FOTdanmarks budget

Transkript

1 FOTdanmark Weidekampsgade København S tlf: FOTdanmarks budget Version 7 Årets budget består af to dele. Direkte: <direkte nummer> <mailadresse> ref: twm 12. april 2010 Del 1. Viser budgettet for driften af sekretariatet, de igangværende og kommende udviklingsaktiviteter. Del 2 I henhold til vedtægternes bilag 1 og 3 er medlemmerne af FOTdanmark forpligtiget til at tilslutte sig Det Fælles Databasesystem. Det Fælles Databasesystem er FOTdanmarks til enhver tid værende databasesystem, som stiller systemydelser til validering, lagring, browserapplikationer og distribution af FOT-data til rådighed for medlemmerne. Bestyrelsen har indgået en aftale med KMS om etablering og drift af Det Fælles Databasesystem i Aftale mellem FOTdanmark og KMS om levering af systemydelser til FOTdanmarks medlemmer af 21. januar Del 2 af budgettet viser en opgørelse over FOTdanmarks betalinger til KMS i 2008 og 2009 og FOTdanmarks forpligtigelser til KMS i årene 2010, 2011 og 2012.

2 Budget del 1 Budget Version 6 den 9. april 2010 Konto Tekst Regnskab 2009 Budget 2010 Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 PL-reguleringen fra pr. 1/ ,1 2,8 Indtægter Medlemsbidrag fra KMS Medlemsbidrag fra kommunerne Momsfondet Renteindtægter D001 Indtægter i alt

3 Konto Tekst Regnskab 2009 Budget 2010 Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Udgifter - Løn Løn og pension - 3 faste medarbejdere og en student (PL-reg. 1,8%) D020 I alt løn Sekretariatsdrift D100 Husleje - IT/citrix, telefon, kopi, inventar, porto mv D110 Bogholderi og revision D120 Anskaffelse og vedligeholdelse D130 Kontorhold og sekretariatsdrift D140 Aftale med KMS om specifikationssekretariat Løbende drift - målrettet medlemmerne D150 Møder og konferencer D200 Samlede driftsomkostninger i alt Udvikling Rammebevilling til registreringsinstruks (oversættelse) (beslutning 2008) Arbejdsinternat for Specifikationsforum (beslutning den 4/2) Udredning af dataproblemer i FOT og 2. kvartal Igangværende udviklingsaktiviteter 3012 Etablering af værktøjer til ajourføring (internt og eksternt)(beslutning 18/3+23/4) Hovedoprydningen/Intressentanalysen (beslutning 25/6) Kommunikationsstrategi (beslutning den 6/11) Udviklingsaktiviter i henhold til arbejdsprogrammet Fremtidig IT- arkitektur (beslutning den 7/4-10) Udvikling i alt Udgifter i alt Årets resultat Egenkapital

4 Kommentarer til budgettet 2010 del 1 FOTdanmark er pr. 1. januar 2010 blevet momsregistreret. Dette bevirker at regnskabstallene er inkl. moms, mens budgettallene er uden moms. Derfor kan det være vanskeligt at lave en direkte sammenligning mellem regnskabet for 2009 og budgettet for PL-reguleringen sker pr. 1. februar 2010 for budgettet 2010 og for De efterfølgende tal er i faste tal. Der anvendes KLs pris- og løn skøn. PLreguleringstallet er løbende tilgængeligt via I 2010 er PL-reguleringen således 3,1 % for 2010 og 2,8 % for reguleringen for 2011 vil næste år blive justeret med den aktuelle reguleringsprocent pr. 1. februar 2011 og forelagt til beslutning for repræsentantskabet i Ved en gennemgang af de enkelte poster i budgettet for 2010 skal følgende fremhæves: D001 Indtægter i alt: Udgangspunktet for driften af sekretariatet på de kr. er aftalt i forbindelse med etableringen af FOTdanmark og fremgår af bilag 3 af 19. september 2007 Budgetterede årlige udgifter i FOTdanmark godkendt på det første bestyrelsesmøde den 7. november Indtægterne til sekretariatsdrift finansieres af medlemmerne med halvdelen fra hhv. staten (KMS) og fra kommunerne. Indtægterne er forhøjet med PL-reguleringen fra 2009 til 2010 her på 3,1 %. En oversigt over den interne fordeling af kontingent og bidrag til FOT2007 mellem kommunerne er tilgængelig på FOTdanmarks hjemmeside. D020 Lønomkostninger og pension: I denne post indgår ud over løn og pension også rekruttering, vederlag mv. til to konsulenter, en sekretariatsleder og en student, der aktuelt er erstattet af en tidsbegrænset vikar. Løn udgifterne øges fra 2009 til 2010 med KLs lønreguleringstakst på aktuelt 1,8 % pr. 1/2-10 og samme takst fra D100 Husleje: kr. Huslejen fremgår af Aftale om husleje mellem FOTdanmark og KL fra 26. september Huslejen er kr. Årsagen til at beløbet er lavere i 2010 end i regnskabet for 2009 er, at beløbet i 2010 er eksklusiv moms, hvilket ikke var tilfældet i 2009.

5 D110 Bogføring og revision: Sidste år 2009 var udgifterne til bogføring og revision kr. Beløbet i budgettet er det samme beløb fra regnskabet fratrukket moms og PL-reguleret med 3,1 %. D120 Anskaffelse og vedligeholdelse: Driften og justeringen af hjemmesiden, indkøb af bærbar PC er i FOTdanmark - sidste år var udgiften kr. Det er forventningen, at udgiften vil blive på niveau med D130 Kontorhold og sekretariatsdrift: Beløbet dækker over udgifter til hjemmearbejdspladser, mobiltelefoner, ekstra fotokopiering, forsikringspræmier, håndbøger- og abonnementsomkostninger, kontorartikler og gaver til oplægsholdere mv. Deri er indeholdt en post på kr. til kurser og efteruddannelse af medarbejderne. Sidste år var der budgetteret med kr. Beløbet er lidt lavere i år, da udgiften til moms kan løftes af. D140 Aftale med KMS om drift af FOT-specifikationssekretariatet kr. Beløbet er aftalt mellem FOTdanmarks bestyrelse og KMS til dækning af udgifter til et årsværk. Beløbet er siden 2009 budgettet forøget med PL-reguleringen på 3,1%. I regnskabet for 2009 er beløbet noget højere hvilket skyldes at det i løbet af året 2009 kom frem, at beløbet var moms pligtigt. Posten var sidste år en del af projektdriften i FOTdanmark; den er i år flyttet til sekretariatsdriften. D150 Møder og konferencer i alt Beløbet indeholder al mødeaktivitet, befordring, konferencedeltagelse og ikke mindst afholdelse af repræsentantskabsmødet. Sidste år var udgifterne kr. inkl. moms. Beløbet er de sidste år vokset, i takt med at aktiviteten i foreningen er øget. Det må forventes, at visse af momsudgifterne kan trækkes fra, hvorfor beløbet ikke behøver at være helt så højt. D200 Samlede driftsomkostninger i alt: kr. Således fremgår det, at de samlede budgetterede driftsomkostninger for foreningen beløber sig til kr. Det er ca kr. mindre end sidste års regnskab, dette skyldes primært ændringen i foreningens moms-status. Igangværende udviklingsaktiviteter Etablering af rutiner til ajourføring kr. Bestyrelsen afsatte den 18. marts 2009 et rammebeløb på kr. til etablering af rutiner til ajourføring af FOT data. Heraf afsatte bestyrelsen den 23. april 2009 et rammebeløb på kr. til ekstern etablering af applikationer der skal indgå i den samlede procedure for indlægning af ajourførte FOT data i FOT2007 databasen. 5

6 Hovedoprydningen kr. Bestyrelsen afsatte den 25. juni 2009 et rammebeløb på kr. til gennemførelsen af hovedoprydningen i specifikationen. Der er i 2009 brugt kr. af rammebeløbet til en ekstern proces konsulent Kommunikationsstrategi kr. Bestyrelsen afsatte den 6. november 2009 et rammebeløb på kr. til udarbejdelse af kommunikationsstrategi for FOTdanmark. Alle igangværende udviklingsaktiviteter videreføres i det nye budget for Nye udviklingsaktiviteter i henhold til arbejdsprogrammet Fremtidig IT arkitektur kr. Bestyrelsen har den 7. april 2010 besluttet, at opgaven skal løses ved hjælp af ekstern bistand. Derfor er der afsat et rammebeløb på kr. til eksterne konsulenter. Udvikling i alt Således forventes en samlet udgift til udvikling på kr. Således er der budgetteret med et negativt resultat for året 2010 på kr. Det bevirker, at egenkapitalen nedskrives til kr. ultimo Foreningen skal i henhold til vedtægterne ikke oppebære nogen formue, derfor er det bestyrelsens holdning, at egenkapitalen fremadrettet primært skal bruges til projektudvikling. 6

7 Budget - del 2 Finansieringen af Det Fælles Databasesystem FOT2007 I henhold vedtægternes bilag 1 og 3 er medlemmerne af FOTdanmark forpligtiget til at tilslutte sig Det Fælles Databasesystem. Det Fælles Databasesystem er FOTdanmarks til enhver tid værende databasesystem, som stiller systemydelser til validering, lagring, browserapplikationer og distribution af FOT-data til rådighed for medlemmerne. Bestyrelsen har indgået en aftale med KMS om etablering og drift af Det Fælles Databasesystem i Aftale mellem FOTdanmark og KMS om levering af systemydelser til FOTdanmarks medlemmer fra 21. januar Finansieringen af Det Fælles Databasesystem skal i 2010 og frem indgå i årsregnskabet. Sekretariatet har i samarbejde med KMS udarbejdet en opgørelse over FOTdanmarks betalinger til KMS i 2008 og 2009 samt FOTdanmarks forventede forpligtigelser til KMS i årene 2010, 2011 og FOT2007 har været i drift siden 1. september 2008 og de tilhørende browserapplikationer siden sommeren Etableringsudgifterne udgør i alt 7,8 mio. kr., og driftsbidragene er fastsat i henhold til principperne i bilag 1. KMS afholder 25 % og kommunerne 75 % af de samlede udgifter til såvel etablering som drift. FOTdanmark opkræver kommunernes bidrag efter en fordelingsnøgle fastsat af KL og i takt med, at kommunerne tilslutter sig FOT2007. Kommunernes bidrag reguleres hvert år med den af KL fastsatte reguleringsprocent. FOTdanmark betaler KMS i takt med, at kommunerne tilslutter sig FOT2007. Den forventede tilslutning fremgår ligeledes af bilag 1. I bilag 2 er vist en opgørelse af tilbagebetalingstakten i årene 2010, 2011 og Der forventes et skyldigt beløb på ca. 1 mio. kr. ultimo 2012, hvis FOT-

8 danmark er landsdækkende i Hvis de 7 kommuner, der pt. ikke er medlem af FOTdanmark, ikke er tilsluttet FOT2007 med udgangen af 2012, vil det skyldige beløb være 0,5 0,75 mio. kr. højere. Driftsbidragene reguleres med KL s reguleringsprocent, der også ligger til grund for reguleringen af de kommunale bidrag. KMS tilgodehavende forrentes med 4 % p.a. I FOTdanmarks arbejdsprogram for 2010/2011 er forudsat, at der igangsættes aktiviteter med henblik på at forbedre mulighederne i FOT2007 på kort sigt (Indsatsområde 4). Det vurderes, at udgifterne forbundet med disse aktiviteter vil være i størrelsesordenen 0,5 mio. kr., som er indarbejdet i budgettet for FOT2007 i Bilag 1. Principper for fastsættelse af udgifter til drift, vedligehold, datahåndtering og support i forbindelse med FOT Udgifter og indtægter forbundet med FOT2007 8

9 Bilag 1 Principper for fastsættelse af udgifter til drift, vedligehold, datahåndtering og support i forbindelse med FOT priser Drift af servere etc. Systemvedligehold Datahåndtering og support Tilslutning i fuldt årsabon. Sum årlig Kommune KMS , , , , , SUM KMS betaler 25 % og kommunerne 75 % af de årlige udgifter. Driftsbidraget omfatter udgifter til drift, systemvedligehold, datahåndtering og support. Udgifter til drift fastsættes som en procentdel af udgiften til anskaffelse af servere, databaser og anvendelse af IT-infrastrukturen. Disse anskaffelsesudgifter er opgjort til 2 mio. kr. Driftsbidraget for denne type ydelser ligger normalt i branchen på %. Driftsbidraget for FOT2007-bidraget fastsættes til 10 %, svarende til kr./år. Udgifterne omfatter service-/supportudgifter til hardware, operativsystem, databaseprogrammel, etc. samt KMS løbende driftsarbejde til system- og databaseadministration. Eventuel udvidelse af driftskapacitet såfremt dette måtte komme på tale er ikke indeholdt. Udgifter til systemvedligehold af FOT2007 omfatter applikationsvedligehold, databasevedligehold og administration samt vedligehold af datadistribution mv. Bidraget til systemvedligehold ligger normalt i branchen på % af udviklingsomkostningerne. Bidraget er fastsat til 10 % af udviklingsomkostningerne. Udviklingsomkostningerne udgør 5,8 mio. kr., svarende til et bidrag til systemvedligehold på kr./år. Udgifter forbundet med datahåndtering og support varierer med antal tilsluttede kommuner. Udgifterne fastsættes med udgangspunkt i en gennemsnitsvurdering af den medgåede tid til disse aktiviteter. Tilslutning fra kommunerne til FOT2007 forventes at ske i den ovenstående angivne takt

10 Bilag 2 Udgifter og indtægter forbundet med FOT2007 (excl. moms) Regnskab 2008 Regnskab 2009 Budget 2010 Budget 2011 Budget 2012 KL's PL-reguleringspct. 4,4 3,1 2,8 PL11 Etablerings-/udviklingsudgifter Etableringsudgift FOT2007, inkl. Browser Udvikling i medfør af Arbejdsprogram 2010/ Driftsudgifter Drift af FOT2007, inkl. Browser Systemvedligehold Datahåndtering og support I alt Kommunal andel (75%) Skyldigt beløb til KMS Betalt af FOTdanmark KMSs rest tilgodehavende (inkl. Forrentning på 4% pa)