EU-UDBUD. Varer Offentligt udbud 2014/S På levering af Beskæftigelsesmaterialer til KomUdbud

Transkript

1 EU-UDBUD 2014/S Varer Offentligt udbud På levering af Beskæftigelsesmaterialer til KomUdbud Rettelser af den er markeret med grønt Februar 2014

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af konkrete ordrer Indgåelse af rammeaftalen Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Vareprøver Afprøvning Aftalegrundlag Delaftaler Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Ordregivers e-handelssystem Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Erklæring om opfyldelse af mindstekrav Rammeaftale Parterne Rammeaftalens grundlag Rammeaftalens omfang Rammeaftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Tildeling af konkrete ordrer Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Fakturering Priser Prisregulering Side 2/57

3 15 Betalingsbetingelser E-handel Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger Procedure ved ændringer i E-kataloger Bonus til ordregiver Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti og reklamation Bod Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Ændringer i rammeaftalen Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Ekstraordinær opsigelse Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse Bilag 3 Tro og love erklæringer Bilag 4 E-handelssystemspecifikke bilag Bilag 5 Aktindsigt Bilag 6 - Tidsplan Bilag 7 Konsortieerklæring Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger Side 3/57

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af Beskæftigelsesmaterialer til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver). KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Kommuner Deltager fra aftalestart Deltager fra den: Området skal e- handles se pkt Aarhus Deltager ikke Deltager ikke Deltager ikke Esbjerg (Fanø) x x Fredericia x x Herning x x Holstebro x x Ikast-Brande x x Kolding x x Lemvig x x Middelfart x x Odense x x Randers x x Silkeborg x x Svendborg x x Sønderborg x x Vejle x x Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af Side 4/57

5 Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (bilag 8). Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E-handelssystemer. 1.2 Udbudsansvarlig KomUdbud ved Sønderborg Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud Sønderborg Kommune Torvet 8, 6300 Gråsten Tim Roger Winther Kristensen Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed for perioden Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre cirka 12,3 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1, Tilbudsliste. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 Rammeaftale. Side 5/57

6 1.4 Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af kontrakter i rammeaftalens løbetid sker i henhold til rammeaftalens 7 Tildeling af konkrete ordrer. 1.5 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel 4 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen. Side 6/57

7 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Supplerende materiale som varekataloger, skal også fremsendes i ét fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten - Bilag 1 udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Side 7/57

8 Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Tim Roger Winther Kristensen, pr. med emnet: "Spørgsmål EU udbud 2014/S Beskæftigelsesmaterialer senest den Udbudsmateriale offentliggøres alene på ordregivers hjemmeside Eventuelle rettelser og tilføjelser til udbudsdokumenterne samt besvarelser af spørgsmål stillet til ordregiver vil tilsvarende alene blive offentliggjort på dette sted. Tilbudsgiverne skal selv downloade udbudsdokumenterne og løbende holde sig orienteret om dette udbud på ordregivers hjemmeside. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Der vil ikke blive afholdt spørgemøde. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Beskæftigelsesmaterialer og Må kun åbnes af indkøbsafdelingen. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest fredag den kl på følgende adresse: KomUdbud Sønderborg Kommune Torvet 8, 6300 Gråsten Att.: Tim Roger Winther Kristensen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 90 dage fra fristen for modtagelse af tilbud. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Vareprøver Til brug for vurdering af overholdelse mindstekrav af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet være forberedt på, at stille vareprøver til rådighed til ordregiver i den i afsnit 2.10 afgivne periode. Side 8/57

9 Vareprøverne skal leveres på et af ordregiver senere angivet tidspunkt på den i afsnit 2.6 nævnte adresse. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud. Der skal kunne fremsendes/afleveres vareprøver af hvert tilbudt produkt mærket med udbuddets positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Der skal efter anmodning vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte Afprøvning Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder i perioden fra , indtil tidspunktet for tildeling. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Vareprøverne skal leveres til den i afsnit 2.6 nævnte adresse. Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning. Der vil ikke blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden. Eventuelle overskydende produkter skal afhentes af tilbudsgiver efter nærmere anvisning på tilbudsgivers egen regning. Såfremt brugergruppen før eller under afprøvning af et produkt vurderer, at det ikke er fagligt forsvarligt at anvende, forbeholder ordregiver sig ret til ikke at iværksætte afprøvning eller at afbryde afprøvningen tidligere end aftalt Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode Delaftaler Rammeaftalen indeholder ikke delaftaler Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Side 9/57

10 Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 7 - Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale(r) indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og den valgte tilbudsgiver på området. Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver. Tilbudslisten: Det nævnte samlet køb/antal for de deltagende kommuner, må kun betragtes som retningsgivende, og er ikke bindende for udbyder. Varer som ikke tilbydes jf. Bilag 1 Tilbudsliste vil blive behandlet som et forbehold og prisfastsættes minimum til samme pris som den dyreste tilbudsgiver. KomUdbud forbeholder sig ret til omregning af tilbudt pris for produkter, der ikke matcher ønsket emballage enhed/mængde præcis jf. Bilag 1 Tilbudsliste. Denne omregning er automatisk udregnet i kolonnen T jf. Bilag 1 Tilbudsliste. Ønsket emballageenhed angiver den emballageenhed, som produktet ønskes tilbudt i. Såfremt produktet ikke fås i den ønskede emballageenhed, skal tilbud angives for den nærmest mulige enhed. Tilbudt emballageenhed bedes angivet for samtlige produkter. Ordregiver forbeholder sig retten til, at fjerne varer som tilbydes under det øvrige sortiment (sortimentsbredde), såfremt ordregiver ikke mener, at varerne naturligt falder ind under varekategorien. Tilbudsgiver opfordres derfor til, at forholde sig kritisk til de varer, som tilbydes under det øvrige sortiment (sortimentsbredde). Side 10/57

11 2.16 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver skal minimum kunne tilbyde 80 % af de i tilbudslisten omfattede varelinjer. Såfremt tilbudsgiver ikke tilbyder minimum 80 % af de i tilbudslisten omfattede varelinjer vil tilbuddet blive betragtet som ikke konditionsmæssigt. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 5 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt Ordregivers e-handelssystem Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område. Medlemskommunerne anvender forskellige e- handelssystemer. Se mere i de e-handelssystem-specifikke bilag, Bilag 4. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e- handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens 16 E-handel. Side 11/57

12 Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan tilbudsgiver idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalen i kapitel 4, indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e- katalog til ordregivers e-handelssystem. Se hertil rammeaftalens 27 Bod Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Side 12/57

13 2.20 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger udfyld Bilag 2 - Virksomhedsbeskrivelse Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal have en gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 5 millioner. Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed inden kontraktindgåelse. Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal minimum være på DKK ,00. Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens soliditetsgrad i det senest afsluttede regnskabsår. Soliditetsgraden skal minimum være 10 %. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet, som ovenfor i form af hhv. egenkapital på minimum DKK ,00 og soliditetsgrad på minimum 10 % for det senest afsluttede regnskabsår. Dokumentation for råderet over andre enheders økonomiske formåen skal vedlægges tilbuddet. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Alle ovennævnte oplysninger bekræftes / oplyses i Tilbudslisten, bilag 1, på Udvælgelseskriterium fanen. Side 13/57

14 2.21 Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud efter de nedenstående to underkriterier. Underkriterier Pris (nettopriser ekskl. moms, men inkl. alle eventuelle afgifter herunder også miljøafgifter på de i Bilag 1 Tilbudsliste anførte varer) Tilbudsgiver skal minimum kunne tilbyde 80 % af de i tilbudslisten omfattede varelinjer. Såfremt tilbudsgiver ikke tilbyder 80 % af de i tilbudslisten omfattede varelinjer vil tilbuddet blive betragtet som ikke konditionsmæssigt. Sortimentsbredde Antallet af varer, tilbudsgiver tilbyder som et øvrigt sortiment, som ligger ud over de varer, som er oplistet i tilbudslisten, men som er naturligt beslægtede med de af ordregiver oplistede varegrupper. Vægtning i procent 80 % 20 % Pris Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. det nedenstående. De på tilbudslisten oplyste priser vil blive vurderet samlet. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. eventuelle afgifter, herunder miljøafgifter. Tilbud skal afgives ved udfyldning af de grå felter på tilbudslisten (bilag 1). Tilbud ønskes afgivet med angivelse af listepris og oplysning om rabatsats på varegruppen. Rabatsatsen på varegruppen vil være gældende for alle varer som ligger inden under varegruppen. Der skal afgives tilbud på mindst 80 % af de kravspecificerede produkter i Tilbudslisten. I de tilfælde hvor tilbudsgiver ikke afgiver bud på produkter angivet i tilbudslisten, vil dette blive betragtet som et forbehold og KomUdbud vil herefter forsøge at prissætte det til minimum samme pris som den dyreste tilbudsgiver. Der foretages en omregning af prisen i de tilfælde tilbudsgiver tilbyder produkter med en anden mængde end den ønskede. Kolonnen ønsket emballageenhed angiver den emballageenhed, som produktet ønskes tilbudt i. Såfremt produktet ikke fås i den ønskede emballageenhed, skal tilbud afgives for den nærmest mulige enhed. Tilbudt emballageenhed bedes angivet for samtlige produkter. Tilbudsgiver skal erklære, at priserne på leveringstidspunktet aldrig vil ligge over tilbudsgivers markedspriser, som eksempelvis kan findes i tilbudsgivers katalog, hjemmeside eller lignende. Tilbudsgiver skal redegøre for, såfremt der opereres med mere end én prisliste. Side 14/57

15 Tilbudsgiver skal erklære at tilbudt rabatsats pr. enhed for tilbudte varer også gælder for større eller mindre pakningsstørrelser end den efterspurgte. Sortimentsbredde Det er for ordregiver vigtigt, at kreativiteten og innovationen hos børn og ældres udvikles. Ordregiver ønsker derfor, at tilbudsgiver kan tilbyde et sortiment af varer som ligger ud over de i tilbudslisten oplistede varer, men som er beslægtede med varekategorierne. Ved beslægtet forstås, eksempelvis varer i form af andre fabrikater af et tilbudt produkt eller specialprodukter som naturligt kan indgå som et kreativt element indenfor varekategorien. Det oplyste forbrug i tilbudslisten er hovedparten af det køb kommunerne har. Køb på det øvrige sortiment er kun en mindre del af kommunernes samlede forbrug (20 %). Tilbudsgiver har derfor mulighed for, at tilbyde varer som er beslægtede med de varekategorier som er oplistet i tilbudslisten. Tilbydes et øvrigt sortiment bliver det en del af kontrakten (kontraktvilkår). Ved bedømmelsen af sortimentsbredde, vil der blive lagt vægt på antallet af varer, tilbudsgiver tilbyder som et øvrigt sortiment, som ligger ud over de varer, som er oplistet i tilbudslisten, men som er naturligt beslægtede med de af ordregiver oplistede varegrupper. Priserne vil ikke blive evalueret på det øvrige sortiment. De øvrige tilbudte varer skal ses som en forlængelse af tilbudslisten, hvor der konkurreres på antallet af tilbudte varer. Antal varer tilbudsgiver tilbyder, vil blive vægtet ved evaluering af sortimentsbredde, som vægter 20 % af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbudsgiver skal tilbyde en rabatsats på tilbudte varer i Sortimentsbredde, som er tilsvarende den rabatsats, som er givet i tilbudslisten. Det betyder, at alle varer som tilbudsgiver ønsker at tilbyde og dermed konkurrere på i Sortimentsbredde (eksempelvis i form af andre fabrikater af et tilbudt produkt eller specialprodukter), skal tilbydes til listepriser fratrukket den rabatsats tilbudsgiver har givet på den overordnede varekategori i tilbudslisten. Side 15/57

16 3. Kravspecifikation Kvalitet: Det er forskelligt hvilke kvalitetskrav, der stilles til produkterne afhængig af anvendelsesområdet. Derfor efterspørges produkterne i forskellige kvalitetskategorier, jf. nedenfor. Kvalitetskategorien for det enkelte produkt er angivet på tilbudslisten (bilag 1). Kvalitetskategorier: Kvalitetskategori 1: Produkter der har et niveau, der kan betegnes som laveste kvalitet i forhold til markedet. Her vil der være tale om et ikke så holdbart produkt, men meget billigt der i visse tilfælde vil være ønskeligt af brugeren. KomUdbud ønsker ikke produkter tilhørende kvalitetskategori 1 tilbudt i tilbudslisten. Kvalitetskategori 2: Produkter der har et niveau, der kan betegnes som middel standard. En solid kvalitet, som dækker de flestes behov og vurderes som værende af tilstrækkelig kvalitet for målgruppen. Produkterne skal f.eks. kunne anvendes til pædagogiske aktiviteter/kreativ brug på f.eks. 0-6 års området, fritidsområdet og ældreområdet i kommuner. Kvalitetskategori 3: Produkter der har et niveau, der kan betegnes som top. Produkterne henvender sig til dem, der stiller høje krav til funktionaliteten (f.eks. kunstnerkvalitet). Produkterne skal f.eks. kunne anvendes i undervisningsøjemed til bl.a. farvelære. Eksempelvis skal akrylfarver være blandbare og have en god dækkeevne. Denne kvalitet anses som højeste kvalitet på markedet. Ved leverandørens tvivl om, hvorvidt et produkt lever op til den ønskede kvalitet opfordres leverandøren til, at søge usikkerheden fjernet ved, at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Den kvalitet som efterspørges, er de gængse varer som efterspørges af kommuner dvs. markedsstandarden for offentlige kunder. Ved gængs forstås, at funktionaliteten efterspørges af og leveres til sammenlignelige kunder i Danmark samt, at varernes funktionalitet er tilstede i et bredt udvalg af de i Danmark markedsførte ydelser og tilhørende produkter i en tilsvarende ydelses og produktlinje. Eventuelle øvrige specifikke krav til produkternes kvalitet fremgår af tilbudslisten (bilag 1). Generelle miljøkrav: - Produkterne skal leve op til gældende lovgivning, herunder reglerne for CE-mærkning. - Produkterne må ikke være faremærkede. Produkterne må ikke indeholde tungmetaller, pvc og phthalater, parfume- og duftstoffer, azofarvestoffer, som kan afspalte aromatiske aminer, stoffer, der anses for at være kræftfremkaldende, reproduktionsskadende og/eller hormonlignende eller mistænkes for at være det, allergifremkaldende stoffer, derunder konserveringsmidler, organiske opløsningsmidler (nervesystemskadende stoffer). For tuscher kan der dog godt accepteres et mindre indhold, da opløsningsmidlet er indkapslet i et plasthylster, og tuscher ikke skal betragtes som farlige produkter. - Produkterne må ikke indeholde stoffer optaget på Miljøstyrelsens liste over uønskede stoffer. Side 16/57

17 - Der skal foreligge en dansksproget 16-punkts leverandørbrugsanvisning udarbejdet i overensstemmelse med reglerne herfor. - Produkterne skal være forsynet med en dansksproget etiket. De nedenfor angivne specifikke krav går forud for de ovenfor angivne generelle krav. Specifikke miljøkrav: Tørfarver, farveblyanter og blyanter: Alle tilbudte produkter skal opfylde kriterierne for gruppe A i mærkningsordningen udarbejdet af Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialer (FFFH) eller tilsvarende. Vådfarver, lak og lim: Alle tilbudte produkter skal opfylde kriterierne for gruppe A i mærkningsordningen udarbejdet af Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialer (FFFH) eller tilsvarende. Fingerfarve: Alle tilbudte produkter skal opfylde kriterierne for gruppe A i mærkningsordningen udarbejdet af Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialer (FFFH) eller tilsvarende. Sminkefarve: Alle tilbudte produkter skal opfylde kriterierne for gruppe A i mærkningsordningen udarbejdet af Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialer (FFFH) eller tilsvarende. Modellervoks, støbemasse, ler, gips, og gibsgaze: Alle tilbudte produkter skal opfylde kriterierne for gruppe A i mærkningsordningen udarbejdet af Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialer (FFFH) eller tilsvarende. Kriterierne for mærkningsordningen fremgår Fællesrådet for Formnings- og hobbymaterialers hjemmeside samt i pdf filerne på KomUdbud.dk. På tilbudslisten (bilag 1) bedes for de relevante produktgrupper angivet, hvorvidt produktet er henholdsvis A-mærket henholdsvis lever op til kriterierne for en A-mærkning. Tuscher: Foruden de generelle miljøkrav gælder følgende for de tilbudte produkter: De skal være på vandbasis De skal være med ventilationshætte, således at det er muligt at trække vejret ved slugning Spidsen må ikke kunne trykkes ind Emballage: Side 17/57

18 - Leverandøren er forpligtet til at emballere varen på en sådan måde, at der både tages miljøhensyn og sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber. Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering forbeholder køber sig ret til uden omkostning at returnere varen. - Produkterne skal leveres i brugervenlige pakninger. - Såfremt produktet har en begrænset holdbarhed, skal dette fremgå af emballagen. Der skal altid leveres produkter med højest mulige holdbarhed. - Papemballage skal være fremstillet af genbrugsmaterialer. Der må ikke anvendes PVC, aluminium eller andre miljøskadelige plasttyper i nogen form for emballage. I øvrigt skal der ikke anvendes unødvendig meget emballage ved produkternes pakning og distribution. Garanti: Tilbudsgiver garanterer, at de leverede produkter nøje er i overensstemmelse med de tilbudte, og er uden fejl og mangler samt lever op til gældende standarder. Konsulentbistand: - Der skal tilbydes konsulentbistand og rådgivning. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Konsulenten skal overholde kommunernes indkøbspolitik. - Markedsføringsmateriale må kun uddeles hos decentrale enheder efter aftale med indkøbsafdelingen. - Leverandøren er forpligtet til loyalt at sikre, at de enkelte kommuners køb af produkter, der ikke er omfattet af tilbudslisten, minimeres mest muligt, og er derfor forpligtet til at instruere konsulenter og sælgere i, at de ikke må reklamere med produkter, som ikke er omfattet af tilbudslisten overfor de enkelte institutioner i forbindelse med eventuelle salgs- og konsulentbesøg. - Tilbudsgiver skal som en del af leverancen tilbyde konsulent og sælgerbesøg. Tid og sted for de enkelte konsulent- og sælgerbesøg aftales direkte mellem institution og kontrakthaver. Leverandør skal endvidere tilbyde gennemførelse af workshops og idéshops. Innovation og kreativitet Leverandøren skal være villig til løbende at tilpasse sortimentet i varelisten i samarbejde med kunden og kundens institutioner, således at dette modsvarer det aktuelle behov. Opfyldelse af krav: Tilbuddet skal vedlægges produktinformation om alle de tilbudte produkter indeholdende varenummer, produktnavn og billede, f.eks. i form af et produktkatalog. Det er også tilladt kun at vedlægge informationen digitalt. Det er tilbudsgivers ansvar at tilbyde produkter der lever op til KomUdbuds kravspecificering. I forbindelse med vurderingen af de indkomne tilbud forbeholder KomUdbud sig retten til, at afprøve Side 18/57

19 udvalgte produkter samt, at bede om yderligere dokumentation for, at sikre produkternes konditionsmæssighed er overholdt. De øvrige tilbudte varer (sortimentsbredde) skal til enhver tid overholde de generelle miljøkrav. De øvrige tilbudte varer må gerne fravige de specifikke miljøkrav, herunder FFFH kriterierne. Der må tilbydes alle kvalitetskategorier i det øvrige sortiment. 3.1 Erklæring om opfyldelse af mindstekrav Tilbudsgiver skal i tilbuddet erklære, at alle de ovenfor opstillede mindstekrav er opfyldte for alle de tilbudte produkter. Hvis de ovenfor stillede mindstekrav ikke er opfyldte for de tilbudte produkter eller tilbudsgiver opgiver ukorrekte oplysninger, betragtes tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Side 19/57

20 4. Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af Beskæftigelsesmaterialer ("Rammeaftalen") 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Nedenstående medlemmer af KomUdbud: Kommuner Deltager fra aftalestart Deltager fra den: Esbjerg (Fanø) x Fredericia x Herning x Holstebro x Ikast-Brande x Kolding x Lemvig x Middelfart x Odense x Randers x Silkeborg x Svendborg x Sønderborg x Vejle x og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] 2 Rammeaftalens grundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. 2014/S Side 20/57

21 Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftalen B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af Februar 2014 E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet. I den udstrækning at indkøb af Beskæftigelsesmaterialer er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) rammeaftale(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud. 4 Rammeaftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den Optioner Der er ingen optioner på rammeaftalen. Se rammeaftalens løbetid i 4 Rammeaftaleperiode. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. Side 21/57

22 Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk. 7 Tildeling af konkrete ordrer Det er den enkelte Medlemskommune, der afgiver konkrete ordrer (bestillinger) på leveringer i henhold til udbudsmaterialet i kontraktperioden. Køb af varer på den indgåede rammeaftale foretages af den enkelte institution/afdeling efter behov. 8 Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via ordregivers e-handelssystem, pr. , digital bestillingsformular, telefon, telefax, rekvisition, ved besøg eller ved brevbestilling. Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette. Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via Ordregivers e-handelssystemer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr. 9 Levering og leveringsbetingelser Levering skal ske indenfor 1-3 dage. Minimum 2 ugentlige leveringer. Ordrer under 200 kr. må tillægges et fast fragtgebyr på 75 kr. Ordrer over 200 kr. er uden gebyr og fragtgebyr. Der må ikke faktureres nogle andre former for gebyr herunder eksempelvis afgifter, miljøtillæg eller lignende. Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen. 10 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EANlokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn. 11 Returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver. Side 22/57

23 Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende. 12 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement- OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler. Side 23/57

24 Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. 13 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet skal disse omgående tilbydes til udbyder ud fra samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for kontrakthavers tilbud. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til udbyder. Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris. Priser angives altid med to decimaler. 14 Prisregulering Prisregulering gælder for det udbudte sortiment og evt. tilføjede varer ud over det udbudte sortiment. Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den , Side 24/57

25 og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindex de seneste 12 måneder før beregningen. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Der kan herefter fremadrettet reguleres ud fra det sidste anvendte nettoprisindeks. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 60 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til tiki@sonderborg.dk eller Sønderborg Kommune, Indkøbsafdelingen, Rådhustorvet 10, 6400 Sønderborg. Sammen med varslet skal sendes et excel-ark, der udover de nye priser indeholder information om nye varer, udgåede varer og eventuelle erstatningsvarer. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til tiki@sonderborg.dk inden ændringens ikrafttræden, og kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt af ordregiver og gjort tilgængeligt i dennes e-handelssystem. Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog - se 16 om e-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. Tilbuds- og kampagnepriser skal - medmindre andet er aftalt - uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Kontrakthaver opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. Side 25/57

26 15 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra modtagelse af korrekt faktura jf E-handel Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område, det vil sige at elektronisk ordreafgivelse via ordregivers e-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt krav for indgåelse af rammeaftalen. I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver overfor den valgte tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. Herefter skal den valgte tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af ordregiver definerede produkter. Med mindre andet er defineret af de enkelte medlemskommuner, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %. De enkelte medlemskommuner kan vælge opdeling i flere e-kataloger Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger I udbudstidsplanen er der afsat ca. 1,5 måneder fra tildeling af rammeaftalen til rammeaftalens ikrafttræden. Inden for denne periode skal e-katalog godkendes. Godkendt e-katalog er en forudsætning for aftalens ikrafttrædelse. Indtil godkendt e-katalog foreligger, forbeholder kommunerne retten til at foretage dækningskøb til anden side. Senest 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb skal kontrakthaver: Fremsende excel-ark til Sønderborg Kommune indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos Sønderborg Kommune. Fremsende excel-ark til de enkelte medlemskommuner eller efter aftale til Sønderborg Kommune indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Den enkelte medlemskommune kan, såfremt dette måtte ønskes, vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog. Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer. Side 26/57

27 Sønderborg Kommune og de enkelte medlemskommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå excelarkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark. Når excel-arket er godkendt af Sønderborg Kommune (eller af den enkelte medlemskommune ved øvrige varer), skal kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til medlemskommunernes forskellige e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af medlemskommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter medlemskommunens anvisninger. Medmindre andet er særskilt aftalt med de enkelte medlemskommuner, skal katalogformatet være OIOUBL. Udover varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excelark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse herunder mærkenavn og indhold kg og stk. pr. leveringsenhed/mål/materialer, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSCkoder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: Procedure ved ændringer i E-kataloger E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte medlemskommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra den enkelte medlemskommune. Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra medlemskommunen. Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det gamle varenummer med mindre andet er aftalt samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord. Til de e-handelssystemer, som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af kontrakthaver i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer. 17 Bonus til ordregiver Såfremt der er medlemskommuner, der anvender omsætningsrelateret bonusstruktur fremgår dette af de kommunespecifikke bilag. 18 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammeaftale med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Side 27/57