Styringsdialog 2015, Boligforeningen Ringgården. TEKNIK OG MILJØ Center for Byudvikling og Mobilitet Aarhus Kommune

Transkript

1 Styringsdialog 2015, Boligforeningen Ringgården Side 1 af 9 Mødedato: 18. december 2015 Mødetid: Mødested: Kalkværksvej 10, 8000 Aarhus C Deltagere: Fra Boligorganisationen: Formand Christian Mariegaard Direktør Palle Jørgensen Økonomichef Mikkel Østergaard Fra Kommunen: Jørn Hedeby Nielsen Trine Birk Claus Michael Krogh Mette Krogh-Jensen Claus Bo Jensen På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale TEKNIK OG MILJØ Center for Byudvikling og Mobilitet Aarhus Kommune Grundsalg og Alment Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Telefon: byudviklingogmobilitet@aarhus.dk Direkte cbj@aarhus.dk Sag: 13/ Sagsbehandler: Claus Bo Jensen Resumé I samarbejde med BL Danmarks Almene Boliger 5. kreds er fastsat to overordnede temaer for styringsdialogen i effektivisering af driften og renoveringer (almenboliglovens 91). Boligforeningen Ringgården (i det det følgende benævnt BR) oplyser, at boligorganisationen har fokus på effektivisering af driften. BR udelukkede ikke, at der kan ligge effektivitetspotentialer i f.eks. sammenlægning af afdelinger eller omorganisering af ejendomsfunktionærerne. Kommunen (tilsynet) skal fremover inddrages i en tidlig dialog i forbindelse med ansøgninger om støtte efter 91 i almenboligloven (fysiske helhedsplaner). BR s årsregnskab for 2014 er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Behandlingen af regnskabet har ikke givet anledning til særlige bemærkninger.

2 Der er ikke i styringsdialog 2015 vurderet behov for aftaler mellem BR og Aarhus Kommune. Side 2 af 9 1.Baggrund I 2015 er der for femte år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialog 2015 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Drøftelserne udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne samt årsregnskab 2014, beretning, spørgeskema, protokollat, boligforeningens hjemmeside mv. BR udleverede desuden rapport om udført forvaltningsrevision. Den årlige redegørelse er et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil alene være den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet. 2. Økonomi, drift og administration Dispositionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (likvid) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid) kr. pr. lejemål Egenkapital kr. pr. lejemål

3 2014 udviser et underskud på 0,7 mio. kr., som er finansieret af arbejdskapitalen. Arbejdskapitalen er derfor reduceret tilsvarende. Side 3 af 9 Dispositionsfondens disponible del er forøget med ca. 1,7 mio. i forhold til årsregnskab Nettotilgangen til dispositionsfonden skyldes følgende: Afdelingerne har i 2014 indbetalt bidrag til dispositionsfondens opbygning på i alt 2,1 mio. kr. I 2013 var der ikke indbetalinger. Skyldes de nye regler om fondens dækning af tab ved fraflytninger, som stiller større krav til fondens minimumsstørrelse. Tilgangen til dispositionsfonden som følge af udamortiserede lån er på 4,7 mio. kr., hvilket er en reduktion på ca. 0,7 mio. kr. i forhold til Landsbyggefondsstøttede helhedsplaner medfører ofte, at afdelingen fritages for indbetalinger til egen dispositionsfonden når lån er udamortiserede. Dette forklarer årets reduktion i tilgangen i forhold til Tilskud til afdelingerne udgør ca. 2,8 mio. kr. mod 1,5 mio. kr. i Beløbene er tildelt afdelingerne efter konkrete ansøgninger. Der er ydet obligatorisk tilskud til afdelingerne som følge af afdelingernes tab ved lejeledighed. Tilskuddet var i 2014 på 114 t.kr. mod 2013 på 0,3 mio. kr. i Tilskud til tab ved fraflytninger var i 2014 på ca. 1 mio. kr. Skyldes primært ekstraordinære tab afd. 9 og 9D (erhvervsafdelinger). Der er forventninger om, at likvid dispositionsfond ved udgangen af 2015 er på 17 mio. kr. eller ca kr. pr. lejemålsenhed. Afdelingerne vil også i 2016 skulle indbetale til dispositionsfondens opbygning. Stigninger i tilgangen til egenkapitalen forventes først fra ca i takt med, at oprindelige lån i afdelingerne udamortiseres. Følgende udgifter skal fremadrettet afholdes af dispositionsfonden: Ombygningsprojektet i afd. 1, har været ramt af en række problemer, som har medført en fordyrelse af projektet. Finansieringen af fordyrelsen er afklaret med landsbyggefonden. Løsningen indebærer, at boligorganisationen løbende skal yde driftstilskud til afdeling 1, svarende til ca. 1,25 mio. kr. om året fra Dette driftstilskud vil fremadrettet blive finansieret af dispositionsfonden. Sidste blok går i drift Organisationens regnskab belastes først fra dette tidspunkt for afd. 1 er af revisor forsynet med en supplerende oplysning om, at renoveringsprojektet i værste fald kan have en (yderligere) ufinansieret overskridelse på 6. mio. kr. BR oplyste

4 på mødet, at overskridelsen har vist sig at være på 7 mio. kr. Der pågår forhandlinger med byggeriets parter, der skal være afsluttet inden 1. februar BR har forventninger om, at overskridelsen kan finansieres med støttede eller ustøttede lån via Landsbyggefonden. Alternativt vil finansieringen skulle ske internt, evt. via træk på dispositionsfonden. Aftalen mellem Aarhus kommune og BL om frikøb af tilbagekøbsklausuler blev indgået maj Aftalen indebærer, at dispositionsfonden belastes med ca. 1,1 mio. kr. i 2014, ca. 0,6 mio. kr. i 2015 og ca. 0,4 mio. kr. i Dispositionsfondens størrelse opgjort pr. lejemålsenhed er under lovgivningens minimumsniveau. Afdelingerne har derfor fra 2014 betalt obligatoriske bidrag til dispositionsfonden. Det forventes, at der vil være behov for afdelingsbidrag også de kommende år. Side 4 af 9 Revisor bemærker i protokollen, at overskydende likviditet ultimo 2014 er opgjort til 23 mio. kr. Midler i fællesforvaltning er i 2014 forrentet med 2,18% mod 0,9% i 2013 og 3,5% i Der var i 2014 budgetteret med 3,10%. Det oplystes, at midlerne er placeret i obligationer fordelt mellem 3 kapitalforvaltere. Hver kapitalforvalter har opereret inden for en varighed på højst 5. Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed Administrationsbidrag kr. pr. lejemål Nettoadministrationsudgift kr. pr. lejemål Administrationsbidraget overstiger benchmark og er i den dyre halvdel i forhold til det generelle niveau i Aarhus. Det var kommunens opfattelse, at udgiftsniveauet for de administrative ydelser, alt andet lige, afspejler det serviceniveau man ønsker i boligorganisationen. BR anførte, at bruttoadministrationsudgiften er et mere reelt tal for hvad en boligorganisation koster at administrere. Kommunen anførte, at forskellig konteringspraksis mv., at sammenligninger ikke i alle tilfælde viser det rette billede.

5 BR har indført differentieret administrationsbidrag således, at afdelingerne betaler særskilt for særydelser. Formålet har været at få dækket merudgifter til ekstraopgaver samt generelt skabe en større omkostningsbevidsthed i afdelingerne. Kun en beskeden andel (knap 40 t.kr.) af den samlede administrationsudgift i 2014 var ekstraydelser, der udløste egenbetaling. Det vurderes dog, at indførelsen af det differentierede administrationsbidrag i sig selv har skærpet bevidstheden om de særydelser, der kan udløse ekstrabetalinger. Ordningen evalueres løbende. Side 5 af 9 Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Revisor har ved revisionen af afdelingerne kontrolleret om der indenfor de kommende 10 år planlægges brug af samme års henlæggelser og/eller er behov for fremmedkapital for at finansiere planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Det er konstateret, at dette er tilfældet for 16 afdelinger og i to af afdelingerne indtræder problemet allerede inden Kommunen bemærkede, at der generelt bør være fokus på de afdelinger, der er kendetegnet ved ufinansierede vedligeholdelsesplaner og samtidig lave årlige henlæggelser. De 16 afdelinger med ufinansierede planer har siden 2011 forøget de årlige henlæggelser betydeligt. Kommunen bemærkede, at det er atypisk, at der kun opereres med en planperiode på 10 år (lovens minimum). Større påkrævede arbejder efter f.eks. 11 år vil der således ikke være henlagt til. Det anbefales derfor, at der ved fastlæggelse af de årlige henlæggelser tages hensyn til større arbejder efter udløbet af de 10 år. Det oplystes, at problemstillingen drøftes årligt med afdelingsbestyrelse og der iværksættes tiltag via de kommende års budgetter. Fastlæggelse af øgede henlæggelser sker med særlig hensyntagen til risiko for lejeledighed. Punktet drøftes på det årlige dialogmøde. Forvaltningsrevision Boligforeningen udarbejder årligt en forvaltningsrapport om den udførte forvaltningsrevision. Rapporten er udleveret på mødet. Rapporten kobler den obligatoriske forvaltningsrevision med boligforeningens Vision, strategi og handleplan. Implementeringen sker løbende.

6 Kommunen noterede sig, at revisor finder igangsatte og planlagte initiativer relevante og de hidtil opnåede resultater tilfredsstillende. Side 6 af 9 Effektiviseringer Ultimo 2014 udsendte ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter rapport om effektivisering af den almene sektor. Inspireret af rapportens kap. 5, om effektivisering af driften i det almene byggeri, er det aftalt med BL s 5. kreds i dialog 2015 at sætte fokus på udvalgte regnskabsposter (dvs. ordinær drift). Boligorganisationen oplyste, at der var et stærkt fokus på omkostningerne og at relevante tilpasninger foretages løbende. De senere år har BR arbejdet med nye administrative løsninger primært med sigte på effektiviseringer såsom diffentieret administrationsbidrag, ny modtagefunktion reception, ny internetløsning mv. Det er aftalt med BL at lade følgende regnskabsposter indgå i dialog 2015: Forsikringer o Der foretages udbud via forsikringsmægler hvert 3. år. Udtræk på enkelte afdelinger (konto 110) fra tvillingeværktøjet placerer BR-afdelinger over gennemsnitsudgiften for sammenlignelige afdelinger. Dette skal ses i sammenhæng med, at forsikringer er tegnet uden selvrisiko (repræsentantskabsbeslutning). Vare- og tjenesteydelser o BR er medlem af såvel SKI som Almenindkøb. Almenindkøb vil blive afprøvet i forhold til indkøb af produkter (f.eks. vinduer, toiletter). SKI har skaffet BR en fordelagtig mobiltelefonaftale. BR anvender faste håndværkere, der løbende udskiftes vurderes, at der er fordele ved at anvende håndværkere, der kender ejendommene. Der er netop foretaget rammeudbud på entreprenørforsikringer. Der overvejes rammeudbud af arkitekt- ingeniørydelser efter samme model som 2 øvrige boligforeninger i Aarhus. Organisering af ejendomsfunktionærer i teams o BR oplyste at Boligselskabernes Landsforening har den opfattelse, at der på landsplan er for mange ejendomsfunktionærer. Udtræk på enkelte BR-afdelinger (konto 114) fra tvillingeværktøjet indikerer højere udgifter end gennemsnitsudgiften for sammenlignelige afdelinger. BR har ikke etableret ejendomsfunktionærteams. Man vurderer, at ejendomsfunk-

7 tionærerne i en række afdelinger har karakter af sociale viceværter som beboerdemokratiet ønsker at fastholde. Kan ikke udelukkes, at omorganiseringer og besparelser på området vil medføre merudgifter på andre konti. Der vil i de kommende år blive set på mulighederne. Der udelukkes ikke at være effektiviseringspotentiale på området. Sammenlægning af afdelinger o Der vurderes at være effektiviseringspotentiale i sammenlægninger og en række oplagte muligheder i BR. Men det er en beboerdemokratisk afgørelse. Digitalisering o BRs integrerede hjemmesideløsning spiller sammen med EG-Bolig og optimerer serviceniveauet overfor beboerne samtidig med, at vidensdelingen sker mere effektivt mellem de mange parter i organisationen. Afdelingsbestyrelserne har adgang til afdelingernes regnskab i EG Bolig. Digitalisering af lejekontrakter sker via EG-Bolig. Der arbejdes på digital indkaldelse til fraflytningssyn mv. når juridiske forhold er afklarede. Man arbejder videre med digitale fraflytningsrapporter. Side 7 af et er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati Beboerdemokrati er i fokus i Ringgårdens Vision, strategi og handleplan, der blev til i Første etape er nu gennemført. I anden etape vil der blive arbejdet videre på 3 indsatsområder: En god og effektiv service Fysiske rammer for et godt og grønt liv En god organisation Der er undersøgt muligheder for tilvejebringelse af et digitalt beboerdemokrati. En spørgeundersøgelse i 3 afdelinger viste generel positiv interesse og i ungdomsboligafdelingen var der fuld opbakning blandt beboerne. Der er erfaringer for at flere deltager når afdelingsmødet foregår digitalt. Der vil blive opstartet to pilotprojekter i 2016, som efter 2-3 år vil blive evalueret.

8 Generelt set vurderes beboerdemokratiet ifølge oplysningsskemaerne at være velfungerende. Side 8 af 9 En enkelt afdeling (afd. 25) er uden afdelingsbestyrelse. Afdelingen indeholder ungdomsboliger, som traditionelt er vanskelige at mobilisere til bestyrelsesarbejde. I de tilfælde hvor beboerdemokratiet vurderes mindre velfungerende er det typisk manglende engagement/opbakning fra beboernes side, der er tale om. Der planlægges en række temamøder hvor fokus vil være banale klagesager. BR oplyste, at afdelingsmøder typisk har deltagelse af medlem fra hovedbestyrelsen, inspektør og varmemester. Der forberedes generationsskifte i den øverste ledelse. 4. Renoveringer/nybyggeri Kommunen bemærkede, at man ønskede tidligere involvering i fysiske helhedsplaner. Formålet er primært at sikre, at der også fremover er små boliger i de almene afdelinger og at bygningernes ydre fremtoning, på samme tid, imødekommer såvel arkitektoniske som afdelingsspecifikke hensyn. BR anførte hertil, at man anså tidlig kommunal involvering som en god og positiv idé. På renoveringsfronten har den omfattende renovering af afd. 1 stået i centrum. Byggesagen har været præget af voldsomme forsinkelser, pga. konkurs, samarbejdsproblemer mv. BR har et nybyggeri på Lisbjerg Bakke med forventet fysisk opstart i første halvdel af Diverse I oplysningsskemaerne for afdelingerne er det overordnede billede, at afdelingerne er socialt velfungerende. BR er involveret i boligsociale helhedsplaner i Trigeparken, Frydenlund og Herredsvang. 6. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation Der er ikke i styringsdialog 2015 vurderet behov for nye aftaler.

9 Der vil i kommende dialoger være fokus på de årlige henlæggelsers størrelse. Side 9 af 9