Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Vejle den 10. maj 2011 kl på Lejerbos kontor

Transkript

1 Referat af organisationsmøde den 10. maj 2011 Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Vejle den 10. maj 2011 kl på Lejerbos kontor Til stede var bestyrelsesmedlemmerne Benny Haugsted, Egon Sørensen, Eigil H. Jensen, Birgit Jakobsen og Lars Bak. Fra administrationen deltog forvaltningsdirektør Lis Fonnesbech-Wulff, økonomikonsulent Kirsten Bräuner, økonomichef Henrik Engstrøm, forretningsfører Torben Krogh samt direktionssekretær Tina Brorly, som optog referat af mødet. Formand Benny Haugsted åbnede mødet og bød velkommen. Dagsorden for mødet: 1. Meddelelser fra administrationen 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 3. Udlejningssituationen 4. Nybyggeri/renovering 5. Orientering om ændring af vedtægternes 6, 14, stk. 4 samt Valg af formand og næstformand 7. Eventuelt Ad 1. Meddelelser fra administrationen Lis Fonnesbech-Wulff meddelte, at de kommende dialogmøder mellem kommunerne og boligorganisationerne fortsat er meget i fokus. Landsbyggefonden er klar med ITmodellen, der skal sammenfatte alle de oplysninger, der skal indgå i dialogmøderne. I Landsbyggefondens database er der for hver enkelt afdeling og boligorganisation et oplysningsskema en slags selvangivelse som kommer ind på alle væsentlige sagsområder, der findes i boligorganisationerne og afdelingerne. Nogle af oplysningerne skal man selv levere, mens andre især nøgletal automatisk vil blive føjet ind i skemaet via Landsbyggefondens database. Oplysningsskemaet færdiggøres af boligorganisationen i samarbejde med administrationen umiddelbart efter, at årsregnskabet er godkendt, og så vil den samlede dokumentationspakke være grundlaget for dialogmødet med kommunen. Arbejdet med dokumentationspakken skal ikke bare være en pligtmæssig afrapportering til kommunerne. Det skal også være et redskab for de enkelte bestyrelsers arbejde med udviklingen på alle vigtige punkter i deres boligorganisationer, såsom økonomi og drift, beboerdemokrati, udlejning og boligområdernes trivsel. Det er i styringsreformen en forventning, at organisationsbestyrelserne forholder sig strategisk til alle disse områder. Bestyrelserne skal inden for hvert område give deres egen vurdering af udfordringerne. Endelig skal bestyrelserne være med til at fastsætte mål, lave aftaler med kommunerne og efterfølgende give en vurdering af, hvor langt man er nået i målopfyldelsen. Ca. halvdelen af de kommuner, hvor Lejerbo er repræsenteret, er gået i gang. Det sker typisk ved, at der først holdes et fællesmøde for kommunalpolitikere, embedsmænd, beboerdemokrater og administrationer. Efterfølgende holdes det egentlige dialogmøde, hvor der fra kommunens side typisk kun medvirker embedsmænd, men hvor vi fra Lejerbos side så vidt muligt møder med både organisationsformand og forretningsfører. På nybyggeri-siden har der et par år været stilstand, men i løbet af 2010 kom der gang i tilsagnene igen. Det skyldes, at vi ved årsskiftet fik nye finansieringsregler, der giver en lavere starthusleje, og at kommunernes andel i form af grundkapital i 2010 var sat ned fra 14 % til 7 %. I Lejerbo har vi fået tilsagn til at opføre over 600 nye boliger. Det er betydelig flere end vi har opnået de seneste år.

2 Det er ikke kun nybyggeriet, der er godt gang i. I 2010 har Lejerbo afleveret renoveringsarbejder for næsten en mia. kr. Helt præcist for 949,8 mio. kr. Samtidig har vi renoveringsarbejder under udførelse for godt 526 mio. kr. og sager under projektering for 687 mio. kr. Det er selvfølgelig i høj grad byggeafdelingen, der arbejder på renoveringsprojekterne, men også regionskontorer, lokalinspektører og varmemestre bidrager på denne måde til at vores boliger fortsat er tidssvarende og attraktive. Efterårets boligaftale mellem regeringen, Dansk Folkeparti og De Radikale indebærer, at der de kommende 3 år sættes ekstra midler fra Landbyggefonden af til renoveringsarbejder. Oven i de årlige 2,6 mia. kr. lægges i årene 2013 til 2016 i alt 5 mia. kr. Herudover er der afsat 500 mio. kr. til fondens andel af kapitaltilførsel ved evt. nedrivning i udsatte områder. Endelig fastholdes beløbsrammen til de boligsociale projekter på 440 mio. kr. årligt. En del af boligaftalen handler om indsatsen mod de såkaldte ghettoer. Ghettoområder er nu et officielt begreb - defineret i lovgivningen, og Socialministeriet har endda opstillet en liste med angivelse af 26 ghetto-områder. I Lejerbo er 5 afdelinger eller områder med på listen. Ud over de nævnte økonomiske støttemuligheder til renovering, nedrivning og boligsociale projekter, er der gennemført en række lovændringer på udlejningsområder, der skal medvirke til at reducere antallet af ghettoer. Vi er i administrationen i gang med et meget omfattende arbejde med omlægning af Lejerbos IT-systemer. Vores økonomisystem SAP skal over på en ny version. I den sammenhæng skal ikke blot budget- og regnskabshåndtering men alle hovedprocesser også udlejning, lønbehandling, drift og vedligeholdelse samt byggestyring - over på SAPløsninger. Fra midten af 2010 har vi gennemført første fase og fastsat kravene til de nye systemer og godkendt løsningsmodellerne. Nu går næste fase med den egentlige tilpasning og udvikling af systemerne i gang. Vi gennemfører herefter omfattende tests, planlægger overgangen til de nye systemer nøje og gennemfører undervisning af alle brugere. Vi håber herved at kunne sikre, at der bliver mindst mulige gener og driftsforstyrrelser. Hele projektet er planlagt til at slutte i april I henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser er der for indeværende regnskabsperiode (2011) kr til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejerbo, Vejle. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at evt. arbejdstab forlods dækkes. Resterende beløb fordeles med 40% til formanden, 20% til hver af de to andre beboervalgte og 10% til de 2 øvrige bestyrelsesmedlemmer. Man har samtidig besluttet, at denne fordeling er gældende fremover, med mindre bestyrelsen giver anden besked herom. Eigil H. Jensen oplyste, at han midlertidigt har afskrevet sit honorar. Beløbet fordeles på de andre bestyrelsesmedlemmer. Han orienterede om, at han fra første dag har brugt den mailkonto, han havde via organisationen. Hovedbestyrelsen har på et tidspunkt truffet beslutning om, at disse mailkonti ikke længere skulle bruges. Imidlertid har man lukket mailkontoen, uden at han havde fået orientering herom. Han havde omkring 400 mails liggende og fandt det meget uheldigt og ærgerligt, at der ikke er blevet orienteret om lukningen. Han havde talt med Lejerbos IT afdeling, som har sagt, at han ikke skulle regne med, at man kunne genskabe de mail, der lå på mailkontoen. Endvidere var det også den mailkonto, som blev brugt til De boligsociale Fora.

3 Lis Fonnesbech-Wulff beklagede meget dette, det burde være kommunikeret ud fra vores IT afdeling/kommunikationsafdeling. Hun meddelte, at vi nok skal få rettet mailkontoen på de boligsociale fora. Ad 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Forud for mødet er udsendt regnskab og revisionsprotokol for perioden 1/1 til 31/ , forvaltningsrevision for regnskabsåret 2010 for forretningsførerorganisationen samt budget for boligorganisationen for perioden 1/1 til 31/ Desuden er udsendt en CD rom indeholdende dels årsregnskab for afdelingerne for perioden 1/1 til 31/ , dels budget for afdelingerne for perioden 1/1 til 31/ og dels tilstandsrapport for afdelingerne. Lars Bak nævnte, at det er forkert regnskabsmateriale, der ligger på den udsendte CD rom. Det er regnskabsmateriale for Herning og ikke for Vejle. Henrik Engstrøm beklagede fejlen. Han ville sørge for, at organisationsbestyrelsen får ny CD rom med det rigtige regnskabsmateriale. Kirsten Bräuner orienterede herefter om, at administrationen forud for mødet har forhandlet afdelingernes forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra de afdelinger, som på nuværende tidspunkt har afholdt afdelingsmøde. Afdeling og holder først afdelingsmøde henholdsvis den 11. og den 17. maj. Vi skal således anmode organisationsbestyrelsen om at godkende budget for afdelingerne under forudsætning af afdelingsmødernes godkendelse. I beretningen forrest i regnskabet - side 2, 3 og 4 - er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret. Endvidere er redegjort for ændringer i regnskabspraksis i henhold til ny bekendtgørelse pr. 1. januar I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen. Revisionen har på side 137 supplerende oplysninger til forhold i afdeling På side 4 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen kommenteret revisionens supplerende oplysninger, som vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkninger. Eigil H. Jensen gjorde opmærksom på, at der er en fejl i revisionsprotokollen nederst på side 139 omkring dispositionsfonden. Henrik Engstrøm vil sørge for, at fejlen bliver rettet i det originale materiale. Med de faldne bemærkninger tog bestyrelsen revisionens supplerende bemærkningerne til efterretning. Nedenstående oversigt, som viser lejestigningen i de enkelte afdelinger for den kommende periode, er et uddrag af de udsendte afdelingsbudgetter. Afd. nr. Afd. navn Gældende leje Kommende leje Ændring pr. m² Ændring i 14-0 Ribe Landevej 687,74 694,85 7,11 1,03 %

4 84-0 Damhaven 575,89 582,87 6,99 1, Finlandsvej 613,05 655,41 42,36 6, Nørretorvscentret Nørretorvscentret Boulevarden Boulevarden Frøhaven Frøhaven Jellingvej Jellingvej Engparken 866,22 879,94 13,72 1,58 762,61 776,33 13,72 1,8 874,08 893,53 19,45 2,23 789,23 808,68 19,45 2,46 836,01 852,80 16,79 2,01 625,68 642,47 16,79 2,68 803,84 816,22 12,38 1,54 640,58 652,95 12,38 1,93 819,25 831,78 12,53 1,53 Man drøftede årsagen til den store lejestigning i afdeling 140, som skyldes en fejl omkring de udamortiserede lån tilbage til budgettet for Man drøftede muligheden for eventuelt at graduerer huslejen eller kompenserer afdelingen på anden måde. Det blev aftalt, at Torben Krog laver et oplæg med forskellige scenarier, som kan ligge til baggrund for en drøftelse i organisationsbestyrelsen på et kommende organisationsmøde. Der var ikke yderligere bemærkninger til dette punkt og det konkluderedes, at beretningen blev godkendt, at de i denne indeholdte forslag og anmodninger blev imødekommet, at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet, herunder regnskab for afdeling og under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse, at budget for boligorganisationen samt afdelingernes budgetter blev godkendt, herunder budget for afdeling og under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse., Ad 3. Udlejningssituationen Torben Krogh oplyste, at der i Lejerbo, Vejle er 505 personer opnoteret på venteliste til en familiebolig og 155 til en ungdomsbolig. Flere af disse personer søger på forskellige rumtyper og forskellige afdelinger, og der er således i alt 823 ansøgere opnoteret til familieboligerne og 237 opnoteret til ungdomsbolig. Vedrørende familieboligerne søger 40 personer en 1-rums bolig, 230 søger en 2-rums bolig, 344 søger en 3-rums bolig og 209 søger en 4-rums bolig. En fraflytningsstatistik for boligorganisationens familieboliger viser, at der i regnskabsåret har været 93 fraflytninger fra boligorganisationens i alt 587 familieboliger, svarende til en

5 fraflytningsprocent på 15,84. På landsplan ligger fraflytningsprocenten for familieboliger på 15,27. Der har i alt været 123 fraflytninger af boligorganisationens i alt 661 lejemål, svarende til en fraflytningsprocent på 18,61. Landsgennemsnittet er her 18,39. Generelt om udlejningssituationen kan vi oplyse, at den er nogenlunde stabil i betragtning af sidste halvdel af 2010, hvor der var lidt flere opsigelser og mindre interesse for boligerne. Der er ikke så mange opsagte boliger pt. og interessen fra vores kunder er igen stigende. Der skal dog stadig til bestemte boliger, sendes en del tilbud ud og også annonceres på boligportalen og internettet og til tider også i avisen. En opgørelser i de enkelte afdelinger ser således ud: Afd P.t. 2 stk. ledige boliger værelses( sendt i tilbud).ventelisten bliver hurtigt tømt og der annonceres på nettet/boligportalen efter nye lejere, specielt ved de små 1 værelses boliger. Ved ledige boliger højere end 1. sal er der også begyndende udlejningsproblemer. Afd P.t. ingen ledig boliger. Generelt ingen udlejningsproblemer. Attraktiv afdeling da huslejen stadig er holdt godt nede, dog ligesom i afd. 14-0, alt højere end 1. sal er ikke så attraktivt. Afd P.t. 2 stk. ledige boliger værelses(sendt i tilbud). Stadig samme problemstilling med at få udlejet boligerne på 3. og 4. etage. Der er mange på ventelisten, som søger boliger i denne afdeling dog max på 1. eller 2. sal. Annoncering på nettet/boligportal er nødvendigt. Der skal dog siges, at afdelingen har rigtig godt ry pris/store rum/pænt område er nogle af de ting folk kan lide. Tomgang forekommer stadig på 3. og 4. sals boliger. Afd P.t. 3 stk. ledige boliger værelses(sendt i tilbud). Annoncering på nettet/boligportalen er også her været nødvendigt. Det kan godt tage lidt tid at få boligerne udlejet, bl.a. på grund af manglende parkeringsforhold og en høj husleje, stadig flere siger afdelingen fra, da der ikke må holdes husdyr. Tomgang forekommer i denne afdeling. Afd P.t. ingen ledige boliger. Afd P.t. 1 familiebolig 3 værelses(sendt i tilbud). Her er også begyndende udlejningsproblemer. ne og ventelisten til ungdomsboligerne meget kort. Der forekommer tomgang de unge mennesker giver udtryk for, at det er beliggenheden, det er galt med(for langt væk fra byen). Med hensyn til familieboligerne, giver folk udtryk for, at huslejen som er for høj. (Punkthusene er dog meget attraktive stadigvæk). Afd

6 P.t. ingen opsagte boliger. Der er stadig problemer med udlejningen af boligerne på 3. og 4. sal. Annoncering på nettet/boligportal er som regel nødvendig. Huslejen spiller også hér en stor rolle, mange syntes lejen er for høj. Afd P.t. 1 opsagt bolig udlejet pr. 15/ Huslejens størrelse er stadig den væsentlige årsag til, at de er svære at leje ud. Annoncering på nettet/boligportal er også her nødvendig, samt avisen. Man drøftede udlejningssituationen og mulige tiltag med f.eks. etablering af elevatorer i nogle af afdelingerne. Dette drøftes nærmere på et kommende møde. Ad 4. Nybyggeri/renovering Byggeafdelingen oplyser, at der ikke er nogen projekter i gang i øjeblikket. Formanden henviste til drøftelser på sidste års møde om mulige byggemuligheder, bla. Grejsdalen, som ligger op ad Frøhaven. Det blev aftalt, at Kim Andersen undersøger mulighederne for at opføre ældreboliger, men bestyrelsen har ikke hørt noget siden. Egon Sørensen supplerede med oplysninger om sagen samt for nogle drøftelser han har haft med kommunen om mulighederne. Han fandt, at det kunne være interessant at undersøge byggemulighederne i det område, hvor han bor, hvilket han ligeledes havde nævnt overfor kommunen. Kommunen har meddelt, at Lejerbo er velkommen til at kontakte dem for en drøftelse af sagerne. Han anbefalede, at Lejerbo tager kontakt til Michael Larsen i Kommunen. Torben Krogh ville bringe budskabet videre til Lejerbos byggeafdeling. Egon Sørensen mente ligeledes, at Nørretorvscentret bør tages op igen. Torben Krogh orienterede om et projekt, man har gang i i Horsens, hvor man kan bruge erfaringerne herfra til Nørretorvscentret. Man drøftede mulighederne og bestyrelsen afventer en tilbagemelding fra byggeafdelingen. Ad 5. Orientering om ændring af vedtægternes 6, 14, stk. 4 samt 22 Lis Fonnesbech-Wulff orienterede om, at vi i forbindelse med organisationsmødet sidste år gjorde opmærksom på, at driftsbekendtgørelsen var blevet ændret, således at regnskaber skulle indsendes til kommunen 5 måneder efter regnskabsårets afslutning i stedet for 6 måneder. Driftsbekendtgørelsen er imidlertid nu ændret tilbage igen til, at indsendes af regnskabsmateriale til kommunen igen er 6 måneder. Som følge af ovenstående skal der i vedtægterne ske følgende ændringer: I 6 skal stå 6 måneder i stedet for 5 måneder. I 14, stk. 4, skal der stå 5 måneder i stedet for 4 måneder. I 22 skal der stå 6 måneder i stedet for 5 måneder. Vedtægterne skal endelig behandles på det ordinære repræsentantskabsmøde.

7 Vi vil dog fortsat bestræbe os på at kunne indsende det godkendte regnskab til kommunen inden for de 5 måneder, da det alligevel er fristen for indberetning af regnskabet til Landsbyggefonden. Ad 6. Valg af formand og næstformand Lis Fonnesbech-Wulff meddelte, at i henhold til boligorganisationens vedtægter skal der hvert andet år vælges formand og næstformand. Formand og næstformand vælges af bestyrelsens midte, og mindst 1 af disse skal være beboer i boligorganisationen. På et møde i juni 2009 blev Benny Haugsted valgt som formand og Eigil H. Jensen blev som næstformand. Begge er på valg i år. Benny Haugsted blev genvalgt som formand og Eigil H. Jensen blev genvalgt som næstformand. Begge for en ny 2 årig periode. Ad 7. Eventuelt Ingen bemærkninger. Mødet hævet.