BILAGSKOMPENDIUM Nogle er mere syge end andre. Et konkret grundlag for viden, læring og handling i Region Syddanmark.

Transkript

1 Foto: Jørgen Diswal BILAGSKOMPENDIUM Nogle er mere syge end andre Et konkret grundlag for viden, læring og handling i Region Syddanmark September 2012 Seniorkonsulent Camilla Høholt Smith Seniorkonsulent Anette Hansen

2 Indholdsfortegnelse Bilag 1: Overordnede hypoteser og antagelser... 1 Bilag 2: Brev og spørgeskema medarbejdere... 3 Bilag 3: Spørgeskema tillidsrepræsentanter Bilag 4: Spørgeskema ledere Bilag 5: Medarbejderbesvarelser Bilag 6: Tillidsrepræsentantbesvarelser Bilag 7: Lederbesvarelser Bilag 8: Notat om sygefravær og trivsel 2015, Region Syddanmark... 46

3 Bilag 1 Overordnede hypoteser og antagelser I forbindelse med de 3 kvantitative undersøgelser blandt ledere, tillidsrepræsentanter og medarbejdergruppen med fravær i 2011 på 19,5 dag eller mere er der arbejdet ud fra et sæt overordnede hypoteser og antagelser. Medarbejderundersøgelsens hypoteser og antagelser At der er sammenhæng mellem uddannelsesniveau og fraværsårsager. De fysiske årsager primært hos lavtuddannede. At det er arbejdspladsafhængigt, hvilken indsats der er benyttet overfor den sygefraværsramte medarbejder. At psykiatrien og de sociale institutioner er de enheder, hvor medarbejderne mest rammes af fravær som følge af vold, trusler og andre overgreb. At der ikke er oplevet meget indsats overfor det hyppige kortvarige sygefravær. At der ikke er optimal (vidensbaseret) sammenhæng mellem årsager til sygefraværet og den anvendte indsats. At der er sammenhæng mellem årsager til sygefraværet og de indsatser, den enkelte medarbejder gerne havde set anvendt. At der er sammenhæng mellem oplevet god ledelse og oplevelsen af et godt arbejdsmiljø og vice versa. At der er et billede af, at længden af sygefraværet stiger med alderen. Lederundersøgelsens hypoteser og antagelser At jo mindre lederspand den enkelte leder arbejder med, jo højere grad af mulighed for at have opmærksomhed på forebyggelse og trivsel, hvorved en hypotese er, at det kortvarige sygefravær fylder mindre i små enheder end i store enheder. Samt en hypotese om, at mistrivsel fylder mest i de større enheder. At jo mere lederuddannet en leder er, jo bredere anvendelse af de redskaber, der er tilgængelige i håndtering af sygefraværet. At lederne i højere grad inddrager tillidsrepræsentanterne i det langvarige sygefravær end i det kortvarige. At lederne i højere grad inddrager arbejdsmiljørepræsentanterne i forhold til sygefravær af psykiske årsager og på baggrund af mistrivsel. At der er sammenhæng mellem, hvilke typer af fravær der fylder mest, og den hjælp man ønsker; at det korterevarende sygefravær kalder på eksempelvis statistikker, og at det længerevarende sygefravær kalder på hjælp til den kommunikative del. side 1

4 Tillidsrepræsentantundersøgelsens hypoteser og antagelser At der er forskel på, hvilke organisationers medlemmer der rammes af hvilken type sygefravær. At LO organisationsmedlemmerne rammes mest af det fysiske slid, og at FTF medlemmerne formodes at være mest ramt på psykiske belastninger og infektionssygdomme. At psykiatrien og de sociale institutioner er de enheder, hvor TR peger på, at medarbejderne rammes mest af fravær som følge af vold, trusler og andre overgreb. At der kan være arbejdspladskulturelt betinget sygefravær, så nogle enheder skiller sig ud. At der helt generelt vil være et billede af, at TR peger på infektionssygdomme, som den årsag, der tegner sig for det meste sygefravær. At der i enhederne kan være forskelligheder omkring, hvad TR mener, der kunne gøres bedre og mere af for at forebygge og fastholde mere. At tillidsrepræsentanter ikke ser inddragelse af sin egen funktion som en mulighed i de korterevarende forløb. At der er mest opmærksomhed omkring dialog og kommunikation i forhold til det langvarige sygefravær. side 2

5 side 3

6 Spørgeskema til medarbejdere i Region Syddanmark vedrørende årsager og indsatser i forbindelse med sygefravær i Din besvarelse er med til at give os viden, som er vigtig, for at vi kan blive bedre til at håndtere sygefravær og højne trivsel på regionens arbejdspladser til gavn for medarbejdere, kolleger og arbejdsplads. Vi vil bede dig svare ud fra de forhold, der var på din arbejdsplads under dit sygefravær i ) Køn Mand Kvinde 2) Alder år år år år år år år år år år 65+ år 3) Hvilken uddannelse er din sidst afsluttede? Grundskole (folkeskole eller tilsvarende) Gymnasial uddannelse Erhvervsuddannelse som fx sosu-assistent/-hjælper, ernæringsassistent, håndværker, kontorassistent el.lign. Kort videregående uddannelse som fx datamatiker, tandplejer el.lign. Mellemlang videregående uddannelse som fx pædagog, sygeplejerske, socialrådgiver el. lign. Lang videregående uddannelse som fx læge, jurist el.lign. Andet side 4

7 4) Hvor er du ansat? Psykiatrien i Region Syddanmark Sydvestjysk Sygehus Sygehus Sønderjylland Sygehus Lillebælt OUH Odense Universitetshospital, Svendborg Sygehus Social institution Regionshuset eller satelitter Andet 5) Er du ansat deltids eller fuldtids? Deltid (under 37 timer om ugen) Fuldtid (37 timer om ugen eller mere) 6) Bestod dit fravær i 2011 hovedsageligt af Flere korte fraværsperioder (1-2 dage) Flere mellemlange fraværsperioder (3-14 dage) En langvarig fraværsperiode (over 14 dage) Flere langvarige fraværsperioder (over 14 dage) 7) Hvor meget fravær havde du i alt i 2011? (Svar så godt du kan) dage dage dage dage dage Over 120 dage side 5

8 8) Hvad var de væsentligste årsager til dit sygefravær i 2011? (Skriv 1 for det der udløste flest fraværsdage og 2 for næstflest, hvis du har haft mere end én sygefraværsårsag) Depression, stress, angst og lignende Fysiske lidelser i øvre bevægeapparat (skulder, nakke, ryg og lignende) Fysiske lidelser i nedre bevægeapparat (ben, knæ, ankler og lignende) Kritiske lidelser som kræft, blodprop og lignende Infektionssygdomme som influenza, lungebetændelse, maveonde og lignende Fravær som følge af trusler, vold eller andre overgreb Arbejdsulykker Mistrivsel på arbejdspladsen, fx på grund af dårligt arbejdsmiljø, for stort arbejdspres, mobning eller lignende Gener udløst af gentagne fysiske belastninger i arbejdet Venter på operation, undersøgelse eller speciallæge Kroniske lidelser som astma, migræne, overfølsomhed, diabetes e.l. Andet 9) Hvilke af disse indsatser blev anvendt i forbindelse med dit sygefravær? (Sæt de relevante X er) Din leder var tidligt opmærksom på de forhold, der havde indflydelse på dit sygefravær, og gjorde noget for at undgå sygemeldingen Trivselssamtaler som din leder indkaldte dig til Sygefraværssamtaler, omsorgssamtaler eller statussamtaler, som din leder indkaldte dig til Hyppig dialog med din leder i sygeperioden, eksempelvis i telefonen Rundbordssamtaler, hvor også dit jobcenter og eventuelt din egen læge deltog Konflikthåndtering eller lignende Supervision, coachforløb eller lignende Delvis raskmelding som opstart efter dit sygefravær Omplacering til anden funktion på arbejdspladsen Midlertidig ændring/tilpasning af dine arbejdsopgaver i forbindelse med din tilbagevenden efter sygdom Midlertidig ændring/tilpasning af din arbejdstid i forbindelse med din tilbagevenden efter sygdom Mulighed for ansættelse i fleksjob eller i skånejob 56-aftale med din kommune hvis du har været sygemeldt grundet en kronisk sygdom Hjælp til håndtering af private problemer som fx skilsmisse, problemer med børn, dødsfald eller alvorlig sygdom i familien Professionel støtte i form af psykolog, fysioterapi, misbrugsbehandling eller lignende Mulighed for fast ansættelse på andet timetal Inddragelse af arbejdsmiljørepræsentanten eller arbejdsmiljøgruppen Inddragelse af tillidsrepræsentant Andet side 6

9 10) Angiv, hvilke af nedenstående indsatser, du tror, kunne have hjulpet dig bedre eller hurtigere tilbage i job? (Sæt de relevante X er) At din leder var tidligt opmærksom på de forhold, der havde indflydelse på dit sygefravær, og gjorde noget for at undgå sygemeldingen Trivselssamtaler som din leder indkaldte dig til Sygefraværssamtaler, omsorgssamtaler eller statussamtaler, som din leder indkaldte dig til Hyppig dialog med din leder i sygeperioden, eksempelvis i telefonen Rundbordssamtaler, hvor også dit jobcenter og eventuelt din egen læge deltog Konflikthåndtering eller lignende Supervision, coachforløb eller lignende Delvis raskmelding som opstart efter dit sygefravær Omplacering til anden funktion på arbejdspladsen Midlertidig ændring/tilpasning af dine arbejdsopgaver i forbindelse med din tilbagevenden efter sygdom Midlertidig ændring/tilpasning af din arbejdstid i forbindelse med din tilbagevenden efter sygdom Mulighed for ansættelse i fleksjob eller i skånejob 56-aftale med din kommune hvis du har været sygemeldt grundet en kronisk sygdom Hjælp til håndtering af private problemer som fx skilsmisse, problemer med børn, dødsfald eller alvorlig sygdom i familien Professionel støtte i form af psykolog, fysioterapi, misbrugsbehandling eller lignende Mulighed for fast ansættelse på andet timetal Inddragelse af arbejdsmiljørepræsentanten eller arbejdsmiljøgruppen Inddragelse af tillidsrepræsentant Andet side 7

10 I de følgende spørgsmål vil der blive spurgt mere omkring din arbejdsglæde og de daglige forhold på arbejdspladsen. Det ved vi kan have betydning i forhold til sygefravær. Tilsvarende spørgsmål indgår i regionens medarbejdertilfredshedsundersøgelse. 11) Hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn: Hverken Helt enig Helt Enig Uenig enig eller uenig uenig Ved ikke / ikke relevant Min arbejdsglæde var stor i 2011 Jeg har stor indflydelse på tilrettelæggelsen af mit arbejde og de betingelser, det foregår under Jeg oplever, at mit arbejde giver mening både for mig og i sammenhæng med det øvrige arbejde i afdelingen Jeg oplever at få de relevante informationer på det rigtige tidspunkt og dermed have en vis form for forudsigelighed i mit arbejdsliv Jeg oplever at få den støtte fra min nærmeste leder, jeg har brug for i mit arbejde Jeg oplever at få den støtte fra mine kolleger, jeg har brug for i mit arbejde Jeg oplever, at min arbejdsindsats bliver påskønnet, anerkendt og belønnet retfærdigt Jeg trives med arbejdsmængden og sværhedsgraden i mit job 12) Hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn: Hverken Helt enig Helt Enig Uenig enig eller uenig uenig Ved ikke / ikke relevant Min nærmeste leder er en god leder Min nærmeste leder er faglig dygtig som leder Min nærmeste leder er handlekraftig Min nærmeste leder støtter aktivt min faglige udvikling Min nærmeste leder anerkender medarbejderne for et godt stykke arbejde Jeg oplever, at der er et godt samarbejde mellem min nærmeste leder og medarbejderne side 8

11 Har du i øvrigt kommentarer i forbindelse med, at Region Syddanmark gerne vil blive bedre til at håndtere sygefravær? Det kunne være forslag til initiativer, som ikke findes i dag. 13) Tak fordi du gav dig tid til at besvare spørgeskemaet. Din besvarelse er med til at give os viden, som er vigtig, for at vi kan blive bedre til at håndtere sygefravær og højne trivsel på regionens arbejdspladser til gavn for medarbejdere, kolleger og arbejdsplads. side 9

12 side 10

13 side 11

14 side 12

15 side 13

16 side 14

17 side 15

18 side 16

19 side 17

20 side 18

21 side 19

22 side 20

23 side 21

24 BILAG 5 Medarbejderbesvarelser n = n = n = side 22

25 n = n = n = side 23

26 n = (Vær opmærksom på den ene procent med under 10 dage længst til venstre) n = side 24

27 n = side 25

28 n = side 26

29 n = n = Hverken eller Helt enig side 27

30 n = n = Hverken eller Helt enig side 28

31 BILAG 6 Tillidsrepræsentantbesvarelser (n = 276) (n = 276) side 29

32 (n = 276) (n = 276) side 30

33 (n = 276) (n = 276) side 31

34 side 32

35 (n = 276) (n = 276) (n = 276) (n = 276) side 33

36 (n = 276) side 34

37 BILAG 7 Lederbesvarelser n = 434 n = 434 side 35

38 n = 434 n = 434 n = 434 side 36

39 n = 364 n = 434 side 37

40 n = 434 n = 434 side 38

41 n = 434 n = 434 side 39

42 n = 434 n = 434 side 40

43 n = 434 side 41

44 n = 434 n = 434 n = 434 n = 434 side 42

45 n = 434 n = 434 n = 434 n = 434 side 43

46 n = 434 n = 434 side 44

47 n = 430 n = 359 n = 274 side 45

48 Område: Human Resources Afdeling: Personaleudvikling Journal nr.: 11/12952 Dato: 15. december 2011 Udarbejdet af: Aage Christensen, HR Telefon: Notat Sygefravær & Trivsel 2015 Region Syddanmarks initiativer for at nedbringe sygefravær og styrke trivsel Region Syddanmark har et særligt fokus på at højne trivsel blandt medarbejdere og ledere og at nedbringe sygefraværet på regionens arbejdspladser. Den indsats kaldes Sygefravær & Trivsel Som opfølgning på Trepartsaftalen er der mellem de faglige organisationer, Danske Regioner og Regeringen sat fokus på arbejdet med at nedbringe sygefraværet. Regeringen satte sig herefter som målsætning at nedbringe sygefraværet med 20 % frem mod Regionsrådet i Region Syddanmark har i forlængelse heraf gjort målsætningen om 20% reduktion i sygefraværet til en målsætning i Region Syddanmark. Med den seneste økonomiaftale mellem Danske Regioner og Regeringen er det herudover aftalt, at alle regioner arbejder for at nedbringe sygefraværet svarende til den region, der har det laveste sygefravær (Region Nord havde efter Danske Regioners fælles statistikkontor (FLD) et sygefravær på 5,1 % i 2009 og 4,9 % i 2010). Region Syddanmark trækker løbende sygefraværsstatistik fra Silkeborg Data (SD), der er opgjort på en lidt anden måde, hvilket er grunden til at der fremkommer to forskellige tal 1 : SD FLD ,1 % 5,6% ,7 % 5,1% 2015 (Mål) 4,1 % 4,5% 1 FLD tal definerer sygefraværsprocent som antal sygefraværsdagsværk/mulige dagsværk. Der er tale om egen sygdom og fravær på grund af arbejdsskade o.l. og der tælles for såvel ordinært månedslønnet personale som elever og ansatte i f.eks. fleks- og skånejob. I antallet af mulige dagsværk medregnes ferie m.m. ikke. Region Syddanmarks løbende tal fra Silkeborg Data definerer sygefraværsprocent som antal sygefraværstimer/samlet timetal pr år. Her medtælles også fravær i forbindelse med delvis sygdom. Der tælles alene for ordinært månedslønnet personale altså ikke for elever og ansatte i fleks- og skånejob mv. I det samlede timetal pr. år medregnes ferie m.m. I FLD data kan vi få data fra andre regioner, men tallene opdateres kun en gang om året. side 46

49 Som det fremgår af tallene er Region Syddanmarks sygefravær allerede på vej ned. Faldet fra 2009 til 2010 svarer omregnet til 114 fuldtidsstillinger. Udgangspunkt for personalepolitiske værdier Sygefravær & Trivsel 2015 tager afsæt i Region Syddanmarks personalepolitiske værdigrundlag. Det formulerer, at regionen ønsker at agere sådan, at både brugere og medarbejdere oplever: Ordentlighed i det vi gør og siger Vækst i faglighed Rum til fornyelse Værdierne gælder naturligvis både for sygemeldte og raske medarbejdere. Region Syddanmark er en virksomhed, der i høj grad praktiserer værdibaseret ledelse, hvor de enkelte enheder indenfor værdierne har frihedsgrader til at handle på den måde, hvor det er mest oplagt at få løst kerneopgaverne. Region Syddanmark har ikke en overordnet sygefraværspolitik, men i december 2010 blev Region Syddanmarks såkaldte Sociale Kapitel revideret, og der blev henvist til de personalepolitiske værdier 2 : Og der står end videre: I forhold til den konkrete indsats på Det Sociale Kapitel skal der være særlig opmærksomhed på regionens overordnede værdi Ordentlighed i det vi gør og siger [bliver] udmøntet gennem anerkendelse, respekt og samarbejde mellem ledere og medarbejdere. I alt hvad vi laver, skal vi have fokus på, at vi fortsat kan levere den høje kvalitet i vores kerneydelser, som vi gør i dag. Vi er overbevidste om, at det kan ske samtidig med, at vi har en høj social ansvarlighed. Det er et spørgsmål om at have øje for det vi kan, frem for det vi ikke kan. Sygefravær & Trivsel 2015 bygger på den præmis fra det Sociale Kapitel om, at værdien Ordentlighed i det vi gør og siger er forenelig med at levere kerneopgaver af høj kvalitet. I forhold til den enkelte sygemeldte medarbejder betyder det, at han/hun føler sig set og hørt, og muligheder for at bringe medarbejderen tilbage i arbejde har været individuelt afdækket. Ordentlighed er desuden at tage hensyn til hele personalegruppen i arbejdet med Sygefravær & Trivsel 2015 og sikre dens trivsel og muligheder for at løse kerneopgaverne. Rammer for initiativerne Formålet med Sygefravær & Trivsel 2015 er at fastholde Region Syddanmarks medarbejdere og øge trivsel og godt arbejdsmiljø 3. Øget trivsel og arbejdsglæde kan forebygge nogle sygemeldinger og 2 side 47 Side 2 af 7

50 samtidig betyde, at sygemeldte medarbejdere hurtigere kommer tilbage på job. En helhedsorienteret tilgang med initiativer målrettet styrkelse af trivsel og nedbringelse af sygefravær er nødvendig. Indsatsen skal så at sige gå på to ben. Derudover peger danske forsøg og studier på, at en engageret ledelse i åben og direkte dialog med medarbejderne om fravær er central for at opnå succes. Strukturen for arbejdet med Sygefravær & Trivsel 2015 er, at Direktionen fastsætter konkrete måltal for hver enkelt enhed i forhold til, hvor stort et fald i sygefraværet, der skal præsteres frem mod 2015 således at Region Syddanmark samlet set kan opnå det ønskede fald på 20 %. Direktionen besluttede på mødet den 28. september 2011, at måltallet for sygefraværsprocenten i 2012 og 2013 skal fastlægges ved, at alle områder når samme procentvise reduktion. Dvs. følgende måltal 4 : Område Måltal 2012 Måltal 2013 Somatik 4,9 % 4,6 % 4,2 % 4,0 % Psykiatri 5,6 % 4,9 % 4,5 % 4,3 % Socialområdet 7,1 % 7,2 % 6,6 % 6,3 % Regionshuset 2,7 % 3,0 % 2,7 % 2,6 % Region Syddanmark 5,1 % 4,7 % 4,3 % 4,1 % Måltallene for 2013 er identiske med måltallene for Det vil være op til de enkelte enheders ledelse at opnå de opstillede mål. Dette skal organiseres på den måde, der er mest hensigtsmæssig for enheden, og som enheden evt. formulerer i sin egen personale-, trivsels- eller fraværspolitik. Herigennem kan enhederne arbejde med både forebyggelse og håndtering af korttids- og langtidssygefravær. Der vil blive aftalt metoder for opfølgning på, hvordan det går med at nå målsætningerne. Det kan foregå på dialogmøder og lignende, hvor også budgetopfyldelse, effektiviseringer og lignende drøftes. Der skal lokalt i afdelingerne arbejdes målrettet med at øge trivsel og arbejdsglæde. Her er det væsentligt, at der er metodefrihed, så man ved en åben dialog lokalt kan finde de bedst mulige initiativer og metoder, som giver mening lokalt. Til opfølgning vil data fra medarbejdertilfredshedsundersøgelsen (MTU) kunne supplere de løbende sygefraværsstatistikker ligesom data om udviklingen i personaleomsætning kan være væsentlige. Arbejdet kan eksempelvist tage udgangspunkt i begrebet Social Kapital. Udover det lokale arbejde med at skabe trivsel og arbejdsglæde, er der også med Sygefravær & Trivsel 2015 sat et øget fokus på en åben dialog med systematisk og målrettet ledelsesmæssig opfølgning i forhold til den enkelte sygemeldte medarbejder. Det er særligt denne del af arbejdet som de nedenstående 7 initiativer er tænkt ind i. 3 Region Syddanmarks løbende arbejde med trivsel og sundhed er blandt andet beskrevet i aftale om socialt kapitel ligesom der i Lokalaftalen om medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø gives både temaer og rammer for dialogen. Arbejdet beskrives også i OK08 aftale om trivsel og sundhed. 4 Notat måltal for sygefravær, 15. nov side 48 Side 3 af 7

51 Den målrettede opfølgning vil stille større krav om en systematisk og synlig tilgang. Det betyder at der i højere grad må anvendes værktøjer som erfaringsmæssigt har vist sig virkningsfulde andre steder. Aktiviteter i de seneste måneder Direktionen formulerede i maj 2011 initiativer, der vurderedes at have en positiv effekt på nedbringelse af sygefraværet i Region Syddanmark. Initiativerne tog afsæt i den foreliggende viden om sammenhæng mellem trivsel og sygefravær herunder praktiske, nationale erfaringer om succes med at nedbringe sygefravær. Initiativerne blev drøftet af Hovedudvalget på et ekstraordinært hovedudvalgsmøde den 30. juni og igen på et ordinært hovedudvalgsmøde den 6. september Der har efterfølgende været gennemført en høringsperiode i perioden 14. september til 1. november blandt enhedernes FMU er. Høringssvarene viser, at der fra alle dele i Region Syddanmark er opbakning til Sygefravær & Trivsel 2015, og den øgede fokusering på tæt opfølgning på sygemeldte medarbejdere blev hilst velkommen. På baggrund af høringssvarene er initiativerne blevet yderligere uddybet og fremstår nu i deres endelige form. Styrkende initiativer, der skal have en effekt på sygefraværet (De 7 initiativer): 1. Ledelsen skal agere proaktivt, når en medarbejder er i risiko for at ende i en sygemelding. Medarbejdere som er i risiko for en sygemelding skal tilbydes så fleksible vilkår som muligt. 2. Implementering af en model, som en aktiv opfølgningsmodel. Enheden fastlægger en procedure for, hvordan en medarbejder på 1. fraværsdag sygemelder sig. Nærmeste leder skal altid kontakte medarbejdere på 5. og 15. fraværsdag, for systematisk at fastholde medarbejderens relation til arbejdspladsen og for at holde fokus på den sygemeldtes tilbagevenden til jobbet. På nogle enheder praktiserer man allerede lignende opfølgningsmodeller (f.eks ). I forhold til justering af modellen, er holdningen, at modellen fastholdes som den overordnede ramme for opfølgningen. Det betyder dog, at modellen kan tilpasses, så de konkrete kontakter til den sygemeldte tages der, hvor det er mest hensigtsmæssigt. Det væsentligste er, at der alle steder er en systematisk opfølgningsmodel, som håndterer, at lederen har kontakt med den syge medarbejder mindst 3 gange i løbet af de første 3 ugers sygefravær. Fokus i lederens kontakt med den sygemeldte skal altid være, hvordan medarbejderen bedst hjælpes tilbage i job og fastholdes her. Kontakten efter 5. og 15. dag træder ikke i stedet for den sygefraværssamtale der skal finde sted inden 3 ugers sygefravær 5. I praksis kan de to ting dog med fordel kombineres, således at sygefraværssamtalen holdes 15 dage efter sygemeldingen. HR har udarbejdet materiale om den formelle sygefraværssamtale, som findes på HR-portalen, ligesom lokale HRafdelinger er behjælpelige med vejledning. 5 Jf. formuleringer i Region Syddanmarks sociale kapitel om trivsels og fraværssamtaler og lovgivning på området. side 49 Side 4 af 7

52 3. Det skal under en medarbejders sygefravær løbende drøftes, hvordan udsigterne er til, at medarbejderen kan vende helt eller delvist tilbage i job. Det kan eksempelvis ske ved brug af mulighedserklæringer. Hver enhed kan lave en procedure for, hvornår og hvordan afdelingen/institutionen laver denne vurdering Det bør ske senest efter 40 fraværsdage indenfor de seneste 12 måneder, hvor der foretages en konkret vurdering. Hensigten med vurderingen skal være, at fastholde medarbejderen i jobbet. Hvis sygemeldingen i sidste ende fører til, at der indledes en afskedigelsessag, skal det bero på en konkret, individuel og ordentlig vurdering af den enkelte sag 6, de driftsmæssige forhold og medarbejderens personlige forhold. Det forudsættes at ledelsen håndterer medarbejdernes sygefravær under respekt for Region Syddanmarks personalepolitiske værdier. Ledelsessystemet og MED-organisationen bør være opmærksomme på evt. værdimæssige udfordringer og styregruppen for Sygefravær & Trivsel 2015 vil løbende følge udviklingen. 4. Koncern HR har igangsat et udviklingsarbejde med Silkeborg Data om at videreudvikle lønsystemet, så enhederne og den enkelte leder får hjælp til at bevare overblikket over sygefraværet både på individniveau, gruppeniveau og arbejdspladsniveau. Det forventes, at udviklingsarbejdet er gennemført i sin fulde form ved udgangen af Understøttelse af Ledelsesinformationssystemerne prioriteres, så der kan leveres valide og aktuelle fraværsdata til alle ledelsesniveauer og MED-udvalg i organisationen. HR-nøgletal er allerede tilgængelige for lederne med oplysninger om bl.a. status på og udvikling i sygefraværet. Der arbejdes gennem en tæt dialog med medarbejdere fra HR-afdelinger og ledere mod en ensartet indberetningspraksis, der kan sikre grundlaget for et godt og opdateret talmateriale til brug for at følge indsatsen for nedbringelse af sygefraværet. Koncern HR stiller sig til rådighed i forhold til rådgivning om, hvordan ledere på alle niveauer fleksibelt kan skaffe sig relevant talmateriale fra lønsystem, HR-nøgletal, SYD-LIS m.fl. 5. De lokale HR-afdelinger er nøglepersoner til at understøtte regionens ledere i praktisk håndtering af fravær, bl.a. i form af coaching, vejledning og juridiske forhold. Koncern HR udvikler en række (juridiske) vejledninger og konkrete værktøjer til understøttelse af ledere i hele organisationen. Materialet bliver placeret på HR Portalen, som lederne kan benytte efter behov. Ligeledes på HR Portalen vil de gode historier fra enhederne blive formidlet. HR vil opbygge viden til konkret at rådgive omkring nye måder at hjælpe sygemeldte medarbejdere tidligt tilbage, det være sig deltidsansættelse, andre opgaver og lignende tiltag. Endelig vil redskaber til håndtering af sygefravær og styrkelse af trivsel blive indarbejdet konsekvent i allerede kørende og fremtidige lederuddannelser i regi af Koncern HR Ledelsesakademiet og HR Personaleudvikling. Lederuddannelserne kan tilgås via plan2learn eller via direkte kontakt og kan f.eks. omhandle uddannelse i Håndtering af sygefravær, Den nødvendige samtale og Identifikation af og forebyggelse af stress hos medarbejdere. Der vil være en tæt dialog mellem Koncern HR og de lokale HR-afdelinger om udvikling af uddannelserne, så der ikke opstår uhensigtsmæssige overlap af uddannelsesmæssige tilbud. 6 I forbindelse med overenskomstaftalen (OK08) er der i aftale om trivsel og sundhed nærmere beskrevet, hvordan der holdes sygefraværssamtaler efter længerevarende fravær. side 50 Side 5 af 7

53 Koncern HR udarbejder en pixi- vejledning til lederne om, hvilke tal, der indgår i sygefraværsprocenten. 6. Opbygning af incitamentsstruktur, hvor lokale trivsels- og fraværsinitiativer kan understøttes. Den enkelte enhed udvikler en procedure for, hvordan organisation og leder bliver målt på at styrke trivsel og håndtere sygefravær. Dette kan f.eks. gøres ved at integrere en opfølgning på MTU, sygefravær m.m. i den eksisterende aktivitets- og økonomiopfølgning. Det undersøges nærmere i regi af styregruppen, hvordan Region Syddanmark bedst arbejder videre med at konkretisere arbejdet med incitamentsstrukturer. 7. For at opnå en dybere viden om årsager til sygefravær er der lavet en analyse af sygefraværet. Analysen viser, at 10 % af medarbejderne tegner sig for 59,1 % af regionens samlede sygefravær. HR har udarbejdet et notat der beskriver mere om de 10 % af medarbejderne. 7 Hver enhed udvikler i regi af MED-systemet en procedure for, hvordan lederen skal indgå i dialog med de medarbejdere, der tegner sig for en relativt stor del af sygefraværet, for at hjælpe disse medarbejdere bedst muligt. Koncern HR vil desuden dagsordenssætte i forhold til styregruppen, at få afdækket behov og muligheder for at finde midler til forskning og projekter, om bl.a. de 10% mest syge. Derudover vil Koncern HR kontinuerligt udvikle statistisk materiale om regionens sygefravær og udarbejde relevante analyser også af årsager til sygefraværet. 8 Rammen for de forskellige initiativer er, at der udvikles en organisationskultur, hvor ledere og medarbejdere kan have en åben dialog om trivsel, fravær, nærvær og fremadrettede muligheder. Den enkelte leder bliver således en nøglespiller for at skabe rum for at tale om den sygemeldtes tilbagevenden til jobbet ud fra tankerne om social kapital. Derudover er det væsentligt med en åben og løbende dialog i hele medarbejdergruppen om trivsel og håndteringen af sygefravær. For at kunne bruge de syv initiativer som retningsmarkører i det daglige arbejde, skal de foldes ud. Det er vigtigt, at der er en god dialog med FMU og MED-systemet i øvrigt om hvordan initiativerne kan gøres anvendelige i en driftssituation. Det er vigtigt at bidrage til at forankre formål og principper for initiativerne bredt i Region Syddanmarks organisation. Det kan f.eks. ske ved at hver enhed udvikler eller reviderer deres sygefraværs-, trivsels- eller personalepolitik, hvor det konkretiseres, hvordan enheden ønsker at arbejde systematisk med nedbringelse af sygefravær og styrkelse af trivsel. Koncern HR udarbejder en række konkrete vejledninger og værktøjer, der placeres på HR Portalen, der frit kan bruges til at understøtte enhedernes indsatser. Formidling Koncern HR vil løbende formidle bredt omkring indhold og fremdrift i Sygefravær & Trivsel Det kan f.eks. være i forhold til Regionsrådet, direktionen, enhedernes HR-afdelinger og Region Syddanmarks trykte og elektroniske medier. 7 Notat: Sygefravær 2010 Statistik og analyse af sygefraværet i Region Syddanmark i 2010, august Vedlagt er forslag til undersøgelse af de 10% mest syge medarbejdere. Notat Afdækkende undersøgelse yderligere undersøgelse af sygemeldte medarbejdere som led i implementering af initiativ 7, 16. november 2011 side 51 Side 6 af 7

54 Løbende dialog med enhedernes HR-afdelinger Indsatsen kommer til at strække sig over fire år, inden der med udgangen af 2015 gøres endelig status på Region Syddanmarks indsats for at styrke trivslen og nedbringe sygefraværet med 20 %. For at nå målet med at nedbringe sygefraværet med 20 % er det nødvendigt, at mange personer arbejder målrettet og sammen for at initiativerne bliver en succes. Uden ægte lokal forankring og opbakning bliver det yderst vanskelig at få styrket trivslen og nedbragt sygefraværet i tilstrækkelig grad. Enhedernes ledelser må være meget eksplicitte overfor egen organisation omkring vigtigheden af at nå de opstillede mål. De lokale HR-afdelinger vil få en meget vigtig lokal rolle i forhold til at koordinere indsatsen og stille rådgivning, kurser, vejledning og opmuntring til rådighed. Er det ikke muligt at nå de opstillede måltal for 2012 skal indsatsen drøftes igen med henblik på korrigerende initiativer. Koncern HR vil have en faciliterende rolle med at sikre videndeling, udvikling af konkrete redskaber samt koordinering af erfaringsudveksling mellem lokale indsatser. Koncern HR har af direktionen fået til opgave at følge tæt op på, om enhederne når deres måltal, bl.a. gennem løbende opfølgninger på enhedernes målopfyldelse vil blive systematiseret. For at sikre en tæt dialog omkring udvikling mod ensartet praksis for f.eks. udvikling af lederuddannelser, opfølgning på måltal samt initiativer der sikrer bedst mulig løbende videndeling områder og enheder imellem nedsættes en netværksgruppe. Koncern HR har den koordinerende rolle for netværksgruppens medlemmer, der er repræsentanter for enhedernes HR-afdelinger. Endelig sker der en løbende dialog i MED-systemet på alle niveauer. Her drøftes eksempelvis sygefraværsstatistikker og initiativer indenfor Aftale om trivsel og sundhed. De ovenstående syv initiativer skal hverken erstatte eller nedtone det fortsatte arbejde på dette område. side 52 Side 7 af 7