REFERAT 16. december 2010

Transkript

1 REFERAT 16. december 2010 Referat af: BO-VEST bestyrelsesmøde nr. 47 Afholdt den: Torsdag den 16. december 2010 Deltagere: Vinie Hansen Dorthe Larsen Karl Neumann Lars Bremer Biba Schwoon Jørgen Fahlgren Thomas Green-Andersen Hugo Thuge Observatør: Henrik Pedersen Adm.: Jesper Rasmussen Kenn E. Hansen Jette Stenholt Afbud fra: Allan Nielsen Gert Pedersen deltog under punkt 3 Direktionens beretning vedrørende rapportering om lokalaftaler. Martin Kristiansen deltog under punkt5 Godkendelse af plan og indhold for den fælles Årsberetning Dagsorden. 1. Godkendelse af dagsordenen. 2. Revisionsprotokol. 3. Direktionens beretning. 4. Orientering om bilagssagen. 5. Godkendelse af plan og indhold for den fælles årsberetning. 1

2 6. Drøftelsen af emner fra AB s repræsentantskab: Service og finansiering af support til ejendomskontorerne. 7. Henvendelser til bestyrelsen (diverse sager). 8. Punkter til næste møde. 9. Næste møde. 10. Eventuelt. 1. Godkendelse af dagsordenen Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. Beslutning Dagsordenen blev godkendt Revisionprotokol KPMG har i december 2010 været på interim revision i BO-VEST som en del af deres løbende kontrol. Hermed administrationens kommenterer til de punkter, hvor revisor har bemærkninger: 3.2 Budget og regnskabskontrol Revisionen bemærker, at der i løbet af 2010 ikke er udarbejdet budget- og regnskabskontrol for alle afdelinger, som det foreskrives i forretningsgangen. Økonomichefen følger op på dette med servicechefen og driftsområdechef, for at få de resterende til at følge procedurerne for løbende Budgetkontrol i afdelingerne. 3.8 Gager og Lønninger Revisionen kommenterer, at de udarbejdede lønafstemninger ikke attesteres af en ledende medarbejder. Det anbefales. Revisionen bemærker desuden, at medarbejdernes kontonummer kan ændres af medarbejdere i LØN, uden at dette kræver godkendelse af en ledende medarbejder 2

3 Økonomichefen følger op på anbefalinger og effektuerer hurtigst muligt i januar Økonomichefen ser på mulige løsninger for ekstra sikkerhed og funktionsadskillelse. Det indstilles, at bestyrelsen tager revisionsprotokol og administrationens opfølgning til efterretning. Beslutning Bestyrelsen anmodede om: - at økonomichefen kommer med forslag til fremtidige betalingsstrømme - at der - set i lyset af bilagssagen - udarbejdes en forretningsgang for uanmeldt lagerkontrol - at økonomichefen på regnskabsmødet i april giver en status på tidligere anbefalinger fra revisor. Herefter tog bestyrelsen revisionsprotokol og administrationens opfølgning til efterretning Direktionens beretning Ressourcer til Driftsafdelingen Bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmødet den 27. oktober 2010, at der tilføres yderligere ressourcer til Driftsafdelingen, men ønskede en kort uddybning af økonomien i den nye stilling. Bilaget er vedlagt dagsordenen. Lokalaftalen for inspektører m. fl. Lokalaftalen for inspektører m. fl. mellem BO-VEST og Faglig Puls blev godkendt af bestyrelsesmødet den 27. oktober 2010, men bestyrelsen anmodede om et notat, der beskriver hovedpunkter i aftalen samt forskellene fra tidligere aftaler. Almennet årsberetning På repræsentantskabsmøde i Almennet den 17. november 2010 blev der fremlagt beretning for Beretningen er udsendt til bestyrelsen som bilag. Det skal især bemærkes, at Almennet nu har 45 medlemmer svarende til ca. 67 % af den almene boligmasse. BO-VEST er repræsenteret i bestyrelsen ved byggechef Jesper Rasmussen. 3

4 Medarbejdere i BO-VEST deltager som faste medlemmer i erfa-gruppen for energi og for bygherrefunktion samt deltager i netværksmøder og udviklingsseminarer. Rækkehusene i Albertslund Syd Beboerne i AB Syd og VA 4. række har efter urafstemning med ca. 2/3 dels flertal godkendt gennemførelse af renoveringsprojekt, skema A, med en samlet anskaffelsessum på 765 mio. kr. og en huslejestigning på kr. pr. måned. Skema A behandles af Kommunalbestyrelsen i Albertslund den 14. december med henblik på, at Landsbyggefonden kan meddele tilsagn inden jul. Forud for beslutningen er der foregået en omfattende og til tider ophidset lokal debat specielt omkring de særlige ønsker fra kommunen og Landsbyggefonden om at skabe gennemlysthed på 1. sal og generelt mere åbenhed i bebyggelsen. Renoveringssagen bliver en af landets største boligrenoveringer. Rækkehuse i Albertslund Syd som case i udviklingsprojekt i Bygherreforeningen Bygherreforeningen har igangsat udviklingsprojektet Idé til program om bygherrens rolle i det tidligere procesforløb. Arbejdet fokuserer på både den offentlige, den almene og den private bygherre. Målet er at styrke de professionelle bygherrers overblik, kompetencer, beslutningskraft og deres evne til systematisk inddragelse af brugerne i de helt tidlige faser af byggeriet. Som led i projektet udvælges studiecases indenfor hver sektor. På opfordring fra Bygherreforeningen har BO-VEST indgået aftale om at stille vores erfaringer for forløbet i rækkehusene i Albertslund Syd til rådighed for projektet. Der har været afholdt det første møde med forskere fra Staten Byggeforsknings Institut, der forestår en del af projektudviklingen. Henvendelse fra Landsbyggefonden om intensivering af sagsgang i større sager Der er modtaget en skriftlig henvendelse af 30. november 2010 fra Landsbyggefonden til VA afd. 4 Syd med opfordring til at intensivere færdiggørelsen af helhedsplaner med støttede lån med forventet tilsagn i 2011/12. Baggrunden er det netop indgåede boligforlig, der udvider Landsbyggefonden støtterammer for årene Administrationen forventer i den kommende tid at modtage tilsvarende skrivelser om de øvrige større renoveringsager. I skrivelsen anmoder fonden om, at der senest den 5. januar 2011 fremsendes en detaljeret opdateret status for sagen med oplysning om det forventede tidspunkt for 4

5 kommunal godkendelse af skema A. Fonden ønsker at være i tættere kontakt med boligorganisationen og kommunen om sagsforløbet. Der kan således forudses et større pres på administrationen for at præstere denne intensivering. PCB Bestyrelsen i Tranemosegård har besluttet, at der skal iværksættes undersøgelser af PCB i lavhuse og højhuse i afd. 13 Silergården. På grundlag af resultatet af undersøgelserne vil der eventuelt blive udarbejdet en handlingsplan. Ekstraordinær generalforsamling i VA I VA afd. 11, Askerød er der forslag om at skabe mere åbenhed i bebyggelsen ved at nedrive to opgange med i alt 26 boliger. Samtidig er der i forbindelse med den igangværende renovering af Askerød konstateret omfattende forurening af to institutionsbygninger. Under hensyntagen til de store ekstraudgifter, der vil være forbundet med at gennemføre renovering og det forhold, at de kommunale lejemål udløber i 2015 og Greve kommune ikke har planer om at forlænge aftalerne er der udarbejdet forslag om at nedrive institutionerne. Begge forslag forudsætter godkendelse af øverste myndighed, og derfor forventes afholdt ekstraordinær generalforsamling i starten af februar Driftssamarbejder Blokland, Banehegnet og Solhusene Afdelingsbestyrelserne for VA Blokland, VA Banehegnet og AB Solhusene godkendte på mødet den 2. december det reviderede oplæg til driftssamarbejde udarbejdet af driftsområdechefen. Forslag til driftssamarbejde vil blive forelagt afdelingsmøderne i de 3 afdelinger senest på regnskabsmøderne i marts måned. Banehegnet forelægger det formentlig til godkendelse i forbindelse med ekstraordinært afdelingsmøde i januar med valg til afdelingsbestyrelse. 6 boligafdelinger i Albertslund Syd De 6 afdelingsbestyrelser i Albertslund Syd er indkaldt til møde den 6. december, hvor tanken er, at administrationen forelægger de eksisterende samarbejder og skitserer fremtidige muligheder. AB Syd og VA 4 Nord ønsker fortsat at dele en driftsleder (oprindelig Michael Rud). AB syd vil fortsætte med ejendomskontor fællesskabet i Kanalen 100 og VA 4 Nord eget kontor. Altså ligesom hidtil. Dette betyder, at der nu kan ansættes en ny driftsleder. Da AB Etagehusene ikke var til stede, kunne der ikke konkluderes omkring samarbejdet med VA Kanalen. Det vurderes, at de også vil fortsætte deres samarbejde 5

6 med deling af en driftsleder (oprindelig Kurt Andersen), ejendomskontor og medarbejdere. VA 4 Række og VA 4 Syd enedes om at fortsætte drøftelserne, idet især VA 4 Syd ønsker et økonomisk oplæg og en beskrivelse af, hvad en driftsleder skal levere af ydelser. 4 Række er afklaret. Der er formentlig nyt møde med de to afdelinger den 18. januar. Status vedr. Gadekæret På VA s bestyrelsesmøde den 27. september blev der besluttet forskellige initiativer til forbedring af situationen i Gadekæret. Bl.a. er der etableret en midlertidig ordning, hvor Vinie Hansen og Astrid Hansen deltager i afdelingsbestyrelsernes møder - ordningen forløber planmæssigt. Sideløbende fungerer en driftsleder fra en anden afdeling som sparringspartner for Gadekærets driftsleder. Dette har kørt siden midten af oktober og fungerer tilfredsstillende. Med hensyn til det boligsociale projekt, så er den ene medarbejder sygemeldt på grund af arbejdsbetinget stress og den anden har sagt op pr. 31. december. I samarbejde med afdelingsbestyrelsen arbejdes der p.t. på projektets fremtid. Moms på ejendomsadministration - forudbetaling og forudfakturering BL har i efteråret modtaget flere henvendelser om muligheden for at spare moms på ejendomsadministration ved at forudbetale eller forudfakturere administrationsbidrag inden lovens ikrafttræden den 1. januar Muligheden for både forudfakturering og forudbetaling er imidlertid netop blevet lukket med vedtagelse af et lovforslag fra skatteministeren den 2. december. De nye regler betyder, at hvis betaling helt eller delvis finder sted den 6. oktober 2010 eller senere, så skal der betales moms af den ejendomsadministration, som vedrører perioden fra og med den 1. januar Julefrokost 2010 BO-VESTs store julefrokost for alle medarbejdere blev afholdt den 3. december på Glostrup Park Hotel. Der var 118 deltagere, hvilket er lidt færre end sidste år. Til- og fratrædelser Tiltrædelser Boligafdelingerne Normann Berg, ejendomsfunktionær, Kanalens Kvarter, 31. okt. Raza- Sultana Ahmed, cafemedarbejder, Askerød, 1. okt. Thomas Hansen, ejendomsfunktionær, Tranevænget, 1. nov. 6

7 Administrationen: Halis Demir, byggeøkonom, 1. dec. Fratrædelser Boligafdelingerne: Ole Skov, driftsleder, Banehegnet, 31.okt, Claus Martinsen, Ejendomsfunktionær, AB Syd, 31. okt. Lars Korsholm, ejendomsfunktionær, Tranevænget, 31. okt. Benn Helmudt, ejendomsfunktionær, TMG afd. 13, 5. nov. Boligsociale projekter: Inge Munkesø, aktivitetsmedarbejder, ABC, 30. nov. Bayan Gubrail, aktivitetsmedarbejder, Brøndby, 30. nov. Flytninger Allan Wiederqvist, ejendomsfunktionær, er flyttet fra Kanalens Kvarter til VA 4 Nord, 1. nov. Tommy Nymann Christensen, ejendomsfunktionær, er flyttet fra VA Toften til AB Vest 1. okt. Det indstilles, at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Beslutning Der var følgende tilføjelser til beretningen: Lokalaftalen for inspektører Gert Pedersen redegjorde for de væsentligste forskelle på den nye og den gamle lokalaftale for inspektører. Han nævnte, at den i hovedsagen er relevant for VA, da Tranemosegård og AB kun har få, der lønnes efter den overenskomst. Aftalen bygger på løn efter kvalifikationer og ansvar i stedet for automatisk anciennitetsstigning. Bestyrelsen kommenterede, at den stadig ønskede et notat om forskellene på den nye og den gamle lokalaftale. Det kan udarbejdes i forbindelse med en nærmere drøftelse af driftslederens rolle, dels på en bestyrelseskonference, dels på et fyraftensmøde for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer i foråret Rækkehusene Renoveringsprojektet i Rækkehusene i Albertslund Syd blev behandlet af kommunalbestyrelsen den 14. december og godkendt. 7

8 Henvendelse fra Landsbyggefonden om intensivering af sagsgang i større sager Der er yderligere modtaget henvendelser vedrørende VA 4 Nord, AB Syd gårdhuse og AB Solhusene. Statsministeren på besøg i Askerød Statsministeren var den 14. december på3 timer hemmeligt besøg i Askerød. Statsministerens mål med besøget var at lytte til, hvad de unge i Askerøds Netcafé havde at sige. Besøget var holdt hemmeligt efter udtrykkeligt ønske fra Statsministeriet. Integrationsprojekt Liselott Blixt fra Dansk folkeparti har bedt integrationsministeriet redegøre for deres støtte til det BO-VEST-ledede højskole-integrationsprojekt, fordi hun er utilfreds med, at projektet foruden et højskoleophold på Vallekilde Højskole også omfatter et ophold i Syrien. Ressourcer til Driftsafdelingen Kenn E. Hansen nævnte, at det vedlagte notat skal forstås som et budget, da timerne vil blive konteret efter det aktuelle tidsforbrug. Bestyrelsen tog herefter direktionens beretning til efterretning Orientering om bilagssagen Der vil blive orienteret om sagen på bestyrelsesmødet, herunder økonomi. En plan for det videre forløb fremlægges i januar. Indstilling Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning Kenn E. Hansen redegjorde for omkostningerne til dato i forbindelse med bilagssagen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning

9 5. Godkendelse af plan og indhold for fælles årsberetning VA og AB s organisationsbestyrelser har på møder hhv. den 24. november og 1. december foreslået emner inden for deres områder til den fælles årsberetning, og Tranemosegårds bestyrelse drøfter emner, den 9. december. Kommunikation vil efterfølgende udarbejde et udkast til indhold, der så vidt muligt imødekommer de 3 organisationsbestyrelsers ønsker. Udkastet mailes ud til de 3 organisationsbestyrelser og BO-VESTs bestyrelse senest i starten af uge 50. En medarbejder fra Kommunikation vil på bestyrelsesmødet i BO-VEST fremlægge et oplæg til indhold med de eventuelle justeringer, det måtte være kommet i de følgende dage. Det indstilles, at bestyrelsen godkender det fremlagte udkast til indhold til den fælles årsberetning. Beslutning Martin Kristiansen fremlagde en indholdsplan, der var let revideret i forhold til den, der tidligere var udsendt, samt en tidsplan for udarbejdelse af årsberetningen. Bestyrelsen godkendte det fremlagte udkast til indhold og tidsplan for den fælles årsberetning Drøftelse af emner fra AB s repræsentantskab: Service og finansiering af support til ejendomskontorerne. På AB s repræsentantskabsmøde den 4. november 2010 var der temadrøftelse om service, herunder ejendomskontorernes funktion - dette som opfølgning på forslag, som blev vedtaget af AB repræsentantskabet den 10. juni Notat samt referat fra repræsentantskabsmødet er vedlagt til orientering. AB s bestyrelse besluttede på deres bestyrelsesmøde den 1. december 2010, at der ikke skal sættes yderligere undersøgelser/analyser i gang af afdelingsledernes arbejdsforhold, før og efter dannelsen af BO-VEST. Dette begrundes med, at det findes formålsløst at sammenligne den tidligere situation under AB med nuværende situation, hvor kravene til opgavevaretagelsen har udviklet sig over tid, bl.a. som følge af lovgivning og større krav fra beboere, bestyrelser og samfund i øvrigt. Som opfølgning på ovennævnte temadrøftelse i AB om service, herunder ejendomskontorernes funktion drøftede AB s bestyrelse på møde den 1. december 2010, hvordan situationen foreslås løst med hensyn til finansiering af den support til 9

10 ejendomskontorerne, der er behov for i nogle afdelinger for at sikre opgavevaretagelsen, som beskrevet i ydelseskataloget. AB s bestyrelse har flere gange drøftet de spørgsmål, som fremgår af forslaget vedtaget på AB s repræsentantskabsmøde om undersøgelse af afdelingsledernes arbejdsforhold. Det er konstateret, at afdelingsledernes jobindhold er beskrevet i ydelseskataloget, og at disse opgaver har været varetaget både før og efter dannelsen af BO-VEST. Dog er opgaverne for både ejendomskontorerne og administrationen udviklet over tid, bl.a. som følge af lovgivning og større krav fra beboere, bestyrelser og samfund i øvrigt. BO-VEST har besluttet en ledelsesstruktur i boligafdelingerne, og ejendomskontorernes opgaver er beskrevet i ydelseskataloget. Samtidig har BO-VEST bestyrelse besluttet, at afdelingsledere/varmemestre, der ikke ønsker at eller ikke kan fortsætte den mere krævende fremtidige driftslederfunktion, kan fortsætte som ledere men med support fra anden side. Den sidstnævnte beslutning betyder reelt, at den vedtagne ledelsesstruktur ikke kan implementeres fuldt ud, før der er sket en naturlig afgang/omplacering af en række kolleger. Der er således behov for support til nogle afdelinger. Ydelseskataloget oplister dels hvad boligafdelingerne får for administrationsbidraget, dels hvad der skal leveres af personale ansat på ejendomskontorerne. Hvis ikke personalet fra ejendomskontorerne leverer de nødvendige ydelser, er det nødvendigt, at support til afdelingerne f.eks. leveres som tillægsydelser fra administrationen. Drøftelserne på AB s repræsentantskabsmøde omfattede bl.a. overvejelser om, hvem der skal betale disse tillægsydelser. Ud fra stemningen på AB s repræsentantskabsmøde vurderes overvejende, at det ud fra et solidaritetsprincip ikke skulle være den enkelte afdeling. AB s bestyrelse besluttede på bestyrelsesmødet den 1. december: at bede administrationen identificere hvilke afdelinger, der har brug for særlig support. at indstille til BO-VEST-bestyrelsen, at der tages en fornyet drøftelse af de rammer, BO-VEST-administration har fået for at implementere den besluttede ledelsesstruktur. Som led i denne drøftelse ønsker AB at opfordre BO-VEST til at bede de tre boligorganisationer tage stilling til, om den eventuelt nødvendige support til ejendomskontorerne skal betales af den enkelte afdeling eller af boligorganisation. Det meddeles samtidig, at AB ønsker at betale den nødvendige tillægsydelse fra boligorganisationen, og beder BO-VEST afsætte midler til dette i AB s budget for Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til det videre forløb med implementeringen af driftsstrukturen, herunder evt. afholdelse af et temamøde om ledelsesstrukturen. 10

11 Beslutning Bestyrelsen besluttede, at der skal være en nærmere drøftelse af driftslederens rolle og ejendomskontorets funktioner, dels på en bestyrelseskonference, dels på et fyraftensmøde for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Møderne holdes i foråret Der vil til disse møder være behov for information om: - Antal boligafdelinger, der har brug for support til driftslederne - Status på uddannelsesplan for driftsledere Notatet fra AB s repræsentantskabsmøde skal desuden danne basis for oplæg til drøftelser på konferencen. Bestyrelsen var af den mening, at det ikke er BO-VEST men boligorganisationen, der skal beslutte, om det er boligorganisationen eller boligafdelingen, der betaler for eventuel support til driftsledere. Administrationen udarbejder et udkast til program for en konference, som fremlægges for bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 16. februar Forretningsgangen om at undgå konflikter udsendes sammen med referatet Henvendelser til bestyrelsen - Henvendelse fra afdelingsbestyrelsen i VA Hyldespjældet om råderetsgebyret, 5. december Det indstilles, at bestyrelsen behandler henvendelsen i tilknytning til behandlingen af første udkast til budget 2012 og prisblad Henvendelse fra bestyrelsen i AB Etagehusene om betaling af administrationsbidrag for antenneudgifter, 15. oktober 2010 sammen med et udkast til svar fra administrationen. Henvendelsen var på dagsordenen ved bestyrelsesmødet i oktober, men behandling blev udsat, indtil svaret fra administrationen var klar. Det blev på bestyrelsesmødet i oktober besluttet, at Tranemosegård-afdeling 12 Gillesager/Lindeagers sag om ekstraudgift i forbindelse med udskiftning af altaner 11

12 og anlæg af haver skulle behandles sammen med henvendelsen fra AB Etagehusene. Tranemosegårds bestyrelse behandlede på et bestyrelsesmøde den 14. oktober sagen om Gillesager/Lindagers udskiftning af altaner og anlæg af haver, hvor der har været en merudgift på kr. Tranemosegårds bestyrelse besluttede, at der ydes tilskud fra dispositionsfonden til at dække de særlige medudgifter, dvs , kr. i sagen. Materiale om Gillesager/Lindeager-sagen vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen tager henvendelsen fra AB-etagehusene og administrationens svar til efterretning. Desuden indstilles, at Tranemosegårds afgørelse i sagen om Gillesager/Lindeager tages til efterretning. Beslutning Henvendelsen om råderetsgebyr Bestyrelsen bad om, at administrationen til budgetbestyrelsesmødet kommer med et forslag til et differentieret råderetsgebyr set i forhold til råderetsbeløbets størrelse og arbejdets omfang. Henvendelsen fra AB-etagehusene Henvendelsen behandles i AB. Tranemosegårds sag vedr. Gillesager/Lindeager Tranemosegårds afgørelse i sagen om Gillesager/Lindeager blev taget til efterretning Punkter til næste møde Ekstraordinært budgetbestyrelsesmøde d. 19. jan 2011 kl. 16:30 - Budget 2012, 1. udkast Ordinært bestyrelsesmøde den 16. februar - Budgetkontrol budgetudkast Forretningsgang for urafstemninger - Godkendelse af tekster til årsberetning - Udkast til program for konference om driftslederens rolle

13 9. Næste møde Bestyrelsen besluttede, at der holdes et ekstraordinært bestyrelsesmøde den 19. januar kl på Malervangen 1, Glostrup. Næste ordinære bestyrelsesmøde holdes den 16. feb Øvrige møder i perioden: Bestyrelsesmøder: - Onsdag den 30. marts - Onsdag den 27. april Repræsentantskab: - Tirsdag den 24. maj BO-VEST-konference Konferenceudvalget mødes den 19. jan. kl. 15:30 - Den oktober Almene Boligdage - Den 2. og 3. september Eventuelt Øvrige bilag: Mailpolitikken medsendes til bestyrelsen til orientering, når den er klar. Bestyrelsen ønsker at blive orienteret om ledelsens strategiarbejde. Fyraftensmøde om styringsdialogen. Den 24. jan 2011 hos BL

14