REFERAT Tid og sted: Lørdag den 12. november 2016 kl. 1030, Comwell Sport Rebild Bakker. Ref.: DMI skr af 09 NOV 2016 (Indkaldelse).

Transkript

1 DANSK MILITÆRT IDRÆTSFORBUND Protektor: Hans Kgl. Højhed Kronprinsen Medlem af Danmarks Idrætsforbund Ryvangs Allé København Ø. Telefon: E-post: Skr. Nr.: Dato: 30 NOV 2016 REFERAT Tid og sted: Lørdag den 12. november 2016 kl. 1030, Comwell Sport Rebild Bakker. Ref.: DMI skr af 09 NOV 2016 (Indkaldelse). Til stede: OB J. Albinus (JA) MJ Kim Kock(KK) OK Søren Munk Madsen(SMM) MJ Mona Rasmussen(MR) KN Christian Høj (CHØ)- SSG Klaus R. Klæstrup(KRK) - SSG Ryan Laier(RL) SSG Karsten Frandsen(KF) OKS-1 Bjarne L. Pedersen(BLP) CSG Henning S. Juhl(HSJ). GNSEK Tom Petersen(TP). Afbud: KN Mikkel Soelberg (MS). DAGSORDEN Indledning: På grund af indtrufne omstændigheder, var formanden forhindret i at deltage i starten af mødet, hvorfor næstformanden fungerede som mødeleder i hovedparten af mødet. 1. Godkendelse af dagsordenen Godkendt. 2. Godkendelse af referater Referat af bestyrelsesmøde 06 OKT Godkendt. 3. DMI økonomi a. Balance JAN-OKT 2016, jf. bilag 3. BLP: Balancen modtaget torsdag 10 NOV. Overgangen til nye procedurer opleves som god. Lønrelaterede udgifter splittet ud særskilt. Der mangler 2 lønkørsler i 2016 pga. forudlønnede ansatte. Derfor skal budgettallet rettes til i overensstemmelse hermed. Ellers ingen bemærkninger til balancen. Drøftelse af indhold af administrationskontoen. BLP: I rapporten finansposter kan de enkelte bilag ses. KK: Opfordrede bestyrelsesmedlemmerne til at huske at læse de udsendte materialer vedr. økonomi, forud for bestyrelsesmøderne, således at evt. spm. Kan afklares inden møderne. Drøftelse af kontingentrestance fra 3 idrætsforeninger. TP forfølger sagen over for de involverede IF. Telefontid tirsdag til torsdag

2 - 2 - b. Status på økonomiområdet pr. primo NOV, jf. bilag 4. Nyt afregningsskema tilgår. DIF udarbejder forslag hertil. Ingen yderligere bemærkninger. Det blev drøftet vedr. fremtidig afregning via elektronisk faktura. BLP og TP undersøger sagen. HSJ: Man kunne sende oplysninger om afregning med ud i dosmersedlen, som sendes ud ifm. stævnerne. Så kan arrangøren med det samme give de krævede konteringsoplysninger til udlejere/leverandører. Samtidig hermed beder arrangøren om, at E-faktura hurtigst muligt udfærdiges og sendes til FSU. c. DMI-budget 2017, jf. bilag 5. Ændring af DIF tilskud pga. max-tilskud til elitevirksomheden er overskredet i DIF havde ikke været opmærksom herpå, hvor DMI efterfølgende er beskåret ca i DIF-tilskud for Efterfølgende var der en generel drøftelse af proceduren for DIF-tilskud. BLP: Budget for administration kan reduceres med ca ,- kr. BLP laver en mere nøjagtig udregning for budgettallet. Løn og adm adskilles. Der udfærdiges et budget for eliteudvalget på 3000,- kr. Overskud for 2017(forventet ca ,- kr.) synliggøres. 4. FSU/DMI økonomi a. BAM-rapport, jf. bilag 6. BLP: Kort gennemgang af BAM. P.t. et mindreforbrug på ca ,- kr. b. FSU-budget Ingen yderligere bemærkninger. Forventet svar fra FSU primo DEC. Justering af budget for MIL-5 udestår. CHØ rykker udvalgsformanden. 5. Eliteudvalget 6. Lovudvalget TP gav en orientering vedr. Danish Military Bike Team ansøgning om optagelse som forbundsforening. Der udestår, at der afholdes en stiftende generalforsamling og at der indsendes en ansøgning til DMI om optagelse som forbundsforening. Vedtægterne er gennemgået af lovudvalget og giver ikke anledning til bemærkninger. 7. Antidopingudvalget 8. Præmieudvalg Kort orientering om afholdt møde FRE 11 NOV. KRK gav orientering om det afholdte møde. Souvenirpakken bliver revideret. Per Heien følger med vedr. ønsker fra brugerne. Regler for indgravering justeres. Forslag til nye beklædningsdele tilgår i Udvalgene bestemmer selv, hvorvidt de ønsker beklædning. Hvis det vælges, så er brugen heraf obligatorisk. Forslag til ny afskedsgave til afgående medlemmer er valgt. Principbeslutning om gave til deltagere i jubilæumsåret ønskes. Præmieudvalget kommer med forslag (termokrus f.eks). Præmieudvalget foreslår også, at der udleveres en T-shirt. Drøftes videre under pkt. vedr. jubilæet. Møde afholdt med leverandør af gavekort. Ul-

3 - 3 - timativt krav om anvendelse på internettet(web-shop), hvor også muligheden for selv at supplere op økonomisk, gives for modtagere af gavekortene. 9. Hjemmeside og Kommunikation CHØ overvejer udarbejdelse af kommunikationsplan for jubilæumsåret. 10. Hædersbevisninger 11. DMI projekt- og udviklingskonto Ansøgning fra fægteudvalget vedr. støtte til DMO. Behandles jf. tidligere bestyrelsesbeslutning af CHØ, BLP og TP. Udvalget underretter selv fægteudvalget om resultatet af behandlingen. 12. DIF-DHIF-DMI projekt 13. Øvrige sager a. MVS-arbejdet. Status jf. bilag 8. JA: Arbejdet er gået fint. Stor gavn af DIF-konsulenten som sparringspartner. Nu afventes DIF-bestyrelses evt. bemærkninger til de indsendte strategiske spor. 1. spor haster vedr. IF input til handleplaner. AG ser på, hvordan wayahead skal være i relation til IF inddragelse. Primo DEC ventes svar fra DIF vedr. accept af de strategiske spor. CHØ har hørt fra DMI DIF-konsulent, som ikke vil anbefale, at eliteudvalget går videre i relation til udarbejdelse af disciplinanalyser for BIA ORI og MIL-5. Niveauet vurderes ikke tilstrækkeligt højt, vedr. landsholdenes muligheder for støtte. b. 100-års jubilæet(status). Nedsættelse af PR-udvalg. Udgivelse af frimærke? Generel skrivelse til potentielle sponsorer, jf. bilag 9. KK: Har rettet i økonomioversigten, bl.a. reduceret i antallet af receptionsdeltagerne. Tidsplan tilgængelig i DROPBOX. Øvrige udvalg bør lægge egen tidsplan ind, så tingene kan udføres rettidigt. Nedsættelse af PR-udvalg drøftet. MR Har mulighed for at trække på arbejdskraft til udarbejdelse af kommunikationsplan til hjælp for CHØ. CHØ: Kommunikationsplan bør være klar tidligt i Der bør laves nogle økonomiske beregninger i henhold til hvem, der skal inviteres. Der blev drøftet detaljer vedr. receptionen. KRK: Opfordrede til, at respektive udvalg anvender skemaerne i DROPBOX til at lave de økonomiske modeller. BLP: Tilbud for festen i 2018 lægges i DROPBOX. Aktion: TP. KK gennemgik budgettallene for de enkelte aktiviteter for jubilæet. BLP: Orienterede om positivt møde med banken vedr. evt. sponsorat i forbindelse med jubilæet. Primo 2017 bør der meldes ud vedrørende aktiviteterne i Personelorganisationerne bør undersøges som mulighed. Opfordrede til, at andre emner for sponsorer undersøges.

4 - 4 - CHØ: Der bør sondres mellem 2 typer sponsorater. Sponsering af noget DMI ikke selv ville have gjort og ting, som DMI ville have gjort, og i stedet får sponseret. Økonomiske beregninger skal være klar inden udgangen af MR foreslog, at der afholdes et ekstraordinært møde vedr. jubilæet. Bør afholdes primo Forslaget godkendt. TP finder datoforslag og udsender via Doodle. Bilag 9 sendes til banken, med uddybende forklaring for aktiviteterne i Ideen med frimærke godkendt til videre behandling. Aktion Per Heien. Nye beachflag med logo indkøbes. c. Forbundsmesterskabet i skydning. KF: Der er forvirring om holddannelser på tværs af konkurrencerne, hvor en vinder der ikke er medlem af DMI kan få en DMI præmie. CHØ: Hvad er formålet med dette pkt.? KK: Har bedt om at få supplerende oplysninger fra skydeudvalgsformanden og repr. fra CMT. Punktet er ment som et orienteringspunkt. Punktet drøftes videre mellem KK, MR og skydeudv. og CMT. HSJ: Der er behov for en revision, da forventningerne er forskellige fra de involverede i stævnet. d. Stævnerne i 2018 (KF). KF: Har skrevet ud til alle kontaktpersoner og bedt dem om at tage initiativ til videre handling, for at få tilkendegivelse af, om de regionale stævner er ok jf. den udsendte plan. Svar primo FSVM 2017 behandles i kommende FIUmøde (24 NOV). e. Forslag til ændring af bestyrelsens bemanding, jf. bilag 10(CHØ) CHØ: Kort motivering af årsagen til det fremsendte forslag. Bestyrelsens sammensætning bør afspejle DMI aktivitetsniveau. RL: Godt set af CHØ og helt i tråd med tiden at tilpasse bestyrelsen. Forslag til 7 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant ville være passende. CHØ: Reduktionen kunne godt ske i flere tempi, startende i Et evt. afgået bestyrelsesmedlem kunne af hensyn til evt. opgaver i jubilæumsåret godt fortsætte som medlem af et udvalg. Kunne være et godt signal at sende til medlemmerne, at bestyrelsens sammensætning tilpasses aktiviteterne. Konklusion: Der lægges op til, at 1 bestyrelsesmedlem og 1 suppleant afgår i 2017 og yderligere 1 bestyrelsesmedlem i KK: Af materialerne til repræsentantskabsmødet skal bestyrelsens forslag fremgå. Lovudvalget kommer med forslag til formulering: a. Hvis forslaget godkendes og b. Hvis forslaget ikke godkendes. f. Personvalg repræsentantskabsmøde 2017, jf. bilag 11(KF). KK gennemgik listen for personvalg. KK overvejer selv, hvorvidt han skal fortsætte. Øvrige bestyrelsesmedlemmer ønsker at KK kan fortsætte, under de betingelser han tilbyde rent arbejdsmæssigt. Alle bestyrelsesmedlemmer på valg, undtagen KF, accepterer genvalg. KF vil dog gerne fortsætte sit udvalgsarbejde. Vil gerne stille op til valg til bestyrelsen igen, i 2018.

5 - 5 - SMM stopper i g. DMI-repræsentant ved stævnerne(kf). KF: Der kunne godt sondres fra stævne til stævne vedrørende hvem, der er DMI-repræsentanter. Bestyrelsesmedlemmerne bør fortsat være repræsentanter ved stævnerne. Selv om man er stævneleder, kan man godt fungere som DMI-repræsentant også selv om man personligt deltager i stævnet. SMM: Man kan godt være stævneleder og samtidig være DMI-repræsentant, men kan/skal ikke være jurymedlem. KK: Praksis fortsætter. Det skal tilstræbes, at DMI-repræsentanten ikke samtidig er stævneleder. DMI-repræsentantens opgave er først og fremmest at varetage repræsentative opgaver under stævnet. 14. Orientering a. Fremtidig bemanding/arbejdsopgaver/-tid på sekretariatet. KK fremlagde forslag til fremtidig bemanding/arbejdsopgaver/-tid på SEC. Der bliver ikke ansat en ny bogholder. Samarbejdet med DIF Økonomiafdeling udvides. Det vurderes, at 3 timer ekstra pr. ansat pr. uge vil være tilstrækkeligt til at kunne inddække de ekstra opgaver. Det vurderes endvidere, at der kan opnås en besparelse på administrationsudgifterne på ca ,- pr. år minus udgifterne til DIF. Således at nettobesparelsen bliver godt ,- kr./årligt. Arbejdstidens fordeling foreslås at være TIR, ONS og TOR. Vicegeneralsekretæren bør også være med til bestyrelsesmøderne (forslag fra KRK). Det samlede forslag blev godkendt. b. Stævnekalender 2017, jf. bilag 12. TP gav kort gennemgang. Udvalgene rykkes for at komme med input til datoer/perioder. MR: I BIA ORI arbejdes der med to arrangørmuligheder: LGI og AKIF. 15. Referater DMI stævner. a. Skydning OKT, JDR, HSJ+RL RL gav kort uddybning af oplevelsen som DMI-repræsentant. Understreger, at der er behov for en nærmere koordination mellem FSVM og DMI-stævnet. MR: HBU deltog under forudsætning af, at man selv stillede med det fornødne hjælpepersonel. Der er ønske om et yderligere stævne om foråret. b. Indefodbold, 04 NOV, FAGI, CHØ God oplevelse og godt gennemført stævne. 16. DMI BE repræsentation ved stævner i a. Volleyball, 16 MAR, FAGI, KF b. Badminton, 30 MAR, IVG, MR 17. Aktionsliste a. Justering af aktionslisten, jf. bilag 1. Listen gennemgået, afsluttede pkt. sløjfet. På baggrund af dette referat, indføjer TP udledte aktionspunkter i ny udgave af aktionslisten.

6 Eventuelt a. Næste møde: TP udsender snarest DOODLE med forslag til mødedato ultimo FEB Separat møde vedr. jubilæet. Doodle i uge 2 JAN Mødet slut kl Tom Petersen Generalsekretær