KORTLÆGNING OG MÅLING AF ADMINISTRA- TIVE OPGAVER PÅ FOLKESKOLEOMRÅDET

Transkript

1 Uddannelsesudvalget UDU alm. del Bilag 16 Offentligt Til Styregruppe Dokumenttype Områderapport Dato September2009 KORTLÆGNING OG MÅLING AF ADMINISTRA- TIVE OPGAVER PÅ FOLKESKOLEOMRÅDET

2 FOLKESKOLEOMRÅDET

3 3 INDHOLD 1. Indledning Formål Forståelse af administrative opgaver Undersøgelsens indhold og metode Undersøgelsens omfang Områdeprofil Rapportens indhold og struktur Centrale resultater Centrale opgaver og tidsforbrug Tidsforbrug for lærere og børnehaveklasseledere Tidsforbrug for skolernes ledere og administrative medarbejdere Tidsforbrug for forvaltningsniveau Pædagogisk-administrative medarbejdere samt skoledirektører/skolechefers tidsforbrug på opgaver inden for folkeskoleområdet Fokusområder Dokumentation Evaluering af elevens udbytte af undervisningen Implementering af statslige mål Undervisningspligt og elevfravær Interne møder og fagteammøder Medarbejdernes typiske hverdag (personas) Den typiske arbejdsuge for lærere og børnehaveklasseledere fordelt på aktiviteter Den typiske arbejdsuge for skoleledere fordelt på aktiviteter Den typiske hverdag for de pædagogisk-administrative medarbejdere fordelt på aktiviteter Fokusområder Samlet om de fem fokusområder Dokumentation Evaluering af elevens udbytte af undervisningen Implementering af statslige mål Undervisningspligt og elevfravær Interne møder og fagteammøder Kortlægning af området Medarbejdergrupper Lærere og børnehaveklasseledere Ledere og administrative medarbejdere i institutionen Forvaltningsniveauet Organisering på folkeskoleområdet Ledelsesstruktur i forvaltningen Ledelsesstruktur i folkeskolerne Specialisering (kommunestørrelse og institutionsstørrelse) 52

4 Arbejdsdelingen mellem medarbejdergrupper Brug af it-redskaber Opgavekataloger og regulering Opgavekatalogerne Regulering og regelkobling Tidsmåling Medarbejdergrupper Lærere og børnehaveklasselederes tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver Skolelederes tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver De pædagogisk-administrative medarbejderes tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver Spredning i tidsforbruget pr. medarbejdergruppe på tværs af kommuner Tidsanvendelse på en typiske folkeskole (institutionas) Sammenhæng mellem tidsforbrug og reguleringsandel på en typisk folkeskole Sammenligning af institutionstyper Oplevelse af arbejdsopgaver Folkeskolelæreres og børnehaveklasselederes vurdering af opgaver Skolelederes vurdering af opgaver De pædagogisk-administrative medarbejderes vurdering af opgaver Tidsanvendelse koblet til områdets regulering Overblik over regulering på serviceområdet Sammenhæng mellem indirekte brugerrettede opgaver, tidsforbrug og regulering for folkeskolelærere Beskrivelse af reguleringen af de direkte brugerrettede opgaver og interne opgaver Beskrivelse af regulering af de indirekte brugerrettede opgaver De 5 mest tidskrævende statsligt regulerede indirekte brugerrettede opgaver Statsligt regulerede indirekte brugerrettede opgaver i fokusområderne Lokalt regulerede indirekte brugerrettede opgaver 90 Bilag A. Om undersøgelsen 92 A.1 Baggrund og formål 92 A.2 Undersøgelsens indhold og gennemførelse 93 A.3 Udvælgelse af deltagende kommuner og institutioner 94 A.4 Om målingen 96 Bilag B. Opgavekatalog 99 B.1 Opgavekatalog. Administrative medarbejdere i folkeskolen 99 B.2 Opgavekatalog. Lærere og børnehaveklasseledere i folkeskolen 103 B.3 Opgavekatalog. Skoleledere i folkeskolen 107 B.4 Opgavekatalog. Pædagogisk-administrative medarbejdere i forvaltningen 111 B.5 Opgavekatalog. Skoledirektører i forvaltningen 114 B.6 Opgavekatalog. Administrative medarbejdere i specialskolen 117 B.7 Opgavekatalog. Lærere og børnehaveklasseledere i specialskolen 121 B.8 Opgavekatalog. Skoleledere i specialskolen 125 Bilag C. Tidsmålingen 129 C.1 Tidsforbrug fordelt på opgaver. Administrative medarbejdere i folkeskolen 129

5 5 C.2 Tidsforbrug fordelt på opgaver. Lærere og børnehaveklasseledere i folkeskolen 131 C.3 Tidsforbrug fordelt på opgaver. Skoleledere i folkeskolen 133 C.4 Tidsforbrug fordelt på opgaver. Pædagogisk-administrative medarbejdere i forvaltningen 135 C.5 Tidsforbrug fordelt på opgaver. Skoledirektører i forvaltningen 136 C.6 Tidsforbrug fordelt på opgaver. Administrative medarbejdere i specialskolen 137 C.7 Tidsforbrug fordelt på opgaver. Lærere og børne-haveklasseledere i specialskolen 139 Bilag D. Resultater fra oplevelsesmålingen 141 D.1 Administrative medarbejdere i folkeskolen 141 D.2 Lærere og børnehaveklasseledere i folkeskolen 143 D.3 Skoleledere i folkeskolen 145 D.4 Pædagogisk-administrative medarbejdere i forvaltningen 147 D.5 Skoledirektører i forvaltningen 148 D.6 Administrative medarbejdere i specialskolen 149 D.7 Lærere og børnehaveklasseledere i specialskolen 151 D.8 Skoleledere i specialskolen 153 Bilag E. Kobling mellem regulering og opgaver 156 E.1 Opgaver, regulering og tidsforbrug 156 Bilag F. Specialskolerne 159 Bilag G. Top 10 over tidskrævende indirekte brugerrettede opgaver 161

6 6

7 7 1. INDLEDNING I denne rapport præsenteres resultaterne fra en kortlægning og måling af de administrative opgaver på folkeskoleområdet. Undersøgelsen er gennemført i foråret 2009 af Rambøll Management Consulting for Undervisningsministeriet, KL og Finansministeriet. Kortlægningen og målingen er gennemført i henhold til AKVA-metoden til kortlægning og måling af administrative opgaver (Afdækning og KVantificering af Administrative opgaver). Undersøgelsen er udført parallelt med tilsvarende kortlægninger og målinger inden for voksenhandicapområdet, udsatte børn og unge samt ældreområdet. 1.1 Formål Kortlægningen og målingen af de administrative opgaver på folkeskoleområdet er en del af regeringens afbureaukratiseringsprogram, der omfatter en række initiativer på de centrale velfærdsområder. Formålet er at tilvejebringe et videngrundlag, der kan indgå i arbejdet med at identificere, prioritere og iværksætte konkrete afbureaukratiseringstiltag. Konkret har formålet med kortlægningen og målingen været at belyse følgende spørgsmål: 1. Hvilke administrative opgaver løser medarbejderne? 2. Hvor meget tid bruger medarbejderne på administrative opgaver? 3. Hvilke administrative opgaver udspringer af henholdsvis statslig og lokal regulering? 4. Hvilke opgaver har ifølge medarbejderne et forenklingspotentiale? 1.2 Forståelse af administrative opgaver Kortlægningen og målingen af administrative opgaver omfatter forskellige medarbejdertypers arbejdsopgaver og tidsforbrug på folkeskoleområdet. Opgaverne kan i henhold til AKVA-metoden inddeles i tre overordnede typer: Direkte brugerrettede opgaver: De direkte brugerrettede opgaver omfatter selve leveringen af en given ydelse til brugerne. Som eksempel på folkeskoleområdet kan nævnes lærernes gennemførelse af skemalagt undervisning. På folkeskoleområdet indbefatter brugerne to grupper: 1. Elever i folkeskolen, herunder elever på specialskoler 2. Forældre til elever i folkeskolen, herunder forældre til elever på specialskoler. Indirekte brugerrettede opgaver: De indirekte brugerrettede opgaver omfatter opgaver, der ikke er direkte brugerrettede opgaver, men som heller ikke indebærer en traditionel back-office - funktion. Opgaverne knytter sig til udførelsen af de direkte brugerrettede opgaver (som for eksempel lærernes forberedelsestid), til forbedring eller forandring af de direkte brugerrettede opgaver (som for eksempel fagteammøder). Interne opgaver: Interne opgaver omfatter opgaver, der hverken har direkte eller indirekte relation til borgeren, og som er relateret til at drive en institution/organisation (for eksempel HR og økonomi). Både de indirekte brugerrettede opgaver og de interne opgaver kan betegnes som administrative opgaver. I denne undersøgelse er fokus på de indirekte brugerrettede opgaver, idet de vurderes at være afgørende for leveringen af de direkte brugerrettede opgaver, og da de ofte udføres af lærerne og børnehaveklasselederne selv. Rammerne for det konkrete indhold og omfang af de indirekte brugerrettede opgaver er ofte fastlagt af statslig eller kommunal regulering, og der kan derfor være potentiale for en afbureaukratiseringsindsats.

8 8 1.3 Undersøgelsens indhold og metode I alt har ni kommuner deltaget i undersøgelsen. Det drejer sig om Odense, Helsingør, Holbæk, Næstved, Morsø, Mariagerfjord, Randers, Herlev og Lemvig kommuner. Undersøgelsen har taget udgangspunkt i en række medarbejdergrupper på folkeskoleområdet og de opgaver, disse medarbejdere løser (se bilag A for en uddybning af undersøgelsens indhold, herunder de deltagende medarbejdergrupper). Undersøgelsen har bestået af en indledende kortlægning og en efterfølgende måling. Målingen er herefter blevet valideret, kvalificeret og uddybet via kommuneinterviews med de deltagende kommuner, se også bilag A.4. Herudover inddrages løbende en scanning på folkeskoleområdet, som Rambøll Management Consulting har gennemført på vegne af Undervisningsministeriet 1. Dermed bygger indeværende kortlægning og måling på en flerhed af datakilder, som løbende konfronteres og diskuteres. Kortlægningen: Har haft til formål at kortlægge medarbejdergruppernes arbejdsopgaver og er baseret på besøg og interviews med folkeskoler, herunder specialskoler og den kommunale forvaltning i tre kommuner Odense, Morsø og Helsingør. På baggrund af kortlægningsbesøgene er der udarbejdet såkaldte opgavekataloger (se bilag B) 2. Opgavekatalogerne har været udgangspunktet for målingen. Målingen: Har dels omfattet en måling af alle medarbejdergruppernes tidsforbrug på de enkelte arbejdsopgaver samt medarbejdernes oplevelse af opgaverne. Målingen har mere specifikt bestået af tre særskilte målinger: 1. En løbende tidsmåling: I den løbende måling har respondenten angivet, hvordan dennes arbejdstid fordeler sig på forskellige arbejdsopgaver. For hver opgave er registreret det antal timer og minutter, som respondenten cirka har brugt på opgaven i løbet af dagen. Dette er gjort hver dag over en periode på to uger. 2. En retrospektiv tidsmåling: Den retrospektive måling omhandler respondentens tidsanvendelse i hele det igangværende skoleår. Målingen dækker over en tilbageskuende del og en fremadskuende del. Den tilbageskuende del dækker over perioden fra og med den 1. august 2008 til og med den 31. marts 2009, mens den fremadskuende del dækker over perioden fra og med den 1. april 2009 til og med den 31. juli 2009 (den fordelte tid summerer til 100 pct. på henholdsvis den tilbageskuende del og den fremadskuende del). 3. En oplevelsesmåling: I oplevelsesmålingen har respondenten angivet, hvordan arbejdet med de enkelte opgaver opleves. Først har respondenten forholdt sig til opgavernes vigtighed, og dernæst hvorvidt den enkelte opgave kan løses nemmere og hurtigere. I nærværende rapport er hovedsageligt anvendt den retrospektive måling. Dette bunder i, at den løbende tidsmåling blev foretaget i perioden for folkeskolens afgangsprøver, samt at folkeskoleområdet generelt er præget af en række periodespecifikke opgaver. På denne baggrund findes den retrospektive tidsmåling mere valid end den løbende. Den løbende måling har imidlertid været anvendt som kontrolinstrument til at lokalisere eventuelle større afvigelser i tidsforbrug på den samme opgave i de to målinger. For uddybning se bilag A.4. Tidsforbrug per opgave er beregnet på baggrund af den retrospektive måling, hvor deltagerne er blevet bedt om at fordele deres arbejdstid på opgaverne procentuelt over en 8-måneders tilbageskuende periode og en 4-måneders fremadskuende periode. De procentvise andele per opgave er så beregnet som et vægtet gennemsnit af den tilbageskuende og den fremadskuende del af målin- 1 Scanningen på folkeskoleområdet er ligesom kortlægningen og målingen et led i regeringens afbureaukratiseringsprogram. Scanningen resulterede i et bruttokatalog med 50 problemstillinger og forenklingsforslag til afbureaukratisering på folkeskoleområdet. Forenklingsforslagene er frembragt via interviews med en række interessenter og medarbejderorganisationer samt med ca. 175 medarbejdere på folkeskoleområdet (forvaltningsdirektører, skolechefer, skoleledere, administrative ledere, skolesekretærer, lærere, børnehaveklasseledere samt SFO-medarbejdere i ni udvalgte kommuner). 2 Et opgavekatalog er en struktureret optegnelse og inddeling af samtlige opgaver, der varetages af en medarbejdergruppe. Opgaverne er kategoriseret efter, hvorvidt opgaverne er direkte brugerrettede, indirekte brugerrettede eller interne opgaver. Desuden er opgaverne koblet til reguleringskilder.

9 9 gen og dernæst omregnet til timer og minutter i en konstrueret 37-timers arbejdsuge. Der er valgt 37 timer for en gennemsnitlig arbejdsuge, således at medarbejdergruppers absolutte tidsforbrug intuitivt kan sammenlignes på tværs af medarbejdergrupper inden for området og med andre AKVA-målinger. Valget af en 37-timers arbejdsuge er ikke et udtryk for det faktiske tidsforbrug blandt medarbejdergrupperne i undersøgelsen. Alle medarbejdergrupperne kan arbejde mere end 37 timer om ugen. En typisk lærer arbejder eksempelvis 42 timer om ugen i den faktiske måleperiode. 1.4 Undersøgelsens omfang De ni deltagende kommuner er blevet valgt via en række udvælgelseskriterier kommunestørrelse, geografisk placering og forvaltningsstruktur. Den nærmere beskrivelse findes i bilag A.3. Hver kommune har udpeget en kontaktperson, som Rambøll løbende har haft kontakt til. Kontaktpersonerne har bidraget med viden om opgaver og organisering i kommunen samt medvirket i såvel den indledende kortlægning af området som gennemførelsen af den endelige måling af de administrative opgaver. Undersøgelsens medarbejdercentriske fokus betyder, at de omfattede medarbejdertyper er afgrænset til at omfatte medarbejdere med en tæt relation til kerneydelsen, dvs. undervisningen (se også bilag A om de valgte medarbejdergrupper). På folkeskoleområdet er følgende medarbejdergrupper omfattet: Forvaltningsmedarbejdere: Skoledirektører og skolechefer Pædagogisk-administrative medarbejdere Almindelige folkeskoler: Skoleledere Administrative medarbejdere Lærere/børnehaveklasseledere Specialskoler: Skoleledere Administrative medarbejdere Lærere/børnehaveklasseledere. Nærværende rapport baserer sig på målingen af de almindelige folkeskoler. Svarprocenten for de medvirkende specialskoler i undersøgelsen har været lav (se også bilag A.2), hvorfor specialskolerne afrapporteres særskilt i mere kvalitativ forstand i bilag F. 1.5 Områdeprofil I dette afsnit gives der en kort introduktion til folkeskoleområdet. Afsnittet omhandler mere specifikt styring og ansvar, ydelser, antal skoler og elever samt udgifter til folkeskoleområdet. Der henvises til en mere dybdegående kortlægning af området i denne rapports afsnit 5. Styring og ansvar Den danske folkeskole er en kommunal opgave, og kommunerne har således det overordnede ansvar for kommunens skolevæsen. Styringsmodellen på folkeskoleområdet involverer flere aktører. Der skal her særligt fremhæves fire aktører, der har hver deres ansvar og rolle på folkeskoleområdet: Staten fastlægger de overordnede mål og rammer for folkeskolen, der er fastsat i folkeskoleloven med tilhørende bekendtgørelser Kommunen (kommunalbestyrelsen) har som nævnt ansvaret for kommunens skolevæsen og fastlægger mål og rammer for skolernes virksomhed, jf. folkeskolelovens 40 Skolelederen har ansvaret for den administrative og pædagogiske ledelse af den enkelte skole, jf. folkeskolelovens 45

10 10 Endelig har forældrene et ansvar via de skolebestyrelser, der skal oprettes på alle folkeskoler, jf. folkeskolelovens 44. Sammenfattende mål- og rammestyres folkeskolen fra centralt hold via primært folkeskoleloven, der regulerer de overordnede mål med folkeskolen (formålsparagraffen) samt en række øvrige grundlæggende vilkår, fx Fælles Mål for de enkelte fag og emner, evaluering af elevernes udbytte, afgangsprøver, minimumstimetal, lærerkvalifikationer og undervisningspligt. Kommunalbestyrelsen fastsætter egne mål og rammer for kommunens skoler og fører i øvrigt tilsyn med skolernes virksomhed. Da udgifterne afholdes kommunalt, fastlægges det kommunale serviceniveau tilsvarende lokalt. Kommunalbestyrelsen kan fastlægge lokale retningslinjer og/eller igangsætte særlige initiativer, der er gældende for kommunens skoler. Skolelederen varetager en lang række ledelsesopgaver på den enkelte skole, men har som nævnt også det overordnede pædagogiske ansvar. Endelig har skolebestyrelsen ansvar for at fastsætte principper for skolens virksomhed og har et særligt fokus på skole-hjem-samarbejdet. Dertil kommer en række øvrige opgaver fastlagt i folkeskoleloven. Der er foretaget en række ændringer af folkeskoleloven i de senere år, der har haft betydning for styringsmodellen på området, og som har haft til formål at styrke elevernes faglige niveau, bl.a. ændring af folkeskolelovens formålsparagraf samt indførelse af nationale test, elevplaner og kvalitetsrapporter. Ydelser Der er ikke skolepligt i Danmark, men derimod undervisningspligt, der kan opfyldes ved valg af forskellige skoletilbud. Langt de fleste børn (ca. 87 pct.) mellem 6 og 17 år går i folkeskole, der er et gratis undervisningstilbud bestående af en 1-årig børnehaveklasse, en 9-årig grundskole og en 1-årig frivillig 10. klasse. Alternativer til folkeskolen er frie grundskoler, efterskoler eller hjemmeundervisning. Kommunerne skal herudover tilbyde specialundervisning eller anden specialpædagogisk bistand til børn med særlige behov. Specialundervisning kan gives som støtte i den almindelige undervisning, i specialklasser på de almindelige folkeskoler eller på specialskoler. Antal skoler og elever Antallet af folkeskoler udgjorde per 30. september skoler, inklusive 195 specialskoler. Der er stor variation i skolestørrelser for folkeskoler og specialskoler. Skolestørrelsen varierer fra nogle få til mere end tusinde elever pr. skole. Den gennemsnitlige skolestørrelse er på 354 elever. Næsten 30 pct. af skolerne har maksimalt 150 elever (450 skoler), og 4 ud af 10 skoler har elever. 16 pct. af skolerne har mere end 600 elever. Der er i gennemsnit ca. 20 elever i hver klasse i folkeskolen. 3 Udgifter til folkeskolen Alle udgifter til folkeskolens undervisning mv. afholdes af kommunerne. Udgiftsniveauet i folkeskolen var i ,3 mia. kr., og en enhedsudgift på kr. per elev ( elever). 4 3 Kilde: herunder kommunernes skolestruktur Ovenstående udgiftsopgørelse er baseret på oplysninger i Danmarks Statistik om kommunernes regnskabsførte udgifter og omfatter følgende regnskabsfunktioner i den kommunale kontoplan: Folkeskoler, Specialundervisning i regionale tilbud og Kommunale specialskoler.

11 Rapportens indhold og struktur Rapporten er bygget op om AKVA-metoden. Hermed menes, at AKVA-metoden har et prædefineret afrapporteringsformat, som sikrer, at centrale elementer og omdrejningspunkter i metoden behandles og præsenteres. Rapporten er således opdelt i tre overordnede dele: Centrale resultater, kortlægning af området og tidsmålingen. Centrale resultater Afsnittene 2-4 omfatter en gennemgang af målingens centrale resultater og fokusområder. I afsnit 2 gennemgås målingens centrale resultater for de deltagende medarbejdergrupper. Afsnit 3 introducerer begrebet personas, som anvendes til at beskrive en typisk arbejdsuge for centrale medarbejdergrupper. I afsnit 4 belyses udvalgte opgaver af særlig interesse i forhold til overvejelser om forenklingsinitiativer. Afsnittene 2-4 er dermed en deskriptiv sammenfatning af de efterfølgende afsnit (5-9), som udgør det empiriske grundlag og baggrundsmaterialet for de centrale resultater. Kortlægningen I afsnit 5 gennemgås området med udgangspunkt i projektets indledende kortlægning af medarbejdergrupper og organisering. Der gives dels en beskrivelse af de medarbejdertyper, der er beskæftiget på området, samt et overblik over forskellige organisationsformer i form af ledelsesstrukturer og institutionsstørrelser, der har betydning for forståelsen af området. Afslutningsvis introduceres det opgavekatalog, der er frembragt på baggrund af kortlægningen og anvendt i både målingen samt i koblingen til områdets regulering. Målingen Afsnit 6-8 giver en dybdegående gennemgang af tids- og oplevelsesmålingens resultater. Afsnit 6 afrapporterer resultaterne fra tidsmålingen fordelt på de forskellige medarbejdergrupper. Desuden undersøges tendenserne i spredningen af tidsforbruget på udvalgte opgaver på tværs af folkeskolerne, og begrebet institutionas introduceres til at beskrive en typisk institution (folkeskole). I afsnit 7 analyseres resultaterne fra undersøgelsens oplevelsesmåling. Afsnit 8 fokuserer på koblingen mellem tidsmålingen og den regulering, de enkelte opgaver kan henføres til.

12 12 2. CENTRALE RESULTATER I det følgende præsenteres de centrale resultater fra kortlægningen og målingen på folkeskoleområdet. Afsnit 2.1 redegør indledningsvis for tidsforbruget for alle medarbejdergrupper inden for den almindelige folkeskole og forvaltningsniveauet. Alle medarbejdergrupper er inddraget for at give et fuldstændigt og sammenhængende billede af tidsforbruget på folkeskoleområdet (se bilag F for resultaterne fra specialskolerne). Afsnit 2.2 indeholder en opsummering af konklusionerne fra de udvalgte fokusområder, der behandles mere indgående i afsnit 4. Fokusområderne sætter fokus på udvalgte opgaver, som er af særlig interesse i forhold til overvejelser om forenklingsinitiativer. 2.1 Centrale opgaver og tidsforbrug I det følgende gennemgås tidsmålingen på folkeskoleområdet, der tager udgangspunkt i de retrospektive målinger af de forskellige medarbejdergruppers tidsforbrug, foretaget i kommunerne (se bilag C for tidsforbruget). Først beskrives folkeskolelæreres/børnehaveklasselederes tidsforbrug, herefter beskrives ledelsesniveauet på skolerne (skoleledere og skolens administrative personale), og sidst beskrives medarbejdergrupperne på forvaltningsniveauet. For hver af medarbejdergrupperne beskrives indledningsvis tidsforbruget på de overordnede opgavetyper, dvs. de direkte brugerrettede opgaver, indirekte brugerrettede opgaver og interne opgaver. Herefter følger en gennemgang af de fem indirekte brugerrettede opgaver, som de forskellige medarbejdergrupper anvender mest tid på. Resultaterne er, hvor ikke andet er angivet, præsenteret som gennemsnitligt antal timer i en 37-timers arbejdsuge Tidsforbrug for lærere og børnehaveklasseledere Figur 2.1 viser det gennemsnitlige tidsforbrug for lærere og børnehaveklasseledere i undersøgelsen, dvs. folkeskolelærere/børnehaveklasseledere. Figur 2.1. Det relative tidsforbrug på opgavetyper. Lærere og børnehaveklasseledere på folkeskolerne, timer pr. uge 3 timer 9% 15 timer 42% 18 timer 49% Direkte brugerrettede Indirekte brugerrettede Interne opgaver Figuren summerer ikke til 37 timer pga. afrundingen til hele timer. Som det fremgår af figuren, bruger lærerne og børnehaveklasselederne på folkeskolerne ca. halvdelen af deres tid (49 % svarende til ca. 18 timer om ugen) på direkte brugerrettede opgaver, dvs. gennemførelse af skemalagt undervisning, afholdelse af forældremøder og skole-hjemsamtaler, evaluering med eleven, afvikling af afgangsprøver samt opgaver tilknyttet klasselærerfunktionen mv.

13 13 De indirekte brugerrettede aktiviteter udgør 42 pct. (svarende til ca. 15 timer om ugen), mens interne opgaver udgør 9 pct. (svarende til ca. 3 timer om ugen). De indirekte brugerrettede opgaver omfatter mødeaktiviteter, undervisningsrelaterede opgaver herunder forberedelse af undervisning, skole-hjem-relaterede opgaver, specialfunktioner, udvikling og kvalitetsstyring og indberetninger/rapportering samt styring, planlægning og økonomi. Mere specifikt er de fem mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede aktiviteter: 1. Forberedelse af egen undervisning (6 timer og 26 minutter/42 pct. ud af de 15 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 2. Interne møder og fagteammøder (2 timer/13 pct. ud af de 15 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 3. Planlægning af skoleåret (1 time og 12 minutter/8 pct. ud af de 15 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 4. Skole-hjem-relaterede opgaver (49 minutter/5 pct. ud af de 15 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 5. Specialfunktioner (43 minutter/5 pct. ud af de 15 timer for indirekte brugerrettede opgaver). Ovenstående fem opgaver udgør 73 pct. (svarende til ca. 11 timer) ud af den samlede tid (15 timer), som lærerne og børnehaveklasselederne bruger på indirekte brugerrettede opgaver. Hvad angår de interne opgaver, udgør den mest tidskrævende opgave, næst efter frokost/pauser og øvrige opgaver vedr. folkeskoleområdet, faglig udvikling og sparring med skolelederen, som lærerne gennemsnitligt bruger 21 minutter på om ugen. Det vil sige deltagelse i netværk, konferencer, kurser og efteruddannelse samt MUS, lønsamtaler og løbende sparring med skolelederen Tidsforbrug for skolernes ledere og administrative medarbejdere Skoleledernes gennemsnitlige tidsforbrug vises i figur 2.2, mens de administrative medarbejderes gennemsnitlige tidsforbrug vises i figur 2.3. Skolelederne har det samlede ledelsesmæssige ansvar på skolerne (administrativt og pædagogisk), hvorfor den direkte kontakt med brugerne er begrænset. Skolelederne bruger således, jf. figur 2.2, 13 pct. af deres tid på direkte brugerrettede opgaver (svarende til ca. 5 timer om ugen). De interne opgaver udgør 37 pct. (svarende til ca. 14 timer om ugen), og de indirekte brugerrettede opgaver hvortil hører planlægning, ledelse og lign. optager 50 pct. af skolelederens tid (svarende til ca. 18 timer om ugen).

14 14 Figur 2.2. Det relative tidsforbrug på opgavetyper. Skoleledere på folkeskolerne, timer pr. uge 5 timer 13% 14 timer 37% Direkte brugerrettede opgaver Indirekte brugerrettede opgaver 18 timer 50% Interne opgaver De fem mest tidskrævende indirekte brugerrettede opgaver for skolelederne er: 1. Planlægning af skoleåret (2 timer og 59 minutter/16 pct. ud af de 18 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 2. Pædagogisk ledelse (2 timer og 41 minutter/15 pct. ud af de 18 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 3. Møder med andre kommunale parter (1 time og 16 minutter/7 pct. ud af de 18 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 4. Koordination med eksterne parter (1 time og 12 minutter/7 pct. ud af de 18 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 5. Møder om elever i vanskeligheder (1 time og 2 minutter/6 pct. ud af de 18 timer for indirekte brugerrettede opgaver). Procentvis udgør ovenstående fem opgaver 51 pct. af den tid, som skolelederne bruger på de indirekte brugerrettede opgaver. Dette vil sige, at skolelederne bruger ca. 9,5 timer på opgaverne ud af de i alt ca. 18 timer, som de bruger ugentligt på indirekte brugerrettede opgaver. Hvad angår de interne opgaver (i alt 14 timer), udgør arbejdsopgaverne med henholdsvis personaleledelse og møder med medarbejderne 41 pct. af den tid, som skolelederne bruger herpå (svarende til i alt 5 timer og 38 minutter). Det vil mere konkret sige personaleledelse i form af afholdelse af lønsamtaler, kontraktsamtaler, MUS-samtaler, håndtering af ansættelser/ afskedigelser, sygefravær, barsel og dagpengerefusioner samt møder som kontormøder, møder i Pædagogisk Råd, møder med tillidsrepræsentanter, sikkerhedsudvalg m.m. De administrative medarbejdere på folkeskolerne bruger langt størstedelen af deres arbejdstid på interne opgaver (63 pct. svarende til ca. 24 timer), hvilket fremgår af figur 2.3.

15 15 Figur 2.3. Det relative tidsforbrug på opgavetyper. Administrative medarbejdere på folkeskolerne, timer pr. uge 3 timer 8% 24 timer 63% 11 timer 29% Direkte brugerrettede opgaver Indirekte brugerrettede opgaver Interne opgaver Figuren summerer ikke til 37 timer pga. afrundingen til hele timer. De administrative medarbejdere bruger 29 pct. af deres tid (svarende til ca. 11 timer om ugen) på indirekte brugerrettede opgaver. 8 pct. (svarende til ca. 3 timer om ugen) går til direkte brugerrettede opgaver som eksempelvis servicering af og tilsyn med elever samt løbende kontakt til elever og forældre, ad hoc-samtaler m.m. De fem mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede opgaver udgør: 1. Indskrivning af elever (2 timer og 6 minutter/20 pct. ud af de 11 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 5 2. Planlægning af afgangsprøver samt planlægning af nationale obligatoriske test (1 time og 54 minutter/18 pct. ud af de 11 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 3. Planlægning af skoleåret (1 time og 40 minutter/16 pct. ud af de 11 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 4. Øvrige henvendelser (1 time og 33 minutter/15 pct. ud af de 11 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 5. Undervisningspligt og elevfravær (32 minutter/5 pct. ud af de 11 timer for indirekte brugerrettede opgaver). Procentvis udgør ovenstående fem opgaver 74 pct. af den tid, som de administrative medarbejdere bruger på indirekte brugerrettede opgaver. Dette svarer til, at de bruger ca. 7 timer og 45 minutter på ovenstående opgaver ud af de i alt 11 timer, som de ugentligt bruger på indirekte brugerrettede opgaver. Bogføring, lønadministration m.m. samt servicering af lærere og ledere optager lidt under halvdelen (49 pct.) af den tid, som de administrative medarbejdere bruger på interne opgaver. Det vil mere konkret sige opgaver som kasseregnskab, lønadministration, ferieopgørelser og tilskudssøgning samt servicering som kopiering, korrekturlæsning mv. 5 Indskrivning af elever omfatter frit skolevalg, tilmeldinger og udmeldinger til skolefritidsordning m.m. Spredningen i tidsforbruget på opgaven er fra 54 minutter til 3 timer og 34 minutter.

16 Tidsforbrug for forvaltningsniveau Forvaltningsniveauet inkluderer de pædagogisk-administrative medarbejdere og skoledirektører/skolechefer i kommunerne. I figur 2.4 vises tidsforbruget for de pædagogisk-administrative medarbejdere. I figur 2.5 vises tidsforbruget for skoledirektører/skolechefer. Figur 2.4. Det relative tidsforbrug på opgavetyper. Pædagogisk-administrative medarbejdere på forvaltningsniveau, timer pr. uge 20 timer 54% 17 timer 46% Indirekte brugerrettede opgaver Interne opgaver Som det kan ses af figur 2.4, har målingen for de pædagogisk-administrative medarbejdere i forvaltningen ikke indbefattet direkte brugerrettede opgaver, da kortlægningen har vist, at disse opgaver ikke udgør en central del af medarbejdernes tidsforbrug. De pædagogisk-administrative medarbejderes tidsforbrug er således fordelt mellem indirekte brugerrettede opgaver (46 pct. svarende til ca. 17 timer) og interne opgaver (54 pct. svarende til ca. 20 timer). De fem mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede opgaver udgør: 1. Kommunalt iværksatte udviklingsprojekter 6 (4 timer og 8 minutter/24 pct. ud af de 17 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 2. Løbende henvendelser fra institutioner og borgere (2 timer og 53 minutter/17 pct. ud af de 17 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 3. Kvalitetsrapport (1 time og 56 minutter/11 pct. ud af de 17 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 4. Møder om elever i vanskeligheder/elever med særlige behov (1 time og 27 minutter/9 pct. ud af de 17 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 5. Planlægning af skoleåret (1 time og 9 minutter/7 pct. ud af de 17 timer for indirekte brugerrettede opgaver). Ovenstående fem opgaver udgør 68 pct. af den samlede tid, som de pædagogisk-administrative medarbejdere bruger på indirekte brugerrettede opgaver. Dette svarer til ca. 12 ud af de i alt 17 timer, som de bruger på indirekte brugerrettede opgaver. 6 I opgaven indgår: Deltagelse i kommunalt eller tværkommunalt iværksatte indsatsområder, undersøgelser, udviklingsprojekter (forsøgs- og udviklingsprogrammer) samt tilhørende evalueringer mv. Spredningen i tidsforbruget på opgaven er fra 20 minutter til 7 timer og 6 minutter.

17 17 De to mest tidskrævende opgaver inden for de interne opgaver er øvrig tid vedr. opgaver på folkeskoleområdet samt økonomi og budgetopfølgning. Disse to opgaver udgør tilsammen 42 pct. af de pædagogisk-administrative medarbejderes samlede tidsmæssige forbrug inden for denne opgavetype. Mere konkret omhandler opgaverne eksempelvis fastlæggelse af årligt budget for skolerne i kommunen samt økonomi- og budgetopfølgning, herunder eksempelvis lønoplysninger. Af andre interne opgaver, som de pædagogisk-administrative medarbejdere bruger en væsentlig del af deres tid på, kan nævnes anden intern administration samt interne møder i forvaltningen, som medarbejderne samlet set bruger 4 timer og 25 minutter på om ugen. Ses der på tidsforbruget for skoledirektører/skolechefer i figur 2.5, bruger disse heller ikke så meget tid på de direkte brugerrettede opgaver. Den eneste direkte brugerrettede opgave, der indgår i undersøgelsen for denne medarbejdergruppe, er skolebestyrelsesmøder, der er målt til under 1 pct. af den anvendte tid i løbet af en gennemsnitlig 37-timers arbejdsuge. Figur 2.5. Det relative tidsforbrug på opgavetyper. Skoledirektører og skolechefer på forvaltningsniveau, timer pr. uge 11 timer 29% Indirekte brugerrettede opgaver Interne opgaver 26 timer 71% Langt størstedelen af skoledirektørerne/skolechefernes tid går til interne opgaver (71 pct. svarende til ca. 26 timer). De to tidsmæssigt største opgaver inden for denne opgavetype er øvrig tid vedr. opgaver uden for folkeskoleområdet (19 pct. svarende til 4 timer og 50 minutter) og ledelsesopgaver i forhold til institutioner (14 pct. svarende til 3 timer og 36 minutter). De resterende 29 pct. af skoledirektørernes og skolechefernes tid (svarende til ca. 11 timer) går til indirekte brugerrettede opgaver. Heraf udgør de fem mest tidskrævende opgaver: 1. Kvalitetsrapport (1 time og 44 minutter/16 pct. ud af de 11 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 2. Planlægning af skoleåret (1 time og 21 minutter/12 pct. ud af de 11 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 3. Kommunalt iværksatte udviklingsprojekter (1 time og 21 minutter/12 pct. ud af de 11 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 4. Skoleledermøder, fællesledermøder mv. (1 time og 8 minutter/10 pct. ud af de 11 timer for indirekte brugerrettede opgaver) 5. Løbende henvendelser fra institutioner og borgere (1 time og 2 minutter/9 pct. ud af de 11 timer for indirekte brugerrettede opgaver).

18 18 Ovenstående fem opgaver udgør tilsammen ca. 60 pct. af skoledirektørerne/skolechefernes tidsmæssige forbrug inden for de indirekte brugerrettede opgaver. Dette svarer til 6 timer og 38 minutter ud af de i alt ca. 11 timer, som skoledirektørerne/skolecheferne bruger på indirekte brugerrettede opgaver Pædagogisk-administrative medarbejdere samt skoledirektører/skolechefers tidsforbrug på opgaver inden for folkeskoleområdet Både for pædagogisk-administrative medarbejdere og skoledirektører/skolechefer gælder det, at de bruger en del af deres tid på opgaver, der ikke vedrører folkeskoleområdet. Tidsforbruget på disse "opgaver uden for folkeskoleområdet" er for de pædagogisk-administrative medarbejdere 1 time og 19 minutter, og for skoledirektører/skolechefer er det 4 timer og 50 minutter. Tidsforbruget på opgaver uden for folkeskoleområdet skyldes, at medarbejderne i de kommunale forvaltninger typisk også varetager opgaver på andre serviceområder end folkeskoleområdet. For de andre medarbejdergrupper i undersøgelsen er det ikke tilfældet. For de to medarbejdergrupper på forvaltningsniveau er det derfor relevant at illustrere, hvordan deres tid anvendt inden for folkeskoleområdet fordeler sig. Dette er vist i de to nedenstående figurer. I disse figurer er tidsforbruget på "opgaver uden for folkeskoleområdet" ikke medtaget i beregningen. Figurerne viser med andre ord den relative fordeling af de to medarbejdergruppers anvendte tid inden for folkeskoleområdet. Figur 2.6. Skoledirektører/skolechefers relative tidsforbrug inden for folkeskoleområdet Figur 2.7. Pædagogisk-administrative medarbejderes relative tidsforbrug inden for folkeskoleområdet 21 timer 66% 11 timer 34% Indirekte brugerrettede Interne opgaver 19 timer 52% 17 timer 48% Indirekte brugerrettede Interne opgaver Som det fremgår af ovenstående figurer, bruger skoledirektører/skolechefer ca. 34 pct. af deres tid inden for folkeskoleområdet på indirekte brugerrettede opgaver (svarende til ca. 11 timer). 66 pct. af skoledirektørerne/skolechefernes tid anvendes på interne opgaver. Sammenlignet med det totale tidsforbrug (inklusive tidsforbruget uden for folkeskoleområdet) er der således en forskel, da skoledirektørerne/skolecheferne samlet set bruger ca. 29 pct. af deres tid på indirekte brugerrettede opgaver (svarende til ca. 11 timer) og 71 pct. på interne opgaver (svarende til ca. 26 timer). De pædagogisk-administrative medarbejdere bruger ca. 48 pct. af deres tid inden for folkeskoleområdet på indirekte brugerrettede opgaver (svarende til ca. 17 timer). 52 pct. af de pædagogiskadministrative medarbejderes tid anvendes på interne opgaver. Sammenlignet med det totale tidsforbrug (inklusive tidsforbruget uden for folkeskoleområdet) er der således en forskel, da de pædagogisk-administrative medarbejdere samlet set bruger ca. 46 pct. af deres tid på indirekte brugerrettede opgaver (svarende til ca. 17 timer) og 54 pct. på interne opgaver (svarende til ca. 20 timer).

19 Fokusområder Der er i undersøgelsen udvalgt fem fokusområder, som er særligt relevante for overvejelse i relation til afbureaukratisering på folkeskoleområdet. Disse er blandt andet udvalgt på baggrund af henholdsvis et stort tidsforbrug i tidsmålingerne samt medarbejdergruppernes vurdering af opgaverne i oplevelsesmålingen. Dette afsnit indeholder en kort opsummering. Der henvises til afsnit 4 for en analyse af fokusområderne. Fokusområderne har til formål at sætte et specifikt fokus på udvalgte indirekte brugerrettede opgaver af særlig interesse i forhold til overvejelser om forenklingsinitiativer. To af fokusområderne udgør ikke enkeltstående opgaver i opgavekataloget, men dækker over flere forskellige opgaver, der er samlet i tematiske fokusområder. De fem fokusområder udgør følgende: Dokumentation Evaluering af elevens udbytte af undervisningen Implementering af statslige mål Undervisningspligt og elevfravær Interne møder og fagteammøder. Opsummeringen nedenfor indeholder en kort beskrivelse af opgaven/opgaverne i fokusområdet, tidsforbruget, medarbejdernes oplevelse af opgaven/opgaverne samt mulige forenklingspotentialer Dokumentation Fokusområdet dokumentation omhandler fire opgaver, hvor skolerne (og i et vist omfang forvaltningerne) skal dokumentere skolespecifikke forhold til såvel staten som til kommunen. Mere specifikt omhandler dokumentation følgende opgaver: 1. Kvalitetsrapport herunder bidrag til kvalitetsrapporten 2. Kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter herunder virksomhedsplaner, udviklingsplaner og andre styringsinstrumenter i relation til den kommunale styring af kommunens skoler 3. Statistikindberetninger til kommunalt brug herunder bidrag til statistikindberetninger til kommunalt niveau og indtastninger af oplysninger til brug i kommunen 4. Statistikindberetninger til statsligt niveau herunder bidrag til statistikindberetninger til statsligt niveau samt registrering af oplysninger til fx UNI-C, Danmarks Statistik (indrapportering af folkeskolens afgangsprøver, undervisningstid mv.). Analyseres der samlet på fokusområdet, er det karakteristisk, at alle medarbejdergrupperne i et vist omfang er berørt af opgaverne. Det samlede tidsforbrug på dokumentation pr. uge for de enkelte medarbejdergrupper er følgende: Skoledirektører/chefer: 2 timer og 43 minutter Pædagogisk-administrative medarbejdere: 3 timer og 2 minutter Skoleledere: 1 time og 40 minutter Lærere/børnehaveklasseledere: 6 minutter Administrative medarbejdere: 48 minutter. Målingen viser således, at dokumentationsopgaverne tidsmæssigt fylder mest i de kommunale forvaltninger, og at det på skolerne primært er skolelederne og de administrative medarbejdere, der bruger tid på opgaverne. Den opgave, som samlet set fylder mest på tværs af medarbejdergrupperne, er kvalitetsrapporten. Det er de pædagogisk-administrative medarbejdere og skoledirektørerne/cheferne, der bruger mest tid på denne opgave. Da der er tale om en periodebestemt opgave, vil denne opgave primært fylde tidsmæssigt op til udarbejdelsen af rapporten.

20 20 Tilsvarende er det forvaltningen, der bruger mest tid på opgaven, kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter. Skoleledere er den medarbejdergruppe på skoleniveau, der bruger mest tid på opgaven. På skoleniveau bruges der tilnærmelsesvis lige meget tid på henholdsvis statistikindberetninger til statsligt og kommunalt brug. I forvaltningen anvendes mest tid på statistik til kommunalt brug. Medarbejdergruppernes ugentlige tidsforbrug på fokusområdets opgaver fordeler sig på de specifikke opgaver på følgende måde: 1. Gennemsnitligt bruger lærerne 2 minutter på kvalitetsrapporten, 1 minut på statistikindberetninger til kommunalt brug, 1 minut på statistikindberetninger til statsligt brug og 2 minutter på kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter. Lærernes tidsforbrug skal ses i lyset af, at opgaverne ikke er læreropgaver, men at lærerne eksempelvis kan blive bedt om at komme med faglige input. 2. Skolelederne bruger gennemsnitligt 49 minutter på kvalitetsrapporten 7 om ugen, 18 minutter på statistikindberetninger til kommunalt brug, 14 minutter på statistikindberetninger til statsligt brug og 19 minutter på kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter. 3. De administrative medarbejdere bruger gennemsnitligt 12 minutter på kvalitetsrapporten om ugen, 15 minutter på statistikindberetninger til kommunalt brug, 15 minutter på statistikindberetninger til statsligt brug og 6 minutter på kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter. 4. De pædagogisk-administrative medarbejdere bruger gennemsnitligt 1 time og 56 minutter på kvalitetsrapporten om ugen, 32 minutter på statistikindberetninger til kommunalt brug, 13 minutter på statistikindberetninger til statsligt brug og 21 minutter på kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter. 5. Tilsvarende bruger skoledirektørerne/cheferne 1 time og 44 minutter om ugen på kvalitetsrapporten, 13 minutter på statistikindberetninger til kommunalt brug, 3 minutter på statistikindberetninger til statsligt brug og 43 minutter på kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter. Generelt peger oplevelsesmålingen på, at lærerne gerne vil have forenklet opgaverne i fokusområdet. Tilsvarende vurderer hovedparten af henholdsvis skolelederne og medarbejderne i forvaltningen, at opgaverne i fokusområdet har potentiale for forenkling. Statistikindberetninger til henholdsvis kommunalt og statsligt niveau vurderes af flest lærere og skoleledere i undersøgelsen til at være mindre vigtige opgaver. I kommuneinterviewene peges specifikt på en forenklingsmulighed i at samle flere oplysninger i ét dokument (fx i kvalitetsrapporten). Videre er det et centralt budskab, at mængden af dokumentation kan reduceres, så medarbejdergrupperne belastes mindst muligt. Kvalitetsrapporten ønskes desuden at kunne tilpasses lokalt, så der lokalt kan udvælges specifikke indsatsområder år for år. Videre påpeges det, at intervallet for udarbejdelsen af rapporten kan ændres, så der ikke skal udarbejdes kvalitetsrapporter hvert år. Kommuneinterviewene peger på, at det grundlæggende interval for udarbejdelse af kvalitetsrapporten kan ændres til eksempelvis hvert fjerde år, så den følger kommunalvalgene. Ifølge kommuneinterviewene er en generel udfordring på tværs af kvalitetsrapporter, kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter at finde en form og anvendelse, hvor styringsinstrumenterne opleves relevante og meningsfulde i dagligdagen på alle organisatoriske niveauer. Dette er en problemstilling, der er opmærksomhed på lokalt i forhold til næste generation af de forskellige styringsinstrumenter. 7 Kvalitetsrapporterne er den dokumentationsopgave, som skolelederne bruger forholdsvis mest tid på. Det bemærkes i den sammenhæng, at spredningen på tværs af kommuner er forholdsvis begrænset for denne opgave.

21 Evaluering af elevens udbytte af undervisningen Den løbende evaluering af elevens udbytte af undervisningen er en grundlæggende del af særligt lærernes arbejde. Den løbende evaluering går på tværs af mange enkeltopgaver. Det skal således understreges, at fokusområdet har mange facetter og relaterer sig til en bredere palet af opgaver i folkeskolen, herunder flere af de direkte brugerrettede opgaver (fx lærerens evaluering med eleven). Fokusområdet evaluering af elevens udbytte af undervisningen omhandler følgende fire opgaver: 1. Løbende evaluering af elevens udbytte af undervisningen, herunder elevplaner 2. Planlægning af afgangsprøver samt planlægning af nationale obligatoriske test 3. Planlægning af og opfølgning på interne prøver 4. Rettearbejde i forbindelse med afgangsprøver samt afgivelse af karakter. Ovenstående opgaver berører kun medarbejdere på skolerne. Det ugentlige tidsforbrug fordeler sig samlet set som følger: Skoleledere: 47 minutter Lærere/børnehaveklasseledere: 1 time og 41 minutter Administrative medarbejdere: 2 timer og 2 minutter. Den opgave, som samlet set fylder mest på tværs af medarbejdergrupperne, er planlægning af afgangsprøver og nationale obligatoriske test. Det er de administrative medarbejdere, der bruger mest tid på denne opgave. Da der er tale om en periodebestemt opgave, vil denne opgave primært fylde tidsmæssigt op til og under eksamensperioderne og kun for de øverste klassetrin samt i forbindelse med afholdelse af nationale test. Det er kun lærerne, der bruger tid på rettearbejde i forbindelse med afgangsprøver samt afgivelse af karakterer, hvilket er en naturlig konsekvens af opgavens karakter. Det er også lærerne, der bruger mest tid på den løbende evaluering. Medarbejdergruppernes ugentlige tidsforbrug på fokusområdets opgaver fordeler sig på de specifikke opgaver på følgende måde: 1. Gennemsnitligt bruger lærerne 30 minutter på planlægning af afgangsprøver samt planlægning af nationale obligatoriske test, 41 minutter på løbende evaluering af elevens udbytte af undervisningen, herunder elevplaner, 20 minutter på planlægning af og opfølgning på interne prøver og 10 minutter på rettearbejde i forbindelse med afgangsprøver samt afgivelse af karakter. 2. Skolelederne bruger gennemsnitlig 23 minutter om ugen på planlægning af afgangsprøver samt planlægning af nationale obligatoriske test, 16 minutter på løbende evaluering af elevens udbytte af undervisningen, herunder elevplaner, og 8 minutter på planlægning af og opfølgning på interne prøver. 3. De administrative medarbejdere bruger gennemsnitligt 1 time og 54 minutter om ugen på planlægning af afgangsprøver samt planlægning af nationale obligatoriske test og 8 minutter på planlægning af og opfølgning på interne prøver. Respondenterne i oplevelsesmålingen vurderer generelt opgaverne i fokusområdet som vigtige. Derfor er opgaverne relevante at fokusere yderligere på i forhold til forenkling. I kommuneinterviewene er der fremkommet flere konkrete forenklingsforslag. På et mere overordnet plan omhandler forslagene vigtigheden af at etablere en hensigtsmæssig arbejdsdeling mellem praktiske, administrative opgaver (administrativ medarbejder), principbeslutninger (skoleleder) og selve eksamensforberedelsen (læreren).

22 22 Kommuneinterviewene viser videre, at elevplanerne er omfattende at udarbejde og opleves som en arbejdsbyrde for lærerne, fordi der er meget skriftlighed relateret til dem, fordi de skal udarbejdes hvert år og i hvert fag, og fordi de skal præsenteres skriftligt for forældrene. I forhold til forenklingspotentialet vedrørende elevplaner nævner lærerne et ønske om mindre skriftlighed og flere afkrydsningsfelter, samt at elevplanerne kun udarbejdes hvert andet år. Dog påpeges det i kommuneinterviewene også, at der er fordele ved skriftligheden, blandt andet fordi det sikrer et fælles udgangspunkt Implementering af statslige mål Implementering af statslige mål omhandler én opgave, nemlig tilrettelæggelse, implementering og opfølgning vedr. statslige mål, rammer og beslutninger for kommunens skolevirksomhed, herunder fastlæggelse af vedtægt for styrelsen af kommunens skolevæsen, samt opfølgning på ny og ændret lovgivning, eksempelvis Fælles Mål. Varetagelsen af opgaven er reguleret gennem folkeskoleloven samt vejledning om vedtægt for skolevæsenet. Det er kommunalbestyrelsen, der på baggrund af input fra skolebestyrelserne skal udarbejde en vedtægt for styrelsen af kommunens skolevæsen. I relation til Fælles Mål er disse bindende nationale mål i form af fagformål, slutmål og trinmål. Desuden godkender kommunalbestyrelsen læseplaner for de enkelte fag og emner. Opgaven involverer alle medarbejdergrupper. Det konkrete tidsforbrug er som følger: Skoledirektører/chefer: 29 minutter Pædagogisk-administrative medarbejdere: 33 minutter Skoleledere: 46 minutter Lærere/børnehaveklasseledere. 5 minutter Administrative medarbejdere: 4 minutter. Oplevelsesmålingen viser, at langt størstedelen af medarbejderne inden for alle medarbejdergrupper vurderer opgaven til at være vigtig. Der er generelt en oplevelse af, at der er et forenklingspotentiale på dette område. Kommuneinterviewene peger på, at tidsanvendelsen hænger samme med den organisering, kommunerne har valgt til at håndtere implementeringen af nye regler. Specifikt viser både kommuneinterviewene og scanningen på folkeskoleområdet, at lærerne ikke føler sig guidet/orienteret om ændringer i Fælles Mål Undervisningspligt og elevfravær Undervisningspligt og elevfravær omhandler en opgave, der vedrører sikring af skolens varetagelse af undervisningspligten og indberetninger/rapportering af elevfravær. Tidsforbruget fordeler sig som følger, idet der kun er tale om tidsforbrug for skoleledere, administrative medarbejdere og lærere/børnehaveklasseledere. Skoleledere: 14 minutter Lærere/børnehaveklasseledere: 11 minutter Administrative medarbejdere: 32 minutter. Som det fremgår af ovenstående, er det de administrative medarbejdere, som har det største tidsforbrug på opgaven. For lærernes vedkommende vil klasselærere ofte have større tidsforbrug end en lærer, som ikke er klasselærer, da klasselæreren typisk registrerer elevfravær i timerne og har forældrekontakten i forbindelse med bekymrende fravær. I oplevelsesmålingen vurderer langt hovedparten af henholdsvis skolelederne og lærerne, at opgaven er vigtig. Halvdelen af henholdsvis skolelederne og lærerne vurderer, at opgaven har et forenklingspotentiale, og halvdelen, at den ikke har. Over halvdelen af de administrative medarbejdere mener, at opgaven har et forenklingspotentiale.

23 23 Kommuneinterviewene peger på, at der er forskellige modeller for opgavevaretagelse på tværs af kommunerne. På de fleste skoler noteres elevfraværet af læreren, som videreformidler informationen til de administrative medarbejdere, der herefter indberetter tallene til de kommunale skolemyndigheder. De administrative medarbejdere giver desuden tilbagemeldinger til skoleleder eller lærer ved afvigelser i elevfravær. På enkelte skoler indberettes fraværsinformationerne dog direkte af læreren, og dialogen om den enkelte elev på skolen føres primært mellem lærer og skoleleder. Kommuneinterviewene peger på et potentiale i at fokusere på arbejdsdelingen, så den administrative behandling af elevernes fravær varetages af administrative medarbejdere. Som et anden forenklingsmulighed peges der i kommuneinterviewene og i scanningen på etablering af et elektronisk registreringssystem, så lærerne kan indberette direkte fra klassen til et centralt register hos de kommunale skolemyndigheder. I nogle kommuner er oprettet centrale it-systemer, der automatisk trækker alle administrative oplysninger. Derudover nævnes, at det kan vælges, at der kun føres fraværsstatistik ved skoledagens start Interne møder og fagteammøder Interne møder og fagteammøder omhandler en opgave, der omhandler forberedelse af og deltagelse i fagteammøder, herunder internt og på tværs af skoler, samt forberedelse af og deltagelse i klasseteammøder, årgangsteammøder, indskolings-, mellemtrins-, udskolingsmøder, møder med skolefritidsordning og Pædagogisk Råd mv. Det er primært lærere/børnehaveklasseledere, der bruger tid på denne opgave. De bruger gennemsnitligt 2 timer om ugen på denne opgave. De interne møder bruges overordnet på planlægning af undervisning og diskussion af generelle problemstillinger som eksempelvis en elevs sociale eller faglige problemer i en klasse. Det er skolelederen, som i henhold til arbejdstidsaftalen beslutter, hvor mange timer den enkelte medarbejder har til interne møder og fagteammøder. Den konkrete mødeaktivitet afhænger af organiseringen på den enkelte skole. Generelt varierer det fra skole til skole, hvilken teamstruktur skolen har. Det spænder fra traditionelle teams til selvstyrende teams, der ud over de traditionelle opgaver med koordinering og planlægning af undervisning har flere administrative opgaver som fx udarbejdelse af klasseskemaer, fagfordeling mv. Ifølge oplevelsesmålingen finder 99 pct. af lærerne opgaven vigtig, jf. afsnit 7. Lærerne understreger i kommuneinterviewene, at interne møder og fagteammøder er centrale i forhold til deres faglige arbejde. Næsten halvdelen af lærerne i målingen ser dog et forenklingspotentiale. Der peges i kommuneinterviewene på, at det handler om at etablere en stærkere og strammere mødedisciplin.

24 24 3. MEDARBEJDERNES TYPISKE HVERDAG (PERSONAS) Forrige afsnit præsenterede centrale resultater for kortlægningen og målingen. Fokus var på opgaver og tidsforbrug. I nærværende afsnit vendes blikket mod medarbejderne bag tallene, og hvordan opgaverne indgår i hverdagen. Dette afsnit beskriver således udvalgte medarbejderes typiske hverdag inden for folkeskoleområdet. Afsnittet baserer sig på oplysninger dels fra den gennemførte kortlægning, dels fra tidsmålingen samt de efterfølgende kommuneinterviews, ligesom der inddrages generel viden på området. Resultaterne herfra samles i dette afsnit i beskrivelser af en typisk arbejdsuge for de forskellige medarbejdergrupper på folkeskoleområdet. Beskrivelserne tager udgangspunkt i begrebet personas. Begrebet personas anvendes til at definere en typisk medarbejder baseret på de indsamlede data. Det er centralt at fastslå, at arbejdets indhold for medarbejderne varierer fra dag til dag og fra uge til uge. Personasbeskrivelserne indfanger dermed centrale elementer fra en arbejdsuge, men skal ikke desto mindre læses som eksempler på, hvordan medarbejdernes arbejdsuge kan tage sig ud. For at give et indblik i en typisk arbejdsuge blandt såvel lærerne/børnehaveklasselederne, skolelederne som medarbejderne i forvaltningen vil beskrivelsen af personas i dette afsnit indbefatte både lærere, skoleledere og de pædagogisk-administrative medarbejdere på forvaltningsniveau. 8 Fokus i beskrivelsen vil primært være på lærerne, da de dels udgør den største medarbejdergruppe i undersøgelsen, dels er særligt interessante i forhold til at skabe mere tid til kerneydelsen, undervisning. 3.1 Den typiske arbejdsuge for lærere og børnehaveklasseledere fordelt på aktiviteter Lærernes og børnehaveklasseledernes kerneopgave er undervisning. Undervisningen skal opfylde målene for de enkelte fag. Undervisningen i børnehaveklasserne er i folkeskolelovens 11 fastlagt til overvejende at tage form af leg og andre udviklende aktiviteter. På denne måde har børnehaveklasselederne et todelt ansvar for at udvikle eleverne fagligt og socialt gennem leg og aktiviteter samt at gøre børnene fortrolige med at gå i skole. En typisk arbejdsuge for en lærer er præget af stor variation, da arbejdsopgaverne i høj grad er styret af skoleåret, hvor der er faste perioder for ferie, afgangsprøver, lejrskoler, temauger, skolehjem-samtaler mv. Mange af de opgaver, som en lærer varetager, er med andre ord periodebestemte opgaver frem for kontinuerlige opgaver, der genfindes på ugebasis. For eksempel udgør afholdelse af forældremøder og skole-hjem-samtaler formaliserede opgaver, som tidsmæssigt fylder meget for lærerne i målingen. På en gennemsnitlig 37-timers arbejdsuge bruger en lærer ca. 1 time på disse opgaver. Denne opgave varetages dog typisk to gange årligt og udgør derfor ikke en opgave, som præger en typisk arbejdsuge for en lærer. Ud over de periodebestemte opgaver varierer lærernes arbejdsopgaver også, alt efter hvilket niveau de underviser på (indskoling, mellemtrin, udskolingen eller en kombination af en eller flere af disse niveauer). Til illustration kan nævnes, at lærere, som underviser i udskolingen, har opgaver, som lærere, der underviser på de andre niveauer, og børnehaveklasselederne ikke har. Som eksempel kan nævnes planlægning af folkeskolens afgangsprøver, planlægning af elevpraktik og indskrivning på ungdomsuddannelserne samt forberedelse af og deltagelse i møder med UUvejledningen. Opgaver, som involverer udarbejdelse og gennemførelse af de obligatoriske nationa- 8 Disse tre medarbejdergrupper er valgt for at give et indblik i flere folkeskolemedarbejderes typiske arbejde på folkeskoleområdet. Lærere og skoleledere er udvalgt, da de har flest direkte brugerrettede opgaver, og dermed er tættest på kerneydelsen, undervisning. De pædagogisk-administrative medarbejdere er valgt, da de er den medarbejdergruppe i forvaltningen, der har flest indirekte brugerrettede opgaver. I denne undersøgelse er fokus på de indirekte brugerrettede opgaver, idet de vurderes at være afgørende for leveringen af de direkte brugerrettede opgaver. Rammerne for det konkrete indhold og omfanget af de indirekte brugerrettede opgaver er ofte fastlagt via statslig eller kommunal regulering, og der kan derfor være potentiale for en afbureaukratiseringsindsats.

25 25 le test, er ligeledes knyttet til det niveau, som læreren underviser på, idet det ikke er i alle fag og på alle klassetrin, der testes 9. Ses der på fællesnævnerne for lærerne som medarbejdergruppe, vil en lærer ifølge målingen på en typisk uge bruge 49 pct. af arbejdstiden (svarende til ca. 18 timer om ugen) på direkte brugerrettede opgaver. De indirekte brugerrettede aktiviteter udgør 42 pct. af lærernes tid (svarende til ca. 15 timer om ugen), og de interne opgaver udgør 9 pct. af lærernes arbejdstid svarende til ca. 3 timer om ugen. Figur 3.1. Det relative tidsforbrug på opgavetyper. Lærere og børnehaveklasseledere på folkeskoler, timer pr. uge 3 timer 9% 15 timer 42% 18 timer 49% Direkte brugerrettede Indirekte brugerrettede Interne opgaver Figuren summerer ikke til 37 timer pga. formateringen til hele timer. Kerneopgaven undervisning Den største arbejdsopgave for lærerne udgør gennemførelsen af skemalagt undervisning. På en typisk arbejdsuge har en lærer et vist antal undervisningstimer (lektioner) som oftest af 45 minutters varighed. Undervisningslektionerne starter for det meste omkring kl. 8 om morgenen. Lærerne vil dog typisk møde ind lidt før, sætte deres ting på lærerværelset, hente undervisningsmaterialer og hilse på kollegerne, før de går til undervisningstimer i klasserne. Det mere præcise antal undervisningstimer afhænger af, om lærerne også varetager specialfunktioner, som eksempelvis skolebibliotekarfunktioner, repræsentation i elevråd, repræsentation i skolebestyrelse, tilsyn samt pasning af faglokaler og tilhørende materialer i sløjd, idræt, musik, fysik/kemi og hjemkundskab mv. Gennemsnitligt bruger en lærer ifølge målingen 43 minutter om ugen på opgaver forbundet med deres specialfunktioner. De lærere, der varetager en specialfunktion, vil typisk have færre undervisningstimer, end de lærere der ikke varetager en specialfunktion. Også klasselærerfunktionen udgør en funktion som visse lærere, typisk dansklærerne, bruger tid på hver uge. Dette sker løbende men også i klassens time, hvor der arbejdes med konfliktløsning i klassen, herunder eksempelvis mobning, der fejres fødselsdage mv. Frikvartererne I forhold til tiden mellem undervisningstimerne forholder det sig således, at mange skoler i dag fokuserer mere og mere på sundhed. Typisk foregår dette arbejde sammen med eleverne, eventuelt i forbindelse med undervisning i hjemkundskab, hvor eleverne også lærer om kost og ernæring. Ofte skiftes lærerne til at varetage tilsynet med eleverne i frikvartererne, så eleverne har en at gå til, hvis de har brug for det. Lærerne skal i frikvartererne sørge for, at der er ro og orden og håndtere eventuelle konflikter mellem eleverne mv. 9 Det bemærkes, at de nationale test endnu ikke er i drift, men at deltagelsen i afprøvning af testopgaver samt pilottest kan betyde tidsforbrug på denne opgave.

26 26 Forberedelse Den største indirekte brugerrettede opgave for lærerne er forberedelsen af egen undervisning. Ifølge målingen vil lærerne typisk bruge 6 timer og 26 minutter ugentligt på forberedelse af egen undervisning, hvilket blandt andet involverer undervisningstilrettelæggelse, pædagogisk didaktiske overvejelser, udarbejdelse af opgaver, kopiering til eleverne samt generel forberedelse af de forskellige undervisningstimer mv. Lærernes forberedelse tilrettelægges i forhold til lærerens øvrige opgaver i løbet af ugen og varierer derfor. Typisk ligger forberedelsen mellem undervisningstimerne om eftermiddagen, efter elevernes skoledag er slut eller i weekenden. Møder og relaterede opgaver I relation til planlægningen af undervisningen mødes lærerne typisk hver uge for at afholde teammøder. Teamsamarbejdet kan tage form som enten klasseteams, årgangsteams, trinteams (for indskoling, mellemskole eller udskoling) eller som fagteams for eksempelvis alle dansklærerne på skolen, hvor der er fokus på faglig sparring. Uanset formen bruges teammøderne grundlæggende til at koordinere undervisningen i og på tværs af klasser og fag samt til at planlægge eksempelvis forestående temauger, ekskursioner og lignende. Derudover bruges møderne til at diskutere generelle problemstillinger i klasserne. Det varierer fra skole til skole, hvilken teamstruktur der anvendes. En skole kan arbejde med alle de nævnte former for teamsamarbejde afhængig af skolens størrelse og organisatoriske opbygning. Det varierer, hvor hyppigt møderne finder sted. Teamstrukturen kan spænde fra traditionelle teams, der primært beskæftiger sig med koordinering og planlægning af undervisningen, til selvstyrende teams. Ud over de traditionelle opgaver med koordinering og planlægning af undervisning har de selvstyrende teams flere administrative opgaver som eksempelvis udarbejdelse af klasseskemaer, fagfordeling mv. De selvstyrende teams varetager således flere af skolelederens typiske opgaver i forhold til at omsætte skolens mål og kommunens skolepolitik til handling. Ud over teammøderne deltager læreren typisk også en gang månedligt i et pædagogisk rådsmøde. Pædagogisk Råd består af samtlige pædagogiske medarbejdere på skolen og har til opgave at rådgive skolens leder samt at være forum for pædagogisk debat og udvikling på den enkelte skole. Pædagogisk Råd skal desuden udtale sig om alle spørgsmål, det får forelagt af skolebestyrelsen, kommunalbestyrelsen eller af skolens leder. Også skolebestyrelsen mødes typisk en gang om måneden, hvor de valgte medarbejderrepræsentanter deltager. Skolebestyrelsen har en række funktioner på en skole. Skolebestyrelsen fastlægger blandt andet de principper, skolelederen skal lægge til grund for sine beslutninger om skolens virksomhed såvel pædagogisk som på anden måde og godkende skolens budget mv. Af andre centrale opgaver, som ikke er skemalagte, kan nævnes planlægning af skoleåret og den løbende evaluering af eleven, herunder arbejdet med elevplaner. Gennemsnitligt bruger en lærer ifølge målingen 1 time og 12 minutter på planlægning af skoleåret og 41 minutter på løbende evaluering af eleven om ugen. Endvidere holder læreren møder med hver elev, hvor elevens mål løbende drøftes som led i undervisningsdifferentiering. Planlægning af skoleåret indebærer mere specifikt, at læreren udarbejder en årsplan for alle de fag, vedkommende underviser i. Beskrivelse af undervisningen i de enkelte fag tager blandt andet udgangspunkt i de fælles nationale mål for undervisningen, jf. Fælles Mål-bekendtgørelsen, og i læseplaner, som godkendes kommunalt. Nogle lærere udarbejder derudover en plan for den enkelte uge eller en månedsplan i løbet af skoleåret. I denne planlægning inddrages elevplaner, som læreren bruger som udgangspunkt for undervisningsdifferentiering. Arbejdsopgaver målrettet forældrene Ud over de opgaver der knytter sig til undervisningen, det faglige arbejde og eleverne, har lærerne også arbejdsopgaver, der er rettet mod elevernes forældre. Disse opgaver tager mere konkret form af forældremøder og skole-hjem-relaterede opgaver som fx løbende orientering af forældre, nyhedsbreve, meddelelser på intranettet eller lignende. Det er eksempelvis typisk klasselærerens opgave at tage kontakt til forældre, hvis der er problemer med en elev, eller hvis en elev har meget fravær.

27 27 Lærerens klasselærerfunktion kan mere konkret betyde, at læreren en gang om dagen skal tjekke, om eleverne er i skole og kigge i deres kontaktbog, hvis de har været fraværende. Fraværet skal generelt registreres og afleveres til de administrative medarbejdere, som en gang hver anden måned sender oplysningerne til den kommunale forvaltning. Ved fravær over flere dage, vil klasselæreren typisk tage telefonisk kontakt til forældrene, og hvis det er særligt bekymrende, inddrages ledelsen, og forældrene indkaldes til møde. Hvis det vurderes, at pædagogisk-psykologisk rådgivning og/eller de sociale myndigheder skal inddrages, vil læreren også skulle deltage i møder med disse. En lærer bruger ifølge målingen gennemsnitligt 50 minutter om ugen på den løbende kontakt til forældre og elever. Det er typisk klasselæreren, der varetager denne opgave med at tale med forældre og elever samt de øvrige lærere om elevernes sociale såvel som faglige udfordringer. 3.2 Den typiske arbejdsuge for skoleledere fordelt på aktiviteter En typisk skoleleder bruger ifølge målingen størstedelen af sin tid på indirekte brugerrettede opgaver (ca. 18 timer) og interne opgaver (ca. 14 timer). De direkte brugerrettede opgaver fylder kun en lille del af en skoleleders arbejdstid (ca. 5 timer), hvilket skal ses i lyset af, at deres arbejdsområde primært er relateret til administrativ og pædagogisk ledelse samt personaleledelse. Ligesom for lærerne er en skoleleders arbejde i høj grad præget af skoleåret. Der vil således være opgavetyper, som fylder mere på bestemte tidspunkter af året. Figur 3.2. Det relative tidsforbrug på opgavetyper. Skoleledere på folkeskoler, timer pr. uge 5 timer 13% 14 timer 37% Direkte brugerrettede opgaver Indirekte brugerrettede opgaver 18 timer 50% Interne opgaver En typisk arbejdsuge for en skoleleder er præget af mange forskellige opgaver. Blandt de direkte brugerrettede opgaver udgør den største opgave ifølge målingen deltagelse i forskellige arrangementer på skolerne som morgensamlinger eller andre sociale arrangementer. I relation hertil kan nævnes, at mange skoleledere ser det som en væsentlig opgave at være til rådighed både for lærere og elever. Den næststørste opgave for skolelederne er møder med elever i vanskeligheder og kontakt til forældre og elever. Dette skyldes blandt andet, at skolelederen har ansvaret for at træffe alle konkrete afgørelser vedrørende skolens elever (jf. folkeskolelovens 45). For så vidt angår de indirekte brugerrettede opgaver for skolelederne i målingen fylder følgende opgaver en del: Planlægning af skoleåret Pædagogisk ledelse Møder med andre kommunale parter.

28 28 På en 37-timers arbejdsuge bruger en skoleleder ifølge målingen 2 timer og 59 minutter på planlægning af skoleåret, herunder fagfordeling, klasseskemaer, konfirmationsforberedelse, lærerskemaer, ferieplanlægning mv. På den pædagogiske ledelse, herunder ledelse af lærere, samarbejde med lærere i forbindelse med undervisning m.m., bruger skolelederne 2 timer og 41 minutter. Såvel planlægningen af skoleåret som den pædagogiske ledelse udgør opgaver, der blandt andet skal ses i forlængelse af folkeskolelovens 45 samt i særdeleshed folkeskolelovens styrelsesregler. Ses der mere specifikt på den administrative og pædagogiske ledelse af skolen, er skolelederen ansvarlig for skolens virksomhed over for skolebestyrelsen og kommunalbestyrelsen. Herunder leder og fordeler skolelederen arbejdet mellem skolens ansatte samt udarbejder læseplaner, beskrivelser og forslag vedrørende skolens virksomhed samt budget til skolebestyrelsen. Typisk sker dette arbejde i samarbejde med skolens administrative medarbejdere, der varetager opgaver, der strækker sig lige fra at sætte plaster på fingrene af tilskadekomne elever til opfølgning på budget, bogføring og lønadministration mv. I forhold til den pædagogiske ledelse er det ifølge folkeskolens 18, stk. 2, konkret skolelederens ansvar at sikre undervisningens kvalitet således, at lærerne planlægger og tilrettelægger undervisningen, så den rummer udfordringer for alle eleverne. Mere specifikt handler den pædagogiske ledelse om, at skolelederen skal sikre, at skolen lever op til loven samt til kommunens skolepolitik. Dette skal sikres på skolen generelt, men skolelederen har også til opgave at sørge for, at den enkelte lærer lever op til dette. Vejledning, rådgivning og sparring med lærerne er således en central opgave for skolelederen. Ud over ovenstående bruger skolelederne ifølge målingen 1 time og 16 minutter på møder med andre kommunale parter. Møder med andre kommunale parter dækker over forberedelse af og deltagelse i kommunale og tværkommunale møder (herunder netværks- og skoleledermøder mv.), overleveringsmøder med daginstitutioner, samt møder i samarbejdsorganer, herunder PPR, fælleskommunale møder, SSP, sundhedsplejerske m.m. Kigges der nærmere på møderne med de kommunale parter, dækker de blandt andet over møder med skoledirektøren/skolechefen, såsom informationsmøder, drøftelse af kvalitetsrapporten, drøftelse af indsatsområder, budgetmæssige forhold m.m. Forvaltningen har til opgave at formidle politiske beslutninger til skolelederne og sammen med skolelederen at evaluere skolepolitikken. I relation til møderne med PPR og SSP handler disse om indstillinger, psykologbistand samt andre sociale og kriminalpræventive indsatser. I forhold til de interne opgaver er en skoleleders arbejdsuge præget af: Personaleledelse Møder med medarbejdere Arbejdstidsaftale. På en 37-timers arbejdsuge bruger en skoleleder ifølge målingen 3 timer og 31 minutter på personaleledelse, 2 timer og 7 minutter på møder med medarbejdere og 1 time og 40 minutter på planlægning og forhandling i forhold til lokal arbejdstidsaftale, herunder planlægning af lærernes arbejdstid. Personaleledelse dækker blandt andet over afholdelse af lønsamtaler, kontraktsamtaler, MUS-samtaler med lærerne/medarbejdere, håndtering af ansættelser/afskedigelser, sygefravær blandt medarbejdere, barsel, dagpengerefusion m.m. Møder med medarbejdere indeholder forberedelse af og deltagelse i møder med skolens medarbejdere, herunder kontormøder, Pædagogisk Råd, tillidsrepræsentanter, sikkerhedsudvalg m.m.

29 Den typiske hverdag for de pædagogisk-administrative medarbejdere fordelt på aktiviteter Nærværende afsnit udgør ikke en fyldestgørende dækning af den typiske hverdag på forvaltningsniveauet for de pædagogisk-administrative medarbejdere. Opgaverne for medarbejderne afhænger af forvaltningsstrukturen og er dermed meget varierende, alt afhængig af hvor meget den enkelte kommune har lagt ud til skolerne (se afsnit 5 for organisationsmodeller på området). Grundlæggende omfatter gruppen af de pædagogisk-administrative medarbejdere både administrative medarbejdere og pædagogiske konsulenter. De administrative medarbejdere er som oftest ansat i den del af den kommunale forvaltning, som varetager driften af folkeskoleområdet, mens de pædagogiske konsulenter som oftest fungerer som tovholdere på projekter, udviklingsforløb og interne kurser på undervisningsområdet. Der vil derfor være stor variation mellem, hvor meget de forskellige opgaver fylder for den enkelte medarbejder, alt efter hvilken type medarbejder man har med at gøre, og hvilke arbejdsopgaver den enkelte kommune tilskriver de forskellige medarbejdergrupper. Der vil derfor i nedenstående beskrivelse være overlap mellem de to medarbejdergruppers hverdag, da det ikke på baggrund af målingen er muligt at differentiere mellem dem. Som påpeget i afsnit 2 har målingen ikke indbefattet direkte brugerrettede opgaver for de pædagogisk-administrative medarbejdere i forvaltningen, da kortlægningen har vist, at disse opgaver ikke udgør en central del af medarbejdernes tidsforbrug. De pædagogisk-administrative medarbejderes tidsforbrug er således fordelt mellem indirekte brugerrettede opgaver (46 pct. svarende til ca. 17 timer) og interne opgaver (54 pct. svarende til ca. 20 timer). Figur 3.3. Det relative tidsforbrug på opgavetyper. Pædagogisk-administrative medarbejdere, timer pr. uge 20 timer 54% 17 timer 46% Indirekte brugerrettede opgaver Interne opgaver De interne opgaver udgør den opgavetype, som tidsmæssigt fylder mest for en pædagogiskadministrativ medarbejder. 10 En typisk arbejdsuge er ifølge målingen præget af følgende centrale interne opgaver: Øvrig tid vedr. opgaver på folkeskoleområdet Økonomi og budgetopfølgning Anden intern administration. 10 De interne opgaver dækker over: Øvrig tid vedr. opgaver på folkeskoleområdet, økonomi og budgetopfølgning, anden intern administration, arbejdstidsaftale, betjening af kommunale politikere, administration vedr. befordring, mellemkommunale betalinger og undervisningsmiljøvurderinger, ledelsesopgaver i forhold til forvaltningen, ledelsesopgaver i forhold til institutioner, interne møder i forvaltningen, pauser/frokost, faglig udvikling og øvrig tid vedr. opgaver uden for folkeskoleområdet.

30 30 På en 37-timers arbejdsuge bruger en pædagogisk-administrativ medarbejder blandt de mest tidskrævende opgaver ca. 6 timer om ugen på øvrig tid vedr. opgaver på folkeskoleområdet, 2 timer og 28 minutter på økonomi og budgetopfølgning samt 2 timer og 16 minutter på anden intern administration. Økonomi og budgetopfølgning dækker over fastlæggelse af årligt budget for skolerne i kommunen samt økonomi- og budgetopfølgning, herunder også registrering af oplysninger om medarbejderne (eksempelvis lønoplysninger). Anden intern administration dækker over eksempelvis forsikringssager, indkøb, udbud, bygningsadministration, arbejdspladsvurdering mv. I forhold til de indirekte brugerrettede opgaver er en pædagogisk-administrativ medarbejders arbejdsuge særligt præget af: Kommunalt iværksatte udviklingsprojekter Løbende henvendelser fra institutioner og borgere Den kommunale kvalitetsrapport. På en 37-timers arbejdsuge bruger en pædagogisk-administrativ medarbejder 4 timer og 8 minutter på kommunalt iværksatte udviklingsprojekter, hvilket indbefatter deltagelse i kommunalt eller tværkommunalt iværksatte indsatsområder, undersøgelser, udviklingsprojekter (forsøgs- og udviklingsprogrammer) samt tilhørende evalueringer mv. (se også afsnit 6). På modtagelse og besvarelse af løbende henvendelser fra institutioner og borgere bruges ca. 3 timer, mens der på udarbejdelse af og opfølgning på kvalitetsrapport bruges ca. 2 timer. Afsnittet har præsenteret tre personas, som repræsenterer såvel lærere/børnehaveklasseledere, ledere på skoleniveau som det administrative niveau i forvaltningen. Hensigten har således været at skildre, hvordan hverdagen og den daglige opgavevaretagelse ser ud for forskellige medarbejdere i folkeskolen. I næste afsnit flyttes analysevinklen fra medarbejderen til opgaven i en analyse af de såkaldte fokusområder.

31 31 4. FOKUSOMRÅDER Det forrige afsnit gav indsigt i udvalgte medarbejdergruppers dagligdag med udgangspunkt i den enkelte medarbejder og de opgaver, hun eller han typisk varetager i hverdagen. Dette afsnit tager afsæt i den enkelte opgave eller grupper af opgaver, således at fokus er på opgaven, og hvordan den løses og af hvem. Det er de såkaldte fokusområder. Afsnittet behandler fem udvalgte fokusområder på folkeskoleområdet. Fokusområderne har til formål at sætte specifikt fokus på udvalgte opgaver af særlig interesse i forhold til overvejelser om forenklingsinitiativer. Udpegningen af et fokusområde indebærer således ikke, at opgaven/opgaverne anbefales fjernet. Analysen af de enkelte fokusområder tilvejebringer derimod et grundlag for en vurdering af, om der eksisterer et forenklingspotentiale, der kan udmøntes i konkrete ændringer og reduktioner i det anvendte tidsforbrug. Fokusområderne er mere konkret udvalgt på baggrund af henholdsvis et stort tidsforbrug i tidsmålingerne samt medarbejdergruppernes vurdering af opgaverne i oplevelsesmålingen; det vil sige, om der opleves et forenklingspotentiale. Videre har kommuneinterviewene og erfaringerne fra scanningen på folkeskoleområdet kvalificeret valget af fokusområderne (se afsnit 1.3 for en uddybning af scanningen), ligesom der inddrages konkrete forslag til forenkling fra såvel scanning som kommuneinterviews. To af fokusområderne udgør ikke enkeltstående opgaver i opgavekataloget, men dækker over flere forskellige opgaver, der er samlet i tematiske fokusområder, fordi det giver mening at se på flere opgaver under et samlet hele. Dette gør sig gældende for fokusområdet dokumentation i afsnit 4.2 samt fokusområdet evaluering af elevens udbytte af undervisningen i afsnit Samlet om de fem fokusområder De fem fokusområder i nærværende afsnit er følgende: Dokumentation Evaluering af elevens udbytte af undervisningen Implementering af statslige mål Undervisningspligt og elevfravær Interne møder og fagteammøder. Nedenfor vises en oversigt over de fem fokusområder ud fra centrale parametre.

32 32 Tabel 4.1. Analyseresultater på tværs af fokusområderne Tidsforbrug hvem bruger tid på opgaverne i fokusområdet? Viser analysen af fokusområdet et forenklingspotentiale? Vurderer respondenterne, at opgaven er vigtig? Dokumentation Alle medarbejdergrupperne bruger tid på dokumentationsopgaverne. Dog lærerne/ børnehaveklasselederne i et begrænset omfang. Evaluering af elevens udbytte af undervisningen Medarbejderne på skolerne. Implementering af statslige mål Undervisningspligt og elevfravær Medarbejderne på skolerne. Interne møder og fagteammøder Alle medarbejdergrupper. Dog begrænset tidsforbrug for lærerne og administrative medarbejdere. Lærere/børnehaveklasseledere. Ja, se forslag. Ja, se forslag Ja, se forslag Ja, se forslag Ja, ifølge oplevelsesmåling. Delvist. Ja. Ja. Ja. Ja. Er der konkrete forenklingsforslag? Ja både til samling af oplysninger; krav til indhold; kadencen samt it. Ja både koblet til organisering/ arbejdsdeling samt til omfang/indhold i evalueringsopgaverne. Ja organisering af beredskab; kommunikation; hyppighed. Ja arbejdsdeling; it-registrering eller mindre omfattende registrering. Stærkere og strammere mødedisciplin Øvrige kommentarer til fokusområdet Fokusområdet udgøres af fire opgaver. Det er vigtigt at skelne mellem de fire opgaver. Fokusområdet udgøres af fire opgaver. Det er vigtigt at skelne mellem de fire opgaver. Fylder meget mentalt i forhold til det målte tidsforbrug. Dog forbehold grundet kommunebesøgene, der peger på et potentielt validitetsproblem. Vigtigt at fastlægge arbejdsdeling med afsæt i opgavens karakter. Den enkelte skoles organisering har betydning. I de følgende afsnit analyseres fokusområderne et for et. Analysen er struktureret efter følgende elementer: En indholdsbeskrivelse af opgaven/opgaverne i fokusområdet En redegørelse for medarbejdernes tidsforbrug Medarbejdernes oplevelse af opgaven/opgaverne En redegørelse for mulige forenklingspotentialer. 4.2 Dokumentation Fokusområdet dokumentation omhandler fire særskilte opgaver, som alle udgør opgaver, hvor skolerne (og i et vist omfang forvaltningerne) skal dokumentere skolespecifikke forhold til såvel staten som til kommunen. Fokusområdet omhandler mere specifikt følgende opgaver: Kvalitetsrapport herunder bidrag til kvalitetsrapporten Kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter herunder virksomhedsplaner, udviklingsplaner og andre styringsinstrumenter i relation til den kommunale styring af kommunens skoler Statistikindberetninger til kommunalt brug herunder bidrag til statistikindberetninger til kommunalt niveau og indtastninger af oplysninger til brug i kommunen Statistikindberetninger til statsligt niveau herunder bidrag til statistikindberetninger til statsligt niveau samt registrering af oplysninger til fx UNI-C, Danmarks Statistik (indrapportering af folkeskolens afgangsprøver, undervisningstid mv.)

33 33 I det følgende gives først en kvalitativ beskrivelse af opgaverne, hvorefter analyseresultaterne fra de forskellige datakilder gennemgås. Kvalitativ indholdsbeskrivelse af opgaverne i fokusområdet Kvalitetsrapporten er fastsat i 40a i folkeskoleloven, hvor det fremgår, at kommunalbestyrelserne årligt skal udarbejde en kvalitetsrapport, der skal beskrive kommunens skolevæsen, skolernes faglige niveau, de foranstaltninger kommunalbestyrelsen har foretaget for at vurdere det faglige niveau og kommunalbestyrelsens opfølgning på den seneste kvalitetsrapport. I henhold til 2 i bekendtgørelse om anvendelse af kvalitetsrapporter og handlingsplaner i kommunalbestyrelsernes arbejde med evaluering og kvalitetsudvikling af folkeskolen træffer kommunalbestyrelsen beslutning om indhold og udformning af kvalitetsrapporten samt om tilrettelæggelsen af arbejdet. Kommunalbestyrelserne kan i forbindelse hermed fastsætte rammerne for de enkelte skolers bidrag hertil (se afsnit 8 for uddybning af indholdet i bekendtgørelsen). Dette betyder, at det er meget forskelligt, hvordan kommunerne griber opgaven med kvalitetsrapporten an herunder hvor meget skolerne og skolebestyrelserne inddrages i udarbejdelsen af rapporten. Dette betyder videre, at det er forskelligt, hvor meget tid skolelederne, lærerne samt de administrative medarbejdere på skolerne bruger på kvalitetsrapporten i kommunerne. På baggrund af kommuneinterviewene tegner der sig et billede af, at udarbejdelsen af kvalitetsrapporterne typisk foregår således, at det er skolelederen på skolerne, der med hjælp fra de administrative medarbejdere, står for at udarbejde kvalitetsrapporterne på skolerne, hvorefter opgaven i særdeleshed ligger hos medarbejderne i forvaltningen. Der vil således typisk være en samlende rapport for hele kommunen med særskilte kapitler eller bilag med de enkelte skolers rapporter. Det forekommer, at lærerne bidrager med input til rapporten, men arbejdet med kvalitetsrapporten er i udgangspunktet ikke en læreropgave. Lærernes bidrag vil som oftest bestå i faglige input til den enkelte skoles rapport, men der vil typisk ikke være tale om skriftlige bidrag. Kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter dækker over virksomhedsplaner, udviklingsplaner og andre styringsinstrumenter i relation til den kommunale styring af kommunens skoler. Virksomhedsplaner og udviklingsplaner udgør den lokalt udformede køreplan for den enkelte skole med udviklings- og indsatsområder. Kontrakter (som institutionsaftaler og udviklingskontrakter) udgør aftaler mellem forvaltningen og de enkelte skoler. Kontrakterne angiver mål og rammer for skolens virksomhed. Ligesom med kvalitetsrapporten udgør arbejdet med kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter ikke en læreropgave. Det er typisk skolelederne, der varetager denne opgave med hjælp fra de administrative medarbejdere. Statistikindberetninger til henholdsvis kommunalt og statsligt niveau varetages også primært af skolelederne. Opgaverne dækker her mere konkret over fastlagte forpligtelser, som skolerne har til at indrapportere data til UNI-C, som resultater af folkeskolens afgangsprøver, undervisningstid m.m., samt til forvaltningerne (statistikindberetninger til statsligt niveau er fastlagt i folkeskolelovens 56). Se afsnit 8 for en fyldestgørende beskrivelse af reguleringen). Også i forvaltningen udgør statistikindberetningerne en central opgave. Arbejdsopgaven omhandler her også mere specifikt opfølgende arbejde i relation til skolepolitiske målsætninger mv. Medarbejdergruppernes tidsforbrug på dokumentation Analyseres der samlet på fokusområdet, er det karakteristisk, at alle medarbejdertyperne i et vist omfang er berørt af opgaverne. Som det fremgår af nedenstående figur, er det dog begrænset, hvor meget tid lærerne bruger på de udvalgte opgaver.

34 34 Figur 4.1. Tidsanvendelsen på dokumentation på tværs af medarbejdergrupper, timer pr. uge 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Statistikindberetninger til statsligt niveau Statistikindberetninger mv. til kommunalt brug Kvalitetsrapport Kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter Gennemsnitligt bruger lærerne 6 minutter på opgaverne om ugen fordelt med 2 minutter på kvalitetsrapporten, 1 minut på statistikindberetninger til kommunalt brug, 1 minut på statistikindberetninger til statsligt brug og 2 minutter på kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter. Lærernes tidsforbrug skal ses i lyset af, at opgaverne som nævnt ikke er læreropgaver, men at lærerne eksempelvis kan blive bedt om at komme med faglige input. Skolelederne bruger gennemsnitlig 49 minutter på kvalitetsrapporten 11 om ugen, 18 minutter på statistikindberetninger til kommunalt brug, 14 minutter på statistikindberetninger til statsligt brug og 19 minutter på kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter. Samlet set bruger skolelederne således 1 time og 40 minutter på opgaverne om ugen. De administrative medarbejdere bruger gennemsnitligt 12 minutter på kvalitetsrapporten om ugen, 15 minutter på statistikindberetninger til kommunalt brug, 15 minutter på statistikindberetninger til statsligt brug og 6 minutter på kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter. Samlet set bruger de administrative medarbejdere således 48 minutter på opgaverne om ugen. De medarbejdere, der bruger mest tid på opgaverne, er medarbejdergrupperne på forvaltningsniveau (dette dog med undtagelse af statistikindberetninger til statsligt niveau). I særdeleshed arbejdet med kvalitetsrapporten, der som nævnt udgør et kommunalt ansvarsområde i forvaltningen, optager meget af såvel de pædagogisk-administrative medarbejderes som skoledirektøren/chefens tid. De pædagogisk-administrative medarbejdere bruger gennemsnitligt 1 time og 56 minutter på kvalitetsrapporten om ugen, 32 minutter på statistikindberetninger til kommunalt brug, 13 minutter på statistikindberetninger til statsligt brug og 21 minutter på kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter. Samlet set bruger de pædagogisk-administrative medarbejdere således 3 timer og 2 minutter på dokumentationsopgaverne. Tilsvarende bruger skoledirektørerne/cheferne 1 time og 44 minutter om ugen på kvalitetsrapporten, 13 minutter på statistikindberetninger til kommunalt brug, 3 minutter på statistikindberetninger til statsligt brug og 43 minutter på kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter. Samlet set bruger skoledirektørerne/cheferne således 2 timer og 43 minutter på dokumentationsopgaverne. 11 Kvalitetsrapporterne er den dokumentationsopgave, som skolelederne bruger forholdsvis mest tid på. Det bemærkes i den sammenhæng, at spredningen på tværs af kommuner er forholdsvis begrænset for denne opgave.

35 35 Medarbejdergruppernes oplevelse af dokumentationsopgaverne Oplevelsesmålingen viser, at statistikindberetninger til henholdsvis kommunalt og statsligt niveau er de to opgaver i opgavekataloget, som flest lærere i undersøgelsen finder "mindre vigtige" og med et potentiale for forenkling (se afsnit 7). Videre mener 62 pct. af lærerne, at kvalitetsrapporten er en vigtig opgave med potentiale for forenkling, og 70 pct. mener, at kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter er en vigtig opgave med potentiale for forenkling. Således peger oplevelsesmålingen samlet på, at lærerne gerne vil have forenklet opgaverne i fokusområdet. I kommuneinterviewene har lærere udtrykt, at de føler, at der bruges for meget tid på kontrolforanstaltninger, der optager skoleledernes tid på bekostning af eksempelvis den pædagogiske ledelse. Videre giver lærerne udtryk for den oplevelse, at flere af de nævnte styringsinstrumenter, herunder kvalitetsrapporterne, fortrinsvis anvendes i dialogen med det politiske niveau og derfor opleves som mindre relevante i dagligdagen. Nogle respondenter konkluderer i den forbindelse, at opgaven derfor bør reduceres, mens andre omvendt vurderer, at styringsinstrumenterne skal sikres anvendelighed i forhold til skoleniveauet. Analyseres skoleledernes oplevelse, udgør kvalitetsrapporten sammen med statistikindberetninger til statsligt og kommunalt niveau de opgaver, som skolelederne finder mindst vigtige, og som de mener har et potentiale for forenkling (dette sammen med statsligt iværksatte udviklingsprojekter). Kvalitetsrapporten samt statistikindberetninger til statsligt niveau udgør de to opgaver, som medarbejderne i forvaltningen finder, har det største forenklingspotentiale, idet pct. af medarbejderne i forvaltningen mener, at disse opgaver har et forenklingspotentiale. Herefter følger statistikindberetninger til kommunalt niveau. Forenklingspotentialer erfaringer fra kommuneinterviewene og scanningen En udfordring, som respondenterne peger på i kommuneinterviewene, og som går på tværs af kvalitetsrapporter, kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter, er at finde en form og anvendelse, hvor styringsinstrumenterne opleves relevante og meningsfulde i dagligdagen på alle organisatoriske niveauer fra skoledirektør og udvalgsformand over skoleledere til den enkelte lærer. 12 I relation til statistikindberetningerne fortæller informanterne i enkelte kommuner, at de har en centralt ansat medarbejder i forvaltningen, der sørger for at trække statistik til de enkelte skoler. Denne funktion giver imidlertid ikke udslag i mindre tidsforbrug på statistik hos de enkelte skoleledere, da statistikken i høj grad bruges som ledelsesinformation og styringsredskab i kommunen. Forskellen er blot, at den anvendte tid ikke går til fremskaffelse af data, men til at agere på og evaluere data. Analyseres forenklingspotentialet nærmere, peger informanterne i kommuneinterviewene på, at der ligger et potentiale i at gøre kvalitetsrapporten til den samlende rapport for kommunens skolevæsen og dermed integrere andre rapporteringsværktøjer i den, såsom årsberetning og virksomhedsplaner. Kvalitetsrapporten fremhæves som et brugbart ledelses- og kommunikationsværktøj, der er med til at forbedre kommunikationen med såvel forvaltning som det politiske niveau. Dog peges der på, at der lægges for megen vægt på den hårde del af rapporten, det vil sige de kvantitative data. Flere respondenter påpeger, at det vigtige er de mere udviklingsorienterede elementer. Videre peges der på muligheden for tidsreduktion ved at have skabeloner. I forlængelse heraf fremhæver interviewpersonerne i kommuneinterviewene, at der er mere fokus på produktionen af kvalitetsrapporten (og på den politiske dialog) end på kvalitetsrapporten som et værktøj til at drive skole. Der er en risiko for, at kvalitetsrapporten ikke integreres i driften og 12 I praksis anvendes de samme begreber ofte forskelligt fra kommune til kommune. Eksempelvis er der i nogle kommuner en tredelt anvendelse af virksomhedsplaner: Virksomhedsplanen, der er rettet mod medarbejderne (internt redskab, svarende til beskrivelsen i teksten her); virksomhedsplanen, der er rettet mod brugerne, dvs. elever, forældre og formelt set bestyrelsen (eksternt redskab); samt virksomhedsplanen, der er rettet mod fagudvalget og forvaltningen (svarende til brugen af kontrakten i teksten ovenfor). Det afgørende i denne sammenhæng er, at der er tale om forskellige styringsinstrumenter, som adresserer dels skolens eget styrings-, kommunikations- og opfølgningsbehov, dels fagudvalgets og forvaltningens styrings-, kommunikations- og opfølgningsbehov.

36 36 udviklingen af den enkelte skole som en skoleleder udtrykker gør den ingen forskel ude på min skole. Kommuneinterviewene peger på, at der er fokus på dette, og at der pt. foregår en tilvænning og tilpasning til arbejdet med kvalitetsrapporter, hvor der på forvaltningsniveau er opmærksomhed på, at næste generation af rapporterne skal have relevans for den enkelte skole og den enkelte lærer. Blandt de mere konkrete forslag til ændringer skal fremhæves følgende forslag fra kommuneinterviewene (dog skal det fremhæves, at der ikke er generel enighed om forslagene): Kvalitetsrapporterne og den årlige udarbejdelse levner ikke tid til opfølgning og evaluering af de definerede indsatsområder og udviklingsmål. Derfor foreslås i stedet, at der udarbejdes en årlig 1-sides opfølgning på centrale dele af kvalitetsrapporten, mens der ikke udarbejdes årlige rapporter fra bunden Det grundlæggende interval for udarbejdelse af kvalitetsrapporten kan således ændres til eksempelvis hvert fjerde år, så den følger byrådsvalgene Det foreslås tilsvarende, at der gives større mulighed for at prioritere mellem de enkelte temaer i kvalitetsrapporten fra år til år, så alle temaer ikke indgår hvert år. I forlængelse af ovenstående har deltagerne i scanningen udtrykt ønske om en højere grad af itunderstøttelse i forhold til kvalitetsrapportens kvantitative dele, da det vil kunne minimere arbejdet med rapporten; det samme nævnes i øvrigt for udarbejdelse af dokumentation. Underbyggende peger erfaringerne fra scanningen videre på, at mange af informationerne i kvalitetsrapporten også findes i skolebestyrelsens årsberetning, virksomhedsplanerne, udviklingsplanerne, institutionsaftalen, undervisningsmiljøvurderingen samt i mange af statistikindberetningerne. På denne baggrund peger også scanningen på, at der ligger et forenklingspotentiale i at sammentænke disse i ét strategisk dokument, eksempelvis i kvalitetsrapporten, for at minimere antallet af særskilte afrapporteringer og dermed behovet for at udarbejde dokumentation til flere parter; dokumentation der kan opleves som overlappende. Sammenfattende kan det siges, at der er tale om en samling af opgaver, som både lærere og skoleledere samt de administrative medarbejdere i forvaltningen vurderer har et stort forenklingspotentiale. 4.3 Evaluering af elevens udbytte af undervisningen Fokusområdet evaluering af elevens udbytte af undervisningen udgør ikke en særskilt opgave, men er sammensat af følgende fire opgaver: Løbende evaluering af elevens udbytte af undervisningen, herunder elevplaner Planlægning af afgangsprøver samt planlægning af nationale obligatoriske test Rettearbejde i forbindelse med afgangsprøver samt afgivelse af karakterer Planlægning af og opfølgning på interne prøver. Opgaverne i fokusområdet har forskellig karakter. Planlægning af afgangsprøver og nationale obligatoriske test samt planlægning af og opfølgning på interne prøver er hovedsagelig administrative opgaver. Derimod er den løbende evaluering samt rettearbejde i forbindelse med afgangsprøverne mere undervisningsorienterede opgaver. Den løbende evaluering af elevens udbytte af undervisningen er en grundlæggende del af særligt lærernes arbejde. Den løbende evaluering går på tværs af mange enkeltopgaver. Som det vil fremgå, involverer den samlede evalueringsindsats også flere medarbejdergrupper. Man kan skelne mellem opgavevaretagelse relateret til den løbende evaluering i forbindelse med planlægning/forberedelse, gennemførelse samt opfølgning/efterbehandling. Hvis man bruger afgangsprøver som eksempel, så skal disse planlægges (brug af lokaler, censur mv.), hvorefter selve prøveafviklingen skal gennemføres efter gældende regler. Efterfølgende ligger der en opgave i at rette prøverne og tildele karakterer til eleverne (de digitale prøver undtaget).

37 37 Endvidere vil det typisk være sådan, at evaluering af elevens udbytte af undervisningen indgår som komponent i varetagelsen af andre opgaver. Et eksempel kunne være skole-hjem-samtaler, hvor elevplanen vil danne et væsentligt udgangspunkt for dialogen med elev og forældre. Sammenfattende er de fire opgaver i fokusområdet medtaget, da der er tale om indirekte brugerrettede opgaver relateret til den løbende evaluering af undervisningen. Men det skal understreges, at fokusområdet har mange facetter og relaterer sig til en bredere palet af opgaver i folkeskolen, herunder flere af de direkte brugerrettede opgaver (fx lærerens evaluering med eleven). I det følgende gives først en kvalitativ beskrivelse af opgaverne i fokusområdet, hvorefter analyseresultaterne fra de forskellige datakilder gennemgås. Kvalitativ indholdsbeskrivelse af opgaverne i fokusområdet Kigges der på den løbende evaluering af elevernes udbytte af undervisningen, herunder elevplaner, fastsætter folkeskolelovens 13, stk. 2, at der som led i undervisningen løbende skal foretages evaluering af elevernes udbytte heraf, herunder af elevens tilegnelse af kundskaber og færdigheder i fag og emner set i forhold til trin- og slutmål. Evalueringen skal danne grundlag for vejledning af den enkelte elev og for den videre planlægning og tilrettelæggelse af undervisningen og for underretning af forældrene om elevens udbytte af undervisningen. Til brug for den løbende evaluering skal hver elev have en elevplan, som indeholder resultaterne af og den besluttede opfølgning på evalueringen. Indholdet i elevplanerne er reguleret af folkeskoleloven og bekendtgørelse om elevplaner i folkeskolen (BEK nr. 703 af 23. juni 2006). 13 Formålet med elevplanen er at styrke grundlaget for undervisningens planlægning og tilrettelæggelse og derigennem forbedre udbyttet af undervisningen for den enkelte elev. Elevplanerne skal udarbejdes hvert år for alle elever og omfatte alle fag. Videre skal elevplanen styrke samarbejdet mellem skole og hjem, og lærerne skal regelmæssigt udlevere elevplanen til elevens forældre. Dette sker typisk i forbindelse med skole-hjem-samtaler, men varierer fra kommune til kommune, da det er den enkelte kommunalbestyrelse, skolebestyrelse og skoleleder, der fastlægger mål og rammer for skolernes anvendelse af elevplaner. Bekendtgørelsen om elevplaner lægger op til, at lærerne kan arbejde med forskellige typer af elevplaner, da der ikke er nogen formkrav til planerne. En evaluering af elevplanerne gennemført af Danmarks Evalueringsinstitut viser, i og med at kommuner, skoler og lærere har forholdsvis frie hænder til at udforme elevplanerne, er elevplanerne meget forskelligartede. Nogle lærere benytter afkrydsningsskemaer og standardiserede beskrivelser, mens andre i højere grad benytter sig af individuelle beskrivelser. Evalueringen viser desuden, at elevplanerne varierer i forhold til inddragelse af trin- og slutmål, dækning af de forskellige fag, dækning af elevernes trivsel og sociale udvikling og forholdet mellem status og opfølgning. Evalueringen viser endelig, at skoleledelsen nogle steder har spillet en vigtig rolle i forhold til at skabe muligheder for udfoldelsen af det pædagogiske arbejde med elevplanerne. Hvad angår planlægningen af folkeskolens afgangsprøver samt planlægning af nationale obligatoriske test, er kravene hertil fastlagt gennem folkeskoleloven samt en række bekendtgørelser og vejledninger (se afsnit 8 for en uddybende beskrivelse af reguleringen). Ifølge retningslinjerne udarbejdet af Styrelsen for evaluering og kvalitetsudvikling af grundskolen (Skolestyrelsen) indgår følgende i planlægningen af afgangsprøverne og de nationale test: Skriftlige prøver: Skolens leder skal ved modtagelse af prøveopgaverne fremsendt til skolerne senest en uge før den skriftlige prøveperiode kontrollere, at det nødvendige antal opgavekonvolutter er modtaget, og skal desuden kontrollere, om påskriften vedrørende prøvetermin, prøvens og opgavens art samt antal prøveopgaver svarer til det af skolen bestilte antal, samt om ugedag for prøven og dato og klokkeslæt er korrekt. Derefter skal lederen opbevare prøvekuverterne på betryggende vis. Skole- 13 Bekendtgørelsen er ændret efter undersøgelsesperioden. Gældende bekendtgørelse er BEK nr. 750 af 13. juli 2009.

38 38 lederen udpeger videre de tilsynsførende, der skal være til stede under de skriftlige prøver. Lærerne kan blive udpeget som tilsynsførende ved de skriftlige prøver, men må ikke føre tilsyn med elever, som lærerne selv underviser i det pågældende fag. De tilsynsførende har til opgave at tilkalde skolens leder, hvis der er fejl i opgaverne, hvorefter lederen skal underrette ministeriet. De tilsynshavende skal anvise eleverne deres pladser og sørge for, at arbejdspladserne i prøvelokalet er placeret på en måde, som sikrer prøveafholdelsen efter bekendtgørelsens regler. Endvidere er det skolelederens opgave at sørge for, at de tilladte hjælpemidler, der vedrører den pågældende prøve, og som har været anvendt i den daglige undervisning, er til rådighed ved prøveafholdelsen, samt at de elever, der har fået tilladelse til at anvende computer, sikres nødvendig support ved prøveafholdelsen. Mundtlige prøver: De lærere, som underviser eleverne i det fag, de skal til mundtlig prøve i, er eksaminator til prøverne, og skal udforme de opgaver, der skal bruges under den mundtlige eksamen, således at de dokumenterer graden af målopfyldelse i forhold til væsentlige mål og krav. Skolens leder skal sende opgaverne og tekstopgivelserne/undervisningsbeskrivelserne i faget til censorerne senest 14 kalenderdage før prøven. På censors foranledning drøfter censor og lærer prøveafviklingen og prøveopgaverne, således at eventuelle tvivlsspørgsmål er afklaret inden prøvedagen. Hvis det er nødvendigt, inddrages skolernes ledere. Nationale obligatoriske test 14 : De nationale obligatoriske test er reguleret via folkeskoleloven og bekendtgørelse om anvendelse af test i folkeskolen mv. (BEK nr af 24/10/2006). Bekendtgørelsen fastsætter, at eleverne som led i den løbende evaluering skal gennemføre test i følgende fag og på de angivne klassetrin: - Dansk med fokus på læsning på 2., 4., 6. og 8. klassetrin - Engelsk på 7. klassetrin - Matematik på 3. og 6. klassetrin. - Geografi, biologi og fysik/kemi på 8. Klassetrin. Testene er it-baserede, og testafviklingen foregår via en website. Hvad angår planlægning og udførelse af testene, udpeger skolens leder en lærer til at forestå testafviklingen for den enkelte klasse/hold. Læreren skal instruere eleverne i afviklingen af testen samt tildele en elev ekstra tid til testgennemførelsen, hvis der er behov herfor. Skolens leder skal sikre, at de nødvendige opdaterede oplysninger om skolens elever og medarbejdere, herunder den brugeransvarlige, er registreret og overført til UNI-Login forud for tilmelding til test og gennemførelsen heraf. Lederen skal forud for afviklingen af en test reservere et tidsrum for gennemførelsen heraf. Rettearbejdet i forbindelse med afgangsprøver samt afgivelse af karakterer er statsligt reguleret. Folkeskolens afgangsprøver er overordnet reguleret gennem folkeskolelovens 14 samt bekendtgørelse nr. 351 af 19. maj 2005 om prøver og eksamen i folkeskolen mv. 15 (se afsnit 8 for en uddybende beskrivelse af reguleringen). På folkeskoler med udskoling skal der hvert år afholdes afgangsprøver med efterfølgende bedømmelse. Bedømmelsen af elevens præstation foretages individuelt og ved alle prøver. Bedømmelsen indebærer mere specifikt rettearbejde og afgivelse af karakterer/udtalelser i forbindelse med både mundtlige og skriftlige prøver. Det er overenskomstmæssigt bestemt, hvor stor en andel af sin arbejdstid en lærer bruger til rettearbejde samt afgivelse af karakterer i forbindelse med afgangsprøver. Skolestyrelsen udgiver årligt en publikation Orientering om folkeskolens afsluttende prøver der samler op på en række forhold ved afgangsprøverne, herunder censur og karaktergivning. Hvad angår planlægningen af og opfølgning på interne prøver, er denne opgave lokalt reguleret. Det kan således både være kommunalbestyrelsen, som beslutter, at kommunen vil gennemføre 14 De nationale test blev første gang gennemført i skoleåret Siden er testene blev udskudt og skal efter planen være klar fra De obligatoriske nationale test er således endnu ikke i drift, men er fortsat i en indkørings-/pilotfase. Der bør tages højde for dette forhold ved vurdering af de registrerede målinger af tidsforbrug i forbindelse med de nationale test. 15 Bekendtgørelsen er ændret efter undersøgelsesperioden. Gældende bekendtgørelse er BEK nr. 749 af 13. juli 2009.

39 39 nogle bestemte interne prøver, eller den enkelte skole, som beslutter at gennemføre interne prøver i forskellige fag. Til opgaven hører (ud over planlægningen) også rettearbejde af interne prøver/test og terminsprøver. Det er som oftest den enkelte lærer selv, som står for planlægningen af de interne prøver, herunder for udformningen af den konkrete prøve og opfølgningen på prøverne. Medarbejdernes tidsforbrug på evaluering af elevens udbytte af undervisningen Analysen af tidsanvendelsen viser, at fokusområdet berører tre medarbejdergrupper: De administrative medarbejdere, lærerne og skolelederne. Det er dermed kendetegnende for dette fokusområde, at det er opgaver, som udføres på institutionerne, og som ikke involverer forvaltningen. Figur 4.2. Tidsanvendelsen på evaluering af elevens udbytte af undervisningen på tværs af medarbejdergrupper 2,5 2 1,5 1 Rettearbejde i forbindelse med afgangsprøver samt afgivelse af karakterer Planlægning af og opfølgning på interne prøver 0,5 0 Adm. medarbejdere (skole) Lærere Skoleledere Planlægning af afgangsprøver, samt planlægning af nationale obligatoriske test Løbende evaluering af elevens udbytte af undervisningen, herunder elevplaner Den opgave, som samlet set fylder mest på tværs af medarbejdergrupperne, er planlægning af afgangsprøver og nationale obligatoriske test. De administrative medarbejdere er den medarbejdergruppe, der bruger mest tid på opgaven, hvilket kan ses som en konsekvens af opgavens administrative karakter. De bruger i gennemsnit 1 time og 54 minutter på opgaven. Lederne bruger gennemsnitligt 23 minutter og lærerne 30 minutter om ugen. Da der er tale om en periodebestemt opgave, vil denne opgave primært fylde tidsmæssigt op til og under eksamensperioder og i forbindelse med afholdelse af nationale test. Dertil kommer, at ikke alle lærere underviser i 9. og 10. klasse, som er de to klasser, der skal til folkeskolens afgangsprøver, ligesom ikke alle lærere underviser i de fag og på de klassetrin, der skal gennemføre de nationale obligatoriske test. Der vil således være nogle lærere, som slet ikke beskæftiger sig med planlægning af hverken afgangsprøver eller nationale obligatoriske test, mens andre bruger mere tid på denne opgave, end det resultat målingen viser (for så vidt angår de nationale test, henvises til fodnote ovenfor). Alle tre medarbejdergrupper anvender tid på planlægning af og opfølgning på interne prøver. Det er lærerne, der med et gennemsnitligt tidsforbrug på 20 minutter ugentligt bruger mest tid på opgaven. De administrative medarbejdere og skolelederne anvender begge i gennemsnit 8 minutter om ugen. Lærerne og skolelederne bruger tid på opgaven vedrørende den løbende evaluering af elevens udbytte af undervisningen. Skolelederne bruger gennemsnitlig 16 minutter om ugen på opgaverne og lærerne 41 minutter om ugen på opgaven. Det er kun lærerne, der anvender tid på rettearbejde i forbindelse med afgangsprøver samt afgivelse af karakterer, hvilket er en naturlig konsekvens af

40 40 opgavens karakter som hovedsageligt undervisningsrelateret. Gennemsnitligt bruger lærerne 10 minutter om ugen på denne opgave. Samlet set bruger de administrative medarbejdere gennemsnitlig 2 timer og 2 minutter på opgaverne i fokusområdet. Skolelederne bruger samlet set 47 minutter på opgaverne, og lærerne bruger gennemsnitligt 1 time og 41 minutter på opgaverne. Medarbejdergruppernes oplevelse af opgaverne Oplevelsesmålingen viser, at 99 pct. af lærerne mener, at opgaven med planlægning af afgangsprøver og nationale obligatoriske test er en vigtig opgave. Af disse mener cirka halvdelen, at der er et forenklingspotentiale. Samme billede gør sig gældende, når man ser på skoleledernes oplevelse af opgaven. Samtidig mener ca. 50 pct. af lærerne og ca. 40 pct. af lederne, at der er et forenklingspotentiale forbundet med opgaven. 100 pct. af de administrative medarbejdere finder opgaven vigtig. 30 pct. mener, at der er et potentiale for forenkling. Næsten alle af såvel lærerne som skolelederne i undersøgelsen finder opgaven med den løbende evaluering vigtig. 49 pct. af lederne og 52 pct. af lærerne mener, at opgaven har et forenklingspotentiale. Ligeledes finder næsten alle respondenterne planlægningen af og opfølgningen på interne prøver vigtig. 11 pct. af skolelederne beskriver opgaven som "mindre vigtig". Lærerne er den medarbejdergruppe, der ser det største forenklingspotentiale i opgaven, idet 50 pct. af lærerne mener, at opgaven har et forenklingspotentiale. I forhold til rettearbejde i forbindelse med afgangsprøver samt afgivelse af karakterer mener 97 pct. af lærerne, at det er en vigtig opgave. 34 pct. mener, at der er et potentiale for forenkling. Forenklingspotentialer erfaringer fra kommuneinterviewene og scanningen På baggrund af de afholdte kommuneinterviews er det Rambølls erfaring, at der er flere årsager til lokal variation i tidsforbruget. Respondenterne peger eksempelvis på følgende forklaringer: Tyndt befolket landområde med mange efterskoler medfører, at der er relativt færre afgangselever og derfor et mindre tidsforbrug Mange små skoler gør det vanskeligt at gennemføre en arbejdsdeling, hvor man lægger alt administrativt (dvs. delopgaver uden skønsmæssige vurderinger) hos den administrative medarbejder Modsætningsvis peges i forhold til større skoler netop på muligheden for at etablere en arbejdsdeling lokalt mellem skolelederen og den eller de administrative medarbejdere. I kommuneinterviewene forklares det generelt relativt lave tidsforbrug hos skolelederne med en arbejdsdeling, som beskrevet ovenfor, men det kan variere fra kommune til kommune. Én kommune har en organisering, hvor den koordinerende funktion ligger hos et par ledere, som de enkelte lærere så melder ind til i forhold til den praktiske planlægning af prøverne. Det er kommunens erfaring, at dette har reduceret tidsforbruget markant, fordi man har samlet ressourcerne og dermed etableret stordrift. Men det generelle billede synes at være, at der overvejende er tale om en administrativ funktion. Der er i kommuneinterviewene fremkommet en række konkrete ønsker og forslag, som set fra respondenternes synspunkt vil kunne indebære en gavnlig forenkling: Reducér antallet af mundtlige prøver Reducér kravene til opgørelse af normalsider ved angivelse af pensum Reducér antallet af detaljerede krav til pensumopgørelser. Der er områder, som ikke vurderes at passe ind, og det opleves som vanskeligt at passe Kanon ind i pensum Skab mere hensigtsmæssige rammer om udtræksfag:

41 41 o o o Giv lærerne mulighed for at vente med at forberede sig på eksamen, til man ved, om faget er trukket ud eller giv dem besked om, hvorvidt faget er trukket ud tidligere Reducér kravene til omfang af spørgsmål, hvis kun få elever skal op Udtræksfag kræver generelt stor planlægning og koordinering. Hvad angår de nationale test, peger informanterne i kommuneinterviewene på, at disse er administrativt meget krævende at gennemføre på mindre skoler uden it-baserede prøverum, da man skal etablere sig fra gang til gang og skal sikre en driftssikker løsning. Dertil har man generelt oplevet det som et problem med mange it-driftsmæssige problemer. I forlængelse heraf anbefales det, at der gives mulighed for at gennemføre de nationale test papirbaseret, i tilfælde hvor skolerne ellers skal til at etablere egentlige prøverum. Disse udsagn er understøttet i scanningen, hvor der blevet givet udtryk for den oplevelse, at procedurerne omkring test er indviklede og bureaukratiske. I de gennemførte kommuneinterviews diskuterede informanter elevplanerne og pegede i forhold hertil på, at elevplanerne er omfattende at udarbejde og opleves som en arbejdsbyrde for lærerne. Elevplanerne opfattes mere specifikt som omfattende fordi: Der er meget skriftlighed relateret til dem De skal udarbejdes hvert år De skal udarbejdes i hvert fag De skal præsenteres skriftligt for forældrene, hvilket betyder, at der anvendes meget tid på dem. Der blev i forlængelse af dette blandt andet udtrykt ønske om mindre skriftlighed og flere afkrydsningsfelter, samt at elevplanerne kun udarbejdes hvert andet år. Det skal imidlertid samtidig nævnes, at skriftligheden blev beskrevet som et tveægget sværd. Således fremhæves netop skriftligheden i flere kommuneinterviews som en fordel ved elevplanen, fordi den sikrer en fælles forståelse og et fælles udgangspunkt for såvel skole som forældre, ligesom den dokumenterer de aftalte mål. Elevplanen er videre ikke blot et redskab til de mindre ressourcestærke elever, men sikrer, at der fokuseres på den enkelte elevs udvikling. Det skal nævnes, at evaluering af elevens udbytte er en opgave, som har overlap til andre opgaver. Således blev nævnt i et af kommuneinterviewene, at evaluering er en væsentlig og central del af hverdagen. Der er evalueringer fra elev til elev, elev til lærer, lærer til lærer, lærer til forældre og lærer til leder. Ifølge et kommuneinterview er evaluering alt fra evalueringsskemaer pr. halvår, ugentlige evalueringer, fx tilbagemelding på afleveringer (stil, blækregning), månedlige statussedler, elevsamtaler samt ForældreIntra og ElevIntra, der begge indeholder ugeplaner, løbende evalueringer m.m. Relateres ovenstående til scanningen, fremgår det af denne, at i særdeleshed lærerne oplever, at rammerne for afgangsprøverne ofte ændres, og der er et ønske om, at der er færre ændringer i prøvebekendtgørelser og længere tid til at implementere dem. Videre påpeges det både i scanningen samt i flere af de gennemførte kommuneinterviews, at det kommunale censorkorps ses som bureaukratisk, idet det er tidskrævende at koordinere med censorer i forbindelse med elevernes skriftlige afgangsprøver. Der blev derfor udtrykt ønske om, at censuren skal tilbage til faglæreren i alle fag og ikke blot i dansk og matematik. Overordnet tegner der sig således et billede af et område, som på tværs af medarbejdergrupper vurderes som vigtigt. Samtidig mener op mod 50 pct. af medarbejderne, at de enkelte opgaver i fokusområdet har potentiale for forenkling. 4.4 Implementering af statslige mål Fokusområdet Implementering af statslige mål omhandler opgaven i opgavekataloget Tilrettelæggelse, implementering og opfølgning vedr. statslige mål, rammer og beslutninger for kommunens skolevirksomhed.

42 42 I det følgende gives først en kvalitativ beskrivelse af opgaven, hvorefter analyseresultaterne fra de forskellige datakilder gennemgås. Kvalitativ indholdsbeskrivelse af opgaven Kigges der mere specifikt på opgavens indhold, har opgaven følgende opgavebeskrivelse: Tilrettelæggelse, implementering og opfølgning vedr. statslige mål, rammer og beslutninger for kommunens skolevirksomhed, herunder fastlæggelse af vedtægt for styrelsen af kommunens skolevæsen, samt opfølgning på ny og ændret lovgivning, eksempelvis Fælles Mål. Varetagelsen af opgaven er bl.a. reguleret gennem folkeskolelovens kap. 1 ( 2), samt vejledning nr. 169 om vedtægt for skolevæsenet. Det er kommunalbestyrelsen, der på baggrund af input fra skolebestyrelserne, skal udarbejde en vedtægt for styrelsen af kommunens skolevæsen. I relation til Fælles Mål er disse bindende nationale mål i form af fagformål, slutmål og trinmål. Derudover forefindes vejledende læseplaner og beskrivelser af udviklingen i undervisningen frem mod trin- og slutmål. Kommunalbestyrelsen godkender skolernes læseplaner, som dermed bliver bindende for skolernes undervisning (se kapitel 8 for en uddybning af reguleringen på området). Medarbejdernes tidsforbrug på opgaven Fokusområdet involverer alle medarbejdergrupper, hvilket fremgår af nedenstående figur. Figur 4.3. Tidsanvendelsen på implementering af statslige mål på tværs af medarbejdergrupper 0,8 0,7 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 0 Tilrettelæggelse, implementering og opfølgning vedr. statslige mål, rammer og beslutninger for kommunens skolevirksomhed Skolelederne er dem der anvender mest tid på tilrettelæggelse, implementering og opfølgning vedr. statslige mål, rammer og beslutninger for kommunens skolevirksomhed. De anvender i gennemsnit 46 minutter om ugen. De øvrige medarbejdere på skolen, dvs. lærerne og de administrative medarbejdere, anvender gennemsnitligt hhv. 5 og 4 minutter ugentligt. På forvaltningsniveau anvender de pædagogisk-administrative medarbejdere 33 minutter ugentligt, mens skoledirektørerne/cheferne anvender 29 minutter. Analyseres spredningen i tidsanvendelse på tværs af kommunerne, er der relativt stor spredning i særligt skoledirektørernes, de pædagogisk-administrative medarbejderes og skoleledernes tidsanvendelse. Spredningen kan skyldes lokale forskelle i organisering, hvormed menes, at kommunerne inden for samme lovgivningsramme organiserer sig forskelligt, hvilket igen påvirker tidsforbru-

43 43 get på medarbejderkategori, men skal samtidig også ses i lyset af, at opgaven har været svær at isolere for respondenterne (se nedenfor). Skoledirektørerne anvender på tværs af kommunerne fra gennemsnitligt 0 minutter til ca. 2 timer på opgaven, mens de pædagogisk-administrative medarbejdere anvender mellem 0 minutter og 1 time og 51 minutter og skolelederne mellem 18 minutter og 2 timer og 10 minutter. 16 Medarbejdernes oplevelse af opgaven Oplevelsesmålingen viser, at langt størstedelen af medarbejderne inden for alle medarbejdergrupper vurderer opgaven til at være vigtig. Blandt skoledirektørerne mener 83 pct., at der er et forenklingspotentiale, mens dette gør sig gældende for 55 pct. blandt de pædagogisk-administrative medarbejdere. På institutionsniveau mener 62 pct. af lederne, 67 pct. af lærerne og 60 pct. af de administrative medarbejdere, at opgaven har et forenklingspotentiale. Forenklingspotentialer erfaringer fra kommuneinterviewene og scanningen Ovenstående forhold er uddybet i kommuneinterviewene. Interviewene tegner for det første et billede af, at der kan have været meget forskellige fortolkninger af, hvad der falder under opgaven. Dvs. at kategorien har været vanskelig at anvende for respondenterne. Det er Rambølls vurdering, at mange respondenter særligt har hæftet sig ved de Fælles Mål, hvilket kan forklare den store spredning på tværs af kommuner. Flere respondenter peger på, at tidsforbruget reelt må være højere, end det der fremgår af målingen. Dette kan forklares med et overlap mellem opgaver i målingen, da Fælles Mål er dagligdagens arbejdsværktøj, der eksempelvis anvendes til både årsplanlægningen og på interne møder. Ovenstående forhold tyder på en vis usikkerhed om tallene i denne opgave. Særligt i forhold til det decentrale niveau og her særligt lærerne. Det skal dog understreges, at kommunerne generelt kan genkende de generelle tal og har forklaringer på lokale afvigelser. I mere specifik relation til spredningen og de lokale variationer viser kommuneinterviewene, at kommunestørrelsen har betydning for, hvor tidsforbruget på opgaven vil være placeret. Mere specifikt peger de på følgende: I relativt store kommuner med en vis faglig specialisering i skoleforvaltningen vil forvaltningen fungere som et filter, som behandler og fortolker konsekvenserne af ny og ændret lovgivning, hvorefter dette kommunikeres til skolerne via skolelederne I mindre kommuner med en mere begrænset forvaltningskapacitet vil der derimod i højere grad være tale om, at skolechefen og skolelederne i fællesskab drøfter ny og ændret lovgivning, hvorefter skolelederne har ansvar for den praktiske implementering. Dette vil alt andet lige give et større tidsforbrug hos denne gruppe. Begge disse modeller giver en forklaring på det forhold, at der er tale om et begrænset tidsforbrug hos lærerne. En erfaring fra både de gennemførte kommuneinterviews og scanningen på folkeskoleområdet er, at respondenterne oplever, at revision af Fælles Mål sker for ofte. Scanningen peger her konkret på, at ændringerne giver ekstraarbejde i form af tilpasninger af undervisningen og ved, at lærerne skal sætte sig grundigt ind i betydningen af ændringerne. Dertil kommer, at lærerne ikke oplever at blive orienteret, når der er ændringer i Fælles Mål og fagbeskrivelser. Lærerne skal derfor anvende tid på selv løbende at følge med i, hvad der sker. På baggrund af dette fremsættes der i kommuneinterviewene forslag om, dels at revision af Fælles Mål bør ske sjældnere, i bedre tid og med bedre timing i forhold til skoleåret, dels at der bør sikres en bedre, mere specifik og mere målrettet orientering af lærerne, når der sker ændringer, samt at alle ændringer bør tilgå skolelederen, da denne er pædagogisk ansvarlig. 16 Tidsforbruget på 0 minutter skal ses i lyset af, at målingen ikke har inkluderet samtlige medarbejdere på folkeskoleområdet, hvorfor undersøgelsen ikke indfanger det samlede tidsforbrug på opgaven på tværs af medarbejdergrupper. Den store spredning skal således ses i lyset af, at der kan være medarbejdere, der varetager opgaven, som ikke indgår i målingen.

44 44 Samtidig nævnes, at der generelt kommer mange nye bekendtgørelser, hvilket kræver tid for den enkelte at sætte sig ind i. Sådanne tilpasninger opleves frustrerende og kan være en del af forklaringen på, at området mentalt fylder meget i forhold til det konkrete tidsforbrug, også selv om der tages højde for, at det reelle tidsforbrug måske er højere for lærernes vedkommende, end det målingen viser. Alt i alt indebærer ovenstående, at der er tale om en opgave med et set i sammenligning med de øvrige fokusområder relativt begrænset tidsforbrug, i særdeleshed for lærere og de administrative medarbejdere, som har en stor spredning, og hvor der er en oplevelse af, at det er en vigtig opgave med et forenklingspotentiale. 4.5 Undervisningspligt og elevfravær Fokusområdet undervisningspligt og elevfravær omhandler en opgave i opgavekataloget, der indeholder opgaver vedr. sikring af skolens varetagelse af undervisningspligten og indberetninger/ rapportering af elevfravær. I det følgende gives først en kvalitativ beskrivelse af opgaven, hvorefter der redegøres for analyseresultaterne fra de forskellige datakilder. Kvalitativ indholdsbeskrivelse af opgaven Undervisningspligten og elevfravær er reguleret statsligt (folkeskoleloven 33-35, 39, Bek. nr. 822 af 26. juli 2004 om elevfravær). I henhold til elevfravær bliver der på folkeskolerne foretaget registreringer af fravær og holdt øje med, at alle de elever, der er indskrevet i skolen, deltager i undervisningen. Yderligere er det kommunalbestyrelsens pligt at sikre, at alle undervisningspligtige børn i kommunen modtager undervisning. På skolerne er det i sidste instans skolelederens ansvar, jf. folkeskoleloven 39, at sikre, at alle skolens elever deltager i undervisningen. Er en elev udeblevet fra undervisningen, skal forældrene give skolen oplysning om grunden til fraværet, hvilket typisk sker gennem kontaktbøger, som klasselæreren gennemser. Videre står klasselæreren typisk for at føre fraværslister i timerne, som de enten selv indtaster, eller som gives videre til de administrative medarbejdere på skolen. Medarbejdernes tidsforbrug på opgaven Undervisningspligt og elevfravær varetages, som det fremgår af nedenstående figur, af tre medarbejdertyper på folkeskoleområdet, nemlig skoleledere, administrative medarbejdere og lærere/børnehaveklasseledere. Figur 4.4. Tidsanvendelsen på undervisningspligt og elevfravær på tværs af medarbejdergrupper 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 Undervisningspligt og elevfravær 0,1 0 Adm. medarbejdere (skole) Lærere Skoleledere

45 45 De administrative medarbejdere bruger gennemsnitligt 32 minutter på opgaven om ugen, og de er dermed den medarbejdergruppe, som bruger mest tid på opgaven. Skolelederne bruger 14 minutter og lærerne 11 minutter på opgaven om ugen. Spredningen er for ingen af medarbejdergrupperne markant. Spredningen er størst for de administrative medarbejdere og ligger fra 0 minutter til 1 time og 38 minutter. Spredning for skoleledere ligger fra 0 minutter til 22 minutter. Spredningen for lærere ligger fra 7 minutter til 25 minutter. Medarbejdernes oplevelse af opgaven I oplevelsesmålingen vurderer 55 pct. af skolelederne og 43 pct. af lærerne, at opgaven er vigtig, men at den ligeledes har et forenklingspotentiale. Derimod mener 40 pct. af skolelederne og 53 pct. af lærerne, at opgaven er vigtig, men at den ikke har et forenklingspotentiale. Der er således en enighed i, at opgaven er vigtig, men en uenighed i muligheden for forenkling. 62 pct. af de administrative medarbejdere mener, at opgaven har et forenklingspotentiale. Forenklingspotentialer erfaringer fra kommuneinterviewene og scanningen Kigges der først på spredningen for de forskellige medarbejdergrupper, bunder den ifølge kommuneinterviewene ofte i forskelle i arbejdsdelingen på de enkelte skoler, som har medvirket i undersøgelsen. Kommuneinterviewene peger på, at elevfravær på de fleste skoler noteres af læreren, som videreformidler til de administrative medarbejdere, der herefter bruger tid på at bearbejde og indrapportere tallene til de kommunale skolemyndigheder. De administrative medarbejdere giver desuden tilbagemeldinger til skoleleder eller lærer ved bekymrende elevfravær. På enkelte skoler indrapporteres fraværstallene dog direkte af skolelærerne, og dialogen om den enkelte elev på skolen føres primært mellem lærer og skoleleder. På nogle skoler varetages opgaven af viceskolelederen frem for skolelederen, eller det meste af opgaven er delegeret til de administrative medarbejdere, herunder fx skolesekretærer, der ved for højt fravær kontakter lærere eller skoleleder. Som et konkret eksempel på en forklaring på spredningen skal nævnes en kommune, som har et relativt højere tidsforbrug på undervisningspligt og elevfravær. Dette forklares i interviewet med en bevidst strategi om at følge nøje op på fraværet, så det indgår som en styringsparameter på alle niveauer. Kommuneinterviewene viser, at de fleste skoler, som tallene også indikerer, primært anvender de administrative medarbejdere til indrapportering og behandling af tallene for fravær til de kommunale skolemyndigheder, herunder skal skolernes fraværslister rapporteres til brug i den kommunale kvalitetsrapport. Desuden kan der for lærernes vedkommende være tale om et øget tidsforbrug, hvis der er tale om en klasselærer. Dette skyldes bl.a., at klasselærerne bruger tid på dialog med forældre telefonisk og i særlige tilfælde de sociale myndigheder i forhold til bekymrende fravær. Scanningen af folkeskoleområdet viser, at fraværsregistrering generelt opleves som omfattende for de forskellige medarbejdergrupper på skolen. Der er således et forenklingspotentiale til stede: Det kan være ved at skabe et elektronisk registreringssystem, så lærerne kan indberette direkte fra klassen til et centralt register hos de kommunale skolemyndigheder. Dette forslag genfindes også i kommuneinterviewene. Derudover fremhæves det her, at det kan vælges, at der kun føres fraværsstatistik ved skoledagens start. Sammenfattende ses undervisningspligt og elevfravær som vigtige opgaver på tværs af de relevante medarbejdergrupper. Dog lader der til at være uenighed om potentialet for forenkling. Den største vurdering af potentiale for forenkling findes hos den medarbejdergruppe, der bruger mest tid på opgave, nemlig de administrative medarbejdere.

46 Interne møder og fagteammøder Fokusområdet interne møder og fagteammøder er en opgave i opgavekataloget, der omhandler forberedelse af og deltagelse i fagteammøder, herunder internt og på tværs af skoler, samt forberedelse af og deltagelse i klasseteammøder, årgangsteammøder, indskolings-, mellemtrins-, udskolingsmøder, møder med skolefritidsordning og Pædagogisk Råd mv. I det følgende gives først en kvalitativ beskrivelse af opgaven, hvorefter der redegøres for analyseresultaterne fra de forskellige datakilder. Kvalitativ indholdsbeskrivelse af opgaven De interne møder bruges overordnet på planlægning af undervisning og diskussion af generelle problemstillinger som for eksempel en elevs sociale eller faglige problemer i en klasse. Fagteammøderne er møder, hvor lærere, der underviser i det samme fag, mødes og giver hinanden faglig sparring. Det er skolens leder, som i henhold til arbejdstidsaftalen, beslutter, hvor mange timer den enkelte medarbejdere har til interne møder og fagteammøder. Hvorvidt skolen har klasseteammøder, årgangsteammøder, indskolings-, mellemtrins-, udskolingsmøder, fagteammøder eller en kombinationen af disse afhænger af organiseringen på den enkelte skole. Generelt set varierer det fra skole til skole, hvilken teamstruktur der er spændende fra de traditionelle team, der primært beskæftiger sig med planlægning og koordinering af undervisning, temauger, lejrskoler mv. til selvstyrende team, der ud over de traditionelle opgaver med koordinering og planlægning af undervisning har flere administrative opgaver som fx udarbejdelse af klasseskemaer, fagfordeling mv. De selvstyrende teams bruger generelt mere tid på interne møder, idet de har flere opgaver end de traditionelle team. Pædagogisk Råd mødes typisk en gang om måneden og består af alle pædagogiske medarbejdere på skolen. Pædagogisk Råd har til opgave at rådgive skolens leder samt at være forum for pædagogisk debat og udvikling på den enkelte skole. Pædagogisk Råd skal desuden udtale sig om alle spørgsmål, det får forelagt af skolebestyrelsen eller af skolens leder. Mødedeltagelse er obligatorisk. Medarbejdernes tidsforbrug på opgaven Som det fremgår af nedenstående figur, bruger lærerne i gennemsnit 2 timer om ugen på interne møder og fagteammøder. Figur 4.5. Tidsanvendelsen på interne møder og fagteammøder, timer pr. uge 2,5 2 1,5 1 Interne møder og fagteammøder 0,5 0 Lærere Gennemsnitligt bruger lærerne 2 timer om ugen på interne møder og fagteammøder. Spredningen i lærernes tidsanvendelse på tværs af kommunerne viser, at lærerne bruger mellem 1 time og 13 minutter og 2 timer og 21 minutter på møderne. Spredningen er således relativt stor, hvilket kan ses som udtryk for forskellige former for medarbejder- og teamorganisering (se afsnit 3 for model-

47 47 ler for teamorganisering). I halvdelen af kommunerne bruges der mellem 1 time og 42 minutter og 2 timer og 13 minutter. Kommunerne organiserer sig dermed forskelligt inden for samme ramme. Medarbejdernes oplevelse af opgaven Ifølge oplevelsesmålingen mener 99 pct. af lærerne, at de interne møder og fagteammøder er vigtige, hvilket bekræfter første del af ovenstående afsnit. Af disse vurderer 46 pct. imidlertid, at der er et forenklingspotentiale forbundet med opgaven. Forenklingspotentialer erfaringer fra kommuneinterviewene og scanningen Lærerne fremhæver i kommuneinterviewene, at de interne møder og fagteammøderne er centrale i forhold til deres faglige arbejde. Det er disse møder, som udgør muligheden for faglig dialog med kollegerne og sikrer mod 1-tallets tyranni: 1 lærer, 1 klasse, 1 måde at undervise på, som det meget konkret udtrykkes i et kommuneinterview. Informanterne har ikke noget ønske om at skære ned i den tid, der anvendes. Dog peges der på, at der kan være et potentiale i at etablere en stærkere og strammere mødedisciplin.

48 48 5. KORTLÆGNING AF OMRÅDET De foregående afsnit 2-4 præsenterede målingens centrale resultater og fokusområder. Dette afsnit præsenterer folkeskoleområdet med udgangspunkt i den indledende kortlægning og afgræsning af medarbejdergrupper (5.1) og organisering (5.2). Endvidere introduceres det opgavekatalog (5.3), der er anvendt i såvel tidsmålingen som i koblingen til områdets regulering. Formålet er dermed at indplacere målingen i en bredere forståelsesramme og præsentere nogle af de særlige kendetegn ved området, som er relevante i forhold til denne undersøgelse. Folkeskoleområdet en overordnet introduktion Folkeskoleområdet er fra statsligt hold reguleret via folkeskoleloven, der er en rammelov. Dertil kommer en række bekendtgørelser udstedt med hjemmel i loven samt vejledninger. Folkeskolen er en kommunal opgave og omfatter på myndighedsniveauet den del af den kommunale forvaltning, der har ansvaret for de kommunale folkeskoler og de dertilhørende relaterede opgaver. På institutionsniveauet omfatter folkeskoleområdet folkeskolerne, herunder specialskoler. I kortlægningen og målingen afgrænses folkeskolerne til at omfatte de kommunale folkeskoler, herunder specialskoler: De kommunale folkeskoler omfatter de almindelige" kommunale folkeskoler. Disse inkluderer folkeskoler, der også rummer elever, der modtager specialundervisning på grund af indlæringsvanskeligheder. Specialundervisningen i "almindelige" kommunale folkeskoler kan blandt andet finde sted i specialklasserækker eller være integreret i undervisningen De kommunale specialskoler er skoler, der alene har elever, der modtager specialundervisning på folkeskoleniveau. Kortlægningen og målingen omfatter dermed ikke regionale institutioner, ligesom kortlægningen og målingen ikke omfatter andre institutioner, der giver folkeskoleundervisning, fx dagbehandlingstilbud eller bosteder. Skolefritidsordninger er ligeledes ikke omfattet af kortlægningen og målingen. På landsplan er der ca almindelige folkeskoler med cirka ansatte og et elevtal på Medregnes specialskolerne udgør folkeskolerne samlet set skoler på landsplan, jf. afsnit Medarbejdergrupper En medarbejdergruppe opfattes som en gruppe af medarbejdere, der på tværs af opgaveportefølje og tidsforbrug må formodes at være sammenlignelig. Medarbejdergrupper er oftest defineret ved uddannelsesmæssig baggrund eller stillingsbetegnelse. Kortlægningen og målingen på folkeskoleområdet har omfattet følgende medarbejdergrupper: Skoledirektører/skolechefer og pædagogisk-administrative medarbejdere på forvaltningsniveau i kommunerne samt Skoleledere, lærere og administrative medarbejdere på folkeskoler, herunder specialskoler. I forhold til opgaver på folkeskoleområdet afgrænses disse i kortlægningen og målingen til opgaver, som varetages af de udvalgte medarbejdergrupper. Det vil sige både de opgaver, som vareta-

49 49 ges af de udvalgte medarbejdergrupper på almindelige folkeskoler og på specialskoler, samt de opgaver, som varetages af de valgte medarbejdergrupper i den kommunale skoleforvaltning Lærere og børnehaveklasseledere På folkeskoler, herunder specialskoler, er følgende medarbejdergruppe udvalgt: Lærere/børnehaveklasseledere: Lærere organiserer, tilrettelægger og gennemfører undervisningen under ansvar over for skolelederen. Lærerne skal være læreruddannede for at have en generel undervisningskompetence. Der kan ansættes personer med særlige kvalifikationer til at forestå undervisningen i enkelte fag. De opgaver, som varetages af lærere, der underviser børn med vanskeligheder med hensyn til adfærd, kontakt og trivsel (AKTlærer), er inkluderet i denne gruppe. Børnehaveklasseledere er de personer, der organiserer, tilrettelægger og gennemfører undervisningen i børnehaveklasserne. De ansatte skal med enkelte undtagelser være uddannede pædagoger. Der er jf. 17 i bekendtgørelsen om specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand krav om supplerende kvalifikationer for personer, der varetager specialpædagogisk bistand Ledere og administrative medarbejdere i institutionen Ud over lærerne er følgende medarbejdergrupper på folkeskolerne, herunder specialskoler, inkluderet i undersøgelsen: Skoleledere 17 : Skoleledere har ansvaret for den pædagogiske og administrative ledelse af skolen og leder og fordeler arbejdet samt træffer alle konkrete afgørelser vedrørende skolens elever. Administrative medarbejdere: Administrative medarbejdere er ansat på folkeskolerne, som administrativ hjælp til skolens ledelse Forvaltningsniveauet I den kommunale skoleforvaltning er følgende medarbejdergrupper udvalgt: Skoledirektører og skolechefer: Skoledirektører og skolechefer servicerer det politiske niveau i forhold til dettes overordnede ansvar for kommunens skolevæsen, herunder tilsyn med skolernes virksomhed. Pædagogisk-administrative medarbejdere: Medarbejdergruppen omfatter administrative medarbejdere, der er ansat i den del af den kommunale forvaltning, som varetager folkeskoleområdet. Dette omfatter fx administrative medarbejdere, der assisterer skolechefer og skoledirektører, samt administrative medarbejdere, som servicerer skoleledere på kommunens folkeskoler. Gruppen af administrative medarbejdere omfatter dermed ikke de medarbejdere, der er ansat i andre forvaltningsenheder, og som fx beskæftiger sig med lønadministration o. lign. for hele forvaltningen, herunder også folkeskoleområdet. Gruppen omfatter også de pædagogiske konsulenter, som har et indgående kendskab til uddannelsessystemet, og som ofte har gennemgået en læreruddannelse eller anden tilsvarende uddannelse, der kvalificerer til at undervise på det uddannelsesområde, konsulenten beskæftiger sig med. Medarbejdere i denne gruppe er ofte ansat som pædagogiske konsulenter i kommunen. De fungerer blandt andet som tovholdere på projekter, udviklingsforløb og interne kurser på undervisningsområdet. Desuden kan de have til opgave at understøtte udviklingen af folkeskolens enkelte fag og specialområdet og rådgive skoler i pædagogiske spørgsmål. De kan ligeledes arbejde med udvikling af kvalitetsrapporterne og forestå formidling af ny viden/lovgivning på undervisningsområdet til relevante parter. Baggrunden for inddragelsen af medarbejdergrupper på forvaltningsniveauet og dermed inddragelsen af opgaver med tilknytning til folkeskoleområdet, som varetages på forvaltningsniveauet er, at der kan være forskelle mellem kommunerne i forhold til, hvilke opgaver der varetages i forvaltningen, og hvilke opgaver der varetages af eksempelvis skoleledere. I analysen af målingens 17 Herunder er inkluderet viceskoleledere og andre medarbejdere, der indgår i den daglige ledelse på skolen.

50 50 resultater på udvalgte fokusområder i afsnit 4 har forskelle i opgavevaretagelse mellem forvaltnings- og institutionsniveau således en forklarende funktion i forhold til variationer i tidsforbruget på konkrete opgaver mellem kommuner og medarbejdergrupper. Det skal samtidig bemærkes, at afgrænsningen af opgaver i forhold til de valgte medarbejdergrupper medfører, at målingen ikke vil kunne afdække enkelte opgaver med tilknytning til folkeskoleområdet. Et eksempel herpå er de opgaver, som varetages af medarbejdere knyttet til pædagogisk-psykologisk rådgivning. Samlet vil det dog være langt den overvejende del af opgavevaretagelsen knyttet til folkeskoleområdet, der er medtaget i kortlægningen og målingen. 5.2 Organisering på folkeskoleområdet Folkeskoleområdet er organiseret meget forskelligt i kommunerne. Typisk vil alle kommuner dog have repræsentanter fra ovenstående medarbejdergrupper. Da forvaltningens interne organisering og størrelse varierer, kan der således være store forskelle fra kommune til kommune i forhold til, hvilke opgaver der varetages centralt, og hvilke der er uddelegeret til den enkelte skoleleder. Det samme gør sig gældende, hvad angår opgavevaretagelsen på den enkelte skole, hvor skolelederen kan have uddelegeret en stor del af de administrative opgaver til fx et selvstyrende lærerteam. I det omfang forskelle i organiseringen af folkeskoleområdet vurderes at have betydning for målingens resultater, er dette fremhævet i de relevante afsnit Ledelsesstruktur i forvaltningen Det er den enkelte kommunalbestyrelses ansvar at beslutte, hvordan kommunens skolevæsen skal organiseres i praksis inden for de lovgivningsmæssige rammer. Der er derfor relativt stor forskel på, hvordan kommunerne har valgt at organisere skoleområdet. Nogle kommuner har en traditionel opbygning med en sektorforvaltning for skole og undervisning, mens andre kommuner har skoleområdet som en integreret del af en forvaltning for børn og unge. Der er dog som oftest en skoleafdeling i de fleste kommuner, uafhængigt af i hvilken forvaltning området er placeret. Eksempelvis har en af kortlægningskommunerne valgt en traditionel organiseringsmodel, hvor der er en skoleafdeling, der alene varetager alt omkring skolegang og undervisning. Her er skolechefen øverste chef, og derudover er der en række afdelingschefer, som varetager specifikke områder. Se figur 5.1. Figur 5.1. Eksempel på organisationsdiagram for Børne- og Ungeforvaltningen i en stor kommune Rådmanden Adm. direktør Ledelsessekretariat Økonomifunktion Institutionsafd. Skoleafd. Skoledirektør Fritidsafd. Børn- og familieafd. Fælles kontraktstyrede enheder Sekretariatschef Administrativ chef Pædagogisk chef Udviklingschef En anden form for ledelsesstruktur finder man i en af de andre kortlægningskommuner. Her har man valgt at samle alle primære områder vedrørende børn og unges liv (eksempelvis sundhedspleje, børneinstitutioner og folkeskole) i en samlet forvaltning for børn og unge. Forvaltningen har

51 51 en direktør og en souschef, en administrationschef og derudover medarbejdere på de specifikke områder. Se figur 5.2. Figur 5.2. Eksempel på organisationsdiagram for en mellemstor kommune Direktion Teknik og miljøafd. Social og sundhedsafd. Børn- og ungeafd. Børn og Ungedirektør Beskæftigelse og Erhverv Kultur og fritidsafd. Souschef/ Pædagogisk chef Administrationschef Sekretariatsfunktion mv. Forskellen i organisering internt i kommunerne kan ofte relateres til de visioner og mål, der er omkring børne- og uddannelsesområdet, herunder hvordan organiseringen skal understøtte disse Ledelsesstruktur i folkeskolerne På folkeskolerne er det skolelederen, der står for den pædagogiske og administrative ledelse af skolen i henhold til folkeskoleloven. Foruden skolelederen er der ofte en souschef/viceinspektør og på nogle skoler afdelingsleder for hvert trin (indskoling, mellemtrin og udskoling) og/eller en administrativ leder. Se eksempel på en typisk stor skole i figur 5.3. Figur 5.3. Eksempel på en typisk stor skole Skoleleder Viceskoleleder Indskolingsleder Mellemtrinsleder Udskolingsleder Administrativ leder Administrative medarbejdere Desuden er lærerne ofte organiseret i faglige teams, der kan have form af mere eller mindre selvstyrende enheder i forhold til blandt andet en del af økonomien, planlægning af undervisningen og vikardækning.

52 52 Såfremt der er placeret en SFO i forbindelse med skolen, har skolelederen ligeledes det ledelsesmæssige ansvar for denne. Specialskolerne er generelt organiseret med mindre grad af hierarki, hvor der oftest kun er en skoleleder, hvilket også er udtryk for, at der på specialskolerne ofte er færre elever og lærere Specialisering (kommunestørrelse og institutionsstørrelse) Kommunestørrelse har også betydning for organiseringen af skoleområdet. I de mindre kommuner med under ti folkeskoler er forvaltningen og behovet for koordinering mindre end i de befolkningsmæssigt store bykommuner. Kommunestørrelsen har ligeledes indflydelse på, hvilke medarbejdere der varetager hvilke opgaver i forvaltningen. I en skoleafdeling, der kun består af to medarbejdere, er der mindre forskel i opdelingen af opgaver mellem den administrative medarbejder og skolechefen, set i forhold til de skoleafdelinger der har fem chefer på skoleområdet med adskillige pædagogisk-administrative medarbejdere under sig. I de store kommuner er der altså blandt forvaltningsmedarbejderne større mulighed for specialisering. I forhold til kommunestørrelse har dette ligeledes indflydelse på, hvorvidt kommunen har tilknyttet specialskoler. De mindste kommuner har ofte ikke specialskoler tilknyttet og benytter sig derfor af andre kommuners specialskoler. Ligesom kommunestørrelse har også institutionsstørrelsen indflydelse på organiseringen internt på skolerne. Dette gælder både i forhold til muligheden for faglige teams og i forhold til størrelsen på både ledelsen og administrationen. Kompleksiteten i institutionen øges desto større institutionen er, dog øges ligeledes den faglige sparring og specialiseringen internt. Dette gælder for lærere, ledelse og administrativt personale Arbejdsdelingen mellem medarbejdergrupper Det er den enkelte kommunalbestyrelses ansvar at beslutte, hvordan kommunens skolevæsen skal organiseres inden for de lovgivningsmæssige rammer. Forvaltningen udstikker herefter rammerne for kommunens folkeskoler, der står for implementeringen af mål og rammer og udførelsen af den konkrete undervisning i overensstemmelse med eksempelvis kommunalt iværksatte fokusområder. Arbejds- og ansvarsfordeling internt i forvaltningen afhænger som sagt i høj grad af kommunestørrelsen og ledelsesstrukturen i den enkelte forvaltning. Der kan således være forskel på den interne delegering af opgavevaretagelsen i forhold til, hvilke medarbejdergrupper der varetager hvilke opgaver. I nogle kommuner er det eksempelvis skolechefen selv, der står for udarbejdelsen af kvalitetsrapporter, og i andre kommuner er det uddelegeret til en pædagogisk-administrativ medarbejder. På folkeskolerne er der ligeledes stor forskel på den interne arbejds- og ansvarsfordeling i ledelsen på de enkelte skoler. Lovgivningsmæssigt er det skolelederen, der leder og fordeler arbejdet og træffer alle konkrete afgørelser vedrørende skolens elever. På nogle skoler varetager souschefen specifikke områder såsom økonomi, mens der er en anden mere flydende opgavevaretagelse på andre skoler. Lærerne organiserer, tilrettelægger og udfører undervisningen under ansvar over for skolelederen. Skolebestyrelsen, der består af valgte repræsentanter fra forældrene, lærere og elever, fastsætter principper og ordensregler for den enkelte skole og godkender undervisningsmaterialer mv. På folkeskolerne kan der være forskel på den interne arbejdsdeling, eksempelvis mellem ledelsen og de selvstyrende teams i forhold til planlægning af undervisning, dele af økonomien og vikarplanlægning samt mellem ledelsen og administrationen i forhold til budgetlægning, lønsumsstyring, udarbejdelse af arbejdspladsvurdering (APV) og årsopgørelse mv. Der kan ligeledes forekomme forskelligheder i ansvarsfordeling og placeringen af arbejdsopgaver mellem forvaltningen og skoleledelsen i forhold til blandt andet kvalitetsrapporterne, hvor nogle

53 53 kommuner har uddelegeret arbejdet med kvalitetsrapporten til skolerne i kommunen, mens andre kommuner hovedsageligt varetager opgaven i forvaltningen Brug af it-redskaber På folkeskoleområdet anvendes en række it-redskaber: SkoleIntra/Skoleporten. PersonaleIntra er en platform, der anvendes til og af lærere og ledelse som kommunikationsværktøj i det daglige arbejde. På platformen kan blandt andet lægges skemaer og læseplaner. ElevIntra er en platform der anvendes til og af elever og lærere og ledelse som kommunikationsværktøj i det daglige arbejde. ForældreIntra er en platform, der anvendes til og af forældrene og lærere og ledelse som kommunikationsværktøj i det daglige arbejde Administrative systemer (Tabulex eller KMD): Stort set alle folkeskoler i Danmark anvender enten KMD eller Tabulex som administrativt system. Systemerne kan både indeholde personaleoplysninger og elevoplysninger samt bruges i forbindelse med skemalægning, indberetninger til UNI-C og lignende opgaver. Optagelse.dk: Alle elever skal, når de forlader folkeskole og skal optages på en ungdomsuddannelse, udarbejde en ansøgning via optagelse.dk. Elevernes uddannelsesplaner fra folkeskolen vedhæftes denne ansøgning, som udarbejdes i samarbejde mellem eleven, forældrene og UU-vejlederen. Diverse it-systemer til brug i forbindelse med undervisningen. 5.3 Opgavekataloger og regulering Kortlægningen af folkeskoleområdet resulterede i første omgang i en samlet opgaveliste for alle medarbejdergrupper med 318 opgaver (se en uddybning af undersøgelsens metode i bilag A). På baggrund af opgavelisten er der blevet udarbejdet såkaldte opgavekataloger for hver medarbejdergruppe. Opgavekatalogerne har været udgangspunktet for målingen af medarbejdernes tidsforbrug og oplevelse af opgaverne, idet hver medarbejdergruppe har foretaget målingen ud fra et specifikt opgavekatalog, der er dækkende i forhold til medarbejdergruppens opgaveportefølje. Opgavekatalogerne er udarbejdet, så opgaverne så vidt muligt er udtømmende beskrevet og genkendelige for respondenterne. Samtidig har der været fokuseret på, at opgavekataloget er overskueligt og begrænset i omfang samt mest detaljeret i forhold til de indirekte brugerrettede opgaver, som er undersøgelsens fokus (se bilag B). Opgaverne blev for overskuelighedens skyld inddelt i en række opgavekategorier.

54 Opgavekatalogerne I nedenstående oversigt ses antallet af opgavekategorier og opgaver i de otte opgavekataloger: Tabel 5.1. Oversigt over antallet af opgaver pr. medarbejdertype Medarbejdergruppe Antal opgavekategorier Antal opgaver Skoledirektører/skolechefer 9 37 Pædagogisk-administrative medarbejdere 9 37 Folkeskoler: Skoleledere Folkeskoler: Lærere/børnehaveklasseledere Folkeskoler: Administrative medarbejdere Specialskoler: Skoleledere Specialskoler: Lærere/børnehaveklasseledere Specialskoler: Administrative medarbejdere Jf. ovenfor har en udfordring i opgavekatalogerne været at foretage en opdeling af opgaverne, der passer på medarbejdernes hverdag, og som samtidig tager hensyn til opgavens type og regulering, som endelig giver et rimeligt overskueligt overblik over opgaverne til brug for registreringen Regulering og regelkobling For alle otte medarbejdergrupper er indirekte brugerrettede opgaver blevet koblet til reguleringskilden, dvs. til statslig eller lokal regulering. Dette er nærmere behandlet i rapportens kapitel 8 og bilag E. Den primære lovgivning, der er relevant på området, er som tidligere nævnt folkeskoleloven samt en række bekendtgørelser på enkeltområder. Af disse kan nævnes bekendtgørelsen om anvendelse af kvalitetsrapporter og handlingsplaner i kommunalbestyrelsernes arbejde med evaluering og kvalitetsudvikling af folkeskolen samt generelle bestemmelser i forvaltningsloven. I de fleste tilfælde er der tale om rammelovgivning, hvor kommunerne selv skal udfylde lovgivningens bestemmelser efter eget serviceniveau og kvalitetsstandarder. Der henvises til kapitel 8 for en nærmere beskrivelse.

55 55 6. TIDSMÅLING Afsnit 5 gav en introduktion til særlige kendetegn ved folkeskoleområdet, herunder medarbejdere og opgaver. Dette afsnit bygger videre på den etablerede viden om medarbejdere og opgaver ved at sætte tid på. Hermed menes, at afsnittet kobler de enkelte opgaver med det anvendte tidsforbrug på udvalgte medarbejdergrupper. Afsnittet er det første af tre afsnit, der går i dybden med den gennemførte måling. Nærværende afsnit præsenterer resultaterne af tidsmålingen, der blandt andet har dannet grundlag for analyserne i afsnit 2, 3 og 4. Tidsmålingen inddrages også i afsnit 7 og 8, og danner således undersøgelsens kvantitative fundament. Dette afsnit tager således udgangspunkt i de identificerede medarbejdere og opgaver og præsenterer resultaterne af den gennemførte tidsmåling. Fokus er på at undersøge, hvor meget tid de enkelte medarbejdergrupper bruger på de forskellige opgaver (6.1). Desuden undersøges tendenserne i spredningen af tidsforbruget på udvalgte opgaver på tværs af folkeskolerne, og begrebet institutionas (6.2) introduceres til at beskrive en typisk institution (folkeskolen). 6.1 Medarbejdergrupper I dette afsnit gennemgås resultaterne fra tidsmålingen. Beskrivelsen tager udgangspunkt i de retrospektive målinger, hvor respondenterne har angivet deres tidsforbrug over et helt skoleår. Hvor andet ikke er angivet, præsenteres resultaterne som gennemsnitligt antal timer per uge. Der er taget udgangspunkt i en uge på 37 timer. For en gennemgang af de foretagede udregninger se afsnit 1 og bilag A. Først gennemgås resultaterne for lærerne i form af den gennemsnitlige tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver. Herefter præsenteres skoleledernes gennemsnitlige tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver, og slutteligt præsenteres de pædagogisk-administrative medarbejderes gennemsnitlige tidsanvendelse på de indirekte brugerrettede opgaver. 18 Resultaterne for de øvrige medarbejdergrupper samt udtømmende resultater for tidsmålingen findes i bilag C. Hver analyse er i øvrigt struktureret som følger: Først vises det gennemsnitlige tidsforbrug for medarbejderkategorien på tværs af opgavetyper Dernæst analyseres de tre opgavekategorier inden for de indirekte brugerrettede opgaver, som repræsenterer det største tidsforbrug i denne kategori Endelig analyseres de fem mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede opgaver Læreres og børnehaveklasselederes tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver Figur 6.1 viser det gennemsnitlige timeforbrug på opgavekategorier for de folkeskolelærere, som har deltaget i undersøgelsen samt det gennemsnitlige timeforbrug fordelt på opgavetyper inden for de indirekte brugerrettede opgaver. 18 Disse tre medarbejdergrupper er valgt for at give et indblik i flere folkeskolemedarbejderes typiske arbejde på folkeskoleområdet. Lærere og skoleledere er udvalgt, da de har flest direkte brugerrettede opgaver og dermed er tættest på kerneydelsen undervisning. De pædagogisk-administrative medarbejdere er valgt, da de er den medarbejdergruppe i forvaltningen, der har flest indirekte brugerrettede opgaver. I denne undersøgelse er fokus på de indirekte brugerrettede opgaver, idet de vurderes at være afgørende for leveringen af de direkte brugerrettede opgaver. Rammerne for det konkrete indhold og omfang af de indirekte brugerrettede opgaver er ofte fastlagt via statslig eller kommunal regulering, og der kan derfor være potentiale for en afbureaukratiseringsindsats.

56 56 Figur 6.1. Det relative tidsforbrug på opgavetyper for lærere og børnehaveklasseledere på almindelige folkeskoler opgjort i timer pr. uge Direkte brugerrettede 3 timer 9% 7 timer, 19% Interne opgaver Undervisningsrelaterede opgaver Indirekte brugerrettede Mødeaktivitet 18 timer 49% 15 timer 42% 2 timer, 6% 2 timer, 5% Styring, planlægning og økonomi 1 timer, 2% 1 timer, 2% Evaluering af elevernes udbytte af undervisningen 3 timer, 7% Skole-hjem-relaterede opgaver Figuren summerer ikke til 37 timer pga. afrundingen til hele timer. Øvrige Som det fremgår af ovenstående figur, bruger lærerne på folkeskolerne knap halvdelen af deres tid (18 timer om ugen) på direkte brugerrettede opgaver, dvs. gennemførelse af skemalagt undervisning, afholdelse af forældremøder og skole-hjem-samtaler, evaluering med eleven, afvikling af afgangsprøver samt opgaver tilknyttet klasselærerfunktionen mv. Lærerne bruger 15 timer på indirekte brugerrettede opgaver og 3 timer på interne opgaver. Endvidere fremgår det af figuren, at de tre opgavekategorier inden for de indirekte brugerrettede opgaver, som tidsmæssigt fylder mest er undervisningsrelaterede opgaver (7 timer), mødeaktiviteter (2 timer) og styring, planlægning og økonomi (2 timer). Undervisningsrelaterede opgaver En lærer/børnehaveklasseleder bruger gennemsnitligt 6 timer og 52 minutter ugentligt på undervisningsrelaterede opgaver. Med andre ord bruger lærerne/børnehaveklasseleder 47 pct. af den samlede tid til indirekte brugerrettede opgaver på undervisningsrelaterede opgaver. Konkret indeholder undervisningsrelaterede opgaver: Forberedelse af egen undervisning Tilsyn med faglokaler Opgaver vedr. ungdomsuddannelser. Langt størstedelen af den tid, en lærer/børnehaveklasseleder bruger på undervisningsrelaterede opgaver, går til forberedelse af egen undervisning; nemlig 6 timer og 26 minutter. Tilsyn med faglokaler, herunder andre opgaver vedrørende faglokaler og samlinger, udgør 24 minutter. På opgaver vedrørende ungdomsuddannelserne, som dækker over bidrag til indskrivning af elever på ungdomsuddannelse eller 10. klasse, udarbejdelse af uddannelsesbog og uddannelsesplan, forberedelse af og deltagelse i møder med UU-vejledningen samt forberedelse af undervisning, der involverer UU-vejledning, bruger lærerne i gennemsnit 2 minutter om ugen. At denne opgave tidsmæssigt fylder forholdsvis lidt kan skyldes, at den i høj grad løses af de lærere, der underviser i udskolingen. For en stor gruppe af de i undersøgelsen deltagende lærere er denne opgave derfor ikke en del af deres opgaveportefølje, hvilket samtidig indebærer, at det reelle gennemsnitlige tidsforbrug for en lærer i udskolingen vil være større.

57 57 Mødeaktiviteter Mødeaktiviteter er ligeledes en af de opgavekategorier, som lærerne/børnehaveklasselederne bruger relativt meget af deres indirekte brugerrettede tid på. Lærerne/børnehaveklasselederne bruger i gennemsnit 2 timer og 15 minutter om ugen på denne opgavetype. Opgavekategorien mødeaktiviteter dækker over opgaverne: Interne møder og fagteammøder Møder med andre kommunale parter. Interne møder og fagteammøder, som ugentlig udgør 2 timer, indeholder forberedelse af og deltagelse i fagteammøder, internt og på tværs af skoler, samt forberedelse af og deltagelse i klasseteammøder, årgangsteammøder, indskolings-, mellemtrins-, udskolingsmøder, møder med skolefritidsordning og Pædagogisk Råd mv. Møder med andre kommunale parter, som ugentlig udgør 15 minutter, indeholder forberedelse af og deltagelse i kommunale og tværkommunale møder (herunder netværks- og skoleledermøder mv.), overleveringsmøder med daginstitutioner samt møder i samarbejdsorganer, herunder PPR, fælleskommunale møder, SSP, sundhedsplejerske mv. Styring, planlægning og økonomi Styring, planlægning og økonomi udgør 2 timer og 2 minutter af det samlet tidsmæssige forbrug på indirekte brugerrettede opgaver. Under denne kategori er: Planlægning af skoleåret Planlægning af afgangsprøver samt planlægning af nationale obligatoriske test Planlægning af og opfølgning på interne prøver/test og terminsprøver. Lærerne bruger i gennemsnit 1 time og 12 minutter ugentligt på planlægning af skoleåret, herunder fagfordeling, klasseskemaer, konfirmationsforberedelse, lærerskemaer, ferieplanlægning mv. Lærerne bruger gennemsnitlig 30 minutter ugentligt på planlægning af afgangsprøver samt planlægning af nationale obligatoriske test, mens de bruger 20 minutter ugentligt på planlægning af og opfølgning på interne prøver/test og terminsprøver. De fem mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede opgaver I nedenstående figur ses de fem mest tidskrævende indirekte brugerrettede opgaver samt antallet af timer, lærerne/børnehaveklasselederne bruger på hver af opgaverne. Figur 6.2 Lærernes tidsanvendelse på de fem mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede opgaver opgjort i timer per uge timer 1 timer 1 timer 2 timer 6 timer Specialfunktioner Skole-hjem-relaterede opgaver Planlægning af skoleåret Interne møder og fagteammøder Forberedelse af egen undervisning 0

58 58 De fem mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede aktiviteter er: Forberedelse af egen undervisning (6 timer og 26 minutter) Interne møder og fagteammøder (2 timer) Planlægning af skoleåret (1 time og 12 minutter) Skole-hjem-relaterede opgaver (49 minutter) Specialfunktioner (43 minutter). Ovenstående fem opgaver udgør samlet 11 timer og 10 minutter svarende til ca. 73 pct. ud af den samlede tid, som lærerne bruger på indirekte brugerrettede opgaver. Den mest tidskrævende opgave forberedelse af egen undervisning udgør 43 pct. (For en oversigt over de 10 mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede aktiviteter se bilag G) Skolelederes tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver Af nedenstående figur fremgår det, at skolelederne på folkeskolerne bruger halvdelen af deres tid (18 timer om ugen) på indirekte brugerrettede opgaver, mens de bruger 14 timer på interne opgaver og 5 timer på direkte brugerrettede opgaver. Figur 6.3. Det relative tidsforbrug på opgavetyper for skoleledere på almindelige folkeskoler opgjort i timer pr. uge Direkte brugerrettede Interne opgaver 5 timer, 12% Ledelsesopgaver 14 timer 37% Indirekte brugerrettede 18 timer 50% 4 timer, 10% 3 timer, 7% Styring, planlægning og økonomi Udvikling, kvalitetssikring og indberetninger /rapportering 5 timer 13% 2 timer, 5% 2 timer, 5% 4 timer, 10% Tilrettelæggelse, implementering og opfølgning vedr. mål, rammer og beslutninger for folkeskolens virksomhed Elever med vanskeligheder Øvrige Af figuren fremgår endvidere, at de tre opgavetyper inden for de indirekte brugerrettede opgaver, som timemæssigt fylder mest, er ledelsesopgaver (5 timer), styring, planlægning og økonomi (4 timer), og udvikling, kvalitetssikring og indberetning/rapportering (3 timer). Ledelsesopgaver En skoleleder bruger, som det fremgår af figur 6.3, gennemsnitligt 5 timer om ugen på ledelsesopgaver, hvilket gør denne opgavekategori til den største rent tidsmæssigt inden for de indirekte brugerrettede opgaver. Under denne opgavekategori er følgende opgaver: Pædagogisk ledelse Koordination med eksterne parter Ledelse vedr. skolefritidsordning.

59 59 Langt størstedelen af skolelederens tid brugt på ledelsesopgaver går til pædagogisk ledelse (2 timer og 41 minutter). Denne opgave dækker over ledelse af lærere og samarbejde med lærere i forbindelse med undervisning m.m. Koordination med eksterne parter udgør ugentligt 1 time og 12 minutter og dækker over koordinering af indsats i forhold til PPR, daginstitutioner, SSP, tandlæge, sundhedsplejerske mv. Ledelse vedr. skolefritidsordninger udgør 42 minutter. Styring, planlægning og økonomi Styring, planlægning og økonomi udgør 3 timer og 52 minutter ugentligt af det samlede tidsmæssige forbrug inden for de indirekte brugerrettede opgaver. Styring, planlægning og økonomi består af følgende opgaver: Planlægning af skoleåret Indskrivning af elever Planlægning af afgangsprøver, samt planlægning af nationale obligatoriske test Planlægning af og opfølgning på interne prøver. Planlægning af skoleåret, som blandt andet indebærer fagfordeling, udarbejdelse af klasseskemaer, planlægning af konfirmationsforberedelse, lærerskemaer, ferieplanlægning mv., udgør mere end halvdelen af den tid, en skoleleder bruger på styring, planlægning og økonomi. Konkret udgør denne opgave ugentlig 2 timer og 59 minutter ud af i alt ca. 4 timer. Indskrivning af elever, der dækker over frit skolevalg, tilmeldinger og udmeldinger til skolefritidsordning m.m., samt opgaven planlægning af afgangsprøver samt planlægning af nationale obligatoriske test udgør henholdsvis 22 minutter og 23 minutter ugentligt. Den sidste opgave, planlægning og opfølgning på interne prøver, udgør 8 minutter. Udvikling, kvalitetssikring og indberetning/rapportering Udvikling, kvalitetssikring og indberetning/rapportering udgør 2 timer og 37 minutter af en skoleleders samlede tidsmæssige forbrug på indirekte brugerrettede opgaver. Under denne opgavekategori er følgende opgaver: Indsatsområder igangsat af skolen Kommunalt iværksatte udviklingsprojekter Statistikindberetninger til kommunalt brug Statistikindberetninger til statsligt niveau Undervisningspligt og elevfravær Statsligt iværksatte udviklingsprojekter Opgaver vedr. ungdomsuddannelser. Indsatsområder igangsat af skolen, som ugentlig udgør 1 time og 2 minutter, kan blandt andet dække over indsatsområder som elevfravær, grøn skole, sund skole læringsstile mv. Kommunalt iværksatte udviklingsprojekter, som ugentlig udgør 38 minutter, kan dække over deltagelse i kommunalt eller tværkommunalt iværksatte indsatsområder, undersøgelser, udviklingsprojekter (forsøgs- og udviklingsprogrammer) samt tilhørende evalueringer mv. Det skal nævnes, at kommuneinterviewene har vist, at det kan være vanskeligt at skelne mellem statsligt og kommunalt iværksatte udviklingsprojekter, eksempelvis hvis kommunen vælger at medvirke i et projekt. Det fremhæves således i nogle af kommuneinterviewene, at det vigtige er, om projektet er centralt igangsat, det vil sige fra forvaltningen, eller om skolen selv har iværksat projektet. Der peges i nogle kommuneinterview på, at der altid er mange projekter, og at det kan være vigtigt for medejerskab og motivation, at skolen selv har mulighed for at vælge for at undgå projekttræthed. Statistikindberetning til kommunalt niveau udgør 18 minutter og statistikindberetninger til statsligt niveau udgør 14 minutter. Statistikindberetninger til statsligt niveau dækker blandt andet over registrering af oplysninger til fx UNI-C og Danmarks Statistik (indrapportering af folkeskolens afgangsprøver, undervisningstid) mv. De resterende tre opgaver fylder hver især mindre end 15 minutter ugentligt.

60 60 De fem mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede opgaver I nedenstående figur ses de fem mest tidskrævende opgaver, samt antallet af timer skolelederne benytter på hver af opgaverne. Figur 6.4 Skoleledernes tidsanvendelse på de fem mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede opgaver opgjort i timer per uge timer 1 timer 1 timer 3 timer 3 timer Indsatsområder igangsat af skolen Koordination med eksterne parter Møder med andre kommunale parter Pædagogisk ledelse Planlægning af skoleåret De fem mest tidskrævende indirekte brugeropgaver er: Planlægning af skoleåret (2 timer og 59 minutter) Pædagogisk ledelse (2 timer og 41 minutter) Møder med andre kommunale parter (1 time og 16 minutter) Koordination med eksterne parter (1 time og 12 minutter) Indsatsområder igangsat af skolen (1 time og 2 minutter) 19. Procentvis udgør disse fem opgaver ca. 50 pct. af den tid, som skolelederne bruger på de indirekte brugerrettede opgaver. Dette svarer til, at de bruger 9 timer og 20 minutter på disse opgaver ud af de i alt ca. 18 timer, de bruger ugentligt på indirekte brugerrettede opgaver (for en oversigt over de 10 mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede aktiviteter se bilag G) Som det også fremgår af Bilag C.3, har denne opgave identisk tidsforbrug med opgaven Møder om elever i vanskeligheder.

61 De pædagogisk-administrative medarbejderes tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver I nedenstående figur ses tidsforbruget for de pædagogisk-administrative medarbejdere. Figur 6.5. Det relative tidsforbrug på opgavetyper for pædagogisk-administrative medarbejdere på forvaltningsniveau opgjort i timer pr. uge. Interne opgaver Indirekte brugerrettede 9 timer, 23% Tilrettelæggelse, implementering og opfølgning vedr. mål, rammer og beslutninger for folkeskolens virksomhed Løbende henvendelser 20 timer 54% 17 timer 46% 4 timer, 11% Styring, planlægning og økonomi 2 timer, 6% 2 timer, 6% Mødeaktivitet i forhold til institutioner De pædagogisk-administrative medarbejdere i forvaltningen har ingen omfangsrige direkte brugerrettede opgaver. Deres tidsforbrug er således fordelt mellem indirekte brugerrettede opgaver (46 pct. svarende til ca. 17 timer) og interne opgaver (54 pct. svarende til ca. 20 timer). Af figuren fremgår det, at der er i alt fire opgavekategorier inden for de indirekte brugerrettede opgaver. Tilrettelæggelse, implementering og opfølgning vedr. mål, rammer og beslutninger for folkeskolens virksomhed Over halvdelen af den tid, en pædagogisk-administrativ medarbejder bruger på indirekte brugerrettede opgaver, går til tilrettelæggelse, implementering og opfølgning vedr. mål, rammer og beslutninger for folkeskolens virksomhed. Denne overordnede opgavekategori dækker over en række forskellige opgaver: Kommunalt iværksatte udviklingsprojekter Kvalitetsrapporter Undervisningspligt Tilrettelæggelse, implementering og opfølgning vedr. statslige mål, rammer og beslutninger for kommunens skolevirksomhed Udarbejdelse af grundlag for og implementering af kommunale beslutninger Kontrakter, aftaler og andre styringsinstrumenter Statistikindberetninger til statsligt niveau Statsligt iværksatte udviklingsprojekter. Heraf bruger en pædagogisk-administrativ medarbejder lidt under halvdelen (4 timer og 8 minutter) på kommunalt iværksatte udviklingsprojekter. Denne opgave kan dække over deltagelse i kommunalt eller tværkommunalt iværksatte indsatsområder, undersøgelser, udviklingsprojekter (forsøgs- og udviklingsprogrammer) samt tilhørende evalueringer mv. Som det også fremgår i afsnit 6.1.4, er der spredning i medarbejdernes tidsanvendelse på denne opgave, se også bilag A.2. Dog er en erfaring fra kommuneinterviewene, at forvaltningen typisk vil være omdrejningspunktet og primus motor på denne type projekter, hvorfor der også bruges relativt meget tid i forvaltnin-

62 62 gen. Forskellen mellem kommuner på tidsforbruget på denne opgave kan overordnet forklares med, hvor projektaktiv kommunen er, og hvor projektet organisatorisk er lagt. På kvalitetsrapporterne bruger en pædagogisk-administrativ medarbejder gennemsnitligt 1 time og 56 minutter, mens de på opgaver vedrørende sikring af skolernes varetagelse af undervisningspligt bruger 56 minutter. På de fem øvrige opgaver bruger en pædagogisk-administrativ medarbejder ugentligt 1 time og 41 minutter. Løbende henvendelser En pædagogisk-administrativ medarbejder bruger i gennemsnit 4 timer og 12 minutter om ugen på løbende henvendelser. Opgavekategorien løbende henvendelser dækker over følgende opgaver: Løbende henvendelser fra institutioner og borgere Løbende henvendelser fra elever og forældre Klager. Af de 4 timer og 12 minutter bruges størstedelen af tiden på løbende henvendelser fra institutioner og borgere (2 timer og 53 minutter), som dækker over modtagelse og besvarelse af henvendelser samt vejledning og rådgivning mv. Hvad angår løbende henvendelser fra elever og forældre bruger en pædagogisk-administrativ medarbejder 59 minutter ugentligt, mens behandlingen af klager gennemsnitligt udgør 21 minutter. Styring, planlægning og økonomi Styring, planlægning og økonomi udgør 2 timer og 7 minutter ugentligt af det samlede tidsmæssige forbrug inden for de indirekte brugerrettede opgaver. Styring, planlægning og økonomi består af følgende opgaver: Planlægning af skoleåret Statistikindberetninger til kommunalt brug Indskrivning af elever. Planlægning af skoleåret dækker over en overordnet planlægning af skoleåret, særskilt med henblik på udmøntning af kommunale beslutninger. Opgaven udgør mere end halvdelen af den tid en pædagogisk-administrativ medarbejder bruger på styring, planlægning og økonomi, idet den ugentligt udgør 1 time og 9 minutter ud af de i alt 2 timer og 7 minutter, der bruges på opgavekategorien. Medarbejderne bruger i gennemsnit 32 minutter på statistikindberetninger til kommunalt brug, der for denne medarbejdergruppe dækker over økonomiopfølgning, opfølgning på målsætninger og opfølgning på skolepolitik mv., mens de bruger 26 minutter på indskrivning af elever. Mødeaktiviteter i forhold til institutionerne Den sidste kategori, mødeaktiviteter i forhold til institutionerne, udgør 2 timer og 3 minutter af det samlede tidsmæssige forbrug. Opgavekategorien indeholder følgende opgaver: Møder om elever i vanskeligheder/elever med særlige behov Skoleledermøder, fælles ledermøder mv. Af de ca. 2 timer går 1 time og 27 minutter til møder om elever i vanskeligheder/elever med særlige behov, mens 36 minutter går til forberedelse af og deltagelse i skoleledermøder eller fælles ledermøder, herunder efterfølgende referater mv. De fem mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede opgaver I nedenstående figur ses de fem mest tidskrævende opgaver samt antallet af timer, de pædagogisk-administrative medarbejdere benytter på hver af opgaverne.

63 63 Figur 6.6 De pædagogisk-administrative medarbejderes tidsanvendelse på de fem mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede opgaver opgjort i timer per uge timer 1 timer 2 timer 3 timer 4 timer Planlægning af skoleåret Møder om elever i vanskeligheder/elever med særlige behov Kvalitetsrapport Løbende henvendelser fra institutioner og borgere Kommunalt iværksatte udviklingsprojekter De fem mest tidskrævende indirekte brugeropgaver er: Kommunalt iværksatte udviklingsprojekter (4 timer og 8 minutter) Løbende henvendelser fra institutioner og borgere (2 timer og 53 minutter) Kvalitetsrapport (1 time og 56 minutter) Møder om elever i vanskeligheder/elever med særlige behov (1 time og 27 minutter) Planlægning af skoleåret (1 time og 9 minutter). Disse fem opgaver står for ca. 68 pct. af den samlede tid, de pædagogisk-administrative medarbejdere bruger på indirekte brugerrettede opgaver. Dette svarer til ca. 12 af de i alt 17 timer, de bruger på denne opgavetype (for en oversigt over de 10 mest tidskrævende opgaver inden for de indirekte brugerrettede aktiviteter se bilag G). Pædagogisk-administrative medarbejderes tidsforbrug på opgaver inden for folkeskoleområdet Tidsforbruget på "opgaver uden for folkeskoleområdet" udgør for de pædagogisk-administrative medarbejdere 1 time og 19 minutter. Tidsforbruget på opgaverne uden for folkeskoleområdet skyldes, at de pædagogisk-administrative medarbejdere i de kommunale forvaltninger typisk også varetager opgaver på andre serviceområder end folkeskoleområdet. Nedenstående figur viser de administrative medarbejderes tidsforbrug på folkeskoleområdet, hvor "opgaver uden for folkeskoleområdet" ikke er medtaget i beregningen.

64 64 Figur 6.7: Pædagogisk-administrative medarbejderes relative tidsforbrug inden for folkeskoleområdet 19 timer 52% 17 timer 48% Indirekte brugerrettede Interne opgaver Som det fremgår af ovenstående figur, bruger de pædagogisk-administrative medarbejdere ca. 48 pct. af deres tid inden for folkeskoleområdet på indirekte brugerrettede opgaver (svarende til ca. 17 timer). 52 pct. af de pædagogisk-administrative medarbejderes tid anvendes på interne opgaver. Sammenlignet med det totale tidsforbrug (inklusive tidsforbruget uden for folkeskoleområdet) er der således en forskel, da de pædagogisk-administrative medarbejdere samlet set bruger ca. 46 pct. af deres tid på indirekte brugerrettede opgaver (svarende til ca. 17 timer) og 54 pct. på interne opgaver (svarende til ca. 20 timer) Spredning i tidsforbruget pr. medarbejdergruppe på tværs af kommuner I dette afsnit præsenteres spredningen i tidsanvendelse for lærere, skoleledere og de pædagogiskadministrative medarbejdere på tværs af institutioner. Fokus er på spredningen i tidsanvendelse fordelt på de overordnede opgavetyper og inden for de fem mest tidskrævende indirekte brugerrettede opgaver. Spredningen kan generelt vurderet være et udtryk for en række forskellige forhold, eksempelvis forskellig opgavetilrettelæggelse, arbejdsdeling og intern organisering i kommunerne, jf. afsnit 5, samt forskellige demografiske forhold. Disse forhold kan skabe store variationer i de forskellige medarbejdergruppers tidsanvendelse på bestemte opgaver, se også bilag A.4. I nedenstående ses en illustration af, hvorledes de efterfølgende figurer over spredningen i tidsanvendelse skal forstås.

65 65 Spredning på opgavetyper lærere Figur 6.8 nedenfor viser spredningen på tværs af kommunerne i lærernes tidsanvendelse på henholdsvis direkte og indirekte brugerrettede opgaver samt interne opgaver. Figur 6.8: Spredning i læreres tidsanvendelse på tværs af kommuner fordelt på de overordnede opgavetyper timer 17 timer 17 timer 14 timer timer 3 timer 0 Direkte brugerrettet Indirekte brugerrettet Interne opgaver Som det fremgår, er spredningen på opgavetyper relativt lille. På tværs af alle de deltagende kommuner anvendes mellem 17 timer og 24 minutter og 19 timer på direkte brugerrettede opgaver. På de indirekte brugerrettede opgaver anvendes der mellem 14 timer og 16 timer og 36 minutter. Spredning på de interne opgaver er fra 2 timer og 48 minutter til 5 timer og 12 minutter. Spredning kan skyldes såvel arbejdsdeling internt i kommunen som internt på institutionen.