Sagens omstændigheder:

Transkript

1 Kendelse af 7. april Afgift ved for sen indsendelse af årsregnskab ikke eftergivet Årsregnskabslovens 62 (Suzanne Helsteen, Morten Iversen og Niels Larsen) Direktør A, B A.M.B.A., har ved skrivelse af 4. september 1998 på vegne af selskabets bestyrelse klaget over, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ved skrivelse af 13. august 1998 (j.nr ) har afslået at eftergive de afgifter, der er pålagt ledelsens medlemmer, (navne på 7 bestyrelsesmedlemmer) i forbindelse med for sen indsendelse af selskabets årsregnskab, jfr. årsregnskabslovens 62, stk. 7. Sagens omstændigheder: B A.M.B.A. har 1. januar -31. december som regnskabsperiode. Selskabets årsregnskab for 1997 skulle derfor have været indsendt, således at det var modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen senest den 30. juni 1998, jfr. årsregnskabslovens 62, stk. 1. Ved skrivelse af 18. maj 1998 søgte selskabet om udsættelse med indsendelse af regnskabet til den 18. september 1998 som følge af opståede edb- problemer i forbindelse med indførelse af nyt edb-system. Til nærmere dokumentation herfor var vedlagt en redegørelse fra selskabets advokat. Ved skrivelse af 2. juli 1998 afslog styrelsen at imødekomme ansøgningen med henvisning til, at der ikke var hjemmel til dispensere fra indsendelsesfristerne i årsregnskabsloven. Den 13. juli 1998 konstaterede Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, at regnskabet for 1997 endnu ikke var modtaget. Styrelsen rykkede derfor selskabets bestyrelse for indsendelsen med den 23. juli 1998 som seneste frist for modtagelse. Samtidig oplyste styrelsen, at hvis regnskabet blev modtaget senere, ville selskabets bestyrelse blive pålagt afgifter efter årsregnskabslovens 62, stk. 6. Ved skrivelse af 20. juli 1998 henvendte klager sig på ny til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, idet klager ønskede oplyst, om de edb-problemer selskabet tidligere havde redegjort for kunne resultere i fritagelse for afgifter. I den påklagede afgørelse afviste Erhvervs- og Selskabsstyrelsen dette. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen modtog herefter regnskabet den 27. august 1998, hvorefter styrelsen den 25. september 1998 pålagde hvert medlem af selskabets bestyrelse en afgift på hver 2000 kr. I klagen til Erhvervsankenævnet har klager blandt andet anført: "I perioden januar-juni 1997 blev B's administrationsportefølje overført fra ét EDB-system til et andet. Siden selskabets stiftelse i 1993 havde selskabet gennem en driftsaftale anvendt den tidligere administrators EDB-system. Ved overførslen fra det ene system til det andet konverteredes samtlige data, og alle data mellem nyt og gammelt system blev afstemt. Da selskabet den 1. juli 1997 skiftede domicil var det uhyre væsentligt, at konverteringen af data samt testkørslerne var bragt på plads inden flytningen. Efter EDB-leverandørens udsagn ultimo juni 1997 var der tale om "mønster-konvertering" af data og testkørsler uden nævneværdige problemer (også på den nye adresse), og man kunne flytte til ny adresse pr. 1. juli Imidlertid var sommeren 1997 præget af utallige EDB-nedbrud, og det var umuligt at gennemføre bogholderiarbejde uden nedbrud. Hertil kom nedbruddene i forbindelse med sikkerhedskopiering, hvor

2 programmerne stoppede midt under kørslerne med yderligere bogholderimæssige forstyrrelser. EDB-leverandørens erkendelse af, at der forelå en systemmæssig fejl, forelå i oktober 1997, efter at B havde afholdt udgifter til fremmed EDB-sagkyndig med henblik på afdækning af, hvor problemerne var - i nettransmissionen eller i programmellet. Konklusionen var, at der var tale om systemfejl i programmellet. Om systemfejlene og disses konsekvenser henvises til advokat C's redegørelse af 3. februar 1998 (bilag ) EDB-leverandøren oplyste i december 1997, at man kun har erfaret lignende systemfejl i 3 andre tilfælde i verden - 1 i Holland og 2 i Storbritannien. Dette forhold blev afdækket på den måde, at direktøren for EDBleverandøren havde overværet en international konference, hvor problemet var blevet omtalt. Efter afklaringen af problemet vedrørende systemfejlene i oktober 1997 blev der midlertidigt tilkoblet en server med et andet styresystem end det købte, hvilken server i januar 1998 blev udskiftet med den indkøbte server, der nu var konfigureret korrekt. I perioden oktober-december 1997 afdækkedes omfanget af EDB-nedbruddene, og det egentlige oprydningsarbejde kunne begynde. Det skal understreges, at der er tale om flere tusinde bogføringer pr. måned, der i nogle tilfælde var multipliceret mange gange på grund af systemfejl og nedbrud. I perioden januar-d.d. har selskabet afholdt udgifter til ekstern regnskabsassistance hos 3 revisionsfirmaer, og der er tillige ansat vikarassistance til at foretage det nødvendige oprydningsarbejde. Regnskabet for 1997 for B er afleveret til styrelsen den 27. august 1998, jf. den i skrivelse af 18. maj 1998 nævnte frist for udsættelse af indsendelse af regnskabet (bilag ) Vi er selvfølgelig opmærksom på, at det er ledelsens ansvar at tilrettelægge selskabets bogføring og regnskabsforhold således, at årsregnskab m.v. kan udarbejdes og revideres, således at lovgivningens frister overholdes. I vort tilfælde må vi dog anmode ankenævnet om at tillægge de force majeure-lignende tilstande afgørende vægt sammen med selskabets bestræbelser på at sikre optimal administration ved så tidligt som muligt at orientere om og søge at rette op på forholdene, herunder at overgangen fra det ene EDB-system til det andet er sket med den nødvendige testperiode med parallelkørsler, med forsøg på sikkerhedskopiering, der har forværret problemerne, og under iagttagelse af alle normale procedurer (herunder klare tidsangivelser og opgaveformuleringer overfor de involverede) ved

3 en konvertering af data, at systemfejlene har haft en karakter, som ingen - ikke engang EDB-leverandøren - har haft mulighed for at udbedre, før de øvrige 3 lignende systemfejl var oplyst ved en tilfældighed, og at selskabet har afsat maksimal internt og eksternt mandskab til løsning af de bogholderimæssige forstyrrelser. Ankenævnet anmodes af disse grunde om at fritage selskabets ledelse for afgifter. Som tidligere nævnt vil der kunne afgives bekræftende erklæringer fra de involverede revisionsfirmaer, hvis det findes belejligt." Selskabets skrivelse af 18. maj 1998 til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har følgende indhold: "B A.m.b.a. (LEV ) er et andelsselskab, omfattet af lov om erhvervsdrivende virksomheder. For så vidt angår aflæggelsen af årsregnskaber er selskabet omfattet af lovens 18. Med dette brev søges om udsættelse med aflæggelsen af årsregnskabet for 1997, således at styrelsen anmodes om at acceptere, at årsregnskabet indleveres senest 1. september Begrundelsen for anmodningen: Med virkningen fra 1. juli 1997 er selskabet overgået til nyt edb-system med det resultat, at der har været et utal af edb-nedbrud med efterfølgende bogholderimæssige konsekvenser, som det har taget mange mandetimer at få rede på. Som dokumentation for hændelsesforløbet vedlægges redegørelse af 3. februar 1998 fra vor advokat i forbindelse med en vurdering af ansvarsgrundlaget for den mangelfulde edbleverance. Siden årsskiftet har der i samarbejde med selskabets revisorer været arbejdet efter en særlig handlingsplan for udarbejdelse af årsregnskaber for selskabets kunder og selskabet. Det har imidlertid vist sig vanskeligt at opfylde tidspunktet for aflæggelsen af årsregnskabet for selskabet, selv om der har været og er entreret med fremmed revisorbistand som regnskabshjælp med henblik på at opfylde tidsfristen. De bogholderimæssige konsekvenser af den mangelfulde edb-leverance har været så omfattende, at størstedelen af regnskabsarbejdet har måttet foregå manuelt i stedet for maskinelt. Dertil kommer, at kunderelationerne er vægtigt betydeligt i forbindelse med regnskabsaflæggelserne. Selv om man entrerede med flere revisorer, er vi i den situation, at vi hverken lokalemæssigt eller mandskabsmæssigt kan servicere d.v.s. instruere og styre flere end dem, der pt. er ekstraordinært anmodet om regnskabshjælp. Må jeg høre fra dem snarest belejligt".

4 Selskabets skrivelse af 20. juli 1998 har følgende indhold: "Deres brev af 2 juli d.å. henviser til årsregnskabslovens 62, stk. 6, vedrørende afgiftsfastsættelse i forbindelse med ikke rettidig modtagelse af årsregnskab. Vi har med skrivelse af 13. juli 1998 modtaget den i kopi vedlagte påkravsskrivelse af 13. ds. fra styrelsen, hvor følgende passus giver anledning til fornyet henvendelse til Dem i henhold til telefonisk aftale med styrelsen d.d. "Modtages årsregnskabet senere end dette tidspunkt vil hvert medlem af virksomhedens bestyrelse, direktion eller lignende ansvarligt organ blive pålagt en afgift for overskridelse af fristen i medfør af årsregnskabslovens 62, stk. 6 og 7." Af årsregnskabsloven 62, stk. 6, fremgår, at styrelsen kan undlade at pålægge et medlem af bestyrelsen, direktionen eller lignende ansvarligt organ afgift eller fritage den pågældende for betaling af en allerede pålagt afgift, hvis særlige omstændigheder taler derfor. På denne baggrund anmodes om Deres udtalelse over, hvorvidt den foreliggende situation for B A.M.B.A. vil være omfattet af den citerede undtagelsesbestemmelse. Den foreliggende situation er dokumenteret ved vor henvendelse af 18. maj 1998 til styrelsen, bilagt en udtalelse fra advokat C, og vil om nødvendigt kunne dokumenteres yderligere ved erklæring fra selskabets revisionsfirma D, der har været involveret i oprydningsarbejdet efter den mangelfulde edb-leverance. Det kan oplyses, at ledelsen i 1997 har investeret i det ny edb-system, idet der er lagt særlig vægt på, at netop dette edb-system anvendes af offentlige og private administratorer over hele landet, svarende til, at ca. 25% af alle landets udlejningsboliger administreres gennem dette system. Som det fremgår af advokatredegørelsen, har edb-leverancen til selskabet været mangelfuld i et hidtil ukendt omfang, hvorfor edb-leverandøren ikke har været i stand til at afhjælpe mangelsituationen før ultimo På dette tidspunkt havde systemet forårsaget et utal af besynderlige posteringer m.v., der blev afdækket ved de første regnskabsudarbejdelser i november Som beskrevet i vort brev af 18. maj 1998 forventes årsregnskabet at foreligge i august d.å., men der arbejdes naturligvis på at kunne aflægge regnskabet så tidligt som muligt. Endelig henledes opmærksomheden på, at ledelse og revision siden december 1997 har fulgt oprydningsarbejdet nøje, og at der løbende er udarbejdet og justeret handlingsplaner samt afgivet revisionsredegørelser til brug for opfølgningen af arbejdet. Det har bl.a. været baggrunden for, at der allerede i maj 1998 blev rettet henvendelse til styrelsen om regnskabsaflæggelsen for selskabet." I anledning af klagen har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen blandt andet udtalt:

5 " Sagens retlige omstændigheder: I henhold til årsregnskabslovens 62, stk. 1, skal et selskabs årsregnskab "indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, så det er modtaget i styrelsen senest 1 måned efter dagen for godkendelsen på generalforsamlingen eller ved tilsvarende lovlig beslutning og senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning". Ifølge årsregnskabslovens 62, stk. 6, pålægges de enkelte medlemmer af selskabets bestyrelse, direktion eller lignende ansvarligt ledelsesorgan en særlig afgift, såfremt årsregnskabet er modtaget for sent i forhold til fristerne i årsregnskabslovens 62, stk. 1. I henhold til årsregnskabslovens 62, stk. 7, 2. pkt., kan Erhvervs- og Selskabsstyrelsen dog undlade at pålægge et ledelsesmedlem en afgift eller fritage den pågældende for udbetaling af en allerede pålagt afgift, hvis særlige omstændigheder taler herfor. Hertil bemærkes, at ledelsen burde have sørget for, at selskabets edb-mæssige forhold blev afklaret, således at regnskabet kunne overholde de bogføringsmæssige lovbestemmelser, så årsregnskabet kunne have været godkendt og indsendt rettidigt til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. A anfører, at der er tale om force majeure-lignende tilstande, da lignende edbmæssige problemer kun er konstateret tre andre steder i verden. Denne fortolkning af ordet force majeure i den pågældende situation, synes ikke at stemme overens med den normale opfattelse af begrebet, hvorefter der typisk skal være tale om umulighed pga, krig borgerlige uroligheder eller lignende. Det skal anføres, at der efter årsregnskabsloven påhviler hvert enkelt medlem af et selskabs ledelse et selvstændigt ansvar for, at indsendelsesfristerne overholdes. Det enkelte medlem kan dog fritages for betaling af afgiften i særlige tilfælde. Ifølge lovmotiverne til bestemmelsen foreligger disse særlige tilfælde dog "kun, hvor medlemmet over for Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan godtgøre, at vedkommende har søgt at fremme indsendelsen, og at forsinkelsen derfor ikke kan lægges den pågældende til last", jf. bemærkningerne til lovforslag nr. L 83, Folketinget , vedrørende den dagældende 62, stk. 5. Da der efter styrelsens opfattelse ikke er anført sådanne særlige forhold, som kan berettige til afgiftsfritagelse, fastholder styrelsen de pålagte afgifter, som ikke er betalt." Klager er gjort bekendt med styrelsens udtalelse og har kommenteret denne i et supplerende indlæg af 12. november Skrivelsen har følgende indhold: "Med henvisning til ankenævnets skrivelse af 16. oktober 1998 redegøres supplerende nedenfor:

6 Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har ved skrivelse af 9. oktober 1998 afgivet udtalelse over spørgsmålet om afgiftsfastsættelse overfor ledelsen af B i forbindelse med regnskabsaflæggelsen for Af udtalelsen s. 3, 3. afsnit, fremgår, at ledelsen burde have sørget for, at selskabets edb-mæssige forhold blev afklaret, således at årsregnskabet kunne være godkendt og indsendt rettidigt til styrelsen. Samme side, afsnit 4, redegøres for styrelsens opfattelse af force majeure-lignende tilstande. Hertil bemærkes, at styrelsen lægger vægt på begrebet "umulighed" i sin argumentation vedrørende force majeure-tilstande. Vi har ikke gjort gældende, at der foreligger krig eller lignende tilstande, men at der foreligger en situation, der har bragt selskabet i en situation, hvor det har været umuligt at handle. Ledelsen har, som det vil fremgå af det fremsendte materiale, foretaget dispositioner, der har tilsigtet at bringe selskabet ud af de bogholderimæssige vanskeligheder, der var afledt af edb-systemets fejl. Som det vil fremgå af sagen har ledelsen 1) købt et administrationssystem, der er gængs på marekdet, 2) foretaget alle nødvendige testkørsler, 3) afholdt udgifter med henblik på at finde ud af, hvor problemet lå (i internt netværk eller software), og 4) holdt edb-leverandøren fast på en korrekt leverance. Efter konverteringen af data fra gammelt til nyt edb-system viste problemerne sig efter en vis driftsperiode, og med de omfattende edb-problemer var det undervejs umuligt at konvertere til et andet boligadministrationssystem, cfr. styrelsens bemærkning om, at ledelsen burde have sørget for, at de edbmæssige forhold blev afklaret. Det ligger i sagens natur, at man ikke kan anvende et fejlbehæftet administrationsprogram som et brugbart grundlag for konvertering til en anden leverandørs edb-system. En sådan konvertering ville kun kunne foretages manuelt, hvilken manuel konvertering antagelig ville have medført, at regnskabet for 1997 ikke ville være aflagt på nuværende tidspunkt. Sagens kerne er: hvem skulle kunne løse edb-problemerne, når ingen havde redskaberne? Der henvises i denne forbindelse til vedlagte kopi af E's brev af 21. oktober 1998, hvor Microsofts konkluderende mail tydeligt viser, at man ganske enkelt ikke har vidst, hvordan man skulle håndtere problemet. Af sagens akter vil det fremgå, at kun ganske få firmaer i verden har haft lignende problemer. På denne baggrund er der taget kontakt til et hollandsk firma. Der er tale om et revisionsselskab med ca. 350 kunder, og selskabets ledende medarbejdere bekræfter, at selskabet har haft samme bogholderi-mæssige vanskeligheder som B.

7 Det er det amerikanske selskab F i Florida, der efter en henvendelse fra den hollandske distributør har sikret, at problemerne er løst. F, der leverer grundlaget for bogholderiprogrammellet, har været i direkte forbindelse med Microsoft's hovedsæde med henblik på at etablere en ekspertgruppe, der herefter har løst problemerne ved at udvikle et særligt programmel, der kan sikre en normal afvikling af programmerne. Med ovennævnte sagsforløb er det derfor en kendsgerning, at den foreliggende situation må betragtes som en force majeure-lignende tilstand, hvor det for B's ledelse har været umuligt at foretage handlinger, der kunne afbøde problemerne - end ikke hos dem, der om nogen måtte have kendskab til problemstillingen. Der er vel næppe nogen virksomhed, der frivilligt sætter sig selv i en position, hvor virksomhedens medarbejdere fortvivles over et manglende arbejds-redskab, og hvor selskabet udsættes for kritik fra såvel kunder som bestyrelser på grund af manglende administrative ydelser. På dette grundlag er det fortsat ledelsens opfattelse, at der har foreligget umulighed med henblik på at afbøde konsekvenserne af edb-systemets mangler, og at der derfor har foreligget en situation, der svarer til force majeure. Endelig bemærkes, at styrelsen blev tilskrevet den 18. maj 1998, og at der trods gentagne telefoniske rykkere, hvor det blev meddelt, at sagen lå i journalen, først blev svaret ca. 1½ måned efter henvendelsen, hvilket svar blev modtaget 3 dage efter fristen for regnskabsaflæggelse. Forholdet burde i det mindste have medført, at der var givet selskabet en yderligere frist til at kommentere styrelsens brev af 2. juli 1998, der i sin form og henvisning til bestemmelser synes at lægge vægt på en fortsat dialog. I den givne situation, hvor selskabet havde behov for en selskabsretlig afklaring af problemstillingen ved regnskabsaflæggelsen, havde en kortere sagsbehandlingstid været at foretrække. Ledelsen anmoder om, at nævnet vil lægge vægt på vor beskrivelse af de faktiske omstændigheder ved vurderingen af afgiftsspørgsmålet i relation til 62." Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har herefter den 23. november 1998 meddelt ankenævnet ikke at have yderligere bemærkninger til sagen. Ankenævnet udtaler: Efter en samlet vurdering af sagens oplysninger, herunder den ekstraordinært vanskelige situation som selskabet uden at det kan bebrejdes selskabets ledelse var kommet i, det oplyste om ledelsens reelle og betydelige anstrengelser for desuagtet at fremme indsendelsen af regnskaberne samt den loyale orientering, som selskabet løbende har givet Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, findes særlige omstændigheder at tale for, at de pågældende ledelsesmedlemmer fritages for at betale de pålagte afgifter. Derfor hjemvises sagen til fornyet behandling med henblik på ophævelse af de pålagte afgifter.