Procedure for interne kvalitetsaudits

Transkript

1 Dokumentdato: 21. september 2015 Dokumentansvarlig: KAM Sagsnr.: Procedure for interne kvalitetsaudits 1. Formål For at fremme kvalitetsarbejdet og herunder kvalitetssystemets virke på alle niveauer i organisationen ønsker vi på UCN løbende at gennemføre interne kvalitetsaudits 1, der har tværgående videndeling og læring som vigtigste formål (jf. Politik for kvalitetsarbejde). Der er her fokus på en institutionel læring såvel som læring for UCN s uddannelser; læring der skabes i processen for gennemførelsen af en intern kvalitetsaudit, hvor viden udveksles og er med til at skabe og udvikle UCN s kvalitetssystem på det institutionelle såvel som på uddannelses- og udbudsniveau. Interne kvalitetsaudits skal belyse kvalitetsarbejdets effektivitet og niveau med kobling til, hvorvidt gældende eksterne og interne krav opfyldes (jf. hhv. institutionsakkrediteringens 5 kriterier og beskrivelse i UCN kvalitetssystem). Resultaterne af interne audits skal derfor naturligt indgå i det løbende og systematiske arbejde med forbedring og udvikling af UCN Kvalitetssystem og kvalitetskultur ligesom resultaterne vil blive anvendt som en del af grundlag for uddannelsesevaluering (læs evt. mere i Procedure for uddannelsesevaluering på UCN.pdf). 2. Omfang Alle UCN s udbud af ordinære uddannelser samt diplom- og akademiuddannelser er underlagt denne procedurebeskrivelse og vil løbende og systematisk blive udvalgt til at gennemgå en kvalitetsaudit, som beskrevet nærmere under punkt Organisatorisk ansvar Nedenfor er det i skematisk form illustreret, hvordan det organisatoriske ansvar er fordelt for proceduren vedr. gennemførelse af interne kvalitetsaudits, som beskrevet detaljeret under punkt Det er valgt, at benytte begrebet kvalitetsaudits, trods begrebets negative konnotation til ekstern kontrol. Begrundelsen for dette valg er, at begrebet audit er almindeligt anvendt og anerkendt i forbindelse med kvalitetsarbejde (benyttes bl.a. i Vejledning om institutionsakkreditering). Samtidig skal det fremhæves, at begrebet på UCN dækker over en undersøgelse af det velfungerende kvalitetsarbejde, samtidig med at der sættes fokus på, hvor der er behov for udvikling dermed indgår både et lærings- og kontrol element med særligt fokus på førstnævnte. University College Nordjylland 1/6

2 Niveau Institutionelt niveau Områdeniveau Uddannelsesniveau Ansvarsfordeling Rektorat* Uddannelses- chefer/- Udviklingsdirektør Studieledere/- Områdedirektører Udvælgelse af intern kvalitetsaudit Udmelding af plan for gennemførelse af interne kvalitetsaudits Kan indstille bestemt udbud til intern kvalitetsaudit, hvis særlige behov. Gennemførelse af intern kvalitetsaudit Gennemførelse af intern kvalitetsaudit Følger af intern kvalitetsaudit Udarbejdelse og videreformidling af rapport Videreformidling af og opfølgning på rapport Videreformidling af og opfølgning på rapport *UCN Kvalitets- og Studiekontor er ansvarlig for at vedligeholde og udvikle/opdatere denne rammebeskrivelse som dokument samt virke som udførende part for rektoratet ved gennemførelse af interne kvalitetsaudits. 4. Definitioner Auditteam er en tværorganisatorisk sammensat gruppe af personer, der udvælges specifikt til at varetage en bestemt intern kvalitetsaudit og som efter endt audit opløses igen. Gruppen udpeges til at deltage i teamet på baggrund af deres indsigt i og kompetencer inden for det område/ emne, der er udvalgt til gennemgang under den interne kvalitetsaudit. Et tværorganisatorisk auditteam består så vidt muligt af: o o minimum én repræsentant fra UCN Kvalitetsteam. minimum én for området ekstern UCN ansat, der har indsigt i kvalitetsarbejde. Intern kvalitetsaudit defineres på UCN som en læringsproces, hvor det af et tværorganisatorisk auditteam undersøges, hvordan UCN s kvalitetssystem fungerer i praksis inden for et udvalgt område/emne enten på et bestemt udbud eller på tværs af en række udvalgte udbud. Kvalitetsaudits kan have fokus på det velfungerende kvalitetsarbejde, men også på hvor der er behov for udvikling af kvalitetsarbejdet. University College Nordjylland 2/6

3 Tjekliste er et redskab, der benyttes ved en intern kvalitetsaudit af den repræsentant i auditteamet, som repræsenterer auditkorpset. Tjeklisten bruges som en sikring for, at det udvalgte område/emne belyses tilstrækkeligt til, at det kan vurderes om gældende krav i UCN kvalitetssikringssystem og institutionsakkrediteringens 5 kriterier overholdes. Samtidig anvendes tjeklisten som grundlag for udarbejdelse af en efterfølgende rapport. Tjeklister udarbejdes og udvikles løbende af auditkorpset på baggrund af det udvalgte område/emne, der skal auditeres. Find tjekliste til brug ved intern kvalitetsaudit her. Ved tvivl om yderligere definitioner af bestemte ord henvises til vokabulariet, der er at finde i: UCN Kvalitetsvokabularium.docx. 5. Procedurebeskrivelse Følgende beskriver proceduren for udvælgelse, gennemførelse samt følger af en intern kvalitetsaudit ved UCN. Overordnet kan en proces for en intern kvalitetsaudit skitseres om vist på nedenstående figur. Indledende møde Auditmøde Afrapporteringsmøde Formål: Konkretisering af aftaler for auditproces.. Formål: Uddybning af dokumentation og processer, der knytter sig til dokumentationen. Formål: Formidling af resultater og anbefalinger samt blik på videre proces. Fremskaffer og sender dokumentation (Periode mellem møder) Udbuddet fremsender dokumentation på kvalitetsarbejdet jf. tjeklister senest en uge inden auditmøde. Formål: grundlag for auditmøde. Udarbejdelse af afrapportering (Periode mellem møder) UCN Kvalitetsteam udarbejder resultater og anbefalinger som følge af auditmøde. Formål: grundlag for afrapporteringsmøde. University College Nordjylland 3/6

4 5.1 Udvælgelse af kvalitetsaudit UCN s uddannelsesudbud udvælges til intern kvalitetsaudit på baggrund af den for perioden fastlagte plan for uddannelsesevalueringer. Med afsæt i denne plan udarbejder UCN Kvalitets- og Studiekontor en plan for gennemførelse af interne kvalitetsaudits. Rektorart og uddannelseschefer godkender planen efter indstilling fra UCN Kvalitets- og Studiekontor. Det efterstræbes, at alle udbud gennemfører en intern kvalitetsaudit 6 12 måneder inden udbuddet skal uddannelsesevalueres. Hvis der på bestemte udbud opleves særlige udfordringer og udbuddet i perioden ikke planlagt skal gennemføre intern kvalitetsaudit, kan den ansvarlige uddannelseschef indstille udbuddet til gennemførelse af en audit. 5.2 Rollefordeling ved gennemførelse af intern kvalitetsaudit For at få det optimale ud af en intern kvalitetsaudit, er det vigtigt, at der er en tydelig rollefordeling, der klarlægger forventningerne til den enkelte deltager. Nedenstående skitserer en sådan: Deltager Auditteam Repræsentant fra UCN Kvalitetsteam Rolle Auditør 2 og referent, viden-bærer på tværs af organisationen. De(n) for området eksterne UCN ansat Bidrage med gode ideer til kvalitetsarbejdet med baggrund i egen erfaring og praksis. Viden-bærer på tværs af organisationen. Udbuddet Uddannelseschef for det relevante område Synliggøre sammenhængen mellem uddannelsens kvalitetsarbejde og kvalitetsarbejdet på områdeog institutionelt niveau. Studieleder for uddannelsen Relevante medarbejdere fra uddannelsen Redegøre for og uddybe forhold i kvalitetsarbejdet på uddannelsen/ udbuddet. 2. Repræsentanter fra UCN kvalitetsteam har kompetencerne til at varetage rollen som auditør, hvilket betyder, at disse medarbejdere har et indgående kendskab til de særlige rammer og kriterier, som gælder ved akkreditering. Endvidere er de fortrolige med og vil løbende udvikle de tjeklister, der benyttes ved en kvalitetsaudit. Disse repræsentanter er altid opdateret om nyeste viden i forhold til akkrediteringsarbejdet. University College Nordjylland 4/6

5 5.3 Gennemførelse af kvalitetsaudit A. UCN Kvalitets- og Studiekontor tager kontakt til de(t) udbud, der skal auditeres og aftaler tidspunkt for et indledende møde. På det indledende møde aftales følgende: Kriterier, der skal auditeres. Ønsker til dokumentation, som udbuddet skal fremsende til UCN Kvalitets- og Studiekontor. Hvem der skal deltage i det tværorganisatoriske auditteam. Hvem der skal deltage fra uddannelsesudbuddet. Studieleder/områdedirektør er obligatorisk deltager, imens det så vidt muligt bør prioriteres at uddannelseschef/udviklingsdirektør deltager. Tid og sted for gennemførelse af hhv. auditmøde og afsluttende afrapporteringsmøde. UCN Kvalitets- og Studiekontor er tovholder for den videre proces og er således ansvarlig for at advisere deltagere om proces, indkalde til møder, mm. B. Udbuddet fremsender efterspurgte dokumentation til UCN Kvalitets- og Studiekontor jf. Tjekliste til brug ved intern kvalitetsaudit. C. Det nedsatte auditteam afholder sammen med repræsentanter fra udbuddet et auditmøde, der tager afsæt i udvalgte kriterier og det på forhånd udleverede dokumentation herom. Generelt vil der ved auditmødet blive sat fokus på, hvorvidt UCN kvalitetssystem fungerer optimalt på institutionelt såvel som på uddannelses- og udbudsmæssigt niveau, og dette ud fra hvorvidt: Kvalitetssikringsarbejdet er løbende og systematisk. Der er sammenhæng mellem mål, midler, den dokumenterede viden om kvaliteten og relevansen af udbuddet og det opfølgningsarbejde, der laves på baggrund heraf. Der er et hensigtsmæssigt vidensflow mellem de forskellige organisatoriske niveauer på institutionen sådan, at ledelsen på alle niveauer kan tage ansvar for kvalitetssikringen af udbuddet. 5.4 Følger af kvalitetsaudit A. Efter gennemførelse af auditmøde udarbejder de involverede fra UCN Kvalitets- og Studiekontor en afrapportering med konklusioner og eventuelle anbefalinger til udvikling af kvalitetsarbejdet på udbuddet. B. Afrapporteringen overleveres ved et afrapporteringsmøde, hvor alle deltagere fra auditmødet deltager samt eventuelt andre relevante parter. Afrapporteringsmødet har til formål: At gennemgå konklusioner At gennemgår eventuelle anbefalinger til videre udvikling af kvalitetsarbejdet Drøfte muligheder for iværksættelse af handleplaner University College Nordjylland 5/6

6 Evaluere processen og konceptet for gennemførelse af interne kvalitetsaudits med henblik på justering/ udvikling heraf C. Studieleder/områdedirektør er i samarbejde med uddannelseschef/udviklingsdirektør ansvarlig for at videreformidle resultaterne til relevante parter samt for at sikre handling i overensstemmelse aftaler på afrapporteringsmødet. 6. Krav til dokumentation 6.1 Krav til dokumentation til brug ved intern kvalitetsaudit Dokumentation, der for en intern kvalitetsaudit er relevant, skal udleveres så den under punkt 5 beskrevne procedure kan efterleves. Hvis det er relevant for den samlede forståelse af dokumentationen, må dokumentationen gerne suppleres med en kort forklarende tekst. 6.2 Krav til dokumentation af resultat af interne kvalitetsaudits Rapporter udarbejdet som følge af interne kvalitetsaudits skal umiddelbart efter udarbejdelse gemmes i UCN NemDok. Dette gøres så data altid er tilgængelig som grundlag for uddannelsesevaluering, samt ved udarbejdelse af ledelsesinformation og dermed kan indgå i UCN s institutionelle selvevaluering. University College Nordjylland 6/6