for Bygherrerådgivning Aarhus Internationale Sejlsportscenter

Transkript

1 Projekt- og ydelsesbeskrivelse for Bygherrerådgivning Aarhus Internationale Sejlsportscenter

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Aarhus Internationale Sejlsportscenter 3 3. Overordnet tidsplan 3 4. Økonomi 4 5. Organisation Aarhus Kommune Fonden Aarhus internationale Sejlsportscenter Bygherren Styregruppen Arbejdsgruppen 7 6. Aarhus Kommune som kontraktpart Indledning 8 Interne bygherreydelser 8 7. Bygherrerådgivningsydelser Indledning Eksempler på bygherrerådgiverydelser Grundlæggende og gennemgående ydelser Projekterings-/udførelsesfasen Aflevering og sagsafslutning Procedure og konkurrencevilkår Vilkår for afgivelse af tilbud Formkrav til tilbuddets opbygning, indhold og aflevering Tilbudsbehandling Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Bilag 22 2

3 1. Indledning Hermed udbydes bygherrerådgivning i forbindelse med planlægning og opførelse af Aarhus Internationale Sejlsportscenter som offentligt udbud iht. Tilbudsloven. Bygherrerådgiverens rolle vil overordnet beskrevet rumme rådgivning og bistand i forbindelse med planlægning, projektering og opførelse af bygningen. På nuværende tidspunkt er der afholdt et begrænset EU-udbud som projektkonkurrence og vinderen heraf er udpeget. Den vindende totalrådgiver har på nuværende ikke påbegyndt projekteringen, hvilket forventes igangsat ultimo februar Aarhus Internationale Sejlsportscenter Aarhus Internationale Sejlsportscenter skal understøtte flere forskelligartede funktioner, herunder: Internationale sejlsportsevents Det nationale talent- og elitearbejde i Team Danmark Kraftcenter Vest En forøgelse af antallet af sejlere generelt Samarbejde med byens folkeskoler Byggeriet består af ca m² sejlsportscenter med 2 bådhaller, værksted, omklædningsfaciliteter, administrations-, undervisnings- og mødefaciliteter, herunder VIP-område samt multifunktionelle lokaler til møder, stævner og andre arrangementer. 3. Overordnet tidsplan Forud for projektets nuværende stade er gennemført et stort arbejde med udarbejdelse af konkurrenceprogram, gennemførelse af prækvalifikation og efterfølgende begrænset EU-udbud som projektkonkurrence med deltagelse af 5 totalrådgiverteams. Etablering af Aarhus Internationale Sejlsportscenter er lokalplanpligtigt. Arbejdet med udarbejdelse af lokalplan for Sejlsportscenter på Aarhus Lystbådehavn blev påbegyndt medio december En godkendt lokalplan forventes at foreligge medio oktober Den overordnede tidsplan er skematisk gengivet herunder, detailtidsplan fastlægges i et samarbejde mellem bygherre, bygherrerådgiver og totalrådgiver: 3

4 Forventet opstartsmøde med totalrådgiver 20. februar 2015, kl (bygherrerådgiverens deltagelse ønskes) Projektering Ultimo februar primo december 2015 EU-udbud af entrepriser med prækvalifikation Primo december 2015 ultimo marts 2016 Udførelsesfasen Primo april ultimo marts 2017 Aflevering bygning Primo april 2017 Klargøring af udearealer Primo april primo juni 2017 Aflevering udearealer Medio juni Økonomi Den økonomiske ramme for gennemførelse af opgaven er 72 mil. kr. inkl. moms ved byggeomkostningsindeks for boliger pr. 1. januar På nuværende tidspunkt er der givet bevillinger og donationer på 36 mio. kr. Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter undersøger pt. mulighederne for at tilvejebringe restfinansieringen. Status januar 2015 er at restfinansieringen ikke er tilvejebragt. Projekteringen igangsættes derfor uden sikkerhed for at byggeriet etableres. Hvis det på et tidspunkt konkluderes at det ikke er realistisk at tilvejebringe restfinansieringen, vil projekteringen blive afbrudt. For Aarhus Kommune og Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter er det væsentligt, at den kommende bygherrerådgiver er med til at sikre at økonomien i projektet overholdes, hvilket indbefatter en løbende afrapportering og styring af leverede ydelser fra Totalrådgiveren. Derudover gøres der opmærksom på, at der er tale om en bygherre i et politisk system. Derfor er erfaring og kendskab til beslutningsprocesser og styring i komplekse organisationer en fordel, herunder at der i styringen af projektet tages højde for beslutningernes karakter og deraf følgende nødvendige planlægning og tid. 4

5 5. Organisation 5.1 Aarhus Kommune Aarhus Kommune er en magistratsstyret kommune, hvilket betyder, at kommunen har 5 økonomisk selvstyrende magistratsafdelinger samt Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingerne har følgende ansvarsfordeling: Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice varetager opgaver inden for borgerservice, fritids- og kulturforvaltningen, bibliotekerne samt Musikhuset Aarhus. Sport & Fritid varetager opgaver inden for fritids- og idrætsområdet. En kerneopgave er at stille faciliteter til rådighed for folkeoplysende foreninger m.v. Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø varetager opgaver inden for miljøområdet, vej- og kloakvedligeholdelse, kommunens ejendomme og naturområder, beredskabsforvaltningen, byplanlægningsområdet, Planlægning og Byggeri samt affald og varme. Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside Det forudsættes, at de nødvendige møder med alle dele af bygherrens organisation og i alle faser kan imødekommes af bygherrerådgiver. Formen for bygherrerådgiverens kommunikation skal tilpasses det til en hver tid givne behov. Kommunikations- og inddragelsesforpligtelsen vedrører alle byggeprojektets faser, samt de processer der eksisterer i projekteringsfasen, udførelses- og byggefasen samt i forhold til sagens afslutning. 5.2 Fonden Aarhus internationale Sejlsportscenter Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter, som er under stiftelse, er dannet af 5 af byens sejlsportsforeninger; Sailing Aarhus sejlklubberne, Dansk Sejlunion, Idrætssamvirket Aarhus, Team Danmark og DIF. Den selvejende fond er dannet med det formål at opføre og drive sejlsportscenteret. I fondsbestyrelsen sidder repræsentanter fra Sailing Aarhus sejlklubberne, Dansk Sejlunion, Idrætssamvirket Aarhus, Team Danmark og DIF. Sejlsportscenteret skal hovedsageligt benyttes til almennyttige idrætslige formål, primært indenfor ungdoms- talent- og elitearbejdet, samt aktiviteter som øger kendskabet til og udbredelsen af sejlsporten. Sailing Aarhus, som er eventsekretariat og samarbejdsforum for de 5 sejlsportsforeninger, fungerer som sekretariat for Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter. 5

6 5.3 Bygherren I Aarhus Kommune er der et politisk ønske om at fremme projekteringen af Aarhus Internationale Sejlsportscenter, således byggeriet kan stå klar medio 2017 til et præ-event for ISAF På nuværende tidspunkt er finansieringen ikke på plads, men midlerne til projektering er tilvejebragt. Aarhus Kommune indgår kontrakt med bygherrerådgiver, mens Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter indgår kontrakt med totalrådgiveren. Fonden er således bygherre, men indgår i et tæt samarbejde med Aarhus Kommune via både styregruppe og arbejdsgruppe. Aarhus Kommune afholder i første omgang udgiften til projektering og bygherrerådgivning. Igangsætning af eventuelle ekstraydelser og særydelser i forhold til bygherrerådgivningsydelsen kræver Aarhus Kommunes godkendelse. Evt. ekstraydelser og særydelser hos totalrådgiver kræver den samlede arbejdsgruppes godkendelse. Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter er under stiftelse. 5.4 Styregruppen Styregruppen består af følgende medlemmer: Hans Skou Torben Houborg Niels Frølund Kirsten Jørgensen Formand, Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter Bestyrelsesmedlem, Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter Formand, Sailing Aarhus Direktør, Aarhus Kommune Derudover kan styregruppen suppleres med 2-3 medlemmer fra relevante organisationer. Der forventes at blive holdt 2-3 møder. Det forventes ikke at bygherrerådgiveren skal deltage i møder, men undtagelsesvist kan deltagelse forekomme. Styregruppen tager beslutning om forhold, som har væsentlig indflydelse på projektet, herunder den samlede økonomi. Herudover tager styregruppen beslutning om væsentlige forhold vedr. den udvendige arkitektur. Styregruppen vil ligeledes blive forelagt en bearbejdning af konkurrenceforslaget med hensyn til disponering af rumfunktioner og arealer til godkendelse. Styregruppen godkender desuden det færdige projekt inden evt. udbud af entrepriser. 6

7 I tvivlstilfælde kan arbejdsgruppen forelægge en sag for Hans Skou og Kirsten Jørgensen, som enten træffer en beslutning i sagen, eller beslutter at sagen skal forelægges for den samlede styregruppe. Af hensyn til at sikre den nødvendige fremdrift i projektet har styregruppen uddelegeret en stor grad af beslutningskompetence til arbejdsgruppen. Styregruppen modtager ca. en gang hver måned et overordnet statusnotat vedrørende projektets stade i forhold til tid og økonomi. 5.5 Arbejdsgruppen Arbejdsgruppen består af følgende medlemmer: Thomas Capitani Steen Rask Sørensen Søren Clausen Lene Hedemark NN Direktør, Sailing Aarhus Projektkoordinator, Sailing Aarhus Fuldmægtig, Sport og Fritid, Aarhus Kommune Projektleder, Administration og Ejendomme, Aarhus Kommune Bygherrerådgiver Der forventes at blive afholdt møde ca. hver anden uge. Det forventes, at bygherrerådgiveren deltager i disse møder. Inden for rammerne af konkurrenceprogrammet, Entasis vinderforslag og lokalplanen, indgår arbejdsgruppen i tæt samarbejde med Totalrådgiveren om at gennemføre projekteringen af Aarhus Internationale Sejlsportscenter. Arbejdsgruppen træffer beslutning om alle forhold vedrørende f.eks. materialevalg, overflader, tekniske installationer m.v., dog således at forhold, som har væsentlig betydning for det samlede byggeri, forelægges for styregruppen. I arbejdsgruppen sikrer Thomas Capitani og Steen Rask Sørensen, at slutbrugernes behov og funktionskrav til forskellige installationer, overflader m.v. kommer til arbejdsgruppens kendskab på de relevante tidspunkter i processen. Arbejdsgruppen fungerer som sekretariat for styregruppen, bygherrerådgiveren skal bidrage med input hertil, herunder indstillinger og statusnotater. 7

8 6. Aarhus Kommune som kontraktpart 6.1 Indledning Aarhus Kommune ønsker som kontraktpart, at det ansvar og de opgaver der knytter sig hertil varetages professionelt. Aarhus Kommune ønsker dels gennem egen organisering dels gennem tilknytning af bygherrerådgiver, at Aarhus Kommunes ansvar og opgaveløsning varetages bedst muligt. Bygherrerådgiver skal supplere og komplementere Aarhus Kommune og Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenters organisation og dennes kompetencer med en række specialiserede ydelser. I nærværende ydelsesbeskrivelse, er der søgt beskrevet, hvilke forventninger Aarhus Kommune har til de forskellige ydelser fra bygherrerådgiveren. I den forestående proces vil der være opgaver, hvor Aarhus Kommune / Fonden og bygherrerådgiver vil have forskellige roller i samarbejdet. Nedenstående beskriver forskellige kombinationer og eksempler på rollefordeling mellem Aarhus Kommune / Fonden og bygherrerådgiver. Listen er tænkt som en række eksempler, og skal derfor ikke tolkes som fyldestgørende eller udtømmende. 1. Opgaver, som Aarhus Kommune / Fonden har hovedansvaret for, fx håndtering af orientering og sagsfremstilling for styregruppe m.v. 2. Opgaver, hvor bygherrerådgiveren på baggrund af dialog med Aarhus Kommune / Fonden skal udarbejde begrundede beslutningsoplæg til styregruppen og arbejdsgruppen. 3. Opgaver, hvor bygherrerådgiveren skal fungere som planlægger og procesleder og i samarbejde med Aarhus Kommune / Fonden sikre at projektets aktiviteter forløber som planlagt. 4. Opgaver, hvor bygherrerådgiveren skal kontrollere, at totalrådgiverens ydelser leveres. Interne bygherreydelser Aarhus Kommune og Fonden De interne bygherreydelser varetages af Aarhus Kommune og Fondens egen interne projektorganisation. Bygherrerådgiveren vil kun i begrænset omfang skulle bidrage til disse. at medvirke til at sikre, at bygherres visioner og intentioner omkring projektet indarbejdes og håndteres i hele forløbet den interne kommunikation i forhold til bygherrens organisation, herunder udarbejdelse af notater, indstillinger m.v. 8

9 at fungere som proceskonsulent og koordinator i forhold til brugergrupper for at sikre fremdrift og anvendelighed at sikre den optimale udnyttelse af brugeres / medarbejderes viden til fremme af projektets mål og kvalitet at sikre det organisatoriske grundlag for Aarhus Internationale Sejlsportscenter at sikre dialog og sparring samt løbende opfølgning i forhold til bygherrerådgiver vedr. diverse oplæg om proces, udbuds-, kontrakt- og aftaleforhold, myndigheds-, arkitekt- og ingeniørmæssige samt udførelsesmæssige forhold, planlægning, tid og økonomi at sikre at bygherres aktive deltagelse effektueres i: Rettidige input, tilbagemeldinger, beslutninger, tværgående samarbejde, udarbejdelse af indstillinger, deltagelse i forhandlinger, indgåelse af kontrakter mv. deltager i dialog om projektændringer, herunder mer- og mindreydelser, afleveringsforretning, 1 års gennemgang og 5 års eftersyn 7. Bygherrerådgivningsydelser 7.1 Indledning For bygherrerådgivningsydelser henvises generelt til Ydelsesbeskrivelse for bygherrerådgivning 2013 udarbejdet af FRI, DANSKE ARK og Bygherreforeningen med de ændringer og tilføjelser som er angivet i nedenstående skema. Ved afkrydsning i Ja -kolonnen er samtlige ydelser inkl. evt. underafsnit indeholdt. Ved afkrydsning i Nej -kolonnen er der ingen ydelser med underafsnit indeholdt. Ved tilføjelser i Beskrivelse -kolonnen præciseres ydelsen nærmere i form af præciseringer, udvidelser eller begrænsninger af normalydelsen. 9

10 Nr. Ydelse Indeholdt Bemærkninger Ja Nej 0. Bygherrerådgiverens rolle 0.1 Valg af samarbejdsform 0.2 Private og offentlige byggeopgaver 0.3 Afgrænsning 0.4 Aftale 1. Indledende rådgivning 1.1 Ejendomsstrategi 1.2 Idéoplæg 1.3 Teknisk finansieringsanalyse 1.4 Byggeprogram 2. Bygherrerådgivning ved byggeri i fag-, stor- eller hovedentreprise 2.1 Indledende rådgivning 2.2 Valg af rådgivere 2.3 Projektering 2.4 Valg af entreprenør(er) 2.5 Udførelse 3. Bygherrerådgivning ved byggeri i totalentreprise 3.1 Indledende rådgivning 3.2 Valg af totalentreprenø 3.3 Projektering 3.4 Udførelse 4. Lejerrådgivning 4.1 Indledende rådgivning 4.2 Valg af lejemål 4.3 Projektering 4.4 Udførelse 5. Investorrådgivning 5.1 Indledende rådgivnig 5.2 Projektvurdering 5.3 Aftaleindgåelse 5.4 Projektering 5.5 Udførelse 6. Teknisk bestillerrådgivning OPP 6.1 Indledende rådgivning 6.2 Fastlæggelse af krav og udfaldskrav til byggeriets drift 6.3 Valg af OPP-operatør 6.4 Projektering 10

11 Nr. Ydelse Indeholdt Bemærkninger Ja Nej 6.5 Udførelse 7. Andre ydelser IKT i byggeriet 7.1 IKT-strategi 7.2 Digitalisering af eksisterende forhold 7.3 Klassifikation 7.4 Digital kommunikation 7.5 Etablering af kommunikationsplatform 7.6 Digital projektering 7.7 Digitalt udbud og tilbud 7.8 Mængdefortegnelser 7.9 Digital aflevering Vision og organisation 7.10 Visionsprocessor 7.11 Organisationsudvikling 7.12 Forandringsledelse Økonomi 7.13 Analyse af markedsforhold 7.14 Projektudvikling 7.15 Due diligence 7.16 Økonomiske analyser 7.17 Forsikringer Risikoforhold 7.18 Risikoanalyser 7.19 Risikostyring Forundersøgelser og planlægning 7.20 Planlægning 7.21 Vurdering af byggegrunde 7.22 Registrering af eksisterende forhold 7.23 Geotekniske undersøgelser 7.24 Miljøundersøgelser, grunden 7.25 Miljøundersøgelser, bygninger 7.26 Officielle forretninger Interessenter og brugere 7.27 Interessenter 7.28 Kommunikationsplan Bygherrerådgiveren skal påse at kommunikationsplan udarbejdes af Totalrådgiver 11

12 Nr. Ydelse Indeholdt Bemærkninger Ja 7.29 Brugerinddragelse 7.30 Særlig mødevirksomhed 7.31 Salgsmateriale Procesrådgivning 7.32 Procesledelse/ procesrådgivning Nej og kommentere herpå. Bygherrens repræsentant ved én brugerinddragelsesworkshop for hver af faserne og forberedelse hertil: - Dispositionsforslag/konkurrenceforslag - Hovedprojekt (materialer, overflader, farver) Totalrådgiver planlægger og gennemfører ovennævnte brugerinddragelsesworkshops Konflikthåndtering Bygherrerådgiveren skal medvirke til at konflikter søges løst ved dialog mellem parterne Tvister Bæredygtighed 7.35 Bæredygtighed 7.36 Certificering af bæredygtighed 7.37 Bæredygtighedsledelse Arbejdsmiljø 7.38 Arbejdsmiljø Bygherrerådgiveren påser at Totalrådgiveren varetager Klientens forpligtelser i henhold til AT-bekendtgørelse nr. 110 og 117 af , idet varetagelsen, under totalrådgiverens opfølgning og kontrol, i forbindelse med udførelsen tillades overført til hovedentreprenøren. Tilgængelighed 7.39 Særlige krav om tilgængelighed 7.40 Tilgængelighedsprojektering 7.41 Tilgængelighedsrevision Inventar og udstyr 7.42 Bygherreleverancer 7.43 Inventar og udstyr Bygherrerådgiver skal kommentere og indstille til evt. besparelser/reduktion i projektet i nødvendigt omfang på bag- 12

13 Nr. Ydelse Indeholdt Bemærkninger Ja Nej grund af Totalrådgivers oplæg og ideer Kunstnerisk udsmykning Udbud 7.45 Prækvalifikation Bygherrerådgiveren kontrollerer og kommenterer totalrådgiverens ydelse hertil og indstiller til bygherrens evt. godkendelse 7.46 Forhandling efter tilbudsloven 7.47 EU-udbud Bygherrerådgiveren kontrollerer og kommenterer Totalrådgiverens ydelse hertil og indstiller til Bygherrens evt. godkendelse 7.48 Forhandling efter EU s udbudsdirektiver 7.49 ESCO-udbud Andet 7.50 Sideordnede/alternative projekter og projektændringer Bygherrerådgiveren skal yde bistand ved gennemførelse af projektændringer og evt. omprojektering 7.51 Detaljerede tidsplaner 7.52 Skærpet kvalitetssikring 7.53 Byggeledelse 7.54 Udvidet fagtilsyn Aflevering og drift 7.55 Commissioning 7.56 Før-aflevering Bygherrerådgiveren skal varetage Bygherrens opgaver ifm. før-aflevering 7.57 Flytteplanlægning 7.58 Rådgivning i driftsfasen 7.59 Facilities management års eftersyn 7.2 Eksempler på bygherrerådgiverydelser I det nedenstående beskrives de ydelser, bygherrerådgiveren som eksempler skal levere. Ydelsesbeskrivelsen kan overordnet set deles op i to niveauer startende ved de grundlæggende og gennemgående ydelser og sluttende med de mere specifikke ydelser, som er knyttet til faserne for henholdsvis projekteringsfasen, udførelsesfasen og afleveringsfasen. 13

14 7.3 Grundlæggende og gennemgående ydelser Bygherrerådgiver skal levere nedenstående ydelser gennem de forskellige projektfaser: Processtyring, herunder sikring af en optimal projektering og projektoptimering, med tilhørende dialog, kommunikation herunder mødeaktivitet m.v. Økonomistyring, herunder økonomisk budgettering og opfølgning, beregning samt korrigering af den samlede projektøkonomi på grundlag af Totalrådgiverens budgetter og økonomiske analyser Bygge-, anlægs- og projekteringsmæssige forhold Entrepriseretlig og aftaleretlig jura herunder håndtering af juridiske forhold i dialogen med totalrådgiver, entreprenører og bygherre Proces og projektstyring Bygherrerådgiveren skal forestå styring af processen frem til aflevering af det færdige byggeri, hvorfor bygherrerådgiver skal besidde gode projektledelseskompetencer og påse: at beslutninger træffes rettidigt af hensyn til det samlede projekt og dermed det endelige resultat at der sker løbende afrapportering til bygherren vedrørende procesforløbet at sikre en gennemsigtighed og kvalificering i/af projektet via dialog og kommunikation. at sikre der opstilles tids- og aktivitetsplaner så bygherre har mulighed for på forkant at planlægge aktiviteter og sikre beslutninger Økonomistyring i forhold til byggeprocessen Der lægges stor vægt på, at der i hele forløbet fra forberedelse af dispositionsforslagsfasen til og med opførelse og aflevering af byggeriet er en stram økonomisk styring af projektet. Der skal således foretages successive troværdige kalkulationer, indhentning af priser i forbindelse med omdisponeringer og afklaring af aftalesedler, ligesom bygherrerådgiveren skal besidde gode forhandlings- og styringsmæssige kompetencer. Aarhus Kommune og Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter ønsker ikke at påbegynde et projekt, der efterfølgende viser sig ikke at kunne holde sig inden for den forudsatte økonomiske ramme. Dette er en væsentlig opgave i økonomistyringen og bygherrerådgiveren skal bestride personlige og tekniske værktøjer til at sikre, at den økonomiske ramme overholdes Bygge-, anlægs- og projekteringsmæssige forhold Bygherrerådgiveren skal under hele processen fungere som bygherrens rådgiver i forhold til de bygge-, anlægs- og projekteringsmæssige forhold. Det forudsættes, 14

15 at bygherrerådgiveren har tilstrækkelige arkitekt-, ingeniør-, projektledelses- og projekteringsledelsesmæssige kompetencer og erfaring til at kunne dække hele processen fra opstart af projekteringen til udførelse af byggeriet. Det forudsættes således, at bygherrerådgiveren gennem hele processen kan yde bygherren tilstrækkelig kvalitativ rådgivning på de byggetekniske forhold, herunder de problemstillinger, der vil opstå, og de valg, som vil skulle træffes undervejs. Endvidere forudsættes det, at rådgiveren proaktivt vil kunne rådgive bygherren gennem hele processen for derigennem at optimere både proces og resultat. Bygherrerådgiveren skal påse, at projektet udarbejdes med størst muligt hensyn til efterfølgende drift, herunder at sikre lavest mulige driftsudgifter. Der bør i den forbindelse overvejes udarbejdelse af totaløkonomiske beregninger, for at afdække konsekvenserne af valg af materialer m.m. Projektet skal tage udgangspunkt i de eksisterende retningslinjer for bygge- og anlægsarbejder i Aarhus Kommune vedr. Miljø- og Energirigtigt byggeri i Aarhus Kommune samt beskrivelser i udbudsmaterialet og konkurrenceprogrammet for projektkonkurrencen. Derudover skal gældende lovgivning, normer og krav til byggeri overholdes Entrepriseretlig og aftaleretlig jura Bygherrerådgiveren skal i såvel teori som praksis have et solidt kendskab til entrepriseretlig jura generelt og særlig den del af byggejuraen, der dækker projektering, projekteringsledelse, projektledelse, udførelse og aflevering. Et detaljeret og dybtgående kendskab til ABR 89 og AB 92 og dertil relaterede standardaftaler er en forudsætning for bygherrerådgivningen. 7.4 Projekterings-/udførelsesfasen Det forudsættes fra bygherres side, at bygherrerådgiveren kan levere og kvalitetssikre alle de beskrevne ydelser som en samlet bygherrerådgivningsydelse. I projekterings- og udførelsesfasen skal bygherrerådgiveren under nødvendig inddragelse af bygherrens organisation udføre følgende opgaver: sikre projekterings-, projekt- og procesledelse sikre at totalrådgiverens projekt udarbejdes under hensynstagen til aftalegrundlaget, de angivne retningslinier, anbefalinger, visioner samt gældende lovgivning, normer og krav afholde opstartsmøde med totalrådgiver og dennes underrådgivere samt bygherres involverede bl.a. for at skabe et fælles grundlag med forventninger til samarbejdet, 15

16 påse at procedurer for kommunikation og samarbejde mellem byggesagens parter fastlægges deltage i møder for sagens gennemførelse, herunder møder med totalrådgiver og dennes underrådgivere påse at planen for projektbeslutninger og godkendelser følges formidle forelæggelse af projektspørgsmål fra totalrådgiver for bygherren. foretage løbende projektgranskning under inddragelse af bygherren med henblik på at opfylde bygherrens kvalitative, tekniske, æstetiske, indholdsmæssige, brandtekniske og funktionsmæssige krav, herunder krav om tilgængelighed. foretage løbende opfølgning på at bygherrens krav vedr. drift, driftsudgifter og totaløkonomiske overvejelser indarbejdes i projekteringen og valg af materialer m.m. foretage løbende opfølgning og rapportering til bygherren om, om projekteringen og udførelsens fremdrift sker i forhold til tidsplanen og økonomi, herunder budgetopfølgning mv. udarbejde forslag til korrigerende tiltag, såfremt aftalte planer ikke følges sikre at totalrådgiver rettidigt foranlediger de projektmæssige afklaringer i forhold til myndighederne sikre at parternes kvalitetssikring lever op til og varetages i overensstemmelse med det aftalte foretage stikprøvekontrol heraf vurdere oplæg til drifts- og vedligeholdelsesplan vurdere om projekterings- og udførelsesplaner udarbejdes i overensstemmelse med hovedtidsplanen og kontrollere at projekteringstidsplanen følges vurdere oplæg til kontrol- og tilsynsplaner udarbejde tilsynsplan for eget overordnet tilsyn sikre, at ydelser i forbindelse med projektopfølgning, ændringsstyring, byggeledelse og fagtilsyn udføres i henhold til det aftalte føre overordnet tilsyn med at totalrådgiver udfører tilsyn med entreprenørers arbejde i henhold til den godkendte tilsynsplan påse at arbejdsmiljøkoodinering under projekteringen indarbejdes i projektet af totalrådgiveren påse at plan for sikkerhed og sundhed færdiggøres og ajourføres af totalrådgiver, og at sikkerhedsarbejdet koordineres samt at sikkerhedsmøder afholdes af totalrådgiveren eller evt. hovedentreprenør. vurdere og indstille vedrørende forelagte materialeprøver, herunder eventuelle forslag om ændret materialevalg vurdere om udførelsestidsplaner udarbejdes i overensstemmelse med hovedtidsplanen, og løbende kontrollere, at tidsplanen følges løbende overvåge projektets samlede økonomi inden for den fastsatte budgetramme, herunder foreslå korrektioner, hvis det måtte vise sig nødvendigt påse at totalrådgiveren fører byggeregnskab og attestere a conto begæringer og regninger for udgifter i udførelsesfasen vurdere eventuelle krav mod bygherre samt rådgive bygherren herom foranledige bygherrens godkendelse af dispositioner 16

17 overvåge at myndighedskrav indfries sikre totalrådgivers rettidige indhentning af myndighedstilladelser eventuelt deltage i nødvendigt antal byggemøder, sikkerhedsmøder og opsummerende projekteringsmøder kommentere referater fra totalrådgiver kontrollere og følge op på kvalitetssikringen, herunder udarbejde kommentarer påse at der sker indsendelse af færdigmelding, og at ibrugtagningstilladelse indhentes rettidigt. Kvalitetssikre alle de beskrevne ydelser 7.5 Aflevering og sagsafslutning I forbindelse med afleveringen skal bygherrerådgiveren: udføre kontrol af totalrådgivers drift og vedligeholdelsesdata, as-built tegninger m.m., herunder kvalitet og omfang ift. fastlagte krav gennemføre mangelgennemgang af byggeriet inden aflevering i samarbejde med bygherre og driftsorganisation sikre udarbejdelse af mangellister og kvalitetssikring af disse sikre driftsorganisationens overtagelse efter aflevering forestå / deltage i afholdelse af afleveringsforretning forestå kontrol og opfølgning på mangelafhjælpning følge op efter aflevering/ibrugtagning opsamling på bygherres løbende fejlmeldinger indkalde til og afholde 1 års gennemgang samt opfølgning herpå, herunder forestå kontrol og opfølgning på mangelafhjælpning godkende nedskrivning af og eventuel frigivelse af sikkerhedsstillelse(r) efter aftale med bygherren 8. Procedure og konkurrencevilkår 8.1 Vilkår for afgivelse af tilbud Udbudsform Udbuddet af bygherrerådgivningen gennemføres i henhold til Tilbudsloven, som offentligt udbud Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 17

18 8.1.3 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 60 dage fra fristen for modtagelse af tilbud Aftalegrundlag Aftale om bygherrerådgivning vil blive indgået på basis af det udkast til kontrakt, som er vedlagt som bilag Konsortier Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæfter solidarisk over for Aarhus Kommune. Endvidere skal de deltagende virksomheder udpege en befuldmægtiget, som Aarhus Kommune med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftaler med. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 8.4 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet Tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, medfører at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Aarhus Kommune ret til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet jf. udbudsmaterialets afsnit Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. 8.2 Formkrav til tilbuddets opbygning, indhold og aflevering Formkrav Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse Spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet er den 4. februar 2015, kl Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form blive lagt ud på udbud.dk, senest den 5. februar Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt til Aarhus Kommune, Center for Administration og Ejendomme, Bygninger, att. Lene Hedemark pr. til lenhe@aarhus.dk 18

19 8.2.3 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være modtaget af Aarhus Kommune senest den 12. februar 2015, kl Tilbud med bilag fremsendes pr. til Aarhus Kommune, Center for Administration og Ejendomme, Bygninger, att. Lene Hedemark pr. til Ved fremendelse af tilbud bør tilbudsgiver benytte Anmod om kvittering, når meddelelsen er modtaget og Anmod om kvittering, når meddelelsen er læst. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 8.3 Tilbudsbehandling Registrering og åbning Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages. Tilbuddene vil blive åbnet den 12. februar 2015, kl Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen. Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Gennemgang af tilbuddene er planlagt til d februar Det forventes, at der kan indgås aftaler i uge 8 eller umiddelbart herefter Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aarhus Kommune uvedkommende. 8.4 Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed i relation til den udbudte opgave. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges tilbuddet. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier), skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Tilbud, der ikke indeholder den efterspurgte dokumentation, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige. Tilbudsgiverens personlige forhold: Kontaktoplysninger, herunder tilbudsgivers navn, adresse, telefonnummer, adresse, kontaktperson og CVR-nummer Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Erklæringen bedes afgivet på vedlagte formular, bilag 5. 19

20 Økonomisk og finansiel kapacitet: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår omfattende omsætning, resultat før skat, egenkapital og soliditetsgrad. 8.5 Tildelingskriterier Bygherrerådgivningsopgaven vil blive tildelt den tilbudsgiver, som afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud på bygherrerådgivning i forbindelse med planlægning og opførelse af Aarhus Internationale Sejlsportscenter. Følgende delkriterier lægges til grund for tilbudsvurderingen: Delkriterier: Vægt: 1. Pris 50 % 2. CV er 35 % 3. Referencer 15 % Tildelingskriterium 1 Pris Ved afgivelse af tilbuddet på bygherrerådgivningen kan følgende estimat på tidsforbrug for den samlede ydelse inkl. møder m.m. benyttes som en vejledning for tilbuddet. Det præciseres, at estimatet alene er en vejledning for tilbudsgiveren og ikke et udtryk for en fast ramme for det timetal bygherrerådgiveren maksimalt vil skulle anvende. Estimeret tidsforbrug for samtlige faser: 900 timer Honorar for de i nærværende projekt- og ydelsesbeskrivelse inkl. bilag anførte ydelser, fordelt på de enkelte faser: Honorar for dispositionsforslag: kr. ekskl. moms Honorar for projektforslag: kr. ekskl. moms Honorar for forprojekt (myndighedsprojekt): kr. ekskl. moms Honorar for hovedprojekt: kr. ekskl. moms Honorar for licitation: kr. ekskl. moms Honorar for udførelse: kr. ekskl. moms Timelønssats for eventuelle ydelser ud over de i nærværende projekt- og ydelsesbeskrivelse inkl. bilag nævnte. 20