Referat af ordinær generalforsamling i Gårdlauget Skydebanegade Øst-karreén Onsdag den 11. maj 2016

Transkript

1 Referat af ordinær generalforsamling i Gårdlauget Skydebanegade Øst-karreén Onsdag den 11. maj Valg af dirigent og referent Dirigent: Administrator Helle Aggerholm Lay (HAL), Toft Administration Referent: Josefine Møbius Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var indkaldt rettidigt og med korrekt varsel. Dog har AB Skydebanen ikke modtaget regnskabet for 2015 og budgettet for 2016, det tager bestyrelsen og administrationen til efterretning. Fremadrettet skal der være en procedure for, hvordan bestyrelsen og administrationen bliver bekendt med, om at alle medlemsejendomme har modtaget indkaldelse, regnskab og budget rettidigt. Bestyrelsen vil næste år modtage invitation, regnskab og budget som eventuelt kan videreformidles ved behov og uploades til Facebook. Medlemsejendomme må gerne sende mailadresser på gårdlaugsrepræsentanterne til bestyrelsen. Følgende ejendomme var repræsenteret: Rasmus Agdestein Vesterbo Absalonsgade Randi Lundberg Henrik Nedergaard Josefine Møbius Cicéla Falk Bente Hoffmann Kristian Herdal Molbech Judith Belli AB Absalons Boulevard AB Skydebanen Mikkel Kjer AB Istedgade 49-51B Betina Petersen Mikkel Kjer(repræsentant ved fuldmagt) Istedgade Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år Bestyrelsen beretning blev fremlagt af Rasmus Agdestein og vedlægges referatet. 3. Forelæggelse af årsregnskab til godkendelse HAL gennemgik årsregnskabet for Spørgsmål blev besvaret undervejs. Årsregnskabet udviser et overskud på kr , som foreslås overført til grundfonden. Årsregnskabet for 2015 blev enstemmigt godkendt.

2 4. Forslag fra bestyrelsen og/eller medlemmer Ingen forslag. Bestyrelsen modtager gerne forslag til generalforsamlingen Forelæggelse af budget for 2016 til godkendelse HAL gennemgik det udleverede budget for 2016, der udviser et overskud på kr med en årlig opkrævning på kr Budgettet manglede den tidligere aftalte stigning på 2% p.a. for at imødegå prisudviklingen og undgå større efterbetalinger til nogle af de forventede kommende udgifter. Budgettet blev herefter godkendt med en stigning på 2% svarende til i alt kr Årets budget blev enstemmigt godkendt. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer Bente Hoffmann trækker sig fra bestyrelsen og Jens Halsnæs fra AB Skydebanen ønsker at træde ind i bestyrelsen. Randi Lundberg ønsker at genopstille som suppleant. Kristian Molbech ønsker at stille op som suppleant. Herefter blev følgende valgt til bestyrelsen: Jens Halsnæs Som suppleanter blev valgt: Randi Lundberg Kristian Molbech Rasmus Agdestein og Josefine Møbius er ikke på valg. 7. Valg af statsautoriseret eller registreret revisor 8. Eventuelt Grant Thornton er blevet genvalgt. Der var mange kommentarer og forslag til, hvad gårdlauget kan gøre i forhold til løse dyr i gården. Katteekskrementer i gårdens sandkasser og under gyngestativerne udgør et problem. Udover at børnene får ekskrementer på tøj og hænder, kan der være direkte sundhedsskadelige følger i form af Toxoplasmose. Der er pt. tre løse katte i gården. Under punktet blev der foreslået følgende initiativer:

3 At fjerne sandkasserne helt, så kattene ikke kan bruge dem som kattebakker. Blødt asfalt under gyngerne i indhakket i gården ned mod Istedgade. Kattene og deres tilhørsforhold dokumenteres. Der søges økonomiske midler hos fonde til diverse tiltag for at mindske generne fra de løse katte blød asfalt under gynger eksempelvis. Der efterlyses et decideret festudvalg. Der er altid stor opbakning til sociale arrangementer i gården. Halloween-gruppen eksisterer stadig, den består af Louise Grøntved og Nini Matessi Schou. Alle i gården er velkomne til at melde sig, hvis de har lyst til at deltage i mindre udvalg. Facebook kan bruges til at aktivere gårdens beboere, alle kan foreslå aktiviteter og danne arbejdsgrupper. Dirigenten takkede herefter for god ro og orden. Ref. Josefine Møbius Dirigent, Roskilde den Helle Aggerholm Lay Toft Formand, Vesterbro den Rasmus Agdestein

4 Bestyrelsens beretning 2016 En svær begyndelse: Det har været et kaotisk år. Der har ikke været en fungerende bestyrelse fra generalforsamlingen sidste år indtil den ekstra ordinære general forsamling i november. Til den ekstraordinære generalforsamling fik vi valgt en ny bestyrelse med fire medlemmer hvor alle var nye. Da vi alle var nye, var der således heller ikke nogen af os, der havde indblik i gårdlaugets tidligere drift, aktive opgaver eller hvordan bestyrelsen tidligere havde arbejdet. Til det konstituerende bestyrelsesmøde fik vi heldigvis en grundig overlevering. Vi fik også en del materiale tilsendt efterfølgende. Der har været omtalt en hvid mappe med en masse informationer fra gårdlauget begyndelse. Det har dog ikke været muligt at opspore denne, og vi er derfor påbegyndt en ny mappe. Tanken er, at denne skal følge kommende bestyrelser. Selvom vi fik en grundig overlevering, havde vi ingen fungerende arbejdsgange som bestyrelse. Vi var heller ikke bekendt med, hvordan systemet var skruet sammen. Derfor har en stor del af bestyrelsens arbejde hidtil været, at få defineret og indarbejdet nogle arbejdsgange. Vi er på nuværende tidspunkt kun tre i bestyrelsen, i og med Betina desværre blev bedt om at trække sig af hendes egen bestyrelse. Det betyder, at vi er få i bestyrelsen, og at der ikke er megen tid til at tænke på nye tiltag. Hvis vi mister flere bestyrelsesmedlemmer, kan vi igen komme i en situationen hvor vi ikke har en fungerende bestyrelse. Derfor opfordrer vi på det kraftigste til, at man melder sig under fanerne - enten som bestyrelsesmedlem eller blot engagerer sig i gårdlaugets arbejde. Ifølge vores vedtægter kan der være fem medlemmer af bestyrelsen. Vi så dog gerne at alle ejendomme var repræsenteret ved bestyrelsesmøderne. Ny hjemmeside: Vi har fået en ny hjemmeside. Vi overtog vores tidligere side fra Henrik, som lagde et stort arbejde i siden og samlede utrolig mange informationer. Alle informationer er langt fra tilstede på den nye, men de vil komme. En af grundene til, at vi valgte at bygge en ny hjemmeside var, at vi gerne vil have den mere interaktiv og at den skulle kunne opdateres let af flere mennesker. Forretningsorden: Vi har i bestyrelsen vedtaget første udgave af en forretningsorden. Den er enkel, men det er en begyndelse. Vi vil løbende arbejde videre på den, så vi får så mange arbejdsgange som muligt konkret beskrevet. Det er tanken at alle almindelige arbejdsgange skal være beskrevet. Derved vil en kommende bestyrelse have noget at arbejde videre med. Trappen på bakken: Vi har tidligere fået renoveret trappen på bakken. Det var dog ikke med et tilfredsstillende resultat, hvorfor vi ikke vil betale den pågældende håndværker fuld pris. Sagen er ikke afsluttet og der kan derfor ikke gøres yderligere ved trappen pt. Vi påtænker dog at fotodokumetere status nu og så se på hvordan vi kommer videre herfra. Skadesag med træ:

5 Vi har en uafsluttet sag omkring et træ, der har beskadiget bygningen i Istedgade 49-51B. Det er via Administrator meldt til både gårdlaugets og ejendommens forsikringen. Vi afventer på nuværende tidspunkt svar på, hvem der skal betale og udbedre skaden. Vedligehold af porte: Vedligeholdsudgifterne til gårdens porte er i dag skævt fordelt, da det er to foreninger der står for vedligehold. Det mener vi i bestyrelsen ikke kan være retfærdigt. I vedtægterne står der ydermere at det er gårdlaugets pligt at sikre, at porte fungerer og kan aflåses. Vi arbejder derfor på en løsning der kan sikre dette. Den er dog ikke endelig på plads endnu. Derfor er der desværre heller ikke et færdigudarbejdet forslag med til denne generalforsamling. Selvom vi i bestyrelsen mener, at det er vores ansvar at sikre portenes funktion i forhold til vedtægter, er det noget der skal vedtages på en generalforsamling, da det umiddelbart vil øge gårdlaugets nuværende udgifter. Judiths afspadseringstimer: Af forskellige årsager har vores gartner Judith oparbejdet en del afspadsering. Der har bl.a. været flere koordinerende opgaver i forbindelse med metropuljen i sydenden af gården, som Judith har været involveret i. Dette har ikke været finansieret som en del af metropuljearbejdet, men en måde at sikre, at vi fik det optimale ud af arbejdet, og at håndværkeres arbejde var i tråd med gårdens nuværende udseende. Vi har i bestyrelsen lagt en plan for Judiths timer i 2016 og vil den vej få fjernet puklen. Derudover holder vi også koordineringsmøder med Judith ca. hver tredje uge. Derfor vil der heller ikke komme en ekstra regning til medlemmerne af gårdlauget. Målsætning om åbenhed: Vi har en klar målsætning i bestyrelsen. Vi går ind for total åbenhed. Der skal ikke være nogen hemmeligheder eller skjulte agendaer. Alt skal være til rådighed for gårdens beboere. Til dette vil vi primært bruge vores hjemmeside, men også gårdens facebookgruppe. Af samme grund er alle også velkomne på vores bestyrelsesmøder. Gårdens facebookgruppe er også åben, så alle kan se, hvad der debatteres om. Man skal dog være medlem af gruppen for at kunne skrive indlæg. Der er ingen form for kontrol af personer, der ønsker at blive en del af gruppen. Alle der anmoder, bliver godkendt. Vi forbeholder os dog ret til at ekskludere personer fra gruppen, hvis man opfører sig upassende. Dyr i gården: Der har været en del klager over løse katte, og om at kaniner ikke blev passet ordentligt. Angående kaninerne har vi haft en dyrlæge ude og kigge på deres levevilkår og de er på nuværende tidspunkt ganske glimrende. Vi har haft et tilfælde af virussygdom blandt kaninerne og på daværende tidspunkt var der flere kaniner, der så meget sløje ud. Dette blev der dog taget hånd om. Vi har besluttet i gårdlaugsbestyrelsen, at der skal være navn og kontaktinformationer på kaninburer i gården. Så vil en bekymret beboer kunne kontakte ejeren direkte, således at eventuelle akutte problematikker kan løses hurtigt. Selvom det ikke er tilladt så har vi fortsat løse katte i gården. Dette er som bekendt ikke tilladt ifølge gårdreglerne. Vi som bestyrelse henstiller fortsat til, at man overholder reglerne. Vi har dog derudover ikke andre beføjelser som bestyrelse end at kontakte den pågældende forening, hvis vi ved hvor katten bor. Da gårdlauget som enhed ikke har nogen bemyndigelse til at sanktionere over for katteejere, vil vi lægge op til, at man kontakter den forening hvor katten bor.

6 Vi kan være behjælpelige med at sende evt. klage videre til den pågældende ejendom/forening. Dette er en generel udfordring for gårdlaugsbestyrelsen. Vi kan udstikke retningslinjer, men har reelt set ingen muligheder for at håndhæve disse. Derfor er det vores forhåbning, at man i de enkelte foreninger vil følge gårdreglerne og håndhæve disse over for ens beboere. Socialt samvær i gården Vi har tidligere haft en del sociale aktiviteter i gården bl.a. Halloween og loppemarkeder. Der har altid været, og der er stadig stor opbakning og lyst til fælles arrangementer. Derfor ønsker vi som bestyrelse mere af den slags. Det gavner gården, når man kender hinanden. Det gør det også lettere at snakke om ting, man ikke er enige om. Som tidligere nævnt, er vi meget pressede i bestyrelsen. Derfor vil det være rart om nogle vil deltage i organiseringen af events i gården. Selvfølgelig med støtte fra bestyrelsen. Det gælder egentlig ikke kun organisering af events, det gælder også i mange andre aspekter i vores gård. Bestyrelsen ønsker, at der kommer flere frem og deltager i lokale indsatser i vores gård. Det er blot vigtigt at det koordineres med bestyrelsen så der ikke laves modstridende arbejde. Det er også vigtigt at sige, at man sagtens kan deltage bare en lille smule. Man behøves ikke lægge mange timer i det. Der vil aldrig blive forventet mere af en end man selv har lyst til. Tænk positivt Vi som bestyrelse anerkender, at alle regler ikke bliver overholdt, og at der sker ting som der ikke burde ske. Vi mener dog det er vigtigt, at vi en gang i mellem lige tager en dyb indånding, og kigger rundt i gården, og ser hvor mange gode ting der er. Gå en tur rundt i gården det er forår, og vi synes det er svært ikke at blive i godt humør. Der er masser af mennesker der nyder gården. Der er børn, der leger med hinanden, både med dem de kender, og dem de ikke kender. Der er unge og vokse der griller. Der bliver drukket morgenkaffe i nyttehaven og mange andre ting. Skulle vi ikke det næste år prøve at fokusere lidt mere på det gode og lidt mindre på det dårlige. Vi tror på at det er lettere at få løst det dårlige hvis man fokusere på det gode.