Dagsorden. Møde d. 20. februar 2015 kl Aarhus: , Emdrup: B101a

Transkript

1 Møde d. 20. februar 2015 kl Aarhus: , Emdrup: B101a Dagsorden Ekstraordinært fælles LSU- og LAMU-møde i AU Forskning og Eksterne Relationer Deltagere: John Westensee (fmd.), Jeppe Dørup Olesen, Anders Frølund, Anya Bjørn Vinstrup, Claus Palle, Grethe Baasch Thomsen, Gry Louise Minor Jensen, Hans Plauborg, Lykke Ankersen, Nanna Kodal, Rikke Märcher Rochat, Svend Binnerup, Karsten Skov, Søren Bødker, Charlotte Boel, Charlotte Richardt, Lisbeth Lauritsen (HR-partner), Henriette Zinck-Bramsen (referent) Afbud: Dato:9. februar 2015 Sagsnr.: Ref: JW/HZB 1. Evaluering af AU s samarbejdsudvalgsstruktur v/john Westensee Gennemgang af høringsmateriale og besvarelse af spørgeguide med deadline d. 27. februar 2015 Bilag 1: Evaluering af AU s samarbejdsudvalgsstruktur Side 1/1 2. Udvikling på VD-området Uddannelse v/john Westensee Universitetsdirektøren ønsker en drøftelse heraf i alle LSU-grupper. Bilag 2: Sagsfremstilling eftersendes Aarhus Universitet AU Forskning og Eksterne Relationer

2 AARHUS UNIVERSITET Kære formandsskaber i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) Fakultetssamarbejdsudvalgene (FSU) Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Lokale samarbejdsudvalg (LSU) Evaluering af AU s samarbejdsstruktur AU s nuværende samarbejdsstruktur har været gældende siden begyndelsen af 2012, og HSU har besluttet at evaluere den med det formål at afdække Det tværgående samarbejde og sammenhængen mellem niveauerne i den nuværende struktur Samarbejdet og sammenhængen med øvrige fora, herunder bl.a. arbejdsmiljøorganisationen Behov for evt. udvikling af strukturen Dato: 26. november 2014 Side 1/2 Evalueringsprocessen er udarbejdet af et ad hoc udvalg nedsat af HSU bestående af både leder- og medarbejderrepræsentanter. Der vedhæftes en spørgeguide, som skal bidrage til, at evalueringsdrøftelserne opfylder formålet med evalueringen. Evalueringsproces Evalueringsdrøftelserne skal foregå i hele samarbejdsorganisationen og med inddragelse af andre indflydelsesorganer på samme niveau. Det vil sige, at HSU inviterer repræsentanter fra HAMU med i deres drøftelser. FSU inviterer repræsentanter fra FAMU, akademisk råd og repræsentanter fra enheder, som ikke er dækket af et LSU, med i deres drøftelser. ASU inviterer repræsentanter fra AAMU med i deres drøftelser. LSU på institutter o.lign. inviterer repræsentanter fra institutforum, LAMU og evt. lokale ledere og tillidsrepræsentanter, som ikke sidder i LSU, med i deres drøftelser. LSU i administrationen inviterer repræsentanter fra LAMU samt evt. lokale ledere og tillidsrepræsentanter, som ikke sidder i LSU, med i deres drøftelser. Der skal kun svares på de spørgsmål i spørgeguiden, som er relevante for jer, og hvor I mener at kunne bridrage til den videre proces. Det bedes tydeligt markeret, hvilke spørgsmål der svares på. Besvarelserne sendes til Lizzi Edlich (lie@au.dk) senest den 27. februar Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

3 Fokusgruppeinterviews: Som supplement til evaluering i samarbejdsorganisationen gennemføres 5 fokusgruppeinterviews; ét på hvert fakultet og ét i administrationen på følgende tidspunkter: Side 2/2-26. marts 2015, kl : Science and Technology marts 2015, kl : Business and Social Sciences marts 2015, kl : Administrationen - 9. april 2015, kl : Health - 9. april 2015, kl : Arts FSU og ASU bedes udpege deltagere til fokusgruppeinterviewet på hver deres fakultet. Fokusgrupperne skal hver bestå af 8-10 deltagere og en kombination af medarbejdere og ledere, som er medlem af et samarbejdsudvalg (max. 1-2 medlemmer fra FSU/ASU) eller arbejdsmiljøudvalg på fakultetet i alt 4-6 deltagere ikke er medlem af et indflydelsesorgan, men har god indsigt i udvalgenes arbejde i alt 1-2 deltagere (Administrationen dog 4-6 deltagere) (kun for institutter, centre o.lign.) er medlem af et andet indflydelsesorgan på institut/centerniveau i alt 1-3 deltagere FSU og ASU bedes senest 27. februar 2015 melde det samlede antal deltagere ind til Lizzi Edlich (lie@au.dk) i vedhæftede ark. Særligt på ST På ST har fakultetsledelsen igangsat en parallel og bredere proces vedrørende inddragelse, hvor alle ST s udvalg, råd, fora og nævn er blevet bedt om at besvare nogle spørgsmål ift. medinddragelse og medbestemmelse. Der er tale om to uafhængige processer. Spørgsmål kan rettes til formanden for ad hoc udvalget Erik Østergaard Jensen (eoj@mb.au.dk) eller sekretær for udvalget Lizzi Edlich (lie@au.dk). Med venlig hilsen - Ad hoc udvalget for evaluering af AU s Samarbejdsstruktur Erik Østergaard Jensen (formand) Christina Breddam Niels Overgaard Lehmann Per Dahl Aase Pedersen Uffe Pilegård Larsen Claus Palle Niels Jørgen Relsted

4 Spørgeguide Evaluering af AU s samarbejdsudvalgsstruktur HSU har igangsat en evaluering af AU s samarbejdsudvalgsstruktur. Denne spørgeguide har til formål at belyse følgende fire temaer i relation til samarbejdsstrukturen: 1. Samarbejdet mellem de forskellige niveauer i samarbejdsstrukturen samt samarbejdet mellem de forskellige indflydelsesorganer på tværs 2. Indflydelsesmulighed 3. Kommunikation 4. Tilrettelæggelse af arbejdet i udvalgene Antallet af spørgsmål er søgt begrænset mhp. at imødekomme et ønske om ikke at sætte en større undersøgelse i gang à la APV og problemanalysen. Evaluering af SU-strukturen er med få spørgsmål inden for de 4 temaer søgt gjort overskuelig at behandle. Det vurderes, at udvalgene vil skulle afsætte ca. 60 min. +/-til evalueringen. Mhp. at få en bred vifte af synsvinkler frem er det besluttet at samarbejdsudvalgene kan invitere repræsentanter fra andre fora med i drøftelserne. Vær opmærksom på, at evalueringen drejer sig om SUstrukturen. De andre fora, som inddrages (fx akademiske råd, institutfora, arbejdsmiljøudvalg mv.), skal derfor have fokus på dette og ikke på evaluering af egne fora. Besvar kun de spørgsmål, som I finder er relevante for jeres samarbejdsudvalg og marker tydeligt, hvilke spørgsmål der svares på. Som følge af udmeldingerne 22. oktober 2014 (opfølgning på Problemanalysen) er der etableret nye interim SU er. Da der ikke er sket væsentlige ændringer i SU-strukturen - bortset fra at der på LSU-niveauet er kommet andre SU er end tidligere bør besvarelse af evalueringsspørgsmålene i de interime SU er tage udgangspunkt i de hidtidige erfaringer. Den nuværende samarbejdsstruktur på AU består af følgende 3 vertikale niveauer (HSU, FSU/ASU og LSU) samt horisontale forbindelsesled til øvrige indflydelsesorganer på AU (bl.a. arbejdsmiljøudvalg, institutfora, akademiske råd, medarbejder- og enhedsmøder mv.): Figur 1: HSU HAMU FSU FAMU Akademiske råd ASU AAMU LSU LAMU Institutfora Medarbejder- og enhedsmøder 1

5 Tema 1: Samarbejdet mellem de forskellige niveauer i samarbejdsstrukturen samt samarbejdet mellem de forskellige indflydelsesorganer på tværs De enkelte udvalgs opgaver er fastlagt i Samarbejdsaftale for Aarhus Universitet Citat: HSU s opgaver Mål, strategi og udviklingskontrakt Budget og finanslovsbidrag Rationaliserings- og omstillingsprojekter samt projekter, som medfører udbud, udlicitering og outsourcing Personalepolitik, herunder ligestilling Principper og retningslinjer for kompetenceudvikling Job på særlige vilkår Retningslinjer for arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø herunder arbejdsrelateret stress Orienteringspunkter fra FSU og evt. LSU, som har relevans for HSU Opfølgning på psykisk arbejdsmiljø Sygefravær Gensidig orientering FSU/ASU s opgaver og arbejdsform Orientering om AU s/hovedområdets økonomi Større forventede og/eller planlagte ændringer i bemandingen på hovedområdet Kompetenceudviklingsprojekter, der tænkes iværksat på tværs af hovedområdet Lokal håndtering af ansættelser på det rummelige arbejdsmarked Spørgsmål vedrørende effektivisering og/eller omstilling, der vedrører det pågældende hovedområde Bedre ressourceudnyttelse i forbindelse med indkøb/drift af materiel/instrumenter på tværs af hovedområdet Lokal udmøntning af personalepolitikken Tværgående aktiviteter af både faglig og social karakter, herunder husordener og lokale velfærdsordninger Orienteringspunkter fra HSU og LSU Opfølgning på psykisk arbejdsmiljø Sygefravær Gensidig orientering LSU s opgaver og arbejdsform Orientering om AU s/instituttets/vicedirektørområdets/centrets økonomi Forventede og/eller planlagte ændringer i bemandingen på instituttet/vicedirektørområdet/centret Kompetenceudviklingsprojekter, der tænkes iværksat på tværs af instituttet/vicedirektørområdet/centret Lokal håndtering af ansættelser på det rummelige arbejdsmarked Spørgsmål vedrørende effektivisering og/eller omstilling, der vedrører det pågældende institut/vicedirektørområde/center Bedre ressourceudnyttelse i forbindelse med indkøb/drift af materiel/instrumenter på tværs af instituttet/vicedirektørområdet/centret Lokal udmøntning af personalepolitikken Tværgående aktiviteter af både faglig og social karakter, herunder husordener og lokale velfærdsordninger Orienteringspunkter fra HSU og FSU Opfølgning på psykisk arbejdsmiljø Sygefravær Gensidig information 1. Har I kommentarer til opgavefordelingen mellem de tre niveauer i SU-strukturen, jf. oversigten ovenfor? Hvad ville efter jeres opfattelse være en bedre opgavefordeling? 2. Hvordan hænger opgaverne på jeres niveau i SU-strukturen sammen med opgaver i øvrige indflydelsesfora på samme niveau, jf. figur 1? Hvad ville efter jeres opfattelse være den mest optimale arbejdsfordeling mellem de forskellige indflydelsesfora på jeres niveau (NB! vicedirektørområderne har kun LSU og LAMU)? 3. Hvordan oplever I placeringen af jeres SU-møder a. ift. samarbejdsudvalg på andre niveauer i SU-strukturen end jeres? b. ift. andre indflydelsesfora? 2

6 Tema 2: Indflydelsesmulighed Citat fra Cirkulære om Samarbejde og samarbejdsudvalg i staten : Ledelsens informationspligt: Information skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i samarbejdsudvalget, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. Medarbejdernes informationspligt: Medarbejderrepræsentanterne skal informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet. Opgaver: Samarbejdsudvalget behandler relevante emner inden for arbejds- og personaleforhold, der har betydning for arbejdspladsen.det kan f.eks. være: Arbejds- og personaleforhold; Tillid, samarbejde og trivsel; Omstilling på arbejdspladsen. 1. Hvornår har I som samarbejdsudvalg oplevet rettidig og tilstrækkelig indflydelse? 2. Hvornår har I som samarbejdsudvalg ikke oplevet rettidig og tilstrækkelig indflydelse? 3. Hvad ville efter jeres opfattelse som samarbejdsudvalg være med til at sikre mere indflydelse i behandlingen af emner på jeres niveau i SU-strukturen? Tema 3: Kommunikation Citat fra Cirkulære om Samarbejde og samarbejdsudvalg i staten : Samarbejdsudvalgets informationspligt: Samarbejdsudvalget skal sikre, at samtlige medarbejdere holdes orienteret om samarbejdsudvalgets arbejde. 1. Ledelsesrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter har forskellige kommunikationskanaler. Hvordan oplever I jeres kommunikations-/informationsforpligtelse som henholdsvis ledelsesrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter i forhold til medarbejdere/kolleger? 2. Hvad ville efter jeres opfattelse være med til at gøre kommunikationen mellem jer og andre indflydelsesfora og til medarbejdere/kolleger endnu bedre? Tema 4: Tilrettelæggelse af arbejdet i udvalgene Citat fra Cirkulære om Samarbejde og samarbejdsudvalg i staten : Samarbejdsudvalget fastsætter selv sin forretningsorden. Citater fra skabeloner til forretningsorden, som blev udarbejdet ifm. etablering af den nuværende samarbejdsstruktur: 3

7 HSU: Sekretariatsfunktion for HSU varetages af AU HR. FSU/ASU/LSU: Formand og næstformand træffer i fællesskab beslutning om sekretariatsbetjening af udvalget. En medarbejder, som er medlem af udvalget, kan ikke udpeges som sekretær. Der er mulighed for at træffe aftale med AU HR om at varetage sekretariatsbetjening af udvalget. Formand og næstformand udarbejder i fællesskab dagsorden for møderne Dagsordenen drøftes i formandskabet ca. 10 dage før mødet og udsendes med nødvendige bilag til medlemmerne senest 7 dage før mødets afholdelse. Dagsordenpunkterne skal være så udførligt beskrevet, at medlemmerne har optimale muligheder for at forberede sig. Dagsordenen lægges på relevante elektroniske fora samtidig med udsendelse til udvalgets medlemmer. LSU evaluerer sit arbejde hvert 2. år. 1. Hvad er efter jeres opfattelse med til at gøre tilrettelæggelsen af arbejdet i jeres samarbejdsudvalg til en god proces? 2. Har I forslag til, hvad der kunne være med til at gøre tilrettelæggelsen af arbejdet i samarbejdsudvalgene endnu bedre, fx ift. a) Forberedelse af dagsorden b) Mødetilrettelæggelse c) Sekretariatsbetjening d) Evaluering af udvalgsarbejdet e) Andet 4