Side 1 af 21 Kolstrup Boligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Onsdag den 15. juni 2016, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 21

2 Indholdsfortegnelse 1 1 Sager til endelig godkendelse Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggeskadesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Love og cirkulærer Orientering fra nedsatte udvalg Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Eventuelt Kalender Næste møde(r)...19 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Ove Stahl Schmidt, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Knud-Aage M. Poulsen, Søren Rost Pedersen Jimmy Povlsen (ref) Knud-Aage M. Poulsen (ferie) Side 2 af 21

3 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol bestyrelsesmøde den 20. april 2016 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Til endelig godkendelse og underskrift. Godkendt og underskrevet. 1.2 Revisionsprotokol Intet under dette punkt. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restanceliste KB, akkumuleret restance indtil frigørelsesdato - maj 2016 (NKE). BILAG - Husleje restanceliste KB, månedlig restance - maj 2016 (NKE). BILAG - Husleje restance % KB (NKE). 2.3 Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB - maj 2016 (NKE) 2.4 Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB - juni 2016 (NKE) 2.5 Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - juni 2016 (RP) Side 3 af 21

4 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - maj 2016 (NKE). BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - juni 2016 (NKE) 2.7 Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr. 1. maj 2016 (MM). 2.8 Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, maj 2016 (JPW). 2.9 Status igangværende sager Teknisk afdeling Afventer nyt "værktøj" til afrapportering (JPW/AMS) Punkt 2.3. Huslejerykkere: Halvårligt udarbejdes en akk. tabsliste pr. afdeling til organisationsbestyrelsen, første gang for perioden Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden Taget til efterrretning. 3.2 Dispositionsfonden BILAG- Dispositionsfonden Til orientering. Side 4 af 21

5 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 15 Byggeriet pågår. Ministeriets godkendelse af nedrivning af 3 blokke på Frueløkke er nu modtaget og byggeriet er genopstartet. Revideret tidsplan er udarbejdet. (gentagelse) Det videre med blok 7 på Hørgården skal afklares. Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til forholdet og hvis et "ja" besluttes for nedbrydning, skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for eventuel godkendelse af samme. (inden august). (gentagelse) Status: Godkendelse om nedrivning er godkendt af organisationsbestyrelsen i henhold til mail korrespondance. Kopi af mailkorresponce arkiveret. Indkaldelse ekstraordinært afdelingsmøde den 30. juni 2016, afd se bilag Indkaldelse ekstraordinær generalforsamling KB den 30. juni se bilag. BILAG Indkaldelse med dagsorden ekstraordinært afdelingsmøde BILAG Indkaldelse med dagsorden ekstraordinær generalforsamling Taget til efterrretning. 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 20, Callesensgade m.v. Sagen gennemføres med støtte fra Landsbyggefonden, og omhandler såvel byggeskader som tilgængelighed, og samtidig en ombygning af et tidligere fælleshus til en lille bolig. LBF jnr.: 1381 Landsbyggefonden har afsat 13 mill. kr. til sagen i mill. rettet pr til 10,5 mill. iflg. brev fra LBF. Status: Projektet skal godkendes i afdelingen og herefter kan skema A udarbejdes. Side 5 af 21

6 4.3 Budget KB afdeling 13, Præsteskoven Budget 2016 nedstemt på afdelingsmøde onsdag den 16. september Stigning 2,24 % Svarende til kr. 13,07 pr. kvm pr. år. Årlig kvm husleje herefter 597,11 Budgetforslag er sendt til kommunen til godkendelse. Kommunen er rykket den 5. februar (Gentagelse). Status: Kommunen er rykket (JPW) Huslejestigning jvf. budget varsles ikke før der foreligger godkendelse fra Kommunen (JPW). BILAG Budget - nedstemt ved ordinær afdelingsmøde 2015 BILAG Referat ordinært afdelingsmøde fra 16. september 2015 BILAG Skrivelse til Kommunen af den 16. november 2015 BILAG - Mail til Kommunen, Tom Wienke 5 Nybyggeri 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28, Barsøvænget Byggeregnskabet er sendt til Kommunen. Afventer forsat tilbagemelding. (APM) (gentagelse). Status: Kommunen har godkendt skema C den Afventer svar fra Landsbyggefonden. Til orientering. Side 6 af 21

7 5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Forberedelse til økonomisk afslutning pågår. (Gentagelse) De sidste skøder omkring arealfordelingen er under udarbejdelse og når de sidste fakturaer er modtaget kan mellemregningen med kommunen opgøres hvorefter regnskabet bliver sendt til revisor og efterfølgende kommune. Der er udarbejdet driftsaftale med kommunen omkring drift af centeret. Driftsaftalen er underskrevet af Aabenraa Kommune. Kopi af driftaftalen sendes til formanden samt direktøren - i elektronisk form (PDF). (LCW) 6 Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Der indkaldes til et afsluttende styregruppemøde på nuværende projektperiode med KB, formand Ove Stahl Schmidt og AAAB, formand Søren Duus. Dette i begyndelse af august (MMW). Til orientering 6.2 Prækvalifikationsansøgning til Landsbyggefonden 2015: Boligsociale midler Endelig tilsagn fra Landsbyggefonden modtaget Ny projektperiode starter efter sommerferien. (MMW) Side 7 af 21

8 6.3 Høje Kolstrup, infrastruktur - Infrastruktur Høje Kolstrup. Landsbyggefonden har bekræftet modtagelse af ansøgningen. Der afventes nu Landsbyggefondens besigtigelse af KB's arealer. (LBS) Status: Aabenraa Kommune har taget hul på trafik forbedringen ved dagligvareforretning. Forslagsfasen pågår. Til orientering 6.4 KB, Høje Kolstrup, CSR CSR - KB, afdeling 15 Status: CSR gruppen er efter fornyet byggeopstart genetableret. Til orientering 6.5 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. (gentagelse) Boligforeningen har dog valgt at tænde lyset og samtidig skrevet til Kommunen, at man forbeholder sig ret til tilbagebetaling, når striden er afklaret. (gentagelse) Administrationen opfordres til at fremskynde en tilbagemelding.(jp) (gentagelse). Status: Se bilag. BILAG Stianlæg Høje Kolstrup Side 8 af 21

9 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Intet nyt kreds Intet nyt. 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status: Rykket Landinspektør Kommunen oplyser, at sagen er overgået til behandling i BYG. (JPW) Side 9 af 21

10 8.2 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Kort orientering ved direktøren. 8.3 Bolind generalforsamling 2016 Bolind generalforsamling 2016 afholdt den 23. maj, kl i 3F's forbundshus. BILAG Udbytte for Bolind 8.4 Jorton Bolind generalforsamling 2016 Jorton generalforsamling den 3. maj 2016 BILAG Udbytte for Jorton 8.5 Evaluering generalforsamling 2016 Generalforsamling, torsdag den 12. maj 2016, kl , Guldbjergparkens festsal. Ønskes fortsat KB-skilt med planter ved indgang? - Se bilag BILAG Faktura (Mariannes Blomster) Evaluering. Skrivelse fra Ejgild Lund drøftet. Svarskrivelse udarbejdes af OSS/JP.(kalender LCW) Der skal findes ny dirigent, til næste generalforsamling. Der ønskes fortsat KB-skilt med planter. Side 10 af 21

11 8.6 Konstituering 2016 Konstituering - Valg af næstformand. BILAG Oversigt organisationsbestyrelsen Inga Fohlmann valgt som næstformand. 8.7 Fordeling af ansvarsafdelinger Nuværende fordeling - se bilag. BILAG Oversigt organisationsbestyrelsen Inga + afd. 4, (Knud-Aage følger Inga som føl det første år) Ove + afd. 1 (- Tove) Tove + afd. 8 (- Ove) 8.8 Budget afdelingerne BILAG Budget 2016 for afdelingerne i KB BILAG Budget 2016 for afdelingerne i KB Infomail STS 8.9 Fælles beboerblad - BeboerNyt Nuværende medlem af redaktionsudvalget KB - Ove Stahl Shcmidt. Ingen. Genvalg. Side 11 af 21

12 8.10 Byggeudvalg KB, afdeling 15 Nuværende medlem af byggeudvalget - se bilag. BILAG KB, byggeudvalg afdeling 15 Beslutning om hvem indtræder i byggeudvalget i stedet for Kaj Matthiesen. Tove indtræder som afløser for Kaj Matthiesen Byggeudvalg for nybyggeri Nuværende medlemmer - Ingen Der tages stilling når punktet bliver relevant Ejerforeningen H.P. Hanssens Gade afd. 25 Nuværende medlemmer: Sønderjys Finans: Jens Hark og Henning Hansen : Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Ritha Helweg (og suppleant Tove Christensen.) Kaj Matthiesen er udtrådt. Beslutning om hvem indtræder i stedet for Kaj Matthiesen. Udvides med Ove Stahl Schmidt. supp.: Inga Fohlmann 8.13 Kunst- og udsmykningsudvalg Nuværende medlemmer: Tove christensen Kaj Matthiesen (udtrådt) Beslutning om hvem indtræder i stedet for Kaj Matthiesen. Udvalget udpeges når punktet bliver relevant. Side 12 af 21

13 8.14 Bestyrelseskonference 2016 Afholdes på Hotel Nyborg Strand den 3. og 4. september KB, afdeling 27, Kromai, Løjt Kirkeby - tildelingsregler Eventuel ændring af tildelingsregler - se bilag. BILAG Brev til Aabenraa Kommune BILAG Tildelingsregler afd. 27 BILAG Referat organisationsbestyrelsesmøde 12. oktober 2006 Top Referat sidste møde (gentagelse): Det blev besluttet at bestyrelsen gennemgår de særlige tildelingsregler for afdeling 27, ansøgningen til kommunen samt den kommunale godkendelse medsendes næste dagsorden, hvor punktet genoptages.(lcw/lp) BILAG Tildeling af ledige boliger (gentagelse) BILAG Ansøgere (gentagelse) BILAG Mail tildeling ved Thomas Uhre, formand (gentagelse) Det blev besluttet af formanden kontakter afdelingsformanden for et møde mellem afdelingsbestyrelsen samt organisationsformand og direktøren. (gentagelse) Status: Intet nyt (OSS) Drøftes Side 13 af 21

14 8.16 Rengøring, trappevask BILAG Tilbud på rengøring Der indgås aftaler med lavest bydende, og bemanding tilpasses. Aftalen for "midtbyen" følges tæt, idet aftalen under ingen omstændigheder må medfører øget udgifter for afdelingerne. (gentagelse) Der er indgået aftaler med de laves bydende og bemanding er tilpasset (gentagelse) Status: Lavestbydende firma er startet på opgaven. Vi evaluerer på kvaliteten løbende, når vi får tilbagemeldinger fra beboere i de berørte afdelinger. (STS) Til orientering 8.17 Kuben Management - Besigtigelsestur Kuben Management - invitation til årlig besigtigelsestur Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 1616 Materiale om persondatapolitik mv. på HR-området 1716 Ændring af støtebekendtgørelsen 1816 Dialogværktøj om sundhed og beskæftigelse 1916 Erhvervsstyrelsens persondataværktøj PrivacyKompasset 2016 Pulje til styrket koordinering i udsatte boligområder 2116 Kontanthjælpsloft og integrationsydelse 2216 Pulje til boliger til flygninge m.fl Ny postlov 2416 Kollektive bofællesskaber i almene familieboliger 2516 Ændrede regler for støtte til solceller 2616 Ejendomsfunktionærers ansættelsesforhold og kørsel i egen bil 2716 Danmarks Statistik Nøgletal på boligområder Ledende ejendomsfunktionær og vagtordning/udkald 2916 Frit valg på TV-området Link BL informerer: Side 14 af 21

15 Til orientering. 9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 707 De almene beboeres anciennitet Indbetalinger til landsdispositionsfonden / årlig lånindberetning boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner. 709 Årsberetning Boligerne i den almene boligsektor 2016 Top 711 Forsikringsudgifter i den almene boligsektor Link Landsbyggefonden Vi orienterer: Til orientering. 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2016: papir, varsling afdelingsmøder KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave Side 15 af 21

16 Til orientering 11 Beboeranliggender Intet at referere. 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer Side 16 af 21

17 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg Arbejdsmiljøgruppe og samarbejdsudvalg: Jimmy Povsen, Jens Peter Davidsen, Poul Erik Outzen, Jan Andresen. Næste møde afholdes 16. juni Hovedsamarbejdsudvalget - HSU HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) Næste møde i HSU-udvalget den 8. september Håndværkergården 13.1 Administration Side 17 af 21

18 13.2 Forretningsudvalg FU Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Morten Boe Sørense (hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS). Næste møde i FU-udvalget den 21.juni 2016 Til orientering. Intet at referere. 14 Afdelingsanliggender 14.1 xxxx Intet at referere. 15 Fælleskurser Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2017 Reserveret - Torsdag den 14. september 2017, kl Introduktion for nyvalgte Torsdag den 06. oktober, 2016, kl , Folkehjem, Aabenraa Reserveret - Torsdag den 05. oktober 2017, kl , Tønderhus, Tønder Budget Reserveret - Torsdag den 2. marts 2017, kl , Scandic, Sønderborg Side 18 af 21

19 16 Eventuelt Afdelingsmøder (bytte): Ove afd dirigent Inga afd dirigent Tove afd dirigent Ritha afd dirigent 17 Kalender Formand KB, SALUS - Ove Stahl Schmidt, 70 år den 22. juni Der afholdes reception onsdag den 22. juni 2016, kl på Folkehjem. Ejendomsfunktionær Michael Schlaikjer 25 års jubilæum 15. juli Ønsker ikke reception. 18 Næste møde(r) Møderække 1. halvår 2016 Onsdag 15. juni kl Konstituerende møde Møderække 2. halvår 2016 Onsdag 21 Septemberkl ? NB Onsdag 9 November kl ? NB Lørdag 3 December kl Fælles juleafslutning KB og AAAB Arrangør: KB Onsdag 14 december kl Fælles best.møde KB og AAAB Møderække 1. halvår 2017 Onsdag 1 Marts kl Onsdag 5 April kl Fælles best.møde KB og AAAB Onsdag 19 April kl Revisormøde Onsdag 14 Juni kl Konstituerende møde Godkendelse af mødedato, sted. Beslutning om mødetid. Godkendt Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2017 Onsdag den 10. maj 2017, kl , Guldbjergparkens festsal. Godkendelse af mødedato og sted. Side 19 af 21

20 Godkendt som indstillet. Andre arrangementer Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Lørdag den 12.marts, 2016, kl Folkehjem Aabenraa ny dato: Torsdag den 10. marts, 2016, kl Folkehjem Aabenraa. Afslutning med let anretning Dagens middag. Torsdag den 9. marts 2017, kl , Folkehjem. Godkendelse af mødedato og sted. Godkendt som indstillet. Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Marlene M. Wullf, Netværkskoordinator Sanne L. Pedersen, Netværkskoordinator SALUS: Ledergruppen Afdelingsgennemgang afdelinger uden afdelingsbestyrelser Torsdag den 29. september 2016, kl , med start fra ejendomskontoret Jernbanegade 19, kld. Afslutning med middag på Restaurant Nelson Program og referat ved Søren Toft Sørensen (inspektør KB) Byggesagkyndig Jens Peter Davidsen. KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl Mandag den 12. december, 2016, kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. BL, Kredsweekendkonference 3. og 8.kreds 2016 Fredag den 30. september - 1. oktober - Scandic Kolding Salus repræsentantskabsmøde: xx.xx.2017 Side 20 af 21

21 Aabenraa, den 15. juni 2016 Ove Stahl Schmidt formand Inga Fohlmann næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Knud-Aage M. Poulsen Søren Rost Pedersen medarbejderrepræsentant Side 21 af 21