Jægerspris Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 11. november 2015 kl i Servicecentret Egeparken 4 Jægerspris

Transkript

1 Jægerspris Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 11. november 2015 kl i Servicecentret Egeparken 4 Jægerspris Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering fra videns personer Personaleforhold Generel orientering Godkendelse af ny Forretningsføreraftale med Domea Plantekummer i Jægerspris Domea.dks Landskonference Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Nybyggeri og renovering Helhedsplan Esromarken Helhedsplan Møllehegnet Helhedsplan Mølleparken Belægningsarbejder Møllehegnet Belægningsarbejder Mølleparken inkl. ansøgning om støtte fra Disposition fonden vedr. evt. låneoptagelse Boligorganisationens afdelinger Orientering om væsentlige forhold i afdelingerne Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Bente Christoffersen, formand Jørgen Cramer, næstformand Anne-Lise Hansen - afbud Bent Puggaard Ruth Andersen Ellen Nørskov Dorthe Allenbak Jørgen Christensen Øvrige deltagere: Kim Randrup, Domea.dk Erik Sejersten, Vidensperson Tina Tving Stauning, Vidensperson - Afbud Bent Gordon Johansen, Kundechef. Udsendt den 8. december 2015 Side 1 af 6

2 Formanden bød Kim Randrup velkommen i bestyrelsen, idet Kim overtager Lars Nielsen bestyrelsespost på grund af sygeorlov. 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden uden tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden En tak fra Karin Thomsen for Jægerspris Boligselskabs gave ved afskeds receptionen, 3 flasker vin. Jægerspris Boligselskab har afholdt et fællesmøde for bestyrelsesmedlemmer med oplæg fra Claus Olsson Nykøbing Falster omk. sammenlægning kommer under pkt Styrings dialog møde med Frederikssund Kommune var der indkaldt til 5/11. Jægerspris Boligselskab er glad for at der endelig bliver inviteret til møde med politikere, som der har været savnet ved dialog møderne. En ny trafikplan er på vej Jægerspris Boligselskab skal huske høringssvar. Omkring trafik og bus drift blev der meldt ud at det var ok at kontakte direkte ved problemer, behøver ikke vente til næste års styrings rapport. Dette finder jeg personligt meget positivt. Husk at lade det gå igennem Servicecentret. Busdrift er en forbedring på vej med 3 daglige afgange hele året. Hurtig bus til Frederikssund på skoledage. Marts 2016 kommer der bus til Hillerød, dog fra stoppesteder på hovedvejen. Frederikssund har oprettet et flygtningeteam, som Jægerspris Boligselskab kan gøre brug af. Forslag at afdelingsformændene og Formandskabet mødes med temaet om muligheder. MP og Egeparken har modtaget familier fra Syrien og MH familie fra Etiopien. Temaet forsøger at undgå 2 flygtninge familier ved siden af hinanden. Der efterlyses gode ideer om et samarbejde. Der stilles gerne tolk til rådighed. Aftale om fleksible udlejninger er forlænget til Som den gode nyhed er der indgået aftale om hensyn til interne flytninger i afdelingen ved hver 4 flytning. Domea.dk laver et program så den popper op Servicecentret bliver kontaktet, som kontakter Frederikssund kommune om der skal ske en om rokering. Dette gælder i afdelingen samme lejligheds type. Næse til Domea.dk for at regnskabet var indsendt for meget for sent. Side 2 af 6

3 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Kim Randrup orienterede om følgende: - Strategiseminar bestyrelse for tiden efter 2015 nyt IT system vedr. boligudlejning. - Formandsmøde d. 28. november - Stor investering for DOMEA.dk. - Ny Regionsstruktur Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Orientering fra videns personer Erik Sejersten orienterede om følgende: Hurtigbus til Hillerød Regionsbudgettet er på plads 1813 kører nu fint for 98 % af henvendelserne. Recovery til hjælp for psykisk syge Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.4 Personaleforhold Generel orientering BGJ orienterede om følgende: - Den gennemførte trivselsundersøgelse bland alle medarbejdere i Domea - Henrik Barslund fratræder og de igangværende forhandlinger med fagforeningen om en timelønsansættelse. 3.5 Godkendelse af ny Forretningsføreraftale med Domea Med udgangen af 2015 har Domea.dk gennemført sin såkaldte 2015-strategi. Strategien har blandt andet haft til formål at reducere Domea.dks omkostninger og priser og at sikre, at serviceringen af beboere, boligsøgende og bestyrelser tilrettelægges bedst muligt i forhold til kundernes behov. En lang række boligorganisationer har over de seneste år besluttet at indgå i lokale servicecentre. Derved har de bidraget til at sikre, at fx beboerservice og ejendomsdrift i endnu højere grad har en professionel og lokal forankring. Etableringen af servicecentre har betydet, at snitfladen og opgavefordelingen mellem boligorganisationerne og Domea.dk er forandret, og at en række medarbejdere i dag er juridisk ansat i boligorganisationerne i stedet for i Domea.dk. På den baggrund har Domea.dk udarbejdet et nyt ydelseskatalog for boligorganisationer, som indgår i et servicecenter, og vi har ved samme lejlighed opdateret ydelseskataloget for de boligorganisationer, som ikke indgår i servicecentre. Side 3 af 6

4 Bestyrelsen har behandlet ny Forretningsføreraftale. Bestyrelsen har følgende bemærkninger inden aftalen kan underskrives: - administrationen af ventelister til carporte, parkeringspladser og kælderrum ønskes flyttet til Servicecentret. - Prisen for administration af et enkelt vaskeri finder bestyrelsen er alt for dyr. - Der arbejdes i Boligselskabet med sammenlægning af flere afdelinger, således boligselskabet i fremtiden består af færre afdelinger. Muligheden for sammenlægning uden beregning til Domea.dk ønskes forlænget frem til 30. juni Såfremt formandsskabet kan opnå ovenstående er formandsskabet hermed givet prokura til underskrivelse af en Forretningsføreraftale iht. ovenstående til ikrafttræden pr. 1. januar Plantekummer i Jægerspris Jægerspris Erhvervsforening har arbejdet med en forskønnelse af Jægerspris by ved opsætning af plantekummer flere steder i Byen. Der er nu kommet en forsørgelse om Jægerspris Boligselskab vil supplere denne flotte markering af byen. Plantekummerne koster kr. pr. stk. Vanding og udskiftning af planter sommer /Vinter koster kr. pr. stk. om året. Forslaget indeholder 3 stk. placeret ved Mølleparken, Møllehegnet og Egeparken. I Servicecentret er der af formandsskabet besluttet at placere en plantekumme foran. Udgifterne vil kunne finansieres af Arbejdskapitalen. Bestyrelsen godkendte indkøb og opsætning plantekummer. 3.7 Domea.dks Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. 3.8 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger I forlængelse af afholdt Fællesmøde med Claus Olson, Formand Vendersbo Nykøbing F. vedr. sammenlægning af boligafdelinger. Sammenlægning kan bidrage til at gøre deres drift og økonomi mindre sårbar og forbedrer ofte mulighederne for at rekruttere til afdelingsbestyrelse og andet frivilligt arbejde. Herudover vil større boligafdelinger fra 1. januar 2016 som hovedregel skulle betale et lavere administrationsbidrag til Domea.dk end de mindre boligafdelinger. Bestyrelsen godkendte formandens forslag om nedsættelse af et udvalg, som frem til medio januar 2016 udarbejder et konkret forslag med baggrund i Claus Olsons materiale. Udvalget består af Bent Puggaard, Jørgen Christensen, Jørgen Cramer, Lone Olsen, Bente Rasmussen, Dorthe Allenbak, Janni Meyer, Ruth Andersen og formanden. Første møde afholdes 25. november Side 4 af 6

5 4 Nybyggeri og renovering 4.1 Helhedsplan Esromarken Planen er nu godkendt i Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune og må forventes godkendt i Byrådet på december mødet. Bestyrelsen godkendte orienteringen 4.2 Helhedsplan Møllehegnet Planen ligger til godkendelse i Frederikssund Kommune og det er endnu ikke klart, hvornår en godkendelse kan forventes. Bestyrelsen godkendte orienteringen. 4.3 Helhedsplan Mølleparken Der er desværre ikke nyt fra LBF. Bestyrelsen godkendte orienteringen. 4.4 Belægningsarbejder Møllehegnet Belægningsarbejder skrider nu planmæssigt og kvalitetsmæssigt godt fremad. Der er aftalt afleveringsforretning d. 3. december 2015, hvor afdelingsbestyrelsen deltager. 4.5 Belægningsarbejder Mølleparken inkl. ansøgning om støtte fra Disposition fonden vedr. evt. låneoptagelse. Mølleparken er den næstældste afdeling i Jægerspris Boligselskab, og derfor således også ramt af en del slidtage. Mange steder i Mølleparken er der store huller i belægningerne, hvilket giver øget risiko for faldulykker etc. for beboerne. Desuden er der områder, hvor vandet samlet sig på overfladen til stor gene for beboerne. Udskiftning af de samlede belægningsarealer er en opgave, som afdelingen ud over de tidligere bevilgede kr har henlæggelser til, med stor fordel kan gennemføre i en samlet entreprise.. De mest slidte og ødelagte arealer udgør ca. 650 m2 (vurderet af driften). Udskiftningen af den samlede belægninger ekskl. parkeringsareal udgør kr ekskl. moms med fradrag af de tidligere bevilgede kr.. Afdelingsbestyrelsen kan først opnå afdelingsmødets godkendelse af brugen af henlæggelser til marts 2016, hvorfor der fra organisationsbestyrelsen ønskes stillet sikkerhed frem til denne godkendelse foreligger. Såfremt godkendelse ikke opnås Side 5 af 6

6 må organisationsbestyrelsen stille lånemulighed til rådighed tilsvarende i Møllehegnet. Bestyrelsen godkendte ovennævnte model og stiller således sikkerhed for afdelingen. 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Orientering om væsentlige forhold i afdelingerne. Der var ikke forhold til orientering. 5.2 Orientering om driftsforhold BGJ orienterede kort om driften. Bestyrelsen godkendte orienteringen uden bemærkninger. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Bestyrelsesmøde, med efterfølgende Ordinært repræsentantskabsmøde kl på Servicecentret 7 Eventuelt Der var ikke særlige emner til drøftelse under eventuelt. Bent Gordon Johansen Referent. Side 6 af 6