Cirka danske virksomheder klarer deres løn- og personaleadministration. cirka 350 dedikerede medarbejdere i Aalborg, Ballerup og Herning.

Transkript

1 BLUEGARDEN

2 Om Bluegarden Bluegarden (tidligere Multidata) står bag Danmarks mest anvendte løsninger og services inden for løn- og personaleadministration. For eksempel lønsystemerne DataLøn og Multi- Løn. Herudover varetager vores outsourcingcentre lønadministrationen for en lang række små og store virksomheder. Vi udvikler, programmerer og vedligeholder vores løsninger i Danmark og har over 40 års erfaring i branchen. Bluegarden er danskejet og har datterselskaber med yderligere 300 medarbejdere i Norge og Sverige. Cirka danske virksomheder klarer deres løn- og personaleadministration i samarbejde med Bluegarden og vores cirka 350 dedikerede medarbejdere i Aalborg, Ballerup og Herning.

3 Mange virksomheder står i dag over for konstante krav om at få mere ud af mindre. Ikke blot i den primære drift, men også i den daglige administration. For at opfylde kravene skal medarbejdernes kompetencer bruges, hvor de gør størst forskel. Arbejdsgangene skal effektiviseres, og der skal skabes bedre overblik og dermed bedre viden til virksomhedens ledelse. Måske netop derfor er der i disse år stor interesse for løn- og personaleadministration. De fleste virksomheder rummer da også et stort potentiale for at arbejde mere enkelt og professionelt på området. Det hjælper vi dem med. Herudover tilbyder vi med vores forskellige løsninger og services en unik fleksibilitet, som understøtter din virksomheds fortsatte udvikling. Bluegarden gi r muligheder

4 Økonomichef Det er en udfordring for mig, at jeg ikke kan være sikker på, at alle data er opsamlet og godkendt, når vi kører løn. Det kræver tid efterfølgende og kan give problemer især i forhold til rapportering og dokumentation til vores revisorer. HR-specialist Jeg savner et samlet og struktureret overblik over vores medarbejdere og deres oplysninger. I dag er det kompliceret at få fat i oplysningerne, og ofte er de ikke opdaterede det gør det svært at servicere ledere og medarbejdere bedst muligt. Medarbejder Jeg synes, at det er svært at holde styr på, hvor meget ferie jeg har holdt. Og så er det besværligt, at kørsel og udlæg skal registreres på fysiske blanketter. Det ville være meget nemmere, hvis jeg kunne se alle mine oplysninger og lave mine registreringer elektronisk ét sted, når det passer mig på job eller hjemme.

5 Der er mange forskellige administrative opgaver, der skal løses hver dag og mange informationer, der skal indsamles og godkendes før medarbejderne får deres lønseddel. Uanset hvem, og hvor mange, der er involveret i arbejdet, er der behov for klare arbejdsgange og værktøjer, som gør arbejdet nemmere og giver overblik. Lønadministrator Jeg bruger meget tid på manuelle arbejdsgange og på at tjekke ting for at undgå fejl. Derudover er jeg nødt til hele tiden at holde mig ajour med nye love og regler inden for løn også selvom mit job består af mange andre opgaver. Leder Det er problematisk og tidskrævende for mig, at jeg ikke har overblik over mine medarbejderes ansættelsesforhold, restferie og lignende. Jeg skal spørge flere steder i organisationen for at få svar hvis jeg altså kan få det!

6

7 For de fleste virksomheder er tiden løbet fra store og tunge it-løsninger, hvor brugerne er nødt til at være it-specialister. Og hvor opdateringer og udvidelser af løsningen kræver store investeringer og individuelle tilpasninger. MultiLøn en fremtidssikret løsning Med MultiLøn får I en online løsning, som hostes på vores servere. Vi står for datasikkerhed, løbende service, opdatering og udvikling i dialog med vores mange brugere. MultiLøn er en standardløsning til mellemstore og store virksomheder. Løsningen kan tilpasses jeres virksomheds behov på en lang række parametre uanset jeres branche og virksomhedens størrelse. Spørger vi vores kunder, hvad der ellers gør MultiLøn til noget særligt, er svaret typisk, at løsningens mange automatikker sparer dem for meget arbejde. MultiLøn kan integreres med Bluegardens personaleadministrative løsning, Orkidé. Det betyder blandt andet, at I kun skal vedligeholde data ét sted. Frihed til at vælge Både Bluegarden og en række andre leverandører benytter MultiLøn som det bagvedliggende system, når de håndterer løn for kunder, der har valgt at outsource løn- og personaleadministrationen. Det betyder, at I har frihed til at skifte fra en systemløsning til en outsourcet løsning, uden at I skal skifte system, eller at medarbejderne vil opleve væsentlige forandringer. RAPPORTER FERIE OG FRAVÆR E-BOKS AUTOMATISK OVERFØRSEL KONTOPLAN 5 ÅRS HISTORIK IMPORTMODUL STATISTIK

8 Ikano Bank Danmark så mulighederne hos Bluegarden Det var ønsket om en fleksibel og driftsikker løsning, der fik Ikano Bank Danmark til at se sig om efter et nyt lønsystem. Samtidig skulle løsningen understøtte Finansforbundets overenskomst. Den rette løsning var MultiLøn fra Bluegarden. Da Ikano Bank Danmark blev bankfilial og gik over til Finansforbundets overenskomst, kunne bankens daværende lønsystem ikke følge med mere. Lønreguleringer skulle indtastes manuelt for hver enkelt ansat en stor opgave med en overenskomst med fast årlig regulering. I det hele taget var vores gamle system mere gearet til individuelle lønfastsættelser end til overenskomstreguleringer, og vi ønskede det sidste, udtaler økonomidirektør Lars F. Olsen. Derfor kontaktede han Bluegarden for at høre om mulighederne i MultiLøn. Bluegarden præsenterede Lars F. Olsen for to muligheder. Én, hvor lønmedarbejderen klarer opgaven selv med Bluegardens løsning. En anden, hvor man outsourcer hovedparten af lønadministrationen til Bluegarden. Ikano Bank Danmark valgte at fastholde sin egen lønadministration med mulighed for outsourcing i baghånden. Lønmedarbejderen laver nu løn i MultiLøn, og en lang række af de manuelle opgaver er nu automatiserede. Skulle lønmedarbejderen en dag fratræde, kan Ikano Bank Danmark vælge at flytte lønopgaven til Bluegarden, uden at oplysninger og data går tabt. Resultatet er en fremtidssikret løsning, der følger med bankens behov. Hos Ikano Bank Danmark har én medarbejder ansvaret for løn samt administrationen af nyansættelser, ferie og fravær.

9 Nu spiller lønadministrationen for VEGA Tilbagevendende problemer med lønsystemet og tidskrævende, manuelle arbejdsgange fik det københavnske spillested VEGA til at skifte lønløsning. Valget faldt på Bluegardens MultiLøn. VEGA s tidligere lønsystem fungerede fint til selve lønkørslen. Det var hver gang, systemet skulle opdateres, at udfordringerne tog overhånd. For eksempel skulle nye satser tastes manuelt. Og skulle der ændres noget i systemet, måtte lønmedarbejderen vente på, at der blev sendt en konsulent ud for at foretage ændringerne. Det var irriterende, at man ikke kunne blive færdig med opgaven samme dag, fortæller økonomi- og regnskabschef Vivian Ment. Derfor besluttede Vivian Ment at finde en ny lønløsning. Hun kendte allerede Bluegarden fra sin tid som revisor og vidste, at MultiLøn var en gennemtestet løsning, der kunne reducere de manuelle processer. Med MultiLøn bruger Vivian Ment og hendes kolleger i dag markant mindre tid på lønadministrationen. Lønsedlerne bliver automatisk genereret og sendt af sted, mens feriepengene automatisk bliver beregnet og udbetalt. hvis der er ændringer i opsætningen, ringer vi bare, og så foretager Bluegardens konsulenter dem selv. Vi behøver ikke at vente på, at der kommer nogen ud til os, slutter økonomi- og regnskabschefen af.

10 Personaleadministration er ikke noget nyt. Enhver virksomhed har sin måde at styre for eksempel fravær, kontrakter, rejseafregning og avisabonnementer på. Men det er ikke altid den mest effektive eller gennemskuelige måde at gøre det på. Det er der heldigvis råd for og ofte også råd til. Orkidé giver overblik og effektive arbejdsgange Der kan være lige så mange grunde til at investere i en personaleadministrativ løsning, som der er beslutningstagere, ledere og medarbejdere i en virksomhed. Typisk handler vores kunders ønsker om at samle alle personalerelaterede informationer i én fælles, overskuelig løsning. Herudover ønsker de at effektivisere arbejdsgange, undgå fejl, og mindske afhængigheden af nøglemedarbejdere. Endelig vil mange gerne understøtte en kultur, hvor det er et fælles ansvar at vedligeholde og bruge data bedre. Alt det kan Bluegardens personaleadministrative løsning Orkidé. Nøgleordene er rollestyring og procesunderstøttelse af en lang række arbejdsgange. Orkidé er modulopbygget, og med basismodulet får I et fælles arbejdsværktøj for administratorer og HR-specialister. Lad ledere og medarbejdere gøre arbejdet selv Orkidé kan udvides, så ledere og medarbejdere også får adgang til løsningen. Det betyder, at medarbejdere selv kan registrere ferie og fravær samt indberette kørsel og udlæg. Og at ledere kan godkende oplysningerne og følge op på medarbejdernes indberetninger. En af fordelene ved decentraliseret dataopsamling er, at både HR-afdelingen og lederne får bedre tid til andre og mere værdiskabende opgaver. Orkidé er en online løsning og integreret med MultiLøn. Det betyder blandt andet, at I kun skal vedligeholde data ét sted. Ligesom MultiLøn, hostes Orkidé af Bluegarden. MEDARBEJDERADGANG LEDERADGANG GODKENDELSESFLOW LEDELSESRAPPORTER PERSONALEARKIV UDLEVEREDE EFFEKTER LØNDATA KURSUSMODUL GODER

11 Intrum Justitia fik mindre administration og mere arbejdsglæde Da Europas og Danmarks førende inkassovirksomhed, Intrum Justitia, fik vokseværk, blev opgaven med løn- og personaleadministrationen for omstændelig. HR Manager Johanne Dandanell Gelmer havde igennem mange år registreret medarbejderoplysninger manuelt i Excel-ark. Men da inkassovirksomheden efter flere års vækst nåede op på cirka 100 medarbejdere, fik hun lige lovligt meget at overskue. Dobbeltarbejde var en del af udfordringen hos Intrum Justitia. Løn- og HR-funktionen havde behov for de samme oplysninger, men registrerede dem hvert deres sted. Sammen med sin kollega, virksomhedens regnskabschef, tog Johanne Dandanell Gelmer en dialog med Bluegarden. De blev præsenteret for en løsning, der kunne forene løn og HR samt optimere mange af deres arbejdsgange med automatiserede processer. Løsningen bestod af MultiLøn til lønopgaven og Orkidé til håndtering af personaleadministrationen. Vores direktør var bekymret for at skifte system, fordi det som regel er en dyr affære. Men det viste det sig faktisk ikke at være. Og da vi ovenikøbet så, hvor meget tid det nye system ville spare os, og hvordan vi kunne få HR og løn til at spille sammen på en ny måde, var hverken direktøren eller vi i tvivl, siger Johanne Dandanell Gelmer. Det tog en halv dag for HR Manageren at lære at bruge Orkidé, og hun har ikke set sig tilbage siden. Orkidé og MultiLøn var den helt rigtige løsning for Intrum Justitia.

12 I de fleste virksomheder står underleverandører i dag for rengøring eller drift af for eksempel kantine og reception. Outsourcing af forretningskritisk produktion, it og centrale administrative opgaver er mere følsomt og derfor en større strategisk beslutning. Ikke desto mindre drager flere og flere virksomheder fordel af at flytte deres løn- og personaleadministration ud af huset. Outsourcing brug dine ressourcer optimalt Man skal ikke være it-specialist for at arbejde med en lønløsning fra Bluegarden. Men man skal dog være fagspecialist, forstå at bruge løsningen og være godt inde i nye regler, lovgivning og overenskomster for at sikre, at alt bliver lavet korrekt. Med andre ord skal lønmedarbejderen bruge relativt meget tid på en relativt lille opgave. Tid, der kunne være blevet brugt bedre på andre og mere værdiskabende opgaver. Vælger I at outsource hele eller dele af jeres løn- og personaleadministration til Bluegarden, får I frigivet vigtige ressourcer og reducerer eventuel afhængighed af nøglepersoner. Samtidig ved I, at lønarbejdet bliver udført af lønspecialister. Vi håndterer lønadministrationen for rigtig mange virksomheder og har derfor stor erfaring i at udføre arbejdet effektivt, korrekt og veldokumenteret. Der er naturligvis mange spørgsmål, I kan stille jer selv, når I overvejer at outsource. Spørgsmålene kan handle om økonomi, kvalitet og service. Men den centrale overvejelse er, om I vil varetage arbejdet selv, eller om I vil have nogen til at gøre det for jer. Outsourcing kan tilrettelægges, så I får det præcis, som I vil have det.

13 Glitter skruede op for trygheden og ned for udgifterne I butikskæden Glitter bekymrede det økonomichef Signe A. Bagger, at bare én enkelt medarbejder sad med ansvaret for lønbehandlingen for kædens 220 medarbejdere. Hun fandt situationen sårbar, for hvad nu hvis nøglemedarbejderen blev syg lige op til lønkørslen? Signe A. Bagger gik på udkig efter en mulighed for at outsource lønadministrationen. Et af kriterierne var, at leverandøren skulle have erfaring med detailhandelsområdet. Det er et overenskomstområde, som kræver, at udbyderen kan håndtere de forskellige timesatser, lørdagsbetaling, søndagsbetaling, anciennitetstillæg osv. Så der er tale om et tungt område at styre rent lønmæssigt, fortæller Signe A. Bagger. Den opgave kunne Bluegarden løse, endda som den billigste af de udbydere, økonomichefen var i kontakt med. Det viste sig hurtigt, at Glitter kunne skære driftsomkostningerne ned, og foreløbig har butikskæden opnået en besparelse på 30 %. En besparelse, der gerne skulle forøges, når virksomheden er ude af andre aftaler om lønbehandling og opstartsomkostninger til Bluegarden. Glitter fik optimeret nogle af de tidligere, tunge processer med en effektiv lønløsning. Samtidig er trygheden i top, fordi Bluegarden sørger for, at der bliver udbetalt korrekt løn til tiden hver måned.

14 Mange virksomheder har et stort potentiale for at arbejde mere enkelt og professionelt med deres løn- og personaleadministration. Bluegarden rådgiver om, hvordan I bedst udnytter jeres muligheder. Og vi har de løsninger og services, der skal til for at omsætte mulighederne til virkelighed. Vi er stolte af at kunne skrive over virksomheder på vores kundeliste. Store og små. Kendte og mindre kendte. Og vi kan naturligvis også levere løsninger og service, der matcher jeres virksomheds behov. Nu og i fremtiden. Læs mere på bluegarden.dk Velkommen til masser af muligheder