Implementering af den nye statslige likviditets- og finansieringsordning

Transkript

1 Implementering af den nye statslige likviditets- og finansieringsordning Økonomistyrelsen, juli 2006

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning og baggrund Organisering Regelgrundlaget Følgende forudsættes at være på plads Tidsplan for implementeringsprocessen Opgaver og proces ved overgangen Tidsplan Nummerstruktur Kontoplan og nye likviditetskonti Endelig tilpasning af balancen Godkendelse af den tilpassede balance Anvisning af startlikviditet og kontering af den tilpassede balance Tilretning af regnskabsinstruks og forretningsgangsbeskrivelse...7 Bilag 1 Kontonumre i forbindelse med likviditetsordningen... 9 Bilag 2 Eksempel på følgeskrivelse/informationsskrivelse Bilag 3. - Opgave/emneoversigt

3 1. Indledning og baggrund Denne vejledning henvender sig til de statsinstitutioner, der overgår til omkostningsbevillinger på finansloven for Formålet med vejledningen er at gøre institutionerne i stand til at forberede overgangen til den nye statslige likviditets- og finansieringsordning, og gennemføre de tilpasninger af primo balancen 2007, der er konsekvensen heraf. Vejledningen fokuserer på implementeringsforløbet efter regnskabsafslutningen for finansåret 2006, og tillige på forberedelsen af: en ny registreringspraksis nye forretningsgange en ny omkostningsbaseret budget- og regnskabsopfølgning Forudsætningen for en relativ problemfri overgang til den nye likviditets- og finansieringsordning er, at der foreligger et fejlfrit regnskab for det foregående finansår, der kan danne grundlaget for en korrekt opgørelse af primo balancen forud for tildeling af startlikviditet og gæld. Den nye statslige likviditets- og finansieringsordning fungerer inden for rammerne af det eksisterende SKB system. Endvidere er forudsætningen for en korrekt økonomiopfølgning i institutioner med omkostningsprincipper, at der hurtigt etableres de nødvendige nye forretningsgange og pålidelige konteringsrutiner. I vejledningen er der derfor fokuseret på disse opgaver, og der anvises veje til at få etableret nye forretningsgange fra dag 1. Denne vejledning omhandler ikke de tiltag den enkelte institution skal have foretaget vedrørende de fremtidige bevillingsmæssige forhold overfor institutionens departement og Finansministeriet. Denne vejledning forudsætter, at det afklaringsarbejde er foretaget. 2. Organisering Overgangen til omkostningsbevillinger er generelt departementernes ansvar, og ressortdepartementerne er ansvarlig for implementeringen af den nye likviditets- og finansieringsordning, både hos departementet selv, men også for at implementeringen sker jf. de regelsæt, vejledninger og andre retningslinier som Økonomistyrelsen afstikker. Endvidere har departementerne en meget væsentlig rolle i forhold til godkendelsesproceduren omkring den tilrettede åbningsbalance. Økonomistyrelsen vil, hen over implementeringsperioden, foretage opfølgning overfor departementerne i forhold til opgavevaretagelsen og de sluttider der fremgår af tidsplanen. 3. Regelgrundlaget Institutionernes likviditetstildeling er beskrevet i Budgetvejledning 2006 punkt , der fastslår at bevillingstyperne driftsbevilling og statsvirksomhed er omfattet af den statslige likviditetsordning. Derudover henvises der i budgetvejledningen til Finansministeriets cirkulære om selvstændig likviditet, hvor de nærmere regler er fastsat. Det skal bemærkes, at der udsendes et nyt cirkulære om selvstændig likviditet i oktober 2006, hvor den nye likviditetsordning vil være beskrevet. Sammen med dette cirkulære følger en vejledning om den statslige likviditets- og finansieringsordning, der uddyber cirkulærets bestemmelser. 3

4 4. Følgende forudsættes at være på plads Implementeringen af den nye likviditets- og finansieringsordning er en del af et længere sammenhængende forløb, der omfatter både regnskabs- og bevillingsreformen. Når implementeringen af den nye likviditets- og finansieringsordning foretages, bør følgende ting derfor være på plads: Afgrænsning af hvilke hovedkonti, der er omfattet af reformen Beregnet tilpasset balance primo 2006 Omkostningsbaseret bevilling og låneramme fastsat på FFL07 Afklaring af forretningsgangene i forhold til hovedkonti, der ikke omfattes af reformen. En fejlfri ultimo balance for regnskabsåret 2006 De tre første punkter blev afklaret i processen i forbindelse med finanslovsforslaget for Afgrænsningen bør derfor være foretaget, ligesom der er beregnet en tilpasset balance primo Den endelige tilpasning af balancen primo 2007 bør som udgangspunkt ske efter de samme principper som for den beregnede tilpasning af balancen for Det er afgørende for implementeringen af den nye likviditets- og finansieringsordning, at der foreligger en retvisende ultimo balance for regnskabsåret Denne ultimo balance danner grundlaget for den endelige tilpasning af primo balancen for Der bør derfor være særlig fokus på opgaven med at aflægge et korrekt omkostningsbaseret regnskab for Det kan give en vanskeligere proces med at implementere den nye likviditets- og finansieringsordning, hvis der oven i implementeringen af denne, udestår en række regnskabsmæssige spørgsmål vedrørende Tidsplan for implementeringsprocessen Opgave Deadline Anbefalet hjælp fra Økonomistyrelsen Intern tidsplan, organisering mv. 15.aug Tidsplan og organisering er beskrevet i vejledningen Implementering af den nye statslige likviditets- og finansieringsordning. Økonomistyrelsen afholder derudover informationsmøde om ordningen primo oktober. Invitation til dette møde udsendes august Økonomistyrelsen tager derudover løbende kontakt til ressortdepartementerne vedrørende status implementeringen. Tilretning af nummerstruktur 30. september 2006 Nyt cirkulære om likviditets- og finansieringsordningen udsendes oktober Vejledningen om den nye statslige likviditets- og finansieringsordning opdateres i forhold til det nye cirkulære i oktober Økonomistyrelsen udsender en vejledning om ændringen af nummerstrukturen i juli Økonomistyrelsen indkalder ressortdepartementerne til møde om deres nummerstruktur medio august. Ressortdepartementerne indkaldes enkeltvis i særskilt skrivelse juli Når nummerstrukturen er på plads, foranlediger Økonomistyrelsen at der oprettes finansieringskonti i SKB. Oprettelse af nye konti i gl. kontoplan 30. september 2006 Oprettelsen er beskrevet i bilag til vejledningen Implementering af den nye statslige likviditets- og finansieringsordning. Tilretning af regnskabsinstruks 30. november Denne tilretning er beskrevet i Økonomistyrelsens Vejledning om 4

5 og forretningsbeskrivelse 2006 tilrettelæggelse af arbejdsgange ved ny likviditetsordning. Endelig tilpasning af balancen 28. februar 2007 Finansministeriet udsender en revideret vejledning om tilpasning af balancen ultimo november Godkendelse af den tilpassede balance 16. marts 2007 Finansministeriet følger op på, at de endeligt tilpassede balancer godkendes. Anvisning af startlikviditet og kontering af den tilpassede balance 31. marts 2007 Økonomistyrelsen udsender følgebrev, der bekræfter anvisningen af startlikviditeten, og hvorledes denne skal konteres. Følgebrevet udsendes medio marts 2007, når den tilpassede balance er endeligt godkendt. Eksempel på følgeskrivelse er vedlagt som bilag 2 til denne vejledning. 6. Opgaver og proces ved overgangen Økonomistyrelsen har udarbejdet en opgaveoversigt, der indeholder de emner, som institutionerne som minimum skal tage stilling til i forbindelse med gennemførelsen af implementeringen af likviditets- og finansieringsordningen. Emneoversigtens 3 sider er vedlagt som bilag 3 i vejledningen. Konkret handler implementeringsopgaven som udgangspunkt om følgende punkter: 1. Tidsplan 2. Nummerstruktur 3. Kontoplan 4. Endelig tilpasning af balancen 5. Godkendelse af den tilpassede balance 6. Anvisning af startlikviditet og kontering af den tilpassede balance 7. Tilretning af regnskabsinstruks- og forretningsgangsbeskrivelse Emneoversigten i bilag 3 kan anvendes som en fælles logbog, hvor aftaler bliver registreret og i implementeringsperioden anvendt til brug ved den løbende opfølgning. Institutionerne har herved fuld opmærksomhed omkring, hvilke opgaver der skal udføres/gennemføres, og dermed også en indikation af, hvilke medarbejdere der med fordel kan inddrages i processen. Økonomistyrelsen vil tilstræbe, at departementerne har alle relevante informationer så tidligt som muligt, for at kunne gennemføre implementeringen hos institutionerne inden for 1. kvartal I det følgende gennemgås de enkelte punkter i emneoversigten: 6.1. Tidsplan Alle institutioner skal have gennemført implementeringen inden udgangen af marts Første kvartals regnskab skal udvise de korrekte tildelinger af likviditet inklusiv rentetilskrivningen fra 1. januar Det er umiddelbart institutionen selv, der fastsætter tidsplanen. Institutionens ressortdepartement skal være enige i de frister, der ligger i tidsplanen. I forbindelse med tidsplanen skal institutionen være opmærksomme på den proces, der følger af den endelige tilpasning af balancen. Den endelig tilpassede balancen skal godkendes både af ressortdepartementet og af Finansministeriet. Tidsplanen skal derfor tage højde for, at både ressortdepartement og Finansministeriet skal have den relevante tid til at godkende den endelige tilpassede balance. Endelig skal tidsplanen tage højde for de aktiviteter, der ligger efter tilpasningen af balancen, således at den endelige implementering kan være gennemført ved udgangen af marts

6 6.2. Nummerstruktur Institutionernes eksisterende og fremtidige nummerstruktur skal gennemgås, og der vil skulle foretages lukning af ikke-aktive bogføringskredse og delregnskaber efter årsafslutningen for Den del af virksomheden, der er omfattet af forsøget med omkostningsbaserede bevillinger, skal foretage deres regnskabsmæssige registrering i særskilte bogføringskredse, mens den øvrige del af virksomheden er henlagt til virksomhedens øvrige bogføringskredse. Tilretning af nummerstrukturen bør så vidt mulig være gennemført inden udgangen af september 2006, for ikke at kollidere med andre aktiviteter omkring årsafslutningen samt indførelse af ny kontoplan. Der henvises til særskilt vejledning om tilretning af nummerstruktur Kontoplan og nye likviditetskonti I forbindelse med implementeringen af den nye likviditets- og finansieringsordning skal institutionerne tilrette egen kontoplan. Dette indebærer bl.a., at der skal oprettes nye kontonumre til brug for den regnskabsmæssige registrering. Indtil der er foretaget konvertering fra 2006 til 2007 kontoplanen, er det kontoplanen for 2006 der er gældende. Konverteringen forventes at være på plads ca. 1. april Se i øvrigt nyhedsbrevet på ØS hjemmeside vedr. konverteringen. De nye konti er nærmere beskrevet i bilag 1, til denne vejledning. Det skal bemærkes, at institutionen allerede kan begynde at bogføre på de nye likviditetskonti pr. 2. januar Institutionen behøver således ikke at vente på, at balancen er endeligt tilpasset, før den tager de nye likviditetskonti i brug. Institutionen kan fx således allerede pr. 2. januar begynde at lånefinansiere investeringer Endelig tilpasning af balancen Ultimo balancen 2006 tilrettes med udgangspunkt i den seneste balance inden overgangen til omkostningsbaserede bevillinger. Selve tilpasningen af balancen er beskrevet i vejledningen Tilpasning af balancen til omkostningsbaserede bevillinger, som også findes på Økonomistyrelsens hjemmeside. I vejledningen om tilpasningen af balancen findes en skabelon, hvori de enkelte trin i processen registreres. Denne skabelon kan hentes på Økonomistyrelsens hjemmeside. I samme vejledning findes en skabelon til udarbejdelse af videreførelsesoversigten. Udsaldering af FF2-kontoen Institutioner, der har været omfattet af ordningen om selvstændig likviditet, har anvendt en FF2-konto i SKB-systemet. Saldoen på den eksisterende FF2 kontoen udsalderes til staten pr. den , og herefter anvendes kontoen ikke mere. Dog kan der ikke foretages flytning af saldi og efterfølgende lukning af FF2 konti før den 1. bankdag i det nye år. Derfor kan der være sket en rentetilskrivning, som Jyske Bank flytter til institutionens nye FF7 konto, på Økonomistyrelsens foranledning. De eventuelt tilskrevne renter bogføres som en ordinær rentetilskrivning på FF7 - kontoen. 6

7 6.5. Godkendelse af den tilpassede balance Institutionerne skal i god tid lave aftale med eget departement, således at der kan indgås en aftale med Finansministeriet. I forbindelse med dette punkt er det vigtigt at være særligt opmærksom på tidsplanen i forhold til den proces, der følger i ressortdepartementet og Finansministeriet. Godkendelsen af de tilrettede åbningsbalancer og videreførelsesoversigterne sker efter følgende proces: Det er den enkelte institutions departement, der i første omgang godkender den tilpassede balance. Herefter sender ressortdepartementet den tilpassede balance videre Finansministeriet med kopi til Økonomistyrelsen for endelig godkendelse. Når Finansministeriets godkendelse foreligger, kan ressortdepartementet fremsende en endelig skriftlig godkendelse til institutionen. Først når der foreligger en endelig godkendelse af åbningsbalancen, vil Økonomistyrelsen anvise startlikviditeten til institutionen. Overførelsen til institutionens konti i Jyske Bank sker, når Økonomistyrelsen har modtaget en kopi af den godkendte åbningsbalance og godkendelsesskrivelsen. Har Økonomistyrelsen ikke modtaget en godkendelse rettidigt, indsættes videreførelserne på den uforrentede FF5 konto. Saldoen kan herefter først disponeres, når Økonomistyrelsen har modtaget en godkendelse. 6.6 Anvisning af startlikviditet og kontering af den tilpassede balance Anvisningen af institutionens startlikviditet sker snarest efter modtagelsen af dokumentationen fra institutionen. Økonomistyrelsen fremsender en informationsskrivelse/følgebrev, når startlikviditeten er anvist med information om, hvilke posteringer institutionen skal foretage i den anledning, inkl. renteberegning tilbage til første bankdag i året (valør). Ved anvisning af de ordinære 12-dels rater informeres institutionen kun én gang årlig, nemlig ved den første anvisning, med mindre der sker ændringer. Hver gang der sker ændring af raterne, vil Økonomistyrelsen i forbindelse med den pågældende anvisning fremsende en ny informationsskrivelse/følgebrev. Eksempel på følgeskrivelse er vedlagt som bilag 2. Institutionen skal derudover huske, at der skal ske en kontering af den tilpassede balance. Institutionen skal bogføre resultaterne af den godkendte tilpasning. 6.7 Tilretning af regnskabsinstruks og forretningsgangsbeskrivelse En vigtig del af implementeringen af den nye likviditets- og finansieringsordning er, at der etableres nye forretningsgange og pålidelige konteringsrutiner. Forudsætningen for en korrekt økonomiopfølgning er, at der foretages en gennemgang og tilretning af de eksisterende forretningsgangsbeskrivelser. 7

8 Sådanne tilretninger skal foretages så tidligt i forløbet, at de kan anvendes ved overgangen til driftsfase. En tilsvarende gennemgang og tilretning af institutionens regnskabsinstruks skal ligeledes foretages så hurtigt som muligt. 8

9 Bilag 1 Kontonumre i forbindelse med likviditetsordningen De nye likviditetskonti er nærmere beskrevet i boks 1. Boks 1. De nye likviditetskonti Økonomistyrelsen har oprettet nye SKB-konti i Jyske Bank i forbindelse med overgangen til den nye likviditets- og finansieringsordning. De nye konti er: FF7 Finansieringskonto (daglig drift) FF7 kontoen anvendes til almindelige lønudgifter, varekøb og køb af tjenesteydelser, der ikke skal aktiveres. Kontoen fungerer som en kassekredit, hvor saldoen som udgangspunkt vil svinge omkring nul. Kontoens startkapital vil dog være bestemt af resultaterne af den endelige tilpasning af balancen. FF4 Langfristet gæld Når institutionerne gennemfører investeringer, optages en gæld ved at finansiere investeringen direkte på FF4 kontoen. Alternativt kan institutionen betale investeringen gennem kassekreditten og senere overføre likviditet fra den langfristede gæld til kassekreditten. Afdrag betales ved at flytte midler modsatte vej. FF6 Bygge- og IT-kredit For bygge- og anlægsprojekter samt IT-projekter, er der en særlig usikkerhed vedrørende endelig pris, indhold og ibrugtagningstidspunkt. Derfor etableres der til sådanne projekter en separat konto, hvor institutionen fører et særligt højt forrentet oparbejdningslån. Når projekterne er færdiggjort, overføres den oparbejdede gæld til den almindelige langfristede gæld. Startsaldoen på kontoen pr svarer til værdien af institutionens balanceposter Igangværende arbejder for fremmed regning Udviklingsprojekter under udførelse FF5 Uforrentet konto Der oprettes en uforrentet likvid konto (FF5). Institutionerne posterer likvider på denne konto i forbindelse med en afstemning af nettoomsætningsformuen. Ligeledes skal en reservation af bevillingen modsvares af likviditet på den uforrentede konto. Det skal endelig bemærkes, at den likviditet, der følger af bevillingen fra finansloven modtages i 12.- dels rater fra Økonomistyrelsen. I øvrigt skal følgende kontonumre anvendes i Navision Stat eller SKS: Nye konti til likviditet og finansiering Navision kontonavn Navision SKS Konto Årsafslut Konto Årsafslut SKB FF7 Finansieringskonto Renteudgifter SKB FF Renteindtægter SKB FF SKB FF5 Uforrentet konto FF4 Langfristet gæld Optag. langfristet gæld Afdrag langfristet gæld Overf. til langfristet gæld Renteudgifter SKB FF

10 SKB FF6 Bygge- og IT-kredit SKB FF6 Renteudgifter Nye konti til bevilling og indtægtsførelse af bevillingen Navision kontonavn Navision SKS Konto Årsafslut Konto Årsafslut Bevilling FL Bevilling TB/Aktstykker Anvendelse af tidl. reserv. bev. (kredit) Reservering af årets bevillinger (debet) Reserveret bevilling Nye konti til egenkapital og statsforskrivning Navision kontonavn Navision SKS Konto Årsafslut Konto Årsafslut Reguleret egenkapital Modkonto til ændring og primokorrektion af statsforskrivning Regulering, overført overskud Reserveret egenkapital Overført overskud Statsforskrivning Statsforskrivning Ændring Statsforskr. Primokorr./ Fl.B.kr Vær opmærksom på, at kontoplan 2006 er gældende indtil kontoplankonvertering til 2007 har fundet sted. Der henvises til Økonomistyrelsens nyhedsbrev af 19. juni

11 Bilag 2 Eksempel på følgeskrivelse/informationsskrivelse Institutionens navn Institutionens adresse Postnr. By Att.: 31. marts 2007 ins Oprettelse af startbeløb vedrørende ny statslig likviditetsordning for finansår 2007 Økonomistyrelsen har modtaget skabelon for tilpasning af balancen for 2007 fra (institutionens navn) Balancen er godkendt af (institutionens departement) og af Finansministeriet. Følgende startbeløb oprettes af Økonomistyrelsen med rentemæssig valør den 2. januar 2007: Langfristet gæld FF4-konto i SKB Jyske Bank FF4-kontonr. Regnskabskonto xxxx (Navision xxxx) Beløb Valør Uforrentede midler FF5-konto i SKB Jyske Bank FF5-kontonr. Beløb Regnskabskonto xxxx (Navision xxxx) Valør IT- og Byggekredit FF6-konto i SKB Jyske Bank FF6-kontonr. Regnskabskonto xxxx (xxxx Navision ) Beløb Valør Beløbet modkonteres på regnskabskonto xxxx (Navision xxxx) XX kr. modkonteres på regnskabskonto xxxx (Navision xxxx) YY kr. modkonteres på regnskabskonto xxxx (Navision xxxx) Beløbet modkonteres på regnskabskonto xxxx (Navision xxxx) Med venlig hilsen Økonomistyrelsen 11

12

13 Bilag 3. - Opgave/emneoversigt Opgave/emneoversigt til brug for institutionernes løbende kontrol og opfølgning på Likviditetsprojektet Emne Udføres af Start Slut Bemærkninger Side 1 Tidsplan: 31. marts 2007 Projektets slutdato Fastlægge tidsplan for gennemførelse af implementeringen 1. juli aug Hvem deltager hvornår i hvilke aktiviteter Nummerstruktur 14. juli sept Nuværende nummerstruktur Fremtidig nummerstruktur Ompostering til anden bogføringskreds Dept. til møde i ØS i perioden 15/8-8/9-06 Kontoplan og nye likviditetskonti 14. juli sept Tilpasning af kontoplan Ibrugtagning af nye likviditetskonti Indtægtsføring af bevillinger 12-dels rater Tilretning af Regnskabsinstruks og forretningsgangsbeskrivelse 14. juli nov Evt. som bilag til eksisterende beskrivelse Tilretning af Regnskabsinstruks og forretningsgangsbeskrivelse

14 Emne Udføres af Start Slut Bemærkninger Side 2 Endelig tilpasning af balancen 13. feb feb Når regnskab for 2006 foreligger Tilpasning af balancen (Med udgangspunkt i det endelige regnskab) Trin 1 Indledende flytninger Trin 2 Anlægsaktiver Trin 3 Omsætningsaktiver Trin 4 Videreførelser Trin 5 Statsforskrivning Primo korrektioner Trin 4 og 5 udføres i samarbejde med budgetkontoret i Finansministeriet og eget departementet Godkendelse af den tilpassede balance Godkendelse af den tilpassede balance, sker i samarbejde med ressortdepartementet og Finansministeriet 1. mar mar Husk at aftale tidspunkt med -redaktøren i Finansministeriet 14

15 Emne Udføres af Start Slut Bemærkninger Side 3 Anvisning af startlikviditet og kontering af den tilpassede balance 16.mar mar Startlikviditet (Fastlægges efter godkendt tilpasset balance) Nulstilling af FF2-konto Kontering af tilpasningen af balancen 15