danmarks domstole Indhold Forord Domstolsstyrelsen, august 2001 Formand for bestyrelsen

Transkript

1 8 September 2001 DANMARKS DOMSTOLE Etablering af en offentlig domsdatabase Ord og handling skal forenes Målsætningsarbejdet i foråret 2001 Byretternes embedsregnskaber Uafhængig domstolsadministration i Norge

2 danmarks domstole Indhold Forord Etablering af en domsdatabase Ord og handling skal forenes Målsætningsarbejdet i foråret 2001 Byretternes embedsregnskaber Uddannelse Norge får også uafhængig domstolsadministration Forord Evalueringsskemaerne fra målsætningsseminarerne i maj 2001 og drøftelserne på seminarerne viste en meget stor tilfredshed med disse og et klart ønske om et større samarbejde mellem embederne indbyrdes og mellem embederne og Domstolsstyrelsen. Samtidig var det gennemgående budskab fra embederne til Domstolsstyrelsen: Tag den nu lidt med ro, men bliv ved. Siden oprettelsen af Domstolsstyrelsen i 1999 er der da også sat mange nye initiativer i gang. Initiativer, som uden tvivl vil danne god grobund for de kommende års løbende udvikling af domstolene i overensstemmelse med vores vision, målsætninger og værdigrundlag. Netop viljen til hele tiden at ville forbedre den høje kvalitet, service og effektivitet, som skal kendetegne Danmarks Domstole, bør være organisationens vedvarende drivkraft. De igangsatte initiativer giver rig mulighed for en systematisk tilrettelæggelse af dette arbejde. Men Domstolsstyrelsen er samtidig bevidst om, at de mange nye initiativer ikke må besværliggøre udførelsen af de daglige arbejdsopgaver, men netop gerne skulle lette disse. 2 Domstolsstyrelsen er som bekendt ikke omfattet af den første landsdækkende brugerundersøgelse. Selvom styrelsen fik mange gode råd på forårets målsætningsseminarer, er det derfor på tide, at også styrelsens brugere, herunder alle embederne, får lejlighed til at give deres mening om Domstolsstyrelsens opgaveløsning til kende. Brugerundersøgelsen for Domstolsstyrelsen vil blive gennemført i løbet af efteråret og give styrelsen et vigtigt fingerpeg om, hvad der skal til for, at også vores opgaver bliver løst med højeste kvalitet, service og effektivitet, som det er Danmarks Domstoles fælles vision, at de bliver. Domstolsstyrelsen, august 2001 Poul Søgaard Formand for bestyrelsen Justitia. Marmorfigur fra Marcus Gøyes gravmæle i Herlufsholm Kirke, udført i 1700 af Tomas Quellinus. Bent Carlsen Direktør

3 DOMSDATABASE Etablering af en offentlig domsdatabase Af direktør Bent Carlsen ÅBENHED DIALOG SAMARBEJDE Åbenhed, dialog og samarbejde. Sådan lyder en del af Danmarks Domstoles værdisæt. Derfor kan organisationen heller ikke sidde især pressens ønsker om hurtig adgang til retsafgørelser overhørig. I et bredere perspektiv er det ligeledes en naturlig udvikling af det moderne retssamfund, at interesserede borgere har en lettilgængelig adgang til afsagte domme og der igennem kan danne sig et billede af gældende ret. Og endelig vil det set i lyset af den teknologiske udvikling være et direkte ressourcespild, såfremt de eksisterende muligheder ikke udnyttes til at hæve princippet om offentlighed i retsplejen til et tidssvarende niveau. På den baggrund undersøger Domstolsstyrelsen grundlaget for at oprette en domsdatabase med uredigerede højesterets-, landsrets- samt sø- og handelsretsdomme med automatisk overførsel fra domstolenes egne sagsbehandlingssystemer til domsdatabasen. Arbejdet er en integreret del af Domstolsstyrelsens øvrige projekter på IT-området, som har til formål at gøre domstolene i stand til at virke i et stadigt mere digitaliseret samfund. Idéen om at oprette en offentlig domsdatabase går imidlertid mere end 15 år tilbage. I Retsinformationsrådets betænkning om en lovdatabase (nr. 1001/1984) blev det således overvejet, om der i den foreslåede lovdatabase også skulle indlægges konkrete retlige og administrative afgørelser som en del af det samlede retskildemateriale. Betænkningen mundede senere ud i etableringen af Retsinformation. I 1997 besluttede Justitsministeriet, efter drøftelse med præsidenterne for Højesteret, Østre Landsret og Vestre Landsret, at undersøge mulighederne for etablering af en statslig database med uredigerede retsafgørelser. En arbejdsgruppe med professor, dr.jur. Mogens Koktvedgaard i spidsen anbefalede i juni 1998, at der skulle være tale om en gratis database med lige adgang for alle, og hvor alene forlagenes systematiske kopiering af Domstolsstyrelsen arbejder med at skabe forudsætningerne for at oprette en domsdatabase, hvor domme indlægges direkte i forbindelse med skrivningen. afgørelser med henblik på udgivelse skulle ske mod betaling. I en senere rapport fra konsulentfirmaet Deloitte Consulting A/S fra januar 2000 vurderes det dog, at der ikke kan forventes tilstrækkelige indtægter ved brugerbetaling til at dække omkostningerne ved udvikling og løbende drift af en domsdatabase, som foreslået af Koktvedgaard arbejdsgruppen. Men rapporten peger samtidig på, at der findes to alternativer til denne model. De alternative modeller, der repræsenterer to forskellige IT-systemer, går begge ud på, at dommene allerede ved skrivningen overføres til en elektronisk database. Det er med afsæt i rapporten fra Deloitte Consulting A/S, at Domstolsstyrelsen nu arbejder med at skabe forudsætningerne for at oprette en domsdatabase, hvor domme indlægges direkte i forbindelse med skrivningen. Dette kræver, at der skabes de nødvendige tekniske muligheder. Databasen vil i givet fald skulle forsynes med emnekatagorisering og brugervenlige søgesystemer samt automatisk anonymisering. Ved at integrere databasen og sagsbehandlingssystemerne begrænses driftsomkostningerne, og der bliver mulighed for at tilgodese offentlighedens, herunder pressens, behov for at se domme kort efter domsafsigelsen. En sådan domsdatabase kan endvidere være grundlaget for udvælgelse af domme til en særlig database og/eller til udgivelse i bogform i redigeret version, det vil sige med resumé ( hoved ), noter m.m. Hvorvidt dette svarende til situationen i dag bør foretages af private forlagsvirksomheder eller som foreslået af Advokatrådet tillige bør ske i statsligt regi, for eksempel med en statslig virksomhed som udgiver, er i sidste ende en politisk afgørelse. 3

4 ORD OG HANDLING SKAL FORENES Ord og handling skal forenes Af Louise Seest, Domstolsstyrelsen Danmarks Domstole står over for udfordringen om at gøre vision, værdier og målsætninger til en del af det daglige arbejde, siger konsulent Ole Ingstrup i dette interview. Ole Ingstrup er cand.jur., lic.jur. og tidligere direktør for den canadiske kriminalforsorg. I maj måned talte han på de ni regionale målsætningsseminarer om, hvordan arbejdet med vision, værdier og målsætninger kan blive en del af domstolenes daglige arbejde. Der er ingen recept for, hvordan man sikrer fuldstændig overlapning mellem Danmarks Domstoles vision, værdier og målsætninger og organisationens handlinger, mener konsulent Ole Ingstrup. Men alle ansatte ved domstolene må sige: Vi har besluttet, at dét og dét er det rigtige at gøre og nu er det i vores egen magt at gøre noget ved det både i de store ting og i de små ting, siger han. Ole Ingstrup er cand.jur., lic.jur. og tidligere direktør for den canadiske kriminalforsorg. I maj måned talte han på de ni regionale målsætningsseminarer om, hvordan arbejdet med vision, værdier og målsætninger kan blive en del af domstolenes daglige arbejde. Da vi indførte noget tilsvarende i den canadiske kriminalforsorg for 13 år siden, gik der et års tid, hvor man talte om vision, værdier og målsætninger, som havde man uld i munden. Men gradvist blev det helt naturligt. Ordene bliver velkendte og set i sammenhæng. Når vi gør sådan og sådan, er det ikke en fiks idé, men fordi vi har sagt, at sådan vil vi være. Ganske langsomt kommer konversationen i organisationen til at indeholde flere og flere direkte og indirekte henvisninger til ordene i målsætningsdokumentet. Fra at stå lidt famlende bliver det en helt naturlig ting og et godt instrument i hverdagen men det tager sin tid, siger Ole Ingstrup, som har 30 års erfaring med management og ledelse (herunder tre år som direktør for the Canadian Centre for Management Development) og som har skrevet bogen The three pillars of public management. Kun det bedste er godt nok Ole Ingstrup mener, at Danmarks Domstole står over for en række både interne og eksterne udfordringer. På det interne plan bliver det blandt andet nødvendigt at fremme opfattelsen af Danmarks Domstole som én organisation samtidig med, at man bevarer og beskytter embedernes judicielle uafhængighed. Samtidig bliver en styrkelse af det professionelle beredskab mod urimelige nedskæringer ved hjælp af embeds- og virksomhedsregnskab, handlingsplaner m.m. og en tilpasning til det moderne samfund, ikke mindst i relation til arbejdsmarkedet, også nødvendigt, mener Ole Ingstrup. Eksternt er udfordringerne også mange, for når Danmarks Domstole har en vision om, at organisationen løser sine opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet, så kan mindre ikke gøre det. Selvom brugerundersøgelsen viser, at cirka 95 procent af brugerne er tilfredse med den service, de får ved domstolene, så er der ikke basis for at hvile på laurbærbladene, mener han. Noget af det fineste er, at 95 procent er langt bedre end 50 procent. Men man kan også spørge: Hvor mange vil tage flyvemaskinen til Århus, hvis kun 19 ud af 20 fly kom frem? Ikke mig i hvert fald, men det er jo også 95 procent. Hvis domstolenes service er dårlig i 1 ud af 20 tilfælde, er der nok at tage fat på. Ole Ingstrup understreger, at godt nok ikke er godt nok. At man hele tiden skal arbejde hen imod at blive 4

5 ORD OG HANDLING SKAL FORENES bedre og dermed få flere meget tilfredse brugere. En af udfordringerne er altså, at statsorganisationen siger til sig selv: Vi vil være den bedste organisation, vi overhovedet kan blive. Det tror jeg ikke domstolene er i øjeblikket, men det tror jeg, at de kan blive. Som brugerundersøgelsen også viser, er tilfredsheden med for eksempel handicapforhold ikke stor. For 25 år siden var der overhovedet ingen, der ville stille spørgsmålet. Når man ser på tallene i brugerundersøgelsen, er det jo klart, at en hel masse brugere, der ikke selv er handicappede, eller måske ikke selv har kontakt med handicappede, siger, at forholdene er for dårlige. Der er altså et klart krav fra borgerne om at forbedre forholdene, som man ikke kan sidde overhørigt. En ny tid På samme måde mener Ole Ingstrup, at brugernes utilfredshed med sagsbehandlingstiderne fordrer overvejelser. Når man lever i en tv-zap-tidsalder, hvor man helst skal se 75 programmer i timen og zappe fra det ene til det andet, så kan man ikke forvente, at folk synes, at syv ugers ventetid ved domstolene er ok. Befolkningen har simpelthen en kortere og kortere tolerance for, hvornår de får deres service og vil have nogle åbningstider som bankerne har indset hvor de ikke behøver at tage fri for arbejde for at komme til domstolene. Domstolene skal, ligesom andre offentlige forvaltninger, tjene os på en måde, som respekterer, at vi er arbejdende borgere. Som direktør Bent Carlsen har sagt det på seminarerne, så kan især de unge, når de kommer ud fra Seven Eleven kl om aftenen, ikke forstå, at de ikke kan få tinglyst et dokument. Det er morsomt sagt, men der også en klar pointe i det. Penge kan man jo trække i en automat, der er døgnvagt her og der, og så lukker domstolene kl Det er en anden tidsalder. Det er ikke fordi domstolene er dårligere eller bedre, det er fordi omgivelserne har ændret sig. Et andet område, der ligeledes afspejler ændrede tider, er arbejdsmarkedssituationen, som er en anden af Danmarks Domstoles udfordringer i relation til målsætningen om at tilbyde attraktive arbejdspladser, påpeger Ole Ingstrup. Når man lever i en tv-zaptidsalder, hvor man helst skal se 75 programmer i timen og zappe fra det ene til det andet, så kan man ikke forvente, at folk synes, at syv ugers ventetid ved domstolene er ok. Attraktive arbejdspladser De unge, både akademikere og ikke-akademikere, har et anderledes forhold til deres arbejdsplads end tidligere. Personalestyrelsens undersøgelse Motivation i staten drivkraft til udvikling og fornyelse fra november 2000 viser, at de unge vil arbejde et sted, hvor de synes, at det er interessant at arbejde. De vil arbejde for nogen, som de synes, at det er interessant at arbejde for. De vil have nogle ledere, der kan lede, og som de er stolte af. De vil ikke have nogen, der sidder inde i kosteskabet og gemmer sig, men nogle ledere, der står frem og siger, det er sådan, vi gør det. De vil have et arbejde, som de kan stå inde for, og som de mener tilfører en værdi til det danske samfund. De vil være i en organisation, som gør det rigtige, og hvor de har det skægt, mens de gør det. Domstolene er i en konkurrencesituation, hvor der er masser af organisationer og virksomheder, som vil have de nye unge både juristerne og ikke-juristerne. De unge vil sige: Ja, jeg har kvalifikationerne, hvorfor skal jeg arbejde for dig? I gamle dage, sagde arbejdsgiveren: Hvorfor skal du arbejde for mig? Ole Ingstrup mener, at nøgleord som ledelse, interessante opgaver, udviklingsmuligheder og livslang uddannelse bliver alfa og omega for rekruttering og fastholdelse af de unge. Det er min erfaring, at de unge ser meget på mulighederne for at komme videre til noget andet, der er spændende. Derfor tror jeg, at en moderne organisation er nødt til at se sig selv som et springbræt for deres ansatte til deres næste karriereforløb. Vi kommer til at se folk, 5

6 ORD OG HANDLING SKAL FORENES der kommer og arbejder ved domstolene i en periode, så går de andre steder hen. De livsvarige forløb, undtagen for nogle dommere, tror jeg er overstået. Hvis det er troskab og livsvarige bindinger og underkastelse af systemet, man er ude efter, skal man købe en cockerspaniel i stedet for. Det er jo meget sjovt, at hvis man tilrettelægger arbejdsgangene og uddannelsesforløbet for de yngre medarbejdere på en sådan måde, at de får gode muligheder for at søge væk igen, så bliver de længere. Hvis de føler, at de fortsat kan lære noget, så har de motivationen til at blive. Gode ledere Ole Ingstrup understreger, at hvis man vil bibeholde det eksisterende system, hvor det altid er en af dommerne, der er administrerende dommer eller retspræsident, så må man lægge vægt på, at de bliver uddannet, så de kan blive så gode som ledere, som de kan blive. At der også på det niveau, bliver brug for vedvarende uddannelse. Det er jo ikke sådan, at det nødvendigvis er en af overlægerne på et hospital, der også er administrerende direktør, så teoretisk set kunne NYE ANSIGTER Ny IT-driftschef Domstolsstyrelsen har ansat Ulla Elmquist Nielsen som IT-driftschef fra den 1. oktober Ulla er 33 år gammel og IT-uddannet. Hun kommer fra en IT-afdelingslederstilling i Kulturministeriets Kunstsekretariat og har tidligere arbejdet med ITløsninger på Landbohøjskolen. Foreløbigt ser jeg store paralleller mellem, hvad de bedste har gjort andre steder domstolene jo ikke. Jeg synes simpelthen, at det er flot, sådan som langt de fleste, vi har mødt på målsætningsseminarerne, har taget udfordringen op. og det, som Danmarks Domstole Ole Ingstrup mener, at den proces, som Danmarks Domstole er i gang er i gang med nu. med, har den store fordel, at ikke alene står bestyrelsesformand, Poul Søgaard og direktør Bent Carlsen man godt tænke sig, at det var en bag, men også Højesteretspræsident person med en helt anden uddannelse end dommeren, der blev leder sesformand, da målsætningsproces- Jacques Hermann, som var bestyrel- ved domstolen. Jeg tror egentlig sen blev skudt i gang. At processen ikke, at det vil være nogen kæmpemæssig fordel, men man kunne godt dag sidder i den øverste domstols legitimeres ved, at den mand, der i forestille sig det. øverste embede, var med i arkitektgruppen. På spørgsmålet om domstolene er På den måde har målsætningsprocessen mange ligheder med proces- særligt bagud på disse områder, er Ole Ingstrups svar prompte: sen i den canadiske kriminalforsorg Nej, nej, nej slet ikke, tværtimod. og en lang række organisationer verden over både i det private og i Det her er noget, man kun går i gang med, når man har en vis erkendelse det offentlige. Så selvom der ikke af behovet. Dét, at man er en organisation, der forstår, at man har udfor- sådan forandringsproces, så er det findes nogle standarder for en dringer og forstår, hvad der skal til, en velafprøvet ting. Foreløbigt ser arbejder for det, kæmper med det og jeg store paralleller mellem, hvad de fortvivler over det, viser, at man er bedste har gjort andre steder og det, en levende organisation. Hvis man som Danmarks Domstole er i gang sidder og siger: Her går det da godt med nu. nok, det er helt perfekt, så mangler man bare at falde om. Sådan er IT-konsulenter Domstolsstyrelsen har indgået aftale med konsulentfirmaet Siticom, Fischer & Lorenz A/S, som vil fungere som konsulent på de kommende ITprojekter. På et seminar den 5. og 6. september vil konsulentfirmaet, landsdommer Søren Axelsen, dommer Sørup Hansen og repræsentanter fra Domstolsstyrelsen drøfte det videre forløb for projektkoordineringen. Umiddelbart efter dette seminar vil der blive informeret om, hvordan projektkoordineringen vil forløbe. 6

7 MÅLSÆTNINGSARBEJDET I FORÅRET 2001 Målsætningsarbejdet i foråret 2001 Af Liv Helth Lauersen, Domstolsstyrelsen Foråret 2001 har været præget af igangsættelsen af det store arbejde med at føre de overordnede værdier, visioner og målsætninger ud i livet - både ved embederne og i Domstolsstyrelsen. Arbejdsgruppen om målsætninger anbefalede fem indsatsområder, som samtlige embeder skulle medtage i deres handlingsplaner. Derudover blev der i foråret 2001 iværksat en landsdækkende brugerundersøgelse, der bl.a. kunne være embederne behjælpelig i udformningen af handlingsplaner. Og sidst men ikke mindst har embederne skullet opstille egne mål for produktivitet m.v. i embedsregnskaber. Alt sammen initiativer, der har haft til formål at bidrage til gennemførelsen af Målsætningerne for Danmarks Domstole. De nye seminarer I maj måned blev der afholdt en række seminarer overalt i landet med titlen Seminar om handlingsplaner m.v.. Der var tale om 1-dagsseminarer, med emner på programmet som handlingsplaner, embedsregnskaber og brugerundersøgelse. Konsulent og forhenværende direktør i den canadiske kriminalforsorg Ole Ingstrup (se interview s. 4-6) medvirkede ved samtlige seminarer. Ligesom ved efterårets seminarer deltog ca. 500 ansatte fra embederne. Flere af deltagerne havde allerede deltaget i seminarerne i efteråret, men der var også en del nye. Bevæger vi os i den rigtige retning? Direktør Bent Carlsen talte under sit indlæg om valg af forandringsprocesser. Han brugte et eksempel fra en butikskæde i England, hvor en nytiltrådt direktør måtte tage skrappe metoder i brug for at ændre hele organisationen og redde den fra sin undergang. Dette er ikke nødvendigt for domstolene, da vi befinder os i en langt gunstigere situation, og hvor agtelsen i samfundet er høj. Vi er derfor gået en helt anden vej og har i langt højere grad inddraget medarbejderne i vores forandringsproces. Men det er nødvendigt med forandringen, da vi utvivlsomt står overfor nye krav fra flere sider i de kommende år. Dette drejer sig bl.a. om effektiviseringskrav, krav om at skabe attraktive arbejdspladser og krav om at kunne konkurrere med andre tvistløsningsorganer. Herefter fortalte Bent Carlsen om Personalestyrelsens to undersøgelser, hvor det belyses, hvad ledere og medarbejdere lægger vægt på og ser som de største udfordringer i de kommende år. Resultaterne af disse undersøgelser ligger på linje med det, som Danmarks Domstole har valgt at fokusere på i sine målsætninger og viser, at vi i høj grad bevæger os i den rigtige retning. Bent Carlsen afsluttede sit indlæg med at ønske, at en stor del af deltagerne ville vende tilbage til embederne som forandringsagenter med ny Negativ Indflydelse på forandringsprocessen Positiv Traditionsbundne Sikkerhed Loyalitet frisk entusiasme og lyst til at inspirere kollegerne derhjemme. Hvad gør man andre steder? Ole Ingstrup indledte sit indlæg med at sige, at det i en målsætnings- og forandringsproces må påregnes, at under 20 procent af indsatsen går med opstillingen af overordnede målsætninger, mens over 80 procent går med virkeliggørelsen. Han fortalte om andre virksomheder, herunder hotelkæden Marriott, der år efter år bliver ved med at arbejde med at blive bedre og forsøge at komme tættere på deres overordnede målsætning. Tit kan selv små ting udgøre meget brugbare værktøjer i denne stræben på at blive bedre. Et eksempel var hoteldirektøren, der selv kørte bussen fra lufthavnen og udspurgte passagerne, om de havde været tilfredse med opholdet. Ole Ingstrup talte også om, at det er vigtigt at lægge torne i laurbærrene, noget der kan bruges i forhold til de flotte resultater af brugerundersøgelsen. Godt nok eksisterer simpelthen ikke, gentog Ole Ingstrup igen og igen. Deltagere i forandringsprocesser Tilskuere Anerkendelse Deltagelse Modstandere Magt Position Forandringsagenter Stolthed Engagement Passiv Interesse i medvirken til forandring Aktiv 7

8 MÅLSÆTNINGSARBEJDET I FORÅRET 2001 Gruppearbejdet For at komme videre med processen med den rette gejst er det vigtigt at overveje, hvordan det er gået indtil nu og spørge: Hvad kan vi lære af det forudgående proces? Til brug herfor var der udarbejdet en gruppeopgave, hvor gruppedeltagerne bl.a. skulle diskutere, hvad man havde haft af gode og dårlige oplevelser indtil nu og hvad gruppen kunne give af idéer til det videre forløb. Tilbagemeldingerne fra grupperne var meget konstruktive og fyldt med idéer til, hvordan den videre proces kan forløbe. Der var også gode råd til Domstolsstyrelsen. Det altovervejende råd var klap lige hesten, der er for mange skibe i søen m.v. og hentydede til, at Domstolsstyrelsen havde sat lige lovlig mange initiativer i gang. Men rådene var ikke entydige. En del mente, at det er vigtigt, at Domstolsstyrelsen hele tiden holder gryden i kog, og nogen gik oven i købet så langt som til at sige pisk os. Der var i det hele taget ikke mangel på metaforer, og støvede kan domstolenes medarbejderne i hvert fald ikke siges at være i deres ordvalg. Embedernes indlæg Det sidste punkt på programmet var indlæg fra tre embeder, om hvordan man lokalt har arbejdet med handlingsplaner og om de foreløbige overvejelser, embedet havde gjort om opstilling af måltal i embedsregnskabet samt resultatet af embedets brugerundersøgelse. Det var nogle meget spændende indlæg, og det er tydeligt, at man er rigtig langt fremme flere steder. Resultaterne fra brugerundersøgelsen er som bekendt meget positive, men der er alligevel områder, hvor embederne ønsker at blive endnu bedre. Samlet set var målsætningsseminarerne en succes, og de fleste deltagere ønsker, at formen med at afholde seminarer om lignende store emner fortsættes i fremtiden. Det ville være spændende at vide, hvor stor en del Resultat af deltagerne, der endte med at vende hjem som forandringsagenter. Domstolsstyrelsens temadag Ydelser Domstolsstyrelsen afholdt den 12. juni 2001 en temadag for de ansatte i styrelsen. Dette forgik i meget specielle omgivelser på Base Camp på Holmen, hvor medarbejderne blev sejlet over fra Nyhavn. Da det er vigtigt, at der skabes en kobling til domstolenes arbejde med at virkeliggøre målsætningerne, var en del af programmet i vid udstrækning identisk med programmet for domstolenes seminarer. Der var dog også forskelle. Domstolsstyrelsen har allerede i begyndelsen af året lavet en handlingsplan for styrelsen, der udarbejdes ikke embedsregnskaber i styrelsen og der er endnu ikke iværksat en brugerundersøgelse for styrelsen. Eftermiddagens program omhandlede derfor i højere grad emner som hvordan forbedrer vi samarbejdet i styrelsen, hvad kan vi give af gode råd i forhold til handlingsplanen for 2002 m.v. I den forbindelse havde medarbejdergrupperne, der er sammensat på tværs af styrelsens kontorer, afholdt møder på forhånd og der blev rapporteret tilbage fra disse drøftelser. Tilbagemeldingerne var spændende og brugbare, og der var enighed om, at der skal ske en større grad af medarbejderinddragelse i Vision og værdier forbindelse med udarbejdelsen af handlingsplanen for 2002, ligesom der i højere grad skal fokuseres på kvaliteten og servicen af styrelsens driftsopgaver. Personale Derefter blev programmet mere underholdningspræget krydret med flere teambuilding-lege, hvor styrelsens mange medarbejderne hvoraf en del er helt nye oplevede flere episoder, hvor der opstod en stor fællesskabsfølelse. Bl.a. udfoldede styrelsens medarbejdere sig som et samlet afrikansk trommeorkester, hvor hver person spillede på en unik afrikansk tromme. En utrolig talentmasse samlet et sted og vi fik også masser af ros af instruktøren! Alt i alt en god dag med et udbytterigt indhold, hvor vi fik grinet sammen, lært hinanden bedre at kende og fik en ny saltvandsindsprøjtning til det videre målsætningsarbejde. Forandring mærkes Når der nu ses tilbage på de meldinger, som både medarbejderne i Domstolsstyrelsen og domstolenes deltagere på seminarerne er kommet med, tegner der sig et billede af, at de fleste så småt er begyndt at tage målsætningerne, værdierne og visionen til sig. Flere har således udtalt, at det er i dagligdagen, at visionen og målsætningerne skal spille deres egentlige rolle. Det er i forhold til de nye initiativer, ledelsen overvejer. Det er, når vi besvarer telefonen. Det er, når der tales til den tiltalte og vidnerne i retten. Det er, når vi siger pænt godmorgen til hinanden. Det er her - ligesom så mange andre steder -, at vores ord om højeste kvalitet, service og effektivitet skal ligge i baghovedet, og det skal vi til stadighed huske os selv og vore kolleger på. Hvad skal der ske nu? Organisation Domstolene har efterhånden alle fået indsendt deres handlingsplaner for 2001, og de er løbende blevet lagt ud på Intranettet. Nu forestår et større arbejde med at gennemgå handlingsplanerne for at tegne et samlet billede af, hvordan embederne har valgt at udforme handlingsplanerne, hvad der er lagt vægt på m.v. Det umiddelbare indtryk er, at der er tale om et imponerende stykke arbejde. En del har valgt at benytte det af styrelsen udarbejdede skema, men der er også mange, der har lavet handlingsplaner i en anden form. Domstolsstyrelsen vender tilbage med et mere samlet billede af indholdet af handlingsplanerne i næste nummer af Danmarks Domstole. 8

9 BYRETTERNES EMBEDSREGNSKABER UDDANNELSE SAGSTAL PERSONALEFORBRUG PRODUKTIVITET AFGØRELSESTIDER HANDLINGSPLAN Byretternes embedsregnskaber Forsøget med udarbejdelse af embedsregnskaber for byretterne forløber planmæssigt. Medio juli har 80 embeder foretaget indberetning af tekstkommentarer og måltal til regnskabet. Styrelsen mangler blot at gennemgå regnskaberne endnu engang, inden disse fra og med august udsendes til embederne i endelig form. Domstolsstyrelsens populære kurser Kurset om den nye straffefuldbyrdelseslov løber måske ikke overraskende med prisen, som Domstolsstyrelsens mest populære kursus for jurister i efteråret. Der er indkommet 99 ansøgninger, hvoraf 41 har fået tildelt en plads. På andenpladsen i relation til efterspørgslen kommer kurset om strafudmåling med 64 tilmeldte og 25 pladser, og dernæst følger kurset om strafferet i praksis med 46 tilmeldte og 12 tildelte pladser. De endelige embedsregnskaber vil indeholde oplysninger om embedets sagsantal, personaleforbrug, produktivitet, afgørelsestider og handlingsplan. Embederne har selv forfattet bemærkningerne til de kvantitative data i regnskabet samt fastsat mål for produktivitetsudviklingen. Embedsregnskabet har til formål at understøtte dialogen mellem embede og styrelse om embedets målopfyldelse, udvikling og bevillinger Embedsregnskabet har til formål at understøtte dialogen mellem embede og styrelse om embedets målopfyldelse, udvikling og bevillinger. Først og fremmest er det dog hensigten, at regnskabet skal fungere som anledning til og inspiration for det enkelte embedes egne overvejelser vedrørende den fremadrettede målfastsættelse og arbejdstilrettelæggelse. De mange gode og ambitiøse mål og tiltag, der er skitseret i det materiale, styrelsen har modtaget fra embederne, peger indtil videre på, at embedernes arbejde med regnskaber og handlingsplaner i mange tilfælde har været frugtbart. Når de første endelige regnskaber kan udsendes i august, er det resultatet af, at der ved retterne er udført et stort arbejde med at gennemgå, korrigere og kommentere de statistiske data, der ligger til grund for regnskaberne. Den kritik, der bl.a. i forbindelse med sidste års budgetanalyse blev rejst af de styringsmæssige data og dermed styringen - på domstolsområdet, tages alvorligt, og de nye embedsregnskaber er et af de første håndgribelige resultater heraf. Embedsregnskabet for 2000 giver således et mere retvisende billede af embedernes produktivitet end tidligere opgørelser, inklusive dem Finansministeriet og Rigsrevisionen har foretaget. Det er dog fortsat muligt at forbedre data og beregningsmetoder. De mange gode forbedringsforslag, styrelsen har modtaget fra embederne, vil indgå i overvejelserne ved udarbejdelsen af kommende embedsregnskaber. Til de i alt 40 kurser og seminarer for jurister, som Domstolsstyrelsen udbyder i efteråret, er der indkommet ansøgninger, hvortil der er udvalgt 954 deltagere. Således har 74 procent af alle ansøgerne fået plads på de kurser, som de ønskede at deltage i. 9

10 UAFHÆNGIG DOMSTOLSADMINISTRATION I NORGE Norge får også uafhængig domstolsadministration Af Kate Kengen, Københavns Byret I Norge har man nu besluttet at oprette en domstolsadministration uden for Justisdepartementet. Organisationen ligner på mange punkter men ikke alle den danske model. Stortinget har også taget stilling til domstolenes fremtidige struktur og tilsluttet sig, at antallet af domssogne (retskredse) reduceres fra 87 til 66. Domstolene og dommernes uafhængighed har været genstand for debat i Norge. I 1999 kom den norske Domstolskommission således med forslag til ændringer i organiseringen af den centrale administration af de norske domstole, ændring vedrørende dommerudnævnelse, en ny klage- og disciplinærordning for dommere, reducering af brugen af midlertidige dommere og retslig regulering af dommernes bibeskæftigelse. På denne baggrund afgav Justis- og politidepartementet den 2. marts 2001 en tilrådning, som blev godkendt i Statsrådet samme dag. Et lovforslag om ændringer i domstolsloven m.m. blev dernæst fremsat i henholdsvis Stortinget og Lavtinget, og den 7. juni blev forslaget vedtaget. Domstolsadministrationen De nu vedtagne ændringer i domstolsloven m.m. betyder, at der oprettes en domstolsadministration uden for Justisdepartementet, og at denne, sammen med domstolene i øvrigt, fortsat skal være underlagt den norske Rigsrevision på linie med andre statslige institutioner i Norge. Der oppnevnes et styre (en bestyrelse) for domstolsadministrationen bestående af syv medlemmer: Tre dommere og to advokater udnævnt af regeringen samt to repræsentanter for allmenheden valgt af Stortinget. Selvom der som hovedregel bør udnævnes tre dommere, åbnes der mulighed for, at Kongen i Statsrådet kan erstatte en af de tre dommermedlemmer med en anden særlig kvalificeret repræsentant for domstolene. Bestyrelsen skal være øverste myndighed i domstolsadministrationen og ansætte direktøren i åremålsstilling. Bestyrelsen bestemmer, hvilken kompetence domstolsadministrationen skal have i den daglige virksomhed, men bør dog selv behandle sager af større eller principiel betydning. Budgettet for domstolsadministrationen og domstolene skal fortsat indgå som en del af regeringens samlede budgetfremlæggelse for Stortinget. Domstolsadministrationen forudsættes dog at have ansvar for udarbejdelse af budgetforslag. Sekretariatet for et nyoprettet Indstillingsråd for dommere vil fremover ligge i domstolsadministrationen, ligesom sekretariatet for Tilsynsutvalget for dommere, som skal arbejde med klage- og disciplinærspørgsmål i forhold til dommerne. På baggrund af regeringens politik om, at nye statslige arbejdspladser fortrinsvis skal ligge uden for Oslo, skal domstolsadministrationen ligge i Trondheim. Bemandingen foreslås til 65 årsværk. Etableringen forventes tidligst at kunne ske i løbet af andet halvår af 2002, og der er endnu ikke sat navn på domstolsadministrationen. Udnævnelse af dommere Som nævnt ovenfor etableres der et nyt råd med betydelig indflydelse på dommerudnævnelser. Rådet skal sammensættes af tre dommere, to jurister uden for domstolene samt to repræsentanter for allmenheten, som alle udnævnes af regeringen. Rådet skal på grundlag af en grundig vurdering af ansøgerne til dommerstillingerne afgive en indstilling til Justisdepartementet med begrundet og prioriteret indstilling. Den berørte domstolsleder skal trækkes aktivt ind i ansættelsesprocessen. Det anføres, at rådets ansvarsområde også bør omfatte dommere i Højesteret. Stillingen som høyesterettejustitiarius bliver ligeledes behandlet af rådet. Midlertidige dommere Spørgsmålet om midlertidige dommere er blevet behandlet grundigt, og det er blandt andet blevet besluttet, at domstolenes bemanding skal følge et princip om, at der ikke skal være flere dommerfuldmægtige end faste dommere ved nogen domstol. Endvidere skal der etableres et forsøg med oprettelse af faste dommerstillinger fælles for flere domstole inden for samme instans, således at dommeren har fast tilholdssted ved et af embederne en norsk rejsedommer. Dommernes bibeskæftigelse Baseret på en afvejning af forskellige hensyn er det, på baggrund af Justisdepartementets forslag, blevet besluttet, at der indføres en registreringsordning, som omfatter væsentlige dele af bibeskæftigelsen for dommere. Registreringen føres af domstolsadministrationen og skal 10

11 UAFHÆNGIG DOMSTOLSADMINISTRATION I NORGE være åben for almindelig indsigt. Kun i et meget lille omfang bliver der tale om en egentlig forbudsordning og i langt større grad en regulering i form af godkendelsesordning for forskellige typer af bibeskæftigelse. Godkendelsen gives af domstolsadministrationen, som kan delegere kompetencen til domstolslederen. Klage og disciplinærordning Endelig er det blevet besluttet at oprette et nyt klage- og disciplinærorgan Tilsynsutvalget for dommere som skal have et eget administrativt, kollegialt organ bestående af fem medlemmer, to repræsentanter for allmenheten, to dommere og en advokat, som alle udnævnes af regeringen. Minimumsbemandingen vil være to dommerårsværk fordelt på en dommer og en dommerfuldmægtig. Departementet anser det ikke for hensigtsmæssigt at sætte en øvre grænse for, hvor stor en domstol kan være. En hensigtsmæssig bemanding på funktionærsiden er mindst tre funktionærårsværk. I 1999 var der i Norge 873 funktionærstillinger, 476 dommerstillinger og ca. 150 dommerfuldmægtigstillinger. Som nævnt ovenfor har Stortinget tilsluttet sig, at de 87 domssogne reduceres til 66. Og fremover vil den administrerende dommer formentlig komme til at hedde sorenskriver, mens de øvrige dommere ved embedet vil hedde tingrettsdommer. Man har ikke lagt sig endelig fast på, hvorvidt navnene på embederne skal følge byen eller området. Ny domstolsstruktur Også i Norge har man længe drøftet retskredsenes størrelse, antal dommere i retskredsen, arbejdsområder m.m., som vi kender det fra Strukturkommissionens arbejde. I oktober 1997 blev der nedsat et strukturudvalg og på baggrund af dette udvalgs arbejde, og de indkomne høringssvar, har Justisdepartementet udarbejdet en række anbefalinger til den norske regering, som i foråret fremlagde forslaget til drøftelse i Stortinget. Beslutningen træffes ikke som i Danmark ved et folketingsflertal, idet den norske regering har mulighed for at træffe beslutning uden om Stortinget. Men spørgsmålet skal behandles i Stortinget inden beslutningen træffes, og Stortinget kan fremkomme med en tilrådning til regeringen. Den 21. maj blev Justisdepartementets anbefalinger behandlet i Stortinget, som i det store hele kunne tilslutte sig disse. Førsteinstansdomstolenes størrelse Ved Norges førsteinstansdomstole er der ved 39 domstole kun én dommer og ved 24 domstole to dommere. Den største førsteinstansdomstol er Oslo byrett med 66 dommere. Blandt andet begrundet ud fra fremtidens krav til faglig kompetence mener Justisdepartementet, at en størrelse på en tingrett (som betegnelsen fremover vil være for byretterne) med fire dommerårsværk eller mere giver en hensigtsmæssig størrelse på en domstol, og at den ideelle fordeling er tre dommere og en dommerfuldmægtig. Tinglysning, skifteret m.v. Det norske Justisdepartement mener, at domstolene i større grad bør rendyrke den dømmende virksomhed. Derfor foreslog departementet, at tinglysningen blev overført til Statens kartverk, således at tinglysningen indgår i en national infrastruktur for ejendomsinformation. Men på dette punkt var det Stortingets holdning, at spørgsmålet skal tages op igen efter en ny redegørelse fra regeringen. Indførelse af den elektroniske grunnbok har i forvejen effektiviseret tinglysningen med cirka 30 procent og sparet cirka 100 årsværk. P.t. er der beskæftiget 195 funktionærer (oplyst til 22 procent af funktionærerne) og seks dommere med tinglysningsopgaver. Justisdepartementet stillede ikke forslag om at flytte andre forvaltningsmæssige opgaver, d.v.s. bobehandling, notarialforretninger, vielser, partnerskabsregistrering og gennemførelse af tvangsforretninger. Ligesom i Danmark er der også forskellige holdninger, synspunkter og argumenter omkring retternes størrelse og arbejdsopgaver. I strukturudvalget var der således to stort set lige store grupper, som var henholdsvis for og imod flytning af tinglysning fra domstolene, og ved høringsrunden var der et klart flertal af førsteinstansdomstole, som ønskede at bevare tinglysningen ved domstolene. 11

12 DOMSTOLSSTYRELSENS TEMADAG d a n m a r k s d o m s t o l e / 4 /

13 d a n m a r k s d o m s t o l e / 4 /

14 DOMSTOLSSTYRELSENS TEMADAG d a n m a r k s d o m s t o l e / 4 /

15 d a n m a r k s d o m s t o l e / 4 /

16 DANMARKS DOMSTOLE Tidsskrift for ca ansatte ved domstolene, i Procesbevillingsnævnet og Domstolsstyrelsen samt interesserede brugere. Udgivet af: Domstolsstyrelsen Store Kongensgade København K Telefon Telefax Ansvarlig iflg. medieansvarsloven: Direktør Bent Carlsen Grafisk tilrettelæggelse: Jette Koefoed Grafisk produktion: Anton M. Jensen Oplag: 3300