Referat bestyrelsesmøde i DGI Midtjylland mandag 2. maj kl på kontoret i Silkeborg

Transkript

1 DGI Midtjyllands bestyrelse o DGI Midtjyllands ledergruppe (direktør og afdelingsledere) Silkeborg 4. maj 2016 Referat bestyrelsesmøde i DGI Midtjylland mandag 2. maj kl på kontoret i Silkeborg Deltagere: Lars Engeborg, Daniel Andersen (mødeleder), Svend Hagelskjær, Erik Madsen, Frits Vistisen, Inge Dinis, Jeppe Lysdahl, Peter Sig Kristensen (pkt. 8-10) og Ole T. Sørensen (referent) Afbud: Preben Sørensen Oversigt over dagsordenspunkter til bestyrelsesmødet 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 6. april Godkendelse af punkter behandlet elektronisk siden sidste møde 3. Godkendelse af dagsorden 4. Velkommen til et nyt bestyrelsesår 5. DGI Midtjyllands bestyrelse 2016/2017 opgaver og prioriteringer 6. Bestyrelsens forretningsorden og konstituering 7. Opfølgning/evaluering DGI Midtjyllands årsmøde 20. april 8. Kvartalsrapporter 1. kvartal Nye visionsaftaler og nye DGI Programområder 10. Resultatopgørelse pr. 30. april Økonomi Råbudget Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder 13. Emner til kommunikation 14. Åben for tilføjelser/eventuelt 15. Evaluering af mødet Kommenteret dagsorden på de efterfølgende sider.

2 Godkendelse af dagsorden og referat: 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 6. april Tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer skal underskrive referat. Referatet blev underskrevet. 2. Godkendelse af punkter behandlet elektronisk siden sidste møde. Ingen emner behandlet elektronisk. 3. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. Punkter til drøftelse: 4. Velkommen til et nyt bestyrelsesår a) Kort velkomst v/ Lars b) Hvem er vi? ( elevatortalen ) (1 min. pr. person) a. Hvorfor sagt ja til (fortsat) at være med i bestyrelsen? b. Det kan og vil jeg bidrage med? c. Det forventer jeg at få ud af det? Lars bød velkommen og udtrykte glæde over at alle vil bruge tid til at være en del af DGI Midtjyllands bestyrelse og en speciel velkomst til Jeppe som nyt bestyrelsesmedlem. Det forpligter at vi er mange erfarne og garvede bestyrelsesmedlemmer vi skal videre og bygge videre på de gode erfaringer og resultater fra det forgangne år. Medlemstallet i vore foreninger er en god udfordring. Håber I oplever at der er gode opgaver og udfordringer før-under-efter møderne ellers ret og pligt til at sige til. Elevatortaler Svend: Rigtig spændende arbejde tager tid at lære organisation at kende indefra. Vil byde ind med endnu mere end i første periode. Inge: Vil gerne klædes på til opgaven og give noget igen politisk. Brugt første år til at lære opgaverne at kende. Side 2

3 Frits: Interessant på mange niveauer gerne bidrage med hvor DGI idræt og foreninger skal bevæge sig hen og hvordan vi kan komme derhen. Få lov til at præge udviklingen og inspiration til daglige arbejde og øvrige fritidsinteresser. Lars: Være her af gavn og ikke kun af navn. Vil fortsat fremad har flere ambitioner end andre landsdelsforeninger. Optaget af reformer for frivillige og ansatte. Bruger arbejde og fritidshverv gensidigt. Fin sammenhæng i alle livsopgaver. Spændende at følge i hvilken retning DGI skal bevæge sig. Erik: Hjælpe skytteforeninger bedre ind i DGI. Sikre fusionsaftale på begge sider bliver overholdt. Arbejde for at få flere medlemmer ind i aktiviteterne og sikre alle får mulighed for at dyrke idræt. Daniel: Følge DGI s fortsatte bevægelse og sikre hvordan vi får frivillige godt med i de nye retninger. Lærer meget som kan bruges i alle livets sammenhænge. Jeppe: DGI allerede givet mig meget som organisation. Ønsker at flere unge mennesker får del i de værdier og oplevelser DGI står for E-sport et godt eksempel. Kan bidrage med både teoretisk og praktisk viden om politisk ledelse. 5. DGI Midtjyllands bestyrelse 2016/2017 opgaver og prioriteringer i det kommende bestyrelsesår v/ Lars og Ole Med afsæt i Rollefordeling bestyrelse og direktør (bilag) og Ansvarsområder og opgavefordeling 2015/2016 (bilag) arbejdes med: 1) Hvilke af de nuværende opgaver skal have høj el. højere prioritet i bestyrelsen? 2) Hvilke nye opgaver skal prioriteres højt i bestyrelsen? 3) Hvilke af de nuværende opgaver kan overgå til drift/orientering og løses af direktør/daglig ledelse? 4) Hvilke nye opgaver skal prioriteres højt/højere af direktør/daglig ledelse? Forberedelse: Det enkelte bestyrelsesmedlem forbereder min. ét bud til hver af de fire kategorier af opgaver nævnt ovenfor (nuværende opgaver, nye opgaver). Rollefordeling bestyrelse og direktør (godkendt 16. juni 2015) Opgave- og ansvarsfordeling bestyrelsen Side 3

4 Lars indledte punktet med at opfordre til at vi bruger muligheden for kontinuitet og kan fortsætte i de spor vi har lagt i det forgangne bestyrelsesår tilsat de nye impulser som Jeppe kan give. Herefter kom de enkelte bestyrelsesmedlemmer med forslag til prioriteringer af opgaver i de fire kategorier: 1) Hvilke af de nuværende opgaver skal have høj el. højere prioritet i bestyrelsen? - Økonomistyring og kontinuerlig opfølgning med udnyttelse af de nye muligheder et fuldt implementeret regnskabssystem og kontoplan giver opfølgning i forhold til den samlede økonomi og på de enkelte indtægts- og udgiftsposter - LoF stor fokus på det økonomiske udfordringer på Bevæg dig for livet - Sikring af god og systematisk kontakt til medlemsforeninger og fokus på medlemsfremgang i flere foreninger - Flere DGI-frivillige i Midtjylland med særlig fokus på politisk ledelse og involvering i alle idrætter 2) Hvilke nye opgaver skal prioriteres højt i bestyrelsen? - Økonomi budgettering, opfølgning og styring - Ved igangsætning af nye tiltag/projekter herunder visionsaftaler sikre overblik over økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser for DGI Midtjylland og foreninger optimerer mulighed for at forbedre soliditet - Ledelse af ledelse ledelse opad i.f.t. hvilke konsekvenser får nye satsninger på DGI Midtjylland og lokale foreninger - Bevæg dig for livet visionsaftaler - Hvad ligger der i dem? Hvad betyder de for foreningerne? - Fra de 50 til 75 % - fra inaktiv til aktiv til foreningsaktiv - Fokus på flere medlemmer i vore medlemsforeninger - Mere indblik i visionsaftaler og de muligheder de giver foreningerne - Idrætter og endnu mere fokus på foreningsudviklingsforløb - Sikre kommunal opmærksomhed på visionen - Street og E-sport hvad kan/skal vi gøre for denne gruppe? - Bestyrelsesseminar i efteråret Side 4

5 3) Hvilke af de nuværende opgaver kan overgå til drift/orientering og løses af direktør/daglig ledelse? - Økonomi budgettering, opfølgning og styring sætte i system og skabe kontinuitet - Fokus på hvordan de forskellige visionsaftaler og tiltag tolkes og hvilke konsekvenser visionsaftaler får på foreningslivet sikre de rigtige match - Flere medlemmer i foreninger (netværk) - Fortsætte med nuværende ledelsesopgaver 4) Hvilke nye opgaver skal prioriteres højt/højere af direktør/daglig ledelse? - Økonomi budgettering, opfølgning og styring hvordan får vi løst opgaverne synligt og gennemskueligt - Understøtte det at aktivitetsudvalg skal bidrage til hvor DGI skal bevæge sig hen dvs. underbygge foreningers behov - Økonomi evt. uddannelse i det til ansvarlige leder(e) udenfor DGI - Visionsaftaler - Hvad er vi bedst til? Hvad skal vi? Hvor samarbejder vi? Konklusion Økonomistyring, flere medlemmer i vore foreninger og involvering af frivillige i idrætternes politiske ledelser vil være faste punkter på bestyrelsens dagsorden på det kommende års møder. På møde 8. juni drøftes prioriteringerne sammenholdt med bestyrelsens nuværende opgave- og ansvarsfordeling. Ole indhenter inspiration fra DGI Vestjylland og DGI Nordjylland i.f.t. organisering i bestyrelsen. Næste møde Hvad betyder det at man er kontaktperson el. har andre opgaver? Er der udvalg som er udfordret som vi skal være ekstra opmærksomme på? Er der opgaver man gerne vil have byttet ind el. ud? Hvad vil det sige at være ansvarlig for et område aktivt? reaktivt? proaktivt? 6. Bestyrelsens forretningsorden og konstituering 2016/2017 v/ Lars Bestyrelsen skal drøfte ændringer og/eller tilføjelser til forretningsorden 2016/2017 med afsæt i gældende forretningsorden godkendt på best. møde 16. juni Forretningsorden godkendes endelig elektronisk eller på bestyrelsesmøde 8. juni efter oplæg fra formand, næstformand og direktør. Side 5

6 Valg af næstformand Bestyrelsen skal konstituere sig og vælge næstformand jf. vedtægterne 8 Stk. 3: Bestyrelsen vælger af sin midte en næstformand. Forretningsorden 2015/2016 Forretningsorden forsætter uændret. Elektronisk behandling inden møde 8. juni med mulighed for at komme med ændringsforslag. Daniel genvalgt som næstformand. 7. Evaluering DGI Midtjyllands årsmøde 20. april v/ Preben og Ole Bestyrelsen skal kort evaluere på årsmødets form og indhold. Bestyrelsen drøftede årsmødets afvikling herunder fordele og ulemper ved at årsmødet holdes skiftende steder og med forskellig form og indhold. Indtil videre fortsættes med at skifte mellem de 5 kommuner i nybyggede og/eller inspirerende idrætsfaciliteter. Tid og sted for årsmøde 2017 fastsættes ultimo Generelt stor tilfredshed med dette års møde. Opmærksomhed på at vælge kendte sange og gerne med klaver-akkompagnement. 8. Kvartalsrapporter 1. kvartal 2016 v/ Peter og Ole Bestyrelsen får en kort orientering om de væsentligste nye tiltag og afvigelser på aktiviteter og økonomi i.f.t. handlingsplaner og budgetter. Bestyrelsen kommenterer på kvartalsrapporterne. Kvartalsrapport 1. kvartal 2016 Bestyrelsen drøftede kvartalsrapporterne med følgende kommentarer: - De nye og forbedrede økonomi-rapporteringsmuligheder skal udnyttes til tæt opfølgning kvartalsvis af de enkelte konsulenter - Rapporterne afspejler en god forenings- og målrettethed i form af mange foreningsbesøg, udviklingstiltag og udbygning af netværkssamarbejde mellem foreninger Side 6

7 9. Nye visionsaftaler i Bevæg dig for livet og DGI Programområder Peter og Ole giver en kort orientering om de nye visionsaftaler og DGI-programområder. DGI Midtjylland er en attraktiv samarbejdspartner og vil efter ledelsens vurdering have gode muligheder for at være blandt First-moverne i flere af de nye visionsaftaler i Bevæg dig for livet herunder senioridræt, Bevæg dig for livet - kommuner og Kano/kajak. Det samme gælder indenfor to af programområderne DGI Sundhedsidræt og Gadeidræt/Happy moves. Ledelsen vurderer ud fra udvist interesse fra kommuner og afdækning af potentialer bl.a. følgende muligheder: - Senioridræt Viborg og/eller Skive Kommune der er allerede et spirende samarbejde omkring senioridrætsfestival i Viborg - Bevæg dig for livet -kommuner Ikast-Brande og/eller Viborg Kommuner - Kano/kajak aftale er på vej med bl.a. Peter Nygaard Jensen, medlem af Silkeborg Byråd og næstformand i Dansk Kano/kajakforbund i analysegruppen. - DGI Sundhedsidræt Ikast-Brande Kommune har tidligere vist interesse på området - Gadeidræt/Happy moves Herning Kommune bliver peget på fra DGI s projektgruppe på området Ledelsen vurderer at alle områder er interessante og vil give endnu flere muligheder for at støtte vore medlemsforeninger i.f.t. nye og eksisterende målgrupper og styrke DGI Midtjyllands position som en attraktiv samarbejdspartner herunder med vore kommuner. Ledelsen vurderer samtidig at det er indsatsområder med en dækningsgrad på under 100 se SUMO-analyse Opmærksomhedspunkter herunder pres på fælles-funktioner. Ledelsen gør endvidere opmærksom på et positivt problem i.f.t. efterspørgslen på Foreningsudviklingsforløb er i voldsom vækst med resultatet at ordrebøgerne hos foreningskonsulenter og involverede idrætskonsulenter er godt og vel fyldt op. Udfordringen er dobbelt i.f.t. en lav dækningsgrad på foreningsudviklingsforløbene selvom flere af forløbene også giver mulighed for indtægtsdækkede opgaver med en bedre dækningsgrad. Bestyrelsen skal drøfte de nye visionsaftaler, programområder og efterspørgslen efter foreningsudviklingsforløb og evt. prioritere med skyldig hensyntagen til intentionerne i budget 2017 om overskudsgrad og konsolidering af DGI Midtjyllands økonomi. Side 7

8 Bestyrelsen drøftede opmærksomhedspunkter og muligheder i de nye visionsaftaler og DGI-programområder. Bestyrelsen ønsker fortsat at stå i spidsen for en dynamisk og udviklingsorienteret landsdelsforening og en fortsat kontrolleret organisationsudvikling. Bestyrelsen spurgte til trivslen blandt medarbejdere i en fortsat organisationsudvikling og konstante forandringsprocesser. Vigtigt med opmærksomhed på trivsel med løbende og kontinuerlige undersøgelser. Bliver sværere at holde kontakt til enkelte medarbejder. Vigtigt med ekstra fokus i et grænseløst arbejdsmarked. Vi er selv ansvarlige for trivsel, når vi ikke har overenskomst. Hvordan kan vi både afvikle og udvikle på én gang vigtigt at finde ud af hvad vi løbende kan skære væk med fokus på det foreninger ikke vil benytte sig af. Ledelsen komme med indstillinger til politiske beslutninger i bestyrelsen, hvis der skal ske omfattende til- og fravalg. Peter orienterede om Happy Moves og dækningsgrader på de enkelte visionsaftaler og hvordan udpegningen af de enkelte kommuner vil ske i visionsaftalerne. Vi skal fortsætte udviklingen af og i DGI Midtjylland som en attraktiv samarbejdspartner med respekt for dækningsgrader og potentialer i de nye visionsaftaler og DGI programområder. 10. Resultatopgørelse pr. 30. april 2016 og forslag ændringer budget 2016 v/ Svend og Peter Bestyrelsen får en kort orientering om resultatopgørelse pr. 30. april Økonomiudvalget har på møde 4. april drøftet budgetændringer i budget 2016 med afsæt i en række kendte ændrede forudsætninger i.f.t. tidspunktet for vedtagelse af budget Ledelsen har udarbejdet forslag med uændret resultatpåvirkning på Bestyrelsen skal drøfte forslaget. Forslag til budgetændringer budget 2016 Peter orienterede om en foreløbig resultatopgørelse pr. 30. april med en positiv forventet omsætningsstigning. Peter gennemgik forslag til budgetændringer med en mulig resultatpåvirkning på Økonomiudvalget beslutter på næste møde om de skal på bundlinjen eller fordeles på øvrige poster. Bestyrelsen får en orientering om beslutninger. Side 8

9 11. Økonomi Råbudget 2017 v/ Peter og Ole ( min.) I en mere koordineret budgetproces samlet i DGI skal DGI s landsdelsforeninger indsende råbudgetter senest 3. maj. Ledelsen har udarbejdet et råbudget (tallene i parentes er 2016-budgettal) med afsæt i: - En overskudsgrad på 1,39 (1,27) - Budgetteret overskud ( ) - Omsætning ( ) - Faldende tilskud fra Tipmidler ca (grundtilskud og skydning) - Minimums-dækningsgrader for sammenlignelige budgetområder (i løbet af 2017 og 2018 evt. 2019) o Prioriterede idrætter og programområder min. 75 % Skydning gradvis nå min. 75 % frem mod 2022 o Lokalprioriterede idrætter min. 50 % o Egne prioriteringer international og events min. 100% o Leder- og foreningsudvikling 25 % - Lønudvikling incl. midler til overlap v/ barsel m.v. - Fælles omkostninger fremskrevet med 3 % - Medlemskontingent ikke øget - udgifter til forsikringer følges - Uændret niveau for fælles mødeomkostninger, udviklingspulje - Regnskabstal Opnormering med en foreningskonsulent i.f.t efterspørgsel på foreningsudviklingsforløb - Afsat til at indgå i nye visionsaftaler og programområder Bestyrelsen skal drøfte udkast til Råbudget. Bestyrelsen skal drøfte hvilke principper der skal ligge til grund for den endelige budgetlægning herunder hvilke dækningsgrader og andre principper der kan/skal ligge til grund for: - Prioriterede idrætter og programområder - Lokalt prioriterede idrætter - Egne prioriteringer (international og events) Bestyrelsen skal endvidere drøfte om der er opgaver og indsatsområder i DGI Midtjylland der skal igennem en analyse med henblik på evt. fravalg eller nedprioritering. Udkast til råbudget 2017 Peter gennemgik råbudgettet og den tilretning og anvendelighed de nye budgetskemaer giver muligheder for. Råbudgettet blev godkendt med en understregning af vigtigheden i at der på alle områder skal budgetteres med faktiske omkostninger. Bestyrelse og ledelse går i Side 9

10 gang med planlægningen af en involverende proces med udvalg og medarbejdere i.f.t. at nå de i råbudgettet udtrykte ambitioner. 12. Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder Møder med Skive Idrætssamvirke og Herning Idrætsråd begge har udtrykt ønske om at besøge DGI Midtjyllands kontor og afholde bestyrelsesmøde hos os. Punkter til dagsorden mandag 8. juni 2016: - Bestyrelsens ansvars- og opgavefordeling - organisering - Evt. opdatering forretningsorden hvis muligt elektronisk inden mødet - Økonomiopfølgning - Bevæg dig for livet - Medlemstal evt. eksternt oplæg om medlemstalsvandringer hvordan kan vi som organisation tage pejling på udviklingen/trends (evt. oplæg fra medarbejder som deltager i IDAN-konference) + udsende oplæg på forhånd - Ledelse af idrætter uden frivillige Årshjul Emner til kommunikation Bestyrelsen skal beslutte om der er emner fra dagens møde som kræver intern og/eller ekstern kommunikation Mulige emner blev drøftet herunder den aktuelle debat om kønsopdelt idræt. Lars opfordrede til at følge lokale aviser. Øvrige punkter: 14. Åben for tilføjelser/eventuelt Frits deltager i workshop om friluftsstrategi i Silkeborg Kommune Daniel deltaget i repræsentantskabsmøde på Nørgaards Højskole Erik og Ole deltaget i ISI s repræsentantskabsmøde overskud 3,5 mill. kr. samtidig med at de udvider med nye faciliteter Inge deltaget i Bevægelse på tværs i Silkeborg Kommune. Vigtigt at vi deltager nyt arrangement i Nyborg 21. september. Inge og Peter deltaget i møder med øst- og vestkredse indenfor Dansk Skoleidræt. 15. Evaluering af mødet Mødet ikke evalueret. Side 10