Herning Kommune Frit valg inden for madservice. Godkendelse af leverandører (godkendelsesdokument)

Transkript

1 Herning Kommune Frit valg inden for madservice Godkendelse af leverandører (godkendelsesdokument) April udgave Redaktionelle ændringer foretaget den 14. marts 2012

2 Indhold Indhold Indledning Baggrund Materialets opbygning Ydelsernes sammensætning Godkendelsesprocedure Godkendelsesform Bindingsperiode Aflevering af anmodning og eventuelle spørgsmål Obligatorisk disposition for anmodningerne om godkendelse Spørgsmål og supplerende oplysninger Oplysninger til informationsmaterialet Kontraktgrundlag og -periode Tidsplan Fremtidige godkendelser Samarbejdsforum Situationsbeskrivelse Herning Kommunes organisering Voksenområdet i Herning Kommune Arbejdets tilrettelæggelse i dag Godkendelse af Herning Kommune som leverandør Opgavernes omfang Krav & vilkår Krav til virksomhedens/leverandørens forhold Økonomisk bæredygtighed Gæld til det offentlige Sikkerhedsstillelse Overordnede værdier/mål Hygiejne og egenkontrol Arbejdsmiljø Rummelig arbejdsplads Observations- og rapporteringsforpligtelse (meddelelsespligt) Tavshedspligt, straffeattest og legitimation Omfang af leveringen Leverancesikkerhed Uddannelsesmæssige krav Leveringstidspunkt og telefontid Skift af leverandør Krav om sproglighed i mødet med brugeren Reklamation og klagesagsbehandling Behandling af personoplysninger Specifikke krav til leverancen af mad Ydelsens omfang Krav til menusammensætning Menuplan Specielt vedr. madservice med udbringning Kvalitetskontrol Prisforhold Afregning...19

3 1 Indledning 1.1 Baggrund I henhold til 83 i lov om social service, LBK nr. 81 af 4/2/2011, har kommunen pligt til at sørge for, at der tilbydes hjælp, herunder madservice til borgere, der ikke selv kan udføre disse opgaver på grund af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller på grund af særlige sociale problemer. Loven fastsætter således, at kommunen har myndighedsfunktionen som indebærer at det er kommunen, der som offentlig forvaltning træffer afgørelse og tildeling og udmåling af madservice. Denne visitation sker ud fra en konkret vurdering af den enkelte borgers behov for hjælp indenfor rammerne af det serviceniveau, som kommunen har fastlagt. Med vedtagelse af lov nr. 399 af 6. juni 2002 om ændring af lov om social service, har Folketinget indført frit leverandørvalg af madservice gældende fra 1. januar Nærværende dokument indeholder bl.a. en beskrivelse af de krav og vilkår, som alle leverandører skal leve op til for at blive godkendt som leverandør af madservice. Dette materiale er således udtryk for Herning Kommunes krav og er rettet mod mulige private leverandører. Herning Kommunes leverandører skal selv leve op til de samme krav og vilkår, hvorfor Herning Kommunes leverandører ligeledes har gennemgået en procedure for at blive godkendt. Nærværende materiale er endvidere tilgængeligt på: Materialets opbygning Nærværende dokument er udover kapitel 1 opbygget på følgende måde: I kapitel 2 oplistes de betingelser, der gælder for godkendelsesprocessen i form af godkendelsesprocedure og tidsfrister samt praktiske oplysninger. Kapitel 3 indeholder en kortfattet beskrivelse af den kommunale organisering, en situationsbeskrivelse af, hvordan Herning Kommune i dag løser opgaven vedr. madservice samt oplysninger omkring ordningens omfang og sammensætning. 3

4 Kapitel 4 indeholder dels en oplistning af de krav og vilkår, der stilles til virksomhedens forhold i form af økonomi mv., dels de krav, der stilles til opgavernes udførelse (en kravspecifikation), herunder krav til, hvordan de potentielle leverandører skal dokumentere, at de kan leve op til kravene. I kapitel 5 redegøres kort for de forhold, der ligger til grund for prisberegningen. 1.2 Ydelsernes sammensætning Leverandørerne kan blive godkendt til at levere såvel madservice med udbringning og madservice uden udbringning. Ydelserne er nærmere beskrevet i Herning Kommunes kvalitetsstandard for madservice. Indenfor madservice skelnes der mellem følgende kosttilbud: alm. fuldkost, ernæringstæt, vegetarkost og diabeteskost samt diætmad. Fuldkost til ældre sammensættes efter Veterinær- og fødevaredirektoratets principper og anbefalinger for normalkost til raske ældre. Madservice er hovedret med/uden biret. Madservice er som minimum kolde færdigretter. Der tilbydes hovedret bestående af kød/ fjerkræ eller fisk, grøntsager, sovs og kartofler / pasta eller ris. Den fulde hovedret opfylder betingelserne for menuplanlægning jf. fødevarestyrelsens anbefalinger, samt anbefalingerne for dansk institutionskost. Der er krav om portionsstørrelse af de enkelte ingredienser i tilberedt vægt af hvert enkelt ret. Der stilles ikke krav om at survarer og andet tilbehør indgår i leverancen. Diæter består af alle former for lægeordinerede diæter, f.eks. diabeteskost, fedtfattig kost, kolesterolsænkende kost, allergikost og energi- eller proteinrig kost. Desuden fuldkost, der skal forarbejdes på en særlig måde f.eks. findeles, pureres, klargøres til flydende kost e. lign. 4

5 2 Godkendelsesprocedure 2.1 Godkendelsesform Herning Kommune vil indgå kontrakter med nye leverandører én gang i kvartalet. Det betyder, at der vil blive gennemført godkendelsesrunder 4 gange om året, med kontraktindgåelse pr. 1/1, 1/4, 1/7 samt 1/10. For alle godkendelsesrunder gælder, at der er ansøgningsfrist senest 3 måneder forinden, dvs. 1/10, 1/1, 1/4 samt 1/7, kl Den kvartårlige godkendelsesprocedure gælder også for potentielle leverandører, som i forvejen er godkendt af en anden kommune, idet Herning Kommune skal sikre sig, at de leverandører, som Herning Kommune indgår kontrakt med, kan leve op til de krav, der gælder for leverandører i Herning Kommune Bindingsperiode Det skal understreges, at godkendelsesprocessen er at betragte som en tilbudsproces, hvor den afgivne anmodning er at betragte som et tilbud med de forpligtelser, der gælder ved en sædvanlig udbudsforretning. De potentielle leverandørers anmodning om godkendelse skal være bindende i 3 måneder gældende fra fristen for indlevering af anmodning. Når en kontrakt er indgået, er der en opsigelsesfrist for begge parter på 6 måneder. 2.2 Aflevering af anmodning og eventuelle spørgsmål Anmodning om godkendelse og anden dokumentation skal afleveres i 3 eksemplarer og sendes eller afleveres til Herning Kommune på følgende adresse: Herning Kommune Visitationsenheden Torvet Herning Mrk. "Anmodning om godkendelse - Frit valg indenfor madservice" 5

6 Anmodninger indsendes/afleveres i en kuvert, der har påskriften "Anmodning om godkendelse - Frit valg indenfor madservice". Der vil blive udsendt bekræftelse på modtagelse af anmodninger Obligatorisk disposition for anmodningerne om godkendelse Anmodningerne om godkendelse skal følge anvisningerne og dispositionen i Herning Kommunes godkendelsesanmodning. En elektronisk udgave af dispositionen vil desuden kunne hentes på: Anmodninger om godkendelse skal opfylde alle krav, som angives i dette dokument og skal være skrevet på dansk Spørgsmål og supplerende oplysninger Alle spørgsmål til godkendelsesmaterialet, og processen fremsendes skriftligt og skal være mærket "Spørgsmål vedrørende Frit valg indenfor madservice". Spørgsmål indsendes til: Herning Kommune Visitationsenheden Torvet Herning Mrk. "Spørgsmål vedrørende Frit valg indenfor madservice" Sidste frist for spørgsmål samt anmodning om supplerende oplysninger vedrørende godkendelsesmaterialet er senest 1 mdr. forinden ansøgningsfristens udløb, dvs. 1/12, 1/3, 1/6 og 1/9. Alle henvendelser vil blive besvaret skriftligt og fremsendes, i anonymiseret form, til alle de potentielle leverandører, som i den aktuelle godkendelsesrunde, har henvendt sig til Herning Kommune Oplysninger til informationsmaterialet Herning Kommune skal i samarbejde med de godkendte leverandører udarbejde det informationsmateriale om leverandørerne, som skal udleveres til borgerne i Herning Kommune. Anmodningen om godkendelse skal derfor også indeholde et tekstafsnit til informationsmaterialet omkring leverandørens virksomhed, svarende til ca. 1 A-4 side. Tekstafsnittet vil efterføl- 6

7 gende indgå i arbejdet med at få udarbejdet et samlet informationsmateriale til brugerne om fritvalgsordningen i Herning Kommune. Leverandørens deltagelse heri vil ske uden særskilt vederlag. 2.3 Kontraktgrundlag og -periode På baggrund af godkendelsen vil der skulle indgås en kontrakt mellem leverandøren og Herning Kommune. Leverandørernes omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af godkendelsesanmodning og efterfølgende dokumentation mv. er Herning Kommune uvedkommende. Kontrakter med godkendte leverandører indgås på ubestemt tid. Når en kontrakt er indgået er der en opsigelsesfrist for begge parter på 6 mdr. 2.4 Tidsplan Det er Herning Kommune, der har ansvaret for godkendelsen af alle leverandører. Efter modtagelse af anmodningen om godkendelse, vil de potentielle leverandører enkeltvis blive indkaldt til et møde, hvor anmodningen vil blive gennemgået med henblik på at få afklaret, om leverandøren kan godkendes, og om der kan indgås en kontrakt. Såfremt ansøgeren ikke kan godkendes, har ansøgeren krav på en skriftlig begrundelse for afslaget. 2.5 Fremtidige godkendelser For leverandører, som allerede er godkendt og har indgået kontrakt med Herning Kommune, vil der blive tilrettelagt en forenklet proces for godkendelse i forbindelse med, at leverandører fx ønsker, at udvide leverancen og blive godkendt til levering af diætmad. 2.6 Samarbejdsforum I forbindelse med indførelsen af frit valg på madservice vil der blive oprettet et samarbejdsforum - bestående af min. to årlige møder - mellem Herning Kommune og leverandørerne. Leverandørens deltagelse heri vil ske uden særskilt vederlag. 7

8 3. Situationsbeskrivelse 3.1 Herning Kommunes organisering Herning Kommunes øverste myndighed er Byrådet, som har udelegeret opgaver til Økonomi- og Erhvervsudvalget samt 7 politiske fagudvalg: Social- og Sundhedsudvalget Beskæftigelsesudvalget Teknik- og miljøudvalget Børne-og familieudvalget Kultur-og fritidsudvalget Byplanudvalget Forebyggelsesudvalget Den administrative organisation er opdelt i 5 forvaltninger, der hver ledes af en forvaltningsdirektør. Forvaltningerne er: Teknik og Miljø Økonomi, Personale og Borgerservice Social, Sundhed og Beskæftigelse By, Erhverv og Kultur Børn og Unge Forvaltningen forbereder de sager, der forelægges fagudvalgene/byrådet, og fører fagudvalgenes/byrådets beslutninger ud i praksis Voksenområdet i Herning Kommune Voksenområdet hører under forvaltningen Social, Sundhed og Beskæftigelse, som består af 4 afdelinger: Staben Sundhed & Ældre, hvor Visitationsenheden er organiseret Handicap og Psykiatri Beskæftigelsesafdelingen 8

9 Madservice bevilges i henhold til Servicelovens 83 og hører budgetmæssigt under Visitationsenheden og dermed forvaltningen Social, Sundhed og Beskæftigelse. I Herning Kommune er der indbyggere (pr. 1. januar 2010). Madservice kan bevilges til borgere over 18 år. Borgerindflydelsen er organiseret gennem inddragelse af Ældrerådet, Handicaprådet og evt. lokalråd. 3.2 Arbejdets tilrettelæggelse i dag Herning Kommune har siden 1. april 2000 haft adskilt myndighedsopgaverne og udførerfunktionen vedr. levering af pleje og praktisk hjælp i en bestillerfunktion (visitation) og en udførerfunktion (levering af pleje og praktisk hjælp). Kun borgere der er visiteret af Visitationsenheden er berettiget til madservice. Byrådet fastsætter en gang årligt - på baggrund af en evaluering - kvalitetsstandarder for madservice, der beskriver serviceniveauet i Herning Kommune. Det er kvalitetsstandarden, der danner grundlaget for kravene til de enkelte ydelser. Borgernes egenbetaling for maden fratrækkes som hovedregel direkte via PBS Godkendelse af Herning Kommune som leverandør Den del af den kommunale forvaltning, der producerer udbragt mad er, på linie med de private leverandører, godkendt med baggrund i nærværende krav og vilkår. 3.3 Opgavernes omfang I Herning Kommune er der pr. 1. februar 2011, 613 modtagere af madservice fordelt over hele kommunen. Leverandørerne er Ikke garanteret levering af et vist minimum af ydelser. 9

10 4 Krav & vilkår I dette kapitel er oplistet gældende krav, som de potentielle leverandører skal kunne leve op til for at kunne blive godkendt som leverandør af madservice i Herning Kommune. Leverandørerne skal i forbindelse med godkendelsesproceduren redegøre skriftligt for, hvorledes man agter at leve op til de enkelte krav. Herning Kommune ønsker at gøre opmærksom på, at der løbende kan forekomme ændringer i pris- og kvalitetskravene. 4.1 Krav til virksomhedens/leverandørens forhold Økonomisk bæredygtighed Den potentielle leverandør skal kunne dokumentere, at denne ikke er i betalingsstandsning eller på anden måde i en økonomisk situation, der vanskeliggør en opfyldelse af de forpligtelser, der vil følge med en godkendelse som leverandør. I forbindelse med godkendelsesanmodningen skal der udfærdiges en bank-erklæring, som den potentielle leverandørs bankforbindelse skal bekræfte ved sin underskrift heraf Gæld til det offentlige Som det er tilfældet i forbindelse med udbud i Herning Kommunes regi gælder, at leverandøren ikke må have forfalden gæld til det offentlige. I godkendelsesanmodningen er der en tro- og loveerklæring, som skal udfyldes Sikkerhedsstillelse Leverandøren skal stille en uigenkaldelig anfordringsgaranti, svarende til 5 pct. af den forventede årlige omsætning, dog minimum kr. Sikkerhedsstillelsen justeres 1 gang årligt - den 1. januar - på baggrund af det foregående års faktiske omsætning. Ved kontraktindgåelse skal der således stilles en garanti på kr. Garantien skal udstedes af et anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab. Realiserer kommunen sikkerhedsstillelsen, orienterer kommunen skriftligt leverandøren og sikkerhedsstilleren om baggrunden for, at garantien er gjort gældende samt om størrelsen af det hævede beløb. 10

11 Sikkerhedsstillelsen skal ligeledes indeholde en bekræftelse af, at garantistilleren accepterer behandlinger af eventuelle tvister efter punkt i kontrakten. Sikkerhedsstillelsen skal indestå med det fulde beløb til tre måneder efter kontraktens udløb, dog mindst indtil eventuelle mangler, efter Herning Kommunes vurdering, er afhjulpet. Sikkerhedsstillelsen kan således tages i anvendelse efter kontraktperiodens udløb Overordnede værdier/mål I Herning Kommunes arbejde, med foranstaltninger for ældre og handicappede, er der fokus på borgeren. Herning Kommune har formuleret en vision Kommunen, hvor borgeren sættes i centrum gennem åbenhed, nærhed og en levende demokratisk dialog Kommunen, der udfolder sig livligt og dynamisk som et regionalt kraftcenter, der tør gå nye veje Den effektive kommune, som er kendetegnet ved udvikling, sikker drift, høj grad af fleksibilitet og et fokus på menneskelige værdier. Herudover har Herning Kommune formuleret et overordnet fælles værdigrundlag som skal gå på tværs og virke i hele koncernen Herning Kommune. Værdigrundlaget bygger på 4 værdier; Udfoldelsesfrihed Økonomisk sans God dømmekraft Professionalisme Hygiejne og egenkontrol Leverandørerne skal leve op til gældende lovgivning og særlige regelsæt der er gældende for fødevareproducerende virksomheder, herunder Fødevareforordningen 178/2002 samt Lov om fødevarer nr. 526 af 24. juni 2005 med senere ændringer. 11

12 Det forventes at leverandøren er autoriseret som fødevareproducent, jf. bekendtgørelse nr. 83 af 2. februar 2011, overholder gældende regler om hygiejne, jf. bekendtgørelse nr. 788 af 24. juli 2008 samt bekendtgørelse nr. 123 af 15. februar 2008 om uddannelse i fødevarehygiejne. Leverandøren skal underlægge sig hygiejnekontrol iht. Kontrolforordningen 882/2004. Det betyder bl.a., at leverandøren skal leve op til lovgivningens bestemmelser vedr. mærkning af færdigpakkede fødevarer jf. bekendtgørelse nr af 14. december 2005 med senere ændringer samt have et godkendt egenkontrolprogram. I forbindelse med godkendelse skal leverandøren til enhver tid kunne dokumentere, at man lever op til de lovgivningsmæssige krav Arbejdsmiljø Leverandøren er forpligtet til at leve op til de til enhver tid gældende lovgivningsmæssige krav til arbejdsmiljø, jf. LBK nr. 268 af 18/ med senere ændringer Rummelig arbejdsplads Leverandørerne er forpligtet til at leve op til Herning Kommunes krav om en rummelig arbejdsplads. En rummelig arbejdsplads er kendetegnet ved: at udøve socialt ansvar, hvilket vil sige at forebygge arbejdsskader og nedslidning at prioritere arbejdsfastholdelse og beskæftigelse til personer indenfor arbejdsmarkedet på lige fod med den faglige opgaveløsning at udvise plads til forskellighed. Leverandøren skal vederlagsfrit påtage sig et socialt ansvar, herunder medvirke ved Herning Kommunes aktiveringsindsats overfor arbejdsledige, samt etablere flex- og skånejob. De potentielle leverandører skal angive i godkendelsesanmodningen, hvordan de vil håndtere kravet om en rummelig arbejdsplads. 12

13 4.1.8 Observations- og rapporteringsforpligtelse (meddelelsespligt) Leverandøren har pligt til at meddele Visitationsenheden, hvis der sker ændringer i en borgers adfærd. Dette kan f.eks. dreje sig om der er gammelt mad i køleskabet eller borgeren ikke længere rydder op. Der kan også være tale om ændringer i borgerens behov, der betyder vedkommende kræver en anden måltidssammensætning. Leverandøren er endvidere forpligtet til at orientere Visitationsenheden, hvis en borger ønsker permanent udmeldelse af madserviceordningen. Endelig har leverandøren indberetningspligt af brugerrelevante data/informationer, der er krævet af myndigheden til eksempelvis kvalitetssikring eller indberetninger til Danmarks Statistik. Udgifter til dette er Herning Kommune uvedkommende Tavshedspligt, straffeattest og legitimation Leverandøren og dennes medarbejdere er underlagt samme tavshedspligt som Herning Kommunes ansatte (Borgerlig straffelov 152/152b). Tavshedspligten fortsætter også ved ansættelsesforholdets ophør. Når der skal udveksles personlige oplysninger mellem Herning Kommune og den private leverandør kan det kun ske med brugerens klare og skriftlige samtykke. Ved kontraktindgåelse skal der være indhentet en 5-årig straffeattest for de medarbejdere, der har direkte brugerkontakt. I forbindelse med nyansættelse af medarbejdere med direkte brugerkontakt skal der ligeledes indhentes straffeattest. Leverandøren er forpligtet til at sikre at dette sker. Madchaufføren skal kunne forevise legitimation i forbindelse med aflevering af maden hos brugeren Omfang af leveringen Der stilles krav om, at leverandørerne kan levere mad til alle ugens 7 dage, dvs. incl. weekend og helligdage. 13

14 Leverancesikkerhed Leverandøren er forpligtet til at kunne levere mad til nye brugere med 3 dages varsel. Leverandøren skal sikre, at der leveres madservice i overensstemmelse med den trufne afgørelse, så brugerne af hjælp ikke mærker til de problemer, der måtte være i forhold til ledelse af eller arbejdstilrettelæggelse hos leverandøren. Leverandøren skal således have et beredskab, der kan håndtere hændelser som sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende. Ligeledes er leverandøren forpligtet til at sikre borgerne mad uanset vejrlig m.v. Alle modtagere af madservice oplyses i forbindelse med det første besøg, det konkrete tidspunkt for levering af mad fremover. Typisk vil det være samme tidspunkt som ved første levering. I bilag 3 skal de potentielle leverandører angive, hvordan de vil håndtere kravet om leverancesikkerhed Uddannelsesmæssige krav Leverandøren skal kunne dokumentere at have personale ansat som har en relevant uddannelse. Der skal altid være ansat mindst én økonoma. Desuden skal det være en uddannet økonoma eller diætist der laver diætmad Leveringstidspunkt og telefontid Modtageren skal være hjemme på leveringsdagen, i et tidsrum på 2 timer, som i forvejen oplyses af leverandøren, eller lave en skriftlig aftale med chaufføren om at stille maden uden for døren (kopi af skriftlig aftale sendes til Sundhed & Ældre, Visitationsenheden). Når maden leveres ifølge aftale uden for døren, er holdbarheden ikke længere leverandørens ansvar. Der skal i disse tilfælde være en seddel i kassen sammen med maden, hvorpå der står, hvornår maden er afleveret. Alle modtagere af madservice oplyses i forbindelse med det første besøg, det konkrete tidspunkt for levering af mad fremover. Typisk vil det være samme tidspunkt som ved første levering. Brugere der ønsker at afmelde mad for enkelte dage skal gøre dette til leverandøren senest kl. 11, 3 hverdage før leveringen skulle have fundet sted. Samme frist er gældende i forbin- 14

15 delse med udmeldelse af ordningen. Brugeren betaler kun for de portioner vedkommende har aftaget Skift af leverandør Brugere der ønsker at skifte leverandør, kan tidligst overgå til en ny leverandør én måned efter udgangen af den måned hvor brugeren har anmodet om at skifte leverandør. En brugers anmodning om skift af leverandør rettes til Visitationsenheden, der foretager de nødvendige foranstaltninger Krav om sproglighed i mødet med brugeren Leverandørens medarbejdere skal for at undgå misforståelser i mødet med brugeren kunne gøre sig forståelig sprogligt på dansk, både mundtligt og skriftligt Reklamation og klagesagsbehandling Leverandøren skal anvende et formaliseret system for reklamationer og klagesager. Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås. Klager vedrørende afgørelsen (visitationen) behandles af kommunens myndighedsfunktion. Alle modtagere af madservice kan klage direkte til myndighedsfunktionen, som i Herning Kommune er betegnet Sundhed & Ældre, Visitationsenheden. Borgerens klage skal ske til Visitationsenheden, Herning Kommune, inden for 4 uger efter den dato, hvor borgeren har modtaget afgørelsen. På baggrund af klagen revurderes tidligere afgørelse. Ved revurderingen undersøges, om der er grundlag for at give helt eller delvist medhold i klagen. Såfremt klageren ikke gives medhold, videresendes klagen til Det Sociale Nævn i Statsforvaltningen Midtjylland. Klager over maden eller samarbejdet med leverandør behandles ligeledes af Sundhed & Ældre, Visitationsenheden. Leverandøren skal medvirke til behandlingen af alle reklamationer og klagesager, herunder i klagesager fra brugere over leverandøren og/eller en underleverandør vedrørende forhold ved dennes medarbejderes udførelse af den aftalte opgave. Ved 15

16 medvirken forstås bl.a. videregivelse af relevante oplysninger. Leverandørens medvirken skal ske uden beregning Behandling af personoplysninger Herning Kommune er dataansvarlig og det er derfor et krav at leverandøren databehandler i henhold til persondataloven. Leverandøren handler i denne sammenhæng alene efter instruks fra Herning Kommune. Leverandøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven. Leverandøren skal på myndighedens anmodning give myndigheden tilstrækkelige oplysninger til at kunne vurdere, hvorvidt de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. 4.2 Specifikke krav til leverancen af mad Det er et krav, at ydelserne leveres i henhold til den konkrete afgørelse (visitation) og ud fra Herning Kommunes serviceniveau for madservice. Herning Kommunes aktuelle serviceniveau fremgår af kvalitetsstandarden for madservice Ydelsens omfang Der stilles krav om, at leverandøren som minimum skal kunne tilbyde brugerne levering af en ernæringsrigtig hoved og/eller biret. Endvidere kan leverandøren - hvis de uddannelsesmæssige krav i denne forbindelse er opfyldt - tilbyde at levere ernæringstætte middage og diætmiddage (hoved- og biret). Leverandøren kan desuden vælge hvorvidt den tilbudte madservice er med eller uden udbringning. 16

17 4.2.2 Krav til menusammensætning Menuen skal fastlægges med en passende grad af variation i henhold til anbefalinger for den danske institutionskost. Den fulde hovedret skal ligeledes opfylde betingelserne for menuplanlægning jf. fødevarestyrelsens anbefalinger, samt anbefalingerne for dansk institutionskost. Der skal være variation mellem kogte og stegte retter. Menuen skal tilpasses efter årstiden med frugt og grøntsager samt varme og kolde retter. Diæter skal ligeledes tilbydes med udgangspunkt i anbefalingerne for den danske institutionskost. Leverandøren skal overholde gældende næringsanbefalinger jf. Anbefalinger for den danske institutionskost. Leverandører af madservice skal løbende foretage og kunne dokumentere kostberegninger. Endvidere skal maden mærkes med varedeklaration og/eller næringsdeklaration jf. kvalitetskravene og gældende lovgivning og bekendtgørelser vedrørende mærkning af fødevarer Menuplan Leverandøren skal udarbejde menuplaner for minimum 14 dage ad gangen. Leverandøren har foruden kravet vedr. ydelsernes omfang mulighed for, at tilbyde andre måltider/måltidssammensætninger. Leverandøren er ansvarlig for at menuplanen udleveres til modtagerne af madservice, som har valgt leverandøren. Leverandøren skal selv afholde udgifter til trykning/udlevering af menuplan. Kopi af menuplanen skal endvidere sendes til Sundhed & Ældre, Visitationsenheden. Der stilles ikke krav om en bestemt produktionsform, dvs. der er ikke krav om hvorvidt leverancen skal være i form af varmholdt-, køle- eller frostmad. 17

18 4.2.5 Specielt vedr. madservice med udbringning Maden leveres udportioneret til brugeren. Leverandøren er forpligtet til at sørge for velegnet emballage til udbringningen. Emballagen skal leve op til hygiejne- og lovgivningsmæssige krav i forbindelse med udbringning af levnedsmidler. Leverandøren er forpligtet til at levere maden til borgerens hoveddør. Leverandøren er endvidere forpligtet til at være behjælpelig med at sætte maden på plads i f.eks. køleskab, hos de borgere der har behov for denne hjælp Kvalitetskontrol Herning Kommune gennemfører kvalitetskontrol i forhold til såvel private som kommunale leverandører. Som en del af kvalitetskontrollen, skal leverandørerne løbende, dvs. min. 1 gang om måneden, indsende menuplanerne til Visitationsenheden. Endvidere foretages der stikprøvekontrol af den leverede mad samt tilfredshedsundersøgelser blandt brugerne. Desuden kan Herning Kommune, når som helst, kræve en kopi af leverandørens ansattes uddannelsesbeviser. 18

19 5 Prisforhold Priserne vil blive reguleret i forbindelse med den årlige regulering af serviceniveau og kvalitetstandarder og beregningerne vil løbende være genstand for opfølgning og evt. regulering som følge af det aktuelle omkostningsniveau. Herning Kommune forpligter sig til at varsle ændringer i kvalitetsstandarderne herunder den vejledende tidsnorm, samt kostpriserne mindst 3 måneder forud for ændringens ikrafttræden. Ændringer som følge af lovgivning eller revisitation kan ske med dags varsel. 5.1 Afregning Herning Kommune betaler kun for faktisk leverede ydelser, dog også til dels for sen afmelding eller ved lukket dør. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto. Faktura fremsendes månedsvist bagud og forfalder til betaling den sidste dag i efterfølgende måned. Efter forfald debiteres diskontoen +6 procent pr. år. Leverandøren skal anvende Herning Kommunes nuværende fakturaopbygning. Nærmere omkring afregning aftales i forbindelse med kontraktindgåelse. 19