AUHRA Superbrugervejledning

Transkript

1 AUHRA Superbrugervejledning Aarhus Universitet Forfatter: Karen Margrethe Sørensen, Logica Danmark A/S Medforfattere: Troels Møller Jørgensen, Aarhus Universitet Projekt: Oracle HRMS Afsnit / aktivitet: Uddannelse / Brugervejledning Status: Version 1.0 Oprettet: 13. august 2012 Dok-id: A Logica Danmark A/S 2012

2 2.1 Omfang og afgrænsninger Læsevejledning Definitioner Adgangskode Vælg et sprog Glemt adgangskode Startside med hovedmenu og ansvarsområder Præferencer Navigator, hovedmenu pr. ansvarsområde i kernesystemet Top 10-liste Vinduesmenu Værktøjslinjen (med ikoner) Statuslinjen Genvejstaster Værdilister Fleksfelter Beskrivende fleksfelter Sammentrukne felter Forespørgsel direkte i et skærmbillede Langvarige søgninger Søgning i det særlige søgebillede Rækkefølgen af oplysningerne i Fulde Navn Mulighed for at finde 'blanke felter' eller afgræns søgning Eksempel Gældende dato Sådan definerer du gældende dato Hvornår ændres datoer, når man skifter skærmbillede? Sådan nulstiller du gældende dato (dvs. ændrer den tilbage til dags dato) Opdatering eller rettelse? Eksempel på forskellen mellem opdatér og ret Datetrack historik Advarsel om dato, når et nyt skærmbillede åbnes Datofelter Minimumskrav til registrering af oplysninger om en medarbejder Beskrivende fleksfelt på personbilledet Knapper på personbilledet Primær adresse Hvilke adresser har personen? Hemmelig adresse Overførsel af adresse til Word Primært ansættelsesforhold Felter på ansættelsesbilledet Beskrivende fleksfelt på ansættelsesbilledet Oprettelse af børn Oprettelse af adoptivbørn Sletning af fejloprettet barn Oversigt over omsorgsdage Feriebemærkning Lønforhandling Nye typer af særlige oplysninger Mappers særlige kendetegn Eksempel på tilpasset mappe Tilpasninger af mapper Eksempler på mapper Mappen 'Ansættelsesforhold' Mappen Personer efter ansættelsesforhold Aarhus Universitet A Side 2 af 51

3 1 Indledning Brugervejledningen dokumenterer de centrale kerneskærmbilleder i Oracle HRMS. Vejledningen kan anvendes både af nye og erfarne brugere af systemet, men erstatter ikke undervisning i brugen af Oracle HRMS. Aarhus Universitet A Side 3 af 51

4 2 Formål og omfang 2.1 Omfang og afgrænsninger Brugervejledninger beskriver de centrale HR-arbejdsgange i forbindelse med Personaleadministration foretaget i kernesystemet. 2.2 Læsevejledning Dokumentet er struktureret på følgende måde: Kapitel 1: Kort overordnet indledning til uddannelsesmaterialet Kapitel 2: Beskrivelse af formålet med dette uddannelsesmateriale Kapitel 3 og efterfølgende kapitler: Brugervejledning/uddannelsesmateriale Målgruppen for dokumentet er brugere af systemet i almindelighed og nye brugere i særdeleshed. 2.3 Definitioner Der anvendes følgende forkortelser i dokumentet: Forkortelse AU Logica SLS UPK Oracle HRMS Beskrivelse Århus Universitet Logica Danmark A/S Statens lønsystem User Productivity Kit - softwareværktøj som kan optage de trin i systemet som indgår i en bestemt proces. Herefter kan dette afspilles af andre brugere. Oracles Human Ressource Management System Aarhus Universitet A Side 4 af 51

5 3 Generelt om AUHRA AUHRA er Aarhus Universitets IT-værktøj til understøttelse af HR-opgaver. AUHRA bruges primært til registrering, visning og rapportering af data om medarbejdere ved AU. Oplysningerne kan også bruges til ledelsesinformation og som grundlag for HR-processer, eksempelvis MUS. I AUHRA kan registreres alle former for data, f.eks. stamoplysninger, adresse, oplysninger om pårørende/kontaktpersoner, barselsorlov, uddannelse, karriereforløb og meget mere. Der kan være mange forskellige brugertyper, som anvender AUHRA på forskellig måde afhængigt af deres arbejdsopgaver. De forskellige brugere har adgang til forskellige dele af AUHRA afhængigt af, hvilke informationer de behøver for at kunne søge og eventuelt rette. I skærmbillederne er nogle standardfelter, mens andre felter er oprettet specielt til Aarhus Universitet. Fremtidssikret løsning En af fordelene ved AUHRA er, at der er mange muligheder for at lave små justeringer af opsætningen, så AUHRA hele tiden understøtter AU's forretningsgange på den mest hensigtsmæssige måde. I skærmbillederne findes der skjulte felter, som en systemadministrator kan åbne, hvis brugerne har behov for at registrere flere oplysninger. Der er ligeledes mange muligheder for at ændre på skærmbilleder, eksempelvis ved at flytte/fjerne felter, ændre navngivning, tilføje oplysninger fra andre skærmbilleder eller indlægge forudbestemte værdier eller give hints til brugerne, hvis en bestemt situation indtræffer. Leverandøren frigiver løbende nye versioner af systemet. I forbindelse med opgraderinger er det dermed muligt at erhverve ny og forbedret funktionalitet. Ligesom leverandøren løbende øger brugervenligheden og mulighederne for at superbrugere selv kan tilpasse systemet. SLS Til brug for lønbehandlingen registreres der data om medarbejdere i SLS (Statens Løn System). For ikke at skulle indtaste og vedligeholde de samme oplysninger to steder overføres data fra SLS til AUHRA to gange om måneden.. Aarhus Universitet A Side 5 af 51

6 4 Logon og hovedmenu 4.1 Adgangskode Første gang du logger dig på, skriver du det brugernavn og den adgangskode, du har fået opgivet af systemadministratoren. Herefter bliver du bedt om at ændre koden. Udsnit af Log-on billedet: Derefter kan du skifte adgangskode, så ofte du ønsker, ved hjælp af menupunktet Rediger/Præferencer/Skift adgangskode i menuen. 4.2 Vælg et sprog Nedenunder feltet, hvor adgangskoden indtastes, kan der vælges, hvilken sprogversion man ønsker, dansk eller engelsk. Aarhus Universitet A Side 6 af 51

7 4.3 Glemt adgangskode Hvis du glemmer din adgangskode, kan du benytte linket, som hedder Assistance til Logon. Ved tryk på linket åbnes en ny side, der giver assistance til logon: Aarhus Universitet A Side 7 af 51

8 4.4 Startside med hovedmenu og ansvarsområder Startsiden åbnes efter at du har logget dig på. Her vil brugerne under overskriften Hovedmenu kunne se de ansvarsområder de har adgang til. Yderst til venstre vises en liste over de ansvarsområder som den pågældende bruger har rettigheder til at benytte. Ud for hvert ansvarsområde ses et lille ikon med et plus, når man aktivere dette åbnes ansvarsområdet, så man har mulighed for at se mere om hvilke emner man adgang til. Hvis der er et ikon med plus ud for en af overskrifterne, betyder det at man ved klik på ikonet kan komme videre til andre undermenuer. 4.5 Præferencer Præferencer giver den enkelte bruger mulighed for selv at indstille systemet med de datoformater og andet som brugeren foretrækker Aarhus Universitet A Side 8 af 51

9 Hvis du rykker rullegardinet i højre side af skærmbilledet nedad, så kommer flere muligheder til syne: Hvis man vælger at angive en startside, så vil man automatisk komme ind til denne side hver gang man logger på. Så slipper man for museklik på Applications Startside. Dette kan være en fordel for brugere, der meget starter med at arbejde i det samme skærmbillede. Aarhus Universitet A Side 9 af 51

10 4.6 Navigator, hovedmenu pr. ansvarsområde i kernesystemet Navigator er en hovedmenuen i kernesystemet. Her vises de skærmbilleder (formularer), der er tilgængelige for dig for et enkelt ansvarsområdet. Herfra aktiverer du systemets forskellige skærmbilleder. Navigator er altid åben, når du arbejder i de centrale kerneskærmbilleder i Oracle HR, men navigator kan være skjult bag andre vinduer og du kan minimere den. Når du har logget på, og du har valgt ansvarsområde og menupunkt, er Navigator det aktive vindue. Du åbner et skærmbillede ved at markere linjen og trykke Enter eller klikke på Åbn - eller ved at dobbeltklikke på linjen. Aarhus Universitet A Side 10 af 51

11 4.6.1 Top 10-liste I højre side af Navigator kan du kan lave sin egen Top 10-liste, som indeholder de menupunkter som du anvender mest, og bruge den som din personlige menu. Brugerens Top 10-liste overlever logon/logout. Man stiller sig oveni den overskrift/menupunkt, som man ønsker flyttet til Top 10-listen, således at menuen bliver blå, herefter trykker man på pilen mod højre, som ses midt i billedet. Så er menupunktet på Top 10-listen. Hvis man taster det ciffer, der står foran navnet i Top 10-listen, så åbner menuen automatisk. Aarhus Universitet A Side 11 af 51

12 5 Betjening af Oracle HR 5.1 Vinduesmenu I rammen øverst i Oracle HR vinduet er der en vinduesmenu med menupunkterne Fil Redigér Vis Mappe Værktøj Vindue Hjælp Du åbner et menupunkt i vinduesmenuen ved at klikke på det med musen eller trykke ALT + det understregede bogstav. De menupunkter, der ikke kan anvendes i det pågældende vindue, er nedtonede. Aarhus Universitet A Side 12 af 51

13 5.2 Værktøjslinjen (med ikoner) I stedet for at vælge fra menuen kan du udføre nogle af de almindeligste funktioner ved at klikke på ikonerne i Statuslinjen. De funktioner, der ikke kan anvendes i det pågældende vindue, er nedtonede. I beskrivelsen nedenfor er de vigtigste funktioner fremhævet med fed skrift Ny record - ny record klar til indtastning 2. Søg, hent søgebilllede 3. Navigér til - aktivér Navigator menu 4. Gem - gemmer den aktuelle record 5. Næste trin, hvis defineret 6. Skift ansvarsområde 7. Print skærmbillede 8. Luk formular (Luk skærmbilledet) 9. Klip 10. Kopier 11. Sæt ind 12. Ryd skærmbillede 13. Slet record i databasen 14. Redigér felt 15. Zoom, hvis defineret for skærmbilledet 16. Vælg alternativ sprog for aktuel værdi, hvis defineret 17. Tilknyttede dokumenter - relativt til den aktive record 18. Mappefunktioner 19. Ret gældende dato 20. Date-track historik - vis historik 21. Eksportér data - kopiér data fra mapper til Excel 22. Hjælp Aarhus Universitet A Side 13 af 51

14 5.3 Statuslinjen Nederst i vinduet findes statuslinjen, hvor meddelelser fra systemet vises. Bl.a. fremgår det her, om du er i forespørgselstilstand ved tryk på F11 (som vist her) eller i indtastningstilstand. 5.4 Genvejstaster Genvejstaster kan findes ved at vælge menupunktet Hjælp og derefter Tastaturhjælp. Her nedenfor ses det skærmbillede der åbner sig, hvis man vælger tastaturhjælp: 5.5 Værdilister Nogle af felterne i Oracle HR er defineret som fritekstfelter, det vil sige, at man kan indtaste en oplysning efter eget valg. Andre felter har værdilister, hvor brugeren skal vælge en værdi fra listen, hvis feltet skal udfyldes. Fordelen ved værdilister er, at det kun er korrekte værdier der anvendes, - ligesom det undgås at der bruges flere forskellige ord for samme type af information. Hvis der mangler en værdi på listen, kan en systemadministrator udvide værdilisten. Eksempel på en værdiliste: Aarhus Universitet A Side 14 af 51

15 Når du har åbnet værdilisten, er det muligt at søge efter en værdi på listen ved at indtaste søgekriterier i feltet Søg. Det kan være interessant, hvis der er tale om en liste med mange værdier. I felter med værdilister kan man skrive en del af værdien og så trykke på tabulator-knappen, herefter udfyldes feltet automatisk med den ønskede værdi, hvis der kun er én værdi, der matcher det, der indtastes i feltet. Eksempel: I det felt som ovenstående værdiliste tilhører, kan man eventuelt skriv V og trykke tab - så vil værdien automatisk blive Vikaransættelse. Hvis der skrives %forlænget så udfyldes feltet automatisk med Projektets varighed forlænget Hvis der er flere værdier som matcher det, der indtastes i feltet, - så vises en forkortet værdiliste med netop de værdier. Eksempelvis hvis der skrives Pro% og trykkes tab åbnes en værdiliste med de to værdier som matcher søgningen: Projektansættelse og Projektets varighed forlænget. Aarhus Universitet A Side 15 af 51

16 5.6 Fleksfelter Et fleksfelt er et særligt felt i skærmbilledet, der åbner et helt nyt vindue, når det markeres. Der findes tre forskellige typer af fleksfelter i Oracle HR: Beskrivende fleksfelter Sammentrukne felter Særlige oplysninger (Gennemgås senere i kapitel 14, side 44) 5.7 Beskrivende fleksfelter Et beskrivende fleksfelt ser således ud: eller. Det findes i alle standard skærmbilleder og findes som regel i nederste højre hjørne af skærmbilledet. Hvis der allerede er indtastet oplysninger i feltet, kan du se det første tegn. Når du klikker på feltet eller flytter markøren til det med Tab, åbner billedet sig som et separat vindue. Du lukker vinduet igen og vender tilbage til standard skærmbilledet ved at vælge OK eller Annuller. 5.8 Sammentrukne felter Et sammentrukket felt viser allerede indtastede oplysninger med en. mellem oplysningerne. Et sammentrukket felt åbner sig, når du klikker i det eller flytter markøren til det. Du åbner og lukker det på samme måde som beskrivende fleksfelter. Et sammentrukket felt ligner et almindeligt tekstfelt, når det ikke er udfyldt. Aarhus Universitet A Side 16 af 51

17 6 Forespørgsler i Oracle HR Man kan altid søge direkte i et skærmbillede i Oracle HR. I forbindelse med visse skærmbilleder findes der derudover særlige søgevinduer, der fungerer en smule anderledes. 6.1 Forespørgsel direkte i et skærmbillede Du kan søge i næsten alle felter i skærmbilleder, der ikke er søgevinduer, ved at indtaste en forespørgsel: (Hvilke taster der bruges til søgning afhænger af opsætning.) 1. Tast F11. I statuslinjen kan du se, at systemet er i forespørgselstilstand, idet følgende tekst vises: Indtast en forespørgsel; tryk på CTRL + F11 for at forespørge eller F4 for at annullere 2. Indtast dine søgekriterier i det eller de relevante felter. Du kan medtage jokertegn i søgekriterierne, hvis du vil søge efter bestemte mønstre i dine data. Du kan bruge procentjokertegnet '%' i et felt til at angive et vilkårligt antal tegn (også for at angive ingen tegn), eller du kan bruge understregningstegnet '_' som jokertegn til at angive et vilkårligt enkelt tegn. Hvis du f.eks. vil hente alle records, der indeholder ordet Central i et bestemt felt, skal du indtaste søgekriteriet %Central% i feltet. 3. Tast CTRL + F11 for at udføre søgningen. Oracle HR finder alle de records, der opfylder dine søgekriterier. Hvis der findes 1 record, fremgår det af Statuslinjen: Record 1/1 Hvis der findes flere records, viser statuslinjen Record 1/?. Du kan bladre mellem de fundne records ved pil ned og op. Hvis der ikke findes nogen records, viser statuslinjen meddelelsen: Forespørgslen gav ingen records. Indtast igen. Aarhus Universitet A Side 17 af 51

18 Hvis du fortryder en søgning, skal du vælge F4 Hvis du vil rydde skærmen for at indtaste nye søgekriterier, skal du vælge ikonet. Hvis man vil se hvor mange records en søgning har resulteret i kan i menulinjen vælges Vis/Record/Sidste, hvorefter antallet af records vises i statuslinjen Langvarige søgninger Hvis du har påbegyndt en søgning som vurderes at tage meget lang tid at gennemføre. Eksempelvis hvis du forsøger at fremsøge alle personer i databasen, så vises dette skærmbillede. Tryk på Annullér hvis du ønsker at afbryde søgningen. 6.2 Søgning i det særlige søgebillede Et særligt søgebillede kan kendes ved, at det har en knap, der hedder Søg. Søg er altid standardvalget, som du kan udføre ved at trykke Enter. Nedenfor gennemgås søgebilledet Find person. Andre søgebilleder fungerer på tilsvarende måde. Bemærk: Når du søger i et søgebillede, skal du ikke først trykke F11 Når f.eks. personbilledet kaldes frem, vises først et lille hjælpebillede til at finde den eller de personer frem, som du ønsker at arbejde med. Fulde navn: Medarbejdernr: Ansøgernr: CPR-nr: Fulde navn, se nedenfor CPR-nr Anvendes pt. ikke CPR-nr Du kan altså søge på fulde navn eller CPR-nr., - eller en delmængde heraf. Placér markøren i det pågældende felt og skriv så meget af navnet eller CPR-nr, du kender, og tryk derefter Enter eller vælg knappen Søg. Aarhus Universitet A Side 18 af 51

19 6.2.1 Rækkefølgen af oplysningerne i Fulde Navn Fulde navn består af titel, præfiks, efternavn, fornavn, mellemnavn, suffiks, kaldenavn (Bemærk, at efternavn og fornavn er adskilt af et komma.) Præfiks og suffiks anvendes normalt ikke. Et typisk eksempel på Fulde navn er: Jensen, Hanne Du kan bruge jokertegnene % (= vilkårligt antal tegn) og _ (= 1 enkelt tegn) i forbindelse med søgningen. Vær opmærksom på forskellige skrivemåder, f.eks. Møller/Moeller. Et typisk søgekriterium for navn er: %Jensen%Hanne% Knapperne har følgende betydning søger i databasen efter en person, der opfylder et indtastet søge- Ryd: Ny: Søg: kriterium fortryd indtastning man søger ingen frem, men åbner selve Personbilledet Hvis der ikke findes nogen, der opfylder søgekriteriet, vises en meddelelse i Statuslinjen. Du kan nu rette i dit søgekriterium og derefter vælge Søg igen. Hvis du vil annullere en søgning, skal du vælge Ryd, før du kan lukke søgebilledet. Hvis der findes én person, der opfylder søgekriterierne, vises det fulde navn samt evt. CPR-nr. og/eller ansøgernr. i søgebilledet. Vælg Søg (Enter) for at gå til personbilledet. Hvis der findes flere personer, der opfylder søgekriteriet, vises en liste, hvor du kan vælge ved at markere én og trykke OK. Herefter vises det fulde navn samt evt. CPR-nr. og/eller ansøgernr. i søgebilledet. Vælg Søg (Enter) for at gå til personbilledet. OBS! Vær opmærksom på, hvilken dato du har valgt som Gældende dato. Du kan kun se personer, der er oprettet med virkning før gældende dato. Jvf. afsnit 7 Datostyring og historik. Aarhus Universitet A Side 19 af 51

20 6.3 Mulighed for at finde 'blanke felter' eller afgræns søgning Når man søger, kan man skrive forskellige kriterier i det felt, som man ønsker at søge i: Afgrænsning som skrives i feltet #IS NULL Betydning Feltet er blankt. Bruges f.eks. hvis man vil finde de personer, som ikke har en -adresse eller hvis man vil finde de personer som ikke har en supervisor tilknyttet. #IS NOT NULL Feltet er udfyldt #BETWEEN 123 AND 234 Værdier i feltet skal være mellem 123 og 234 #NOT BETWEEN 123 AND 234 Værdier i feltet må ikke være mellem 123 og 234 #IN('ABC','BCD','CDE') Finder de tre forekomster, som er nævnt, dvs. ABC og BCD og CDE. Kan eksempelvis bruges hvis man ønsker at søge 3 (eller flere) forskellige personnumre frem på én gang, som man gerne vil kunne bladre mellem. #NOT IN (123,234) Forskellig fra flere værdier Finder alle andre end de angivne værdier. Eksempelvis kan man fravælge to (eller flere) forskellige afdelinger. #!='ABC' Forskellig fra én enkelt værdi Finder alle andre end den ene nævnte værdi. #>12 Større end 12 #<10 Mindre end 10 #= 15 Lig med 15 (svarer til at søge med F11) Eksempel Her søges efter de personer som har udfyldt feltet 'Civilstand: Aarhus Universitet A Side 20 af 51

21 7 Datostyring og historik 7.1 Gældende dato I Oracle HR er alle personoplysninger datostyrede, dvs. historiske oplysninger bliver gemt sammen med start- og slutdato for den periode, hvor de har været gældende. Man kan således sætte den gældende dato tilbage i tiden og f.eks. se, hvordan en persons ansættelsesforhold så ud på det pågældende tidspunkt. Styring af ændringer over tid Forfremmmelse Forældre Start Gift Datostyring Udstationering 1.JAN FEB MAR APRIL 2012 Når du logger på, er den gældende dato altid dags dato. For at se oplysninger, der er gældende på en anden dato, skal du ændre den gældende dato Sådan definerer du gældende dato 1. Vælg ikonet eller fra menuen: Værktøj / Ret gældende dato. 2. Vinduet Ret gældende dato åbner. 3. Slet datoen i feltet til venstre, indtast en ny gældende dato, og vælg OK. Formatet er DD-MM-ÅÅÅÅ, f.eks Dog kan i stedet for - bruges vilkårligt tegn, også blank. Når du skal lægge nye oplysninger ind f.eks. en ny oplysninger om at en medarbejder har skiftet organisation, så er det den dato, hvor de nye oplysninger skal gælde fra (startdato) som skal vælges. Aarhus Universitet A Side 21 af 51

22 7.2 Hvornår ændres datoer, når man skifter skærmbillede? Hvis det aktuelle vindue er et topniveau-vindue (et skærmbillede, der kaldes direkte fra Navigator), forbliver den nye gældende dato den samme, indtil du nulstiller den eller afslutter programmet. Hvis det aktuelle vindue ikke er et topniveau-vindue, gælder den nye gældende dato kun, mens du arbejder i dette vindue eller vinduer, der ligger under dette. Når du går tilbage til topniveau-vinduet, nulstilles den gældende dato til topniveau-vinduets værdi. Eksempel: TOPNIVEAU-VINDUE: UNDERLIGGENDE: ANSØGNING, ANDRE REGISTRERING AF PERSONER ADRESSE, FRAVÆR, SÆRLIGE OPLYSNINGER, Hvis du ikke står i et topniveau-vindue, når du ændrer dato, kan det ske, at der vises et blankt skærmbillede. I så fald skal du søge oplysningerne frem igen ved at trykke CTRL F11. Indtil du nulstiller den gældende dato igen, vises den i titellinjen på hvert vindue: Sådan nulstiller du gældende dato (dvs. ændrer den tilbage til dags dato) 1. Vælg ikonet eller fra menuen: Værktøj / Ret gældende dato 2. Vinduet Ret gældende dato åbner 3. Vælg knappen Nulstil, og vælg OK. Læg mærke til felterne Fra og Til i rammen med Gældende datoer. Er feltet Til udfyldt, betyder det, at der findes nyere oplysninger. Hvis du vil se oplysninger efter til-datoen, må du rette gældende dato eller se datohistorikken. (Datohistorik beskrives senere i afsnit 7.4, side 24) Aarhus Universitet A Side 22 af 51

23 7.3 Opdatering eller rettelse? Når du for eksempel forsøger at gemme nye oplysninger om en person, der allerede er oprettet, så vil du blive spurgt, om du ønsker at opdatere eller rette: Når du vælger Opdater, får oplysningerne gyldighed fra den dato, der er valgt som gældende dato. Vælger du Rettelse, får oplysningerne gyldighed fra den dato, der i forvejen står i feltet Gældende datoer Fra. Det vil sige, at Opdater bevarer historikken, medens Rettelse erstatter de oprindelige oplysninger i skærmbilledet med de ændringer, du har foretaget Eksempel på forskellen mellem opdatér og ret Antag at en person har følgende historik: Anna Nielsen Anna Petersen 08-jan jan jan-12 Hvis sessionsdatoen er lig med 13-jan-12, og der foretages en opdatering af personens data, er resultatet af Opdater følgende: Anna Nielsen Anna Petersen Anna Poulsen 08-jan jan jan jan jan jan-2012 Hvis der foretages en Rettelse, vil personen have følgende historik: Anna Nielsen Anna Poulsen 08-jan jan jan-2012 De ændrede oplysninger vil i dette tilfælde være gældende fra og med 10-jan Aarhus Universitet A Side 23 af 51

24 7.4 Datetrack historik Ved at vælge ikonet, der ligner en månedskalender: eller ved at vælge menuen Værktøj / Datostyret historik kan man se historikken i de skærmbilleder, hvor man kan gemme historiske oplysninger dvs. Personoplysninger, Ansættelsesforhold, Ansøgning og Ansættelsesforhold. (I disse skærmbilleder findes den tidligere nævnte ramme med Gældende dato Fra og Til.) Først vises skærmbilledet Date-track historik til Ret feltsummering, hvor du kan se, hvilke felter, der er blevet opdateret pr. hvilken dato. I eksemplet er vist date-track historik for Personbilledet: Når du klikker på knappen Komplet Historik, vises mappen Date-Track historik, hvor du kan se, hvilket indehold de forskellige felter har haft i de enkelte perioder. Bemærk, at skærmbilledet Komplet Historik er en mappe, du kan tilpasse, så du ser netop de oplysninger, du er interesseret i. Se under punkt 16.2 om tilpasning af mapper. 7.5 Advarsel om dato, når et nyt skærmbillede åbnes Der er mulighed for at få en advarsel vedrørende datoen, når man åbner et nyt skærmbillede. Dette kan være en hjælp til nye brugere af systemet. For at aktivere denne mulighed skal en Aarhus Universitet A Side 24 af 51

25 systemadministrator ændre en profilvariabel for brugeren. Profilvariblen hedder 'Datostyring:Påmindelse' og skal sættes til værdien 'Vis altid advarselsvindue'. 8 Opbygningen af menuen HR-bruger' i AUHRA Ansvarsområdet hedder HR bruger Knapperne til venstre for menupunkterne, gør det muligt at udvide menuen så man kan se undermenuerne. Hvis man markere en linje uden plus, kan man trykke på knappen Åben for at komme videre til selve menupunktet/skærmbilledet. Aarhus Universitet A Side 25 af 51

26 De væsentligste menupunkter for nye brugere er: Menupunktet Medarbejderadministration er indgangen til de skærmbilleder, hvor man kan se alle oplysninger om medarbejdere i AUHRA. Menupunktet Fraværsadministration indeholder skærmbilleder til ferie og fravær. Menupunktet Adresse giver adgang til at søge efter medarbejderens adresse. Menupunktet Medarbejderhistorik er indgangen til skærmbilleder, der viser historiske oversigter over den enkelte medarbejder. De lister som laves benævnes også mappefunktioner. Menupunktet Vis lister viser muligheder for at lave aktuelle lister over medarbejderne. Lister benævnes også mappe-funktioner. Menupunktet Start rapport er indgangen til det skærmbillede, hvor der kan afvikles forskellige jobs. Menupunktet Vis Rapportkan vise de rapporter og processer der er sat i gang. Der kan også søges efter processer som blev afviklet for længere tid siden. Aarhus Universitet A Side 26 af 51

27 9 Personer Det centrale begreb i AUHRA er Personen og det centrale skærmbillede i AUHRA er Medarbejderadministration, - i daglig tale kaldet Personbilledet. Når man vælger ansvarsområdet HR Bruger, finder man Personbilledet som det første menupunkt under overskriften Personer. Ansvarsområde: HR Bruger Menupunkt: Medarbejderadministration Når personbilledet åbnes fremkommer et lille søgebillede. Brugen af dette søgebillede er beskrevet i afsnit 6.2 Søgning i det særlige søgebillede Hvis man bruger dette søgebillede, vil der kun kunne vælges én person at arbejde med. Er der flere personer, som opfylder søgekriterierne - så skal man vælge udfra en liste: Hvis man søger i personbilledet som ses på næste side, kan man få flere personer at arbejde med. Her vil man skulle bladre med piletasterne for at vælge mellem personerne. Aarhus Universitet A Side 27 af 51

28 Der er tre faneblade på personbilledet Personlig, og sted og Første startdato Hvis man trykker Ny kommer man direkte til personbilledet. På personbilledet er det muligt at søge flere personer frem, som matcher samme søgekriterier. Der kan som tidligere nævnt bladres mellem de fremsøgte personer med piletasterne. Gældende dato Indtastning i skærmbilledet. Start altid med at angive den gældende dato, hvorfra oplysningerne skal starte. Se afsnittet om datohistorik. Handling Gå dernæst videre ved at vælge en handling. Andet = Ansættelse = Ansøger = Placering = ekstern person, kandidat eller kontakt person Medarbejder, (Hvis der ændres i opsætningen vil det være muligt at oprette andre typer af personer eksempelvis 'Adjunkt' eller 'Ph.Studerende') Ansøger Midlertidig arbejder. En systemadministrator kan oprette nye persontyper. Det midterste område af skærmbilledet rummer forskellige faneblade, som viser forskellige typer af oplysninger. For at personer kan overføres fra SLS til AUHRA skal både ansættelsesdato og CPR-nr. være identiske i AUHRA og SLS. Aarhus Universitet A Side 28 af 51

29 9.1.1 Datofelter Gældende fra og Gældende til viser i hvilken tidsperiode skærmbilledets oplysninger er gældende. Hvis der ikke er en dato i Gældende til, så er oplysningerne gældende indtil videre. Datoen Seneste startdato viser, startdato for den seneste ansættelsesperiode Minimumskrav til registrering af oplysninger om en medarbejder Efternavn CPR-nr. (med modulus11 check) (ud fra CPR-nr. beregnes automatisk køn og alder) Ansættelsesdato Persontype, dvs. typen Medarbejder Organisation, dvs. omkostningssted Ansættelsesstatus, dvs. Aktivt ansættelsesforhold Beskrivende fleksfelt på personbilledet Generel beskrivelse af fleksfelter kan læses afsnit 5.6 og 5.7. På personbilledet har det beskrivende fleksfelt følgende udseende: Anc. i statens tjeneste datoen indtastes manuelt. Særlige feriedage Hvis man har en PKAT der ikke giver mulighed for optjening af særlige feriedage, er det muligt at vælge JA her i dette felt. Pensionsanciennitet Pensionsanciennitetsdatoen indtastes manuelt Knapper på personbilledet På personbilledet kan man vælge følgende knapper: Adresse, Beskrives senere i afsnit 0 Adresse Kontaktpersoner, Beskrives senere i afsnit 13 Kontaktpersonbilledet Ansættelsesforhold, Beskrives senere i afsnit 11 Ansættelsesforhold Særlige oplysninger, Beskrives senere i afsnit 14 Fratrædelse Aarhus Universitet A Side 29 af 51

30 10 Adresse Fra personbilledet kan navigeres til adressebilledet ved at trykke på adresse-knappen i bunden af billedet. Medarbejderens folkeregisteradresse indlæses automatisk fra SLS. Adressebillede ser således ud: Adresse Detaljer Når feltet aktiveres, åbner nyt skærmbillede med flere felter Type Adressens type (ferie, midlertidig, folkeregister, SLS ). Primær Datoer Afkrydsningsfelt - der kan oprettes flere samtidige eller overlappende adresser, dog skal der til enhver tid findes én og kun én primær adresse. Adressens gyldighedsperiode Når markøren flyttes til feltet Adresse, åbnes et vindue med den konkrete adresse, skærmbilledet ses på næste side. Når du lukker Adressebilledet, vender du tilbage til Personbilledet. Aarhus Universitet A Side 30 af 51

31 Primær adresse Bemærk, at personen altid skal have én og kun én primæradresse. Det betyder, at det ikke er muligt at sætte en slutdato på den primære adresse, hvis ikke der er valgt en anden primær adresse først. Den første adresse, der indtastes bliver automatisk oprettet som en primær adresse Hvilke adresser har personen? Hvis du stiller markøren i feltet Format så er det muligt at bladre mellem personens forskellige adresser. Brug piletasterne Hemmelig adresse Markering, som angiver, at det er en hemmelig adresse indlæses fra SLS og vises i det beskrivende fleksfelt Overførsel af adresse til Word Der er mulighed for at overføre en persons adresse til et worddokument. Start med at søge den pågældende person frem i personbilledet: Vælg Værktøj og tryk på Generer Adresse samtidig med at CTRL-tasten holdes nede Aarhus Universitet A Side 31 af 51

32 Nu åbnes et mindre billede File Download Security Warning Tryk på open Aarhus Universitet A Side 32 af 51

33 11 Ansættelsesforhold Fra personbilledet kan du navigere til skærmbilledet Ansættelsesforhold. I den øverste linje på skærmbilledet vises navnet på den medarbejder, der er søgt frem. En medarbejder kan have flere ansættelsesforhold. På dette billede kan man bladre gennem ansættelsesforholdene med piltasterne. Bemærk, at hvis der står 1/? nederst i statuslinjen, er der flere ansættelsesforhold for medarbejderen. Hvis der står '1/1' er der kun det ene forhold Primært ansættelsesforhold En medarbejder kan have flere ansættelsesforhold, men kun ét primært ansættelsesforhold. Alle andre er sekundære. Når du opretter en medarbejder (eller en medarbejder overføres fra SLS), oprettes automatisk et primært ansættelsesforhold til den pågældende medarbejder. (På skærmbilledet Ansættelsesforhold sættes en markering i feltet Primær ). Når du bladrer med piletasterne mellem de forskellige ansættelsesforhold, kan du se at efter det første så bliver ansættelsesnumret herefter til -2-3 osv. Aarhus Universitet A Side 33 af 51

34 11.2 Felter på ansættelsesbilledet Organisation: Den organisatoriske enhed, som ansættelsesforholdet er tilknyttet. Opdateres fra SLS. Gruppe SLS-løbenr. Ans.brøk tæller: Ans.brøk nævner: Omkostningssted: Lønform: Klasse: Trin: Skalatrin Næste oprykn.: PKAT: STIKO: Overført fra SLS Ansættelsesbrøk - tæller. Overført fra SLS Ansættelsesbrøk - nævner. Overført fra SLS. Omkostningssted. Overført fra SLS Lønform, eks. bagud løn Lønklasse. Overført fra SLS Løntrin. Overført fra SLS Lønskalatrin. Overført fra SLS Dato. Overført fra SLS Personalekategori. Overført fra SLS. Stillingskategori. Overført fra SLS Job: AU begrebet Stillingstype sammenstillet med stiko, der overføres fra SLS. Lønklasse: Medarbejderens lønramme eller lønklasse afhængig af om medarbejderen er tjenestemand (lønramme) eller overenskomstansat (lønklasse). Overført fra SLS Lokation: Fysisk arbejdssted. (Tjenestested) Aarhus Universitet A Side 34 af 51

35 Løn Løngruppe Er fast udfyldt med SLS-løn. Feltet udfyldes automatisk af SLS. Status: Ansættelsesstatus svarende til AKKO. (Afgangsårsagskode) Overført fra SLS Det midterste område af skærmbilledet rummer forskellige blokke, som p.t. kan, men ikke skal udfyldes. Dog skal feltet Supervisor udfyldes med nærmeste foresatte, for at denne person kan godkende anmodninger via selvbetjening. I Ansættelsesbilledet er der en knap, Elementer, til at navigere til det underliggende skærmbillede med SLS-oplysninger 11.3 Beskrivende fleksfelt på ansættelsesbilledet Oplysningerne overføres fra SLS. Aarhus Universitet A Side 35 af 51

36 12 Sekundær status/tidsbegrænsede ansættelse Fra ansættelsesforholdet kan man via knappen Tidsbegrænset ans komme videre til skærmbilledet Sekundære status angivelser. Tidsbegrænset ansættelse angives og der kommer en mail (alarm) til bestemte personer, når der er kort til den tidsbegrænsede ansættelse udløber. Den modtager, som er angivet i systemet til at modtage alarmen, får en mail med følgende besked: I henhold til de oplysninger der er registreret i AUHRA under 'Sekundære oplysninger' så har nedenstående medarbejder en ansættelse, som udløber om &antal dage: Navn: &navn Cprnr.: &cprnr Tjenestested: &tjenestested Status: &status Slutdato: &slutdato Første varsel kommer 45 dage før. Andet varsel kommer dagen før. Dette kan dog indstilles af en systemadministrator. Alarmen reagerer på slutdatoen. Derfor er det vigtigt at den er udfyldt. Aarhus Universitet A Side 36 af 51

37 Aarhus Universitet A Side 37 af 51

38 13 Kontaktpersonbilledet 13.1 Oprettelse af børn På kontaktpersonbilledet er der muligheder for at se og/eller oprette kontaktpersoner for medarbejderne. Det er på dette billede at medarbejderens børn skal oprettes for at medarbejderen får tildelt omsorgsdage. Når man opretter et barn, er det vigtig at udfylde: Efternavn Fødselsdato Relation = barn Fradato (skal være den seneste dato af enten barnets fødselsdato eller medarbejderens ansættelsesdato) Når man gemmer, er det vigtigt at markøren står i zonen Kontaktrelation. Det sætter den beregning i gang som tildeler omsorgsdage. Herefter får brugeren en kvittering på skærmen: Tildelte omsorgsdage er gemt: 2 dage pr Hvis man skal arbejder meget detaljeret med spørgsmål omkring omsorgsdage, henvises til dokument A353.1.x, hvor løsningen er meget detaljeret beskrevet. Aarhus Universitet A Side 38 af 51

39 Hvis medarbejderen kommer fra et andet ansættelsesforhold i staten, hvor vedkommende allerede har brugt 1 dag, så er der mulighed for at angive et mindre tal i feltet Antal dage 13.2 Oprettelse af adoptivbørn Når der oprettes adoptivbørn, har medarbejdere med adoptivbørn ret til, at der kan overføres ubrugte omsorgsdage fra barnets modtagelsesår til året efter, hvis ikke de når at blive brugt. Derfor skal der for adoptivbørn også angives en modtagelsesdato. For adoptivbørn skal udfyldes: Efternavn Fødselsdato Relation = adoptivbarn Fradato (skal være den seneste dato af enten barnets fødselsdato eller medarbejderens ansættelsesdato) Modtagelsesdato Aarhus Universitet A Side 39 af 51

40 Tryk på knappen OK og gem oplysningerne ved tryk på CTRL + S Sletning af fejloprettet barn. Det fejloprettede barn skal slettes i kontaktpersonbilledet, for så sker der automatisk fjernelse af de fejltildelte omsorgsdage. Hvis man er en af de brugere, som har adgang til skærmbilledet Slet personer skal man ikke anvende dette billede til sletning af børn eller adoptivbørn, for så bliver der ikke automatisk ryddet op i de tildelte omsorgsdage. Aarhus Universitet A Side 40 af 51

41 13.4 Oversigt over omsorgsdage I hovedmenuen har man mulighed for at vælge menupunktet Fraværsregistrering og herunder Omsorgsforespørgsel. Oversigten over omsorgsdage viser på første faneblad Oversigt den nuværende restsaldo for nye omsorgsdage: Aarhus Universitet A Side 41 af 51

42 Aarhus Universitet A Side 42 af 51

43 Her er mulighed for at angive en bemærkning. Det er altid en god ide at skrive dato og initialer først og herefter tekst. Lad gerne nyeste bemærkninger stå øverst. Eksempel: KASOR Har ifølge aftale med sin chef fået lov at få en 2 ekstra dage KASOR Medarbejderen kom fra DfK og blev ansat med saldo = 1dag Aarhus Universitet A Side 43 af 51

44 14 Særlige oplysninger Når du vælger knappen Særlige oplysninger fra skærmbilledet Personoplysninger, åbnes dette vindue: Under Særlige oplysninger defineres de fleste af de supplerende oplysninger, der indlægges i AUHRA Feriebemærkning I den øverste blok er der en liste over alle de typer særlige oplysninger, der findes. Hos AU findes i øjeblikket én enkel særlig oplysningstype 'Feriebemærkning'. Hvis der allerede er registreret oplysninger om den pågældende type, er det angivet med en markering i feltet Oplysninger findes. Du kan blade gennem listen med piltasterne eller musen. Du finder oplysningerne i feltet Detaljer således: 1. Markér navnet Placér markøren ud for det ønskede emne, i eksemplet Feriebemærkning. Læg mærke til, at der kommer en blå markering på den linje, der er valgt. 2. Gå til blokken Detaljer (PageDown) Eventuelt allerede registrerede oplysninger vises i sammentrukket form, og du kan åbne feltet Detaljer ved at dobbeltklikke med musen i feltet. Formål Feriebemærkningen medtages i rapporten 'AU Ferieplan'. Aarhus Universitet A Side 44 af 51

45 14.2 Lønforhandling 14.3 Nye typer af særlige oplysninger En systemadministrator kan opsætte nye kategorier på skærmbilledet Særlige Oplysninger og oprette felter til ekstra oplysninger. Der kan således oprettes flere varianter af Særlige oplysninger, der er tilpasset institutionernes individuelle behov. Aarhus Universitet A Side 45 af 51

46 15 Fratrædelse Fra Personbilledet kan via knappen Andre og valget Afslut ansættelse navigeres til skærmbilledet Fratrædelse. Den planlagte fratrædelsesdato registreres i feltet Forvented fratrædelsesdato og afgangsårsagen registreres i feltet Årsag til fratrædelse. Den faktiske fratrædelsesdato registreres i SLS og vil blive registreret i AUHRA ved indlæsning af SLS data. Faktisk fratrædelsesdato bør ikke registreres manuelt i AUHRA, da det kan give anledning til fejl i forbindelse med indlæsning fra SLS, hvis der f.eks. er nogle uoverensstemmelser i oplysningerne. Aarhus Universitet A Side 46 af 51

47 16 Søgning ved hjælp af mapper 16.1 Mappers særlige kendetegn En mappe er et skærmbillede, der er opbygget ligesom et regneark med kolonner og som enten viser historik over en enkelt person (flere perioder i samme skærmbillede) eller lister over flere personer i samme skærmbillede. Mapper kan kun bruges til fremsøgning af oplysninger og evt. efterfølgende eksport af oplysninger. En helt speciel egenskab ved mapper er også, at den enkelte bruger kan tilpasse deres udseende og indhold efter behov. I AUHRA er der følgende mapper: Under menupunktet Medarbejderhistorik i Navigator findes følgende mapper Ansættelsesforhold Fravær Elementtildelinger Under menupunktet Vis Lister i Navigator findes følgende mapper Personer (mappe) Ansættelsesforhold (mappe) Personer efter ansæt. Forhold Opstil ansættelser Medarbejdere efter enhed Ansatte efter fraværstype Aarhus Universitet A Side 47 af 51

48 Medarbejdere efter fraværstype Personer efter særlige oplysninger De mapper der har navnet AU Mappe er tilrettet, så de indeholder data, der er relevant for AU. De øvrige er systemets standardlister/historikker. Brugeren kan selv tilpasse mapperne på den måde, som man foretrækker at se oplysningerne Eksempel på tilpasset mappe Eksempel fra 'Personer (mappe)': 16.2 Tilpasninger af mapper Når en mappe åbnes, vises alle tilgængelige felter. En mappes layout kan ændres idet eksempelvis kolonnerækkefølgen, kolonneoverskrift, sorteringsrækkefølge, kolonnebrede kan ændres. Når man har lavet et nyt layout kan dette gemmes og anvendes senere, samt gøres tilgængeligt for andre brugere. Funktioner til at ændre og administrere mapper findes dels i menuen Mapper og dels via ikonet. Klikkes på ikonet vises en særlig værktøjskasse: Den øverste række ikonerne i værktøjskassen har følgende betydning (fra venstre mod højre): åbne en mappedefinition gemme en mappedefinition oprette en mappedefinition slette en mappedefinition. Anden række har betydningen: gøre den aktuelle kolonne bredere gøre den aktuelle kolonne smallere tilføj ny kolonne skjul aktuel kolonne De blå pile anvendes til at flytte aktuel kolonne en plads til henholdsvis venstre og højre. Aarhus Universitet A Side 48 af 51

49 Når du vælger Gem mappe eller Opret ny, vises følgende vindue: I feltet Mappe skal du give mappen et navn. AutoForespørg betyder: Find alle records? Her bør du vælge Aldrig, så du selv kan angive dine søgekriterier. Hvis du vælger Altid, finder den altid alle records (og det kan være mange!). Hvis du vælger Spørg hver gang, skal du svare ja eller nej til spørgsmålet Find alle records?, hver gang du åbner mappen. Du skal markere feltet Åbn som standard, hvis du ønsker, at den tilpassede mappe automatisk skal vises, hver gang du vælger skærmbilledet på Navigator menuen. Bemærk: Kun superbrugerne må lave offentlige mapper, dvs. mapper der kan anvendes af andre end én selv, så du må aldrig markere feltet Offentlig. I stedet for at bruge ikonerne i værktøjsbjælken Mappefunktioner kan du finde de samme valg på vinduesmenuen under Mappe. Her er der yderligere 3 valgmuligheder: Skift prompt, dvs. sæt en anden overskrift på kolonnen Tilpas alle (felter) automatisk (i bredden) Sorter data, der giver mulighed for at sortere på de tre kolonner længst mod venstre. Aarhus Universitet A Side 49 af 51

50 16.3 Eksempler på mapper Mappen 'Ansættelsesforhold' Her kan fremsøges nuværende (aktuelle) medarbejdere, tidligere medarbejdere eller begge typer. De felter, der kan findes oplysninger om, er blandt andet Fulde navn Medarbejdertype Ansættelsesnummer Lokation Organisation Beskrivende fleksfelt fra Ansættelsesbilledet Ovenstående er et eksempel på at der er indsat ny overskrift for fleksfeltet. Normal overskrift: [ ] Der kan søges i felterne, men det kan være en tidskrævende affære Mappen Personer efter ansættelsesforhold Her kan der fremsøges grupper af personer som har de samme oplysninger på ansættelsesfoldet. Udfra felterne: Organisation Gruppe (SLS løbenr, Ansættelsesbrøk, Lønform, Lønklasse, Løntrin, Næste oprykningsdato, PKAT) Lønklasse Løngruppe Job Aarhus Universitet A Side 50 af 51

51 17 Fejlmeddelelser Generelt kan man sige, at fejlmeddelelser kan have to årsager, enten fejl på systemet eller brugerfejl. Som nybegynder kan det i nogle tilfælde være svært at skelne. Her er nogle almindelige fejlmuligheder som det kan være relevant at tjekke: Hvis systemet giver statusmeddelelsen Indtast eller Udfyld påkrævede felter - når man ønsker at søge nogle oplysninger, så er det fordi systemet ikke er blevet gjort opmærksom på, at det er en søgning. Systemet opfatter det indtastede, som om du er ved at oprette en ny record. Forklaringen er, at der ikke er klikket på Søg ikonet eller tastet F11. - For at komme videre, brug Viskelæderet til at fjerne oplysningerne fra skærmbilledet, tast herefter F11 for at starte søgningen. Er alle de påkrævede felter (gule) på skærmbilledet udfyldt? Står der noget nede i statuslinjen? Hvilken dato står du på nu? Kan du have indtastet de oplysninger du ikke kan finde på en fremtidig dato? (Sæt datoen langt frem i tiden og lav en ny søgning) Hvis skærmbilledet pludselig er lys i farverne og ikke reagerer, så er det muligt, at det aktive skærmbillede ligger gemt bagved. Brug menulinjen VINDUE til at genfinde de forsvundne skærmbilleder. Hvis der mangler en værdi på værdilisten. Kontakt en superbruger, som kan ændre i værdilisterne. Aarhus Universitet A Side 51 af 51