Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Holbæk den 17. februar 2011 kl på Lejerbos kontor

Transkript

1 Referat af organisationsmøde februar 2011 Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Holbæk den 17 februar 2011 kl 1000 på Lejerbos kontor Til stede var bestyrelsesmedlemmerne Erik Fallesen, Anders Arleth, Tage Rousing, Anne- Bodil Olsen og Robert Juhl Fra administrationen deltog adm direktør Palle Adamsen, projektleder Per Rosbjørn Jensen, økonomichef Henrik Engstrøm, forretningsfører Mariane Toft Poulsen samt direktionssekretær Tina Brorly, som optog referat af mødet Der var afbud fra bestyrelsesmedlem Jørgen Topsøe Bent Sode Hansen mødte først frem ved mødets slutning Formand Erik Fallesen åbnede mødet og bød velkommen Dagsordenen for mødet: 1 Orientering fra formanden 2 Meddelelser fra administrationen 3 Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 4 Dækning af underskud og fremtid for ungdomsboligafdeling 337-0, Pølsekrogen 5 Delvis forhøjelse af indskud i afdeling Justering af målsætninger 2010 til godkendelse 7 Finansiering af infoserver, jfr målsætninger 8 Nybyggeri/renovering 9 Valg af næstformand 10 Repræsentantskabsmøde den 24 februar 11 Eventuelt Ad 1 Orientering fra formanden Formanden orienterede omkring helhedsplan for Vangen, at den store naboskabsundersøgelsen i forbindelse med projekt 4300-Agervang, der er gennemført i tæt samarbejde med Holbæk kommune, nu er afsluttet Der foreligger en rapport, som blev fremlagt på et opsamlingsmøde mellem de involverede partere Den nedsatte styregruppe med Bent Sode Hansen som formand forsøger at forlænge aftale i 2 år hos Landsbyggefonden, idet der pågår et sæt samarbejde med Holbæk Boligselskab og kommunen Det er hensigten, at arbejdet skal danne rammen for den fremtidige strategi for en del af det sociale arbejde i de store boligområder i Holbæk kommune Der har været holdt en del møder specielt omkring arbejdet med den sociale helhedsplan, men også om den tekniske renoveringsplan Formandens opfattelse var, at kommunen er kommet mere på banen og der er kommet en åben vejleding og rådgivning i området Der pågår mange forskellige tiltag i området, herunder bla Verdenskor Formanden nævnte, at byggeri Danhøj er kommet godt i gang Der har været afholdt 1 spadestik Vinteren har gjort, at det blev skudt lidt, men man forventer stadig, at byggeriet er klart til efteråret 2011 Vedrørende renoveringen i afdeling 166, skulle denne gerne komme i gang i april måned, under forudsætning af, at det denne gang lykkedes at få entreprisen på plads Afdelingens formand har meget stor fokus på hele opgaven og er meget interesseret og til meget stor hjælp Formanden nævnte, at han siden nytår har deltaget i afdelingsmøde i afdeling 166, som gik helt fint Han havde også deltaget i møde i Lundemarken omkring ansættelse af lokalinspektør Der har fra fleres side været udtrykt utilfredshed med fremgangsmåden Dette blev drøftet på mødet og senere på året holdes evalueringsmøde

2 Formanden takkede administrationen for et godt og konstruktivt samarbejde i årets løb Ad 2 Meddelelser fra administrationen Palle Adamsen oplyste, at de kommende dialogmøder mellem kommunerne og boligorganisationerne fortsat er meget i fokus Landsbyggefonden er klar med ITmodellen, der skal sammenfatte alle de oplysninger, der skal indgå i dialogmøderne I Landsbyggefondens database er der for hver enkelt afdeling og boligorganisation et oplysningsskema en slags selvangivelse som kommer ind på alle væsentlige sagsområder, der findes i boligorganisationerne og afdelingerne Nogle af oplysningerne skal man selv levere, mens andre især nøgletal automatisk vil blive føjet ind i skemaet via Landsbyggefondens database Oplysningsskemaet færdiggøres af boligorganisationen i samarbejde med administrationen umiddelbart efter, at årsregnskabet er godkendt, og så vil den samlede dokumentationspakke være grundlaget for dialogmødet med kommunen Arbejdet med dokumentationspakken skal ikke bare være en pligtmæssig afrapportering til kommunerne Det skal også være et redskab for de enkelte bestyrelsers arbejde med udviklingen på alle vigtige punkter i deres boligorganisationer, såsom økonomi og drift, beboerdemokrati, udlejning og boligområdernes trivsel Det er i styringsreformen en forventning, at organisationsbestyrelserne forholder sig strategisk til alle disse områder Bestyrelserne skal inden for hvert område give deres egen vurdering af udfordringerne Endelig skal bestyrelserne være med til at fastsætte mål, lave aftaler med kommunerne og efterfølgende give en vurdering af, hvor langt man er nået i målopfyldelsen Ca halvdelen af de kommuner, hvor Lejerbo er repræsenteret, er gået i gang Det sker typisk ved, at der først holdes et fællesmøde for kommunalpolitikere, embedsmænd, beboerdemokrater og administrationer Efterfølgende holdes det egentlige dialogmøde, hvor der fra kommunens side typisk kun medvirker embedsmænd, men hvor vi fra Lejerbos side så vidt muligt møder med både organisationsformand og forretningsfører I Holbæk er indkaldt til styringsdialogmøde den 23 maj Mariane Toft Poulsen nævnte, at der er et problemer i forhold til de skæve regnskabsår i det materiale, der er kommet fra LBF Derfor er det aftalt med kommunen, at man til det aftalte møde den 23 maj behandler både regnskabsår 2008/09 og 2009/10 Efterfølgende må der så indrapporteres, når de nye tal er klar Henrik Engstrøm meddelte, at Landsbyggefonden har erkendt, at man har overset dette problem Vi er i samarbejde med Landsbyggefonden ved at løse dette Han nævnte dog, at selve regnskabsdelen kun er en lille del af indrapporteringen En meget vigtig del går på hele den boligsociale indsats Palle Adamsen orienterede herefter om, at der de sidste par år har været stilstand på nybyggeri-siden, men i løbet af 2010 kom der gang i tilsagnene igen Det skyldes, at vi ved årsskiftet fik nye finansieringsregler, der giver en lavere starthusleje, og at kommunernes andel i form af grundkapital i 2010 var sat ned fra 14 % til 7 % I Lejerbo har vi fået tilsagn til at opføre over 600 nye boliger Det er betydelig flere end vi har opnået de seneste år Det er ikke kun nybyggeriet, der er godt gang i I 2010 har Lejerbo afleveret renoveringsarbejder for næsten en mia kr Helt præcist for 949,8 mio kr Samtidig har vi renoveringsarbejder under udførelse for godt 526 mio kr og sager under projektering for 687 mio kr Det er selvfølgelig i høj grad byggeafdelingen, der arbejder på renoveringsprojekterne, men også regionskontorer, lokalinspektører og varmemestre bidrager på denne måde til at vores boliger fortsat er tidssvarende og attraktive

3 Efterårets boligaftale mellem regeringen, Dansk Folkeparti og De Radikale indebærer, at der de kommende 3 år sættes ekstra midler fra Landbyggefonden af til renoveringsarbejder Oven i de årlige 2,6 mia kr lægges i årene 2013 til 2016 i alt 5 mia kr Herudover er der afsat 500 mio kr til fondens andel af kapitaltilførsel ved evt nedrivning i udsatte områder Endelig fastholdes beløbsrammen til de boligsociale projekter på 440 mio kr årligt En del af boligaftalen handler om indsatsen mod de såkaldte ghettoer Ghettoområder er nu et officielt begreb - defineret i lovgivningen, og Socialministeriet har endda opstillet en liste med angivelse af 26 ghetto-områder I Lejerbo er 5 afdelinger eller områder med på listen Ud over de nævnte økonomiske støttemuligheder til renovering, nedrivning og boligsociale projekter, er der gennemført en række lovændringer på udlejningsområder, der skal medvirke til at reducere antallet af ghettoer Vi er i administrationen i gang med et meget omfattende arbejde med omlægning af Lejerbos IT-systemer Vores økonomisystem SAP skal over på en ny version I den sammenhæng skal ikke blot budget- og regnskabshåndtering men alle hovedprocesser også udlejning, lønbehandling, drift og vedligeholdelse samt byggestyring - over på SAPløsninger Fra midten af 2010 har vi gennemført første fase og fastsat kravene til de nye systemer og godkendt løsningsmodellerne Nu går næste fase med den egentlige tilpasning og udvikling af systemerne i gang Vi gennemfører herefter omfattende tests, planlægger overgangen til de nye systemer nøje og gennemfører undervisning af alle brugere Vi håber herved at kunne sikre, at der bliver mindst mulige gener og driftsforstyrrelser Hele projektet er planlagt til at slutte i april 2012 I henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser er der for indeværende regnskabsperiode (2010/2011) kr til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejerbo, Holbæk Organisationsbestyrelsen besluttede, at beløbet deles i 8 dele, hvoraf formand får 2 andele og de øvrige bestyrelsesmedlemmer hver får 1 andel Ad 3 Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Som det tidligere er godkendt er Lejerbo Stenlille sammenlagt med Lejerbo Holbæk pr 1/ med Lejerbo Holbæk som fortsættende organisation Henrik Engstrøm henviste til det udsendte regnskabsmateriale omfattende regnskabsmateriale omfattende dels regnskab og revisionsprotokol for Lejerbo Holbæk perioden 1/ til 30/9 2010, dels regnskab og revisionsprotokol for Lejerbo Stenlille, dels forvaltningsrevision for regnskabsåret 2009 for forretningsførerorganisationen og dels budget for boligorganisationen for perioden 1/ til 30/ Desuden er udsendt en CD rom indeholdende dels årsregnskab for afdelingerne for perioden 1/ til 30/9 2010, dels budget for afdelingerne for perioden 1/ til 30/ og dels tilstandsrapport for afdelingerne Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingernes forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra de afdelinger, hvor der på regnskabstidspunktet var afdelingsbestyrelse og afholdt afdelingsmøde Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til regnskab og budget for afdelingen 274-0, 535-9, 634-1, og Lejerbo Holbæk

4 I beretningen forrest i regnskabet - side 2 til 6 - er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen Revisionen har på side 160, 161 og 162 bemærkninger til forhold i afdeling 79-0, 121-0, 123-0, 166-0, , 535-0, 535-2, 634-0,753-0 og På side 6 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen kommenteret revisionens supplerende oplysninger, som vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkninger Bestyrelsen tog bemærkningerne til efterretning Lejerbo Stenlille I beretningen forrest i regnskabet - side 2 - er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen Revisionen har på side 133 bemærkninger til forhold i afdeling På side 2 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen kommenteret revisionens supplerende oplysninger, som vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkninger Bestyrelsen tog bemærkningerne til efterretning Nedenstående oversigt er et uddrag af de udsendte afdelingsbudgetter, og viser lejestigningen i de enkelte afdelinger for den kommende periode Afd nr Afd navn Gældende leje Kommende leje Ændring pr m² Ændring i 7-0 Bent 576,71 588,13 11,42 1,98 Grubbesvej 79-0 Labæk 638,54 663,91 25,38 3, Louisevej 645,47 657,15 11,68 1, Havevang/ 756,13 771,96 15,83 2,09 Agervang Skovbrynet 689,01 695,74 6,73 0, Agervang/ 698,88 701,13 2,25 0,32 Engvang Agervang 945,86 961,29 15,43 1, Strandgade 797,56 812,83 15,28 1, Fambol Borgm NE Hansens Vej Borgm NE Hansens Vej 830,21 841,90 11,69 1,41 836,80 848,50 11,69 1,4 %

5 337-0 Lindevej 1171, ,22 99,75 8,51 Ungbol Labæk ,30 782,62 12,32 1, Møllegårdspa 814,38 824,91 10,53 1,29 rken Lundemarken 778,49 810,45 31,95 4, Lundemarken 827,39 876,17 48,78 5, Lundemarken 796,85 804,22 7,37 0, Lundemarken 751,15 785,48 34,33 4, Lundemarken 1035, ,14 18,31 1, Lundemarken 700,00 762,50 62,50 8,93 Serviceareal Tåstrup 993, ,75 20,00 2, Tåstrup Serviceareal Lundemarken VI og VII Lundemarken Bofælles VI s Servicear Bofælles s Lundemarken VI Lundemarken VII Lundemarken VII Serviceareal 1529, ,24 205,88 13,46 866,30 885,93 19,63 2,27 936,02 967,89 31,87 3,4 1041, ,60 48,81 4,69 896,58 918,25 21,68 2, , ,82 14,71 1, Konsulatet 831,42 856,08 24,66 2,97 Vedrørende afdeling er lejen forhøjet 1/ fra kr 574,41 pr m² til kr 645,47 pr m² som følge af udskiftning af tage Mariane Toft Poulsen nævnte, at der regnskabsmæssigt stadig er nogle ting i nogle af afdelingerne, der skal rettes op - specielt i forhold til konto 117 og 115 Det er der meget fokus på Udlejningssituationen

6 Mariane Toft Poulsen meddelte, at der i Lejerbo, Holbæk er 1834 personer opnoteret på venteliste til en familiebolig og 154 er opskrevet til en ungdomsbolig Flere af disse personer søger på forskellige rumtyper og forskellige afdelinger, og der er således i alt 3129 ansøgere opnoteret til familieboligerne og 167 opnoteret til ungdomsboligerne Vedrørende familieboligerne søger 252 personer en 1-rums bolig, 981 søger en 2-rums bolig, 1181 søger en 3-rums bolig, 621 søger en 4-rums bolig og 94 søger en 5-rums bolig Vedrørende ungdomsboligerne søger 127 personer en 1-rums bolig og 99 søger en 2- rums bolig En fraflytningsstatistik for boligorganisationens familieboliger viser, at der i regnskabsåret 2009/2010 har været 237 fraflytninger fra boligorganisationens i alt 1308 familieboliger, svarende til en fraflytningsprocent på 18,12 På landsplan ligger fraflytningsprocenten for familieboliger på 15,19 Der har i alt været 291 fraflytninger af boligorganisationens i alt 1609 lejemål, svarende til en fraflytningsprocent på 18,09 Landsgennemsnittet er her 18,32 Generelt om udlejningssituationen kan vi oplyse, at de 3- og 4- rums i og er lidt svære at leje ud Endvidere er nogle af boligerne i afd svære at leje ud pga høj husleje Der var herefter ikke yderligere bemærkninger til dette punkt, og det konkluderedes, at beretningen blev godkendt, at de i denne indeholdte forslag og anmodninger blev imødekommet, at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet, herunder regnskab for afdeling 274-0, 535-9, 634-1, og 779-3, at budget for boligorganisationen samt afdelingernes budgetter blev godkendt, herunder budget for afdeling 274-0, 535-9, 634-1, og Ad 4 Dækning af underskud og fremtid for ungdomsboligafdeling 337-0, Pølsekrogen Årets resultat er et underskud på kr Formanden redegjorde for de store problemer i afdelingen, dels i forhold til de unge mennesker og del i forhold til den måde, nogle af dem behandler lejlighederne på Specielt en lejlighed var så ganske forfærdeligt Han ville foreslå, at man forsøger at sælge ejendommen og har bedt Lis Fonnesbech-Wulff undersøge mulighederne Hvis dette ikke er muligt, må vi kigge på muligheden for at ombygge til familieboliger, men det kræver en ommærkning af boligerne Sagen blev drøftet nærmere og bestyrelsen tiltrådt formandens forslag Bestyrelsen godkendte herefter, at underskuddet i afdelingen dækkes af dispositionsfonden Ad 5 Delvis forhøjelse af indskud i afdeling 138-0

7 Mariane Toft Poulsen nævnte, at man tidligere i afdelingen har truffet beslutning om forhøjelse af indskud i afdelingen, hvilket er godkendt af den tidligere Tornved kommune Men af en eller anden grund fik man ikke havehusene med, hvorfor punktet er sat på dagsordenen i dag til formel godkendelse af organisationsbestyrelsen Forholdet er afklaret med afdelingsbestyrelsen Det foreslås, at man jfr lovgivningen forhøjer indskud i havehusene til 216 kr pr m² Organisationsbestyrelsen godkendte dette Ad 6 Justering af målsætninger 2010 til godkendelse Formanden henviste til, at organisationsbestyrelsen har udarbejdet målsætninger 2011 for Lejerbo Holbæk Disse er udsendt til organisationsbestyrelsen forud for mødet Målsætningerne gennemgås og revideres en gang årligt inden repræsentantskabsmødet Målsætningerne fremlægges til orientering på repræsentantskabsmødet Mariane Toft Poulsen gennemgik de væsentlige ændringer i målsætninger i forhold til tidligere målsætninger Organisationsbestyrelsen godkendte de udarbejdede Målsætningerne 2011 Disse vil blive præsenteret på repræsentantskabsmødet Ad 7 Finansiering af InfoServer, jfr målsætninger Formanden meddelte, at man i målsætningerne fra sidste år har noteret, at man ville indføre brugen af InfoServer i boligorganisationen i dag skal bestyrelsen træffe beslutning om finansieringen Mariane Toft Poulsen orienterede om, at opmåling til InfoServer stort set er foretaget i alle afdelinger og systemet ibrugtages i marts 2011 Tegningerne vil blive lagt på nettet så nye og potentielle lejere kan se ruminddeling Erfaringer fra de boligorganisationer, hvor InfoServer har kørt som pilotprojekt, er, at der er penge at spare I Lejerbo Holbæk er der 185 forskellige typer lejemål, som koster 1390 kr pr opmåling Det foreslås, at beløbet dækkes af boligorganisationens arbejdskapital Transaktionsgebyr pr fraflytning koster kr 175 og betales af de enkelte afdelinger (konto 117) Bestyrelsen godkendte finansieringen af InfoServer samt, at boligorganisationens arbejdskapital dækker opmålingen af lejlighederne Mariane Toft Poulsen foreslog, at man til det planlagt seminar i september invitere en person fra InfoServer, som kan komme og fortælle lidt om projektet og erfaringerne Dette blev godkendt Ad 8 Nybyggeri/renovering Per Rosbjørn Jensen meddelte vedrørende: Afd 890-0, Danhøj 22 boliger for yngre psykisk syge Skema B er godkendt Den samlede anskaffelsessum er opgjort til kr

8 Byggeriet er igangsat Per S Poulsen (PSP) er totalentreprenør 1 spadestik er afholdt Renovering: Afd 166-0, Agervang/Engvang - byggeskade-, miljø- og forbedringsarbejder Skema B forventes indsendt til godkendelse marts 2011 Der er sket en forsinkelse grundet omudbud 2 gange på miljøarbejder Der er indgået hovedentreprisekontrakt med Pihl & Søn på byggeskader mm og totalentreprisekontrakt med Ole Jepsen på fælleshus Han orienterede nærmere om projektet Bestyrelsen drøftede projektet, herunder fredningssagen Per Rosbjørn Jensen og Mariane Toft Poulsen arbejder i fællesskab videre med dette Per Rosbjørn Jensen orienterede herefter om, at der som en del af miljøsagen opføres fælleshus i afd Afdeling stemte tidligere nej til deres andel af fælleshus trods administrationens anbefaling Styregruppen i den boligsociale helhedsplan anmoder med afdelingsbestyrelsernes støtte om, at byggeafdelingen forsøger at få LBF s tidligere tilsagn aktiveret igen, så fælleshuset evt kan udvides og rumme flere aktiviteter Byggeafdelingen vil kontakte LBF om den økonomiske støtte Nybyggeri Formanden orienterede om, at han før dette møde havde haft en samtale med Palle Adamsen om muligheden for opførelse af Energi 0 boliger i Holbæk Det blev aftalt, at administrationen på vegne af boligorganisationen retter henvendelse til kommunen om muligheden Han fandt det ligeledes som en godt ide at få et budskab ud i de lokale medier om, at Lejerbo er fremme i skoene med konceptet Energi 0 boliger Bestyrelsen var enig i denne betragtning Ad 9 Valg af næstformand Palle Adamsen meddelte, at i henhold til boligorganisationens vedtægter skal der hvert andet år vælges formand og næstformand Formand og næstformand vælges af bestyrelsens midte, og mindst 1 af disse skal være beboer i boligorganisationen På et møde i marts 2009 blev Bent Sode Hansen valgt som næstformand og er således på valg i år Bent Sode Hansen blev genvalgt som næstformand for en ny 2 årig periode Ad 10 Repræsentantskabsmøde den 24 februar Formanden foreslog, at Bent Sode Hansen som de tidligere år blev foreslået som dirigent på repræsentantskabsmødet Dette blev godkendt

9 Ad 11 Eventuelt Ingen bemærkninger Mødet hævet Godkendt af formanden den 19 februar 2011