Referat MED-Hovedudvalget, Ekstraordinært

Transkript

1 Næstved Kommune Risikostyring og Arbejdsmiljø Sagsid.: P Referat MED-Hovedudvalget, Ekstraordinært Mødedato Tid 11:00 12:00 Sted Næstved Vandrehjem, Præstøvej. I den ene del af spisesalen. NB: Formøde for medarbejderne: Mandag den 15. august kl. 8:30-10:00, Rådmandshaven, mødelokale 1 Ekstraordinært møde om Projekt Sammenhængende Administrative Opgaver (SAO) Mødedeltagere Tomas Horsholm Therkildsen, Bruno Lind, Per B. Christensen, Bo Kiersgaard, Gitte Jørgensen, Tommy Skov, Annette Bendix Sørensen, Morten Lundhøj, Lise-Lotte Horn Jakobsen, Mette Weirup Lyngsø, Karen Dahl Mejlstrup, Lisbeth Ulla Møller, Patricia Dundorff, Linda Clemmensen, Lone Høegh Karlsen, Jimmi Lind, Birthe Hoeck Hansen og Sabrina Vibeke Christiansen. Som tilforordnet deltager Arbejdsmiljøchef, Steen N. Jensen Fraværende/afbud Sven Koefoed-Hansen, Poul Erik Kristensen og Nils Ørby-Lieberkind. Mødeleder Tomas Horsholm Therkildsen Referent Dorthe Erika Vang Jensen Side 1 af 7

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2015 til 31. december 2016: Ledersiden: kommunaldirektør Tomas Horsholm Therkildsen direktør Bruno Lind direktør Per B. Christensen direktør Sven Koefoed-Hansen Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Tommy Skov, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Annette Bendix Sørensen, OAO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Patricia Dundorff, OAO/FOA Kirsten Solveig Nielsen, OAO/FOA Morten Lundhøj, OAO/SL Tanja Jepsson, OAO/SL Nils Ørby-Lieberkind, OAO/3F Henrik Sandel Hansen, LO/3F Linda Clemmensen, FTF/DS Nanna Svendsen, FTF/DS Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR --- Karen Dahl Mejlstrup FTF/Danske Fys. --- Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Pia Sundberg, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Annette Heegaard Steen, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA Gregers Kiehn, IDA/AC Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jimmi Lind (Eventyrgården) Lone Høgh Karlsen (Holmegaardsskolen) Sabrina Vibeke Christiansen (Ældre syd) Birthe Hoeck Hansen (selvejende) Lenette Bech (Evigglad) Lene Cohrt (Hyllinge Skole) Benthe Karin Nielsen (Nattergalen) vakant Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og Arbejdsmiljø- og HR-chef, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 7

3 Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Drøftelse af SAO... 4 Oversigt over Bilag: Bilag 1. SAO - Opsamling på afrapportering af budgettemaanalysen Bilag 2. SAO - Endelig afrapportering, Valcon Bilag 3. Opgørelse over potentiale, Valcon Bilag 4. SAO - overblik over virksomheder og deres bruttobudgetter Side 3 af 7

4 1. Drøftelse af SAO I november 2015 godkendte Økonomiudvalget projektaftalen for SAO-projektet, som er en af årets budgettemaanalyser. Administrationen har herefter med konsulentfirmaet VALCON arbejdet med budgettemaanalysen, som nu er under afrapportering. Økonomiudvalget behandlede afrapporteringen af budgettemaanalysen d. 13. juni 2016 og godkendte at: 1. afrapporteringen sendes i høring i organisationen 2. der arbejdes videre med scenarie to - bæredygtighedsmodellen. Det er MED-Hovedudvalget, som er det formelle høringsorgan i sagen, men øvrige MED-udvalg kan komme med høringssvar. Disse lægges på ERNA, når de modtages: ( høringssvar på ERNA) : Sammenhaengende_administrativ_opgavel oesning Et_effektiviseringsprojekt/Hoeringssvar_14_juni 12_august.aspx Eller brug denne sti ind, hvis linket ikke fungerer: ERNA > Organisation > Styring og effektivisering > SAO et effektiviseringsprojekt > Høringssvar 14. juni 12. august OM SAO SAO er et effektiviseringsprojekt, hvor udvalgte administrative opgaver er blevet analyseret med henblik på muligheder for at effektivisere opgaveløsningen. Med analysen ønskes et fokus på den administrative del af opgaveløsningen med henblik på: at serviceniveauet på kerneopgaven over for brugerne om muligt kan opretholdes at politikerne via råderumspuljen, hvis der er mulighed for det, kan prioritere kerneopgaven i budgetlægningen. De administrative processer, der har indgået i analysen er: Fra indkøb til betaling Fra indberetning til refusion Fra rekruttering til ansættelse Budgetopfølgning og budget kontrol Brugeradministration af IT-systemer Afrapporteringen af analysen er sket i tre scenarier med hvert deres tilhørende effektiviseringspotentiale. Scenarierne er kort beskrevet: Scenarie 1: Et administrativt servicecenter. Her sker en centralisering af de udvalgte administrative opgaver til én central enhed. Scenarie 2: Bæredygtighedsmodellen. Her samles opgaverne, hvor der er tilstrækkeligt med opgaver til at sikre en effektiv opgaveløsning i god kvalitet. Scenarie 3: Stram op. Her løses de administrative opgaver, hvor det sker i dag. Effektiviseringspotentialet sker ved at der arbejdes med procesoptimering, standarder og opfølgning på effektmål for processerne. Side 4 af 7

5 Opsummerende ser effektiviseringsprovenuet således ud for de tre scenarier: Provenu i forskellige scenarier Administrativt fællesskab (årsværk, potentiale) Bæredygtighedsmodellen (årsværk, potentiale) Stram op (årsværk, potentiale) Indkøb, varemodtagelse, kontering og 19 årsv., 7,9 mio.kr. 16,2 årsv. 6,7 mio. kr. 10,7 årsv. 4,4mio.kr. ledelsestilsyn Øvrige bogføringsopgaver 0 årsv., 0 mio. kr. 0 årsv, 0 mio. kr. 0 årsv, 0 mio. kr. Budgetkontrol og månedsopfølgning 2,5 årsv., 1,0 mio.kr. 2,0 årsv., 0,8 mio.kr. 1 årsv. 0,5 mio.kr. Brugeradministratio n af IT-systemer 0,1 årsv. 0,02 mio.kr. 0,1 årsv., 0,02mio.kr. 0,1 årsv. 0,02 mio.kr. Rekruttering 3,3 årsv., 1,4 mio.kr. 3,3 årsv., 1,4 mio. kr. 3,3 årsv. 1,4 mio. kr. Løn- og personaleadministration 5,9 årsv., 3,4 mio. kr. 5,5 årsv., 3,1 mio. kr. 4 årsv., 2, 0 mio. kr. Andre personalerelaterede opgaver 0 årsv., 0 mio. kr. 0 årsv., 0 mio. kr. 0 årsv., 0 mio. kr. I alt 30,8 årsv. 13,7 mio. kr. 27, 1 årsv., 12,0 mio.kr. 19,1 årsv. 8,3 mio.kr. Som en del af alle tre scenarier vil der blive arbejdet med en best practise for den administrative opgaveløsning samt opfølgning på, at best practise efterleves, så fundamentet for den administrative opgaveløsning " En koncern - en måde" etableres, fastholdes og udbygges over tid. BILAG Bilag 1. SAO - Opsamling på afrapportering af budgettemaanalysen Bilag 2. SAO - Endelig afrapportering, Valcon Bilag 3. Opgørelse over potentiale, Valcon Bilag 4. SAO - overblik over virksomheder og deres bruttobudgetter Drøftelse og Beslutning Følgende blev nævnt på mødet, som grundlag for et høringssvar: Ledelsen fremlagde følgende bemærkninger: Der er mulighed for, at udvalget giver et fælles høringssvar og/eller en model, hvor medarbejderne kan have brug for at udarbejde et særskilt høringssvar med yderligere tilføjelser. Bæredygtighedsmodellen er valgt som model for at styrke og effektivisere opgaveløsningen. Opgaver bevares fortsat decentralt, hvor der er bæredygtig kompetence til at løse opgaverne. Rapporten dokumenterer, at der er steder, hvor vi kan foretage opgaveløsningen smartere. En del opgaver samles i central administration. Derudover er der en række mindre virksomheder, hvor der lægges op til en samling af administrative opgaver - evt. decentralt, hvor det ses bæredygtigt. Side 5 af 7

6 Høringssvarene fra den øvrige del af organisationen rummer primært bemærkninger om: Fortsat vægt på decentral opgaveløsning At det ikke kun bliver en stram-op-løsning, som på sigt formentligt vil resultere i nødvendige besparelser At vi allerede i dag løser opgaverne meget optimalt og effektivt (mindre virksomheder) Det ses som et plus, at der bliver øget fokus på styring af indkøbsprocesser og brug af indkøbsaftaler Der skal være opmærksomhed på, at der ikke bliver for meget kontrol og øget bureaukrati Der skal indgå overvejelser, hvorvidt mindre virksomheders administration kan samles i en decentral administrationsenhed, fx at ungdomsskolens administration ligger i Center for Uddannelse Center for Arbejdsmarked er endnu ikke detaljeret analyseret Medarbejderne fremlagde følgende bemærkninger: - Der er kommet fokus på, om kompetencerne ikke er gode nok, hvor opgaverne løses i dag - Besparelsen bør differentieres konkret, så det er tydeligt, hvor besparelsen er, og hvilken konsekvens det får - Hverdagseffektiviseringerne på 1% skal fortsat findes. Det forventes at blive svært at finde 1% effektiviseringer fremadrettet med implementeringen af SAO, som er en effektivisering (og besparelse) - Der er i flere høringssvar sat spørgsmål ved validiteten af data i analysen, blandt andet fordi data skulle leveres med meget kort frist - Det er vigtigt, at der skabes og fastholdes disciplin i nye arbejdsgange - Der går tid og ressourcer til forandringerne derfor bekymring om kerneopgaven vil lide under implementeringen - Det er vigtigt at kvaliteten i opgaveløsningen fortsat er der - Kompetenceløft skal være et fokus i forhold til nye arbejdsgange/procedurer - Opmærksomhed på at der er et udbud i gang af løn- og økonomisystemer, som skal implementeres - Opmærksomhed på risiko for opgaveglidning under implementeringen - Nogle høringssvar peger ligeledes på, at de ikke kan se, at de reelt kan spare mere. Der peges på, at man allerede har sparet og effektiviseret - Prisme fungerer rigtig dårligt. Det er fx svært at søge - Er der inddraget erfaringer fra andre kommuner, hvorvidt der skabes mere bureaukrati og kontrol? - Skaber optimeringen af fx indkøbsgange yderligere administration fx i koordinering, kommunikation mv. - De lokale administrative medarbejdere, ses mange steder som det kit der samler arbejdspladsen. Kommunikationen mellem daglig drift og administrativ medarbejder skal præciseres via de arbejdsgange, som skal beskrives for den fremadrettede løsning af opgaven - Mange administrative opgaver er samlet og løses i dag af Fællessekretariatet, fx for de tekniske centre. Besparelsen er reelt sket i virksomheden, derfor må effektiviseringen ske, dér hvor opgaven ligger. Der er gode erfaringer med, at Fællessekretariatet har løst opgaven. - Strukturen på dagtilbudsområdet skal først til at evaluere de ændrede arbejdsgange nu. Der indgår i analysen målinger på, hvordan fx indkøb reelt foregår inden for dagtilbudområdet i dag. Dagtilbudsområdet er analyseret med afsæt i den nye struktur. Drøftelse af kommentarer: Potentialet ses som relativt veldokumenteret, og mange af elementerne er helt konkret beskrevet i rapporten: Fx at vi i dag har små fakturaer som skal behandles. Automatisk bogføring fremadrettet med stikprøvekontrol medfører mindre arbejdstid på bogføringen. Side 6 af 7

7 Fx passer data reelt sammen med de data, som vi kan se, at der fx bruges på at en ansat går ned i en butik og køber ind. Derfor ses data i rapporten i stor grad at være valide data. De konkrete målinger, der er foretaget, passer med data i rapporten og med erfaringer fra andre steder. Alle beregninger er foretaget i et konservativt perspektiv der er ikke lagt til, men trukket fra. Den største risiko ved projektet er, at vi reelt intet ændrer. Derved vil der blive pålagt reelle besparelser, som skal gennemføres. Så vil det måske ikke blive 1 % effektiviseringer, men fremadrettet måske 1½ % i stedet for. Der er opmærksomhed på, at der bliver en implementeringsfase. Det bliver en lokal ledelsesmæssig opgave at få implementeringen til at hænge sammen i forhold til ressourcer og personale. Det vil kræve disciplin og kulturændringer at holde fast i ændringerne. Der følges op ved at vi reelt kan se, at vi fx får færre faktura-behandlinger og en mere optimal anvendelse af rekrutteringssystem mv. Hvordan udmøntningen skal ske på den enkelte arbejdsplads, vil være den lokale leders ansvar på hver virksomhed/center. Oplægget er, at medarbejdere skal samles for at effektivisere den administrative opgaveløsning - medarbejdere skal flyttes. Modellen er dog ikke, at alle administrative opgaver samles i ét center, som fx Slagelse Kommune har gjort. Der ses også på IT-løsninger, fx mobilløsninger inden for nogle områder. Færre indkøbere er også være et mål. I efteråret arbejdes ligeledes hen mod en strukturændring for administrative medarbejdere/ledere. Målet er at en administrativ strukturændring skal træde i kraft 1. januar Den første information om dette, er lagt på ERNA den 15/8. Den 16/8 har TR ere og ledere været til informationsmøde. Udvalget er enige om et fælles høringssvar til politisk niveau: MED-Hovedudvalget anerkender, at midlerne skal findes, og at vi skal være mere effektive og smartere i opgaveløsningen. Projektet ses som både et centraliserings- og decentraliserings-projekt, hvor der skal være fokus på, at de rette kompetencer er til stede for at løse opgaverne mest optimalt og effektivt. Der skal være mulighed for kompetenceudvikling i forhold at løfte ændrede arbejdsgange og sikre at implementeringen fastholdes. Der skal være fokus på, hvordan effektiviseringerne differentieres lokalt på arbejdspladserne. Implementeringen skal følges tæt, og der skal evalueres på, om vi har nået det vi ville lykkes arbejdsgangsændringerne, som planlagt og med det ønskede formål/mål. Der skal være opmærksomhed på, at der ikke skabes yderligere kontrol og bureaukrati. Der skal fortsat arbejdes for og fastholdes et godt arbejdsmiljø og sikres trivsel på arbejdspladserne både i implementeringsfasen og efterfølgende. Side 7 af 7