Resultatkontrakt. Vedrørende. Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft II. 1. marts marts 2015 Journalnummer:

Transkript

1 Resultatkontrakt Vedrørende Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft II 1. marts marts 2015 Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg Viborg Ean-nr: Kontaktperson: Bent B. Mikkelsen Kontaktoplysninger: bent.mikkelsen@ru.rm.dk tel: Operatør: Erhverv Aarhus Pakhus 13 Nordhavnsgade Aarhus C Kontaktperson: Bente Steffensen CVR. Nr Bankoplysninger: Danske Bank, Kannikegade 4-6, 8000 Aarhus, Konto.nr Resumé Projektet skal bidrage til at styrke Region Midtjyllands position i en global kontekst i forhold til at øge virksomhedernes konkurrenceevne og optimere virksomhedernes muligheder for vækst. Projektet skal lette modtagelsen og øge fastholdelsen af udenlandsk arbejdskraft gennem integration af arbejdstageren og den medfølgende familie såvel i, som uden for arbejdstiden. Tillige skal samfundet modnes til global åbenhed. Projektet er regionalt og vil have fokus på aktiviteter på såvel lokalt som regionalt niveau. Hovedaktiviteter vil være professionelle og sociale netværk både for virksomheder, arbejdstagere og familien aktivering af medfølgende ægtefæller ægtefællejob, netværksdannelse, karriere og iværksætteri optimering af borgerservice erfaringsudveksling, information og effektivisering af processer integration i lokalsamfundet - formidling af lokale tilbud samt samarbejde med lokale foreninger o.l. markedsføring nyhedsformidling samt profilering af projektet og Region Midtjyllands status som arbejdsdestination for udenlandske arbejdstagere projektet skal sikre koordinering til øvrige relevante projekter; AU Career og VIA University College. Projektet skal sikre en bred geografisk forankret, koordineret indsats for Region Midtjylland med værdi for både virksomheder, offentlige institutioner og samfundet. Desuden skal projektets aktiviteter bidrage til at: Region Midtjylland i 2030 er en international vækstregion i et sammenhængende Danmark; Arbejdsstyrken skal stige fra til og andelen af udenlandske borgere med opholdsgrundlag til erhverv skal udgøre 1.5 % af befolkningen. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg

2 Opfølgning pr. 1. september Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Projektets organisering består af flere niveauer for at sikre den endelige forankring af udviklede initiativer. Projektet rummer en følgegruppe, en regional partnergruppe, 12 arbejdsgrupper og derudover lokale former for organisering, såsom Advisory Board, styregruppe mm. Det tværregionale samarbejde gennem arbejdsgrupperne styrker både videndeling og giver forståelse for lokale udfordringer. Jf. møder mellem Leadpartner og lokale partnere, er organisering af projektet med tværregionale arbejdsgrupper, projektets bedste initiativ. Udover at gennemføre en lang række aktiviteter af høj kvalitet målrettet erhvervslivet, offentlige institutioner, internationale medarbejdere, samt danskere med et internationalt mindset indenfor projektets rammer, deltager projektet aktivt i fastsættelse og deltagelse i en ambitiøs dagsorden mht. modtagelse og fastholdelse af international arbejdskraft. Dette gøres gennem deltagelse i en lang række netværksmøder og arbejdsgrupper på lokal, regional og national plan. Her kan bl.a. nævnes en ændring af lovgivning omkring udstedelse af CPR-nummer og sundhedskort, samt lifeindenmark.dk som projekt I og II i flere år har advokeret for. Bortset fra enkelte afvigelser, følger projektet både budget og beskrevne delmål. Overordnet set har projektet opnået flere deltagere gennem færre arrangementer, hvilket er et udtryk for god kommunikation, interesse for arrangementerne og økonomisk ansvarlighed. Projektets oprindelige slutdato var 28. februar Med baggrund i delprojektet Talent Attraction Denmark har projektet fået forlængelse af to omgange, først på seks måneder, herefter på yderligere 7 måneder, hvorfor projektets slutdato er 31. marts I forbindelse med disse forlængelser har der været tæt dialog med både Region Midt og Erhvervsstyrelsen for at sikre, at formalia overholdes og at der er et reelt grundlag at forlænge projektet på. Denne dialog har været meget tilfredsstillende set fra projektets side. Alle partnere i projektet har haft et budget og en aktivitetsplan, der er tilrettelagt efter et to-årigt projekt, og derfor ophørte aktiviteter hos de fleste partnere med udgangen af februar Enkelte partnere har dog haft mulighed for at arbejde videre med forankringen af deres tiltag og fortsatte derfor med aktiviteter ind i periode 5. Herning & Ikast-Brande, Holstebro, Horsens samt Aarhus har haft aktiviteter som normalt i martsapril, men det har primært været med fokus på forankring. Delprojektet Talent Attraction Denmark er forankret hos lokalpartner Aarhus, der efter aftale med lead partner, Copenhagen Capacity,fortsætter med aktiviteter i delprojektet til udgangen af Det betyder, at aktiviteterne i den forgangne periode har været atypiske ift. projektets første fire perioder. Lead partner er fortsat aktiv og sikrer, at alle relevante informationer fortsat sendes ud til partnerkredsen. Forlængelserne er en stor fordel i forbindelse med lead partners opgaver omkring den administrative afslutning af partnere, budgetstyring mv. Side 2

3 De regionale arbejdsgrupper er alle ophørt med udgangen af februar Med undtagelse af to arrangementer i det regionale virksomhedsnetværk er der udelukkende afholdt lokale initiativer, primært med fokus på forankring, i projektets sidste periode. Det samlede bevilgede tilskud fra Den Europæiske Socialfond er uændret, i alt DKK 15 mio. 2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Definér mål 1 vedrørende effekter Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav % af virksomheder, som har været i kontakt med projektet, skal vurdere, at det er blevet lettere at modtage og fastholde udenlandsk arbejdskraft som følge af gode rammevilkår Undersøgelse i forbindelse med evaluering af indsatsen Der følges op 31. marts Jf. godkendt forlængelse vil evaluering foreligge d. 31. marts 2015, således at evaluering falder sammen med projektafslutning. Resultatkrav % af alle adspurgte virksomheder i Region Midtjylland skal vurdere, at rammevilkårene for at ansætte udenlandsk arbejdskraft er gode, og at disse rammevilkår er afgørende for at virksomhedens udenlandske medarbejdere kan fastholdes Undersøgelse i forbindelse med evaluering af indsatsen Der følges op 31. marts Jf. godkendt forlængelse vil evaluering foreligge d. 31. marts 2015, således at evaluering falder sammen med projektafslutning. Mål 2 Definér mål 2 vedrørende ydelser Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Der skal gennemføres en midtvejsevaluering inden marts 2013 Evalueringen fremsendes Midtvejsevaluering er indsendt. Resultatkrav 2.2 Der skal gennemføres en slutevaluering inden marts 2015 Resultatkrav 2.3 Evalueringen fremsendes Der følges op 31. marts Jf. godkendt forlængelse vil evaluering foreligge d. 31. marts 2015, således at evaluering falder sammen med projektafslutning. Side 3

4 Der skal udarbejdes en implementeringsplan inden marts 2013 Implementeringsplan fremsendes Implementeringsplan er indsendt. Resultatkrav 2.4 Der skal gennemføres minimum 2 partnermøder pr. halvår (i alt 8) Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Inden projektstart er der afholdt en række bilaterale møder samt telefonmøder. Derudover er der afholdt en lang række forberedende møder. Siden projektstart, er der afholdt 8 møder i den regionale partnergruppe - d. 14. Marts d. 16. April d. 6. Juni d. 5. september d. 19. november d. 5. december d. 6. marts d. 10. juni d. 4. september d. 5. november d. 4. december d. 19. februar 2014 Der var et planlagt møde d. 13. marts 2014 for de partnere, der fortsatte i projektet. Mødet blev af hensyn til økonomisk ansvarlighed erstattet med telefonmøder med de pågældende partnere, idet der kun var få punkter på dagsordenen. Indbydelser, deltagerlister og referater foreligger. Derudover har projektpartnere afholdt et møde d juni 2013, hvor bl.a. forankring af projektets resultater blev drøftet. Resultatkrav 2.5 Der skal afholdes 100 møder for udenlandsk arbejdstagere og deres familier om skat, faglig Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Der er gennemført en lang række aktiviteter af høj Side 4

5 organisering, banker samt diverse fritids- og kultur institutioner m.fl. kvalitet. Siden projektstart er der i alt afholdt 410 infomøder af både faglig og social karakter med knap deltagere. Jf. succeskriterieskema fra ERST har projektet opnået et højere antal deltagere til færre møder, hvilket er et udtryk for økonomisk ansvarlighed. Resultatkrav 2.6 Der skal afvikles 70 mentorforløb Kopi af godkendte aftaler skal foreligge, samt en kort beskrivelse af formål med, og resultaterne af de enkelte forløb skal opsamles Der er afholdt en lang række uformaliserede mentorforløb, særligt på det sociale plan. Pt. arbejdes der på udvikling af en endelig model for hhv. professionelt og socialt mentorforløb.. I alt er der afholdt 140 arrangementer med ca deltagere. Mentorforløbene har ikke kun eksisteret af 1-til-1, men også af 1-til-flere. Resultatkrav 2.7 Der skal afvikles 80 åbent hus arrangementer i samarbejde med forskellige foreninger, kulturliv m.fl. Annoncering og deltagerliste Der er afholdt 58 arrangementer med fokus på foreningsliv med knap deltagere. I ansøgning har projektet beskrevet åbent hus arrangementer, hvor lokale foreninger inviterer udenlandsk arbejdskraft. Det har vist sig at den udenlandske arbejdskraft ikke deltager i denne type af arrangementer. Særligt fordi målgruppen ikke har en indgående forståelse af det danske foreningslivs status som hjørnesten i det danske samfund. For ikke at miste lokale foreningers interesse i et samarbejde, er antallet af åbent hus arrangementer tilpasset. Side 5

6 Der er dog kompenseret for gennem en mere håndholdt indsats, hvor en 1-til-1 vejledning har vist større succes. Indbydelser og deltagerlister foreligger. Derudover er der gennemført en undersøgelse blandt foreninger i regionen, for at afdække deres ønsker og behov ift. internationale medlemmer. Den overordnede konklusion er, at foreninger gerne vil inkludere internationale tilflyttere, dog kan der ikke afsættes særlige ressourcer. Der er udarbejdet et Idé- og Erfaringskatalog om arbejdet med foreninger i Region Midt, som ligger offentligt tilgængeligt på blivimidt.dk. Resultatkrav 2.8 Der skal afholdes 8 regionale netværksmøder for borgerservice med deltagelse fra samtlige kommuner Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Der er afholdt et kick-off møde, samfaldende med midtvejskonferencen i det regionale borgerservicenetværk. Forud for dette møde blev der afholdt bilatereale møder mellem Aarhus Kommunes Borgerserviceenhed, som er tovholder på initiativet, og regionens øvrige borgerserviceenheder. Dermed er der totalt blevet afholdt 11 møder. Der er indledningsvis afholdt lokale møder. Ligeledes er analysearbejdet påbegyndt for at indsamle viden om udviklede services og produkter af de enkelte borgerservice-enheder. Proces- og mødeplan for det fremtidige samarbejde foreligger. Der er arbejdet med to Side 6

7 Resultatkrav 2.9 Der skal afholdes 24 møder med fokus på sprogudveksling og sproglige kompetencer Indbydelser og deltagerlister skal foreligge fokuspunkter: - velkomstpakken, som 13 kommuner pt. er gået sammen om - et digitalt webbaseret værktøj med henblik på opbygning af kommunale ambassadørkorps, som alle regionens 19 kommuner er gået sammen om. Samarbejdet i det regionale borgerservicenetværk har haft en positiv afledt effekt på andre initiativer udenfor projektregi på tværs af kommunale grænser, såsom Borgerservice Hotline. Bl.a. Hovedbiblioteket i Aarhus tilbyder hver mandag en sprogcafe - eller gensidig sprogudveksling, som det også kaldes. Der har været afholdt i alt 72 sprogcaféer på regionalt plan med knap deltagere. Resultatkrav 2.10 Der skal afvikles 28 virksomhedsnetværksmøder herunder formidling om mulighederne ved ansættelse af internationale kompetencer Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Der er oprettet et regionalt virksomhedsnetværk, ligeledes et lokalt netværk i Østjylland. I alt er der er afholdt 37 møder på med 945deltagere. Virksomhedsnetværket er blevet forankret hos Dansk Industri og fortsætter også efter projektets ophør. Derudover afholdes en lang række bilaterale møder mellem projektet og virksomheder i regionen. På disse møder fremhæves mulighederne ved ansættelse af internationale kompetencer. Delprojekt Talent Attraction Denmark har gennem 55 virksomhedsbesøg i hele regionen bidraget positivt til Side 7

8 Resultatkrav 2.11 Der skal laves minimum fire beskrivelser hvert halve år (min. 16 i alt) med eksempler på udenlandske arbejdstagere / familie /myndighed/ virksomhed, der har haft gavn af projektet som del af projektets markedsføringstiltag Case historier skal fremsendes Mål 3 Definér mål 3 vedrørende organisering modningsprocessen af virksomheder særligt SMV ere.. Se venligst vedhæftede case stories: Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 3.1 Der skal inden 1. september 2012 nedsættes en følgegruppe og udarbejdes et kommissorium Et godkendt kommissorium fremsendes i forbindelse med kontraktopfølgningen Der er nedsat en følgegruppe bestående af: - Bent Mikkelsen, Region Midtjylland (repræsentant for Region Midtjylland) - Peer H. Kristensen, Visit Aarhus (repræsentant for Vækstforum) - Maria Nørby, Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering (repræsentant for offentlig myndighed på national niveau) - Peter Kjær, A/S Schouw & Co. (repræsentant for erhvervslivet, arbejdsgivere) - Karina Boldsen, Vestas Wind Systems A/S (repræsentant for erhvervslivet, arbejdsgivere) - Tine Horwitz, Consortium for Global Talent (repræsentant for erhvervslivet, arbejdsgivere) - Gert Nielsen, DJØF (repræsentant for arbejdstagere) - Birger Mortensen, KL (repræsentant for kommuner) Side 8

9 Resultatkrav 3.2 Der skal inden 1. september 2012 udarbejdes et kommissorium for projektets partnergruppe Resultatkrav 3.3 Der skal indgås kontrakter med alle partnere i projektet Et godkendt kommissorium fremsendes i forbindelse med kontraktopfølgningen Samlet opfølgning fra alle partnere indsendes af leadpartner samlet hvert halve år. - Henrik Hansen, VIBORGegnens Erhvervsråd (repræsentant for erhvervsserviceenheder) - Carsten Hother Jensen, Infocenter Struer (repræsentant for borgerserviceenheder) - Bente H. Steffensen, Erhverv Aarhus (repræsentant for Erhverv Aarhus som værende projektansvarlig) Kommissorium for følgegruppen foreligger og følgegruppemøder blev afholdt: - d. 27. november d. 8. april d. 10. oktober d. 17. december d. 9. april 2014 Referaterne foreligger. Kommissorium for den regionale partnergruppe foreligger. Der er indgået partnerkontrakt med tilhørende standardvilkår med projektets partnere. Alle partnere har modtaget en identisk kontakt. Kontrakter og tilhørende standardvilkår foreligger. For de partnere, der valgte at forlænge projektperioden til udgangen af april 2014 er der udarbejdet allonger til kontrakten.. Mål 4 Definér mål 4 vedrørende ressourcer Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 Forbruget skal følge det Der fremsendes en oversigt Side 9

10 budgetterede jf. punkt 6 over det procentuelle forbrug i forhold til det budgetterede Pga. forlængelse af projektperioden er der stor afvigelse fra det først budgetterede. Der er i denne rapport lagt et nyt budget, der medtager perioden september 2014 marts Opfølgning på Økonomi Med baggrund i forlængelserne er der blevet lagt et nyt budget, der er uploadet i PRV en. Dette budget følges. I projektets opstart var der budgetteret med ikke-allokerede midler. Leadpartner har, i samarbejde med projektpartnere, arbejdet på at få den sidste finansiering på plads. Dermed er projektet fuldt ud finansieret, svarende til DKK 15 mio. Dermed forventer Leadpartner, at det samlede budget vil blive forbrugt og projektet kan fortsat være behjælpelig med at forbruges eventuelle tilbagefaldsmidler indtil udgangen af marts Anmodningen er sendt til Vækstforum i marts TABEL 1 - DET GODKENDTE BUDGET Udgiftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget Total , , , , , , , , , , , , , , , , , , Side 10

11 Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget Total , , , , , , , ,57 0, , , , , , , , , , , ,76 0, , , , , , , Bemærk, at der i finansieringsbudgettet for 2013 figurerer ,76 på konto 964. Dette skyldes dels at afrapporteringsperioderne ligger skævt i forhold til kalenderårene, hvorfor vi bliver nødt til at operere med et gennemsnit af såvel udgifter som finansiering, dels fordi der efter seneste afrapportering er kommet flere kontante midler til finansieringen af projektet. TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING Udgiftsregnskab Oplysninger om afholdte udgifter pr. 1. marts 2013 Udbetalinger År 2012 År 2013 År 2014 Total , , , , , , , , , , , , , , , Total Finansieringsregnskab Oplysninger om modtaget finansiering pr. 1. marts 2013 Indbetalinger År 2012 År 2013 År 2014 Total , , , , , , , , , , , , , , , , Total TABEL 3 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Side 11

12 Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige. Driftsbudget Forslag til nyt budget pr. 1. september 2014 År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 Total Total Finansieringsbudget Forslag til nyt finansieringsbudget pr. 1. september 2014 År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 Total , , , , , , , , ,74 (56.014) , , , , , , , , , , , , , , , Total Side 12