Regnskabsafslutning for året 2013 Tids- og aktivitetsplan

Transkript

1 Generelt I principper for økonomistyring er fastsat regler for regnskabsaflæggelse. Inden udgangen af november måned skal der udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsafslutning. Planen skal udarbejdes i overensstemmelse med de angivne rammer. Følgende forhold skal derfor iagttages ved regnskabsaflæggelsen: Registreringsmæssige forhold Alle udgifter/fakturaer m.v., der vedrører 2013 indhentes og bogføres senest den 15. januar Eventuelle indtægter/udgifter som vedrører regnskab 2013, men ikke er tilgået kommunen senest den 15. januar 2014, kan restanceføres senest den 24. januar Regninger og opgørelser til andre virksomheder, afdelinger m.v. (interne regninger) skal registreres hurtigst muligt, således at modtagerne kan nå at postere beløbet inden den 15. januar Afsendere af interne regninger skal sikre at regninger bliver udsendt således modtagerne kan nå at betale dem senest den 15. januar Der vil primo december blive udsendt nærmere procedure for håndtering af e-faktura og salgsfakturaer i KMD Opus i forbindelse med årsskiftet. Supplementsperiode Den regnskabsmæssige supplementsperiode udløber den 24. januar Økonomistaben kan i perioden 25. januar til 7. februar 2014 foretage posteringer vedrørende regnskabsår Overførselsadgang - budgetramme 1 Aftaleenhederne har adgang til overførsel af en afvigelse på +/- 4 % af nettodriftsbudgettet. Såfremt aftaleenheden får et underskud udover de 4 % overføres underskuddet fuldt ud til 2014 og der skal forelægges en handleplan for hvordan merforbruget skal indhentes. I de tilfælde hvor aftaleenheden tidligere har fået godkendt en handleplan i kommunalbestyrelsen til afvikling af forventet underskud, henvises til denne beslutning samt redegøres for, om handleplanen følges. Af hensyn til institutioner med nettobudgetter på 0 kr. opgøres de 4 % af bruttoudgifterne (se efterfølgende eksempel). Eksempel på beregning af 4 % ved nettobudget på 0 kr kr. Budgetteret udgift Budgetteret indtægt Nettobudget 0 4 % beregnes af udgift på 1 mio.kr Økonomistaben 1

2 Fagsekretariatet fremsender opgørelser over aftaleenhedernes overskud til økonomistaben senest 7. februar Opgørelsen foretages på vedlagte skema. For øvrige områder udenfor aftalestyring opgøres mer-/mindreforbrug i en særskilt opgørelse for hver udvalgsaftale. Den samlede opgørelse af udvalgets over- /underskud forelægges fagudvalget til orientering sammen med regnskabet og sendes til økonomistaben senest den 7. februar For fælleskommunale regnskaber, hvor Vordingborg Kommune er regnskabsførende samt projektregnskaber med ekstern finansiering skal over-/underskud overføres fuldt ud til Overførselsadgang - budgetramme 2 For nedenstående budgetområder er der ingen overførsel af mer-/mindreforbrug. Overførselsudgifter inklusive tilhørende refusioner Aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsvæsenet Vintertjeneste Tjenestemandspensioner Ældreboliger Overførselsadgang - budgetramme 3 Der er fuld overførselsadgang for mer-/mindreforbrug vedrørende flerårige igangværende anlægsprojekter. Opgørelsen af mer-/mindreforbrug sker pr. anlægsprojekt. For afsluttede anlæg vil et eventuelt merforbrug, hvortil der ikke er søgt om tillægsbevilling blive overført til driften på udvalgets samlede ramme. Aftalestyring Virksomhederne skal efter aftale med fagskeretariaterne foretage evaluering af virksomhedsaftalerne, således der kan foreligge en samlet konklusion fra fagsekretariaterne på virksomhedsaftalerne. Projektregnskaber Den projektansvarlige fremsender regnskab senest den 7. februar 2014 til fagsekretariatet. Regnskaberne skal være ledsaget af bemærkninger, herunder afvigelser i forhold til budget. Projektregnskabet skal opstilles efter regnskabsprincipper godkendt af revisionen KPMG, og der skal være indregnet revisionshonorar i regnskabet (se vedlagte bilag). Flerårige projektregnskaber fremsendes ligeledes senest den 7. februar 2014 til fagsekretariatet. Regnskaberne skal være ledsaget af bemærkninger, herunder eventuel anmodning om overførsel af uforbrugte budgetbeløb til Fagsekretariatet fremsender en samlet opgørelse over projektregnskaber inklusive bemærkninger til behandling i fagudvalgene i marts måned Ligeledes fremsendes en samlet opgørelse for udvalgets område med bemærkninger til økonomistaben senest den 6. marts Økonomistaben 2

3 Bevillinger fra udviklings- og markedsføringspuljen I de tilfælde hvor udgiften ikke er afholdt i 2013, men først afholdes i 2014 fremsender området en anmodning om overførsel af restbevilling til økonomistaben senest den 7. februar Økonomistaben udarbejder et samlet regnskab for udviklings- og markedsføringspuljen. Anlægsregnskaber (afsluttede) Økonomistaben tager initiativ til at indhente oplysninger om afsluttede/igangværende anlæg senest den 15. januar Fagsekretariatet udarbejder senest den 21. februar 2014 særskilte regnskaber for afsluttede anlægsprojekter i følgende tilfælde Bruttoudgifterne beløber sig til 2 mio.kr. eller mere Regnskabet afviger væsentligt fra bevillingen (mere end kr.) Der er fastsat krav herom i forbindelse med anlægsbevillingen Økonomistaben udarbejder regnskabsopgørelse over alle afsluttede anlæg over 2 mio. kr. til brug for regnskabsaflæggelsen i de respektive fagudvalg. Såfremt regnskaber for afsluttede anlægsprojekter ikke er omfattet af foranstående, aflægges regnskabet som en integreret del af kommunens samlede årsregnskab. Fagsekretariatet fremsender en samlet opgørelse over afsluttede anlægsregnskaber inklusive bemærkninger til behandling i fagudvalgene i marts måned Ligeledes fremsendes en samlet opgørelse for udvalgets område med bemærkninger til økonomistaben senest den 6. marts Anlægsregnskaber (igangværende) Fagsekretariatet fremsender en samlet opgørelse over igangværende anlægsprojekter med tilhørende bemærkninger, herunder anmodning om eventuel overførsel af rådighedsbeløb til behandling i fagudvalgene i marts måned Ligeledes fremsendes en samlet opgørelse for udvalgets område med bemærkninger til økonomistaben senest den 6. marts Afstemning af balancekonti Samtlige balancekonti skal foreligge afstemt ultimo Oversigt over balancekonti og ultimo saldi til de enkelte fagsekretariater/-stabe ligger i Opus under rapporten afstemning af mellemregningskonti. Fagsekretariater/-stabe sikrer, at der foretages afstemning af balancekontiene, herunder at der redegøres for saldi ultimo 2013, samt at afstemningerne er tilgængelige på fællesdrev. Registrering af fysiske aktiver/omkostningsregnskab Anlægskartoteket skal vedligeholdes med til- og afgange i Alle aftaleenheder skal udfylde skema med oplysninger om nyanskaffelser over kr. ekskl. moms Økonomistaben 3

4 Skemaet skal sammen med fakturakopi sendes til Økonomistaben som forestår vedligeholdelsen af anlægskartotek m.v. for året 2013, og skal fremsendes senest den 6. januar Stab kommunale bygninger udarbejder senest 6. januar 2014 en fortegnelse over alle solgte ejendomme i 2013 og alle grunde og bygninger til salg, som indgår i omkostningsregnskabet. Ejendomsfortegnelse Plan- og Miljøsekretariatet udarbejder ejendomsfortegnelse for året 2013, der fremsendes til økonomistaben senest den 7. februar Personaleoversigt HR- og personalestaben udarbejder i samarbejde med økonomistaben en personaleoversigt for året Personaleoversigten skal være udarbejdet senest den 7. februar Tilskud eller gaver på kr. eller derover Private donationer af aktiver eller modtagelse af tilskud på kr. og derover skal oplyses til Intern Økonomi senest den 7. februar 2014 for optagelse i omkostningsregnskabet. Udførelse af opgaver for andre myndigheder Fagsekretariater/-stabe skal udarbejde en samlet redegørelse for hvert udvalgs-/ansvarsområde. Redegørelsen skal fremsendes til økonomistaben senest den 20. februar Omkostningskalkulationer ved kommunal leverandørvirksomhed af personlig og praktisk bistand samt madservice. Fagsekretariatet for social udarbejder en redegørelse for omkostningskalkulationer, herunder de faktiske omkostninger ved levering af personlig og praktisk bistand samt madservice inklusive eventuelle bemærkninger til afvigelser. Redegørelsen skal fremsendes til økonomistaben senest den 20. februar Indgåede og opsagte lejemål Nye eller opsagte lejemål i eget regi meddeles Intern Økonomi senest den 6. januar 2014 til brug for opgørelse af eventuel deponering, jf. Økonomi- og Indenrigsministeriets regler. Sektorbeskrivelser til årsberetningen Fagsekretariaterne udarbejder bemærkninger efter skabelonen for kvartalsrapportering. Bemærkninger består af målopfyldelse på udvalgsaftale og en samlet konklusion på målopfyldelse for virksomhedsaftaler, noter til regnskabet og samlet konklusion for hvert politikområde. Regnskabsoversigten fra kvartalsrapporteringen justeres og skal indeholde følgende 4 kolonner Oprindeligt budget Korrigeret budget Regnskab Økonomistaben 4

5 Afvigelse i forhold til korr. budget I noterne redegøres kortfattet for væsentlige afvigelser mellem oprindeligt budget og regnskab, samt for øvrige væsentlige forhold. Det samlede regnskab for udvalgets område fremsendes til orientering i fagudvalgene i marts måned 2014, og fremsendes samtidig til økonomistaben senest den 6. marts Økonomistaben 5

6 Dato Materiale Ansvarlig Modtager i for aflevering økonomistab Skema vedr. nyanskaffelser af inventar/materiel Alle Susanne Larsen Lister over ejendomme og grunde til salg og solgte ejendomme Stab kommunale Susanne Larsen i 2013 bygninger Sidste frist for bogføring/betaling af regninger m.v. vedr Alle Sidste frist for bogføring af interne regninger m.v. vedr Alle Indsendelse af fortegnelse af indgåede og opsagte lejemål i Alle Vibeke Bille 2013 til Økonomistaben. Dideriksen Oplysninger om afsluttede/igangværende anlæg Fagsekretariater Kurt Hansen Sidste frist for restancebogføring vedr Alle Forventet regnskab til ØPU møde den (kun udtræk) Økonomichefen Sidste frist for fremsendelse af anmodning om overførsel af Alle Kurt Hansen restbevillinger for 2013 vedrørende tiltag finansieret af udviklings- og markedsføringspuljen til økonomistaben Sidste frist for indsendelse af opgørelse for områder udenfor Fagsekretariater Kurt Hansen aftalestyring til økonomistaben Sidste frist for indsendelse af opgørelse over alle aftalestyrede Fagsekretariater Kurt Hansen områder vedr. overførsler til Sidste frist for fremsendelse af projektregnskaber for 2013 til Alle fagsekretariater Sidste frist for fremsendelse af oplysninger om private Alle Kurt Hansen donationer eller gaver på kr. og derover modtaget i Sidste frist for aflevering af personaleoversigt for 2013 til Løn & Personale Kurt Hansen økonomistaben Sidste frist for aflevering af ejendomsfortegnelse for 2013 til Fagsekretariat Plan Kurt Hansen økonomistaben Indsende alle overførsler til økonomistaben Fagsekretariater Kurt Hansen Sidste frist for aflevering af redegørelse over opgaver udført for Fagsekretariater/- Kurt Hansen andre myndigheder i 2013 til økonomistaben stabe Sidste frist for aflevering af omkostningskalkulation og Fagsekretariat Social Kurt Hansen opgørelse over faktiske udgifter i 2013 vedr. kommunal Karsten Andersen leverandørvirksomhed af personlig og praktisk bistand og madservice til økonomistaben Sidste frist for fremsendelse af sag vedr. overførsel til 2013 for aftalestyrede områder, øvrige områder drift samt rådighedsbeløb til anlæg Behandles i direktion/økonomiudvalg/kommunalbestyrelse Direktionen behandleroverførselssagen Sidste frist for fremsendelse af afstemninger af balancekonti ultimo 2013 til økonomistaben Økonomiudvalget behandler overførselssagen Kommunalbestyrelsen behandler overførselssagen Sidste frist for fremsendelse af fagudvalgenes bidrag til årsberetning og regnskab 2013 til økonomistaben Sidste frist for fremsendelse af fagudvalgenes regnskab 2013 til orientering i fagudvalgene(er tidligere sendt til økonomistaben) Sidste frist for fremsendelse af sag vedr. regnskab 2013 til behandling i direktion/økonomiudvalg/kommunalbestyrelse Direktionen behandler årsregnskabet Økonomiudvalget behandler og oversender årsregnskabet til kommunalbestyrelsens godkendelse Kommunalbestyrelsen behandler og afgiver årsregnskabet til revisionen Økonomistaben Fagsekretariater/- stabe Fagsekretariater/- stabe Økonomistaben Snorre Brink- Pedersen Indberetning O-drevet Kurt Hansen Snorre Brink- Pedersen Økonomistaben 6