Dokumentlivscyklus. IntraTeam Erfa-gruppemøde Nordea - 10 januar 2013

Transkript

1 Dokumentlivscyklus IntraTeam Erfa-gruppemøde Nordea - 10 januar 2013

2 Lars Fastrup 14+ års erfaring som softwareudvikler og arkitekt 5+ år som selvstændig IT konsulent med fokus på Microsoft SharePoint og relaterede teknologier Opgaver og projekter for 20+ danske SharePoint kunder Medforfatter på MS Press bog om SP2007 søgning Udvikler og sælger også Apps til SharePoint på (300+ kunder World-wide)

3 Dagsorden

4 Overholdelse af gældende standarder, regler el. regulativer Skabeloner og metadata Fordeling og håndtering af modtagne dokumenter Godkendelsesproces for offentliggørelse af nye dokumenter Sikker opbevaring af offentliggjorte dokumenter Identifikation og genfinding af offentliggjorte dokumenter Politik for arkivering af inaktive dokumenter Politik for sletning af forældede dokumenter

5 Overholdelse af gældende standarder, regler el. regulativer Arkivering og sletning Struktur og organisatoriske ændringer Rettighedsstyring Metadata (korrekte dokumenttitler m.m.) Brugervenlig, fyldestgørende og præcis søgning Håndtering af mange dokumentskabeloner og filformater Dokument identifikation (dokument id)

6

7

8 Virksomheders omkostninger til dokumenter kan nå helt op på 15% af den årlige omsætning 85% af alle dokumenter åbnes aldrig 50% af alle dokumenter er kopier 60% af alle dokumenter er forældede Kilde: Microsoft

9 Dokumenter Beskrivelse Kundens totale antal dokumenter Aktive dokumenter tilgået af brugerne indenfor sidste 6 måneder Inaktive dokumenter som ingen bruger har tilgået i mindst 6 måneder Resultat: 82% af kundens dokumenter åbnes aldrig

10 Dagsorden

11 Opret Review Udgiv Slet Rediger Godkend Arkiver Tilføj metadata for hvert skridt

12 Lav et koncept for et nyt Intranet og dokumenthåndteringssystem, der på en brugervenlig måde understøtter brugerne i at oprette, organisere, vedligeholde, udgive, dele, genfinde og arkivere dokumenter

13 1. Fleksibelt og brugervenligt selvbetjeningssystem. Dokumentstyrings-processen må ikke gøre det meget stift. 2. Robust indholdsstruktur i forhold til styring af dokumentlivscyklus, organisatoriske ændringer og rettighedsstyring. 3. God sporbarhed gennem sikker opbevaring og fastholdelse af offentliggjorte dokumenter (Internt+Eksternt). 4. Stærk søgefunktion med fokus på relevans. 5. Mulighed for søgning på tidligere dokumentversioner.

14 Afdelingswebsteder Link Projektdeltagere Samarbejd og producer indhold Naviger, Læs Brugere Søg, Læs Dokumentcenter Udgiv Producer indhold Projektwebsteder Personlige websteder Udgiv

15 Afdelingswebsteder. Uafhængigt websted for hver afdeling, metadata styret navigationsstruktur mellem afdelinger, indhold er styret og bestemmes af redaktører, læseadgang for alle. Projektwebsteder. Uafhængigt websted for hvert projekt, indhold drives af projektmedlemmerne, som udgangspunkt ingen adgang for andre. Personlige websteder. Uafhængigt websted for hver bruger, indhold udenfor projektkategori kan produceres og udgives herfra. Dokumentcenter. Opbevaring og fastholdelse af dokumenter udgivet fra projektwebsteder og personlige websteder. Udgivne dokumenter kan ikke redigeres kun læses. Rettelser kræver ny udgivelse fra webstedet.

16 Udgivne dokumenter identificeres med et unikt dokumentnummer til sikker genfinding uanset placering Udgivelsesprocessen drives af et workflow med review og godkendelse Dokumentcenter organiserer dokumenter efter metadata og rettighedsgrupper

17 God struktur til en projektorienteret organisation Flad struktur med stor immuntiet for organisatoriske ændringer Dokumentcenter garanterer konsistent struktur og sporbarhed Støjsvag søgning - brugerne ser ikke irrelevante kladdedokumenter fra irrelevante projektwebsteder i søgningen Der kan søges i tidligere dokumentversioner Driftsmæssigt også rigtig god model i forhold til SharePoint

18 User adoption (på dansk?) Organisering af dokumenter i dokumentcenter Styring af rettigheder ved udgivelse til dokumentcenter Sporing af dokumenter fra dokumentcenter tilbage til kilden Dokument id ved udgivelse af flere dokumentversioner som flere filer i dokumentcenter

19 Dagsorden

20 Identificer og arkiver/slet inaktivt og forældet indhold som websider, dokumenter, data, websteder Inaktivt indhold kunne defineres som indhold der ikke er tilgået i en periode på 6 måneder

21 Minimér pladsforbrug på de dyre disksystemer Overhold SLA omkring restore og disaster recovery (Restore kan tage lang tid med store datamængder) Optimer søgerelevans

22 Afdelingswebsteder Dokumentcenter Projektwebsteder Arkiver el. slet gamle/inaktive Web sider Arkiver el. slet gamle/inaktive dokumenter Slet inaktive websteder Arkivfunktion

23 SharePoint ~ Dokumenter Arkiver dokumenter Indholdsdata Brugsdata DW indeholder metadata om alle dokumenter plus statistik på dem Data Warehouse Dokumenter der ikke er tilgået i 6 måneder Arkivfunktion

24 Dagsorden

25 Vær pragmatisk og undervurder ikke detaljer Start med en overordnet vision for omfang og mål Inddrag de rigtige personer fra kunden til softwareudvikleren Erkend nødvendigheden af konstante pejlinger og små kursændringer og kør med en iterativ udviklingsmodel Byg en klikbar prototype i samarbejde med kunden. Suppler evt. med vertikale prototyper for at afdække tekniske risici

26 Find god balance mellem styring af indhold og anvendelighed Overvej projektorienteret indholdsmodel. Projekter er fleksible og kan anvendes på tværs i organisationen Undgå for mange hierarkier i den fysiske indholdsstruktur gennem foldere og webstedsstruktur - brug flad struktur og organiser den med metadata Brug søgning til aggregering af indhold Sæt ejerskab på offentliggjorte dokumenter

27 Opret separate site collections for afdelingswebsteder og projektwebsteder. Undgå dokumentfoldere undtagen for: Skalering af dokumentbiblioteker. Effektiv tildeling af rettigheder. Tildeling af standard metadata værdier ud fra placering. Undgå major/minor versionering af dokumenter.

28 Vælg 2 Du kan ikke få 3 Godt Hurtigt Billigt