Til alle tilbudsgivere. Dato: 5. november 2014

Transkript

1 Til alle tilbudsgivere Dato: 5. november 2014 Borgerservice Hjermvej Holstebro Tlf.: Cvr.nr.: Mail: J.nr.: Vores ref: Gitte Bak Dir. tlf.: Mail: EU-udbud vedr. Tømning af papir- og glaskuber i Skive Kommune, samt levering og tømning af glaskuber i Holstebro og Lemvig Kommuner og Grabning og transport af affald fra genbrugsplads i Skive Kommune Rettelsesbrev nr. 1 og Besvarelse af spørgsmål nr. 1, med spørgsmål der er indkommet inden den vejledende spørgefrist. Venlig hilsen Gitte Bak Divisionschef FÆLLESKOMMUNALT INTERESSENTSELSKAB EJET AF HOLSTEBRO, LEMVIG, SKIVE OG STRUER KOMMUNER

2 Side 2 Rettelsesbrev nr. 1 EU-udbud vedr. Tømning af papir- og glaskuber i Skive Kommune, samt levering og tømning af glaskuber i Holstebro og Lemvig Kommuner og Grabning og transport af affald fra genbrugsplads i Skive Kommune. Udbudsmaterialets pkt. 3.1 Opsamlingsmateriel I afsnittet om Holstebro og Lemvig Kommune ændres antallet afr glaskuber til 129 stk. I Udbudsmaterialets pkt. 3.5 Arbejdets udførelse Skemaet der viser tømninger mv. af glaskuber i Holstebro og Lemvig Kommuner udgår og erstattes af nedenstående. Holstebro og Tømninger/år Antal containere Lemvig (forventet) Kommune - glas Tilkald (2 23 tømn./år) Ialt Der påregnes følgende antal årlige tømninger: Holstebro og Lemvig Kommune Glas: ca. 900 tømninger pr. år

3 Side 3 Besvarelse af indkomne spørgsmål nr. 1 EU-udbud vedr. Tømning af papir- og glaskuber i Skive Kommune, samt levering og tømning af glaskuber i Holstebro og Lemvig Kommuner og Grabning og transport af affald fra genbrugsplads i Skive Kommune. Det enkelte spørgsmål og svar hertil fremgår af oversigten herunder Pkt. 3.1 Opsamlingsmateriel - Der angives eller kræves ingen krav om mærkning eller design af kuberne til Holstebro og Lemvig Kommune. Venligst oplys om det er en forglemmelse? 3.1. Opsamlingsmateriel Ejerskab. Ved kontraktens ophør overdrages containerne til udbyder. Hvordan er leverandøren kontraktligt stillet i forhold til denne overdragelse. Hvilken stand er acceptabel. Skal leverandører påregne, at en vis procentandel skal erstattes, eller bliver man enige om, at den pakke der er opsat er det man overtager i den stand de er? Nomi4s ønsker påsat et klistermærke i størrelsen H= 7 cm og B= 23 cm. NOMI4s leverer klistermærkerne. Påsætning kan eventuelt foretages i forbindelse med produktion af kuberne. Betaling for kuberne skal være inkl. påsætning af klistermærker. Nomi4s s er klar over, at kuberne overtages med den slitage som 5 års brug medfører, idet det er forudsat, at entreprenøren vedligeholder kuberne jfr. n. 3. Pkt. 3.3 Arbejdets udførelse. Entreprenøren skal tåle justering af tømningsintervaller, og hermed tømningsantal uden økonomisk kompensation. Vi ser lidt en skævvridning i incitament strukturen. Ved færre tømninger, begynder finansieringen af glascontainerne at skride. Overvejer man at godtgøre tabet på containerdelen, ved at man kan Sammen med besvarelsen af spørgsmål skal der downloades en ny tilbudsliste. Kuberne vil blive betalt månedsvis i kontraktperioden, hvorefter antallet af tømninger ikke har indflydelse på finansiering af kuberne.

4 Side 4 4. forhandle nye priser, i fald der er ændringer i antallet af tømninger. Dvs. hvordan forestiller Udbyder sig en eventuel større justering i Holstebro og Lemvig Kommuner, skal kompenseres i forhold til at entreprenøren finansierer kuberne over hele kontraktperioden? Pkt Ekstra tømning Hastetømning. Der ønskes oplyst timepris. Der er afsat plads i tilbudsskemaet, men i kolonnen : Enhedspris kr. pr. tømning venligst præciser hvilken enhedspris der skal angives er det timepris eller enhedspris? Se ny tilbudsliste som skal downloades. 5. Pkt Ved hastetømning skriver de, at man har 4 timers responstid, såfremt rekvirering sker inden for normal arbejdstid. Hvor mange hastetømninger har der fundet sted, og forventes der tømning inden for normal arbejdstid, eller samme dag, også selv om det løber ud over Hvis der ved rekvirering er under 4 timer til rådighed, kan tømning accepteres den næstfølgende arbejdsdag inden for de første 4 timer Glemmere Såfremt en container er tom ved ankomst, hvordan håndteres dette, således at man sikrer, den ikke bliver meldt ind som glemmer? Der meldes ind til Nomi4s, at kuben er tom og tømning ikke er foretaget. 7. Pkt Registrering / Vejning. Der må være en maxafvigelse på +/- 5 %. Såfremt der er en afvigelse, og der er behov for certificering, hvordan stiller vi Normalt vil det være entreprenøren der betaler for certificering af vejesystemet.

5 Side 5 os, såfremt vores vægt vejer rigtigt. Hvem bærer omkostningen for recertificeringen? Pkt Nytårsaflåsning. Hvornår foregår overdragelsen i forhold til denne rutine ved årsskiftet 2014/2015? Pkt. 6.3 Misligholdelse. Såfremt kontrakten ophører midt i perioden, hvordan stiller det leverandør i forhold til levering af glascontainerne. Laver man en opgørelse pr. den dato kontrakt stopper, og restværdien derved betales til leverandøren? Generelt: Hvor mange ton glas / papir er der transporteret sidste år Entreprise 2 Arbejdets udførelse Venligst oplys kapacitet af de 3 fraktioner i m3 og ton. Den nuværende entreprenør låser og den nye entreprenør låser op. Det er ved dette årsskifte kun aktuelt i Skive Kommune. Sammen med besvarelsen af spørgsmål skal der downloades en ny tilbudsliste. Kuberne vil blive betalt månedsvis i kontraktperioden, og restbeløbet i henhold til entreprenørens købsfaktura vil blive betalt kontant. Ton glas (2013) Holstebro: 380 Lemvig: 160 Skive: 440 Ton papir (2013) Skive: 30 Mængder fra Skive Genbrugsplads (2013) ton: Haveaffald: Rent træ: 725 Brændbart: Vil det være muligt at vise en fordeling af antal tømninger ud over kalender året, for hver måned. Gerne fraktionsopdelt. Specielt for haveaffald vil der være en sæsonbestemt årsvariation i mængden.

6 Side I afsnit 3.1 Skive kommune skrives der (32 stk + 13 stk + 1 stk) ialt 46 stk papir beholdere. I afsnit 3.3 skema er der anført 47 containere. : er der 46 eller 47 papir beholdere som skal tømmes? Disse beholdere ejes af udbyder, det fremgår ikke at vedligehold og udskiftning også er udbyders Det korrekte antal er 47 og 152 tømninger årligt. Alle enheder i Skive Kommune vedligeholdes af Udbyder I afsnit 3.1 Holstebro og Lemvig kommuner :... hvis udbyder forlænger kontrakten skal der på tilbudslisten angives et fradrag på tømningsprisen, som svarer til betaling for kuberne. : hvor skal det angives? Vedligehold af kuberne påhviler entreprenøren i de første 5 år. : ved forlængelse af kontrakten hvem har så ansvaret for vedligehold? Sammen med besvarelsen af spørgsmål skal der downloades en ny tilbudsliste. Kuberne vil blive betalt månedsvis i kontraktperioden, og vil således være betalt ved en eventuel forlængelse af kontrakten. Når ejerskabet er overgået til Udbyder, skal Udbyder også vedligeholde kuberne. 15. I afsnit 3.3 Skema vedr. Holstebro og Lemvig kommuner, tømning af glaskuber er angivet til ialt 111 stk, det må være en fejl! Se rettelsesbrev i dette dokument. 16. I afsnit Der bedes om en pris på ekstra tømninger, som skal indpasses indenfor kommende døgns planlagte Ekstratømninger afregnes til samme pris som normaltømning.

7 Side 7 kørsel, samtidig skrives der at de afregnes til samme enhedspris som ordinære tømninger. : bliver ekstra tømninger afregnet til pris anført for eksra tømninger? 17. I afsnit Der skal aflåses 90 kuber ved nytår. : hvor mange af disse står i Skive kommune? : hvor mange af de nye kuber, som skal leveres til Holstebro og Lemvig kommuner skal være med låse anordning? Ca. 70 er placeret i Skive Kommune. Antallet er ikke endelig fastlagt, men der forventes i omegnen af I afsnit Tømning af de enkelte kuber skal vejes, og indberettes hver måned. : skal indsamlet papir og glas afleveres i opsamlings kommune? Afsnit i Udbudsmaterialet ændres til følgende: Kort resume: Indsamlet papir i Skive kommune skal afleveres på modtageanlæg Affaldscenter Kåstrup, Kåstrupvej 20-22, 7860 Spøttrup. Indsamlet glas i Holstebro, Lemvig og Skive Kommuner Indsamlet glas skal afleveres ét af følgende modtage anlæg: Affaldsterminal Måbjerg, Hjermvej 19, 7500 Holstebro Affaldscenter Rom, Fabjergkirkevej 28, 7620 Lemvig. Affaldscenter Kåstrup, Kåstrupvej 20-22, 7860 Spøttrup

8 Side Sidste afsnit ekstra kørsel på mere eller mindre end 15 km vil blive reguleret med tilbudslistens pris på ekstra kørsel. : Mere eller mindre???? det giver ingen mening! : Hvor på tilbudslisten kan vi skrive ekstra kørsel? : Kan ekstra kørsel også udbetalea feks. ved omkørsler I afsnit 3.4 Der forlanges gennemført kursus for kørselsleder. : hvor og hvornår afholdes dette kursus, og hvor kan vi tilmeldes? I afsnit 3.5 Der skrives at afhentning skal finde sted på hverdage mellem kl. 7,00 og kl. 17,00, og her skrives at entreprenøren skal kunne tømme kuber i weekenden, (problematisk i forhold til de skrappe køre hviletids regler) : hvor mange tømninger forventes at skulle udføres i weekends? : hvor skal prisen for weekend tømning anføres? Det giver mening for udbyder, at såfremt der er færre kilometer til et nyt modtageanlæg, skal transportprisen også være mindre. Sammen med besvarelse af spørgsmål skal downloades en ny tilbudsliste, hvor dette beløb kan anføres. Der udbetales ikke ekstra ved midlertidige omkørsler. Kontakt eventuelt en Arbejdsgiver organisation, som sikkert kan give disse oplysninger. Eventuelt anfør hvornår kurset vil være gennemført. Der tømmes ikke i weekender. 22. Der nævnes papir- og glasbeholdere og Nye kuber. Venligst bekræft at beholdere er kuber. Ikke alle enheder går under betegnelsen kuber. Der er udarbejdet en oversigt i udbudsmaterialets pkt. 3.1 Opsamlingsmateriel.

9 Side Punkt 3.1 Opsamlingsmateriel. Der skal tømmes følgende materiel som ejes af udbyder:. Kan materiellet tømmes med samme grej, eller skal der skiftes mellem de forskellige beholdertyper? Er det muligt at få en adresseliste over hvor materiellet står, og hvor det fremgår om der står 1 eller 2 kuber på adresserne i Holstebro og Lemvig? Alle enheder kan tømmes med samme grej, idet alle har bundtømning. Adresseliste kan downloades sammen med denne besvarelse af spørgsmål Punkt 3.3 Arbejdets udførelse Skema med Holstebro og Lemvig Kommune glas. Tømninger I alt 111, Tømninger/år. Antal oplyste tømninger af glas, ca tømninger pr. år. Dette tal står efter vor opfattelse ikke i forhold til 111 tømninger pr. år.. Er det en fejl? Ellers venligst afklar. Punkt Transport og aflevering på modtageanlæg Sidste afsnit. Hvilken pris vil ekstra kørsel blive afregnet efter på tilbudslisten? Der er ikke en pris der hedder Ekstra kørsel. Se rettelsesbrev i dette dokument. Sammen med besvarelsen af spørgsmål skal der downloades en ny tilbudsliste. Her vil der være en rubrik til angivelse af beløbet Kravspecifikation Entreprise 2 Punkt 4.2 Arbejdets udførelse Kørsel i weekender og helligdage. Ydes der ikke ekstrabetaling for kørsel i weekender og helligdage? Hvor mange transporter har der været i weekender og helligdage i 2013 af hver Der ydes ikke ekstra betaling for kørsel i weekends og helligdage. Normalt tømmes der ikke i weekends, men det skal indregnes i tilbuddet, at der i forbindelse med påske og pinse skal foretages tømning på lørdage/helligdage,

10 Side 10 af de 3 fraktioner? samt måske en enkelt gang i forbindelse med foråret Betaling og regulering Punkt 5.1 Fremsendelse af faktura Andet afsnit. Nomi4s bedes definere hvad der menes med hvert enkelt plads, hvor kuberne står? Jævnfør vort spørgsmål under punkt 3.1 om adresseliste, der denne liste vigtig, da en oversigt er en forudsætning for, at kunne tælle hvor mange fakturaer, vi skal sende hver måned. Følgende sætning udgår af afsnit 5.1: "Entreprenøren skal fremsende selvstændige fakturaer for hver enkelt plads." Særlige betingelser 6.2 Sikkerhedsstillelse Skal sikkerhedsstillelse udfærdiges i forbindelse med tilbuddets afgivelse, eller ventes der til en evt. kontraktunderskrivelse? I forbindelse med tilbuddet skal der fremsendes en erklæring om, at pengeinstitut eller lignende har til hensigt at stille en garanti i tilfælde af kontrakt. Den endelige sikkerhedsstillelse skal foreligge senest 4 uger før kontraktstart. 29. Hvor ofte er der tømning i Holstebro og Lemvig? Jeg kan se at der er 1 kube som skal tømmes 52 gange. Hvor er den? I skemaet øverst på side 11 er det angivet hvor ofte de enkelte kuber tømmes. Se rettelsesbrev i dette dokument. 30. Hvor er kubernes placering i kommunerne og hvordan er tømningsplanen for den enkelte kube? Kubernes præcise placering vil blive oplyst ved kontraktindgåelse. Antallet af tømninger fremgår af de viste skemaer.

11 Side Er det korrekt at der også skal stilles bankgaranti for det beløb i tilbuddet som er finansiering af kuberne? Har man som tilbudsgiver garanti for at der er det anførte tømninger, da det ellers ikke er muligt at give et reelt tilbud indeholdende finansiering af kuberne.? Hvad vil der ske hvis der er flere tømninger end anført? Skal flaskerne fra de respektive kommuner tømmes i disse eller kan man fylde containeren på bilen med flasker fra flere kommuner? Vi kører med så stor en container at der kan være op til ca. 10 tons flasker i den. Det er korrekt. Sammen med besvarelsen af spørgsmål skal der downloades en ny tilbudsliste. Kuberne vil blive betalt månedsvis i kontraktperioden, hvorefter antallet af tømninger ikke har indflydelse på finansiering af kuberne. Se svar på spørgsmål 32, og flere tømning vil blive afregnet efter den afgivne enhedspris. Afsnit i Udbudsmaterialet ændres til følgende: Kort resume: Indsamlet papir i Skive kommune skal afleveres på modtageanlæg Affaldscenter Kåstrup, Kåstrupvej 20-22, 7860 Spøttrup. Indsamlet glas i Holstebro, Lemvig og Skive Kommuner Indsamlet glas skal afleveres ét af følgende modtage anlæg: Affaldsterminal Måbjerg, Hjermvej 19, 7500 Holstebro Affaldscenter Rom, Fabjergkirkevej 28, 7620 Lemvig. Affaldscenter Kåstrup, Kåstrupvej 20-22, 7860 Spøttrup

12 Side 12 Udbudsvilkår 35. Vi er et selskab under stiftelse som vil give tilbud på grabning m.m. Er det ved tilbuddets indsendelse nok at selskabet er under stiftelse. Det vil være hensigtsmæssigt at anføre virksomhedens drifts- og egenkapital, og angive at selskabet er under stiftelse. Tilbudsliste 36. Tilbudsliste: Der er på tilbudslisten ikke lavet plads til angivelse af fradraget størrelse ved Udbyders option på forlængelse af kontrakten. Hvorledes er leverandør stillet, Sammen med besvarelsen af spørgsmål skal der downloades en ny tilbudsliste. Kuberne vil blive betalt månedsvis i kontraktperioden, og vil således være betalt ved en eventuel forlængelse af kontrakten.