Proforma referat fra Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Side 1 af 8 Lotte Bang Proforma referat fra Bestyrelsesmøde Vivabolig - Organisationsbestyrelsesmøde Mødested : Vesterbro sal Mødetidspunkt : Onsdag d. 9. april 2014 kl. 17:00-20:00 Tilstede : Bjarne Olsen, Carl Aage Poulsen, Egon Jensen, Eigil Stausholm, Frede Skrubbeltrang, Inge Klitgaard Haüser, Kirsten Sørensen, Lisbeth Andersen, Lise Stender, Lise Lotte Kjær, Lotte Bang, Palle Christensen, Pia Hornbæk, Steen Købsted, Tina Holm, Winni Jensen Fraværende : Christian Vestergaard, Kim Martens, Robert Simonsen Referent : Lotte Bang INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Godkendelse af dagsordnen 2. Godkendelse af referat 3. Orientering fra formand og udvalg 4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 5. Evaluering af bestyrelsesmøderne og bestyrelsen 6. Repræsentantskabsmøde den 2. juni Årsregnskab Mission, vision og strategi 9. Videoovervågning 10. Fællesarrangement i Europahallen 11. Punkter til kommende møder

2 Side 2 af Dato for næste møde 13. Eventuelt

3 Side 3 af 8 1. Godkendelse af dagsordnen Ansvarlig: Frede Skrubbeltrang Da Christian Vestergaard ikke deltog i mødet har vi valgt at ændre dagsordnen og vente med punktet politik for gaver, studerejser m.v. Dagsordnen er godkendt 2. Godkendelse af referat Beskrivelse: Referatet er godkendt 3. Orientering fra formand og udvalg Beskrivelse: Formanden havde på forhånd udsendt liste over hans aktiviteter i perioden Aktivitetsudvalg Afdeling 3 har ansøgt kunstfonden om tilskud til billede udstilling Frede indstiller at vi betale 1/2 af udgiften kr Godkendt Bladudvalg Der har været afholdt møde og de har besluttet at bladet kan udvides uanset at formatet bliver limet i stedet for hæftet så ingen indlæg skal afvises. Byggeudvalg Overskud på Symfoniens effekter skal gå til kunstfonden - Liselotte og Susanne fra genhusningen har møbleret deres kontor til genhusning med møbler der nede fra og Søndergade 62 får billiardbord og køleskab til deres fællesrum midlertidig, så tager vi stilling til om det skal retur til Kjellerupsgade når det er færdigt. 4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Beskrivelse:

4 Side 4 af 8 Steen Købsted spørger om det virkelig er nødvendigt at vælge en bestyrelse i afdeling 11, kan man ikke på nogen måde nøjes med at opfordre dem til at have en kontaktperson til alle boligerne er færdige og først derefter vælge en bestyrelse. Lotte Bang foreslår en sammenlægning af alle 4 afdelinger i Vodskov så er der mulighed for en ressourcestærk bestyrelse som kan vare tage den samlede opgave. Pia Hornbæk bakker op om forslaget. Det ser på nuværende tidspunkt ud til at alle håndværkerne er ansat i et job der passer dem allerede inden sommerferien. 5. Evaluering af bestyrelsesmøderne og bestyrelsen Ansvarlig: Frede Skrubbeltrang Beskrivelse: Fremtidig struktur i organisationsbestyrelsen, herunder forslag fra medarbejderne omkring medarbejderrepræsentanter samt kandidatliste. Der er stadig mulighed for at aflevere kandidatbeskrivelse. Vi har fået en skriftlig indstilling fra personalet, hvor de beder om at bestyrelsen tager stilling til om medarbejderne har 2 medarbejderrepræsentanter 1 med stemmeret og en uden stemmeret. Vedtægterne der blev godkendt i 2013 tillader 1 medarbejder valgt. Bjarne Olsen og Liselotte Kjær motiverer forslaget. Der blev snakket aflønning af medarbejdervalgte, valg procedure, hvordan gør man andre steder, fordele og ulemper m.v. Organisationsbestyrelsen er oprindeligt et beboerorgan og flere i bestyrelsen har svært ved, at se hvorfor der skal mere end en med på mødet, vi kan altid trække dem ind til det enkelte møde. Indstillingen fra personalet blev afvist og medarbejderne beslutter selv hvordan de vil vælge repræsentanten. Der blev foreslået at personalet vælger en fællestillidsmand, en der kan varetage alles interesser, der skal samle og melde tilbage til alle grupperne frem for turnus. 6. Repræsentantskabsmøde den 2. juni 2014 Ansvarlig: Frede Skrubbeltrang Beskrivelse: Forslag til dagsorden og forretningsorden vedlagt Indkaldelsen - blev gennemgået og Lotte Bang udsender den. Forretningsordnen - blev gennemgået og den sendes ud sammen med materialet. Vedligeholdelsesreglement - tillæg om at det er vigtigt selv at aflæse varme og vand målere. Revisor - Vi indstiller genvalg af KPMG Valg - Kirsten spørger om ikke de afdelinger der bare har en repræsentant har ringere chance for at blive repræsenteret i bestyrelsen. I princippet nej da det er demokrati og bedste mand

5 Side 5 af 8 m/k må vinde, netop derfor siger Pia Hornbæk at valgtalen er vigtig. Pia Hornbæk foreslår, at vi laver direkte formand- /næstformandsvalg, fordele og ulemper blev diskuteret. Palle Christensen spørger Frede Skrubbeltrang om han ønsker at opstille som formand, hvilket Frede svarer bekræftende på. Palle mener, at vi skal tænke på hvem der skal være formand når Frede ikke ønsker mere, og forberede et generationsskifte og allerede nu dele flere arbejdsopgaver ud til næstformanden. Palle spørger indtil, hvordan samarbejdet mellem formand og næstformand har været, idet det for ham ikke har været særlig synligt. Frede Skrubbeltrang orienterede, at der ikke har været et struktureret samarbejde med officielle og fast planlagte møder og forberedelse til bestyrelsesmøderne, men at der ved opståede behov har været indkaldt til møde, mailet eller telefoneret om situationerne. Frede Skrubbeltrang ønsker at opstille som formand. Christian Vestergaard har tilkendegivet, at han kandiderer til næstformand. Pia Hornbæk ønsker også, at opstille til næstformand. En enig bestyrelse ønsker formand og næstformand valgt direkte på repræsentantskabsmødet. Lotte Bang laver et forslag til næste møde. 7. Årsregnskab 2014 Ansvarlig: Lotte Bang Beskrivelse: Kort orientering om årsregnskabet og herunder godkendelse af tilskud fra dispositionsfonden m.v. Årsregnskabet for 2014 kommer ud med et mindre overskud på trods af store overskridelser p.g.a. fusion, renovering af skimmelsvamp i administrationen m.v. De to helhedsplaner i Lille Tingbakke og i Havrevangen m.v. har givet anledning til meget stort ekstraarbejde for administrationen, økonomi og Lotte Bang. Vi har fundet ud af hvor vigtigt det er at afstemme løbende. Regnskabet bliver gennemgået på næste møde. Der er kommet 2 ansøgning på tilskud fra dispositionsfonden: 1. til dækning af opsamlet underskud på kr i afdeling 25 Gundorfslund. Ansøgningen om tilskud afvist i første omgang, men bevilget afdragsfrit lån fra dispositionsfonden kr , da afdelingen afventer finansiering af helhedsplan. 2. til dækning af ekstraudgift på kr i forbindelse med renovering af vicevært faciliteter i afdeling 17 Danahøj, hvor vi fandt skimmelsvamp i murværket. Tilskud på kr blev godkendt

6 Side 6 af 8 Tilskud fra dispositionsfonden iflg. opgørelse på tab ved lejeledighed i afdelingerne kr ,83 og tab ved fraflytninger i afdelingerne på kr ,14 blev godkendt. Tidligere godkendte tilskud fra dispositionsfonden og trækningsretten i alt kr ,95 blev godkendt. Endvidere er kr disponeret til senere brug. 8. Mission, vision og strategi Beskrivelse: Herunder forslag til strategi og gennemgang af oplæg fra udvalg. Lotte Bang har lavet en indstilling til bestyrelsen om at ansætte en økonomichef/administrationsleder som kan aflaste hende med overordnet økonomistyring og kontrol samt ledelse af medarbejdere, da hun har for mange operationelle arbejdsopgaver som ikke hører til hendes arbejdsområde og som ikke kan uddelegeres til andre i huset da vi ikke har kompetencerne. En jobprofil blev omdelt. Frede Skrubbeltrang har lavet lidt undersøgelse af hvad andre boligorganisationer har af ansatte og kan konstatere at vi klart ligger i underkanten. Lotte Bangs begrundelser ligger i for stort arbejdspres gennem længere tid, samt at revisorerne ved revisionen af årsregnskaberne konstaterede en fejl i bogholderiet som ikke må ske. 5 fakturaer fra et køkkenfirma kr er bogført og betalt dobbelt uden af nogle af vore interne eller eksterne kontroller fanger den.. - Regnskabsassistenten der indscanner fakturaerne ser ikke at samme 5 fakturaer er med dobbelt. - EDB-systemet fanger ikke dobbelt faktura nr. fordi vi har lavet en aftale rekvisition det er ikke længere tilladt. - Teamlederne i 2 afdelinger er 1. godkender, ser ikke at de er dobbelt. - Driftslederen er 2. godkender, ser ikke at de er dobbelt. - Regnskabsassistenten der sætter kreditorerne til betaling, ser ikke at de er dobbelt. - Regnskabsassistenten der godkender betaling, ser ikke at de er dobbelt. - Regnskabsassistenten der afstemmer kreditorer ser det ikke da det både er bogført og betalt. - Køkkenfirmaet udsender ikke kontokort og har ikke efter næsten 1 år opdaget at vi har betalt dobbelt vi har fået pengene retur. - Regnskabsassistenten der laver afdelingens regnskab skimmer ikke kontokortet og ser ikke, at de er dobbelt Heldigvis fanger revisorerne det, men de ser meget alvorligt på det, da de bliver usikre på vores datagrundlag. Er det sket før? Hvor ofte? Vi indleder et længere snak mellem os, revisor og EG- Bolig og når frem til at det er en tilfældighed som i virkeligheden ikke kan ske, men er sket fordi flere kontroller har svigtet på samme tid. Lotte Bang kan ikke leve med denne usikkerhed og

7 Side 7 af 8 har brug for hjælp til det overordnede taktiske i forhold til økonomi og ledelse så hun kan koncentrere sig om det strategiske som hun er ansat til. En enig bestyrelse godkendte indstillingen og ansættelse af en økonomichef/administrationsleder. 9. Videoovervågning Ansvarlig: Palle Christensen Beskrivelse: Forsøgsordning i afdeling 1 og 19. Palle Christensen orienterer at de videoovervågninger de og Fyensgade har opsat har fungeret præventivt. Han foreslår at den enkelte afdeling selv kan vurdere om det er en god idé eller ej. Vi skal huske, at der ikke må videoovervåges i offentlig rum. Der var enighed om, at den enkelte afdeling kan beslutte at opsætte videoovervågning efter behov sålænge reglerne herfor er overholdt. 10. Fællesarrangement i Europahallen Ansvarlig: Frede Skrubbeltrang Filer Wintergarten Berlin.pdf Beskrivelse: Plusbolig har spurgt om det kunne have interesse for os. Hvis 4 boligorganisationer går sammen om at købe en forestilling til medarbejdere/lejere kan vi få arrangementet til kr moms/selskab. Fil vedlagt Henrik Thomsen fra Plusbolig har forespurgt om vi er interesserede i at deltage i et fælles arrangement sammen med dem og 2 andre boligorganisationer og spørger os om vi vil tegne os for 25% af forestillingen. Der var enighed om at vi vil tegne os for 25% af arrangementet Wintergarden aktivitetsudvalget laver oplæg til hvordan vi gør i praksis. 11. Punkter til kommende møder Årsregnskab 2013 Budget 2015 Politik for gaver, studerejser m.v. 12. Dato for næste møde Næste møde 5. maj 2014 kl. 17

8 Side 8 af Eventuelt Liselotte Kjær mindede om at Vivabolig staves ud i et. Mange skrivelser omdeles hvor det er stavet i 2 stavelser.