Standardforretningsorden for de kollegiale organer ved Danmarks Farmaceutiske Universitet

Transkript

1 Standardforretningsorden for de kollegiale organer ved Danmarks Farmaceutiske Universitet Bestyrelsen for Danmarks Farmaceutiske Universitet har den 17. november 2004 vedtaget følgende standardforretningsorden i henhold til 3, stk. 11 i Vedtægt for Danmarks Farmaceutiske Universitet Generelle bestemmelser 1. Det påhviler de enkelte kollegiale organer (akademisk råd og studienævn) at udarbejde en forretningsorden på grundlag af de rammer, der er fastlagt i denne forretningsorden. Stk. 2. Det enkelte organ skal senest en måned efter organets tiltrædelse indsende sin forretningsorden til godkendelse hos rektor, som påser at forretningsordenen er udarbejdet inden for rammerne af standardforretningsordenen og i øvrigt er i overensstemmelse med eventuelle særlige bestemmelser i vedtægten af proceduremæssig karakter vedrørende organets virksomhed. Formand og næstformand 2. Rektor er født formand for akademisk råd. Stk. 2. Efter ordinære studienævnsvalg foretager studienævn på første møde valg af formand og næstformand. Formanden vælges blandt det videnskabelige personale og næstformanden vælges blandt de studerende. Afgår én af disse i valgperioden, foretager organet nyvalg til resten af perioden. Valget af formand og næstformand skal godkendes af rektor. Stk. 3. Studienævnet vælger endvidere af sin midte blandt det videnskabelige personale en stedfortræder for formanden, som overtager formandens opgaver og beføjelser i tilfælde af formandens forfald. Stk. 4. Studienævns næstformand deltager i tilrettelæggelsen af studienævnets arbejde. De kollegiale organers møder 3. De kollegiale organer udøver deres virksomhed i møder. Visse sager kan dog afgøres ved skriftlig behandling, hvis alle organets medlemmer tiltræder dette. Møderne er offentlige, men sager kan behandles for lukkede døre, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes for nødvendigt eller ønskeligt. Stk. 2. Sager, der indeholder oplysninger om personlige forhold, skal behandles for lukkede døre.

2 Stk. 3. Hvis det bestemmes af det kollegiale organ eller dettes formand, skal spørgsmål om behandling af en sag for lukkede døre forhandles forud for sagsbehandlingen. Side 2 Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt i ubrudt rækkefølge. Stk. 5. Enhver har adgang til at overvære et kollegialt organs offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Hvis en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan formanden udelukke denne eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet. Stk. 6. Rektor, eller en af ham udpeget person, har ret til at overvære studienævns sagsbehandling for lukkede døre. 4. De kollegiale organer skal afholde møder mindst én gang i semestret. Mødesteder, - dage og -tidspunkter fastsættes i forretningsordenerne for de enkelte organer. Stk. 2. Ud over de ordinære møder, der er fastsat i forretningsordenerne for de enkelte organer, kan formanden indkalde til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet. Stk. 3. Formanden skal indkalde det kollegiale organ, når 3 medlemmer skriftligt begærer dette med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes snarest muligt og senest 14 hverdage efter formandens (sekretærens) modtagelse af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, skal formanden forsøge at afholde mødet inden fristens udløb. 5. I de tilfælde, hvor det findes af betydning for en sags behandling, kan formanden lade udenforstående indkalde til at deltage i sagens behandling. Udenforstående deltager ikke i sagens afgørelse. 6. I forretningsordenen for det enkelte organ skal eventuelle observatører nærmere angives. Det teknisk-administrative personale har ret til en observatørpost i akademisk råd. Mødeindkaldelse 7. Formanden (sekretæren) udsender mødeindkaldelse med dagsorden samt relevant mødemateriale mindst 5 hverdage før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsordenen skal indeholde oplysning om, hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet. Stk. 2. Dagsordenen udsendes til hvert medlem af det kollegiale organ, observatører, rektor og informationskontoret. Mødemateriale, herunder dagsorden, offentliggøres på DFUs hjemmeside, dog ikke materiale som vedrører de sager, som behandles for lukkede døre, jf. 3. Materiale som ikke er praktisk muligt at lægge på hjemmesiden kan gennemses i administrationen. Stk. 3. De enkelte medlemmer af det kollegiale organ og rektor kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter til ordinære møder samt materiale hertil skal være formanden (sekretæren) i hænde mindst 8 hverdage før mødets afholdelse.

3 Mødeledelse og sagernes forelæggelse Side 3 8. Formanden leder organets møder. Har studienævnsformanden forfald, overtages mødeledelsen af stedfortræderen, jf. 2, stk. 3. Ved rektors forfald er Prorektor formandens stedfortræder i akademisk råd med de pligter og beføjelser, der er nævnt i standardforretningsordenen. Har begge forfald aflyses mødet. Stk. 2. Formanden konstaterer ved hvert mødes begyndelse, om det kollegiale organ er indkaldt med lovligt varsel. Stk. 3. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende sagernes behandling. Formanden formulerer de forslag, om hvilke der skal stemmes samt fastlægger afstemningsproceduren. Et medlem kan dog altid forlange, at et af medlemmet fremsat forslag sættes under afstemning. Stk. 4. Medlemmer af et kollegialt organ, der ønsker ordet, henvender sig til formanden, som giver ordet til den enkelte i den rækkefølge, det er begæret. Hvis flere begærer ordet samtidig, bestemmer formanden rækkefølgen. Stk. 5. Formanden kan lade spørgsmål, der iflg. forretningsordenen afgøres af ham, afgøre af det kollegiale organ. 9. Sagerne behandles i den orden, som formanden bestemmer, og dagsordenens rækkefølge kan herved fraviges. Organet afgør dog i hvilken rækkefølge, sagerne skal behandles, når mindst 2 medlemmer begærer afstemning herom. Stk. 2. Ethvert medlem af et kollegialt organ kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsorden. 10. De sager, der jf. 3, stk. 1 kan afgøres ved skriftlig behandling, sendes af formanden til medlemmerne med angivelse af frist for tilbagesendelse af medlemmernes skriftlige tilkendegivelser. Fristen bør normalt ikke være mindre end 5 hverdage. Ethvert medlem kan ved påtegning af sagen, forlange den henvist til behandling i et møde. Formanden sørger i så tilfælde for, at sagen optages på dagsordenen for næstfølgende, ordinære møde. Beslutninger og afstemningsprocedure 11. Studienævn er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Akademisk råd er beslutningsdygtigt, når der ud over formanden mindst er 4 medlemmer til stede. Stk. 2. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte medlemmer, medmindre andet fastsættes. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Stk. 3. Beslutning kan kun træffes om sager, der er optaget som selvstændige punkter på den udsendte dagsorden. Der kan dog træffes beslutning i hastende sager, selv om disse ikke er på dagsordenen, hvis ingen protesterer herimod. Medlemmer med lovligt forfald har mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne beslutninger inden tre arbejdsdage efter, at referat fra mødet er udsendt. Sagen skal genoptages, hvis der fremkommer indsigelser, der er begrundet med oplysninger, der ville have kunnet påvirke den trufne beslutning. Dette afgøres af formanden.

4 12. Efter formandens bestemmelse sker afstemning ved håndsoprækning eller navneopråb. Det er ikke muligt at stemme ved fuldmagt. Side 4 Stk. 2. I tilfælde, hvor formanden anser udfaldet af en afstemning for givet på forhånd, kan formanden erklære et afstemningspunkt for afgjort med angivelse af den opfattelse, formanden har af sagens udfald. Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort. Stk. 3. Forslag, der har fået flere end halvdelen af de afgivne stemmer, er vedtaget. Hvis der er fremsat mere end to forslag, afgør formanden, hvorvidt afstemningen skal foretages således, at det forslag, der har fået flest stemmer af de afgivne stemmer, er vedtaget, eller om afstemningen skal foretages over flere omgange. Sidstnævnte fremgangsmåde kan anvendes, såfremt de fremsatte forslag er formuleret som hovedforslag, ændringsforslag hertil samt eventuelt underændringsforslag. Formanden bestemmer i hvilken orden, der skal stemmes, jf. 8, stk. 3. Stk. 4. Såfremt mindst 3 af organets medlemmer begærer det, skal formanden lade de i stk. 3 nævnte spørgsmål vedrørende afstemningsmetoden og rækkefølgen af afstemninger afgøre af det kollegiale organ. Udvalg 13. Til behandling af særlige sager eller sagsområder, kan de kollegiale organer nedsætte rådgivende udvalg. Det kollegiale organ træffer beslutning om udvalgets kommissorium, sammensætning og størrelse samt om hvorledes sammenkaldelsen til sættende møde skal finde sted, herunder eventuelt frist for berammelse af dette møde. Stk. 2. Udvalget skal, medmindre andet bestemmes af det kollegiale organ, selv vælge sin formand. Udvalget afgiver skriftlig beretning om sin virksomhed. Stk. 3. Udvalg betragtes som opløst, når kommissoriet er opfyldt. Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger 14. Medlemmer af universitetets kollegiale organer har pligt til at deltage i disses møder. Stk. 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i det kollegiale organ, skal afbud meddeles formanden (sekretæren) inden mødets afholdelse. Stk. 3. Når et medlem af et kollegialt organ mister sin valgbarhed, afgår i løbet af valgperioden eller erklæres inhabil, jf. de generelle inhabilitetsregler, eller når et medlem ved fravær i mindst 3 måneder på grund af sygdom, studierejse eller lignende er ude af stand til at møde, indkalder organet en suppleant. Et kollegialt organ træffer selv beslutning om, hvorvidt betingelserne for suppleantens indtræden er opfyldt. Organet træffer endvidere beslutning om, hvorvidt suppleanten indtræder for resten af valgperioden eller kun for det ordinære medlems fraværsperiode. 15. Et medlem af et kollegialt organ er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger om sager, hvori den pågældende har privat interesse, jf. de generelle inhabilitetsregler.

5 Stk. 2. Et medlem har pligt til at underrette det kollegiale organ om forhold, der bevirker eller kan give anledning til formodning om inhabilitet. Medlemmet skal så vidt muligt give formanden meddelelse om sådanne forhold inden mødets afholdelse. Det kollegiale organ afgør herefter, om det pågældende medlem skal vige sædet under sagens behandling, og der skal træffes afgørelse om, hvorvidt en eventuel suppleant skal indkaldes. Et medlem er afskåret fra at stemme om sin habilitet. Side 5 Tavshedsbestemmelse 16. Medlemmer af kollegiale organer har tavshedspligt vedrørende sager om enkeltpersoners personlige og økonomiske forhold. Referater og ekspedition af behandlede sager 17. Det kollegiale organs beslutninger optages i et beslutningsreferat. Dette underskrives af formanden og sekretæren og udsendes og offentliggøres snarest muligt på den i 7, stk. 2 nævnte måde, hvorefter det forelægges til godkendelse på organets næstfølgende møde. Stk. 2. Ethvert af medlemmerne samt de i henhold til 5 tilkaldte kan forlange opfattelser, der afviger fra beslutningerne, optaget i referatet. I sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kan de tillige forlange, at denne gøres bekendt med indholdet af referatet, idet de ved sagens fremsendelse har adgang til at lade denne ledsage af en begrundelse af standpunktet. Stk. 3. Referatet skal i øvrigt indeholde oplysning om hvilke medlemmer, der var til stede ved mødets begyndelse og behandlingen af de enkelte punkter, samt om beslutninger under de enkelte dagsordenspunkter og resultatet af en eventuel afstemning. 18. Ekspedition af de sager, der er behandlet af det kollegiale organ, påhviler formanden. Alle henvendelser til myndigheder uden for institutionen videreekspederes af rektor. Spørgsmål vedrørende forståelsen af forretningsordenen 19. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Hvis det begæres af tre medlemmer, skal formandens afgørelse sættes under afstemning. Spørgsmål vedrørende forståelsen af standardforretningsordenen skal dog forelægges bestyrelsen for Danmarks Farmaceutiske Universitet. Godkendt af bestyrelsen den 17. november 2004 Nils Strandberg Pedersen Bestyrelsesformand