Der skal udarbejdes en underretning, også selv om man er vidende om, at andre instanser har udfærdiget en. Sårbare gravide og familier Den sårbare gravide og den sårbare familie er områder, hvor der er behov for tæt samarbejde mellem sygehus, almen praksis og kommune. Gruppen af sårbare gravide er bred, idet der ofte er flere faktorer, der gør den gravide sårbar - f.eks. misbrug, fysiske helbredsproblemer, adfærdsmæssige forhold, sociale forhold og familiære forhold (Se aftalen omkring sårbare gravide og sårbare familier i værktøjskassen, afsnit 9 under Indlæggelse og udskrivning). 40

276 Mål At alle parter medvirker til, at der ydes en koordineret, effektiv og tidlig indsats i forhold til børn og unge, herunder også børn og unge, der har ophold i dag- eller døgninstitutioner via en koordinere indsats imellem kommune, region og praktiserende læge, herunder også en inddragelse af forældrene. Derved skabes et fælles fagligt grundlag, som sikrer overensstemmelse i rådgivningen fra alle parter. At medarbejdere hos de tre aftaleparter har kendskab til gældende lovgivning vedrørende underretningspligt og viden om, hvor den enkelte fagperson kan finde oplysning om og hjælp til, hvordan en underretning konkret udfærdiges (Se aftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). At medarbejdere hos de tre aftaleparter, som varetager indsatser til børn og unge, har kendskab til de generelle sundhedsfremmende og forebyggende lovpligtige tilbud for børn og børnefamilier. At medarbejdere hos de tre aftaleparter, som varetager indsatser til gravide, børn og unge, ved hvordan de kan iværksætte støtteforanstaltninger i respekt for den sårbare gravides og/eller sårbare families behov (Se aftalen omkring sårbare gravide og sårbare familier). At alle parter medvirker til, at der sker en harmonisering, udvikling og kvalitetssikring af samarbejdet mellem region, sygehus, praktiserende læge og kommune omhandlende arbejdet med den sårbare gravide og/eller sårbare familie (Se aftalen omkring sårbare gravide og sårbare familier). Handling Handlinger, som aftaleparterne udfører m.h.p. målopfyldelse er nærmere beskrevet i afsnittet Handlinger på fokusområderne i værktøjskassen. d. Ældre Udfordringer Ældre har et stor træk på sundhedsydelser fra sygehusvæsnet, praktiserende læger og hjemmepleje mv. og antallet af ældre stiger fortsat over de kommende år. Fald Faldulykker er den hyppigste ulykkesårsag i aldersgruppen 65+. Ældre, der falder, har i dag et stort træk på sygehuse, almen praksis og kommunale tilbud i form af indlæggelser skadestuebesøg, ambulante efterbehandlinger og genoptræning, opfølgning hos praktiserende læge og undertiden varigt behov for personlig hjælp og pleje. Det er veldokumenteret, at faldforebyggelse har en positiv effekt på såvel sygelighed, dødelighed og økonomi. Hvert hoftebrud koster kr. (i 2009 kroner). Der er skønsmæssigt blandt de 65+ årige i Danmark knap årlige indlæggelser som følge af fald. Internationale undersøgelser har vist, at hyppigheden af fald kan begrænses betydeligt, hvis der gennemføres en multifaktoriel vurdering og efterfølgende intervention. Demens Gruppen af demente domineres af ældre over 65 år. Blandt de over 65-årige er den skønnede incidens 1200 nye tilfælde om året i Region Sjælland. Mistanken om demens rejses ofte af 41

277 personer i den ældres nærmiljø i forbindelse med ændringer i adfærd og/eller funktioner. Et tæt tværfagligt og tværsektorielt samarbejde forlænger tiden i eget hjem for denne gruppe af ældre. De ældre, som ikke er i stand til at deltage i et udredningsforløb i et ambulatorium eller under en indlæggelse, ender ofte med en akut indlæggelse, der kunne undgås ved besøg af et behandlerteam. D-vitaminmangel D-vitaminmangel er hyppigt blandt ældre, idet evnen til selv at producere D-vitamin reduceres med % fra 20 års-niveauet. Dette fører til svage knogler hos de ældre. Da symptomerne kan være vage, er D-vitaminmangel ofte overset, men manglen let at behandle. Medicin Fokus på medicin og medicinhåndtering kan forbygge dårlig trivsel og sygdom, unødvendige indlæggelser, dødsfald samt være økonomisk besparende for samfundet. Undersøgelser viser, at der i forbindelse med ældres medicinindtag sker mange fejl, som følge af at mange ældre ikke efterlever ordinationerne, tager deres medicin uregelmæssigt eller aldrig. Utilsigtede lægemiddelhændelser er skyld i 6-14 % af alle hospitalsindlæggelser i Danmark årligt, koster vores samfund ca. 8 milliarder årligt og er sandsynligvis den fjerde hyppigste dødsårsag i Danmark. Forhøjet blodtryk Forhøjet blodtryk er en af de alvorligste risikofaktorer for udvikling af hjertekredsløbssygdomme, herunder blodprop i hjernen og hjerneblødning. WHO vurderer, at op mod 60 % af alle blodpropper i hjernen og hjerneblødninger kan tilskrives for højt blodtryk. På årsbasis rammes mere end personer her i landet af en blodprop eller blødning i hjernen. Det er muligt at forebygge et meget stort antal af sådanne tilfælde ved at opdage og behandle forhøjet blodtryk. I Danmark er der mere end 1 million voksne, der har for højt blodtryk, men kun omkring halvdelen ved det. Mål At ældre opnår høj livskvalitet og højere levealder, og at de er i stand til at klare sig med mindst mulig hjælp fra Region, Praktiserende læge og Kommune. At der opnås færre faldulykker og etableres en fælles indsats i forhold til forebyggelse af fald ud fra 8 anbefalinger til forebyggelse af ældres faldulykker den gode kommunale model Publikation fra Sund By Netværket 2010, der indeholder en model for implementering. At der opnås et fald i antallet af ældre med D-vitaminmangel At alle medarbejdere hos de tre aftaleparter, som varetager indsatser for borgere der tager medicin (herunder håndkøbsmedicin), medvirker til at identificere og reducere potentielle lægemiddelrelaterede problemer samt opsporer ældre, som har sygdomme eller lidelser, som kan forebygges eller helbredes med lægemidler. At alle ældre medicinbrugere hvert år får tilbud om medicingennemgang ved egen læge. At der sker koordineret forebyggelse af forhøjet blodtryk, og dermed at der sker et fald i hjerneblødninger og blodpropper blandt ældre. At medarbejdere hos de tre aftaleparter, i deres daglige møde med ældre, medvirker til at øge de ældres viden om, hvorvidt de har et normalt eller et forhøjet blodtryk samt medvirker til at øge de ældres viden om, hvad forhøjet blodtryk er, og hvilke konsekvenser forhøjet blodtryk kan have. At samarbejde mellem Region, Praktiserende læge og Kommune tager hensyn til den enkelte borgers situation, og overgangen fungerer, så borgeren er tryg og i størst muligt omfang kan klare sig selv. 42

278 Handling Handlinger, som aftaleparterne udfører m.h.p. målopfyldelse er nærmere beskrevet i afsnittet Handlinger på fokusområderne i værktøjskassen. e. Mennesker med kronisk sygdom Udfordringer Sundhedsstyrelsen vurderede i 2005, at ca. 1/3 af alle danskere lider af en eller flere kroniske sygdomme, og med et stigende antal ældre i de kommende år samt stigende antal nye behandlingsformer vil antallet af mennesker med kronisk sygdom stige i mange år frem. Samtidigt vurderede Sundhedsstyrelsen, at samme gruppe af patienter lægger beslag på % af alle de ressourcer, der anvendes i sundhedsvæsenet. Det bliver svært at sikre både kvalitet og værdighed samt økonomi. Mål Alle mennesker med kronisk sygdom modtager en behandling og, hvor det er relevant, pleje af høj kvalitet og med værdighed samtidig med, at omkostningerne til tilbuddene reduceres. Overgange mellem sektorer fungerer smidigt, så borgeren oplever sit forløb som et samlet hele. Relevant information er opdateret og let tilgængelig for både borger og sundhedspersonale i alle sektorer. Alle borgere med kronisk sygdom skal kunne modtage: relevante tilbud om forebyggelse tilbud om patientuddannelse behandlingsforløb som forebygger genindlæggelser Handling Handlinger, som aftaleparterne udfører m.h.p. målopfyldelse er nærmere beskrevet i afsnittet Handlinger på fokusområderne i værktøjskassen. f. Styrket indsats på kræftområdet Udfordringer Efter de to tidligere kræftplaner i 2000 og 2005 er der sket meget på kræftområdet, bl.a. introduktion af pakkeforløb for kræft og samling af kræftudredning og kræftbehandling på færre enheder. Fokus har primært været på forbedring af den kliniske kræftbehandling og på reduktion af ventetid til udredning og behandling. Styrket indsats på kræftområdet et sundhedsfagligt oplæg 2010 er Sundhedsstyrelsens sundhedsfaglige oplæg til den Kræftplan III ministeren for Sundhed og Forebyggelse i 2009 besluttede skulle udarbejdes. Styrket indsats på kræftområdet skal bidrage til en øget helhedsindsats på kræftområdet og fokuserer på hele patientforløbet fra forebyggelse til bedret livskvalitet efter kræftbehandling. Anbefalingerne dækker således mange forskellige indsatsområder, der går på tværs af sektorer og faggrupper. Hovedtemaer er: 43

279 Borgerrettet forebyggelse og sundhedsfremme Tidlig opsporing og diagnostik Rehabilitering, senfølger og opfølgning Palliation Brugerinddragelse Derudover sættes der fokus på uddannelse og kompetenceudvikling, dokumentation og monitorering samt forskning, udvikling og innovation. Anbefalingerne i oplægget skal ses samlet, men Sundhedsstyrelsen har valgt at udpege følgende hovedanbefalinger: Der bør satses på tidlig opsporing af kræft. Der bør satses på et nationalt tværfagligt og tværsektorielt forløbsprogram omfattende rehabilitering, senfølger, opfølgning og palliation for kræftpatienter. Der bør satses på forebyggelse af kræft. Der bør satses på styrkelse af uddannelsen af de involverede aktører på kræftområdet. Der bør satses på øget patientinddragelse i kræftforløbet. Det skal bemærkes, at oplægget endnu ikke er politisk vedtaget. Målgrupper Målgruppen for forebyggelse og sundhedsfremme er alle borgere i Region Sjælland, men anbefalingerne fokuserer specielt på børn og unge samt udsatte voksne. Derudover er målgruppen borgere med mistanke om kræftsygdom og kræftpatienter og overlevere. Formål At ændre befolkningens livsstil, så risikoadfærd, der kan lede til kræft, reduceres. At bidrage til at kræft opdages tidligere ved at øge befolkningens viden og sikre hurtig adgang til diagnostik. At sikre alle kræftpatienter relevante, tilpassede og sammenhængende forløb, herunder tilbud om rehabilitering, opfølgning på senfølger og palliation. Mål Målene for de 5 hovedtemaer er: At andelen af rygere fortsat reduceres, og at rygestart hos unge reduceres med 50 % over en periode på 5 år. At overlevelsen af kræftsygdom forbedres med 10 % over en ti-årig periode. At alle kræftpatienter og overlevere afhængig af deres behov skal have et tilpasset og tilstrækkeligt tilbud om rehabilitering og opfølgning. At alle kræftpatienter afhængig af deres behov får et tilpasset og tilstrækkeligt tilbud om lindring og støtte. At alle kræftpatienter systematisk bliver inddraget i deres egne behandlingsforløb på alle tidspunkter i patientforløbet. Handling Handlinger, som aftaleparterne udfører m.h.p. målopfyldelse er nærmere beskrevet i afsnittet Handlinger på fokusområderne i værktøjskassen. 44

280 Videndeling og kommunikation Udfordringer Med kommunernes voksende rolle i sundhedsarbejdet vokser også behovet for sammenhæng på tværs af sektorielle skel. Regionens viden, kompetencer og erfaring skal kunne bruges i kommunerne og hos de praktiserende læger. Det er en uendelig udfordring at følge med i, hvad rådgivningsbehovet er og efterkomme det. Mål Regionens, kommunens og ansatte i privat praksis har relevant viden om forebyggelse og om, hvad der foregår i de andre sektorer. Nye behandlings- og plejerutiner kommunikeres klart ud til relevante aktører i andre sektorer i god tid inden de træder i kraft. Nyeste faglige viden og kompetencer er tilgængelige i det omfang, der er behov, så alle opgaver løses med baggrund i evidensbaseret viden. Sundhedsfaglige aktører ved, hvem de skal kontakte i de andre sektorer i forbindelse med udførelsen af deres arbejde. Der skal sikres gensidig information om sundhedsfremme- og forebyggelsestiltag via relevante fora. Handling Regionens rådgivningsforpligtigelse Region Sjælland yder rådgivning til kommuner i forhold til den patient- og borgerrettede forebyggelse, kvalitets- og metodeudvikling samt evaluering. Forebyggelses- og sundhedsfremmenetværk Regionen varetager sekretariatsbistand for Fagligt Netværk om sundhedsfremme og forebyggelse i Region Sjælland på tværs af institutioner, kommuner og faggrupper. Overvågning Sundhedsprofil og nøgletal Region Sjælland forpligter sig til, i forbindelse med sundhedsplanlægningen, at bidrage til overvågning af sundhedstilstanden i regionen som helhed såvel som i de enkelte kommuner. Regionen udarbejder sundhedsprofiler, som planlægningsværktøj for regionen og kommunerne. Regionen arbejder sammen med kommunerne om indsamling, PR og formidling af resultater. Regionen ejer de indkommende sundhedsdata. Kommunerne og forskere kan få udleveret data efter individuel aftale ved henvendelse til kvalitetudvikling@regionsjaelland.dk. Den tværsektorielle datagruppe under sundhedsaftalerne udarbejder årlige nøgletalsrapporter. Det er muligt at henvende sig til denne gruppe med forslag til hvilke tal, der skal med i rapporterne. Overvågningen af regionens sundhedstilstand kan danne baggrund for særlige fælles indsatsområder, hvor regionen har det overordnede rådgivningsansvar overfor kommunerne. Kompetenceudvikling Regionens kompetenceudvikling er beskrevet i den generelle del af denne sundhedsaftale. Kommunen kan kontakte Team Forebyggelse med ønsker om kompetenceudvikling indenfor sundhedsfremme- og forebyggelsesområdet. Evaluering og evidens 45

281 Regionen indsamler og formidler erfaringer med kommunernes og sygehusenes sundhedsfremme- og forebyggelsesindsatser under forudsætning af, at kommunerne og sygehusene selv indsender evalueringer. Evalueringerne lægges på regionens hjemmeside eller kronikerportalen, hvor kommunerne vil få adgang til egne og andres evalueringer samt andet relevant materiale. Regionen deltager i internationale projekter, som bidrager til metodeudvikling indenfor sundhedsfremme og forebyggelse, fx Coast Alive, et EU interregionalt projekt, som opretter en internationalt tilgængelig værktøjskasse med best practices indenfor sundhedsfremmemetoder, der kan fremme borgeres benyttelse af vandre- og cykleaktiviteter samt fremme af små og middelstore virksomheder i relation til det etablerede Nordsø-rutenet m.m. Temadage Regionen afholder temadage om aktuelle sundheds- og forebyggelsesemner efter behov. Hygiejne Regionen rådgiver og afholder kurser på hygiejneområdet efter behov. I et fælles projekt med kommunerne administrerer regionen en MRSA-enhed, som kan rådgive kommunerne og kompetenceudvikle medarbejderne indenfor hygiejne på MRSA-området. Region Sjællands Team Forebyggelse Regionen kan kontaktes angående sundhed og forebyggelse via Team Forebyggelse på mail: forebyggelse@regsj.dk. Forebyggelsesgruppen Udover de opgaver, der gælder for alle følge- og udviklingsgrupperne i sundhedsaftaleorganisationen arbejder den tværsektorielle forebyggelsesgruppe med, at: Drøfte sundheds- og forebyggelsestilbuddenes omfang og art i forhold til borgernes behov og sundhedsvæsenets kapacitet med henblik på eventuel justering indenfor de givne rammer Koordinere det formaliserede samarbejde i de forebyggende og sundhedsfremmende faglige netværk i regionen om koordinering og kvalitetsudvikling ud fra anerkendte nationale/ internationale standarder (Forebyggelsesnetværket - Netværk for patientuddannelsen Lær at leve med kronisk sygdom ) Følge og kvalitetssikre tilbuddene på sundhed.dks SOFT-hjemmeside (Sundheds- Og ForebyggelsesTilbud) Følge udviklingen i regionens udviklingsprojekter indenfor forebyggelsesområdet med henblik på implementering af nye ideer fra projekterne (fx fyrtårnsprojekter og kronikerpuljeprojekter), så de gode ideer ikke forsvinder, når projektperioderne udløber. Udarbejde forslag til udviklingsprojekter, der har til overordnet formål at udvikle en strategisk ramme for en fælles indsats omkring sundhedsfremme og forebyggelse i Region Sjælland, kommunerne i regionen og praksissektoren Følge udviklingen og implementeringen af forløbsprogrammer med henblik på at forebygge utilsigtede hændelser i forbindelse med de nye forløb 46

282 Følge udviklingen af forskning på området, sundhedsprofilen, lokale evalueringer og erfaringer samt sikre videndeling, så alle aftaleparterne kan drage nytte af den nye viden Opfølgning på Indsatsområdet I forbindelse med den samlede evaluering af denne sundhedsaftale bør følgende spørgsmål indenfor sundhedsfremme- og forebyggelsesområdet besvares: 1. Er der på sygehuset foretaget en vurdering af behov for sygdomsforebyggelse og sundhedsfremme i forhold til kost, rygning, alkohol- og stofmisbrug samt fysisk inaktivitet i alle patientforløb? 2. Tilbydes der systematisk sygdomsforebyggelse og sundhedsfremme på baggrund af identificerede behov af aftaleparterne? 3. Ligger alle sundheds- og forebyggelsestilbud fra kommune og region på sundhed.dk målrettet fagprofessionelle, og er de opdateret? 4. Kan kommunen tilbyde sundhedsfremmende og forebyggende indsatser i forhold til rygning, alkohol og det at leve med kronisk sygdom? Begreber og definitioner Det fremgår af nedenstående definitioner af de mange beslægtede begreber, at der er et betydeligt overlap mellem borgerrettet og patientrettet forebyggelse. Det samme gælder for sundhedsfremme, som indgår som en væsentlig del af både borgerrettet og patientrettet forebyggelse. Sundhed WHO: Sundhed er en tilstand af fuldstændig fysisk, psykisk og socialt velbefindende og ikke blot fravær af sygdom eller svækkelse. Sundhedsstyrelsen: tilstand hos et individ der vurderes som værende fri for negativ følge af fysisk eller mental forstyrrelse hos individet Sundhedsfremme Sundhedsstyrelsen: Sundhedsrelateret aktivitet, der søger at fremme den enkeltes sundhed og folkesundheden ved at skabe rammer og muligheder for at mobilisere patienters og andre borgeres ressourcer og handlekompetence. Forebyggelse Dansk Selskab for Kvalitet i Sundhedsvæsenet, 2002 definerer sygdomsforebyggelse: "Indsatser/ydelser, der har til formål at forhindre at sygdom opstår og/eller forværres". Primær forebyggelse har til formål at hindre sygdom, psykosociale problemer eller ulykker i at opstå (f.eks. vaccination) Sekundær forebyggelse har til formål at opspore og begrænse sygdomme og risikofaktorer tidligst muligt (f.eks. screening for sygdomme) Tertiær forebyggelse har til formål at bremse tilbagefald af sygdom og forhindre udvikling og forværring af kroniske tilstande, herunder fysisk og psykosocial funktionsnedsættelse (f.eks. sårbehandling). Borgerrettet forebyggelse Borgere, som samlet målgruppe, omfatter både raske personer, personer med de første tegn på sygdom eller personer i særlig risiko for sygdomsudvikling samt personer med sygdomme. Den borgerrettede forebyggelse omfatter alle borgere uanset helbredstilstand og har således som målgruppe ikke kun raske personer. 47

283 Patientrettet forebyggelse Rapporten Gruppebaserede patientuddannelser i regioner og kommuner fastslår, at en patient er en borger med en lægediagnosticeret diagnose. Det betyder, at der skal foreligge en diagnose eller et lægediagnosticeret helbredsproblem, der kan påvirkes positivt gennem patientrettet forebyggelse. Forebyggelsen indgår dermed i et samlet behandlingsforløb i modsætning til den borgerrettede forebyggelse. 48

284 Indsatsområdet - Opfølgning på utilsigtede hændelser 1. Formål Kommunerne og Region Sjælland er enige om, at det overordnede formål er at forbedre patientsikkerheden gennem en systematisk registrering, analyse, videndeling, opfølgning på samt læring af utilsigtede hændelser (uth) i forbindelse med sektorovergange. Rapporteringerne til Dansk Patientsikkerhedsdatabase (DPSD) skal medvirke til at identificere indsatsområder, mønstre og tendenser og efterfølgende tiltag til forbedring af patientsikkerheden og øget kvalitet. Formålet med indsatsområdet er at beskrive: Arbejdsdeling mellem region og kommuner i forhold til modtagelse og analyse af uth, som er relateret til sektorovergange, og som er rapporteret til DPSD. Hvordan parterne sikrer en koordineret læring af tværsektorielle uth, herunder opfølgning på de resultater, som måtte opstå på baggrund af analysearbejdet. Hvordan parterne sikrer, at der sker en koordineret erfaringsopsamling og formidling af viden mellem sygehus, praksissektoren og kommunen samt øvrige relevante aktører, herunder apotekssektoren og det præhospitale område. Hvordan parterne følger op på aftalen herunder forslag til implementeringsinitiativer. 2. Definition Utilsigtede hændelser: Er hændelser der ikke skyldes patientens sygdom er skadevoldende eller kunne have været det forekommer i forbindelse med behandling/ sundhedsfaglig virksomhed eller forekommer i forbindelse med forsyning af og information om lægemidler (primært med henblik på apotekerne) Utilsigtede hændelser i sektorovergange: Aftalen håndterer den type af utilsigtede hændelser, der relaterer sig til sektorovergange: Uth er opstået i samarbejdet, hvor begge sektorer er involveret og rapporteret af en af sektorerne. Hændelsen er af sådan en karakter, at den umiddelbart kan skabe læring og forbedring af patientsikkerheden i en eller begge sektorer. Definition af primærsektoren i forhold til hvem der er omfattet af rapporteringspligten: Ved primærsektoren forstås i denne sammenhæng de dele af sundhedsvæsenet og socialvæsenet, der er patientens primære kontakt ved sygdom eller som samarbejder på lavest mulige omsorgsniveau med patientens primære kontakt, dvs. almen praksis, speciallægepraksis, hjemmesygeplejen, sundhedsplejen, fysioterapi, kiropraktor, socialpsykiatriske bosteder, andre behandlingsinstitutioner og apoteket. (se Rapportering af utilsigtede hændelser i primærsektoren - Dansk Selskab for Patientsikkerhed 2006) 3. Arbejdsdeling og opgavebeskrivelse Begge sektorer opretter en risikomanager- og sagsbehandlerfunktion. Sager skal være afsluttet i DPSD senest 90 dage efter de er rapporteret. 49

285 Opgaver for risikomanagerfunktionen: Det er risikomanagerfunktionens opgave at analysere løbende rapporterede uth med henblik på at finde mønstre i de rapporterede hændelser. Risikomanagerfunktionen udarbejder handlingsplaner med henblik på forebyggelse af risikoområder og analyserer alvorlige uth dybdegående. Herudover gennemfører risikomanagerfunktionen løbende analyse af kendte patientsikkerheds-problematikker. DPSD sagsbehandlerfunktionen (i teksten også benævnt sagsbehandlerfunktionen): DPSD sagsbehandlerfunktionen har kompetence til at sagsbehandle rapporterede uth i DPSD. Sagsbehandleren kan systematisk udskrive anonymiserede lister med rapporterne til ledelsen og indgå i det forebyggende patientsikkerhedsarbejde i afdelingen/enheden. Ovenstående opgaver kan være fordelt på en eller flere personer alt efter den valgte organisering. 4. Sagsbehandling af utilsigtede hændelser i sektorovergange Grundlaget for etableringen af en tværsektoriel samarbejdsstruktur om uth i sektorovergange er, at parterne internt organiserer sig på en måde således, at de hver især kan varetage opgaven med rapportering, tværsektoriel analyse, opfølgning og læring. Den initiale sagsbehandling af tværsektorielle uth foretages af den part, hvor hændelsen er konstateret og rapporteret til DPSD. o Risikomanagerfunktionen fra det sygehus, der er impliceret i hændelsen, varetager sagsbehandlingen af tværsektorielle uth for regionen, evt. med støtte fra den regionale risikomanagerfunktion. o Den regionale risikomanagerfunktion varetager sagsbehandlingen af tværsektorielle hændelser, hvor primærsektor (se definition i foregående afsnit) er part i hændelsen. o Risikomanager- eller sagsbehandlerfunktionen fra den kommune, der er impliceret i hændelsen, varetager sagsbehandlingen af tværsektorielle uth for kommunen, evt. med støtte fra den regionale risikomanagerfunktion. Ved uth, der sker i den ene sektor, men rapporteres i den anden sektor, fx en hændelse der er sket under indlæggelse, men som konstateres i kommunen efter udskrivelsen, og som ikke har relation til sektorskiftet, betragtes ikke som en tværsektoriel hændelse. Ansvaret for opfølgning på hændelsen påhviler den sektor, hvor hændelsen er forekommet, i det beskrevne tilfælde på sygehuset. Den initiale sagsbehandler sørger for videresendelse til relevant sektor. Ved tvivl om hvem, der skal sagsbehandle hændelsen, afgøres dette af den lokale ledelse, hvor hændelsen er rapporteret. Samarbejdsstrukturen er illustreret i flow diagrammet Samarbejdet om UTH i værktøjskassen. 5. Analyse af UTH i sektorovergange Sektorovergangshændelser sagsbehandles i fællesskab mellem de sektorer, der er involveret. Risikomanagerfunktionen, hvortil den utilsigtede hændelse er rapporteret, tager kontakt til risikomanagerfunktionen i den eller de sektorer, der er involveret. Sammen vurderer de 50

286 alvorlighedsgraden af hændelsen: 1: Uth i sektorovergange med alvorligt udfald eller potentielt alvorligt udfald: Patienten har fået varige mén eller er død som følge af hændelsen 2: Uth i sektorovergange med ikke alvorligt udfald eller nærved hændelser Ad.1: Uth i sektorovergange med alvorligt udfald eller potentielt alvorligt udfald Risikomanagerfunktionen fra sygehusene eller regionen har i fællesskab med den pågældende kommune en dialog om, hvorvidt der bør udarbejdes en systemanalyse. Som udgangspunkt bør der kun udarbejdes en analyse, hvor det giver mening, dvs. hvor det forventes at kunne skabe læring i de involverede sektorer. Ved hændelser, der potentielt kunne have medført død eller varige mén, eller hændelser som er af mere principiel karakter, kan risikomanagerfunktionen i kommune og region i fællesskab blive enige om, at der udarbejdes en analyse. Såfremt der opstår uenighed om, hvorvidt der skal udarbejdes en systemanalyse, er det den lokale ledelse hvortil hændelsen er rapporteret, der tager beslutning om dette. Såfremt der måtte opstå en akut situation, som kræver øjeblikkelig handling, er det ligeledes den lokale ledelse hvortil hændelsen er rapporteret, der træffer beslutningen. Udpegning af medlemmer til tværgående analyser: Ledelsen for de involverede sektorer udpeger, i samarbejde med risikomanagerfunktionen, deltagere til analysegruppen (ønskede medarbejderfunktioner) og sørger desuden for, at analysegruppen har relevante ledelses- og beslutningskompetencer, så handleplanen kan implementeres umiddelbart. Opgaver: De nedsatte analysegrupper skal i fællesskab analysere, iværksætte handling og skabe mulighed for læring. Risikomanagerfunktionen, (der hvor hændelsen er sket), indsamler, i samarbejde med de involverede parter, svarene fra de forskellige sektorer vedr. mødeplanlægningen og andet skriftligt materiale i forbindelse med analysen. Valg af analysemetode sker i fællesskab mellem de involverede risikomanagerfunktioner, og for alle sager gælder, at den risikomanagerfunktion, der er sagsbehandler i databasen, skal sørge for, at sagen afsluttes i databasen. Risikomanagerfunktionerne fra hhv. region og kommune er hver især ansvarlige for at orientere egen ledelse om den planlagte analyse. Resultater af analysen: Af hensyn til kvaliteten af analysen, skal analysen gennemføres snarest muligt efter, at hændelsen er rapporteret. Sagen skal desuden være afsluttet i DPSD senest 90 dage efter rapportering. Analysen skal munde ud i en handleplan, der indeholder en specificering af, hvad der skal til, for at handleplanen kan betragtes som implementeret. Det er de enkelte enheder i de relevante sektorers ansvar at implementere handleplanen, men risikomanagerfunktionerne fra hhv. region og kommune følger løbende implementeringsgraden af handleplanerne i egen organisation. Anonymiserede resuméer af systemanalyser deles via Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe (se nedenfor), og udsendes desuden til relevante interessenter af risikomanagerfunktionen. Ad. 2: Uth i sektorovergange med ikke alvorligt udfald eller nærved hændelser Hændelser, der ikke har et alvorligt eller potentielt alvorligt udfald, indeholder ofte et betydeligt læringspotentiale til forbedring af kvalitet og patientsikkerhed. Disse hændelser kan analyseres enkeltvis eller indgå i aggregerede analyser. Parterne gør hinanden opmærksom på, hvor der forekommer et læringspotentiale og aftaler de hensigtsmæssige analyser for at realisere dette 51

287 potentiale. Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe orienteres og modtager ved hvert møde anonymiserede resuméer af gennemførte analyser. 6. Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe For at sikre videndeling og spredning etableres en tværsektoriel patientsikkerhedsgruppe. Den tværsektorielle organisering skal medvirke til at sikre, at viden formidles til aktører i egen organisation og til andre aktører, det være sig sygehuse, ydere i praksissektoren og kommuner. Viden vil blive genereret mange steder i systemet. Der skal sikres en spredning af viden både vertikalt og horisontalt i de enkelte kommuner og på tværs mellem kommuner, praksissektor og hospitaler. Gruppen refererer til Den Administrative Styregruppe. Formålet med gruppen er: Videndeling: o Læring o Igangsættelse af forebyggende initiativer i kommuner og i region Opfølgning Komme med forslag til igangsættelse af systemanalyser Evaluering af såvel samarbejdsstrukturen som de iværksatte initiativer Medlemmer Medlemmer udpeges af de enkelte interessenter. Umiddelbart foreslås følgende sammensætning: Den regionale risikomanagerfunktion Risikomanagerfunktionen fra hhv. Sygehus Nord, Sygehus Syd og Psykiatrien Risikomanagerfunktion, der repræsenterer hver kommune Risikomanagerfunktionen fra det præhospitale område (f.eks. ambulancetjenesten) Den regionale risikomanagerfunktion samt en kommunal repræsentant udgør formandskabet i gruppen. Gruppen kan efter behov inddrage andre personer; gerne klinikere i ad hoc-grupper eller i gruppen. Mødefrekvens: Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe mødes cirka hver anden måned i starten af perioden. Herefter vurderes det om fx en kadence på fire gange årligt vil være tilfredsstillende. Første møde afholdes i november 2010, næste møde i januar Sekretariat: Den regionale risikomanagerfunktion varetager sekretariatsbetjeningen af gruppen, herunder vedligeholdelse af mailliste for gruppen. Opgaver: Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe drøfter sager af principiel eller alvorlig karakter. Relevant information uddrages af det analysearbejde, som foretages i de nedsatte analysegrupper. Informationen formidles bredt til de øvrige parter i sundhedsvæsenet med henblik på læring. Gruppen kan på baggrund af analyser komme med forslag til fælles initiativer. Gruppen kan foretage analyser af mønstre og tendenser på såvel alvorlige som ikke alvorlige utilsigtede hændelser med henblik på læring. Mellem møderne i netværket formidler de enkelte analysegrupper resultater og iværksatte initiativer via en mailingliste, som sekretariatet vedligeholder. 52

288 Med henblik på videnspredning til andre dele af sundhedsvæsenet i regionen, udarbejder Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe løbende rapporter/ pjecer, som indeholder et læringsperspektiv. Stoffet formidles til Den Administrative Styregruppe samt relevante samarbejdsfora. Gruppen kan nedsætte ad hoc-grupper efter behov. Gruppen kan foreslå, at der afholdes konferencer/ seminarer mv., hvis det findes relevant. Sekretariatet varetager den praktiske del heraf. Det er Den Administrative Styregruppe, der tager beslutning om gennemførsel af forslag, når forslaget medfører et ressourceforbrug ud over det aftalte. Nedenstående viser organisationen: Den Administrative Styregruppe Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe Regionale Risikomanagerfunktion Risikomanagerfunktion fra sygehusvæsenet Risikomanagerfunktion fra kommunerne 7. Monitorering af samarbejdet Monitorering omfatter: Antal rapporter om tværsektorielle hændelser Antal anonyme rapporter Antal rapporter om mønstre og tendenser i rapporterede hændelser Antal systemanalyser Oversigt over gennemførte handlingsplaner Det vides, at der p.t. indrapporteres ca. 10 % af alle hændelser i sygehussektoren, hvorfor DPSD er usystematiske data. Data bør derfor suppleres af viden fra andre proaktive patientsikkerhedstiltag og viden fra andre regioner og lande. Data opgøres halvårligt og forelægges Den Administrative Styregruppe for sundhedsaftalerne samt relevante samarbejdsfora. Samtidig vil iværksatte initiativer og forslag til implementering fremgå af rapporterne. 8. Fokusområder For at understøtte en proaktiv sikkerhedskultur, der er kendetegnet ved, at utilsigtede hændelser opsøges og forebygges, inden de sker, kan der arbejdes med fokusområder. Forslag til konkrete fokusområder beskrives af den tværsektorielle patientsikkerhedsgruppe. Udviklingen indenfor udvalgte fokusområder følges og monitoreres i fx 12 måneder, hvorefter indsatsen evalueres og eventuelle nye fokusområder fastlægges. Hermed understøttes en 53

289 proaktiv indsats i forhold til områder, som der er evidens for udgør en særlig risiko for patienterne eksempelvis medicinering og kommunikation mellem sektorerne. 54

290 Lovgivningsmæssige rammer og referencer Indlæggelse og udskrivelse Følgende love og bekendtgørelser har betydning for udmøntningen af indsatsområde 1 generelt: Sundhedslovens 41, stk. 1, 2 og 3 vedr. videregivelse af oplysninger med eller uden patientens samtykke: Sundhedslovens 238, stk. 1, 2 og 3 vedr. færdigbehandlede patienter: Sundhedslovens 119 og 120 vedr. Forebyggelse og sundhedsfremme og Forebyggende sundhedsydelser til børn og unge: Servicelovens 108 om botilbud: Love og bekendtgørelser i forhold til sårbare grupper Demente: Bekendtgørelse af lov om anvendelse af tvang i psykiatrien (LBK nr af 01/11/2006): Bekendtgørelse om information og samtykke og om videregivelse af helbredsoplysninger mv. (BEK nr. 665 af 14/9/1998): Værgemålsloven (LBK nr af 20/08/2007): Lov om magtanvendelse i forhold til serviceloven for voksne: BEK nr. 688 af 21/06/2010: Sårbare gravide og sårbare familier: Servicelovens kapitel 27 vedr. underretning (LBK nr af 26/09/2007): Vejledning om sundhedspersoners underretningspligt over for kommuner (VEJ nr af 18/04/2006): Bekendtgørelse om underretningspligt over for kommunen efter lov om social service (BEK nr af 30/11/2007): Vejledning om etablering af regionale familieambulatorier (VEJ nr. 48 af 30/06/2009): Vejledning om lov om tilbageholdelse af stofmisbrugere i behandling (VEJ nr. 10 af 20/02/2007): Skrivelse om orientering om ændring af lov om social service og lov omtilbageholdelse af stofmisbrugere i behandling (Forbedret indsats for udsatte børn og unge samt tilbageholdelse af gravide stofmisbrugere) (SKR nr af 04/06/2007): Bekendtgørelse om tilbageholdelse af stofmisbrugere i behandling (BEK nr. 101 af 20/02/2008): Bekendtgørelse af lov om tilbageholdelse af stofmisbrugere i behandling (LBK nr. 170 af 22/02/2010): Mennesker med misbrug: Sundhedslovens kapitel 40 vedr. behandling for alkoholmisbrug (LBK nr. 95 af 07/02/2008): 55

291 Sundhedslovens kapitel 41 vedr. lægelig behandling af stofmisbrug (LBK nr. 95 af 07/02/2008): Vejledning om den lægelige behandling af stofmisbrugere i substitutionsbehandling (VEJ nr. 42 af 01/07/2007): Lov om retssikkerhed ved foranstaltningens anvendelse af tvangsindgreb og oplysningspligter (LOV nr. 442 af 09/06/2004): Tvangsindgreb og retsikkerhedsloven (SKR nr af 02/02/2007): Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område (LBK nr af 10/12/2009): Mennesker med sindslidelser Sundhedslovens 1-6 vedr. sundhedsvæsenets formål og opgaver Sundhedslovens 41, stk. 1, 2 og 3 vedr. videregivelse af oplysninger med eller uden patientens samtykke Sundhedslovens kapitel 40 vedr. behandling for alkoholmisbrug (LBK nr. 95 af 07/02/2008) Sundhedslovens kapitel 41 vedr. lægelig behandling af stofmisbrug (LBK nr. 95 af 07/02/2008) Sundhedslovens 87, kap. 20 a vedr. udvidet ret til undersøgelse og behandling af psykisk børn og unge Sundhedslovens 87, kap. 20 b vedr. udvidet ret til behandling for psykisk syge voksne Sundhedslovens 119 og 120 vedr. Forebyggelse og sundhedsfremme og Forebyggende sundhedsydelser til børn og unge Sundhedslovens 238, stk. 1, 2 og 3 vedr. færdigbehandlede patienter Psykiatrilovens 3, stk. 4 og stk. 5, udarbejdelse af udskrivningsaftale, alternativt en koordinationsplan i de tilfælde, hvor patienten ikke selv vil medvirke til indgåelse af en udskrivningsaftale. Bekendtgørelse om information og samtykke og om videregivelse af helbredsoplysninger mv. (BEK nr. 665 af 14/9/1998) Lov om retssikkerhed ved foranstaltningens anvendelse af tvangsindgreb og oplysningspligter (LOV nr. 442 af 09/06/2004) Servicelovens 50 vedr. iværksættelse af børnefaglig undersøgelse mhp. vurdering af hjælpeforanstaltninger. Servicelovens 52 vedr. iværksættelse af hjælpeforanstaltninger Serviceloven 83 - Støtte eget hjem (praktisk bistand i hjemmet/hjemmehjælp) 1) personlig hjælp og pleje, 2) hjælp eller støtte til nødvendige praktiske opgaver i hjemmet og 3) madservice Serviceloven, 85 Bostøtte - Støtte i eget hjem (pædagogisk støtte). Hjælp, omsorg eller støtte samt optræning og hjælp til udvikling af færdigheder til personer, der har behov herfor på grund af betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer. Serviceloven 99 - SKP opsøgende (socialpsykiatri Odsherred og Misbrugsteamet). Tilbud om en støtte- og kontaktperson til personer med sindslidelser, til personer med et stof- eller alkoholmisbrug og til personer med særlige sociale problemer, som ikke har eller ikke kan opholde sig i egen bolig. 56

292 Serviceloven Beskæftigelse beskyttet beskæftigelse. Beskyttet beskæftigelse til personer under folkepensionsalderen, jf. 1 a i lov om social pension, som på grund af betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer ikke kan opnå eller fastholde beskæftigelse på normale vilkår på arbejdsmarkedet, og som ikke kan benytte tilbud efter anden lovgivning. Serviceloven Væresteder/aktivering aktivitets- og samværstilbud. Aktivitetsog samværstilbud til personer med betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller med særlige sociale problemer til opretholdelse eller forbedring af personlige færdigheder eller af livsvilkårene. Serviceloven Botilbud midlertidig. Midlertidigt ophold i boformer til personer, som på grund af betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer har behov for det. Servicelovens Botilbud længerevarende.ophold i boformer, der er egnet til længerevarende ophold, til personer, som på grund af betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne har behov for omfattende hjælp til almindelige, daglige funktioner eller pleje, omsorg eller behandling, og som ikke kan få dækket disse behov på anden vis. Servicelovens 109 kvindekrisecentre m.v. Midlertidigt ophold i boformer til kvinder, som har været udsat for vold, trusler om vold eller tilsvarende krise i relation til familieeller samlivsforhold. Kvinderne kan være ledsaget af børn, og de modtager under opholdet omsorg og støtte. Servicelovens 110 Forsorgshjem m.v.midlertidigt ophold i boformer til personer med særlige sociale problemer, som ikke har eller ikke kan opholde sig i egen bolig, og som har behov for botilbud og for tilbud om aktiverende støtte, omsorg og efterfølgende hjælp. Servicelovens 140 vedr. udarbejdelse af handleplaner når hjælpeforanstaltninger er besluttet Servicelovens 141- Handleplaner. Ved hjælp til personer under folkepensionsalderen, jf. 1 a i lov om social pension, efter afsnit V, skal kommunalbestyrelsen som led i indsatsen skønne, om det er hensigtsmæssigt at tilbyde at udarbejde en handleplan for indsatsen, jf. dog stk. 2. Ved denne vurdering skal der tages hensyn til borgerens ønske om en handleplan samt karakteren og omfanget af indsatsen. Servicelovens 153. Offentlige ansattes pligt til at underrette kommunen om børn og unge der har behov for særlig støtte Bekendtgørelse om folkeskolens specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand (BEK nr af 15/12/2005) Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om folkeskolens specialundervisning og anden specialpædagogiske bistand (BEK nr. 588 af 24/06/2009) Bekendtgørelse om folkeskolens specialpædagogiske bistand til børn, der endnu ikke har påbegyndt skolegangen (BEK nr. 356 af 24/04/2006) Træning Bekendtgørelse om genoptræningsplaner og om patienters valg af genoptræningssted efter udskrivning fra sygehus (2006), Sundhedsloven 84, 140 og 251. Hjælpemidler Opgavefordelingen mellem kommuner og region på området for behandlingsredskaber og hjælpemidler er reguleret ved Sundhedsloven, herunder Cirkulære om afgrænsning af behandlingsredskaber, hvortil udgiften afholdes af sygehusvæsenet nr. 149 af 21. december 2006, Lov om social service, og Arbejdsmiljøloven. Forebyggelse 57

293 Efter sundhedsloven 3 er sundhedsfremme- og forebyggelsestiltag, herunder den patientrettede forebyggelse, et delt ansvar mellem region og kommune. Efter sundhedsloven 119 har kommunalbestyrelsen ansvaret for ved varetagelsen af kommunens opgaver i forhold til borgerne, at skabe rammer for en sund levevis, samt etablere forebyggende og sundhedsfremmende tilbud til borgerne, og regionen skal tilbyde patientrettet forebyggelse i sygehusvæsenet og i praksissektoren samt rådgivning i forhold til kommunens samlede indsats. Efter sundhedsloven har kommunen ansvar for de forebyggende sundhedsydelser til børn og unge. Efter sundhedsloven 141 og 142 tilbyder kommunen alkoholbehandling til alkoholmisbrugere og lægelig behandling for stofmisbrug. Serviceloven 153, Underretningspligt. Efter Serviceloven 79 a skal kommunalbestyrelsen tilbyde borgere, der er fyldt 75 år og bor i kommunen, et årligt hjemmebesøg. Kommunalbestyrelsen kan vælge at undtage de borgere fra ordningen, der både modtager ydelsen personlig pleje og praktisk bistand efter Serviceloven 83. Referencer Sund hele livet - de nationale mål og strategier. Regeringen Sundhedsstyrelsens Terminologi. Forebyggelse, sundhedsfremme og folkesundhed Gruppebaserede patientuddannelser i regioner og kommuner. MUUSMANN Research & Consulting. Danske Regioner Sundhed i kommunen nye opgaver og muligheder. Sundhedsstyrelsen Sundhedsfremme i teori og praksis. Torben K. Jensen, Tommy J. Johnsen. Ringkøbing Amt Helbredets mysterium. Aron Antonovsky. København Sundhedsbegreber i psykosocial praksis. Ole Dreier. Philosophia Sundhedsstyrelsens begrebsbase: Kronisk Sygdom Patient, sundhedsvæsen og samfund. Sundhedsstyrelsen bsprogrammer/links%20til%20publikationer/kronikerrapporter/kronisk_sygdom_patient_sundhed svaesen_samfund.ashx Forløbsprogrammer for kronisk sygdom : Sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier. Sundhedsstyrelsen, Forebyggende sundhedsydelser til børn og unge, Sundhedsstyrelsen, Anbefalinger for svangreomsorgen, Farmakologi for sygeplejestuderende Lægemiddellære og akutte forgiftninger / Utilsigtede hændelser Regioner og kommuner er ifølge sundhedslovens 198 forpligtede til at modtage, registrere og analysere rapporteringer om utilsigtede hændelser til forbedring af patientsikkerheden: 58

294 198: Regionsrådet og kommunalbestyrelsen modtager, registrerer og analyserer rapporteringer om utilsigtede hændelser, jf. stk. 2 og 3 til brug for patientsikkerheden og rapporteringer af oplysninger til Sundhedsstyrelsen, jf , stk. 2: En sundhedsperson, der som led i sin faglige virksomhed bliver opmærksom på en utilsigtet hændelse, skal rapportere hændelsen til regionen. En hændelse, der er forekommet i den kommunale sundhedssektor, jf. afsnit IX, skal dog rapporteres til kommunen. 1. og 2. pkt. finder tilsvarende anvendelse på ambulancebehandlere, apotekere og apotekspersonale. 198 stk. 4: Ved en utilsigtet hændelse forstås en begivenhed, der forekommer i forbindelse med en behandling m.v. efter afsnit IV-IX, kapitel 52 eller i forbindelse med forsyning af og information om lægemidler. Utilsigtede hændelser omfatter på forhånd kendte og ukendte hændelser og fejl, som ikke skyldes patientens sygdom, og som enten er skadevoldende eller kunne have været skadevoldende, men forinden blev afværget eller i øvrigt ikke indtraf på grund af andre omstændigheder. 59

295 60

296 Værktøjskassen 61

297 Indholdsfortegnelse til værktøjskassen 1. Kørsel til og fra sygehuset Sundhedsaftalen udviklings- og samarbejdsorganisationen Udviklings- og samarbejdsorganisationen Definitioner Indlæggelse og Udskrivning Samtykke Henvisning fra almen praksis til sygehus Indlæggelse Udskrivning Planlægningskonference Værgemål Indlæggelse af patienter fra 108 sociale botilbud Aftale om Sårbare gravide og sårbare familier Aftale om Mennesker med misbrug Aftale om Mennesker med demens Kommissorium for afklaringsudvalg - indsatsområdet Indlæggelse og udskrivning Inddragelse af samarbejdsparterne i forbindelse med indlæggelsesforløb Børne- og ungeområdet Indsatsen over for raske børn med psykisk syge forældre Information samt koordination af samarbejdet Kontaktoplysninger Procedure for hjemmebesøg i forbindelse med udskrivning Vejledning om kontaktpersonordning Kommissorium for afklaringsudvalg for akutte specifikke tvivlstilfælde vedr. genoptræning Afklaringsskema Apparatur/behandlingsredskaber til varigt brug fra sygehus Udlevering af hjælpemidler i en midlertidig periode fra sygehus Udlån af hjælpemidler fra kommunen til varigt brug i forbindelse med udskrivelse Rammer for samarbejde og dialog Handling indenfor fokusområderne a. Sundheds- og Forebyggelsestilbud Arbejdsdeling vedrørende indsatser i forhold til Kost, Rygning, Alkohol og Motion (KRAM) 116 b. Lighed i sundhed c. Børn og unge d. Ældre e. Mennesker med kronisk sygdom f. Kræft Eksempler på kommunale sundhedsindsatser med lighedsperspektiv Samarbejdet om UTH

298 1. Kørsel til og fra sygehuset Det generelle 63

299 Det generelle 64

300 2. Sundhedsaftalen udviklings- og samarbejdsorganisationen Det generelle 65

301 Det generelle 3. Udviklings- og samarbejdsorganisationen Den Administrative Styregruppe for Sundhedsaftaler Styregruppen varetager den overordnede styring og koordinering på sundhedsområdet på administrativt niveau på tværs af sygehuse og kommuner. Den Administrative Styregruppe har desuden ansvaret for at bringe sager op i Sundhedskoordinationsudvalget (SKU). Styregruppen består af op til syv medlemmer fra henholdsvis region og kommuner samt et medlem fra almen praksis. Medlemmerne udpeges af de respektive parter. Styregruppen vælger selv en formand og en næstformand blandt medlemmerne. Sekretariatsfunktionen varetages af region og kommuner i fællesskab. Styregruppen kan træffe beslutning om at justere udviklings- og samarbejdsorganisationen og oprette eller nedlægge arbejdsgrupper mv. Større ændringer forelægges Sundhedskoordinationsudvalget. Det er pt. nedsat netværk på forebyggelses-, børne- og demensområdet. Administrative grupper Der er nedsat to administrative udviklingsgrupper til støtte for styregruppen, nemlig Digital kommunikation vedr. borgere/patienter i forhold til sundhedsaftalerne (TRUIT) Økonomi og generelle sundhedsdata (TRUØK) Faglige Udviklingsgrupper Der er oprettet fem faglige udviklingsgrupper, der følger områderne: Indlæggelse og udskrivning, Træningsområdet, Hjælpemidler, Forebyggelse og sundhedsfremme og Tværsektoriel Patientsikkerhedsgruppe Den administrative styregruppe kan beslutte at oprette yderligere faglige udviklingsgrupper. De faglige udviklingsgrupper organiserer selv deres arbejde. Formålet med de faglige udviklingsgrupper er generelt at følge implementeringen af de enkelte indsatsområder og forestå udvikling af forslag til forbedringer, når behovene identificeres eks. i samarbejdsorganisationen. Grupperne har endvidere til opgave at forberede næste generation af sundhedsaftalen. De faglige udviklingsgrupper kan sende spørgsmål af principiel karakter til udtalelse/afklaring i de regionale samarbejdsfora for det somatiske sygehusområde samt psykiatrien. Tilsvarende kan de regionale fora benytte de faglige udviklingsgrupper. Som udgangspunkt består hver faglig udviklingsgruppe af fem regionale, fem kommunale medlemmer samt en repræsentant fra almen praksis. Den administrative styregruppe udpeger for hver udviklingsgruppe en formand og en tovholder. Tovholderen udpeges blandt medlemmer fra det myndighedsområde, som ikke har formandsposten i gruppen. Der afholdes som minimum møder fire gange årligt. Region Sjælland varetager sekretariatsfunktionen i udviklingsgrupperne. Samarbejdsfora Tværgående Samarbejdsfora for Somatik og Psykiatri (TSS og TSP) Der nedsættes et overordnet regionalt samarbejdsforum for henholdsvis det somatiske og psykiatriske område. 66

302 Formålet med TSS og TSP er, at sikre en overordnet regional implementering af sundhedsaftalen; herunder sikre et koordineret samarbejde mellem de kommunale myndigheder og regionen. Det generelle TSS og TSP skal desuden drøfte overordnede drifts- og samarbejdsmæssige problemstillinger herunder forhold vedrørende kapacitetsstyring. TSP har endvidere opgaven med at følge implementeringen af de enkelte indsatsområder og forestå udvikling af forslag til forbedringer, når behovene identificeres eks. i samarbejdsorganisationen. TSP har endvidere til opgave at forberede næste generation af sundhedsaftalen for så vidt angår området Mennesker med sindslidelser. TSS og TSP består hver især af 17 kommunale ledelsesrepræsentanter (en for hver kommune) (Direktører, afdelingsledelser), 5 regionale ledelsesrepræsentanter (Sygehusledelse / Psykiatriledelse og kliniske afdelingsledelser) samt 2-3 repræsentanter for praksissektoren (Praktiserende læger inden for området, gerne med ansættelse som praksiskoordinator på enten sygehusafdeling eller i kommune). Medlemmerne udpeges af de respektive parter. Formandskabet varetages af den øverste ledelse i henholdsvis somatik og psykiatri. Der afholdes minimum 4 årlige møder orienteringsmøder med bruger- /pårørendeorganisationer. Sekretariatsfunktionen varetages i fællesskab mellem sygehus og kommuner. Kommunale Samarbejdsfora Somatik (KSS) På det somatiske område nedsættes der følgende samarbejdsfora: Holbæk og Kalundborg Sygehus med kommunerne Odsherred, Holbæk, Kalundborg Køge og Fakse Sygehuse med kommunerne Køge, Stevns, Faxe, Solrød Roskilde Sygehus med kommunerne Lejre, Roskilde, Greve Næstved Sygehus med kommunerne Næstved, Vordingborg Slagelse (Korsør) Sygehus med kommunerne Slagelse, Sorø, Ringsted Nykøbing F og Nakskov Sygehus med kommunerne Guldborgsund, Lolland Formålet med disse fora er, at sikre en lokal implementering af sundhedsaftalerne; herunder at sikre et koordineret samarbejde mellem de kommunale myndigheder og regionen inden for somatikken inden for det enkelte geografiske område. Fora kan endvidere drøfte andre drifts- og samarbejdsmæssige problemstillinger. Hvert forum er nedsat med følgende repræsentanter: 1-2 kommunale ledelsesrepræsentanter for hver kommune (direktører, afdelingsledelser) 5 regionale ledelsesrepræsentanter (sygehusledelsen og kliniske afdelingsledelser) 2-3 repræsentanter for praksissektoren (praktiserende læger inden for området, gerne med ansættelse som praksiskoordinator på enten sygehusafdeling eller i kommune) Formandskabet varetages af sygehusets sygehuskoordinatorer. Formandskabet stiller sekretærressourcer til rådighed for forummet. Formandskabet sikrer sig, at alle relevante kommuner inviteres. Medlemmerne udpeges af de respektive parter. Kommuner, der ikke er nævnt i forbindelse med et sygehus/ en sygehusgruppe og som ønsker at deltage i KSS, kan selv rette henvendelse til sygehusledelsen med henblik på medlemskab i gruppen. En kommune kan således deltage i flere KSS-grupper. 67

303 Det generelle Der skal som minimum holdes 4 årlige møder. Kommunale Samarbejdsfora for Psykiatri (KSP) På det psykiatriske område nedsættes 6 samarbejdsfora for voksenpsykiatri (KSPV) og 1 samarbejdsforum for Børne- og ungdomssykiatrien (KSPB&U). KSPV med følgende distrikter: Distrikt Holbæk med kommunerne Odsherred, Holbæk, Kalundborg Distrikt Slagelse med kommunerne Slagelse, Sorø, Ringsted Distrikt Maribo med kommunerne Guldborgsund, Lolland Distrikt Roskilde med kommunerne Lejre, Roskilde, Greve Distrikt Køge med kommunerne Køge, Stevns, Faxe, Solrød Distrikt Næstved med kommunerne Næstved, Vordingborg Formålet med KSP er, at sikre en lokal implementering af sundhedsaftalen; herunder sikre et koordineret samarbejde mellem de kommunale myndigheder og regionen inden for psykiatri. Møder i KSP kan endvidere bruges til at drøfte drifts- og samarbejdsmæssige problemstillinger i øvrigt. Hvert KSP er sammensat på følgende møde: 1-2 kommunale ledelsesrepræsentanter for hver kommune (Direktører, afdelingsledelser), 5 regionale ledelsesrepræsentanter (Distriktsledelsen samt repræsentanter for kliniske afsnitsledelser) samt 1 repræsentant for praksissektoren(praktiserende læger inden for området, gerne med ansættelse som praksiskoordinator på enten sygehusafdeling eller i kommune) Forummet konstituerer sig ved det 1. møde. Der skal som minimum holdes 4 årlige møder orienteringsmøder med bruger-/pårørendeorganisationer. Sekretariatsfunktionen varetages af kommuner og Psykiatrien i fællesskab. 68

304 1. Definitioner Indlæggelse og Udskrivning Indlæggelse Ifølge Sundhedsstyrelsen 2 forstår man, at en patient er indskrevet på et sengeafsnit og optager en normeret sengeplads. Det betyder, at begrebet omfatter både indlæggelse på et stationært døgnafsnit samt indlæggelse på et sammedagsafsnit, hvor man bliver behandlet og efterfølgende kortvarigt ligger på en stue for siden at blive udskrevet samme dag. Åben indlæggelse En indlæggelse af svært syge patienter, hvor der er indgået en aftale om, at patienten kan indlægges direkte på stamafdelingen. Indlæggelse og udskrivning Uhensigtsmæssig indlæggelse Sundhedsstyrelsen definerer en uhensigtsmæssig indlæggelse som en patient, der akut bliver indlagt på et sygehus, fordi: Der ikke er et tilbud i den kommunale sektor, som er af relevant art eller, Der mangler mulighed for en vurdering af patienten på et højt lægefagligt specialiseringsniveau på et tidspunkt, hvor en afklaring kan finde sted uden indlæggelse. 3 Stærkt plejekrævende patient Ved en stærkt plejekrævende patient forstås en patient, som har behov for døgnpleje i eget hjem mindst 20 timer pr. uge. Færdigbehandlet patient En patient er færdigbehandlet, hvis behandlingen efter en lægelig vurdering er afsluttet eller, hvis indlæggelse ikke længere er en forudsætning for den videre behandling. Sygehusets administrative opgaver skal desuden være udført i et sådant omfang, at disse ikke er til hinder for, at kommunen kan hjemtage patienten. Desuden skal eventuel medicin og de hjælpemidler, som hospitalet er ansvarlig for, være klar til udlevering til patienten. Ukompliceret udskrivning En ukompliceret udskrivning omfatter patienter, der udskrives til eget hjem eller til plejebolig/plejehjem, hvor: Patienten skal have samme hjælp som før indlæggelsen eller med få justeringer af hjælpen som f.eks. hjælp til sårskift, tildeling af rollator eller et ekstra besøg. Kun har behov for hjælp i form af få kommunale ydelser. Kompliceret udskrivning Ved en kompliceret udskrivning forstås en udskrivning til eget hjem eller plejebolig/plejehjem, hvor patienten har mistet mange funktioner og/eller har behov for mange forskellige ydelser og ændringer i disse. Det kan dreje sig om behov for en ændret indsats i forhold til pleje, omsorg, behandling, træning, hjælpemidler, boligændringer, flytning til anden bolig eller midlertidigt døgnophold. Uvarslet udskrivning En udskrivning, hvor sygehuset personale ikke anbefaler udskrivning, men hvor patienten alligevel forlanger sig udskrevet og tager hjem. 2 Sundhedsstyrelsen, (2010), Fællesindhold for basisregistrering af sygehuspatienter 3 Sundhedsstyrelsen. Genindlæggelser af ældre i Danmark i Nye tal fra Sundhedsstyrelsen 2009 ; 13(2) 69

305 Indlæggelse og udskrivning 2. Samtykke Kommunikation mellem sygehus og kommune forudsætter som udgangspunkt, at patienten/borgeren har givet samtykke til at videregive oplysninger. Ønsker borgeren/patienten ikke, at kommunen underrettes ved udskrivningen, må sygehuset respektere patientens/borgerens ønske. Ved en uvarslet udskrivning, hvor sygehuset ikke har fået spurgt patienten/borgeren, kan helbredsoplysninger, der er nødvendige for den videre behandling, efter en konkret vurdering videregives, som det fremgår af Sundhedslovens 41: 41. Med patientens samtykke kan sundhedspersoner videregive oplysninger til andre sundhedspersoner om patientens helbredsforhold, øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysninger i forbindelse med behandling af patienten. Stk. 2. Videregivelse af de i stk. 1 nævnte oplysninger kan uden patientens samtykke ske, når 1) det er nødvendigt af hensyn til et aktuelt behandlingsforløb for patienten og videregivelse sker under hensyntagen til patientens interesse og behov, 2) videregivelse omfatter et udskrivningsbrev fra en læge, der er ansat i sygehusvæsenet til patientens alment praktiserende læge, 3) videregivelse er nødvendig til berettiget varetagelse af en åbenbar almen interesse eller af væsentlige hensyn til patienten, sundhedspersonen eller andre eller 4) videregivelse sker til patientens alment praktiserende læge fra en læge, der virker som vikar for denne. Stk. 3. Patienten kan frabede sig, at oplysningerne efter stk. 2, nr. 1 og 2, videregives. 3. Henvisning fra almen praksis til sygehus Akut indlæggelse Der skal foreligge oplysninger om: Patientens navn, adresse og cpr.-nummer Hvortil patienten henvises Patientens aktuelle medicin, herunder både receptpligtig medicin, håndkøbsmedicin og eventuel alternativ medicin. Hvis henvisende læge ikke har oplysninger om patientens aktuelle medicin, skal det fremgå af henvisningen Kort anamnese indeholdende oplysninger om aktuelle sygehistorie, kroniske lidelser og objektive fund. Det skal endvidere fremgå, om patienten lider af infektion med resistente bakterier som f.eks. MRSA Henvisningsdiagnose og eventuelle bidiagnoser Kendte allergier Eventuelle handicaps Hvilken information patienten har fået Om pårørende er underrettet og om hvilken information, de har fået. Relevante sociale forhold, herunder om der er sproglige barrierer, og om der er behov for tolkebistand Oplysning om den henvisende læges navn, telefon og dato. Oplysningerne kan undtagelsesvis meddeles vagthavende læge på sygehuset telefonisk. På ikke akutte patienter skal henvisningen suppleres med følgende: Navn og kontaktoplysninger på pårørende og eventuelle værge Resultat af foretagne undersøgelser Eventuelle ønsker om prioritering på venteliste. 70

306 4. Indlæggelse Sygehusets ansvar Der sendes et elektronisk indlæggelsesadvis til kommunen. Patienten skal inden 48 timer efter indlæggelsen have tildelt en eller to kontaktpersoner. Patienten skal både mundtligt og skriftligt informeres om, hvem kontaktpersonen/kontaktpersonerne er, og inden 24 timer skal der være udarbejdet en behandlingsplan. Kontaktpersonen/-erne har ansvaret for kommunikationen med patienten, pårørende og kommunen. Navn på kontaktperson/-er noteres i journalen. Hvis patienten er kendt af kommunen, og patienten udskrives inden for 24 timer, informeres den kommunale visitator om tidspunkt og om eventuel behandling. Indlæggelse og udskrivning Hvis det drejer sig om en ukompliceret udskrivning af over 24 timers varighed, aftales udskrivningen konkret med den kommunale visitator, når sygehuset har en vurdering af patientens funktionsniveau, behov for hjælpemidler, hjælp, genoptræning og eventuelle behov for boligændringer og udskrivningstidspunkt. Vurderes udskrivningen at være kompliceret, kontaktes den kommunale visitator for aftale om den videre planlægning. Kommunens ansvar Den kommunale visitator er patientens kommunale kontaktperson både i forhold til patienten/borgeren og sygehuset. Den kommunale visitator er ansvarlig for at levere de relevante oplysninger til sygehuset, tilrettelægge en hensigtsmæssig udskrivning og for koordinering internt i kommunen. For borgere kendt af kommunen skal kommunen ved akutte indlæggelser på sygehusets anmodning inden 24 timer efter indlæggelsen informere sygehuset om: Patientens funktionsniveau før indlæggelse. Omfang af hjemmepleje, sygepleje, anvendelse af hjælpemidler, mad service, og om patienten bor i plejebolig eller beskyttet bolig. Træning. Kontaktoplysninger på pårørende, hvis patienten ikke selv er i stand til at give oplysninger om dette. Hvis det drejer sig om en stærkt plejekrævende patient. Praktiserende læges ansvar Se afsnit 2 vedr. henvisninger. 71

307 Indlæggelse og udskrivning 5. Udskrivning Ukompliceret udskrivning Sygehusets ansvar Når kriterierne for en ukompliceret udskrivning er opfyldt, og når udskrivning kan finde sted inden 24 timer efter indlæggelsen, så kan patienten udskrives umiddelbart efter, at kommunen er informeret om, at patienten er klar til udskrivning. For patienter, der har været indlagt i mere end 24 timer, gælder, at sygehuset skal tilrettelægge arbejdet, så den kommunale visitationsenhed kontaktes så tidligt som muligt i tidsrummet , hvis der er behov for kommunale ydelser, som patienten er visiteret til via den kommunale visitationsenhed. Patienten kan herefter udskrives næste dag. Sygehuset kontakter den kommunale visitationsenhed og informerer om indlæggelsesforløb, plan for fortsat behandling, genoptræningsplan, mulighed for forebyggelse og egen indsats. Der aftales tidspunkt for udskrivning, for genbestilling af eventuel pleje, praktisk hjælp, sygepleje, serviceydelser (madservice, indkøb), hjælpemidler, rehabilitering samt afhentning/levering af evt. ny medicin. Ved udskrivningen skal patienten i forbindelse med udskrivningssamtalen skriftligt have udleveret oplysning om, at henvendelse til kommunen i forbindelse med forhold om udskrivningen sker til den kommunale visitationsenhed. Der skal endvidere gives oplysning om telefonnummer og træffetider. Oplysningerne findes på Kommunale kontaktsteder i Region Sjælland. Patienten skal desuden skriftligt have udleveret oplysning om, hvad der er aftalt mellem kommune og sygehus i forbindelse med udskrivningen samt have oplysning om eventuel ambulant kontrol. Ved udskrivningen skal patienten medgives medicinstatus på nyordineret medicin, og der afsendes elektronisk recept på al ny medicin. Det aftales med borgeren, om borgeren selv eller dennes pårørende henter medicinen eller om apoteket skal levere medicinen, så der ikke opstår slip i medicineringen i forhold til den medicinering, der er iværksat på sygehuset. Hvis patienten bliver udskrevet i weekenden eller på helligdage, skal patienten medgives medicin til førstkommende hverdag. Ved udskrivning af patienter, der får dosispakket medicin eller patienter, der ikke selv er i stand til at administrere deres medicin, skal der laves en konkret aftale mellem sygehus og kommunen om patientens medicinering ved udskrivningen, så det sikres, at der ikke sker et slip i patientens medicinering eller en fejlmedicinering. Ved udskrivning af mor og barn efter fødsel sendes fødselsanmeldelsen til kommunen. Kommunens ansvar Ved udskrivning af voksne patienter gælder, at kommunen skal sikre, at sygehuset på en nem måde kan komme i kontakt med den kommunale visitationsenhed. Kommunen skal kunne modtage en patient umiddelbart, hvis det drejer sig om en patient, der opfylder kriterierne for en ukompliceret udskrivning, som har været indlagt under 24 timer. For patienter, der har været indlagt i mere end 24 timer, som opfylder kriterierne for en ukompliceret udskrivning, skal kommunen kunne hjemtage patienten næste dag, hvis kommunen er informeret inden kl. 13. Visitator etablerer/genbestiller ydelserne hos leverandørerne. 72

308 Kompliceret udskrivning Sygehusets ansvar Når sygehuset vurderer, at der er sket væsentlige ændringer i patientens helbreds- og funktionsniveau, skal sygehuset kontakte kommunen. I samarbejde med kommunen aftales planlægningskonference, og om denne skal foregå per telefon, via en videokonference eller en konference ved fremmøde. For en uddybning af Planlægningskonference se afsnit 6. Ved kontakt med kommunen oplyser sygehuset kommunen om forventet dato for udskrivning, hvis denne er kendt. Planlægningskonference uanset form, skal ligge senest fem hverdage før forventet udskrivning. Planlægningskonferencer med fremmøde afholdes, hvor patientens situation er så kompleks, at planlægningen bedst varetages ved møde med patienten, pårørende og fagpersoner fra begge sektorer. Indlæggelse og udskrivning Sygehuset skal informere kommunen tilstrækkeligt til, at kommunen kan træffe beslutning om behov for et kommunalt hjemmebesøg før udskrivningen. Et hjemmebesøg kan ikke have opsættende virkning for, hvornår patienten erklæres færdigbehandlet. Når patienten er ved at være klar til udskrivning, kontaktes den kommunale visitationsenhed for at følge op på de beslutninger, som er truffet. Visitationsenheden skal kontaktes så tidligt, at kommunen har mulighed for at forberede udskrivningen. Ved udskrivningen informeres kommunen skriftligt om pleje- og behandlingsplan, genoptræningsplan, midlertidige hjælpemidler og eventuel ambulant kontrol. Patienten medgives udskrift af medicinstatus ved udskrivningen samt en kopi af den pleje- og behandlingsplan, som er sendt til kommunen samt oplysning om eventuel ambulant kontrol. Patienten medgives medicin til næste hverdag på medicin, der er ordineret under indlæggelsen, og der afsendes elektronisk recept på al ny medicin. Hvis patienten bliver udskrevet i weekenden, skal patienten medgives medicin til førstkommende hverdag. Ved udskrivning af patienter, der får dosispakket medicin eller patienter, der ikke selv er i stand til at administrere deres medicin, skal der laves en konkret aftale mellem sygehus og kommunen om patientens medicinering ved udskrivningen for at sikre, at der ikke sker et slip i patientens medicinering eller en fejlmedicinering. Hvis patienten alligevel ikke er klar til udskrivning på den aftalte dato, skal sygehuset ændre patientens status i registreringssystemet samt meddele, når patienten igen er klar til udskrivning. Ved udskrivningen skal patienten i forbindelse med udskrivningssamtalen skriftligt have udleveret oplysning om, hvem der kan kontaktes i kommunen efter udskrivningen. Oplysning om kommunale kontaktsteder og træffetider findes på Kommunale kontaktsteder i Region Sjælland Ved en kompliceret fødsel eller ved behovsfamilier skal sygehuset kontakte den kommunale sundhedspleje hurtigst muligt. Kommunens ansvar Det er kommunens ansvar, at sygehuset nemt kan komme i kontakt med den kommunale visitationsenhed for at lave aftale om planlægningskonferencer, samt om hvordan planlægningskonferencen skal foregå. Kommunen har ansvaret for at stille de aftalte ydelser til rådighed, der sikrer, at patienten kan udskrives og oplever et sammenhængende forløb på tværs af sektorerne. Det drejer sig om kommunal hjemmepleje, hjælpemidler, træning, kommunale botilbud og tilbud om forebyggelse 73

309 Indlæggelse og udskrivning og sundhedsfremme. Inden for kommunal hjemmepleje kan kommunen tilbyde: Personlig og praktisk hjælp, sygepleje, indsats døgnet rundt, støtte til døende og støtte til pårørende. I forhold til kommunale botilbud har kommunen mulighed for at kunne tilbyde ældreboliger, aflastningspladser/korttidspladser (midlertidige pladser) samt plejeboliger. For borgere med et forløb, der er kompliceret ved at involvere flere afdelinger i den enkelte kommune, sikrer kommunen koordination mellem de enkelte afdelinger, så borgeren oplever et sammenhængende forløb. 6. Planlægningskonference Om indkaldelse til planlægningskonference: Se også afsnit 5. Sygehusets ansvar Hvis sygehus og kommune mener, at der er behov for en videokonference eller en konference ved fremmøde, er det sygehusets ansvar at lave en indkaldelse, hvor det fremgår, hvordan konferencen skal foregå samt hvornår. Sygehuset skal indkalde patienten, eventuelle pårørende, den kommunale visitationsenhed og relevant sygehuspersonale. Et planlægningsmøde med fremmøde afholdes på sygehuset. Det er sygehusets ansvar at udfærdige et beslutningsreferat, hvor den dato, hvor patienten er klar til udskrivning skal fremgå. Beslutningsreferat udleveres/sendes til kommunen og opbevares desuden i lægehusjournalen. Kommunens ansvar Det er kommunens ansvar at udpege relevante deltagere (f.eks. træningsvisitator) til videokonference eller plankonference med fremmøde. Kommunen har ansvaret for at tildele patienten hjælp, støtte med mere efter udskrivningen uden unødig ventetid, så patienten kan udskrives, når patienten er færdigbehandlet jf. Sundhedsstyrelsens definition. Forløb af planlægningskonference Proceduren er den samme uafhængigt af, om det drejer sig om en videokonference eller en konference ved fremmøde. Det er hensigtsmæssigt, hvis sygehus og kommune er i dialog inden konferencen. Selve konferencen skal som minimum indeholde følgende elementer: Patientens helbredssituation, undersøgelses- og behandlingsforløb samt funktionsevne og den fremadrettede behandlings- og genoptræningsplan skitseret ved sygehuspersonalet. Patienten og eventuelle pårørende fremlægger deres syn på problemer, behov og ønsker i forbindelse med udskrivningen og fremtiden. Den kommunale visitator skal orientere om den hjælp, som borgeren kan tilbydes i eget hjem samt om de øvrige behandlings-, pleje og omsorgstilbud, der kan bevilliges. Dialog mellem parterne og afklaring af den fremtidige indsats samt aftale herom. Beslutningen skal fremgå af beslutningsreferatet. 7. Værgemål Hvis en sag vedrører en person, der på grund af alvorlig svækket helbred ikke selv er i stand til at varetage egne interesser, og borgerens medvirken kræves efter loven, skal der medvirke en 74

310 værge. Et familiemedlem eller en anden nærtstående kan i disse tilfælde kun handle for en borger, der ikke selv er i stand til det, hvis familiemedlemmet er værge for den pågældende. 4 Det vil også være nødvendigt at beskikke en værge til at varetage en svag borgers rettigheder i forhold til sagsbehandlingen, når borgerens medvirken kræves. En værge skal således give samtykke efter retssikkerhedslovens 11a, hvis en myndighed skal indhente oplysninger, og borgeren ikke selv kan give gyldigt samtykke. En værge skal også medvirke, hvis f.eks. en person med svær demens skal underskrive en lejeaftale eller en erklæring om hæftelse i forbindelse med ansøgning om boligstøtte. Såvel myndigheder som de nærmeste kan tage initiativ til iværksættelse af værgemål. Det er statsforvaltningen, der kan iværksætte værgemål. Indlæggelse og udskrivning Der er tre betingelser, der alle skal være opfyldt, før statsforvaltningen kan iværksætte værgemål: Den pågældende skal være ude af stand til at varetage sine anliggender. Den pågældende skal opfylde et medicinsk kriterium, som enten er sindssygdom, svær demens, hæmmet psykisk udvikling eller anden form for alvorligt svækket helbred, f.eks. i form af hjerneblødninger, hjernesvind eller andre former for hjerneskade. Der skal være behov for værgemålet. Der vil være en vis sagsbehandlingstid i statsforvaltningen. Anmodning om iværksættelse af værgemål kan indgives og før, der er et helt aktuelt behov for en værges medvirken, når det er klart, at borgeren er ude af stand til at varetage sine anliggender på grund af svækket helbred, og når det er klart, at der vil være et behov for en værge, f.eks. til at afgive samtykke efter retssikkerhedsloven som en nødvendig forudsætning for, at kommunen kan yde den nødvendige hjælp til borgeren. Anmodning kan indsendes på et standardskema, som kan findes her: Værgemål For at fremme sagens behandling bør relevante bilag fra den kommunale forvaltning vedlægges anmodningen. Kommunen skal endvidere meddele statsforvaltningen hvilke personer i kommunen, der har kompetence til at rejse sager om værgemål. 8. Indlæggelse af patienter fra 108 sociale botilbud Ved indlæggelse på sygehus skal der altid ved indlæggelsen udformes en foreløbig aftale mellem botilbud og sygehus om det forventede behov for bistand under indlæggelsen fra henholdsvis botilbud og sygehus. Sygehuset kontakter botilbuddet førstkommende hverdag efter indlæggelsen med henblik på indgåelse af en endelig aftale. Retningslinje Den støtte, ledsagelse eller overvågning, der er forårsaget af patientens psykiske eller somatiske sygdom, og som har pleje- og behandlingsmæssig karakter, skal udføres eller betales af sygehuset. Den støtte, ledsagelse, overvågning eller vejledning, der er af socialpædagogisk karakter, skal udføres eller betales af botilbuddet. 4 Kilde: Socialjure.dk: Kapitel 6 Borgeren skal medvirke. 75

311 Indlæggelse og udskrivning Herudover kan sygehuset bede botilbuddet om at stille personale, som kender brugeren, til rådighed. Efter udskrivningen fra sygehuset fremsender botilbuddet en regning til sygehuset, vedlagt en kopi af den indgåede aftale, for den bistand der er ydet efter anmodning fra sygehuset. Aftalearket, der anvendes i samarbejdet er på næste side. 76

312 77 Indlæggelse og udskrivning

313 Indlæggelse og udskrivning 78

314 Indlæggelse og udskrivning Aftale om sårbare gravide og familier 79

315 Indlæggelse og udskrivning 9. Aftale om Sårbare gravide og sårbare familier I forhold til den sårbare gravide og den sårbare familie er der behov for et tæt samarbejde mellem sygehuse, almen praksis og kommuner, idet disse borgere ofte er i kontakt med behandlersystemet og ofte også har kontakt til kommunen. Sundhedsaftalen omhandler de sårbare gravide og de sårbare familier, der har kontakt til familieambulatoriet eller behov for opfølgning tværsektorielt efter fødslen. Grupperne hænger sammen, idet f.eks. den sårbare gravide kan være en misbruger, der har behov for et tilbud fra familieambulatoriet, ofte også vil blive en del af en sårbar familie efter fødslen. Sårbare gravide 1. Målgruppe Gruppen af sårbare gravide er bred, og ofte er det en kombination af flere faktorer, der gør den gravide sårbar. Nedenfor er listet forskellige faktorer, der hver især eller sammen kan gøre den gravide sårbar. Det betyder, at fagpersoner, der møder gravide, der er berørt af disse faktorer, skal reflektere over, om der er tale om en sårbar gravid, hvor der er behov for, at der foretages en underretning til kommunen. Misbrug o Alkoholmisbrug o Stofmisbrug o Medicinoverforbrug Fysiske og psykiske helbredsproblemer o Psykisk sygdom, herunder også tidligere eller aktuel spiseforstyrrelse o Fertilitetsbehandlede o Handicappede med funktionsbegrænsninger Adfærdsmæssige forhold o Påfaldende kontakt til de professionelle, f.eks. gravide der er ekstremt selvcentrerede o Tidligere selvmordsforsøg o Gravide hvor barnet er uønsket o Gravide der ikke forbereder sig på moderskabet o Gravide der fortrænger graviditeten Sociale forhold o Dårlig begavelse o Kort skolegang o Umodenhed o Ung alder o Ustabilt parforhold o Ustabile boligforhold o Ingen arbejdsmarkedstilknytning o Etniske der er dårligt integreret Familiære forhold o Gravide der selv har været udsat for omsorgssvigt o Tidligere fået barn/børn fjernet o Gravide udsat for vold o Gravide udsat for incest 80

316 o Tidligere dødfødsel o Tidligere dødsfald i familien 2. Udfærdigelse af underretning til kommunen Alle personer, der får mistanke om, at der bør ske en underretning til kommunen, skal udfærdige en underretning og sende den til kommunen også selv om man har vidende om, at andre instanser har udfærdiget en underretning til kommunen. Indhold af en underretning til kommunen: Navn Adresse Cpr.-nummer Telefonnummer Det bør fremgå af underretningen, om familien er oplyst om, at der er sendt en underretning til kommunen, og om familien har fået udleveret en kopi af underretningen (dette bør som hovedregel være tilfældet) Oplysning om hvor meget kontakt, den der laver underretningen, har til den gravide/familien Objektiv beskrivelse indeholdende iagttagelser og observationer Underretteren skal give oplysning om navn og kontaktoplysninger. Dette behøver ikke at være identisk med underskriver/underretteren Underskrift Indlæggelse og udskrivning En underretning til kommunen må ikke indeholde: Forslag til foranstaltninger Lovparagraffer Til slut i underretningen kan underretteren skrive sin vurdering. 3. Den praktiserende læges rolle Den praktiserende læge er patientens tovholder, den gennemgående sundhedsperson i den gravides liv og kender den gravides livshistorie. Den praktiserende læge er desuden som regel den, den gravide først kontakter i forbindelse med mistanke om graviditet og den, der opretter svangrejournalen 5. Som det også er anført i lovgivningen, er det altid vigtigt, at kommunen så tidligt som muligt får underretning om, hvis den gravide tilhører gruppen af sårbare gravide, idet kommunen har pligt til at undersøge forholdene nærmere, såfremt der er risiko for, at barnet/familien vil få behov for ekstra støtte umiddelbart efter fødslen. Hvis den gravide er misbruger, er det samtidig af hensyn til barnet nødvendigt, at der laves en foranstaltning så tidligt som muligt, for at barnet kan blive så lidt påvirket af moderens misbrug som muligt. Svangerskabsjournalen Den praktiserende læge skal i feltet Den gravides samlede ressourcer i svangerskabsjournalen anføre, hvis der i den gravides livshistorie er problemer som beskrevet under målgruppen. I feltet skal den praktiserende læge desuden oplyse om, at der er udfærdiget en underretning til kommunen. 5 Ved første konsultation hos den praktiserende læge udfylder lægen en svangrejournal, der består af en svangerskabsjournal og en vandrejournal. Svangerskabsjournalen udfyldes af den praktiserende læge og sendes til sygehuset. Den danner grundlag for en obstetrisk risikovurdering og fungerer som en henvisning til fødested og jordemor. Vandrejournalen opbevares af kvinden. Den fungerer som et kommunikationsredskab mellem fagpersoner. 81

317 Indlæggelse og udskrivning Underretning til kommunen Den praktiserende læge skal i de tilfælde, hvor der er mistanke om, at der er tale om en sårbar gravid, og hvor der i løbet af graviditeten eller efter fødslen kan være behov for bistand fra kommunen, udfærdige en underretning til kommunen. Ved misbrug, fornægtelse af graviditet, ved tvangsfjernelse af ældre børn samt ved betydelig mental retardering skal der altid ske en underretning til kommunen. 4. Jordemoderen Jordemoderen skal i de tilfælde, hvor der er mistanke om, at det er en sårbar gravid, og hvor der i løbet af graviditeten eller efter fødslen kan være behov for bistand fra kommunen, udfærdige en underretning til kommunen. Ved misbrug, fornægtelse af graviditet, ved tvangsfjernelse af ældre børn samt ved betydelig mental retardering skal der altid ske en underretning til kommunen. Det gælder også, hvis der sker en ændring i løbet af graviditeten i den gravides forhold. Det kan betyde, at der skal laves flere underretninger i løbet af graviditeten. I underretningen anføres navn og kontaktoplysninger på jordemoderen og en eventuel anden kontaktperson. 5. Kommunens opgaver Når kommunen modtager underretning om en sårbar gravid, oplyses navn og kontaktoplysninger på den kommunale sagsbehandler til både den praktiserende læge og kontaktjordemoderen. Kommunen sender kvittering til underretteren om, at de har modtaget underretningen inden seks hverdage. 6. Koordinerende møde Kontaktpersoner på henholdsvis sygehus og i kommunen aftaler indbyrdes, om der er behov for et møde. Såfremt der er uenighed om, at der er behov for et møde, skal mødet som udgangspunkt afholdes. Det er kommunen, der skal indkalde til mødet. Forældrene skal give deres samtykke til at mødes holdes og skal desuden deltage i planlægningen af dette samt give samtykke til, at der udveksles informationer mellem kommune, sygehus og almen praksis. Det skal tilstræbes, at møderne lægges om eftermiddagen og varsles i god tid. Formål Formålet med mødet er at lægge en plan for det videre forløb samt nedskrive, hvem der har ansvaret for hvad. Mødedeltagere Med til mødet skal følgende altid inviteres: Børnesagsbehandler fra kommunen Forældrene sundhedsplejersken Praktiserende læge Jordemoderen Afhængig af den aktuelle problemstilling kan andre personer inviteres som f.eks. barselssygeplejerske, neonatalsygeplejerske eller pædiater. Fælles for alle inviterede (både obligatoriske og andre) er, at de skal kende familien eller vil spille en rolle fremover i sagen. Familieambulatorium 1. Målgruppe 82

318 Primær målgruppe: Gravide kvinder med problemer med alkohol og/eller andre rusmidler og/eller afhængigheds skabende medikamenter Gravide som inden for de sidste par år har haft et regelmæssigt forbrug af rusmidler, der kan have betydning for barnet eller familiens fremtidige situation. Børn i alderen 0-7 år, som i fostertilværelsen har været udsat for rusmidler, og hvor der er en mistanke om, at det kan have skadet barnet Sekundær målgruppe Gravide hvis partneres overforbrug af rusmidler kan have konsekvenser for svangerskabet eller barnets udvikling efter fødslen Gravide med alvorlige psykiske lidelser Gravide udviklingshæmmede Gravide med andre svære psykosociale problemstillinger Målgruppen er potentielt meget stor, og der vil være behov for behandling på forskellige specialiseringsniveauer. Indlæggelse og udskrivning 2. Opgavefordeling Misbrugsbehandling varetages ifølge lovgiven som udgangspunkt af kommunerne. Misbrugsbehandling af den gravide under graviditeten er imidlertid en specialiseret opgave, som skal varetages af sygehuset. Misbrug hos en eventuel partner varetages af den kommunale misbrugsenhed ligesom behandlingen af misbrug hos kvinden overgår til behandling i kommunen, når kvinden har født og er udskrevet fra sygehuset. 3. Samarbejde med kommunale misbrugsenheder Nogle gravide/familier vil være kendt i behandlingssystemet, mens andre tilfælde først vil blive opdaget under graviditeten eller efter fødslen. Fælles for alle tilfælde er, at der ved behandling af gravide/familier med misbrug, altid er behov for et tæt samarbejde mellem kommune, sygehus og almen praksis. Den gravide/familien skal have en kontaktperson på både sygehus og i kommunen. Navn og kontaktoplysninger på disse skal udleveres til den gravide/familien, til de relevante sygehusafdelinger og relevante kommunale afdelinger samt almen praksis. Ved indledningen af behandlingen skal der altid afholdes et netværksmøde mellem relevante parter på sygehuset og kommunen. Forældrene skal give deres samtykke til, at mødet holdes og skal desuden deltage i planlægningen af dette samt give samtykke til, at der udveksles informationer mellem kommune, sygehus og almen praksis. Parterne aftaler herefter det videre forløb, herunder om og evt. hvor ofte der er behov for opfølgende netværksmøder, samt hvordan og hvornår den gravide skal overgå til misbrugsbehandling efter fødslen. Kontaktpersonerne aftaler lokalt, hvem der står for indkaldelse til netværksmøde. Det skal tilstræbes, at møderne lægges om eftermiddagen og varsles i god tid. 4. Henvisning af gravide misbrugere, der allerede er i behandling Gravide misbrugere, der er i behandling, vil oftest være i behandling i den kommunale misbrugsenhed. Som beskrevet i lovgivningen kan misbrugsbehandlingen dog også varetages af andre instanser. Praktiserende læges opgave Egen læge skal henvise den gravide til Familieambulatoriet med angivelse af omfanget af misbruget samt med angivelse af den gravides sociale forhold samt øvrige forhold, der kan have betydning for vurderingen af den gravides samlede situation. Den praktiserende læge skal desuden overveje, om der skal ske en underretning til kommunen, som beskrevet under afsnit 4 omkring sårbare gravide. 83

319 Indlæggelse og udskrivning Familieambulatoriets opgave Når Familieambulatoriet modtager henvisningen fra egen læge, skal Familieambulatoriet tage stilling til, om behandlingen kan varetages af det lokale sygehus, eller om behandlingen skal varetages i Familieambulatoriet. Misbrugsenhedens opgave Misbrugsenheden skal oplyse sygehuset om den aktuelle misbrugsbehandling samt centrale faktorer i patientens misbrugshistorie. Sundhedsplejerskens rolle Såfremt sundhedsplejersken har kontakt til den gravide, enten på grund af kontakt til ældre søskende eller som følge af anden kontakt til den gravide før fødslen, kan sundhedsplejersken ved mistanke om misbrug i familien henvise familien til behandling i familieambulatoriet. Sundhedsplejersken skal samtidig underrette den kommunale enhed, der har ansvaret for børn og unge. 5. Henvisning af gravide misbrugere, der ikke er i behandling Denne gruppe omfatter gravide, hvor behandlingssystemet ikke er vidende om, at den gravide har et misbrug, og gravide, der ikke har ønsket at komme i behandling for sit misbrug. Praktiserende læges opgave Den praktiserende læge skal systematisk udspørge alle gravide om deres forbrug af alkohol, medicin og euforiserende stoffer. Hvis der herved afdækkes et forbrug, der skønnes at falde inden for det område, der er beskrevet under målgruppen, skal egen læge henvise den gravide til Familieambulatoriet med angivelse af omfanget af misbrug samt beskrivelse af den gravides sociale forhold samt øvrige forhold, der kan have betydning for vurdering af den gravides samlede situation. Den praktiserende læge skal desuden overveje, om der skal ske en underretning til kommunen. Jordemoderens rolle Såfremt jordemoderen under sin kontakt med den gravide får mistanke om misbrug hos den gravide, skal jordemoderen henvise familien til behandling i familieambulatoriet. Jordemoderen skal samtidig underrette den kommunale enhed, der har ansvaret for børn og unge. Familieambulatoriets opgave Når Familieambulatoriet modtager henvisningen fra egen læge, skal Familieambulatoriet tage stilling til, om behandlingen kan varetages på det lokale sygehus eller, om behandlingen skal varetages i Familieambulatoriet. Misbrugsenhedens opgave Såfremt den gravide tidligere har været i behandling i misbrugsenheden, skal misbrugsenheden efter samtykke fra den gravide, give oplysning til egen læge og Familieambulatoriet omkring den tidligere misbrugsbehandling. Sundhedsplejerskens rolle Såfremt sundhedsplejersken har kontakt til den gravide, enten på grund af kontakt til ældre søskende eller som følge af anden kontakt til den gravide før fødslen, skal sundhedsplejersken ved mistanke om misbrug i familien henvise familien til behandling i familieambulatoriet. Sundhedsplejersken skal samtidig underrette den kommunale enhed, der har ansvaret for børn og unge. 6. Henvisning af gravid, hvor faderen til barnet har et misbrug 84

320 Det kan dreje sig om gravide, der bor sammen med faderen til barnet eller gravide, der ikke bor eller har en tæt kontakt til faderen til barnet. Praktiserende læges opgave Den praktiserende læge skal vurdere den gravides samlede situation herunder også den gravides forhold til faderen til barnet samt spørgsmålet, om der er misbrug hos faderen til barnet af enten alkohol, afhængighedsskabende lægemidler eller euforiserende stoffer. Såfremt den praktiserende læge skønner, at faderens misbrug kan have indflydelse på den gravides forhold under graviditeten samt for opvæksten af barnet, skal den gravide henvises til Familieambulatoriet med angivelse af oplysninger, der kan have betydning for vurderingen af den gravides situation. Indlæggelse og udskrivning Jordemoderens rolle Såfremt jordemoderen under sin kontakt med den gravide får mistanke om misbrug i familien, skal jordemoderen henvise familien til behandling i familieambulatoriet. Jordemoderen skal samtidig underrette den kommunale enhed, der har ansvaret for børn og unge. Familieambulatoriets opgave Når Familieambulatoriet modtager henvisningen fra egen læge, skal Familieambulatoriet tage stilling til, om den gravide/familien skal følges i familieambulatoriet eller på lokalt sygehus. Såfremt familieambulatoriet/det lokale sygehus har kontakt til faderen, skal man forsøge at motivere faderen til barnet til at gå i behandling, såfremt han ikke allerede er i behandling. Misbrugsenhedens opgave Misbrugsbehandlingen af faderen til barnet varetages altid af den kommunale misbrugsenhed. Sundhedsplejerskens rolle Såfremt sundhedsplejersken har kontakt til den gravide, enten på grund af kontakt til ældre søskende eller som følge af anden kontakt til den gravide før fødslen, skal sundhedsplejersken ved mistanke om misbrug i familien henvise familien til behandling i familieambulatoriet. Sundhedsplejersken skal samtidig underrette den kommunale enhed, der har ansvaret for børn og unge. 7. Børn udsat for misbrug under graviditeten, hvor misbruget først bliver opdaget efter fødslen Næsten alle familier tager imod tilbuddet om at få besøg af sundhedsplejersken. I nogle tilfælde vil det være sundhedsplejersken, der får mistanke om, at der er misbrug i familien, når hun har kontakt til familien. I andre tilfælde vil det være den praktiserende læge, der får mistanke om et misbrug. Sundhedsplejerskens opgave Hvis sundhedsplejersken får mistanke om, at der er misbrug i familien, skal hun via sin kontakt til familien forsøge at afdække, om mistanken er begrundet. Sundhedsplejersken skal desuden informere familien om de muligheder, der er for behandling via misbrugsenheden samt henvisning/henvendelse til Familieambulatoriet. Sundhedsplejersken skal underrette den kommunale enhed, der har ansvaret for børn og unge. Egen læges opgave Såfremt egen læge får mistanke om et misbrug hos en af forældrene til barnet, skal vedkommende forsøge at afdække, om mistanken er begrundet. Såfremt mistanken bestyrkes, skal egen læge efter samtykke fra familien, henvise familien til Familieambulatoriet såfremt det 85

321 Indlæggelse og udskrivning skønnes, at misbruget vil kunne have betydning for barnets opvækst. Egen læge skal desuden vurdere, om der er behov for en underretning til kommunen. Familieambulatoriets opgave Familieambulatoriet skal ved henvisning af familier, hvor misbruget er opdaget efter fødslen, indkalde familien til undersøgelse samt forestå behandlingen af familien i samarbejde med kommunale samarbejdsparter og almen praksis. 8. Gravide med svære psykiske lidelser, psykisk udviklingshæmning eller svære psykosociale problemstillinger Målgruppen omfatter familier med svære problemer, hvor der er behov for et tæt samarbejde mellem sygehus, kommune og almen praksis. Egen læges opgave Egen læge skal henvise den gravide til det lokale sygehus med en beskrivelse af hele familiens situation. Egen læge skal desuden udfærdige en underretning til kommunen. Opgaven for det lokale sygehus Det lokale sygehus skal vurdere, om de selv skal forestå behandlingen og opfølgningen, om den kan varetages af familieambulatoriet alene eller i et samarbejde mellem det lokale sygehus og familieambulatoriet. Sundhedsplejerskens opgave Sundhedsplejersken skal lave en underretning. 86

322 Indlæggelse og udskrivning Aftale om mennesker med misbrug 87

323 Indlæggelse og udskrivning 10. Aftale om Mennesker med misbrug Målgruppen Målgruppen er mennesker med misbrug, der er i kontakt med sundhedsvæsenet: Borgere med et erkendt misbrug Borgere i behandling for misbrug Borgere der får abstinenser i løbet af indlæggelsen/under kontakt med psykiatrien eller det somatiske sygehusvæsen Aldersgruppen er 15+ år. Ved misbrug forstås: Borgere der har problemer med alkohol og/eller rusmidler Borgere der har problemer med afhængigheds skabende lægemidler Kommunens opgaver specielt i forhold til misbrugeren Kommunen har udover det generelle ansvar for at varetage den sociale indsats, ansvaret for den medicinske behandling samt ansvaret for at sikre en hensigtsmæssig koordinering mellem alle involverede parter i forhold til misbrugeren. Af hensyn til koordinering og samarbejde er det her væsentligt at: sørge for at der er udpeget en tovholder/kontaktperson for den enkelte misbruger sikre at der foreligger en plan for medicineringen sikre at sygehuset får oplysninger om borgerens misbrug og behandling, hvis patienten indlægges og sygehuset anmoder om oplysningerne sikre at misbrugere med psykiske lidelser bliver psykiatrisk udredt og vurderet De somatiske afdelingers rolle specielt i forhold til misbrugeren Når en patient med misbrug modtages i skadestue eller indlægges: Modtages akut til afgiftning ved overdosis Afdelingen skal undersøge, om patienten er i misbrugsbehandling, og hvis dette er tilfældet tage kontakt til den misbrugsenhed, der behandler patienten. Foretage afrusning, hvis det er det, patienten ønsker samt efterfølgende henvise patienten til misbrugsbehandling i kommunen. Følge og overholde aftalt medicinering for misbrug ellers kontaktes misbrugscentret. Hvis patienten er i behandling på misbrugscentret medgives ved udskrivning medicin indtil borgeren kan komme i kontakt med misbrugscentrets medicinudlevering (typisk første hverdag) Hvis patienten ikke er i behandling på misbrugscentret, skal sygehuset være behjælpelig med at skabe kontakt til bopælskommunens misbrugscenter. Kommunens misbrugscenter kontaktes ved udskrivningen. Dette skal ske skriftligt. Hvis patienten udviser psykiatriske symptomer kontaktes i lighed med alle andre patienter Psykiatrien for psykiatrisk tilsyn. Henvise til Psykiatrien, hvis der er mistanke om dobbeltdiagnose. Sygehuset skal undersøge, om der er børn, der skal tages hånd om. Psykiatriske opgaver specielt i forhold til misbrugeren De psykiatriske behandlingsopgaver varetages dels inden for den primære sundhedssektor af praktiserende læger og speciallæger og dels inden for behandlingspsykiatrien, der varetager behandling af mennesker med egentlige sindssygdomme (jf. indsatsområde 5). Patienten med misbrug modtages i Distriktspsykiatrien til ambulant behandling på lige fod med andre borgere (fortrinsvis ved psykoser procent af ikke-psykoser behandles i 88

324 primærsektoren). Som udgangspunkt vil det altid være en henvisning til Psykiatrien, der skal sikre, at: patienten udredes psykiatrisk og behandles for akut psykose og misbrug borgerens spørges om behandling for stofmisbrug, evt. ved kontakt til bopælskommunes misbrugsenhed eller egen læge. Hvis misbrugeren er i behandling på et misbrugscenter, vil Psykiatrien så vidt muligt følge og overholde denne medicinering. Psykiatrien skal behandle psykoser, herunder også psykoser udløst af misbrug. Indlæggelse og udskrivning Den psykiatriske skadestue: vurderer og behandler for akut psykiatrisk tilstand undersøger ved behov, om borgeren er i behandling for sit stofmisbrug ved kontakt til bopælskommunens misbrugscenter eller egen læge om muligt følges og overholdes aftalt medicinering for misbrug ellers om muligt kontaktes misbrugscentret hvis patienten ikke er i behandling på misbrugscentret skal Psykiatrien orientere om bopælskommunens misbrugscenter. Psykiatrisk indlæggelse sker ved: psykoser, affektive lidelser af sværere karakter (især bipolære) selvmordsforsøg og selvmordsrisiko delirium tremens afrusning/afgiftning af mennesker med psykose. Borgeren skal spørges om behandling for misbrug, evt. kontakt til bopælskommunens misbrugscenter eller egen læge. Al medicinsk behandling under indlæggelse varetages af Psykiatrien. Kommunens misbrugscenter kontaktes skriftligt ved udskrivningen. Den praktiserende læges rolle specielt i forhold til misbrugeren Den praktiserende læge er patientens tovholder og den gennemgående sundhedsperson i borgerens liv. Den praktiserende læge vil i mange situationer være en person, der kan få mistanke om, at borgeren har et problem med en eller anden form for misbrug. Ved behov for behandling af et alkohol- eller stofmisbrug skal den praktiserende læge oplyse patienten om borgerens ret til behandling og henvise patienten til behandling i de kommunale misbrugsenheder eller selv tage patienten i behandling. I forhold til ordination af afhængigheds skabende lægemidler skal den praktiserende læge følge Sundhedsstyrelsens retningslinjer, herunder Vejledning om ordination af afhængigheds skabende lægemidler, hvorefter ordinationen skal begrænses til max. fire uger. I de tilfælde hvor borgeren har et længerevarende forbrug af afhængigheds skabende lægemidler, påhviler det den praktiserende læge at nedtrappe forbruget. Den alment praktiserende læge skal medvirke til at sikre, at der er et godt og dynamisk samarbejde med de kommunale misbrugscentre. 89

325 Indlæggelse og udskrivning I særlige situationer som hos f.eks. gravide misbrugere er der en særlig samarbejdsforpligtigelse med misbrugscentrene (se i øvrigt bilag 7). Ved mistanke om eller påvisning af psykotiske lidelser henvises til Psykiatrien. 90

326 Indlæggelse og udskrivning Aftale om mennesker med demens 91

327 Indlæggelse og udskrivning 11. Aftale om Mennesker med demens Det forudsættes, at både det primære og sekundære sundhedsvæsen følger de kliniske retningslinjer, der foreligger på området. Målgruppe Voksne med demens og voksne med mistanke om demens, herunder mild cognitiv impairment (MCI). Demens er en samlebetegnelse for mange sygdomme som f.eks. Alzheimers sygdom, vaskulær demens, Lewy body demens og frontotemporal demens. Aftalen skal desuden tage højde for, at der er målgrupper, der kan udvikle demens som f.eks.: Borgere med apoplexi, ældre borgere med første gangs depression, borgere med Downs Syndrom, borgere med et stort alkoholforbrug og borgere med Parkinsons Sygdom. Borgere henvist til udredning for demens Mistanken om demens rejses ofte af personer i patientens nærmiljø. Det kan f.eks. dreje sig om pårørende, kommunale forebyggelses- eller kommunale omsorgspersoner eller alment praktiserende læge. Såfremt en borger er kendt af kommunen, og der er mistanke om demens, kan en demensfaglig medarbejder fra kommunen efter at have fået borgerens samtykke foretage en adfærds- og funktionsundersøgelse. Informationen skal videregives til egen læge, når patienten henvises til udredning for demens hos denne. Efter den primære demensudredning bør de fleste borgere henvises til en tværspecialiseret udredning for demens. Stratificering af patienterne Demensudredning Den primære demensudredning varetages af almen praksis. Det vil her være en fordel at inddrage de pårørende, der ofte sidder inde med oplysninger, som patienten ikke selv er i stand til at give. Udredningen skal foregå efter DSAM s (Dansk Selskab for Almen Medicin) retningslinjer. Egen læge kan med fordel inddrage den kommunale demenskonsulent i udredningen i forbindelse med at lave en adfærds- og funktionsvurdering. Efter at den primære udredning er sket, skal patienten henvises til tværspecialiseret udredning med henblik på endelig fastlæggelse af diagnosen og iværksættelse af eventuel medicinsk behandling. Ved iværksættelse af behandling med antidemensmedicin søger speciallægen om individuelt tilskud til medicinsk behandling i Lægemiddelstyrelsen. Tre specialer én indgang Den tværspecialiserede udredning foregår i geriatrien, psykiatrien og neurologien. For at demensudredningen skal foregå optimalt, er det nødvendigt, at der er et tæt samarbejde mellem de tre specialer, som det i vid udstrækning også sker i dag. Det foreslås, at de tre specialer afholder fælles konferencer evt. som videokonferencer i det omfang, det er muligt. De tre specialer skal i et samarbejde visitere patienterne til de respektive specialer ud fra faglige kriterier og ikke ud fra et alderskriterium. Der skal oprettes én postkasse i henholdsvis nord og 92

328 syd 6, så praktiserende læge eller andre ikke selv skal tage stilling til i hvilket regi, det er mest hensigtsmæssigt, at patienten bliver udredt og behandlet. Det gælder både for førstegangshenvisninger og ved senere henvisninger. Oplysninger ved henvisning til sygehus Henvisningen skal indeholde følgende oplysninger: Resume af aktuelle sygehistorie, inkl. varigheden Oplysninger om tidligere somatisk og psykisk sygdom Beskrivelse af de intellektuelle funktioner eller dysfunktioner Blodprøvesvar Fast medicin Alkoholforbrug Svar på evt. CT-scanning Resultat af MMSE7 eller lignende test og eventuel urskive-test Forslag til diagnose Kontaktoplysninger på nærmeste pårørende Oplysning om der er foretaget en vurdering af, om patienten er egnet til at køre bil, såfremt patienten har et kørekort Indlæggelse og udskrivning Opfølgning af patienten i almen praksis Når den specifikke diagnose er stillet, og patienten evt. er sat i medicinsk behandling, kan patienten afsluttes til opfølgning i almen praksis. Den medicinske og sociale opfølgning skal foregå efter de retningslinjer, der er opstillet i DSAM s vejledning. Opfølgningen kræver et tæt samarbejde mellem især almen praksis og kommune, men også med det sekundære sundhedsvæsen, hvis patienten følges her. Ændring i den medicinske behandling for demens bør ske i samråd med den ordinerende afdeling. Individuelt tilskud til medicinsk behandling med antidemens medicin skal fornys hver 15. måned i Lægemiddelstyrelsen. Almen praksis skal sørge for fornyet ansøgning hver 15. måned. Kommunen én indgang Visitationsenheden er indgangen til kommunen. Visitationsenheden har ansvaret for at videreformidle kontakt til demenskonsulenten 8, når det drejer sig om henvendelser vedr. demensproblematikker. Det er demenskonsulentens 9 ansvar at sikre formidling af alle forhold, herunder kommunikation om borgere med demens i kommunen. Demenskonsulenten medvirker ved opsporing, udredning, opfølgning og etablering af tilbud til den demente. Det er desuden demenskonsulentens opgave at skabe kontakt til den demente, når demenskonsulenten via egen læge eller sygehus får kendskab til, at der ved undersøgelse af borgeren er mistanke om eller stillet diagnosen demens. 6 Man kan her med fordel udvide to eksisterende elektroniske postkasser til at omfatte hele den henholdsvis sydlige og nordlige del af regionen. 7 MMSE = Mini Mental State Examination: Screeningstest for moderat demens. Kan aldrig stå alene. 8 Demenskonsulent betegner i aftalen både personer, der er uddannet som demenskoordinatorer efter den gamle ordning med en uddannelse på 175 timer, og den nyere uddannelse som demenskonsulent. En etårig uddannelse på 27 ECT point svarende til 750 undervisningstimer. 9 Nogle kommuner vil have uddelegeret nogle af demenskonsulentens opgaver til hjemmesygeplejen eller til en privat leverandør. 93

329 Indlæggelse og udskrivning Kommunikation Udover de oplysninger, som der er aftalt generelt, skal der ved kommunikation mellem parterne gives oplysning om følgende: Oplysninger om navn og telefonnummer på nærmeste pårørende, såfremt man har disse oplysninger. Indlæggelse og udskrivning af syge borgere med demens Det drejer sig her om borgere, der bliver indlagt med demens eller med mistanke om demens som hoved- eller bidiagnose på en somatisk eller psykiatrisk afdeling. Pårørende bør så vidt muligt inddrages. Det bør tilstræbes, at der skabes en tæt kontakt mellem de professionelle i sekundær og primær sektor også i forhold til udfører leddet, så begge parter aktivt arbejder for, at man opnår et koordineret og sammenhængende indlæggelses- og udskrivningsforløb. Kommunikation mellem kommune og sygehus Hvis en borger med demens bliver indlagt, skal kommunen medsende eller inden 24 timer give oplysning om navn og telefonnummer på nærmeste pårørende, såfremt man har disse oplysninger, og på eventuel kommunal kontaktperson. Kommunen skal gøre opmærksom på, hvis der er specielle forhold i forhold til f.eks. kommunikation med den demente borger eller pleje af denne, der kan have betydning for behandling eller pleje af patienten under indlæggelsen Sygehuset skal inden 24 timer oplyse kommunen om, hvem der er patientens kontaktperson/kontaktpersoner. Ved udskrivningen af en person med demens, skal der efter indhentning af samtykke fra patienten, tages kontakt til visitationsenheden samt til den kommunale demenskonsulent. De pårørende skal informeres om diagnosen samt om, at der er taget kontakt til den kommunale visitationsenhed og den kommunale demenskonsulent. Ved afholdelse af plankonference med fremmøde, skal der være deltagelse af den kommunale kontaktperson fra udfører leddet. Sygehuset skal sende genoptræningsplan på demente patienter i samme grad som for andre patienter. Selv om patienten ikke har træningspotentiale under indlæggelsen kan potentialet opstå, når patienten kommer hjem i vante rammer. Kommunikation mellem almen praksis og sygehus Såfremt det er en førstegangsindlæggelse, hvor almen praksis medvirker ved indlæggelsen, skal der på indlæggelsessedlen anføres de ting på henvisningen, som er beskrevet under 2. Såfremt det drejer sig om en genindlæggelse eller genhenvisning, skal almen praksis give oplysninger om udviklingen af sygdommen, siden patienten blev afsluttet fra sygehuset. Ved udskrivning skal egen læge informeres, om der er taget kontakt til den kommunale demenskonsulent med angivelse af, hvem denne eventuelt er samt om, hvilken information de pårørende har fået. Kommunikation mellem almen praksis og kommune Ved opfølgende hjemmebesøg eller konsultation i øvrigt vil det være hensigtsmæssigt, at almen praksis inddrager en relevant kommunal kontaktperson. 94

330 Indlæggelser og udskrivning hvor der rejses mistanke om demens Det drejer som om borgere, der bliver indlagt af andre årsager end demens, hvor det under indlæggelsen viser sig, at borgeren måske har en udiagnosticeret demenssygdom. Patienter med demens bliver mere konfuse under indlæggelse, hvorfor det er vigtigt, at der er fokus på, at mennesker med demens er indlagt så kortvarigt som muligt. Kommunikation mellem kommune og sygehus Såfremt patienten er kendt af kommunen, skal kommunen medsende eller inden 24 timer give oplysning om navn og telefonnummer på nærmeste pårørende, såfremt kommunen har oplysning om og om den kommunale kontaktperson. Indlæggelse og udskrivning Sygehuset skal inden 24 timer oplyse kommunen om, hvem der er patientens kontaktperson/kontaktpersoner. Ved udskrivningen af en patient, hvor der er mistanke om demens, og som ikke er kendt af kommunen, skal der efter indhentning af samtykke fra patienten, tages kontakt til visitationsenheden. Visitationsenheden skal informere den kommunale demenskonsulent om, at sygehuset har udskrevet en patient, hvor der er mistanke om, at vedkommende er dement. De pårørende skal informeres om mistanken om demens samt om, at der er taget kontakt til kommunen. Ved afholdelse af planlægningskonference afholdt som videokonference eller konference ved fremmøde, skal den kommunale kontaktperson fra udfører leddet deltage. Kommunikation mellem almen praksis og sygehus I udskrivningsbrevet til praktiserende læge skal der på mistanke om demens anføres, at denne skal tage initiativ til udredning for demens, såfremt det fortsat skønnes nødvendigt, når patienten er blevet udskrevet. Praktiserende læge skal desuden informeres om, om der er taget kontakt til kommunen med henblik på, at Visitationsenheden skal informere den kommunale demenskonsulent om, at der er rejst mistanke om, at patienten er dement. Egen læge skal desuden informeres om, hvilken information de pårørende har fået. Kommunikation mellem almen praksis og kommune Efter indhentning af samtykke fra patienten informeres kommunen om, om patienten får foretaget primær demensudredning i almen praksis samt om resultatet af denne. 95

331 Indlæggelse og udskrivning 12. Kommissorium for afklaringsudvalg - indsatsområdet Indlæggelse og udskrivning Baggrund Indsatsområde 1 vedr. indlæggelse og udskrivning er omfattende, og der kan løbende være uoverensstemmelser i forhold til tolkning af aftalens ordlyd. Formål Formålet er på en ubureaukratisk måde at løse fortolkningsspørgsmål i aftalen, så der kan skabes en ensartet fortolkning af ordlyden tværsektorielt i hele regionen, samt at sikre at en fortolkning af aftalen sikrer et smidigt og godt samarbejde på tværs af sektorerne til gavn for patienterne. Organisation Afklaringsudvalget består af en kommunal og en regional repræsentant, der er udpeget af Den Administrative Styregruppe for Sundhedsaftaler. Opgaver Udvalget opgaver er: I samarbejdets ånd at træffe beslutning om fortolkning af aftalen i de tilfælde, hvor der af brugere af systemet bliver stillet spørgsmål vedr. fortolkning af ordlyden i aftalen. At sikre, at beslutninger truffet i udvalget bliver formidlet til de tre samarbejdsparter. Hvis der er lovgivning, officielle vejledninger m.m. der regulerer området, skal udvalget tage udgangspunkt heri. 96

332 1. Inddragelse af samarbejdsparterne i forbindelse med indlæggelsesforløb Procedure ved indlæggelse når patienten modtager kommunale ydelser Hvor sygehuset enten har viden om eller en formodning om, at patienten får ydelser i kommunen, starter kommunikationen mellem sygehus og kommune allerede ved indlæggelsen i forbindelse med at regionen fremsender et indlæggelsesadvis til kommunen. Kommunen vil alene kunne modtage adviset, hvis der ydes sygedagpenge, hjemmepleje eller andre ydelser efter lov om social service til patienten. På anmodning fra kommunen fremsendes adviset pr. fax, hvis det ikke er teknisk muligt at fremsende adviset elektronisk. Det er vigtigt, at sygehuset allerede ved indlæggelsen vurderer, om det drejer sig om en kompliceret eller ukompliceret indlæggelse. Mennesker med sindslidelser Såfremt borgeren modtager sygdomsrelevante ydelser, videregiver kommunen relevante og tilgængelige oplysninger hurtigst muligt. Såfremt patienten ikke tidligere har været i kontakt med det kommunale system, eller patienten ikke kan give oplysning om, hvem der er dennes kommunale kontaktperson, skal kommunikation med kommunen ske via visitationsudvalget eller lignende, og videreformidling af kontakten sker herigennem. Politik og retningslinje vedr. samarbejdet med de pårørende udleveres på opfordring Procedure for komplicerede indlæggelse når patienten modtager kommunale ydelser: I situationer hvor kommune/praktiserede læge/politi gennem længere tid har forsøgt indlæggelse orienterer kommunen når indlæggelse er effektueret, om tidligere tiltag og nødvendighed for behandling og kommende tiltag aftales. Der må under sygehusopholdet ikke skabes forventning hos patienten eller dennes pårørende om konkrete kommunale ydelser, som patienten ikke er blevet visiteret til eller har fået bevilget af kommunen. Procedure for udskrivelse Ukompliceret udskrivelse Ved udskrivelser, hvor patienten udskrives til eget hjem eller botilbud og til den samme hjælp som før indlæggelsen eller med få mindre justeringer, kan planlægning af udskrivelsen ske via en telefon eller ved indkaldelse til konference mellem en af patientens primærbehandlere på sygehuset og patientens kommunale tovholder efter, at sygehuset har været i dialog med patienten. Kommunen skal kontaktes inden kl , hvis patienten udskrives næste dag Kompliceret udskrivelse Planlægningskonference Ved et kompliceret patientforløb, hvor sygehuset vurderer, at der er sket en væsentlig ændring i behovet for kommunale ydelser, skal der hurtigt efter indlæggelsen aftales en planlægnings- 97

333 Mennesker med sindslidelser konference mellem repræsentanter fra sygehus, kommune, patienten og hvis patienten ønsker det eventuelle pårørende. Formålet med planlægningskonferencen er at indlede en dialog mellem patient, sygehus og kommune med henblik på fremtidig støtte og/eller behov. Allerede på Planlægningskonferencen orienteres kommunerne om den forventede indlæggelsestid, det vil sige hvornår patienten forventes at være færdigbehandlet og på baggrund heraf aftales den videre procedure, herunder tidspunktet for afholdelse af udskrivningskonference. Udgangspunktet er at patienten ikke er indlagt i længere tid end nødvendigt Udskrivningskonference Det forudsættes at de personer, der deltager fra kommunernes side, er relevante personer fra Myndigheden, der har indgående kendskab til borgeren. Patienten og eventuelle pårørende tilbydes at deltage i konferencen og er med i beslutningsprocessen. Dette gælder for børn og voksne. Mindreårige børns deltagelse beror på en konkret vurdering Koordinering Det er sygehusets ansvar at varetage koordineringen i forhold til planlægnings- og evt. udskrivningskonferencer. Kommunen skal inddrages senest 3 hverdage før afholdelse af udskrivningskonferencen. For at skabe et hensigtsmæssigt patientforløb som ikke forlænges unødigt, på grund af at parterne ikke kan mødes, anbefales at sygehuse og kommuner har 2-3 faste mødetider pr. uge som reserveres til planlægningskonferencer og udskrivningskonferencer. Det anbefales, at der anvendes IT teknologi som videokonferencer, hvis det er hensigtsmæssigt. Begge parter er forpligtiget til at sikre, at man dagligt er tilgængelige for den anden part, således at der kan indkaldes til møde. Det kan være via mail eller telefon. Hvis kommunen ikke kan deltage inden 3 hverdage, kan sygehuset melde patienten færdigbehandlet til den dato, som er anført som forventet udskrivningsdato. Udskrivningskonference skal afholdes senest 5 dage før forventet udskrivning. Ved konferencen oplyses den forventede dato for udskrivning af patienten, Viser det sig, at patienten alligevel ikke er klar til udskrivning på denne dato skal sygehuset oplyse kommunen herom, ændre patientens status i registreringssystemet samt meddele en fornyet forventet udskrivningsdato til kommunen hurtigst muligt. Fra behandlingspsykiatrien videregives oplysninger om de behov patienten vurderes at have efter udskrivning. Det er kommunen, der afgør, hvilke tilbud og foranstaltninger, der skal tilbydes en borger efter udskrivning Yderligere udveksling af oplysninger i forbindelse med udskrivning Planlagte udskrivelser Hvis kommunen skal stå for medicineringen efter udskrivelsen, informerer regionen kommunen skriftligt om, hvilken medicin patienten skal have fremover, og om eventuel ambulant behandling. Patienten får udskrift af medicinstatus ved udskrivningen. Patienten får ved udskrivelsen medicin med, så det sikres, at der ikke opstår et slip i behandlingen ved udskrivelsen. 98

334 Ved udskrivning skal regionen sikre, at alle patienter (som kommunen skal levere ydelser til) får udleveret skriftlig oplysning om navn, telefonnummer og træffetider på den kommunale kontaktperson/tovholder Uvarslet udskrivelse Ved en uvarslet udskrivelse, skal helbredsoplysninger videregives til kommunen uden patientens/borgerens samtykke, såfremt den behandlingsansvarlige læge konkret vurderer, at dette er af væsentligt hensyn til patienten Kontakt til egen læge ved udskrivning Udskrivningsbrev med oplysninger til egen læge om indlæggelsesforløb, behandling, medicin samt oplysning om den videre plan og eventuelle foranstaltninger i kommunalt regi, skal være egen læge i hænde senest 3 hverdage efter udskrivningsdagen. Dette gælder både for planlagte og uvarslede udskrivelser. Hvis der umiddelbart er behov for kontakt til egen læge, skal kontakten formidles inden udskrivningen. I de særligt komplekse forløb skal egen læge sammen med kommunerne tilbydes at deltage i konference så tidligt som muligt i forløbet/umiddelbart efter indlæggelse. Mennesker med sindslidelser 3. Dobbeltdiagnosepatienter Koordinerede handleplaner og behandlingsplaner Dobbeltdiagnosepatienter skal tilbydes udarbejdelse af koordinerede kommunale handleplaner og regionale behandlingsplaner med det formål at skabe fælles mål i arbejdet med såvel behandlings- som handleplan. Ansvarlige kontaktpersoner for den regionale og kommunale indsats skal udpeges. I forbindelse med udskrivning skal patienten skriftligt have oplyst navn, telefonnummer og træffetider på den tovholder han/hun skal kontakte i kommunen. Tovholderen er den person i kommunen, der har det koordinerende ansvar for sagen, jf. afsnit Kommunal tovholder i særligt komplicerede sager. I forbindelse med koordineringen af handle- og behandlingsplaner skal den praktiserende læge være inddraget, således at denne i sin ageren over for patienten er bekendt med det fælles mål med planerne og kan støtte op om dette, jf. afsnit 3.2 Kontakt til egen læge. Inddragelsen skal som minimum ske ved skriftlig orientering ved kopi af handle- og behandlingsplan. Såfremt den praktiserende læge involveres i opgaver beskrevet i handle- og behandlingsplanerne, skal de involverede parter indgå en konkret aftale om formen på inddragelsen. I de tilfælde, hvor borgeren nægter at medvirke til at udarbejde en udskrivningsaftale, og det af overlægen skønnes nødvendigt, skal den behandlingsansvarlige overlæge udarbejde en koordinationsplan. Det skal noteres i journalen, at dette skøn er foretaget. Koordinationsplanen skal sendes til kommunen og den praktiserende læge. Kriminalforsorgen og politi modtager koordinationsplanen, hvis de er omfattet af denne. 4. Samarbejdet med Kriminalforsorgen Der skal tages initiativ til en kortlægning af det tværsektorielle samarbejde, hvor Kriminalforsorgen indgår. 2. Børne- og ungeområdet 1. Kommunens forpligtelser Når børn og unge ønskes henvist til børne- og ungdomspsykiatrien på grund af længerevarende forstyrrelser, som involverer barnets daginstitution, skole eller kommunale myndigheder sker 99

335 Mennesker med sindslidelser dette via en eller flere konkrete gennemgående personer (fx i form af et visitationsudvalg), som kommunen har bemyndiget til at handle og kvalitetssikre på kommunens vegne. Denne eller disse personer har et overblik over de relevante oplysninger i sagen herunder kommunens egne undersøgelser og erfaringer fra hidtidige støtteforanstaltninger. En påtænkt henvisning kan ved behov drøftes med visitationsgruppen ved børne- og ungdomspsykiatrien. Henvisningen udarbejdes efter aftalte retningslinjer og vedlægges de relevante bilag. Kommunen er, efter en konkret vurdering af sagens karakter, forpligtet til at gennemføre en undersøgelse og herudfra udarbejde en helhedsorienteret handleplan. Kommunen kvitterer for modtagelsen af de modtagne informationer/anbefalinger fra børne- og ungdomspsykiatrien senest 6 hverdage efter modtagelsen. Såfremt der fortsat finder behandling sted holder kommunen den børne- og ungdomspsykiatriske afdeling orienteret om den sociale handleplan - herunder trufne afgørelser og iværksatte foranstaltninger. Denne orientering kræver samtykke. Under fortsat behandling i børne- ungdomspsykiatrien skal kommunen orienteres løbende. Er en kommune blevet orienteret af børne- og ungdomspsykiatrien om selvskadende adfærd eller selvmordsrisiko, påhviler det kommunen at foretage den socialfaglige undersøgelse og at iværksætte de nødvendige støtteforanstaltninger. 2. Sygehusets forpligtelser Børne- og ungdomspsykiatrien skal inddrage kommunen så tidligt som muligt, når det vurderes, at barnet/den unge har særlige behov for kommunale ydelser - også selvom den psykiatriske udredning endnu ikke er færdig. Børne- og ungdomspsykiatrien skal, når det er relevant, orientere kommunen i form af en redegørelse af barnets/den unges behov og må ikke fremsætte krav eller ønske om et specifikt kommunalt tilbud. Den udvidede ret til undersøgelse og behandling indebærer, at regionen skal oplyse familien om dato og sted for undersøgelse eller behandling senest 8 hverdage efter at henvisningen er modtaget. Såfremt regionen ikke kan tilbyde undersøgelse og/eller efterfølgende behandling inden for 2 måneder er regionen forpligtet til at tilbyde at henvise patienten til et andet sygehus, klinik m.v., som på forhånd har indgået aftale med regionerne (aftalesygehus). Såfremt familien vælger at benytte et aftalesygehus er regionen forpligtet til at oplyse den henvisende instans (kommunen, den praktiserende læge o.a.) om dette, således at den henvisende instans kan sikre opfølgning i forhold til barnet/den unge. Under forudsætning af samtykke fra patienten/forældrene, skal regionen desuden underrette kommunen om særlige forhold, der kan berettige patienten til råd og vejledning efter serviceloven, når dette skønnes nødvendigt ud fra de foreliggende oplysninger fra henvisningen. Når børn og unge udfører alvorlige selvmordsforsøg, skal en børne- og ungdomspsykiater altid vurdere, om der fortsat er risiko for selvskadende adfærd, og om der er en psykiatrisk årsag til selvmordsforsøget. Er der tale om behandlingskrævende sygdom behandles denne i Børne- og ungdomspsykiatrien. Kommunen og praktiserende læge skal underrettes når et barn/ung under 18 har været indlagt som følge af selvmordsforsøg, stofpsykoser og anden alvorlig selvskadende adfærd uanset om barnet/den unge er i behandling i Børne- og ungdomspsykiatrien eller om barnet/den unge er udskrevet. 100

336 3. Praktiserende læges og speciallæges forpligtelser Praktiserende læger og speciallæger har mulighed for at henvise direkte, men kan hensigtsmæssigt benytte kommunens visitationsudvalg eller lignende ved ønske om børne- og ungdomspsykiatrisk bistand til børn og unge, når dette skønnes relevant. Herved sikres den bedste koordination mellem de involverede parter. 4. Fælles forpligtelser Henvisninger til Børne- og ungdomspsykiatrien bør foregå på en måde, der sikrer en samlet god ressourceanvendelse og samtidigt sikrer borgerne det rigtige tilbud så hurtigt som muligt. Kommunen såvel som børne- og ungdomspsykiatrien skal medvirke til, at en helhedsorienteret handleplan udarbejdes og gennemføres, når dette er relevant. Handleplanen skal udarbejdes uden forsinkelse. Har en kommune eller praktiserende læge behov for at kontakte børne- og ungdomspsykiatrien akut, kan de lokale distriktsambulatorier besvare henvendelser i åbningstiden. Uden for ambulatoriernes åbningstid kan akutte henvendelser rettes til psykiatriens skadestuer i Roskilde, Vordingborg og Slagelse. Mennesker med sindslidelser 3. Indsatsen over for raske børn med psykisk syge forældre 1. Sygehusets forpligtelser Ved kontakt med en psykisk syg person har personalet pligt til at undersøge, om den pågældende person har børn i hjemmet. Personalet skal notere i journalen, at sagen er undersøgt og beskrive den konkrete situation. Såfremt det skønnes, at der er børn i hjemmet, der har særlige behov, har personalet på afdelingen pligt til at underrette kommunen og notere i journalen, at underretningen er sket. Børn, der har mindst en forælder med en diagnosticeret sindslidelse, skal tilbydes familiesamtale med henblik på vurdering af specialiseret pårørendeindsats. Indsatsen består i, at der på børneniveau, bliver talt om sindslidelsen, samt hvordan familien påvirkes. Familierne tilbydes familiesamtale eller individuel børnesamtale. Derudover etableres børne- og ungegrupper på ad hoc-basis, hvor formålet er, at børnene får viden om psykisk sygdom og en forståelse for, hvad det betyder at have en psykisk syg forælder. Dette tilbud er sidestillet med andre pårørendetilbud og skal gives for at støtte børnene i deres rolle som børn i en familie, der kan være ramt af kaos. Sengeafsnittene har udarbejdet retningslinjer for besøg af børn på voksenpsykiatrisk afdeling, således at børnene kan besøge deres forælder på en forsvarlig og hensigtsmæssig måde. Når patienter henvender sig i skadestuen, indlægges eller påbegynder ambulant behandling, skal medarbejderne være opmærksomme på, om der er børn i familien og hvordan der bliver taget vare på deres omsorg. Kommunen skal underrettes, hvis der er formodning om, at barnet har et udækket behov for støtte. De nærmere procedurer er beskrevet i intern retningslinje. Når behandlingspsykiatrien modtager henvendelser fra kommunen, skal dette noteres i patientens journal, herunder skal oplysning om navnet på patientens kontaktperson noteres. 2. Kommunens forpligtelser 101

337 Mennesker med sindslidelser Kommunerne skal sikre en vurdering af behov for en særlig indsats i familier, hvor der er en forælder med sindslidelse. Indsatsen kan være både forebyggende og/eller akut. Kommunen er jf. Serviceloven forpligtet til at foretage en undersøgelse af familiens forhold, hvis der indkommer oplysninger, der peger i retning af, at der er behov for støtte. Kommunen er ligeledes forpligtet til at iværksætte en foranstaltning over for barnet/den unge, hvis det skønnes nødvendigt herunder fx befordring til deltagelse i familiegrupper eller lignende. Kommunen skal udpege en tovholder, der skal formidle og sikre kontakten mellem de forskellige kommunale forvaltninger og behandlingspsykiatrien. Kommunen har initiativpligt i forhold til at iværksætte indsatsen over for børnene. Hvis kommunen modtager underretning fra regionen om, at et barn eller en ung kan have behov for særlig støtte, skal kommunen inden 6 dage sende en bekræftelse for modtagelsen til afsenderen af underretningen. 3. Almen praktiserende læges og speciallæge De praktiserende læger og speciallæger har en vigtig opgave i forhold til opsporing af børn med psykisk syge forældre. Får lægen kendskab til eller mistanke om, at et barn eller en ung under 18 år udsættes for vanrøgt eller nedværdigende behandling eller lever under forhold, der bringer dets sundhed eller udvikling i fare, har lægen pligt til at underrette kommunen. 4. Fælles forpligtigelser I fyrtårnsprojektet Små børn af psykisk syge som løber indtil udgangen af 2012 er nøgleordene forebyggelse og tidlig indsats overfor de ramte familier. Målgruppen er børn fra 0 6 år, hvis ene eller begge forældre har været i kontakt med en eller flere af parterne i det tværsektorielle samarbejde. Udover at sikre et tværfagligt og tværsektorielt samarbejde er de primære mål, at etablere nye og alderssvarende tilbud til børnene og deres forældre, at udbrede kendskabet til allerede eksisterende tilbud samt at sikre uddannelse af relevante medarbejdere. Det indgår i projektbeskrivelsen, at projektet løbende evalueres. Projektets resultater vil være tilgængelige bl.a. som inspiration for andre tværsektorielle projekter. 4. Information samt koordination af samarbejdet 1. Formidling af oplysninger mellem de relevante aktører i forbindelse med indlæggelse 1.1. Kommunal tovholder i særligt komplicerede sager Kommunikation mellem sygehus og kommune foregår via patientens primærbehandler på sygehuset og via patientens/borgerens kommunale tovholder. Borgeren med komplekse problemstillinger og modtager af flere kommunale ydelser fra forskellige forvaltninger skal have udpeget en kommunal tovholder med koordinationsansvar. En tovholder er den person i kommunen, der har det koordinerende ansvar for sagen. Tovholderen skal sikre, at borgeren og samarbejdsparter får en vej ind i kommunen, og samtidig holde et overblik over sagen til gavn for borgeren og samarbejdspartnere. 102

338 Navn, telefonnummer og træffetider på den kommunale tovholder oplyses til patienten/borgeren og noteres i den kommunale journal. Endvidere noteres det i den kommunale journal, hvem der er patientens/borgerens primærbehandler på sygehuset. Kommunen udleverer desuden kontaktoplysninger om tovholderen til psykiatrien og praktiserende læge (samt pårørende på B&U-området). I sager hvor det er relevant, vurderer kommunen, om der skal indkaldes demenskoordinator Primærbehandler i sygehusregi Under indlæggelse får patienten tilknyttet en eller flere primærbehandlere, som er ansvarlige for kommunikationen mellem patienten, pårørende, kommunen samt andre samarbejdsparter. Patienten oplyses både mundtligt og skriftligt om navn, telefonnummer og træffetider på primærbehandler på sygehuset samt hvad ordningen indebærer. Oplysninger om primærbehandler noteres i sygehusjournalen. For de patienter, som har brug for kommunale ydelser, noteres det i sygehusjournalen, hvem der er den kommunale tovholder. Mennesker med sindslidelser Primærbehandlerne spiller en vigtig rolle i samspillet mellem kommunen, regionen og borgeren, og sikrer, at der altid er én ansvarlig til at varetage borgerens sag bedst muligt. Ved overdragelse af en sag fra en instans til en anden er primærbehandleren ansvarlig for, at forløbet sker optimalt, således at borgeren/patienten ikke oplever, at han/hun tabes undervejs. Når kommunen har akut behov for at komme i kontakt med sygehuset og ikke kender borgerens/patientens primærbehandler, sker kontakten via den psykiatriske skadestue. 2. Tilgængelighed for dialog og spørgsmål fra patienten samt pårørende 2.1. Gensidig forpligtigelse Dialogen med patienten samt ved samtykke også de pårørende foregår som hovedregel både på sygehus og i kommunen via den primærbehandler/tovholder, som patienten/borgeren har fået tilknyttet. Patienten/borgeren skal have oplysning om, hvem primærbehandleren/tovholderen er samt, hvordan han/hun kommer i kontakt med primærbehandleren/tovholderen (se afsnit 3.1). I psykiatrien varetages primærbehandlerens opgaver af den udpegede primærbehandler. Psykiatriens kontaktperson/den kommunale tovholder har desuden en forpligtigelse til at informere patienten samt ved samtykke evt. pårørende/netværk om undersøgelses- og behandlingsforløb samt om andre relevante forhold. 3. Gensidig overordnet information i det tværsektorielle samarbejde Alle parter i det tværsektorielle samarbejde skal medvirke til at sikre, at samarbejdsparterne er orienteret om forhold der kan have betydning for samarbejdet, fx organisationsændringer, nye tilbud samt ændringer af kapaciteten. Orienteringen sker på møder i samarbejdsstrukturen på sundhedsaftaleområdet, ved nyhedsbreve o.l. Parterne er forpligtiget til at sikre, at alle relevante medarbejdere har kendskab til Sundhedsaftalen. Et væsentligt fælles fokusområde er at arbejde for forståelse for hinandens opgaver, vilkår og rammer. Behovet for at styrke det tværsektorielle samarbejde mellem direkte samarbejdsparter (fx den enkelte kommune og en behandlingsenhed) overvejes lokalt. 103

339 Mennesker med sindslidelser 5. Kontaktoplysninger Kontaktoplysninger for den enkelte kommune kan findes på Kommunale kontaktsteder 104

340 1. Procedure for hjemmebesøg i forbindelse med udskrivning udarbejdet af Regional Faglig Udviklings- og Følgegruppe vedr. Træning (RFUF3) og Regional Faglig Udviklings- og Følgegruppe vedr. Hjælpemidler (RFUF4) I forbindelse med planlægning af udskrivelse af patient med konstateret funktionsnedsættelse i forhold til før indlæggelsen kan foretages hjemmebesøg med henblik på vurdering af patientens behov for hjælpemidler/boligændringer. Ifølge Sundhedsaftale på træningsområdet er hjemmebesøg i forbindelse med udskrivning kommunens ansvarsområde. Det er aftalt at tilrettelæggelse af hjemmebesøg foregår ved dialog og samarbejde. Træning Sygehusafdelingen kontakter kommunens visitation via advis eller fax med henblik på gennemførelse af hjemmebesøg med ovennævnte begrundelse og en kort beskrivelse af det aktuelle funktionsniveau. Kommunen kontakter herefter sygehus afdelingen med henblik på en dialog og nærmere planlægning af eventuelt hjemmebesøg, indeholdende evt. ledsager, sygehuspersonale deltagelse, tid og sted for besøg osv. Sygehus afdelingen bestiller transport. Hvis det aftales at sygehuspersonale deltager i hjemmebesøget registreres hjemmebesøget med SKS-kode og der udløses takst. Kommunen er ansvarlig for hjemmebesøget og afholder dette senest 3 hverdage efter modtagelse af henvendelsen. Patienten har orlov fra sygehusafdelingen, mens hjemmebesøget foretages, og kommunen har ansvaret for patienten under orloven. Sygehuset betaler for kørsel til og fra hjemmet i forbindelse med hjemmebesøget. Senest 24 timer efter besøget kontakter kommunen sygehus afdelingen med henblik på dialog vedrørende det videre forløb herunder hjælpemidler og ændringer i boligen. Patienten udskrives som beskrevet i Sundhedsaftale om udskrivningsforløb. Godkendt af adm. Styregruppe vedr. sundhedsaftaler 8. oktober

341 2. Vejledning om kontaktpersonordning Træning Vejledning om kontaktordning vedr. genoptræning i Region Sjælland Formålet med en kontaktpersonordning for genoptræning er at sikre et kontinuerligt genoptræningsforløb for patienter, som ændrer deres tilknytning fra et sygehus til genoptræningsmæssig tilknytning til evt. et nyt sygehus eller til kommunal genoptræning. Ved usikkerhed om omkring genoptræningen kan patienten henvende sig til sin kontaktperson vedr. genoptræning på sygehuset eller i kommunen, hvorefter kontaktpersonen hjælper til afklaring i fællesskab. Patienten informeres på sygehuset via patientens genoptræningsplan om kontaktpersonordningen vedr. genoptræning. I genoptræningsplanen står navn og telefonnummer på patientens kontaktperson vedr. genoptræningen på sygehuset samt et telefonnummer til det kontaktsted vedr. genoptræning i kommunen, som genoptræningsplanen skal sendes til. Ved første henvendelse fra kommunen til patienten modtager patienten navn og telefonnummer på sin kommunale kontaktperson vedr. genoptræning. Gældende fra 1. februar 2008 RFUF3 Den Regionale Faglige Udviklings- og Følgegruppe vedr. sundhedsaftaler på træningsområdet. 3. Kommissorium for afklaringsudvalg for akutte specifikke tvivlstilfælde vedr. genoptræning Afklaringsudvalg for akutte specifikke tvivlstilfælde vedrørende genoptræning Baggrund Uanset hvor bredt sundhedsaftalerne laves, vil der kontinuerligt opstå nye grænseområder der skal laves aftaler på. Formålet med udvalget er at sikre, at opståede tvivlstilfælde ikke går ud over patienter. Udvalgets opgaver: Udvalget skal, i samarbejdets ånd, hurtigt træffe beslutninger vedrørende tvivlstilfælde, der fremkommer vedrørende det sammenhængende og meningsfulde genoptræningsforløb. Beslutningerne træffes med baggrund i gældende lov og med afsæt i diverse vejledninger og bekendtgørelser. Besluttet på møde den 8. januar 2007 i den Administrative Styregruppe vedr. Sundhedsaftaler. 106

342 1. Afklaringsskema Ansvar og arbejdsfordeling for apparatur / behandlingsredskaber, hjælpemidler og boligindretninger. Hvem Hvem leverer vurderer Regionen Kommunen Borgeren 1. Kommunen 1.1. Hjælpemidler til varigt brug Kommunen Kommunen 1.2. Boligindretninger til varigt brug Kommunen Kommunen 1.3. APV hjælpemidler til brug for kommunens ansatte Kommunen Kommunen 2. Skadestuen 2.1. Hjælpemidler, som led i fortsat behandling og for ikke at forringe iværksat behandling 3. Ambulant behandling 3.1. Hjælpemidler, som led i fortsat behandling og for ikke at forringe iværksat behandling 3.2. Apparatur / Behandlingsredskaber til ikke varigt brug Sygehuset Sygehuset Sygehuset Sygehuset Sygehuset Sygehuset 4. Offentlig sygehusbehandling 4.1. Hjælpemidler, som led i fortsat behandling for ikke at forringe iværksat behandling Når borgerens behov for hjælpemidler ændrer sig Sygehuset Sygehuset i takt med almindelig genoptræning Kommunen Kommunen 4.2. Apparatur / Behandlingsredskaber Sygehuset Sygehuset 4.3. Hjælpemidler til brug for almindelig genoptræning Kommunen Kommunen 4.4. Hjælpemidler til brug for specialiseret Sygehuset Sygehuset genoptræning 4.5. Hjælpemidler til midlertidigt brug før forundersøgelse Egen læge Borgeren Behandlingsredskaber og hjælpemidler 5. Alment praktiserende læger 5.1 Hjælpemidler som led i fortsat behandling. Egen læge Borgeren 5.2. Behandlingsredskaber eks. forbindsstoffer, katetre og tilhørende poser til ikke varigt brug: - Første behandling egen læge udleverer Egen læge Egen læge - Efterfølgende brug Borgeren 6. Speciallæger 6.1. Hjælpemidler, som led i fortsat behandling og for ikke at forringe iværksat behandling 6.2. Apparatur / Behandlingsredskaber til ikke varigt brug speciallægen udleverer Speciallægen Speciallægen Speciallægen Speciallægen 7. Privathospitaler og klinikker 7.1 Hjælpemidler som led i fortsat behandling og for ikke at forringe iværksat behandling 7.2. Apparatur / Behandlingsredskaber privathospitalet udleverer 7.3. Hjælpemidler til brug for almindelig genoptræning 7.4. Hjælpemidler til brug for specialiseret genoptræning 7.5. Hjælpemidler og Apparatur / Behandlingsredskaber til sygdomme som ikke udføres på offentlige sygehuse Privathospital Privathospital Kommunen Sygehuset Privathospital Sygehuset Sygehuset Sygehuset Kommunen Borgeren 107

343 Ad 1. Kommunen 1.1. Hjælpemidler til varigt brug Hjælpemidlet skal i væsentlig grad kunne afhjælpe de varige følger af den nedsatte funktionsevne og i væsentlig grad lette den daglige tilværelse i hjemmet. Behandlingsredskaber og hjælpemidler Ad 2. Skadestuen 2.1. Hjælpemidler, som led i fortsat behandling og for ikke at forringe iværksat behandling. Patienten skal have udleveret de hjælpemidler, der er et fagligt vurderet behov for. Det vil dreje sig om hjælpemidler i en midlertidig periode f.eks. albuestokke. Ad 3. Ambulant behandling 3.1. Hjælpemidler, som led i fortsat behandling og for ikke at forringe iværksat behandling. Patienten skal have udleveret de hjælpemidler, der er et fagligt vurderet behov for. Det vil dreje sig om hjælpemidler i en midlertidig periode. Der er udarbejdet liste over Standardhjælpemidler, som sygehusene udlåner til borgeren. Se Bilag Apparatur / Behandlingsredskaber til ikke varigt brug. Patienten skal have udleveret nødvendige behandlingsredskaber og apparatur, som der er et fagligt vurderet behov for i en midlertidig periode. Det kan f.eks. dreje sig om engangsskinner, bandager, orthoser og blodtryksmålere. Ad 4. Offentlig sygehusbehandling 4.1. Hjælpemidler, som led i fortsat behandling og for ikke at forringe iværksat behandling. Patienten skal have udleveret de standardhjælpemidler, der er et fagligt vurderet behov for, for at kunne klare sig i hjemmet. Det vil dreje sig om hjælpemidler i en midlertidig periode. Hvis patienter behandles på sygehuse udenfor Regionen Sjælland, er det det for borgeren lokale sygehus, som har ansvaret for udlevering af standardhjælpemidler. Hjælpemidler til denne kategori patienter udlånes på baggrund af en skriftlig henvendelse fra den rekvirerende instans. Der er udarbejdet liste over Standardhjælpemidler, som sygehusene udlåner til borgeren, Se BILAG Når borgerens behov for hjælpemidler ændrer sig i takt med almindelig genoptræning. Borgeren får fra sygehuset udleveret de standardhjælpemidler, der fagligt vurderet er behov for til brug i en midlertidig periode, for at kunne klare sig i hjemmet. Under den almindelige genoptræning i kommunen kan borgerens funktionsevne ændre sig sådan, at der er brug for andre typer hjælpemidler i den midlertidige periode. Da kommunen har ansvaret for almindelig genoptræning og løbende har mulighed for at vurdere borgerens funktionsevne, har kommunen også ansvar for at foretage udskiftning i borgerens hjælpemidler i den midlertidige periode, træningsforløbet varer. Behovet for hjælpemidler kan ændre sig flere gange i løbet af et træningsforløb. Det drejer sig om hjælpemidler, som letter borgerens daglige tilværelse i hjemmet, i den midlertidige periode funktionsnedsættelsen varer. F.eks.: Borgeren udskrives fra sygehuset med bade-toiletstol til brug i hjemmet. Borgeren trænes og funktionsevnen ændrer sig sådan, at borgeren ikke længere har brug for en bade-toiletstol, men i stedet for en badetaburet. I stedet for at sygehuset nu skulle ombytte disse hjælpemidler, som borgeren midlertidigt har brug for, udlåner kommunen nu badetaburet til borgeren Apparatur / Behandlingsredskaber til varigt brug. Borgere som behandles på sygehus ordineres de relevante behandlingsredskaber og apparatur. 108

344 Apparatur / behandlingsredskaber henhører under de enkelte specialer, og udleveres til patienter, som er under kontrol af sygehuset. Ansvaret for udlån varetages af de enkelte afdelinger på sygehuset. Der er i BILAG 2 udarbejdet Oversigt for apparatur og behandlingsredskaber, som er eksempler på, hvad sygehuset efter et fagligt vurderet behov, sender med patienten hjem: Sygehus i midlertidig periode: Når patienten har været til forundersøgelse leverer sygehuset f. eks. inkontinensprodukter med hjem indtil operationen er foretaget og behandlingen afsluttet Hjælpemidler til brug for almindelig genoptræning Til borgere, som efter sygehusbehandling har behov for genoptræning, udarbejdes en genoptræningsplan. Sygehusets genoptræningsplan beskriver borgerens funktionsevne. Kommunen er ansvarlig for borgerens genoptræning og udlån af de nødvendige hjælpemidler til brug for træningen Hjælpemidler til brug for specialiseret genoptræning Til patienter, der som led i sygehusbehandlingen har behov for specialiseret genoptræning, udlåner sygehuset de nødvendige hjælpemidler til brug for træningen. Sygehuset er ansvarlig for specialiseret genoptræning Hjælpemidler til brug før forundersøgelse Borgeren henvises til selv at købe eller leje hjælpemidler i perioden frem til forundersøgelsen på sygehuset. Sygehuset har endnu ikke vurderet patientens funktionsnedsættelse og har ikke lovhjemmel for at stille hjælpemidler til rådighed. Kommunen har ikke lovgivningsmæssig hjemmel til at udlevere hjælpemidler til brug i en midlertidig periode. Efter patienten har haft 1. sygehuskontakt (ambulant eller forundersøgelse), vurderer sygehuset patientens behov og sikrer hjælpemidler. Ad 5. Alment praktiserende læger Hjælpemidler som led i fortsat behandling Borgere, som behandles hos egen læge og som efterfølgende har brug for et hjælpemiddel i en midlertidig periode, skal selv afholde udgiften til hjælpemidlet. F. eks. albuestokke i forbindelse med en forstuvet fod. Behandlingsredskaber og hjælpemidler Begrundelsen er, at alment praktiserende læger i henhold til overenskomsten med Danske regioner og Praktiserende Læger Organisation ikke er forpligtet til at udlevere hjælpemidler i en midlertidig periode. Kommunerne har ikke lovhjemmel i serviceloven til at bevilge hjælpemidler til brug i en midlertidig periode Behandlingsredskaber eks. forbindsstoffer, katetre og tilhørende poser til ikke varigt brug. Borgere som behandles hos egen læge og som led i behandlingen har brug for et behandlingsredskab i en midlertidig periode, skal selv afholde udgiften til behandlingsredskabet. F. eks. forbindsstoffer, katetre, tilhørende kateterposer. Undtagelse: Ved første behandling hos egen læge, udleverer lægen behandlingsredskabet. Efterfølgende udskiftning og tilbehør til behandlingsredskabet er borgerens egen udgift. Begrundelsen er, at alment praktiserende læger i henhold til overenskomsten med Regionen ikke er forpligtet til at udlevere behandlingsredskaber i en midlertidig periode. Kommunerne har ikke lovhjemmel i serviceloven til at bevilge hjælpemidler i en midlertidig periode. Ad 6. Speciallæger 6.1. Hjælpemidler, som led i fortsat behandling, og for ikke at forringe iværksat behandling speciallægen udleverer. I henhold til overenskomsten om speciallægehjælp, som indgås mellem Danske Regioner og Foreningen af Speciallæger, kan speciallæger efter nærmere fastsatte retningslinier ordinere hjælpemidler på 109

345 regionens regning. Disse retningslinier fremgår af regler under hvert enkelt speciale i overenskomstens specielle del, og reguleres løbende i 3 aftaler mellem region og speciallæger Apparatur / Behandlingsredskaber til ikke varigt brug speciallægen udleverer. Som 6.1. Behandlingsredskaber og hjælpemidler Ad 7. Privathospitaler og klinikker Der skal af behandlingsstedet gives en klar formidling til borgerne om rettigheder vedr. hjælpemidler, genoptræning, transport m.v. i forbindelse med behandling på privathospital Hjælpemidler som led i fortsat behandling, og for ikke at forringe iværksat behandling. Patienten skal have udleveret de hjælpemidler der er et fagligt vurderet behov for, for at kunne klare sig i hjemmet. Det vil dreje sig om hjælpemidler i en midlertidig periode. Privathospitalet/klinikken vurderer behovet og har ansvar for, at borgeren får stillet hjælpemidler til rådighed i en midlertidig periode. Privathospitalet/klinikken kan udlevere hjælpemidler i en midlertidig periode. Hvis ikke privathospitalet/klinikken har mulighed for dette, skal privathospitalet/klinikken kontakte borgerens lokale sygehus, som stiller hjælpemidler eks. kørestol og toiletforhøjer til rådighed for borgeren i en midlertidig periode. Der skelnes ikke mellem borgere som selv betaler for behandling eller borgere på ventetidsgarantiordning. Hjælpemidler stilles dog kun til rådighed for behandlinger, som udbydes i offentligt regi Apparatur / Behandlingsredskaber privathospitalet udleverer Borgere som behandles på privathospitaler og klinikker ordineres de relevante behandlingsredskaber og apparatur. Lokalsygehuset faktureres for behandlingsredskaber, som ikke kan genanvendes. Privathospitalet/klinikken kan evt. forud for behandling rekvirere mindre behandlingsredskaber og apparatur på lokalsygehuset Hjælpemidler til brug for almindelig genoptræning Til borgere, som behandles på privathospitaler og klinikker indenfor ventetidsgarantien, og som har behov for genoptræning udarbejder privathospitalet/klinikken en genoptræningsplan. Kommunen er ansvarlig for borgerens genoptræning og udlån af de nødvendige hjælpemidler til brug for træningen. Til borgere, som selv betaler for behandling på privathospital/klinik, og som har behov for genoptræning, udarbejdes en genoptræningsplan via borgerens lokale sygehus. Lokalsygehusets genoptræningsplan beskriver borgerens funktionsevne. Kommunen er ansvarlig for borgerens genoptræning og udlån af de nødvendige hjælpemidler til brug for træningen Hjælpemidler til brug for specialiseret genoptræning Til patienter, der som led i behandlingen på privathospital/klinik har behov for specialiseret genoptræning, udlåner lokal sygehuset de nødvendige hjælpemidler til brug for træningen. Lokalsygehuset er ansvarlig for specialiseret genoptræning til borgeren Hjælpemidler og apparatur / behandlingsredskabet til sygdomme som ikke udføres på offentlige sygehuse. Borgere, som bliver behandlet på privathospital/klinik, og som får foretaget en behandling, der ikke udføres på offentlige sygehuse, skal selv betale for behandlingen og for hjælpemidler, apparatur / behandlingsredskaber m.v. i forbindelse med denne. 110

346 2. Apparatur/behandlingsredskaber til varigt brug fra sygehus Apparatur og behandlingsredskaber, der udlånes til varigt brug fra sygehus Nedenstående er en oversigt for apparatur og behandlingsredskaber, som er eksempler på, hvad sygehuset efter et fagligt vurderet behov, sender med patienten hjem: Bandager og orthoser * Blodtryksmålere i forbindelse med udredning Enuresisalarmer HOLTER-apparatur til monitorering af hjerterytme Ice Ross (hvis det ikke bliver protesebruger) Ilt Infusionspumper til smertebehandling Inhalationsapparater (bl.a. porta neb) Insulinpumper, herunder slanger, batterier og kanyler. Teststrimler til varigt brug er en kommunal udgift. Køleskab til opbevaring af mad til hjemmeparenteral ernæring (SM afgørelse ) PEP-masker og PEP-fløjter til lungebehandling Spacer til lungebehandling Respirator til hjemmebrug med slanger (incl. rengøring og sterilt vand) Skinner (engangs) Søvnapnøapparatur og masker TNS-apparater til smertebehandling Transportable sug Trachestomi, nødvendige plejeartikler og remedier Udstyr til hjemmedialyse, herunder dropstativ Udstyr til katerisation Udstyr til sondeernæring (dråbetæller, slanger, dropstativ) Vekseltrykmadras (før og efter tryksårsoperation) Vakuumpumpe til sårbehandling Knopkanyle til sårpleje. Behandlingsredskaber og hjælpemidler Sygehus i midlertidig periode: Når patienten har været til forundersøgelse leverer sygehuset f. eks. inkontinensprodukter med hjem indtil operationen er foretaget og behandlingen afsluttet. * Når bandager og orthoser ikke længere anvendes som led i den behandling, som sygehuset har iværksat, men har funktion som et varigt hjælpemiddel, er hjælpemidlet kommunens forpligtigelse. Eks. Dropfodsskinne. Note: Det bemærkes at oversigten ikke udtømmende, at der løbende vil komme nyt apparatur og behandlingsredskaber til. 111

347 3. Udlevering af hjælpemidler i en midlertidig periode fra sygehus Behandlingsredskaber og hjælpemidler Udlån af hjælpemidler i en midlertidig periode (fra sygehus). Udlevering Patienten udskrives altid med de hjælpemidler, der er et fagligt vurderet behov for, at patienten skal bruge i en midlertidig periode. Sygehuset fastsætter en udlånsperiode, der primært vil være på op til 3 måneder, og som kan forlænges ved fortsat midlertidigt behov. Hjælpemidler sendes med patienten hjem ved udskrivelsen. De standardhjælpemidler, som findes på sygehusenes hjælpemiddeldepoter er som minimum følgende: Albuestokke Badebænke Bækkenstole med og uden hjul Dørtrins udlignere Eleverbare hovedgærder, eldrevent og manuelt Gangstativer Gangborde, høje ( Talerstole ) Glidebrætter Gribetænger Kurve til gangstativ Kørestole Læsestativer, gulv Ramper, bærbare Rollator Sengeklodser, forhøjer hhv. 7 og 10 cm og medeklodser 7 cm. Skohorn, lange Strømpepåtagere Toiletforhøjer, fritstående / toiletkrans Returnering af hjælpemidler Patienten er forpligtet til primært selv at returnere hjælpemidlerne efter endt brug. Patienten kan aflevere hjælpemidlerne på det lokale sygehus i Region Sjælland. Returnering af større hjælpemidler aftales individuelt med udlåneren. Leveringstid for store standardhjælpemidler Sygehuset sørger for levering af hjælpemidler, som ikke kan være med i transporten af borgeren hjem f.eks. senge og bækkenstole. Hjælpemidlerne skal leveres i patientens hjem samme dag, som patienten udskrives. 112

348 4. Udlån af hjælpemidler fra kommunen til varigt brug i forbindelse med udskrivelse (herunder arbejdsredskaber for kommunalt ansatte). Udlevering Normal leveringstid og standardhjælpemidler, der er lagervarer Kommunerne skal indenfor angivne tidsfrister kunne levere de hjælpemidler, som en borger har brug for: 3 hverdage fra bestillingen af et standardhjælpemiddel på lageret (f.eks. bestilt tirsdag kl udføres fredag). Udbringning minimum 2 gange ugentligt. Standardhjælpemiddel som er lagervarer i kommunen, er som minimum følgende: Toilet- og badestol Toiletforhøjer med armlæn Albuestok Gangbuk Rollator Standardkørestol til transport Glidestykke til forflytninger Personløfter Sejl til personløfter Sengebord Trykaflastende pude Trykaflastende madras Plejeseng med standardmadras Forhøjer klodser Løs/flytbar rampe til kørestol Behandlingsredskaber og hjælpemidler Akut leveringstid for standardhjælpemidler, der er lagervarer Indenfor max. 5 timer ved bestilling inden kl på alle hverdage. Ved bestilling efter kl på alle hverdage, den førstkommende hverdag, om formiddagen. Hjælpemidler, som kan leveres akut er ovennævnte liste vedr. standardhjælpemidler. Udenfor normal åbningstid sikrer kommunen, at der er mulighed for at rekvirere de mest nødvendige hjælpemidler. Dette akutberedskab sikrer, at borgeren kan få hjælp i uforudsigelige situationer. Note: Nogle borgere har i forbindelse med varig funktionsnedsættelse behov for individuelt tilpassede hjælpemidler. Disse er ikke omfattet af ovenstående leveringsfrister. Der skal aftales procedure for dette i den kommende periode. 113

349 5. Rammer for samarbejde og dialog Behandlingsredskaber og hjælpemidler Samarbejde og dialog sikrer systematisk og rettidig afklaring af patientens behov for behandlingsredskaber, hjælpemidler samt evt. boligændringer og foregår på følgende måde: Ukompliceret forløb, hvor borgere ikke har behov for ydelser fra kommunen: Hjælpemidler er udelukkende et mellemværende mellem sygehuset og patienten. Praktiserende læge orienteres i udskrivningsbrev om patientens behandlingsforløb. Ukompliceret forløb, hvor borgeren får ydelser fra kommunen. I forbindelse med planlægning af udskrivelse skal patientens kontaktperson på sygehuset kontakte den kommunale visitator, og sammen planlægges udskrivelsen, herunder patientens behov for hjælpemidler/behandlingsredskaber Hvis indlæggelsen varer over et døgn skal sygehuset tage kontakt til visitationsenheden så tidligt som muligt i tidsrummet senest dagen før udskrivning og aftale patientens behov for hjælpemidler. Patienten kan herefter udskrives næste dag Komplicerede udskrivningsforløb. Planlægningskonference afholdes senest 5 hverdage før forventet udskrivelse. Repræsentanter fra sygehus, primær sektor, patient og evt. pårørende deltager. (se værktøjskassen afsnit 6. Planlægningskonference under Indlæggelse og Udskrivning. Under planlægningskonferencen drøftes patientens behov for behandlingsredskaber, hjælpemidler og evt. boligændringer. Sygehuset skal informere kommunen tilstrækkeligt til, at kommunen kan træffe beslutning om behov for et kommunalt hjemmebesøg før udskrivningen. Et hjemmebesøg kan ikke have opsættende virkning for, hvornår patienten erklæres færdigbehandlet. Hjemmebesøg Ved planlægning af udskrivelse af patient med væsentlige ændringer i funktionsniveauet i forhold til før indlæggelsen kan der foretages hjemmebesøg. Hjemmebesøget har til formål at vurdere patientens behov for hjælpemidler og boligændringer. Ifølge Sundhedsaftalen på træningsområdet er hjemmebesøg i forbindelse med udskrivning kommunens ansvarsområde. Der er udarbejdet Procedure for hjemmebesøg i forbindelse med udskrivning. Se værktøjskassen afsnit 1 under Træning Der er ikke tale om et hjemmebesøg, hvis sygehuset skifter behandlingsredskaber/ hjælpemidler i hjemmet. Praktisk samarbejde i dagligdagen Hvis sygehuset eller kommunen bliver opmærksom på, at borgerens hjælpemidler, apparatur eller behandlingsredskaber ikke fungerer efter hensigten, og man ikke umiddelbart kan hjælpe borgeren med at få det til at fungere, kontaktes udlåneren. Den myndighed, der først kender borgerens problem handler på dette, så borgeren oplever et sammenhængende forløb. Efterfølgende afklares uenighed og evt. økonomisk afregning. Borgeren er selv ansvarlig for at aflevere lånte hjælpemidler og apparatur/behandlingsredskaber tilbage til sygehuset. I særlige tilfælde f.eks. ved ingen pårørende eller dødsfald, og hvor kommunen i forvejen ombytter eller afhenter hjælpemidler udlånt af sygehuset, kan kommunen være behjælpelig med at returnere hjælpemidlet til sygehuset. 114

350 God praksis for sagsbehandling vedr. kropsbårne hjælpemidler. Sundhedsaftalen vedr. hjælpemidler har til formål at sætte borgeren i centrum og sikre en god praksis med en hurtigt og effektivt sagsgang mellem sygehus og kommune. Kommunen bevilger kropsbårne hjælpemidler til borgere, der har en varig funktionsnedsættelse. Kommunerne har brug for oplysninger om borgerens funktionsniveau hurtigst muligt under indlæggelse eller umiddelbart efter udskrivelse fra sygehus. De generelle oplysninger, som kommunen har brug for fra sygehuset er: Borgerens funktionsniveau. Beskrivelse af borgerens behov for hjælpemidler, herunder om behovet er varigt. Ansøgning om hjælpemidler med kravs specifikation (ingen produkt angivelse, men gerne information om, hvad der har været benyttet på sygehuset). Samtykke fra borgeren ved med underskrift på ansøgningen om hjælpemidler, der udfyldes af sygehuset. Yderligere oplysninger om patienten fås: Sygehus, afdeling og evt. behandlende læge. De mest almindelige områder for bevilling af kropsbårne hjælpemidler i kommunerne er: stomi, kateter og diabetes. I forbindelse med udskrivning fra Sygehuset er det god praksis, at sygehuset udleverer stomi-, kateter- og diabetesprodukter til brug for 3 hverdage, for at sikre en god udskrivelse. God praksis for sygehusets udlån af hjælpemidler Et hjælpemiddel til brug i en midlertidig periode er kendetegnet ved at være tildelt patienten/borgeren i et behandlingsforløb, i ventetiden fra forundersøgelse på sygehus indtil en operation eller som led i genoptræning efter operation/behandling på sygehus. Behandlingsredskaber og hjælpemidler Sygehuset fastsætter en udlånsperiode, der primært vil være på op til 3 måneder, og som kan forlænges ved fortsat midlertidigt behov. Ved ophør af udlånsfrist, sender sygehuset en 1. rykker til patient/borger, om at aflevere hjælpemidlet. Såfremt patienten stadig har et behov for at låne hjælpemidlet midlertidigt, kan sygehuset efter en individuel vurdering forlænge udlånet. Kriterierne for forlængelse af udlån af hjælpemidler til brug i en midlertidig periode kan for eksempel være: Komplicerede forløb efter operation eller brud og i tilfælde af reoperation. I tvivlstilfælde skal løsningen findes i dialog mellem sygehus og kommune. Der henvises i øvrigt til selve aftaleteksten for indsatsområdet Behandlingsredskaber og hjælpemidler. Kontaktpersoner i kommunerne findes på sundheds.dk, Kommunale kontaktsteder 115

351 1. Handling indenfor fokusområderne a. Sundheds- og Forebyggelsestilbud Sundhedsfremme og forebyggelse Handlinger Regionen De somatiske sygehuse og psykiatrien tilbyder individuel eller gruppebaseret sygdomsspecifik patientuddannelse til indlagte eller ambulante patienter og pårørende efter nærmere aftale på diagnoseniveau. Sygehusenes sundhedspersonale kender til SOFT på sundhed.dk og identificerer patienter med behov for sundhedsfremme- og forebyggelsestilbud og motiverer disse til at deltage ved relevante forebyggelsestilbud. Regionen opretter og vedligeholder den overordnede struktur for SOFT, som sundheds- og forebyggelsestilbuddene kan lægges ind i på sundhed.dk. Regionen er ansvarlig for, at sygehusenes tilbud ligger på sundhed.dk og opdateres. Regionens sundhedsfremmende og forebyggende tilbud er tilgængelige for patienter på internettet. Praktiserende læger De praktiserende læger holder sig underrettet om sundheds- og forebyggelsestilbud på sundhed.dk og guider patienter til relevante tilbud i den kommunale, regionale eller private sektor. Kommune Kommunen etablerer sundhedsfremmende og forebyggende indsatser, der primært er rettet mod de væsentligste risikofaktorer i forhold til de otte folkesygdomme. Disse indsatser baseres på lokale data, som blandt andet er på baggrund af den tilbagevendende sundhedsprofil foretaget af regionen hvert 4. år. Der kan tilbydes indsatser på KRAM-området, i forhold til at leve med kronisk sygdom samt diagnosespecifikke patientuddannelser i henhold til forløbsprogrammer. Kommunen lægger oplysninger om alle sine sundheds- og forebyggelsestilbud ud på SOFT på sundhed.dk og holder disse opdateret så sundhedsprofessionelle let kan finde den enkelte kommunes borgerrettede tilbud. Oplysninger om kommunens sundhedsfremmende og forebyggende tilbud er tilgængelige for borgere på kommunens hjemmeside samt eventuelt via andre medier. Arbejdsdeling vedrørende indsatser i forhold til Kost, Rygning, Alkohol og Motion (KRAM) Region Alle indlagte patienters ernæringstilstand vurderes ved ernæringsscreening. Alle patienter (skadestuen undtaget) vurderes med henblik på at identificere patienter med risikofaktorer som følge af Kost, Rygning, Alkohol og manglende Motion. Børn af voksne med alkoholproblemer identificeres med henblik på vurdering af, om der skal iværksættes særlige initiativer. (Se frivillig sundhedsaftale om mennesker med misbrug) 116

352 Børn af psykisk syge identificeres med henblik på vurdering af, om der skal iværksættes særlige initiativer (Se under indsatsområde: Mennesker med sindslidelse) Alle gravide screenes vedrørende alkoholforbrug Alle patienter der vurderes at være i risiko for udvikling af dårligt helbred som følge af dårlig kost, rygning, alkohol eller manglende motion informeres om konsekvenser af uhensigtsmæssig levevis og indflydelsen på sygdom og behandling. Under indlæggelse kan patienter i risiko for udvikling af dårligt helbred som følge af dårlig kost, rygning, alkohol eller manglende motion tilbydes: Afklarende samtaler om motivation for rygestop. Støtte i forbindelse med røgfri indlæggelse herunder tilbud om nikotinsubstitution. Motivation til rygestopkurser enten under indlæggelse eller i privat og kommunalt regi. Motivation til kommunens eller privates tilbud om relevante indsatser i forbindelse med KRAM-faktorerne. Kostvejledning til patienter under indlæggelse i de tilfælde, hvor overvægt og eller undervægt har afgørende betydning for forestående behandling af patientens sygdom. Der er ansat diætister på sygehusene. Inaktive patienter motiveres til at finde motionsaktiviteter de kan lide, så de kan forbedre deres fysik og helbred. Relevant materiale om alkoholens og røgens skadelige virkninger udleveres til patienter i risikogruppen i forbindelse med operation. Pjece om fysisk aktivitet under og efter indlæggelse udleveres til alle patienter i risikogruppen ved indlæggelse. Regionen er ansvarlig for størstedelen af den patientrettede forebyggelse. Praktiserende læger Den praktiserende læge identificerer sundhedsrisiko og herefter motiverer/henviser patienter i risikogruppen til KRAM-tilbud i kommunen eller i privat regi. Den praktiserende læge identificerer sundhedsrisiko i forbindelse med børneundersøgelser og handler overfor risikofamilier (herunder passiv rygning og forældre med alkoholproblemer). Sundhedsfremme og forebyggelse Kommune Sundhedsplejen, den kommunale tandpleje, hjemmesygepleje mm. identificerer risikoadfærd samt yder rådgivning og vejledning med henblik på forebyggelse. Kommunen tilbyder alle sundhedsfremme- og forebyggelsestilbud omkring rygning og alkohol og kan tilbyde indsatser vedrørende kost og motion. Kommunens sundheds- og forebyggelsestilbud lægges ud på SOFT på sundhed.dk og kommunens hjemmeside samt kan mangfoldiggøres igennem andre relevante medier. Kommunen er ansvarlige for den borgerrettede og dele af den patientrettede forebyggelse og sundhedsfremme. b. Lighed i sundhed Handlinger Regionen Sygehusene sikrer en særlig formidlingsindsats i forbindelse med behandlingstilbud og forløb til borgere med få personlige ressourcer. Sygehusene tager udgangspunkt i den enkelte patients personlige og netværksmæssige ressourcer ved udskrivelse til almen praksis og kommunale tilbud. 117

353 Sygehusene har fokus på at understøtte motivation til en egenomsorg hos de borgere, der har størst behov for dette. Praktiserende læge Praktiserende læger holder sig orienterede om kommunernes sundhedsfremmetilbud, der understøtter egenomsorg og netværksdannelse, samt henviser socialt og sundhedsmæssigt udsatte borgere til disse. Praktiserende læger rådgiver, med afsæt i erfarede kliniske behov, kommunen om relevante indsatser målrettet grupper af borgere med få personlige ressourcer. Sundhedsfremme og forebyggelse Kommune Kommunen etablerer let tilgængelige sundhedstilbud som også sygehuse og praktiserende læger kan henvise til/anbefale. Kommunen etablerer sundhedsfremmende tilbud baseret på nyeste viden og evidens på området Lighed i Sundhed (Se bilag: Eksempler på kommunale sundhedsindsatser med lighedsperspektiv). Kommunen har fokus på særlig formidling af og rekruttering til sundhedsfremmeaktiviteter i socialt belastede miljøer. Kommunale aktører har fokus på tidlig opsporing af sundhedsrisici hos borgere og handler på disse risici med konkrete tilbud eller henvisning. Kommunale tilbud skal være tilpasset borgernes behov, funktionsniveau og personlige overskud. Kommunale indsatser til socialt udsatte bør være netværksskabende. c. Børn og unge Handlinger Region I sager med særlige behov, i ambulant regi eller under indlæggelse, skal medarbejdere, der er forankret i sygehusregi (jordmødre, børnelæger og andet sygehuspersonale), tage initiativ til at koordinere indsatsen indtil kommunen tager over (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). Sundhedspersonale har skærpet underretningspligt og skal underrette kommunen ved mistanke om, at der er børn eller unge, der har behov for omsorg og støtte (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). Medarbejdere på fødesteder opretter og medgiver barslende kvinder barnets bog til opsamling og udveksling af informationer mellem alle fagpersoner hos de tre aftaleparter, der er i kontakt med barnet, herunder også forældrene. Står for oprettelse af Familieambulatorium jf. gældende lovgivning og orienterer aftalepartnere om tilbuddet og henvisningsprocedure (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). Modtager henvisning fra praktiserende læge og tager stilling til, om behandling skal varetages på sygehus eller i Familieambulatoriet (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). Indkalder familien til undersøgelse samt forestår behandlingen i samarbejde med kommunale samarbejdspartnere og almen praksis. Ved mistanke om misbrug, hos den gravide eller i familien, henviser til behandling i Familieambulatoriet og underretter den kommunale enhed (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). Orienterer altid den kommunale sundhedstjeneste om barnets fødsel efter aftale med moderen. 118

354 Jordemoderen koordinerer efter behov sin og sundhedsplejerskens kontakt med familien efter hjemkomsten fx ved ambulante fødsler og hjemmefødsler. Ved udskrivelse efter fødsel medgives barslende familier kontaktinformationer til fødested, information om samt kontaktinformation på kommunens sundhedspleje, så umiddelbare problemstillinger imødekommes. Tilbyder en efterfødselssamtale med en jordmoder med henblik på at skabe en afslutning på graviditet og fødsel, således at hele forløbet kan bearbejdes. Spædbørnsfamilier tilbydes støtte, information og praktisk hjælp under indlæggelse, og udskrivelse koordineres med samarbejdspartnere. Er det på grund af medicinske, psykiske, eller sociale årsager aktuelt at drøfte, hvorvidt amning tilrådes eller frarådes, tages der stilling ud fra kvindens / familiens samlede situation og den givne vejledning kommunikeres videre til øvrige aftalepartnere på baggrund af forældrenes accept, så aftalepartnere på argumenteret grundlag kan støtte op om den anbefalede spædbarnsernæring. Kvinder med anden etnisk baggrund ammer ofte i kortere tid end etnisk danske kvinder og tilbydes derfor særlig støtte. Udveksling af relevante oplysninger mellem alle parter sker med samtykke fra forældrene eller værge. Praktiserende læge Tilbyder børn under den undervisningspligtige alder syv forebyggende helbredsundersøgelser ved alment praktiserende læge, heraf tre i barnets første leveår. Tilbyder vaccinationer mod visse sygdomme i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejleding. Indgår efter behov i et tværfagligt samarbejde med hjemmet og andre nøglepersoner i barnets miljø. Tilbyder børn og unge med særlige behov yderligere undersøgelser efter behov. Foretager underretning til kommunen ved mistanke om, at der er børn eller unge, der har behov for særlig omsorg og støtte (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). Varetager tovholderrollen, er den gennemgående sundhedsperson for den gravide og kan medvirke til, at der efter behov igangsættes ekstra foranstaltninger så tidligt som muligt. Opretter svangerskabsjournal ved første besøg mellem 6. og 10. svangerskabsuge. Udspørger systematisk alle gravide vedr. motionsvaner og deres forbrug af alkohol, tobak, medicin og euforiserende stoffer samt vejleder den gravide i henhold til gældende anbefalinger fra Sundhedsstyrelsen. Vurderer den gravides samlede situation også i forhold til, om der er misbrug i familien. Henviser gravide misbrugere til familieambulatoriet med angivelse af omfang af misbrug, den gravides sociale forhold samt andre forhold, der kan have betydning for den gravides samlede situation (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). Henviser gravide med svære psykiske lidelser, psykisk udviklingshæmning eller svære psykosociale problemstillinger til sygehus samt skriver en underretning til kommunen (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). Følger i samarbejde med sundhedsplejersken op på vejledning givet på fødestedet. Henviser til sundhedsplejersken ved problemer, der skyldes forhold, der ikke er af lægefaglig art men underretter selv til kommunens sociale myndighed, når der er grundlag herfor. Sundhedsfremme og forebyggelse 119

355 Undersøger barnet ved helbreds- eller trivselsmæssige problemer samt behandler og rådgiver familien ud fra en lægefaglig vurdering. Deltager i tværfaglige konferencer vedrørende mødre og familier med særlig psykosociale problemstillinger. Udveksling af relevante oplysninger mellem alle parter sker med samtykke fra forældrene eller værge. Sundhedsfremme og forebyggelse Kommune Børn og unge tilbydes ved sundhedsplejerske en generel sundhedsfremmende og sygdomsforebyggende indsats som fx: vejledning, oplysning, gruppeaktivitet mv. Børn og unge tilbydes funktionsundersøgelser ved sundhedsplejerske. Børn og unge med særlige behov tilbydes øget rådgivning og bistand eller yderligere undersøgelser ved sundhedsplejerske eller anden relevant fagperson. Børn og unge med særlige behov tilbydes en koordineret tværfaglig indsats. Kommunen har pligt til ved modtagelse af en underretning at undersøge barnet, den unges eller den gravides forhold (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). Indkalder efter behov til koordinerende møde, der afholdes med det formål at lægge en plan for det videre forløb. Mødedeltagerne er afhængigt af den aktuelle problemstilling, men kan være eks. sagsbehandler fra kommunen, forældre, sundhedsplejerske, praktiserende læge samt jordemoder. Udveksling af relevante oplysninger mellem alle parter sker efter gældende regler vedr. samtykke fra forældrene eller værge. Kommunale misbrugsenheder oplyser sygehuset om den aktuelle misbrugsbehandling samt centrale faktorer i misbrugshistorien. Ved mistanke om misbrug og efter aftale med den gravide gives oplysning til den praktiserende læge og Familieambulatoriet. Børn og unge i dagtilbud skal tilbydes bistand i form af generel rådgivning om børn og unges sundhed og trivsel. Børn og unge i dagtilbud skal tilbydes bistand i form af vejledning om sundhedstilstanden på institutionen, herunder oplysning om hygiejne. Børn og unge i dagtilbud skal tilbydes bistand i form af konkret rådgivning vedrørende de børn, som personalet finder, har særlige behov. Indsatsen for børn og unge med ophold i dag- eller døgninstitution, specialskole eller anbragt udenfor hjemmet skal koordineres med den bistand, der ydes fra de regionale / kommunale institutioner. Ved mistanke om misbrug henvises den gravide / familien til behandling i Familieambulatoriet og den kommunale enhed for misbrugsbehandling (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). Ved mistanke om misbrug i familien skal den enkelte medarbejder forsøge at afdække, om mistanken er begrundet og handler herefter (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). Sundhedspersonale har skærpet underretningspligt og ved mistanke om, at et barn eller en ung har behov for omsorg og støtte skal medarbejderen udarbejde underretning til den sociale myndighed i kommunen - fx om gravide med svære psykiske lidelser, psykisk udviklingshæmning eller svære psykosociale problemstillinger (Se sundhedsaftale omkring sårbare gravide og sårbare familier). d. Ældre Handlinger Region 120

356 Gennemfører systematisk udredning af alle faldpatienter, som kan udmønte sig i en individuel behandlings- og træningsplan og følges op af ambulant opfølgning. Deltager i videndeling via undervisning, faglig sparring og netværk mellem primær og sekundær sektor omkring især fald og demens. Primær demensudredning og tværspecialiseret udredning med henblik på endelig fastlæggelse af diagnosen og iværksættelse af eventuel medicinsk behandling. Ældre i risikogruppen screenes for d-vitamin-mangel (Se sundhedsstyrelsens anbefalinger). Information og observationer i forhold til D-vitamin-mangel overgives til kommune og praktiserende læge efter behov. Kliniske medarbejdere observerer generelt, om der hos borgere, der tager medicin (herunder håndkøbsmedicin), kan identificeres potentielle lægemiddelrelaterede problemer. Der gives ved behov vejledning og støtte for at reducere lægemiddelrelaterede problemer (herunder at borgeren tager sin medicin fuldstændigt, som lægen har ordineret). Desuden opspores ældre, som har sygdomme eller lidelser, som kan forebygges eller helbredes med lægemidler. Kliniske medarbejdere rådgiver om og anbefaler alle ældre medicinbrugere at gøre brug af muligheden for hvert år at få en medicingennemgang ved egen læge. Kliniske medarbejdere medvirker til, at der sker en koordineret forebyggelse af forhøjet blodtryk. Dette ved altid at tilbyde blodtryksmåling, når det er muligt. Kliniske medarbejdere giver på baggrund af forelæggende evidens vedr. blodtryk i deres daglige møde med ældre rådgivning og vejledning, som kan medvirke til at øge de ældres viden om, hvorvidt de har et normalt eller et forhøjet blodtryk samt hvilke konsekvenser forhøjet blodtryk kan have. Praktiserende læge Alle ældre medicinbrugere får hvert år tilbud om en medicingennemgang ved egen læge. Gennemfører en systematisk udredning af alle patienter der henvender sig i tilknytning fald. Deltager i videndeling via undervisning, faglig sparring og netværk mellem primær og sekundær sektor omkring fx medicin, fald og demens. Ældre i risikogruppen screenes for d-vitamin-mangel (jf sundhedsstyrelsens anbefalinger). De praktiserende læger kan foretage forebyggende hjemmebesøg. Formålet med besøget er, at opnå indsigt i den ældre ressource og funktionsevne. Der er fokus på begyndende sundhedsproblemer, medicinforbrug og de ældres daglige livssituation. Kliniske medarbejdere observerer generelt, om der hos borgere, der tager medicin (herunder håndkøbsmedicin), kan identificeres potentielle lægemiddelrelaterede problemer. Der gives ved behov vejledning og støtte for at reducere lægemiddelrelaterede problemer (herunder at borgeren tager sin medicin fuldstændigt, som lægen har ordineret). Desuden opspores ældre, som har sygdomme eller lidelser, som kan forebygges eller helbredes med lægemidler. Kliniske medarbejdere rådgiver om og anbefaler alle ældre medicinbrugere at gøre brug af muligheden for hvert år at få en medicingennemgang ved egen læge. Kliniske medarbejdere medvirker til, at der sker en koordineret forebyggelse af forhøjet blodtryk. Dette ved altid at tilbyde blodtryksmåling, når det er muligt, samt give rådgivning og vejledning om blodtryk og konsekvenserne af forhøjet blodtryk. Sundhedsfremme og forebyggelse Kommune Forebyggende (opsøgende) hjemmebesøg tilbydes til alle borgere over 75 år mindst 1 gang årligt. I disse kan indgå særlige temaer som beskrevet i sundhedsaftalen (fx fald, blodtryk, medicin, d-vitamin mv.) 121

357 Sundhedsfremme og forebyggelse Deltager i vidensdeling via undervisning, fagligsparring og netværk mellem primær og sekundær sektor omkring fx medicin, fald og demens. Gennemfører en systematisk udredning og registrering af alle borgere kommunen i tilknytning til fx i pleje- og handicaporganisationen der oplever fald. Samt udarbejder klare handleplaner for den faldforebyggende indsats samt procedurer for alt samarbejde vedr. faldforebyggelse. Medarbejdere i kontakt med ældre observerer, om der hos borgere, der tager medicin, kan identificeres lægemiddelrelaterede problemer (herunder at borgeren tager sin medicin fuldstændigt som lægen har ordineret). Borgeren vejledes og støttes, så lægemiddelrelaterede problemer reduceres, og der henvises til egen læge ved behov. Medarbejdere med autorisation hertil medvirker til at rådgive og vejlede i korrekt brug af håndkøbsmedicin, så forkert og misbrug heraf minimeres. Medarbejdere rådgiver om og anbefaler ældre medicinbrugere at gøre brug af muligheden for hvert år at få en medicingennemgang ved egen læge. Medarbejdere med rette kompetencer vedr. blodtryksmåling medvirker til, at der sker en koordineret forebyggelse af forhøjet blodtryk. Dette ved altid at tilbyde blodtryksmåling, når det er muligt samt rådgive og vejlede om blodtryk og konsekvenserne af forhøjet blodtryk. Medarbejdere der opsporer personer med højt og/eller ureguleret blodtryk henviser disse borgere til at opsøge egen læge med henblik på videre udredning og evt. behandling. e. Mennesker med kronisk sygdom Handlinger Sundhedsstyrelsen har i samarbejde med kommuner og regioner fra udviklet en generisk model for forløbsprogrammer. Et forløbsprogram beskriver den samlede tværfaglige, tværsektorielle og koordinerede sundhedsfaglige indsats for en given kronisk tilstand, der sikrer anvendelse af evidensbaserede anbefalinger for den sundhedsfaglige indsats, en præcis beskrivelse af opgavefordeling samt koordinering og kommunikation mellem alle involverede parter. Herudover beskriver et forløbsprogram kvalitetsmonitorering og implementering Forløbsprogrammet sigter på at opnå en høj kvalitet af indsatsen og patientsikkerhed i hele forløbet samt en hensigtsmæssig ressourceudnyttelse. Der lægges vægt på en systematisk proaktiv indsats, der forebygger, at sygdom udvikler sig, at akutte episoder og komplikationer opstår, og som har indbygget løbende kontrol af kvaliteten af forløbet. Programmet skal altså medvirke til på den ene side at sikre, at sundhedsvæsenet agerer proaktivt i forhold til borgere med kroniske lidelser. På den anden side skal der fokuseres mere på at understøtte borgere med kroniske sygdomme i at udøve egenomsorg og mestre livet med kronisk sygdom. Generelt På baggrund af anbefalingerne fra Sundhedsstyrelsen udarbejdes i samarbejde mellem kommuner, sygehuse og praktiserende læger forløbsprogram for patienter med KOL (lungesygdom), hjertesygdomme, diabetes, muskel-skeletsygdomme og skizofreni. Via sygehusenes henholdsvis kommunernes direkte deltagelse i udvikling af programmerne forventes, at de endelige forslag til program vil være et udtryk for en 122

358 fælles ønsket praksis. Programmet afspejler i udgangspunktet fællesnævnerne for gældende praksis. Implementeringsplanen, der er en del af de enkelte programmer, beskriver, hvordan alle over en konkret periode kan tilslutte sig programmet, så der kan tilbydes et ensartet tilbud til alle borgere i Region Sjælland. Forløbsprogrammer behandles i Den administrative styregruppe med henblik på anbefaling og implementering. Hvis et program vurderes at forudsætte et generelt serviceløft og dermed omkostninger forelægges programmet til politisk behandling i Sundhedskoordinationsudvalget. Region Medvirker til at klarlægge arbejdsdelingen i forhold til behandlings- og forebyggelsestilbud rettet mod borgere med kroniske sygdomme, som en del af udviklingen af forløbsprogrammerne Programmerne er implementeret inden udgangen af aftaleperioden Praktiserende læge Medvirker til at klarlægge praktiserende lægers behandlings- og forebyggelsestilbud til borgere med kroniske sygdomme. Programmerne er implementeret inden udgangen af aftaleperioden Kommune Medvirker til at klarlægge arbejdsdelingen i forhold til behandlings- og forebyggelsestilbud rettet mod borgere med kroniske sygdomme, som en del af udviklingen af forløbsprogrammerne Programmerne er implementeret inden udgangen af aftaleperioden f. Kræft Handlinger Realisering af anbefalingerne i Styrket indsats på kræftområdet et sundhedsfagligt oplæg 2010 vil kræve bred opbakning og støtte, også ressourcemæssigt fra beslutningstagere og de faglige miljøer, og det er nødvendigt, at der i perioden arbejdes med: Sundhedsfremme og forebyggelse At der primært foretages en prioritering af de forskellige anbefalinger, og at der udarbejdes en oversigt over, hvad der skal til for, at anbefalingerne kan omsættes i praksis, idet mange af forslagene vil kræve bl.a. betydelige investeringer, uddannelse af personale, ændring af undervisningsplaner og i nogle tilfælde også lovændringer At det tydeliggøres, hvilke anbefalinger, der umiddelbart kan omsættes i praksis og hvilke, der kræver en yderligere proces. At der udarbejdes kliniske retningslinjer snarest, derefter vil det være relevant at udarbejde nationale forløbsprogrammer At ressourcer til IT- understøttelse af forløbene og kommunikation på tværs prioriteres højt. 2. Eksempler på kommunale sundhedsindsatser med lighedsperspektiv Kommunale indsatser målrettet socialt udsatte indebærer næsten altid samarbejde på tværs af faglige forvaltningsområder. Indsatserne kan etableres som samarbejde mellem sundheds- og 123

359 arbejdsmarkedsforvaltning. Misbrugscentre og socialpsykiatri er ligeledes oplagte samarbejdspartnere mens sundhedspleje, tandpleje, børnesagsbehandlere, skoler og daginstitutioner er nøgleaktører i sundhedssamarbejder om socialt og sundhedsmæssigt udsatte børnefamilier. Der er først og fremmest evidens for strukturelle indsatsers effekt på ulighed i sundhed. Det betyder, at sundhedstilbud til socialt udsatte bør integreres i den eksisterende kommunale praksis, f.eks. i form af: Sundhedsfremme og forebyggelse Sundhedsfremmetilbud i aktiveringen af sygemeldte og kontanthjælpsmodtagere Sundhedsfremmeaktiviteter på socialpsykiatriske væresteder Fokus på formidling af relevante kommunale og foreningsbaserede tilbud til særlige målgrupper Rygning-, kost- og bevægelsespolitikker på skoler og daginstitutioner samt etablering af gratis skolesportstilbud Etablering af breddeidrætstilbud Forældreuddannelsestilbud Kommunalt tilbud til demente ægtefæller til syge patienter 124

360 1. Samarbejdet om UTH Uth Rapportering Uth rapporterestil Dansk Patientsikkerhedsdatabase (DPSD) Risikomanagerfunktionenmodtager besked fra DPSD om uth DPSD Analyse Handling Risikomanagerfunktionerne fra de involverede sektorer sammensætter analysegruppe og udarbejder handleplaner Risikomanagerfunktionen fra de involverede sektorer: -vurderer om det er en intern uth, der skal omvisiteres -vurderer sagens alvorlighed og iværksætter analyse på baggrund heraf -den risikomanagerfunktion der er sagsbehandler i databasen, skal til slut sørge for at indsende sagen til Sundhedsstyrelsen Sagsbehandlingen foretages ud fra relevant sektors gældende procedurer På grundlag af sagsbehandlingen iværksættes forebyggende tiltagefter accept af de involverede ledelser. Anonymiserede resuméer,resultater og initiativer formidles til Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe og andre interessenter. Parterne gør hinanden opmærksomme på, hvor der er et læringspotentiale og aftaler hensigtsmæssige analyser ud fra dette Opfølgning på utilsigtede hændelser Formidling Den tværsektorielle patientsikkerhedsgruppe orienteres løbendeom nye sager via mail. På møder drøftes sager af særlig interesse, og eventuelt foreslås nye analyser. Information formidles bredt til øvrige parter i sundhedsvæsenet mhp. læring. Der udarbejdes en årsrapport med statistik og analyse af mønstre og tendenser (anonymiseret) 125

361 126

362 Bilag: Notat af , rev , om konflikt mellem baneanlæg, adgang og plante-dyreliv Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 25. januar Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /10

363 Adgang og natur ved Nordvestbanens udvidelse i Lejre Kommune Lejre Kommune vil som hovedansvarlig for naturbeskyttelsen i Danmark fremsætte en række forslag i forbindelse med Nordvestbanens udvidelse, som efter vores mening, vil gavne naturen og friluftslivet og dermed leve op til statslige mål og krav i kommuneplanlægningen samt Countdown 2010-deklarationen om stop for tilbagegang i biodiversitet. Historik Lejre Kommunes borgmester, Flemming Jensen, har henvendt sig til transportministeren den 24. november 2008 vedrørende offentlighedens adgang til naturen i forbindelse med den planlagte udbygning af Nordvestbanen mellem Lejre og Vipperød med ekstra spor og hurtigere tog. Baggrunden er, at udvidelsen vil medføre nedlæggelse af en række vej- og stibroer, hvilket betyder, at planlagte stier og adgangsmuligheder bliver afbrudt, og dermed skabe en væsentlig forringelse af offentlighedens adgang til naturen. Trafikstyrelsen har i 2006 gennemført en VVM vurdering af projektet og har i den forbindelse foretaget en offentlig høring. Men retningslinjerne for rekreative stier i HUR's Regionplan 2005 er tilsyneladende blevet overset. Transportministeren har den 20. januar 2009 svaret Flemming Jensen, at der er mulighed for at fremkomme med synspunkter i forbindelse med udformningen af den detaljerede anlægslov, når den bliver aktuel. Kommuneplan 2009 Lejre Kommune har en vision om at udvikle sig til en attraktiv og moderne bo- og oplevelseskommune. Dette afspejler sig i forslaget til kommuneplan 2009, herunder bestræbelserne gennem 5 år på at få udpeget Nationalpark Roskilde-Lejre samt det igangværende projekt Skjoldungelandet, der har fået en bevilling på 9,5 mio. kr. til konkrete nationalpark-lignende projekter. Borgernes 1

364 adgang til det åbne land samt beskyttelse af natur- og kulturværdierne i kommunen tillægges stor betydning. Banestrækning mellem Lejre og Elverdamsdalen Konfliktpunkter mellem baneudvidelsen og offentlighedens adgang Det planlagte banespor skal mellem Vipperød og Hvalsø placeres nord for eksisterende spor, mens det mellem Hvalsø og Lejre lægges syd for. I det følgende redegøres for de skæringer, som omtales i ministeriets Miljøredegørelse side 38, idet der anvendes samme nummerering. Lejre Kommunes bemærkninger er skrevet i kursiv: 0. Den nuværende bro ved Bøgebakken er ikke omtalt hverken i Miljøredegørelsen eller i forslaget til anlægslov. Broen har forbindelse til en nyanlagt cykelsti et stykke syd for banen og udgør i øvrigt en meget vigtig forbindelse mellem Lejre by, Ledreborg Gods og Sagnlandet Lejre. Der bør derfor opføres en ny cykelbro over banen ved Bøgebakken som erstatning for den gamle bro. 1. Vejbroen ved Dellinge Mølle rives ned og erstattes med ny cykelbro. National cykelrute er planlagt til at krydse banen her. Administrationen har med tilfredshed konstateret, at der i modsætning til Miljøredegørelsen nu er planlagt en ny cykelbro, jf. regionplanens retningslinjer. 2. Banebro ved Kisserupvej og Hule Mølle rives ned, og en større bygges, og eksisterende vejforløb bevares. I den forbindelse er det vigtigt, at der skabes plads til eventuelle trafiksikre foranstaltninger, eksempelvis cykelstier samt tilslutning af regional sti i Skjoldungelandet. Desuden er der behov for foranstaltninger, der kan sikre bestanden af markfirben på de vejskrænter, der her vil blive påvirket af baneudvidelsen. 3. Vandløbsbro for Ledreborg Å ved Kisserupvej fjernes, og der bygges som faunapassage en ny og større underføring med banketter, se skitse næste side. Passagen bør dimensioneres til menneskers gående og cyklende færdsel. Forbindelsen indgår i Skjoldungelandets regionale sti mellem Ledreborg Gods og Oren Skov. Det bør vurderes, hvorledes offentlighedens færdsel her kan forenes med hensynet til dyrelivet i faunapassagen, som den er skitseret. 2

365 Såfremt denne løsning ikke kan gennemføres, bør forslag til Trafikministeriets ekspropriation i 1994 om anlæg af en privat fællesvej på sydsiden af banen bringes i spil. Forslaget indgik i ekspropriationsforretningen i 1994 i forbindelse med ministeriets nedlæggelse af overkørsler. Forslaget blev af forskellige årsager opgivet i Arbejdsarealet til det nye sporanlæg, der har samme linieføring som vejen fra 1994, bør reserveres til stiformål for dermed at sikre sammenhængen mellem Oren Skov og Ledreborg Gods. 4. Vandløbsbroen ved Kisserup Å nedrives, og der bygges en ny og større underføring med banketter. Underføringen bør dimensioneres til at kunne rumme en cykel- og vandresti. Det bør vurderes, hvorledes offentlighedens færdsel her kan forenes med hensynet til dyrelivet i faunapassagen, som den er skitseret. 5. Banebro over Bryggervej. Der bygges en ny banebro parallelt med eksisterende banebro over Bryggervej. Ingen bemærkninger. 6. Vejbro ved Krathuse rives ned. Broen kan på sigt blive en meget vigtig rekreativ stiforbindelse mellem Kisserup og det store grusgravsområde ved Hvalsø samt Hvalsøskovene. Når grusindvindingen afsluttes og graveområdet retableres, kan der her skabes et meget værdifuldt udflugtslandskab. Der bør derfor bygges en ny cykel- og gangbro. 7. Vejbroen ved Ravnsbjergvej rives ned og erstattes af ny og bredere bro. Ravnsbjergvej er en farlig vej og anvendes som skolevej for børn i Kisserup. Derfor bør broen dimensioneres til eventuelle fremtidige investeringer i cykelsti på vejbroen. 8. Banebroen ved kildegården rives ned og broområdet opfyldes med jord. En vigtig forbindelse mellem Elverdamsdalen, Aastrup og Sonnerupgaard godslandskaber. Såfremt der kan skabes en god løsning for cyklende og gående færdsel ved pkt. 9, vil offentlig færdsel til fods og på cykel kunne henvises hertil. Skitse til faunapassage ved pkt. 3 og 4 Skitse til faunapassage ved pkt Vandløbsbroen for Elverdams Å i den høje dæmning ved Kildevang vest for Hvalsø bevares uændret. For at give plads til det nye spor påfyldes der jord på nordsiden af dæmningen og der bygges en 40 meter lang støttemur over bygværket. Øverst på dæmningen bygges en sporbærende bro, der får funktion som faunapassage for større pattedyr. 3

366 I henhold til Regionplan 2005 og forslag til Kommuneplan 2009 er der i Elverdamsdalen planlagt en overordnet regional rekreativ sti, Elverdamsstien. Med de foreslåede foranstaltninger i pkt. 8 og 9 fjernes muligheden for denne overordnede rekreative sti og dermed sammenhæng mellem skove og godsområder nord og syd for banen. Den eksisterende banedæmning er et markant indgreb i et storslået landskab. En yderligere opfyldning med lang støttemur vil blive en endnu større forringelse af de landskabelige værdier. Administrationen foreslår, at den eksisterende dæmning fjernes, og at der bygges en banebro på tværs af dalen, se skitse. Herved kan ådalens form genskabes, faunapassager tilgodeses og der skabes gode muligheder for naturgenopretning i ådalen samt adgang gennem dalen, og dermed sikret passage mellem den nordvestlige og sydvestlige del af Lejre Kommune. Lovforslagets faunapassage med de lange og stejle skråninger vil næppe få den effekt, som forslaget lægger op til. Skitse til etablering af åben bro i Elverdamsåen Banestien - ny sti jf. forslag til Kommuneplan 2009 I kommuneplanen er foreslået en ny regional sti langs nordvestbanen fra Vipperød til Lejre i samarbejde med Holbæk Kommune. Lejre Kommune foreslår, at de arbejdsarealer, som anvendes i forbindelse ved anlæg af det nye banespor henholdsvis nord og syd for banen, efterfølgende anvendes til kommunernes anlæg af en grussti for cyklende og gående færdsel. 4

367 Elverdams Ådal før banedæmning Elverdamsdalen og banedæmning (bag bevoksningen til højre) 5