Referat af ordinært afdelingsmøde

Transkript

1 Afdeling B7-B15 Referat af ordinært afdelingsmøde mandag den 31. oktober 2016 kl på Lyngby Stadion, Lundtoftevej 53, 2800 Kgs. Lyngby 1. Velkomst Formand for afdelingsbestyrelsen Claus Dahl bød velkommen. Der var mødt beboere fra i alt 72 husstande. Endvidere deltog fra Carlshøjs selskabsbestyrelse Erik Madsen, afdeling A og Per Strandsbjerg, afdeling D. Fra ejendomsfunktionen deltog ejendomsleder Tommy Høj Jensen og fra DAB bestyrelseskonsulent Tormod Ousager. Yderligere deltog advokat Dennis Holm Petersen. a) Valg af dirigent Claus Dahl foreslog advokat Dennis Holm Petersen som dirigent. Han blev valgt uden modkandidater og konstaterede afdelingsmødet lovligt indkaldt i henhold til boligselskabets vedtægter og dermed beslutningsdygtigt. Dirigenten orienterede om praktiske forhold angående mødets afvikling, herunder at det ikke var tilladt at foretage lyd- eller billedoptagelser under mødet. b) Valg af referent Afdelingsbestyrelsen foreslog Tormod Ousager fra DAB som referent, og han blev valgt. c) Valg af stemmeudvalg Til at bistå dirigenten i stemmeudvalget valgtes Ulla Hagen og Birgit Iversen, begge fra B7.

2 2. Orientering fra afdelingsbestyrelsen Claus Dahl forelagde følgende orientering fra afdelingsbestyrelsen: De igangsatte tagrenoveringer i B7, B9 og B14 har præget billedet i form af tre byggepladser rundt i afdeling B her henover sommeren. Projekterne er ved at være færdige og alle tre projekter er gennemført inden for rammerne. Det betyder, at vi nu kun mangler de to sydvendte facader på henholdsvis afdeling B12 og B13 i forhold til det oprindelige projekt. Hertil vil nogle af jer pege på gavlisolering, men kommunen stoppede alle disse projekter med en lokalplan, som foreskriver at facader og gavle fremover skal ligne det eksisterende murstensbyggeri. Det gør sådanne projekter væsentligt dyrere. Vi vil afvente renoveringsprojektet i højhuset, som igangsættes i efteråret 2017 før vi tager stilling til hvordan vi kan løse disse facadeprojekter i forhold til lokalplanen. Man kan sige, at vi med afslutningen af de tre tagprojekter har fået 8 af 9 afdelinger op på et fornuftigt energi- og vedligeholdelsesniveau uden at det har kostet de store huslejestigninger nok mest på grund af dels de store henlæggelser, som var opsparet siden begyndelsen af 2000 tallet og dels det lave renteniveau. Tilbage står en afdeling, højhuset, som de næste 2-3 år skal renoveres og isoleres. Dette projekt styres af et nedsat byggeudvalg. Herudover er en række mindre projekter som f.eks. legepladsen ved B7 ved at kunne færdiggøres. Vi har tømt stort set alle henlæggelser og trækningsrettigheder for at gennemføre de allerede færdiggjorte projekter med minimal huslejestigning. Det betyder, at vi er nødt til at tage hul på en ny opsparing i lighed med det vi gjorde for år siden til større vedligeholdelsesprojekter de kommende 10 til 20 år. Samtidig har vi de seneste år kunnet konstatere, at de faste udgifter er steget, herunder de offentlige udgifter og de indirekte omkostninger forbundet med vores administration. En større del af den administrationsydelse, som vi betaler DAB for, overføres til udførelse på ejendomskontoret, der får en række nye opgaver DAB burde have løst uden at der tilsvarende er reduceret i ydelsen til DAB. Denne udfordring kan løses på to måder enten ved at ansætte flere på ejendomskontoret eller ved at effektivisere driften. Det er primært det sidste der er i gang. Man kan sige, at DAB er rendt med en væsentlig del af effektiviseringsgevinsten for de ændringer, som er i gang på ejendomskontoret. 2

3 På affaldsområdet forventer vi i fremtiden, at vi alle skal aflevere vores affald i en slags affaldsøer i sorteret stand. I den forbindelse har vi på opfordring fra tidligere afdelingsmøder set en mulighed for at reducere vores samlede udgifter til den eksisterende fælles genbrugsplads, og erstatte denne med nogle få containere nord og syd i afdeling B i stil med det man gør i afdeling C. Vi har holdt fastelavnsfest sammen med afdeling A med god tilslutning på en kold vinterdag. Sommerfesten var der desværre ikke den store tilslutning til, men der blev grillet pølser selv om der kom en ordentlig regnbyge midt i det hele. Vi kan desværre ikke fortsætte med at undlade huslejestigning for fjerde år i træk, og vi foreslår mellem 0 og ca. 2 %, men mere om det under budgettet. Afdeling B11 har allerede godkendt en stigning på ca. 3 % til dækning af en række supplerende arbejder forud for højhusets renoveringsprojekt. Til sidst et par ord om det at bo i et selvejende almen boligorganisation. Det at bo tæt sammen sætter krav til os alle om rummelighed og en god tone overfor hinanden. Der er meget lydt i vores boliger og vi bliver flere og flere med forskellig baggrund og levevis - det er en udfordring i sig selv som vi alle må være med til at løse. En del af den rummelighed er også afgrænset i den husorden som til stadighed foreligger og som til stadighed tilpasses ved afdelingsmøderne. Vi ser stadig for mange overtrædelser af de fællesregler, som skulle skabe grundlag for god ro og orden. Disse overtrædelser påvirker enkelte til at tage reglerne i egen hånd overfor beboere, som ikke kan finde ud af at overholde vores fælles regler. Begge parter har en skyld i dette, men brug kræfterne på hjælpe hinanden med at forstå reglerne og klag over de beboere til ejendomskontoret eller DAB, som gentagne gange ikke overholder vores husorden frem for at skændes med dem. I den forbindelse er det os alle, som har et ansvar for at husordenen overholdes og ikke specifikt afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen er ikke politimyndighed, mens vores ejendomskontor har til opgave at videregive overtrædelser til DAB, hvis de ser det eller der klages skriftligt. Tak for det store arbejde afdelingsbestyrelsen har gjort i det forløbne år det har været mere end et halvtidsjob for en del af bestyrelsesmedlemmerne. Orienteringen gav anledning følgende spørgsmål og bemærkninger: En beboer fra B10 spurgte til bygningernes energiniveau henholdsvis før og efter renoveringerne. Claus Dahl oplyste, at dette ikke var kategoriseret. 3

4 Charlotte Wendelboe, B11, orienterede om en voldelig hændelse mod sagesløs på Lyngbygårdsvej og opfordrede til opmærksomhed og hjælpsomhed i området. Preben Bøgvald, B10, spurgte til den planlagte omlægning til fjernvarme. Bodil Madsen oplyste hertil, at projektet var forsinket, så omlægningen først kunne ske i 2017, måske først til foråret. Herefter tog afdelingsmødet orienteringen til efterretning. 3. Budget 2017 Dirigenten oplyste, at det var aftalt, at budgetforslagene ville blive fremlagt af Tormod Ousager fra DAB. a. Behandling af forslag med budgetvirkning Tormod Ousager fremlagde afdelingsbestyrelsens forslag til fælles langtidsplansarbejder for alle B-afdelingerne. For budgetåret 2017 omfatter det Reparation af veje o Poppelhegnet, lige numre kr. o Lyngvej kr. Sommersti o Reparationer kr. o Fornyelse af belægning kr. o Fornyelse af belysning kr. Opretning af belægning og aqua-dræn kr. Omlægning af P-pladser ved B kr. Genetablering af containerplads kr. Legepladser o Vedligeholdelse og reparation kr. o Legeplads ved B kr. Tilsammen kr. Tormod Ousager oplyste, at udgifterne var indarbejdet i de udsendte forslag til langtidsplan for hver enkelt afdeling i henhold til de indbyrdes fordelingstal. Der var herefter debat om forslaget særligt mht. containerpladser. 4

5 Kirsten Skyhøj, B15, ønskede oplyst, hvorfor det var nødvendigt at bruge penge på at genetablere containerplads, når der allerede var en ordning med fælles containerplads med A-afdelingerne. Bent Midstrup forklarede, at containerpladsen ligger på afdeling A s grund, og at der havde været forslag fra A s afdelingsformand om at omlægge den til parkeringspladser. Derfor måtte afdeling B berede sig på at have sin egen containerplads. Han tilføjede, at den nuværende ordning var for dyr. Erik Madsen, som er formand for A-afdelingerne, oplyste, at A-afdelingerne nu gerne ville fortsætte samarbejdet om den fælles containerplads. En beboer bemærkede, at det ikke fremgik af forslaget, hvor meget man ville spare ved at etablere egen containerplads i B. Tommy Høj Jensen oplyste, at han forventede, at kommunen i april 2017 ville komme med en udmelding om eventuelle nye regler for affaldshåndtering. Bodil Madsen tilføjede, at hvis der kom nye regler fra kommunen om håndtering af affald, så var det vigtigt, at der var afsat penge til, at man kunne indrette sig i forhold til det. En beboer spurgte, om nye regler kunne indebære lukning af affaldsskakterne. Dette bekræftede Bent Midstrup. Charlotte Wendelboe, B10, opfordrede til at skille tingene ad, så eventuelle nye regler for affaldssortering og affaldsskakter blev behandlet for sig og ikke sammen med spørgsmålet om at genetablere containerplads i B-afdelingerne. En beboer opfordrede til, at man ikke brugte penge til containerplads, før der måtte opstå et reelt behov. En anden beboer udtrykte enighed i dette og opfordrede til, at samarbejdet om den nuværende containerplads indtil videre skulle fortsætte som hidtil, og at man skulle afvente eventuelle nye regler fra myndighederne, og til den tid se, hvad de gik ud på, før man traf nogen beslutninger om ændring af affaldsordning eller containerplads. Tom Lützen, B10, foreslog afstemning om fællesbudget som et rammebudget. Kirsten Skyhøj tilkendegav, at det var i orden at afsætte penge for det tilfælde, at der måtte opstå et behov, men at det ikke dermed var godkendt, at B-afdelingerne udtrådte af samarbejdet med A-afdelingerne om fælles containerplads. 5

6 Dirigenten afsluttede herefter debatten og satte forslaget om de fælles langtidsplansarbejder til afstemning ved håndsoprækning af stemmesedler. Han konstaterede, at forslaget var vedtaget med stort flertal. Tormod Ousager oplyste, at der ikke var indkommet andre forslag, der havde budgetvirkning for alle afdelinger. Der var indkommet forslag, som havde budgetvirkning for enkelte afdelinger, og han oplyste, at de ville blive behandlet umiddelbart før behandling af budgetforslag for den pågældende afdeling. b. Fremlæggelse af budgetforslag mv. til godkendelse Tormod Ousager orienterede om budgetprocessen, som lå til grund for de udsendte budgetforslag og langtidsplaner. Endvidere orienterede han om udgifterne til ejendomsfunktionen, som er fælles for alle Carlshøj-afdelinger i både A, B og D, og som indregnes i budgetterne for de enkelte afdelinger iht. deres fordelingstal. Udgifterne budgetteres i 2017 samlet til Konto 114 ejendomsfunktion kr. (2016: tkr.) Konto 116 fælles maskiner kr. (2016: 117 tkr.) Herefter orienterede han om udgifter, som er fælles for B-afdelingerne, og som er indregnet i budgetforslagene for de enkelte B-afdelinger iht. deres fordelingstal. For 2017 er budgetteret følgende udgifter: Konto 118 bidrag til mødelokale i B kr. Konto 119 afdelingsbestyrelsens udgifter kr. Konto 119 beboermøder og arrangementer kr. Konto 119 administration i afdelingen kr. Konto 119 honorar til rådgivere og juridisk kr. Tormod Ousager forelagde herefter nedenstående tabel med oversigt over de foreslåede lejereguleringer for de enkelte afdelinger: 6

7 Afdeling Uændret leje hele året Uændret leje + forbedringsstigning Lejestigning pr. 1/ B7 0,0% (+1,95% pr. 1/1) B8 0,0% B9 0,0% (+3,05% pr. 1/1) B10 0,0% B11 0,0% (+2,94% medio) B12 1,93% B13 1,95% B14 1,50% B15 1,96% B7 Behandling af forslag A om udskiftning af komfurer (afdelingsbestyrelsen) Leif Jensen oplyste, at han af flere grunde ville være ærgerlig over at skulle skifte gaskomfuret til el, og andre beboere udtrykte lignende betænkeligheder. Efter overvejelse fremsatte afdelingsbestyrelsen følgende ændringsforslag: Afdelingsbestyrelsen foreslår, at afdeling B7 får udskiftet gaskomfurer samt ældre elkomfurer efter ønske. De enkelte lejemål skal skriftligt fremsætte deres ønske over for ejendomskontoret senest december Der var ingen indsigelser til ændringsforslaget, som dirigenten hermed B7 Fremlæggelse af budgetforslag til godkendelse Tormod Ousager fremlagde afdelingsbestyrelsens forslag om, at huslejen efter den allerede varslede forbedringsstigning på 1,95% pr. 1. januar 2017 skulle være uændret i resten af B8 Fremlæggelse af budgetforslag til godkendelse Tormod Ousager fremlagde afdelingsbestyrelsens forslag om, at huslejen skulle være uændret i Der blev spurgt til tidsplan for udskiftning af hoveddøre, som er indeholdt i budgettet for indeværende år. Tommy Høj Jensen oplyste hertil, at han forventede, at udskiftningen ville blive påbegyndt i uge 48. 7

8 B9 Behandling af forslag B om flytning af tørregård (afdelingsbestyrelsen) Efter drøftelse af forslaget satte dirigenten dette til afstemning ved håndsoprækning blandt de fremmødte beboere fra afdelingen. Han konstaterede, at der var 6 stemmer imod forslaget og ingen for, og at det dermed var forkastet. B9 Fremlæggelse af budgetforslag til godkendelse Tormod Ousager fremlagde afdelingsbestyrelsens forslag om, at huslejen efter den allerede varslede forbedringsstigning på 3,05% pr. 1. januar 2017 skulle være uændret i resten af B10 Behandling af forslag C om omlægning til tørrerum (E. Johansen mfl.) Efter drøftelse af forslaget satte dirigenten dette til afstemning ved håndsoprækning blandt de fremmødte beboere fra afdelingen. Stemmeudvalget optalte 12 stemmer for forslaget og 8 stemmer imod. Dirigenten konstaterede, at forslaget dermed var vedtaget. B10 Fremlæggelse af budgetforslag til godkendelse Tormod Ousager fremlagde afdelingsbestyrelsens forslag om, at huslejen skulle være uændret i Med hensyn til udmøntning af indeværende års budget oplyste Tom Lytzen, at han fandt det utilfredsstillende, at tidsplanen for udskiftning af hoveddøre ikke var overholdt, og at beboerne ikke havde fået information om dette. B11 Fremlæggelse af budgetforslag til godkendelse Tormod Ousager fremlagde afdelingsbestyrelsens forslag om, at huslejen skulle være uændret i 2017 bortset fra den forbedringsstigning, som tidligere var vedtaget ville komme midt på året i forbindelse med forprojektet før den store renovering. 8

9 Jørn Johansen ønskede oplyst, hvorfor udgifterne til omlægning af parkeringspladser ved B11 var opgjort til kr. i fællesbudgettet, mens der i B11 s langtidsplan kun var indføjet et beløb på kr. Claus Dahl oplyste, at de kr. var B11 s andel af de samlede udgifter på kr., og at resten betales af de øvrige B-afdelinger iht. deres faste fordelingstal, idet parkeringspladser er fælles arbejder i B-afdelingerne. Jørn Johansen ønskede tillige oplyst, om der var søgt godkendelse i kommunen til anlæg af disse parkeringspladser i den grønne kile. Bent Midstrup svarede hertil, at der endnu ikke er sendt ansøgning til kommunen om tilladelse til disse parkeringspladser. Han tilføjede, at Carlshøj B gennem DAB i sin tid havde gjort indsigelse over for kommunen mod den nye lokalplans begrænsninger af muligheder for at etablere parkeringspladser bl.a. mellem B10 og B11. Der var ikke yderligere spørgsmål til budgetforslaget og heller ingen indsigelser, og dirigenten konstaterede dermed, at budgetforslaget var vedtaget. B12 Fremlæggelse af budgetforslag til godkendelse Tormod Ousager fremlagde afdelingsbestyrelsens forslag om lejeregulering med 1,93% med virkning fra 1. marts Jesper Lykke Clausen spurgte til nødvendigheden af at afsætte kr. til honorar til rådgivere og til juridisk assistance. Bodil Madsen svarede, at eftersom Carlshøj B havde oplevet at blive stævnet, vurderede afdelingsbestyrelsen, at det kunne ske igen, og at det derfor ville være fornuftigt at afsætte midler til dækning af udgifter til juridisk assistance. Der var ikke yderligere spørgsmål til budgetforslaget og heller ingen indsigelser, og dirigenten konstaterede dermed, at budgetforslaget var vedtaget. B13 Fremlæggelse af budgetforslag til godkendelse Tormod Ousager fremlagde afdelingsbestyrelsens forslag om lejeregulering med 1,95% med virkning fra 1. marts B14 Behandling af forslag D om nye cykelstativer (afdelingsbestyrelsen) Dirigenten konstaterede, at der ikke var nogen indsigelser mod forslaget, og at det dermed var vedtaget. 9

10 B14 Fremlæggelse af budgetforslag til godkendelse Tormod Ousager oplyste, at udgifterne ved det netop vedtagne forslag om fornyelse af cykelstativer ville blive indført i afdelingens langtidsplan med de kr., som fremgik af forslaget, og at det dermed ikke ville have indflydelse på driftsbudgettet for det kommende år. Han fremlagde herefter afdelingsbestyrelsens forslag om lejeregulering med 1,50% med virkning fra 1. marts B15 Fremlæggelse af budgetforslag til godkendelse Tormod Ousager fremlagde afdelingsbestyrelsens forslag om lejeregulering med 1,96% med virkning fra 1. marts Tormod Ousager konstaterede, at alle budgetforslag hermed var vedtaget i de respektive boligafdelinger og oplyste, at de ville blive fremlagt til endelig godkendelse i boligselskabets bestyrelse på møde den 8. november Behandling af øvrige forslag a) Forslag E om parkering v/else og Tom Lytzen, B10 Tom Lytzen motiverede sit forslag. Han nævnte, at det var vanskeligt at finde plads at parkere, dels fordi der generelt var stort parkeringsbehov også for andre end beboere i Carlshøj B og dels fordi andre områder var skiltet med parkeringsrestriktioner. Han ønskede derfor, at der blev gjort noget ved problemet og nævnte, at en mulighed kunne være at sætte nogle skilte op. Der var herefter en længere debat, hvor en række beboere tilkendegav forskellige observationer og vurderinger af behov og mulige løsninger. 10

11 Bl.a. foreslog Jørn Johansen, at de 7 private parkeringspladser ved Varmecentralen blev frigjort til almindelig brug, således at flere ville kunne få gavn af dem særligt i dagtimerne. Bodil Madsen oplyste hertil, at eftersom disse parkeringspladser ligger på Varmecentralens matrikel, hører de under boligselskabet, og det er dermed selskabsbestyrelsen og ikke B-afdelingerne der disponerer over dem. Bent Midstrup oplyste, at afdelingsbestyrelsen arbejdede på en løsning med op mod 30 parkeringspladser, og at dette ville blive forelagt på et senere tidspunkt. Forslagsstilleren Tom Lytzen rundede debatten af og nævnte, at han ikke havde til hensigt at afdelingsmødet nu skulle stemme om konkrete tiltag, men at han med forslaget ønskede, at afdelingsbestyrelsen skulle være opmærksom på problemerne med parkering og søge at finde løsninger på dette. Herefter afsluttede dirigenten debatten. b) Forslag F om hjertestartere v/allan og Jytte Jonsen, B11 Allan Jonsen motiverede sit forslag. Forespurgt oplyste Tommy Høj Jensen, at udgifter til hjertestarter udgør ca kr. i anskaffelse, og herefter er der en årlig udgift på ca kr. Charlotte Wendelboe, B11, foreslog at der kunne være en hjertestarter ved Varmecentralen, og at man eventuelt kunne samarbejde med afdeling A om at få hjertestarter flere steder. Allan Jonsen mente, at det ville være uhensigtsmæssigt i en akut situation at skulle bruge tid til at løbe til Varmecentralen efter hjertestarter. I stedet ville det være bedre at have én i hver blok. Ulla Hagen understregede, at det uanset hjertestarter var meget vigtigt altid straks at ringe 112, og at nogen skulle blive og forsøge at genoplive personen. Dirigenten sammenfattede debatten og konstaterede, at der var almindelig opbakning til, at afdelingsbestyrelsen arbejder videre med ønsket om, at beboerne kan få adgang til hjertestarter. c) Forslag G om ændring af husorden v/jørn Johansen, B11 Jørn Johansen motiverede sit forslag. 11

12 Herunder fremhævede han, at Carlshøj B ville kunne spare en stor del af de kr., som netop var afsat i budgetterne til juridisk assistance, såfremt man fulgte hans forslag om at tilbageføre husordenen til reglerne fra før ændringen i 2013, idet der så ikke ville være regler angående parkering af høje køretøjer, og dermed ville det ikke være nødvendigt for ham at anlægge en ny retssag mod Carlshøj B for ulovlig husorden. Der var herefter debat om forslaget og andre relaterede forhold. Herefter satte dirigenten forslaget til afstemning ved håndsoprækning af stemmesedler. Stemmeudvalget optalte 20 stemmer for forslaget, men et overvældende antal nej-stemmer, hvorefter dirigenten konstaterede forslaget forkastet. 5. Valg af beboerrepræsentanter a. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen Bodil Madsen, B11, og Jacobine Jørgensen, B8, der begge var på valg, tilkendegav begge at være villige til genvalg. Der meldte sig ikke andre kandidater, og dirigenten konstaterede dermed begge genvalgt for en 2-årig periode frem til det ordinære afdelingsmøde i efteråret Afdelingsbestyrelsen består herefter af Claus Dahl, B11, Bent Midstrup, B11, Ulla Hagen, B7, Bodil Madsen, B11, og Jacobine Jørgensen, B8. Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv på sit førstkommende møde. b. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen Den nuværende suppleant Gunver Pedersen, B7, tilkendegav at genopstille. Endvidere opstillede Birgit Iversen, B7, og Connie Andersen, B8. Det blev besluttet, at alle tre valgtes som sideordnede suppleanter for en 1-årig periode frem til det ordinære afdelingsmøde i efteråret

13 c. Valg af medlemmer til repræsentantskabet 1. Beslutning om valgmetode Afdelingsmødet besluttede, at medlemmerne af boligselskabets repræsentantskab fortsat skal udpeges af afdelingsbestyrelsen. 2. Evt. valg af 5 repræsentantskabsmedlemmer I medfør af beslutningen under pkt. 1 bortfaldt dette punkt. 6. Eventuelt Hansen fra B10 spurgte til opkrævning af vask, idet dette ikke var blevet opkrævet på huslejen længe. Claus Dahl oplyste, at det gjaldt for alle 9 afdelinger, at det pga. nogle tekniske forhold først ville blive opkrævet fra 1. oktober 2016 og ikke med tilbagevirkende kraft. Kirsten Skyhøj, B15, forespurgte om afdelingsbestyrelsens holdning til, at et punkt i husordenen om parkering var blevet kendt ulovlig i retssystemet. Bent Midstrup svarede, at afdelingsbestyrelsen ikke udtaler sig om konkrete personsager. Der var herefter ikke flere bemærkninger til eventuelt, og dirigenten konstaterede dermed dagsordenen for gennemført. Han takkede for god ro og orden og gav ordet til afdelingsformand Claus Dahl. Claus Dahl takkede dirigenten for god mødeledelse og afsluttede herefter mødet. Dette skete kl Dennis Holm Petersen Dirigent Tormod Ousager Referent 13