Referat af hovedbestyrelsesmøde 5/2007

Transkript

1 Dansk Orienterings-Forbund Til Hovedbestyrelsen og ansatte Medlemmer, Klubber, udvalg og projektgrupper Revisionen Referat af hovedbestyrelsesmøde 5/2007 Mødested Nyborg Strand, Østerøvej 2, 5800 Nyborg Mødedato Torsdag den 20. september 2007 kl Mødeindkaldte Referat Ole Husen, Formand (OH) Helge Søgaard, Næstformand (HSØ) Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KJF) Lars-Ole Kopp, Nordkredsen (LOK) Gert Pedersen, Sydkredsen (GP) Jørn Simonsen, Østkredsen (JS) Lars Olsen, Plan (LO) John Holm, Kort (JH) Jette Kreiberg, Børn & Unge (JK) Helge Lang Pedersen, Elite (HLP) Preben Schmidt (PS) Dagsorden: Nye punkter B 8 Tilføjes optagelse af Jægerkorpsets Idrætsforening. B 16 Reglement Banelængder og vindertider. Punkt til dagsordenen Hovedbestyrelsens bemanding På repræsentantskabsmødet i marts 2007 meddelte OH, at han ikke genopstiller. HS meddelte på HB mødet at han på opfordring og med HB s opbakning ha, besluttet sig til at stille op, som kandidat til formandsposten i forbundet. Hovedbestyrelsen besluttede enstemmigt at HS er hovedbestyrelsens kandidat til ny formand. HS oplyste samtidigt at LO er villig til at stille op som kandidat til den ledige post som næstformand. Det er den post, der i hovedbestyrelsen har fået tillagt et særligt ansvar for forbundets drift, økonomi og administration. Hovedbestyrelsen besluttede enstemmig at LO er hovedbestyrelsens kandidat til ny næstformand. På repræsentantskabsmødet i marts 2007, blev der ikke valgt en kandidat til formandsposten i breddeudvalget. Repræsentantskabet bemyndigede hovedbestyrelsen til at supplere sig, når en kandidat var fundet. Mødereferat Side 1 af 12 HB møde 5/2007

2 HS kunne oplyse at der stadig arbejdes på en løsning, idet et velkvalificeret emne netop havde sagt fra efter betænkningstid. Endelig oplyste HS at der var taget kontakt til en person, som måske var villig til at opstille som kandidat til den ledige post som formand for planudvalget på det komme repræsentantskabsmøde i marts HS, LO og PS bemyndiges til at arbejde videre med at finde kandidater til de to ledige pladser i HB. A. Godkendelse af referat 1. Referat 4/2007 af mødet onsdag den 16. juni 2007 kl Godkendt B. Debatpunkter Fremadrettede til beslutninger 1. Medieplan HS fremlagde det omfattende materiale. Der er efter projektgruppens mening behov for en bedre kvalitet i kommunikationen og en bedre rollefordeling imellem de forskellige medier og informationsplatforme. Gruppens arbejde bygger på en grundig analyse af mere end 500 svar fra medlemmerne i 9 klubber. Indstilling var klart at der både skal findes trykte og elektroniske medier. At nedlægge bladet og andre trykte medier vil være en stor fejl. Det indstilles at forbundsbladet fastholdes i et A4 format på 28 sider 6 gange årligt og leveret i postkassen, betalt som en del af klub-, medlems- og løbsafgifter. Trykket skal være i offset på lidt blød papirtype, som er velegnet til at gengive billeder, grafik og kort. Distributionen skal fortsat ske via Postdanmark som magasinpost. De elektroniske medier skal raffineres og omstruktureres, og udbygges med initiativer med audio, video og nyhedsbreve. Økonomien er det springende punkt. Medieplanen, hvis den gennemføres i fuldt omfang allerede fra 2008, vil betyder en netto merudgift på kr i forhold til budget 2007 og ca. kr imod det faktiske forbrug i Der var generel ros til projektgruppens omfattende arbejde. Der blev efterlyst en formuleret vision og målsætning med medieplanen, ligesom det blev understreget at vores kommunikation skal ses som en service til vores nuværende medlemmer. Der var flere der udtrykte bekymring for økonomien og efterlyste en relevant målestok for udgifterne til bladet. Ville en abonnementsordning være mulig og hvad med annoncer. Et trykt medie, der når langt ud i medlemskredsen er vigtigt. Især i forhold til medlemmer der ikke er så aktive. Det er velegnet til at fastholde medlemmer. De elektroniske medier er derimod bedre til at skabe kontakt til potentielle og nye medlemmer. Derfor skal det være et både og. Det høje ambitionsniveau i medieplanen er tiltalende, og planen kan realiseres, om ikke andet så over en årrække. Hovedbestyrelsen kunne tiltræde planen, men tog forbehold for finansieringen og tidsplanen. Det blev vedtaget at lade disse sider af planen indgå i den almindelige budgetprocedure, samt at der på klubledermøderne i november foretages en præsentation og sondering af betalingsvilligheden for mere kvalitet. 2. COWI Mødereferat Side 2 af 12 HB møde 5/2007

3 Kortsupervisior Flemming Nørgaard har gennem længere tid arbejdet på at udvikle nye grundmaterialer til korttegningen. En ny laserteknik kombineret med luftfotos giver helt nye og langt mere pålidelige grundmaterialer, der i væsentlig grad kan hæve kortkvaliteten og gør kortarbejdet langt mere tillokkende for nye korttegnere. Der er virkelig tale om noget der ligner en teknisk og arbejdsmæssig revolution. Det bliver ikke nødvendigvis lettere at tegne kort, men det bliver derimod langt mere tilfredsstillende. Og er kortet rettet op efter de nye grundmaterialer, vil de følgende revisioner blive langt lettere, da kurvebilledet og en meget stor del af det lineære plan ligger fast årtier frem i tiden. FL og PS har haft en forhandling med COWI om det økonomiske, idet COWI har udtryk interesse for dels at sælge os brugsretten til materiale i en periode af 3 år, men samtidig gerne ser at vil levere eksponering og erfaringer den anden vej. Hovedbestyrelsen bemyndigede PS til at afslutte aftalen bedst mulig og indenfor rammerne af at investeringen over perioden via brugerbetaling kan hvile i sig selv behandling - Budget 2008 HS forelagde 1. udkast til budget Det er resultatet af de kontoansvarliges indmeldinger og budgetønsker på centrale områder og fremskrivninger på en række konti, hvor løn- og prisudviklingen slår igennem og gør samme aktivitetsniveau dyrere alene af den grund. Bag udkastet står, HS, PS og LO. I indledningen er den tidligere budgetprocedure og køreplan ridset op for overskuelighedens skyld. Bundlinien er et underskud på kr imod et besluttet mål på kr , eller en difference på kr Opdriften i udgifterne set i forhold til budget 2007 version 3,3 som følges i år ligger på følgende områder. Medieplan kr ,- Ledelse og administration kr Ansatte kr Centrale funktioner kr Planudvalget kr Børne- og Ungdomsudvalget kr Der er næppe tvivl om at medieplanen er den største udfordring og udtryk for en kvalitetsreform, som klubberne bør spørges om hjælp til. Øvrige punkter fik følgende bemærkninger med på vejen: Ledelse og administration Udgifterne til det internationale arbejde i Nord og IOF, er vanskeligt at sammenligne, da det svinger en del fra år til år. Der søges her fortsat ekstern dækning fra DIF, men på flere områder er loftet nået. Der afsættes ekstra midler til anskaffelser af IT nye ansatte og nøglepersoner. Ansatte og centrale funktioner Fra 2008 har vi en sportschef på fuld tid, hvor der i 2007 var regnet med vakance. Øvrige er stigning skyldes primært % reguleringer af løn og omkostninger. Planudvalget Opskrivning af skovadgangskonto til den nu vedtagne ordning samt en engangsudgift til efteruddannelse af danske IOF advisors. Børne- og Ungdomsudvalget Merudgift KUM og ny engangsudgift til 20NULL8 samt opskrivning af udgifter til kurser og lejre. Indtægtssiden er sat ud fra de på nuværende kendte tal, dog er indtægter fra løbsafgifter og kontingenter indsat med et højere beløb i Opskrivning følger vedtagelse af budgetmål vedtaget på HB møde 4/2007. Der er ikke indsat stigning i tilskud og ej heller indtægter fra sponsorer, annoncører og partnerskaber der ikke ligger faste aftaler eller bevillinger på. En COWI-aftale er nulstillet i budgettet, idet det er klubberne der har rettighederne til kort og dermed Mødereferat Side 3 af 12 HB møde 5/2007

4 også indtægten, og det derfor forudsættes at forbundet friholdes fra udgifterne til disse grundmaterialer. Debatten havde derefter følgende temaer: En udvidelse af Børn og Unges budget med kr uden større nye initiativer kalder på en dybere analyse. Især i lyset af at udvalget i år næppe får brugt sit aktivitetsbudget, og af at deltagerbetalingen for deltagelse i kurser og lejre er sat op, Flere opfordrede udvalget til alvorligt at overveje om det fortsat er rigtigt år efter år at betale alle deltagernes udgifter til afvikling af et KUM efter samme koncept, og måske især om det er rimeligt at forbundet og dermed medlemmerne også betaler festen. Elitens budget indeholdt i år ikke de samme deltagerbetalinger som sidste år, hvor der var en større egenbetaling. Der blev efterlyst en mere gennemskuelig opstilling af sammenhængene i eliteudvalgets budget. Eliteudvalget gjorde opmærksom på, at den overskuelighed fremgår af deres fremsendte materiale, men må konstatere, at den forsvinder i den endelige opstilling. Brugerbetalingen fra klubberne bør nærmere drøftes med disse. Det bør ikke være alle der betaler til få på områder, hvor der leveres en reel og klar ydelse. Det er vigtig at sondre imellem en deltagerbetaling, der påhviler personen, og en brugerbetaling, hvor der lægges op til at det er den lokale klub, der indgår i betalingen og forsøger lokalt at skaffe finansiering. Erfaringerne viser at det faktisk i høj grad er muligt for klubberne at søge midler lokalt. Det gælder hos lokale eliteorganisationer, sponsorer og virksomheder. Muligheder som forbundet er afskåret fra at bruge. Der var ikke enighed om klubbernes evne og vilje til at betale mere til fællesopgaver. Forårets runde viste en forståelse for at se på det skattestop der i realiteten har været de seneste år. Men det rækker ikke til andet end en regulering, der kan dække en løbende opdrift i udgifterne som følge af løn- og prisstigninger, og måske det efterslæb, der er opstået igennem de seneste 3-4 år, hvor afgifter og kontingenter har været låst fast. Klubber med mange børn og unge har bundet sig selv til at dække startafgifter samt kurser og lejre for disse og har derfor et begrænset råderum. En licensordning er nærmere undersøgt og kan ikke anbefales. Det samme gælder en abonnementsordning. Som eksempel kan nævnes at Skogssport udkommer i eksemplarer. Der er registrerede orienteringsløbere i Sverige. Debatten gik i retning af følgende principper vedr. finansiering af budgettet. Kr skal findes gennem besparelser og justeringer af allerede kendte budgetposter. De resterende kr skal findes gennem et mix af øgede indtægter, hvor klubber inddrages i debatten om at skaffe pengene til kvalitetsreformen af vores kommunikation, og øget brugerbetaling. Sidstnævnte ikke alene ved den traditionelle deltagerbetaling, men generelt betragtet ud fra et princip om at ydelser fra forbundet i højere grad skal værdisættes og afregnes. Det overlades til HS, LO og PS at arbejde videre med budget 2008, herunder at gå i dialog med udvalg og klubber om en løsning. Endelig indstilling fremlægges på HB møde 6/2007 den 6. december Mødereferat Side 4 af 12 HB møde 5/2007

5 4. Senior Advisor Clinic 2008 PS omdelte folder med foreløbig indbydelse. Arrangement er en del af international opfølgning på WOC Indstillingen er at der i 2008 skal afsættes midler til at danske IOF advisors kan indbydes til en opdatering. Erik Nielsen er vært. PS tager sig af det praktiske. Hovedbestyrelsen godkendte at danske IOF advisors indbydes til at deltage. Punktet sluttet. 5. MTB-O EM 2009 Etablering af stævneorganisation og aftale hermed. Arbejdet med at etablere en stævneorganisation går fremad. Alt tyder på at der lokalt kan samles et samarbejde omkring OK Øst, Birkerød. MTB-O EM 2009 betyder at der skal ske en klar opdeling imellem: MTB-O landsholdet, MTB-O EM 2009 stævneledelsen og MTB-O projektgruppen. Det er nemlig vigtigt at landsholdsarbejdet snarest muligt forankres i eliteudvalget, så der ikke sker sammenblanding og at det daglige projektarbejde med at få disciplinen forankret i klubberne og forbundet ikke går i stå. Straks når der er skrevet kontrakt med IOF indledes der forhandlinger om en aftale mellem stævneledelsen og forbundet. Hovedbestyrelsen besluttede at lade OH og PS forhandle sig frem til en aftale med stævneledelsen, som kan forelægges hovedbestyrelsen sammen med en organisationsplan og et budget. 6. JWOC Etablering af stævneorganisation og aftale hermed, Stævneorganisationen, skovtilladelser og budgetudkast er på plads. Straks når der er skrevet kontrakt med IOF indledes der forhandlinger om en aftale mellem Aalborg Orienteringsklub og forbundet. Hovedbestyrelsen udtrykte glæde over at Aalborg OK har påtages sig opgaven og roste den professionelle indsats som klubben har lagt for dagen i forberedelserne omkring koncept og ansøgning. Endvidere besluttede HB at lade HS og PS forhandle sig frem til en aftale med stævneledelsen, som kan forelægges hovedbestyrelse sammen med en organisationsplan og et budget. 7. EFOL Etablering af stævneorganisation og aftale hermed Der arbejdes på at få etableret en stævneorganisation omkring OK West. Arrangementet skal tillige forankres i Skov- Og Naturstyrelsen, hvilket der arbejdes på. Straks når der er indgået aftaler mellem stævneledelsen og Skov- og Naturstyrelsen, indledes der forhandlinger om en aftale mellem stævneledelsen og forbundet. Hovedbestyrelsen besluttede at lade PS forhandle sig frem til en aftale med stævneledelsen, som kan forelægges hovedbestyrelse sammen med en organisationsplan og et budget. Mødereferat Side 5 af 12 HB møde 5/2007

6 8. a. Optagelse af Vestsjællands Orienteringsklub i forbundet som fuldgyldigt medlem. Den 15. juni 2007 er Vestsjællands Orienteringsklub med hjemsted i Holbæk Kommune stiftet. Ansøgning om optagelse i forbundet er fremsendt den 18. juni 2007, med angivelse af at klubben på stiftelsestidspunktet består at 3 medlemmer, der i forhold til DOF er registeret som passive, idet 2 dog tillige er aktive medlemmer i andre orienteringsklubber. Hovedbestyrelsen er bekendt med skriftveksling med Holbæk Orienteringsklub, men er indstillet på at optage Vestsjællands Orienteringsklub, som fuldgyldigt medlem, på de vilkår, som Danmarks Idræts-Forbund (DIF) i medført af lovregulativ I, måtte stille. Umiddelbart er det hovedbestyrelsens opfattelse, at vedtægternes 3.1. første punkt ikke opfylder kravene til åbenhed og derfor skal ændres, hvis der skal ske optagelse som fuldgyldigt medlem af forbundet og DIF. Vedtægterne fremsendes til DIF med en anmodning om gennemgang heraf i lyset af lovregulativ I. PS følger op og orienterer Vestsjællands Orienteringsklub herom. Punktet fremskrives til næste møde. 8. b. Optagelse af Jægerkorpsets Idrætsforening (JGKI) som fuldgyldigt medlem. Den 17. september 2007 har Jægerkorpsets Idrætsforening der er stiftet i 1962 søgt optagelse i Forbundet som fuldgyldigt medlem. Der er i ansøgningen anført foreningen er flerstrenget og at medlemskredsen, der dyrker orientering omfatter 10 aktive medlemmer, Hovedbestyrelsen er indstillet på at optage Jægerkorpsets Idrætsforening, som fuldgyldigt medlem, på de vilkår, som DIF i medført af lovregulativ I, måtte stille. Vedtægterne fremsendes til DIF med en anmodning om gennemgang heraf i lyset af lovregulativ I. PS følger op og orienterer JGKI herom. Punktet fremskrives til næste møde. 9. Sletning af Nykøbing Falster Roklub som medlem af forbundet DIF har foretaget en kvalitetskontrol af klubbernes medlemstal 2006/2007. En stikprøveundersøgelse har godkendt indberetningerne fra forening Farum Orienteringsklub og Skagen Orienteringsklub, hvilket vi er tilfredse med Nykøbing F. Roklub har ikke opfyldt pligten til at indberette medlemstal direkte til Danmarks Idræts-Forbund i 2 år og skal derfor slettes af forbundets medlemsliste som uaktiv. Genoptagelse vil kræve fornyet ansøgning og fornyet gennemgang af vedtægter. Hovedbestyrelsen besluttede på dette grundlag og idet Nykøbing Falster Roklub ej heller har betalt kontingent for 2007 at slette medlemskabet også af forbundet. PS følger op. 10. O-service OH meddelte at forhandlingerne med Carsten Stenberg om en ny kontrakt skrider fremad. Det foreliggende udkast blev kommenteret af flere medlemmer af HB. Der var klar forståelse for at driften skal koste flere penge og at udviklingsarbejdet skal kanaliseres gennem en kontaktperson, der har en brugergruppe som bagland, ligesom at forbundet forpligter sig til en systematisk uddannelse af nøglepersoner i brugen af systemet. OH bemyndiges til at afslutte aftalen indenfor de skitserede rammer. Mødereferat Side 6 af 12 HB møde 5/2007

7 11. Nordisk medieaftale Det nordiske initiativ, er nu lagt op i IOF regi. Alle forbund under IOF opfordres til at sikre, at der seriøst arbejdes for at skaffe TV dækning af alle internationale events. Der er ikke tale om en pligt til at betale for dækningen, men alene en pligt til at bruge tid og kræfter på at løfte opgaven. TV indslag fra de største begivenheder skal gøres tilgængelige for alle de nationale distributører, så der kan skaffes et kvalitetspræget udbud af TV signaler, der kan indgå i en sammenhængende dækning i alle lande via eksempelvis EBU servere. Johan Fegar er forbundets kontaktperson mellem IOF/NORD, arrangørerne og de danske TV stadioner. Hovedbestyrelsen bemyndigede OH til på vegne af forbundet at tiltræde aftalen. Punktet sluttet. 12. Natursport.dk PS fremlagde. Ideen er at skabe et politisk forum og en organisatorisk platform for idrætter, der har naturen som idrætsplads. Målet er at vi kan gøre os attraktive ved at sælge pakker med eksponering til annoncerer, at vi kan formulere ideer og krav til mobile arenaer og afstemme synspunkter for den miljøpolitiske arbejde. Erik Nielsen (EN), har givet tilsagn om at stå i spidsen for initiativet. HLP udtrykte bekymring for initiativets nødvendighed og bæredygtighed og efterspurgte Friluftsrådets og DIF holdning, idet disse bør være indforståede. Hovedbestyrelsen vedtog at følge indstillingen og anmodede om en løbende tilbagemelding fra arbejdet. EN og PS følger op. 13. Forbundets revision Det blev oplyst at Jan Nissen (JN), der har været vores faste mand hos PriceWaterHouseCoopers, har fået nyt job. Vi har været glade for samarbejdet med Jan og er gået i dialog med firmaet om en afløser. Samtidig er alternative løsninger via DIF undersøgt, idet revisionstilskuddet herfra efterhånden langt fra dækker udgiften. Det er indstillingen at forbundet fra næste år skifter til DIF særlige revisionsordning, som er etableret via et EU udbud og omfatter, DIF, Team Danmark, Idrætsfonden Danmark og alle 58 specialforbund, hvoraf der pt. er tilsluttet knap 40 til ordningen. Skift af ekstern revisor kan kun ske via et valg på repræsentantskabsmødet. Det forudsættes at vi ikke skal skifte regnskabsprogram. Hovedbestyrelsen besluttede til det kommende repræsentantskabsmøde at forslå en tilslutning til DIF revisionsaftale. Skiftet er betinget af at vi kan fasteholde vores selvstændige regnskabsfunktion og regnskabsprogram. PS søger disse spørgsmål afklaret. Punktet sluttet. 14. Kvinder på toppen. DIF har på højeste plan besluttet, at sætte fokus på ligestilling. Der indbydes 5 specialforbund til et særligt projektforløb over de kommende 3 år. Der er ingen sikkerhed for at vi kommer med, men DIF ser gerne at flest mulige specialforbund søger optagelse i projektet, der er udbudt med meget snævre tidsfrister. JK fremlagde det oplæg der er kommet fra DIF. Ellis Sommer, OK Øst og PS har fulgt det forløb i DIF, der har ført frem til DIF beslutning om at gøre ligestilling til et indsatsområde i DIF. Der er i budget 2008 for DIF afsat små kr til projektet. Mødereferat Side 7 af 12 HB møde 5/2007

8 Ingen i hovedbestyrelsen er modstander af større ligestilling, men spørgsmålet er mere åbent når debatten gælder virkemidler og prioriteringen. Vi har en struktur, der i høj grad bygger på faglighed. Man sidder i hovedbestyrelsen som personer med en faglig baggrund i et fagudvalg, der har ansvaret for Plan, Kort, Bredde, Børn & unge samt Elite eller med særlige ressortområder, som økonomi, administration eller udvikling. Også i projektgrupperne er det faglighed og konkret opgaveløsning der er i forgrunden, mens det mere idrætspolitiske har en beskeden rolle. Der er således ikke plads til fribilletter, men det er ikke det samme som, at der ikke kan arbejdes politisk, strategisk og systematisk med rekruttering af kvinderne. Vi har brug for alle resurser. Og ikke kun dem mændene besidder. Flere bemærkede at det måske er et uheldigt signal, at hovedbestyrelsen lige netop med sine indstillinger til valg på næste års repræsentantskab ikke straks har taget et skridt i den rigtige retning og sat handling bag de fine ord. Der burde allerede her indstilles mindst en kvinde. Hertil blev det bemærket, dels at forarbejdet til disse indstillinger var gjort længe før denne debat kom op, dels at en større ligestilling er en langsigtet proces, der ikke kalder på hurtige hovsaløsninger. Faglighed, kompetencer og erfaring opbygget gennem eksempelvis udvalgsarbejde må ikke tabes som relevante kriterier. Vejen til toppen går fortsat via kvalifikationer og kompetencer. Hovedbestyrelsen besluttede at søge optagelse i projektet. PS laver udkast til ansøgningen, der rundsendes med en kort svarfrist. Ellis Sommer opfordres til at indgå i det videre arbejde som klubrepræsentant. Ansøgningen skal ligge hos DIF den 24. september Sport Øresund Ellis Sommer, OK Øst, har som repræsentant for forbundet fulgt disse møder. Der er tale om betydelige midler, der fra EU sættes i projekter, der kan knytte Øresundsregionen tættere sammen. Især området for uddannelse er i fokus. Hovedbestyrelsen tog statusrapporten til efterretning. Man ser gerne at fagudvalgene og klubber i regionen er opmærksomme på muligheden for projektstøtte til eksempelvis uddannelse. Uddannelsesaktiviteter der inddrager partnere på begge sider af Sundet. Samtidig opfordres Ellis Sommer til fortsat at varetage kontakten for forbund og klubber til Sport Øresund. Punktet sluttet. 16. Reglement Banelængder og vindertider. HLP havde ønsket en debat i hovedbestyrelsen ud fra de erfaringer, der nu er indhøstet fra divisionsmatcher og DM stafet og DM lang på Møn. HLP mener, at vindertiderne er blevet alt for lange for de mindre konkurrenceorienterede klubmedlemmer, som vi ønsker at tiltrække til divisionsmatcherne. Ved såvel divisionsmatcher som DM er bør der for alle klasser være en vejledende vindertid, som banelæggeren skal forsøge at ramme Banerne på Møn var blevet for lange set i forhold til terræn og vindertider. Der er også et problem omkring divisionsmatcherne, hvor de længste baner generelt er for lange. Det kan i værste fald betyde at vi mister medlemmer. Der var i hovedbestyrelsen enighed om, at det ikke er klogt at lave ændringer i reglementet udenfor de aftalte terminer. Der ville hermed dannes præcedens for at vi skal bruge tid på reglementsdebatter året rundt, ligesom det er uheldig at hovedbestyrelsen tager beslutninger uden der er udarbejdet forslag af planudvalget, efter en klubhøring, som er den vedtagne procedure i disse sager. Hovedbestyrelsen anmoder planudvalget om at foretage en evaluering allerede på nuværende tidspunkt, men er indstillet på at acceptere en løsning, hvor reglement 2007 og Mødereferat Side 8 af 12 HB møde 5/2007

9 terminen for ændringer fastholdes, men at der via en vejledning skabes større sikkerhed imod for lange baner, for stor spredning og lange vindertider. Der ønskes en evaluering både for DM er og divisionsmatcher, da der er tale om i princippet to forskellige problemstillinger. Punktet sluttet. C. Status Igangværende opgaver og opgaver til evaluering 1. Økonomi 2007, saldobalance medio september 2. estimat Saldobalance medio september viser at budget 2007 følges. Estimat 2 giver et forsigtigt overskud på imod budgettets Der er dog mange konti der endnu ikke har kunnet estimeres mere nøjagtigt, men som det ser ud nu vil der blive besparelser på flere af aktivitetskontiene, da flere kurser og lejre er slået samme eller direkte aflyst på grund af ledermangel. Det er derfor forventningen at budgettet nås. 2. International og national opfølgning Opdatering efter WOC 2007 Den lagte strategi og plan følges nøje. JWOC 2010, MTB-O EM 2009 og Senior Advisor Clinic 2008 er i hus, og OH er placeret som Chairman for MTB-O Commission. OH og PS deltager i møde med Jesper Frigast og Lars Lundov primo oktober omkring DIF s og IFD s støtte til det videre arbejde. 3. Repræsentantskabsmøde 2008 Vejlefjord Prisen for opholdet stiger næste år, idet vores hidtidige kontaktperson på Vejlefjord er gået på pension, og standarden er hævet væsentligt med en meget omfattende ombygning. I 2009 bliver mødet afholdt på Gjerlev Idrætshøjskole, som et endagsmøde. 4. Breddesatsningen Breddekonsulent Jesper Lysgaard er på den afsluttende runde til alle de klubber, der ønsker besøg. Der kommer en afsluttende rapport umiddelbart efter at breddesatsningen afsluttes pr. 1. april Projektgruppe: MTB-O OH henviste til bemærkningerne under MTB-O EM 2009 punktet. Der er udarbejdet et 1. udkast til disciplinanalysen, som er 1. trin i retningen af Team Danmark støtte til vores MTB-O landshold. MTB-O projektgruppen og Eliteudvalget arbejder tæt sammen om udarbejdelsen. HB efterlyste en midtvejs-statusrapport, som kan forberede vejen for implementering af disciplinen i forbundets nuværende struktur. Arbejdet hermed igangsættes nu. 6. Projektgruppe: Kommunikation Referat 4/2007 HS henviste til referatet og Medieplanen 1. del, der tidligere var behandlet. Arbejdet i gruppe fortsætter. Der afventes med spænding en ansøgning til Spar Nord Fonden om støtte til audio - video initiativer. 7. Projektgruppe: Nye kommuner Referat 1/2007 KFJ oplyste at der hidtil alene har været et møde, som i høj grad bar præg af gruppen behov for at komme ind på opgaven. Det var her besluttet at fokus alene skal være på at afdække ny muligheder for klubbernes samspil med de nye kommuner. Et samspil der skal bæres af en jordnær og fornuftig balance, som sikre at kun aktiviteter, hvor Mødereferat Side 9 af 12 HB møde 5/2007

10 klubben eller dens medlemmer får et synligt udbytte iværksættes. Der henvises til det tidligere udsendte referat. Punkterne blev taget til efterretning. Punkterne fremskrives. D. Efterretning sager til orientering 1. Formanden OH henviste til den omfattende dækning på hjemmesiden fra IOF møder under WOC DIF har udsendt skrivelse om: EU- direktiv om natur- og vandplaner kan mange steder resultere i, at idrætsaktiviteter bliver begrænset. DIF gennemgår de basisanalyser, der foreligger og orientere specialforbundene om, hvor de skal være opmærksomme. OH er kontaktperson DIF har endvidere inviteret til deltagelse i en række erfagrupper, hvor de enkelte specialforbund er fordelt på de forskellige grupper. HS er DOF s repræsentant her. DIF har Budgetmøde d oktober i Kolding. OH og HS er DOF s repræsentanter. OH deltager dog kun fredag d Generalsekretæren PS oplyste at der er indgået aftale med Kortsupervisor, Flemming Nørgaard, om en forlængelse af den indgåede aftale foreløbig for Forbundet har sendt hilsen til Palle Nielsen, Vejlefjord. Der har været en vandskade i kælderen af Idrættens Hus. Vores kælderrum er stort set gået fri. 3. Nord LOK ser frem til klubledermødet i Skive den 22. november Forsikringsforhold omkring kredsdepoter afklares administrativt. Kredsudvalget har etableret en innordvations gruppe, der skal udvikle nye ideer til aktiviteter. Et overskud tilfalder kredsfonden. Den årlige og meget spændende Gallerfest for kredsens børn og unge afholdes i Marselisborg. 4. Syd GP oplyste at man på det næste kredsudvalgsmøde skal forberede klubledermødet den 12. november, og drøfte det fremtidige arbejde i kredsudvalget. Det er især omfanget af disse møder, der er hyggelige, men ikke særligt effektive i forhold til de opgaver der reelt skal løses i henhold til den nye struktur. Materialedepotet er efter en grundig og effektiv oprydning nu anbragt på en trailer, som man låner her gang. Der betales efter det man bruger. Der er endnu ikke fundet en formand for kredsudvalget. Opgaverne dækkes af øvrige medlemmer. 5. Øst JS kunne oplyse at der er kredsudvalgsmøde den 24. oktober 2007 og klubledermøde den 14. november 2007 i Øst. Bivognen er blevet grundig renoveret. I øjeblikket afvikles de sjællandske mesterskaber over 4 kredsløb. Det er spændende at følge om det nye koncept er godt. 6. Plan LO henviste til referatet fra sidste møde i udvalget. Vi havde besøg af Konsulent Dorthe O. Andersen, DIF og vores egen Ove Gasbjerg der sidder i Friluftsrådets bestyrelse. Det Mødereferat Side 10 af 12 HB møde 5/2007

11 blev en grundig debat om de politiske forhold omkring adgangen til naturen, som en direkte opfølgning på Herning OK s forslag til repræsentantskabsmødet. LO oplyste samtidig at Tom P. Neesgaard (TPN) har meddelt at han ikke længere ønsker at stå for kontakten til IOF omkring danske advisors og WRE konkurrencer. LO ville gerne til referatet takke TPN for hans mange års arbejde på området. 7. Kort JH fremhævede at der den november er kortkonsulenttræf i Øst. Temaet bliver de nye grundmaterialer og nyeste GPS værktøjer. Det er tanken at der i hver kreds skal holdes kurser straks, når aftalen med COWI er på plads. Mogens Hansen (MH) havde som reaktion på hovedbestyrelsens beslutning på sidste møde 4/2007 gjort indsigelser imod den valgte formulering omkring associerede klubbers adgang til kort og kortfiler. JH og PS sikre at MN får et svar. 8. Bredde Udkast til en breddepolitik er på vej, og vil kunne foreligge til hovedbestyrelsesmøde 6/2007, som tidligere vedtaget. 9. Børn & Unge JK bemærkede at der arbejdes hårdt på at skaffe flere ledere i Øst. De frivillige ledere i U grupperne fortjener gode rammer og tilbud om oplevelser og uddannelse. Derfor er det på NORD mødet vedtaget at der i 2008 skal afholdes en ungdomslederlejr, 20NULL8 i forbindelse med JWOC 2008 i Sverige. Vi var selv vært for den seneste lejr af samme slags - 20NULL4 - der blev afviklet i tilknytning til EOC 2004 i Roskilde. Fra hvert land deltager 9 personer, heraf 2 ældre holdledere, der skal indgå den stab, som står for planlægning og afvikling. 10. Elite HLP bemærkede at projektet: Aldersrelateret Trænings Koncept (ATK) er inde i en vigtig beskrivende fase. Mads Ingvardsen (MI) og Karl Kristian Terkelsen (KK) er tovholdere for en meget kompetent gruppe af skribenter. I øvrigt glædeligt at der tilsyneladende bliver afsat yderligere midler i Team Danmark til talentudvikling, hvilket vi vil søge andel i. Nye sportschef, Ole Lind (OL), indbydes til at besøge alle 3 klubledermøder. Der afsættes minutter til en præsentation af OL og status på landshold, samarbejde med Team Danmark samt talentudvikling. Punkterne taget til efterretning. Punkterne fremskrives. E. Kommunikation Hvad, hvem og hvordan 1. Hjemmesiden Medieplanen og sammenhæng til budget 2008 omtales. Kommer vi med i Kvinder på toppen omtales dette. Lars Klode s indtræden i HB omtales. Mødereferat Side 11 af 12 HB møde 5/2007

12 F. Eventuelt Mødeplanen 2007 Opdateret 20. september 2007 September 2007 Torsdag den 20. september 2007 Hovedbestyrelsesmøde 5/2007 Nyborg Budget 2008 (1) November 2007 Mandag den 12. november 2007 Klubledermøde, Syd Fredericia Onsdag den 14. november 2007 Klubledermøde, Øst Roskilde Torsdag den 22. november 2007 Klubledermøde, Nord Skive Torsdag den 6. december 2007 Hovedbestyrelsesmøde 6/2007 Nyborg Budget 2008 (slut) December 2007 Fredag den 7. december 2007 Stabsmøde 2/2007 Mødereferat Side 12 af 12 HB møde 5/2007