Rapport om tilsyn 2010

Transkript

1 Rapport om tilsyn 2010 Diabetikerhjemmet Solglimt Solglimtvej Fårevejle Odsherred Kommune: Tilsynsenheden Dato for tilsyn: 11. februar 2010 Institutionen repræsenteret ved: Tilsynet foretaget af: Forstander Ole Hansen og SR og medarb.rep. Sam Eddy Bjarne Spanggaard og Helle Kausgaard

2 Om tilsynets gennemførelse Tilsynet er varetaget af Tilsynsenheden i Odsherred Kommune ved Bjarne Spanggaard og Helle Kausgaard og udført torsdag den 11. februar 2010 i perioden fra kl. 9:00 til 13:00. Tilsynet er gennemført ud fra samtaler med forstander Ole Hansen alene og fra kl. 11:00 deltog sikkerhedsrepræsentant Sam Eddy i samtalen. Afslutningsvis blev foretaget en fysisk gennemgang af hovedbygningen samt af afdeling Granly og Skovly. Tilsynsrapporten har været til høring på Solglimt. Om tilsynets helhedsindtryk Både interview og rundvisning foregik i en åben og imødekommende atmosfære. Tilsynet hilste kort på et par unge under rundvisningen. Der var god overensstemmelse mellem leder og medarbejderrepræsentant. Solglimt fremstræder pæn, ren og ryddelig. Hovedbygningen, som indeholder kontorer, mødelokaler, centralkøkken og kantine/spisestue er nyrenoveret både ude og inde. Det samme er afdeling Skovly som indeholder 8 værelser. Tilsynet så kun stueetagen i afdeling Skovly, som indeholder opholdsstue, køkken alrum samt kontorer. Afdeling Granly er ikke nyrenoveret, men er i en god vedligeholdelsesstandart. Her havde Tilsynet lejlighed til at se et af de unges værelser. Sikkerheden for de unge og personalet er i orden og flugtveje er ryddet. Der forefindes brandmateriel som kontrolleres af beredskabet i Odsherred Kommune. Samlet vurdering Solglimt er et velfungerende tilbud hvor der er lagt vægt på faglighed og kompetente medarbejdere. En højere grad af skriftlighed ville dog understøtte det gode generelle indtryk; her tænkes på arbejdsmateriale som procedurebeskrivelser i forhold til de unge, samt nedfældede/ajourførte politikker i forhold til personale. Omgangen med beboermidler og brugerbetaling for de beboere over 18 år synes at kunne trænge til en ajourføring således risikoen for misforståelser og fejl minimeres. Den høje anciennitet i ansættelserne og det gode arbejdsmiljø skønnes som medvirkende til, at hverdagen på Solglimt fungerer uproblematisk. Det er tydeligt at insulinbehandling og håndtering af denne er veldokumenteret, mens håndtering af anden receptpligtig og håndkøbsmedicin ikke tidligere, har fået så meget opmærksomhed. Solglimt arbejder struktureret og helhedsorienteret med udgangspunkt i rutiner og beskrevne mål for den enkelte unge. Interviewguide tilsyn 2/20

3 Institutionens aktuelle tilstand Ingen bemærkninger Forbedringsområder mindre væsentlige bemærkninger Væsentlige bemærkninger mulige problemer af betydning Kritisk tilstand afværgeforanstaltning påkrævet Fysiske rammer herunder brand og beredskab. 3 c) Brandsyn Organisation og drift. Pædagogisk praksis og brugerindflydelse. 9 f) Hjemmeside 11 f) Beboermidler 19 e) Medicinhåndtering Personaleforhold og arbejdsmiljø. 30 d) Sygefraværspolitik 31 c) Rygepolitik Supplerende bemærkninger og vejledning om evt. afhjælpningsforanstaltninger: Fysiske rammer: 3 c) Brandsyn: Tilsynet finder det væsentligt, at Solglimt hurtigst muligt får bragt Beredskabets påbud af 4/ om fejl og mangler i administrationen i orden. Forstander oplyser til Tilsynet 12/ at han har brandchefens ord for, at påbuddet har været drøftet internt i Beredskabsafdelingen. Oplyser at man her var enige om, at slette påtalen. Dette er dog endnu ikke kommet på skrift. Pædagogisk praksis og brugerindflydelse: 9 f) Hjemmeside: Tilsynet finder det kunne være hensigtsmæssigt, at Solglimt fremadrettet via hjemmeside og andet skriftligt materiale, arbejder med at beskrive stedets faglige kompetencer, værdigrundlag og pædagogiske målsætninger. 11 f) Beboermidler: Håndtering af beboermidler er drøftet på personalemøder og fremgår af referater fra disse møder, men er uoverskuelige/vanskelige at finde. Det drøftes på mødet at det kunne være hjælsomt, at få disse notater samlet og skrevet ind i fx personalehåndbog og/eller lagt ud på de afdelings pc er som er en del af personalets arbejdsredskab/praksis. 19 e) Medicinhåndtering: Tilsynet anbefaler, at lederen sikrer sig at regler omkring medicinhåndtering og opbevaring gennemgås og der udarbejdes skriftlige lokale retningslinjer. Personaleforhold og arbejdsmiljø: 30 d) Sygefravær: Tilsynet anbefaler, at Solglimt systematiserer og nedfælder en skriftlig sygefraværspolitik. 31 c) Rygepolitik: Solglimt har ikke i deres rygepolitik beskrevet, hvilke konsekvenser der er, hvis rygepolitikken ikke overholdes. Det anbefales derfor, at Solglimt reviderer deres rygepolitik så også denne del medbringes, således at kravene fra Arbejdstilsynet efterleves. Interviewguide tilsyn 3/20

4 Fysiske rammer Grundlag Vurdering 1. Rammer og beliggenhed 1.a Udendørs fysiske rammer Solglimt er en selvejende døgninstitution beliggende i Odsherred Kommune, midt imellem byerne Kalundborg, Nykøbing Sj. og Holbæk. Solglimt ligger i Fårevejle Stationsby hvor der er skoler, sportsklubber/ foreninger, butikker mv. og blot få minutters gang til station med både tog og busforbindelser. Udearealerne er anlagt med en stor boldbane og har flere grønne (lege)områder samt en parkeringsplads. Solglimt ligger tilbagetrukket for enden af en stille villavej i byen. 1.b Indretning Solglimt består af 3 afdelinger; Skovly med 8 pladser, Granly med 6 pladser og Hækkely med 4 pladser. De 3 afdelinger er indrettet i hvert sit hus og indeholder alle steder enkeltværelser, køkken, spisestue, separate baderum og toiletter. Herudover er der hovedbygningen som indeholder centralkøkken, fælles kantine, kontorer og mødelokaler. Desuden er der en mindre gymnastiksal i en separat bygning. 1.c Udnyttelse af fysiske rammer De bygningsfaciliteter som Tilsynet fik forevist, synes at være veldisponerede og godt indrettet til formålet. 1.d Sikring af flugtveje Flugtvejene er alle de steder som Tilsynet så sikret således, at der fra alle etager er mulighed for flugt ud i det fri. Beredskabsafdelingen tjekker forholdende 1 x årligt. 1.e Alarmer Der er røgalarmer på alle værelser. Efter de unge blev orienteret om at man bliver trukket 50 kr. hvis der er fjernet et batteri fra røgalarmen, når disse tjekkes 1 x ugentlig, oplever stedet aldrig at alarmer mangler batterier. På 2 af afdelingerne er der et forenklet varslingssystem. I den nye afdeling er der et varslingsanlæg som via telefon varsler direkte til stedets vågne nattevagt. 1.f Andet 1.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 2 Bygningssyn 2.a Seneste bygningssyn Solglimt indgår ikke som en del af det kommunale bygningssyn. Institutionens budget skal selv afholde udgifter til vedligehold. Interviewguide tilsyn 4/20

5 2.b Nuværende/planlagte ombygninger 1.sal på hovedbygning og tilbygning på 270 m2 som nu rummer afdeling Skovly, er netop færdiggjort og taget i brug. 2.c Planlagt vedligeholdelse Følger internt løbende vedligeholdelsesplan. 2.d Andet (Evt anden offentlig myndigheds tilsyn, rapporter e.l. 2.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 3 Brand og beredskab 3.a Beredskabsplan Der foreligger en beredskabsplan udarbejder af Falck. Aftalen med Falck er dog opsagt og Solglimt har indgået aftale med beredskabet i Odsherred Kommune om at få udarbejdet en ny beredskabsplan. Der er et nyt koncept under udarbejdelse af beredskabet. Dette er dog endnu ikke afsluttet. 3.b Evakueringsplan / øvelse og information til nyansatte Der hænger en evakueringsplan i alle afdelinger. SR informerer alle nyansatte om planen. 3.c Brandtilsyn Der er gennemført brandsyn den 4/ fra Beredskabet ved Paw Pedersen. Branddøre, skilte, tæpper mv. er tjekket. Seneste brandsyn gav Solglimt et påbud i forhold til administrationsbygningen (håndildslukkere skal efterses af brandvæsnet snarest mulig, redningsåbning i kontor på 1. sal er for lille og der er ingen lys i flugtsvejsbelysning). Dette er Solglimt uforstående over. Har i den forbindelse korrespondance med Beredskabet og brandchefen herom, og håber snarest at få afklaret dette, således påbuddet kan fjernes. 3.d Brandøvelse Solglimt fortæller det er et stykke tid siden en brandog evakueringsøvelse har været gennemført på stedet. Mener selv det er ved at være tid til en sådan og vil gerne at det gøres i samarbejde med beredskabet. 3.e Førstehjælp I 2009 gennemførtes et 6 timers førstehjælpskursus på stedet hvor alle ansatte deltog. 3.f Andet 3.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Tilsynet finder det væsentligt, at Solglimt hurtigst muligt få bragt Beredskabets påbud af 4/ om fejl og mangler i administrationen i orden. 4 Levnedsmiddelkontrol 4.a Seneste kontrolbesøg og resultatet heraf Der er foretaget to kontrolbesøg fra Fødevarestyrelsen hhv og begge uden anmærkninger. Solglimt har da også en elite smiley. Interviewguide tilsyn 5/20

6 4.b Andet 4.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke Organisation, drift og forretningsgange Grundlag Vurdering 5 Drifts og udviklingsaftale 5.a Opfølgning på drifts og udviklingsaftale Solglimt var oprindelig en gammel forstanderbolig for Fårevejle højskole, men stedet blev solgt og fungerede fra 1914 og frem til som børnehjem. Diabetesforeningen, Red Barnet og bestyrelsen for det tidligere børnehjem dannede i 1966 Diabetikerhjemmet Solglimt. Stedet havde samme forstander frem til ca hvorefter nuværende forstander Ole Hansen tiltrådte. Solglimt er landets eneste behandlingshjem for børn og unge med diabetes. Solglimt har en driftsoverenskomst med Odsherred Kommune. Af denne fremgår, at optagelse på Solglimt træffes af bestyrelsen, i overensstemmelse med de af bestyrelsens fastlagte visitationskriterier. Det er ligeledes bestyrelsen som fastsætter det årlige antal åbningsdøgn og disse indberettes som en del af budgetforslaget. Taksten fastsættes på baggrund af en belægningsgrad på 16/18, svarende til 89 %. Solglimt har ikke nogen formelle fastlagte udviklingsaftaler med Odsherred Kommune. 5.b Udviklingstendenser Solglimt begynder at opleve tendens til faldende efterspørgsel på pladser. Solglimt har en rutine med at kontakte de 18 ambulatorier der er i landet, når de har ledige pladser, ligesom man mødes et par gange årligt. 5.c Projekter Intet aktuelt. 5.d Andet 5.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 6 Institutionens økonomi 6.a Aktuelt forbrug Gik ud af 2009 med et samlet forbrug på 118 %. Dette skyldes gamle uafsluttede sager tilbage fra kommunalreformens overgang. Ellers oplyses at budget og forbrug hænger tilfredsstillende sammen. Ifølge forstanderen er det efterfølgende oplyst til Til Interviewguide tilsyn 6/20

7 synet, at dette er reguleret ned til 99,96 %. 6.b Andet 6.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 7 Forretningsgange i.f.m. institutionens økonomi 7.a Hvem administrerer institutionens økonomi Bestyrelsen har overladt administrationen af den daglige økonomi til forstander som sammen med stedets kontordame og revisor varetager denne opgave. Solglimt benytter endvidere service fra Odsherreds Kommunes løn og personalekontor. 7.b Kasse og regnskabsregulativ Overholder de af Indenrigsministeriets fastsatte regler om budget og kasse/regnskabsregulativ. 7.c Bestyrelsens godkendelse af budget og regnskab (selvejende) Regnskab for 2009 er endnu ikke endelig afsluttet. 7.d Plan for økonomistyring i institutionen (intern & ekstern) 7.e Andet Administration af løn, deltagelse i barselspulje og IT support sker i et samarbejde med Odsherred Kommune ellers fungerer Solglimt helt uafhængigt fra Kommunen. 7.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke Pædagogisk praksis og brugerindflydelse Grundlag Vurdering 8 Brugersammensætning 8.a Antal indskrevne 18 unge. Aktuel sammensætning: 9 piger og 9 drenge. 10 fra Øerne og 8 fra Jylland 8.b Alder 1320 år 8.c Målgruppe og kerneydelse Diabetesbehandlingen på Solglimt tager sit udgangspunkt i de guidelines som sundhedsvæsenet i Danmark foreskriver mht. kost, motion og insulinbehandling. Dagligdagen på Solglimt er derfor ret struktureret, således at man bedst mulig tager hensyn til de unges sygdom. Diabetes fylder meget på Solglimt, men man prøver i videst muligt omfang at skabe en hverdag, hvor diabetes ikke begrænser de unge i deres udfoldelser. Den største udfordring er, at få de unge til at ac Interviewguide tilsyn 7/20

8 8.d Overensstemmelse mellem institutionens tilbud i forhold til nuværende/kommende målgruppe ceptere deres sygdom og i næste omgang at tage ansvar for den. Diabetes er heller ikke de unges eneste vanskelighed. De har alle mere med i rygsækken. I forhold til diabetesbehandling er ansat som konsulent overlæge i pædiatri Anni Ellermann, fra Holbæk Sygehus. Hun har det overordnede ansvar for diabetesbehandlingen og planlægger sammen med Solglimts diabetesansvarlige behandlingsstrategier og nye behandlingstiltag. Hun er med i vurderingen af måleudstyr og ansvarlig i forhold til vurdering om den enkelte vil kunne profitere af overgang til pumpebehandling. Ja Nej Bemærkninger: Med enkelte undtagelser. Solglimt oplever det som et problem, at denne målgruppe ikke har mange mulige alternativer. I sjældne tilfælde forhandles en individuel takst. 8.e Andet Det er svært at finde udslusningsboliger. Mange har brug for fortsat støtte efter et ophold på Solglimt. Solglimt tilbyder efterværn i egen bolig. 8.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 9 Nedskrevet målsætning 9.a Overordnet målsætning Solglimts overordnede mål er at gøre børn og unge i stand til at håndtere deres diabetes. Dette gøres ved at fokusere på kost, motion og insulinregulering. 9.b Pædagogisk målsætning Mål og delmål for den enkelte fastsættes på de månedlige konsultationer hvor den unge, den diabetesansvarlige pædagog fra afdelingen samt lægekonsulenten deltager. Solglimt oplever at forældrene er glade for at stedet ikke slår sig op som et socialt behandlingssted, men alene udadtil profilerer sig på diabetesproblematikken. 9.c Målsætning for afdelingerne/grupper 9.d Hvordan praktiseres målsætningerne 9.e Andet Det har været lukrativt at have været alene på markedet og måske derfor har Solglimt ikke haft det store fokus på at beskrive værdigrundlag og pædagogiske målsætninger. Solglimt refererer fra 1/ til fagchef Mariann Mikkelsen i Odsherred Kommune. Tidligere var det til Gitte Løvgren og Frans Falk. Interviewguide tilsyn 8/20

9 9.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Tilsynet finder, at det kunne være hensigtsmæssigt at Solglimt fremadrettet via hjemmeside og andet skriftligt materiale arbejder med at beskrive stedets faglige kompetencer, værdigrundlag, pædagogiske målsætninger. 10 Barn/ung/voksen 10.a Hvordan er barnets tilknytning til de voksne organiseret. 10.b Deltager barnet i praktiske opgaver Til hver ung er knyttet en kontaktperson, som har som sin opgave at varetage de fleste funktioner i den unges hverdag og i forhold til familien. Dette gælder de praktiske opgaver som fx tøj indkøb, fritidsaktiviteter, kontakt til skolen, kammeraters forældre og de mere behandlingsprægede opgaver som at læse blodsukker tal af og lægge ind på pc og tjekke det sammen med den unge. Centralkøkkenet tilbereder en spændende og varieret diabeteskost. De ældste unge har eget kostbudget og handler ind og laver mad 4 x ugen. Alle afdelinger sørger selv for tilberedning af mellemmåltider. Måltiderne indtages som udgangspunkt i den gruppe hvor man hører til. De unge deltager også i daglige opgaver som borddækning, opvask og rengøring. 10.c Har børnene faste pligter De unge gør selv rent på deres værelser, men får den nødvendige støtte hertil. 10.d Børnemøder / ungemøder Alle afdelinger holder husmøde hver 14. dag. Især i afdeling Hækkely har disse møder fungeret godt det sidste 1,5 år. 10.e Medindflydelse Der holdes elevrådsmøder hver 6. uge hvor fælles ønsker og problemer drøftes. Det er også elevrådet der disponerer over eventuelle donationer som Solglimt får. 10.f Samtale med barn/ung Planlægges individuelt. 10.g Andet 10.h Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 11 Forretningsgang vedr. brugernes økonomi BØRN & UNGE 11.a Udbetaling af lomme og tøjpenge; hvem og hvor ofte Foregår efter KL s taksttabel for vederlag/takster. Nogle af de unge får pengene indsat på egen konto, andre får lommepenge udbetalt 4 x ugen og endelig får nogen penge 1 x ugen. Interviewguide tilsyn 9/20

10 11.b Vejledning i brug af lommepenge Gives ude i afdelingerne. Indgår som en naturlig del af den pædagogiske behandling/praksis. 11.c Anden udbetaling til brugerne 11.d Skriftlig procedure Retningslinjerne er ikke skriftlige, men der er oparbejdet en praksis på området. 11.e Andet 11.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Håndtering af beboermidler er drøftet på personalemøder og fremgår af referater fra disse møder, men er uoverskuelige/vanskelige at finde. Det drøftes på tilsynsmødet at det kunne være hjælsomt at få disse notater samlet og skrevet ind i fx personalehåndbog og/eller lagt ud på de afdelings pc er som er en del af personalets praksis. 12 Forretningsgang vedr. brugernes økonomi VOKSNE 12.a Er der udarbejdet skriftlige retningslinjer/ procedure for håndtering af beboermidler 12.b Har brugerne kendskab til disse retningslinjer/ procedure og følges de 12.c Anden udbetaling til brugerne 12.d Ansvarsfordeling vedr. administration og regnskab 12.e Beboerbetaling for kost, rengøring, aktiviteter, etc. Solglimt har indskrevne unge over 18 år. Der er aftalt med møde Voksenafdelingen i Odsherred Kommune med henblik på at drøfte ensrettede retningslinjer omkring beboerbetaling for kost mv. Tilsynet oplyses om at unge over 18 år i dag betaler for husleje, kost mv. 12.f Andet (eks. revision) 12.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 13 Behandlingsplaner / handleplaner 13.a Har alle en behandlingsplan/handleplan for de over 18 årige Ja Nej Bemærkninger: Der udarbejdes behandlingsplaner for alle unge på Solglimt. Har et system hvor psykolog er den gennemgående tovholder. Det er afdelingslederen som har behandlingsansvaret. Interviewguide tilsyn 10/20

11 13.b Referat fra behandlingsmøder /konferencer vedr. barn/ung Solglimt laver forarbejdet til handleplanerne, men har en praksis hvor sagsbehandlerne skal lave referat af statusmøderne. 13.c Løbende justering af planerne Sker løbende i teamet omkring den unge. 13.d Andet 13.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 14 Aktivitetstilbud 14.a Generelt om dagligdagen Solglimt forsøger at få hverdagen til at være så hjemlig som muligt. De fleste af Solglimts unge følger undervisningen i det almindelige skolesystem. De går i folkeskole, friskole, teknisk skole, gymnasium eller lignende. Solglimt kan også tilbyde et internt undervisningstilbud til de elever, der af forskellige årsager ikke passer ind i det almindelige skolesystem. 14.b Formål og tilrettelæggelse af aktiviteter 14.c Eksterne aktiviteter Motion er en vigtig del af Solglimts dagligdag. Alle skal deltage i mindst 2 aktiviteter om ugen og gerne flere. Nogle deltager i klubber og foreninger udenfor Solglimt, mens andre deltager i de aktiviteter, som Solglimts pædagoger tilbyder. På Solglimt er det normalt at have diabetes. Mange der bor på Solglimt oplever det som en stor lettelse at være sammen med andre med samme sygdom. Solglimt arbejder målrettet på at skabe en hverdag hvor diabetes ikke begrænser de unge i deres udfoldelser ved deltagelse i aktiviteter som fx lejrskoleophold o.lign. Fx deltager medarbejdere i lejrskoleophold med folkeskolen hvis det skønnes hensigtsmæssigt. 14.d Tvungen/frivillig deltagelse 14.e Andet 14.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 15 Kostpolitik 15.a Er der en kostpolitik Solglimt har en kostpolitik som sørger for en spændende og varieret diabeteskost. Kosten skal være fedtfattig, grøn og groft. Derudover skal der være noget både for øjet og ganen. Desuden holdes sukkerindholdet indenfor de retningslinjer diabetesforeningen giver i forhold til diabeteskost. Solglimt har som målsætning om at sikre sig, at de unge vil spise det der serveres, og derfor er kosten under konstant udvikling. Interviewguide tilsyn 11/20

12 15.b Tilberedning centralt/lokalt Al mad tilberedes fra grunden af friske råvarer. De tilstræber årstidens frugt og grønt og gerne fra lokale leverandører. 15.c Kostplan Til at forestå indkøb og tilberedning er ansat en kok som køkkenleder og en økonoma som køkkenassistent. Aktuelt er der en caterelev i praktik. Køkkenlederen fastlægger kostplanen og har ansvaret for en sund og ernæringsrigtig diabeteskost. 15.d Brugers indflydelse og medvirken Der tages i kostplanlægningen et særligt hensyn til unge med anden etnisk baggrund. 15.e Andet 15.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 16 Seksualitet 16.a Regler og retningslinjer Ikke drøftet. 16.b Seksualoplysning/undervisning 16.c Prævention 16.d Andet 16.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Påbud: 17 Alkohol/narkotika 17.a Information Solglimt har nedskrevne retningslinjer for brugen af alkohol og euforiserende stoffer. 17.b Politik for området Bilag som beskriver interne regler og konsekvenser afledt af indtag blev udleveret på mødet. 17.c Andet 17.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 18 Børn/unge & Voksne brugere med anden etnisk oprindelse 18.a Politik på området Ingen nedskrevne retningslinjer. Tages op når det vurderes relevant. Solglimt tager særlige hensyn i forhold til kosten i situationer hvor det er hensigtsmæssigt. Har aktuelt 2 unge med arabisk baggrund. 18.b Integration 18.c Forældresamarbejde, tolk Anvender tolk i de familier hvor det er nødvendigt. 18.d Andet 18.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke Interviewguide tilsyn 12/20

13 19 Medicingivning og opbevaring 19.a Administrativ vejledning vedr. håndtering af medicinopgaver, standarder og lokale vejledninger Der er ikke udarbejdet intern vejledning vedrørende medicinhåndtering, herunder medicinskema og vejledning om utilsigtede hændelser. Internt har Solglimt en diabetesgruppe som består af 2 pædagoger og stedfortræder Birte Bendixen. Deres opgave er at holde sig ajour med ny viden på området, undervisning af øvrigt personale og samarbejdspartnere samt en del praktiske opgaver. Ingen medarbejdere har deltaget i medicinkurser. Nye medarbejdere er ikke ansvarlige for medicinhåndtering den første tid, men får den nødvendige tid til at lære praksis at kende. 19.b Opbevaring Al medicin er låst inde. Der er udarbejdet medicinkort vedr. håndtering af insulin, mens det ikke er tilfældet omkring håndtering af håndkøbsmedicin. 19.c Er reglerne kendte og følges de Ved rundvisning i afdelingerne opstod en vis usikkerhed omkring reglerne for medicinhåndtering og opbevaring for receptpligtig og håndkøbsmedicin. 19.d Andet 19.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Tilsynet anbefaler at lederen sikrer sig at regler omkring medicinhåndtering og opbevaring gennemgås og at der udarbejdes skriftlige lokale retningslinjer. 20 Brugersikkerhed 20.a Eftersyn og vurdering af hjælpemidler og andet materiel, herunder senge, madrasser, samt klemmerisiko ved bevægelige dele 20.b Efterspørgsel på nye hjælpemidler 20.c Andet Solglimt har ikke indskrevet unge som har behov for hjælpemidler. 20.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Påbud: 21 Hygiejne og rengøring 21.a Personlig hygiejne, herunder regler og retningslinjer, samt årlig vurdering og revision af Interviewguide tilsyn 13/20

14 skriftlige procedurer 21.b Skriftlige procedurer ved sygdom, akut sygdom samt døds fald. 21.c Smitsomme sygdomme 21.d Brug af engangshandsker 21.e Rengøringsplaner Rengøringspersonale varetager rengøringen i fællesarealer efter egen plan. 21.f Andet 21.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 22 Oplysningsmateriale til nye brugere, børn/unge og pårørende 22.a Serviceinformation, hjemmeside o.l. 22.b Oplysninger om internt kommunikationssystem 22.c Oplysning om regler og retningslinjer 22.d Andet Solglimt har en pjece som er udarbejdet i 2004 som meget kort beskriver tilbuddet. Solglimt har ligeledes en hjemmeside som dog ikke er vedligeholdt og som efter forstanders eget udsagn trænger til at blive reetableret. Solglimt er opført på tilbudsportalen, men har endnu ikke fået indberettet de nye takster for Dette gøres snarest. Solglimt anvender et elektronisk jounal/dagbogs system som betyder at personalet via login kan læse og skrive i de enkelte beboeres handleplaner mv. Leder oplyser at systemet overholder datalovgivningen på området. 22.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Tilsynet vurderer at det for Solglimt kunne være hjælpsomt at have en højere grad af skriftlighed både internt samt via en mere informativ hjemmeside. 23 Samarbejde med forældre / pårørende 23.a Forældrebestyrelse / pårørenderåd 23.b Opfølgning på sager fra forældrebestyrelse / pårørenderåd 23.c Tilgængelighed Interviewguide tilsyn 14/20

15 23.f Andet Solglimt opfatter samarbejdet med forældre vitalt, da det er afgørende for børnenes mulighed for at lære at acceptere deres sygdom. De tilstræber som minimum en ugentlig telefonisk kontakt, hvor forældrene orienteres og medinddrages i børnenes hverdag. Der afholdes 2 sociale arrangementer pr. år, men det kan være svært med en høj deltagelse da mange familier kommer langvejs fra. 23.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 24. Bestyrelsesmøder (selvejende) 24.a Referat fra sidste møde Solglimt er en selvejende døgninstitution med en bestyrelse som består af 2 repræsentanter fra Diabetesforeningen, 2 fra Red Barnet og 2 fra den lokale kreds. 24.b Opfølgning af sager fra bestyrelsesmøder 24.c Tilgængelighed Ikke drøftet 24.d Andet 24.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 25 Intern skole 25.a Godkendelse af undervisningsplaner 25.b Årlig opsamling og rapportering 25.c Samarbejde mellem skole/institution og hjem Solglimt har intern skole med overenskomst med Odsherred Kommune. Aktuelt er der kun 3 elever på den interne skole. Tilsynet med skolen føres af Skolekonsulent Anders Vedberg Jensen, Odsherred Kommune. 25.d Andet 25.e Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 26 Magtanvendelse 26.a Antal magtanvendelser siden sidste tilsyn 1 stk. i 2009 Interviewguide tilsyn 15/20

16 26.b Skriftlig procedure for opfølgning på magtanvendelser Ja Nej Bemærkninger: Der er ikke en nedskrevet procedure, men en praksis hvor bagvagt og forstander/viceforstander altid bliver orienteret. 26.c Andet (herunder evt. statistik) Tilsynet tilbyder at komme og undervise den samlede personalegruppe omkring bekendtgørelsen om magtanvendelse overfor børn og unge, dens konsekvenser og udmøntningen i praksis. Dette ønsker Solglimt at tage imod. Gråzonen i forhold til de unge over 18 år drøftes og hvilke indberetningsskemaer der skal anvendes skal afklares på et kommende møde. 26.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 27 Klagesager 27.a De af forvaltningen kendte klager siden sidste tilsyn 27.b De af forvaltningen ukendte klager siden sidste tilsyn 27.c Hvad omhandler de og hvordan er de løst 27.d Procedure for behandling og opfølgning på klager Ingen Ingen Behandles i første omgang internt på Solglimt. Klagesager vil altid blive givet til orientering til fagchef Mariann Mikkelsen i Odsherred Kommune. 27.e Andet 27.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke Personaleforhold og arbejdsmiljø Grundlag Vurdering 28 Personale 28.a Personalesammensætning: Faggrupper, uddannet, ikkeuddannet. 25 kvinder og 10 mænd inkl. 8 vikarer Personalet er sammensat af pædagogisk personale, psykolog, lærer, administrativt personale, køkken/rengøringspersonale, pedel samt institutionens ledelse som består af forstander og stedfortræder. 28.b Brug af vikarer Der er fast tilknyttede vikarer tilknyttet Solglimt. 28.c Personaleflow Pr. 1/ var afdelingens gennemsnitlige anciennitet på 7,6 år. Der er således en meget stor kontinuitet i det faste personale. Interviewguide tilsyn 16/20

17 28.d Arbejdsplaner / arbejdstidstilrettelæggelse 28.e Stillingsbeskrivelser el. beskrivelse af stillingskategorier De ansattes grundskema lægges centralt fordi der er mange aktiviteter på tværs af afdelingerne. Efterfølgende laves småjusteringer/tilpasninger ude i afdelingerne. Der er tidligere lavet stillingsbeskrivelse på afdelingslederne. Forstander udtrykker i samtalen at den snart trænger til at blive revideret. Der er udarbejdet stillingsbeskrivelser på den diabetesansvarlige og den praktikansvarlige. 28.f Lokalaftaler Der er indgået lokalaftale for fastansat pædagogisk personale med SL i juli Denne er senest revideret februar Kopi af aftalen blev udleveret på mødet. 28.g Andet 28.h Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 29 Personalepolitik 29.a Kompetence og ansvarsfordeling Ansvars og kompetencebeskrivelser er ikke udarbejdet for personalegruppen. 29.b Personalemøder Der er personalemøde for alle hver 2. Uge som veksler mellem gensidig orientering og temamøder. Afdelingsmøde afholdes hver uge, vekslende mellem praktisk møde, behandlingsmøde og supervision. TAPmøde afholdes efter behov 29.c MUS Afdelingsleder gennemfører disse samtaler. De holdes hver 1.2. År. Der afsættes 3 timer pr. samtale. 29.d Kursusfordeling Medudvalget har nedsat et kursusudvalg, som har ansvar og kompetence til at tilrettelægge kurser og temadage. Der udover kan personalet ansøge om individuelle kurser af speciel karakter. 29.e Supervision Der er fast supervision. Det pædagogiske personale har supervision en gang hver 3. Uge v. den interne psykolog. De 3 afdelingsledere er deres egen supervisor og ledelsen har sin egen supervisor. 29.f Introduktionsforløb for nye medarbejdere Nye medarbejdere er altid i begyndelsen sammen med det faste personale som føl. Det samme gælder for pædagogstuderende. 29.g Problemer i strukturen 29.h Andet 29.i Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 30 Sygefraværspolitik Interviewguide tilsyn 17/20

18 30.a Opgørelse over sygdom (statistik) Samlet sygefravær i 2009 var 5,6 %. 30.b Politik ved højt fravær Solglimt har ikke en skriftlig formuleret sygefraværspolitik, men fravær har været drøftet i Medudvalget og retningslinjer herfor fremgår af referater fra disse møder. Solglimt har en praksis hvor det er i orden at spørge ind til hvorfor og hvor længe fraværet forventes at vare. Efter 14 dages fravær bliver den enkelte kontaktet af nærmeste leder eller ledelsen med en buket blomster og en samtale. Anvender tidligere guidelines omkring omsorgssamtaler fra Vestsjællands Amt og Odsherreds Kommune. 30.c Andet SR rep. og forstander gennemgår jævnligt sygefraværet og taler om arbejdsmiljøet. Har et Falck abonnement på akut kriseberedskab. 30.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Tilsynet anbefaler at Solglimt systematiserer og nedfælder en skriftlig sygefraværspolitik. 31 Rygepolitik 31.a Skriftlig politik Det er ikke tilladt for personalet at ryge i arbejdstiden. Solglimt stiller en række tilbud til rådighed for de personaler, der måtte ønske at begrænse eller stoppe med at ryge. 31.b Andet 31.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Solglimt har ikke i rygepolitikken beskrevet hvilke konsekvenser der er, hvis rygepolitikken ikke overholdes. Det anbefales derfor at Solglimt reviderer deres rygepolitik så også denne del medbringes, således kravene fra Arbejdstilsynet efterleves. 32 Misbrugspolitik 32.a Skriftlig politik Som udgangspunkt er det ikke tilladt at indtage alkohol i arbejdstiden. Det kan dog undtagelsesvist foregå (i meget begrænset omfang) ved festlige lejligheder, såsom jule og sommerfest, hvor de unges familier er indbudt 32.b Andet 32.c Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke Interviewguide tilsyn 18/20

19 33 Uddannelsespolitik og kompetenceudvikling 33.a Foreligger der en kompetenceudviklingsplan Solglimt har ikke en egentlig kompetenceudviklingsplan. 33.b Interne kurser Medudvalget har nedsat et kursusudvalg, som har ansvar og kompetence til at tilrettelægge kurser og temadage. Solglimt prioriterer i høj grad fælles interne kurser. 33.c Eksterne kurser Anvender i begrænset omfang eksterne kurser. 33.d Skriftlig formuleret uddannelses krav og forventninger til praktikanter 33.e Andet (evt. fokus på etniske forhold) I forbindelse med den nye bekendtgørelse (gældende fra 1/1 2008) om praktikuddannelse for pædagogstuderende er der udarbejdet praktikbeskrivelser. Disse ligger dog ikke på Solglimts hjemmeside som ellers er et krav. Har 2 uddannelsespladser og har stort set altid disse pladser besat. Solglimt er et yndet praktiksted. 33.f Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 34 APV 34.a Hvornår er sidste APV gennemført og hvordan følges op på denne Er senest lavet for 2 år siden og skal gennemføre en ny i Har anvendt APV materiale udarbejdet af SL. 34.b Fysisk arbejdsmiljø Beskrives som værende godt. SR repræsentanten og forstander gennemgår rutinemæssigt arbejdsmiljøet en gang årligt. 34.c Efterspørgsel på nye hjælpemidler 34.d Psykisk arbejdsmiljø Beskriver at samarbejdet afdelingerne imellem og mellem TAPpersonalet som værende godt. SRrepræsentanten har netop afsluttet stresspilotuddannelsen udbudt af Odsherred Kommune. 34.e Arbejdsulykker I 2009 var der 1 medarbejder som havde 29,6 times fravær begrundet i tilskadekomst i tjenesten. Dette skyldtes alene en fodboldskade. SRrepræsentanten er opmærksom på, at indberette eventuelle skader og ulykker. Interviewguide tilsyn 19/20

20 34.f Andet På Solglimt har man et drypskema som er til indberetning af episoder hvor en medarbejder føler sig fysisk eller psykisk krænket af en beboer. Det er sjældent at der er indberetninger, men skemaet er med til at sikre opmærksomhed på arbejdsmiljøet. Solglimt har ligeledes et ambulanceskema som en del af beredskabsplanen. Det er af Tilsynet overfor Solglimts leder oplyst, at der i forbindelse med overenskomstforhandlingerne 2008 af de centrale parter blev besluttet, at der skal: udarbejdes retningslinjer for den samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til forekomsten af vold, mobning og chikane ved udførelsen af arbejdet, udarbejdes retningslinjer for arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer med arbejdsbetinget stress, gennemføres trivselsmålinger hvert 3. år af medarbejdernes tilfredshed og trivsel, herunder det psykiske arbejdsmiljø. Målingerne kan ske i tilknytning til den lovpligtige APV. Første måling skal gennemføres snarest muligt og senest sammen med næste APV. 34.g Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke 35 MEDarbejde 35.a Struktur Enstrenget Tostrenget Bemærkninger: 35.b Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MEDudvalget Sikkerhedsrepræsentanten oplyste, at der var en god overensstemmelse mellem medarbejdere og ledelse og der blev afsat den tid der var nødvendig. 35.c Andet Både TR og SR har i en lokalaftale afsat tid svarende til 6 timer for TR arbejdet og 3 timer for SR arbejdet. Dette opleves som tilstrækkeligt. 35.d Tilsynets bemærkninger Anbefalinger og vejledning: Intet at bemærke Interviewguide tilsyn 20/20