ORGANISATION OG STRUKTUR FOR INGENIØRER UDEN GRÆNSER

Transkript

1 ORGANISATION OG STRUKTUR FOR INGENIØRER UDEN GRÆNSER Udarbejdet af Strukturudvalget for Ingeniører uden Grænser d. 27 oktober 2001 af Jens Lindhardt, Anthony Svane, Octav Eugen Schuppach, Jørn Bundgaard nedsat under plenummødet d. 18 september 2001 i Frederiksværksgade 8, 3200 Hillerød.

2

3 Indhold Forord 4 Foreningen 5 Opgaven 6 Ingeniører uden Grænser 6 Organisation 7 Koncept 7 A. Målsætning 7 B. Mål 7 C. Profil 7 D. Logo 7 E. Struktur 8 F. Sekretariatet 8 G. Den uformelle struktur 8 Sekretariatet (F-SEK) 9 Public Relation (F-PR) 10 Administration (F-ADM) 11 Økonomi (F-ØKO) 12 Medlemsakkvisition (F-MAK) 13 Fundraising (F-FUN) 14 Projekter (F-PRO) 15 Human Ressource (F-HR) 16 Handlingsplan 17 År Kommunikation 18 Procedurer 18 Formularer: 19 Bilag 20 Forretningsplanen 20

4 Forord - Ingeniører uden Grænser Forord Næsten hver aften ser vi menneske- eller naturskabte katastrofer i TV. Vi har vænnet os til billeder af sammenstyrtede huse, oversvømmede byer, invaliderede og grædende mennesker. Vi er blevet immune og zapper videre. Men de mennesker katastrofen rammer, kan ikke zappe videre. Her er det virkelighed, en virkelighed der handler om overlevelse. Men hvad sker der så derefter? Hvordan får de et liv efter overlevelse? Hvordan får de et trygt sted at bo igen, rent vand, ordnede sanitære forhold, skoler, hospitaler og en infrastruktur der virker? Foreningen Ingeniører uden Grænser er en teknisk humanitær organisation, hvis formål er, at stille teknisk assistance til rådighed i områder, der er ramt af menneske- eller naturskabte katastrofer. Organisationen Ingeniører uden Grænser har som opgave at tilvejebringe og vedligeholde et frivilligt ingeniørberedskab, der kan; stille ingeniørviden og kapacitet til rådighed. vurdere og beskrive situationer i forbindelse med interimistisk genoprettelse af infrastrukturer, forsyninger, genbosættelser og andre påtrængende, livsbevarende funktioner yde assistance til andre hjælpeorganisationer Vort budskab er at - Sikre Liv efter Overlevelse Det kræver, at vi hurtigt og effektivt skal være i stand til at stille ingeniørviden og ekspertise til rådighed, og medvirke til en vurdering af de muligheder og den nødvendige indsats, der skal til for at sikre nødstedte grundlaget for et anstændigt fremtidigt levegrundlag. Danmark råder over alt hvad der skal til; økonomiske ressourcer, teknisk viden, planlægningskapacitet, humanitære holdninger og alligevel er liv efter overlevelse ikke tilstrækkelig i fokus, når katastrofen er indtruffet. Ingeniører uden Grænser har sat sig for at ændre dette forhold. IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 4

5 Foreningen - Ingeniører uden Grænser Foreningen Foreningens navn Foreningstype Organisation Ingeniører uden Grænser Hjælpeorganisation Non Govermental Organisation Teknisk Humanitær Organisation Stiftelsesdato 3. april 2001 Adresse Frederiksværksgade 8 2, 3400 Hillerød Kontakt Telefon: mail@ewf.dk Hjemmeside: Formand Steen Valeur-Meller Bank Den Danske Bank Vedtægter Vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling d. 4 april 2002 Idégrundlag Myndighed Sekretariatschefen En upolitisk og uafhængig teknisk humanitær hjælpeorganisation i Danmark, hvis formål er at sikre liv efter overlevelse i katastrofeområder, ved at stille ingeniørviden og kapacitet til rådighed uden skelen til race eller religion. Den øverste myndighed er generalforsamlingen. Generalforsamlingen vælger en bestyrelse til at varetage foreningens interesser og organisatoriske forhold. Bestyrelsen udpeger/ansætter en sekretariatschef. Varetager den daglige drift af organisationen Ingeniører uden Grænser med ansvar overfor bestyrelsen og i overensstemmelse med foreningens formålsparagraf. IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 5

6 Opgaven - Ingeniører uden Grænser Opgaven Ingeniører uden Grænser skal opretholde et kvalificeret beredskab bestående af et netværk af ingeniører, teknikere og virksomheder, der med kort varsel kan planlægge og gennemføre den bedste strategi for at sikre liv efter overlevelse, og hvis virke og funktion er baseret på teknisk humanitært arbejde i katastrofeområder herunder; sikre at ingeniører og teknikere, kan komme tilstede i et katastrofeområde, gennem nødhjælpsorganisationer, diplomatiske repræsentationer eller direkte gennem Ingeniører uden Grænser synliggøre vores aktiviteter og intentioner i Danmark såvel som i det internationale samfund gøre fonde og virksomheder interesseret i at sponsorere eller bistå med frivilligt hjælpearbejde. Udgangspunktet for et effektivt internationalt engagement er en stærk og slagkraftig hjemmeorganisation, der kan bistå andre humanitære organisationer samt yde den optimale støtte til ingeniører og teknikere udsendt af Ingeniører uden Grænser, herunder: sikre de udsendte har den nødvendige ekspertise og uddannelse tilvejebringe midler til finansiering af organisationens drift og internationale nødhjælpsarbejde gennemføre optimal information og medlemspleje. At sikre liv efter overlevelse betyder derfor, at der hurtigst muligt - efter en katastrofe - skabes livsbevarende muligheder for en bæredygtig udvikling, så som rent drikkevand, ordnede sanitære forhold og tag over hovedet samt iværksættelse af tiltag, der forhindrer udbredelse af tyfus, kolera og andre følgesygdomme og muliggør en fortsat menneskeværdig tilværelse. Målet er bl.a. at mindske de katastroferamtes behov for at flygte fra deres tidligere hjem til en ofte ensom og ulykkelig tilværelse i fremmede omgivelser og medvirke til dansk deltagelse i den efterfølgende genopbygningsfase til fordel for Danmarks omdømme i det internationale samfund. Liv efter overlevelse er en menneskeret. IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 6

7 Organisation - Koncept Organisation Koncept A. Målsætning At etablere og vedligeholde et ingeniørberedskab, som på et tidligt stadium, i et katastrofeområde, kan detektere og beskrive situationen i forbindelse med udvikling og interimistisk genoprettelse af infrastruktur, forsyninger, genbosættelse og andre påtrængende livsbevarende funktioner. 1. oprettelse af et korps af Field Engineers der med kort varsel kan komme tilstede i et katastrofeområde 2. udbygge og vedligeholde en slagkraftig hjemmeorganisation, der kan bistå andre humanitære organisationer samt yde den optimale støtte til Field ingeniører 3. rådgivning i forbindelse med teknisk humanitært hjælpearbejde, analyse og syntese i katastrofeområder med henblik på hurtig og sikker genopbygning samt 4. indsamling af midler til finansiering af organisationens internationale nødhjælpsarbejde 5. organisering af hjælp til genetablering af livsnødvendige funktioner herunder etablering af kurser og information. B. Mål A. Formidling af Field Engineers til andre hjælpeorganisationer B. Udsendelse af Field Engineers i samarbejde med andre organisationer (2002) C. Udsendelse af Field Engineers gennem IUG (2003) C. Profil Ingeniører uden Grænser skal være kendetegnet ved frivilligt teknisk humanitært arbejde og dens virke skal være karakteriseret ved at: D. Logo Udføre en professionel almen teknisk rådgivning i overensstemmelse med Ingeniørforeningens etiske regler Være fleksibel, tålmodig, initiativrig, ansvarlig og samarbejdsvillig Være neutral over for politiske, religiøse og etniske påvirkninger. Være åben, ærlig og troværdig Logoet for Ingeniører uden Grænser skal være blåt og som følger eller og skal placeres I det øverste højre hjørne på alt offentligt tilgængeligt materiale såsom brevpapir, rapporter m.v. I eksterne dokumenter mv. skrives Ingeniører uden Grænser alternativt Engineer without Frontiers på en linie. Ingeniører uden Grænser kan forkortes til IUG i interne dokumenter. IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 7

8 Organisation - Koncept E. Struktur Den formelle organisatorisk struktur består af 7 funktioner. Ingeniører uden Grænser Medlem af Engineers without Frontiers Frederiksværksgade 8 2 th 3400 Hillerød Hjemmeside Bestyrelsen Sekretariatet F-SEK PublicRelation Information & kommunikation (F-PR) Administration & Økonomi Medlemskab & kontingent (F-ADM & F-ØKO) Medlems akkvisition F-MAK Fundraising F-FUN Projekter F-PRO Human Ressource F-HR Medlemskartotek Information Medlemsbladet Kontakt til det Landsdækkene netværk Pre Qualification papers Folder Informations materiale Kampagner Info-Møder Koordinering Projektformulering Planlægning Mandskabskrav Kontakt til udsendte Rejser Kurser & foredrag Kontakter DK Kontakter Udland Uddannelsesplaner Personprofiler Jobbeskrivelser Personale Rådg. Retsligforhold Kontraktaftaler * Forsikringsforhold * Udstationering Rådg. CV-database F. Sekretariatet Foreningen har nedsat et sekretariat (F-SEK) til gennemførelse af foreningens formål. Sekretariatet ledes af en sekretariatschef med ansvar overfor bestyrelsen og i overensstemmelse med foreningens formålsparagraf. For stillingsbetegnelse og jobkrav se bilag 2. Sekretariatet varetager organisationen Ingeniører uden Grænser daglige drift og aktiviteter og består af; 2 stabsfunktioner Økonomi og administration Public Relation I tilknytning hertil er der etableret 4 liniefunktioner Medlemssekretariatet Fundraising Projekt Human ressource De enkelte funktioner er nærmere beskrevet i det følgende. G. Den uformelle struktur Afdelinger/foreninger og andre frivillige støttegrupper mv. der dannes rundt om i landet må arbejder i en uformel netværksbaseret gruppeorienteret struktur - styret gennem sekretariatet - hvor den enkelte gruppe indenfor en defineret funktion må forventes at arbejde hjemmefra, hvor den daglig kommunikation vil foregå over Internettet, hjemmesiden og et fælles rum et intertrans center. IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 8

9 Organisation - Sekretariatet (F-SEK) Sekretariatet (F-SEK) Formål: Org. placering: Ansvarsområde: Kompetence: Funktion: Informationspligt Rapportering: At sikre den daglige drift af IUG i overensstemmelse med den p.t. gældende forretningsplan, og således at organisationen - internt og eksternt - fremstår i henhold til foreningens vedtægter som en teknisk humanitær hjælpeorganisation. Sekretariatschefen refererer til bestyrelsen og repræsenterer organisationen udadtil. Sekretariatschefen har det overordnede ansvar for driften af organisationens sekretariat og de enkelte funktioner. Sekretariatschefen skal sikre at IUG fremstår som en tillidsvækkende og ansvarsfuld samarbejdspartner herunder sikre: 1. en bæredygtig og optimal pleje af partnervirksomheder 2. relevant information om de enkelte partneres organisatoriske forhold økonomisk som arbejdsmæssigt. 3. en løbende information om IUG s virke 4. en personlig kontakt til den enkelte 5. udarbejdelsen og en løbende opdatering af IUG pre-qualifications. 6. løbende intern vurdering om partneres behov Sekretariatschefen skal lede og delegere organisationens arbejde i henhold til de af bestyrelsen vedtagne retningslinier. Sekretariatschefen skal i alle henseender opfylde kravene i stillingsbeskrivelsen i bilag 2. Alle udadvendte aktiviteter skal ske i samarbejde med F-PR de enkelte funktioner. Informationspligt til bestyrelsen. Månedligt IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 9

10 Organisation - Public Relation (F-PR) Public Relation (F-PR) Formål: Ansvarsområde: Kompetence: Funktion: Informationspligt Rapportering: At udbrede kendskabet til IUG s formål, aktiviteter og arbejdsform i katastroferamte områder, som beskrevet i IUG s vedtægter og stiftelsesdokument. Udformning og spredning af organisationen IUG s, interne og eksterne, information til 1. medlemmer 2. sponsorer 3. myndigheder 4. presse 5. offentlighed Samt redigering af IUG s udgivelser: 6. informationsfolder 7. publikationer 8. hjemmeside 9. præsentationsmateriale, O/H s o.l. Alle udadvendte aktiviteter skal ske i samarbejde med de enkelte funktioner. Kan selvstændigt og under ansvar, informere om vedtagne emner Service-funktion for alle funktioner i IUG benævnes herefter F-PR. Samtlige funktioner i IUG (ledelses-, stabs- og linie- ) er pligtige til at holde F-PR informeret om samtlige emner behandlet og under behandling uanset om sådanne måtte være for publikation eller ej! Øvrige funktioner i IUG kan, efter godkendelse fra F-PR, selvstændigt udsende meddelelser og retningslinier til medlemskredsen, hvorimod alle meddelelser til Sponsorer, Myndigheder, Presse og offentlighed alene kanaliseres af afdelingen. F-SEK Løbende IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 10

11 Organisation - Administration (F-ADM) Administration (F-ADM) Formål: Ansvarsområde: Kompetence: Funktion: At sikre korrekt og betryggende administrativ håndtering af foreningens arkiver, procedure og korrespondance. Oprettelse og vedligeholdelse af administrative funktioner herunder: varetagelse af organisationens administrative forhold over for bl.a. myndigheder, bank, forsikringsselskab, sponsorer og øvrige bidragydere samt medlemmerne. varetagelse af foreningens dispositioner, bestyrelsesarbejde, vedtægter, medlemsarkivet og generalforsamlinger m.v. varetagelse af registreringer hvor sådanne måtte være relevante, påkrævede og i organisationens bedste interesse. Alle udadvendte aktiviteter skal ske i samarbejde med F-PR og F-ØKO. Kan selvstændigt gennemføre tiltag inden for eget ansvarsområde med direkte ansvar til Sekretariatet. Sikre at kontor og administrative funktioner kører optimalt herunder den overordnede styring af: 1. Indkøb af kontorartikler, inventar og andre nødvendige ydelser. 2. Servicering og registrering af Inventar. 3. Oprettelse og vedligehold af organisationen arkiveringssystem. 4. Telefonpasning og kundekontakt. 5. Oprettelse og vedligehold af nødvendige forsikringer. 6. Sikre miljøfremmende foranstaltninger. Informationspligt Rapportering: F-SEK Kvartalsvis statusrapport IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 11

12 Organisation - Økonomi (F-ØKO) Formål: Ansvarsområde: Kompetence: Funktion: Informationspligt Rapportering: Økonomi (F-ØKO) At sikre korrekt og betryggende registrering og håndtering af foreningens økonomiske midler. Oprettelse og vedligeholdelse af bogholderi og øvrige økonomiske funktioner iht. anerkendt regnskabspraksis, herunder: varetagelse af økonomiske forhold over for bl.a. myndigheder, bank, forsikringsselskab, sponsorer og øvrige bidragydere samt medlemmerne. anbefaling og varetagelse af organisationens økonomiske dispositioner ved anbringelse og sikring af organisationens midler. varetagelse af registreringer hvor sådanne måtte være relevante, påkrævede og i organisationens bedste interesse. sikre den overordnede økonomiske styring af organisationens projekter, og forelægg periodiske rapporter og slutopgørelser for projektledelsen. Alle udadvendte aktiviteter skal ske i samarbejde med F-PR. Kan selvstændigt gennemføre tiltag inden for eget ansvarsområde med direkte ansvar til Sekretariatet. Opstilling og fremlæggelse af organisationens periodiske budgetter og regnskab herunder udarbejde årsregnskabet, og sikre dettes forelæggelse for og godkendelse af revisor iht. dennes opstillede terminer. F-SEK Månedlig statusrapport IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 12

13 Organisation - Medlemsakkvisition (F-MAK) Formål: Ansvarsområde: Kompetence: Funktion: Informationspligt Rapportering Medlemsakkvisition (F-MAK) At synliggøre foreningens formål og arbejdsområde på en sådan måde, at ingeniører specielt føler sig tiltrukket af et medlemskab af IUG og eventuel udsendelse. Primært hvervning og registrering af nye medlemmer, oprettelse af et landsdækkende netværk af afdelinger og sikring af en optimal medlemspleje. Ansvar for oprettelse, udførelse og vedligehold af en medlemsdatabase. Alle udadvendte aktiviteter skal ske i samarbejde med F-PR. Kan selvstændigt og under ansvar gennemføre tiltag inden for eget ansvarsområdet 1. Foretagelse af daglige opdateringer af medlemsdatabasen 2. Sikre medlemsinformation om foreningens virke og de projekter de er involveret i. 3. Udarbejdelse og fremsendelse af medlemsbladet 4. Indkaldelse til møder 5. Udførelse af hvervekampagner 6. Sikre kommunikationen med regionale foreninger/afdelinger. F-HR og F-ØKO Beskrivelse af resultater som input til månedens statusrapport Medlemskategori Følgende medlems- og støtte/bidragskategorier anvendes: Medlemskategori Beskrivelse og krav til medlemskab Kontingent kr. A Field Engineers VIP Ingeniører der ønsker at være standby for eventuel udsendelse/udstationering i en aftalt periode af kortere eller længere varighed 250 B Ordinært Medlem Ingeniører der stiller deres støtte eller ekspertise til rådighed for Ingeniører uden Grænser 250 C Frivillige Medlemmer der forpligter sig til at yde en frivillig arbejdsindsats - min. af 2 timer om ugen. 150 D Virksomhedsmedlem Firmaer, Institutioner, Sponsorater Virksomheder der ønsker at støtte Ingeniører uden grænser, få viden om teknisk nødhjælpsarbejde generelt og dét ingeniørmæssige specielt. Efter aftale Støtte og bidragskategorier E Støttemedlem Studerende og pensionister m.v. som ønsker at støtte foreningen arbejde og evt. vil være med til lokalt støtte til nødhjælpsarbejde - når påkrævet. 100 F Privat Bidrag Privat bidrag til Ingeniører uden Grænsers arbejde. ABCD medlemmer har stemmeret på generalforsamlingen IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 13

14 Organisation - Fundraising (F-FUN) Formål: Ansvarsområde: Kompetence: Funktion: Informationspligt Rapportering: Fundraising (F-FUN) At rejse penge til efterlevelse af IUG formål og mission Opsøgning og pleje af sponsorer som typisk vil være: privatpersoner offentlige og statslige institutioner organisationer virksomheder samt at drive lobbyvirksomhed der støtter foreningens formål. Alle udadvendte aktiviteter skal ske i samarbejde med F-PR Kan selvstændigt og under ansvar gennemføre tiltag inden for eget ansvarsområdet. Den primære opgave er at sikre at det økonomiske grundlag for IUG aktiviteter til enhver tid er tilstede. F-PR, F-ØKO. Månedligt IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 14

15 Organisation - Projekter (F-PRO) Projekter (F-PRO) Formål: Ansvarsområde: Kompetence: Funktion: At organisere IUGs Field Engineers arbejde i katastrofeområder. Økonomi, mandskab og personlig sikkerhed i forbindelse med projekters gennemførelse i katastrofeområder, i henhold til fastlagte og godkendte tidsplaner i samråd med F-HR og F-ØKO. Alle aktiviteter skal ske i samarbejde med F-ADM Projektledelsen har teknisk/organisatorisk kompetence indenfor projektafvikling, herunder: personaleudvælgelse tekniske betingelser ved kontraktudformning teknisk assistance ved markedsføring Kan selvstændigt og under ansvar gennemføre tiltag inden for eget ansvarsområde i samråd med F-HR og F-ØKO. Projektledelsens opgaver er at vurdere den nødvendige bemanding i forbindelse med projekter og sikre projekters gennemførelse, ved at: 1. formulere projekterne. 2. planlægge arbejdet. 3. beslutte hvilket mandskab er påkrævet, i samarbejde med F-HR. 4. organisere udsendelsen. 5. modtagels rapporter fra den Field Engineer, som befinder sig i katastrofeområdet. 6. opstille budget, tidsplan, teknik. 7. sikre kontakt med den udsendte medarbejder. 8. organisere transport af eventuelt materiel. 9. forsikre teknisk backup. 10. organisere og arrangere tilbagerejser i normale eller usædvanlige situationer. 11. informere andre afdelinger om situationen i katastrofeområdet. Informationspligt Rapportering: M-SEK og F-ØKO. Alle bemandingsaktiviteter skal ske med Informationspligt til F-HR Månedlig statusrapport og i øvrigt løbende informationspligt. IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 15

16 Organisation - Human Ressource (F-HR) Human Ressource (F-HR) Formål: Ansvarsområde: Kompetence: Funktion: Informationspligt Rapportering: Sikre at IUG har de rigtige og nødvendige Human Ressourcer til rådighed til at efterleve foreningens mission. Servicering og vejledning af organisationens mandskab iht. den fastlagte strategi, og udarbejde retningslinier for Human Ressources eget kompetence- og funktionsområde. Herudover opdatere medlemmernes CV- database mht. uddannelse, knowhow og erfaring. Kan selvstændigt og under ansvar gennemføre tiltag inden for eget ansvarsområde herunder: udvælge og anbefale Field Engineers til udsendelse. opstille Procedurer i forbindelse med udsendelse personaleudvælgelse personlige og tekniske kravspecifikation ved Field Engineerss kontraktudformning assistance ved markedsføring vedligeholde og opdatere Field Engineers database F-HR opgaver er bl.a. at: 1. udarbejde af uddannelsesplaner 2. udarbejde personprofiler og jobbeskrivelser 3. udarbejde politik(er) og Procedurer indenfor F-HR 4. rådgive omkring F-HR ledelse 5. rådgive omkring retslige forhold 6. samarbejde medlemsvirksomheden med interesseorganisationer. 7. rådgive omkring udstationering 8. udadvendte aktiviteter skal ske i samarbejde med F-PR. 9. rådgive om krisehjælp F-SEK, F-Fun og F-MAK Løbende IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 16

17 Handlingsplan - År Handlingsplan År ID Opgave Varighed 1 IUG daglig bemanding 1p 42d 2 IDA ulandsgruppen tils 1u 3 Danida tilskud 1u 4 Røde Kros tilskud 1u 5 Arbejdsgiverforening 1u 6 EU 2u 7 UN 2u 8 Humanitarian eng. træning 180d 9 Første hjælp kursus 30i 4u 10 Brandslukning kursus 30i 4u 11 Røde Kros kursus 30i 4u Kv4 Kv1 Kv2 Kv3 Kv4 Kv1 Kv2 Kv3 Kv4 Kv1 Kv2 Kv3 Kv4 Kv1 Kv2 Kv3 Kv4 Kv1 Kv2 Kv3 Kv4 Kv1 Kv2 Kv3 Kv4 Kv1 FR FR FR FR FR FR PR PR PR 12 IUG ingeniør fuktionsbog 4u 13 IUG egne kurser 20u 14 Fundraising 9 mil 522d PR PR 15 Kontigenter 500 medlem 60u Sek 16 Folder i Ingeniøren 4u Sek 17 Danida projekter 70u 18 EU 73u 19 UN 73u Sek Sek Sek 20 IUG administration 416d 21 Porcedurer udarb. 4u Sek 22 Ny Lokal 40u Sek 23 Ing. udsendelse 61,8u Handlingsplaner forstørret se Bilag 1 IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 17

18 Kommunikation - Procedurer Kommunikation Procedurer Følgende procedurer skal udarbejdes og implementeres i samarbejde med de relevante funktioner: 1. Indmelding og registrering 2. Introduktion af et nyt arbejdende medlem i organisationen 3. Nye afdelinger 4. PR information og kommunikationshåndbog 5. Forkortelser 6. Administrative procedurer 7. Korrespondance form og indhold - breve, visitkort, rapporter. 8. Kvartalsrapporten 9. Mødereferater form og indhold 10. Mødevirksomhed 11. Besøgsrapportering form og indhold 12. Kampagner 13. Nyhedsbladet 14. Input i og vedligehold af medlemsdatabasen 15. Kriseberedskab i tilfælde af krav om katastrofehjælp 16. Aktivering af mandskab i tilfælde af krav om katastrofehjælp 17. Krisehjælp 18. Pre-qualification proceduren herunder præsentation 19. Status rapporten 20. Afrapportering + rapportering 21. Rapporters indhold og form 22. Handlingsplan møder og aftaler 23. Rettelsesprocedurer IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 18

19 Kommunikation - Formularer: Formularer: Brevpapir side 1 Side 2 papir Standard mødereferat Informations pamflet - folder -.PDF fil Visitkort Besøgsrapport Indmeldelsesformular IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 19

20 Bilag - Forretningsplanen Bilag Forretningsplanen Følgende bilag er en del af denne forretningsplan; 1. Foreningens vedtægter 2. Sekretariatschefen - stillingsbeskrivelse 3. Handlingsplaner 4. Forkortelser 5. Konceptgrundlag IngeniørHuset Frederiksborggade 8 2 th, 3400 Hillerød Created Revised: Printed Side 20