Boligselskabet DFB Referat fra organisationsbestyrelsesmøde nr december 2012 kl På 71 Nyhavn Hotel, Nyhavn 71, 1050 København K

Transkript

1 Boligselskabet DFB Referat fra organisationsbestyrelsesmøde nr december 2012 kl På 71 Nyhavn Hotel, Nyhavn 71, 1050 København K Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Orientering fra formanden Orientering fra administrationen Boligselskabet DFB Deltagelse af driftscheferne på organisationsbestyrelsesmøderne Pressedækning DFB Digitale fraflytningssyn Digital fraflytning i de resterende afdelinger Orientering om lovpligtig energimærkning, energisyn og driftsjournaler Politiske tiltag i afdelinger på ghettoliste Anvisningsaftale med Høje-Taastrup Kommune DFB projektoversigt Forventet økonomi i helhedsplaner Undersøgelse af mulighed for reduceret ejendomsskat Kataloger Webredaktør for selskabets hjemmeside Afdelinger i drift Charlottegården Fraflytningsfrekvens Morelhaven Besigtigelse fra Landsbyggefonden Markedspladsen Bortfald af fritagelse for indbetaling til dispositionsfond Markedspladsen Fysisk helhedsplan Sølvkær Støtte til økonomisk genopretning Ørnegårdsvej Advokatomkostninger i forbindelse med klagesager Klostergården II Udlejningssituationen Klostergården II ACO-drain Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Peter Hansen, næstformand Bente Nees Kirsten Malinovsky Petina Larsen Susanne Pia Hansen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Kristine Jacobsen, Domea Ole Pedersen, Domea Carsten Pedersen, Domea Fraværende: Poul Erik Jensen Ercan Ceylan Tanja Hornehøj Domea Boligcenter København, den 21. december 2012

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Punkt om webredaktør medtages som punkt Dagsorden godkendt med ovennævnte tillægspunkt. 2 Godkendelse af referat Referatet fra mødet d. 30. oktober 2012 er tidligere udsendt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referatet fra mødet d. 30. oktober Referat: Kirsten Malinovsky bemærkede, at der ikke i afdeling Sølvkær havde været mange fraflytninger, som havde kostet kr. Der havde været mange dyre fraflytninger, hvoraf den dyreste havde kostet kr. Referat godkendt med ovenstående bemærkning. 3 Orientering fra formanden Nærmere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: John Adelsteen Andersen orienterede om, at han havde deltaget i reception i Domea i anledning af Thomas Holluf Nielsens tiltrædelse og Jørn Ravns afgang som administrerende direktør. John Adelsteen Andersen orienterede videre om, at der i den forløbne periode havde været sendt en sag om økonomisk genopretning af Sølvkær rundt til mailgodkendelse. Tre bestyrelsesmedlemmer havde undladt at svare. John Adelsteen Andersen bemærkede hertil, at man i fremtiden bad give besked om at mailen var set, uanset om man ikke kunne tage stilling til sagen. John Adelsteen Andersen orienterede om en henvendelse fra Gadehavegård om nye dørlåse, som ville beløbe sig til over 3 mio. kr. Afdelingen bedes indsende en formel ansøgning til organisationsbestyrelsen, hvis der ønskes midler til dette. John Adelsteen Andersen orienterede om, at der er indkommet en konkret klage fra Gadehavegård gående på nogle meningsudvekslinger mellem personer. John Adelsteen Andersen har svaret til klager, at han ikke kan tage stilling til dette og sendt kopi af svaret til afdelingsformanden. John Adelsteen Andersen orienterede videre om, at han og næstformanden foranlediget af den famøse juletræssag i Kokkedal har drøftet, om DFB Side 2 af 20

3 skal udarbejde en politik for hvordan afdelingsbestyrelserne skal virke for alles interesser, også mindretal i afdelingerne. Dette vil også hjælpe Domea, skulle konkrete sager opstå. John Adelsteen Andersen orienterede videre om, at man for et par år siden var blevet enig om i organisationsbestyrelsen, at breve til DFB skulle gå uåbnede til den siddende formand. John Adelsteen Andersen ønskede bestyrelsens accept af, at denne beslutning blev omgjort, således at breve fremover gik over regionschefens bord først, således at Domea var orienteret om sagerne. Dette ønske var begrundet i, at Domea dels skal ind over sagsbehandlingen alligevel, og denne sagsbehandling derved trækkes i langdrag, samt at der skal være åbenhed og tillid mellem DFB og Domea over de næste fire år. Dette kunne den samlede bestyrelse tilslutte sig. Orienteringen taget til efterretning. 4 Orientering fra administrationen Nærmere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at der bliver arbejdet på højtryk på Domea 2015, således at man bliver helt klar til at præsentere dette så uddybende som muligt for medarbejderne d. 28. januar Pia Christiansen orienterede videre om, at man var ved at være ved vejs ende med katalogpakkerne og regnskaberne, således at disse kan fremlægges på næste møde i februar. Pia Christiansen forespurgte bestyrelsen om hvad man ønskede som julegave. John Adelsteen Andersen foreslog vin. Dette var der opbakning til i bestyrelsen. Domea vil finde på et alternativ til bestyrelsesmedlemmer, som ikke drikker vin. Orienteringen taget til efterretning. 5 Boligselskabet DFB 5.1 Deltagelse af driftscheferne på organisationsbestyrelsesmøderne For ikke at belaste driftscheferne unødigt med aftenmøder, foreslås det, at driftscheferne kun deltager på organisationsbestyrelsesmøder, hvis en sag under afdeling i drift vurderes at kræve særlig uddybning. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om driftschefernes deltagelse på organisationsbestyrelsesmøderne. Side 3 af 20

4 Referat: Efter en kort drøftelse tiltrådte bestyrelsen, at driftscheferne fremover blot deltager i møder, når der vurderes at være konkret behov. 5.2 Pressedækning DFB Pressedækningen siden sidst er indsat nedenfor samt vedlagt som bilag. Høje-Taastrup november :18 Af LENE PLOUG FREDERIKSEN Plads til både juletræ og Eid-fest Taastrup: Kokkedal kom onsdag på Danmarkskortet, da et muslimsk flertal i boligforeningen Egedalsvænge meddelte, at de har sparet stedets traditionelle juletræ væk med den ene hånd, mens de med den anden har brugt kroner på en Eid-fest. I Høje-Taastrup Kommune er der flere ghettoer. En af dem er Gadehavegård, hvor andelen af beboere med anden etnisk baggrund end dansk er cirka 50 procent. Alligevel er der plads til alle beboere og deres traditioner. - Gadehavegård har en bestyrelse, der er blandet på tværs af etnicitet. Formanden er arabisk, og der er tyrkiske og danske medlemmer. Det er dem, der står for traditionen med et juletræ i beboelsen, og det gentager de i år, - helt som de plejer, fortæller Pernille Agerbæk, der er formand for helhedsplanen "Projekt mennesker mødes" i Gadehavegård. I bebyggelsen forsøger man at holde fast i traditionerne og tilføje flere arrangementer, som man håber, bliver til nye traditioner. - I år har vi holdt kulturfest, som henvender sig til alle beboere. En julefest er der også blevet plads til i budgettet, og den støtter vores arabiske formand op om, forklarer Pernille Agerbæk, der også ser ikke etniske danskere til festen. Læs mere om hvordan Gadehavegård har været tæt på at havne i samme situation som Egedalsvænge i DAGBLADET Roskilde, fredag. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: En senere indkommet artikel blev omdelt. Orienteringen taget til efterretning. 5.3 Digitale fraflytningssyn Digital fraflytning i de resterende afdelinger På møde d. 18. september 2012 godkendte bestyrelsen opstart af digital fraflytning i afdelingerne 9309 Prags Boulevard, 9377 Ørnegårdsvej, 9343 Gadehavegård og 9309 Charlottegården, i alt 1841 boligenheder til en samlet pris på kr. De resterende afdelinger udgør 488 boligenheder. Da prisen for at implementere digital fraflytning er 689,00 kr. inkl. moms pr. boligenhed, vil dette koste yderligere kr. Beslutning vedrørende de resterende afdelinger afventede et oplæg fra Domea til, hvordan disse boliger kunne puljes med henblik på udbudsrunden. Domea har sammen med Årstidernes Arkitekter vurderet mulighederne for at pulje de restende afdelinger. Side 4 af 20

5 Dette giver nogle udfordringer pga. af de øvrige afdelingers beskedne størrelser samt deres geografiske placering. Årstiderne oplyser, at det for at være attraktivt for håndværkere at byde ind med fordelagtige priser, bør puljerne ikke være under 400 enheder. Det betyder, at der i første omgang skal udføres 3 udbud: Charlottegården: 405 boliger Gadehavegård: 987 boliger Prags Bouleard og 9377 Ørnegårdsvej: 428 boliger. Det påtænkes at lave udbuddet med den klausul, at aftalen kan udvides med de små afdelinger, der ligger inden for ca.½ times kørsel fra udbudsafdelingerne. Dette vil løse problemet med puljning for alle afdelinger i storkøbenhavnsområdet. Det er i alt 187 boliger. Tilbage står så afdelingerne i Slangerup med 140 boliger, Skibby/Skuldelev med 70 boliger og Svinninge/Svebølle med 91 boliger. I Slangerup og afdelingerne i Skibby/Skuldelev vil det være en oplagt mulighed at indgå et samarbejde med Domeas regionskontor i Frederikssund, hvor en stor afdeling, Rosenvænget, netop er overgået til elektronisk syn. Løsningen her kunne derfor være, at optage forhandlinger med malerentreprenøren om aftalen geografisk og mængdemæssigt kan udvides. I Svinninge/Svebølle er der ingen afdelinger i Domea regi, som har indgået aftaler om elektronisk syn og ingen er nært forstående. Afdelingerne her har imidlertid på grund af den store fraflytningsprocent og specielt pga. det store tab herpå i Svinninge stort behov for at nedbringe udgiften til fraflytning. Det er fra Årstidens Arkitekter oplyst, at et andet VAB, et andet boligselskab i området, er tæt på at gå i udbud i forbindelse med overgang til elektroniske syn. En oplagt mulighed ville være at tage kontakt om et samarbejde således, at der er mulighed for at få Svinninge og Svebølle med i dette udbud. Samarbejdet vil kun omfatte udbuddet. Flyttesynene skal fortsat udføres af afdelingernes ejendomsmester. Ved overgangen til elektroniske syn i de enkelte boligselskaber kan det for ejendomsmestre med flere arbejdssteder betyde, at nogle afdelinger får elektronisk syn andre ikke. I DFB betyder det at Leif Beitzel, der i DFB-regi er ansat på 9317 Harsdorffsvej får elektronisk syn i den anden afdeling han betjener for Funktionærernes Boligselskab i Tårnby, 9407 Skelgården. Af hensyn til ejendomsmesterens rutiner ved syn og mindskelse af risikoen for fejl og dermed tab må det derfor anbefales, at 9317 Harsdorffsvej allerede nu får indført elektronisk syn og puljes med Prags Boulevard og Ørnegårdsvej. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om digital fraflytning for de resterende afdelinger i selskabet. Referat: John Adelsteen Andersen bemærkede, at man ønskede stordriftsfordele på håndværkerudgifterne, men at han ikke umiddelbart var overbevist om, at tidsbesparelsen i driften ville være væsentlig og udgiften værd. Side 5 af 20

6 Hertil bemærkede Pia Christiansen, at man ikke kunne være med på håndværkerudbuddet uden at indføre digital fraflytning. Ole Pedersen orienterede om, at alt tydede på, at selv for Gadehavegård, der har kørt pilotprojekt, vil man kunne realisere en yderligere besparelse. John Adelsteen Andersen spurgte, hvordan holdningen var blandt ejendomsmestrene. Carsten Pedersen svarede hertil, at det var hans indtryk, at ejendomsmestrene er meget positive. Ole Pedersen supplerede med, at det også var hans indtryk, at ejendomsmestrene glædede sig. Ole Pedersen bemærkede, at en negativ effekt kan være, at nogle mindre malermestre, som afdelingerne for nuværende har et godt samarbejde med, ikke kan leve op til kravene i udbuddet. Bestyrelsen tog orienteringen om puljing til efterretning. Der træffes beslutning om afdelingernes eventuelle overgang til digital fraflytning, når resultaterne fra de større afdelinger er tydelige. I henhold til oplægget tager Domea kontakt til Årstiderne med henblik på at få indført optioner i udbuddene på, at DFB s afdelinger på et senere tidspunkt kan komme med på de priser, som opnås i udbudsrunderne. Punktet tages op igen, når der er konkrete resultater fra Prags Boulevard at fremlægge. 5.4 Orientering om lovpligtig energimærkning, energisyn og driftsjournaler. Jfr. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimerings emner, som kan skabe en besparelse på afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid, på under 10 år, skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen)- Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan energimærkes skal afdelingen kunne dokumenterer to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne. At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger. For at alle selskaber som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Side 6 af 20

7 Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT basseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumenterer og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Alle afdelinger under DFB, vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning. 5.5 Politiske tiltag i afdelinger på ghettoliste På seneste møde blev organisationsbestyrelsen orienteret om reglerne for kommunal anvisning til afdelinger på ghettolisten. Bestyrelsen har udtrykt ønske om at tage en mere overordnet drøftelse af, hvilke politiske tiltag man vil sætte ind i forbindelse med at to af selskabets afdelinger er kommet på ghettolisten. Mulige tiltag kan være aftaler om fleksibel anvisning med kommunen, ansøgning om satspuljemidler, tilbud om konfliktmægling, ansættelse af beboerrådgiver m.v. For at få konkretiseret mulighederne og behovene i afdelingerne, foreslås det, at organisationsbestyrelsen afholder et møde/en workshop med afdelingsbestyrelserne fra hh. Gadehavegård og Charlottegården, for at få konkretiseret afdelingernes ønsker. En sådan workshop kan med fordel have deltagelse udefra af medarbejdere fra de sociale helhedsplaner, repræsentanter fra kommunen og ghetto-eksperter fra ministeriet. Dette bør munde ud i et idékatalog med konkrete tiltag, som organisationsbestyrelsen efterfølgende kan beslutte at iværksætte. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om at formandsskabet i samarbejde med Domea udarbejder en køreplan for politiske tiltag i ghetto-mærkede afdelinger samt workshoppen om dette. Referat: Susanne Pia Hansen bemærkede, at fandt at det vil være mere hensigtsmæssigt, hvis afdelingsbestyrelserne var med til at udstikke rammerne fra begyndelsen. Efter en kort drøftelse enedes bestyrelsen om, at afdelingsbestyrelserne inddrages fra begyndelsen. Målsætning og rammerne fastsættes dermed på workshoppen. 5.6 Anvisningsaftale med Høje-Taastrup Kommune Side 7 af 20

8 Afdelingsbestyrelsen i Gadehavegård har udtrykt ønske om, at der indgås en anvisningsaftale med Høje-Taastrup Kommune. Bevæggrunden for ønsket er en formodning i afdelingsbestyrelsen om, at afdelingen både via ventelisten og de kommunale anvisninger modtager nye lejere, som er belastet af så grove husordenssager på deres nuværende bopæl, at de er nødt til at flytte. Afdelingen vil ikke være opsamlingssted for nye lejere, der med stor sandsynlighed kan give anledning til problemer. Afdelingsmødet i Charlottegården har på seneste afdelingsmøde stemt for, at børn af forældre bosiddende i afdelingen har fortrinsret til 1-værelses boliger. Indførelsen af dette kræver godkendelse af organisationsbestyrelsen og en aftale med Høje-Taastrup Kommune. På den baggrund er der rettet henvendelse til Rune Bæklund i Høje Taastrup Kommune, der oplyser, at Kommunen umiddelbart er positivt indstillet overfor sådanne aftaler, såfremt det bliver en del af en større aftale om fleksibel udlejning. Elementer i en anvisningsaftale bør ses i relation til, at afdelingen er kommet på ghettolisten. Anvisningsaftalen bør indeholde elementer, der fremmer tildeling af boliger til ressourcestærke lejere. Eksempler på det, er krav om arbejdsmarkedstilknytning eller igangværende uddannelse. Aftalerne vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til endelig godkendelse. Det indstilles, at formandsskabet i samarbejde med Domea optager forhandlinger om en anvisningsaftale. En sådan aftale vil blive endeligt godkendt i organisationsbestyrelsen. Referat: Domea udarbejder oplæg i samarbejde med de berørte afdelinger. 5.7 DFB projektoversigt Opdateret projektoversigt er vedlagt som bilag. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning. 5.8 Forventet økonomi i helhedsplaner Det er på bestyrelsesmøde d. 30. oktober 2012 aftalt, at formandskabet i samarbejde med Domea på baggrund af denne orientering udarbejder en politik for fælles midler i DFB. Der orienteres yderligere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Punktet udskydes til næste møde. Side 8 af 20

9 5.9 Undersøgelse af mulighed for reduceret ejendomsskat Domeas bestyrelse har besluttet at indgå et samarbejde med Advokatkontoret Kirk Larsen Ascanius som et led i de løbende bestræbelser på at administrere boligorganisationerne så økonomisk og effektiv som muligt,. Samarbejdet handler om at få undersøgt, om SKAT beregner grundværdierne for boligorganisationens ejendomme på korrekt vis. Dette samarbejde vedrører ikke arbejdet med fradrag for grundforbedringer på ejendomsvurderingerne, som Rafn og Søn er antaget til at udføre for os. Når SKAT skal beregne grundværdierne, skal de ansætte grundens værdi som ubebygget under hensyntagen til de offentlige reguleringer, som gælder for den ubebyggede grund. Plangrundlaget for boligselskabets ejendomme kan i den forbindelse spille en stor rolle, da der kan være tinglyst bebyggelsesplaner fra før planlovens ikrafttræden (såkaldte romertalsdeklarationer ). I de tilfælde, hvor der på boligselskabets ejendomme er tinglyst bebyggelsesplaner, er der risiko for, at SKATs vurderinger ikke tager hensyn til disse bebyggelsesplaner. Det betyder, at SKATs grundværdiansættelse kan være for høj, og det medfører, at grundskylden ligeledes kan være ansat for højt. Det indebærer, at selskabet muligvis kan få reduceret/nedsat ejendomsskatten bagudrettet og fremover under nogle nærmere betingelser. Det er det, som samarbejdet med Advokatkontoret Kirk Larsen Ascanius skal undersøge helt konkret. Samarbejdet er indgået på vilkår om no cure no pay. Det betyder, at advokatkontorets arbejde er gratis, hvis boligselskabet ikke opnår en besparelse. Hvis advokatkontorets arbejde medfører, at selskabet opnår en faktisk besparelse, da vil man som udgangspunkt skulle afregne med 25% i honorar. Afregning vil dog først ske, når der er sket tilbagebetaling. Det vil sige, når arbejdet er afsluttet og besparelsen er konstateret hos selskabet. Boligselskabet vil derfor ikke blive likviditetsbelastet, og den resterende besparelse vil helt og fuldt tilgå boligorganisationens konto. Boligselskabet vil dog under alle omstændigheder skulle afholde et gebyr på kr. 300,- pr. ejendom til Tinglysningsretten for indhentelse af en tingbogsattest (kr. 125,-) samt ejendommens akt (kr. 175,-). Gebyret tilgår Tinglysningsretten fuldt ud. Det bemærkes, at Domea ikke beregner honorar for arbejdet med at koordinere og kontrollere advokatkontorets arbejde. Domeas analyser viser, at der kan være penge at spare for selskaberne. Domeas bestyrelse har derfor besluttet, at dette samarbejde gælder for alle jeres ejendomme, medmindre den enkelte afdelingsbestyrelse specifikt har udtrykt ønske om det modsatte. Dette har ikke været tilfældet for nogen af afdelingerne i Humlebæk Boligselskab. Orientering om ovenstående er udsendt til organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne primo oktober Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning. Side 9 af 20

10 5.10 Kataloger Det er organisationsbestyrelsen, der endeligt skal godkende råderetskatalogerne for afdelingerne. Derfor vedlægges til organisationsbestyrelsens godkendelse de på afdelingsmøderne vedtagne råderetskataloger for afdelingerne: 9304 Charlottegården 9319 Sølvkær 9399 Klostergården II I de afdelinger, hvor der ikke er nogen afdelingsbestyrelse, er det organisationsbestyrelsen, der godkender katalogerne forud for vedtagelse på afdelingsmøde. Derfor vedlægges katalogerne for afdelingerne: 9356 Kongensgade Det indstilles til organisationsbestyrelsen at godkende råderetskatalogerne for de nævnte afdelinger. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at godkende katalogpakken for de nævnte afdelinger. Referat: Klostergården II afventer til næste møde. Kirsten Malinovsky bemærkede, at 15 års afskrivning på både køkkener og badeværelser var kort tid. Kristine Jacobsen bemærkede, at dette var besluttet på afdelingsmødet, og derfor kun kunne ændres der. Pia Christiansen bemærkede, at nu skulle katalogerne være færdige og derfor måtte eventuelle ændringer tilrettes hen ad vejen. Pia Christiansen var dog enig i, at afskrivningsperioderne burde ændres, til f.eks. 10 år for køkkener og 20 år for badeværelser. Kirsten Malinovsky spurgte derudover, om 20 køkkener på den kollektive råderet var over en vis årrække. Hertil svarede Kristine Jacobsen, at dette var pr. lånesag. Pia Christiansen bemærkede, at der kunne køre flere parallelle lånesager og at ændring i antallet af lånesager skal på afdelingsmødet. John Adelsteen Andersen bemærkede, at der i katalogerne for afdeling Kongensgade stod, at der var en afdelingsbestyrelse. Dette rettes. De fremlagt kataloger godkendt Webredaktør for selskabets hjemmeside Referat: Kirsten Malinovsky ønskede at vide, hvad der skulle ske med opdateringen af hjemmesiden for hovedselskabet DFB. Side 10 af 20

11 Pia Christiansen tilbød, at DFB kunne købe sig fra en webredaktør fra Domea evt. i samarbejde med Kirsten Malinovsky. 6 Afdelinger i drift Charlottegården Fraflytningsfrekvens På organisationsbestyrelsesmødet d. 18. september 2012 spurgte Susanne Pia Hansen ind til antallet af fraflytninger i Charlottegården forud for skimmelrenoveringen, da det var Susanne Pia Hansens indtryk, at der under renoveringen havde været væsentligt flere fraflytninger. En fraflytningsstatistisk for perioden er vedhæftet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Pia Christiansen orienterede uddybende om, at antallet af fraflytninger havde været meget stabilt siden år Susanne Pia Hansen ønskede at vide, om interne flytninger var med. Dette svarede Pia Christiansen bekræftende på. Orienteringen taget til efterretning Morelhaven Besigtigelse fra Landsbyggefonden Landsbyggefonden har besigtiget Morelhaven. Der informeres yderligere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Et referat fra besigtigelsen blev omdelt. Bente Nees orienterede yderligere om punktet. Desværre var der ikke lagt op til, at der vil blive givet støtte til størstedelen af de fremsatte forslag. Landsbyggefonden havde bemærket, at huslejeniveauet i afdelingen var alt for højt, og havde anbefalet en femtedelsordning. Afdelingen har ikke været tilfredse med arkitektfirmaets oplæg til helhedsplan, som slet ikke havde været tilpasset, hvad Landsbyggefonden kunne give støtte til, samt arkitektfirmaets indsats under besigtigelsen. Til gengæld havde afdelingen været meget tilfredse med Domeas byggechef Karsten Pedersens indsats. Der arbejdes videre med undersøgelser, de småting som Landsbyggefonden vil støtte samt femtedelsordningen. Mht. til Kongensgade, har landsbyggefonden ikke registreret det indsendte materiale fra Domea. Dette indsendes igen og landsbyggefonden vil komme på besigtigelse hurtigst muligt. Side 11 af 20

12 Orienteringen taget til efterretning Markedspladsen Bortfald af fritagelse for indbetaling til dispositionsfond I forbindelse med en driftsstøttesag modtag afdeling Markedspladsen fritagelse for indbetaling til DFB s dispositionsfond. Beløbet til driftsstøtten er nu udgiftsført, dvs. pengene er taget fra afdelingen driftsregnskab, og fritagelsen for indbetaling til dispositionsfond bør derfor bortfalde fra og med indeværende regnskabsår. Det drejer sig om ca kr. årligt, der fremadrettet vil indgå i selskabets dispositionsfond. Domea har tilskrevet Landsbyggefonden med besked om dette. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning Markedspladsen Fysisk helhedsplan Landsbyggefonden har den 20. november 2012 udført besigtigelse i afdelingen. Besigtigelsen er sket på baggrund i den indsendte ansøgning om gennemførelse af en fysisk helhedsplan for ca. 43 mill.kr. Landsbyggefonden oplyste, at man var indstillet på at støtte arbejder for ca. 20 mill.kr. Arbejderne omfatter sammenlægning/ombygning af lejemål, øget tilgængelighed samt miljøarbejder i udearealerne. Det blev aftalt, at der skulle udføres nærmere undersøgelse af altangangene for at afdække, om der evt. skulle være en byggeskade i disse som også ville kunne omfattes af støtte. Den samlede ansøgning om helhedsplan indeholdte også elementer, der var modernisering/forbedring eller genopretning. Disse elementer er udskiftning af døre og vinduer, udskiftning af tag og renovering af køkkener og bad. Der ydes ikke støtte til disse arbejder og afdelingen blev derfor opfordret til at søge 1/5 ordning, der evt. kunne bedre afdelingens økonomi så meget, at nogle af disse arbejder bliver mulige at gennemføre med begrænsede huslejestigninger. Det forventes, at en helhedsplan vil kunne vare klar til afdelingsmødets godkendelse i juni Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Ole Pedersen orienterede om, at den indsendte foreløbige helhedsplan var på 43 mio. kr. Man var på forhånd klar over, at flere af disse arbejder ikke ville kunne få støtte, men man ønskede at vise samlet, hvad afdelingen ønskede. Side 12 af 20

13 Landsbyggefonden var positivt indstillet overfor arbejder for ca. 20 mio. kr. Dette drejer sig bl.a. om tilgængelighed og udearealer. Landsbyggefonden havde opfordret til, at man søgte renoveringen af køkkener og badeværelser over en femtedelsordning. Landsbyggefonden tilkendegav, at hvis nærmere undersøgelser af betonen foran svalegangene viste behov, ville man støtte en byggeskadesag på dette. Ole Pedersen vurderede alt i alt at det havde været et positivt møde. Orienteringen taget til efterretning Sølvkær Støtte til økonomisk genopretning Organisationsbestyrelsen har ved mailgodkendelse godkendt nedenstående: På organisationsbestyrelsesmøde d. 30. oktober 2012 besluttede organisationsbestyrelsen at overtage gælden i Skuldelev varmeværk i de fire resterende år af lånets løbetid, i alt ca ,- over 4 år. Herved lettes bruttohuslejen med ca. 500 kr. pr. måned afhængigt af lejemål, heri inkluderet ca. 50 kr. til administration og drift af varmeværket, i henhold til nedenstående skema, som dog angiver eksempler på a conto vand/varme for de enkelte lejemålstyper: Boligstørrelse Nuvæ værende netto husleje pr. måned A/C varme inkl. Afdrag på gæld til varme meværk A/C vand Anten tennebidrag Nuværende brutto husleje pr. måned Gæld til varmeværk som overgår til hovedselskabet Ny A/C varme Ny brutto husleje pr. måned 43,7 m2 incl. have m2 incl. have ,9 excl. have m2 incl. have ,7 m2 incl. have ,2 m2 incl. have m2 incl. have m2 incl. have Det blev ligeledes på mødet drøftet at dække afdelingens opsamlede underskud på kr. Dog oplyste Kirsten Malinovsky, at der var udsigt til, at afdelingen ønskede at klare så meget som muligt selv og at der var udsigt til, at afdelingen selv kan dække underskuddet ind i netop afsluttede regnskabsår, så dette punkt bortfaldt. Side 13 af 20

14 Hovedparten af afdelingens lån er udamortiserede, og afdelingen indbetaler derfor kr. årligt til selskabets dispositionsfond. Organisationsbestyrelsen i DFB har en politik om ikke at give fritagelse for indbetalinger til dispositionsfond, da disse fritagelser løber over en uforholdsmæssig lang årerække, til gengæld drøftede bestyrelsen på mødet, at man ville se meget velvilligt på et forslag om at give dette beløb retur til afdeling Sølvkær som et årligt tilskud til at sænke huslejen, med særlig vægt på de 4-værelses boliger, der vejer tungt i tomgangsudgifterne. En sådan huslejesænkning kan fordeles i henhold til nedenstående skemaer: 2013 Boligtype Antal månedlig leje årlig m2-pris Nedsættelse 12,5% Ekstra 4- værelses 5% Månedlig leje m Årlig m2-pris v 43,7 m2 incl. have m2 incl. have ,9 excl. have m2 incl. have ,7 m2 incl. have ,2 m2 incl. have m2 incl. have m2 incl. have Markedsleje 875 Boligtype Antal månedlig leje årlig m2- pris Nedsættelse 12,5% 2014 Ekstra 4- værelses 5% Månedlig leje m Årlig m2-pris v 43,7 m2 incl. have m2 incl. have ,9 excl. have m2 incl. have ,7 m2 incl. have ,2 m2 incl. have m2 incl. have m2 incl. have Markedsleje 893 Side 14 af 20

15 Boligtype Antal månedlig leje årlig m2- pris Nedsættelse 12,50% 2015 Ekstra 4- værelses 4% Månedlig leje m 43,7 m2 incl. have m2 incl. have ,9 excl. have m2 incl. have ,7 m2 incl. have ,2 m2 incl. have m2 incl. have m2 incl. have Markedsleje 910 Boligtype Årlig m2-pris v Antal månedlig leje årlig m2- pris Nedsættelse 12,50% 2016 Ekstra 4- værelses 3% Månedlig leje m 43,7 m2 incl. have m2 incl. have ,9 excl. have m2 incl. have ,7 m2 incl. have ,2 m2 incl. have m2 incl. have m2 incl. have Markedsleje 929 Boligtype Årlig m2-pris v Antal månedlig leje årlig m2- pris Nedsættelse 11,50% 2017 Ekstra 4- værelses 2% Månedlig leje m Årlig m2-pris v 43,7 m2 incl. have m2 incl. have ,9 excl. have m2 incl. have Side 15 af 20

16 58,7 m2 incl. have ,2 m2 incl. have m2 incl. have m2 incl. have Markedsleje 947 Boligtype Antal månedlig leje årlig m2- pris Nedsættelse 10,5% 2018 Ekstra 4- værelses 1% Månedlig leje m 43,7 m2 incl. have m2 incl. have ,9 excl. have m2 incl. have ,7 m2 incl. have ,2 m2 incl. have m2 incl. have m2 incl. have Markedsleje 966 Boligtype Årlig m2-pris v Antal månedlig leje årlig m2- pris Nedsættelse 9,5% 2019 Månedlig leje m Årlig m2-pris v 43,7 m2 incl. have m2 incl. have ,9 excl. have m2 incl. have ,7 m2 incl. have ,2 m2 incl. have m2 incl. have m2 incl. have Markedsleje 985 Side 16 af 20

17 Boligtype Antal månedlig leje årlig m2- pris Nedsættelse 8,5% 2020 Månedlig leje m Årlig m2-pris v 43,7 m2 incl. have m2 incl. have ,9 excl. have m2 incl. have ,7 m2 incl. have ,2 m2 incl. have m2 incl. have m2 incl. have Markedsleje 1005 Ovenstående beregninger er under forudsætning af, at afdelingen holder den årlige budgetstigning på 1,5%, mens markedslejen i området årligt stiger med 2%. Tallene er fremskrevet til 2020, selvom der på daværende tidspunkt stadig vil blive givet et tilskud på 8,5%. Da det er umuligt fremadrettet at sige noget om udviklingen i afdelingen og i huslejepriserne i området, anbefales det, at bestyrelsen senest ved budgetlægningen for år 2019/20 tager stilling til, hvordan og om resten af tilskuddet skal aftrappes. Udgifterne ved huslejetilskuddet vil for hovedselskabets vedkommende se således ud frem mod år 2020: Udgifter leje Årlig udgift DFB For at sænke huslejen i afdelingen ned til niveau med markedslejen i området, har det i begyndelsen af perioden været nødvendigt at gå lidt over det beløb, som afdelingen indbetalinger til de fælles midler. Afdelingen indbetaler årligt kr. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, at give afdeling Sølvkær et årligt tilskud til af huslejen som beregnet i ovenstående tabeller. Beløbet tages fra arbejdskapitalen. Af hensyn til stabiliteten i afdelingen og beboernes tryghed, forpligter selskabet sig til at give en form for huslejestøtte til afdelingen som minumim frem til og med regnskabsår 2012/21 og såfremt intet væsentligt taler for at justere tallene, med ovenstående satser. Senest ved budgetlægning 2020/21 skal der tages stilling til den videre støtte til afdelingen, herunder nedtrapning af resterende huslejetilskud. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen om mailgodkendelsen til efterretning. Side 17 af 20

18 Referat: John Adelsteen Andersen uddybede, at det er et radikalt forslag, men at bestyrelsen har tiltrådt, at det er dette, der skal til. Carsten Pedersen orienterede yderligere om beboermøde om sagen afholdt i begyndelsen af december. Beboerne havde været meget glade for beslutningen. Kirsten Malinovsky ville arbejde videre med at få udbredt kendskabet til afdelingen og huslejesænkningen bl.a. ved kontakt til pressen. Kirsten Malinovsky orienterede yderligere om, at stemningen og engagementet i afdelingen var blevet stærkt forbedret i de seneste år. Afdækning af interessen for at gøre en del af afdelingen kun for beboere over 50 år blev drøftet. Forbedring af skiltningen i afdelingen blev drøftet. En egentlig skiltepolitik i selskabet tages op på næste møde. Orienteringen taget til efterretning Ørnegårdsvej Advokatomkostninger i forbindelse med klagesager I lukket dagsorden til bestyrelsen Klostergården II Udlejningssituationen Udlejningssituationen viser tegn på at kunne blive problematisk inden for en periode. Ventelisten har tidligere været på et år, men bærer nu bl.a. præg af, at boligmarkedet er presset. Der står til 3-rums boligerne 41 på venteliste og ud af dem er 15 aktive. Til 2-rums boligerne står der 19 på venteliste og ud af dem er 9 aktive. Mange af de potentielle kandidater til ventelisten har vanskeligt ved at sælge deres ejerboliger og bliver derfor boende i deres huse. Sidste gang der var en bolig ledig, var det med nød og næppe at den blev udlejet. Lejeren, der accepterede var lige blevet skrevet op på ventelisten. Pt. er en lejer i afd afgået ved døden så et ny lejemål vil blive ledigt indenfor kort tid. Antallet af fraflytninger er dog i sig selv ikke alarmerende. Der har været 10 fraflytninger på 3 år. De fleste lejemål bliver ledige på grund af dødsfald. Afdelingen har egen venteliste hvilket for nogle potentielle lejere har betydet at de skal betale 2 gebyrer på 187,50 kr. Senest en bolig var ledig blev der sendt tilbud til både de aktive og passive på listen for at forsøge, om der var nogle der var interesserede. En anden mulighed er at sætte en bolig på Domeas hjemmeside som ledig, men denne løsning vanskeliggøres ved de særlige udlejningskriterier, som er knyttet til afdelingen. Dette gør sig også gældende for yderligere annoncering i f.eks. lokalpressen. Domea vil på et kommende møde fremkomme med et overordnet oplæg til en udlejningsstrategi for hele selskabet. Side 18 af 20

19 Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Carsten Pedersen opsummerede, at udlejningssituationen i Klostergården II viser tegn på at kunne blive problematisk inden for en periode. Domea tager udlejningssituationen op med afdelingsbestyrelsen, herunder en drøftelse af, om den nuværende udlejningsliste er hensigtsmæssig, eller om kriterierne skal gennem en mindre justering. Desuden undersøges muligheden for en markedsføringsindsats. Orienteringen taget til efterretning Klostergården II ACO-drain Stig Persson fra Danakon har udarbejdet notatet om afvandingssystemet i Klostergården II. Hans vurdering er foretaget på baggrund af egne observationer af stisystemet samt tilbagemeldinger og erfaringer fra ejendomsmesteren. Desuden har Danakon tilsvarende sager hvor ACO-drain er blevet brugt til at stoppe regnvand på meget skrånende stier. Efter deres opfattelse er problemstillingen den samme i Klostergaarden. Han kan ikke tilføje mere end det der allerede fremgår af fremstillingen til DFB s bestyrelsesmøde. Driftschefen har i forlængelse af dette talt med formanden i afdelingen og Henry Jensen er indforstået med, at der i første omgang opsættes nye tagrender og at drænrenderne udelades for nuværende. Drænrenderne vil uden væsentlige ekstraomkostninger kunne etableres efterfølgende. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, at effekten de hidtidige tiltag afventes. I tilfælde af, at der er behov for ACO-drain etableres disse efter Domeas vurdering. Referat: Tiltrådt med den ændring, at etableringen sker efter afdelingsbestyrelsens vurdering. 7 Mødeplanlægning Følgende møder er planlagt fremadrettet: 26. februar 2013 regnskabsmøde kl hos Domea 21. marts 2013 organisationsbestyrelsesmøde kl hos Domea 21. marts 2013 ordinært repræsentantskabsmøde kl hos Domea. Organisationsbestyrelsen har tidligere udtrykt ønske om en rundtur til nogle af afdelingerne i selskabet. Side 19 af 20

20 Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen om fastlagte møder til efterretning samt at beslutte datoer for rundtur til afdelingerne. Referat: Domea udsender forslag til undervisning i brug af ipad samt forslag til datoer for rundtur til afdelingerne. Programmet udarbejdes til udsendelse inden repræsentantskabsmødet, men selve turen afholdes engang i april. Orienteringen taget til efterretning. 8 Eventuelt Referat: Kirsten Malinovsky ønskede at vide, hvem der sad i Domeas repræsentantskab for DFB og hvordan kom man ind. Pia Christiansen svarede om, at valg til Domeas repræsentantskab er et fast punkt på dagsordenen til mødet umiddelbart efter DFB s repræsentantskabsmøde. Kirsten Malinovsky foreslog, at selskabet i forbindelse med arbejdet med logo også fik set på værdier og vision i selskabet. Pia Christiansen foreslog, at man lavede en lørdagskonference omkring dette til sommer. Eventuelt kunne organisationsbestyrelsen låne lokaler og praktisk hjælp hos Domea, men selv drive konferencen i samarbejde med f.eks. BL. Kirsten Malinovsky foreslog, at organisationsbestyrelsen lavede en velkomstskrivelse til nye medlemmer i repræsentantskabet og evt. også i organisationsbestyrelsen. John Adelsteen Andersen foreslog bestyrelsen, at man startede de interne møder op igen, hvor man fordelte det praktiske arbejde i bestyrelsen mellem sig. Dette fandt tilslutning i bestyrelsen. Møderne bookes af John Adelsteen Andersen. Petina Larsen spurgte til et brev, banken er i besiddelse af, underskrevet af Bente Nees og John Adelsteen Andersen, hvoraf det fremgår, at to medlemmer af afdelingsbestyrelsen skal være til stede for at hæve penge, samt at der skal gå 6 dage før pengene kan udbetales. Ingen i organisationsbestyrelsen og ej heller Domea er bekendt med dette brev. Afdelingsbestyrelsen skaffer en kopi af brevet, hvorefter sagen tages op igen. Side 20 af 20