Referat. Repræsentantskabsmøde tirsdag den 17. maj 2016, kl Bondehuset, Doktorhaven, Rødovre. Boligselskabet AKB, Rødovre

Transkript

1 Repræsentantskabsmøde tirsdag den 17. maj 2016, kl Bondehuset, Doktorhaven, Rødovre Til stede: Formand Klaus Lind Bentsen, næstformand Max Grenaae, Bent Nielsen, Bjarne Clausen, Dorthe Dalby Nielsen, Hans Høyer Andersen, Jette Baker Jacobsen, Karin Sinkbæk Sørensen, Margit Esther Grenaae, Mogens Jacobi Andersen, Safdar Sethi. Administrationen: Kundedirektør Margrete Pump, kundechef Marie-Louise Bruun og ejendomsleder Søren Lillevang. Revision: Statsautoriseret revisor René Hattens v. Deloitte, Statsautoriseret Revisionsaktieselskab deltog ikke Ikke til stede: Per Djursholm, Rasmus Lynghøj 1/14

2 Indholdsfortegnelse Forretningsorden for repræsentantskabet... 3 Valg af dirigent... 3 Valg af mødesekretær... 3 Valg af stemmeudvalg... 4 Godkendelse af referat repræsentantskabsmøde den 12. maj Organisationsbestyrelsens beretning for Endelig godkendelse af regnskab 2015 for boligorganisation og afdelinger... 5 Budget 2017 for boligorganisationen... 9 Behandling af indkomne forslag Organisationsbestyrelsens sammensætning Valg af næstformand Valg af tre organisationsbestyrelsesmedlemmer for en toårig periode Valg af suppleanter for en etårig periode Valg af to repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer i KAB s repræsentantskab Valg af fire kredsdelegerede og suppleanter til Boligselskaberne Landsforenings 9. kreds Valg af en repræsentant og en suppleant til Fællesrepræsentationen af almene Boligorganisationer i Rødovre Kommune Valg af revisor Eventuelt Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet Bilag 2: Revisionsprotokollat... 9 Bilag 3: Regnskab 2015 for boligorganisation og afdelingerne... 9 Bilag 4: Budget /14

3 1. Forretningsorden for repræsentantskabet Gældende forretningsorden vedtaget den 9. maj 2011 er vedlagt../. Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet. Det indstilles, at repræsentantskabet tager forretningsordenen til efterretning. Repræsentantskabet tog forretningsordenen til efterretning. 2. Valg af dirigent Det indstilles, at repræsentantskabet foretager valg af dirigent. Mødet valgte Klaus Lind Bentsen som dirigent, der herefter konstaterede, at mødet var lovligt varslet. 3. Valg af mødesekretær Det indstilles, at repræsentantskabet foretager valg af mødesekretær. Kundechef Marie-Louise Bruun fra KAB s administration valgtes som mødesekretær. 3/14

4 4. Valg af stemmeudvalg Det indstilles, at repræsentantskabet foretager valg af stemmeudvalg. I henhold til forretningsordenens punkt 3 skal der vælges stemmeudvalg. Mødet afventede valg af stemmeudvalg, til der viste sig et behov. 5. Godkendelse af referat repræsentantskabsmøde den 12. maj 2015 Referat af repræsentantskabsmøde den 15. maj 2015 er udsendt til repræsentantskabet den 21. maj Det indstilles, at repræsentantskabet godkender referat fra repræsentantskabsmødet den 12. maj Referat fra repræsentantskabsmødet den 12. maj 2015 blev godkendt uden bemærkninger. 6. Organisationsbestyrelsens beretning for 2015 Boligorganisationens formand Klaus Lind Bentsen vil på mødet mundligt fremlægge organisationsbestyrelsens beretning. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender årsberetningen. Repræsentantskabet accepterede, at dagsordenens punkt 6 og 7 blev behandlet samlet. 4/14

5 7. Endelig godkendelse af regnskab 2015 for boligorganisation og afdelinger Boligorganisationen Årsregnskaberne med tilhørende revisionsprotokollat og kommentarer er forud for mødet tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer. Boligorganisationens regnskab viser et underskud på kr., som er overført til konto 805 arbejdskapitalen, som herefter udgør kr. Administrationsbidrag Grundydelse (grundbidrag) 4 afdelinger á kr. Grundydelse (administrationsbidrag) 586,2 lejemål á kr. Grundydelse (administrationsbidrag) 72 lejemål á kr. Grundydelse i alt Obligatoriske ydelser Valgfrie ydelser Valgfrie ydelser energi Ny rammeaftale Byggesagshonorar, nybyggeri Forretningsførelse i alt kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Specifikation af administrationsbidraget fremgår af noterne til regnskabet. Boligorganisationen har pr. 31. december 2015 omsætningsaktiver for i alt kr., hvilket skal sammenholdes med den kortfristede gæld på i alt kr. Forskellen betyder, at boligorganisationen har en tilfredsstillende likviditet. Boligorganisationens regnskab udviser en balance på kr. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Den disponible del udgør kr. og den bundne del udgør kr., svarende til indskuddet i landsbyggefonden på kr. og et rente- og afdragsfrit lån på kr. til afdeling 1502, Doktorhaven. Afdelingerne Afdeling 1501, Ved Milestedet Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr., hvor overskuddet overføres til resultatkontoen. 5/14

6 De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet fremkommer på følgende konti: Mindreudgifter / merindtægter Konto 105 Nettokapitaludgifter (delvis fritagelse ved omprioritering) Konto 106 Ejendomsskatter Konto 107 Vandafgift Konto 114 Renholdelse Konto 118 Særlige aktiviteter (fællesvaskeri og drift beboerhus) Konto 204 Driftsstøtte (hjemfald) Merudgifter / mindreindtægter Konto 131 Andre renter (negativ rente) Konto 132 Ydelse driftsstøtte (hjemfald) Konto 134 Korrektioner vedr. tidligere år (se note konto 134) Konto 202 Renter (negativ rente) kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Konto Uforudsete udgiftsstigninger var budgetsat med kr. Der bogføres ikke på denne konto, da uforudsete udgifter altid bogføres på de konti, som udgifterne vedrører. Konto Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse var i 2015 budgetteret med et forbrug på kr. Forbruget har i 2015 været på kr. Konto 405 Der er i 2015 anvendt kr. til tab ved fraflytning. Afdelingens tilgodehavende hos lejere udgjorde pr. 31. december 2015 i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Til at imødegå disse tab er der på balancetidspunktet henlagt kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens samlede henlæggelser udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens mellemregningssaldo udgjorde kr. pr Balance Afdelingens balance udviser kr. pr. 31. december Huslejeændringer i regnskabsåret Der er ikke gennemført huslejeændringer i 2015 udover stigningen på 1.59 % den 1. januar /14

7 Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Det reviderede regnskab for 2015 er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 11. april 2016 og godkendt på afdelingsmødet den 10. maj Afdeling Doktorhaven Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på kr. Underskuddet er overført til afdelingens resultatkonto. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet fremkommer på følgende konti: Mindreudgifter / merindtægter Konto 106 Ejendomsskatter kr. Merudgifter / mindreindtægter Konto 114 Renholdelse kr. Konto 131 Andre renter (negativ rente) kr. Konto 202 Renter (negativ rente) kr. Konto Uforudsete udgiftsstigninger var budgetsat med kr. Der bogføres ikke på denne konto, da uforudsete udgifter altid bogføres på de konti, som udgifterne vedrører. Konto Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse var budgetteret med et forbrug på kr. Forbruget udgjorde kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens samlede henlæggelser pr. 31. december 2015 udgjorde kr., og afdelingens mellemregningssaldo udgjorde kr. Balance Afdelingens balance udviser pr. 31. december 2015 i alt kr. Huslejeændringer i regnskabsåret Der er ikke gennemført huslejeændringer i 2015 udover den gennemsnitlige huslejestigning på 2,20 % for Blok 1-4 og 1,42 % for Blok 5 pr. 1. januar Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Det reviderede regnskab for 2015 er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 11. april 2016 og godkendt på afdelingsmødet den 10. maj /14

8 Afdeling Danmarkshusene Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet er overført til afdelingens dispositionskonto. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet fremkommer på følgende konti: Mindreudgifter / merindtægter Konto 106 Ejendomsskatter Konto 109 Renovation Konto 114 Renholdelse Konto 119 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Konto 203 Andre ordinære indtægter (tilskud fra dispositionsfonden) Konto 206 Ekstraordinære indtægter (dækning af udgifter ved fejl og mangler) kr kr kr kr kr kr. Merudgifter / mindreindtægter Konto 105 Nettokapitaludgifter Konto 111 Energiforbrug Konto 115 Almindelig vedligeholdelse (stilladsomk. dækket på konto. 203) Konto 119 Diverse udgifter Konto 131 Andre renter Konto 202 Renter kr kr kr kr kr kr. Konto Uforudsete udgiftsstigninger var budgetsat med kr. Der bogføres ikke på denne konto, da uforudsete udgifter altid bogføres på de konti, som udgifterne vedrører. Konto Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse var budgetteret med et forbrug på kr. Forbruget udgjorde kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens samlede henlæggelser pr. 31. december 2015 udgjorde kr., og afdelingens mellemregningssaldo udgjorde kr. Balance Afdelingens balance udviser pr. 31. december 2015 i alt kr. Huslejeændringer i regnskabsåret Der er ikke gennemført huslejeændringer i /14

9 Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Det reviderede regnskab for 2015 blev godkendt på afdelingsmødet den 28. april Bilag 2: Revisionsprotokollat Bilag 3: Regnskab 2015 for boligorganisation og afdelingerne Organisationsbestyrelsens indstilling vil foreligge på mødet. Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet godkendte regnskabet for året 2015 med tilhørende beretning. 8. Budget 2017 for boligorganisationen Boligorganisationens budget for 2017 er udarbejdet med den forudsætning, at der fortsat vælges en decentral driftsmodel (ejendomsledermodellen) med stor pakke for Ved Milestedet og Doktorhaven. For Danmarkshusene forudsættes at der fortsat vælges AlmenBolig +. Derudover er der budgetteret med obligatoriske ydelser for kr., valgfri ydelse for kr. og valgfri ydelser energi for kr. Endelig er der indbygget en budgetreserve på kr. I forhold til budgettet for 2016 falder budgettet i 2017 med kr., hvilket primært skyldes faldende afkast på investeringsforeninger. Nettorenteindtægten er budgetteret til kr., som er kalkuleret ud fra, at indlånsrente/udlånsrente svarer til en markedsrente på 0,83 %. Bilag 4: Budget 2017 Organisationsbestyrelsens indstilling vil foreligge på mødet. Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet godkendte budgettet 2017 for boligorganisationen. 9/14

10 9. Behandling af indkomne forslag Der var ikke fremsat forslag til behandling. 10. Organisationsbestyrelsens sammensætning Klaus Lind Bentsen formand på valg 2017 Max Grenaae næstformand på valg 2016 Safdar Sethi på valg 2017 Margit Esther Grenaae på valg 2017 Bent Nielsen på valg 2016 Per Djursholm på valg 2016 Bjarne Clausen Særlig udpeget på valg 2016 Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabet tog organisationsbestyrelsens sammensætning til efterretning. 11. Valg af næstformand På valg som næstformand er: Max Grenaae Max Grenaae blev genvalgt til næstformand. 10/14

11 12. Valg af tre organisationsbestyrelsesmedlemmer for en toårig periode Følgende bestyrelsesmedlemmer er på valg: Bent Nielsen Per Djursholm Bjarne Clausen Følgende bestyrelsesmedlemmer blev valgt: Bent Nielsen Per Djursholm Bjarne Clausen 13. Valg af suppleanter for en etårig periode Følgende suppleanter er på valg: Følgende suppleanter blev valgt: Mogens Jacobi Andersen Safdar Sethi kommunalt udpeget og suppleant for Klaus Lind Bentsen. Mogens Jacobi Andersen Safdar Sethi kommunalt udpeget og suppleant for Klaus Lind Bentsen. Organisatonsbestyrelsen ser herefter således ud: Klaus Lind Bentsen formand på valg 2017 Max Grenaae næstformand på valg 2018 Safdar Sethi kommunalt udpeget på valg 2017 Margit Esther Grenaae på valg 2017 Bent Nielsen på valg 2018 Per Djursholm på valg 2018 Bjarne Clausen Særlig udpeget på valg 2018 Suppleant Mogens Jacobi Andersen på valg /14

12 14. Valg af to repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab Følgende repræsentantskabsmedlemmer til KAB repræsentantskab er på valg: Max Grenaae Mogens Jacobi Andersen Følgende repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab blev valgt: Max Grenaae Mogens Jacobi Andersen 15. Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer i KAB s repræsentantskab Følgende suppleanter er på valg: Per Djursholm Saftdar Sethi Følgende suppleanter blev valgt: Per Djursholm Saftdar Sethi 16. Valg af fire kredsdelegerede og suppleanter til Boligselskaberne Landsforenings 9. kreds Følgende kredsdelegerede til Boligselskabernes Landsforenings 9. kreds er på valg: Klaus Lind Bentsen Mogens Jacobi Andersen Max Grenaae Margit Esther Grenaae Der er ikke valgt suppleanter for kredsdelegerede til Boligselskabernes 9. kreds. 12/14

13 Følgende kredsdelegerede til Boligselskabernes landsforenings 9. kreds blev valgt: Klaus Lind Bentsen Mogens Jacobi Andersen Max Grenaae Margit Esther Grenaae Karin Sinkbæk Sørensen blev valgt til suppleant for kredsdelegerede til Boligselskabernes Landsforenings 9. kreds. 17. Valg af en repræsentant og en suppleant til Fællesrepræsentationen af almene Boligorganisationer i Rødovre Kommune På valg som repræsentant er: Klaus Lind Bentsen På valg som suppleant er: Max Grenaae Klaus Lind Bentsen blev genvalgt som repræsentant og Max Grenaae som suppleant til Fællesrepræsentationen af almene Boligorganisationer i Rødovre Kommune. 18. Valg af revisor Organisationsbestyrelsens indstilling vil forlægge på mødet. Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet godkendte organisationsbestyrelsens indstilling og valgte Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab. 19. Eventuelt Der var intet til behandling under dette punkt. 13/14

14 Da der ikke forelå yderligere til behandling, takkede dirigenten for god ro og orden under mødet og afsluttede samtidig repræsentantskabsmødet. Dirigent Klaus Lind Bentsen 14/14