Organisationsbestyrelsesmøde nr. 4/2015 Mandag den 15. juni 2015, kl Café 13, Kisumparken 2, Brøndby Strand 15. juni 2015

Transkript

1 Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 4/2015 Mandag den 15. juni 2015, kl Café 13, Kisumparken 2, Brøndby Strand 15. juni 2015 Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Lars Jensen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Vibeke Rømming Thomas Helsted deltog i punktet om T13 s Designmanual Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Budgetkontrol pr. 30. april Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 3A. Tilskud fra dispositionsfonden og arbejdskapitalen 4. Oversigt over underskrevne pantebreve 5. Økonomisk status over Helhedsplaner i organisationen 6. Aktionslisten 7. Afdeling 12 Gillesager / Lindeager - Helhedsplan status 8. Afdeling 13 Silergården - Designmanual 9. Evaluering af repræsentantskabsmøde i Tranemosegård den 19. maj Mødeplan for Orienteringssager Antenneforeningen, v/ulrik Brock Hoffmeyer 12. Orienteringssager BO-VEST, v/ Dorthe Larsen 13. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 14. Orienteringssager BL, v/ Allan Nielsen 15. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge 16. Orienteringssager fra administrationen 17. Næste møde 18. Eventuelt

2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Budgetkontrol pr. 30. april 2015 Bestyrelsen tog budgetkontrollen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning. Budgetkontrol pr. 30. april Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Bestyrelsen tog oversigterne til efterretning. På mødet blev omdelt en ny kapitaloversigt, der indeholdt en forklaring på, hvorfor vi, grundet højere renter, forventer et mindre afkast for Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 3A. Tilskud fra dispositionsfonden og arbejdskapitalen Bestyrelsen besluttede fremadrettet som udgangspunkt, at dække bidrag til byggesagshonorar fra dispositionsfonden. 2

3 En diskussion om midler fra arbejdskapitalen tages op på næste møde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer brugen af midler fremadrettet. 4. Oversigt over underskrevne pantebreve Bestyrelsen tog oversigten til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Oversigt over underskrevne pantebreve 5. Økonomisk status over Helhedsplaner i organisationen Bestyrelsen tog oversigten til efterretning. Administrationen arbejder på, at gøre skemaet mere fyldestgørende i forhold til mere information om de forskellige byggesager. I forbindelse med vandinstallationsprojektet i Silergården, kunne Hugo Thuge orientere, at der liggeret tilbud fra HOFOR om 50% på vandafledningsafgiften for sekundavand. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Økonomisk orientering over Helhedsplaner i Tranemosegård 6. Aktionsliste Bestyrelsen tog aktionslisten til efterretning. 3

4 Bestyrelsen udtrykte utilfredshed over at klagefristen i forhold til EMO var overskredet, inden administrationen havde klaget på vegne af Gurrelund/Bjerrelund. Administrationen tager et møde med Rambøll, for at drøfte sagen. Det blev aftalt at rykke september mødet til den 16. september Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. På grund af mødesammenfald foreslås det, at mødet den 23. september 2015 rykkes til mandag den 21. eller tirsdag den 22. september Aktionslisten 7. Afdeling 12 Gillesager / Lindeager - Helhedsplan status Bestyrelsen tog status vedr. helhedsplanen for afdeling 12 til efterretning. Det kan gå hen og blive et problem, at helhedsplanen rykkes længere ud i fremtiden, da der er fare for at afdelingen forfalder, da mange småreparationer udskydes. Til næste møde bedes administrationen undersøge om der er arbejder, der kan fremrykkes herunder bla. vandinstallationsprojektet, så det udføres samtidig med helhedsplanen. Derudover skal administrationen komme med en oversigt over de arbejder, der udskydes og om det har konsekvenser for bebyggelsen, at de ikke udføres nu. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager status vedr. helhedsplan for Gillesager/ Lindeager til efterretning. Beskrivelse: Der er udarbejdet et oplæg til en helhedsplan for Tranemosegård afd. 12, som er fremsendt til Landsbyggefonden i december Oplægget er gennemgået og godkendt af afdelingsbestyrelsen i november og december Landsbyggefonden gennemgår tidligst det fremsendte oplæg i 4. kvartal Den forventede tilsagnsdato for skema A er i det seneste afsætningsbrev fra Landbyggefonden ændret fra 2016 til 2018, jf. Afsætningsbrev af 26. januar Der er afholdt orienterende statusmøde med afdelingsbestyrelsen den 27. maj På grund af den ændrede tidsplan bør det overvejes, om der er forstående renoveringsarbejder der skal fremrykkes. Dette afklares i samarbejde mellem byg og drift. 4

5 Det er aftalt med afdelingsbestyrelsen, at der snarest udføres nyhedsinformation til beboere. Foreløbig tidsplan'. ø Oplæg til Helhedsplan december fremsendt til LBF uge o Budget, støtteordninger og projektet omfang afstemmes med Landsbyggefonden 4. kv o Evt. justering af Helhedsplanen Udarbejdelses af skema A forår 2016 o Godkendelse af HP og budget (skema A) på ekstraordinært beboermøde 2-3.kv o Skema A fremsendes til Brøndby Kommune Tilsagn fra Landsbyggefonden 2018 Foreløbig proces og tidsplan Afsætningsbrev af 26. januar Afdeling 13 Silergården - Designmanual Bestyrelsen godkendte med enkelte bemærkninger designmanualen for Silergården. Administrationen skal være opmærksom på de punkter der kræver ekstra fokus og tage disse op i byggeudvalgsmøder samt på ansøgningerne til Landsbyggefonden. Projektleder Thomas Helsted gennemgik designmanualen for Silergården, som skal præsenteres for beboerne på et afdelingsmøde den 22. juni Bestyrelsen påpegede særligt: Det er vigtigt, at der efter afdelingsmødet laves et ordentligt dokument med alle beboernes spørgsmål samt svarene, eller en sammenskrivning af disse. Det skal formidles til beboerne, at det ikke er den endelige manual, men at der kommer en videre proces. Man skal være opmærksom på, at lobbyen/det åbne rum i basen ikke kommer til at virke utrygt, da det hurtigt vil kunne bruges som opholdsrum. Det bør overvejes, om noget af udendørsarealet ved højhusene skal tages med ind under projektet allerede nu, da landskabsprojektet først vil blive udført flere år efter re- 5

6 noveringen af højhusene. Hvis dette besluttes, skal det tages med i skema A, så Landsbyggefonden kan ansøges. Bestyrelsen havde fokus på at skærpe præciseringen omkring mulig valg af materialer og farver på facadebeklædningen. Der mangler endelige tegninger på, hvordan facaden bliver bygget. Eksisterende altaner demonteres og præfabrikerede tilføjes. Der vil være 4 forskellige løsninger på nye altaner. Der bør laves prøveboliger, der viser de 4 eksempler. Der mangler en uddybende beskrivelse afløsning for solafskærmning, dette er vigtigt forprojektet på grund af de store glasfacader. Domus har udarbejdet designmanualen med begrænset viden om projektets samlede økonomi. Det kan derfor gå hen og blive en udfordring, hvis byggerådgiver ikke mener der kan bygges efter manualen, da der ikke er råd i forhold til økonomien. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter og træffer beslutning om Designmanualen. Thomas Helsted, projektleder i Byg, deltager på mødet og holder et oplæg om Designmanualen. Designmanualen kan læses ved at følge linket: 9. Evaluering af repræsentantskabsmøde i Tranemosegård den 19. maj 2015 Bestyrelsen evaluerede repræsentantskabsmødet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer repræsentantskabsmødet. Referat af repræsentantskabsmødet den 19. maj Mødeplan for 2016 Bestyrelsen godkendte mødeplan for 2016 efter at have rykket mødet den 27. septemberfrem til onsdag den 21. september

7 Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender mødeplanen for Beskrivelse: Forslag til mødeplan, der er lagt med udgangspunkt i placeringen af møderne i mødekalender 2015: Bestyrelsesmøder: Torsdag den 4. februar 2016 Torsdag den 14. april 2016 Onsdag den 18. maj 2016 (i forbindelse med repræsentantskabsmødet) Torsdag den 9. juni 2016 Tirsdag den 27. september 2016 Torsdag den 8. december 2016 Repræsentantskabsmøde i Tranemosegård: Onsdag den 18. maj 2016 Repræsentantskabsmøde i BO-VEST: Onsdag den 25. maj Orienteringssager Antenneforeningen v/ Ulrik Brock Hoffmeyer Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Bæk- og Fosgården og AB Nord er nye medlemmer i Antenneforeningen Brøndby, der dermed runder medlemmer. Der skal afholdes Repræsentantskabsmøde i foreningen den 24. juni Orienteringssager BO-VEST v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7

8 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. På seneste møde blev der besluttet kontingentfrit år i Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 14. Orienteringssager BL v/allan Nielsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der har været afholdt repræsentantskabsmøde, hvor man vedtog en ny handlingsplan for 2015/2016. Derudover var der ønske om hensyn til sociale opgaver. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16. Orienteringssager fra administrationen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8

9 Tagudskiftning - Tranehaven Administrationen undersøger om deri tidligere materiale fra Tranehaven og Moserne findes oplysninger, om muligheder for ændringer i konstruktionen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ny anbefaling fra BL om arbejdsklausuler I BL-Informerer nr. 24 fra maj 2015 er BL fremkommet med en revideret anbefaling omkring arbejdsklausuler til brug ved udbud og indgåelse af aftale om byggeopgaver. Hidtil har BL anbefalet en relativ kortfattet og "blød formulering med krav til entreprenøren om at sikre, at de beskæftigede hos entreprenøren og hans underentreprenører ikke har løn-og ansættelsesforhold, der er mindre gunstige end dem, der gælder for tilsvarende arbejde i henhold til en kollektiv overenskomst i Danmark, et såkaldt kædeansvar. Den reviderede anbefaling bygger på en samarbejdsaftale om imødegåelse af social dumpning mellem BL og Dansk Byggeri indgået den 12. maj Kopi af samarbejdsaftalen vedlægges som bilag. I den tekst BL nu anbefaler de almene boligorganisationer at anvende ved udbud indgår specifikke krav til: Forpligtelsen til at sikre løn, arbejdstid og andre vilkår, der ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de indenfor det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område (kædeansvar) Krav til ophold på byggepladsen og orientering om underentreprenører Information til beboere, naboer m.v. Krav til registrering af udstationerede udenlandske tjenesteydere Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen Ansættelsesbevis Redegørelse (om løn- og ansættelsesforhold) Frister Kontrolbesøg Sanktioner BL har udarbejdet en vejledning til de nye krav. Kravene og den tilhørende vejledning kan ses i deres helhed på BL s hjemmeside. BO-VEST vil i kommende udbud indarbejde krav i henhold til BL s anbefaling. BL oplyser endvidere, at de er i gang med at undersøge mulighederne for, at indgå en aftale med en eller flere virksomheder, som kan hjælpe medlemmerne med kontrol og opfølgning på klausulen, når der er behov for det. 9

10 For så vidt angår sociale klausuler om praktikpladser er BL s anbefaling fortsat at dette sker på grundlag af frivillige partnerskaber. Samarbejdsaftale mellem BL og Dansk Byggeri Tranehaven - altaner - Voldgiftssag Sagen blev behandlet endeligt i Voldgiftsretten den 5. maj Undervejs i forhandlingerne blev der efter anbefaling fra advokat Kurt Bardeleben, der repræsenterer Tranemosegård, fremsat oplæg til forlig, der indebærer, at Balco udbedrer alle fejl og mangler, der er påvist af skønsmanden. Forligsaftale blev forhandlet på plads på stedet. Efterfølgende afsagde Voldgiftsretten kendelse om fordeling af sagsomkostninger, der pålagde Balco at betale langt den største del. I aftalen indgår, at Balco betaler kr. til bygherre for teknisk bistand til tilsyn med Balco s afhjælpning. Udskrift af retsprotokollen er endnu ikke modtaget. Det er aftalt med advokaten, at han udarbejder et notat, der redegør for baggrunden for hans anbefaling af forlig. Når retsprotokollen og advokatens notat foreligger, vil der blive redegjort nærmere for sagen overfor bestyrelsen. Det forventes at ske på det kommende møde. Tranehaven - tagudskiftning m.v. Som det er bestyrelsen bekendt er tagbelægningen så nedslidt, at der er behov for en snarlig totalrenovering, hvilket vil kræve en større investering og give en deraf følgende stor huslejestigning. Administrationen har løbende drøftelser med afdelingsbestyrelsen om den videre planlægning af dette arbejde. I den forbindelse har administrationen anbefalet afdelingsbestyrelsen, at der, forinden der træffes endelig beslutning om udskiftning af tagbelægning, gennemføres en undersøgelse af mulighederne for at inddrage tagrum til beboelse ved "lodrette" sammenlægninger med 2. sals boliger. Dette vil både tilføre en ny attraktiv boligtype til afdelingen samtidig med, at dette kunne bidrage til at reducere de huslejemæssige konsekvenser ved tagudskiftningen. Administrationen har vurderet, at en sådan analyse kan gennemføres indenfor en økonomisk ramme på kr. og foreslået, at dette blev søgt bevilget som et udlæg fra dispositionsfonden idet udgiften senere kunne indgå i budget for renovering aftaget. Forslaget har været drøftet med afdelingsbestyrelsen. Efter et ekstraordinært bestyrelsesmøde den 26. maj 2015 har afdelingsbestyrelsen meddelt, at de ikke ønsker at der arbejdes videre med at undersøge muligheden for etablering af lodrette sammenlægninger. Afdelingsbestyrelsens beslutning er begrundet i formodning om manglende interesse i nye større og dyrere boliger og manglende ønske om tvungen genhusning af beboere samt størrelsen på den foreslåede udgiftsramme til forundersøgelser på kr. Igangværende byggesager i Tranemosegård Herunder vises en oversigt over igangværende byggesager i Tranemosegård, samt hvilken projektleder, der er tilknyttet sagen: 10

11 Afdeling Sagsnavn Projektleder M aglelund Vandinstallationer Jesper Rasmussen Tranehaven Tagrenovering mm. Laura Juvik Tranehaven Altaner (genopretning) Laura Juvik Tranehaven Vandinstallationer Torben Hvidsten Tranehaven/Tranevæ nget Nyt fælleshus Laura Juvik Tranevænget Asfaltarbejder Torben Hvidsten T 13/Silergården Helhedsplan 4 Thomas Helsted T 13/Silergården Helhedsplan 3 - voldgift mv Peter Føhrby Nybom T 13/Silergården Parkeringspladser og m iljøstation Peter Føhrby Nybom G urrelund/b jerrelund Lette facader Sofie Clemmesen M oserne Tagrenovering, belysning, kloak mm. Thomas Helsted M oserne Nyt affaldssystem Torben Hvidsten M oserne Nyt vaskerisystem Torben Hvidsten Gillesager/Lindeager Helhedsplan Thomas Helsted Betaling for fjernvarme 2014/15 og 2015/16 Den 13. maj 2015 indsatte VEKS kr ,00 på Brøndby Fjernvarmes konto. Betalingen vedrører en ekstraordinær udbetaling af overdækning fra regnskab VEKS nedsætter derudover deres priser både på faste- og variable afgifter pr. den 1. juli Energistilsynet anbefaler at VEKS ekstraordinære udbetaling indregnes i næste års priser. Priserne gældende fra 1. juni 2015 vil derfor i gennemsnit blive nedsat med nedsat med 14%. Det har derudover været en varm vinter, og det betyder at afdelingerne skal have penge tilbage på for meget indbetalt aconto. Status på udsættelser - april - maj 2015 Antal udsatte i april - maj måned som følge af økonomiske forhold: - Fordelt på organisationer: VA: 2 udsættelse Tranemosegård: 3 udsættelser AB: 0 udsættelser - Fordelt på afdelinger: Blokland: 1 udsættelse Gadekæret: 1 udsættelse Moserne: 1 udsættelse Gillesager/Lindeager: 1 udsættelse 11

12 Silergården: 1 udsættelse Status på udsættelser Status på ledige lejemål i Tranemosegård pr. 30. april 2015 Antal ledige lejemål Boliger: 0 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Kommentarer til lejemål: Følgende lejemål giver lejetab pga. udlejningsproblemer. Ingen Der er 2 byggesager i T13 Opsigelses- og fraflytningsstatistik Statistik for januar - april Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Ali Emiral, kontorbetjent i Kommunikation og Udvikling, 19. maj Sebastian Haugaard, økonomimedarbejder i Økonomi, 13. maj (tidsbegrænset) Maria Sjøberg, økonomimedarbejder i Økonomi, 7. maj (tidsbegrænset) Jacob Kjærgård, projektmedarbejder i Drift, 23. april (tidsbegrænset) Boligafdelingerne: Jan Østergård, EF i Maglelund, 8. juni (tidsbegrænset) Fratrædelser Administrationen: Kim Højberg Jensen, Drift, 13. april Ulla Rønnov Rønnebech, Økonomi, 22. april Charlotte Andersen, Økonomi, 30. april Maj-Brit Crone Høgh, Kommunikation og Udvikling, 13. maj Kent Pretzmann Jensen, Økonomi, 31. maj Sarah Andersen, Kommunikation og Udvikling, 31. maj Bente Frydenreich, Boliggruppen, 31. maj 2015

13 Boligafdelingerne: Ingen 17. Næste møde Næste møde i organisationsbestyrelsen er onsdag den 16. september Eventuelt Hugo Thuge orienterede om, at organisationsbestyrelsen skal træffe beslutning om, hvor mange lejligheder der skal ombygges til tilgængelighedsboliger i forbindelse med HP4 i Silergården. Han foreslog, at man startede med pcb-højhuset, når det alligevel stod tomt. Beboerne skal orienteres om dette emne også. Brøndby den 15. juni