Referat for bestyrelsesmøde i Bornholms Idrætsråd

Transkript

1 Referat for bestyrelsesmøde i Bornholms Idrætsråd Onsdag den 17. april 2012 kl. 16:00 18:00 på Torneværksvej 20 Deltagere Carsten Hæstrup, Bjarne Westerdahl, Kai Dahl Andersen, Bjarne Kruse, Erik Eriksen, Marian Lundh, Gitte Goldschmidt (referent) Afbud Cæsar Funch Jensen Forkortelser BHSIR FKFU FOU BRK SSP AKT LOA KB IF IP Bornholms Idrætsråd Fritids- Kultur- og Forebyggelsesudvalget Folkeoplysningsudvalget Bornholms Regions Kommune Lokalt samarbejde mellem Skole, Socialforvaltning og Politi Adfærd, Kontakt og Trivsel Lokale og AnlægsFonden Kommunalbestyrelse Idrætsforening Idrætspolitikken (for Bornholm) 1. Godkendelse af dagsorden 2. Gensidig orientering a. Dagens gæst - Carsten Clemmensen Carsten Clemmensen takkede for invitationen til mødet og orienterede om: Økonomi Driftsøkonomien for Bornholms Idrætsområder er nu meget bedre end i 2008, da jeg startede. Vedligeholdelsesopgaver kan derfor nemmere sættes i gang over driften. Vi har eksempelvis: Søndermarkshallen har fået renoveret og isoleret nordgavlen. Så er 2 gavle isoleret og renoveret. Målet er at alle fire vægge skal være isolerede næste gang er det vestmuren. Der er brugt mindre el 2012 end i 2011 så det ser ud til at gavne på energiregnskabet. Der er endvidere sat klapstole op til tilskuerne kr. Brugsvand renoveres med nye rør, fjernvarme og direkte varmt vand ind. Der forventes energibesparelse. Det kostede omkring kr. Side 1 af 7

2 Hasle og Klemensker har fået elektrisk dørlukning. I Klemensker skulle installeres internet via fiberkabel kr. Der er også indkøbt nye maskiner Alt i alt er der renoveret og indkøbt nyt for 1 mio. kr. taget over drift. Målet er lavere energiforbrug eller øget effektivitet. Der er installeret CTS styring i Haslehallen, delvist i Søndermarkshallen/Svømmesalen, og næste etape bliver Klemenskerhallen, hvor det undersøges, om der er besparelsespotentiale i at samkøre omklædningsrum (bygningen ejes af KIF) og Svømmebad (anlægget drives af en forening) med hallen. Målet er at alle kommunale hallers varme og ventilation styres via CTS-styring. Prioriteringsnøgle for indsats er Hvor kan vi spare eller effektivisere drift? Fremad for 2014 er der besparelser forude på 4-5 % ( kr.) på vores område. Den insourcingproces, der startede for 4 år siden, afsluttes i På det tidspunkt vil vi udføre 100 % af driftsopgaverne. Der har været en driftsmæssig besparelse ved insourcing på kr. om året uden serviceforringelse. Katalog over fremtidige driftsopgaver I 2012 blev taget i Rønne Idrætshal skiftet. Nu indstilles at taget på træningshallen skiftes. Gulvet er et gummigulv det revner. Så det indstilles, at gulvet i træningshallen skiftes muligvis til et Taraflex gulv. Skøjtebane Kræver yderligere kr. for at kunne lægge den i Driften kommer i alt til at koste til el + løn. Hertil kommer skiltesponsorer. (indtægt omkring kr.) Rønne Vand og Varme støtter skøjtebanen ved at de ikke opkræver betaling for vand. Carsten Hæstrup kommenterede: BHSIR kan høre at der bruges taget fra idrætsområderne til skøjtebanen og dermed udvikling af Rønne Handelsliv. Hvis vi skal svinge sparekniven på idrætsområderne så giver det ikke mening at bruge så mange penge på skøjtebanen. Flyt den til turismeområdet eller andet område. Det er ikke kritik af indsatsen. Men et forslag til at flytte skøjtebanen til et andet budgetområde. Carsten Clemmensen svarede: Vi fik et gavebrev, som vi fik at vare 5 år. Vi bruger personaleressourcer, som vi godt kan afse på denne årstid. Carsten Hæstrup kommenterede: Personaleressourcer kan godt bruges andre steder. Det havde givet mere mening, hvis man flyttede skøjtebanen rundt til andre byer, så flere kunne få glæde af den. Side 2 af 7

3 Carsten Clemmensen svarede: De andre byer er velkomne, men der er nogen initialomkostninger omkring kr.. F.eks. kræver det 75 Ampere kraftinstallation. Men kunne man udnytte den bedre f.eks ved siden af svømmehal og udnytte overskudsvarmen ville økonomien blive bedre. Jeg har søgt om et forhøjet budget for Fremtidige energiprojekter vil blive gennemført i tæt samarbejde med BRK Ejendomsservice energigruppe under EFCO-projektet. Åbne haller Elektronisk døråbning og lukning i Klemensker og Hasle-hallerne Systemet er kompatibelt med Conventus så når det bliver programmeret, vil det kunne snakke med de bookninger, der er i Conventus. Bookning sker via et kortnummer. Dette kort kan derfor åbne hallen. Planen er, at det skal suppleres med videoovervågning. Det er der allerede i Rønne Idrætshal. Det interessante er, hvad det skal bruges til. Der skal træffes nogle politiske beslutninger. Det kom på seneste dialogmøde med FKFU. Der er et arbejdsgruppemøde den 8. maj, hvor jeg deltager. Centrale spørgsmål er: Åbningstider, brugergrupper og betalinger m.v. Carsten Hæstrup: Vi må gå ud fra at en uorganiseret (ikke medlem af idrætsforening) skal betale det, som en hal-time reelt koster. Og ikke det lavere beløb, som en Idrætsforening betaler. Carsten Clemmensen: Tanken om fleksible haller og åben adgang kom frem på et møde i Kyllingemoderen. Nu er spørgsmålet så: Hvad skal vi så bruge det til? Til sommer vil vi gøre nogle forsøg: Hasle Turist- og Erhvervsforening vil tilbyde åben hal til turister og beboere, hvis sommeren bliver dårlig. I forsøgsperioden er aftalen: No Cure no pay. Altså bruges hallen ikke, skal der ikke betales. Det kan vi pga. nyt åbne-lukkesystem. Det kan gennemføres ret billigt. Conventus Bookingsystem er ved at komme godt på skinner. Det har krævet meget at få det etableret. Sekretariatet og Sabina Isabegovic har gjort en stor indsats. Vi kan mærke at brugerne er blevet mere erfarne og fortrolige med systemet. I Rønnehallerne køres booking, som den skal køres. Brugerne booker, vi bekræfter. Resten af hallerne indsender mail med bookingønsker og halinspektøren booker. Der er brug for aftaler om hvordan man afbooker altså afbestiller en booking herunder med hvilken frist. Badmintonkampe opleves ofte som aflyst eller afviklet på andet tidspunkt. Men andres træning er flyttet på grund af bookning. Så hallen står tom og træningen er flyttet og der sidder en medarbejder i en tom hal. Men vi er nået langt og systemet er relativt godt. Der er dialog med udviklerne men ønsket er nu at gøre det lidt mere struktureret. Nu etableres en styregruppe og vi tænker på et nyhedsbrev. Side 3 af 7

4 Carsten Hæstrup: Det er en stor udfordring med afbookning af tider. Her er vi på leder og trænerplan. Men de kender ikke Conventus. Det er dejligt, at der er en styregruppe på vej. Mariann Lund har påtaget sig at finde frem til Conventus-ansvarlige i den enkelte IF. Carsten Clemmensen: Der mangler en systemansvarlig i BRK. Der er dialog med skolerne om hvordan, de bruger systemet så de ikke blot lægger skolen ind som én stor blok. Samt at de aflyser, når de ikke kommer f.eks. ved emneuge. Jeg havde møde med Cæsar Funch Jensen og Bjarne Kruse om tennisbaner: Vi arbejder på sammen med Jobcentret at lave et tilbud om en udvidet servicering af tennisbaner. Da opgaven ikke har været løst før, så vil den kunne løses sammen med Jobcentret og arbejdsledige. Bjarne Westerdahl: Så er der nok også andre opgaver, der kunne komme på tale. Carsten Clemmensen: Når kataloget er klar fremsender vi det til BHSIR: Visioner og planer Som embedsmand har jeg jo ikke nogen visioner eller planer. Det skortede ikke på visioner i svømmehalsprojektet. Men nu skal vi finde vejen frem igen. Et vigtigt emne er Tilgængelighed for Idrætsanlæg tilrettelæggelse så flest muligt brugere får adgang og kan bruge anlæggene. Men jeg anerkender, at det er et politisk spørgsmål. Bjarne Westerdahl: Er der nogen grupper, der har henvendt sig? Carsten Clemmensen: Svømmehal er lejet ud til børnefødselsdag for 400 kr. pr. time for svømmehal og Haslehallen. De private haller tager 350 kr. pr. time. Før kostede Rønnehallen 534 kr. pr. time. Sommerferieaktivitet i Haslehallen glæder jeg mig til at følge. I skal nok høre om det, når vi har evalueret det. Halfordeling Vi står over for en fordeling af tider i hallerne. Der er mange nye grupper og ønsker, så det bliver ikke nemt. Der har været dialog med Rønne Badminton og TennisKlub og Knudsker Badminton Klub om al badminton kunne komme i samme hal? Men det var ikke muligt. Det anbefaler Badmintonforbundet ellers. Men det ville man ikke. Det kunne have givet en mere effektiv udnyttelse af hallerne. Men det kunne ikke lade sig gøre i år. Bjarne Westerdahl: Opfordrede til at FOU inddrages i fordeling af haltider inden, det går i hårdknude, så FOU ikke blot skal tage stilling til klagesagerne. Carsten Clemmensen: Det er et godt reglement, men det bliver ikke altid overholdt. I Rønnehallen har jeg set voksne træne kl og samtidig børn træne fra kl Det er i mod reglen om, at børn kommer før voksne. Side 4 af 7

5 Bjarne Kruse: Vedrørende specialhaller det er et tab for sporten at samle tingene. Processen skal ikke blot være på Carsten Clemmensen s betingelser, men også på klubbernes. Det handler også om klubbernes identitet og tilhørsforhold. Det bør ikke være det offentlige, der skal presse på processen og foreningssammenlægninger. Carsten Clemmensen: Der har været to klubber, der har trænet sammen i Klemensker det har fungeret godt. b. Orientering fra Folkeoplysningsudvalget Bjarne Westerdahl orienterede: Foreningernes dag er den 8. september. Der er 17. april udsendt pressemeddelelse om dagen. Ansøgninger Skydetrailer Svaneke Skytteforening søger maksimal tilskud til en skydetrailer. FOU ønsker behovet undersøgt. Vandpleje-Bornholm, der arbejder med at forbedre øens åer m.v. søger om materiel. Dialogmøde den 30/4 med FKFU Der er udarbejdet et kommissorium til arbejdsgruppen, der skal arbejde med fleksible faciliteter. Arbejdsgruppen holder møde den 8. maj. Der er indbudt: De selvejende haller, skolesekretariat, BHSIR, FOU og FKFU. På mødet deltager en person udefra med input. FOU har ønsker fremover til det nye FOU udvalgs sammensætning og kompetencer. FOU ønsker flere midler i udvalget, så der er bedre afgrænsning til de andre områder. Foreningslivet på Bornholm er blevet undersøgt betydningen for det gode liv. I Østerlars er der 5-7 unge under 18 år, der ikke har forbindelse med foreningslivet men de går muligvis på musikskolen. Carsten Hæstrup kommenterede: Der bruges mange midler på at fange de sidste få procent. Man skulle måske hellere bruge midlerne på høj kvalitet for de, der deltager. Bjarne Kruse spurgte: Heldagsskole er den en del af foreningstemaet? Bjarne Westerdahl: Det er vel de enkelte foreninger, der skal tage stilling til om man vil samarbejde med de lokale skoler. c. Orientering fra øvrige medlemmer Ikke yderligere Side 5 af 7

6 d. Orientering fra arbejdsgrupper Bjarne Kruse orienterede om opkrævning af kontingent. BHSIR sender nu brev til medlemsforeninger via modul i Conventus. Her kan BHSIR også spørge efter kontaktpersoner for Conventus. Nyhedsbrev se under punkt 7. Carsten Hæstrup orienterede om at han har været til generalforsamling i Idrættens Rejsefond. Leif Nielsen havde trukket sig. Jesper Blem Kofoed blev valgt i stedet. Kai Dahl Andersen orienterede om, at BHSIR i Rønne Svømmehals repræsentant skab er udpeget. De udpegede kan ses på BHSIR.dk under fanen Hvem er vi? Under puntet Repræsentation i menuen til venstre. 3. Planlægning og prioritering af årets opgaver/aktiviteter i 2013 Brutto-ide-liste 1. Erfa med andre Idrætsråd? 2. Kontakten til medlemsforeninger herunder f.eks. lægge BHSIR møder hos foreninger 3. Synlighed branding hvad vil vi? Hvad kan vi? hvor aktive skal vi være skal vi vente på sager eller selv tage initiativer 4. Conventus (Mariann Lundh?) 5. Budget 2013 og 2014 nedlæggelse af boldbaner samt andre besparelser (halvering af lokaletilskud) 6. Involvering af andre i projekter hvordan? 7. Eksternt samarbejde f.eks. møder med DGI (Ole Dreyer), DBU (Kim Bjelstrand) og Borgmesteren 8. Udvikling af faciliteter hvad er ønskelisten? 9. Medlemshvervning hvordan får vi de sidste foreninger med? 10. Idrætspolitikken skal færdigbehandles og opfølgning på IP 11. Åbne faciliteter herunder Halfordelingsregler kriterier for revision 12. Kommunevalg hvordan forbereder vi os? Listen prioriteres på næste møde og tovholdere påsættes. Side 6 af 7

7 4. Ansvars-/opgavefordeling i Idrætsrådet Behandles på næste møde 5. Opfølgning på generalforsamling og dialogmøde med FKFU Opgavefordeling og nyvalg er i orden. Tages op på næste møde 6. Revision af Idrætspolitik Arbejdsgruppen samler sig og mødes med Bjarne Kristiansen. Gruppen skal skabe overblik over ændringsforslaget. F.eks. forskelle i forhold til den eksisterende IP. Carsten Hæstrup kontakter Cæsar Funch Jensen med henblik på at få gruppen indkaldt. 7. Nyhedsbrev - Presse Marian Lund orienterede om det næste nyhedsbrev, som hun er redaktør for. Det vil indeholde information om Generalforsamlingen Hvem fik priserne Conventus brugere 8. Eventuelt Intet Side 7 af 7