Generalplan revideret d. 10/ *** Blåbjerg Børnemusikfestival 2016 *** adgangskode: blaabfest

Transkript

1 Generalplan revideret d. 0/ *** Blåbjerg Børnemusikfestival 206 *** adgangskode: blaabfest Ansøgninger - Myndigheder - Sponsorer A Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Varde kommune Fælles ansøgning til: Februar: Åse 0/2-6 Kommunen: brug af Outr. anlæg, Beredskab: festivalpladsplan, Politi: arrangement og optog Hjv. Politi: eskorte af optog Ansøgning er elektronisk på Varde Kommunes hjemmeside 2 Fødevarestyrelsen Tilladelse til servering søges ikke, vi er under bagatelgrænse. Gældende regler for hygiejne ved offentlig servering følges. Se Søges ikke 3 Dansk røde kors Varde Samaritervagt Februar: Kontakt vagtkoordinator David dinvagt.varde@gmail.com Åse 0/2-6 Svendsen 4 Brandkassen Sponsor 5.000,- beløb ikke fast 22. februar: Kontakt Jens Larsen Lunde j.la@larsen.mail.dk Anna 0/2-6 5 Outrup Sogneforening Sponsor.500,- beløb ikke fast Laurids Knudsen arngaard60@gmail.com Anna 0/2-6 6 Varde kommune Sponsor 5.000,- beløb ikke fast Kulturudvalget vardekommune@varde.dk Anna 0/2-6 7 Sparekassen N.N. Sponsor Ikke søgt 205 Bero 8 Sydbank Sponsor Ikke søgt 205 Bero 9 Aktivitetsboder B Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Børnehaven Mælkevejen Dåsekast Keglebane I telt 3x3 Pia 0/2-6 2 Børnehaven Outrup Perler i hår I storteltet Karen 0/2-6 3 Børnehaven Lunde Stempel Tatoo I storteltet Margit 0/2-6 4 Kvong Priv. Børnehave Armbånd og perlehalskæder I storteltet Margit kontakter Hanne???? 5 SFO Nr. Nebel Sminke I storteltet Morten 0/2-6 6 SFO Blåbjerg friskole Sminke 2 I storteltet Birgitte 0/2-6 Blåbjerg Børnehave 7 SFO Lunde Kvong Hammerslag I telt 3x3 Anita 0/2-6 8 SFO Outrup Hårflet I storteltet Inge 0/2-6 9 Alle Indkøb af materialer til Alle 0/2-6 boderne. Alle sørger selv for at få suppleret materialer. Regning sendes til: Blaabjerg Børnemusikfestival kassereren. Der udskrives almindelig regning anvend evt. foreningens Cvr. Nr Brug ikke EAN nummer. 0 Alle Bemanding af aktivitetsboder Alle institutioner organiserer selv bemanding Alle 0/2-6 Side af 7

2 Generalplan revideret d. 0/ *** Blåbjerg Børnemusikfestival 206 *** adgangskode: blaabfest Salgsboder aftaler om bemanding C Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført SFO Nr. Nebel Isbod voksen til at vejlede eleverne 5-6 kl. Morten 0/2-6 2 SFO Nr. Nebel og Kaffe og kage Bemanding 3 pers. pr. time Morten 0/2-6 Børnehaven Mælkevejen Hold A kl.: 2:45-4:30 og B kl 4:30-6:00 Pia 3 SFO Outrup og Kaffe og kage 2 Inge 0/2-6 Outrup Børnehave Karen 4 SFO Lunde/Kvong og Pølser, sodavand og saft salg Anita 0/2-6 Lunde Børnehave Margit 5 SFO Blåbjerg friskole og Bagerbrød og saftuddeling til Birthe 0/2-6 Blåbjerg Børnehave optrædende. Birgitte 6 Person ansvarlig? Opkræve entré ved indgang: 2 Boder opstilles. Der indskrives nye Anna 0/2-6 6 personer til indgangen. medlemmer til foreningen. 7 Outrup hotel Kaffebrygning Kaffe i kander fra Outrup hotel. Anna 0/2-6 8 Person ansvarlig? Koordinator i salgsboder Person der på dagen har overordnet styr på varer i udskænkningsboder og skaffer manglende varer. Ellen 0/2-6 9 Person ansvarlig? Løbende indsamling af penge fra bodernes pengekasser 0 Børnehaverne i: Bedsteforældre vagt ved Kvong+Blåbjerg, søen og indgangen. Nr. Nebel-, Outrup-, og Lunde. Side 2 af 7 2 stk. i alt.- 3 stk. fra hver børnehave dog Kvong og Blåbjerg finder 3 fælles. Bord parasol opsættes. Tidsplan udfyldes af involverede. Skabelonen kan genbruges. Bestilling af varer til salgsboder Anna 0/2-6 Karen Margit kontakter D Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Outrup Brugs Bestilling af varer til boder Bestilles senest 4 uger før festivalen FU 0/2-6 se bestillingslisten 2 Outrup Bageri Pølsehorn til efter optræden Antal samles til aprilmødet, der Inge 0/2-6 bestilles 5 brød uden pølse. 3 Alle institutioner Bagning af kager til salg i kaffeboden. HUSK! Kagerne afleveres hele i Åse 0/2-6 Institutionerne i Nr Nebel og Outrup bager hver 8 foliebakker. Øvrige bager 4 foliebakker. foliebakkerne på festpladsen. Foliebakker udleveres på mødet i april. 4 Person? Trykning af kaffebilletter til frivillige Klar til uddeling på mødet i april. Åse 0/2-6 Der produceres ca. 250 stk. 5 Festival Oplæg til priser i salgsboder Entre: kr. 20,- voksen over 8 år. - Kaffe, kr. 5,- Kage kr. 5,- / Pølse + brød kr. 5,- / sodavand kr. 0,- / sodavandsis kr. 0,- Vaffelis kr. 5,- stor vaniljeis med overtræk kr. 5,- FU 0/2-6 Bestilling, aftaler og organisering af materiel til boder og festplads 0/2-6

3 Generalplan revideret d. 0/ *** Blåbjerg Børnemusikfestival 206 *** adgangskode: blaabfest E Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Hjortshøj Borde og bænke Bestilling af 40 borde med bænke Ulla 0/2-6 0/2-6 så de kan bruges i boderne. Anna 2 Hjortshøj Kummefrysere 2 stk Opstilles til isboden. -do- 0/2-6 3 Hjortshøj Stort køleskab stk Opstilles til opbevaring af pølser -do- 0/2-6 4 Hjortshøj Bestilling af 2 store telte 9x8m Opsættes til salgsboder/køkken og -do- 0/2-6 til aktivitetsboder 5 Outrup sogneforening Bestille Barborde 4 stk -do- 0/2-6 6 Outrup sogneforening Bestille trægulv til salgsboder -do- 0/2-6 7 XL byg Outrup Lille lastbil der kører foran optoget. Kontakt Ejner Bogø, XL Byg i Jens 0/2-6 Evt. musikere på ladet. Outrup 8 Smed Martin Kyndesen. Få bekræftet at vandet er tilsluttet til Ulla 0/2-6 toiletvognen. 9 Outrup El-service Opsætte to el tavler tavle ved køkkenteltet og tavle Jens 0/2-6 ved scenen All Stage, Varde Opsætning af mobilscene Opsættes på festivaldagen klar kl 09:00 nedtages samme dag efter Åse 0/ Beredskabet/Indsatsleder Jens Thorup Nr. Nebel skole Lydmand (Jens Thorup) Lydmand 2 (Jens Kragh) Side 3 af 7 Lån af 2stk. pulverslukkere 2 stk. Co 2 slukkere Hjælp på festivaldagen med opstilling af lyd og lys. Hjælpe optrædende fra scenen med mikrofoner m.m. Opstilling af lyd og lys på festivaldagen. kl. 7:00 Opsættes ved scenen og ved salgsboder Passe lydmixer under festivalen. Finn Inn Leje af lastbil Lejes torsdag til nedpakning af materiellet fra Nr. Nebel, retur fredag aften. Jens 0/2-6 Jens 0/2-6 Jens 0/ Jens 0/2-6 Marius Pedersen Leje af container til affald Container opstilles torsdag aften, esbjerg@mariuspedersen Åse 0/2-6 retur mandag morgen dk Person? Blomster og grønne grene Scenen dekoreret med 2 spande Inge 0/2-6 Person? Flaghejsning på festivalplads Festivalens eget flag hejses. Åse 0/2-6 Outrup by Flaghejsning i byen Opfordring til flaghejsning uddeles i byen. Person? Toiletter: Opsyn og supplere toiletpapir, Opgaven har tidligere år været en håndklæder evt. rengøring af toiletter. del af entre holdet. Festpladsen Oprydning efter festival Alle deltager i oprydningen, boderne lukkes kl. 6:00 Materielgården Nr. Nebel Sikre at skilte og skraldespande er Kontakt Materielgården inden opsat på vejen. festivalen Inge 0/2-6 Anna 0/2-6 Ellen Alle 0/2-6 Åse 0/2-6

4 Generalplan revideret d. 0/ *** Blåbjerg Børnemusikfestival 206 *** adgangskode: blaabfest Pakke materiel fra lager på Nr. Nebel skole F Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Person? Hente varevogn torsdag kl. 8 Afhentes Finn Inn Varde torsdag morgen Jens 0/2-6 2 Pakke vogn torsdag 9-5 Telte, lyd, lys, saftdunke m.m. pakkes. Jens 0/2-6 Se pakkeliste Morten 3 Retur fra festival fredag 9 Aflæsse materiel på Nr. Nebel skole Aflevere varevogn fredag Afleveres Finn Inn Jens 0/2-6 4 Oprydning mandag 9-2 Oprydning af materiel på Nr. Nebel skole Jens Morten 0/2-6 Hold til opsætning af inventar køkken på festivaldagen G Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Aftales på morgenmøde Opstil vask, tilslut vand og el Opstil/tilslut 2 pølsekogere Opstil/tilslut 2 kogeplader og gryder Vask tilsluttes vandhaner ved toiletvognen og el 400v Pølsekogere, kogeplader og køleskabe fordeles på tre el-grupper. Ellen 0/2-6 2 Lejes af Hjortshøj Opstille køleskab stk 3 Lejes af Hjortshøj Opstille frysere 2 stk Frysere opstilles dagen før og tilsluttes 4 Aftales på morgenmøde Opsætte papirhåndklæder Ved køkkenvask og på de to toiletter 5 Aftales på morgenmøde Opstille saftevandsbeholdere 6 Aftales på morgenmøde Hygiejnehandsker ophænges Hold til opstilling af borde og bænke på festivaldagen H Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Aftales på morgenmøde Borde og bænke i aktivtelt Morten 0/2-6 2 Aftales på morgenmøde Borde og bænke udendørs til Kaffeborde 3 Aftales på morgenmøde Enkelte bænke til publikum 4 Aftales på morgenmøde To borde i telte ved indgang Hold til opstilling af telte 3x3m og 3x6m på festivaldagen I Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Aftales på morgenmøde Opsæt to 3x3 telte indgangen Inge 0/2-6 2 Aftales på morgenmøde Opsæt to 3x3 telte kegle og hammerslag 3 Aftales på morgenmøde Opsæt to 3x6 telte ved scenen, læ for optrædende. 4 Aftales på morgenmøde Opsæt 3x3 telt til lyd ved scenen Side 4 af 7

5 Generalplan revideret d. 0/ *** Blåbjerg Børnemusikfestival 206 *** adgangskode: blaabfest Hold til opstilling af lyd og lys scenen på festivaldagen J Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Lydfolk Langbanner over scenen Ophængning af festivalbanner når Jens 0/2-6 mobilscenen ankommer og opstilles 2 Lydfolk: Jens Thorup og Opstille to stk boseanlæg ved Jens Kragh scenen 3 Lydfolk Opstille Boseanlæg bag lydtelt 4 Lydfolk Opstille mixer i lydtelt Udrulle multikabel 5 Lydfolk Opstille 2 stk monitorer på scenen 6 Lydfolk Ophænge 2x4 projektører på hver side af scenen 7 Lydfolk Opstille 4 teatermikrofoner sangmikrofon tilslutning af keyboard tilslutning af guitar Modtage varer til salgsboder på festivaldagen K Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Outrup Brugs Modtage varer: Sodavand Opstilles ved salgsbod Morten Margit 0/2-6 Outrup Brugs Modtage varer: Pølser Pølserne lægges straks i køleskabet. Hele pakker af pølser tages retur. 2 Outrup Brugs Modtage varer: Is Is lægges straks i fryseren. Pak kun is ud som forventes at sælges. Hele kasser tages retur. 3 Outrup Bageri Modtage Pølsehorn fra bager Klargøres i pølseboden. Inge 0/2-6 4 Fra alle institutioners Modtage og organisere de Kagerne udskæres i passende ikke for store Ellen 0/2-6 hjemmebagere hjemmebagte kager stykker. 5 Outrup Hotel Modtage kaffe leveret i kander Opstilles til videre udskænkning i kaffeboden Ellen Anna 0/2-6 Side 5 af 7

6 Generalplan revideret d. 0/ *** Blåbjerg Børnemusikfestival 206 *** adgangskode: blaabfest PR L Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Alle Ophænge infoskilte på Hver bod skriver selv på festivalskiltene Alle 0/2-6 pladsen og ved boderne 2 Alle Plakater til børnetegninger Plakater med børnetegninger til ophængning i Klar til tryk på mødet i april butikker, idrætsanlæg, og på skoler. 3 Person? Ophænge/stille plakater 2x2m stk. på Ullas mark, ved vejen til Henne Ulla 0/2-6 Dato udskiftes. Strand og stk. før Outrup by syd. Anna 4 Alle Ophænge plakater xm Plakater ophænges måned før festival ved Alle 0/2-6 Dato udskiftes. alle institutioner. 5 Print-Screen Bestille nye datoer til plakater Bestilles hos Glenn Ulla 0/2-6 O.B.S. Klar til uddeling på aprilmødet. 6 Person? Hjemmesiden vedeligeholdes Alle informationer opdateres løbende for Anita 0/2-6 og opdateres arbejdsgruppen og for publikum 7 Person? Pressemeddelelse 4 dag. før Institutionernes hjemmesider og intra. måned før Pressemeddelelse udsendes. På institutionernes hjemmeside sættes festival logo, festdato og link til Margit 0/2-6 8 Person? Foto af optog, festplads, boder og samtlige optrædende på dagen Billederne skal anvendes på foreningens hjemmeside. Jens 0/2-6 Side 6 af 7

7 Generalplan revideret d. 0/ *** Blåbjerg Børnemusikfestival 206 *** adgangskode: blaabfest Show på dagen M Firma/institution Opgave Bemærk - Hjemmeside Tlf Ansvar Aftalt Udført Person? 2 personer. Opsætte festival lyd & lys på scenen. Passe lyd & lys under festivalen. person ved mixer og person på scenen. Jens Thorup pedel Nr. Nebel skole, kontaktes om han kan/vil deltage på dagen. Jens 0/2-6 2 Person? Dirigere optog fra start kl. 2:40. Festivalsangen synges inden afgang. - Markeringsbånd, voksne holder båndet mod vejmidten. XL bil foran evt. med musik på ladet og gående politi - Gule veste til alle voksne. Karen 0/2-6 3 Hvem? Musik på vogn foran optog Musik, samba eller anden gruppe Jens 0/2-6 4 Person? Konferencier Vigtig person der sammenkæder de forskellige Pia 0/2-6 indslag og holder publikum opmærksomme, 5 Person? Åbningstale Skal vi have åbningstale til festivalen? Nej 0/2-6 6 Frøstruphave efterskole Optræden mellem Musik/sang/Show max 20min + 2x5min til Anita 0/2-6 Børnehaverne og SFO opsætning og nedpakning 7 Ingen Afslutningsoptræden? Afslutningsoptræden debatteres. Nej 0/2-6 8 Alle Møder til forberedelse af festivalen. Alle 0/2-6 9 Alle leverer Person til samling og renskrivning af repertoire? Repertoire optrædende meddeles på aprilmødet, senest 4 dage før festival til:?. onsdag d.0. feb. kl. 09:00 - Form & Fritid 2. onsdag d. 27. april kl. 09:00- Form & Fritid 3. fredag d. 27.maj kl 09:00 festpladsen Medbring kaffe/ te. Der er brød og pålæg. 4. onsdag d. 0. juni kl. 09:00- Form & Fritid Bruges musik til optræden overspilles den til mp3 fil og sendes til Jens K. CD kan også leveres til Jens K. som overspiller til mp3. Alle 0/2-6 Side 7 af 7