Frederiksberg Kommune Vejledning og tidsplan for fremrykningen af regnskabsafslutningen for årsregnskab 2014

Transkript

1 Økonomiafdelingen Vejledning og tidsplan for fremrykningen af regnskabsafslutningen for årsregnskab 2014

2 Indholdsfortegnelse Forord... 3 Indledning og formål Fremrykning af regnskabslukningen og godkendelse af årsregnskabet Tidsplan Registreringsfasen PRISME-perioder i registreringsfasen Rapporteringsfasen Revisionsfasen Initiativer til sikring af hurtigere regnskabsafslutning Afledte konsekvenser af fremrykningen regnskabsafslutningen Kontaktpersoner... 9

3 Forord Som det fremgår af kommuneaftalen for 2014 er KL og regeringen, som led i Projekt god økonomistyring enige om, at der skal ske en hurtigere godkendelse af kommunernes årsregnskaber. Dette skal ske gennem hurtigere regnskabslukning samt løbende afstemning af registreringerne i økonomisystemet. Det angivne formål er at forbedre den løbende budgetopfølgning og skabe et bedre grundlag for prioriteringsdrøftelserne i relation til det kommende års budget. På den baggrund er det med virkning for regnskab 2014 besluttet, at regnskabsaflæggelsen fremrykkes med en måned, således at det endelige politisk godkendte årsregnskab ligeledes fremrykkes med en måned. Dette betyder, at regnskab, revisionsberetning og de afgørelser kommunalbestyrelsen har truffet i forbindelse hermed, skal sendes til tilsynsmyndigheden senest den 31. august. Den planlagte fremrykning af årsafslutningen i kommunerne skal ske med virkning fra årsregnskab For betyder fremrykningen af regnskabsaflæggelsen også nye fremrykkede tidsplaner for hele organisationen i forhold til at færdiggøre og kvalitetssikre respektive regnskabsdata til årsregnskabet. Indledning og formål Denne vejledning beskriver retningslinjerne samt de nye tidsplaner for regnskabsafslutningen til årsregnskabet for 2014 i. Formålet med vejledningen er, at arbejdet med aflæggelsen af kommunes regnskab sker efter gældende lovgivning og interne regler i. 1 Herudover er det vejledningens formål at opliste de nye interne frister for de væsentligste aktiviteter i forbindelse med kommunens regnskabsafslutning for årsregnskab 2014, for at efterleve de nye krav om fremrykning af kommunernes regnskabsafslutning. Endeligt har vejledningen også et forebyggende formål i forhold til at fastholde de gode erfaringer med løbende afstemning og fejlretning af status/balancekonti inden regnskabslukningen. Baggrunden er, at Revisionen tidligere har fundet væsentlige fejl på kommunens balance, som for størstedelens vedkommende kunne være undgået, hvis kvalitetssikring gennem afstemning af konti havde fundet sted inden regnskabets endelige lukning. Regnskabsafslutningen er delt op i tre faser registreringsfasen, rapporteringsfasen og revisionsfasen. I registreringsfasen, der omfatter afstemning og kvalitetssikring af regnskabet, er der særlig fokus på kontrol og afstemning af konti, registrering af eventuelle udeståender, omposteringer mv. Rapporteringsfasen omhandler områdernes regnskabsforklaringer og redegørelser samt økonomiafdelingens efterfølgende konsolidering af årsregnskabet til forelæggelse i Magistraten og Kommunalbestyrelsen som oversender årsregnskabet til revisionen. Revisionsfasen omfatter revisionen af årsregnskabet, udarbejdelse samt besvarelse af revisionsberetningen og den endelige politiske godkendelse af årsregnskabet. 1 Budget og regnskabssystem for kommuner samt s Kasse- og Regnskabsregulativ med tilhørende bilag. Side 3 af 9

4 1. Fremrykning af regnskabslukningen og godkendelse af årsregnskabet Der går i dag op til 5 måneder fra regnskabsåret er afsluttet, indtil kommunalbestyrelserne kan afgive årsregnskabet til revisionen. Herudover går der yderligere 4 måneder inden regnskabet endeligt godkendes af kommunalbestyrelsen. Den forholdsvis lange periode kan medvirke til at mindske regnskabets værdi for politikere og for kommunens fremadrettede økonomistyring. Et hurtigt aflagt regnskab øger således regnskabets relevans for budgetteringsgrundlaget i nyt og kommende regnskabsår, ligesom forvaltningen hurtigere kan justere i arbejdsgange og retningslinjer, såfremt erfaringer fra afsluttet regnskabsår giver anledning til dette. En hurtigere regnskabslukning kan indebære, at periodiseringen af refusioner og restanceposteringer bliver mindre præcis, men såfremt kommunen sætter fokus på udeståender i løbet af året, f.eks. mellemkommunale opkrævninger samt at hjemhente refusioner vurderes det for at være muligt at aflægge et årsregnskab, som indeholder den samme grad af præcision som hidtil, samtidig med at det kan forelægges tidligere. For at mindske arbejdet ved årsafslutningen skal der ske en løbende kvalitetssikring af kommunens regnskabsdata. F.eks. flere årlige afstemninger af kommunes balancekonti samt tidligere håndtering af udestående problemer som skal driftsføres eller afskrives med modpost på kommunens egenkapital. Det forbedrer samtidig den løbende økonomistyring. Nedenfor er anført ministeriets nye frister for årsregnskabets afslutning samt endelige behandling. Ændringen af tidsfristerne iværksættes fra regnskab Ministeriets nye frister for regnskabsafslutning Ny frist Tidligere frist Udløb af supplementsperiode Ultimo januar Ultimo februar * Foreløbig restafregning af statsrefusion 1. marts 20. marts Posteringsmæssig regnskabsafslutning 1. marts 1. april Årsregnskabet afgives af kommunalbestyrelsen til revisionen 1. maj 1. juni * Endelig restafregning af statsrefusion 1. juni 1. juli Revisionen afgiver beretning om revision af årsregnskabet 15. juni 15. august Kommunalbestyrelsen godkender årsregnskabet 31. august 30. september * BEK nr. 789 af 25/06/2014, 59 stk. 1 og 60 stk Tidsplan Dette afsnit omhandler de tidsfrister, der er fastsat for hver enkelt af de overordnede aktiviteter i forbindelse med aflæggelsen af kommunens årsregnskab I de følgende afsnit fremgår de væsentligste aktiviteter samt deres frister for hhv. registreringsfasen, rapporteringsfasen og revisionsfasen. 1.1 Registreringsfasen Regnskabets registreringsfase handler om registrering i økonomisystemet PRISME af alle udgifter og indtægter, som vedrører regnskabsåret 2014 samt kontrol og afstemning af, at de registrerede data er korrekte. Økonomiafdelingen orienterer på intranettet hvor den detaljerede tidsplan for registreringsfasen specificeres. 2 Side 4 af 9

5 I tabellen nedenfor samt i tabellen under punkt fremgår de væsentligste aktiviteter samt deres tidsfrister i registreringsfasen. Den overordnede tidsplan for registreringsfasen Postering af oplysningspligtige B-indkomster samt skattefri rejse- og befordringsgodtgørelser Udarbejdelse og fremsendelse af interne fritekstfakturaer vedr (betalingsarter ) Ansvarlige Ny frist Tidligere Status frist Områderne Uændret Områderne Fremrykket 14 Likvide konti afstemt ØA/Områderne Fremrykket Foreløbig afstemning og opgørelse af balancekonti ultimo 2014 Områderne Ikke aktuel Afsluttende finansposteringer, herunder restancebogføringer og omposteringer Deadline budgetomplaceringer Områderne Fremrykket Områderne ØA Fremrykket Momsposteringer ØA Fremrykket Frist for postering af regnskaber vedr. selvejende institutioner samt frist for registrering af restafregning af statsrefusion Faktisk afstemning og opgørelse af balancekonti ultimo 2014 Områderne Fremrykket 14 Områderne Fremrykket Endelige driftsregnskabstal i PRISME ØA Fremrykket 14 Ajourføring af kommunens anlægskartotek ultimo 2014 Fremsendelse af redegørelse for statusafstemninger ultimo 2014 til ØA Note: Alle datoer er sidste mulighed for aktiviteten ØA Fremrykket 1½ md. Områderne Fremrykket PRISME-perioder i registreringsfasen Nedenstående tabel angiver frister for de enkelte aktiviteter i PRISME i forbindelse med årsafslutningen. Datoerne er endelige og kan af hensyn til det overordnede regnskab ikke fraviges. Områderne bedes derfor være særligt opmærksomme på disse datoer ved tilrettelæggelsen af deres respektive opgaver i relation til årsafslutningen. Bogføring i supplementsperioden I forbindelse med den regnskabsmæssige årsafslutning kan der opstå nogle særlige problemer med hensyn til spørgsmålet om, hvilket regnskabsår en given udgift eller indtægts skal bogføres på. Her gælder transaktionsprincippet, dvs. at udgifter og indtægter skal bogføres i det regnskabsår, hvor arbejdet, varen eller tjenesteydelsen er modtaget eller ydet. Side 5 af 9

6 Tidsplan for frister i Prisme Ansvarlige Frist Tidligere Status frist For supplement: Åbning for periode hvor der kan Områderne Uændret posteres vedr. regnskabsår 2015 Efter supplement: Debitor - udsendelse af eksterne Områderne Fremrykket regninger som vedr. regnskabsår 2014 Finans - frist for behandling af interne Områderne Fremrykket fritekstfakturaer Finans - diverse finansposteringer og Områderne Fremrykket omposteringer Kreditor - frist for godkendelse og Områderne Fremrykket bogføring af kreditorfakturaer Bogføring af regnskaber vedr. selvejende institutioner Områderne til Fremrykket 14 Finans - frist for ØA til afsluttende finans- og efterposteringer ØA til Fremrykket 14 Posteringsmæssige afslutning (Balancereguleringer) ØA/Område rne Fremrykket Efter supplementsperiodens udløb (16. januar 2015) er der behov for at Økonomiafdelingen og SSA-området foretager en række afslutningsposteringer som først kan foretages når områderne har afsluttet deres posteringer, eksempler herpå er: Ajourføring af anlægskartotek Momsposteringer Diverse omposteringer Forrentning af mellemværender ultimo 2014 Slutberegning og postering af statsrefusion Diverse afskrivninger 1.2 Rapporteringsfasen Rapporteringsfasen indledes når de endelige regnskabstal er klar i PRISME primo februar. Det betyder at områderne nu kan begynde deres arbejde med regnskabsbemærkninger, noter samt redegørelse for statusafstemningerne ultimo I følgende tabel fremgår de væsentligste aktiviteter samt tidsfrister for rapporteringsfasen. Tidsplan for rapporteringsfasen Ansvarlige Frist Tidligere frist Status Udvalgsafsnit med opdaterede skabeloner udsendes til områderne ØA Fremrykket 12 Data til redegørelse for statusafstemninger ultimo 2014 sendes til områderne ØA Fremrykket 12 * Regnskabsresumé vedr. R2014 sendes til områdernes bemærkninger ØA Forskudt 2 Frist for områdernes bemærkninger til regnskabsresumé Områderne Fremrykket 5 Side 6 af 9

7 Deadline for aflevering af direktørgodkendte udvalgsafsnit til ØA ØA bearbejder områdernes bemærkninger i dialog med områderne Områderne ØA til til Fremrykket Fremrykket Fremsendelse af redegørelse for statusafstemninger ultimo 2014 til ØA Områderne Fremrykket 14 Frist for områdernes input til noter og Områderne Fremrykket oversigter til årsregnskabet 2014 Frist for tilbagemelding vedr. overførsler, med angivelse af kontonumre Områderne Fremrykket 14 * Direktionen behandler regnskabsresumé ØA Fremrykket 1 dag * Magistraten behandler regnskabsresumé ØA Fremrykket 1 dag Direktionen behandler årsregnskab 2014 ØA Fremrykket 6 uger Magistraten behandler årsregnskab 2014 ØA Fremrykket 6 uger Kommunalbestyrelsen behandler årsregnskabet og oversender til Revisionen ØA Fremrykket ca. 3 uger Regnskabet publiceres på kommunens hjemmeside ØA Fremrykket * Man bør overveje hvorvidt der stadig er behov for et regnskabsresumé når nu der sker en fremrykkelse af regnskabsaflæggelsen. Udover ovenstående kan der forekomme internt eller eksternt efterspurgte særlige opgørelser, redegørelser eller andet. Økonomiafdelingen vil i givet fald omgående kontakte de berørte områder. For Økonomiafdelingen er det vigtigt, at arbejdet omkring regnskabsafslutningen sker i god dialog med områderne. Der vil i løbet af hele regnskabsprocessen efter behov blive udsendt information til kontaktpersonerne i områderne, og områderne er altid velkomne til at kontakte Økonomiafdelingen. 1.3 Revisionsfasen Efter kommunalbestyrelsen har godkendt årsregnskabet afgives dette til revisionen (E&Y). Efter gennemgangen afgiver revisionen en revisionsberetning, som kommunen modtager senest 15. juni I beretningen omtales de bemærkninger, som revisionen af årsregnskabet har givet anledning til. Revisionsberetningen sendes af Økonomiafdelingen til kommentering og besvarelse hos de respektive fagområder med frist medio juli. Revisionsberetningen skal behandles i de respektive fagudvalg hvis der i beretningen er bemærkninger til udvalgets område. Herefter behandler Magistraten medio august revisionsberetningen med indstilling om godkendelse af beretningen og regnskab til Kommunalbestyrelsens ultimo august. Først med Kommunalbestyrelsens godkendelse af revisionsberetningen er regnskabsprocessen formelt afsluttet. Side 7 af 9

8 Tidsplan for afslutning af regnskabet Ansvarlige Frist Tidligere frist Revisionen påbegynder revisionen af årsregnskab Revisionen Primo april Primo maj 2014 Revisionen fremsender udkast til Revisionen Primo juni Primo juli revisionsberetning Områderne svarer på revisionsberetningen Områderne Medio juni Primo august Revisionen fremsender endelig revisionsberetning Revisionen Senest 15. juni Senest 15. august Direktionen behandler revisionsberetningen ØA Primo august Medio august Fagudvalgene behandler revisionsberetningen ØA Medio august Medio august Magistraten behandler revisionsberetningen ØA Medio august Ultimo august * Kommunalbestyrelsen behandler revisionsberetningen ØA Ultimo august Senest * På KMB-mødet den 31.august 2015 skal årsregnskabet endeligt godkendes sammen med 1.behandlingen af budget Initiativer til sikring af hurtigere regnskabsafslutning For at sikre at kommunen overholder ovenstående tidsfrister og for at sikre en løbende kvalitetssikring af kommunens regnskabsdata iværksættes følgende initiativer som områderne skal være med til at efterleve. 1. Der skal foretages en foreløbig afstemning af balancekonti pr. 31. oktober Afstemningen skal foretages ultimo november. Formålet hermed er at identificere problemer eller udeståender på statuskonti samt at få disse afskrevet/omposteret tidligt. 2. Der skal sikres en struktureret og styret proces i forbindelse med aktiviteterne i regnskabsafslutningen. Dvs. interne tidsplaner og god koordinering. 3. Der skal være skærpet fokus på at nedbringe antallet af ubehandlede og ubetalte eksterne og interne fakturaer. (frist den 16. januar 2015) 4. Områdernes brug af restancebogføring. Dvs. anvendelse af mellemregningskonto til bogføring af udestående beløb, når man kender beløbet for udgiften men endnu ikke har modtaget fakturaen. Oprettelse af specifikke mellemregningskonti foretages af økonomiafdelingen efter anmodning.. 5. Områder skal påbegynde udarbejdelsen af tekstdelen til de direktørgodkendte udvalgsafsnit primo januar 2015, mens handleplaner som der skal afrapporteres særskilt på godkendes på direktørmøde medio december Økonomiafdelingen skal udarbejde den overordnede tidsplan og vejledning for en hurtigere regnskabsafslutning og tidligere forelæggelse. 7. Økonomiafdelingen skal sikre kortest mulig supplementsperiode efter Økonomi- og Indenrigsministeriets regler. 8. Økonomiafdelingen skal i dialog med Revisionen om der kan ske en revision af årsregnskabet sideløbende med den politiske behandling af årsregnskabet i Magistraten og Kommunalbestyrelsen. Dvs. at revisionen reelt kan påbegyndes ultimo marts Side 8 af 9

9 3. Afledte konsekvenser af fremrykningen regnskabsafslutningen Nedenstående fremgår nogle afledte konsekvenser af fremrykningen af regnskabsafslutningen som kommunen også bør være opmærksomme på. For områderne er det væsentligst at være opmærksom på pkt. 2 vedr. statsrefusionen da de øvrige punkter vedrører aktiviteter som Økonomiafdelingen varetager. 1. Indberetning af regnskabsdata til Danmarks Statistik Fristen for indberetning af kommunale regnskaber til Danmarks Statistik bliver som konsekvens af hurtigere regnskabsafslutning ligeledes fremrykket med 1 måned. Således bliver fristen fremrykket fra 1.april 2015 til 1.marts Det vil betyde at Danmarks Statistik vil kunne offentliggøre regnskabstallene 1 måned tidligere, dvs. ca. 20.april Det vil ifølge ministeriet kunne medføre, at der vil blive bedre tid til at forberede økonomiforhandlingerne mellem regeringen og KL. 2. Statsrefusion Der er samtidig sket en fremrykning af afregningen af foreløbig restrefusion fra den 20.marts 2015 til 1.marts 2015, hvilket giver mulighed for fortsat at kunne periodisere den foreløbige restrefusion korrekt, selvom regnskabet lukkes tidligere. 3. Momsrefusion Fremrykningen af regnskabslukningen vil også muliggøre at fremrykke kommunernes frist for afregning af momsrefusion for regnskabsåret, således at denne frist vil kunne fremrykkes fra 1.maj 2015 til 1.april Momssaldoopgørelsen kan således færdiggøres i tilknytning til den posteringsmæssige regnskabsafslutning der er fremrykket til den 1. marts. 4. Kontaktpersoner Tabellen nedenfor er en oversigt over kontaktpersoner i Økonomiafdelingen i forhold til de væsentligste arbejdsopgaver i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Kontaktpersoner i Økonomiafdelingen i forhold til regnskabsaflæggelsen Opgaver Kontaktperson Tlf. Mail Tidsplan for regnskabsprocessen Noreddine Amadid noam01@frederiksberg.dk Regnskabets registreringsfase, Lasse Sørensen laso01@frederiksberg.dk herunder kreditor og interne fakturaer Anlægskartotek og budgetomplaceringer Kaare Myltoft kamy01@frederiksberg.dk Statusafstemninger og opg. af balancekonti, herunder afskrivninger og omposteringer Birgitte Valentin Noreddine Amadid biva01@frederiksberg.dk noam01@frederiksberg.dk Koordinerende ift. regnskabsresumé Jesper Brink Hesel jehe02@frederiksberg.dk Regnskabets rapporteringsfase, herunder noter og oversigter til årsregnskabet Noreddine Amadid noam01@frederiksberg.dk Revision og behandling af revisionsberetninger Birgitte Valentin Noreddine Amadid biva01@frederiksberg.dk noam01@frederiksberg.dk Side 9 af 9